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Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Ciencia y tecnologa e Innovacin Centro de Formacin Empresarial DELNU

Maracay- Edo, Aragua

Facilitadora Karina Milano

Aprendiz Magallanes Yanetsy Miguel Caseres INTER 32

Maracay, 10-09-2012

INPORTANCIA DE LA OFICINA EN EL FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA La oficina propiamente dicha es un grupo organizado de personas dotadas de las cualidades necesarias para dirigir, controlar y coordinar ciertas actividades esenciales en el comercio; la oficina es el eje de un negocio El tamao y la complejidad de una oficina varan de acuerdo con el volumen y la variedad de los negocios de una empresa, es decir, que su organizacin obedece a las necesidades del negocio que sirve; as, mientras un negocio grande necesita de complejas y extensas oficinas, un negocio pequeo requiere solamente las mnimas facilidades de una sencilla oficina. Por ejemplo, el personal que constituye la oficina de una pequea probablemente consistir del propietario- gerente, un contador, uno o ms vendedores y una secretaria. El desarrollo de un negocio que progresa paulatinamente va transformando la oficina sencilla y compacta en una vasta organizacin, y sta a su debido tiempo, se ir dividiendo en secciones independientes y autnomas para satisfacer efectivamente las necesidades de un negocio ms grande. Para que exista una verdadera oficina. Debe estar constituida por: Un personal (secretarias, contabilistas, archivistas, etc.) como recursos humanos, y por la existencia de muebles y equipos como recursos materiales. El mobiliario necesario para el funcionamiento de una oficina: escritorios, sillas, archivadores, estantes, etc. Equipos: mquinas de escribir, fotocopiadoras, computadoras, calculadoras, telfonos, multgrafos, etc. Adems, materiales de oficina como papel, engrapadoras, sobres, sellos, lpices, bolgrafos, ganchos, etc.

PERSONAL QUE INTEGRA UNA OFICINA Si la empresa es grande, naturalmente estar compuesta por un personal numeroso. Toda compaa, por pequea que sea, tiene un dirigente principal o gerente general. Cuando la empresa es grande est subdividida en departamentos, a cada uno de los cuales se asigna un jefe especial. De ellos se desprende la inmensa ramificacin de empleados con diversas categoras de puestos: los tcnicos en el negocio en que se especialice cada firma o cada departamento; el grupo de oficinistas, compuesto por contadores, secretarios o secretaria, archiveros mecangrafos, etc.

GERENTE

DIRECTOR DE DICISIN

DIRECTOR DE DEPARTAMENTO

EMPLEADO OPERACIONAL

No todas las empresas tienen las mismas condiciones de trabajo ni ofrecen las mismas oportunidades de crecimiento profesional. VENTAJAS DEL TRABAJO DE OFICINA El trabajo de oficina ofrece las siguientes ventajas a travs del mundo del comercio. Abundancia de oportunidades de empleo. Para tener una idea de estas perspectivas basta con observar y analizar la seccin de avisos clasificados de un peridico y con toda seguridad se encontraran varias ofertas de empleos en oficina.

Variedad en las actividades. Existe una inmensa variedad de actividades comerciales, entre las cuales es posible elegir el empleo deseado. Ambiente agradable. La mayora de las oficinas modernas en locales amplios, limpios con iluminacin y ventilacin adecuada. No cabe la menor duda de que el ambiente agradable en una oficina, contribuye a hacer que el trabajo sea ms placentero y estimulante y que las relaciones personales sean ms gratas y satisfactorias. Oportunidad de progresar. La mayora de las personas que hoy ocupan posiciones destacadas en el comercio han llegado a ella desde puestos de modesta categora. Merecer un ascenso significa que se ha hecho un trabajo satisfactorio; Generalmente un ascenso tambin implica un reto mayor y un buen aumento de sueldo. Organizacin de una pequea oficina En una oficina pequea, las tareas pueden ser realizadas por un personal muy limitado. Por ejemplo, el negocio de un pueblo puede tener cargos de propietario-gerente, oficinista de ventas, contadura; cada uno con tareas especificas que hacer, pero tambin ayuda a atender clientes, etc.

PLAN DE OFICINA PEQUEA


Deberes Principales:

Propietario

Administracion
Oficinista de ventas Ventas Oficinista de contabilidad Contabilidad
Mantiene registros del inventario Hace inventario Ayuda a otros

Propietario Compras
Deberes secundarios Ayuda en ventas Contesta cartas

Oficinista taquigrafo Servicio ADM


Mecanografa cartas y ordenes Contesta telfonos Ayuda en los informes financieros

CARACTERISTICAS FISICAS INTELECTUALES DEL OFICINISTA Cualidades personales. Los directivos de las empresas procuran llevar a cabo sus actividades en forma ordenada y sistemtica. Las empresas establecen una meta de eficiencia, seleccionan empleados de oficina que tengan disposicin al trabajo y al orden. Seleccin del vestuario. Estilo y comodidad son los factores ms importantes al elegir el vestuario. Su vestuario para la oficina debe lucir bien, debe ser fcil de cuidar y cmodo de usar, que le siente bien a su figura. Aseo personal. Para mantener una apariencia atractiva es necesario observar un esmerado aseo personal. El oficinista debe comprender que no se pueden descuidar nunca las reglas bsicas de la higiene. Algunas que deben observarse siempre son: Darse por lo menos un bao o ducha diariamente Usar siempre desodorante Cepillarse los dientes por lo menos dos veces al da. Cudese de mal aliento. Limpiarse y lavarse la cara por lo menos dos veces al da Barnizarse y protegerse las uas con regularidad

Lavarse el cabello con regularidad y cepillado a menudo. Se debe lucir siempre peinado, pero sin exageraciones. Lo ms indicado es un peinado sencillo, elegante y discreto. Existen las mejores reglas para el uso moderado de cosmticos, los cuales deben usarse con sencillez y naturalidad, evitando as el exagerado maquillaje.

Porte y postura. De las caractersticas ms sobresalientes de un artista o modelo se destacan su porte y postura. La gracia de sus movimientos y la sensacin de bienestar que refleja. La forma de caminar de una persona, sentarse, levantarse, y gesticular con las manos, los brazos y la cara, transmite ideas. En general, al caminar, sentarse o levantarse, la secretaria debe transmitir una sensacin de bienestar y soltura. Se puede adquirir esa gracia y facilidad de movimiento presentando atencin al modo de conducirse. Practica movimientos que reflejen gracia y elegancia. Toma conciencia de tus movimientos.

La voz y el uso del lenguaje. El tono de voz y la habilidad para usar el lenguaje son detalles importantes en una oficinista. Las cualidades de una buena voz que usted debe tratar de poseer: Atenta. Da la impresin de que usted est despierto, alerta e interesado que est llamando. Viva. Una voz expresiva que transmita su personalidad. Natural. Usa un vocabulario concreto y un tono de voz natural. Agradable. Una voz agradable resulta muy provechosa en la oficina comercial. Clara. La vocalizacin clara y audible es de mucha necesidad. El oficialista debe utilizar un vocabulario que refleje el uso inteligente y preciso del lenguaje. Modales. Los modales en cierto modo al igual que la ropa, varan con el tiempo. Sin embargo, en el mundo comercial existen ciertos cdigos de conducta.

Cooperacin: una oficina funciona mejor cuando cada empleado trabaja y coopera con los dems miembros del equipo

Iniciativa: A medida que el oficinista se adapta a su nuevo cargo, podr preveer muchas tareas que deben ser ejecutadas sin esperar a que se le impartan instrucciones especficas. Deseo de superacin: el comercio necesita gente joven y ambiciosa que pueda ayudarle a mantener su ritmo y satisfacer las exigencias del progreso.

Responsabilidad: un empleado responsable se caracteriza por la eficiencia y prontitud en el trabajo que se le asigna. Se le puede confiar un trabajo sin ser responsable y de confianza es, tal vez, una de las cualidades personales ms importantes en el mundo del comercio. Puntualidad: La puntualidad en la oficina es una de las cualidades que ms se toman en cuenta para evaluar la responsabilidad del oficinista. Una vez fijado el horario, el funcionamiento cabal de la oficina depende del estricto cumplimiento de las horas de trabajo. Creativo e ingenioso: el comercio requiere oficinista que sean capaces de ofrecer nuevas ideas y sugerencias para mejorar la forma de desempear los trabajos.

Dedicacin y buena voluntad: la oficina es un lugar de negocios y as se debe considerar. Dedicacin al trabajo requiere decir que usted se ha dado cuenta de que su tiempo pertenece a la empresa que le est pagando para desempear un trabajo. Limpieza y orden: el empleado de una oficina debe preocuparse por mantener su escritorio en orden. No debe olvidarse de que la impresin que el pblico se forme de quienes trabajan en ella.