Openbiblio - Gua rpida (versin julio/06)

Openbiblio Gua rpida

Introduccin.
El sistema OpenBiblio para gestin de bibliotecas forma parte de una de las acciones asociadas a las actividades de la Biblioteca Central del Consejo de Educacin Secundaria. Este manual de uso bsico introduce a los primeros elementos de trabajo en el sistema, presentando lo necesario para comenzar un proceso de incorporacin gradual del inventario al sistema y el registro de usuarios. La recomendacin para el alta bibliogrfica es contar con el catlogo en formato CD de la Biblioteca Central del CES. Elementos para profundizar en el futuro estarn disponibles en la edicin ampliada del manual de uso del sistema. Consulte eventualmente en la pgina de Biblioteca Central del CES en www.anep.edu.uy/ces/ o por va telefnica en los nmeros de contacto.

Montevideo, julio 2006

CONTACTO ANEP Consejo de Educacin Secundaria Biblioteca Central Eduardo Acevedo 1427 Montevideo 11.200 408 42 73 408 30 51 - 409 17 20 Tel/fax: 408 12 52 biblos@adinet.com.uy

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Iniciando Openbiblio.

Abra y escriba en la barra de direcciones la siguiente direccin, sin espacios e incluyendo las barras http://127.0.0.1/openbiblio/home/index.php

Al instante se abrir la pgina de inicio del Sistema OpenBiblio, que presenta el siguiente aspecto.

Consejo. Para no tener que escribir la direccin al inicio de cada jornada, agrguelo como vnculo favorito en el men Favoritos que aparece en la parte superior del navegador Internet Explorer. Para comenzar a operar en el sistema, debe identificarse. Para ello tiene que pulsar un botn LOGIN que aparece a la izquierda de la pantalla. El usuario que ingresa al sistema y que posee control sobre las operaciones del sistema se denomina ADMINISTRADOR. El usuario que identifica al administrador es admin y la contrasea o password es admin

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Openbiblio - Gua rpida (versin julio/06) Nota; cuando introduzca la contrasea en la pantalla se muestran asteriscos o puntos en lugar de los caracteres que conforman la clave. Es lo usual para no revelar la clave por la pantalla a extraos. Una vez ingresado usuario ( admin. ) y password ( admin. ) se pulsa el botn Entrar -o-o-oUna vez identificado como administrador puede ingresar a las cuatro reas que conforman el sistema. Las reas se identifican como solapas en la zona superior de la pgina.

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Circulacin o Nuevos usuarios o Devoluciones de libros o Datos de Usuarios y prstamos Catalogacin o Nueva bibliografa y alta de ejemplares Admin o Administracin del Staff o Configuracin o Tipos de materiales o Colecciones o Apariencias del sitio Reportes o Listas de reportes

A modo de ejemplo, haga CLICK en la solapa superior de Circulacin y observe como aparecen a la izquierda de la pantalla las operaciones relacionadas con esta rea. Lo mismo suceder con Catalogacin, Admin y Reportes. Las operaciones de trabajo se muestran siempre a la izquierda.

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Administracin
Puede ser este un buen momento para cambiar el nombre de la biblioteca que se muestra en la parte superior de la pantalla. (Observe donde dice Your Library Name) Pulse la solapa superior ADMIN y a la izquierda busque Configuracin. Se muestra una pantalla como la siguiente.

Observe que permite editar la configuracin de la biblioteca. En este caso en el primer elemento Nombre de Biblioteca est la frase Your Library Name . Haga clic en la caja de texto y edite esta frase para que se muestre el nombre de su liceo. En este caso el ejemplo es Liceo Departamental No. 1

De igual manera puede cambiar el telfono y horario de atencin de la biblioteca. Ntese que uno de los tems es Idioma(locale). Para nuestro caso estamos trabajando con el sistema en

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Openbiblio - Gua rpida (versin julio/06) espaol. En caso que las pantallas no se muestren en espaol, aqu es donde usted puede espaolizar el sitio, optando por idioma Espaol. Pulse el botn Actualizar para aplicar los cambios. Un mensaje sealar el xito de la operacin. (La data ha sido actualizada) Observe los cambios en las siguientes pantallas.

Usuarios
Corresponde ensayar como dar de alta usuarios. Dirjase a la solapa superior Circulacin y a la izquierda haga clic en Nuevo usuario. Aparece una ventana como la que se muestra a continuacin con campos en blanco. Llenar como es habitual en estos casos. Se recomienda ingresar la cdula sin puntos y respetar el formato recomendado de la fecha de nacimiento (dd/mm/aaaa). En el campo Clasificacin se define si es un adulto (docente, administrativo u otro) o juvenil (estudiante).

Una vez registrados los datos del usuario, estos conforman la ficha del lector. Es esta ficha del lector se muestra sumario y detalles que afecten al usuario. Explore la informacin que contiene la ficha y la relacin con otras reas del sistema.

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Openbiblio - Gua rpida (versin julio/06) Ntese el sumario de estadsticas de prstamos a la derecha de la pantalla y en Recurso a prestar la posibilidad de realizar un prstamo ingresando el nmero de inventario.

Al inicio del proceso de incorporacin de la herramienta se debera realizar las de incorporacin de la bibliografa e inventario al sistema. En tanto no se avance en esa tarea no es oportuno comenzar con prstamos o devolucione s. Este aspecto se tratar en el manual extenso que complementar esta introduccin. NOTA: en ningn caso se desecha el uso de las fichas habituales como testimonio fsico de las transacciones (ficha de lector y de inventario). La propuesta Openbiblio complementa al sistema, no lo reemplaza. Y entonces porque se incorpora esta modalidad? Se incorpora pues agrega las posibilidades de catlogo para consulta del acervo bibliogrfico, herramientas de trazabilidad de la gestin y la posibilidad de las emisiones de listados para diferentes propsitos. (Planillas para controles de inventarios fsicos, morosos y/o autores populares, solo por mencionar algunos)

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Bibliografa y ejemplares
Corresponde en este caso dar cuenta del proceso para dar de alta nueva bibliografa y nuevos ejemplares. Importante; como referencia de datos para este proceso es necesario tener el CD con el catlogo ISIS generado por Biblioteca Central de Secundaria. En la pantalla se muestran las pantallas y se describe el proceso para un caso de ejemplo. Para esta operacin debe solicitar el CD con el catlogo de Biblioteca Central del CES. Es el disco compacto que se ha entregado en los mdulos de capacitacin. (Si no se dispone por no haber asistido a dichos mdulos de actividades, recomendamos consultar telefnicamente) Una vez instalado el software de consulta a la base de datos ISIS, al iniciarlo se muestra una pantalla como la siguiente. Buscaremos un libro de fsica de Alvarenga. Se escribe Alvarenga en la caja de texto AUTOR PERSONAL y se pulsa el botn inferior BUSCAR

Al realizarse la bsqueda en la base de datos contenida en el CD se muestran los siguientes resultados

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Openbiblio - Gua rpida (versin julio/06) Una vez determinado que se trata del libro que queremos dar de alta en el sistema, retornamos al OpenBiblio a la pantalla que se describe a continuacin. Pulsamos en la solapa superior CATALOGACION y a la izquierda en Nueva Bibliografa. Aparecer este formulario en el rea de trabajo. Los campos de datos a llenar son solo cuatro.

Utilice la funcionalidad del sistema para Copiar y pegar los datos tal cual aparecen en el catlogo del CD Observe la tabla correlativa En Openbiblio Title / Titulo Call number (tres cajas, se usa la 1era) Personal name Topical term or (se usa solo la primer caja) En catlogo de Biblioteca Central Titulo Ubicacin fsica sin la letra inicial (T u otras) Autor personal Descriptores (se seleccionan todos y se copian y se pegan todos juntos en la primer caja)

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Openbiblio - Gua rpida (versin julio/06) Nota; la caja de texto Topical term or solo muestra un tramo de los datos que contiene. No debemos preocuparnos pues el texto ingresa completo. Haga clic en la casa y muevase con las flechas de direccin para verificarlo. Una vez que haya completado los datos para identificar la bibliografa (recordamos cuales son; ttulo, autor, call number y topical. ver tabla anterior) descendemos hasta el final de la pgina con la barra lateral de desplazamiento y pulsamos el botn ENVIAR . Se muestra en la pantalla la siguiente informacin

Para comenzar a agregar ejemplares, solo debemos hacer clic en Agregar nuevo ejemplar . Aparece entonces la siguiente ventana de solicitud de datos. En este caso Barcode Number es el nmero de inventario del ejemplar que estamos dando de alta. Recordar las consideraciones respecto a la asignacin de nmeros de inventario sealadas en los mdulos de actualizacin. En caso de dudas se recomienda la consulta telefnica con Biblioteca Central del CES. Resumiendo; se da de alta el dato del volumen bibliogrfico y luego se dan de alta los ejemplares. Si al tiempo llegan nuevos libros de Fsica general; con experimentos sencillos no ser necesario dar de alta nuevamente la informacin bibliogrfica. Simplemente se buscar la informacin bibliogrfica y se incorporarn los nuevos ejemplares con el nmero de inventario que le corresponda a cada uno. Es importante recordar que antes de dar de alta informacin bibliogrfica, tenemos que verificar que no haya informacin previa ingresada. Para ello podemos ir a la solapa CATALOGACION y buscar bibliografa por ttulo o por autor.

Nota; es importante contar con el catlogo en CD generado en Biblioteca Central del CES, ya que contiene el resultado de los procesos tcnicos de catalogacin. Esto posibilita que el funcionario de biblioteca liceal trabaje con la certeza de la asignacin de datos correctos para cada caso.

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Apndice- Respuestas a preguntas frecuentes

Como consultar catlogo ISIS del CES Para iniciar el catlogo de Biblioteca Central del CES , luego de instalado, se siguen los siguientes pasos. Inicio => Programas => CDROM_auxi => Interrogation du cederom_auxi Se abre la siguiente pantalla. No preocuparse y busque la frase Cliquez ici pour tester l'interrogation de la base de donnes (haga clic en ella)

Una vez que haga clic en la frase indicada con la flecha aparecer la ventana de consulta al catlogo. Sientase libre de explorar el catlogo hasta sentirse confiado con las posibilidades que brinda.

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Openbiblio - Gua rpida (versin julio/06) Direcciones de inicio del sistema OpenBiblio En caso de dificultades pruebe con algunas de las direcciones siguientes ? http://127.0.0.1/openbiblio/home/index.php ? http://127.0.0.1/openbiblio/ ? http://localhost/openbiblio/ ? http://localhost/openbiblio/home/index.php Ntese que en la direccin 2 y 3 se incluye la barra al final. / En caso de requerir informacin adicional sobre los procesos, la recomendacin es consultar el material proporcionados en oportunidad de los mdulos de capacitacin o consultar por va telefnica a Biblioteca Central de CES. reas de la ventana de trabajo

1-Solapas de acceso a las reas del sistema 2-Herramientas disponibles en el rea del sistema activa. En el ejemplo, las herramientas disponibles para el rea ADMIN 3-Superficie de trabajo. All aparecern los formularios, listados y fichas relacionadas con altas, bajas o modificaciones de datos.

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Openbiblio - Gua rpida (versin julio/06) Ya no usamos ms las fichas de cartn y el registro en las frmulas de inventario? En ningn caso se desecha el uso de las fichas habituales como testimonio fsico de las transacciones (ficha de lector y de inventario). Tampoco se desecha el uso del registro del inventario en la frmula habitual. La propuesta Openbiblio complementa al sistema, no lo reemplaza. Y entonces porque se incorpora esta modalidad? Se incorpora pues agrega las posibilidades de catlogo para consulta del acervo bibliogrfico, herramientas de trazabilidad de la gestin y la posibilidad de las emisiones de listados para diferentes propsitos. (Planillas para controles de inventarios fsicos, morosos y/o autores populares, solo por mencionar algunos) Hay posibilidad de acceder al catlogo de Biblioteca Central del CES por una va diferente al CD? Si. Est disponible a la fecha (julio 2006) en el sitio web de ANEP/CECS en la direccin http://www.anep.edu.uy/ces/BibliotecaCes/Textos/form.htm Se recomienda su uso en caso de dificultad al iniciar al CD y en caso de poseer conectividad en la terminal de trabajo. La consulta por va telefnica no resulta conveniente ya que la jornada de trabajo extensa no recomienda el uso de internet por telfono discado. Siempre es preferible el catlogo en Cd ms actualizaado. Dudas o consultas adicionales No dude en comunicarlas a Biblioteca Central del CES para incluirlas en las posteriores actualizaciones de esta y otras guas.

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