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Rapport du ministre des Affaires municipales, des Rgions et de l'Occupation du territoire concernant la vrification du processus suivi par la Ville

de Saint-Jrme pour l'attribution des contrats

Juin 2011 Direction gnrale des finances municipales


Service de linformation financire et de la vrification

Service de l'information financire et de la vrification

Ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire

Dpt lgal Juin 2011 Bibliothque et Archives nationales du Qubec 978-2-550-62130-0 Gouvernement du Qubec 2011

TABLE DES MATIRES


1. Mandat...................................................................................................................................... 1 1.1 Contexte ........................................................................................................................... 1 1.2 Profil de lorganisme municipal vrifi .............................................................................. 1 1.3 Objectif de la vrification................................................................................................... 1 1.4 tendue de la vrification ................................................................................................. 2 1.5 Approche mthodologique................................................................................................ 2 2. Rsultats de la vrification........................................................................................................ 6 3. Constatations et recommandations .......................................................................................... 7 3.1 Prsentation...................................................................................................................... 7 3.2 Contrat long terme ......................................................................................................... 7 3.3 Rapport sur la situation financire .................................................................................... 9 3.4 Rgime gnral concernant ladjudication des contrats ................................................. 11 3.5 Dlai pour la rception des soumissions ........................................................................ 14 3.6 Accord intergouvernemental de libralisation des marchs ........................................... 16 3.7 Base de demande des soumissions ............................................................................... 17 3.8 Ouverture publique en prsence de deux tmoins ......................................................... 18 3.9 Adjudication du contrat au plus bas soumissionnaire conforme..................................... 18 3.10 Soumissions par voie dinvitation crite.......................................................................... 20 3.11 Systme de pondration et dvaluation des offres........................................................ 21 3.12 Adjudication du contrat selon le meilleur pointage ......................................................... 21 3.13 Unicit dun fournisseur .................................................................................................. 22 3.14 Contrat de services professionnels conclu avec le concepteur de plans et devis .......... 24 3.15 Division en plusieurs contrats interdite ........................................................................... 25 3.16 Politique de gestion contractuelle ................................................................................... 27 4. Commentaires gnraux de la Ville........................................................................................ 28 5. Conclusion de la vrification et suivi des recommandations .................................................. 30

Rapport sur la Ville de Saint-Jrme

1. Mandat
1.1 Contexte
Le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire veille la bonne administration du systme municipal dans lintrt des municipalits et des citoyens, et ce, en vertu des dispositions de la Loi sur le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de l'Occupation du territoire (L.R.Q., c. M-22.1). Cette loi a dailleurs t modifie par le projet de loi 76, sanctionn le 1er mars 2010, pour tendre divers organismes municipaux les pouvoirs de vrification du ministre. Les projets de loi 76, 102 1 et 131 2 sont venus galement modifier diverses dispositions lgislatives applicables aux municipalits et divers autres organismes municipaux en ce qui a trait aux rgles dattribution des contrats. Dans ce contexte, le ministre a dsign, le 20 septembre 2010, monsieur Richard Villeneuve, CA du Service de linformation financire et de la vrification, pour raliser un mandat de vrification concernant le processus suivi par la Ville de Saint-Jrme pour lattribution des contrats. Ce rapport vise prsenter les constats tablis au cours de la vrification et formuler des recommandations destines la Ville.

1.2 Profil de lorganisme municipal vrifi


La Ville de Saint-Jrme est situe dans la Municipalit rgionale de comt (MRC) de La Rivire-du-Nord, dans la rgion administrative des Laurentides. Elle compte, selon le dcret de population de 2011, 68 097 habitants et est assujettie la Loi sur les cits et villes (LCV) (L.R.Q., c. C-19). Selon le rapport financier 2009, ses revenus de fonctionnement totalisent 104,5 M$ et ses acquisitions en immobilisations 32,5 M$.

1.3 Objectif de la vrification


Le mandat de vrification visait sassurer que le processus suivi par la Ville de Saint-Jrme pour lattribution des contrats respecte les dispositions lgislatives prvues la LCV et les dispositions rglementaires en dcoulant.

1. Sanctionn le 11 juin 2010. 2. Sanctionn le 10 dcembre 2010. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 1

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Afin de fournir cette assurance raisonnable, deux types dintervention de vrification ont t effectus : une vrification financire portant sur les aspects financiers lis lattribution des contrats de faon sassurer que les dpenses lies aux contrats sont consignes de faon exacte; une vrification de conformit aux lois et rglements.

1.4 tendue de la vrification


La vrification portait sur les contrats accords pendant la priode de janvier 2009 octobre 2010 par la Ville de Saint-Jrme et sur les engagements contractuels (contrats accords long terme) en vigueur pour cette mme priode 3 .

1.5 Approche mthodologique


La vrification a t effectue en nous inspirant des normes de vrification gnralement reconnues du Canada, tablies par lInstitut Canadien des Comptables Agrs. Ces normes exigent que la vrification soit planifie et excute de manire fournir l'assurance raisonnable, mais non absolue, que la Ville de Saint-Jrme, a respect les dispositions lgislatives prvues la LCV. Ce type de vrification comprend le contrle par sondages des lments probants l'appui du respect des articles en cause. Elle comprend galement l'apprciation du respect gnral de ces articles. Pour le travail de vrification effectu au regard de linformation contenue dans le tableau 2, nous avons demand la Ville de Saint-Jrme de nous fournir leur journal des achats, des comptes fournisseurs ainsi que celui des dcaissements. partir de ces documents, une analyse financire a t effectue afin de cibler les fournisseurs pour lesquels il pourrait y avoir un risque de division de contrats ou de non-respect des seuils et des dispositions lgislatives sy rattachant, tel que dfini dans la Loi. Linformation prsente dans ce tableau reprsente le nombre de fournisseurs identifis et vrifis. Pour le travail de vrification effectu au regard de linformation contenue dans les tableaux 3 6, la Ville de Saint-Jrme nous a remis une liste des contrats de plus de 25 000 $ octroys par celle-ci ainsi que linformation qualitative et quantitative relative ces contrats. Afin de sassurer de lexactitude et de lexhaustivit de cette liste, nous lavons concilie avec les procs-verbaux ainsi quavec les donnes financires de la Ville. Par la suite, les dossiers identifis ont t classs en diffrentes catgories selon la nature des contrats, savoir : les contrats de construction, les contrats dapprovisionnement, les contrats de services professionnels et les autres

3. Il est noter que ltendue de la vrification a t largie pour certains dossiers lorsquil savrait ncessaire de le faire afin dobtenir une assurance raisonnable. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 2

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contrats de services. Les contrats ont galement t rpartis selon les niveaux des dpenses suivants : au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $, et 100 000 $ et plus. Pour le travail de vrification effectu au regard de linformation contenue dans le tableau 7, la Ville de Saint-Jrme nous a fourni une liste des engagements contractuels (contrats accords long terme). Afin de sassurer de lexactitude et de lexhaustivit de cette liste, nous lavons concilie avec le rapport financier de la Ville. partir de cette liste, une analyse a t effectue afin de cibler les contrats pour lesquels il y avait un risque que larticle 29.3 4 de la LCV ne soit pas respect. Ainsi, 397 dossiers ont t identifis, et de ce nombre, 182 ont t slectionns pour une vrification selon la nature de ces contrats et le niveau des dpenses associes. La vrification dtaille des dossiers, dans les locaux de la Ville, a t ralise du 15 au 26 novembre 2010. Par la suite, diffrents changes ont eu lieu avec des intervenants de la Ville. Les tableaux suivants prsentent, de faon globale et selon la nature des contrats, le nombre de contrats identifis et vrifis.

Tableau 1 Sommaire des dossiers identifis et vrifis - Global Niveau des dpenses Moins de 25 000 $ Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 119 146 132 397 Dossiers vrifis 58 50 74 182 46 %

4. Toute convention pour laquelle une municipalit engage son crdit pour une priode excdant cinq ans doit pour la lier, tre autorise au pralable par le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire, sauf sil sagit dune convention qui loblige au paiement dhonoraires pour services professionnels, dun contrat de travail ou dune entente intermunicipale. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 3

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Tableau 2 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Mandats accords des fournisseurs dont le niveau des dpenses est infrieur 25 000 $ Niveau des dpenses Moins de 25 000 $ Dossiers vrifis Dossiers identifis 89 Dossiers vrifis 57 64 %

Tableau 3 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Contrats de construction Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 19 38 57 Dossiers vrifis 5 24 29 51 %

Tableau 4 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Contrats dapprovisionnement Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 59 23 82 Dossiers vrifis 16 14 30 37 %

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Tableau 5 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Contrats de services professionnels Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 36 6 42 Dossiers vrifis 19 6 25 60 %

Tableau 6 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Autres contrats de services Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 16 17 33 Dossiers vrifis 7 12 19 58 %

Tableau 7 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Engagements contractuels (contrats accords long terme) Niveau des dpenses Moins de 25 000 $ Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 30 16 48 94 Dossiers vrifis 1 3 18 22 23 %

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2. Rsultats de la vrification
la suite de nos travaux de vrification et de discussions avec diffrents services du Ministre, nous sommes en mesure de conclure qu notre avis, la Ville de Saint-Jrme a prsent certaines lacunes quant au respect des dispositions lgislatives prvues la LCV et les dispositions rglementaires en dcoulant pour lattribution des contrats pour la priode de janvier 2009 octobre 2010. Toutefois, un processus damlioration continue instaur en 2009 a permis damliorer le respect de ces dispositions. La vrification a, entre autres, permis de constater le non-respect des trois dispositions lgislatives suivantes : 1. Autorisation du ministre en vertu de larticle 29.3 de la LCV En vertu de larticle 29.3 de la LCV, toute convention pour laquelle une municipalit engage son crdit pour une priode excdant cinq ans doit pour la lier, tre autorise au pralable par le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire, sauf sil sagit dune convention qui loblige au paiement dhonoraires pour services professionnels, dun contrat de travail ou dune entente intermunicipale. Dans le cadre de notre mandat de vrification, sept irrgularits ont t constates cet gard au cours des dernires annes. Il sagit dententes pour lesquelles, au moment de leur signature, aucune demande dautorisation navait pralablement t soumise au Ministre. Ces situations sont davantage documentes la sous-section 3.2 du prsent rapport. 2. Rgime gnral concernant ladjudication des contrats Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons constat plusieurs contrats pour lesquels la conformit au rgime gnral concernant ladjudication des contrats ntait pas respecte. Certains de ces cas ont t rgls par un processus damlioration continue mis en place par la Ville au cours de la priode vise. Par contre, nous avons constat trois autres situations pour lesquelles la Ville devra apporter des correctifs au processus utilis pour lattribution de contrats. Ces problmatiques sont davantage documentes la sous-section 3.4 du prsent rapport. 3. Division de contrats interdite Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons constat cinq situations de division de contrats en plusieurs contrats. Ces situations sont davantage documentes la sous-section 3.15 du prsent rapport. Dautres manquements ont aussi t constats au terme de la vrification. Ceux-ci sont documents la section 3 du prsent rapport. Ces constats concernent des aspects techniques de la LCV ou font rfrence des pratiques de gestion. Des recommandations particulires dcoulant de ces constats sont formules.

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3. Constatations et recommandations
3.1 Prsentation
Les sous-sections qui suivent prsentent les constatations et les recommandations relatives au respect des dispositions lgislatives prvues dans la LCV pour lattribution des contrats. Lordre de prsentation correspond lordre dapparition des articles dans cette Loi.

3.2 Contrat long terme


En vertu de larticle 29.3 de la LCV, toute convention pour laquelle une municipalit engage son crdit pour une priode excdant cinq ans doit pour la lier, tre autorise au pralable par le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire, sauf sil sagit dune convention qui loblige au paiement dhonoraires pour services professionnels, dun contrat de travail ou dune entente intermunicipale. Dans le cadre de notre mandat de vrification, sept irrgularits 5 ont t constates cet gard au cours des dernires annes. Situation no 1 Location du 10, rue Saint-Joseph (difice Place Lapointe 6 ) Sous-situation no 1 Locaux 201 et 301 (deux vnements) Le 25 fvrier 1997, la Ville de Saint-Jrme a sign un bail dune dure de dix ans, du 1er aot 1996 au 31 juillet 2006, pour la location des locaux 201 et 301 situs au 10, rue Saint-Joseph (difice Place Lapointe). Ce bail comportait deux options successives de renouvellement dune dure de cinq ans chacune. Il a t sign aprs lobtention de lautorisation ministrielle. Le 18 juin 2002, la Ville a autoris, par la rsolution CM-599, la signature dun addendum visant modifier le bail afin quil dbute non pas le 1er aot 1996, mais le 1er juillet 2002 et quil se termine le 30 juin 2008. Par contre, dans les faits, les parties nont pas renouvel le bail pour une priode de cinq ans, conformment loption de renouvellement, mais elles ont plutt prolong la dure fixe de ce bail et elles en ont modifi certaines conditions. Selon les services spcialiss du Ministre, la modification des conditions dune convention autorise par le ministre doit toujours faire lobjet dune nouvelle autorisation. Ainsi, dans cette situation, une autorisation ministrielle tait ncessaire. Le 20 avril 2004, la Ville de Saint-Jrme, par la rsolution CM-2234, a abrog laddendum li la rsolution CM-599 du 18 juin 2002 pour que le bail commence le 1er aot 2006 et se termine le 31 dcembre 2013.

5. Dans le cadre du mandat de vrification, treize situations o lautorisation du ministre tait ncessaire ont t identifies. De ce nombre, sept irrgularits sont documentes dans ce rapport. Deux autres situations irrgulires ont t rgles par lmission dune autorisation du ministre en 2007. Une telle autorisation a aussi t accorde pour un dossier en 2009. Finalement, trois situations ont t transmises au MAMROT et elles sont prsentement en traitement. 6. Cet difice loge les services administratifs de la Ville de Saint-Jrme. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 7

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Cette rsolution autorise ainsi la Ville de Saint-Jrme engager son crdit pour une priode de sept ans et cinq mois, et ce, toujours sans autorisation ministrielle. Lobjet de laddendum est de prolonger la dure fixe du bail et non pas de le renouveler selon les termes de la clause de renouvellement. De plus, certaines conditions relies au prix du loyer sont galement modifies. Puisque ces modifications nont pas t autorises par le ministre, la Ville de Saint-Jrme, selon les services spcialiss du Ministre, a contrevenu larticle 29.3 de la LCV. Sous-situation no 2 Local 101 (bureau 140) (deux vnements) Par la rsolution CM-599 du 18 juin 2002, la Ville de Saint-Jrme engage son crdit pour une priode de six ans, commenant le 1er juillet 2002 et se terminant le 30 juin 2008, afin de louer le local 101 (bureau 140) situ au 10, rue Saint-Joseph (difice Place Lapointe). Les faits inscrits au dossier indiquent que ce bail na jamais t soumis lautorisation du ministre. Par la rsolution CM-2233 du 20 avril 2004, la Ville de Saint-Jrme engage son crdit pour une priode de cinq ans et demi, commenant le 1er juillet 2008 et se terminant le 31 dcembre 2013, afin de louer le local 101 (bureau 140) situ au 10, rue SaintJoseph (difice Place Lapointe). Les faits inscrits au dossier indiquent que ce bail na jamais t soumis lautorisation du ministre. Puisque la dure de ces deux baux est suprieure cinq ans, la Ville se devait, selon les services spcialiss du Ministre, de demander lautorisation au ministre avant dengager son crdit, et ce, en vertu de larticle 29.3 de la LCV. Sous-situation no 3 Local 102 (un vnement) Par la rsolution CM-2232 du 20 avril 2004, la Ville de Saint-Jrme engage son crdit pour une priode de dix ans, commenant le 1er janvier 2004 et se terminant le 31 dcembre 2013, afin de louer le local 102 situ au 10, rue Saint-Joseph (difice Place Lapointe). Les faits inscrits au dossier indiquent que ce bail na jamais t soumis lautorisation du ministre. Puisque la dure du bail est suprieure cinq ans, la Ville se devait, selon les services spcialiss du Ministre, de demander lautorisation au ministre avant dengager son crdit, et ce, en vertu de larticle 29.3 de la LCV.

Situation no 2 Centre diocsain


Par la rsolution CM-4858 du 18 dcembre 2007, la Ville de Saint-Jrme engage son crdit pour une priode de 49 ans partir du 1er janvier 2008 afin de louer le Centre diocsain lvque catholique romain. En contrepartie, la Ville sengageait notamment, compter du 1er janvier 2008, assumer la gestion et lentretien du stationnement existant, dmolir les btiments qui y taient rigs, ragrer le mur arrire de la cathdrale, amnager une place publique ainsi quun nouveau stationnement.

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La Ville de Saint-Jrme na pas soumis ce bail lautorisation du ministre. Puisque la dure du bail est suprieure cinq ans, la Ville se devait, selon les services spcialiss du Ministre, de demander lautorisation au ministre avant dengager son crdit, et ce, en vertu de larticle 29.3 de la LCV.

Situation no 3 Logiciel de gestion pour la bibliothque municipale


Par la rsolution CM-1803 du 21 octobre 2003, la Ville octroyait BiblioMondo un contrat pour la fourniture et lentretien dun logiciel de gestion pour la bibliothque municipale, pour une somme nexcdant pas 222 420 $, y inclus les taxes, payable sur une priode de six ans. Pour ce cas, aucune demande dautorisation na pralablement t achemine au Ministre. Lentente prvoit le paiement des modules du logiciel la premire anne et le paiement li son entretien les cinq annes suivantes. Selon ce que nous indiquent les services spcialiss du Ministre, bien que les sommes relatives lentretien du logiciel naient t dbourses qu compter de la deuxime anne du contrat, le crdit de la Ville tait tout de mme engag depuis la premire anne pour le paiement des modules. La convention intervenue entre la Ville et BiblioMondo pour la fourniture et lentretien dun logiciel de gestion pour la bibliothque municipale a donc pour effet dengager le crdit de la Ville pour une dure totale de six ans. Puisque la dure du contrat est suprieure cinq ans, la Ville devait demander lautorisation au ministre avant dengager son crdit, et ce, en vertu de larticle 29.3 de la LCV. Recommandation Nous recommandons la Ville de toujours demander lautorisation au ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire avant de signer une convention pour laquelle la Ville engage son crdit pour une priode excdant cinq ans. Commentaires de la Ville Situation no 1 Location du 10, rue Saint-Joseph (difice Place Lapointe) Cette situation et sous-situations un, deux et trois concernant les engagements de crdit de plus de cinq ans pour la location des bureaux du centre administratif de la Ville sont connues depuis juin 2009. Historique du dossier : Sance du 19 mai 2009 : les rsolutions CM-5606, CM-5607 et CM-5608 ont t adoptes par le conseil municipal. Les rsolutions conditionnelles lapprobation du MAMROT prolongeaient les baux des locaux 101, 102, 201 et 301 du 1er janvier 2014 au 31 dcembre 2019. Ltude de ces dossiers par le Ministre a permis de constater que les baux antrieurs approuvs par les rsolutions CM-599, CM-2232, CM-2233 et CM-2234 navaient pas reu lapprobation requise.

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Pour des raisons de ngociation avec le propritaire concernant la possibilit dacquisition de cet immeuble par la Ville, ces sous-situations ont t corriges lors de la sance du conseil du 18 janvier 2011 par ladoption de la rsolution CM-6694 abrogeant les baux antrieurs et en adoptant un pour lensemble des locaux 101, 102, 201 et 301. Ce nouveau bail couvre la priode du 1er janvier 2011 au 31 dcembre 2015 sans option de renouvellement. De plus, une attention particulire sera apporte par tous les intervenants aux dossiers ncessitant un engagement de crdit de plus de cinq ans dans le but de respecter les dispositions de larticle 29.3 de la Loi sur les cits et villes. Pour ladministration municipale, ce dossier est conforme et rgl. Situation no 2 Centre diocsain Ce bail liait la Ville de Saint-Jrme et lvque catholique romain pour une priode de 49 ans. Comme il sagissait dune compensation symbolique de 1,00 $ et que les investissements pour la dmolition et lamnagement du terrain de stationnement seraient dfrays mme un rglement demprunt, nous navons pas cru que ce bail tait soumis aux dispositions de larticle 29.3 de la Loi sur les cits et villes. Autre lment important dans ce dossier. La rsolution CM-4858 pour cette location de 49 ans a finalement t abroge par la rsolution CE-5677/09-06-29. Pour ladministration municipale, ce dossier est conforme et rgl. Situation no 3 Logiciel de gestion pour la bibliothque municipale Volet 1 : le logiciel a t achet en 2004 incluant la formation. Volet 2 : le contrat dentretien a t acquis pour les annes 2005 2009 donc cinq ans. Notre objectif tait dobtenir le meilleur prix possible. Lerreur se situe dans la formulation de la rsolution. Cette dernire aurait d se lire comme suit : 1. La Ville octroie le contrat pour la fourniture et limplantation dun systme de gestion intgr de bibliothque au montant de 135 286,66 $ BiblioMondo; 2. La Ville octroie un contrat dentretien BiblioMondo dune dure de cinq annes, dbutant aprs la priode de garantie pour un montant de 87 133,74 $, conformment aux documents dappel doffres. Pour ladministration municipale, ce dossier est conforme et rgl.

3.3 Rapport sur la situation financire


En vertu de larticle 474.1 de la LCV, le maire doit, au moins quatre semaines avant le dpt du budget, faire son rapport annuel sur la situation financire de la municipalit et dposer une liste de tous les contrats comportant une dpense de plus de 25 000 $ que la Municipalit a conclus depuis la dernire sance du conseil au cours de laquelle le maire a fait rapport de la situation financire de la municipalit.

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Il doit galement dposer la liste de tous les contrats comportant une dpense de plus de 2 000 $ conclus au cours de cette priode avec un mme cocontractant lorsque l'ensemble de ces contrats comporte une dpense totale dpassant 25 000 $. La Loi exige que chaque liste indique, pour chaque contrat, le nom de chaque contractant, le montant de la contrepartie et lobjet du contrat. cet effet, le 17 novembre 2009 et le 16 novembre 2010 7 , le maire a fait son rapport sur la situation financire de la Ville. propos des listes qui doivent galement tre dposes, les procs-verbaux de ces sances ordinaires mentionnent ceci : je dpose au bureau du greffier, galement en annexe du prsent rapport, la liste des contrats de plus de 25 000 $. Cette liste inclut aussi les contrats pour lachat de biens et services pour une dpense de plus 2 000 $ lorsque le total dans lanne dpasse 25 000 $ avec un mme contractant . Les listes dposes pour chacune des annes nous apparaissent incompltes 8 . Elles prsentent les paiements aux diffrents fournisseurs, mais elles ne permettent pas de reconnatre les contrats accords par la Ville. Recommandation Nous recommandons la Ville de dposer deux listes de contrats selon ce qui est mentionn larticle 474.1 de la Loi sur les cits et villes (L.R.Q., c. C-19). Commentaire de la Ville En novembre 2010, nous avons dpos deux listes distinctes : une liste pour les contrats de 25 000 $ et plus. Elle est construite manuellement et comprend : le nom du fournisseur, lanne et la priode, le numro de la rsolution, la date, la description et une deuxime liste provenant du systme informatique pour les contrats de plus de 2 000 $ et de plus de 25 000 $ au cumulatif. Cette deuxime liste ne rpond pas aux attentes du Ministre mais pour le moment, cest le seul outil de travail dont nous disposons. Nous avons expressment formul une demande damlioration du logiciel notre fournisseur ce sujet. Ladministration municipale doit travailler troitement avec le fournisseur de logiciel comptable afin de rpondre cette exigence.

3.4 Rgime gnral concernant ladjudication des contrats


En vertu des articles 573 et suivants de la LCV, les municipalits ne doivent adjuger leurs contrats quaprs demande de soumissions publique, faite par annonce dans un journal et dans un systme lectronique dappel doffres ou par voie dinvitation crite, selon la nature et le niveau des dpenses du contrat.

7. Extrait des procs-verbaux du 17 novembre 2009 et du 16 novembre 2010. 8. Ces listes comprennent les informations suivantes : le nom du fournisseur, lanne et la priode, le numro, la date, la description et le total de la facture ainsi que le numro, la date et le montant du chque. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 11

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Il est noter quen 2009, la Ville de Saint-Jrme sest donn un mandat dans une perspective damlioration continue de son processus dattribution des contrats 9 . Ce mandat consistait : Procder lexamen des donnes et sinterroger sur la voie utilise pour acqurir biens ou services la Ville de Saint-Jrme; Vrifier que le processus dadjudication des contrats, dachat de biens, services, honoraires, travaux est en tout point conforme aux lois et rglements qui les rgissent; Relever les anomalies et apporter les correctifs; Revoir les pratiques annuellement, tre trs vigilant, assurer un processus trs rigoureux et transparent dans le meilleur intrt des contribuables. la suite de ce mandat, la Ville a constat 38 situations o il serait souhaitable de revoir le processus utilis pour loctroi de ces dits contrats. Lchelle de prix concernant la somme de ces contrats par fournisseur, varie de 25 000 $ 550 000 $. De manire gnrale, il sagissait de fournisseurs propos desquels un questionnement tait soulev relativement la division de contrats ou au non-respect des seuils et des dispositions lgislatives sy rattachant, tel que dfini dans la Loi. Des correctifs ont t apports en 2010 afin de corriger ces situations. Ceux-ci se rsument accorder les contrats la suite dune demande de soumissions publique, faite par annonce dans un journal et dans un systme lectronique dappel doffres ou par voie dinvitation crite, selon la nature et le niveau des dpenses du contrat. Un mandat similaire a t excut en 2010. Relativement ce mandat, la Ville a constat quatorze nouvelles situations o il serait souhaitable de revoir le processus utilis. Lchelle de prix concernant la somme de ces contrats par fournisseur varie de 30 000 $ 150 000 $. La Ville nous a informs des corrections quelle souhaite apporter en 2011 afin damliorer, de manire continue, le processus utilis lors de loctroi de contrats. Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons identifi ces 52 situations, tel que mentionn prcdemment. Il sagit de contrats propos desquels la conformit au rgime gnral concernant ladjudication des contrats ntait vraisemblablement pas respecte. Ces cas ont t rgls par le processus damlioration continue, dcrit ci-dessus, mis en place par la Ville. Notre vrification nous a aussi permis de constater trois autres situations o la Ville devra apporter des correctifs au processus utilis pour lattribution de contrats.

9. Ce rapport a t dpos lors de la sance ordinaire du comit excutif tenue le mardi 9 mars 2010. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 12

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Situation n 1
Rsolution CM-5437 Par la rsolution CM-5437 du 20 janvier 2009, la Ville approuve les honoraires et dpenses additionnelles de lestimation budgtaire de la firme Dessau inc. relatifs aux travaux de rhabilitation du nouveau parc de la rue Saint-Georges, totalisant 36 345,75 $ taxes incluses. Lestimation budgtaire effectue le 23 mai 2007 par Dessau inc. mentionne un montant de 17 225 $ plus taxes et spcifie que les cots associs llimination des sols non conformes seraient la charge du client. De surcrot, la demande de biens ou de services (n 154572), date du 23 mai 2007, indique clairement que ce montant ne comprend pas les frais dlimination des matriaux contamins, soit environ 12 000 $ plus taxes. Les travaux ont t effectus lt 2008, et la facture date du 14 octobre 2008 confirme un total de 32 200 $ plus taxes. La ventilation des honoraires et des dpenses spcifie des honoraires de 10 450 $ et des dpenses, comprenant le transport et llimination des sols non conformes, de 21 750 $ pour un total de 32 200 $ plus taxes, soit 36 345,75 $. la lumire de ces faits, nous comprenons qu partir de lestimation budgtaire effectue le 23 mai 2007, la Ville savait que le contrat comporterait une dpense globale dau moins 25 000 $ et quelle se devait ainsi de procder par voie dinvitation crite auprs dau moins deux fournisseurs. De plus, le systme dvaluation et de pondration des offres obligatoire pour un contrat relatif des services professionnels, aurait d tre utilis.

Situation no 2
Par la rsolution CM-5519 du 17 mars 2009, la Ville a octroy la compagnie Asphaltage Jean-Louis Campeau inc. un contrat de 143 983,35 $ pour la fourniture denrob bitumineux chaud, pour lanne 2009. Lappel doffres public a t publi par le greffe de la Ville dans le journal local, mais il y a eu omission de linscrire sur le SEAO (Systme lectronique dappel doffres). Selon les services spcialiss du Ministre, la Ville se devait dinscrire cet appel doffres public galement sur le SEAO.

Situation n 3
Consultaxe lte Le 27 fvrier 2008, une entente est signe avec la firme de fiscalistes Consultaxe lte pour une revue des taxes la consommation. Le point 8 de lentente mentionne que les honoraires que la Ville de Saint-Jrme sengage verser Consultaxe lte pour le travail seront de 35 %, calculs en fonction des montants rcuprs des autorits fiscales, en capital et intrts, plus les taxes applicables.
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Cette entente a permis la Ville de rcuprer 114 242,42 $ pour lanne financire 2008 et 141 891,53 $ pour lanne financire 2009. Par la rsolution CM-5556 du 21 avril 2009, la Ville autorise la trsorire payer les honoraires de 35 % sur les montants rcuprs. Ainsi, la Ville a dbours 101 188,93 $ en honoraires professionnels pour ce mandat de rcupration de TPS et de TVQ pour les annes financires 2008 et 2009. Selon les services spcialiss du Ministre, il est tabli que la dtermination des dispositions pertinentes en matire dappel doffres se fait en fonction du prix estim par la Ville au moment de lenclenchement du processus plutt quen fonction du prix rel 10 . En ce sens, puisque la dpense est de 101 188,93 $, nous ne pouvons affirmer que la Ville savait que le contrat serait suprieur 100 000 $ et quelle aurait d procder par appel doffres public plutt que par voie dinvitation crite. Cela tant dit, il demeure toutefois certain quelle ne pouvait procder de gr gr. Par ailleurs, le contrat conclu avec Consultaxe lte constitue un contrat pour la fourniture de services professionnels puisquil requiert du cocontractant un travail de nature intellectuelle par opposition un travail technique ou manuel 11 . Il nest toutefois pas vis par larticle 573.3.0.2 LCV, car la profession de fiscaliste ne fait pas partie des onze professions exercice exclusif vises par cette disposition. Cependant, larticle 573.1.0.1.1 de la LCV trouve application et consquemment, la Ville aurait galement d utiliser un systme de pondration et dvaluation des offres. Recommandation Nous recommandons la Ville de naccorder les contrats qu la suite dune demande de soumissions publique, faite par annonce dans un journal et dans un systme lectronique dappel doffres ou par voie dinvitation crite, selon la nature et le niveau des dpenses du contrat. Commentaires de la Ville Situation no 1 Rsolution CM-5437 Firme Dessau Lerreur releve ici est troitement lie lestimation de la valeur du contrat. Afin dviter ce genre de situation, la politique de gestion contractuelle et la nouvelle politique dapprovisionnement adoptes en novembre 2010 ont fix 20 000 $ au lieu de 25 000 $, la rfrence pour dterminer la voie utiliser pour procder lachat du bien ou du service. Ladministration municipale prend acte de votre commentaire.

10. P. R 96-030, affaire Symtron Systems inc., T.C.C.E., 6-5-97, p. 5. 11. Andr LANGLOIS, Les contrats municipaux par demandes de soumissions, 3e dition, Cowansville, Qubec, ditions Yvon Blais, 2005, p. 50. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 14

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Situation no 2 Rsolution CM-5519 Asphalte Jean-Louis Campeau inc. Lappel doffres public a t publi par le greffe dans le journal local, il y a eu omission de linscrire sur le SEAO. Nous prenons acte de cette anomalie. Il sagit ici dun cas isol. Il faut toutefois prciser que trois soumissionnaires se sont procur les documents de soumission suite la publication dans le journal, il sagit du mme nombre de soumissions que dhabitude. Nous avons constat quanne aprs anne, seuls les fournisseurs locaux soumissionnent. Cette erreur na donc pas port consquence. Ladministration municipale prend acte de votre commentaire. Situation no 3 Entente avec la firme Consultaxe lte Dans ce dossier, la Ville ne pouvait estimer lavance le montant des taxes quelle pourrait rcuprer suite lexercice dune rvision complte quant au traitement des taxes TPS et TVQ dans les transactions particulires. Lentente stipulait que la Ville rembourserait au fournisseur un pourcentage de 35 % en fonction des montants rcuprs des autorits fiscales. Lengagement de la part de la Ville ne comportait aucun risque. Les honoraires auraient trs bien pu tre moins que 20 000 $. La Loi nous permet doctroyer des contrats sur une base de prix unitaire ou montant forfaitaire. Dans le cas prsent, celle-ci nous porte croire quaucun fournisseur sera intress offrir ses services dans de telles conditions. Le fournisseur ne peut tirer aucun avantage et la Ville non plus. Dans ce genre de contrat, nous pouvons affirmer que plus les honoraires sont levs, plus le contrat est bnfique pour lorganisation. Ladministration municipale considre que la Loi ne peut pas sappliquer dans cette situation et nous croyons, titre de suggestion, que le Ministre devrait recommander un amendement la Loi.

3.5 Dlai pour la rception des soumissions


En vertu du paragraphe 2 de larticle 573 de la LCV, le dlai accord pour la rception des documents ne doit pas tre infrieur huit ou quinze jours selon la nature et le niveau des dpenses du contrat. Le travail effectu lors de notre vrification a permis de relever deux irrgularits ce niveau sur 124 dossiers vrifis. Finalement, lexception des cas mentionns prcdemment, notre vrification permet de conclure que la Ville respecte de manire gnrale le dlai pour la rception des documents.

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Recommandation Nous recommandons la Ville de respecter en tout temps le dlai accord pour la rception des documents tel que le prvoit la Loi. Commentaires de la Ville Vous avez mentionn que deux dossiers taient en erreur relativement au dlai pour la rception des soumissions. No 1 CM-5669 : Adjudication de contrat achat de cinq camionnettes et dun fourgon utilitaire (2009-BS-34) Lappel doffres a t publi sur SEAO pendant 13 jours et 23 heures; Des mcanismes seront mis en place pour prvenir ce genre de situation. Ladministration municipale prend acte de votre commentaire. No 2 CM-6048 : Adjudication de contrat services professionnels en communication par appel doffres public Lappel doffres a paru le 2 dcembre 2009 dans le journal Le Nord et sur le systme SEAO; Louverture a eu lieu le 16 dcembre 2009; Lappel doffres a t publi sur SEAO pendant 13 jours et 18 heures. Ladministration municipale prend acte de votre commentaire.

3.6 Accord intergouvernemental de libralisation des marchs


En vertu de larticle 573 de la LCV, la demande de soumissions publique doit inviter soumissionner les entrepreneurs ou les fournisseurs qui ont un tablissement dans un territoire vis par un accord de libralisation des marchs applicable la municipalit pour les contrats dapprovisionnement, de services et de construction de 100 000 $ et plus. Pour la totalit des dossiers vrifis qui comportent une dpense de 100 000 $ et plus, un avis a bien t publi cet effet sur le SEAO, tel quil est prvu par la Loi. Cependant, de manire gnrale, la Ville a fait linscription des appels doffres seulement selon lAccord de commerce et de coopration entre le Qubec et lOntario alors que dautres accords sappliquaient. Au moment de linscription dun appel doffres, il faut tenir compte de tous les accords de libralisation des marchs qui sappliquent selon la nature et la dpense du contrat. Le tableau suivant rsume brivement lapplication au domaine municipal des diffrents accords de libralisation des marchs.

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Rapport sur la Ville de Saint-Jrme Tableau 8 Accords de libralisation des marchs applicables au domaine municipal Niveau des dpenses Contrats dapprovisionnement ACI Plus de 100 000 $ ACCQO AQNB 2008 ACI Plus de 250 000 $ ACCQO AQNB 2008
Lgende ACI : Accord sur le commerce intrieur ACCQO : Accord de commerce et de coopration entre le Qubec et lOntario AQNB 2008 : Accord de libralisation des marchs publics du Qubec et du Nouveau-Brunswick (2008)

Contrats de service ACI ACCQO AQNB 2008 ACI ACCQO AQNB 2008

Contrats de travaux de construction

ACCQO AQNB 2008

ACI ACCQO AQNB 2008

Recommandation Nous recommandons la Ville de sassurer de faire les inscriptions appropries au Systme lectronique dappel doffres en fonction des accords applicables au contrat concern lorsquelle publie ses demandes de soumissions. Commentaire de la Ville Ladministration municipale prend acte de votre recommandation leffet de nous assurer de faire les inscriptions appropries au Systme lectronique dappels doffres en fonction des accords applicables.

3.7 Base de demande des soumissions


En vertu de larticle 573, paragraphe 3 de la LCV, les soumissions ne sont demandes et les contrats qui peuvent en dcouler ne sont accords que suivant lune ou lautre des bases suivantes : a) un prix forfaitaire; b) un prix unitaire. Le travail effectu lors de notre vrification a permis de relever une irrgularit ce niveau sur les 124 dossiers vrifis. Par contre, la situation a t dcele par la Ville en 2009 et des correctifs y ont t apports en 2010. Finalement, pour lensemble des autres dossiers vrifis, notre vrification permet de conclure que la Ville respecte cet article de loi en accordant des contrats sur la base dun prix forfaitaire ou unitaire.
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Commentaire de la Ville Tel que mentionn, la Ville a dtect un seul problme, il sagit du dossier Myre Pageau sur lensemble des 124 dossiers et la situation a t immdiatement corrige. Pour ladministration municipale, le fait que la situation avait t corrige pralablement la visite du Ministre, cette mention devrait tre enleve.

3.8 Ouverture publique en prsence de deux tmoins


En vertu de larticle 573, paragraphe 4 de la LCV, toutes les soumissions doivent tre ouvertes publiquement, en prsence dau moins deux tmoins, aux dates, heures et lieux mentionns dans la demande de soumissions. la Ville de Saint-Jrme, louverture des soumissions se fait toujours par un responsable dsign cet effet, en prsence dun autre employ de la Ville qui agit titre de tmoin. Les soumissionnaires peuvent aussi y assister. Il arrive cependant quaucun dentre eux ne soit prsent louverture des soumissions. De manire gnrale, dans ces situations, nous avons remarqu que la Ville, afin de se conformer la Loi, demande un autre employ de la Ville dtre tmoin au moment de louverture des soumissions. Notre travail de vrification a permis de dceler une seule irrgularit ce sujet sur 124 dossiers vrifis. Par contre, dans quatre situations, notre travail a t limit par le fait que les documents douverture de la soumission taient manquants au dossier. De plus, dans deux autres situations, les documents douverture des soumissions ntaient pas authentifis par les reprsentants de la Ville. Consquemment, ce manque de pices justificatives pourrait compromettre la preuve dans le cas dune contestation judiciaire. Finalement, lexception des cas mentionns prcdemment, notre vrification permet de conclure que la Ville respecte gnralement lobligation douvrir les enveloppes de soumissions en prsence dau moins deux tmoins. Recommandation Nous recommandons la Ville de toujours conserver un document authentifi dmontrant que larticle 573, paragraphe 4 de la LCV a t respect. Commentaire de la Ville Nous prenons acte du fait que nous navions pas en main un document authentifi dmontrant que les soumissions avaient t ouvertes en prsence de deux tmoins. Depuis 2011, toutes les soumissions sont ouvertes au Service du greffe afin dviter ce genre de situation. Ladministration municipale considre ce dossier rgl.
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3.9 Adjudication du contrat au plus bas soumissionnaire conforme


En vertu de larticle 573, paragraphe 7 de la LCV, le conseil ne peut accorder le contrat une personne autre que celle qui a fait, dans le dlai fix, la soumission la plus basse ou, comme le prvoit larticle 573.1.0.1.1 de la LCV, celle qui a fait la soumission ayant obtenu le meilleur pointage. Du fait quun soumissionnaire ne rencontre pas les exigences tablies aux documents dappel doffres, il peut en rsulter un rejet de sa soumission. Il est vident que lorganisme municipal qui a pris la peine dtablir dans un appel doffres des exigences spcifiques quant la qualification de son futur cocontractant, et aux conditions montaires visant assurer sa solvabilit et son srieux sattend ce que celles-ci soient respectes intgralement par toutes les personnes ayant dpos des soumissions. 12 Dans le cadre de notre vrification, une irrgularit a t releve ce niveau sur 124 dossiers vrifis. Soumission VP-2010-1 Par la rsolution CM-6161 du 20 avril 2010, un contrat de 1 301 165,54 $ a t accord aux entreprises Guy Desjardins inc. aprs que sa soumission eut t corrige par la Ville. Au moment de lvaluation de la conformit, la Ville a dtect une erreur dans un sous-total. Croyant que le prix unitaire a prsance sur le cot total de litem, la Ville a effectu la correction du bordereau et elle a abaiss le cot total du contrat. Cela a eu comme consquence de modifier le classement des soumissionnaires en rendant cette soumission la plus basse conforme. Selon les services spcialiss du Ministre, seules les erreurs purement matrielles, les erreurs de transcription ou de calcul dans les oprations mathmatiques ncessaires ltablissement du montant global de loffre peuvent tre corriges, pourvu que le principe de lgalit entre les soumissionnaires soit respect. Si le correcteur doit supposer, prsumer ou interprter dune quelconque faon, lerreur nest donc pas manifeste et ne peut tre corrige par la Municipalit. Daprs les informations recueillies de la Ville, cette dernire ntait pas en mesure de juger sil y avait ou non erreur dans le cot unitaire. Ce changement du cot total aurait ncessit une recherche sur lintention relle du soumissionnaire. Dans ce cas-ci, le cot total tait bon et la Ville navait pas changer lopration de multiplication faite par le soumissionnaire. Un correcteur doit tre certain quil sagit dune erreur banale avant dapporter un correctif qui change le rang final des soumissionnaires. En conclusion, dans cette situation, selon les services spcialiss du Ministre, la Ville na pas accord le contrat au plus bas soumissionnaire conforme.
12. Andr LANGLOIS, Les contrats municipaux par demande de soumissions, 3e dition, Cowansville, Qubec, ditions Yvon Blais, 2005, p. 231. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 19

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Recommandations Nous recommandons la Ville de toujours octroyer un contrat conformment larticle 573, paragraphe 7 de la LCV, soit au plus bas soumissionnaire conforme. Nous recommandons la Ville, lors de la correction dune erreur de calcul, de toujours sassurer quil sagit bel et bien dune erreur banale avant dapporter un correctif qui change le rang final des soumissionnaires. Commentaire de la Ville Nous avons toujours octroy un contrat conformment larticle 573, paragraphe 7 de la LCV, soit au plus bas soumissionnaire conforme. Nous navons jamais eu de poursuite cet gard. Nous avons introduit dans nos pratiques une application neutre et uniforme. Pour tous les dossiers, nous procdons de la mme manire. En effet, la dfinition des mots erreur banale pourrait compliquer le processus, chaque personne pouvant avoir une perception diffrente dune situation. Afin dviter des applications laissant place une subjectivit, dans notre opinion, il est important dadopter une faon de faire et de ne pas la modifier selon que cela change le rang final des soumissionnaires ou pas. En nous appuyant sur lavis lgal de nos juristes ainsi que le jugement dans la cause J.P. Doyon lte c. Ville de Trois-Rivires, J.E.96-2014c.s. Ladministration municipale maintient lapplication actuelle quelle considre conforme.

3.10 Soumissions par voie dinvitation crite


En vertu de larticle 573.1 de la LCV, en rgle gnrale, un contrat qui comporte une dpense dau moins 25 000 $ et de moins de 100 000 $ ne peut-tre adjug quaprs demande de soumissions faite par voie dinvitation crite auprs dau moins deux entrepreneurs ou, selon le cas, deux fournisseurs. Aprs avoir prpar les documents dappel doffres, des fonctionnaires de la Ville transmettent une lettre ainsi que les documents dappel doffres diffrents entrepreneurs ou fournisseurs. Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous navons constat aucune irrgularit ce sujet sur 50 dossiers vrifis. Notre vrification permet donc de conclure que la Ville respecte cet article de la Loi en invitant par crit au moins deux entrepreneurs ou fournisseurs soumissionner lorsquun contrat comporte une dpense dau moins 25 000 $ et de moins de 100 000 $. Commentaire de la Ville Nos procdures administratives sont rigoureuses et nous continuerons insister sur le respect des lois et rglements qui nous rgissent. Nous sommes fiers de constater un bulletin parfait.
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3.11 Systme de pondration et dvaluation des offres


En vertu de larticle 573.1.0.1.1 de la LCV, le conseil doit utiliser un systme de pondration et dvaluation des offres pour ladjudication dun contrat relatif la fourniture de services professionnels. Le systme doit notamment comprendre, outre le prix, un minimum de quatre critres dvaluation, prvoir un nombre maximal de points par critre 13 ainsi que la cration, par le conseil, dun comit de slection dau moins trois membres 14 . La Ville a gnralement respect les dispositions lgislatives prvues larticle 573.1.0.1.1 de la LCV pour les dossiers qui devaient utiliser un systme de pondration et dvaluation des offres. Finalement, notre travail de vrification a permis de relever la situation irrgulire suivante o la Ville na pas form de comit de slection malgr le fait quil sagissait dun contrat de services professionnels pour lequel il y avait eu appel doffres par invitation crite. Par la rsolution CE-5257 du 25 mars 2009, la Ville a accord la firme Tapage Communication (9115-1589 Qubec inc.), un contrat de 76 980,75 $ pour des services professionnels de communication. La Ville a procd par voie dappel doffres sur invitation crite. Toutefois, elle na pas utilis de systme de pondration et dvaluation des offres. lexception du cas nonc prcdemment, notre vrification permet de conclure que la Ville respecte gnralement cet article de la Loi. Recommandation Nous recommandons la Ville dutiliser en tout temps un systme de pondration et dvaluation des offres pour ladjudication dun contrat relatif la fourniture de services professionnels. Commentaire de la Ville Nous avons pris acte de votre remarque concernant le contrat accord la firme Tapage en 2009 que malgr le fait que le choix de notre procdure par voie dinvitation tait appropri, nous aurions d utiliser le systme de pondration et dvaluation des offres. Tel que mentionn dans votre rapport, nous avons corrig la situation ds lanne 2010.

13. Ce nombre ne peut-tre suprieur 30 sur un nombre total de 100 points. 14. Le comit doit valuer individuellement chaque soumission, et prfrablement par consensus des membres, et attribuer un nombre de points chaque critre. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 21

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3.12 Adjudication du contrat selon le meilleur pointage


En vertu de larticle 573.1.0.1.1 de la LCV, le conseil ne peut accorder un contrat relatif la fourniture de services professionnels une personne autre que celle qui a fait la soumission ayant obtenu le meilleur pointage. La vrification des dossiers de services professionnels permet de conclure que la Ville respecte la disposition lgislative daccorder les contrats de services professionnels la firme qui a fait la soumission ayant obtenu le meilleur pointage. Commentaire de la Ville Nous sommes heureux de prsenter un bulletin parfait.

3.13 Unicit dun fournisseur


En vertu du paragraphe 2o de larticle 573.3 de la LCV, les dispositions lgislatives relatives ladjudication des contrats ne sappliquent pas un contrat conclu avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les matriaux, le matriel ou les services aprs que des vrifications documentes et srieuses ont t effectues pour sassurer de lunicit de ce fournisseur dans lensemble des territoires viss par un accord intergouvernemental de libralisation des marchs publics applicable la municipalit. La vrification a rvl deux situations pour lesquelles lunicit dun fournisseur na pas t dmontre laide de vrifications documentes et srieuses.

Situation n 1
Rsolution CE-5300 Par la rsolution CE-5300 du 15 avril 2009, la Ville de Saint-Jrme a accord la firme Intellera, spcialise en automatisation des processus daffaires, un contrat de 78 786,75 $ de gr gr. Dans le plan daffaires prsent la direction gnrale, il est clairement indiqu que la Ville a identifi au moins trois autres fournisseurs offrant un produit similaire, fonctionnel, mais comportant quelques sources dirritation. Les objectifs sont louables, un logiciel plus performant et plus convivial est un atout, mais afin de favoriser une saine concurrence et dobtenir le prix le plus bas, selon ce que nous indiquent les services spcialiss du Ministre, la Ville se devait de se conformer un processus dappel doffres sur invitation crite auprs dau moins deux fournisseurs. Il est noter que cette disposition doit tre interprte restrictivement et quune mise en concurrence en bonne et due forme est normalement exige. Ainsi, advenant lexistence de plusieurs produits de rechange, la Ville devrait agir avec prudence et rigueur avant dutiliser cette exception.
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Situation n 2
Rsolution CM-6392 La convention collective des policiers de Saint-Jrme, signe en avril 2009, prvoit le remplacement des vestes pare-balles par le modle Extreme de la compagnie Safarilands American Body Armor, et ce, sans quivalence possible. Le seul distributeur autoris au Canada pour la vente des produits de Safariland est R.Nicholls Distributors inc. Par la rsolution CM-6392 du 31 aot 2010, la Ville a octroy un contrat de 51 612,09 $ de gr gr ce fournisseur en vertu de larticle 573.3, 2 de la LCV. La Ville nous a informs que, dans le cadre du comit paritaire sur les quipements, des tentatives ont t effectues afin de sentendre avec le syndicat des policiers sur la possibilit dutiliser une autre veste. Toutefois, lassociation est reste sur la position ngocie, soit que la veste pare-balles de remplacement serait la veste Extreme de la compagnie American Body Armor. Toutefois, daprs la dmarche effectue par la Ville, il existe des produits similaires celui-ci. Lappel doffres aurait pu prciser les points recherchs sans pour autant diriger les rsultats vers un produit en particulier. Selon les services spcialiss du Ministre, pour valuer la prsence dun fournisseur unique, il faut se concentrer sur lobjectif atteindre et non pas sur des types dquipements en particulier. En respectant la convention collective des policiers et en optant pour un produit trs spcifique qui annule la possibilit dune saine mise en concurrence o des fournisseurs ayant un produit similaire pourraient offrir un prix plus bas pour loffre en question, la Ville de Saint-Jrme contrevient la LCV en ce qui concerne ladjudication de contrats. Toujours selon les services spcialiss du Ministre, les lois particulires applicables une municipalit 15 ont prsance sur les lois dites gnrales. Ainsi, la LCV, et plus prcisment les rgles dadjudication des contrats, a prsance sur le pouvoir gnral quont les municipalits de contracter. Permettre une convention collective doutrepasser les rgles contractuelles municipales consisterait permettre la Ville de faire indirectement ce quelle ne peut pas faire directement. Selon la nature et le niveau des dpenses du contrat, ce dernier aurait d tre accord la suite dun processus de demande de soumissions par voie dinvitation crite auprs dau moins deux fournisseurs. Recommandation Nous recommandons la Ville de procder des vrifications documentes et srieuses avant de conclure lunicit dun fournisseur dans lensemble des territoires

15. Code civil du Qubec, art. 300. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 23

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viss par un accord intergouvernemental de libralisation des marchs publics applicable la municipalit lorsquelle veut utiliser lexception prvue larticle 573.3, 2o de la LCV. Commentaires de la Ville Situation no 1 fournisseur - Intellera rsolution CE-5300 Nous avons ressorti les documents dappui pour le contrat accord de gr gr la firme Intellera, spcialise en automatisation des processus daffaires. Notre vrification prsente une documentation srieuse. Dans notre opinion, Intellera demeure le seul et unique fournisseur qui est en mesure de rpondre nos besoins. Ladministration municipale considre que le dossier est conforme. Situation no 2 fournisseur - Safarilands American Body Armor CM-6392 Pour permettre dautres compagnies doffrir des produits quivalents, la Ville devra rencontrer le syndicat des policiers. Il est important que les produits achets correspondent aux besoins puisque si ce que nous achetons nest pas port, lobjectif nest pas atteint. Ladministration municipale maintient que lorganisation peut choisir un produit prcis. Ce qui est important, cest de dmontrer une concurrence possible. Nous nous rfrons lavis de nos procureurs.

3.14 Contrat de services professionnels conclu avec le concepteur de plans et devis


Selon linformation recueillie de la Ville de Saint-Jrme et la suite de notre vrification, nous avons identifi sept situations pour lesquelles la Ville octroyait, de gr gr, des contrats de services professionnels pour des travaux de surveillance aprs que le contrat relatif aux plans et devis eut fait lobjet dune demande de soumissions. Dans ces situations, le contrat de surveillance a t octroy sans quil y ait eu une adaptation ou une modification des plans et devis. La Ville de Saint-Jrme justifie ces transactions par lutilisation de larticle 573.3, deuxime alina de la LCV. Cet article se lit comme suit au moment des faits : [Le rgime gnral concernant ladjudication de contrats ne sapplique pas] un contrat de services professionnels conclu avec le concepteur de plans et devis pour des travaux d'adaptation, de modification ou de surveillance lorsque ces plans et devis sont utiliss et que le contrat relatif leur conception a fait l'objet d'une demande de soumissions. Daprs nos observations, la Ville de Saint-Jrme utilise, de faon courante dans pareilles situations, lexception prvue larticle 573.3 de la LCV.

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Par contre, le 10 dcembre 2010, le projet de loi n 131 a t sanctionn. Par ce projet, larticle 573.3 de la LCV a t modifi par le remplacement du deuxime alina par le suivant : Lorsquun contrat de services professionnels relatif la conception de plans et devis a fait lobjet dune demande de soumissions [le rgime gnral concernant ladjudication de contrats] ne sappliquent pas un contrat conclu avec le concepteur de ces plans et devis pour : 1 leur adaptation ou leur modification pour la ralisation des travaux aux fins desquelles ils ont t prpars; 2 la surveillance des travaux lis une telle modification ou une telle adaptation ou, dans le cadre dun contrat prix forfaitaire, une prolongation de la dure des travaux. Ainsi, depuis le 10 dcembre 2010, lutilisation de larticle 573.3, deuxime alina de la LCV doit tre applique selon les modifications apportes au deuxime alina. Recommandation Nous recommandons la Ville de tenir compte de la disposition prvue larticle 573.3, deuxime alina de la LCV avant daccorder de gr gr un contrat de services professionnels avec le concepteur de plans et devis car cette disposition ne sapplique que trs rarement. Commentaire de la Ville Ds que les modifications ont t apportes larticle 573.3 de la Loi sur les cits et villes, notre processus concernant loctroi de ces contrats a t adapt en consquence. Ladministration municipale considre ce dossier rgl.

3.15 Division en plusieurs contrats interdite


En vertu de larticle 573.3.0.3 de la LCV, une municipalit ne peut diviser plusieurs contrats en semblable matire, sauf si cette division est justifie par des motifs de saine administration, un contrat dassurance ou un contrat pour lexcution de travaux, la fourniture de matriel ou de matriaux ou la fourniture de services autres que des services professionnels ncessaires dans le cadre dun recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles. Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons constat quelques cas pour lesquels la conformit larticle 573.3.0.3 de la LCV ne semblait pas tre respecte. La plupart de ces cas ont t rgls par le processus damlioration continue mis en place par la Ville tel que mentionn la sous-section 3.4 du prsent rapport.

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Nous avons identifi quatre situations auxquelles nous porterons une attention particulire dans les prochains exercices financiers. Les correctifs ces situations navaient pas t apports en 2010, mais la Ville nous mentionne que des changements ont t mis en place pour 2011. Les fournisseurs lis ces situations sont les suivants : Lithographie Andr Lachance inc. (Lachance graphistes & imprimeurs), Journal Le Nord (Transcontinental), Kerr Norton et Distribution Pierre Lavigne inc. Ainsi, aux cours des trois prochaines annes, nous effectuerons le suivi quant lapplication des correctifs relatifs aux situations en question. Recommandation Nous recommandons la Ville de ne pas diviser un contrat en plusieurs contrats de semblable matire, sauf si cette division est justifie par des motifs de saine administration. Par ailleurs, aprs avoir analys les factures des avocats Deveau, Bourgeois, Gagn, Hbert et ass., nous avons constat quen 2009 la Ville avait accord pour 562 662 $ de contrats de gr gr dont 235 473,53 $ ntaient pas relis des fonctions judiciaires ou juridictionnelles. En 2010, sur un total de 420 944 $, la mme situation sest produite pour 244 710,24 $. En vertu de larticle 573.1 de la LCV, une demande de soumissions par voie dinvitation crite est ncessaire pour les contrats viss larticle 573.3.0.2. Cet article vise les contrats de services professionnels qui ne peuvent tre rendus que par un avocat ou un notaire et mentionne que le Rglement sur ladjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels est applicable pour ce type de contrats de services de plus de 100 000 $. On retrouve galement une exception concernant les services professionnels rendus par un avocat ou un notaire, qui sont ncessaires dans le cadre dun recours devant le tribunal, un organisme ou une personne exerant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles. En effet, il est possible, dans ces circonstances seulement, doctroyer les contrats de gr gr. Selon les services spcialiss du Ministre, la division de contrats de services juridiques en fonction de chaque demande dopinion juridique ne peut se justifier par de vritables motifs de saine administration. En effet, les contrats de services juridiques doivent, sauf les cas vraiment exceptionnels, tre attribus en fonction de la somme de travail requise pour une priode raisonnable, et cela, aprs demande de soumissions. tant donn que les dpenses de 2009 et 2010 sont suprieures 100 000 $, la Ville aurait d faire des demandes de soumissions par voie dinvitation crite auprs dau moins trois fournisseurs et utiliser un systme de pondration et dvaluation des offres pour ladjudication de ces contrats. Cela dit, la Ville a obtenu une opinion juridique selon laquelle il ny aurait aucun problme relativement loctroi des contrats de services juridiques. Il semble que linterprtation du Ministre ne soit pas au mme effet que celle prne par la Ville. Notre recommandation est donc base sur linterprtation du Ministre quant la situation prsente.
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Recommandation Nous recommandons la Ville de revoir ses pratiques dadjudication de contrats en matire de services juridiques. Commentaires de la Ville Sur les quatre situations que vous avez identifies, deux sont dj corriges (lithographie Andr Lachance inc. CE6833 et Journal Le Nord CE6559) et les deux autres (Kerr Norton et Distribution Pierre Lavigne inc.) le seront avant la fin de lanne 2011. Relativement aux factures de nos procureurs, nous avions procd des vrifications afin de nous assurer dune application conforme la Loi. Nous avons en main une opinion juridique nous confirmant quaucun problme ne se prsente dans lapplication actuelle de loctroi des contrats. Lapplication de larticle 573.3.0.3 relativement la notion de diviser un contrat est complexe interprter, ce nest pas trs vident lheure actuelle. Si le lgislateur considre appropri de fournir un autre encadrement plus strict cet gard, nous pouvons esprer quil le fasse de manire claire. Ladministration municipale prend acte de votre recommandation.

3.16 Politique de gestion contractuelle


En vertu de larticle 573.3.1.2 de la LCV, toute municipalit doit adopter une politique de gestion contractuelle. Le 16 novembre 2010, la Ville de Saint-Jrme a prsent et adopt, par sa rsolution CM-6555, sa politique de gestion contractuelle. Cette politique est accessible sur le site Internet de la Ville de Saint-Jrme. Commentaire de la Ville Nous avons adopt une politique de gestion contractuelle en vertu de larticle 573.3.1.2 de la Loi sur les cits et villes le 16 novembre 2010 et celle-ci a pris effet le 1er janvier 2011. Il est noter que celle-ci prsente des rgles plus svres que la Loi.

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4. Commentaires gnraux de la Ville


Nous sommes heureux et rassurs de constater quil y a absence de fraude, de corruption ou de malversations lintrieur de lorganisation 16 . Nous vous remercions de tous les commentaires constructifs qui permettent tous les gestionnaires damliorer le volet technique de la gestion contractuelle. Nous pensons que notre quipe a dmontr quelle est trs dtermine dployer les efforts ncessaires pour que chacun des dossiers soient traits selon les lois et rglements qui les rgissent. cet effet, nous avons mis en place un processus damlioration continue qui nous a permis de dtecter 52 lacunes que nous nous sommes empresss de corriger. Nous avons particip aux diverses formations offertes sur le sujet et nous continuerons dinvestir les nergies indispensables une amlioration continue sans toutefois avoir la prtention que la perfection est atteignable, il y a et il y aura toujours un pourcentage derreurs possibles. Nous sommes heureux de constater que nous avons un pourcentage minime de dossiers prsentant des lacunes considrant quen 2009 et 2010, 10 462 commandes rgulires ont t enregistres et que 588 contrats dont 277 contrats de plus de 25 000 $ ont t octroys. De manire gnrale, le lecteur de votre conclusion aura tendance penser que plusieurs lacunes sont prsentes quant au respect des dispositions lgislatives prvues la LCV et les dispositions rglementaires en dcoulant pour lattribution des contrats. En effet, il est mentionn certaines lacunes, plusieurs contrats alors que dans les faits, cest ladministration elle-mme qui avait identifi presque la totalit des lacunes et avait pris les moyens pour y remdier. Dans notre opinion, le bilan est positif et bien que la mention de notre processus damlioration continue soit cite dans le rapport, il nest pas mis en vidence dans la conclusion et nous pensons que cela peut reflter une mauvaise impression au lecteur. Nous avons t dus que les efforts de ladministration ne soient pas reconnus et peuttre mieux reprsents dans la conclusion. Il serait apprci que ceux-ci soient pris en compte. Situation 1 : autorisation du ministre en vertu de larticle 29.3 de la LCV La situation a t corrige le 18 janvier 2011 par ladoption de la rsolution CM-6694 abrogeant tous les baux des locaux 101, 102, 201 et 301 de Place Lapointe et en adoptant un seul pour lesdits locaux pour une priode nexcdant pas cinq ans, cest-dire, du 1er janvier 2011 au 31 dcembre 2015 et ne comportant pas de clause de renouvellement. Larticle 29.3 de la Loi sur les cits et villes na donc pas deffet.

16. Prcisions du Ministre Lobjet de la vrification est prcise au point 1.3 du prsent rapport. Cette vrification a t effectue en sinspirant des normes de vrification gnralement reconnues du Canada, tablies par lInstitut Canadien des Comptables Agrs, elle ne vise pas spcifiquement la dtection de fraudes. Par ailleurs, dautres instances ont la responsabilit de dtecter les fraudes, la corruption ou les malversations. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 28

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Situation 2 : rgime gnral concernant ladjudication des contrats Il est mentionn que plusieurs contrats pour lesquels la conformit au rgime gnral concernant ladjudication des contrats ntait pas respecte mais il nest pas clair que cest notre processus qui a permis de dtecter 52 lacunes que nous nous sommes empresss de corriger dans des brefs dlais. Votre vrification confirme la justesse de nos interventions et il ne reste dans les faits que trois situations sur 124 dossiers pour lesquelles nous avons prsent des explications et des solutions pour lavenir. Il est dommage de ne pas mettre en vidence que notre administration avait dj pris conscience quil tait possible, considrant la grande quantit de dossiers traits, que certaines lacunes pouvaient tre identifies et que notre quipe met lemphase sur lamlioration continue dans un objectif du plus prs possible de zro erreur. Situation 3 : division en plusieurs contrats interdite Dans le cadre de votre vrification, vous avez constat la division de cinq contrats dont deux situations taient dj corriges, deux en voie de ltre en 2011 et le dossier des honoraires davocats pour lequel nous avons une opinion juridique en main confirmant que le processus est conforme. Il y a donc un pourcentage plus petit que 1 % en erreur et pourtant, la conclusion actuelle laisse entrevoir la division de plusieurs contrats sans prciser les actions poses.

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5. Conclusion de la vrification et suivi des recommandations


la suite de nos travaux de vrification et de discussions avec diffrents services du Ministre, nous sommes en mesure de conclure qu notre avis, la Ville de Saint-Jrme a prsent certaines lacunes quant au respect des dispositions lgislatives prvues la LCV et les dispositions rglementaires en dcoulant pour lattribution des contrats pour la priode de janvier 2009 octobre 2010. Toutefois, un processus damlioration continue instaur en 2009 a permis damliorer le respect de ces dispositions. Nous avons, entre autres, constat le non-respect des dispositions lgislatives dans les trois situations suivantes : Autorisation du ministre en vertu de larticle 29.3 de la LCV En vertu de larticle 29.3 de la LCV, toute convention pour laquelle une municipalit engage son crdit pour une priode excdant cinq ans doit pour la lier, tre autorise au pralable par le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire, sauf sil sagit dune convention qui loblige au paiement dhonoraires pour services professionnels, dun contrat de travail ou dune entente intermunicipale. Dans le cadre de notre mandat de vrification, sept irrgularits ont t constates ce niveau au cours des dernires annes. Il sagit dententes pour lesquelles, au moment de leur signature, aucune demande dautorisation navait pralablement t soumise au Ministre. Rgime gnral concernant ladjudication des contrats Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons constat plusieurs contrats pour lesquels la conformit au rgime gnral concernant ladjudication des contrats ntait pas respecte. Certains de ces cas ont t rgls par un processus damlioration continue mis en place par la Ville au cours de la priode vise. Par contre, nous avons constat trois autres situations pour lesquelles la Ville devra apporter des correctifs au processus utilis pour lattribution de contrats. Division en plusieurs contrats interdite Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons constat la division de contrats en plusieurs contrats.

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Dautres manquements caractre plus technique ont aussi t documents, tout comme certaines pratiques de gestion. Des recommandations particulires pour chacun des constats sont formules. La mise en uvre de ces recommandations vise guider les responsables municipaux dans lamlioration de la gestion contractuelle. Finalement, au cours des trois prochaines annes, le Ministre effectuera le suivi des recommandations adresses la Ville de Saint-Jrme.

(original sign)

Richard Villeneuve, CA Analyste-vrificateur

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