Conquérir Conquérir l'efficacité: Le Savoir-Agir essentiel à la réussite professionnelle

Table des matières

Couverture

Page de copyright

Épigraphe

Préambule

Remerciements

Bienvenue

Avant de vous lancer…

> Les compétences professionnelles

Les compétences opérationnelles (volet technique)

Les compétences relationnelles (volet humain)

En quelques mots

> L’efficacité est un « savoir-agir »

> Les défis et les obstacles à l’efficacité

Les tâches d’entretien et les tâches de progrès

Le principe de progression

Qu’avez-vous essayé dans le passé afin d’être plus efficace ?

> Sur la ligne de départ

La démarche des poupées russes

> Vers l’efficacité professionnelle : une analogie

Comment préparer un voyage pour s’assurer qu’il sera un succès ?

1 Choisir la destination (définition de l’objectif)

2 Évaluer vos capacités et vos ressources (introspection)

3 Identifier les facteurs qui pourraient compromettre le succès de votre voyage (optimisation)

4 Préparer votre itinéraire

a. Faire une première sélection des activités

b. Distinguer les activités incontournables de celles souhaitables (priorisation)

c. Peaufiner et ajuster votre itinéraire (planification)

d. Tenir compte des imprévus

5 Bien préparer votre valise ! (organisation)

6 Vous cloner (délégation)

> À vos marques, prêts, partez !

Conquérir l’efficacité

1 Introspection

2 Optimisation

3 Priorisation

4 Planification

5 Organisation

6 Délégation

Étape 1: Introspection - La gestion de soi

> L’art de « savoir-Être »

> La mentalité « loto »

Le paradoxe majeur

Le processus de création

> Les besoins et l’Équilibre

L’efficacité est intimement liée à la notion d’équilibre

La carrière

La finance

La santé et le bien-être

La famille et l’amitié

L’amour et la romance

La croissance personnelle

Les loisirs et les plaisirs

L’environnement physique

Identifier l’équilibre dans votre vie

L’équilibre

Si le chemin de la vie vous semble un peu cahoteux, d’où vient le problème ? De la route ou de votre roue ?

Allons maintenant équilibrer notre roue !

Identifier les écarts

La théorie du bol à poissons

> Définir notre rôle et clarifier nos responsabilités

La mission

Qu’est-ce qu’une mission ?

Les principales responsabilités (activités à haut rendement)

> Les lois incontournables

La loi de Murphy

Son application dans la conquête de l’efficacité

La loi d’Illich

Son application dans la conquête de l’efficacité

La loi de Parkinson

Son application dans la conquête de l’efficacité

La loi de Pareto (le principe 80/20)

Son application dans la conquête de l’efficacité

La loi de Carlson

Son application dans la conquête de l’efficacité

Le principe de Peter

Son application dans la conquête de l’efficacité

L’effet Einstellung

Son application dans la conquête de l’efficacité

Ce qu’il faut retenir de ces lois

> Proactivité et réactivité

Opter pour un comportement proactif

Reprendre le contrôle de notre temps

La liberté d’action

Étape 2: Optimisation - La gestion du temps

> Comprendre la notion de temps

> Le temps est une ressource…

> Pour se rapproprier notre temps et l’investir judicieusement

1. Analyser l’utilisation du temps

2. Identifier les pertes de temps et les mauvaises habitudes

Les pertes de temps les plus fréquentes au travail

3. Rechercher et comprendre les causes des pertes de temps

4. Choisir les pistes d’amélioration et les moyens d’action

1) Interruptions (téléphone, courriels, collègues, etc.)

2) Gestion des courriels et de la boite vocale

Des chiffres

3) Participation à des réunions inefficaces

4) Gestion des crises

L’accoutumance à l’urgence

5) Manque d’objectifs, de priorités et de planification journalière

6) Bureaux encombrés et désordonnés/désorganisation personnelle

7) Délégation inefficace et participation dans la routine et le détail

8) Évaluation irréaliste du temps requis pour effectuer une tâche, entreprendre trop à la fois et prendre trop d’engagements

9) Travailler avec de l’information inadéquate et inexacte

10) Indécision et procrastination

11) Incapacité de dire non

12) Laisser des tâches inachevées, constamment sauter d’une tâche à l’autre ou faire plusieurs tâches simultanément (multitâche)

13) Temps d’attente et de déplacements

Les périodes d’attente

14) Socialisation et communications personnelles

15) Mauvaise communication et mauvaise écoute

16) Définition des priorités par quelqu’un d’autre

17) Priorisation de tâches ou d’activités à bas rendement

18) Manque d’autodiscipline (incapacité à s’imposer des échéances et à les respecter)

19) Avoir un manque ou un excès de motivation

20) Perfectionnisme

5. Adopter des solutions

Éviter l’éparpillement

Par où commencer ?

Faire le grand ménage

DÉGAGER SON BUREAU

Dresser une liste « fourre-tout »

Liste Fourre-tout

Étape 3: Priorisation - La gestion de l’important

> La gestion des priorités

> Urgent ou important ?

> La matrice des priorités

Le quadrant I (urgent, important)

Le quadrant II (non urgent, important)

Le quadrant III (urgent, non important)

Le quadrant IV (non urgent, non important)

> De la théorie à la pratique

Prioriser la liste de choses à faire

Codifier les items sur la liste

Codification principale

Codification secondaire

Ma liste de priorités

Étape 4: Planification - La gestion des conditions de réalisation

> Les activités propres à la planification

> Fixer des objectifs

Le pouvoir des objectifs écrits

Comment rédiger un objectif ?

S comme Spécifique

M comme Mesurable

A comme Action

R comme Réaliste

T comme Temps

T comme Tangible

> Le processus de planification d’objectifs

Les étapes

La date d’aujourd’hui

L’objectif

Les avantages à retirer et/ou les pertes à éviter

Les obstacles éventuels et les solutions possibles

Les étapes spécifiques

Date limite / finale

Méthode de mesure du progrès

Validation de l’objectif

Date d’accomplissement

Les suivis et la planification

Le temps à investir en planification

Étape 5: Organisation - La gestion de la structure

> L’agenda : l’outil clé

Les composantes d’un agenda

Les quatre types de période d’un agenda bien organisé

La répartition de l’usage du temps

La discipline à adopter

> Les périodes productives

Utilisez votre cycle d’énergie à votre avantage

Suivez le cours de vos rythmes ultradiens

> La gestion de l’agenda

Quelques règles à respecter

Les cailloux de la vie

Étape 6: Délégation - La gestion de ses collaborateurs

> Qu’est-ce que la délégation ?

> Pourquoi hésitez-vous à déléguer ?

Vous ne savez pas comment déléguer

Vous manquez de confiance en vous et envers les autres

Stimulez le travail d’équipe

Vous avez peur de perdre du pouvoir

Vous exercez un contrôle inadéquat

Le contrôle écrasant

L’habilitation excessive

Le temps requis pour déléguer est plus long que faire la tâche vous-même

Vous pensez être la seule personne capable de faire la tâche correctement

Faites preuve de flexibilité

Recherchez l’excellence plutôt que la perfection

Vous n’avez pas de latitude pour les erreurs

La délégation inverse

> Quoi déléguer ?

Analysez votre travail

Identifiez ce que vous ne pouvez pas déléguer

Repérez ce que vous pouvez déléguer

> Le processus de délégation

Phase 1 – Décision de déléguer

Prendre la décision de déléguer

Énoncer l’objectif et les résultats

Choisir le délégataire

Phase 2 – Préparation des modalités

Évaluer la nécessité d’une formation

Clarifier les conditions de réalisation

Préciser les normes et le contrôle

Prévoir les risques potentiels et les solutions

Phase 3 – Présentation et attribution de la délégation

Valoriser le collaborateur

Le rassurer quant aux risques

Définir le mandat

Recueillir la rétroaction du délégataire

Négocier (s’il y a lieu)

Prendre un engagement mutuel

Phase 4 – Implantation

Planifier les grandes étapes de réalisation

Prévoir des modalités de suivi

Allouer les ressources nécessaires à la réalisation de la tâche

Phase 5 – Exécution

Éviter d’intervenir

Encadrer

Adapter le niveau de contrôle

Réaffirmer le droit à l’erreur

Phase 6 – Validation

Faire le bilan

Offrir une rétroaction et remercier

Effectuer le transfert et le suivi

Mot de la fin

> Félicitations !

Bibliographie

Notes

Points de repère

Couverture

Page de copyright

Remerciements

Avant de vous lancer…

Étape 1: Introspection - La gestion de soi

Mot de la fin

Bibliographie

Notes

Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada

Titre : Conquérir l’efficacité : le « savoir-agir » essentiel à la réussite professionnelle / Alessandra Pintore.

Noms : Pintore, Alessandra, 1968- auteur.

Description : Comprend des références bibliographiques et un index.

Identifiants : Canadiana (livre imprimé) 20190033452 | Canadiana (livre numérique) 20190033460 | ISBN 9782894715383 (couverture souple) | ISBN 9782894718636 (PDF)

Vedettes-matière : RVM : Gestion du temps. | RVM : Planification. | RVM : Gestion de soi.

Classification : LCC HD69.T54 P56 2019 | CDD 650.1/1—dc23

Auteure

Alessandra Pintore, formatrice-conférencière en compétences relationnelles organisationnelles

Coordination du projet

Lucie Demers, c.o.

Conception visuelle et infographie

C Desmeules Design

Révision linguistique

Marie-Pier Amyot

Septembre éditeur

Carl Frédéric De Celles, président

Annik De Celles, directrice générale

Lucie Demers, c.o. et directrice éditoriale

Septembre éditeur reconnait l’aide financière du gouvernement du Canada.

Septembre éditeur bénéficie également du soutien de la société de développement des entreprises culturelles du Québec (SODEC) pour son programme d’édition et ses activités de promotion.

Dans ce livre, le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination.

Ce livre utilise l’orthographe rectifiée.

© Septembre éditeur inc., 2019

Tous droits réservés

Toute reproduction d’un extrait quelconque de ce document par quelque procédé que ce soit et notamment par photocopie ou microfilm est strictement interdite à moins d’avoir obtenu au préalable l’autorisation écrite de l’éditeur.

Dépôt légal — Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2019

Dépôt légal — Bibliothèque et Archives Canada, 2019

Dépôt légal – 4e trimestre 2019

978-2-89471-538-3 (imprimé)

978-2-89471-863-6 (pdf)

Imprimé et relié au Québec

Pour tout renseignement ou commentaire concernant ce livre ou pour vous informer sur les formations offertes :

Solutions & Co.

Téléphone : (514) 365-8397

Télécopieur : (514) 365-8940

info@solutionsandco.com

www.solutionsandco.com

Téléphone : 418 658-7272

Sans frais : 1 800 361-7755

septembre.com

« Alors qu’il marchait, à l’aube, sur la plage, un homme regardait la marée descendre doucement sous les rayons du soleil levant, lorsqu’ il aperçut, un peu plus loin, une scène plutôt insolite.

Il vit que la plage était couverte de milliers d’étoiles de mer qui mouraient au soleil. Plus loin, il vit une dame qui avait l’air de danser. Elle se penchait, puis se relevait en ouvrant les bras et elle recommençait. Intrigué, il s’approcha pour s’apercevoir que cette dame, à chaque pas, se penchait pour ramasser, une à une, les étoiles de mer restées sur la plage et les rejetait à l’eau. Il finit par la rejoindre et lui demanda pourquoi elle agissait ainsi. La dame lui répondit que les étoiles de mer mourraient si elle les laissait là. « Tu perds ton temps, la plage s’étend sur des kilomètres et il y a des milliers d’étoiles de mer, répliqua-t-il. Si louables soient-ils, tes efforts ne font aucune différence ». La dame regarda l’étoile de mer qu’elle tenait dans sa main et la lança dans la mer. Elle répondit : « Cela fera une différence pour celle-ci ! » et elle se pencha pour en ramasser une autre. »

Cette histoire illustre l’essence même de tous mes rôles et de la personne que je choisis d’être.

Ce livre est dédié à tous les gens qui ont fait une différence pour moi, une étoile de mer parmi tant d’autres. Il est aussi dédié à toutes les étoiles de mer qui ont fait partie de ma vie ou qui ont participé à mes formations, en souhaitant sincèrement qu’à mon tour, j’aie fait une différence !

Remerciements

Des remerciements sont dus !

Avant tout à mon conjoint et à mes filles – ma famille est le centre de mon univers. Merci pour leur soutien et leur patience pour toutes les heures que j’ai passées à préparer et à livrer mes formations et mes conférences, de même qu’à rédiger mes contenus.

À mes clients, pour la confiance qu’ils m’accordent chaque jour en me confiant leur plus précieux atout : leur capital humain.

À mes participants, pour avoir raconté leur réalité et pour leur participation, qui m’ont permis d’aller au-delà des simples théories et qui m’ont incitée à trouver de véritables