2da +Parte+Manuales+de+Procesos+y+Procedimientos

PROCESO
Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
No.
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OBJETIVO
CARGOS INVOLUCRADOS
Evitando que nadie nos censure en cuanto a esta ofrenda abundante que administramos, procurando hacer las cosas honradamente, no slo delante del Seor sino tambin delante de los hombres. Director Nacional, Director DSO, Subgerente de Finanzas, Representante OL, Coordinador de Finanzas, Oficial Financiero de Proyectos, Oficial de Finanzas ON, Oficial de Finanzas OL, Contador ON, Contador OL, Gerente de PDA, Lder de PDT y Responsable proyecto complementario, Contador PDA, PDT y PROYECTO COMPLEMENTARIO, Equipo Tcnico de Proyecto y Coordinador LEAP. Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Tiempos de recepcin Grado de comprensin de los lineamientos
No
Actividad
Subproceso: Planificacin Financiera Plan estratgico institucional Plan financiero anual
Recepcin de lineamientos
Director DSO y Subgerente de Finanzas
Lineamientos recibidos Lotus - correo de VMI electrnico
Descripcin
Recibir anualmente va Lotus - correo electrnico del Departamento de Finanzas Internacional los lineamientos en trminos de principios, procedimientos y calendario para la Oficina Nacional. Tiempos de negociacin Grado de cumplimiento del objetivo de negociacin
Negociacin de compromisos de presupuesto
Director Nacional
Compromisos de Lineamientos recibidos presupuesto negociados
Videoconferencia y Lotus - correo electrnico
Descripcin
Negociar anualmente con las Oficinas de Soporte los compromisos de presupuesto de los PDAs, PDTs y PC vigentes previamente acordados. La negociacin de compromisos presupuestarios con las Oficinas de Soporte debe realizarse dentro de las prioridades estratgicas de la Confraternidad, de la regin y por medio del mecanismo RWG.
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PG. 1
ELABORADO POR: Equipo FINANZAS VMB
AUTORIZADO POR: Isabel Cajas - Directora de Servicios Organizacionales
VIGENTE DESDE: 04/01/2010
PROCESO
No.
I1
No
Descripcin
Estndares de calidad Tiempos de Elaboracin de Formulario de elaboracin lineamientos de Subgerente de Finanzas, Lineamientos de Grado de claridad y Lineamientos recibidos presupuestos y Oficial de Finanzas ON y Presupuestos especificacin de de VMI definicin del tipo Coordinador de Finanzas elaborado y enviado a los lineamientos y de cambio OLs, PDAs, PDTs y PC cuadros (Nmero de consultas) Elaborar anualmente los lineamientos de forma clara y especfica a travs del Formulario de Lineamientos de Presupuestos, que es remitido a cada OL, PDA, PDT y proyectos complementarios (vigentes) hasta mayo, para la preparacin de sus respectivos presupuestos. Asimismo la Unidad de Gestin de Cadena de Abastecimiento, adjunta a los lineamientos el cuadro referencial de costos, que permite a OLs, PDAs, PDTs y PEs preparar sus presupuestos de forma ms precisa. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Comunicar por parte del Subgerente de Finanzas los techos presupuestarios a cada Unidad, OL, PDA, PDT y proyectos complementarios (vigentes) aprobados previamente por Direccin Nacional. Definir el tipo de cambio al inicio y cierre mensual (reevaluaciones) y comunicar a las Oficinas Locales, PDAs, PDTs y PC (vigentes), realizado por el Coordinador de Finanzas, cuyo clculo se define en el manual financiero internacional. Contador PDA, Formularios de Equipo multidisciplinario, Propuesta donante, LEAP Perfiles iniciales Revisin de Oficial de Finanzas Proyectos (programticas y Budget, Sistema Lotus Inicio de Proyectos provenientes de PDAs presupuesto presupuestaria) complementarios y Oficial de Polticas financieras y o Convocatorias de correcto y enviado complementarios Finanzas OL (caso perfiles en aprobado por el requerimientos Financiadores en plazo OLS), financiador especficos del Directores involucrados donante
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PG. 2
PROCESO
No.
I1
No
Estndares de calidad Participar de la elaboracin del perfil inicial, en caso de que el requerimiento nace en el PDAs u OL (Contador PDA u Oficial de Finanzas OL). Formar parte del equipo multidisciplinario (Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO) para asesoramiento sobre lineamientos presupuestarios y formatos requeridos para elaboracin de presupuesto segn el financiador (si se requiere) y plantilla LEAP Budget. Considerando DPC e IPC, en el caso del IPC es el 7 %, si el porcentaje es menor se requiere autorizacin de DN. Revisar y validar el presupuesto de la propuesta elaborada por el equipo multidisciplinario para su respectivo envo al donante (Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO). Toda propuesta de proyecto complementario debe contemplar presupuesto para contador de proyecto (medio tiempo o tiempo completo) de acuerdo a requerimiento y volumen del proyecto complementario. Una vez aprobada la propuesta por el donante, tramitar el nmero de proyecto por PIH a travs de la Sub Gerencia de DME cc a Finanzas (Lder Equipo Multidisciplinario). Ingresar el requerimiento de presupuesto en MyPBAs con el nmero de proyecto creado y realizar el seguimiento respectivo hasta su aprobacin por parte del financiador (Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO). Comunicar al Responsable de Proyecto complementario la aprobacin en MyPBAs para implementar el proyecto (Oficial Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO). Revisar y plantear una modificacin al cronograma (si fuere necesario) sin cambiar el presupuesto aprobado (Responsable de Proyecto complementario) y comunicar a Oficial Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO la modificacin. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Aperturar una cuenta bancaria separada de acuerdo a los niveles de autoridad en caso de que el proyecto tenga un presupuesto igual o mayor a $us. 70.000.- (Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO y Responsable Proyecto complementario). Si el importe fuere menor, los pagos se realizarn desde la ON, y reportes financieros sern elaborados por Oficial de Finanzas Proyectos complementarios. Revisar el convenio firmado con el donante (requerimientos especficos financieros) y transferir el conocimiento al contador del Proyecto complementario y su respectivo Responsable (Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO). Capacitar al contador de Proyecto complementario en temas inherentes al Manual Financiero y Sun System (Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO).
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PG. 3
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No.
I1
No
Estndares de calidad Volumen y montos de gastos Gerente de PDA, Lder de presupuestados Formularios de PDT y Responsable anual y presupuesto e PROYECTO mensualmente por Elaboracin del Lineamientos recibidos instrucciones COMPLEMENTARIO, proyecto Compromisos de Presupuestos de PDAs, presupuesto de Sistema Lotus - base Contador, Equipo Tcnico de Brechas PDAs, PDTs y PC presupuesto PDTs y PC aprobados de datos de Proyecto, Coordinador LEAP, negociados identificadas (vigentes) presupuesto Oficial de Finanzas ON, respecto a lo real Polticas financieras Oficial de Finanzas OL y del ltimo ao Representante OL Tiempos de elaboracin Elaborar anualmente el presupuesto, a travs del sistema Lotus - base de datos de presupuesto MYPBAS, que es resultado del plan operativo anual (POA) y debe estar alineado al plan financiero estratgico a cinco aos, a los lineamientos de la Confraternidad y de la Comisin de Planificacin de VMB, a los convenios, al contexto, de la regin y otros. Los mismos son elaborados a partir de la recoleccin de necesidades de las comunidades, para lo cual participan el Gerente de PDA, Lder de PDT o Responsable PROYECTO COMPLEMENTARIO, Contador y su Equipo Tcnico de Programa con el apoyo y revisin de la Unidad de DME (Direccin de Monitoreo y Evaluacin), Coordinador LEAP, Oficial de Finanzas OL y Representante OL. En el caso de PDAs aprueba el Presidente de la Junta Directiva, con el visto bueno del Representante OL y Tcnico Responsable del Sector Programtico. En el caso de PDTs aprueba el Lder de PDT, con el visto bueno de la Unidad Tcnica correspondiente. En el caso de PC aprueba el Representante OL, con el visto bueno de la Unidad Tcnica o Sector Programtico correspondiente. En el caso de PC vigentes administrados desde ON y OLs, aprueba el Director de rea. Previo a la aprobacin de presupuesto, Oficial de Finanzas OL u ON debe dar su visto bueno tcnico. Remitir el presupuesto del PDA, PDT y PROYECTO COMPLEMENTARIO a la DDIN/ DPPN respectivamente para su validacin preliminar y envo a la Oficina de Soporte, actividad realizada por el Gerente de PDA, Lder de PDT o Responsable PROYECTO COMPLEMENTARIO. Una vez validado, remitir a la ON dos ejemplares impresos para su aprobacin final a nivel de VMB, actividad realizada por el Gerente de PDA, Lder de PDT o Responsable PROYECTO COMPLEMENTARIO. Los presupuestos deben basarse en planes y prioridades estratgicas y deben tomar en cuenta las fluctuaciones cambiarias. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos
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PG. 4
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I1
No
Descripcin
Estndares de calidad Volumen y montos de gastos presupuestados anual y mensualmente por Representante OL, Oficial de Lineamientos recibidos Presupuestos por Elaboracin de Sistema Lotus - base unidad y por OL Compromisos de unidad y OL Finanzas OL y Contador OL de datos de presupuestos de Brechas Directores de rea y presupuesto Presupuestos enviados presupuesto unidades y OLs a ON identificadas responsables de cada unidad negociados respecto a lo real del ltimo ao Tiempos de elaboracin Elaborar anualmente el presupuesto en cada Unidad y Oficina Local, a travs del sistema Lotus - base de datos de presupuesto, que es resultado del plan operativo anual (POA) y debe estar alineado al plan financiero estratgico a cinco aos, a los lineamientos de la Confraternidad y de la Comisin de Planificacin de VMB, al contexto, de la regin y otros. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Presentar el presupuesto en lnea va sistema Lotus con la aprobacin preliminar de su direccin respectiva, actividad realizada por el Responsable de Unidad o Representante OL. Los presupuestos deben basarse en planes y prioridades estratgicas y deben tomar en cuenta las fluctuaciones cambiarias.
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PG. 5
PROCESO
No.
I1
No
Actividad
Responsable
Insumos
Productos
Recursos
Aprobacin de presupuesto
Director Nacional
Presupuestos por unidad y OL
Presupuesto de ON aprobado
Estndares de calidad Nmero de presupuestos rechazados Grado de cumplimiento con los lineamientos y compromisos de los presupuestos Brechas identificadas respecto a lo real del ltimo ao Tiempos de aprobacin
Descripcin
Aprobar anualmente el presupuesto consolidado de la Oficina Nacional a partir de la revisin y ajustes de cada Unidad de la ON y Oficinas Locales.
Elaboracin del presupuesto consolidado de ON
Coordinador de Finanzas y Subgerente de Finanzas
Presupuesto de ON aprobado
Presupuesto consolidado ON
Formularios de presupuesto e instrucciones Lotus - base de datos de presupuesto
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PG. 6
PROCESO
No.
I1
No
Descripcin
Estndares de calidad Consolidar anualmente el presupuesto de la Oficina Nacional (Unidades y Oficinas Locales) a travs del sistema Lotus - base de datos de presupuestos, que es resultado del plan operativo anual (POA) y debe estar alineado al plan financiero estratgico a cinco aos, a los lineamientos de la Confraternidad y de la Comisin de Planificacin de VMB, al contexto, de la regin y otros, actividad realizada por el Subgerente de Finanzas y Coordinador de Finanzas. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Presentar en una copia fsica el presupuesto consolidado al Director Nacional, actividad realizada por el Subgerente de Finanzas. Los presupuestos deben basarse en planes y prioridades estratgicas y deben tomar en cuenta las fluctuaciones cambiarias. Formularios de Presupuesto final de Envo de presupuesto LACRO ON enviado Lotus - correo presupuestos Subgerente de Finanzas Presupuesto aprobado Presupuestos finales de electrnico finales de VMB, PDAs, PDTs PDAs, PDTs y PEs y PC enviados
Grado de cumplimiento con las fechas de envo
Descripcin
Enviar anualmente el presupuesto consolidado de la ON a la LACRO aprobado por DN va Lotus - correo electrnico.
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PG. 7
PROCESO
No.
I1
No
Actividad
Responsable
Insumos
Productos
Recursos
Aprobacin final de presupuestos de 10 PDAs, PDTs y PC (vigentes)
Oficinas de Soporte
Compromisos de presupuesto negociados Lineamientos Presupuestos finales de PDAs, PDTs y PC
Presupuestos finales aprobados de PDAs, PDTs y PC
Estndares de calidad Nmero de presupuestos rechazados Grado de cumplimiento con los lineamientos y compromisos de los presupuestos Brechas identificadas respecto a lo real del ltimo ao Tiempos de aprobacin
Descripcin
Aprobar anualmente los presupuestos de los PDAs, PDTs y PC (vigentes) de VMB de acuerdo a los compromisos de presupuesto y lineamientos en trminos de principios, procedimientos y calendario enviados a la misma. Nmero de errores registrados (Presupuestos correctos cuadran con el techo presupuestario aprobado) Tiempos de ingreso al sistema
Oficial Financiero de Proyectos, Oficial de Presupuesto final Ingreso de Finanzas OL, Oficial de 11 aprobado de PDAs, presupuesto al PBAS Finanzas ON y Subgerente de PDTs y PC Finanzas o Coordinador de Finanzas
Presupuesto de PDAs, PDTs y PC ingresado en el PBAS
Sistema de presupuestos PBAS
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PG. 8
PROCESO
No.
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No Descripcin
Actividad
Responsable
Insumos
Productos
Recursos
Estndares de calidad
Ingresar anualmente en el sistema de presupuestos PBAS los presupuestos de los PDAs, PDTs, PC y SMC, actividad realizada por el Oficial Financiero de Proyectos, Oficial de Finanzas OL u Oficial de Finanzas ON, aprobado por el Subgerente de Finanzas o Coordinador de Finanzas.
Directores de rea y responsables de cada unidad Representante OL, Oficial de Finanzas OL y Contador OL Replanteamiento de 12 Gerente de PDA, Lder de presupuestos PDT y Responsable PROYECTO COMPLEMENTARIO y Contadores
Requerimiento de Presupuestos replanteo del replanteados presupuesto Lineamientos recibidos
Sistema Lotus - base de datos de presupuesto Polticas financieras
Volumen y montos de gastos presupuestados por unidad, por OL y/o proyecto Brechas identificadas del presupuesto anual respecto a lo replanteado Tiempos de elaboracin Presupuestos correctos cuadran con el techo presupuestario aprobado
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PG. 9
PROCESO
No.
I1
No
Estndares de calidad En el caso de la ON y OLs, replantear semestralmente (o cuando as lo requiera) el presupuesto a travs del sistema Lotus - base de datos de presupuestos. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos En el caso de PDAs, PDTs y PC, replantear trimestralmente (o cuando as lo requiera) el presupuesto a travs del sistema Lotus - base de datos de presupuestos, previo anlisis con el Equipo de Operaciones.
Descripcin
En el caso de PDAs aprueba el Gerente de PDA, con el visto bueno y asesora del Tcnico Responsable de Sector Programtico / DME. En el caso de PDTs aprueba el Lder de PDT, con el visto bueno y asesora del Tcnico Responsable de Sector Programtico / DME. En el caso de PC aprueba el Representante OL, con el visto bueno de la Unidad Tcnica o Sector Programtico correspondiente. En el caso de PC administrados desde ON y OLs, aprueba el Director de rea. Todo presupuesto de reprogramacin debe tener el visto bueno tcnico del Oficial de Finanzas OL y Oficial de Finanzas Proyectos complementarios respectivamente
Subproceso: Ingresos
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PG. 10
PROCESO
No.
I1
No
Actividad
Responsable
Insumos
Productos
Recursos
Solicitud de fondos 13 para PDAs, PDTs y PC
Gerente de PDA, Lder de PDT y Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO y Contadores
Presupuestos de PDAs, PDTs y PC aprobados Informe financiero mensual
Formulario de Requerimiento de Fondos por PDA, PDT y PROYECTO COMPLEMENTARIO
Formulario de Requerimiento de Fondos Lotus - correo electrnico Polticas financieras
Estndares de calidad Montos de las solicitudes y saldos en bancos a fin de mes Brechas identificadas del presupuesto respecto a la solicitud Grado de cumplimiento con las fechas de envo Tiempos de ejecucin
INSTITUCIN: Visin
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PG. 11
PROCESO
No.
I1
No
Estndares de calidad De acuerdo al presupuesto aprobado y/o capacidad de ejecucin del proyecto, solicitar hasta el 12 del mes anterior las remesas a la OL a travs del Formulario de Requerimiento de Fondos, firmado por el Gerente de PDA, Lder de PDT o Responsable PROYECTO COMPLEMENTARIO y Contador (para cumplir con los respaldos de los requerimientos de fondos, revisar el procedimiento del manual de GCA). Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Remitir va Lotus - correo electrnico el formulario autorizado al Oficial de Finanzas OL respectivo para su validacin, actividad realizada por el Gerente de PDA, Lder de PDT o Responsable PROYECTO COMPLEMENTARIO.
Descripcin
En caso de situaciones especiales o de emergencia, solicitar fondos para lo cual se debe enviar con: 4 das hbiles de anticipacin a la fecha en que se necesitan los fondos para situaciones especiales y deben llegar a los 4 das de haber solicitado a VMB 2 das hbiles de anticipacin a la fecha en que se necesitan los fondos para situaciones de emergencia y deben llegar 2 das de haber solicitado a VMB Siempre y cuando la ON cuente con fondos disponible (reserva para 7 das), de lo contrario se pedir fondo a la VMI y el tiempo se duplicara. En caso de donaciones en especie, coordinar con la Unidad de Ayuda Humanitaria para efectuar la solicitud de donaciones en especie y con la Unidad de Gestin de Cadena de Abastecimiento para gestionar el traslado y entrega de las mismas en forma directa desde los almacenes de la institucin al PDA, PDT o proyecto complementario.
INSTITUCIN: Visin
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PG. 12
PROCESO
No.
I1
No
Actividad
Responsable
Insumos
Productos
Recursos
Verificacin de presupuesto y saldo Oficial de Finanzas OL y 14 en cuentas de Representante OL PDAs, PDTs y PC
Presupuesto final aprobado Formulario de Requerimiento de Fondos por PDA, PDT y PROYECTO COMPLEMENTARIO
Formulario de Requerimiento de Fondos verificado por PDA, PDT y PROYECTO COMPLEMENTARIO
Internet Polticas financieras
Estndares de calidad Nmero de solicitudes rechazadas Montos de las solicitudes y saldos en bancos a fin de mes Brechas identificadas del presupuesto respecto a la solicitud Grado de cumplimiento con las fechas de envo Tiempos de ejecucin
Descripcin
Verificar y aprobar mensualmente los presupuestos y saldos en cuentas bancarias de PDAs, PDTs y PC de su oficina local, con el fin de corroborar que las solicitudes de remesas sean congruentes respecto a la disponibilidad de efectivo en cuentas a fin de mes.
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 13
PROCESO
No.
I1
No
Actividad
Responsable
Insumos
Productos
Recursos
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Solicitud de fondos para OL
Oficial de Finanzas OL y Representante OL
Presupuestos de OLs aprobados Informe financiero mensual de la OL
Formulario de Requerimiento de Fondos por OL
Formulario de Solicitud de Fondos Lotus - correo electrnico Polticas financieras
Estndares de calidad Montos de las solicitudes y saldos en bancos a fin de mes Brechas identificadas del presupuesto respecto a la solicitud Grado de cumplimiento con las fechas de envo Tiempos de ejecucin
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 14
PROCESO
No.
I1
No
Estndares de calidad Consolidar hasta el da 15 del mes anterior las solicitudes de fondos de su Oficina Local, PDAs, PDTs y PC de su regin a travs del Formulario de Proyeccin de Requerimiento de Fondos, aprobado por el Representante OL, y remitir a la Unidad de Finanzas de la ON, para el pedido de fondos nacionales a la VMI Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Con la informacin financiera real, consolidar hasta el 2do da hbil y enviar el requerimiento de fondos de PDAs, PDT, PROYECTO COMPLEMENTARIO y OL de su OL u ON (esto en el caso de PROYECTO COMPLEMENTARIO administrados por VM La Paz) en el Formulario de Proyeccin de Requerimiento de Fondos, incluyendo los saldos en bancos al final de mes (ver anexo).
Descripcin
El saldo mnimo en bancos en OL, PDAs, PDTs y PC no deber exceder la reserva para 7 das. En caso de situaciones especiales o de emergencia, solicitar fondos para lo cual se debe enviar con: 4 das hbiles de anticipacin a la fecha en que se necesitan los fondos para situaciones especiales y deben llegar a los 4 das de haber solicitado a VM 2 das hbiles de anticipacin a la fecha en que se necesitan los fondos para situaciones de emergencia y deben llegar 2 das de haber solicitado a VMB Siempre y cuando la ON cuente con fondos disponible (reserva para 7 das), de lo contrario se pedir fondo a la VMI y el tiempo se duplicara.
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 15
PROCESO
No.
I1
No
Actividad
Responsable
Insumos
Productos
Recursos
Solicitud de fondos 16 para VMB
Presupuestos de ON aprobado Formulario de Requerimiento de Fondos Mensuales de OLs
Fondos solicitados para Excel la ON, PDAs, PDTs y Lotus - correo PC electrnico
Estndares de calidad Nmero de solicitudes rechazadas Montos de las solicitudes Brechas identificadas del presupuesto respecto a la solicitud Grado de cumplimiento con las fechas de envo Tiempos de ejecucin
Descripcin
De acuerdo al presupuesto aprobado de la ON, PDAs, PDTs y PC, solicitar cada 20 del mes anterior el requerimiento de fondos de VMB a la LACRO mediante el formulario GT-FR01 (Field Office Funding Request Form) debidamente autorizado por el Subgerente de Finanzas, escanear con las firmas y remitir al Director Regional de Finanzas de la LACRO va Lotus - correo electrnico, actividad realizada por el Coordinador de Finanzas. Montos de las transferencias Grado de cumplimiento con las fechas de recepcin Tiempos de ejecucin
Recepcin de 17 transferencia de fondos
Fondos solicitados para la ON, PDAs, PDTs y PC
Transferencia de fondos recibida de las OSs
Lotus - correo electrnico
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 16
PROCESO
No.
I1
No Descripcin
Estndares de calidad Recibir los primeros das de cada mes las transferencias de fondos (remesas) de las Oficinas de Soporte a la cuenta bancaria de Visin Mundial Bolivia. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos
En caso de donaciones en especie, recibir las mismas por parte de las Oficinas de Soporte y con la coordinacin de la Unidad de Ayuda Humanitaria, para lo cual la Unidad de Gestin de Cadena de Abastecimiento gestiona el traslado y entrega a los almacenes de la institucin de PDAs, PDTs y PC. Montos de las transferencias Grado de Internet cumplimiento con Formulario de Lotus - correo los fondos Transferencia de Confirmacin de Subgerente de Finanzas y Confirmacin de electrnico solicitados fondos recibida de las 18 fondos Coordinador de Finanzas Remesas generado y Formularios de Grado de OS enviado Confirmacin de cumplimiento con Remesas las fechas de recepcin Tiempos de ejecucin Descripcin Una vez recibidos los fondos solicitados, confirmar la transferencia de fondos va Lotus - correo electrnico a las Oficinas de Soporte a travs del Formulario de Confirmacin de Remesas elaborado por el Coordinador de Finanzas, para lo cual cada Oficina de Soporte cuenta con su propio formato que es remitido por el Subgerente de Finanzas.
Subproceso: Remesas Automticas
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PG. 17
PROCESO
No.
I1
No
Descripcin
Estndares de calidad Montos de las transferencias Grado de Presupuestos de cumplimiento con Recepcin de PDAs, PDTs y PC Coordinador de Finanzas y los fondos 19 remesas aprobados Remesas recibidas solicitados Subgerente de Finanzas automticas Informe financiero Grado de mensual cumplimiento con las fechas de recepcin En el caso de las Oficinas de Soporte en pases europeos, de acuerdo a los presupuestos aprobados recibir mensual y bimensualmente (de acuerdo a convenios firmados) las remesas de forma automtica, por lo cual no se requiere la elaboracin y envo de solicitudes de fondos, realizado por el Coordinador de Finanzas. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Una vez recibidos los fondos solicitados, confirmar la transferencia de fondos va Lotus - correo electrnico a las Oficinas de Soporte a travs del Formulario de Confirmacin de Remesas elaborado por el Coordinador de Finanzas, para lo cual cada Oficina de Soporte cuenta con su propio formato que es remitido por el Subgerente de Finanzas. Gastos ejecutados de VMB por otra Oficina de VM a ser acreditados Sistema Settlement SAs recibidas, Advice System generadas y aprobadas Polticas financieras Anexos
Subproceso: Ajustes por SAs Creacin y 20 aprobacin de SAs Coordinador de Finanzas y Subgerente de Finanzas Montos de las SAs Tiempos de ejecucin
Descripcin
Crear un SA a travs del sistema Settlement Advice System en base a la preaprobacin (PA), adjuntado de forma escaneada la documentacin de respaldo, actividad realizada por el Coordinador de Finanzas. Aprobar los SAs a travs del sistema Settlement Advice System por parte del Subgerente de Finanzas. .
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 18
PROCESO
No.
I1
No
Descripcin
Estndares de calidad Grado de cumplimiento de la documentacin de respaldo Transferencia de fondos recibida y Grado de Sistema contable Sun cumplimiento con Contabilizacin de Contador ON y Oficial de verificadas de las OS Ingresos contabilizados System 21 SAs recibidas, las polticas ingresos ON Finanzas ON Anexos generadas y Nmero de errores aprobadas Montos contabilizados Tiempos de procesamiento Registrar los ingresos por concepto de transferencias de fondos por parte de las OSs a VMB, levantamiento de fondos locales, depsito de saldos de anticipos y otros a travs del sistema contable Sun System, que genera el Comprobante de Depsito. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Firman en el comprobante el Contador ON como preparado y revisado por el Oficial de Finanzas ON.
De acuerdo a las polticas financieras (A13) , se debe preparar un comprobante por cada transferencia, cheque recibido y debe llevar adjuntos los documentos de soporte originales correspondientes, pertinentes a la fuente y al propsito del depsito. Tiempo de archivo Registros contables y Polticas financieras Nmero de Documentacin 22 Archivo ON Contador ON documentacin de Espacios fsicos documentos archivada soporte Memoria digital existentes y faltantes Archivar diariamente la documentacin generada para su empaste, quien es responsable de la custodia de los documentos contables. Descripcin Todos los documentos originales en papel de fax deben fotocopiarse. Los comprobantes fsicos generados por el sistema contable Sun System en la ON, OL, PDAs, PDTs y PC son archivados en sus propias instalaciones para efectos de auditoras.
INSTITUCIN: Visin
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PG. 19
PROCESO
No.
I1
No
Estndares de calidad Montos de las transferencias Grado de Formulario de Transferencia de cumplimiento con Lotus - correo Oficial de Finanzas ON, Confirmacin de fondos recibida de la electrnico o telfono los fondos Transferencia de Contador ON, Oficial de Remesas generado y ON solicitados Formulario de Finanzas OL y Contador de enviado Formulario de 23 fondos para OLs, Grado de Requerimiento de PDAs, PDTs y PC PDA, PDT o PROYECTO Formulario de Requerimiento de Fondo Mensual cumplimiento con COMPLEMENTARIO Requerimiento de Fondo Mensual las fechas de Polticas financieras Fondos Mensuales generado y enviado recepcin Tiempos de ejecucin Transferir hasta el 4to y 5to da hbil de cada mes a las Oficinas Locales, PDAs, PDTs y PC a travs de transferencias electrnicas, generado por el Contador ON. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Descripcin Comunicar por parte del Oficial de Finanzas ON al Oficial de Finanzas OL acerca de la transferencia realizada y a su vez este ltimo comunica a los PDAs, PDTs y PC que correspondan. Confirmar de los PDAs, PDTs y PC a la OL (al Oficial de Finanzas OL) la recepcin de fondos a travs del Formulario de Requerimiento de Fondos, realizado por el Contador de PDAs, PDTs y PC. Confirmar de la OL, PDAs, PDTs y PC a la ON (al Coordinador de Finanzas) la recepcin de fondos a travs del Formulario de Requerimiento de Fondos, que es escaneado y enviado va Lotus - correo electrnico, realizado por el Oficial de Finanzas OL.
INSTITUCIN: Visin
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PG. 20
PROCESO
No.
I1
No
Descripcin
Estndares de calidad Grado de Transferencia de cumplimiento de la fondos recibida de la documentacin de Sistema contable Sun respaldo ON Contabilizacin de Contador OL y Oficial de Formulario de Ingresos contabilizados System Nmero de errores 24 ingresos OL Finanzas OL Anexos Montos Requerimiento de Fondo Mensual contabilizados generado y enviado Tiempos de procesamiento Registrar los ingresos por concepto transferencias de fondos por parte de las ON a la OL, depsito de saldos de anticipos y otros a travs del sistema contable Sun System, que genera el Comprobante de Depsito. En el caso de Transferencia de fondos enviadas por la ON, se debe imprimir el comprobante contable y archivar con la documentacin respectiva. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Firman en el comprobante el Contador OL como preparado y revisado por el Oficial de Finanzas OL.
De acuerdo a las polticas financieras (A13), se debe preparar un comprobante por cada transferencia, cheque recibido y debe llevar adjuntos los documentos de soporte originales correspondientes, pertinentes a la fuente y al propsito del depsito. Tiempo de archivo Nmero de Registros contables y Documentacin Polticas financieras documentos 25 Archivo OL Contador OL documentacin de archivada Espacios fsicos soporte existentes y faltantes Descripcin Archivar diariamente la documentacin generada para su empaste, quien es responsable de la custodia de los documentos contables. Todos los documentos originales en papel de fax deben fotocopiarse. Aclaracin: Se centraliza en la ON el respaldo de informacin digital generada por el sistema contable Sun System.
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 21
PROCESO
No.
I1
No
Estndares de calidad Grado de Transferencia de cumplimiento de la fondos recibida de la documentacin de Contabilizacin de Gerentes de PDAs, Lderes ON Sistema contable Sun respaldo Ingresos contabilizados System de PDTs y Responsables de Formulario de Nmero de errores 26 ingresos de PDAs, PDTs y PC PC y Contadores Requerimiento de Anexos Montos Fondo Mensual contabilizados generado y enviado Tiempos de procesamiento Registrar los ingresos por concepto transferencias de fondos por parte de las ON, levantamiento de fondos locales, depsito de saldos de anticipos y otros a travs del sistema contable Sun System, que genera el Comprobante de Depsito. En le caso de las transferencias de fondos realizadas por VMB, imprimir solamente el comprobante contable registrado por VMB y respaldar con la documentacin respectiva. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Firman en el comprobante el Contador como preparado y revisado por los Gerentes de PDAs, Lderes de PDTs o Responsables de PC. De acuerdo a las polticas financieras (A5), cuando se perciben ingresos de la comunidad o descargo de anticipos con saldo a favor de la institucin, entregar el efectivo al Contador para que deposite en la cuenta bancaria del PDA, PDT o PROYECTO COMPLEMENTARIO dentro de los siguientes tiempos establecidos segn categoras: hasta 3 das hbiles para las categoras B y C hasta 4 das hbiles la categora A Una vez depositado el efectivo, la boleta de depsito debe ser adjuntada a la rendicin como parte de la documentacin de respaldo. Estos fondos sern susceptibles de arqueo de caja. De acuerdo a las polticas financieras (A13), se debe preparar un comprobante por cada transferencia, cheque recibido y debe llevar adjuntos los documentos de soporte originales correspondientes, pertinentes a la fuente y al propsito del depsito.
INSTITUCIN: Visin
Descripcin
Mundial Bolivia
PG. 22
PROCESO
No.
I1
No
Actividad
Responsable
Insumos
Productos
Recursos Lotus CD Polticas financieras Espacios fsicos
26
Archivo de PDAs, PDTs y PC
Registros contables y Contadores de PDAs, PDTs y documentacin de PC soporte
Documentacin archivada
Estndares de calidad Tiempo de archivo Nmero de documentos existentes y faltantes
Descripcin
Archivar diariamente la documentacin generada para su empaste, quien es responsable de la custodia de los documentos contables. Todos los documentos originales en papel de fax deben fotocopiarse. Aclaracin: Se centraliza en la ON el respaldo de informacin digital generada por el sistema contable Sun System.
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 23
PROCESO
Administracin Financiera Egresos e Informes Financieros
No.
I2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO Evitando que nadie nos censure en cuanto a esta ofrenda abundante que administramos, procurando hacer las cosas honradamente, no slo delante del Seor sino tambin delante de los hombres. Director Nacional, Director PDO, Director DIN, Director DPN, Director DSO, Subgerente de Finanzas, Asesor Legal y Subgerente de Ayuda Humanitaria, Representante OL, Tcnico asignado Asesor Legal, Subgerente de GCA, Coordinador de Finazas, Oficial Financiero de Proyectos, Oficial de Finanzas ON, Oficial de Finanzas OL, Contador ON, Contador OL, Recepcin ON, Recepcin OL y Encargado de Personal OL. Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad
CARGOS INVOLUCRADOS
No
Actividad
Subproceso: Fondo Fijo de Caja Chica o General 1 Descripcin Solicitud de fondos para gastos menores Solicitantes Requerimiento de fondos para gastos menores Fondos solicitados Polticas Financieras Montos de las solicitudes Tiempos de ejecucin
De acuerdo a requerimientos, solicitar fondos de caja chica (OLs) o caja general (ON) por parte de cualquier solicitante de la institucin (ON u OL) destinado a la compra de gastos menores de hasta Bs. 300 y $US. 500 para viajes internacionales y otros gastos menores en dlares, de acuerdo a lo establecido en las Polticas Financieras (A11). Generacin del recibo interno y entrega de fondos para gastos menores Recibo Interno Fondos entregados para gastos menores Montos de las solicitudes Tiempos de ejecucin
Recepcin ON o Recepcin OL
Fondos solicitados
Recibo Interno Polticas Financieras
Descripcin
Entregar diariamente los fondos a los diferentes solicitantes de las diferentes unidades de la institucin para que realicen gastos menores, para lo cual el custodio debe generar el Recibo Interno como constancia de entrega de fondos, debidamente firmado en autorizado por el nivel de autorizacin, en recibido por el solicitante y en pagado por el custodio de caja chica.
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 1
PROCESO
No.
I2
No Estndares de calidad Brechas entre lo Gastos efectuados y planificado respecto a rendidos lo ejecutado Facturas presentadas Recibo Interno Grado de cumplimiento Formulario de Compra y rendicin de Solicitantes Fondos entregados Formulario de Rendicin de Caja Chica de la documentacin de gastos Rendicin de Caja Chica Polticas Financieras para gastos menores respaldo Montos de los gastos, Informe de Gastos de faltantes y/o sobrantes Transporte registrado Tiempos de ejecucin Realizar los gastos en funcin a requerimientos, para lo cual todo gasto debe estar respaldado por facturas fiscales. Las facturas debe estar firmadas por el nivel de autoridad (y deben sellarse en el anverso para la firma autorizada) y presentar al custodio de caja chica para su rendicin correspondiente. Descripcin Las facturas deben ser pegadas en hojas tamao carta y numerarse cronolgicamente, y replicar la numeracin en el Formulario de Rendicin de Caja Chica. Las facturas no deben tener una antigedad mayor a los 30 das. Solo en casos de transporte urbano que no se emiten facturas fiscales, se deber completar el Informe de Gastos de Transporte, cuyo informe es administrado por el custodio de caja chica. El solicitante de los fondos debe presentar la rendicin de sus gastos dentro de las 48 hrs. de haber finalizado la actividad. Gastos efectuados y rendidos Facturas presentadas Informe de Caja Chica Formulario de registrado y presentado Rendicin de Caja Chica Informe de Gastos de Transporte registrado Brechas entre lo planificado respecto a lo ejecutado Grado de cumplimiento de la documentacin de respaldo Montos de los gastos, faltantes y/o sobrantes Tiempos de ejecucin Actividad Responsable Insumos Productos Recursos
Registro de gastos en informes de control
Recepcin ON o Recepcin OL
Informe de Caja Chica Informe de Gastos de Transporte Polticas Financieras
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 2
PROCESO
No.
I2
No Descripcin Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad
Registrar en el Informe de Caja Chica los gastos efectuados, adjuntando en orden cronolgico las facturas y recibos como constancia del gasto.
Descripcin
Reembolso de caja chica o general Porcentaje de solicitado Solicitud de reembolso Formulario de Solicitud Formulario de Solicitud utilizacin del fondo fijo Recepcin ON o de caja chica o caja Informe de Caja Chica Montos de las de Fondos presentado de Fondos Recepcin OL general Informe de Caja Chica Polticas Financieras solicitudes presentado Tiempos de ejecucin Informe de Gastos de Transporte presentado Solicitar, al 70% del fondo fijo ejecutado, el reembolso de caja chica o general al Sub Gerente de GCA en el caso de ON y al Representante OL en el caso de OLs a travs de los siguientes documentos que deben ser aprobados: el Formulario de Solicitud de Fondos el Informe de Caja Chica con firma en preparado por y con los respaldos respectivos de facturas pegados en hojas el Informe de Gastos de Transporte Reembolso de caja Reembolso de caja chica o general chica o general solicitado aprobado Formulario de Solicitud Formulario de Solicitud Aprobacin de Subgerente de GCA o de Fondos presentado de Fondos aprobado Polticas Financieras reembolso de caja chica Representante OL Informe de Caja Chica Informe de Caja Chica o caja general presentado aprobado Informe de Gastos de Informe de Gastos de Transporte presentado Transporte aprobado
Montos de las solicitudes Porcentaje de utilizacin del fondo fijo Nmero de solicitudes rechazadas Grado de cumplimiento con el reglamento Tiempos de aprobacin
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 3
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Aprobar, al 70% del fondo fijo ejecutado, los siguientes documentos: Productos Recursos Estndares de calidad
Descripcin
Informe de Caja Chica adjuntado los descargos correspondientes Informe de Gastos de Transporte Formulario de Solicitud de Fondos para reposicin de caja chica o caja general Remitir al custodio de caja chica o caja general para que a su vez lo presente a la Unidad para su respectivo registro contable y emisin de cheque para su reembolso en un tiempo lmite 3 das hbiles. En caso de tener observaciones, remitir al custodio de caja chica o caja general para su regularizacin de forma inmediata (todo reingreso a la Unidad de Finanzas se computa como nueva solicitud). Subgerente de Tiempo de ejecucin Finanzas, Montos faltantes o Representante OL, Gastos efectuados sobrantes Subgerente de GCA, Formulario de Arqueo Arqueo de caja chica o Informe de Caja Chica Formulario de Arqueo Grado de cumplimiento Coordinador de Finazas, de Caja caja general Informe de Gastos de de Caja de la documentacin de Oficial Financiero de Polticas Financieras Transporte respaldo Proyectos, Oficial de Grado de cumplimiento Finanzas ON y con el reglamento Contadores ON Realizar peridicamente de forma sorpresiva el arqueo de caja chica o caja general para lo cual se utiliza el Formulario de Arqueo de Caja. El Subgerente de Finanzas, Representante OL, Subgerente de GCA, Coordinador de Finanzas, Oficial Financiero de Proyectos, Oficial de Finanzas ON y Contadores ON estn habilitados para efectuar el arqueo de caja.
Subproceso: Cuentas por Pagar
INSTITUCIN: Visin
Descripcin
Mundial Bolivia
PG. 4
PROCESO
No.
I2
No Responsable Coordinador de Finanzas, Oficial de Previsin y provisin de Finazas ON, Oficial de cuentas por pagar Finanzas OL y Contador ON Actividad Insumos Productos Previsiones y provisiones de cuentas por pagar Recursos Sistema Contable Sun System Estndares de calidad Nmero y monto de las cuentas Tiempo de ejecucin
Cuentas por pagar
Descripcin
Realizar anualmente la previsin y provisin al cierre de gestin las cuentas por pagar, las indemnizaciones, aguinaldos y aportes por pagar a ser devengadas contablemente a travs del Sistema Contable Sun System y los importes totales de indemnizaciones y aguinaldos son depositados en una cuenta bancaria de acuerdo a la poltica internacional y a la ley vigente.
Subproceso: Pago de Sueldos Reporte de altas y bajas revisado Lotus - correo Planillas salariales electrnico elaboradas Nmero de errores Grado de cumplimiento con las fechas de recepcin Tiempos de ejecucin
Recepcin y revisin de Contador ON reporte de sueldos
Reporte de sueldos recibido
Descripcin
Recibir, hasta el da 22 de cada mes va Lotus - correo electrnico, el reporte de altas y bajas de la Unidad de Personal y Desarrollo Organizacional, que incluye bajas mdicas, contratos, memos, asistencia y retiros entre otros, para la posterior elaboracin de Planillas de Sueldos. Montos de planillas Nmero de cargos involucrados Montos a pagar y a descontar Nmero de altas y bajas de personal Tiempos de elaboracin
Elaboracin y revisin 10 de planilla de sueldos
Reporte de altas y bajas Contador ON y revisado Planilla de Sueldos Subgerente de Finanzas Planillas salariales elaboradas
Planilla de Sueldos Excel
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 5
PROCESO
No.
I2
Elaborar mensualmente la Planilla de Sueldos a travs de Excel de acuerdo a la ley vigente para lo cual se consideran dos cortes (uno de octubre a septiembre y otro enero a diciembre) y firmar como constancia de preparado de la planilla, realizado por el Contador ON. Revisar la Planilla de Sueldos elaborada por el Contador ON y remitir al Director Nacional para su autorizacin, aprobado por el Subgerente de Finanzas. Montos de planillas Nmero de cargos involucrados Montos a pagar y a descontar Nmero de altas y bajas de personal Tiempos de autorizacin
11
Autorizacin de planilla Director Nacional de sueldos
Planilla de Sueldos
Planilla de Sueldos autorizada
Polticas financieras
Descripcin
Autorizar mensualmente la Planilla de Sueldos por el Director Nacional. Actividad que requiere posteriormente el pago de sueldos a travs de transferencias electrnicas a las cuentas bancarias del personal de la institucin o giros bancarios. Monto de sueldo por cargo Nmero de cargos involucrados Montos a pagar y a descontar Tiempos de elaboracin
12
Elaboracin de papeletas de sueldos
Contador ON
Papeletas de Sueldos elaboradas y entregadas
Papeletas de Sueldos, Excel y Word
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 6
PROCESO
No.
I2
Elaborar mensualmente las Papeletas de Sueldos de cada funcionario de la institucin a nivel nacional a travs de Excel y Word, a partir de la aprobacin de la Planilla de Sueldos y pago de sueldos.
Descripcin
Contador ON, Papeletas de Sueldos Grado de cumplimiento Remisin y entrega de Recepcin ON y Papeletas de Sueldos elaboradas y Courier con las fechas de envo 13 papeletas de sueldos Encargado de Personal enviadas entregadas y/o entrega OL En la Oficina Nacional, entregar mensualmente en sobres cerrados las Papeletas de Sueldos a Recepcin ON, quien entregar a cada funcionario de la Oficina Nacional. En las Oficinas Locales, el Contador ON remite mensualmente en sobres cerrados va courier las Papeletas de Sueldos a cada Encargado de Personal de OL para la respectiva entrega al personal de la Oficina Local.
Subproceso: Pago de Aportes Patronales y Laborales Montos de planillas Nmero de cargos involucrados Montos a pagar Nmero de altas y bajas de personal Tiempos de elaboracin
14
Elaboracin de planilla de aportes
Contador ON
Planilla de Sueldos
Planilla de Aportes Patronales y Laborales
Planilla de Aportes Patronales y Laborales Excel
Descripcin
Elaborar mensualmente la Planilla de Aportes Patronales y Laborales a travs de Excel de acuerdo a la ley vigente, a partir de la elaboracin de la Planilla de Sueldos, actividad realizada por el Contador ON, y firmar como constancia de preparado de la planilla.
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 7
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Montos de planillas Nmero de cargos involucrados Montos a pagar Nmero de altas y bajas de personal Grado de cumplimiento de documentos de respaldo Tiempos de autorizacin
15
Revisin de planillas de aportes
Subgerente de Finanzas
Planilla de Aportes Patronales y Laborales
Planilla de Aportes Patronales y Laborales autorizada
Descripcin
Revisar mensualmente la Planilla de Aportes Patronales y Laborales de acuerdo a la ley vigente, actividad que requiere posteriormente la elaboracin y presentacin del Formulario de Solicitud de Fondos y pago a travs de cheque.
Subproceso: Pago de Seguro de Salud Reporte Resumen del Personal enviado Cuadro de Detalle Resumen de Pago Formulario de resumen de aportes de la entidad aseguradora Cuadro de Detalle Resumen de Pago Cuadro Resumen Excel Correo electrnico Montos de planillas Nmero de cargos involucrados Montos a pagar Nmero de altas y bajas de personal Tiempos de elaboracin
Elaboracin de 16 formularios y cuadros para el seguro de salud
Contador ON
Planilla de Sueldos
INSTITUCIN: Visin
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PG. 8
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Remitir mensualmente va correo electrnico a la entidad de seguro de salud el Reporte Resumen del Personal por regiones que incluye CI, nombre y total ganado. Elaborar el Cuadro de Detalle Resumen de Pago a la CSBP, con las devoluciones correspondientes, imprimir y firmar. Elaborar el formulario de resumen de aportes de las instituciones aseguradoras de salud (consolidado de la ON, OLs, PDAs sin personera jurdica y PDTs y PEs) correspondiente a los aportes al seguro de salud del personal, formulario que deben estar firmado y sellado por VMB.
Actividad que requiere la elaboracin y presentacin del Formulario de Solicitud de Fondos y pago a travs de transferencias electrnicas. Planilla de Sueldos enviada Cuadro de Detalle Grado de cumplimiento Resumen de Pago a la de documentos de Presentacin de Documentacin 17 Contador ON CSBP respaldo documentacin presentada Formulario de resumen Tiempos de de aportes de la presentacin entidad aseguradora Cuadro Resumen Descripcin Presentar mensualmente a la CSBP el formulario de resumen de aportes (consolidado de la ON, OLs, PDAs sin personera jurdica, PDTs y PEs) conjuntamente con las fotocopias de los pagos realizados y Planilla de Sueldos en fsicos. Recibir una copia del Formulario de Resumen de Aportes y la Planilla de Sueldos sellada por la CSBP como constancias de entrega.
Subproceso: Pago de Aguinaldos
INSTITUCIN: Visin
Descripcin
Mundial Bolivia
PG. 9
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Planilla de Aguinaldos elaborada Carta de abono de aguinaldos Recursos Estndares de calidad Montos de planillas Nmero de cargos involucrados Montos a pagar Nmero de altas y bajas de personal Tiempos de elaboracin
Elaboracin y revisin 18 de la planilla de aguinaldos
Planillas de Sueldos Contador ON y Papeletas de Sueldos Subgerente de Finanzas Depsitos de pago
Planilla de Aguinaldos
Descripcin
Elaborar anualmente la Planilla de Aguinaldos por parte del Contador ON, a partir de la elaboracin de Planillas de Sueldos y documentacin de respaldo proporcionados por la Direccin de Personal y Desarrollo Organizacional. Revisar la Planilla de Aguinaldos por parte del Subgerente de Finanzas, para su posterior autorizacin del Director Nacional. Montos de planillas Nmero de cargos involucrados Montos a pagar Nmero de altas y bajas de personal Grado de cumplimiento de documentos de respaldo Tiempos de autorizacin
19
Autorizacin de la planilla de aguinaldos
Director Nacional
Planilla de Aguinaldos elaborada
Planilla de Aguinaldos autorizada
Descripcin
Autorizar anualmente la Planilla de Aguinaldos, a partir de su elaboracin y revisin. Actividad que requiere posteriormente el pago de aguinaldos a travs de transferencias electrnicas abonos en cuenta, giros bancarios y/o cheques, y presentar al Ministerio de trabajo de acuerdo a requerimientos legales vigentes.
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 10
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad
Subproceso: Pago de Finiquitos Montos calculados Montos a pagar y a Lotus - correo descontar Clculo y autorizacin Contador ON y Asesor 20 Contratos de trabajo Finiquitos calculados electrnico Grado de cumplimiento de finiquitos Legal Polticas financieras de documentos de respaldo Tiempos de elaboracin Recibir la solicitud de elaboracin de finiquitos (terminacin de servicios) de la Unidad de Personal y Desarrollo Organizacional a travs del Lotus correo electrnico, adjuntado el formulario provisto por el Ministerio de Trabajo para el clculo del finiquito, de acuerdo a contrato de trabajo o al desistimiento del mismo de ambas partes. Descripcin Autorizar el formulario de finiquitos provisto por el Ministerio de Trabajo por parte del Asesor Legal de VMB. Actividad que requiere posteriormente presentar el Formulario de Solicitud de Fondos y pago a travs de cheque, y la Unidad de Personal y Desarrollo Organizacional deber validar el finiquito con el Ministerio de Trabajo. Subproceso: Anticipos Anticipos solicitados Formulario de Presupuesto para Anticipos Formulario de Autorizacin y Seguimiento a Viajes Internacionales por Capacitacin o Participacin en Eventos Formulario de Presupuesto para Anticipos Formulario de Autorizacin y Seguimiento a Viajes Internacionales por Capacitacin o Participacin en Eventos Polticas financieras
Solicitud de anticipos y 21 generacin de formularios
Solicitante
Requerimiento de anticipos
Montos de las solicitudes Niveles de autorizacin Grado de cumplimiento con las polticas Tiempos de ejecucin
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 11
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Para capacitaciones y/o adelantos de trabajo, solicitar fondos a travs del Formulario de Presupuesto para Anticipos (debidamente firmado en aprobado" segn el nivel de autoridad y en interesado por el solicitante) y presentar a la Unidad de Finanzas para su correspondiente desembolso. Para viajes nacionales para el personal externo, solicitar fondos a travs del Formulario de Presupuesto para Anticipos (debidamente firmado en aprobado" segn el nivel de autoridad y en interesado por el solicitante) y presentar a: Descripcin la Unidad de Finanzas para su correspondiente desembolso si el viaje es va area, solicitar a Recepcin ON u OL la adquisicin de los boletos areos En el caso de anticipos para viajes internacionales, generar el Formulario de Autorizacin y Seguimiento a Viajes Internacionales por Capacitacin o Participacin en Eventos (debidamente firmado por el postulante y el nivel de autoridad) y presentar a: la Unidad de Finanzas su correspondiente desembolso la Unidad de Personal y Desarrollo Organizacional para el control de asistencia y para el seguro internacional solicitar a Recepcin ON u OL la adquisicin de los boletos areos Anticipos solicitados Formulario de Presupuesto para Anticipos Formulario de Autorizacin y Seguimiento a Viajes Internacionales por Capacitacin o Participacin en Eventos Brechas entre lo planificado respecto a lo ejecutado Niveles de autorizacin Grado de cumplimiento de la documentacin de respaldo Grado de cumplimiento con las polticas Montos de los gastos, faltantes y/o sobrantes Tiempos de ejecucin
Rendicin de gastos por 22 Solicitante anticipos
Formulario Employee Expense Report Polticas financieras Formulario de Descargo de Anticipos
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 12
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad En caso de viajes internacionales, una vez concluido el mismo rendir en un lapso no mayor a 7 das hbiles los gastos efectuados a travs del Formulario Employee Expense Report, debidamente firmado por el empleado y segn el nivel de autoridad, adjuntando los respaldos respectivos (como facturas que deben estar pegadas en hojas tamao carta, numeradas cronolgicamente y debe replicarse la numeracin en el formulario) y presentar a la Unidad de Finanzas para su registro contable y archivo. En el caso de viajes nacionales al rea rural (cuando el lugar de viaje no cubre la escala de viticos), una vez concluido el mismo rendir en un lapso no mayor a 5 das hbiles los gastos efectuados a travs del Formulario de Descargo de Anticipos, debidamente firmado por el solicitante y segn el nivel de autoridad, y presentar a la Unidad de Finanzas para su registro contable y archivo. En el caso de rendicin por gastos de capacitaciones, una vez concluido el mismo rendir en un lapso no mayor a 2 das hbiles de haber efectuado los gastos a travs del Formulario de Descargo de Anticipos, debidamente firmado por el solicitante y segn el nivel de autoridad, y presentar a la Unidad de Finanzas para su registro contable y archivo. Para los tres casos: En el caso de saldo a favor de la institucin, depositar en la cuenta bancaria que corresponda y presentar la boleta de depsito conjuntamente con la rendicin a la Unidad de Finanzas. En caso de saldo a favor del empleado solicitar el reembolso correspondiente. Subproceso: Ajustes por SAs Creacin y aprobacin 23 de PA Sistema Settlement Advice System Montos de las SAs Polticas financieras Tiempos de ejecucin Anexos Crear a travs del sistema Settlement Advice System, una preaprobacin (PA) acerca de gastos de VMB que han sido incurridos por otra Oficina de VM en el exterior, realizado por el Coordinador de Finanzas. Coordinador de Finanzas y Subgerente de Finanzas Gastos ejecutados por a nivel de la Confraternidad Reembolsos de gastos anticipados
Descripcin
Descripcin
Aprobar la preaprobacin (PA) por parte del Subgerente de Finanzas, para lo cual se recibe posteriormente un SA de la Oficina de VM del exterior que corresponda y posteriormente se contabiliza. Para las OLs, que generan SAs los Oficiales de Finanzas recibirn los documentos de respaldo para su revisin, estos documentos debern ser enviados a la ON escaneados para su registro en el sistema Settlement Advice System.
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 13
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad
Subproceso: Ajustes por Cargos Directos y Costos Indirectos Cargos directos y costos Lotus - correo Montos de las cargos Cargos directos y costos Coordinador de Cargos directos indirectos asignados a 24 electrnico directos indirectos Finanzas y Contador ON Costos indirectos centros de costos y Intranet Tiempos de ejecucin validados Recibir de la Confraternidad, a travs del Lotus - correo electrnico, las notificaciones por los cargos directos conjuntamente con los respaldos correspondientes al gasto. Previo registro contable estos documentos deben estar autorizados por la Unidad ejecutora del gasto. Conciliar los cargos directos con la Confraternidad, actividades realizadas por el Coordinador de Finanzas. Descripcin En el caso de costos indirectos por servicios a ser asignados a las PDAs, PDTs y PEs, elaborar la planilla de distribucin de costos indirectos y publicar a travs de la Intranet, realizado por el Contador ON y con la aprobacin del Coordinador de Finanzas. En el caso de cargos directos realizado por la Unidad de Finanzas ON y autorizados a travs de las cartas de retencin por parte de OLs, PDAs, PDTs y/o PEs, elaborar la planilla de distribucin de gastos firmada por el Contador ON y aprobada por el Coordinador de Finanzas.
Escanear la documentacin de respaldo como facturas, la planilla firmada y otros, remitir va Intranet a las OLs, PDAs, PDTs y PEs que correspondan y comunicar acerca del mismo al Contador que corresponda, realizado por el Contador ON. Montos de solicitudes Niveles de autorizacin Grado de cumplimiento de la documentacin de Formulario de Solicitud Formulario de Solicitud respaldo Solicitud y autorizacin Requerimiento de de Fondos 25 Solicitante de Fondos generado y Brechas identificadas de fondos fondos Sistema SICA autorizado de lo presupuestado Polticas financieras respecto a lo solicitado Grado de cumplimiento con las polticas Tiempos de ejecucin
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 14
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Solo en el caso de anticipos, viticos, subsidios y GNs, solicitar fondos requeridos a travs del Formulario de Solicitud de Fondos, debidamente firmado por el solicitante y segn el nivel de autoridad, y adjuntar la documentacin de respaldo. En el caso de viticos para viajes nacionales al rea urbana, solicitar fondos para viticos a travs del Formulario de Solicitud de Fondos, debidamente firmado por el solicitante y segn el nivel de autoridad, y presentar el formulario de viajes nacionales con viticos a: la Unidad de Finanzas su correspondiente desembolso la Unidad de Personal y Desarrollo Organizacional para el control de asistencia si el viaje es va area, solicitar a Recepcin ON u OL la adquisicin de los boletos areos Adems, presentar a la Unidad de Finanzas como descargo un Informe de Actividades al retorno del viaje para lo cual se tiene 5 das hbiles para viajes nacionales y 7 das hbiles para viajes internacionales de haber concluido el viaje. En el caso de viajes al rea rural no aplican los viticos. Descripcin En el caso de adquisiciones de bienes y servicios, solicitar los fondos a travs del sistema SICA de acuerdo a lo establecido en el procedimiento del manual de GCA. El encargado de solicitud y autorizacin de los siguientes tems son: Subsidios, capacitaciones, publicaciones y fondo de cumpleaos y apoyos eventuales en prensa es la Unidad de Personal y Desarrollo Organizacional. GNs y traducciones de patrocinio es la Unidad de Patrocinio. Pasajes, correspondencia, compra de bienes y servicios y rutinarios (pago de servicios) es la Unidad de GCA. Para todos los casos: De acuerdo a las polticas financieras ( A11), en el caso de que el Director Nacional sea el solicitante, el Director de Personal y Desarrollo Organizacional deber aprobar el Formulario de Solicitud de Fondos y la Unidad de Finanzas deber reportar semestralmente el detalle de viajes de la DN y enviarlo al VPR/DR para su aprobacin. En el caso de que el Representante OL sea el solicitante, el Oficial de Finanzas OL deber aprobar el Formulario de Solicitud de Fondos. Formulario de Solicitud Lotus Solicitud ingresada al Ingreso de solicitud al 26 de Fondos generado y Sistema SICA Tiempos de ejecucin Solicitante sistema y al buzn sistema autorizado Buzn
INSTITUCIN: Visin
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PG. 15
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Solo en el caso de anticipos, viticos, subsidios y GNs, depositar cuando as se requiera el Formulario de Solicitud de Fondos en el buzn interno, actividad realizada por el solicitante. Las solicitudes tienen hasta 48 horas para ser autorizadas, observadas o rechazadas. Tanto para la Oficina Nacional y Oficinas Locales, ingresar las solicitudes a travs del sistema Lotus, que permite hacer seguimiento (por ejemplo si es aceptado, observado o rechazado y si es reingresado hasta el pago al proveedor). En caso de que la solicitud no tenga observaciones, la Unidad de Finanzas ON u OL tiene 48 horas para realizar el pago correspondiente. En el caso de adquisiciones de bienes y servicios, ingresar la solicitud por el sistema SICA de acuerdo a lo establecido en procedimiento del manual de GCA. La Unidad de Finanzas ON y OL tienen 48 horas para realizar el pago correspondiente Aclaracin: En el caso de sueldos, aguinaldos y remesas de la ON a OL y remesas de la OL a los PDAs, PDTs y PEs, la actual actividad no aplica. Montos y nmero de las solicitudes Formulario de Solicitud Niveles de autorizacin de Fondos generado y Solicitud retirada del Brechas identificadas Retiro y revisin de Contador ON o Lotus 27 autorizado buzn de lo presupuestado solicitudes del buzn Contador OL Buzn Solicitud ingresada al Solicitud revisada respecto a lo solicitado sistema Grado de cumplimiento con las polticas Tiempos de ejecucin Solo en el caso de anticipos, viticos, subsidios y GNs, retirar diariamente las solicitudes del buzn, y revisar el Formulario de Solicitud de Fondos y respaldos, revalidando con los resultados registrados en el sistema Lotus. Descripcin En caso de no tener observaciones, firmar en revisado en el mismo formulario, para lo cual se tiene 48 horas para emitir el cheque o la transferencia electrnica desde la presentacin de la solicitud.
En el caso de adquisiciones de bienes y servicios, la actual actividad no aplica, para tal efecto revisar el procedimiento del manual de GCA. Registro de resultados Solicitud aprobada, Contador ON o Comprobante de Diario 28 de la solicitud en observada o rechazada Lotus Tiempos de ejecucin Contador OL autorizado sistema en el sistema
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Descripcin
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PG. 16
PROCESO
No.
I2
Solo en el caso de anticipos, viticos, subsidios y GNs, registrar diariamente los resultados de las solicitudes en el sistema Lotus, ya sea aprobacin, observaciones o rechazo con el fin de que cada solicitante pueda monitorear el estado de su requerimiento.
Las solicitudes observadas sern devueltas al solicitante para su regularizacin. El periodo de aprobacin de un reingreso de solicitud es igual a un nuevo ingreso. Grado de cumplimiento de la documentacin de respaldo Contador ON, Contador Egreso contabilizado a Sistema contable Sun Grado de cumplimiento Contabilizacin de OL, Oficial de Finanzas travs del System 29 Solicitud aprobada con las polticas egresos ON y Oficial de Finanzas Comprobante de Polticas financieras Nmero de errores OL Egreso Anexos Montos contabilizados Tiempos de procesamiento Contabilizar diariamente los egresos a travs del sistema contable Sun System, que genera el Comprobante de Egreso y firmar en revisado por en el comprobante como constancia de revisin. Para pagos parciales deben ser registrados en la cuenta 170 hasta su pago y posterior asignacin al gasto. Entregar el Comprobante al Oficial de Finanzas ON u OL para su respectiva aprobacin. Descripcin En el caso de adquisicin de bienes y servicios, las facturas deben ser firmadas por el solicitante o beneficiario como constancia de conformidad de recibido (previo al registro). En el caso de anticipos para viajes y capacitaciones, las facturas solo requieren las firmas del nivel de autoridad. De acuerdo a las polticas financieras (A13), se debe preparar un comprobante por cada cheque emitido o transferencia a realizar, y debe llevar adjuntos los documentos de soporte correspondientes (ver anexos).
INSTITUCIN: Visin
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PG. 17
PROCESO
No.
I2
No Estndares de calidad Grado de cumplimiento de la documentacin de respaldo Emisin de cheque o Egreso contabilizado a Internet Cheques emitidos o Grado de cumplimiento preparacin de Contador ON o travs del Lotus - correo 30 transferencias con las polticas transferencias Contador OL Comprobante de electrnico electrnicas preparadas Nmero de errores electrnicas Egreso Polticas financieras Montos a transferir Tiempos de procesamiento En el caso de transferencias electrnicas, preparar las transferencias electrnicas a travs de la pgina Web de la entidad financiera e imprimir el comprobante. Descripcin En caso de emisin de cheque, el sistema contable Sun System genera automticamente el cheque voucher. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos
Para todos los casos, remitir a los niveles de autoridad para lo cual se requieren 2 firmas autorizadas en cheques o transferencias bancarias electrnicas. Director Nacional, Montos a pagar Director PDO, Director Niveles de autorizacin DIN, Director DPN, Grado de cumplimiento Director DSO, Cheques firmados Autorizacin de Cheques emitidos o de la documentacin de Transferencias Subgerente de cheques o transferencias Internet respaldo 31 Finanzas, Asesor Legal y electrnicas realizadas bancarias electrnicas Polticas financieras Grado de cumplimiento transferencias Subgerente de Ayuda a travs de firmas electrnicas preparadas con las polticas autorizadas Humanitaria Nmero de errores Representante OL, Tiempos de Oficial de Finanzas OL y autorizacin Tcnico asignado
INSTITUCIN: Visin
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PG. 18
PROCESO
No.
I2
En el caso de pago a travs de cheques, autorizar los cheques emitidos, para lo cual se requieren 2 firmas autorizadas y remitir al Contador para el pago de cheques.
En el caso de pago a travs de transferencias electrnicas, recibir el comprobante de operacin para su revisin e ingresar en la pgina Web del banco para su autorizacin de la transferencia a travs de firma electrnica. Montos de las transferencias o Cheques firmados cheques Lotus - correo Grado de cumplimiento Transferencias Pago a clientes internos Contador ON o Pago a clientes internos electrnico, telfono o 32 electrnicas realizadas con los fondos y externos Contador OL y externos fax a travs de firmas solicitados Polticas financieras autorizadas Grado de cumplimiento con las fechas de pago Tiempos de ejecucin
INSTITUCIN: Visin
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PG. 19
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Cheque: Pagar a clientes internos y externos, para lo cual firma el cliente en el cheque voucher o en el Formulario de Solicitud de Fondos como constancia de haber recibido su pago. Transferencias electrnicas o giros bancarios: Pagar a clientes internos y externos, adjuntando el comprobante de la transferencia realizada. Para clientes internos, comunicar va Lotus - correo electrnico la transferencia efectuada a su favor de acuerdo a su solicitud de fondos. Para clientes externos, comunicar va telfono, email o fax adjuntando si as se requiere el documento de respaldo escaneado. En el caso de depsito en cuentas en otros bancos, se deber entregar a la Subgerencia de GCA para su envo al banco correspondiente. Transferir mensualmente remesas de la ON a las OLs, PDAs, PDTs y PE de acuerdo a las solicitudes de requerimiento de fondos entre otras transferencias electrnicas, para lo cual se debe imprimir, fotocopiar y escanear cada comprobante de operacin de la entidad financiera como respaldo. Para ambas modalidades de pago: Toda la documentacin de soporte debe sellarse con la leyenda de "cancelado", para prevenir duplicaciones de pagos. De acuerdo a las polticas financieras (A13), se emite el cheque con la factura como parte de los documentos de respaldo, en caso de no contar con la factura previa, la misma se deber recibir al momento de la entrega del cheque al proveedor. Pago a acreedores va Transferencia Montos de las Seguimiento de Contador ON y 33 transferencia electrnica Internet transferencias transaccin electrnica Contador OL electrnica monitoreada Nmero de errores Descripcin Realizar diariamente el seguimiento a las transacciones electrnicas, verificando que hayan sido procesadas a travs de la pgina Web de la entidad financiera.
INSTITUCIN: Visin
Descripcin
Mundial Bolivia
PG. 20
PROCESO
No.
I2
No Estndares de calidad Montos a declarar Montos por multas Grado de cumplimiento Declaracin de Retenciones impositivas de la documentacin de Contador ON o Internet impuestos y sobre bienes y servicios respaldo 34 presentacin de Contador OL y Oficial Declaracin jurada Leyes tributarias adquiridos Grado de cumplimiento vigentes documentacin de de Finanzas ON Pago de sueldos con las fechas de pago respaldo Nmero de errores Tiempos de procesamiento Recibir mensualmente en la OL los resmenes impositivos de los PDAs sin personera jurdica, PDTs y PEs de su regin, elaborar la planilla de resumen impositiva consolidada (que incluye RC-IVA y retenciones impositivas de IT e IUE) y remitir a la ON, realizado por el Contador OL. Descripcin Recibir mensualmente en la ON los resmenes impositivos de cada OL y elaborar la planilla de resumen impositiva consolidada de la ON, OLs, PDAs sin personera jurdica, PDTs y PEs, realizado por el Contador ON y el Oficial de Finanzas ON. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos
Declarar mensualmente como agentes de retencin los impuestos correspondientes al IT, IUE y RC-IVA ante la entidad recaudadora de Servicio de Impuestos Nacionales, actividad realizada por el Contador ON y Contador OL. Nmero de ajustes realizados Grado de cumplimiento de la documentacin de Generacin de respaldo Comprobantes de 35 comprobantes de Contador ON Ajustes contables Vision XL Grado de cumplimiento Ajuste ajuste con las polticas Montos contabilizados Tiempos de procesamiento
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 21
PROCESO
No.
I2
Generar Comprobantes de Ajuste a partir de la validacin de la informacin financiera va Vision XL.
Contador ON, Contador Tiempo de archivo Registros contables y Polticas financieras OL, Oficial de Finanzas Documentacin Nmero de 36 Archivo de egresos documentacin de Espacios fsicos ON y Oficial de Finanzas archivada documentos existentes soporte Memoria digital OL y faltantes Archivar diariamente la documentacin generada para su empaste, siendo el Contador el responsable de la custodia de los documentos contables. Todos los documentos originales en papel de fax deben fotocopiarse. Descripcin En el caso de respaldos fsicos de los cargos directos y costos indirectos, y sus respectivas planillas de clculo son escaneadas y archivadas digitalmente en el Intranet, cuyos responsables son el Oficial de Finanzas ON y Oficial de Finanzas OL, informacin que es de acceso en lnea para la ON, OLs, PDAs, PDTs y PEs. Los comprobantes fsicos generados por el sistema contable Sun System en la ON, OL, PDAs, PDTs y PEs son archivados en sus propias instalaciones para efectos de auditoras. Subproceso: Informes Financieros Planillas de Activos y Depreciaciones elaboradas y autorizadas Planillas de Activos y Depreciaciones elaboradas y autorizadas Sistema SICA Polticas financieras
Elaboracin de planillas Subgerencia de GCA 37 de activos y depreciaciones
Activos fijos
Montos de activos Nmero de activos
INSTITUCIN: Visin
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PG. 22
PROCESO
No.
I2
No Descripcin Descripcin Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Actualizar y validar trimestralmente las Planillas de Activos y Depreciaciones para la Oficina Nacional, Oficinas Locales, PDAs sin personera jurdica, PDTs y PEs a travs del sistema SICA proporcionado por GCA y enviar a la Unidad de Finanzas de la ON y PDAs con personera jurdica para la elaboracin de estados financieros auditados a ser presentados a SIN.
Aclaracin: No se requieren las Planillas de Activos y Depreciaciones para la elaboracin de informes financieros de VMB, sino son incluidos en los informes financieros para SIN para fines tributarios. Tiempos de procesamiento Elaboracin de planilla Planilla de Inventarios Nmero de activos en 38 de inventarios en Subgerencia de GCA Activos en especie almacn en Especie especie Nivel de faltantes y sobrantes Proporcionar hasta el 6to da hbil de cada mes a la Unidad de Finanzas la Planilla de Inventarios en Especie validada para la incorporacin en la contabilidad y posterior emisin de los informes y estados financieros. Oficial de Finanzas ON, Contador ON, Coordinador de Finanzas, Subgerente de Finanzas, Oficial de Finanzas OL y Contador OL
Conciliacin de activos 39 y pasivos
Activos y pasivos contabilizados Planillas de Activos y Depreciaciones elaboradas y autorizadas
Activos y pasivos conciliados
Lotus - correo electrnico Polticas financieras
Saldos mnimos permitidos Nivel de faltantes y sobrantes
INSTITUCIN: Visin
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PG. 23
PROCESO
No.
I2
No Descripcin Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Conciliar al 5to da hbil de cada mes como mximo para la conciliacin bancaria, para lo cual se imprime el extracto bancario va Internet de la pgina Web de la entidad financiera, actividad realizada en la ON por el Oficial de Finanzas ON y Contador ON y en las OLs por el Oficial de Finanzas OL y Contador OL.
Conciliar los ingresos y egresos con las Oficinas de Soporte correspondiente a los SAs (de la ON con las OLs y de las OLs con los PDAs PDTs y PEs), actividad realizada en la ON por el Coordinador de Finanzas, Oficial de Finanzas ON y Subgerente de Finanzas, y en el caso de las OLs por el Oficial de Finanzas OL. Nmero de reportes Director Nacional, por informe financiero Subgerente de Elaboracin y Informes financieros de Lotus Notes Niveles de ejecucin Finanzas, Coordinador Informes financieros 40 aprobacin del informe la ON consolidado y Polticas financieras presupuestaria de Finanzas, Contador mensuales de OLs aprobado Anexos Cumplimiento de financiero ON y Oficial de Finanzas tiempos de ON presentacin
INSTITUCIN: Visin
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PG. 24
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Definir al inicio y cierre mensual el tipo de cambio y comunicar a las Oficinas Locales, PDAs, PDTs y PEs, realizado por el Coordinador de Finanzas, cuyo clculo se define en el manual financiero internacional. Elaborar hasta el 6to da hbil de cada mes los informes financieros preliminares de la ON expresados en bolivianos, actividad realizada por el Coordinador de Finanzas, Oficial de Finanzas ON y Contador ON. Reevaluar hasta el da 12 de cada mes los informes financieros por parte del Oficial de Finanzas ON, que consiste en el clculo del tipo de cambio de revalo. Descripcin Elaborar y enviar hasta el da 13 de cada mes la distribucin y asignacin de costos indirectos para PDAs, PDTs y PEs, actividad realizada por el Coordinador de Finanzas. Elaborar los informes financieros finales consolidados de la ON, actividad realizada por el Coordinador de Finanzas, Contadores ON y Oficial de Finanzas ON, y el Subgerente de Finanzas efecta la firma electrnica y en fsico como constancia de revisado y el Director Nacional como aprobado. Seguidamente, remitir hasta el 15 de cada mes a travs del Lotus a la LACRO en versin preliminar. Excepcionalmente, el informe de inicio de gestin que comprende octubre y noviembre que es remitido hasta el 15 diciembre (ver anexos para el contenido de informes financieros).
Elaborar el informe financiero de cierre de gestin (FFR) expresado en dlares americanos e incorporar a la base de datos del Financial Report Lotus Notes con firma electrnica, cuya fecha lmite de presentacin es el 31 de octubre. No obstante, la fecha lmite est sujeta al instructivo recibido del Departamento de Finanzas Internacional, y que a su vez da lugar a la preparacin del instructivo de VMB que es remitido a las OLs, PDAs, PDTs y PEs (ver anexos para el contenido de informes financieros). Informes financieros Nmero de errores Director Nacional, elaborados, validados y Subgerente de identificados en la aprobados Elaboracin y Estados financieros Excel elaboracin Finanzas, Coordinador 41 aprobacin de estados Planillas de Activos y anuales Polticas financieras Cumplimiento de de Finanzas, Contador Depreciaciones financieros anuales tiempos de ON y Oficial de Finanzas elaboradas y ON presentacin autorizadas
INSTITUCIN: Visin
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PG. 25
PROCESO
No.
I2
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Elaborar anualmente los estados financieros auditados para lo cual debe prepararse en moneda boliviana y ajustarse de acuerdo a la ley vigente, realizado por el Coordinador de Finanzas, Contador ON y Oficial de Finanzas ON. Revisar los estados financieros auditados por el Subgerente de Finanzas. Aprobar anualmente los estados financieros auditados por el Director Nacional. Presentar anualmente los estados financieros auditados a Servicios de Impuestos Nacionales por parte del Contador ON. Archivo de informes 42 financieros Tiempo de archivo Nmero de documentos existentes y faltantes Archivar diariamente la documentacin generada para su empaste, siendo el Contador el responsable de la custodia de los documentos contables. Contador ON y Contador OL Registros contables y documentacin de soporte Documentacin archivada Polticas financieras Espacios fsicos Todos los documentos originales en papel de fax deben fotocopiarse.
En el caso de informes y estados financieros de la ON, OLs, PDAs con y sin personera jurdica, PDTs y PEs se archivan una copia en la ON de VMB para efectos de auditoras en papel y en forma electrnica. Informes financieros Brechas identificadas Director Nacional, elaborados, validados y respecto a lo real del Director DSO, Gerentes aprobados ltimo mes Presupuesto OLs, Subgerente de Auditora integrada Montos de gastos Evaluacin y control del monitoreado 43 Finanzas, Coordinador nacional Polticas financieras presupuestados proceso Proceso evaluado y de Finanzas, Oficial de Auditora integrada anualmente y por mes controlado Finanzas OL y Oficial internacional Porcentaje de ejecucin Financiero de Proyectos Auditora externa, presupuestaria auditorias especiales Tiempos de elaboracin
INSTITUCIN: Visin
Descripcin
Descripcin
Mundial Bolivia
PG. 26
PROCESO
No.
I2
No Descripcin Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Evaluar y controlar mensualmente el proceso, con el fin de identificar brechas entre lo planificado respecto a lo ejecutado (sobre o sub ejecucin) para tomar medidas correctivas y/o preventivas, realizado por el Director Nacional, Director DSO, Subgerente de Finanzas, Coordinador de Finanzas, Oficial Financiero de Proyectos, Gerentes OLs y Oficial de Finanzas OL. En el caso de que no est ejecutando su presupuesto comunicarse con la instancia correspondiente, para lo cual deber justificar mediante nota escrita, actividad realizada por el Oficial de Finanzas OL.
INSTITUCIN: Visin
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PG. 27
PROCESO
Administracin Financiera Egresos e Informes Financieros de Proyectos
No.
I3
OBJETIVO Evitando que nadie nos censure en cuanto a esta ofrenda abundante que administramos, procurando hacer las cosas honradamente, no slo delante del Seor sino tambin delante de los hombres. Director Nacional, Director DSO, Subgerente de Finanzas, Gerente de PDA, Lder de PDT, Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO, Contadores de PDA, DPT y PROYECTO COMPLEMENTARIO, Contador ON, Coordinador de Finanzas, Oficial Financiero de Proyectos, Oficial de Finanzas ON, Oficial de Finanzas OL, Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO y Asistente de Logstica
Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad
CARGOS INVOLUCRADOS
No
Actividad
Subproceso: Fondo Fijo de Caja Chica 1 Descripcin Solicitud de fondos para gastos menores Solicitantes Requerimiento de fondos para gastos menores Fondos solicitados Polticas Financieras Montos de las solicitudes Tiempos de ejecucin
De acuerdo a requerimientos, solicitar fondos a caja chica para la compra de gastos menores de hasta el 10% del monto asignado de acuerdo a lo establecido en las Polticas Financieras. Generacin del recibo interno y entrega de fondos para gastos menores
Custodio de Caja Chica
Fondos solicitados
Recibo Interno Recibo Interno Fondos entregado para Polticas Financieras gastos menores
Montos de las solicitudes Tiempos de ejecucin
Descripcin
Entregar fondos a los solicitantes para cubrir gastos menores, el custodio generar el Recibo Interno como constancia de entrega de fondos, debidamente firmado por los niveles de autoridad en autorizado, por el solicitante en recibido y por el custodio de caja chica en pagado.
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 1
PROCESO
No.
I3
No Estndares de calidad Brechas entre lo planificado respecto a Gastos efectuados lo ejecutado Facturas presentadas Recibo Interno Formulario de Grado de cumplimiento Compra y rendicin de Formulario de Solicitantes Fondos entregado para Rendicin de Caja Chica de la documentacin de gastos Rendicin de Caja Chica Polticas Financieras gastos menores respaldo Informe de Gastos de Montos de los gastos, Transporte registrado faltantes y/o sobrantes Tiempos de ejecucin Realizar los gastos en funcin a requerimientos, para lo cual todo gasto debe estar respaldado por facturas fiscales. Tanto las facturas como los recibos deben estar autorizados de acuerdo a niveles de autoridad (las facturas deben sellarse en el anverso para la firma autorizada) y presentar al custodio de caja chica para su rendicin correspondiente. Descripcin Las facturas deben ser pegadas en hojas tamao carta y numerarse cronolgicamente, y replicar la numeracin en el Formulario de Rendicin de Caja Chica. Las facturas no deben tener una antigedad mayor a los 30 das. Solo en casos de transporte urbano que no se emiten facturas fiscales, se deber completar el Informe de Gastos de Transporte, cuyo informe es administrado por el custodio de caja chica. El solicitante de los fondos debe presentar la rendicin de sus gastos dentro de las 48 hrs. de haber finalizado la actividad. Gastos efectuados Facturas presentadas Formulario de Informe de Caja Chica Rendicin de Caja Chica registrado y presentado Informe de Gastos de Transporte registrado Brechas entre lo planificado respecto a lo ejecutado Grado de cumplimiento de la documentacin de respaldo Montos de los gastos, faltantes y/o sobrantes Tiempos de ejecucin Actividad Responsable Insumos Productos Recursos
Registro de informe de caja chica
Custodio de Caja Chica
Informe de Caja Chica Informe de Gastos de Transporte Polticas Financieras
INSTITUCIN: Visin
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PG. 2
PROCESO
No.
I3
Registrar en el Informe de Caja Chica los gastos efectuados, adjuntando en orden cronolgico las facturas y recibos como constancia del gasto.
Descripcin 6
Reembolso de caja chica o general solicitado Porcentaje de Formulario de Solicitud utilizacin del fondo fijo Solicitud de reembolso Custodio de caja chica Informe de Caja Chica Montos de las de Fondos presentado Polticas Financieras de caja chica Informe de Caja Chica solicitudes presentado Tiempos de ejecucin Informe de Gastos de Transporte presentado Solicitar, al 70% del fondo fijo ejecutado, el reembolso de caja chica de acuerdo a los niveles de autoridad a travs de los siguientes documentos que deben ser aprobados: el Formulario de Solicitud de Fondos el Informe de Caja Chica con firma en preparado por y con los respaldos respectivos de facturas y/o recibos pegados en hojas el Informe de Gastos de Transporte Reembolso de caja Reembolso de caja Montos de las chica o general chica o general solicitudes aprobado Porcentaje de Gerente de PDA, Lder solicitado utilizacin del fondo fijo Revisin y aprobacin PDT o Responsable de Formulario de Solicitud Formulario de Solicitud de Fondos presentado de Fondos aprobado Polticas Financieras de reembolso de caja PROYECTO Nmero de solicitudes Informe de Caja Chica Informe de Caja Chica chica COMPLEMENTARIO y rechazadas presentado aprobado Contador Grado de cumplimiento Informe de Gastos de Informe de Gastos de con el reglamento Transporte presentado Transporte aprobado Tiempos de aprobacin
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 3
PROCESO
No.
I3
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Aprobar, al 70% del fondo fijo ejecutado, los siguientes documentos de acuerdo a niveles de autoridad, previa validacin del Contador: Informe de Caja Chica adjuntado los descargos correspondientes Informe de Gastos de Transporte Formulario de Solicitud de Fondos para reposicin de caja chica Remitir al custodio de caja chica para su entrega al Contador para su respectivo registro contable y emisin de cheque para su reembolso en un tiempo lmite 3 das hbiles. En caso de tener observaciones, el Contador remitir al custodio de caja chica para que regularice las observaciones en un tiempo lmite (todo reingreso se computa como nueva solicitud). Gerente de PDA, Lder Montos faltantes o PDT o Responsable de sobrantes PROYECTO Gastos efectuados Grado de cumplimiento Formulario de Arqueo COMPLEMENTARIO y Informe de Caja Chica Formulario de Arqueo de la documentacin de de Caja Arqueo de caja chica Contador, Oficial de Informe de Gastos de de Caja respaldo Polticas Financieras Finanzas OL, Unidad de Transporte Grado de cumplimiento Finazas ON y Auditora con el reglamento Interna Tiempo de ejecucin Realizar peridicamente de forma sorpresiva el arqueo de caja chica para lo cual se utiliza el Formulario de Arqueo de Caja. El Gerente de PDA, Lder PDT o Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO y Contador, Oficial de Finanzas OL, Unidad de Finazas ON y Auditora Interna estn habilitados para efectuar el arqueo de caja.
Subproceso: Cuentas por Pagar 8 Contador de PDA, PDT Previsin y provisin de o PROYECTO cuentas por pagar COMPLEMENTARIO Cuentas por pagar Previsiones y provisiones de cuentas por pagar Sistema Contable Sun System Nmero y monto de las cuentas Tiempo de ejecucin
INSTITUCIN: Visin
Descripcin
Descripcin 7
Mundial Bolivia
PG. 4
PROCESO
No.
I3
Realizar anualmente la previsin y provisin al cierre de gestin las cuentas por pagar, indemnizaciones, aguinaldos, aportes y otras cuentas por pagar a ser devengadas contablemente a travs del Sistema Contable Sun System y los importes totales de indemnizaciones y aguinaldos son depositados en una cuenta bancaria de acuerdo a la poltica internacional y a la ley vigente.
Subproceso: Pago de Sueldos Montos de planillas Nmero de cargos involucrados Montos a pagar y a Elaboracin de planilla Contador de PDA Planilla de Sueldos Excel descontar de sueldos Nmero de altas y bajas de personal Tiempos de elaboracin En el caso de PDAs con personera jurdica y PE administrados por stos, elaborar mensualmente la Planilla de Sueldos de acuerdo a la ley vigente para lo cual se consideran dos cortes (uno de octubre a septiembre y otro enero a diciembre). Firmar en la Planilla de Sueldos en elaborado.
En algunos casos de PDAs sin personera jurdica, PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIO, el actual subproceso es realizado por la ON. En los otros casos es gestionado por los mismos y presentado como parte de VMB. Montos de planillas Nmero de cargos involucrados Montos a pagar y a Autorizacin de planilla Gerente de PDA y Planilla de Sueldos Excel 10 Planilla de Sueldos descontar de sueldos Representante OL autorizada Polticas financieras Nmero de altas y bajas de personal Tiempos de autorizacin
INSTITUCIN: Visin
Descripcin
Mundial Bolivia
PG. 5
PROCESO
No.
I3
Autorizar mensualmente la Planilla de Sueldos, verificando el cumplimiento a la ley vigente y cuando el monto es mayor a Bs. 70.000 autoriza adems el Representante OL. La planilla de sueldos de llevar el Vo.Bo Representante de OL. Actividad que requiere posteriormente el pago de sueldos a travs de transferencias electrnicas a las cuentas bancarias del personal del proyecto. Monto de sueldo por cargo Nmero de cargos involucrados Montos a pagar y a descontar Tiempos de elaboracin
11
Elaboracin de papeletas de sueldos
Contador de PDA
Papeletas de Sueldos elaboradas y entregadas
Papeletas de Sueldos, Excel
Descripcin
Elaborar mensualmente las Papeletas de Sueldos de los empleados que correspondan, a partir de la aprobacin de la Planilla de Sueldos y pago de sueldos.
12 Descripcin
Entrega de papeletas de sueldos
Papeletas de Sueldos Contador o Asistente de elaboradas y Logstica entregadas
Papeletas de Sueldos enviadas
Grado de cumplimiento con las fechas de envo y/o entrega
Entregar mensualmente, las Papeletas de Sueldos de los empleados que correspondan, a partir del pago de sueldos.
Subproceso: Pago de Aportes Patronales y Laborales
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 6
PROCESO
No.
I3
No Estndares de calidad Montos de planillas Nmero de cargos Planilla de Aportes involucrados Elaboracin y revisin Planilla de Aportes 13 Contador de PDA Planilla de Sueldos Patronales y Laborales Montos a pagar de planilla de aportes Patronales y Laborales Excel Nmero de altas y bajas de personal Tiempos de elaboracin En el caso de PDAs con personera jurdica y PROYECTO COMPLEMENTARIO administrados por stos, elaborar mensualmente la Planilla de Aportes Patronales y Laborales de acuerdo a la ley vigente y firmar como constancia de su elaboracin. En algunos casos de PDAs sin personera jurdica, PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIO, el actual subproceso es realizado por la ON. En los otros casos es gestionado por los mismos y presentado como parte de VMB. Montos de planillas Nmero de cargos involucrados Montos a pagar Planilla de Aportes Nmero de altas y bajas Autorizacin de Gerente de PDA y Planilla de Aportes 14 de personal Patronales y Laborales Polticas financieras planillas de aportes Representante OL Patronales y Laborales autorizada Grado de cumplimiento de documentos de respaldo Tiempos de autorizacin Descripcin Autorizar mensualmente la Planilla de Aportes Patronales y Laborales de acuerdo a la ley vigente y cuando el monto es mayor a Bs. 70.000 autoriza adems el Representante OL, actividad que requiere posteriormente la elaboracin y presentacin del Formulario de Solicitud de Fondos y pago a travs de cheque. Descripcin Actividad Responsable Insumos Productos Recursos
Subproceso: Pago de Seguro de Salud

INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 7
PROCESO
No.
I3
No Estndares de calidad Montos de planillas Planilla de Sueldos Nmero de cargos Elaboracin y Contador de PDA, presentada involucrados autorizacin de Excel 15 Gerente de PDA y Planilla de Sueldos Formulario de resumen Montos a pagar formularios del seguro Correo electrnico Representante OL de aportes de la Nmero de altas y bajas de salud entidad aseguradora de personal Tiempos de elaboracin En el caso de PDAs con personera jurdica y PROYECTO COMPLEMENTARIO administrados por stos, presentar mensualmente la Planilla de Sueldos a las Cajas de Salud respectivas que incluye especificaciones del pago de sueldos del personal que corresponda. Descripcin Elaborar los formularios de resumen de aportes de las instituciones aseguradoras de salud, correspondientes a los aportes al seguro de salud del personal que corresponda. Autorizar por parte del Gerente de PDA y cuando el monto es mayor a Bs. 70.000 autoriza adems el Representante OL. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos
En algunos casos de PDAs sin personera jurdica, PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIO, el actual subproceso es realizado por la ON. En los otros casos es gestionado por los mismos y presentado como parte de VMB. Planilla de Sueldos Grado de cumplimiento presentada de documentos de Presentacin de Documentacin 16 Formulario de resumen respaldo Contador de PDA documentacin presentada de aportes de la Tiempos de entidad aseguradora presentacin Descripcin Presentar mensualmente a las entidades del seguro de salud los formularios correspondientes. Recibir los formularios de resumen de aportes sellados como constancia de pago.
Subproceso: Pago de Aguinaldos
INSTITUCIN: Visin
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PG. 8
PROCESO
No.
I3
No Estndares de calidad Montos de planillas Nmero de cargos Planilla de Aguinaldos Planillas de Sueldos involucrados Elaboracin de la elaborada 17 Contador de PDA Papeletas de Sueldos Planilla de Aguinaldos Montos a pagar planilla de aguinaldos Carta de abono de Depsitos de pago Nmero de altas y bajas aguinaldos de personal Tiempos de elaboracin En el caso de PDAs con personera jurdica y PROYECTO COMPLEMENTARIO administrados por stos, elaborar anualmente la Planilla de Aguinaldos a ser presentada a la entidad financiera, actividad realizada a partir de la elaboracin de Planillas de Sueldos. En algunos casos de PDAs sin personera jurdica, PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIO, el actual subproceso es realizado por la ON. En los otros casos es gestionado por los mismos y presentado como parte de VMB. Montos de planillas Nmero de cargos involucrados Montos a pagar Planilla de Aguinaldos Nmero de altas y bajas Autorizacin de la elaborada Planilla de Aguinaldos 18 de personal Gerente de PDA Polticas financieras planilla de aguinaldos Carta de abono de autorizada Grado de cumplimiento aguinaldos de documentos de respaldo Tiempos de autorizacin Autorizar anualmente la Planilla de Aguinaldos por el Gerente de PDA, verificando el cumplimiento de la ley vigente. Descripcin En caso de que el monto sea mayor a Bs. 70.000, autoriza adems el Representante OL. Actividad que requiere posteriormente el pago de aguinaldos a travs de transferencias electrnicas abonos en cuenta, giros bancarios y/o cheques, y presentar al Ministerio de trabajo de acuerdo a requerimientos legales vigentes. Descripcin Actividad Responsable Insumos Productos Recursos
Subproceso: Pago de Finiquitos

INSTITUCIN: Visin
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PG. 9
PROCESO
No.
I3
No Productos Recursos Estndares de calidad Finiquitos calculados Formulario de Solvencia Montos calculados Contador de PDA, PDT Formulario de Solvencia del Empleado por Generacin del Montos a pagar y a 19 o PROYECTO Contratos de trabajo Desvinculacin Laboral del Empleado por descontar formulario de finiquitos COMPLEMENTARIO Formulario de finiquitos Desvinculacin Laboral Tiempos de elaboracin provisto por el Ministerio de Trabajo Generar el Formulario de Solvencia del Empleado por Desvinculacin Laboral que permite verificar deudas a rendir, activos o informacin que se le asignaron por parte del empleado, a partir de la comunicacin e informacin recibida de parte de la Unidad de Personal y Desarrollo Organizacional OL y/u ON. Descripcin Generar el formulario de finiquitos provisto por el Ministerio de Trabajo, en el cual se calculan los beneficios por pagar. Actividad Responsable Insumos
Descripcin
En el caso de transferencia del funcionario a otro PDA, PDT o PROYECTO COMPLEMENTARIO, transferir los fondos de provisin y previsin de beneficios sociales que correspondan al lugar de destino. Gerente de PDA, Lder Montos calculados PDT o Responsable de Formulario de Solvencia Montos a pagar y a PROYECTO del Empleado por descontar Autorizacin de COMPLEMENTARIO, Desvinculacin Laboral Grado de cumplimiento 20 Finiquitos autorizados Polticas financieras finiquitos Coordinador de Formulario de finiquitos de documentos de personal y Desarrollo provisto por el respaldo Organizacional OL y Ministerio de Trabajo Tiempos de Representante OL autorizacin Autorizar la solicitud y el clculo de pago de finiquitos de acuerdo al nivel de autoridad y visto bueno por el Coordinador de Personal y Desarrollo Organizacional OL. En caso de que el monto sea mayor a Bs. 70.000, autoriza adems el Representante OL. Actividad que requiere la presentacin del cheque ante el Ministerio de Trabajo para su registro respectivo. Subproceso: Anticipos
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 10
PROCESO
No.
I3
No Actividad Responsable Insumos Productos Anticipos solicitados Formulario de Presupuesto para Anticipos Recursos Estndares de calidad Montos de las solicitudes Niveles de autorizacin Grado de cumplimiento con las polticas Tiempos de ejecucin
Solicitud de anticipos y 21 generacin de formularios
Solicitante
Requerimiento de anticipos
Descripcin
En el caso de anticipos por concepto de viajes, adelantos de trabajo y actividades propias del PDA, PDT o PROYECTO COMPLEMENTARIO, solicitar fondos a travs de la elaboracin del Formulario de Presupuesto para Anticipos (debidamente firmado de acuerdo al nivel de autoridad en aprobado" y por el solicitante en interesado) y presentar al Contador para su correspondiente desembolso. Brechas entre lo planificado respecto a lo ejecutado Niveles de autorizacin Grado de cumplimiento de la documentacin de respaldo Grado de cumplimiento con las polticas Montos de los gastos, faltantes y/o sobrantes Tiempos de ejecucin
Solicitante y Contador Rendicin de gastos por de PDA, PDT o 22 anticipos PROYECTO COMPLEMENTARIO
Anticipos solicitados Formulario de Presupuesto para Anticipos
Formulario de Reporte de Gastos de Empleados Informe de actividad o tcnico
INSTITUCIN: Visin
Mundial Bolivia
PG. 11
PROCESO
No.
I3
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad En el caso de anticipos para viajes, rendir (en un lapso no mayor a 5 das hbiles para viajes nacionales o 7 das hbiles para viajes internacionales) los gastos efectuados a travs del Formulario de Reporte de Gastos de Empleados, debidamente firmado por el solicitante y segn el nivel de autoridad, adjuntando los respaldos respectivos (como recibos y facturas que deben estar pegadas en hojas tamao carta, numeradas cronolgicamente y debe replicarse la numeracin en el formulario), y presentar toda la documentacin al Contador para su registro contable y archivo. En caso de saldo a favor del empleado, solicitar el reembolso correspondiente. Descripcin En el caso de saldo a favor de la institucin, para las categoras A, B y C entregar el efectivo al Contador para que deposite en la cuenta bancaria del PDA, PDT o PROYECTO COMPLEMENTARIO dentro de los siguientes tiempos establecidos segn categoras: hasta 3 das hbiles para las categoras B y C hasta 4 das hbiles la categora A Una vez depositado el efectivo, la boleta de depsito debe ser adjuntada a la rendicin como parte de la documentacin de respaldo. En el caso de anticipos para GNs, rendir los fondos recibidos a travs del Formulario de Reporte de Gastos de Empleados que incluye los gastos por transporte y consumo de alimentacin que no se haya emitido factura, para lo cual debe firmar el solicitante en preparado por y segn el nivel de autoridad en aprobado por, conjuntamente con los respaldos correspondientes, y presentar toda la documentacin al Contador para su registro contable. Subproceso: Cargos Directos y Costos Indirectos Contador de PDA, PDT Cargos directos y costos 23 o PROYECTO indirectos COMPLEMENTARIO Descripcin Carta de retencin de Cargos Directos y cargos directos y costos Costos Indirectos indirectos Montos de las cargos directos y/o costos indirectos Tiempos de ejecucin
Intranet
Recibir va Intranet la notificacin por cargos directos conjuntamente con la documentacin (como facturas, planilla de distribucin de gastos y otros), para lo cual se debe imprimir y respaldar a los Comprobantes de Egreso. Recibir va Intranet la notificacin por costos indirectos trimestral conjuntamente con la planilla de distribucin de costos indirectos, para lo cual se debe imprimir y respaldar a los Comprobantes de Egreso.
INSTITUCIN: Visin
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PG. 12
PROCESO
No.
I3
No Estndares de calidad Montos de solicitudes Niveles de autorizacin Grado de cumplimiento de la documentacin de Formulario de Solicitud respaldo Requerimiento de Formulario de Solicitud 24 Solicitud de fondos Solicitante de Fondos Brechas identificadas fondos de Fondos Polticas financieras de lo presupuestado respecto a lo solicitado Grado de cumplimiento con las polticas Tiempos de ejecucin Solicitar fondos requeridos a travs del Formulario de Solicitud de Fondos, debidamente firmado por el solicitante y segn el nivel de autoridad, y entregar al Contador. Descripcin En el caso de adquisiciones de bienes y servicios, solicitar los fondos a travs del sistema SICA de acuerdo a lo establecido en el procedimiento del manual de GCA y polticas respectivas. En caso de que la solicitud no tenga observaciones, se proceder al pago dentro de las 48 horas hbiles correspondientes. Gerente de PDA, Lder de PDT o Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO, Tcnico de Programa, Formulario de Solicitud Representante OL, de Fondos Presidente de la Junta Directiva y Contador de PDA, PDT o PROYECTO COMPLEMENTARIO Montos de solicitudes Niveles de autorizacin Grado de cumplimiento de la documentacin de respaldo Brechas identificadas de lo presupuestado respecto a lo solicitado Grado de cumplimiento con las polticas Tiempos de autorizacin Actividad Responsable Insumos Productos Recursos
Autorizacin de la 25 solicitud de fondos
Formulario de Solicitud de Fondos revisado y autorizado
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PG. 13
PROCESO
No.
I3
Autorizar los Formularios de Solicitud de Fondos de acuerdo a los planes financieros aprobados, disposiciones de la ley vigente y polticas financieras, de acuerdo a los niveles de autoridad, previa firma en revisado por el Contador. En caso de que la solicitud no tenga observaciones, se proceder al pago dentro de las 48 horas hbiles correspondientes. Grado de cumplimiento de la documentacin de respaldo Grado de cumplimiento con las polticas Nmero de errores Nmero de comprobantes Montos contabilizados Tiempos de procesamiento
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Contabilizacin de egresos
Contador y Gerente de PDA, Lder de PDT, Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO u Oficiales de Finanzas ON u OL
Egreso contabilizado a Comprobante de Diario travs del generado y autorizado Comprobante de Egreso
Sistema contable Sun System Polticas financieras Anexos
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PG. 14
PROCESO
No.
I3
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Contabilizar diariamente en la contabilidad oficial consolidada, los egresos a travs del sistema contable Sun System, que genera el Comprobante de Egreso y firmar en revisado por en el comprobante como constancia de revisin. Para pagos parciales deben ser registrados en la cuenta 170 hasta su pago y posterior asignacin al gasto, realizado por el Contador de PDA, PDT o PROYECTO COMPLEMENTARIO. Entregar el Comprobante al Gerente de PDA, Lder de PDT o Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO para su respectiva aprobacin. Descripcin Para los PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIOs administrados desde la OL u ON, debern entregar el comprobante contable al Oficial de Finanzas OL u ON para su aprobacin. En el caso de adquisicin de bienes y servicios, las facturas deben ser firmadas por el solicitante o beneficiario como constancia de conformidad de recibido. En el caso de anticipos para viajes y capacitaciones, las facturas y Recibos Internos solo requieren las firmas del nivel de autoridad. De acuerdo a las polticas financieras, se debe preparar un comprobante por cada cheque emitido o transferencia a realizar, y debe llevar adjuntos los documentos de soporte correspondientes (ver anexos). Grado de cumplimiento Contador, Tcnico de de la documentacin de Programa, Presidente respaldo Internet Emisin de cheque y Egreso contabilizado a de la Junta Directiva, Cheques emitidos o Lotus - correo Grado de cumplimiento preparacin de travs del 27 Gerente de PDA, Lder transferencias con las polticas electrnico transferencias Comprobante de de PDT o Responsable electrnicas preparadas Polticas financieras Nmero de errores electrnicas Egreso de PROYECTO Sun System Montos a transferir COMPLEMENTARIO Tiempos de procesamiento
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PG. 15
PROCESO
No.
I3
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad En el caso de transferencias electrnicas, preparar las transferencias electrnicas a travs de la pgina Web de la entidad financiera e imprimir el comprobante, realizado por el Contador. En caso de emisin cheque, el sistema contable Sun System genera automticamente el cheque voucher. En el caso de PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIO podrn utilizar tambin los cheques manuales si el banco con el que opera no acepta con cheques voucher, realizado por el Contador.
Para todos los casos, remitir al Tcnico de Programa, Gerente de PDA, Lder de PDT o Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO, y Presidente de la Junta Directiva (PDAs con personera jurdica) para la firma correspondiente de acuerdo a los niveles de autoridad para lo cual se requieren 2 firmas autorizadas. Montos de las transferencias o cheques Contador de PDA, PDT Cheques emitidos o Grado de cumplimiento Pago a clientes internos Pago a clientes internos 28 con los fondos o PROYECTO transferencias Polticas financieras y externos y externos solicitados COMPLEMENTARIO electrnicas preparadas Grado de cumplimiento con las fechas de pago Tiempos de ejecucin
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Descripcin
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PG. 16
PROCESO
No.
I3
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Cheque: Pagar a clientes internos y externos, para lo cual firma el cliente en el cheque voucher o en el Formulario de Solicitud de Fondos como constancia de haber recibido su pago. Transferencias electrnicas o giros bancarios: Pagar a clientes internos y externos, adjuntando el comprobante de la transferencia realizada. Descripcin Descripcin Para clientes internos, comunicar va Lotus - correo electrnico la transferencia efectuada a su favor de acuerdo a su solicitud de fondos. Para clientes externos, comunicar va telfono, email o fax adjuntando si as se requiere el documento de respaldo escaneado. Para ambas modalidades de pago: Toda la documentacin de soporte debe sellarse con la leyenda de "cancelado", para prevenir duplicaciones de pagos. En el caso de proyectos gubernamentales la documentacin se sellar con el nombre del proyecto, el nmero de proyecto y cancelado, en el caso de existir otros requerimientos por parte de financiador se incluir lo mismo en el sello.
De acuerdo a las polticas financieras, se emite el cheque con la factura como parte de los documentos de respaldo, en caso de no contar con la factura previa, la misma se deber recibir al momento de la entrega del cheque al proveedor. Montos de las Contador de PDA, PDT Pago a acreedores va Transferencia transferencias Seguimiento de 29 o PROYECTO transferencia electrnica Internet verificadas en un transaccin electrnica COMPLEMENTARIO electrnica monitoreada reporte Nmero de errores
Realizar el seguimiento a las transacciones electrnicas, verificando que hayan sido procesadas a travs de la pgina Web de la entidad financiera.
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PG. 17
PROCESO
No.
I3
No Estndares de calidad Montos a declarar Montos por multas Grado de cumplimiento Declaracin de de la documentacin de Contador de PDA, PDT Retenciones impositivas impuestos y Internet o PROYECTO sobre bienes y servicios respaldo 30 presentacin de Declaracin jurada Leyes tributarias COMPLEMENTARIO y adquiridos Grado de cumplimiento documentacin de vigentes con las fechas de pago Oficial de Finanzas OL Pago de sueldos respaldo Nmero de errores Tiempos de procesamiento En el caso de PDAs con personera jurdica y proyectos especiales administrados por el PDA, elaborar mensualmente la planilla de resumen impositiva RC-IVA y retenciones impositivas (IT e IUE), que es remitido a la OL de su regin. Descripcin Declarar mensualmente como agentes de retencin los impuestos correspondientes al IT, IUE y RC-IVA ante la entidad recaudadora de Servicio de Impuestos Nacionales. Actividad Responsable Insumos Productos Recursos
En el caso de PDAs sin personera jurdica, PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIOs, elaborar y remitir mensualmente la planilla de resumen impositiva RC-IVA y retenciones impositivas hasta el 4to da hbil a la OL respectiva para su revisin. La OL (a travs del Oficial de Finanzas OL) debe remitir el informe consolidado oficial hasta el 6to da hbil a la ON para su correspondiente declaracin ante SIN. Nmero de ajustes realizados Grado de cumplimiento Contador de PDA, PDT de la documentacin de Generacin de o PROYECTO Comprobantes de respaldo COMPLEMENTARIO, Ajustes contables Vision XL 31 comprobantes de Ajuste Grado de cumplimiento Oficial de Finanzas OL y ajuste con las polticas Oficial de Finanzas ON Montos contabilizados Tiempos de procesamiento
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PG. 18
PROCESO
No.
I3
Generar los Comprobantes de Ajuste a partir de la validacin de la informacin financiera va Vision XL. Revisar los Comprobantes de Ajuste en Vision XL por el Oficial de Finanzas OL y para PROYECTO COMPLEMENTARIOs administrados desde ON realizado por el Oficial de Finanzas ON. Contador de PDA, PDT o PROYECTO COMPLEMENTARIO Registros contables y documentacin de soporte
Tiempo de archivo Documentacin Polticas financieras Nmero de 32 Archivo de egresos archivada Espacios fsicos documentos existentes y faltantes Archivar diariamente la documentacin generada para su empaste, siendo el Contador el responsable de la custodia de los documentos contables. Descripcin Todos los documentos originales en papel de fax deben fotocopiarse. Los comprobantes fsicos generados por el sistema contable Sun System, informes y estados financieros de los PDAs, PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIOs son archivados en sus propias instalaciones para efectos de auditoras. Aclaracin: Se centraliza en la ON el respaldo de informacin digital generada por el sistema contable Sun System. Subproceso: Informes Financieros Planillas de Activos y Depreciaciones Elaboracin de planillas Contador de PDA, elaboradas y Montos de activos 33 de activos y Logstico y/o Encargado Activos fijos autorizadas Nmero de activos depreciaciones de Almacenes Sistema SICA Polticas financieras Para PDAs con personera jurdica y PROYECTO COMPLEMENTARIO administrados por stos, actualizar y validar trimestralmente las planillas de activos y depreciaciones a travs del sistema SICA proporcionado por GCA y enviar a los mismo para la posterior elaboracin de estados financieros auditados para su presentacin a SIN. Planillas de Activos y Depreciaciones elaboradas y autorizadas Descripcin Aclaracin: No se requieren las Planillas de Activos y Depreciaciones para la elaboracin de informes financieros, sino son incluidos en los informes financieros para SIN para fines tributarios.
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PG. 19
PROCESO
No.
I3
No Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Contador de PDA, PDT o PROYECTO COMPLEMENTARIO, Activos y pasivos Gerente de PDA, Lider contabilizados Activos y pasivos de PDT o Responsable Planillas de Activos y conciliados Internet Saldos mnimos 34 Conciliacin bancaria de PROYECTO Depreciaciones Conciliaciones Polticas financieras permitidos COMPLEMENTARIO, elaboradas y mensuales aprobadas Oficial de Finanzas OL y autorizadas Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO Conciliar al 2do da hbil de cada mes como mximo la conciliacin bancaria, para lo cual se imprime el extracto bancario va Internet de la pgina Web de la entidad financiera. Descripcin Las conciliaciones bancarias deben utilizar el formato oficial, adjuntando el extracto bancario, libreta bancaria electrnica y libro mayor. Debe ser aprobado por el Gerente de PDA, Lder de PDT, Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO. En caso de PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIOs administrados desde la OL u ON deben ser aprobados por el Oficial de Finanzas OL y Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO. Actividad
Una vez recibidos los extractos bancarios deben ser remplazados por los originales. Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO Empastado de Fin de ciclo de vida del Cierre de proyectos Contador de PROYECTO documentacin 35 proyecto Polticas financieras complementarios COMPLEMENTARIO contable del PROYECTO complementario Oficial de Finanzas COMPLEMENTARIO proyecto complementario
Informacin contable correcta y enviada en plazo
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PG. 20
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No.
I3
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Preparar prever con un mes de anticipacin antes del cierre del Proyecto los siguientes documentos: Informes Financieros de cierre de acuerdo a lineamientos financieros y lista de inventarios de activos fijos Acta de Cierre del Proyecto Inventario de la documentacin contable (comprobantes contables con su respaldo originales, informes financieros firmados enviados a financiador) Informes de auditora Interna y externa Realizar las siguientes tareas y enviar la documentacin de respaldo a ON: Cierre de la Cuenta Bancaria, enviar la carta de cierre cuenta bancaria y extracto bancario con saldo 0. Anulacin de los cheques no utilizados (perforados) . Transferencia de saldos en bancos a la cuenta de VMB ON Envo de la documentacin contable a la Oficina Nacional para envo al Archivo Central (Toda la documentacin contable debe estar empastada excepto la del mes de cierre). Nota.- Todas las cuentas por cobrar y por pagar deben cerrarse, si se quedar alguna cuenta pendiente debe informarse detalladamente a la ON y justificar del por que para su pago final si corresponde. Contador de PDA, PDT o PROYECTO COMPLEMENTARIO, Oficial de Finanzas OL, Nmero de reportes Oficial de Finanzas Ingresos, egresos, Lotus (Core) por informe financiero PROYECTO Intranet Niveles de ejecucin activos y pasivos COMPLEMENTARIO, presupuestaria Elaboracin y contabilizados Informes financieros Excel 36 aprobacin de informes Representante OL, Planillas de Activos y elaborados, validados y Polticas financieras Cumplimiento de Gerente de PDA, Lder Depreciaciones aprobados Anexos tiempos de financieros de PDT, Responsable de elaboradas y Sistema contable Sun presentacin PROYECTO autorizadas System Calidad de informacin COMPLEMENTARIO, (segn indicadores) Presidente de la Junta Directiva y Presidente del Consejo Consultivo Descripcin
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PG. 21
PROCESO
No.
I3
No Actividad Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Ingresar hasta el 2do da hbil de mes va Sun System toda su contabilidad del mes (ajustes, reclasificaciones, etc.). Y enviar los reportes financieros versin preliminar al Gerente de PDA, Lder de PDT y Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO, para la toma de decisiones. Tarea realizada por el Contador PDA, PDT y PROYECTO COMPLEMENTARIO. Validar y aprobar desde el 2do hasta el 4to da hbil de mes la contabilidad va Vision XL de los PDAs, PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIOs que correspondan, realizado por los Oficiales de Finanzas OL de cada regin, en caso de tener observaciones remitir para su correccin inmediata. En caso de los PROYECTO COMPLEMENTARIOs administrados por la ON, lo realiza el Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO. Elaborar el 5to da hbil de mes los reportes financieros consolidados va Vision XL en su versin preliminar por parte del Oficial de Finanzas OL y Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO en caso de los PROYECTO COMPLEMENTARIO administrados por ON y remitir al Coordinador Financiero OL para su consolidacin, y ste a su vez enva el 6to da hbil a la Subgerencia de Finanzas. El contador deber presentar el informe financiero al Gerente de PDA, Lder de PDT Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO segn corresponda para su aprobacin, una vez aprobado, deber presentar hasta el da 18 del mes siguiente (das calendario) los informes financieros mensuales de PDAs, PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIOS, por parte del Contador en la intranet para la aprobacin del Oficial de Finanzas OL u Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO para proyectos complementarios administrados desde la ON; El Oficial de Finanzas OL aprueba hasta el 20 del mes en el sistema Intranet, asimismo realiza la estadstica de calidad y oportunidad de la presentacin de reportes financieros en forma mensual y lo publica a nivel del Gerente de PDA, Lder de PDT, Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO y Contadores con copia a Coordinacin Financiera OL y Subgerencia de Finanzas. Trimestralmente incluir en el informe financiero adems el CORE REPORT, anlisis de cuentas y reporte de donaciones. Fecha de presentacin por el Contador de PDA, PDT y PROYECTO COMPLEMENTARIO hasta el 18 del siguiente mes concluido el trimestre. Trimestralmente hasta el 30 del mes siguiente (das calendario) el Oficial de Finanzas OL deber ingresar el Core Report al Financial Report de cada PDA, PDT y PROYECTO COMPLEMENTARIO de su regin (ver anexos para el contenido de informes financieros). Semestralmente el Contador y el Oficial de Finanzas OL deben incluir en el informe financiero adems el Reporte por marco lgico (Log Frame) y explicaciones de variaciones presupuestarias de PDAs alineados al LEAP hasta el 30 de abril (semestral). Elaborar hasta el 08 de noviembre (sujeto a cambios recibidos en el instructivo) el informe financiero de cierre de gestin, adems del semestral incluye el inventario histrico de todos los activos fijos, realizado por el Contador. Solo los Informes Financieros trimestrales, semestrales y de cierre se debern incluir las firmas del Presidente de la Junta Directiva en PDAs con personera jurdica y del Presidente del Consejo Consultivo. Por inicio de nueva gestin se presentarn los Informes Financieros de los primeros meses (octubre-noviembre) en forma conjunta hasta el 16 de diciembre.
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PG. 22
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No.
I3
No Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Informes financieros Nmero de errores elaborados, validados y Estados financieros identificados en la Contador de PDA, aprobados Elaboracin de estados anuales elaboracin 37 Gerente de PDA y Planillas de Activos y Polticas financieras Informe financiero Cumplimiento de financieros anuales Contador ON Depreciaciones tiempos de anual elaboradas y presentacin autorizadas Para PDAs con personera jurdica y PROYECTO COMPLEMENTARIOs administrados por stos, elaborar anualmente los estados financieros auditados para lo cual debe prepararse en moneda boliviana y ajustarse de acuerdo a la ley vigente, y presentar a Servicios de Impuestos Nacionales. En el caso de PDAs sin proyecto complementariorsonera jurdica, PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIOs, el encargado de elaborar los estados financieros anuales es el Contador ON. Tiempo de archivo Contador de PDA, PDT Registros contables y Archivo de informes Documentacin Polticas financieras Nmero de 38 o PROYECTO documentacin de financieros archivada Espacios fsicos documentos existentes COMPLEMENTARIO soporte y faltantes Archivar diariamente la documentacin generada para su empaste, siendo el Contador el responsable de la custodia de los documentos contables. Descripcin Todos los documentos originales en papel de fax deben fotocopiarse. De acuerdo a las polticas financieras, deben conservarse actas tanto de las reuniones del comit como de la comunidad, que incluyan el nombre completo del presidente, su firma y la fecha. Descripcin Actividad Responsable
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PG. 23
PROCESO
No.
I3
No Responsable Insumos Productos Recursos Estndares de calidad Director Nacional, Director DSO, Subgerente de Brechas identificadas Finanzas, Gerente de Informes financieros respecto a lo real del PDA, Lder de PDT, elaborados, validados y Responsable de aprobados ltimo mes Presupuesto PROYECTO Auditora integrada Montos de gastos Evaluacin y control del monitoreado Polticas financieras presupuestados 39 COMPLEMENTARIO, nacional Proceso evaluado y proceso anualmente y por mes Coordinador de Auditora integrada controlado Finanzas, Oficial internacional Porcentaje de ejecucin Financiero de Auditora externa, presupuestaria Proyectos, Oficial de auditorias especiales Tiempos de elaboracin Finanzas OL y Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO Evaluar y controlar mensualmente el proceso, con el fin de identificar brechas entre lo planificado respecto a lo ejecutado para tomar medidas correctivas y/o preventivas, realizado por el Director Nacional, Director DSO, Subgerente de Finanzas, Oficial Financiero de Proyectos, Coordinador de Finanzas, Gerentes OLs, Oficial de Finanzas OL, Gerente de PDA, Lder de PDT y Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO. En el caso de que no est ejecutando los presupuestos comunicarse con la instancia correspondiente, para lo cual deber justificar mediante nota escrita, actividad realizada por el Oficial Financiero de Proyectos y Oficial de Finanzas OL. Elaborar un informe mensual consolidado en cada OL correspondiente a la ejecucin presupuestaria de PDAs, PDTs y PROYECTO COMPLEMENTARIOs de su regin, que son remitidos en su versin preliminar hasta el 4to da hbil de mes y versin final hasta el 16 da hbil de mes a la ON, realizado por el Oficial de Finanzas OL. En caso de PROYECTO COMPLEMENTARIOs administrados desde la ON lo realiza el Oficial de Finanzas PROYECTO COMPLEMENTARIO. Elaborar un informe consolidado de la ON de la ejecucin presupuestaria por PDA, PDT y PROYECTO COMPLEMENTARIO en su versin preliminar hasta el 6to da hbil del mes y versin final hasta el da 18 de mes, realizado por el Coordinador de Finanzas u Oficiales Financieros de Proyectos, a ser remitido al Subgerente de Finanzas y a su vez se remita al Director Nacional y Direcciones de reas que correspondan.
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Actividad
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Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Subproceso: Planificacin Financiera Plan estratgico institucional Plan financiero anual

Director DSO y Subgerente de Finanzas

Lineamientos recibidos Lotus - correo de VMI electrnico

Negociacin de compromisos de presupuesto

Compromisos de Lineamientos recibidos presupuesto negociados

Videoconferencia y Lotus - correo electrnico

ELABORADO POR: Equipo FINANZAS VMB

AUTORIZADO POR: Isabel Cajas - Directora de Servicios Organizacionales

VIGENTE DESDE: 04/01/2010

Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR: Equipo FINANZAS VMB

AUTORIZADO POR: Isabel Cajas - Directora de Servicios Organizacionales

VIGENTE DESDE: 04/01/2010

Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR: Equipo FINANZAS VMB

AUTORIZADO POR: Isabel Cajas - Directora de Servicios Organizacionales

VIGENTE DESDE: 04/01/2010

Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR: Equipo FINANZAS VMB

AUTORIZADO POR: Isabel Cajas - Directora de Servicios Organizacionales

VIGENTE DESDE: 04/01/2010

Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR: Equipo FINANZAS VMB

AUTORIZADO POR: Isabel Cajas - Directora de Servicios Organizacionales

VIGENTE DESDE: 04/01/2010

Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Presupuestos por unidad y OL

Elaboracin del presupuesto consolidado de ON

Coordinador de Finanzas y Subgerente de Finanzas

Formularios de presupuesto e instrucciones Lotus - base de datos de presupuesto

ELABORADO POR: Equipo FINANZAS VMB

AUTORIZADO POR: Isabel Cajas - Directora de Servicios Organizacionales

VIGENTE DESDE: 04/01/2010

Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Grado de cumplimiento con las fechas de envo

ELABORADO POR: Equipo FINANZAS VMB

AUTORIZADO POR: Isabel Cajas - Directora de Servicios Organizacionales

VIGENTE DESDE: 04/01/2010

Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Aprobacin final de presupuestos de 10 PDAs, PDTs y PC (vigentes)

Compromisos de presupuesto negociados Lineamientos Presupuestos finales de PDAs, PDTs y PC

Presupuestos finales aprobados de PDAs, PDTs y PC

Presupuesto de PDAs, PDTs y PC ingresado en el PBAS

Sistema de presupuestos PBAS

ELABORADO POR: Equipo FINANZAS VMB

AUTORIZADO POR: Isabel Cajas - Directora de Servicios Organizacionales

VIGENTE DESDE: 04/01/2010

Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Requerimiento de Presupuestos replanteo del replanteados presupuesto Lineamientos recibidos

Sistema Lotus - base de datos de presupuesto Polticas financieras

ELABORADO POR: Equipo FINANZAS VMB

AUTORIZADO POR: Isabel Cajas - Directora de Servicios Organizacionales

VIGENTE DESDE: 04/01/2010

Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR: Equipo FINANZAS VMB

AUTORIZADO POR: Isabel Cajas - Directora de Servicios Organizacionales

VIGENTE DESDE: 04/01/2010

Administracin Financiera Planificacin Financiera e Ingresos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Solicitud de fondos 13 para PDAs, PDTs y PC

Gerente de PDA, Lder de PDT y Responsable de PROYECTO COMPLEMENTARIO y Contadores

Presupuestos de PDAs, PDTs y PC aprobados Informe financiero mensual