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Dpt lgal Juin 2011 Bibliothque et Archives nationales du Qubec 978-2-550-62130-0 Gouvernement du Qubec 2011
1. Mandat
1.1 Contexte
Le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire veille la bonne administration du systme municipal dans lintrt des municipalits et des citoyens, et ce, en vertu des dispositions de la Loi sur le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de l'Occupation du territoire (L.R.Q., c. M-22.1). Cette loi a dailleurs t modifie par le projet de loi 76, sanctionn le 1er mars 2010, pour tendre divers organismes municipaux les pouvoirs de vrification du ministre. Les projets de loi 76, 102 1 et 131 2 sont venus galement modifier diverses dispositions lgislatives applicables aux municipalits et divers autres organismes municipaux en ce qui a trait aux rgles dattribution des contrats. Dans ce contexte, le ministre a dsign, le 20 septembre 2010, monsieur Richard Villeneuve, CA du Service de linformation financire et de la vrification, pour raliser un mandat de vrification concernant le processus suivi par la Ville de Saint-Jrme pour lattribution des contrats. Ce rapport vise prsenter les constats tablis au cours de la vrification et formuler des recommandations destines la Ville.
1. Sanctionn le 11 juin 2010. 2. Sanctionn le 10 dcembre 2010. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 1
Afin de fournir cette assurance raisonnable, deux types dintervention de vrification ont t effectus : une vrification financire portant sur les aspects financiers lis lattribution des contrats de faon sassurer que les dpenses lies aux contrats sont consignes de faon exacte; une vrification de conformit aux lois et rglements.
3. Il est noter que ltendue de la vrification a t largie pour certains dossiers lorsquil savrait ncessaire de le faire afin dobtenir une assurance raisonnable. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 2
contrats de services. Les contrats ont galement t rpartis selon les niveaux des dpenses suivants : au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $, et 100 000 $ et plus. Pour le travail de vrification effectu au regard de linformation contenue dans le tableau 7, la Ville de Saint-Jrme nous a fourni une liste des engagements contractuels (contrats accords long terme). Afin de sassurer de lexactitude et de lexhaustivit de cette liste, nous lavons concilie avec le rapport financier de la Ville. partir de cette liste, une analyse a t effectue afin de cibler les contrats pour lesquels il y avait un risque que larticle 29.3 4 de la LCV ne soit pas respect. Ainsi, 397 dossiers ont t identifis, et de ce nombre, 182 ont t slectionns pour une vrification selon la nature de ces contrats et le niveau des dpenses associes. La vrification dtaille des dossiers, dans les locaux de la Ville, a t ralise du 15 au 26 novembre 2010. Par la suite, diffrents changes ont eu lieu avec des intervenants de la Ville. Les tableaux suivants prsentent, de faon globale et selon la nature des contrats, le nombre de contrats identifis et vrifis.
Tableau 1 Sommaire des dossiers identifis et vrifis - Global Niveau des dpenses Moins de 25 000 $ Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 119 146 132 397 Dossiers vrifis 58 50 74 182 46 %
4. Toute convention pour laquelle une municipalit engage son crdit pour une priode excdant cinq ans doit pour la lier, tre autorise au pralable par le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire, sauf sil sagit dune convention qui loblige au paiement dhonoraires pour services professionnels, dun contrat de travail ou dune entente intermunicipale. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 3
Tableau 2 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Mandats accords des fournisseurs dont le niveau des dpenses est infrieur 25 000 $ Niveau des dpenses Moins de 25 000 $ Dossiers vrifis Dossiers identifis 89 Dossiers vrifis 57 64 %
Tableau 3 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Contrats de construction Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 19 38 57 Dossiers vrifis 5 24 29 51 %
Tableau 4 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Contrats dapprovisionnement Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 59 23 82 Dossiers vrifis 16 14 30 37 %
Tableau 5 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Contrats de services professionnels Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 36 6 42 Dossiers vrifis 19 6 25 60 %
Tableau 6 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Autres contrats de services Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 16 17 33 Dossiers vrifis 7 12 19 58 %
Tableau 7 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Engagements contractuels (contrats accords long terme) Niveau des dpenses Moins de 25 000 $ Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 30 16 48 94 Dossiers vrifis 1 3 18 22 23 %
2. Rsultats de la vrification
la suite de nos travaux de vrification et de discussions avec diffrents services du Ministre, nous sommes en mesure de conclure qu notre avis, la Ville de Saint-Jrme a prsent certaines lacunes quant au respect des dispositions lgislatives prvues la LCV et les dispositions rglementaires en dcoulant pour lattribution des contrats pour la priode de janvier 2009 octobre 2010. Toutefois, un processus damlioration continue instaur en 2009 a permis damliorer le respect de ces dispositions. La vrification a, entre autres, permis de constater le non-respect des trois dispositions lgislatives suivantes : 1. Autorisation du ministre en vertu de larticle 29.3 de la LCV En vertu de larticle 29.3 de la LCV, toute convention pour laquelle une municipalit engage son crdit pour une priode excdant cinq ans doit pour la lier, tre autorise au pralable par le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire, sauf sil sagit dune convention qui loblige au paiement dhonoraires pour services professionnels, dun contrat de travail ou dune entente intermunicipale. Dans le cadre de notre mandat de vrification, sept irrgularits ont t constates cet gard au cours des dernires annes. Il sagit dententes pour lesquelles, au moment de leur signature, aucune demande dautorisation navait pralablement t soumise au Ministre. Ces situations sont davantage documentes la sous-section 3.2 du prsent rapport. 2. Rgime gnral concernant ladjudication des contrats Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons constat plusieurs contrats pour lesquels la conformit au rgime gnral concernant ladjudication des contrats ntait pas respecte. Certains de ces cas ont t rgls par un processus damlioration continue mis en place par la Ville au cours de la priode vise. Par contre, nous avons constat trois autres situations pour lesquelles la Ville devra apporter des correctifs au processus utilis pour lattribution de contrats. Ces problmatiques sont davantage documentes la sous-section 3.4 du prsent rapport. 3. Division de contrats interdite Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons constat cinq situations de division de contrats en plusieurs contrats. Ces situations sont davantage documentes la sous-section 3.15 du prsent rapport. Dautres manquements ont aussi t constats au terme de la vrification. Ceux-ci sont documents la section 3 du prsent rapport. Ces constats concernent des aspects techniques de la LCV ou font rfrence des pratiques de gestion. Des recommandations particulires dcoulant de ces constats sont formules.
3. Constatations et recommandations
3.1 Prsentation
Les sous-sections qui suivent prsentent les constatations et les recommandations relatives au respect des dispositions lgislatives prvues dans la LCV pour lattribution des contrats. Lordre de prsentation correspond lordre dapparition des articles dans cette Loi.
5. Dans le cadre du mandat de vrification, treize situations o lautorisation du ministre tait ncessaire ont t identifies. De ce nombre, sept irrgularits sont documentes dans ce rapport. Deux autres situations irrgulires ont t rgles par lmission dune autorisation du ministre en 2007. Une telle autorisation a aussi t accorde pour un dossier en 2009. Finalement, trois situations ont t transmises au MAMROT et elles sont prsentement en traitement. 6. Cet difice loge les services administratifs de la Ville de Saint-Jrme. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 7
Cette rsolution autorise ainsi la Ville de Saint-Jrme engager son crdit pour une priode de sept ans et cinq mois, et ce, toujours sans autorisation ministrielle. Lobjet de laddendum est de prolonger la dure fixe du bail et non pas de le renouveler selon les termes de la clause de renouvellement. De plus, certaines conditions relies au prix du loyer sont galement modifies. Puisque ces modifications nont pas t autorises par le ministre, la Ville de Saint-Jrme, selon les services spcialiss du Ministre, a contrevenu larticle 29.3 de la LCV. Sous-situation no 2 Local 101 (bureau 140) (deux vnements) Par la rsolution CM-599 du 18 juin 2002, la Ville de Saint-Jrme engage son crdit pour une priode de six ans, commenant le 1er juillet 2002 et se terminant le 30 juin 2008, afin de louer le local 101 (bureau 140) situ au 10, rue Saint-Joseph (difice Place Lapointe). Les faits inscrits au dossier indiquent que ce bail na jamais t soumis lautorisation du ministre. Par la rsolution CM-2233 du 20 avril 2004, la Ville de Saint-Jrme engage son crdit pour une priode de cinq ans et demi, commenant le 1er juillet 2008 et se terminant le 31 dcembre 2013, afin de louer le local 101 (bureau 140) situ au 10, rue SaintJoseph (difice Place Lapointe). Les faits inscrits au dossier indiquent que ce bail na jamais t soumis lautorisation du ministre. Puisque la dure de ces deux baux est suprieure cinq ans, la Ville se devait, selon les services spcialiss du Ministre, de demander lautorisation au ministre avant dengager son crdit, et ce, en vertu de larticle 29.3 de la LCV. Sous-situation no 3 Local 102 (un vnement) Par la rsolution CM-2232 du 20 avril 2004, la Ville de Saint-Jrme engage son crdit pour une priode de dix ans, commenant le 1er janvier 2004 et se terminant le 31 dcembre 2013, afin de louer le local 102 situ au 10, rue Saint-Joseph (difice Place Lapointe). Les faits inscrits au dossier indiquent que ce bail na jamais t soumis lautorisation du ministre. Puisque la dure du bail est suprieure cinq ans, la Ville se devait, selon les services spcialiss du Ministre, de demander lautorisation au ministre avant dengager son crdit, et ce, en vertu de larticle 29.3 de la LCV.
La Ville de Saint-Jrme na pas soumis ce bail lautorisation du ministre. Puisque la dure du bail est suprieure cinq ans, la Ville se devait, selon les services spcialiss du Ministre, de demander lautorisation au ministre avant dengager son crdit, et ce, en vertu de larticle 29.3 de la LCV.
Pour des raisons de ngociation avec le propritaire concernant la possibilit dacquisition de cet immeuble par la Ville, ces sous-situations ont t corriges lors de la sance du conseil du 18 janvier 2011 par ladoption de la rsolution CM-6694 abrogeant les baux antrieurs et en adoptant un pour lensemble des locaux 101, 102, 201 et 301. Ce nouveau bail couvre la priode du 1er janvier 2011 au 31 dcembre 2015 sans option de renouvellement. De plus, une attention particulire sera apporte par tous les intervenants aux dossiers ncessitant un engagement de crdit de plus de cinq ans dans le but de respecter les dispositions de larticle 29.3 de la Loi sur les cits et villes. Pour ladministration municipale, ce dossier est conforme et rgl. Situation no 2 Centre diocsain Ce bail liait la Ville de Saint-Jrme et lvque catholique romain pour une priode de 49 ans. Comme il sagissait dune compensation symbolique de 1,00 $ et que les investissements pour la dmolition et lamnagement du terrain de stationnement seraient dfrays mme un rglement demprunt, nous navons pas cru que ce bail tait soumis aux dispositions de larticle 29.3 de la Loi sur les cits et villes. Autre lment important dans ce dossier. La rsolution CM-4858 pour cette location de 49 ans a finalement t abroge par la rsolution CE-5677/09-06-29. Pour ladministration municipale, ce dossier est conforme et rgl. Situation no 3 Logiciel de gestion pour la bibliothque municipale Volet 1 : le logiciel a t achet en 2004 incluant la formation. Volet 2 : le contrat dentretien a t acquis pour les annes 2005 2009 donc cinq ans. Notre objectif tait dobtenir le meilleur prix possible. Lerreur se situe dans la formulation de la rsolution. Cette dernire aurait d se lire comme suit : 1. La Ville octroie le contrat pour la fourniture et limplantation dun systme de gestion intgr de bibliothque au montant de 135 286,66 $ BiblioMondo; 2. La Ville octroie un contrat dentretien BiblioMondo dune dure de cinq annes, dbutant aprs la priode de garantie pour un montant de 87 133,74 $, conformment aux documents dappel doffres. Pour ladministration municipale, ce dossier est conforme et rgl.
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Il doit galement dposer la liste de tous les contrats comportant une dpense de plus de 2 000 $ conclus au cours de cette priode avec un mme cocontractant lorsque l'ensemble de ces contrats comporte une dpense totale dpassant 25 000 $. La Loi exige que chaque liste indique, pour chaque contrat, le nom de chaque contractant, le montant de la contrepartie et lobjet du contrat. cet effet, le 17 novembre 2009 et le 16 novembre 2010 7 , le maire a fait son rapport sur la situation financire de la Ville. propos des listes qui doivent galement tre dposes, les procs-verbaux de ces sances ordinaires mentionnent ceci : je dpose au bureau du greffier, galement en annexe du prsent rapport, la liste des contrats de plus de 25 000 $. Cette liste inclut aussi les contrats pour lachat de biens et services pour une dpense de plus 2 000 $ lorsque le total dans lanne dpasse 25 000 $ avec un mme contractant . Les listes dposes pour chacune des annes nous apparaissent incompltes 8 . Elles prsentent les paiements aux diffrents fournisseurs, mais elles ne permettent pas de reconnatre les contrats accords par la Ville. Recommandation Nous recommandons la Ville de dposer deux listes de contrats selon ce qui est mentionn larticle 474.1 de la Loi sur les cits et villes (L.R.Q., c. C-19). Commentaire de la Ville En novembre 2010, nous avons dpos deux listes distinctes : une liste pour les contrats de 25 000 $ et plus. Elle est construite manuellement et comprend : le nom du fournisseur, lanne et la priode, le numro de la rsolution, la date, la description et une deuxime liste provenant du systme informatique pour les contrats de plus de 2 000 $ et de plus de 25 000 $ au cumulatif. Cette deuxime liste ne rpond pas aux attentes du Ministre mais pour le moment, cest le seul outil de travail dont nous disposons. Nous avons expressment formul une demande damlioration du logiciel notre fournisseur ce sujet. Ladministration municipale doit travailler troitement avec le fournisseur de logiciel comptable afin de rpondre cette exigence.
7. Extrait des procs-verbaux du 17 novembre 2009 et du 16 novembre 2010. 8. Ces listes comprennent les informations suivantes : le nom du fournisseur, lanne et la priode, le numro, la date, la description et le total de la facture ainsi que le numro, la date et le montant du chque. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 11
Il est noter quen 2009, la Ville de Saint-Jrme sest donn un mandat dans une perspective damlioration continue de son processus dattribution des contrats 9 . Ce mandat consistait : Procder lexamen des donnes et sinterroger sur la voie utilise pour acqurir biens ou services la Ville de Saint-Jrme; Vrifier que le processus dadjudication des contrats, dachat de biens, services, honoraires, travaux est en tout point conforme aux lois et rglements qui les rgissent; Relever les anomalies et apporter les correctifs; Revoir les pratiques annuellement, tre trs vigilant, assurer un processus trs rigoureux et transparent dans le meilleur intrt des contribuables. la suite de ce mandat, la Ville a constat 38 situations o il serait souhaitable de revoir le processus utilis pour loctroi de ces dits contrats. Lchelle de prix concernant la somme de ces contrats par fournisseur, varie de 25 000 $ 550 000 $. De manire gnrale, il sagissait de fournisseurs propos desquels un questionnement tait soulev relativement la division de contrats ou au non-respect des seuils et des dispositions lgislatives sy rattachant, tel que dfini dans la Loi. Des correctifs ont t apports en 2010 afin de corriger ces situations. Ceux-ci se rsument accorder les contrats la suite dune demande de soumissions publique, faite par annonce dans un journal et dans un systme lectronique dappel doffres ou par voie dinvitation crite, selon la nature et le niveau des dpenses du contrat. Un mandat similaire a t excut en 2010. Relativement ce mandat, la Ville a constat quatorze nouvelles situations o il serait souhaitable de revoir le processus utilis. Lchelle de prix concernant la somme de ces contrats par fournisseur varie de 30 000 $ 150 000 $. La Ville nous a informs des corrections quelle souhaite apporter en 2011 afin damliorer, de manire continue, le processus utilis lors de loctroi de contrats. Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons identifi ces 52 situations, tel que mentionn prcdemment. Il sagit de contrats propos desquels la conformit au rgime gnral concernant ladjudication des contrats ntait vraisemblablement pas respecte. Ces cas ont t rgls par le processus damlioration continue, dcrit ci-dessus, mis en place par la Ville. Notre vrification nous a aussi permis de constater trois autres situations o la Ville devra apporter des correctifs au processus utilis pour lattribution de contrats.
9. Ce rapport a t dpos lors de la sance ordinaire du comit excutif tenue le mardi 9 mars 2010. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 12
Situation n 1
Rsolution CM-5437 Par la rsolution CM-5437 du 20 janvier 2009, la Ville approuve les honoraires et dpenses additionnelles de lestimation budgtaire de la firme Dessau inc. relatifs aux travaux de rhabilitation du nouveau parc de la rue Saint-Georges, totalisant 36 345,75 $ taxes incluses. Lestimation budgtaire effectue le 23 mai 2007 par Dessau inc. mentionne un montant de 17 225 $ plus taxes et spcifie que les cots associs llimination des sols non conformes seraient la charge du client. De surcrot, la demande de biens ou de services (n 154572), date du 23 mai 2007, indique clairement que ce montant ne comprend pas les frais dlimination des matriaux contamins, soit environ 12 000 $ plus taxes. Les travaux ont t effectus lt 2008, et la facture date du 14 octobre 2008 confirme un total de 32 200 $ plus taxes. La ventilation des honoraires et des dpenses spcifie des honoraires de 10 450 $ et des dpenses, comprenant le transport et llimination des sols non conformes, de 21 750 $ pour un total de 32 200 $ plus taxes, soit 36 345,75 $. la lumire de ces faits, nous comprenons qu partir de lestimation budgtaire effectue le 23 mai 2007, la Ville savait que le contrat comporterait une dpense globale dau moins 25 000 $ et quelle se devait ainsi de procder par voie dinvitation crite auprs dau moins deux fournisseurs. De plus, le systme dvaluation et de pondration des offres obligatoire pour un contrat relatif des services professionnels, aurait d tre utilis.
Situation no 2
Par la rsolution CM-5519 du 17 mars 2009, la Ville a octroy la compagnie Asphaltage Jean-Louis Campeau inc. un contrat de 143 983,35 $ pour la fourniture denrob bitumineux chaud, pour lanne 2009. Lappel doffres public a t publi par le greffe de la Ville dans le journal local, mais il y a eu omission de linscrire sur le SEAO (Systme lectronique dappel doffres). Selon les services spcialiss du Ministre, la Ville se devait dinscrire cet appel doffres public galement sur le SEAO.
Situation n 3
Consultaxe lte Le 27 fvrier 2008, une entente est signe avec la firme de fiscalistes Consultaxe lte pour une revue des taxes la consommation. Le point 8 de lentente mentionne que les honoraires que la Ville de Saint-Jrme sengage verser Consultaxe lte pour le travail seront de 35 %, calculs en fonction des montants rcuprs des autorits fiscales, en capital et intrts, plus les taxes applicables.
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Cette entente a permis la Ville de rcuprer 114 242,42 $ pour lanne financire 2008 et 141 891,53 $ pour lanne financire 2009. Par la rsolution CM-5556 du 21 avril 2009, la Ville autorise la trsorire payer les honoraires de 35 % sur les montants rcuprs. Ainsi, la Ville a dbours 101 188,93 $ en honoraires professionnels pour ce mandat de rcupration de TPS et de TVQ pour les annes financires 2008 et 2009. Selon les services spcialiss du Ministre, il est tabli que la dtermination des dispositions pertinentes en matire dappel doffres se fait en fonction du prix estim par la Ville au moment de lenclenchement du processus plutt quen fonction du prix rel 10 . En ce sens, puisque la dpense est de 101 188,93 $, nous ne pouvons affirmer que la Ville savait que le contrat serait suprieur 100 000 $ et quelle aurait d procder par appel doffres public plutt que par voie dinvitation crite. Cela tant dit, il demeure toutefois certain quelle ne pouvait procder de gr gr. Par ailleurs, le contrat conclu avec Consultaxe lte constitue un contrat pour la fourniture de services professionnels puisquil requiert du cocontractant un travail de nature intellectuelle par opposition un travail technique ou manuel 11 . Il nest toutefois pas vis par larticle 573.3.0.2 LCV, car la profession de fiscaliste ne fait pas partie des onze professions exercice exclusif vises par cette disposition. Cependant, larticle 573.1.0.1.1 de la LCV trouve application et consquemment, la Ville aurait galement d utiliser un systme de pondration et dvaluation des offres. Recommandation Nous recommandons la Ville de naccorder les contrats qu la suite dune demande de soumissions publique, faite par annonce dans un journal et dans un systme lectronique dappel doffres ou par voie dinvitation crite, selon la nature et le niveau des dpenses du contrat. Commentaires de la Ville Situation no 1 Rsolution CM-5437 Firme Dessau Lerreur releve ici est troitement lie lestimation de la valeur du contrat. Afin dviter ce genre de situation, la politique de gestion contractuelle et la nouvelle politique dapprovisionnement adoptes en novembre 2010 ont fix 20 000 $ au lieu de 25 000 $, la rfrence pour dterminer la voie utiliser pour procder lachat du bien ou du service. Ladministration municipale prend acte de votre commentaire.
10. P. R 96-030, affaire Symtron Systems inc., T.C.C.E., 6-5-97, p. 5. 11. Andr LANGLOIS, Les contrats municipaux par demandes de soumissions, 3e dition, Cowansville, Qubec, ditions Yvon Blais, 2005, p. 50. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 14
Situation no 2 Rsolution CM-5519 Asphalte Jean-Louis Campeau inc. Lappel doffres public a t publi par le greffe dans le journal local, il y a eu omission de linscrire sur le SEAO. Nous prenons acte de cette anomalie. Il sagit ici dun cas isol. Il faut toutefois prciser que trois soumissionnaires se sont procur les documents de soumission suite la publication dans le journal, il sagit du mme nombre de soumissions que dhabitude. Nous avons constat quanne aprs anne, seuls les fournisseurs locaux soumissionnent. Cette erreur na donc pas port consquence. Ladministration municipale prend acte de votre commentaire. Situation no 3 Entente avec la firme Consultaxe lte Dans ce dossier, la Ville ne pouvait estimer lavance le montant des taxes quelle pourrait rcuprer suite lexercice dune rvision complte quant au traitement des taxes TPS et TVQ dans les transactions particulires. Lentente stipulait que la Ville rembourserait au fournisseur un pourcentage de 35 % en fonction des montants rcuprs des autorits fiscales. Lengagement de la part de la Ville ne comportait aucun risque. Les honoraires auraient trs bien pu tre moins que 20 000 $. La Loi nous permet doctroyer des contrats sur une base de prix unitaire ou montant forfaitaire. Dans le cas prsent, celle-ci nous porte croire quaucun fournisseur sera intress offrir ses services dans de telles conditions. Le fournisseur ne peut tirer aucun avantage et la Ville non plus. Dans ce genre de contrat, nous pouvons affirmer que plus les honoraires sont levs, plus le contrat est bnfique pour lorganisation. Ladministration municipale considre que la Loi ne peut pas sappliquer dans cette situation et nous croyons, titre de suggestion, que le Ministre devrait recommander un amendement la Loi.
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Recommandation Nous recommandons la Ville de respecter en tout temps le dlai accord pour la rception des documents tel que le prvoit la Loi. Commentaires de la Ville Vous avez mentionn que deux dossiers taient en erreur relativement au dlai pour la rception des soumissions. No 1 CM-5669 : Adjudication de contrat achat de cinq camionnettes et dun fourgon utilitaire (2009-BS-34) Lappel doffres a t publi sur SEAO pendant 13 jours et 23 heures; Des mcanismes seront mis en place pour prvenir ce genre de situation. Ladministration municipale prend acte de votre commentaire. No 2 CM-6048 : Adjudication de contrat services professionnels en communication par appel doffres public Lappel doffres a paru le 2 dcembre 2009 dans le journal Le Nord et sur le systme SEAO; Louverture a eu lieu le 16 dcembre 2009; Lappel doffres a t publi sur SEAO pendant 13 jours et 18 heures. Ladministration municipale prend acte de votre commentaire.
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Rapport sur la Ville de Saint-Jrme Tableau 8 Accords de libralisation des marchs applicables au domaine municipal Niveau des dpenses Contrats dapprovisionnement ACI Plus de 100 000 $ ACCQO AQNB 2008 ACI Plus de 250 000 $ ACCQO AQNB 2008
Lgende ACI : Accord sur le commerce intrieur ACCQO : Accord de commerce et de coopration entre le Qubec et lOntario AQNB 2008 : Accord de libralisation des marchs publics du Qubec et du Nouveau-Brunswick (2008)
Contrats de service ACI ACCQO AQNB 2008 ACI ACCQO AQNB 2008
Recommandation Nous recommandons la Ville de sassurer de faire les inscriptions appropries au Systme lectronique dappel doffres en fonction des accords applicables au contrat concern lorsquelle publie ses demandes de soumissions. Commentaire de la Ville Ladministration municipale prend acte de votre recommandation leffet de nous assurer de faire les inscriptions appropries au Systme lectronique dappels doffres en fonction des accords applicables.
Commentaire de la Ville Tel que mentionn, la Ville a dtect un seul problme, il sagit du dossier Myre Pageau sur lensemble des 124 dossiers et la situation a t immdiatement corrige. Pour ladministration municipale, le fait que la situation avait t corrige pralablement la visite du Ministre, cette mention devrait tre enleve.
Recommandations Nous recommandons la Ville de toujours octroyer un contrat conformment larticle 573, paragraphe 7 de la LCV, soit au plus bas soumissionnaire conforme. Nous recommandons la Ville, lors de la correction dune erreur de calcul, de toujours sassurer quil sagit bel et bien dune erreur banale avant dapporter un correctif qui change le rang final des soumissionnaires. Commentaire de la Ville Nous avons toujours octroy un contrat conformment larticle 573, paragraphe 7 de la LCV, soit au plus bas soumissionnaire conforme. Nous navons jamais eu de poursuite cet gard. Nous avons introduit dans nos pratiques une application neutre et uniforme. Pour tous les dossiers, nous procdons de la mme manire. En effet, la dfinition des mots erreur banale pourrait compliquer le processus, chaque personne pouvant avoir une perception diffrente dune situation. Afin dviter des applications laissant place une subjectivit, dans notre opinion, il est important dadopter une faon de faire et de ne pas la modifier selon que cela change le rang final des soumissionnaires ou pas. En nous appuyant sur lavis lgal de nos juristes ainsi que le jugement dans la cause J.P. Doyon lte c. Ville de Trois-Rivires, J.E.96-2014c.s. Ladministration municipale maintient lapplication actuelle quelle considre conforme.
13. Ce nombre ne peut-tre suprieur 30 sur un nombre total de 100 points. 14. Le comit doit valuer individuellement chaque soumission, et prfrablement par consensus des membres, et attribuer un nombre de points chaque critre. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 21
Situation n 1
Rsolution CE-5300 Par la rsolution CE-5300 du 15 avril 2009, la Ville de Saint-Jrme a accord la firme Intellera, spcialise en automatisation des processus daffaires, un contrat de 78 786,75 $ de gr gr. Dans le plan daffaires prsent la direction gnrale, il est clairement indiqu que la Ville a identifi au moins trois autres fournisseurs offrant un produit similaire, fonctionnel, mais comportant quelques sources dirritation. Les objectifs sont louables, un logiciel plus performant et plus convivial est un atout, mais afin de favoriser une saine concurrence et dobtenir le prix le plus bas, selon ce que nous indiquent les services spcialiss du Ministre, la Ville se devait de se conformer un processus dappel doffres sur invitation crite auprs dau moins deux fournisseurs. Il est noter que cette disposition doit tre interprte restrictivement et quune mise en concurrence en bonne et due forme est normalement exige. Ainsi, advenant lexistence de plusieurs produits de rechange, la Ville devrait agir avec prudence et rigueur avant dutiliser cette exception.
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Situation n 2
Rsolution CM-6392 La convention collective des policiers de Saint-Jrme, signe en avril 2009, prvoit le remplacement des vestes pare-balles par le modle Extreme de la compagnie Safarilands American Body Armor, et ce, sans quivalence possible. Le seul distributeur autoris au Canada pour la vente des produits de Safariland est R.Nicholls Distributors inc. Par la rsolution CM-6392 du 31 aot 2010, la Ville a octroy un contrat de 51 612,09 $ de gr gr ce fournisseur en vertu de larticle 573.3, 2 de la LCV. La Ville nous a informs que, dans le cadre du comit paritaire sur les quipements, des tentatives ont t effectues afin de sentendre avec le syndicat des policiers sur la possibilit dutiliser une autre veste. Toutefois, lassociation est reste sur la position ngocie, soit que la veste pare-balles de remplacement serait la veste Extreme de la compagnie American Body Armor. Toutefois, daprs la dmarche effectue par la Ville, il existe des produits similaires celui-ci. Lappel doffres aurait pu prciser les points recherchs sans pour autant diriger les rsultats vers un produit en particulier. Selon les services spcialiss du Ministre, pour valuer la prsence dun fournisseur unique, il faut se concentrer sur lobjectif atteindre et non pas sur des types dquipements en particulier. En respectant la convention collective des policiers et en optant pour un produit trs spcifique qui annule la possibilit dune saine mise en concurrence o des fournisseurs ayant un produit similaire pourraient offrir un prix plus bas pour loffre en question, la Ville de Saint-Jrme contrevient la LCV en ce qui concerne ladjudication de contrats. Toujours selon les services spcialiss du Ministre, les lois particulires applicables une municipalit 15 ont prsance sur les lois dites gnrales. Ainsi, la LCV, et plus prcisment les rgles dadjudication des contrats, a prsance sur le pouvoir gnral quont les municipalits de contracter. Permettre une convention collective doutrepasser les rgles contractuelles municipales consisterait permettre la Ville de faire indirectement ce quelle ne peut pas faire directement. Selon la nature et le niveau des dpenses du contrat, ce dernier aurait d tre accord la suite dun processus de demande de soumissions par voie dinvitation crite auprs dau moins deux fournisseurs. Recommandation Nous recommandons la Ville de procder des vrifications documentes et srieuses avant de conclure lunicit dun fournisseur dans lensemble des territoires
15. Code civil du Qubec, art. 300. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 23
viss par un accord intergouvernemental de libralisation des marchs publics applicable la municipalit lorsquelle veut utiliser lexception prvue larticle 573.3, 2o de la LCV. Commentaires de la Ville Situation no 1 fournisseur - Intellera rsolution CE-5300 Nous avons ressorti les documents dappui pour le contrat accord de gr gr la firme Intellera, spcialise en automatisation des processus daffaires. Notre vrification prsente une documentation srieuse. Dans notre opinion, Intellera demeure le seul et unique fournisseur qui est en mesure de rpondre nos besoins. Ladministration municipale considre que le dossier est conforme. Situation no 2 fournisseur - Safarilands American Body Armor CM-6392 Pour permettre dautres compagnies doffrir des produits quivalents, la Ville devra rencontrer le syndicat des policiers. Il est important que les produits achets correspondent aux besoins puisque si ce que nous achetons nest pas port, lobjectif nest pas atteint. Ladministration municipale maintient que lorganisation peut choisir un produit prcis. Ce qui est important, cest de dmontrer une concurrence possible. Nous nous rfrons lavis de nos procureurs.
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Par contre, le 10 dcembre 2010, le projet de loi n 131 a t sanctionn. Par ce projet, larticle 573.3 de la LCV a t modifi par le remplacement du deuxime alina par le suivant : Lorsquun contrat de services professionnels relatif la conception de plans et devis a fait lobjet dune demande de soumissions [le rgime gnral concernant ladjudication de contrats] ne sappliquent pas un contrat conclu avec le concepteur de ces plans et devis pour : 1 leur adaptation ou leur modification pour la ralisation des travaux aux fins desquelles ils ont t prpars; 2 la surveillance des travaux lis une telle modification ou une telle adaptation ou, dans le cadre dun contrat prix forfaitaire, une prolongation de la dure des travaux. Ainsi, depuis le 10 dcembre 2010, lutilisation de larticle 573.3, deuxime alina de la LCV doit tre applique selon les modifications apportes au deuxime alina. Recommandation Nous recommandons la Ville de tenir compte de la disposition prvue larticle 573.3, deuxime alina de la LCV avant daccorder de gr gr un contrat de services professionnels avec le concepteur de plans et devis car cette disposition ne sapplique que trs rarement. Commentaire de la Ville Ds que les modifications ont t apportes larticle 573.3 de la Loi sur les cits et villes, notre processus concernant loctroi de ces contrats a t adapt en consquence. Ladministration municipale considre ce dossier rgl.
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Nous avons identifi quatre situations auxquelles nous porterons une attention particulire dans les prochains exercices financiers. Les correctifs ces situations navaient pas t apports en 2010, mais la Ville nous mentionne que des changements ont t mis en place pour 2011. Les fournisseurs lis ces situations sont les suivants : Lithographie Andr Lachance inc. (Lachance graphistes & imprimeurs), Journal Le Nord (Transcontinental), Kerr Norton et Distribution Pierre Lavigne inc. Ainsi, aux cours des trois prochaines annes, nous effectuerons le suivi quant lapplication des correctifs relatifs aux situations en question. Recommandation Nous recommandons la Ville de ne pas diviser un contrat en plusieurs contrats de semblable matire, sauf si cette division est justifie par des motifs de saine administration. Par ailleurs, aprs avoir analys les factures des avocats Deveau, Bourgeois, Gagn, Hbert et ass., nous avons constat quen 2009 la Ville avait accord pour 562 662 $ de contrats de gr gr dont 235 473,53 $ ntaient pas relis des fonctions judiciaires ou juridictionnelles. En 2010, sur un total de 420 944 $, la mme situation sest produite pour 244 710,24 $. En vertu de larticle 573.1 de la LCV, une demande de soumissions par voie dinvitation crite est ncessaire pour les contrats viss larticle 573.3.0.2. Cet article vise les contrats de services professionnels qui ne peuvent tre rendus que par un avocat ou un notaire et mentionne que le Rglement sur ladjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels est applicable pour ce type de contrats de services de plus de 100 000 $. On retrouve galement une exception concernant les services professionnels rendus par un avocat ou un notaire, qui sont ncessaires dans le cadre dun recours devant le tribunal, un organisme ou une personne exerant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles. En effet, il est possible, dans ces circonstances seulement, doctroyer les contrats de gr gr. Selon les services spcialiss du Ministre, la division de contrats de services juridiques en fonction de chaque demande dopinion juridique ne peut se justifier par de vritables motifs de saine administration. En effet, les contrats de services juridiques doivent, sauf les cas vraiment exceptionnels, tre attribus en fonction de la somme de travail requise pour une priode raisonnable, et cela, aprs demande de soumissions. tant donn que les dpenses de 2009 et 2010 sont suprieures 100 000 $, la Ville aurait d faire des demandes de soumissions par voie dinvitation crite auprs dau moins trois fournisseurs et utiliser un systme de pondration et dvaluation des offres pour ladjudication de ces contrats. Cela dit, la Ville a obtenu une opinion juridique selon laquelle il ny aurait aucun problme relativement loctroi des contrats de services juridiques. Il semble que linterprtation du Ministre ne soit pas au mme effet que celle prne par la Ville. Notre recommandation est donc base sur linterprtation du Ministre quant la situation prsente.
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Recommandation Nous recommandons la Ville de revoir ses pratiques dadjudication de contrats en matire de services juridiques. Commentaires de la Ville Sur les quatre situations que vous avez identifies, deux sont dj corriges (lithographie Andr Lachance inc. CE6833 et Journal Le Nord CE6559) et les deux autres (Kerr Norton et Distribution Pierre Lavigne inc.) le seront avant la fin de lanne 2011. Relativement aux factures de nos procureurs, nous avions procd des vrifications afin de nous assurer dune application conforme la Loi. Nous avons en main une opinion juridique nous confirmant quaucun problme ne se prsente dans lapplication actuelle de loctroi des contrats. Lapplication de larticle 573.3.0.3 relativement la notion de diviser un contrat est complexe interprter, ce nest pas trs vident lheure actuelle. Si le lgislateur considre appropri de fournir un autre encadrement plus strict cet gard, nous pouvons esprer quil le fasse de manire claire. Ladministration municipale prend acte de votre recommandation.
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16. Prcisions du Ministre Lobjet de la vrification est prcise au point 1.3 du prsent rapport. Cette vrification a t effectue en sinspirant des normes de vrification gnralement reconnues du Canada, tablies par lInstitut Canadien des Comptables Agrs, elle ne vise pas spcifiquement la dtection de fraudes. Par ailleurs, dautres instances ont la responsabilit de dtecter les fraudes, la corruption ou les malversations. Direction gnrale des finances municipales Service de l'information financire et de la vrification 28
Situation 2 : rgime gnral concernant ladjudication des contrats Il est mentionn que plusieurs contrats pour lesquels la conformit au rgime gnral concernant ladjudication des contrats ntait pas respecte mais il nest pas clair que cest notre processus qui a permis de dtecter 52 lacunes que nous nous sommes empresss de corriger dans des brefs dlais. Votre vrification confirme la justesse de nos interventions et il ne reste dans les faits que trois situations sur 124 dossiers pour lesquelles nous avons prsent des explications et des solutions pour lavenir. Il est dommage de ne pas mettre en vidence que notre administration avait dj pris conscience quil tait possible, considrant la grande quantit de dossiers traits, que certaines lacunes pouvaient tre identifies et que notre quipe met lemphase sur lamlioration continue dans un objectif du plus prs possible de zro erreur. Situation 3 : division en plusieurs contrats interdite Dans le cadre de votre vrification, vous avez constat la division de cinq contrats dont deux situations taient dj corriges, deux en voie de ltre en 2011 et le dossier des honoraires davocats pour lequel nous avons une opinion juridique en main confirmant que le processus est conforme. Il y a donc un pourcentage plus petit que 1 % en erreur et pourtant, la conclusion actuelle laisse entrevoir la division de plusieurs contrats sans prciser les actions poses.
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Dautres manquements caractre plus technique ont aussi t documents, tout comme certaines pratiques de gestion. Des recommandations particulires pour chacun des constats sont formules. La mise en uvre de ces recommandations vise guider les responsables municipaux dans lamlioration de la gestion contractuelle. Finalement, au cours des trois prochaines annes, le Ministre effectuera le suivi des recommandations adresses la Ville de Saint-Jrme.
(original sign)
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