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INSTITUTO TECNOLOGICO DE CIUDAD JUAREZ

ADMINISTRACION DE PROYECTOS TRABAJO UNIDAD IV: CIERRE DE PROYECTO EQUIPO 9: Payan Mendoza Luis: 09110779 Vzquez Dozal Cesar Alberto: 09110827 PROFESOR ING. JAVIER ARMENDARIZ VILLEGAS

Cd. Jurez, Chihuahua, Mxico, 22 Mayo de 2012

INDICE

4.1. CONTROL: IMPORTANCIA DE LOS MTODOS DE CONTROL.............2 4.1.1. Graficas de avance...................................................................................2 4.1.2. Graficas de rendimiento..........................................................................3

4.2. CIERRE DEL PROYECTO..............................................................................4 4.2.1. Objetivos del cierre de proyecto............................................................5 4.2.2. Aceptacin del proyecto.........................................................................6 4.2.3. Informe del cierre del proyecto..7 4.4.4. Evaluacin y retroalimentacin..9

CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO 4.1 CONTROL: IMPORTANCIA Y MTODOS DE CONTROL

El control es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios. El control dentro de un proyecto se encarga de, determinar con precisin tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes

4.1.1 GRFICAS DE AVANCE La curva de avance, es un documento muy til cuando llegamos a la etapa de ejecucin del proyecto. Es un documento adicional de programacin donde se ve, grficamente, el avance del proyecto a travs de una escala de tiempo, en % de avance del proyecto total.

Esto se logra a travs de sumar los avances parciales de cada una de las actividades en un perodo de tiempo. La curva de avance, se elabora en dos modalidades, una curva de avance programado y tambin sobre este mismo grfico, se traza la curva de avance real, durante la ejecucin de los trabajos.

La principal utilidad que tiene esta grfica, es la de visualizar de manera resumida y rpida, el desarrollo en la ejecucin del proyecto, y le sirve al Jefe del proyecto para efectuar un anlisis de las desviaciones que van ocurriendo a lo largo del proyecto, con lo cual puede tomar las decisiones ms acertadas para llevar a cabo acciones preventivas y/o correctivas, incluso para reprogramar todo el proyecto.

4.1.2. GRAFICAS DE RENDIMIENTO

La grafica de rendimiento nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo. En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los das de duracin del proyecto mas la tolerancia calculada. En esta grafica se seala la meta final que se encuentra en el rengln del 100 % de eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.

4.2. CIERRE DEL PROYECTO

El cierre de un proyecto es la culminacin del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cmo de bien o de mal se a terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos. Un proyecto ha finalizado cuando:

Desde el punto de vista tcnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.

Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente, (independientemente de que an no se hayan cobrado).

El cierre del proyecto incluye la aceptacin oficial del proyecto y la finalizacin del mismo. Las actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes y la documentacin de todo lo aprendido a lo largo de la ejecucin del proyecto.

En el transcurso de cualquier proyecto se realizan cambios, que deben de valorarse y adjuntase en el cierre del proyecto. El cambio es una parte normal y prevista del proceso de ejecucin del proyecto. Los cambios pueden ser el resultado de las necesarias modificaciones de diseo, las diferentes condiciones del lugar, la disponibilidad de material, contratista de cambios solicitados, el valor de ingeniera y de impacto por parte de terceros, por citar algunos. Ms all de la ejecucin de los cambios en el terreno, el cambio normalmente es necesario documentar para mostrar lo que de hecho se construye.

4.2.1 OBJETIVO DEL CIERRE DEL PROYECTO

Objetivos principales Analizar desde la perspectiva econmica; balance de los recursos gastados y los beneficios obtenidos. Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el resultado. Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones. Objetivos secundarios Consolidar los resultados tcnicos del proyecto en el curriculum de la empresa (conocimientos adquiridos, tecnologa utilizada, documentacin, productos, etc.). Evaluacin de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas a partir de la consecucin del proyecto y darle continuidad con nuevos contratos. El cierre provoca obligatoriamente la facturacin y las reuniones de evaluacin; donde se examinar cul ha sido el transcurso en fase del proyecto, cul es el margen obtenido de beneficios y se extraern conclusiones sobre ello.
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4.2.2. ACEPTACION DEL PROYECTO

Con el fin de evitar ambigedades que se propagan hasta el momento de la aceptacin del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algn documento.

Con la firma del acta de aceptacin, el cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y que est conforme con ellos.

4.2.3 INFORME DEL CIERRE DEL PROYECTO

El Informe de cierre de proyecto es un documento final producido en el proyecto y usado por la directiva de la organizacin para evitar que persistan an faltas y de esa manera concluirlo formalmente. El mismo debe desarrollarse para detallar las actividades realizadas como cierre formal y definir los problemas, riesgos, y recomendaciones fundamentales que deben seguirse a partir de ese momento. De manera general, el documento debe listar las actividades de cierre y cualquier elemento importante que se considere. Normalmente debe ser producido una vez que el proyecto ha sido completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando se decida cerrar el proyecto por alguna razn. Se recomienda siempre hacer un Informe de chequeo de cada fase que se vaya terminando en el caso de que el proyecto sea grande o complejo, de manera tal que luego sea mucho ms simple. A continuacin se muestran algunos elementos que se considera importante incluir en el informe, aunque puede definirse un formato propio con los acpites que se entiendan necesarios: Descripcin del proyecto: Resumen con la descripcin general del proyecto, que brinde una visin global acerca de sus objetivos. Razones de ejecucin del cierre: Definir por qu est cerrndose el proyecto, ya sea porque los resultados han sido alcanzados, la fecha de conclusin ha llegado, o el presupuesto ha sido agotado. En determinados casos podra ser cerrado por otras razones, como cambios en las polticas y prioridades de la organizacin. Listar cada uno de los elementos que definan y justifiquen la razn mencionada anteriormente, de manera que facilite a las personas que controlen el cierre el tomar las decisiones correspondientes.

 Equipo de proyecto: Describe los roles y la estructura que existe, los elementos que fueron tenidos en cuenta, as como su comportamiento a lo largo del ciclo de vida. Define, en el caso de que sea necesario, qu pasos se darn con cada miembro del equipo, o qu sugerencias se tienen para su incorporacin a nuevas tareas. Gestin de conflictos: Identifica los problemas que an perduran o que pueden aparecer, y cmo se proceder a partir del cierre. Gestin de riesgos: Identifica los riesgos que sern transferidos con el producto en operacin y cmo se debe proceder para su monitoreo. Gestin financiera: Identifica cualquier problema financiero, tales como fondos excedentes, y define o propone cmo sern manejados. Gestin de los recursos: Describe los recursos que fueron adquiridos por el proyecto y qu uso posterior se les dar. Gestin documental: Identifica cada elemento de la documentacin a almacenar, indicar el lugar de almacenamiento correspondiente, adems de dnde sern ubicadas sus copias, ya sean duras o electrnicas, definir al responsable de esta actividad. Responsabilidades post proyecto: Lista todas las responsabilidades que an se tienen con el proyecto, qu acciones se requieren y quin es el responsable a partir de ese momento. Aqu pueden incluirse salidas que no han sido entregadas, o que no poseen el rendimiento adecuado y deben seguir trabajndose, cmo se realizar el mantenimiento y soporte de los productos en operacin, entre otras cosas. Recomendaciones: Lista cualquier recomendacin que se tengan, tales cmo continuar la operacin, cmo solucionar problemas que se enfrenten, etc.

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 Anexos: Incluir cualquier documento que pueda brinda informacin adicional importante, tales como copias de la aceptacin por parte del cliente para cada entregable, copias de revisiones o evaluaciones previas del proyecto, etc.

4.2.4 EVALUACION Y CIERRE DEL PROYECTO

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN Cuando las actividades se adelantan en su ejecucin a las fechas programadas, generalmente no modifican sus costos directos y en cambio s disminuyen los costos indirectos. En trminos generales podemos decir que benefician los resultados de los presupuestos al terminar las actividades antes de la fecha programada. Tambin es sencilla la decisin para adelantar la actividad siguiente a aquella terminada con anticipacin y slo debe investigarse la posibilidad de hacerlo en cuanto a tener en ese momento los recursos humanos y materiales que se requieren. Tratndose de retardos, la evaluacin y la decisin no son tan sencillas porque, por regla general, se modifican los costos, se trastornan las secuencias y se pierde la disponibilidad del tiempo, por lo que hay necesidad de tener un procedimiento de evaluacin que permita determinar todas las consecuencias de un retraso en una actividad del proyecto. Los retrasos deben ser absorbidos por las holguras y en el caso de que no existan stas, aquellos deben neutralizarse por medio de compresiones en las actividades.

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