Benchmarking de Procesos Logsticos Por Juan Pablo Antn y Lilia Ojeda (Primera de dos partes)

Un tema de gran actualidad es la identificacin y la implantacin de mejores prcticas logsticas conocido como ventajas competitivas. Plan Estratgico en Logstica (PEL) EI objetivo de un PEL es ganar ventajas competitivas, mediante una adecuada y realizando una benchmarking de procesos Logsticos. La impor tancia de este se revela en un contexto estratgico: sin l, la empresa pierde oportunidad de ganar

satisfaccin de los clientes, anticipndose a requerimientos logsticos, adecuada gestin de recursos propios y de terceros.

El PEL debe estar incluido en el proceso de planificacin de la empresa. Abarca la cadena de suministros des de el sourcing y las adquisiciones, incluyendo la "reconstruccin" del proceso de produccin que en una operacin globalizada esta cada vez mas segmentado y deslocalizado, hasta la distribucin fsica del producto, su puesta en servicio y la postventa. Un PEL minimiza riesgos en un ambiente cada vez ms competitivo y de continuo cambio. Como Formular un Plan Estratgico en Logstica (PEL)

1. Definir la Misin 2. Caracterizar los Procesos 3. Asignar Responsables (o "dueos del proceso") 4. Formalizar Procedimientos 5. Definir Indicadores de desempeo 6. Establecer Mecanismos de Revisin y Adaptacin
Un PEL conduce a una reingeniera de la organizacin y a una mejora continua en los procesos logsticos clave y de soporte. En el diseo del mismo, deben considerarse las restric ciones de diferentes contextos: el poltico y legal; el social y econmico; el estado del arte de las innovaciones tecnolgicas, y el desempeo de los compe tidores. Adems es necesario enfocarse en las implicaciones logsticas del mercado meta, lo cual implica: conocer y evaluar las necesidades de los consumidores; identificar, seleccionar y evaluar los segmentos meta, y explorar alternativas, formular objetivos y estrategias logsticas para cada canal de comercializacin.

Paso a Paso para Disear e Instrumentar un PEL De manera esquemtica los pasos para disear e instrumentar un PEL son:

Decision a nivel top management. Nombramiento de un lder e integracin de un Grupo de Trabajo. Anlisis de cuestiones corpora tivas clave en conexin a forta lezas y debilidades del sistema logstico actual en relacin a un escenario deseado. Definicin de variables criticas en relacin al servicio al cliente y objetivos en mercado meta.

Realizacin de una auditoria de procesos logsticos: interna, externa y benchmarking. Anlisis de trade offen costa y calidad de servicio. Implantacin de cambios y de procedimientos para mejora contina en procesos logsticos. Contraste con cuestiones corpo rativas clave.

Procedimientos para medir desempeo y revisiones peridicas.

Cuestiones Clave Antes de entrevistar clien tes y personal operativo interno, y aun antes de medir el pondidas vas. Por ejemplo: desempeo logstico, se debe preparar una lista de preguntas que, res correctamente, ayuden a encontrar ventajas competiti

1. Cules son las tendencias en segmentacin del mercado?

2. Cmo es la logstica de distribucin de competidores? 3. Cules deberan ser los niveles de servicio al cliente para tener una ventaja
competitiva?

4. Cul debera ser la posicin pro

activa de la empresa sobre los agentes en el

canal de comercializacin para reducir costos logsticos?

5. Cules son las oportunidades para la reduccin de costos logsticos en canales

de comercializacin: procesamiento de pedidos, almacenamiento cen tralizado / descentralizado / jerarquizado, gestin de transporte, manejo de ordenes pequeas, nivel de inversin en activos propios para la operacin logstica, manejo de informacin?

6. Qu oportunidades existen de consolidacin de operaciones entre diferentes

unidades de negocio de la empresa?

7. Cmo es la interfase de la organizacin en logstica con las de manufactura, marketing

y finanzas?

Identificacin de Variables Crticas Una vez identificadas las preguntas clave se deben especificar variables crticas para realizar medidas de desempeo; pueden agruparse en 4 grandes categoras: Efectividad del servicio al cliente tiempo del ciclo del pedido ratio de pedidos atendidos ratio de pedidos atendidos con respuesta a reclamaciones capacidad para ajustar cantida des de un pedido sistentes

capacidad para interactuar con programacin de la produccin capacidad para sustituir con base en el mix

Eficiencia en costos logsticos segn procesos clave y de soporte transporte almacenes gestin de inventarios planeacin y programacin de la produccin compras y suministros procesamiento de pedidos Nivel de utilizacin de activos inventarios instalaciones para almacena equipo propio para manipula miento cin samiento de informacin,

flota de vehculos propia equipo para captacin y proce y para actuar con base en sta

Mejores prcticas logsticas de referencia en competidores lderes

en particular, desempeo en relacin a nivel de servicio al cliente y calidad, as como en utilizacin de activos

Auditoria Interna Se realiza mediante entrevis tas directas, profundas dentro de la organizacin y con el estudio de documentacin interna para caracterizar los procesos logsticos. Se recomienda preparar entrevistas que analicen especficamente cada uno de los

siguientes procesos: servicio al cliente y procesa transporte gestin y planeacin de inven tarios miento de pedidos

operaciones en almacenamiento planeacin y programacin de la produccin sourcing y compras finanzas y control contable procesamiento de informacin

Auditora Externa Se realiza mediante entre vistas directas dentro y fuera de la organizacin, as como el estu dio de documentacin interna y externa para caracterizar procesos logsticos integrados en el contexto de estudios de caso en relacin a clientes lideres y / o agentes en canales de comercializacin alternativos. El nfasis de la Auditora Externa debe ser puesto en:

definir las caractersticas actua

les y realizar una medicin del desempeo

formular las caractersticas deseadas y aquellas por las que el cliente / agente esta dispuesto a pagar identificacin de las mejores practicas logsticas de referencia de los competidores

Benchmarking Consiste en la exploracin, la caracterizacin y el anlisis de las mejores practicas logsticas de referencia (en el mismo mercado, en otros mercados, en el mismo sector industrial, en otros secto res industriales...) para procesos logsticos clave, con particular nfasis en aspectos tecnolgicos, y en tendencias en outsourcing, as como la formulacin de una estrategia para implantarlas.

Realizar un benchmarking para establecer un PEL no es sencillo, y no es algo en el que las empresas tengan una gran experiencia. Las alternativas para realizarlo son:

usar recursos propios (por ejem estratgica)

plo estableciendo un team en distribucin

participar en Grupos de Trabajo y / o Talleres organizados por aso

ciaciones

profesionales (CLM,etc) y / o instituciones acadmicas (Centros de Innovacin en Management Logstico, etc.)

contratar consultoras externas una combinacin de las anteriores

Estructura de la formulacin del El PEL empieza con el servi 1. Servicio al cliente

PEL

cio al cliente, y contina con metas y estrategias.

El desarrollo de una estrategia logstica involucra 10 reas clave:

2. Diseo del canal

3. Estrategia de la red

4. Diseo y operaciones de 5. Almacenes

6. Gestin de transporte 7. Gestin de materiales 8. Sistemas de informacin

9. Polticas y procedimientos
10. Instalaciones y equipo 11. Gestin de organizacin y cambio Por que el benchmarking?

Nadie duda que en el siglo XXI las empresas deben:

Controlar todas las condiciones necesarias para realmente ofrecer y mantener la calidad de servicio esperada por los clientes. Reorganizar sus procesos y redisear estrategias competitivas globales para responder alas demandas de la competencia internacional. Formar redes estratgicas de recursos para adquirir conoci oportunidades del mercado. mientos, materiales y

servicios con la velocidad y la flexibilidad necesarias para responder a las

Identificar los mas altos estndares de excelencia para pro estos estndares, comnmente llamados mejores prcticas.

ductos, servicios y / o

procesos y realizar las mejoras necesarias en procesos propios para alcanzar

Y establecer programas de mejora consigo otras dificultades vinculadas a:

miento continuo que conduzcan a un

desempeo de clase mundial. El establecimiento de estos programas, trae

la identificacin de sus puntos fuertes y dbiles mediante la evaluacin de

una manera pre cisa y correcta de su nivel de desempeo actual;

 la definicin de sus objetivos de mejoramiento de desempeo, de tal

manera que sean crebles, accesibles y coherentes can los objetivos globales de la empresa; la seleccin de entre los objetivos potenciales de mejoramiento, aquellos que tienen priori dad; la planeacin de estas acciones a largo plazo, manteniendo una visin global de las acciones como un todo para asegurar su coherencia;

la evaluacin de los cambios orga

acciones realizadas; y

nizacionales como un resultado de las

la determinacin de las mejores prcticas y mtodos asociados con la

implementacin de estas acciones. Entre los enfoques que pueden ayudar alas empresas a superar esas dificultades y mejorar su desempeo, el benchmarking es considerado como una de las herramientas benchmar king se enfoca a prcticas en los de management ms eficientes y efectivas. El

procesos. Una prctica es la forma de realizar un trabajo. Las prcticas son los aspectos mas visibles de cualquier proceso porque involucra lo que la gente hace. Para que una empresa sea de clase mun dial, sus prcticas presentan un desempeo superior a travs ticas reflejan el de un amplio rango de situaciones empresariales. Las mejores prac

conocimiento de cmo un trabajo especifico puede ser realizado de manera superior; raramente suceden por casualidad o accidente; son conducidas por la calidad y representan una con ducta aprendida, par lo que su contenido y caractersticas pueden ser medidos y transferidos. Las mejores prcticas pueden ser iden tificadas, medidas y emuladas. Las firmas pueden, y de hecho lo hacen, estudiar las prcticas de otros, tanto dentro como fuera de su industria y adoptar elementos relevantes en su propio ambiente de trabajo. As, la identificacin y adop cin de mejores prcticas logsticas representa un

verdadero reto, ya que se requiere de un conjunto de medidas de desempeo que permita identificar todos aquellos aspectos relevantes en la ejecucin de las prcticas logsticas, y asegurar la posibilidad de comparacin de las prcticas.