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OFPPT

ROYAUME DU MAROC

Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail DIRECTION RECHERCHE ET INGNIERIE DE FORMATION

RSUM THORIQUE & GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES

MODULE N:16

SAGE SAARI COMPTABILITE

100

SECTEUR

: TERTIAIRE

SPCIALIT : TSGE

FORMATEUR: OUBOUJEMAA AHMED

2006-2007 Sage saari


Sage Comptabilit 100 est un progiciel destin la ralisation de toutes les oprations comptables : Cration dun plan comptable, Gestion de la comptabilit gnrale, Gestion de la comptabilit tiers, Gestion de la comptabilit analytique, Gestion du reporting, Gestion budgtaire, Gestion des devises, Rglements des tiers, relances clients et relevs tiers, Rapprochement bancaire, Transfert de donnes vers dautres logiciels et communication client/expert comptable, Recherche d'critures, Gestion d'critures d'abonnement, dition des tats comptables, Dclaration de TVA.

Il appartient la famille des programmes de gestion de Sage Ligne 100 avec la Gestion commerciale, la Paie, les Immobilisations , les Moyens de paiements et le logiciel de communication bancaire Telbac. Les programmes sont dclins en plusieurs versions : 100, 100 Pack et 100 Pack +.

A) Linstallation du logiciel saari comptabilit 100 :


Pour installer le programme, il faut, au pralable, que votre ordinateur est dot : - dun systme dexploitation Windows ; - dun espace libre de 8M0 sur le disque dure. Insrer le CD qui contient le logiciel double clic sur poste de travail sur bureau : double clic sur le lecteur CD : double clic sur :

puis suivre les instructions donnes par lassistant et cocher les zones selon leur utilit et remplir les informations selles ont lieu la saisie dune cl est obligatoire vous pouvez la copier au fichier suivant : cliquer chaque fois sur (suivant) jusqu' la fin de linstallation. Parfois, au cours de linstallation, il faut saisir des information de votre socit, alors ce que vous envois les enregistrer cliquer sur parcourir ce volet apparat : 2

Il faut saisir le nom du fichier qui doit se terminer par lextension (.mae) cliquer sur enregistrer. Il est conseiller de fixer la taille du fichier 1000 tant que les anciennes versions donne seulement 200 par dfaut ce qui nest pas suffisant pour traiter lensemble des informations et les diffrentes oprations lies la socit.

NB : linstallation se fait aussi par le biais de :


Dmarrer Paramtre Panneaux de configuration Ajout/suppression de programmes Installer

B) Visualisation :
Pour visualiser le continu du dossier dans le disque dur : Lancer lexploitation Windows ; puis ouvrir programmes Files, on constate alors lexistence dun dossier : qui contient son tour un ensemble de fichiers.

C) Lancement du programme :
Aprs linstallation du logiciel, pour lancer le programme, il faut cliquer sur le bouton (dmarrer) puis ouvrir le menu programmes puis ouvrir le groupe SAARI COMPTABILITE cliquer sur le raccourci du programme, voir le schma suivant (page 3): Le lancement fera apparatre la commande gnrale voir (page 4) :

Le menu fichier :
I- Cration dun nouveau fichier comptable :
Fichier / Nouveau Cette commande permet de crer un nouveau fichier de la comptabilit. Elle nest accessible que si aucun fichier nest ouvert. Cliquer sur le bouton Nouveau fichier de la barre doutils Standard a le mme effet que dactiver la commande Fichier / Nouveau. Equivalent clavier : CTRL + N ou ALT + F puis N.

II- Ouvrir un fichier comptable :


Fichier / Ouvrir Cette commande permet douvrir un fichier comptable existant. Elle permet galement davoir accs aux informations d'un fichier comptable si aucun autre nest ouvert. Cliquer sur le bouton Ouvrir un fichier de la barre doutils Standard a le mme effet que dactiver la commande Fichier / Ouvrir. Equivalent clavier : CTRL + O ou ALT + F, O.

III- Fermer un fichier comptable :


Fichier / Fermer Cette commande permet de fermer un fichier comptable avant den ouvrir ou den crer un autre. Cliquer sur le bouton Fermer le fichier de la barre doutils Standard dactiver la commande Fichier / Fermer. Equivalent clavier : CTRL + W ou ALT + F, F. Le programme ferme les fichiers comptable et expert en mme temps. a le mme effet que

IV- A propos de :
Fichier / A propos de Cette commande permet de consulter et modifier les paramtres de la socit. Cliquer sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard a le mme effet que dactiver la commande Fichier / A propos de.... Les paramtres dune socit sont enregistrs sur huit volets accessibles par des onglets. Le nom de cette commande est complt par celui du fichier comptable ouvert. Cette fentre apparat automatiquement aprs la cration dun nouveau fichier (sauf lorsque ce dernier est cr partir de la commande Structure / Fusion). Pour imprimer le contenu de la fiche socit ainsi que les Options du fichier, utilisez la commande Rechercher de la barre doutils Navigation et choisissez Dossier entreprise ou Options dossier dans le menu local Fichier. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. Volet Identification A propos de Pour revenir ce volet, cliquez sur longlet Identification. Par dfaut, la commande A propos de souvre sur ce volet.

Le volet Identification regroupe les coordonnes de la socit. Les diffrentes zones dont se compose ce volet ont les rles suivants : Raison sociale : Zone de 35 caractres (maximum) permettant l'enregistrement de la raison sociale de la socit. Cette information est obligatoire. Activit : Zone de 35 caractres (maximum) destine prciser l'activit de la socit. Adresse complte : Enregistrez l'adresse complte de la socit sur les zones Adresse (35 caractres maximum), Complment (35 caractres maximum), Code postal (9 caractres maximum), Bureau distributeur Ville (35 caractres maximum), Code rgion - Rgion (9 caractres maximum) et Pays (35 caractres maximum). Commentaire : Zone libre de 69 caractres (maximum) destine la saisie dinformations diverses. N de SIRET / Code NAF (APE) : Enregistrez le numro de Siret et le code NAF (APE) de la socit, respectivement sur 14 et 5 caractres. La zone N de SIRET nadmet pas les espaces entre les caractres. Lorsque le code pays correspond celui de la France, un contrle permet de valider le format du N de SIRET. Un message dalerte apparat et demande la confirmation de la saisie. 8

N d'identifiant : Zone de 25 caractres alphanumriques (maximum) pour lenregistrement du numro didentification CEE de la socit. Tlcommunication : L'encadr Tlcommunication est compose de quatre lments : Tlphone (21 caractres alphanumriques maximum), Tlcopie (21 caractres alphanumriques maximum), E-mail (69 caractres alphanumriques maximum) et Site (69 caractres alphanumriques maximum). Les boutons en regard des zones E-mail et Site permettent respectivement denvoyer un message ladresse indique et de se connecter au site mentionn. Volet Initialisation A propos de Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Initialisation.

Le volet Initialisation permet : De dterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilit, ainsi que la devise dquivalence, De modifier les dates de lexercice comptable et la longueur des comptes, Denregistrer le format des montants et des quantits,

De paramtrer le mode de gestion des budgets (par compte gnral ou section analytique), et ladaptation du programme aux contraintes de la norme EDI. Les boutons et onglets du haut de la fentre ont t dcrits dans le volet Identification. Monnaie de tenue de comptabilit : Cette zone permet de dfinir toutes les caractristiques de la devise utilise pour tenir la comptabilit. Intitul : 9

Indiquez dans cette zone lintitul de la monnaie de tenue de comptabilit, cest--dire la devise dexpression des valeurs montaires de la comptabilit. Elle est obligatoire. Au moment de la conversion des bases comptables, si aucune devise nexiste dans la liste, la Devise compte est cre par dfaut. Nous vous recommandons de la modifier en indiquant la monnaie locale. Lors de la cration dun dossier, il est impossible de refermer la fentre A propos de ou de passer un autre volet tant que cette devise nest pas dfinie. La modification de la monnaie de tenue de comptabilit ne peut tre envisage quen respectant la cohrence des formats. Le remplacement de la monnaie de tenue de comptabilit ne peut se faire que par une autre devise ayant un format identique, savoir un nombre identique ou suprieur de dcimales. La modification de lintitul de la monnaie de tenue de comptabilit nentrane aucune conversion des valeurs montaires. Unit : Cette zone reprend lunit de la devise slectionne (le franc par exemple), si celle-ci existe dans la table des devises. Dans le cas contraire, vous disposez de 21 caractres alphanumriques maximum pour saisir lunit correspondant la monnaie de tenue de comptabilit. Le programme utilisera cette information pour limpression des montants en lettres. Sous-unit : Cette zone reprend la sous-unit de la devise slectionne (le centime par exemple), si celle-ci existe dans la table des devises. Dans le cas contraire, vous disposez de 21 caractres alphanumriques maximum pour saisir la sous unit correspondant la monnaie de tenue de comptabilit. Le programme utilisera cette information pour limpression des montants en lettres. Format montant : Cette zone reprend le format de la devise slectionne, si celle-ci existe dans la table des devises. Dans le cas contraire, vous pouvez dfinir le format de la monnaie de tenue de comptabilit. Ce format est utilis en saisie des journaux et lors des impressions dans les colonnes Dbit et Crdit. Le signe # remplace nimporte quel chiffre. Les chiffres non significatifs ne sont pas imprims. Un 0 force limpression dun chiffre (quelconque) la position o il se trouve. Le format par dfaut est # ##0,00. La zone accepte jusqu 31 caractres (dont 4 dcimales), chiffres, lettres ou signes de ponctuation. Exemple : # ##0,00 dh Le programme imprime tout nombre avec au moins un chiffre des units (0 sil y a lieu) et deux dcimales (gales 0 sil y a galement lieu). Les milliers sont spars des centaines par un espace, les dcimales par une virgule. Le symbole du dirham est ajout la fin de chaque nombre (ne doit pas tre saisi). Exemple :

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# ###,00 Le programme nimprime rien si le nombre est nul. Sil est dcimal, il saffiche avec deux chiffres. Vous pouvez enregistrer trois formats diffrents pour les valeurs positives, ngatives et nulles. Ces formats devront tre spars par des points-virgules. Les nombres ngatifs sont par dfaut prcds du signe moins (-). Exemple : # ##0,00;(# ##0,00); 0 Le programme affiche les nombres positifs suivant la prsentation standard et les chiffres ngatifs entre parenthses. Les nombres nuls sont reprsents par un seul zro. Un format pourra tre modifi : vous pourrez le passer de 2 3 dcimales. L'inverse sera par contre impossible si des critures ont t enregistres. Un message vous demandera alors de confirmer ce changement. Devise dquivalence : Cette zone est initialise par dfaut la valeur Aucune. Cependant, la zone liste droulante vous permet de slectionner une autre devise qui servira dans les calculs dquivalence. Cette devise dquivalence permet : Dutiliser linverseur (affichage des valeurs lcran en devise dquivalence),

Si aucune devise nest affecte la devise dquivalence, laccs lInverseur nest pas autoris. De rgler les paramtres permettant la gestion automatique des carts de conversion,

Dquilibrer les critures en export / import si la devise exporte ou stocke dans le fichier dimport est la devise dquivalence. Voir Reportez-vous au Manuel de la gamme pour en savoir plus sur le fonctionnement de linverseur. Exercice / Date dbut / Date fin : Le programme rappelle les dates de lexercice saisies lors de la cration du fichier comptable. Vous pouvez modifier ces dates. La saisie doit tre ralise sous la forme JJMMAA (sans sparateurs). Lorsquil existe plusieurs exercices dans le fichier, seules la date dbut du 1er exercice et la date fin du dernier sont modifiables. Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable " cheval" sur deux annes civiles.

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Le programme effectue un contrle sur la validit des dates. Si vous saisissez une date de dbut postrieure la date de fin, un message vous prvient. Un exercice comptable est limit 36 mois. Voir Le programme permet de grer simultanment plusieurs exercices. Pour ouvrir un nouvel exercice (prcdent ou suivant), voir la commande Traitement / Fin d'exercice - Nouvel exercice. Changement d'exercice. Lorsquun fichier comptable comporte plusieurs exercices, le menu Fentre en prsente la liste. Vous pouvez ainsi slectionner celui sur lequel vous dsirez travailler. La slection dun de ces exercices modifie instantanment lexercice affich dans la prsente fentre. Un changement dexercice referme automatiquement les fentres des commandes du menu Traitement (en enregistrant les valeurs saisies). Au dmarrage, le programme slectionne par dfaut l'exercice correspondant la date systme. Pour dmarrer la comptabilit sur l'exercice utilis lors des derniers traitements, utilisez le programme Reprendre la compta. A partir de cette fentre, vous pouvez supprimer un exercice dans la mesure o : Aucune criture n'a t passe sur lexercice en question, Il existe plusieurs exercices paramtrs dans le dossier, Et la suppression ne porte pas sur un exercice intermdiaire. Il suffit de cliquer sur le bouton Supprimer de la barre d'outils Navigation. Les exercices clturs sont prcds dun cadenas ferm. Longueur dun compte : Les longueurs affiches ont t enregistres lors de la cration de la socit. Vous pouvez les modifier si aucun compte na t cr. Il ne sera pas possible de revenir dune longueur flottante une longueur fixe. Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 13 caractres (ex : si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractres). Pour que le programme accepte des longueurs de comptes diffrentes, renseignez la zone par 0 (zro). La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractres numriques 13 alphanumriques. La longueur des comptes est dite flottante . Il est conseill de laisser flottante la longueur des comptes si vous voulez pouvoir rcuprer le plan comptable du fichier comptable livr avec le programme. Si vous souhaitez utiliser la possibilit de complment des comptes par des zros (volet Prfrences), il est conseill de paramtrer une longueur fixe des comptes. Format quantit :

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Ce format est utilis en saisie des journaux, dans la colonne Quantit. Son utilisation est similaire celle de la zone Format montant. Gestion des budgets : Version Cette zone est disponible partir de la version Pack.

Cette zone permet de demander une gestion des budgets par compte gnral ou section analytique. La zone liste droulante propose trois options : Aucune : le programme ne permet pas la saisie de budgets ni sur les fiches comptes, ni sur les fiches des sections analytiques ; l'accs aux fiches de saisie correspondantes est impossible, Axe analytique : des budgets peuvent tre enregistrs sur chaque fiche section analytique ; un volet Budgets sera alors disponible, Axe gnral : des budgets peuvent tre enregistrs sur chaque fiche compte gnral ; un volet Budgets sera alors disponible. Aprs la saisie du premier budget, cette zone n'est plus modifiable. Quelle que soit loption slectionne, vous avez toujours la possibilit de saisir des dotations sur les postes budgtaires. Norme EDI : Si cette option est coche, le programme s'adapte automatiquement aux contraintes de la norme EDI. La longueur maximale d'un numro de compte gnral passe 12 caractres maximum ; lors de la saisie d'un compte de nature client ou fournisseur, le programme oblige l'utilisateur saisir un compte de tiers. Cette case cocher n'est plus accessible aprs la cration du premier compte. Volet Contacts A propos de Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Contacts

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Ce volet regroupe les diffrents contacts dont le nombre est illimit. Les contacts dj dfinis sont prsents dans une liste spcifiant : nom, fonction, numros de tlphone fixe et portable ainsi que tlcopie de chacun. Les zones renseigner sont les suivantes. Nom : Zone de 35 caractres maximum permettant lenregistrement du nom du contact. Prnom : Zone de 35 caractres maximum permettant lenregistrement du prnom du contact. Service : Zone liste droulante reprenant les noms des contacts dfinis dans A propos de / Options / Service des contacts. Fonction : Zone de 35 caractres maximum permettant lenregistrement de la fonction du contact. Tlcommunication : La zone est compose de cinq lments : Tlphone (21 caractres alphanumriques maximum), Portable (21 caractres alphanumriques maximum), Tlcopie (21 caractres alphanumriques maximum) et E-mail (69 caractres alphanumriques maximum). Le bouton en regard de la zone E-mail permet denvoyer un message ladresse indique. Volet Paramtres A propos de Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Paramtres. 14

Il vous permet : de grer les numros de pices, Protection de la zone N pice : Cette case cocher permet dinterdire la saisie et la modification des N pice quel que soit le journal. Numrotation continue pour le fichier : Cette case cocher nest accessible que si la zone N pice est coche. Elle permet davoir une numrotation unique et continue pour lensemble des journaux. Le journal des -nouveaux est toujours exclu de cette numrotation. Lorsque la case est coche, au niveau du menu Structure / Codes journaux : Tous les journaux ont loption de numrotation Continue pour le fichier, non modifiable ; Le journal des -nouveaux a, par dfaut, loption Continu pour le journal. Il a donc une numrotation part de la numrotation gnrale. Incidences de la protection des numros de pice : La protection des numros de pice a une incidence sur toutes les fonctions alimentant les journaux, c'est--dire : Saisie des journaux : le N pice est affect au moment de la validation de la ligne. Saisie par modle : le N pice est affect au moment de la validation de la pice.

Interrogation gnrale / Interrogation tiers : les critures gnres par ajustement lettrage manuel ou automatique sont numrotes partir du dernier N pice utilis quelle que soit la valeur dfinie dans le modle de saisie.

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Import des critures au format Texte : si le N pice est protg, l'import au format Texte doit galement l'appliquer. Le N pice qui figure dans le fichier est donc recalcul partir du dernier numro utilis pour le fichier ou journal selon le cas. Import des critures au format Sage et Ciel : l'option Conserver la rfrence pice d'origine est systmatiquement applique, quelle que soit sa valeur. Rglement tiers : le N pice renseign est stock dans la zone Rfrence pice.

Rapprochement bancaire : les critures d'ajustement sont numrotes partir du dernier N pice utilis quelle que soit la valeur dfinie dans le modle de saisie. Ecritures d'abonnement : les critures gnres sont numrotes partir du dernier N pice utilis quelle que soit la valeur dfinie dans le modle de saisie. Rvaluation des dettes et crances : les critures gnres sont numrotes partir du dernier N pice utilis quelle que soit la valeur dfinie dans le modle de saisie. Dclaration de taxes : les critures gnres sont numrotes partir du dernier N pice utilis quelle que soit la valeur dfinie dans le modle de saisie. de dfinir le journal des -nouveaux et les comptes concerns, Nouvel exercice (fichier/ propos de) Journal des -nouveaux : Renseignez dans cette zone le code du journal des -nouveaux. Cette information permet : De proposer automatiquement ce journal, lors de la gnration des -nouveaux en fin et en dbut dexercice, Dattribuer aux critures saisies sur ce journal, lors de la cration dun nouveau dossier comptable ou lors Dajustements effectus, le type -nouveau manuel . Les critures gnres par la commande Nouvel exercice conservent le statut -nouveau quel que soit le journal slectionn : journal d-nouveaux dfini ou autre journal de type gnral. Type dcriture : Le type des critures passes sur ce journal sera au choix : Normal : ce type correspond aux critures de gestion quotidienne (achat, vente...).

A-nouveau : ce type correspond aux critures d-nouveaux saisies directement par lutilisateur dans le journal. Lors de la saisie ou de la modification dlments comptables dans ce journal des -nouveaux, les critures peuvent avoir le statut -nouveau et tre gres comme telles dans les ditions du Grand-livre et de la Balance. Comptes : 16

Pour la gnration des -nouveaux et laffectation du rsultat, il est possible de dfinir les comptes utiliss par dfaut pour les comptes : douverture, de bnfice et de perte. Un contrle permet de vrifier que les comptes dfinis existent bien. de dterminer les registres grs par la socit, Ces options permettent de slectionner le type de registre gr dans votre socit. Les deux registres proposs (rvision et taxe) regroupent des informations complmentaires relatives aux critures. Gestion registres rvision : Les registres Rvision sont utiliss dans le cadre d'une rvision comptable des comptes. La saisie de ces registres pourra s'effectuer en saisie des critures et en interrogation de compte. Gestion registres taxe : Les registres Taxe sont utiliss pour grer les cas particuliers de taxes. Ils constituent galement llment de base pour la gestion de la TVA aux encaissements. Leur utilisation pour la dclaration de taxes aux encaissements sera dcrite dans la saisie des journaux. En fonction du (ou des) registre(s) coch(s), lors de la saisie des journaux, le programme proposera une fentre de saisie supplmentaire, permettant l'enregistrement des informations ncessaires au registre. Registres taxe : Cette zone liste droulante offre les choix suivants : Mise jour automatique : les registres taxe sont mis jour automatiquement. Cette option sapplique dans les cas suivants : en saisie partir dun modle, en saisie manuelle ds que lquilibre dune pice est vrifi. Pas de mise jour : aucune mise jour du registre des taxes nest effectue.

Aprs confirmation : la mise jour des registres de taxes est subordonne confirmation. dadapter le programme vos habitudes de travail ainsi qu votre activit (dlai client maximum, validation en saisie, saisie cabinet comptable ...), Saisie cabinet (fichier/ propos de) Complment zro : Si cette option est coche, le programme complte automatiquement par des zros la racine du compte saisi, sil existe. Si le compte nexiste pas, la liste des comptes apparat pour vous permettre den choisir un. Voir Il est ncessaire que la longueur des comptes soit fixe et non flottante. Reportez-vous au volet Initialisation de cette mme fonction. Cette option est grise lorsque les comptes gnraux sont de longueur variable. 17

Validation par : Cette option dtermine le mode de dplacement du curseur en saisie (si vous prfrez le clavier la souris). Tabulation : vous actionnerez la touche TAB du clavier pour dplacer le curseur sur les zones de saisie renseigner. Entre : vous utiliserez la touche ENTRE.

Cette option ne concerne que la commande Traitement / Saisie des journaux. Dans les autres fentres, la touche TAB permet de se dplacer de zone en zone. Vous pourrez galement utiliser la souris en cliquant successivement sur les zones renseigner. de dfinir le mode de gestion de la TVA sur encaissements. Utilisation des registres : Par dfaut cette case nest pas coche. Si vous la cochez, le calcul des registres de trsorerie sera effectu selon le mode daffectation de la TVA dfini ci-dessous. Mode daffectation : Cette zone permet de calculer pour chaque rglement enregistr, quil soit total, partiel, multichances ou multi-factures, la rpartition du montant entre Hors Taxe et TVA. Il existe deux modes daffectation : Au prorata des montants Hors Taxe : cest la valeur propose par dfaut.

Priorit aux taux sur les dbits : les affectations de TVA seront effectues en priorit pour les taux sur dbit, ensuite pour les taux sur encaissements et rgime gal pour les taux les plus levs. Dlai client maximum (jours) : Indiquez le nombre de jours maximum tolr pour les rglements clients. Lors de l'enregistrement des critures, le programme propose une date d'chance calcule automatiquement (modifiable) en fonction du mode de rglement enregistr dans la fiche du tiers (commande Plan tiers). Si lors de la validation dune ligne dcritures sur un tiers de type client, le nombre de jour dchance calcul par le programme est suprieur au dlai fix ici, un message davertissement apparat. Rapprochement sur : Cette zone existe uniquement dans la version Pack +. Elle permet dindiquer sur quelle devise est effectu le rapprochement bancaire automatique : La monnaie de tenue de comptabilit, 18

La devise du R.I.B..

Volet Prfrences A propos de Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Prfrences.

Ce volet vous permet de choisir toutes les options de gestion qui concernent la saisie, limport / export, les ditions... de votre dossier. On ouvre ce volet en cliquant sur longlet Prfrences. Les boutons et onglets Ajustement lettrage, Communication Client / Expert et Options sont dcrits dans le volet Identification. Paramtres de saisie : Equilibre devises : Cette zone existe uniquement dans la version 100 Pack +. Elle vrifie lquilibre des lignes exprimes en devises, savoir : Montant en devise * Cours de la devise = Montant en monnaie de tenue de comptabilit. La zone liste droulante propose quatre actions en cas de dsquilibre : Non : aucune correction nest effectue. Cest la valeur propose par dfaut par le logiciel.

Afficher un message dalerte : aucune modification nest effectue, mais un message saffiche pour prvenir du dsquilibre. Modifier le montant en devise : le montant en devise est automatiquement ajust pour vrifier lgalit. Modifier le cours de la devise : le cours est recalcul pour conserver les montants en devises et les montants en monnaie locale. Affectation analytique : 19

Cette zone permet de dfinir le traitement que le logiciel doit effectuer en saisie dcritures sur les comptes faisant lobjet dune rpartition analytique par dfaut. La ventilation peut tre : Manuelle : la ventilation se fait manuellement lors de la saisie.

Automatique : la ventilation analytique sopre automatiquement ds quune ligne dcriture comportant une ventilation analytique par dfaut est valide. Aprs confirmation : la fentre Saisie analytique saffiche avec la rpartition par dfaut et il vous est demand de la confirmer. Pour ces trois options, la fentre de saisie analytique napparat que si loption Saisie analytique est coche au niveau du journal et du compte. Ventilation des quantits/devises : La zone liste droulante propose les choix suivants : Non : le logiciel neffectue aucune vrification de la ventilation analytique, que ce soit en quantit ou en devises. De ce fait, lutilisateur peut, au choix et ponctuellement, effectuer manuellement une rpartition en quantit ou en devises. Quantit : le contrle est automatiquement effectu sur la zone Quantit qui doit tre ventile 100% sur les cinq premiers plans analytiques. Devise : le contrle est automatiquement effectu sur la zone Montant devise qui doit tre ventile 100% sur les cinq premiers plans analytiques. Numro de pice rglement : Cette zone permet lors de la gnration des rglements de stocker le numro du chque dans une des zones suivantes : Numro de pice : le 1er numro prcis dans la fentre de gnration des rglements est plac dans la colonne Numro de pice du journal de banque choisi pour le rglement. Ce numro est bien sr incrment pour chaque ligne de rglement. Rfrence pice : le logiciel numrote la pice automatiquement en fonction du journal. De ce fait, la facture perd sa rfrence dorigine, mais le journal conserve sa numrotation automatique. Libell : le numro de chque est indiqu dans les premiers caractres du libell. Ce dernier est ensuite complt par le libell dorigine ou le libell automatique selon le choix de lutilisateur. Appel des tiers : La zone liste droulante propose les choix suivants pour la saisie des tiers en saisie des journaux : Sur le numro : lors de la saisie, la liste des tiers est affiche trie sur la zone Numro (valeur par dfaut). Sur lintitul : lors de la saisie, la liste des tiers est affiche trie sur la zone Classement.

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Appel des sections : La zone liste droulante propose les choix suivants pour la saisie des sections analytiques en saisie des journaux : Sur le numro : lors de la saisie, la liste des sections est affiche trie sur la zone Numro (valeur par dfaut). Sur lintitul : lors de la saisie, la liste des sections est affiche trie sur la zone Classement.

Ouverture compte en saisie : Si cette option est coche, le programme autorise la cration d'un compte en cours de saisie d'un journal. Dans ce cas, tapez le radical du compte crer suivi de ? Pour accder directement la fiche de cration d'un compte. Extourne/annulation en ngatif : Cochez cette case doption pour permettre de contre-passer les critures en ngatif par la fonction Visualisation dune pice. Suppression aprs validation : Cochez cette option pour autoriser la suppression d'une criture (ou plusieurs) dans le journal tant que celui-ci na pas t cltur. Aprs une clture, partielle ou totale, la suppression d'une criture (enregistre sur la priode clture) devient impossible mme si cette case est coche. Import : Mise jour en import : Le programme permet dimporter un fichier de comptes de tiers. Si le fichier import contient un numro de compte de tiers existant dj dans le fichier comptable, indiquez le mode de mise jour effectuer : Sans modification : la procdure dimportation sera stoppe ds lors que le fichier dimportation contient un compte de tiers existant dans le fichier comptable, Modification : le programme remplacera le compte de tiers du fichier comptable par celui du fichier import, Choix manuel : le programme affichera un message vous invitant confirmer ou non la mise jour du compte. Le paramtrage de cette zone sapplique galement limportation des comptes en provenance de fichiers Sage (fichiers dexportation comportant lextension .PNC). Les paramtrages faits dans cette zone ne sont pas observs lors dimportation de donnes laide de la commande Fichier / Communication. Equilibre journal :

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Cette option est utilise pour limport des critures. Deux choix vous sont offerts si le programme constate que les journaux en import sont dsquilibrs : Non : la procdure dimport est arrte.

Par journal / priode : une criture dcart est gnre pour chaque journal / priode prsentant un dsquilibre. Suppression des extraits tlchargs aprs incorporation : Cette case cocher est active seulement si vous possdez une version Pack + du programme. Si cette case est coche, le programme supprimera automatiquement le fichier de transfert des extraits de comptes aprs lavoir incorpor (tlcharg) dans le fichier comptable. Automatisation des carts : Compte dcart dbit / Compte dcart crdit : Ces zones doivent tre obligatoirement renseignes si loption Par journal / priode a t slectionne dans la zone Equilibre journal. Les zones liste droulantes vous permettent de choisir dans le plan comptable de la socit les comptes gnraux appropris. Les comptes dcart dbit et crdit paramtrs pour limport sont galement utiliss pour la gnration automatique des critures dcart darrondi de conversion lors de la saisie dcritures en devise. Voir La nouvelle fonction dautomatisation des critures dcart darrondi de conversion est dtaille dans le menu Traitement / Saisie des journaux / Saisie d'un montant en devise. Vous devez galement renseigner ces deux zones si vous utilisez lEuroPassPort, afin dquilibrer les journaux aprs conversion des montants. Voir Pour en savoir plus sur la procdure de basculement vers leuro avec lEuroPassPort, reportez-vous au Manuel de la gamme . Analyse Grand-livre : Cette zone permet de dfinir trois priodes de comparaison pour l'impression du grand-livre des comptes. Indiquez ici la dure, exprime en mois, de chacune de ces priodes. Exemple : Si la premire priode est de 3 mois, il sera possible dadjoindre un Grand-livre au 30/06, une colonne de solde du 01/01 au 31/03 correspondant aux trois mois dfinis dans cette premire priode. Pour enregistrer les priodes danalyse, oprez de la faon suivante : 1. slectionnez tout dabord une des trois priodes dans le menu local ; la priode 1 est la plus rapproche, la priode 3 la plus loigne ; 2. 3. tapez le nombre de mois dans la zone de saisie de droite ; rptez lopration pour les deux autres priodes.

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Exemple : Si les priodes sont dfinies comme suit, pour un exercice de 12 mois : Priode 1 : 4 - Priode 2 : 5 Priode 3 : 3 - La priode 1 correspondra aux 4 premiers mois de l'exercice. La priode 2, aux 9 premiers mois. La priode 3, aux 12 mois de l'exercice. Rsultat zro : Pour les impressions, le programme vous permet de demander ou non limpression des montants zro. Imprimer blanc : les rsultats zro ne seront pas imprims,

Imprimer zro : les rsultats zro seront affichs sous la forme 0,00 (en fonction du format des montants choisi). Exemple : Si le solde dun compte mouvement est nul, la colonne Solde de la Balance sera vide si loption Impression blanc a t choisie ; elle contiendra 0,00 si Impression zro a t slectionn. Confirmation suppressions : Cette zone permet de demander une confirmation "manuelle" de l'utilisateur lors des suppressions. Trois options sont proposes : Aucune : en cas de suppression, le programme s'excute immdiatement sans demander confirmation l'utilisateur, Elments : le programme demande confirmation avant toute suppression ; si la demande de suppression concerne plusieurs lments, une confirmation est demande pour chacun, Liste : le programme demande galement confirmation avant toute suppression ; la diffrence de l'option prcdente, si la demande de suppression concerne plusieurs lments, la confirmation est globale. Cette zone ne concerne que le fichier comptable en cours d'utilisation. Si vous souhaitez protger la suppression de donnes par poste de travail (en rseau notamment), enregistrez vos rglages dans la commande Fentre / Prfrences. Code traitement : Cette zone dtermine les informations proposes par dfaut lors de la cration d'un compte. Deux options sont proposes : Proche et Par nature. Proche : lors de la cration d'un compte de type Dtail, le programme recopie le paramtrage du compte dont le numro est le plus proche. Les informations rcupres sont : Report -nouveau (Aucun, Solde, Dtail), Type (Dtail), ainsi que toutes les options des botes cocher. Exemple : 23

Les comptes suivants sont crs : 445 Etat-crditeur, 4455 Etat TVA facture, 4456 Etat TVA due. le programme rcupre le paramtrage du compte 4455 (le plus proche numriquement). Par nature : les options paramtres au niveau de la nature de compte pour lintervalle concern sont appliques. Voir La dfinition des options applicables par nature et par intervalle est dtaille dans le paragraphe Volet Options / Nature de compte. Volet Ajustement lettrage A propos de

Le lettrage consiste rapprocher les mouvements de sens oppos, soit les mouvements dbiteurs et crditeurs, dun compte. Vous pouvez ainsi rapprocher factures et avoirs, factures et rglements, factures et acomptes,... Si ce rapprochement rvle une diffrence, il convient denregistrer une criture dajustement. Le volet Ajustement lettrage permet denregistrer les paramtres de gnration dcritures dquilibrage en cas de lettrage dsquilibr du un cart de rglement, un cart de change ou darrondi de conversion. Voir Les commandes Interrogation et lettrage et Interrogation tiers sont prsentes dans le menu Traitement. Exemple : Un client dbiteur de 1 000,00 dh. Rgle la somme de 999,00 dh. Pour solde de tout compte. Aprs lettrage de son compte, le solde constat est de 1,00 dh. 24

Pour accder ce volet cliquez sur longlet Ajustement lettrage. Ce volet est compos de cinq sous volets correspondants aux types de comptes ou de tiers. Les quatre premiers volets concernent les types de tiers : Client, Fournisseur, Salari, Autre. Le volet Gnral concerne les comptes gnraux. Le mode de saisie est identique pour chacun. Ecart de rglement : Code journal : Slectionnez le journal qui sera mouvement par lcriture dajustement. Voir la commande Structure / Codes journaux. Modle de saisie dbit / crdit : Le programme propose les modles de saisie crs dont le type correspond au journal choisi. A dfaut, la liste complte des modles de saisie est propose. Slectionnez le schma dcriture adapt un ajustement dbiteur dans lencadr Dbit. Si le compte est dbiteur, le programme utilisera ce modle de saisie. Procdez de la mme manire au crdit. Exemple : Sur le volet Client : Perte sur ajustement client. Sur le volet Fournisseur : Produit sur ajustement fournisseur. Slectionnez le schma dcriture adapt un ajustement crditeur dans lencadr Crdit. Si le compte est crditeur, le programme utilisera ce modle de saisie. Exemple : Sur le volet Client : Produit sur ajustement client. Sur le volet Fournisseur : Perte sur ajustement fournisseur. Maximum : Indiquez le montant maximum de lcart qui entranera la gnration dun ajustement. Ecart d'arrondi de conversion Il ne peut y avoir dcarts de conversion que si deux devises sont quivalentes. Cest le cas de leuro et du franc durant la phase de transition, ainsi que toutes les monnaies de la zone Euro ou monnaies In . Un cart de conversion peut tre gnr : Lors des saisies en devise sur les journaux si les paramtrages ncessaires ont t raliss.

Cette possibilit doit tre permise dans la commande Fentre / Prfrences. Voir Le paragraphe Automatisation des critures dcart de conversion (menu Traitement / Saisie des journaux / Saisie d'un montant en devise).

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Par la fonction Rglement tiers : cest le cas lorsque des diffrences de rglement interviennent. Exemple : Supposons que la monnaie de tenue de comptabilit soit le franc franais, la devise dquivalence leuro et que : 1 euro = 6,55957 franc. Supposons galement que 10 factures soient mises dun montant de 10 euros (soit 65,60 francs) chacune, soit au total 656,00 francs franais. Le rglement slve 100 euros, soit 655,96 francs, do un cart de 4 centimes. Lors du rglement tiers, le lettrage en devises est quilibr tandis que celui en monnaie locale ne lest pas du fait de lcart des 4 centimes. Une criture dcart de conversion est alors gnre. Par la fonction Calcul diffrence de change : les modles dcart de conversion sont en priorit appliqus lorsque la devise de lcriture est gale la devise dquivalence. Les devises des factures et rglements sont des monnaies In . Pour pouvoir gnrer des carts de conversion, renseignez les zones suivantes : Gestion des carts de conversion : Cocher cette case permet de grer les carts de conversion, notamment pour les pays export pour lesquels la devise dquivalence est juste utilise pour linverseur. Les zones qui suivent sont alors actives. Voir Pour en savoir plus sur lInverseur, reportez-vous au Manuel de la gamme .

Code journal : La zone liste droulante vous permet de dfinir le journal de type gnral sur lequel seront enregistres les critures dajustement. Modles de saisie dbit / crdit : Le programme propose les modles de saisie crs dont le type correspond au journal choisi. A dfaut la liste complte des modles de saisie est propose. Slectionnez le schma dcriture adapt un ajustement dbiteur dans lencadr Dbit. Si le compte est dbiteur, le programme utilisera ce modle de saisie. Procdez de la mme manire au crdit. Seuil : Dterminez le montant du dsquilibre maximum (en valeur absolue) au-dessous duquel le programme pourra gnrer des critures dcart de conversion. Ecart de change : 26

Code journal : La zone liste droulante vous permet de slectionner un journal de type gnral. Modles de saisie Dbit / Crdit : La zone liste droulante vous permet de slectionner un modle de saisie de type gnral. Ce dernier dfinit les comptes utiliss en cas dcart de change. Les carts de change sont gnrs grce la fonction Calcul diffrence de change suite un lettrage en devise quilibr alors que le lettrage en monnaie locale ne lest pas. Exemple : Facture 1000 DM = 352 FRF (Parit = 3,52) Rglement 1000 DM = 350 FRF (Parit = 3,50) Volet Communication - A propos de Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Communication.

Ce volet Communication permet denregistrer toutes les informations ncessaires au transfert des donnes par le moyen de la commande Fichier / Communication. Les zones renseigner sont les suivantes : N dossier : Zone de 8 caractres alphanumriques majuscules. Enregistrez dans cette zone le numro de dossier que lexpert comptable a attribu au client. Cette information sera reprise dans lobjet du message gnr. Elle doit tre unique pour viter tout mlange de dossiers. 27

Intitul Expert Comptable : Zone de 35 caractres alphanumriques (maximum) pour lenregistrement du nom de lexpert. Adresse messagerie : Expert comptable : Adresse E-mail du cabinet de lexpert comptable (zone de 69 caractres alphanumriques maximum). Cette information est utilise par le programme du client pour envoyer les fichiers lexpert comptable. Client : Adresse E-mail du client. (Zone de 69 caractres alphanumriques maximum). Cette information est utilise par le programme de lexpert pour envoyer les fichiers au client. Volet Options A propos de Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Options.

Ce volet Options regroupe les informations gnrales quil est indispensable de renseigner avant toute utilisation du programme de comptabilit. Les options paramtrables sont : les champs statistiques tiers : ils sont utiliss pour raliser des slections lors des impressions,

les codes interbancaires ou codes AFB : ces codes, dicts par l'Association Franaise des Banques (AFB) permettent d'identifier le type d'opration figurant dans les relevs ou extraits de compte (chques pays, remise chques sur place, virements mis ), les codes risque : ils refltent la solvabilit ou linsolvabilit potentielle dun client, 28

les devises : cette option permet de pr enregistrer les donnes relatives aux devises utilises lors des transactions avec vos clients et fournisseurs, les filtres de rvision : cette option est accessible uniquement si un fichier expert est ouvert,

les informations libres : cette option permet dajouter aux fiches des comptes gnraux, des comptes de tiers des sections analytiques et des critures gnrales, des informations complmentaires personnalises, les modes de rglement : ils sont utiliss dans les comptes de tiers pour enregistrer le mode de rglement habituel des clients et prslectionner un mode de rglement par fournisseur ; ils sont galement accessibles en saisie des critures, les motifs de rejet : ils codifient les diffrents cas de rejet des oprations bancaires,

les natures de compte : elles regroupent des comptes de mme nature et permettent un contrle de la cohrence des critures saisies, ainsi que des automatismes de saisie suivant le type de journal mouvement, les niveaux d'analyse : ils permettent d'tablir une classification des dpenses indpendante des plans et sections analytiques, ainsi que des champs statistiques, lorganisation : cette option permet de dfinir les colonnes que l'on souhaite voir l'affichage dans les fentres du menu Traitement, les pays : cette option vous permet denregistrer les diffrents pays avec lesquels vous tes en relation, les priodes de rappel : elles permettent d'diter des commentaires, en fonction du nombre de jours de retard de paiement des clients, lors de l'dition des lettres de relance et permettent des slections dans la commande Rappels/Relevs clients, les plans analytiques : un plan analytique regroupe un ensemble de sections analytiques,

le service des contacts : cette option permet de dfinir une liste de type de contact entirement paramtrable par l'utilisateur et donc adapte la structure de votre entreprise, la structure des banques : cette option correspond la codification des RIB et contrle de cl, les types d'opration.

les types de tiers : ils permettent le rattachement des comptes gnraux aux comptes de tiers ou leur cration automatique (lorsqu'ils n'existent pas). La liste des options est classe par ordre alphabtique dintitul. Cette premire liste est fixe, vous ne pourrez ni ajouter, ni supprimer ou modifier les lments contenus. Vous pouvez dplacer le curseur dans cette liste au moyen des touches BAS ou HAUT. Pour descendre dans la hirarchie des options, cliquez deux fois sur loption retenue. La liste des sous-options vous est alors propose.

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Exemple : Les Champs statistique tiers donnent encore accs un niveau infrieur, procdez de la mme faon pour latteindre. Remontez dans la hirarchie des niveaux en cliquant sur le titre de la liste et en choisissant loption souhaite. Pour ajouter une sous-option, cliquez sur une ligne vide puis tapez la dsignation et les informations dans les zones en bas de la fentre. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ou validez par la touche ENTRE. Pour une modification, cliquez sur loption en question. Ses caractristiques saffichent alors dans les zones de saisie, droite de la liste. Aprs correction, cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation. Pour supprimer une option existante, cliquez dessus puis sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation . Si le contenu de l'option donne accs des sous-options, celles-ci devront tre pralablement supprimes. Attention ! La correspondance entre un lment dun des fichiers de structure et une option seffectue selon lordre des listes doption. Par consquent, si vous modifiez lordre dune liste doptions aprs leur affectation certains lments, ceux-ci ne seront plus associs leur option dorigine. Rappelons que l'impression des options s'effectue l'aide de la commande Rechercher de la barre doutils Navigation. Champ statistique tiers : Les champs statistiques permettent laffectation dinformations supplmentaires sectorielles, par activit ou toute autre classification, utilises comme critres de slection lors des impressions. Utilisateurs de la Gestion commerciale 100 : les champs statistiques tiers enregistrs ici sont rcuprs automatiquement dans la Gestion commerciale. Ils sont dfinis sur deux niveaux : un premier servant lenregistrement des intituls des champs et un deuxime servant leur numration. Le nombre dintituls de champs est limit 10 (de 35 caractres maximum) mais celui des numrs est illimit. Les champs statistiques sont utiliss : Dans les comptes de tiers, volet Complment, pour leur affectation lun de ces champs, Dans les postes budgtaires, Dans ldition de certains tats (Statistiques tiers).

Faites un double-clic sur l'intitul du champ statistique enregistrer.

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Il nest pas possible de slectionner une ligne vide avant de taper son contenu. Tout ce que vous tapez dans la zone Intitul (21 caractres maximum) va se ranger dans la liste par ordre alphanumrique. Il est donc possible que ce que vous tapez ne se place pas dans lordre logique que vous souhaitez. Lordre de classement du programme est le suivant : signes de ponctuation, chiffres, lettres, majuscules, lettres minuscules. Exemple : Vous voulez effectuer des statistiques sur limplantation rgionale de vos clients. Vous pouvez crer un champ statistique appel Localisation clients et comme numrs statistiques les rgions dans lesquelles ils sont implants. 1) Intitul ; indiquer gographique Gographie (nord, sud, est, ouest) 2) Valider Champs Taille (petite, moyenne, grande) 3) Cliquer deux fois sur gographique statistiques tiers Ville (Casa, Rabat, Marrakech,..) 4) Indiquer sud 5) Valider Code interbancaire : Cette option permet denregistrer les codes interbancaires qui seront associs aux mouvements bancaires figurant dans les relevs ou extraits de compte. Ils sont notamment utiliss lors du rapprochement bancaire automatique. La liste des codes dj enregistrs est prsente. Les caractristiques sont les suivantes : Code AFB : Zone obligatoire de 2 caractres numriques. Ce code correspond la codification des diffrents types d oprations par lAssociation Franaise des Banques. Deux codes AFB identiques peuvent coexister sils ont une zone Sens diffrente. Code nature : Zone de 5 caractres alphanumriques majuscules. Ce code permet de classer les mouvements bancaires par nature facilement identifiables. Intitul : Zone obligatoire de 35 caractres alphanumriques maximum. Sens : Cette zone liste droulante propose les choix suivants selon le type de la transaction : Dcaissement bancaire ou Crdit comptable, Encaissement bancaire ou Dbit comptable.

Mode de rglement associ : 31

Cette zone liste droulante propose une srie de type de mode de rglement qui, associ aux autres paramtres, permet un rapprochement bancaire automatique performant. Un mode de rglement peut tre utilis pour plusieurs Codes AFB. Code risque : Cette option permet denregistrer les codes risque qui seront associs chaque client. Un code risque reflte la solvabilit ou linsolvabilit potentielle dun client. 10 codes risque peuvent tre enregistrs, chacun tant associ une action. Chaque client se verra appliquer laction du code risque qui lui est rattach. Le premier code risque de la liste tant affect par dfaut tout nouveau compte client, il est conseill dy enregistrer le plus courant. Utilisateurs de la Gestion Commerciale 100.Les codes risque enregistrs ici sont rcuprs automatiquement dans la Gestion commerciale. Intitul : Zone de 35 caractres alphanumriques maximum. Les actions et dpassements dencours nont pas de rpercussions en comptabilit. Ce paragraphe concerne les utilisateurs de la Gestion Commerciale 100. Action : Slectionnez laction associer au code risque en cours : A livrer (valeur par dfaut) : cette action na aucun effet sur la gestion des pices du client auquel le code risque est rattach, A surveiller : la cration ou la transformation dun bon de commande client en bon de livraison ou en facture saccompagnera dun message davertissement sur la possibilit dun problme de rglement, A bloquer : la transformation dun bon de commande client en bon de livraison ou en facture ne pourra pas tre ralise. Il sera toutefois possible de crer un devis et / ou un bon de commande avec un message davertissement sur la solvabilit du client. Dpassement dencours : Enregistrez une fourchette de montants de dpassement associer au code risque. Le programme utilisera ces montants en gestion commerciale pour associer automatiquement un code risque chaque client. Les fourchettes de montants de deux codes risque ne doivent pas se chevaucher. Exemple : Intitul Action De A Code risque Client solvable livrer 0 1000 Client douteux Surveiller 10001 25000 Client insolvable bloquer 25001 99999 32

Devise : Cette option permet d'enregistrer les donnes relatives aux devises utilises lors des transactions avec vos clients et fournisseurs (la devise privilgie ou par dfaut de chaque tiers est enregistre sur sa fiche). Grce ces informations, le programme convertit automatiquement les montants saisis sur les journaux. Si votre activit ncessite une gestion des devises, enregistrez les informations suivantes : Intitul : Saisie obligatoire du libell de la devise (35 caractres alphanumriques maximum) qui apparatra sur la liste de slection lors de la saisie des fiches tiers et en saisie des journaux. Unit montaire / Sous unit : Indiquez lunit et la sous unit montaire de la devise. Format : Format utilis, en Saisie des journaux, dans la colonne Montant devise. Le format par dfaut est # ##0,00. Le signe # remplace nimporte quel chiffre. Les chiffres non significatifs ne sont pas imprims. Un 0 force limpression dun chiffre (quelconque) la position o il se trouve. Le programme accepte jusqu 31 caractres, chiffres, lettres ou signes de ponctuation. Les montants en devise calculs par le programme seront arrondis en fonction du format des montants en devise enregistr (zone Format devise). Sigle : Zone de 5 caractres alphanumriques maximum. Elle indique le sigle permettant de reconnatre la devise dans laquelle sont exprims les montants affichs sur les barres de titres et de navigation, savoir monnaie de tenue de comptabilit ou devise dquivalence. Le champ Sigle vous permettra de visualiser dans quelle devise sont exprims les montants lcran : monnaie de tenue de comptabilit ou devise dquivalence. Il est important de le prciser pour une meilleure lisibilit des valeurs montaires. Zone Euro : Cochez cette case si la devise appartient la zone Euro. Code ISO : Il sagit dune norme internationale permettant de codifier de faon uniforme les diffrentes devises existantes. Le code ISO est utilis au niveau des RIB, pour la gestion des extraits et dans le fichier dimport / export. Vous disposez de 3 caractres alphanumriques pour saisir ce code. Exemple : Pour la France, le code devise ISO est FRF. 33

Code DEI : Il sagit dun code provenant de ladministration fiscale permettant de remplir la dclaration dchange de biens. Ce code est utilis en Gestion commerciale. Vous disposez galement de 3 caractres alphanumriques pour saisir ce code. Cotation : Cet encadr permet dindiquer sil sagit du cours actuel ou de lancien cours en slectionnant lun des choix proposs par la zone liste droulante. Si vous slectionnez Cotation, renseignez les zones suivantes : Cours : Cest le cours de la devise trangre en vigueur au-del de la date limite fixe pour lancienne cotation si celle-ci est renseigne. Cette zone n'est pas accessible lorsque la case de la zone Euro est coche. Mode de cotation : Cette zone concerne la gestion de leuro : Incertain : cest le mode de cotation actuel. La devise trangre est exprime par rapport la devise de cotation. Soit 1 unit de la devise cre = x units de la devise de cotation. Exemple : 1 USD = 6,12345 FRF Certain : cest le mode dexpression de leuro par rapport aux monnaies europennes des pays In . La devise de cotation sert de rfrence pour lexpression de la devise trangre. Soit 1 unit de la devise de cotation = x units de la devise trangre cre. Le logiciel propose cette valeur par dfaut. Exemple : 1 EUR = 1,12345 USD (et non 1 USD = 1,12345 EUR en mode incertain) Selon le mode de cotation, linterprtation du cours est diffrente dans la fentre de saisie des journaux : En cotation certaine, le montant en devise est divis par le cours pour obtenir le montant en monnaie courante. En cotation incertaine, le montant en devise est multipli par le cours pour obtenir le montant en monnaie courante.

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Exemple : Lexpression du dollar selon les modes certain et incertain :

Devise cotation : La zone liste droulante permet de choisir la devise de cotation parmi toutes les devises paramtres. En cration de devise ou en affectation des devises de tenue de compte et dquivalence, le programme contrle quil ny ait pas plus de deux niveaux intermdiaires de conversion entre la devise et la devise de cotation. Expression de la cotation : Le programme affiche automatiquement sous la zone Devise de cotation lexpression du cours de la devise par rapport la devise de cotation. Toutefois, lexpression de la cotation est diffrente selon le mode de cotation slectionn, savoir le mode Certain et le mode Incertain. Avec le mode Certain : 1 Intitul de la devise de cotation = Cours * Intitul de la devise Avec le mode Incertain : 1 Intitul de la devise = Cours * Intitul de la devise de cotation Exemple

Cours priode : Zone indicative prcisant le cours de change moyen de la monnaie locale avec le franc (cours moyen, cours au premier jour du mois, ) et permettant d'effectuer des comparaisons de cours ou des ajustements priodiques des comptes (rvaluation priodique des dettes et crances en devises). Vous pouvez enregistrer un montant avec 6 dcimales. Cours clture : Cette zone prcise le cours de fin dexercice. Il est utilis notamment pour la rvaluation annuelle des dettes et crances en devises. Le cours stend sur 14 caractres numriques dont 6 dcimales maximum. 35

Ancienne cotation : i vous slectionnez Ancienne cotation, vous devez renseigner les zones suivantes qui saffichent : Date limite : Cette zone permet dindiquer partir de quelle date lancien mode de cotation ne doit plus tre appliqu. La zone Date limite doit obligatoirement tre renseigne si un cours (zone ci-dessous) est dfini. Cours : Le cours de lancien mode de cotation dfini est utilis pour toutes les saisies dcritures antrieures la date limite. Mode de cotation : Slectionnez le mode Certain ou Incertain. Voir Pour plus de renseignement sur les modes de cotation Certain et Incertain, reportez-vous la description de la zone Mode de cotation. Devise de cotation : La zone liste droulante vous permet de slectionner la devise de cotation parmi les devises paramtres. Expression de la cotation : Lexpression de la cotation saffiche sous la zone Devise de cotation. Un menu local droulant permet de dfinir notamment dans le cas du basculement de la table des devises lEuro, les cotations en vigueur avant le basculement. Filtre de rvision : Loption Filtre de rvision est accessible uniquement si un fichier expert a t ouvert lors de louverture du fichier comptable. Voir Se reporter la commande Fichier / Ouvrir.

Elle permet de dfinir 10 filtres diffrents composs chacun de 10 numrs. En saisie des consignes, le filtre slectionn sera utilis pour comparer les consignes correspondant aux critres de dossier. Enregistrement des filtres de rvision Enregistrez chacun des filtres de rvision. Vous disposez de 35 caractres alphanumriques maximum. 10 filtres diffrents peuvent tre saisis. Enregistrement des numrs Un double clic sur lintitul dun filtre de rvision permet daccder la fentre de saisie de ces numrs. Vous disposez de 21 caractres alphanumriques maximum pour enregistrer les numrs correspondants chaque filtre de rvision. 10 numrs peuvent tre saisis. 36

La bote cocher Filtre dossier comptable permet de rattacher lun des numrs au dossier comptable ouvert. Lors du traitement de rvision par cycle, le programme incorporera uniquement les consignes correspondant au dossier. Exemple : Dans les options, vous avez saisi un filtre Rgime avec comme numrs : B.I.C. et B.N.C.. B.N.C. correspond au rgime du dossier en cours (ouvert), vous allez donc cocher Filtre dossier comptable. Toutes les consignes de rvision dont l'option B.N.C. a t coche, sont alors incorpores lors du traitement. Information libre : Cette option permet dajouter des informations complmentaires personnalises sur les fiches des comptes gnraux, des comptes de tiers, des sections analytiques et des critures gnrales. Si des informations libres sont paramtres pour un fichier, un volet de saisie supplmentaire, Information libre, apparatra pour la commande considre (Plan comptable, Plan analytique ou Plan tiers du menu Structure et Saisie des journaux du menu Traitement). Les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection : Dans la commande Rechercher, Dans les formats de slection des impressions, Dans les formats de slection des exportations de donnes, Dans lidentification des objets de mise en page.

Faites un double-clic sur le fichier pour lequel vous voulez enregistrer la ou les informations libres. La fentre de paramtrage saffiche : 16 informations libres, soit 16 nouvelles zones de saisie, peuvent tre paramtres par fichier. Intitul : Lintitul saisi apparatra en face de la zone de saisie de linformation libre. Vous disposez de 31 caractres alphanumriques maximum. Type : Slectionnez le type dinformation qui sera saisie. Ce peut tre : Du texte, soit 69 caractres alphanumriques maximum, Une valeur numrique, comportant de 0 4 dcimales, Une date, qui sera saisie au format JJMMAA, Une date longue, qui sera saisie au format JJMMAAAA.

Longueur :

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Pour une information libre de type texte, indiquez la longueur de linformation saisir : de 1 69 caractres alphanumriques. Lordre de saisie des informations libres sera le mme que lordre de leur affichage sur cette fentre. Les boutons Monter et Descendre permettent de reclasser cette liste, donc de modifier lordre de saisie des informations. Ce reclassement a un effet rtroactif sur les informations libres dj saisies sauf pour les formats de slection et dexportation dj enregistrs. Modification du paramtrage des informations libres : La cration de nouvelles informations libres pour un fichier na aucune consquence sur les informations libres existantes. Toute modification ou suppression dinformations libres peut occasionner la perte de donnes pralablement enregistres. Nous vous conseillons de lire attentivement ce qui suit. Modification d'une information libre : En cas de modification du type ou de la longueur dune information libre, le programme perd les valeurs enregistres prcdemment pour cette information, dans le fichier concern. Si une telle modification est effectue, la validation de la zone, le programme affiche un message davertissement sur la perte des informations. Vous pouvez alors annuler votre demande de modification. Suppression d'une information libre : En cas de suppression dune information libre, le programme perd les valeurs enregistres prcdemment pour cette information, dans le fichier concern. Le cas chant, le programme affiche un message davertissement sur la perte des informations. Vous pouvez alors annuler votre demande de suppression. Version Utilisation dune version rseau du programme : en cas de modification ou de suppression dune information libre, le programme lance automatiquement une procdure de r indexation des fichiers. Si plusieurs utilisateurs sont connects, cette r indexation ne peut pas soprer. Le programme le signale par un message. Pour quitter la fentre de paramtrage des informations libres, vous pouvez alors taper la touche ECHAP. Motif de rejet : La table des motifs de rejet permet la correspondance des codes de fichier d'extrait bancaire tlcharg par la commande Traitement / Gestion des extraits. Elle codifie les diffrents cas de rejet des oprations bancaires. Il sagit de la table normalise AFB (Association Franaise de Banques). 50 motifs de rejet peuvent tre enregistrs. Intitul : Identifiez chaque motif de rejet sur 35 caractres alphanumriques maximum. Code motif de rejet : Zone de 2 caractres numriques. Nature de compte : Cette option permet de dfinir, pour chaque nature de compte, une fourchette de numros de comptes. Ainsi, en cration de compte, le programme affecte automatiquement la nature du compte en fonction de son numro. De plus, en saisie des journaux, le programme contrle la cohrence des critures. Il 38

suffit de cliquer sur la ligne de la nature de compte dfinir pour saisir la fourchette de numros de comptes correspondants. Le programme propose 14 natures de compte dfinies par la norme EDI. Fourchette de compte : De / : Ces 2 zones obligatoires de 35 caractres alphanumriques permettent de dfinir l'intervalle de compte. Exemple : Intitul Du Au Clients 342 342zzzzzzzz Fournisseurs 441 441zzzzzzz Nature des comptes Banque 514 514zzzzzzz Caisse 516 516zzzzzzz Charges 6 6zzzzzzzz produits 7 7zzzzzzzz Options par dfaut : Ensemble de 7 cases cocher et de 2 listes droulantes accessibles aprs la dfinition de la fourchette de compte. Ces options sont par dfaut appliques en cration d'un nouveau compte gnral appartenant cet intervalle de compte. Par dfaut les fourchettes de comptes et les options sont dfinies. Niveau d'analyse : Les niveaux d'analyse seront utiliss pour les sections analytiques, et surtout pour les tats analytiques. Ils permettent dintroduire une classification des dpenses indpendante des plans et sections analytiques. Vous pouvez ainsi introduire une notion nouvelle qui permet des slections sur 10 centres de cots auxquels vous aurez rattach certaines sections analytiques. Utilisateurs de Sage Gestion commerciale 100.Les niveaux d'analyse enregistrs ici sont rcuprs automatiquement dans la gestion commerciale. Vous pouvez saisir 30 niveaux d'analyse et leur intitul peut comprendre jusqu 35 caractres alphanumriques. Exemple : Votre tablissement dispose de trois ateliers de production. Chacun deux fait lobjet, dans votre plan analytique, dun certain nombre de comptes pour valuer avec prcision leurs charges de fonctionnement. En particulier, vous avez dtermin certaines sections analytiques pour quelles refltent les charges relevant de lapprovisionnement, de la commercialisation et de la distribution. Si vous voulez, en fin dexercice, pouvoir diter un tat vous montrant clairement la part que reprsente chacun des trois ateliers dans ces dpenses dapprovisionnement, de commercialisation et dadministration, vous pouvez alors crer trois Niveaux d'analyse ce nom et les affecter aux sections 39

analytiques correspondantes. Il vous suffira alors dditer ltat aprs une prslection sur le niveau de cot souhait.

Organisation : Les options de ce titre s'articulent sur deux niveaux. Elles permettent de paramtrer le caractre obligatoire et laffichage optionnel des informations des diffrentes fentres du menu Traitement.

Voir La commande Fentre / Personnaliser la liste permet par ailleurs de choisir dafficher ou non les colonnes des listes du programme. Par exemple, Cliquer deux fois sur le journal achat

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Le premier niveau affiche la liste des commandes dans lordre dans lequel elles apparaissent dans le menu Traitement. Le second niveau permet le paramtrage des colonnes que vous souhaitez voir pour la commande slectionne au premier niveau. Une information peut revtir quatre statuts : Obligatoire pour lapplication : les informations prcdes dun cadenas sont obligatoires ; leur statut ne peut pas tre modifi par lutilisateur. Elle ne pourront pas tre supprimes par la commande Fentre / Personnaliser la liste. Obligatoire pour le fichier : les informations prcdes de ce signe ont t rendues obligatoires par lutilisateur ; leur statut peut tre modifi. Elle ne pourront pas tre supprimes par la commande Fentre / Personnaliser la liste. Masque pour le fichier : les informations masques napparatront pas dans les fentres de la commande en cours de paramtrage ; leur statut peut tre modifi. Elle ne seront pas visibles par la commande Fentre / Personnaliser la liste. Disponible pour le fichier : les colonnes pourront tre ponctuellement affiches ou masques grce la commande Fentre / Personnaliser la liste. Hormis les informations obligatoires pour lapplication, vous pouvez modifier le statut propos : slectionnez la ligne de linformation, cliquez sur la case doption correspondante et validez par la touche ENTRE. Voir le tableau prsentant les statuts proposs par dfaut par le programme dans le Manuel de rfrence. Aprs le colonage spcifique de chaque fonction, les intituls des 16 informations libres possibles ou dfaut leurs donnes compltent la liste des colonnes de chaque fonction. : Information obligatoire pour lapplication, : Information obligatoire pour le fichier, : Information masque pour le fichier, : Disponible pour le fichier, Vide : information non paramtrable pour la commande.

Le numro de ligne et la date de saisie sont des informations enregistres automatiquement par le programme et incrmentes chaque saisie dune nouvelle ligne quel que soit le paramtrage fait dans la prsente commande. Si vous demandez laffichage de cette information en cours dexercice, les numros qui safficheront correspondront donc la squence atteinte.

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Les modifications faites ici ont un effet immdiat sur les modles de saisie et la saisie des journaux. Les modles de saisie nafficheront que les colonnes autorises mme si elles ont t paramtres avec dautres. Les informations libres apparaissent galement dans le menu Organisation. Des lignes blanches sont rserves cet effet, moins quelles ne soient dj utilises. Pays : Cette option vous permet denregistrer les diffrents pays avec lesquels vous tes en relation. Lors de la mise en place du plan tiers, vous pourrez associer chaque compte de tiers, lun des pays enregistrs ici. Utilisateurs de Sage Gestion Commerciale 100 : les pays enregistrs ici sont rcuprs automatiquement dans ce programme. Intitul : Nom du pays saisi sur 35 caractres alphanumriques maximum. Code pays : Code du pays selon la norme ISO3166. 3 caractres alphanumriques sont disponibles. Les informations suivantes nont pas de rpercutions en comptabilit. Ce paragraphe concerne les utilisateurs de la Gestion Commerciale 100. Code D.E.I. : Zone de 3 caractres alphanumriques. Code ISO 2 : Zone de 2 caractres alphanumriques utiliss pour les virements trangers. Coefficient dassurance : Il permet de calculer la valeur statistique dune ligne de pice pour la Dclaration dchanges de biens (pour les changes intra-communautaires). Zone de 14 caractres numriques maximum. Coefficient de transport : Il permet de calculer la valeur statistique dune ligne de pice pour la Dclaration dchanges de biens (pour les changes intra-communautaires). Zone de 14 caractres numriques maximum. Dans la Dclaration dchanges de biens, la valeur statistique dune ligne de pice est gale sa valeur hors taxes augmente de ces deux taux. Priode de rappel : Les priodes de rappel correspondent des commentaires, lis un certain nombre de jours de retard de paiement du client.

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Lors de l'dition des relances clients, pour chaque ligne d'criture, le programme imprimera le commentaire associ au retard de paiement. 10 priodes peuvent tre enregistres. Chaque priode est dfinie par un intitul (de 35 caractres maximum) et un nombre de jours de retard (3 caractres numriques maximum) dlimit sous forme de fourchette (entre x jours et y jours). Le programme effectue un contrle : ces fourchettes ne doivent pas se chevaucher. Exemple : Vous pouvez dfinir 3 priodes correspondant aux retards de paiement suivants : Relance Contentieux Poursuites de 0 30 de 31 60 de 61 90 jours de retard jours de retard jours de retard

Lors de l'impression des relances clients : si un rglement a moins de 30 jours de retard, l'dition fera apparatre la mention "Relance" dans la colonne Commentaire, Si un rglement a de 31 60 jours de retard, l'dition fera apparatre "Contentieux", Si un rglement a de 61 90 jours de retard, l'dition fera apparatre "Poursuites".

Plan analytique (option) : Les plans analytiques sont destins regrouper un ensemble de sections analytiques. Cette option permet galement de dfinir la structure du numro de chaque section analytique. Enregistrement des plans analytiques : Lors de sa cration, chaque section analytique est associe un plan. Loption Plan analytique permet de les dfinir. Utilisateurs de la Gestion Commerciale 100 : les plans analytiques enregistrs ici sont rcuprs automatiquement dans la Gestion commerciale 100. Chaque plan est, en fait, le titre des diffrentes comptabilits analytiques utilises. Vous pouvez saisir 10 plans analytiques de 35 caractres alphanumriques maximum. Attention ! Chacun des dix plans analytiques donne lieu des tats analytiques distincts. Exemple : Si votre activit est double (produits et agences), vous pouvez crer deux plans analytiques : Produits et Agences. Vous pourrez ainsi affecter chacun de ces plans, les sections analytiques qui sy rapportent. Lors des saisies analytiques, les 5 premiers plans analytiques devront obligatoirement tre ventils 100 %. En effet, il est noter que lors des saisies analytiques sur les journaux, le programme neffectuera de contrle sur la totalit de la ventilation que sur les cinq premiers plans. La ventilation 100% sur les cinq derniers ne sera pas contrle.

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Pour dfinir la structure de vos plans analytiques, renseignez les zones suivantes : Intitul : La structure dun numro de section est dfinie par un intitul pouvant atteindre 21 caractres maximum et une longueur pouvant varier de 1 13. La longueur des comptes analytiques dfinie dans le volet Paramtres nest prise en compte par le programme que pour les Plans analytiques pour lesquels aucune structure de numro nest enregistre. Plan principal : Cette case cocher permet de dfinir le plan principal de votre comptabilit analytique. Au moment de la saisie, le programme propose ce plan par dfaut. Il ne peut exister quun seul plan principal. Si aucun plan nest dfini en tant que plan principal, lors de la saisie le programme proposera le premier plan paramtr. Le plan principal se distingue par une coche situe compltement gauche de la fentre. Section analytique dattente : Vous devez dfinir la section analytique dattente sur laquelle est port le dsquilibre constat au moment de la mise jour directe des critures avec des ventilations analytiques. La zone liste vous propose de choisir parmi la liste des sections analytiques paramtres dans le menu Structure. Une rpartition partielle est possible sur les 5 derniers plans. Dans ce cas, lquilibre analytique nest ralis que si une section dattente a t dfinie. A chaque plan, vous pouvez associer une structure de numro compose de 6 lments. La longueur totale du numro de section, soit le total de chacun de ses lments ne doit pas excder 13 caractres. Structure des numros de sections : Pour chaque plan analytique, le programme vous permet de dfinir la structure des numros des sections qui lui seront rattaches, dans la mesure o aucune section na t cre au pralable pour ce plan. Ainsi, toutes les sections du plan auront une structure de numro commune. Les plans analytiques pour lesquels une structure est enregistre sont signals par licne ci-contre place juste ct du nom du plan. Ce paramtrage na aucun caractre obligatoire. Vous pouvez choisir de crer librement vos sections analytiques avec pour seule limite la taille des numros de section dfinie lors de la cration du dossier (et ventuellement modifie sur le volet Paramtres). Exemple :

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Votre organisation interne prvoit la codification suivante :

Les numros des sections du plan analytique Rgion peuvent tre structures comme suit : Les 2 premiers caractres correspondent la Rgion, Les 3 caractres suivants correspondent au Reprsentant, Les 3 derniers caractres correspondent aux Produits.

Un plan structur peut compter jusqu' 6 ruptures maximum. Dans cet exemple 3 ruptures existent (Rgion, Reprsentant et Produits). La longueur cumule du numro de section doit tre comprise entre 3 et 13 caractres. Les combinaisons possibles des sections analytiques du plan Rgion seront donc : NODUPFAN Nord - Mr Dupont - Bijouterie fantaisie NODUPO18 Nord - Mr Dupont - Or 18 carats ESDUPFAN Est - Mr Dupont - Bijouterie fantaisie NOALFFAN Nord - Mr Alfred - Bijouterie fantaisie Etc. Cette codification vous permettra dobtenir un plan analytique homogne. Pour enregistrer la structure de numrotation dun plan analytique, faites un double-clic sur son intitul. Aprs la cration de la premire section analytique, la modification dune structure devient impossible pour le champ analytique concern. Enumrs de chaque rupture analytique : Un double clic sur un lment de la liste permet daccder un troisime niveau. Enregistrez ici chaque rupture, soit, dans lexemple ci-dessus, la liste des rgions. Un poste est dfini par un Numro de 1 ou 2 caractres alphanumriques et un Intitul pouvant atteindre 21 caractres alphanumriques maximum. En cration de section, vous pouvez utiliser ces tables afin de fiabiliser la cration des sections analytiques. Un assistant de gnration automatique des sections vous permet, partir de la version Pack, de crer les sections votre convenance de manire simple et fiable. Service des contacts : Cette option vous permet de dfinir une liste (jusqu' 10) de type de contact entirement paramtrable parfaitement adapte la structure de votre entreprise. Pour cela, il vous faut renseigner les zones suivantes. 45

Intitul : Zone de 35 caractres alphanumriques maximum qui indique le type de service. Code abrg : Zone de 3 caractres alphanumriques majuscules. Ce code permet didentifier de faon unique un type de contact. Un message dalerte apparat en cas de redondance. Exemple : Une fois ces zones renseignes, les Bons de commandes sont directement envoys au service Facturation, les Factures au comptable, etc. Structure banque : Cette option permet de paramtrer la structure des comptes pour les banques locales ou trangres. Les formats IBAN ou BIN ne sont pas modifiables. La longueur maximale de chaque zone correspond celle de la structure des comptes bancaires EDI, savoir : 14 caractres alphanumriques pour le code banque (appel galement BIC), 17 caractres numriques pour le code guichet,

17 caractres alphanumriques pour le numro de compte. Banques rsidentes / Banques l'tranger : Vous pouvez dfinir la structure des comptes pour les banques rsidentes, ainsi que pour les banques trangres. La fentre prsente les zones suivantes. Structure EDI : Cette case nest pas coche pour les banques rsidentes. Toutefois, si vous la cochez, toutes les zones qui suivent sont grises, non modifiables et affichent la longueur maximale. Code banque : Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 14 caractres maximum pour modifier la valeur dfinie ainsi que son type (numrique ou alphanumrique). Vous avez nanmoins la possibilit de rgler la longueur du code banque (entre 0 et 14 caractres) selon que vous ayez un RIB la norme franaise (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte diffrente.

Code guichet : Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 17 caractres maximum pour modifier la valeur dfinie ainsi que son type (numrique ou alphanumrique). Vous avez nanmoins la possibilit de rgler la longueur du code guichet (entre 0 et 17 caractres) selon que vous ayez un RIB la norme franaise (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte diffrente. Numro de compte : 46

Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 17 caractres maximum pour modifier la valeur dfinie ainsi que son type (numrique ou alphanumrique). Vous avez nanmoins la possibilit de rgler la longueur du numro de compte (entre 0 et 17 caractres) selon que vous ayez un RIB la norme franaise (5; 5; 11; 2) ou une structure de compte diffrent. Lintgralit du compte bancaire est saisie dans cette zone. Dans ce cas, le programme ne gre pas les sparateurs. Le format IBAN est structur diffremment. Il est compos de 8 zones de 4 caractres maximum. Deux autres caractres viennent complter ce numro. Il peut donc possder jusqu' 34 caractres quand l'ensemble des zones sont compltement remplies. Le format BIN est, quant lui, compos de 2 zones de 17 caractres. Cl : Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 2 caractres maximum pour modifier la valeur dfinie ainsi que son type (numrique ou alphanumrique). Vous avez nanmoins la possibilit de rgler la longueur de la cl (entre 0 et 2 caractres) selon que vous ayez un RIB la norme franaise (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte diffrente. Contrle de la cl : Cette zone nest pas accessible si la case Structure EDI est coche. La zone liste droulante vous propose les valeurs suivantes : Aucun : aucun contrle ne sera effectu sur la cl RIB. Cest la valeur par dfaut pour les structures Etranger, IBAN et BIN. France : le programme effectue un contrle sur la cl RIB des banques rsidentes uniquement. Cest la valeur par dfaut pour la structure Locale. Type tiers : Les types de tiers sont utiliss lors de la cration des comptes de tiers (commande Structure / Plan tiers). Ils permettent la cration automatique des comptes gnraux (lorsqu'ils n'existent pas) rattachs chaque compte de tiers ou le rattachement compte gnral / compte de tiers. Numrotation des tiers : La gnration automatique totale ou partielle des numros de tiers est propose lors de la cration de nouveaux clients ou fournisseurs. Les champs renseigner sont les suivants. Numrotation : La zone liste droulante propose les options suivantes pour dfinir la mthode de numrotation des comptes tiers (Clients et Fournisseurs) : Manuelle : les numros de comptes tiers sont saisis manuellement lors de la cration. Les deux autres zones sont alors non disponibles la saisie. Il sagit du choix par dfaut. Automatique : lors de la cration dun nouveau tiers, la valeur du numro affect sera le dernier numro + 1, non modifiable. Les deux autres zones sont disponibles la saisie.

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Manuelle avec racine : lors de la cration dun nouveau tiers, la racine sera automatiquement inscrite dans le numro et vous pourrez le complter. La mthode de numrotation peut tre diffrente pour les comptes Clients et pour les comptes Fournisseurs. Longueur : Zone de 2 caractres numriques qui indique le nombre de caractres pour la numrotation (de 0 17). Aucune valeur nest propose par dfaut. La saisie est obligatoire dans le cas dune numrotation automatique. Racine : Zone de 17 caractres alphanumriques maximums qui dfinit la racine des comptes tiers. La modification de cette racine reste possible mme si des tiers ont dj t crs. La numrotation reprend alors partir de cette nouvelle racine. Le nombre de caractres pour la racine ne peut tre suprieure ou gale celui dfinit pour la longueur du numro de compte. Exemples de numrotation : Exemple avec la numrotation automatique Paramtrage : Valeurs initiales Numrotation : Automatique Longueur : 7 Racine : C01 Numros attribus aux clients : C010001, C010002, C010003, C010004, C010005 Paramtrage : Nouvelles valeurs Numrotation : Automatique Longueur : 7 Racine : C02 Numros attribus aux clients : C020001, C020002, C020003, C020004 Exemple avec la numrotation manuelle avec racine Numrotation : Manuelle avec racine Longueur : 7 Racine : C01 Numro attribu au client : C01XXXX A la cration dun nouveau tiers le dbut du numro propos est C01. A vous de le complter pour que celui-ci corresponde au format dfini : C012345 ou C01FR02 par exemple. Si la longueur ne correspond pas, le programme vous propose de complter par des 0. En cas de refus, vous retournez au volet Identification de la fiche Tiers. Si vous modifiez la racine, un message dalerte apparat. Comptes gnraux par dfaut : Les types tiers sont galement utiliss lors de la cration des comptes tiers (commande Structure / Plan tiers). Ils permettent la cration automatique des comptes gnraux (lorsqu'ils n'existent pas) rattachs chaque compte tiers ou le rattachement compte gnral / compte tiers. 48

Pour crer les comptes gnraux rattachs un type tiers, faites un double-clic sur l'intitul du type de tiers dfinir. Intitul : L'intitul saisi ici constituera les premiers caractres de l'intitul du compte gnral cr automatiquement rattach au compte de tiers ; il peut tre saisi sur 17 caractres alphanumriques. Le programme le compltera automatiquement par lintituler du compte de tiers. Radical / Compte : Cette zone dfinit la construction du numro du compte gnral cr automatiquement : Radical : le numro du compte gnral sera compos d'un radical saisi, suivi du numro du compte de tiers ; le radical peut tre saisi sur 13 caractres, les 3 premiers tant numriques, Voir Pour plus d'informations, veuillez vous reporter au paragraphe Nature de compte. Compte : le numro du compte gnral sera le numro saisi, sans juxtaposition du numro du compte de tiers ; il peut tre saisi sur 13 caractres alphanumriques ; il est toujours affich en majuscules. Voir Pour plus d'informations sur les valeurs par dfaut de ces zones, veuillez vous reporter au Manuel de rfrence. Aucune valeur par dfaut n'est propose pour le type tiers Autre. Exemples de dfinitions de radicaux et de compte : Exemple 1 : Le type tiers Client est dfini comme suit : Intitul : Cl. Radical : 3421

Lors de la cration du compte tiers suivant Numro : DUPOND Intitul : Monsieur Dupond Type tiers : Client le programme crera automatiquement le compte gnral rattach : Numro : 3421DUPOND (radical/numro compte tiers) Intitul : Cl. Monsieur Dupond (intitul/intitul compte tiers) Exemple 2 : Le type tiers Fournisseur est dfini comme suit : Intitul : Fr. Compte : 441000

Lors de la cration du compte tiers suivant 49

Numro : DURAND Intitul : Monsieur Durand Type tiers : Fournisseur le programme crera automatiquement le compte gnral rattach : Numro : 441000 (compte) Intitul : Fr. Monsieur Durand (intitul/intitul compte tiers) Principal : Si plusieurs modes de cration de comptes sont ainsi rattachs un type de tiers (le programme permet de crer 10 possibilits), indiquez le compte principal qui sera utilis par la gestion commerciale, en cliquant sur la case cocher correspondante.

V- Lire les informations :


Fichier / Lire les informations Cette commande permet davoir une vue instantane de votre comptabilit. Cliquer sur le bouton Lire les informations de la barre doutils Standard : a le mme effet que dactiver la commande Fichier / Lire les informations. Elle permet de consulter les informations gnrales concernant le dossier ouvert. Cette commande prcise, pour l'exercice comptable en cours : Lheure laquelle cette information vous est donne, La taille de la base (en Kilo-octets) et lespace (en %) restant disponible, Le nombre dutilisateurs connects sur cette base,

Des informations dordre gnral sur le nombre de comptes gnraux, sections analytiques, comptes reporting et de tiers, sur le nombre de taux de taxes, de journaux, de modles de saisie enregistrs, ... Les totaux par priode en mouvements dbiteurs ou crditeurs, le solde des comptes de gestion sign en ngatif si le solde est crditeur, les lignes saisies et celles traites, cest--dire cltures. Les totaux par priode en critures analytiques...

Le bouton Renumroter les pices et registres permet de slectionner le type de numrotation et/ou les lments auxquels lappliquer. Ce bouton nest pas accessible si vous ntes pas ladministrateur ni si vous ntes pas seul utiliser le programme. Cliquez sur ce bouton, une fentre de slection apparat avec les zones suivantes. Type de traitement 50

Un bouton doption permet de choisir entre : Numro de pices : la renumrotation est effectue selon les critres Date de pice, puis N pice. Le nouveau numro de pice est galement report au niveau du registre taxe correspondant. Il sagit de la slection par dfaut. Numro de registres : la renumrotation de la zone Numro chronologique de tous les registres taxes est effectue. Code journal Zone liste droulante qui prsente les diffrents codes journaux du fichier. Cette zone n'est disponible que lorsque la renumrotation des pices est slectionne. La valeur par dfaut est Tous. Premier numro Zone de 13 caractres alphanumriques qui dfinit la valeur du premier numro attribu aux pices (les registres commencent obligatoirement par 1). Le bouton Calculer les cumuls permet de lancer le calcul des mouvements et soldes affichs dans la moiti infrieure de la fentre. La dernire ligne de ltat donne le total des colonnes. Si, la suite dune coupure de courant, le programme constate un dsquilibre dans un journal, il vous le signale au lancement de cette commande. Dans ce cas, il vous faudra aller en saisie de journaux (menu Traitement) pour enregistrer une criture corrective ou supprimer les mouvements non quilibrs. Vous pouvez obtenir un tat des diffrents cumuls l'aide de la commande Rechercher de la barre doutils Navigation et en choisissant Cumul Dossier. La zone liste droulante permet d'afficher les informations concernant les Ecritures gnrales ou les Ecritures analytiques. Les priodes sont automatiquement affiches en fonction de lexercice slectionn. VI-

Configuration systme et partage :

Fichier / Configuration systme et partage Cette commande permet dobtenir des informations sur le systme de lordinateur et sur lutilisation du programme en rseau. Cette commande permet : Dobtenir des informations sur les fichiers ouverts, De connatre les utilisateurs connects au dossier comptable, si ce dernier est utilis en rseau,

De donner l'accs, toujours dans le cas d'un fonctionnement en rseau, une messagerie entre les diffrents utilisateurs des programmes de la ligne 100. Vous pouvez galement y accder par le bouton Configuration systme et partage de la barre doutils Standard : 51

Volet Configuration systme Configuration systme et partage


Pour ouvrir ce volet cliquez sur longlet Configuration systme. Le volet Configuration systme fournit des informations sur les diffrents fichiers utiliss. La zone liste droulante permet dobtenir ces informations pour les deux fichiers qu'il est possible d'ouvrir en comptabilit : le fichier comptable et ventuellement le fichier expert si vous dtenez la version PACK+. Fichier Nom du fichier comptable en cours d'utilisation. Stockage Dossier et ventuellement sous-dossier dans lequel est enregistr le fichier. Taille Taille du fichier exprim en Kilo-octets. Dispo (Disponible) Nombre de Kilo-octets encore disponibles pour le fichier. % disponible Pourcentage de place disponible dans le fichier par rapport sa taille totale. Mode daccs Cette zone indique, selon le cas : Accs non client / serveur : le poste de travail n'est pas configur pour fonctionner en rseau avec Serveur 100, Accs client / serveur : le poste de travail est configur pour pouvoir se connecter un serveur et fonctionner en rseau via Serveur 100. Serveur Dsignation et version du programme Serveur 100 utilis. Si aucun serveur n'est utilis, cette zone est vide. Utilisateur(s) en cours Cette zone affiche le nombre d'utilisateurs connects au fichier en cours. L'utilisateur tant lui-mme compris dans ce nombre, la valeur affiche est au minimum de 1.

Volet Utilisateurs connects Configuration systme et partage


Le volet Utilisateurs connects permet de visualiser, le cas chant, les noms des utilisateurs connects aux diffrents fichiers ouverts. Pour ouvrir ce volet cliquez sur longlet Utilisateurs connects. Cette fiche est vide si le mode daccs nest pas client / serveur. 52

A lexception de la colonne Etat, cette liste est mise jour en fonction des connexions et dconnexions sur les fichiers. La liste est classe par fichier ouvert. Nom de lutilisateur Les utilisateurs connects aux fichiers ouverts par la comptabilit du poste de travail apparaissent. Les connexions des fichiers qui ne sont pas ouverts par la comptabilit du poste de travail napparaissent donc pas. Le nom de lutilisateur affich est le nom de login (daccs) au serveur. Application Il sagit de lapplication qui utilise le fichier ouvert. Exemple : Sur le poste de travail, le fichier comptable Bijou est ouvert par la comptabilit ; sur un autre poste, la gestion commerciale a ouvert ce mme fichier. Les deux applications sont indiques. Fichier Il sagit du fichier ouvert. Exemple Le fichier comptable Bijou. Etat Le programme affiche, selon le cas : Actif : le poste considr effectue sur le fichier correspondant un traitement ncessitant la recherche d'informations sur le serveur, Inactif : le poste considr n'effectue aucun traitement sur le fichier correspondant,

En attente : le poste considr a un message d'attente affich sur son cran. Un poste peut tre mis en attente pour le traitement effectu sur un autre poste. Envoi d'un message : Lorsquun ou plusieurs utilisateurs sont connects, le bouton Envoyer un message permet daccder la fentre de saisie dun message. Le bouton nest pas accessible si lutilisateur slectionn sur la liste est le poste de travail. Slectionnez pralablement la ou les lignes des utilisateurs destinataires du message. Cette commande n'est utilisable que par les utilisateurs disposant d'un rseau et du programme Sage Serveur 100. 53

Le programme ne vous prvient pas si un destinataire n'est pas en mesure de recevoir votre message. Tel sera le cas si le destinataire excute un traitement au moment de la rception du message. Ce sera galement le cas si le destinataire a, l'cran, une fentre par dessus laquelle il est impossible d'afficher une autre fentre (le programme met un bip sonore si l'on tente de le faire). Exemple : Toutes les fentres de slection simplifies des tats. Message pour : Cette zone mentionne le nom du premier utilisateur slectionn. Si vous en avez slectionn plusieurs, le message sera cependant envoy tous. De : Cette zone indique votre nom sur le rseau. Texte du message : Vous disposez de 255 caractres alphanumriques pour le texte de votre message. Bouton Annuler : Ce bouton referme la fentre de saisie de message sans rien faire. Bouton Envoyer : Ce bouton envoie le message tous les destinataires. Rception d'un message : Dans les cinq secondes conscutives lenvoi, le destinataire du message le reoit. Si, au moment de la rception, le destinataire na pas lapplication lcran, le message apparatra au moment o il basculera sur cette dernire. Notez que si le destinataire du message une fentre modale lcran - fentre qui ne permet pas dactiver une autre commande comme la fentre Impression diffre, Ouverture des fichiers, fentre dattente des impressions et traitements, etc. - le message ne pourra pas tre lu. Les fentres modales comportent en gnral un bouton OK. VII- Autorisations d'accs : Cette commande du menu Fichier permet de limiter laccs par mot de passe aux commandes de votre choix pour dautres utilisateurs. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Autorisation daccs de la barre doutils Standard : Par dfaut, le programme est accs libre. Commandes protges :

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Toutes les commandes utilises par le fichier de comptabilit (et par le fichier expert pour les utilisateurs de la version Pack +) peuvent tre protges individuellement lexception des commandes ci-dessous : Nouveau, Ouvrir, Fermer, Quitter, Toutes les commandes du menu Edition, Toutes les commandes du menu Fentres.

De plus, les commandes du menu Structure font lobjet dune protection particulire. Cette protection stend des fonctions paramtres divers endroits du programme. Exemple : Les comptes gnraux peuvent tre protgs deux niveaux. Par le menu Structure : Faites un double-clic sur lintitul du menu Structure : la liste des commandes qui le compose apparat. Vous pouvez alors interdire lcriture et la lecture de lensemble du fichier des comptes gnraux. Par la commande Plan comptable : Faites un double-clic sur lintitul de la commande Plan comptable propose plus bas dans la liste : la liste des fiches de paramtrage dune fiche compte apparat. Vous pouvez alors interdire lcriture et la lecture dune ou plusieurs fiches. Toutes ces particularits seront dtailles ci-dessous. Les commandes disposant de plusieurs volets offrent deux possibilits de protection : la protection peut tre dfinie pour la commande elle-mme (exemple : vous interdisez laccs aux fiches des comptes tiers), un ou plusieurs volets de la commande peuvent tre protgs individuellement (exemple : vous interdisez l accs au volet Complment de la fiche tiers). Accs : Cette information est positionne par dfaut sur Mono-utilisateur. Elle ne concerne pas, proprement parler, la protection du fichier mais son fonctionnement en rseau. Si vous ne travaillez pas en rseau sur Sage Comptabilit 100, laissez-la sur Mono-utilisateur. Si vous travaillez en rseau, consultez la documentation fournie avec Sage Serveur 100. 55

Si vous utilisez la comptabilit en rseau avec le serveur, paramtrez cette zone sur Multi-utilisateurs. En tant qu'administrateur, ne laissez qu' vous seul la possibilit d'accder cette commande. Vous pourrez ainsi, en revenant sur mono-utilisateur, interdire temporairement l'accs la comptabilit le temps de modifier un paramtrage (modle de saisie par exemple). Si vous tentez de revenir en mono-utilisateur alors que d'autres utilisateurs sont encore connects, un message vous en informera et la commande sera ignore. Si, la suite dune panne de courant survenue en cours dutilisation de Sage Comptabilit, le programme refuse douvrir un fichier comptable, (ou un fichier expert) en affichant un message du genre Ce dossier est dj ouvert. Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance, il vous faudra lancer le programme Sage Maintenance afin de refermer ces fichiers. Le Manuel de la gamme vous donnera toutes explications sur la manire de procder. Liste des niveaux : Zone affichant la liste des niveaux dj crs. Niveau : Pour autoriser certains utilisateurs ne consulter ou renseigner que certaines commandes ou interdire la suppression de leurs lments, il vous faut en premier lieu crer un niveau daccs puis lui affecter un mot de passe et enfin autoriser ce niveau daccs les commandes qui lui sont permises. Un niveau est propos par le programme, le niveau Administrateur. Il a accs toutes les commandes et ne peut tre supprim. Il na pas de mot de passe par dfaut. Un niveau daccs dont la dsignation et le mot de passe doivent tre saisis par ladministrateur (31 caractres alphanumriques pour la dsignation du niveau) est affect un utilisateur ou un groupe dutilisateurs pour lesquels il autorise lutilisation de certaines commandes ou bien seulement leur consultation ou encore il interdit la suppression des lments dj saisis. Ds linstant o vous avez cr un niveau daccs (autre que le niveau Administrateur), le programme vous demande de saisir un mot de passe lors de louverture du fichier ainsi protg. Si vous oubliez daffecter un mot de passe au niveau Administrateur, vous pourrez accder au fichier comptable simplement en cliquant sur le bouton OK ou en validant lorsque le mot de passe vous sera demand. Rappelons que le niveau Administrateur ne peut tre ni modifi ni supprim. Vous pouvez seulement lui attribuer un mot de passe. Ce niveau donne accs toutes les commandes du programme. 1. Pour crer un niveau, cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation. Avant de crer un niveau et de lui affecter un mot de passe, prenez garde donner galement un mot de passe au niveau Administrateur car sinon vous ne bnficierez daucune protection sur laccs vos fichiers (voir les renseignements donns sur ce point pour la zone suivante). 2. Pour supprimer un niveau, slectionnez-le en cliquant sur sa ligne puis cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation.

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Mot de passe Il se compose de quatre caractres alphanumriques au maximum. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. Il nexiste aucun mot de passe par dfaut. Les mots de passe affects chaque niveau doivent tre diffrents les uns des autres. 1. Pour supprimer un mot de passe, faites-le safficher dans sa zone en cliquant sur le niveau correspondant, pressez la touche RET. ARR. puis enregistrez cette modification en refermant la fentre. 2. Pour modifier un mot de passe, cliquez sur la ligne du niveau correspondant dans la liste, tapez un nouveau mot de passe par dessus lancien et cliquez sur le bouton Ajouter. Vous pouvez aussi simplement refermer la fentre. Si, dune part, vous naffectez aucun mot de passe au niveau Administrateur (ou si vous supprimez ce mot de passe), et si, dautre part, vous avez cr un niveau dutilisateur avec mot de passe, le programme affiche dans tous les cas la fentre de saisie du mot de passe lors du lancement du programme. Si, dans ce cas, vous cliquez sur le bouton OK, vous aurez alors accs toutes les commandes du programme (normalement rserves au niveau administrateur). Vous comprenez ainsi lintrt quil y a de donner galement un mot de passe au niveau Administrateur. Confirmation : Il se compose de 4 caractres alphanumriques maximum reprsents lcran par des *. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. Toute saisie dans la zone Mot de passe doit obligatoirement tre valide dans cette zone. Le non respecte de cette procdure dclenche un message dalerte. Fonctions : Cette liste prsente tous les menus et toutes les commandes qui peuvent tre protgs (voir la liste des commandes qui ne peuvent tre protges et celles qui peuvent ltre). A la suite des menus sont disposes toutes les commandes possdant des volets que lon peut protger individuellement. Le maniement est identique pour les menus et pour les commandes. Prenez soin de vrifier que le niveau daccs auquel vous voulez autoriser ou interdire laccs certaines commandes soit bien slectionn dans la liste des niveaux avant deffectuer les paramtrages dans cette liste. Lorsque vous aurez prcis toutes les fonctions interdites ou autorises la consultation ou la saisie, refermez simplement la fentre. Ceci enregistre toutes les modifications. Pour ouvrir un menu ou une commande et avoir accs ses commandes ou ses volets, il faut cliquer deux fois sur son nom ou sur le symbole qui le / la prcde. Agissez de la mme faon pour le / la refermer. Pour interdire laccs une commande, cliquez deux fois sur son nom. Le signe plus (+) qui la prcde se transforme alors en signe moins (-). Procdez de faon similaire pour lautoriser nouveau. Une commande interdite apparat estompe dans son menu.

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Dans les menus les commandes protges apparaissent de la faon suivante : La protection en criture dune commande est symbolise par un crayon barr, Une commande protge en consultation est grise (ou estompe).

Si un ou plusieurs volets dune commande sont protgs, ils disparaissent de la fiche. Boutons Privilges : Certaines commandes des menus Fichier, Structure et Traitement peuvent tre saisies, modifies et / ou consultes. Elles comportent sur leur ligne un symbole qui peut prendre diffrentes formes. Lorsque vous en slectionnez une, les boutons Privilges deviennent actifs et utilisables. Il en est de mme pour les volets de certaines commandes. Les trois boutons Privilges portent les dsignations suivantes (de gauche droite) : Interdit en suppression, Interdit en criture, Interdit en lecture.

Les lments ainsi protgs comportent, en face de leur intitul une icne prcisant le degr de protection qui leur a t affect : Commande ou volet autoris la consultation et la modification, Commande ou volet autoris la consultation seulement, Commande ou volet interdit la consultation et la modification, Commande ou volet dont la suppression est interdite, Commande dont lutilisation est possible, Commande dont lutilisation est impossible.

Le sigle correspondant au type de protection ventuelle de la commande est rappel dans la barre d'tat. 1. Vous rendez une commande ou un volet seulement consultable en cliquant sur le bouton central. Dans ce cas, le crayon est barr. Vous la/le rendrez saisissable nouveau de la mme faon. 2. Si la commande ou le volet ne doit tre ni saisissable, ni consultable, cliquez sur le bouton de droite (vous pouvez aussi faire un double-clic sur sa ligne). La feuille barre remplace alors le crayon. Pour lui rendre tous ses attributs, cliquez nouveau sur ce bouton. 3. Si la commande ou le volet sont consultables, modifiables mais non supprimables, cliquez sur le bouton de gauche. Faites de mme pour annuler cette mesure.

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Quittez la commande en refermant la fentre. Pressez la touche ECHAP si vous ne voulez pas enregistrer les modifications. Les effets de la protection d'une commande : Lorsquune commande est protge, cette protection est tendue lensemble de ses volets. Exemple Si vous protgez les comptes gnraux en criture par le menu Structure, lensemble de ses volets se verront appliquer la mme protection. Les commandes Saisie des journaux, Interrogation et lettrage, Interrogation tiers, Interrogation analytique et Recherche dcritures peuvent tre protges selon le type journal. Exemple Un utilisateur nayant pas accs au journal de type achat en visualisation ne pourra pas consulter le dtail dune criture enregistre sur le journal dachat partir de la commande Interrogation tiers. Si une fonction est protge en lecture, elle napparat plus dans le menu concern. Les effets de la protection des volets d'une commande : Si tous les volets dune commande sont protgs en consultation et que la commande nest pas protge, seule la liste concerne pourra tre affiche. Aucun lment de la liste ne pourra tre consult, modifi, etc.

Exemple : Si vous protgez en lecture les volets de la commande Plan analytique, vous pouvez afficher le contenu des plans analytiques par la commande du menu Structure, soit la liste des sections, mais le contenu des fiches nest pas accessible. Si le premier volet dune commande est protg en criture, il ne sera pas possible de crer un lment mme si la commande nest pas protge en criture. Plan analytique (commande) Structure / Plan analytique : Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les sections pour chaque plan analytique dfini. Cliquer sur le bouton Plan analytique de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire revient activer cette commande. La liste des sections analytiques saffiche. Le bouton Crer une section de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire donne un accs direct la fentre de saisie dune section analytique. Le bouton Atteindre une section de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire ouvre la fentre de la commande Atteindre en la pr paramtrant pour la recherche dune section analytique. Le bouton Gnrer lance lassistant de gnration des sections analytiques uniquement dans le cas de plans structurs.

VIII- Importer un fichier :


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Fichier / Importer Cette commande permet dimporter, dans votre fichier comptable, des informations en provenance dautres programmes. Cliquer sur le bouton Importer de la barre doutils Fonctions avances : revient activer cette commande. Cette commande peut tre lance partir dun fichier comptable ouvert ou non. La fentre Ouvrir le fichier dappel souvre, permettant de slectionner le fichier dimportation. Elle prsente cependant une particularit car elle ne peut tre annule, cest--dire arrte en cours dexcution. En effet, un arrt intempestif de lexcution de cette commande peut entraner des fichiers dsquilibrs. Cette commande ne peut pas tre utilise en mode Multi-utilisateurs. Voir la commande Fichier / Autorisations d'accs. Voir Reportez-vous, si ncessaire, au manuel de Microsoft Windows pour lutilisation dune telle bote de dialogue. Le programme vous permet dimporter : Des fichiers au format texte (*.TXT), Des fichiers comptes au format SAGE (*.PNC), Des fichiers critures au format SAGE (*.PNM), Des fichiers critures au format CIEL (*.TXT), Des fichiers critures EDIFACT (*.TXT).

Suppression du fichier aprs import Cochez cette option pour que le fichier dimportation soit supprim du disque dur lissue de la procdure. Si cette option nest pas coche, le fichier import sera conserv sur le disque dur de lordinateur. Si limportation du mme fichier est demande une seconde fois (ou une nime fois), le programme affichera un message indiquant que le fichier a dj t import n fois. Vous pourrez alors limporter de nouveau ou demander sa suppression. Importer le lettrage Il est possible, lors dimportation de fichiers au format texte (Standard ligne 100), de rcuprer le lettrage des donnes puisque deux zones mentionnent ces informations : Numro lettre montant, Numro lettre devise.

Le fait de cocher cette option importera le pr lettrage et le lettrage des critures. Voir ci-aprs les diffrentes procdures lies cette importation. Cette option est toujours active mais na deffet que sur les fichiers texte au format standard ligne 100 (extension .TXT). 60

Importer le pointage Il est possible, lors dimportation de fichiers au format texte (Standard ligne 100), de rcuprer le pointage des donnes puisque une zone mentionne cette information : Numro pointage.

Le fait de cocher cette option importera le pointage des critures. Limportation des critures pointes ne donne lieu aucun contrle. Il sagit du pointage effectu dans les fonctions Interrogation et lettrage et Interrogation tiers et non du pointage effectu dans le cadre du rapprochement bancaire. Cette option est toujours active mais na deffet que sur les fichiers texte au format standard ligne 100 (extension .TXT). Conserver la rfrence pice dorigine Cette option s applique pour limportation de fichier au format critures Sage et critures Ciel . Si l'option Conserver la rfrence pice d'origine est slectionne : Le numro de pice est incrment automatiquement pour l'criture importe selon le type de gestion de numrotation slectionne au niveau des journaux concerns. La colonne Rfrence pice de l'criture reprend la rfrence pice du fichier d'importation. Si cette option n'est pas slectionne la colonne N pice de l'criture reprend la rfrence pice du fichier d'importation. Importer dans la devise dquivalence Cette option est applique dans le cas o le fichier import ne comporte pas dindication de la monnaie dexpression des montants, cest dire pour : Les formats Texte des versions antrieures qui ne contient pas de drapeau Devise (voir la structure des fichiers dimportation dans les Annexes), Les formats Ciel et anciens formats Sage PNM qui ne contiennent aucune devise.

Par dfaut, cette case nest pas coche. Si vous la laissez non coche, les montants seront considrs comme tant dans la monnaie de tenue de compte et seront imports tels quels aprs les contrles usuels. Si vous cochez cette case, les montants seront considrs comme tant dans la devise dquivalence. Une conversion seffectuera alors pour obtenir les montants dans la monnaie de tenue de compte, avec gnration si ncessaire dune criture dcart dans les comptes dfinis dans la commande Fichier / A propos de.... Sil nexiste aucune devise dquivalence, ignorez loption.

IX- Exporter :
Fichier / Exporter 61

Cette commande permet dexporter les donnes enregistres dans le fichier comptable vers un tableur ou un programme acceptant des donnes sous forme de fichiers SYLK, texte, HTML et classeur Microsoft Excel. Comme pour la commande Importer, l'exportation peut sexcuter en tche de fond. Son droulement peut tre interrompu en cliquant sur le bouton Annuler. Cette commande ne modifie en rien le contenu des fichiers de la comptabilit. Si la commande est annule en cours dexcution, le fichier nest pas gnr. Lexport des donnes peut tre effectu dans nimporte quelle devise. Cette commande du menu Fichier ouvre un menu hirarchique qui propose : Format Texte/Sylk : il sagit de la classique fonction dexport qui se traduit par louverture ou la cration dun modle dexport puis la gnration dun fichier aux diffrents formats suivants : format texte la norme de la Comptabilit Ligne 100, format Sylk : format de fichier compatible avec la plupart des tableurs du march ;

format HTML : ce format permet la gnration d'un fichier qui pourra directement tre exploit par des navigateurs Internet. format Classeur Microsoft Excel : permet le lancement en automatique de Microsoft Excel et l'ouverture du fichier export. Format Sage : cette option permet de gnrer des critures au format :

Trsorerie 100 : Cette option remplace la fonction Transfert vers la trsorerie du menu Traitement des versions antrieures. Ciel. Format EDIFACT : ce format permet lexportation des comptes, des critures et de la balance.

Balance : permet dexporter une balance des comptes dans diffrents formats admis par des programmes permettant limpression dtats financiers. Les documents ainsi gnrs devront tre ouverts partir des applications (tableur, traitement de texte, programme de gestion) capables de lire leur format. Le principe des fonctions dexportation du programme Sage Comptabilit 100 est identique quel que soit le format du fichier export. Nous dcrivons ci-aprs : Dabord les diffrents formats dexportation, Puis le mode opratoire pour raliser une exportation.

X- Communication :
Fichier / Communication Cette commande du menu Fichier permet un change dinformations et de donnes beaucoup plus simple entre deux versions du programme Sage Comptabilit (ligne 30 ou 100) ou bien entre ces

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programmes et Ciel Comptabilit. Lun des programmes est install chez lutilisateur, lautre est implant chez lexpert comptable qui soccupe de la gestion et du suivi de ses comptes.

CREATION DES STRUCTURES


Elles sont trs importantes pour la comptabilit puisquelles permettent lenregistrement de toutes les variables utilises dans le traitement de la comptabilit.

I-

le plan comptable :

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan comptable. Cliquer sur le bouton Plan comptable : de la barre doutils Comptabilit gnrale revient activer cette commande. Lorsque vous la lancez, la liste des comptes crs apparat. Pour accder directement la cration dune fiche de compte gnral, cliquez sur le bouton : Crer un compte gnral de la barre doutils Comptabilit gnrale. Pour atteindre la fiche dun compte prcis, cliquez sur le bouton Atteindre : un compte gnral de la barre doutils Comptabilit gnrale. Aussi pour ajouter un compte : Structure Plan comptable Bouton (Ajouter) de la barre de navigation un assistant apparat

Exemple : Le numro : 3421 Lintitul : Clients Puis cliquer sur suivant. Modification d'un compte : Cliquez sur la ligne du compte en question :

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Puis sur le bouton Voir/Modifier : . Vous pouvez galement cliquer deux fois sur la ligne du compte dans la liste. O seulement double clic sur la ligne du compte en question le volet fiche principale dun compte gnral apparat

Type : Le programme distingue deux types de comptes : Les comptes de type Dtail.

Ce sont les comptes classiques servant lenregistrement en dtail des critures. Pour ce type de compte, toutes les zones de la fentre sont saisissables. Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolis par licne : . Les comptes de type Total. 64

Ce sont les comptes servant la totalisation des comptes de dtail ayant mme racine. Seules les zones Numro, Type, Intitul, Classement, Saut de lignes / page et Nombre de ligne(s) sont disponibles ; toutes les autres sont estompes, marquant ainsi quelles sont inaccessibles. Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolis par licne : .

La slection du type de compte est obligatoire. La forme du compte tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dun compte dj enregistr, il est ncessaire de le supprimer et de le recrer. Pour une cohrence des tats sur les comptes totalisateurs, veillez paramtrer des comptes de type Total pour chaque racine de comptes dfinie. Exemple : Un enregistrement de type Total peut par exemple tre effectu pour tous les comptes donnant les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance. Les comptes de caisse, de banques ou de TVA, eux, peuvent tre totaliss sur des comptes enregistrs comme tels. La liste du plan comptable peut tre classe selon le type du compte. Intitul : Zone alphanumrique de 35 caractres dont la saisie est obligatoire, prcisant la dsignation du compte. Classement : Zone destine la saisie dun code de 17 caractres alphanumriques servant au classement et la recherche du compte. Par dfaut, cette zone propose les 17 premiers caractres de lintitul. Il vous est possible de les modifier. Nature de compte : La nature d'un compte s'affiche automatiquement en fonction de son numro. Rappelons en effet que les natures de comptes sont cres sur le volet A propos de / Options ; chaque nature de compte est associe une ou plusieurs fourchettes de numros de comptes. En fonction de la nature du compte mouvement, le programme ralisera un certain nombre de contrles lors de la saisie des journaux. Par exemple, il signalera par l'affichage d'un message que la nature du compte mouvement n'est pas habituelle sur le journal de saisie (utilisation d'un compte de nature banque sur un journal de ventes) ; l'criture ne sera dans ce cas valide qu'aprs confirmation de l'utilisateur. Le Code traitement (proche ou par nature) demand dans le volet A propos de / Prfrences dtermine les informations affiches par dfaut lors de la cration d'un compte. Report -nouveau :

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Slectionnez le mode de report des critures en fin dexercice, mettre en uvre lors des oprations de fin danne : Aucun : pas de report du solde ou des mouvements dtaills du compte ; choix adapt aux comptes de charges et de produits ne devant pas tre reports. Solde : seul le solde du compte est report sur lexercice suivant.

Dtail : tous les mouvements non lettrs du compte sont reports en dtail sur lexercice suivant ; slectionner pour les comptes clients et fournisseurs qui pourront tre reports en dtail si vous avez pris soin de les lettrer. Compte reporting : Les comptes reporting permettent dobtenir une classification des mouvements dbit et crdit enregistr, diffrent de celle des comptes gnraux, notamment pour la production dtats Bilan Compte de rsultat une socit mre. Si vous saisissez un numro de compte non cr, le programme proposera sa cration lors de la fermeture de la fentre Compte. Compte tiers rattach : Le programme permet d'associer chaque compte gnral cr, un ou plusieurs comptes de tiers. Ils doivent tre crs dans le Plan tiers. Slectionnez le compte souhait partir de la zone liste droulante puis validez par la touche ENTRE pour quil saffiche sur la liste des comptes tiers rattachs. Si un seul compte de tiers est rattach, lorsque le compte gnral sera mouvement, le compte de tiers sera automatiquement propos. Si plusieurs comptes de tiers sont rattachs, le premier compte de tiers de cette liste sera automatiquement propos lorsque le compte gnral sera slectionn en saisie des journaux Le rattachement des comptes tiers aux comptes gnraux peut tre effectu partir des comptes tiers. Code taxe : Il est possible d'affecter un taux de taxe par dfaut pour les comptes de nature Charge et Produit. Cette gestion est trs utile si vous avez paramtr des subdivisions de comptes par taux. Le code taxe est alors automatiquement propos en saisie des journaux. Raccourci : Ce code (maximum de 6 caractres alphanumriques) permet dappeler le compte correspondant lors de la saisie. Pour rappeler un compte en saisie : maintenez enfonces les touches CTRL et MAJ et tapez le raccourci enregistr ici. Le curseur doit bien sr se trouver dans une zone de saisie d'un numro de

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compte. Vous pouvez utiliser ce raccourci dans toutes les zones recevant un compte (exemple : comptes de TVA dans les tables taxes). Saut de Lignes / Page : Slectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression du grand-livre des comptes et de la balance par exemple. Le saut de page correspond au saut dune page. Si vous choisissez cette option, la zone Nombre de ligne(s) sestompe et devient par consquent inaccessible. Nombre de lignes : Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur propose par dfaut est un saut dune ligne. Regroupement : Si cette case est coche, le dtail des critures enregistres sur le compte pourra, la demande de l'utilisateur, tre regroup sur le grand livre. Saisie analytique : Cette option dtermine s'il sera possible de ventiler en analytique les montants saisis sur le compte. Le programme neffectue de contrle sur lquilibrage des ventilations analytiques que sur les cinq premiers plans analytiques enregistrs dans loption A propos de / Options / Plan analytique. Le programme vrifiera que la totalit du montant imputer de la ligne est bien ventile sur une ou plusieurs sections appartenant un mme plan. Par contre, vous pouvez raliser des ventilations partielles sur lun des 5 derniers plans. Saisie de l'chance : Si cette case est coche, il sera ncessaire de saisir une date dchance lorsque ce compte sera appel dans un journal ou dans une pice comptable. Cette date pourra tre calcule automatiquement si le compte est associ un compte de tiers et que ce dernier a des conditions de rglements rattaches. La saisie de lchance nest pas vrifie dans les journaux de trsorerie. Saisie de la quantit : Cette option autorise ou non la saisie des quantits dans la colonne prvue cet effet. Saisie en devise : Cette option rend possible ou non la saisie dcritures en devises sur le compte concern.

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Si vous avez coch la case, slectionnez ventuellement la devise qui sera propose par dfaut en saisie dcritures sur ce compte. La zone liste droulante vous propose de la choisir parmi lensemble des devises dfinies dans les options de la commande A propos de. Lettrage automatique : Cette option rend possible le lettrage automatique des critures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande), grce la fonction Lettrage automatique de la commande Interrogation et Lettrage. Un compte est toujours lettrable manuellement. Saisie compte tiers : Si cette case est coche, et si la colonne existe dans le journal, lors de la saisie des journaux, le programme obligera la saisie d'un compte de tiers. Voir La slection des colonnes est effectue dans loption A propos de / Options / Organisation pour le journal considr.

II- Codes journaux :


Structure / Codes journaux Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les codes journaux. Cliquer sur le bouton Liste des codes journaux de la barre doutils Comptabilit gnrale : revient activer cette commande. Elle permet le paramtrage des journaux qui seront utiliss en saisie des critures. Aussi pour ajouter un journal : Structure Code journaux Bouton ajouter de la barre de navigation un assistant apparat

Un journal est dfini sur les zones suivantes : Code : 68

Le code journal (6 caractres alphanumriques au maximum) sert de raccourci pour la recherche et laffectation du journal. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce code est obligatoire. Il est recommand de donner ce code une consonance rappelant la destination du journal. Type : Slectionnez le type du journal paramtrer. Il est impossible de modifier le type dun journal aprs sa cration. Cette information est obligatoire. Le type du journal dtermine le pr positionnement automatique du curseur en saisie : Achats : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Fournisseur ou Salari, dans la colonne dbit si il est de nature Charges. Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par licne ci-contre. Ventes : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Produits. Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par licne ci-contre. Trsorerie : le curseur se pr positionne selon le sens du compte : crdit pour les comptes de nature Client et Produits, dbit pour les comptes de nature Fournisseur, Salari et Charges. Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par licne ci-contre. Gnral : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Amortissement ou Produits. Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par licne ci-contre. Situation : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Amortissement ou Produits ; un journal de type Situation ne peut pas tre cltur ni compact. Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par licne ci-contre. Hormis le pr positionnement du curseur, le programme contrle la saisie et affiche un message de confirmation si la nature du compte mouvement semble incompatible avec le type de journal. Intitul : Zone alphanumrique de 35 caractres pour lenregistrement obligatoire du titre du journal. Numrotation des pices Slectionnez le mode de numrotation souhait pour les pices enregistres sur le journal (par la commande Traitement / Saisie des journaux). Manuelle : la saisie du numro de pice est laisse libre ;

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Continue par journal : le programme numrote automatiquement les pices, par journal ; il incrmente le plus grand numro saisi sur toutes les priodes de lexercice, par journal ; Continue pour le fichier : le programme numrote automatiquement les pices, par fichier comptable ; il incrmente le plus grand numro saisi, tous journaux confondus ; Mensuelle : le programme numrote automatiquement les pices louverture du journal ; il incrmente le plus grand numro saisi sur la priode en cours. En cas de numrotation mensuelle, le programme neffectue aucun contrle sur les numros qui pourraient avoir t saisis sur dautres priodes. Si l'option Protection du N pice est active dans le volet A propos de / Paramtres avec Numrotation continue pour le fichier, cette option n'est pas accessible. Saisie analytique : Cette option autorise ou non les critures sur les sections analytiques pour le journal considr. Compte de trsorerie : Cette zone nest active (non estompe) que si le journal est de type Gnral, Situation ou Trsorerie. Dans ce dernier cas, sa saisie est obligatoire. Slectionnez, sur la liste des comptes gnraux (comptes de dtail seulement) le compte sur lequel la contrepartie sera automatiquement enregistre. Vous pouvez galement saisir le numro de compte directement sur la zone. Sil nexiste pas, le programme proposera sa cration la fermeture de la fentre Code journal. Hormis pour un journal de type Trsorerie pour lequel l'affectation d'un compte de contrepartie est obligatoire, si vous ne dsirez pas bnficier de cette contrepartie automatique, il suffit de ne rien enregistrer dans cette zone. Contrepartie chaque ligne : Cette option nest active que lorsque le journal est de type Trsorerie. Elle dtermine le mode d'enregistrement de la contrepartie (sur le compte renseign zone prcdente) : pour obtenir une contrepartie globale (dbit et crdit) de l'ensemble des mouvements saisis sur la pice, ne cochez pas cette case ; pour obtenir une criture automatique de contrepartie aprs chaque saisie de ligne, demandez une contrepartie chaque ligne. En saisie des journaux, si la zone Contrepartie chaque ligne nest pas coche, les critures de contrepartie apparaissent sur deux lignes : une pour les mouvements dbiteurs et une autre pour les mouvements crditeurs. Le programme leur affecte le libell : Centralisation mois de, automatiquement complt du nom de la priode et du quantime de lexercice. Exemple : Vous avez enregistr le compte 516 Caisse comme contrepartie au journal de caisse. 70

Il ne vous est pas ncessaire de porter cette somme au crdit (dpense) du compte de caisse puisque le programme le fera pour vous automatiquement et immdiatement sur une ligne particulire. Si en cours de saisie, vous dcidez de modifier cette option, ce changement sera pris en compte uniquement pour les priodes non mouvementes. Rapprochement : Cette option vous permet de demander spcifiquement le rapprochement des critures du journal slectionn. La zone liste droulante vous propose au choix : Aucun : dans ce cas, vous ne souhaitez pas rapprocher les critures du journal.

Contrepartie : dans ce cas, vous souhaitez rapprocher les critures selon la mthode habituelle du logiciel. Trsorerie : dans ce cas, vous souhaitez rapprocher les critures enregistres sur le compte de trsorerie, associ au code journal. Cette option ne peut tre slectionne que si loption Contrepartie chaque ligne est coche. Lorsque vous lancerez la commande Traitement / Rapprochement bancaire, un contrle est effectu lors de la slection du journal. Seuls les journaux dont la zone Rapprochement a t renseigne par Contrepartie ou Trsorerie peuvent tre rapprochs. Lorsque vous lancerez la commande Traitement / Fin dexercice / Suppression du premier exercice, seuls seront traits les journaux dont la case Rapprochement aura t coche. Contrairement au mode Aucun, les modes de rapprochement Contrepartie et Trsorerie ne sont plus modifiables ds quune criture est saisie dans le journal. Masquer les totaux : Cette option permet de masquer les cumuls des journaux l'ouverture pour les journaux de type Achat, Vente, Gnral et Situation. Mise en sommeil : Cette option permet dempcher la saisie (dont la gnration automatique des critures), le lettrage, le rapprochement, limport de donnes dun autre logiciel et la mise jour des donnes partir dun autre logiciel sur le journal slectionn. En cas de tentative de traitement sur un journal mis en sommeil, un message non bloquant saffiche. Exemple : Code ACH VTE OD CAIS BMCE BCM Intitul Achats crdit Ventes crdit Oprations diverses caisse Banque marocaine Banque commerciale Type Achat Vente Gnrale Trsorerie Trsorerie Trsorerie 71 Trsorerie

5161 514101 514102

Pour voir et modifier : les mmes tapes du plan comptable :

III- Plan tiers :


Structure / Plan tiers Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan tiers. Pour crer un tiers : Structure Plan tiers Bouton Ajouter de la barre de navigation volet identification dun compte tiers :

Le volet Identification dun compte regroupe toutes ses caractristiques. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Identification. La saisie ou la modification dun compte tiers se fait dans une fentre intitule Tiers. Ce titre est suivi du numro du compte et de son intitul. 72

Notez la mention affiche en bas gauche de la fentre : elle indique la date de cration du compte. Le bouton Interrogation tiers : Interrogation tiers. permet daccder directement la commande Traitement /

Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les critures enregistres sur le compte sans passer par le menu. Rappel : Le menu Edition Les commandes du menu Edition peuvent largement tre utilises sur le plan des comptes tiers pour copier, couper et coller le contenu d'une zone. Un compte tiers est dfini sur les zones suivantes. Numro : Selon le mode de numrotation paramtr dans Fichier / Options / Type Tiers : Pour une numrotation Manuelle : enregistrez ici le numro du compte sur 17 caractres alphanumriques maximum (majuscules). Cette saisie est obligatoire. Deux comptes tiers ne peuvent porter le mme numro mme s'ils sont de type diffrent. Pour une numrotation Automatique : le programme propose le dernier numro incrment de 1. Si le numro maximum de la racine est atteint, un message d'alerte apparat. Pour une numrotation Manuelle avec racine : la racine saisie est automatiquement affecte. A vous de complter la zone avec les caractres souhaits. Type : Le programme distingue quatre types de comptes tiers : Les comptes de type Client. Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. Les comptes de type Fournisseur. Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. Les comptes de type Salari. Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. Les comptes de type Autre. Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. La slection du type est obligatoire. La forme du compte tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dun tiers dj enregistr, il est ncessaire de le supprimer et de le recrer. 73

En fonction du type de compte slectionn, le programme proposera la cration du ou des comptes gnraux rattachs (voir plus loin) en se rfrant au paramtrage effectu par l'option Fichier / A propos de / Options / Type tiers. Les comptes de type Fournisseur ou Client sont repris dans la gestion commerciale et les comptes de type Salari sont repris dans la paie dans le cas o le fichier comptable est ouvert. Le type par dfaut dpend de la liste prcdente. Si vous aviez laiss la zone liste droulante sur Tous, le type par dfaut sera le premier de la liste, soit Client. Si vous voulez crer des fournisseurs, nous vous conseillons dafficher la liste des tiers sur Fournisseur. Ainsi, en cration de compte tiers, le programme positionnera le type tiers sur Fournisseur. Intitul : Zone 35 caractres alphanumriques maximum. Elle permet la saisie de lintituler du compte. Classement Zone destine la saisie dun code de 17 caractres alphanumriques servant au classement et la recherche du compte. Par dfaut, cette zone propose les 17 premiers caractres de lintitul. Il vous est possible de les modifier. Compte collectif : Zone liste droulante qui propose par dfaut la valeur associe la nature du type tiers dfini. Concernant le rattachement du compte gnral collectif, le compte principal est automatiquement affect en fonction du type de tiers slectionn la validation de tiers, soit par fermeture de la fentre, soit par changement de volet. Qualit : Prcisez sur cette zone de 17 caractres maximum la qualit du tiers en cours (socit, indpendant, ). Contact : Personne contacter reprsentant le tiers (zone de 35 caractres maximum). Adresse : Coordonnes compltes du tiers composes de son adresse (35 caractres maximum), un ventuel complment (35 caractres maximum), son code postal (9 caractres alphanumriques), la ville ou bureau distributeur (35 caractres maximum), la rgion et le pays (respectivement sur 9 et 35 caractres alphanumriques). Les pays sont enregistrs dans le volet Fichier / A propos de... / Options. 74

Numro de SIRET / NAF (APE) : Zones de saisie permettant d'enregistrer le numro de SIRET et le code NAF/APE du tiers, respectivement sur 14 et 5 caractres alphanumriques. Numro d'identifiant : Zone de 25 caractres alphanumriques correspondant au numro didentifiant CEE de la socit. Tlcommunication : La zone est compose des lments suivants : Tlphone (21 caractres alphanumriques maximum), Tlcopie (21 caractres alphanumriques maximum), E-mail (69 caractres alphanumriques maximum) et Site (69 caractres alphanumriques maximum). Les boutons en regard des zones E-mail et Site permettent respectivement denvoyer un message ladresse indique et de se connecter au site Internet correspondant.

Volet complment dun compte tiers :

Ce volet permet de complter les informations sur le compte tiers. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Complment. Devise : Slectionnez la devise du tiers. Elle sera utilise en saisie, pour l'enregistrement des critures, pour obtenir automatiquement la devise du tiers et le cours de cette dernire. La liste propose les devises paramtres dans le volet Fichier / A propos de / Options. Langue : 75

Cette option est dfinie dans le programme de Gestion commerciale 100. Linformation indique dans cette zone peut ensuite tre utilise comme critre de slection, au moment de ldition des extraits tiers. La zone liste droulante vous propose dindiquer : Aucune : cest la valeur que le programme propose par dfaut. Dans ce cas le code langue nest pas un critre de slection pour le tiers. Langue 1 : il sagit du premier code langue cr en Gestion commerciale 100. Slectionnez-le sil peut servir caractriser le tiers. Langue 2 : il sagit du deuxime code langue cr en Gestion commerciale 100. Slectionnezle sil peut servir caractriser le tiers. Comptes rattachs Liste des comptes gnraux rattachs au compte de tiers. En fonction du type du compte, le programme propose la cration ou l'affectation du ou des comptes gnraux rattachs en se rfrant au paramtrage effectu par la commande Fichier / A propos de (Option Type de tiers). Rappel : un type de tiers est dfini par : Un Intitul : il constitue les premiers caractres de l'intitul du compte gnral cr automatiquement ; le programme le complte automatiquement par l'intitul du compte de tiers. Radical/Compte : mode de composition du numro du compte gnral : Radical : le numro du compte gnral est compos d'un radical saisi, suivi du numro du compte de tiers ou des premiers caractres du numro de tiers ; Compte : le numro du compte gnral est fixe (sans juxtaposition du numro du compte de tiers). Voir Pour plus de dtails, reportez-vous au Menu Fichier /A propos de.

Pour slectionner un compte gnral dj cr, cliquez sur le bouton de la zone liste droulante et choisissez-le dans la liste. Tapez la touche ENTRE pour valider la slection. Pour crer un nouveau compte gnral, tapez son numro sur la zone de la zone liste droulante ; confirmez ensuite sa cration. Pour que le programme cre automatiquement le compte gnral rattach en fonction du type de tiers, cliquez sur le bouton Associer les comptes. Le programme affiche alors un message indiquant que le compte gnral n'existe pas et propose sa cration, uniquement sil est indiqu dans la zone Type tiers que le compte est de type Radical. Dans l'affirmative, il apparat aussitt sur la liste des comptes rattachs. Le programme affiche la fiche du compte gnral lorsque vous faites un double-clic sur sa ligne (sur la liste des comptes rattachs). Ceci vous permet ventuellement de la complter. Remarquez que le compte tiers lui est automatiquement rattach (encadr "Comptes tiers 76

rattachs" du volet Fiche principale du compte gnral). Vous pouvez faire un double-clic sur sa ligne pour revenir la fiche du compte tiers. Principal : Un des comptes gnraux slectionn doit tre dfini comme Principal. Le premier compte slectionn est toujours considr comme "principal" par le programme. Il est impossible de supprimer le compte principal de la liste des comptes rattachs. Il faut au pralable dclarer un autre compte comme principal. Si vous slectionnez un second compte, qui doit tre considr comme le principal, cliquez sur la bote cocher principal lorsque sont numro apparat dans la zone. Tapez la touche ENTRE. Le premier est alors automatiquement "dcoch". Pour rappeler un compte en saisie : vous maintenez enfonces les touches CTRL et MAJ et vous tapez le raccourci enregistr ici. Le curseur doit bien sr se trouver dans une zone de saisie d'un compte de tiers. Pour rappeler un compte en saisie : vous maintenez enfonces les touches CTRL et MAJ et vous tapez le raccourci enregistr ici. Le curseur doit bien sr se trouver dans une zone de saisie d'un compte de tiers. En saisie, lorsque vous indiquez le compte tiers, le compte gnral propos sera le compte rattach principal. En saisie, lorsque vous indiquez le compte tiers, le compte gnral propos sera le compte rattach principal. Raccourci : Ce code (maximum de 6 caractres alphanumriques) permet dappeler le compte tiers correspondant dans nimporte quelle pice. Pour rappeler un compte en saisie : vous maintenez enfonces les touches CTRL et MAJ et vous tapez le raccourci enregistr ici. Le curseur doit bien sr se trouver dans une zone de saisie d'un compte de tiers. Lettrage automatique : Cette option rend possible le lettrage automatique des critures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande). Un compte est toujours lettrable manuellement. Validation automatique des rglements : Si le compte de tiers est associ un mode de rglement prvoyant plusieurs chances, lorsquil est mouvement en saisie des journaux, le programme affiche une fentre prsentant les diffrentes chances calcules automatiquement. Si vous souhaitez ne pas voir safficher cette fentre, cochez loption Validation automatique des rglements.

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Hors rappel/relev : Si le tiers slectionn est un client, cocher cette case permet dindiquer au programme que ce client ne doit pas faire lobjet dune relance. Si le tiers slectionn est un fournisseur, cocher cette case permet dindiquer au programme que ce fournisseur ne doit pas tre pris en compte dans les relevs dcritures. Quil sagisse dun client ou dun fournisseur, lorsque vous demanderez un rappel ou un relev (commande Traitement / Rappel/Relev), le tiers pour lequel vous aurez coch la case Hors rappel/relev ne sera pas pris en compte dans la fourchette dfinie. Mise en sommeil : Cochez cette case si vous souhaitez que le compte ne soit plus mouvement. Lors de la saisie, un message vous prviendra que le compte nest plus utilisable et vous devrez confirmer son utilisation. Saut de Lignes / Page : Slectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression des tats tiers. Le nombre de sauts de page est limit 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) sestompe et devient par consquent inaccessible. Nombre : Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur propose par dfaut est un saut dune ligne. Appel un modle de rglement : Slectionnez ou enregistrez le modle de rglement associer au tiers. Aprs slection et validation, son contenu s'affiche dans la partie basse de la fentre. Les Modles de rglement sont enregistrs dans le menu Structure. Le programme permet de modifier le modle slectionn depuis la fiche tiers. L'appel un modle de rglement pr paramtr n'est pas obligatoire : il peut tre saisi directement dans les zones du bas de la fentre. Les conditions de rglement d'un tiers sont constitues de : Un type, slectionn partir d'une zone liste droulante : pourcentage, quilibre, montant ; Une valeur : pourcentage ou montant suivant la slection prcdente ;

Une ligne d'quilibrage ne demande la saisie d'aucune valeur puisque cette dernire est calcule automatiquement par le programme. 78

Un nombre de jours de dlai respecter entre la date de la pice gnratrice du paiement (facture) et la date de premier versement du rglement ; Une condition dont le programme se servira pour dterminer la date de dpart du calcul de l'chance : jour net : partir de la date dcriture ; fin de mois civil : partir de la date de fin de mois rel (28, 29, 30 ou 31) correspondant la date dcriture ; fin de mois : partir de la date dcriture, aprs application du nombre de jours, la date dchance correspond la date de fin de mois (si pas de jour de tombe). Le jour de tombe du rglement : trois types de valeur peuvent tre indiqus dans cette zone :

vide : le programme calcule la date de tombe en fonction du nombre de jours et de la condition, un jour prcis saisi manuellement, jusqu' 6 jours spars par des virgules : jj,jj,jj,jj,jj,jj. Un mode de rglement ; les diffrents modes de rglement utiliss sont enregistrs sur le volet Fichier / A propos de / Option. Exemple : Les exemples suivants prsentent l'incidence de la condition sur la date d'chance d'un rglement :

Voir Le dtail de l'enregistrement d'un modle de rglement est prsent dans la rubrique traitant de la commande Structure / Modles. Commentaire : Zone de saisie libre de 35 caractres alphanumriques correspondant aux informations tiers.

Exemple des comptes tiers : Compte intitul 001 INFOSYS 002 INFOFAS 003 DMIF 01 BANANI

type Client Client Client fournisseur


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Compte rattach 3421 3421 3421 4411

02 03 04

GROIFO PRATIF INTOL

fournisseur fournisseur fournisseur

4411 4411 4411

IV- Taux de taxes :


Structure / Taux de taxes
Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les taux de taxe. Cliquer sur le bouton Liste des taux de taxes de la barre doutils Comptabilit gnrale : revient activer cette commande. Cette commande permet daffecter des comptes du plan gnral les taux de TVA et les taux de TP (taxe parafiscale) que vous utilisez dans votre comptabilit. Aussi Structure taux de taxe Ajouter La fiche dun taux de taxe :

La saisie ou la modification dun taux de taxe se fait dans une fentre intitule Taxe. Ce titre est suivi de lintitul de la taxe. Le taux de taxe et les comptes associs sont utiliss dans les modles de saisie, et par consquent dans les saisies de journaux, pour automatiser le calcul du montant de la taxe et galement lors de l'dition de la Dclaration de taxes. Lutilisation directe des comptes de TVA et de TP reste toujours possible. Comme vous le verrez dans la partie du manuel traitant de la saisie des journaux, ils permettent le calcul automatique du montant de la taxe sous certaines conditions. Toutes les zones de cette fiche doivent obligatoirement tre saisies, except les comptes gnraux de rattachement (bas de la fentre) : Code taxe : Identifiant unique des taux de taxes. Vous disposez de 3 caractres numriques. Sa saisie est obligatoire. Sens ;

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Zone liste droulante dont la valeur est modifiable aprs la cration. Cette indication permet de dterminer le sens des critures gnrer en comptabilit. La liste propose les valeurs suivantes : Dductible (le sens privilgi du montant taxe est Dbit), Collecte (le sens privilgi du montant taxe est Crdit).

Par dfaut c'est la valeur Dductible qui est slectionne. Intitul de la taxe : Zone alphanumrique de 35 caractres. Compte : Saisissez le numro de compte (13 caractres alphanumriques) sur lequel seront enregistrs les mouvements pour lesquels le taux est utilis. Vous pouvez dfinir le mme compte pour plusieurs taxes diffrentes. Si le compte n'existe pas dans le plan comptable, un message vous propose de le crer lors de la fermeture de la fentre. Le cas chant, la fentre de saisie des comptes vous est alors propose. Taux : Prcisez la valeur de la taxe correspondant au taux : Taux % : la taxe est un pourcentage de la valeur de la base taxable. Montant F : la taxe est gale un montant forfaitaire.

Quantit U : la taxe est gale au montant unitaire saisi multipli par la valeur de la colonne Qt/devise. Ainsi, la base de calcul n'est plus un montant mais une quantit. Saisissez ensuite la valeur correspondant la slection prcdente : un taux saisi en pourcentage (compris entre 0 et 100), un montant fixe ou un montant unitaire. Voir Pour les utilisateurs de la Gestion commerciale 100, la conversion des taux de taxes de type Montant F ou Quantit U est effectue dans le logiciel Gestion commerciale 100. Pour plus dexplications, rfrez-vous au manuel de rfrence de la Gestion commerciale 100 et au Guide de lEuro . Type de taxe : Slectionnez le type de taxe adquat : TVA/dbits : TVA sur les dbits, la facturation. TVA/encaissements : TVA sur les encaissements - dcaissements. TP/HT : taxe parafiscale sur hors taxes.

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TP/TTC : taxe parafiscale sur TTC. TP/poids : taxe parafiscale sur poids. TVA/CEE : taxe sur les changes intra-communautaires.

Surtaxe : utilise par les pays Export, il s'agit d'une taxe complmentaire au taux de TVA classique. Numro de compte : Liste des comptes du plan gnral auxquels ce compte de taxe sera systmatiquement associ. Il est ncessaire d'associer un compte diffrent par type de taxe afin que tous les automatismes fonctionnent. Slectionnez successivement, depuis la zone Numro, les comptes gnraux (en gnral comptes de charge, de produit ou dimmobilisation), associs au compte de taxe. Pour saisir ces comptes, tapez leur numro dans la zone du bas et validez, ce qui a pour effet de transfrer le numro dans la fentre de liste. Les comptes sont automatiquement classs dans lordre croissant. Pour slectionner rapidement tous les comptes de mme racine, tapez cette dernire puis la touche ENTRE. Le programme propose alors d'intgrer tous les comptes gnraux commenant par "la racine saisie". Il est galement possible de transfrer les comptes par glissement. Voir Le Manuel de la gamme dtaille la manire doprer ces transferts.

Un menu contextuel est disponible sur la liste des comptes gnraux associs. Les commandes suivantes ne sont pas disponibles : Voir/Modifier llment slectionn, Consulter llment slectionn, Personnaliser la liste. Taxe non perue : Case cocher rserve aux utilisateurs de la Gestion Commerciale. Provenance : Zone liste droulante qui propose les valeurs suivantes : Nationale, Intercommunautaire, Export, Divers 1 et Divers 2. La valeur par dfaut est : Nationale. Code regroupement TVA : Zone de 5 caractres alphanumriques majuscules qui permet la saisie d'un numro de regroupement de taxe. Ce numro est utilis en saisie des critures dans les journaux d'achat et de vente pour automatiser la cration des critures de TVA. Il doit tre obligatoirement renseign pour bnficier de ces automatismes. Assujettissement :

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Zone de 3 caractres numriques de 1 100. Elle indique le pourcentage de TVA affect au compte. 100 est la valeur par dfaut. Exemple : Intitul Compte taux numro TVA rcuprable 14% 345502 14 6125 TVA rcuprable 7% 345503 7 6147 TVA facture 20% 4455 20 7111-7121-7127

V- Banques :
Structure / Banques Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les coordonnes des diffrents tablissements bancaires de la socit. Cliquer sur le bouton Liste des banques de la barre doutils Comptabilit gnrale : revient activer cette commande. Structure Banques Banque Ajouter Volet Identification Banques :

Volet R.I.B. banques :

Ce volet permet d'enregistrer les diffrents comptes dtenus par la socit. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet R.I.B. 83

Abrg : Zone de 5 caractres alphanumriques majuscules qui permet d'enregistrer un code abrg significatif qui sera utilis dans la commande Rglement tiers. La saisie de l'abrg est obligatoire et unique. Par dfaut le programme propose les 3 premiers caractres de la banque suivi d'un numro d'ordre. Structure : Zone liste droulante qui propose quatre type de structure : Locale (valeur par dfaut) pour une banque situe sur le territoire national, Etranger pour une banque situe en dehors du territoire national, IBAN et BIN pour une gestion des virements internationaux,

Cette option permet dattribuer au RIB de la banque du tiers la structure prtablie dans le volet Fichier / A propos de... / Options / Structure banque. Devise : Cette zone permet dassocier une devise au compte bancaire. Le programme indique par dfaut la monnaie de tenue de comptabilit, mais vous pouvez slectionner une autre devise en utilisant la zone liste droulante. Le code ISO saffiche directement au ct droit de cette zone. Code banque / Code guichet / Numro de compte / Cl : Les zones Code banque, Code guichet, Numro de compte et Cl sont grises si la longueur des comptes a t initialise 0 lors de la cration du dossier. Un contrle est effectu sur le type de caractres saisis. Des caractres alphabtiques, par exemple, ne peuvent pas tre saisis pour des zones de type Numrique. La longueur des codes est limite en fonction du paramtrage des banques : rsidentes, trangres, IBAN ou BIN, qui est effectu dans loption Fichier / A propos... / Options / Structure banque. Voir Pour en savoir plus sur la structure du RIB des banques rsidentes ou trangres, reportez-vous loption Fichier / A propos de / Options / Structure banque. Pour une banque locale ou trangre, renseignez les zones comme suit :

Code banque : vous disposez de 5 ou 14 caractres numriques pour saisir le code de l'agence dont relve le compte du tiers. Guichet : vous disposez de 5 ou 17 caractres numriques pour saisir le code guichet dont relve le compte du tiers. Numro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractres alphanumriques pour saisir le numro de compte dont relve le compte du tiers.

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Cl : Elle est saisie sur 2 caractres numriques. Le programme effectue le contrle de la validit de cette cl. Si vous nen tes pas sr, ne saisissez rien dans la zone cl car le programme refuse toute valeur incorrecte. Ce contrle s'effectue uniquement si la zone Contrle de la cl de loption Fichier / A propos de... / Options / Structure banque est positionne sur la valeur France. De la mme manire, il ny a aucun contrle de la cl si la case Structure EDI a t coche dans cette mme option. Pour une structure BIN, renseignez les zones comme suit :

Code banque / guichet : vous disposez de 17 caractres numriques pour saisir le code. Numro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractres alphanumriques pour saisir le numro de compte dont relve le compte du tiers. Pour une structure IBAN, renseignez les zones comme suit :

Code pays : vous disposez de 2 caractres numriques pour saisir le code du pays selon la norme ISO2. Cl de contrle/Numro de RIB : vous disposez de 8 fois 4 caractres pour saisir le numro du RIB dont 2 caractres pour saisir la cl de la division Banque. Un contrle permet de vrifier la validit de la saisie de l'IBAN. Un message signale toute erreur de saisie ou de cl. Gestion de l'IBAN : Case cocher qui permet de privilgier le RIB au format IBAN dans les oprations internationales. Dans ce cas, l'IBAN est calcul automatiquement. Cette case n'est pas accessible lorsque la structure dfinie est soit Etranger soit BIN. Code journal : Slectionnez le code du journal sur lequel seront enregistrs les mouvements du compte. Le programme propose les codes journaux de type Trsorerie. Commentaire : Zone de saisie libre de 69 caractres alphanumriques.

Saisie des critures


Traitement journaux de saisie
Cette commande permet de visualiser et denregistrer les mouvements sur les journaux. Cliquer sur le bouton Journaux de saisie de la barre doutils Comptabilit gnrale : revient activer cette commande dans le menu Traitement.

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Pour accder la fentre de saisie directement sur un journal choisi, cliquez sur le bouton Atteindre un journal de la barre doutils Comptabilit gnrale : souhaites. Le programme permet d'enregistrer des mouvements simples ou : Avec ventilations analytiques, Mono ou multi chances, Avec devises, Avec calcul des taxes (TVA et taxes parafiscales) automatique. et procdez aux slections

La saisie peut tre ralise "manuellement" ou l'aide des modles de saisie crs dans la commande Structure / Modles de saisie ou partir dune autre criture. Cette commande permet en outre de modifier les critures et de les imprimer. Lorsque cette commande est active, la liste des journaux dj cres, pour chaque mois, apparat :

Vous constatez ainsi que tous les journaux sont simultanment disponibles et quil nest pas ncessaire de clturer une priode pour pourvoir saisir des mouvements sur la suivante. Cette liste prsente les informations suivantes : La colonne position : indique ltat dans lequel se trouve le journal considr : -Ecritures Non Imprimes ; -Brouillard ; -Journal ; -Non Cltur ; -Cltur. La colonne priode : indique le mois et lanne auxquels correspond le journal ; le code et lintitul du journal sont en suite indiqus, tels quils ont t saisie dans la commande codes journaux du menu STRUCTURE. Pour ouvrir un journal cliquer deux fois sur sa ligne

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Lcran de saisie dun journal comporte : Les boutons de fonctions (traitement/saisie des journaux) : Les boutons proposs en haut gauche de la fentre de saisie des journaux sont estomps lorsquils ne sont pas utilisables. Les cas particuliers seront prciss le moment venu. Bouton Appeler un modle de saisie : Cette fonction ouvre la liste des modles de saisie enregistrs dans la commande Structure / Modles de saisie. Voir Son utilisation est dtaille dans le Menu Traitement / Saisie des journaux / Utilisation des Modles de saisie. Bouton Equilibrer : Cette fonction permet de demander au programme de reporter le solde de la pice en cours dans le montant dbit ou crdit de lcriture en cours de saisie. Bouton Appeler un libell : Cette fonction ouvre la liste des libells saisis dans la commande Structure / Libells. Son utilisation est dtaille pour la zone de saisie Libell. Bouton Changer le journal / priode : Ce bouton permet de slectionner un nouveau journal et/ou une nouvelle priode. S'il est activ alors que le journal est dsquilibr (solde non nul), un message d'alerte est affich. Bouton Interrogation gnrale : Ce bouton permet daccder la commande Interrogation et lettrage du compte gnral rattach lcriture slectionne sans passer par le menu Traitement. Voir La commande Interrogation et lettrage est prsente dans le menu Traitement.

Bouton Interrogation tiers : 87

Ce bouton permet daccder la commande Interrogation tiers du compte de tiers rattach lcriture slectionne sans passer par le menu Traitement. Voir La commande Interrogation tiers du menu Traitement.

Bouton Imprimer le brouillard : Cette fonction permet de lancer limpression du brouillard de saisie des critures. Voir Se reporter au Menu Traitement / Saisie des journaux / Impression du brouillard.

Une fois limpression effectue, le programme enregistre dans la colonne Position, licne Brouillard (s'il n'a jamais t imprim en journal ou cltur). Cette mme icne apparat galement dans la liste des journaux.

La saisie manuelle :
Exemple : Saisie dans le journal vente larticle suivant : - le 12/06 : vente de marchandises pour 1000dhs crdit au client INFOSYS (facture N P150) : 1) cliquer deux fois sur le journal vente (janvier 2006) 2) indiquer la 1re ligne comme suite :

-pour passer dune colonne une autre on se sert de la touche tabulation, -aprs la saisie de chaque ligne, il faut valider en utilisant la touche Entre. 3) dans la zone N de compte : tapez 7111 4) Crdit : 1000 5) Validez Larticle prsente comme suite :

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