Capacitacin: Es toda actividad realizada en una organizacin, respondiendo a sus necesidades, que busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades

o conductas de su personal. Concretamente, la capacitacin:

Busca perfeccionar al colaborador en su puesto de trabajo, En funcin de las necesidades de la empresa, En un proceso estructurado con metas bien definidas.

La necesidad de capacitacin surge cuando hay diferencia entre lo que una persona debera saber para desempear una tarea, y lo que sabe realmente. Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de desempeo, o descripciones de perfil de puesto. Dados los cambios continuos en la actividad de las organizaciones, prcticamente ya no existen puestos de trabajo estticos. Cada persona debe estar preparada para ocupar las funciones que requiera la empresa. El cambio influye sobre lo que cada persona debe saber, y tambin sobre la forma de llevar a cabo las tareas. Una de las principales responsabilidades de la supervisin es adelantarse a los cambios previendo demandas futuras de capacitacin, y hacerlo segn las aptitudes y el potencial de cada persona. La capacitacin es un proceso porque est compuesto de una secuencia de actividades interrelacionadas para llegar hacia un objetivo, este proceso consta de tres grandes fases que son: diagnostico, ejecucin y evaluacin. El proceso de capacitacin: 1. Diagnostico

Para iniciar un programa de capacitacin primero es necesario realizar un diagnostico de la situacin, mediante la evaluacin de las necesidades de capacitacin que requiere la organizacin. Este diagnostico se elabora formulando algunas preguntas claves, tales como: Qu? Que temas se requieren para mejorar el desempeo de los trabajadores. Cmo? Como se han de ejecutar las capacitaciones. Cundo? Cuando se deben desarrollar las capacitaciones. Dnde? Donde se ejecutaran, en la empresa o en el exterior. Para quin? Para quien estar dirigido la capacitacin Con que? Con que presupuesto y medios se cuentan para la capacitacin. Con quin? Con quien contamos para instructores o capacitadores. Asimismo es necesario determinar los siguientes factores: La organizacin: Analizar si la organizacin est fallando en cumplir con las metas y objetivos, cuales son las principales fallas o debilidades, en que reas hay menor rendimiento, de ser asi determinar si los resultados se deben a deficiencias de conocimientos, actitudes o habilidades, asimismo determinar de cuanto presupuesto se dispone para la capacitacin, en que horarios hay disponibilidad para entrenar al personal, si se cuenta con los medios e infraestructura para la capacitacin, si existen instructores o capacitadores disponibles dentro de la organizacin, etc. Las tareas y actividades o procesos productivos: Se analiza cmo se vienen desarrollando las tareas, como operan las maquinas, como se viene atendiendo a los

clientes, cuales son las principales fallas, donde hay ms errores de produccin de despacho o atencin al cliente, donde hay ms perdidas o errores, etc. En funcin a ello determinar qu clase de tareas necesitan realizarse y que contenidos deben tener las capacitaciones para generar las conductas requeridas. Los trabajadores: Se analiza el rendimiento o desempeo de los trabajadores, su motivacin, sus opiniones y sugerencias y de acuerdo a ello se determina quienes o en que procesos o reas requieren capacitacin. Asimismo considerar si existe en la actualidad personal calificado o se prev escasez de habilidades particulares en el futuro. Que personas en particular o que reas en general necesitan capacitacin y en que temas especficos. 2. Deteccin de las necesidades de capacitacin

Las necesidades de capacitacin surgen por influencia de factores exgenos o internos. Por factores del entorno: El medio en que opera una empresa nunca es esttico, todo lo contrario es altamente dinmico y cambiante, cambian los gustos de los consumidores, lo que implica cambios en el diseo de los productos o los servicios; cambia la tecnologa lo que implica cambios en los procesos de trabajo y en la operacin de las maquinas, cambian de estrategias de los competidores, lo que implica efectuar cambios en las estrategias y operaciones de la empresa, los clientes imponen condiciones en los precios, lo cual afecta en la mejora en los procesos de produccin o prestacin de servicios, etc. Todos estos factores a la larga conducen a la necesidad de efectuar capacitacin del personal, lo cual es una fuente para detectar las necesidades de capacitacin. Por factores internos: Las personas dentro de las organizaciones no permanecen todo el tiempo: ingresan, renuncian, cesan, ascienden o rotan lo que origina cambios de personal en los puestos y la necesidad de desempear nuevas funciones por tanto se requiere de nuevos conocimientos y competencias por otra parte la direccin de la empresa decide mejoras en el producto lo que implica modificar los procesos de trabajo y en el manejo de las maquinas, los ingenieros deciden cambiar hacia una tecnologa ms moderna, por tanto el personal requiere nuevos conocimientos para operar dichas maquinas, asimismo durante la evaluacin del desempeo se detecta que el personal no rinde de acuerdo los estndares o en el anlisis de puestos se detecta que se requieren una tareas adicionales, lo que a su vez implica otras destrezas y habilidades, etc. Estas variaciones generan necesidades que el especialista deber prever y planificar para considerarlos en la capacitacin y entrenamiento del personal de la empresa. Las necesidades de capacitacin interna se pueden detectar adicionalmente en las siguientes actividades: En la evaluacin del desempeo: En esta etapa se detecta al personal que tiene desempeo por debajo de los estndares establecidos. En el anlisis de puestos: Al analizar las tareas y efectuar la especificacin de puestos se detectan cuales son las competencias requeridas. En la evaluacin de puestos: Cuando se analizan los factores, la complejidad y las exigencias del puesto. En la seleccin de Personal: Al hace la seleccin de personal se puede observar las limitaciones de los candidatos o los conocimientos adicionales que requieren antes de su asignacin al puesto. Durante la rotacin de puestos, las promociones o ascensos del personal se detectan que conocimientos tienen y de que adolecen. Informacin estadstica extrada de encuestas o cuestionarios donde los empleados expresan los temas en los que desean ser capacitados.

Algunas de las tcnicas utilizadas con ms xito para obtener informacin sobre las necesidades de capacitacin son las siguientes: entrevista individual o grupal a los trabajadores, aplicacin de cuestionarios, aplicacin de evaluaciones o pruebas, opiniones de consultores externos, evaluacin de cursos, crecimiento de la organizacin, entre otros. 3. Ejecucin

El segundo proceso importante de la capacitacin es la ejecucin. Al respecto existen diversos mtodos para impartir la capacitacin, tanto dentro como fuera del rea de trabajo, los principales mtodos puede ser: conferencias, estudio de casos, la representacin de papeles, la simulacin, la instruccin programada, el aprendizaje, la capacitacin de iniciacin, la rotacin en distintos puestos y otros. Para la ejecucin de un programa de capacitacin es importante definir los cursos, los temarios y los destinatarios, y dentro de cada curso se debe considerar lo siguiente: Titulo, objetivos, destinatarios, requisitos de los participantes, los principios del aprendizaje y las estrategias de enseanza y los mtodos de capacitacin, el contenido temtico, la modalidad y la duracin, el cuerpo de expositores y la forma de evaluacin. 4. Principios pedaggicos de aprendizaje

Los principios de aprendizaje llamados tambin principios pedaggicos constituyen las guas de los procesos por lo que las personas aprenden de manera ms efectiva. Mientras ms se utilicen estos principios en el aprendizaje, ms probabilidades habr de que la capacitacin resulte efectiva. Estos principios son participacin, repeticin, relevancia, transferencia y retroalimentacin. Participacin: Las clases o exposiciones deben hacer participar a los alumnos a fin de aportes ideas, experiencias y opiniones. Repeticin: Es necesario repetir y remarcar los aspectos ms importantes de las clases y del curso. Relevancia: Es importante abordar y desarrollar temas que realmente interesan a los participantes y a los intereses de la organizacin. Transferencia: Los participantes al concluir su aprendizaje deben estar en condiciones de transferir sus conocimientos tericos a su realidad especifica y a otros compaeros de trabajo. Retroalimentacin: Las clases deben ser evaluadas y los resultados de la evaluacin deben permitir retroalimentar el aprendizaje que van logrando y corregir el mtodo o la didctica si no se estn alcanzando los objetivos de aprendizaje; asimismo deben evaluarse los impactos que causan en el trabajo para establecer mejoras en el curso. Por otra parte es necesario que los instructores tengan en cuenta las siguientes estrategias de enseanza; utilizar el refuerzo positivo, eliminar amenazas y castigos, ser flexibles, hacer que los participantes establezcan metas personales, hacer de la instruccin algo interesante y eliminar los obstculos fsicos y psicolgicos de aprendizaje. 5. Evaluacin

La tercera fase del proceso de capacitacin implica evaluar la capacitacin en trminos de algn criterio derivados de la primera fase (evaluacin de necesidades). La capacitacin no debe ser evaluada solo en trminos de cambios en materia de conocimientos, habilidades y actitudes; tambin y por sobre todas las cosas debe medirse el xito en materia de incremento en los niveles de productividad y calidad laboral. Una vez que los conceptos aprendidos fueron puestos en prctica y la medicin de los avances reflejan resultados positivos, podemos determinar que tan efectiva fue la capacitacin impartida. Cuando un curso no tuvo el impacto esperado, puede deberse a que este no fue bien canalizado o no se detectaron adecuadamente las necesidades de capacitacin. Si la capacitacin fue efectiva, se podr observar: Cambio de conducta en el personal. Impacto positivo en la productividad de la empresa. Mejora en el desempeo despus de la capacitacin. Existen otros programas de capacitacin que es importante incluir dentro de lo planes de desarrollo de los empleados.

Objetivo A la hora de capacitar tener claros los conceptos que se desean mejorar o cambiar, tener fijadas las nuevas metas y saberlas transmitir al personal.

Conclusin

La capacitacin permite tener un personal ptimo para adaptarse a los rpidos cambios sociales, los continuos cambios de productos y servicios, el avance de la informtica en todas las reas.

Bibliografa: Capacitacin y desarrollo del personal Autor: Jaime A. Grados Espinosa Editorial: Trillas, S.A. de C.V. (Mxico, D.F.) Fecha de edicin: Marzo de 2009, Cuarta Edicin