Apostila Excel Out2004

Apostila de Planilha Eletrnica - EXCEL -
Profa. Flvia Pereira de Carvalho
Outubro de 2004
Apostila de Planilha Eletrnica - Excel
Sumrio
Pgina Histrico.......................................................................................................................................... 3 Tela Bsica do Excel....................................................................................................................... 4 O que uma Planilha Eletrnica..................................................................................................... 5 Endereo de Clula e de Intervalo de Clulas................................................................................. 6 Frmulas e Funes ........................................................................................................................ 8 Relao das Principais Funes ...................................................................................................... 9 Mensagens de Erro........................................................................................................................ 10 Grficos......................................................................................................................................... 12 Formatando sua planilha ............................................................................................................... 15 Exerccios...................................................................................................................................... 16
Profa. Flvia Pereira de Carvalho - fpereira@faccat.br - http://fit.faccat.br/~fpereira
Histrico
A primeira Planilha Eletrnica do mercado foi o VisiCalc, que surgiu no final da dcada de 70 e garantiu a exploso das vendas. As companhias investiram tempo e dinheiro em fazer projees financeiras com planilhas eletrnicas j que os clculos eram feitos manualmente em papel, onde mudar um nico nmero significava recalcular toda planilha. Com o VisiCalc, voc poderia mudar o contedo de uma clula, por exemplo, e a planilha inteira seria recalculada automaticamente. No site: http://www.bricklin.com/visicalc.htm, voc encontra toda histria da criao desta planilha, inclusive com fotos dos seus criadores e verso para download. Nessa poca o microcomputador mais popular era o Apple II. Porm esta planilha no acompanhou a evoluo e foi desbancada em 1981 pelo Lotus 1-2-3. O Lotus 1-2-3 uma planilha eletrnica da Lotus Development Corporation (http://www.lotus.com) que agora parte da IBM (http://www.ibm.com). Foi fundada em 1982 pelos scios Mitch Kapor e Jonathan Sachs. O Lotus foi o primeiro programa disponvel publicamente para combinar grficos, funes de planilha e gerncia de dados (trs funes, por isso o nome). Sua facilidade relativa de uso e de flexibilidade fez com que fosse um sucesso enorme contribuindo com o crescimento da popularidade dos computadores pessoais (PCs). Com o surgimento do Windows, aos poucos a planilha Excel comeou a dominar o mercado, sendo hoje, provavelmente, uma das mais utilizadas. Veja a seguir, a Figura 1 representando a tela bsica do Excel.
Tela Bsica do Excel
Figura 1 Tela Bsica do Excel
O que uma PLANILHA ELETRNICA?
Uma Planilha Eletrnica um programa projetado para lhe permitir trabalhar com nmeros. o correspondente hightech (alta tecnologia) de uma folha quadriculada ou uma calculadora. Uma planilha basicamente uma tabela de informaes, exatamente como uma planilha de papel. Numa planilha eletrnica, porm, h uma srie de recursos adicionais. Alm de, obviamente, voc poder alterar qualquer informao a qualquer momento sem ter de rabiscar a sua planilha toda. Quaisquer dados que dependam das informaes alteradas so automaticamente recalculados. Usa-se uma planilha eletrnica quando deseja-se criar tabelas com clculos, frmulas e tambm os famosos grficos. E, se depois que estiver tudo pronto, voc resolver mudar alguma coisa ou algum valor, com o Excel basta alterar, acrescentar ou apagar um nmero e todas as informaes so recalculados automaticamente, inclusive os grficos so atualizados.
P ASTAS
DE TRABALHO E PLANILHAS
No Excel, uma pasta de trabalho o arquivo no qual voc trabalha e armazena seus dados. Pelo fato de cada pasta de trabalho poder conter diversas planilhas, voc poder organizar vrios tipos de informaes relacionadas em um nico arquivo. Use as planilhas para listar e analisar os dados. Voc pode inserir e editar dados em diversas planilhas simultaneamente e realizar clculos com base nos dados dessas planilhas. Ao criar um grfico, voc pode coloc-lo na planilha com os seus dados relacionados ou em uma folha de grfico separada. Uma folha de grfico uma planilha em uma pasta de trabalho que contm apenas um grfico. As folhas de grfico esto vinculadas a dados de planilha, e so atualizadas quando os dados da planilha so alterados. Os nomes das planilhas aparecem nas guias localizadas na parte inferior da janela da pasta de trabalho (Plan1, Plan2...). Para mover-se entre as planilhas, clique nas guias das planilhas. O nome da planilha ativa fica em negrito. Se voc desejar trocar os nomes das planilhas de alguma pasta, basta dar um duplo clique sobre o nome atual (Plan1, Plan2...), apag-lo e digitar o nome novo. Nunca esquecendo que na hora de imprimir, o que estiver em planilhas diferentes, conseqentemente ficar em folhas separadas. Se voc precisar de mais planilhas do que a quantidade que est aparecendo, basta ir no menu Inserir e escolher a opo Planilha.
Endereo de uma Clula

Um endereo de clula o nome da clula, e formado pela combinao da letra da coluna e o nmero da linha onde est localizada a clula.
C LULA A TIVA
A Clula Ativa onde est o cursor, ou seja, onde ns estamos no momento. E ela fica com uma borda mais escura que as demais clulas.
M OVENDO - SE
PELA
P LANILHA
Para tornar ativa a clula A1, pressione a tecla Home do teclado Para deslocar-se para cima e para baixo, dentro da planilha ativa, pressione as teclas PageUp e PageDown Para ir para uma clula especfica, pressione a tecla de funo F5, digite o endereo da clula e pressione Enter Para ir para a ltima coluna (IV), segure a tecla Ctrl e pressione a seta para a esquerda, ao mesmo tempo Para ir para a ltima linha (65536), segure a tecla Ctrl e pressione a seta para baixo, ao mesmo tempo
Endereo de um INTERVALO de Clulas

A seleo de vrias clulas chamada de intervalo e este identificado por um endereo de intervalo. O endereo de um intervalo obtido atravs da clula superior esquerda do intervalo, doispontos e a clula inferior direita deste intervalo. O intervalo B4:C6, por exemplo, inclui as clulas: B4, B5, B6, C4, C5 e C6. Pode-se entender como se os dois-pontos significasse a palavra at, ento neste exemplo lse: de B4 at C6. A Figura 2 a seguir, apresenta um exemplo de intervalo de clulas selecionado.
O Endereo deste intervalo de clulas : (B4:C6)
Obs.: A primeira clula do intervalo parece que no est marcada (selecionada), mas est. que ela no fica como as outras!!!!! Figura 2 Exemplo de intervalo de clulas
C OMO
SELECIONAR OS INTERVALOS DE CLULAS :
Para selecionar um intervalo com o mouse, d um clique na clula em um canto do intervalo e arraste-o para o canto oposto Para selecionar um intervalo com o teclado, mantenha pressionada a tecla Shift e use as setas do cursor para destacar o intervalo Para selecionar uma linha inteira, d um clique no nmero da linha Para selecionar uma coluna inteira, d um clique na letra da coluna Para selecionar a planilha inteira, d um clique no retngulo em branco acima dos nmeros das linhas e esquerda das letras das colunas Para selecionar clulas que no estejam prximas umas das outras, d um clique na primeira clula e, depois, aponte para a prxima clula que voc deseja selecionar. Mantenha pressionada a tecla Ctrl (control) e d um clique no boto do mouse. Continue pressionando Ctrl e dando um clique nas clulas at selecionar todas as que voc deseja.
Uma vez selecionado o intervalo, voc pode realizar muitas operaes com todas as clulas contidas nele: format-las, mudar seus alinhamentos, copiar ou mov-las, apag-las, e assim por diante. O comando que voc escolher aplicado a todas as clulas do intervalo. Para desfazer a seleo, d um clique em qualquer lugar fora do intervalo.
Alargando Colunas
O Excel lhe d muitas alternativas para alterar a largura de uma coluna. As mais comuns so: opo AutoAjuste da Seleo (menu Formatar, Coluna) ou ento dar um duplo clique na lateral direita da coluna que queremos alargar ou ainda arrastar a coluna com o mouse.
Que tipo de informaes o Excel permite digitar na clula?

Voc sabe como digitar uma informao; agora, voc precisa definir o qu digitar. Basicamente, voc pode digitar textos, nmeros, datas ou frmulas.
I STO
UM NMERO ?
UM TEXTO ?
O Excel manipula diferentes tipos de dados de maneiras diversas. Por exemplo, o Excel pode subtrair duas datas ou dois nmeros, mas no pode subtrair textos. importante que voc e o Excel concordem com o tipo de dado que est sendo digitado. Se voc acha que est digitando um nmero, o Excel pode achar que uma data, tambm. Na maioria das vezes, voc no tem que se preocupar com isto, porque o Excel e voc estaro de acordo ;-) Mas caso voc necessite que ele entenda perfeitamente o tipo de dado que est sendo digitado, formate as clulas (menu Formatar, Clulas) conforme sua necessidade (moeda, contbil, porcentagem, quantidade de casas decimais, smbolo, etc.).
Frmulas e Funes
Para digitar uma frmula, d um clique na clula onde voc quer que o resultado aparea. Em seguida, digite um sinal de igualdade (=). O sinal de igualdade informa ao Excel que o que vem a seguir uma frmula. Depois, digite a equao que voc quer e pressione Enter. A chave para as frmulas a utilizao de referncias de clulas, isto , em vez de nos referirmos ao contedo da clula, ns indicamos o seu endereo. Suponha que a clula B1 contenha 5 e a clula B2 contenha 10. Voc poderia criar uma frmula como: = 5 + 10, mas isto no nada melhor do que uma calculadora!!! Em vez disso, informe ao Excel para usar os endereos das clulas, como: = B1 + B2 O Excel totalizar os nmeros de cada clula. Se voc alterar um nmero em qualquer uma das duas clulas, a frmula atualizar automaticamente a resposta.
DICA: Evite digitar espaos em branco em frmulas, embora voc possa uslos em muitos tipos de frmulas, pois, assim as coisas parecero mais claras!!!
Relao das Principais Funes
F UNO
=SOMA( ) =MDIA( ) =MXIMO( ) =MNIMO( )
O BJETIVO
Soma um intervalo de clulas
E XEMPLO
=SOMA(A1:B5)
Calcula a mdia aritmtica de um =MDIA(A1:B5) intervalo de clulas Retorna o valor mximo do intervalo =MXIMO(A1:B5) Retorna o valor mnimo do intervalo =MNIMO(A1:B5)
=SE(teste;valor_se_V;valor_se_F) Retorna um valor se for falso e outro se for verdadeiro
=SE(A1<=6,0;Parabns!!!;Est em Recuperao...)
Mensagens de Erro mais Comuns
M ENSAGEM #DIV/0!
QUE SIGNIFICA
Voc est tentando dividir por zero e isto no possvel!!
#NOME?
No, o Excel no quer saber qual o seu nome. O valor de erro #NOME? ocorre quando o Microsoft Excel no reconhece o texto em uma frmula, ou seja, esta mensagem est dizendo que voc cometeu um erro de grafia no nome da funo ou, digitou uma frmula que contm um nome (endereo) de clula que o Excel no reconhece.
#NM!
Ocorre quando existe um problema com um nmero em uma frmula ou funo.
#####
O valor numrico inserido na clula muito grande para ser exibido dentro da clula, deve-se redimensionar (alargar) a coluna.
#VALOR!
Ocorre quando o tipo de operando ou argumento errado usado (exemplo: inserir texto quando a frmula requer um nmero). O valor de erro #N/D ocorre quando um valor no se encontra disponvel para uma funo ou frmula.
#N/D #REF! e #NULO!
Ocorre quando uma referncia (endereo) de uma clula ou de um intervalo de clulas no vlida.
Como Corrigir Erros

Corrigindo Enquanto Trabalha: (antes de pressionar Enter) Sempre que voc est digitando no seu teclado, a informao que est sendo digitada aparece na clula assim como na Barra de Frmulas. Se voc percebeu um erro de digitao e ainda no pressionou Enter, basta pressionar a tecla Backspace para apagar at o ponto onde voc quer fazer a alterao. Depois, digite algo novo e j aperfeioado.
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Corrigindo Depois da Ocorrncia: (depois de pressionar Enter) Se voc quer substituir tudo que est na clula, torne esta clula ativa (dar um clique com o mouse ou ir at ela com as setas do teclado), pressione a tecla Delete (Del) e digite a nova informao. Se voc quer mudar apenas um detalhe do que j digitou, d um duplo clique na clula que deseja alterar que o cursor aparecer, ou d um clique e altere atravs da Barra de Frmulas.
Existem trs Tipos de Endereos:
RELATIVO : aquele que quando copiado se modifica ajustando-se nova localizao.

Ex.: A1, B5, D10...
ABSOLUTO : aquele que permanece intacto quando copiado ou movido, ou seja, no sofre
modificaes. Ex.: $A$1, $B$5, $D$10...
O nome deste smbolo DLAR
MISTO : aquele que mistura um endereo absoluto com um endereo relativo. Existem 2
combinaes possveis: Relativo de coluna e absoluto de linha: A$1 Relativo de linha e absoluto de coluna: $A1
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Grficos Passo a Passo
1) Marque na planilha o que voc quer que aparea no grfico, ou seja, tem que indicar para o Excel sobre o que o seu grfico 2) Clique no boto Assistente de Grfico localizado na Barra de Ferramentas
3) Agora s seguir as 4 etapas que o Excel lhe oferece para a criao de grficos (veja cada uma a seguir)
Na etapa 1 escolhemos o tipo e o subtipo de grfico da nossa preferncia
Para passar de uma etapa para outra clicamos no boto Avanar ou Voltar
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Na etapa 2 escolhemos a opo Linhas ou Colunas de acordo com nosso objetivo (pode-se clicar em cada uma delas e observar qual a mais adequada).
Na etapa 3 onde temos mais opes (fichinhas) para escolher (Ttulo, Eixos, Linhas de Grade, Legenda, Rtulos de Dados, etc.) V clicando nas opes e observando a visualizao, at que fique exatamente como voc deseja!
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Se voc escolher esta opo seu grfico ficar em uma folha separada, na hora de imprimir
Se voc escolher esta opo, seu grfico ficar na mesma folha (planilha) que voc est usando
ATENO: Para formatar um grfico depois que estiver concludo: cada parte do grfico tem um nome, como por exemplo, rea do Grfico, Legenda, Ttulo do Grfico, etc., dependendo de onde estiver a seta do mouse aparecer a indicao e, se voc clicar com o boto direito do mouse aparecer um menu com opes relacionadas ao lugar onde clicou, a basta refazer ou desfazer o que quiser!!!!
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Formatando sua Planilha
No esquea que, se voc no colocar bordas em suas tabelas do Excel, na hora de imprimir ter uma decepo, pois essas linhas que aparecem so apenas na tela do computador, assim como se desejar mudar a fonte (letra), tamanho, cor, negrito tambm ter que escolher de acordo com seu desejo. Ento para formatar, tem que marcar (selecionar) o lugar onde voc quer aplicar a formatao e ir no menu Formatar, Clulas que a parecer a seguinte janela para voc escolher o que quiser:
Alinhamento, Fonte, Borda, Padres (sombreamento), etc.
Agora que voc j sabe as funes bsicas do Excel, so apresentados alguns exerccios para treinar toda a parte terica estudada at aqui. Ento, mos obra!
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Exerccio no 01
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Exerccio no 02
Loja XYZ Ltda. Rendimento do ano de 2000 Ms Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro TOTAL Faturamento 115.262,50 213.462,35 412.254,14 245.145,78 567.876,00 786.908,90 376.045,04 987.444,00 333.321,50 420.000,64 90.876,55 321.123,87 Despesas 57.987,00 654.308,59 84.702,73 888.000,00 765.059,83 725.058,73 104.000,75 11.456,78 218.908,56 262.989,12 656.040,87 873.970,23 Lucro
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Exerccio no 03 Locadora de Filmes Aluguis no ano de 2004 FILMES Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Totais Comdia Suspense Terror Romance 10 29 33 25 30 12 29 14 11 17 12 23 31 42 21 36 21 33 28 43 32 23 20 23 41 22 11 24 32 5 19 41 15 21 13 10 44 14 36 9 34 12 31 21 43 34 25 22 Totais
Mdia de Filmes de Terror
Mdia de Filmes de Junho

Fazer um grfico para cada tipo de filme!
Comdia
Quantidades Alugadas 50 40 30 20 10 0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
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Exerccio no 04 Nmero de Reclamaes por Filial Filial 1 57 40 43 30 25 12 Filial 2 Filial 3 Filial 4 38 167 74 51 215 85 46 183 150 54 69 80 20 65 97 19 13 61 Filial 5 TOTAIS 31 90 113 48 27 33
Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio Junho TOTAIS
Mdia Mensal de Reclamaes
Menor Nmero de Reclamaes no Semestre
Maior nmero de Reclamaes no Semestre
Nmero de Reclamaes no ms de "JANEIRO"

200 150 100 57 50 0 Filial 1 Filial 2 Filial 3 Filial 4 Filial 5 38 74 31 167
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Exerccio no 05 Anlise do Desempenho de cada marca de Whisky no mercado durante o Trimestre Criado por: Fulano de Tal Venda Fsica (quantidades em litros) MARCA OUT NOV DEZ 856 488 380 Ballantines 562 416 595 Grants 187 567 322 Chivas Regal 873 741 611 Cutt Sark 172 155 160 JB TOTAIS Venda Financeira (em Reais) MARCA OUT NOV Ballantines Grants Chivas Regal Cutt Sark JB TOTAIS Preo por Litro MARCA PREO 9,8 Ballantines 8,5 Grants 12 Chivas Regal 9,25 Cutt Sark 7,7 JB
TOTAIS
DEZ
TOTAIS
M E R C A D O D E W H IS K Y - V e n d a F s ic a n o T rim e s tre 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 O ut No v M e s e s d o trim e s tre D ez
Quantidades em Litros
B a lla ntine s G ra nts C hiva s R e g a l C utt S a rk JB
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Exerccio no 06
Escola de 1 e 2 Graus BOM ENSINO Tabela de Notas por Bimestre ALUNO Lus Carlos Ana Camila Andr Rafael Maria Jos 1 BIM 2 BIM 3 BIM 4 BIM 8,2 6,5 4,2 3,0 4,0 10,0 8,4 4,1 6,5 8,7 4,1 6,3 9,0 10,0 9,2 7,0 1,5 7,5 4,3 8,6 7,3 2,5 9,6 2,6 8,0 6,4 9,3 6,7 5,5 5,1 6,2 5,2 MENOR Nota MDIAS RESULTADO
MAIOR Nota
Mdia Geral
Grficos de Notas por Aluno
4,2 6,5 ANA 8,2 3,0 4 B IM 3 B IM 2 B IM 1 B IM
4,1 8,4 ANDR 10,0 4,0 4 BIM 3 BIM 2 BIM 1 BIM
Obs.: Faa um grfico para cada aluno!!!!!
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Exerccio no 07 Lojas BARATINHO Vendas no Segundo Semestre de 2003 JUL AGO SET OUT NOV 5 2 8 6 4 7 5 4 2 5 9 6 2 7 8 3 8 1 3 7
PRODUTO Microondas Freezer Liquidificador Batedeira TOTAIS
DEZ 2 9 8 4
TOTAIS
Porcentagens de cada Produto em relao ao Total Geral Microondas Freezer Liquidificador Batedeira
Microondas
Mdia de Vendas por Produto Freezer Liquidificador
Batedeira
Grfico das Porcentagens de cada Produto no Semestre

Batedeira 21% Microondas 22%
Liquidificador 31%
Freezer 26%
Grfico da MDIA de vendas por Produto

6,7 4,3 Microondas Freezer Liquidificador Batedeira
4,5
5,3
22
Exerccio no 08
Comercial Bom de Vendas S.A. Produtos Louas Alvenaria Ferragens Tintas Esquadrias Totais Produtos Louas Alvenaria Ferragens Tintas Esquadrias Totais Janeiro Fevereiro 104 240 92 147 81 185 59 252 65 90 Maro 333 450 590 190 210 Abril 525 300 280 175 235 Totais
Janeiro Fevereiro R$ 468,00
Maro
Abril
Totais
Preo Unitrio 4,50 3,20 3,85 3,50 3,90
Participao do total das quantidades vendidas de cada ms em relao ao total geral Janeiro Fevereiro Maro Abril
Participao do total das quantidades vendidas de cada produto em relao ao total geral Louas Alvenaria Ferragens Tintas Esquadrias
Mdia mensal de vendas da empresa (neste quadrimestre)
Maior quantidade vendida no quadrimestre
Menor quantidade vendida no quadrimestre
Participao das Quantidades Vendidas no Quadrimestre louas alvenaria ferragens tintas esquadrias 25% 21% 13% 15% 26%
23
Exerccio no 09
Tabela de Vendas de Produtos LIVRARIA LEITURA QUANTIDADES VENDIDAS Fev Mar Abr 7 9 2 5 8 7 2 4
Produto Caneta Lpis Borracha Caderno Totais
Jan 5 3 2 5
Mai 8 4 6 9 1 3 8 3
Totais
Produto Caneta Lpis Borracha Caderno Totais
Jan
VENDAS EM REAIS Fev Mar Abr
Mai
Totais
Valor dos Produtos 1,00 0,80 0,50 5,00
Caneta
Porcentagem de Vendas em Relao ao Total Geral Lpis Borracha
Caderno
Caneta
Mdia de Vendas de cada Produto Lpis Borracha
Caderno
Desempenho de Vendas do Produto "CANETA" 10 8 6 4 2 0 Jan Fev Mar Abr 5 1 Mai 7 9
Ei, voc tem que fazer um grfico para cada produto!!!
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Exerccio no 10 "Exerccio de Reviso" LOJA DE MATERIAL ELTRICO PRODUTO Fio Tomada Lmpada Chave de Luz R$ R$ R$ R$ PREO 4,50 2,00 1,50 3,00 QUANTIDADES VENDIDAS JAN FEV MAR 5 7 2 4 4 9 6 2
PRODUTO Fio Tomada Lmpada Chave TOTAL
TOTAL 7 1 10 0
PRODUTO Fio Tomada Lmpada Chave TOTAL
R$
VALORES EM REAIS JAN FEV MAR 22,50
TOTAL
ATENO:
Faa os "Grficos de Venda por Produto", um para cada produto!!!
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Exerccio no 11 QUESTES
A SEREM PESQUISADAS:
1. A que grupo (tipo) de programas pertence o Excel? 2. Descreva uma situao (um problema) no qual o uso do Excel seria adequado? (Invente livremente um estudo de caso:) 3. Conceitue: Pasta e Planilha 4. Como possvel determinar o endereo de um dado (uma clula ou um intervalo de clulas) nas planilhas? 5. De que forma ( um dos recursos do Excel) seria melhor demonstrado uma srie de resultados em, por exemplo, uma reunio? 6. De acordo com a planilha abaixo, descreva as frmulas dos seguintes endereos: D10, H5, H10, B13, J13, C16 e C21
26

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Tela Bsica do Excel

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Endereo de uma Clula

Endereo de um INTERVALO de Clulas

O Endereo deste intervalo de clulas : (B4:C6)

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SELECIONAR OS INTERVALOS DE CLULAS :

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Que tipo de informaes o Excel permite digitar na clula?

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Relao das Principais Funes

=SE(teste;valor_se_V;valor_se_F) Retorna um valor se for falso e outro se for verdadeiro

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Mensagens de Erro mais Comuns

Voc est tentando dividir por zero e isto no possvel!!

Ocorre quando existe um problema com um nmero em uma frmula ou funo.

#N/D #REF! e #NULO!

Como Corrigir Erros

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Existem trs Tipos de Endereos:

RELATIVO : aquele que quando copiado se modifica ajustando-se nova localizao.

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Grficos Passo a Passo

Na etapa 1 escolhemos o tipo e o subtipo de grfico da nossa preferncia

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Formatando sua Planilha

Alinhamento, Fonte, Borda, Padres (sombreamento), etc.

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Mdia de Filmes de Terror

Mdia de Filmes de Junho

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Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio Junho TOTAIS

Mdia Mensal de Reclamaes

Menor Nmero de Reclamaes no Semestre

Maior nmero de Reclamaes no Semestre

Nmero de Reclamaes no ms de "JANEIRO"