Cuprins

I. PREZENTAREA NOIUNILOR DE BAZ ------------------------------------------------------------------ 4 I.1. C OMPONENTELE CALCULATORULUI --------------------------------------------------------------------------- 4 I.1.1. Prezentare hardware ------------------------------------------------------------------------------------- 4 I.1.2. Prezentare software -------------------------------------------------------------------------------------- 9 I.2. W INDOWS XP P ROFESSIONAL --------------------------------------------------------------------------------- 9 I.2.1. Windows XP ----------------------------------------------------------------------------------------------- 9 I.2.2. Lansarea sistemului de operare Windows XP ------------------------------------------------------- 11 I.2.3. Interfaa sistemului de operare Windows XP-------------------------------------------------------- 12 I.2.4. Lansarea aplicaiilor / programelor ----------------------------------------------------------------- 17 I.2.5. Deconectarea i nchiderea sistemului --------------------------------------------------------------- 17 I.3. G ESTIONAREA FIIERELOR ----------------------------------------------------------------------------------- 19 I.3.1. Operaii specifice fiierelor --------------------------------------------------------------------------- 19 I.3.2. Operaii cu foldere (directoare) ---------------------------------------------------------------------- 20 R EZOLVRI EXERCIII : -------------------------------------------------------------------------------------------- 23 II. MIJLOACE MODERNE DE COMUNICARE INTERNET I EMAIL ------------------------------ 24 II.1. I NTERNET ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 II.2. T OTUL DESPRE E MAIL --------------------------------------------------------------------------------------- 30 II.2.1. Crearea unei adrese de email ------------------------------------------------------------------------ 31 II.2.2. Microsoft Outlook ------------------------------------------------------------------------------------- 38
II.2.2.1 II.2.2.2 II.2.2.3 II.2.2.4 Crearea unui mesaj nou ------------------------------------------------------------------------------------- 39 Organizarea csuei de email ------------------------------------------------------------------------------- 40 Gestionarea contactelor ------------------------------------------------------------------------------------- 43 Utilizarea Calendarului -------------------------------------------------------------------------------------- 46

R EZOLVRI EXERCIII : -------------------------------------------------------------------------------------------- 49 III. MICROSOFT WORD 2007 ---------------------------------------------------------------------------------- 50 III.1. U TILIZAREA PROCESORULUI DE TEXTE W ORD ----------------------------------------------------------- 50 III.1.1. Lansarea aplicaiei ----------------------------------------------------------------------------------- 50 III.1.2. Interfaa Microsoft Office Word -------------------------------------------------------------------- 51 III.1.3. Deschiderea unui document existent --------------------------------------------------------------- 53 III.1.4. Salvarea unui document word ----------------------------------------------------------------------- 53 III.1.5. Crearea unui document word ----------------------------------------------------------------------- 55 III.1.6. nchiderea documentelor ---------------------------------------------------------------------------- 55 III.2. O PERAII DE BAZ NECESARE PENTRU PRELUCRAREA TEXTELOR -------------------------------------- 56 III.2.1. Iniializarea paginii de lucru ------------------------------------------------------------------------ 56 III.2.2. Selectarea informaiilor ----------------------------------------------------------------------------- 57 III.2.3. Copierea, mutarea, tergerea ----------------------------------------------------------------------- 58 III.2.4. Cutarea i nlocuirea informaiilor --------------------------------------------------------------- 59 III.2.5. Folosirea comenzilor Undo i Redo ---------------------------------------------------------------- 61 III.3. F ORMATAREA TEXTULUI ----------------------------------------------------------------------------------- 61 III.3.1. Introducerea caracterelor speciale, a simbolurilor ---------------------------------------------- 61 III.3.2. Formatarea caracterelor ---------------------------------------------------------------------------- 63 III.3.3. III.3.4. III.3.5. III.3.6. III.3.7. III.3.8. III.3.9.
III.3.2.1 Schimbarea aspectului textului: dimensiune i tip font ------------------------------------------------- 63 III.3.2.2 Schimbarea dimensiunii (mrimii) fontului aplicat ----------------------------------------------------- 64

III.4. U TILIZAREA AVANSAT A EDITORULUI DE TEXTE ------------------------------------------------------- 74

III.3.9.1 Liste cu marcatori sau numerotare, introduse n timpul tastrii --------------------------------------- 72 III.3.9.2 tergerea (eliminarea) marcatorilor sau a numerotrilor din faa textului ---------------------------- 72

Folosirea formatrii textului de tip: Bold, Italic, Underline ------------------------------------ 65 Alinierea textului n cadrul documentului --------------------------------------------------------- 65 Indentarea i spaierea rndurilor unui paragraf ------------------------------------------------ 66 Marcarea vizual a textului ------------------------------------------------------------------------- 70 Utilizarea culorilor n text -------------------------------------------------------------------------- 71 Copiere formatului unui text selectat -------------------------------------------------------------- 71 Introducerea i tergerea marcatorilor i a numerotrilor pentru o list simpl ------------ 72

III.4.1. Adugarea de borduri (chenare) i umbriri unui paragraf-------------------------------------- 74 III.4.2. Crearea unui tabel standard ------------------------------------------------------------------------ 77
III.4.2.1 III.4.2.2 III.4.2.3 III.4.2.4 III.4.2.5 III.4.2.6 Crearea unui tabel ------------------------------------------------------------------------------------------ 77 Introducerea i editarea informaiilor dintr-un tabel ---------------------------------------------------- 79 Selectare rndurilor, coloanelor, celulelor i a ntregului tabel --------------------------------------- 79 Inserarea, tergerea rndurilor i coloanelor ------------------------------------------------------------- 80 Modificarea limii coloanei i nlimii rndului ------------------------------------------------------ 81 Pentru a face coloanele dintr-un tabel s se potriveasc automat la coninut: ----------------------- 82 III.4.1.1 Adugarea unei borduri prestabilite unuia sau mai multor paragrafe --------------------------------- 74 III.4.1.2 Adugarea unei umbriri unui paragraf -------------------------------------------------------------------- 76

III.4.3. Modificarea chenarului ------------------------------------------------------------------------------ 83 III.4.4. Adugarea unei umbriri (culori de fond) celulelor ---------------------------------------------- 84 III.4.5. Inserarea i formatarea graficelor i imaginilor ------------------------------------------------- 85 III.5. F ORMAREA FINAL A UNUI DOCUMENT ------------------------------------------------------------------ 93 III.5.1. Aplicarea unui stil existent unui cuvnt, unei linii, unui paragraf. ---------------------------- 93 III.5.2. Aplicarea automat a numrului de pagin unui document ------------------------------------- 94 III.5.3. Adugarea sau modificarea unui text n antet i subsol ----------------------------------------- 96 III.6. P REGTIREA DOCUMENTELOR PENTRU TIPRIRE -------------------------------------------------------- 97 III.6.1. Examinarea documentului naintea imprimrii --------------------------------------------------- 97 III.6.2. Alegerea opiunilor de imprimare ------------------------------------------------------------------ 99 R EZOLVRI EXERCIII : ------------------------------------------------------------------------------------------ 100 IV. MICROSOFT POWERPOINT 2007 ----------------------------------------------------------------------- 100 IV.1. OPERAII DE BAZ NECESARE REALIZRII UNEI PREZENTRI ----------------------------------------- 101 IV.1.1. Pornirea aplicaiei ---------------------------------------------------------------------------------- 101 IV.1.2. Deschiderea unei prezentri ----------------------------------------------------------------------- 102 IV.1.3. Salvarea i modificarea unei prezentri ---------------------------------------------------------- 103 IV.1.4. Imprimarea unei prezentri ------------------------------------------------------------------------ 105 IV.1.5. nchiderea aplicaiei -------------------------------------------------------------------------------- 106 IV.2. M ICROSOFT P OWER P OINT - ELEMENTE DE BAZ ------------------------------------------------------ 106 IV.2.1. Creare unei prezentri ------------------------------------------------------------------------------ 106 IV.2.2. Alegerea caracteristicilor diapozitivelor --------------------------------------------------------- 107 IV.2.3. Inserarea textului ------------------------------------------------------------------------------------ 108 IV.2.4. Inserarea imaginilor -------------------------------------------------------------------------------- 109 IV.3. O PERAIILE DE COPIERE , MUTARE , TERGERE N CADRUL UNEI PREZENTRI ----------------------- 110 IV.3.1. Folosirea comenzilor Copy, Cut i Paste n cadrul unei prezentri --------------------------- 110 IV.3.2. Reordonarea slide-urilor ntr-o prezentare ------------------------------------------------------ 111 IV.3.3. tergerea slide-urilor ------------------------------------------------------------------------------- 112 IV.4. M ODALITI DE FORMATARE A UNEI P REZENTRI ----------------------------------------------------- 113 IV.4.1. Formatarea textului, redimensionarea i mutarea unui text box ntr-un slide --------------- 113 IV.4.2. Setarea stilului unui text box ----------------------------------------------------------------------- 114 IV.4.3. Formatri speciale ale unui TextBox ------------------------------------------------------------- 115 IV.5. E LEMENTE GRAFICE N PREZENTARE -------------------------------------------------------------------- 118 IV.5.1. Inserarea obiectelor grafice n prezentare ------------------------------------------------------- 118 IV.6. U TILIZAREA DIAGRAMELOR ------------------------------------------------------------------------------ 122 IV.6.1. Crearea unei diagrame ----------------------------------------------------------------------------- 122 IV.7. R EALIZAREA ANIMAIEI NTR - O P REZENTARE ---------------------------------------------------------- 123 IV.8. D ERULAREA UNEI PREZENTRI -------------------------------------------------------------------------- 127 IV.8.1. Folosirea Slide Show -------------------------------------------------------------------------------- 127 IV.8.2. Folosirea instrumentelor de navigare pe ecran -------------------------------------------------- 128 IV.8.3. Ascunderea unor slide-uri -------------------------------------------------------------------------- 128 R EZOLVRI EXERCIII : ------------------------------------------------------------------------------------------ 130 V. MICROSOFT EXCEL 2007 ---------------------------------------------------------------------------------- 131 V.1. O PERAII ELEMENTARE I CONCEPTE DE BAZ ALE APLICAIEI E XCEL ------------------------------ 132 V.1.1. Familiarizare cu Microsoft Excel ------------------------------------------------------------------- 132 V.1.2. Elementele unei ferestre EXCEL -------------------------------------------------------------------- 132 V.1.3. Salvarea unei foi de calcul -------------------------------------------------------------------------- 134
III.4.5.1 Introducerea graficii n document------------------------------------------------------------------------- 85 III.4.5.2 Selectarea graficii ntr-un document ---------------------------------------------------------------------- 92

V.1.4. Salvarea unei foi de calcul ca pagina Web -------------------------------------------------------- 136 V.1.5. Deschiderea unui registru de calcul ---------------------------------------------------------------- 137 V.1.6. Moduri de vizualizare a foii de calcul -------------------------------------------------------------- 138 V.1.7. nchiderea aplicaiei --------------------------------------------------------------------------------- 142 V.2. O PIUNILE DE FORMATARE I GESTIONARE A DATELOR DIN FOILE DE CALCUL ----------------------- 144 V.2.1. Formatarea numerelor ------------------------------------------------------------------------------- 144 V.2.2. Ajustarea dimensiunilor rndurilor i coloanelor ------------------------------------------------ 146 V.2.3. Alinierea coninutului celulelor --------------------------------------------------------------------- 149 V.2.4. Crearea i aplicarea formatelor condiionale ----------------------------------------------------- 154 V.2.5. Cutarea i nlocuirea coninutului i formatelor celulelor ------------------------------------- 159 V.2.6. Inserarea i tergerea celulelor, rndurilor i coloanelor -------------------------------------- 162 V.2.7. Decuparea, copierea, lipirea i golirea celulelor ------------------------------------------------- 164 V.2.8. Formatarea celulelor --------------------------------------------------------------------------------- 166
V.2.8.1 V.2.8.2 V.2.8.3 V.2.8.4 V.2.8.5 Formatarea textului ---------------------------------------------------------------------------------------Formatarea numerelor ca simboluri monetare ---------------------------------------------------------Adugarea de borduri la celule --------------------------------------------------------------------------Adugarea de umbrire la celule -------------------------------------------------------------------------mbinarea celulelor ---------------------------------------------------------------------------------------167 170 172 177 179

V.2.9. Lucrul cu rnduri, coloane, foi de lucru i registre de lucru ------------------------------------ 181
V.2.9.1 Ascunderea i reafiarea rndurilor i a coloanelor ---------------------------------------------------- 181 V.2.9.2 Imobilizarea coloanelor i rndurilor -------------------------------------------------------------------- 183 V.2.9.3 mprirea ecranului --------------------------------------------------------------------------------------- 184

V.2.10. Filtrarea datelor ntr-o foaie de calcul ----------------------------------------------------------- 185 V.3. C REAREA GRAFICELOR I DIAGRAMELOR --------------------------------------------------------------- 189 V.4. U TILIZAREA FORMULELOR I FUNCIILOR ---------------------------------------------------------------- 198 V.4.1. Construirea formulelor ------------------------------------------------------------------------------- 198 V.4.2. Inserarea funciilor ----------------------------------------------------------------------------------- 199 V.4.3. Prezentarea celor mai uzuale funcii excel -------------------------------------------------------- 203 V.4.4. Utilizarea funciilor financiare n Excel ----------------------------------------------------------- 214 V.5. T IPRIREA UNEI FOI DE CALCUL --------------------------------------------------------------------------- 219 V.5.1. Opiuni pentru tiprire ------------------------------------------------------------------------------- 219 V.5.2. Tiprirea unei seciuni a foii de calcul sau a intregii pagini ------------------------------------ 221 Rezolvri exerciii: ------------------------------------------------------------------------------------------- 223

I. PREZENTAREA NOIUNILOR DE BAZ

I.1. COMPONENTELE CALCULATORULUI

I.1.1. Prezentare hardware
Componenta hardware reprezint totalitatea echipamentelor ce intr n alctuirea acestuia. Este partea fizic (ce se poate vedea). Componentele Hardware: - Placa de baz - Microprocesor - Memorie intern + extern - Set de echipamente de intrare / ieire (tastatur, mouse, etc) Placa de baz este partea principala a oricrui calculator, pe care sunt montate toate celelalte componente. Este temelia fizic i logic al ntregului sistem. Toate calculatoarele personale au ca i component principal o singur plac de baz pe care se conecteaz prin lipire circuite integrate. Aceast plac are pe ea cele mai importante componente

care definesc sistemul: microprocesoare, circuite suport i memorie. La acestea se adaug componentele de intrare/ieire.

Figura 1. Plac de baz

Aceasta conine diverse tipuri de conectoare pentru ataarea altor plci. Placa de baz reprezint centrul de comunicaii prin care toate celelalte componente ce alctuiesc calculatorul transmit informaii ntre ele. Fiecare component, plecnd de la unitatea central de procesare, pn la tastatur i mouse, sunt conectate la placa de baz ntr-un fel sau altul. Unele componente sunt conectate chiar n sloturile (slot = loc rezervat) ce se afl pe placa de baz, altele n porturi aflate pe partea din spate a carcasei calculatorului. O alt funcie important a plcii de baz este i alimentarea cu energie a tuturor componentelor conectate la aceasta. Ea va controla i furniza cantitatea de energie necesar unei bune funcionri fiecrei componente n parte. Pe placa de baz sunt lipite sau montate o mulime de componente, ncepnd cu BIOS-ul, care controleaz funciile de baz ale comunicaiilor ntre componente, i terminnd cu bateria care menine funcionarea ceasului n perioada de timp n care calculatorul este oprit. Fiecare din aceste componente are o sarcin diferit de ndeplinit i este critic pentru operarea corect a acestuia. Microprocesorul (CPU Central Processing Unit= unitatea central de procesare) este componenta care coordoneaz i integrez totul, de la componentele instalate pan la cele mai complexe programe, executnd instruciunile aritmetice i logice din programele sistemului de calcul. Microprocesorul este responsabil de viteza de reacie a calculatorului, vitez ce se msoar n Mhz - megaheri sau GHz gigaheri 5

Figura 2. Microprocesor

Memoria este o component hardware care preia, stocheaz i red date, att pe cele folosite n mod curent la rularea unor aplicaii, ct i pe cele de care vom avea nevoie mai trziu peste cteva zile, luni sau ani. Exist dou tipuri de memorie: intern i extern. Memoria intern este acea partea a memoriei care intr n contact direct cu microprocesorul. Exist dou categorii de memorie intern: memoria ROM (Read Only Memory nu poate fi dect citit) i memoria RAM. Memoria ROM nu se pierde la nchiderea calculatorului i nu se poate modifica, ea fiind scris de catre constructorul calculatorului. Memoria RAM este volatil (se pierde o o dat cu ntreruperea alimentrii cu energie) i se prezint sub form de cip-uri de memorie, avnd o vitez de acces foarte mare.

Figura 3. Plac de memorie RAM

Memoria extern este la fel de important i necesar ca i cea intern, fiind folosit pentru stocarea datelor pe o perioad de timp nedeterminat. Memoria extern poate fi pe suport sensibil la cmpul magnetic (hard disk, discheta) i pe suport sensibil la lumin, ce lucreaz n mod optic cu raze laser (disc optic: CD, DVD, etc).

Figura 4. DVD + Hard disk

Set de echipamente de intrare - ieire: Monitorul este componenta hardware prin care se prezint informaia generat de calculator, sub form de imagini i text (afiare). Tastatura este dispozitivul prin care se pot transmite ctre unitatea central litere,cifre, caractere speciale prin apsarea unor taste. Mouse-ul este componenta hardware a crui micare pe o suprafa plan este corelat cu deplasarea pe ecran a unui cursor cu o form anume, de obicei sgeat, ce constituie cursorul de mouse. Imprimanta este un dispozitiv ataat unui calculator ce permite tiprirea imaginilor i textelor aflate n calculator pe diferite formate standard de suport (de obicei hrtie)

Exerciiul 1 Care este componenta hardware prin care se transmit litere, cifre, caractere speciale ctre unitatea central?

_________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ __________________________________

Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

Exerciiul 2 Care sunt tipurile de memorie? Explicai rolul acestora. _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _____________________________________

Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

Exerciiul 3 Dai exemple de componente de intrare i componente de ieire: 1. __________________________________________________ 2. __________________________________________________

Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

I.1.2. Prezentare software

Software-ul reprezint partea logic a unui calculator incluznd totalitatea programelor i instruciunilor de lucru fie ele primite la achiziionarea calculatourului fie create ulterior. Prin contrast, cuvntul hardware desemneaz partea fizic a calculatorului sau a sistemului informatic respectiv. Pentru a funciona, un sistem informatic are nevoie de ambele componente, n plus i de datele care trebuiesc prelucrate. Deseori i aceste date sunt considerate a fi parte din software. Componenta software poate include toat gama de produse de programare, uzual format din sistem de operare, drivere i programe de aplicaie. n unele domenii, prin software se neleg n primul rnd datele cu care lucreaz aparatele sau calculatoarele, cum ar fi imaginile digitalizate, sunetele i piesele muzicale, jocurile pentru calculator, filmele digitalizate, clipurile video i multe alte date asemntoare. Pentru ca partea fizic, cea vizibil, adic partea de hardware dintr-un computer, s poata fi controlat de ctre utilizator, este nevoie de un program software - driver, care i dicteaz componentei cum s funcioneze. S lum, de exemplu, o imprimant pe care o conectm la calculator prin cablu: avem partea de hardware. Pentru ca imprimanta s fie funcional este nevoie s instalm driver-ul pe calculator. Driver-ul este programul imprimantei, prin intermediul creia calculatorul transmite datele ctre imprimant i i dicteaz s imprime datele primite.

I.2. WINDOWS XP PROFESSIONAL

I.2.1. Windows XP
Sistemul de operare al unui calculator este software-ul calculatorului, prin intermediul cruia noi comunicm cu hardware-ul. Sistemul de operare joac rolul de gazd pentru aplicaiile care ruleaz pe acest calculator.

Figura 5. Pachetul Windows XP - Professional Este o linie de sisteme de operare dezvoltate de Microsoft pentru utilizarea calculatoarelor personale, a laptopurilor i a centrelor media. Literele XP provin de la cuvntul englez Experience (experien). Windows XP este succesorul sistemelor Windows 2000 i Windows NT (New Technology). Ceea ce l deosebete fa de sistemele de operare anterioare este compatibilitatea cu mai multe programe Cele mai ntlnite versiuni de Windows XP sunt: Windows XP Home Edition: creat pentru utilizatorii care lucreaz la domiciliu; Windows XP Professional Edition: are faciliti adiionale fa de Home Edition fcut pentru utilizatorii avansai precum companiile; Windows XP Media Center: este mbuntit cu faciliti multimedia ce permit utilizatorului s nregistreze i s vizioneze televiziunea digital, s vizioneze filme DVD i s asculte muzic.

Windows XP este cunoscut pentru stabilitatea i eficiena sa, n contrast cu versiunile anterioare. Prezint o interfa semnificant modificat, mai prietenoas pentru utilizator. Este prima versiune de Windows care, pentru a combate pirateria informatic, necesit o activare, o facilitate care nu a fost agreat de toi utilizatorii. Windows Genuine (Windows Original) este modalitatea prin care Microsoft ncearc s opreasc pirateria sistemelor de operare ale companiei. Calculatoarele care au instalat Windows XP i au funcia de auto-actualizare pornit, primesc ca actualizare Windows Genuine Tool. Acest program verific dac calculatorul are Windows XP original.

10

Ca orice sistem imperfect, acesta a fost criticat vulnerabilitile legate de securitatea prelucrrii datelor.

pentru

Mai jos sunt prezentate cerinele de sistem pentru instalarea sistemului Windows XP Home i Professional: Minim Procesor Memorie Plac video i monitor Spaiu liber pe disc Uniti Echipamente Sunet 233 Mhz 64 Mb RAM Recomandat 300Mhz 128 Mb RAM

Super VGA (800x600) sau rezoluie mai mare 1,5 GB sau mai mult pentru versiuni mai noi CD-ROM sau DVD Tastatur, Mouse Plac sunet, cti sau difuzoare

I.2.2. Lansarea sistemului de operare Windows XP

Sistemul de operare Windows XP se lanseaz odat cu pornirea calculatorului, dup accesarea butonului de pornire a calculatorului:

Pe monitor va aprea automat imaginea sistemului de operare Windows XP

Figura 6. ncrcarea sistemului Windows XP

Bara albastr care se mic v atenioneaz c sistemul se ncarc.

11

n cazul n care exist nregistrai mai muli utilizatori prima imagine dup ncrcare va fi cea de selectare a utilizatorului: Pe un calculator pot lucra mai multe persoane - utilizatori (n limba englez useri), fiecare persoan avnd setari proprii. Pentru utilizatorii care nu au parol se intr automat n ecranul principal, dup selectare. Dac utilizatorul i-a setat anterior o parol, acesta va trebui sa tasteze parola pentru a avea acces n ecranul principal.

Figura 7. Introducerea parolei

Dup tastarea corect a parolei se intr n pagina de start (desktop).

I.2.3. Interfaa sistemului de operare Windows XP

Cursorul Reprezint poziia mouse-ului pe ecran. Apare n mod implicit sub form de sgeat .

Micnd mouse-ul putem poziiona cursorul unde dorim pe ecran. Prin click simplu stnga se selecteaz un fiier / director; prin dublu click stnga se deschide un fiier / director; prin click dreapta se acceseaz o lista de opiuni a fiierului / directorului pe care suntem poziionai. Scroll-ul este utilizat pentru navigarea n sus i n jos n interiorul unei pagini, unei liste de fiiere / directoare. Butonul Start Ce-a mai simpl modalitate de lansare a programelor si aplicaiilor este butonul START. Accesarea butonului duce la deschiderea unei serii de meniuri i submeniuri.

12

Figura 8. Butonul Start

Cele mai importante opiuni ale meniului Start sunt: All Programs: reprezint ntr-o structur arborescent, ce conine toate aplicaiile instalate pe discul local.

Figura 9. Submeniurile meniului All Programs

- Search (Cutare): reprezint una din modalitile de cutare rapid a fiierelor, dosarelor n funcie de anumite criterii. - Help and Support (Ajutor): asigur afiarea meniului de ajutor pentru Windows XP. - Log Off (Deconectare): permite ieirea din configuraia curent i ofer posibilitatea conectrii sub alt nume de utilizator (dac exist mai muli utilizatori). - Shut down (Oprire): nchiderea sistemului Bara de Taskuri

13

Bara de task-uri este plasat de regul n partea inferior a ecranului, dar poziia ei se poate modifica n funcie de preferinele utilizatorului.

Figura 10. Bara de task-uri

n aceast bar se vizualizeaz toate aplicaiile deschise de utilizator. n cadrul barei de task-uri exist o bar de instrumente care reprezint un alt mod n care se poate obine accesul rapid la anumite aplicaii. Bara de task-uri dispune i de un ceas digital n partea dreapt. Prin dublu click stnga se activeaz meniul aferent ceasului. De aici se poate seta ceasul i data calendaristic.

Figura 11. Setarea ceasului i a datei

Pictograme (icon-uri) n afara barei de task-uri i a butonului Start, pe suprafaa de lucru exist pictograme. Cele mai importante pictograme sunt:

14

- My Computer (Calculatorul meu): este asociat coninutului calculatorului.

- My Network Places (Reeaua mea): este puntea de legtur dintre calculator i o reea de calculatoare.

- Recycle Bin (Co de gunoi): permite stocarea temporar a dosarelor terse, de unde pot fi recuperate sau eliminate definitiv.

- Internet Explorer: navigator de internet.

Shortcut = scurttur, o iconi de pe desktop prin intermediul creia la dublu-click se deschide programul/aplicaia ctre care se face legtura. Sarcin de lucru: S se creeze o scurttur nou pe spaiul de lucru, urmnd paii descrii: Exist dou metode de a crea o pictograma rapid: 1. Click dreapta pe desktop: New/ Shortcut

Figura 12. Selectarea opiunii de creare Shortcut

Se va deschide o fereastr similar cu cea prezentat in figura de mai jos:

15

Figura 13. Fereastra Create Shortcut

Apoi apasnd butonul Browse se va deschide lista cu toate aplicaiile si programele instalate. Dupa ce se selecteaz aplicaia pentru care se creaz scurttura se apas butonul Next pentru a denumi pictograma i se salveaz. n acest moment pe ecran apare o noua pictogram pe care daca vom apsa dublu-click se va deschide direct aplicaia ctre care face legtura. 2. Din lista de programe de la butonul START se selecteaz aplicaia pentru care se dorete crearea shortcut-ului.

Figura 14. Selectarea unui program din Start

Apsnd click stnga si far a elibera butonul se trage aplicaia selectat pe desktop (micare denumit drag and drop). Exerciiul 4 Cum se creaz o scurttur ctre o aplicaie? _________________________________________________________ _________________________________________________________ __________________________________________

16

Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

I.2.4. Lansarea aplicaiilor / programelor

Pe parcursul acestui subcapitol am menionat n mai multe puncte, diferite moduri de a lansa un program: Prin dublu click pe pictogram; Prin click dreapta pe pictograma aplicaiei, ce are ca efect deschiderea ferestrei cu opiuni i se alege Open;

Figura 15. Fereastra de optiuni

Din meniul Start / All Programs selectnd aplicaia

I.2.5. Deconectarea i nchiderea sistemului

Pentru deconectarea sau nchiderea sistemului se acceseaz butonul START i apoi se alege opiunea dorit.

17

Figura 16. Butonul Log Off

Deconectarea asigura ieirea din sistem a utilizatorului curent cu posibilitatea conectrii unui alt utilizator. Se face prin accesarea butonului Log Off. Deconectarea nu nseamn inchiderea sistemului!

Sistemul se nchide accesnd butonul Shut Down. Acesta permite afiarea unei casete de dialog prin intermediul creia utilizatorul are posibilitatea de a alege pentru una din variantele de oprire sau repornire a calculatorului, n funcie de scopul stabilit, din lista afiat.

Figura 17. Fereastra Shut Down

Log Off - deconectarea unui utilizator; Shut down - oprirea sistemului; Restart se va reporni sistemul; Stand by - consumul de energie va fi redus i va putea fi repornit rapid, fr a fi necesar ncrcarea tuturor aplicaiilor.

18

I.3. GESTIONAREA FIIERELOR

I.3.1. Operaii specifice fiierelor
Un fiier reprezint o colecie arbitrar de date. Coninutul unui fiier poate reprezenta: cifre, numere, tabele, text, desene, fotografii, animaii, filme, sunete precum i orice combinaie ntre acestea. n funcie de coninutul i semnificaia datelor dintr-un fiier acestea se creeaz ntr-unul dintre numeroasele formate predefinite. Tipul fiierului este dat de un sufix numit extensie (Ex: Nume_fiier.extensie). Numele unui fiier este setat de ctre utilizator. La nivelul unui fiier sunt disponibile mai multe operaii: creare, denumire, modificare, copiere, mutare, tergere etc. Deschiderea unui fiier se face n acelai mod ca i lansarea unei aplicaii. ncepem prin localizarea fiierului n calculator. Dup ce se localizeaz fiierul se poate deschide prin dublu click stnga pe fiier, sau click dreapta i din lista afiat se alege Open (deschide).

Figura 18. Lista de opiuni - Open

Tiprirea fiierelor - presupune trimiterea coninutului acelui fiier ctre imprimant, pentru ca mai apoi sa poat fi tiprit. La click dreapta pe fiier, din lista de opiuni se alege Print i se va deschide fereastra de mai jos:

19

Figura 19. Setarea opiunilor de tiprire

De aici se pot selecta paginile ce se vor printa: All - toate paginile fisierului (documentului) Current page - pagina curent, opiune folosit n cazul unui document cu mai multe pagini, pentru a tipri doar pagina pe care sunt poziionat. Pages - se completez numrul paginii / paginilor care se printeaz; Number of copies - numrul de exemplare. nchiderea unui fisier de face prin apasarea X din partea dreapt sus a ferestrei n care vizualizez fiierul:

I.3.2. Operaii cu foldere (directoare)

Pentru a putea organiza eficient fiierele le putem grupa intr-o structur denumit Folder sau Director Folderul (directorul) este un dosar n care se pot grupa mai multe fiiere de acelai tip sau tipuri diferite. Acesta apare ca pictogram sub forma de dosar . Crearea unui folder se face prin click dreapta pe desktop sau n interiorul unui spaiu de stocare (se poate crea un folder n cadrul unui alt folder existent). Din lista afiat se alege New - Folder. Se 20

creeaz un director cu nume presetat New Folder cu posibilitatea schimbrii denumirii.

Figura 20. Crearea unui folder

Redenumirea unui folder: Dup ce a folderul a fost creat, se apas click dreapta i se alege opiunea Rename.

Figura 23. Redenumirea unui fiier

Copierea unui folder: Se selecteaz folderul care urmeaz a fi copiat: click dreapta se selecteaz opiunea Copy. Apoi selectm locaia de destinaie, apsm click dreapta i alegem opiunea Paste. Similar se poate copia i un fiier. 21

Mutarea unui folder: Se selecteaz folderul care urmeaz a fi mutat: click dreapta - Cut. n locaia de destinaie se d click dreapta - Paste. tergerea unui folder: Se selecteaz folderul ce urmeaz a fi ters: click dreapta - Delete. La selectarea opiunii de tergere se va deschide o fereastr n care trebuie s confirmm alegerea facut. Dupa tergere folderul este mutat n Coul de gunoi (Recycle Bin).

Sarcin de lucru Creai un nou folder pe spaiu de lucru desktop Redenumii folderul din New Folder in Tema Copiai un fiier de pe Desktop, folosind opiunea copy- paste n folderul creat Creai un nou folder Mutai intreg folderul Tema n folderul nou creat cu opiunea CutPaste

22

REZOLVRI EXERCIII:

Exerciiul 1. Rspunsuri posibile: Placa de baz Microprocesor Memorie Periferice de intrare i de ieire

Exerciiul 2. Rspuns corect: Memoria este de dou categorii, memorie intern i memorie extern. Memoria intern intr in contact cu microprocesorul i poate fi ROM sau RAM. Memoria extern este folosit pentru stocarea datelor, pe o perioada nedeterminat. Exemple de medii de stocare: Harddisk, CD, DVD, dischet, etc. Exerciiul 3. Rspuns corect: Echipamente de intrare: tastatura, mouse, scanner Echipamente de ieire: monitor, imprimant, boxe

Exerciiul 4. Rspuns corect: 1. Prin click dreapta pe desktop, opiunea New i apoi Shortcut 2. Prin aciunea de drag and drop pe o aplicaie selectat din Meniu.

23

II. MIJLOACE MODERNE DE COMUNICARE

INTERNET I EMAIL

II.1. INTERNET

Internet reprezint acea reea global, accesibil oricrui utilizator i format prin interconectarea a milioane de reele de calculatoare din toat lumea cu ajutorul unor reguli specifice de comunicare, numite Protocoale: Transmission Control Protocol i Internet Protocol denumite, pe scurt, TCP/IP. Internetul i are originea n anul 1969, aprut ca urmare al unui proiect experimental al unei agenii Advanced Research Projects Agency (ARPA) din cadrul Departamentului de Aprare al Statelor Unite. Proiectul iniial, numit ARPANet, lega calculatoarele din Universitatea din California, Los Angeles (UCLA) cu cele ale Institutului de Cercetri din Standford (SRI) pentru ca mai apoi s fie conectate i Universitatea din Utah precum i cea din California, Santa Barbara. n anul 1981 reeaua numra 213 noduri. n 1990 Tim Berners-Lee, fizician la CERN Geneva, dezvolt protocoalele de comunicaie pentru World Wide Web, crend i limbajul HTML (Hypertext Markup Language). Chiar dac era iniial un proiect destinat cercettorilor din fizica atomic i subatomic, descoperirile sale au fcut rapid epoc, pentru mult lume Internetul devenind sinonim cu World Wide Web-ul (WWW). World Wide Web abreviat WWW, numit scurt i web, n limba englez nseamn "reea". WWW-ul este un sistem de documente i informaii de tip hipertext, legate ntre ele cu scopul de a permite accesul universal la o mare diversitate de documente

24

O pagin Web este un fiier HTML care conine informaii tip text, imagini, sunete, animaii, video etc ceea ce se afieaz atunci cnd se navigheaz pe Internet. O colecie de pagini Web corelate formeaz un site. n anul 1991 se raporteaz primele pagini Web vizibile "n lume", la laboratorul de fizic de la Stanford Linear Accelerator Center (SLAC). Unii consider ca moment al apariiei Web-ului anul 1994, cnd a fost lansat pe pia primul navigator performant. Navigatorul Web sau Browserul este o aplicaie software ce permite utilizatorilor s afieze text, grafic, s redea video, muzic i alte informaii localizate pe o pagin de internet, dar i s comunice cu ofertantul de informaii i chiar i cu ali utilizatori care acceseaz acea pagin. Unele dintre cele mai cunoscute browsere web sunt: Microsoft Internet Explorer Mozilla Firefox Google Chrome Apple Safari Opera Software - Opera Mozilla Camino

Exerciiul 1 Ce reprezint WWW? _________________________________________________________ _________________________________________________________ __________________________________________ Exerciiul 2 Dai exemple de 3 browsere. _________________________________________________________ _________________________________________________________ __________________________________________ Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

25

Sarcin de lucru Identificai, pe ecranul calculatorului, pictograma corespunztoare . Prin dublu click acionat asupra browserului Internet Explorer acestei pictograme, lansai aplicaia.

Figura 21. Browserul Internet Explorer

Majoritatea browserelor au mai multe elemente comune: - Butoanele Back i Forward care permit utilizatorului explorarea paginilor nainte i napoi - Butoanele Refresh sau Reload prin acionarea crora se reactualizeaz coninutul paginii curente - Butonul Stop folosit pentru a opri ncrcarea unei pagini. n anumite browsere funcionalitatea acestui buton este integrat n butonul Reload. - Butonul Home utilizat pentru a ncarc pagina setat pentru a fi implicit. Pagina implicit este cea care se ncarc la pornirea aplicaiei. - Bara de adrese n care utilizatorul scrie adresa paginii Web dorit a fi afiat. - Bara de status care arat progresul ncrcrii unei pagini.

26

Figura 22. Componentele unui browser

Internetul pune la dispoziia utilizatorului o multitudine de informaii n formate diverse: aplicaii, documente, imagini, fiiere multimedia etc. De cele mai multe ori o localizare precis a celor care intereseaz, este extrem de dificil. n ajutorul utilizatorilor vin motoarele de cutare. Motoarele de cutare sunt programe specifice care acceseaz continuu i automat Internetul. Acestea sunt menite s minimizeze timpul de acces, localizare i prezentare a informaiilor dorite de utilizatori. Sunt folosite pentru a facilita cutarea informaiilor pe Internet. Printre cele mai utilizate motoare de cutare se numr: Google - http://www.google.ro/ Yahoo - http://www.yahoo.com/ Bing - http://www.bing.com/ Ask - http://www.ask.com/ .

Sarcin de lucru

27

S presupunem c un utilizator, dorete s afle mai multe informaii despre SIVECO Romnia SA, dar nu cunoate adresa de internet a acestei firme. ntrebarea este cum poate accesa datele de care are nevoie. Prin dublu click asupra pictogramei corespunztoare browserului Internet Explorer, pornii aplicaia. n bara de adrese tastai adresa motorului de cutare Google i apsai tasta Enter. Imaginea afiat va fi similar cu cea de mai jos.

Figura 23. Browserul de cutare Google

n cmpul de cutare se vor introduce urmtoarele cuvinte: SIVECO Romania

Figura 27. Cuvinte cheie ntr-un motor de cutare

Dup apsarea butonului Cutare Google se va afia o pagin cu legturi (linkuri) ctre toate paginile web care conin, fie n titlu, fie n coninut, cuvintele introduse care sunt evideniate.

28

Figura 24. Rezultate motor de cutare

Ca urmare a criteriilor de prioritizare ale motorului de cutare, adresa SIVECO Romnia SA este prima n lista afiat. Cu un simplu click asupra linkului http://www.siveco.ro/web/ se va deschide pagina principal a firmei.

Figura 25. Site-ul SIVECO Romnia SA

29

II.2. TOTUL DESPRE EMAIL

E-mail sau pot electronic reprezint acel sistem care permite transmiterea sau primirea de mesaje prin intermediul Internetului. Emailul i are nceputurile anterior ARPANet-ului. Nu se poate spune c Internetul a fost niciodat inventat ci c a evoluat de la cele mai simple date. Iniial, emailul era o caracteristic avansat a ceea ce, n prezent, numim un director, n care se lsau mesaje pentru un alt utilizator. Acest director era vizibil utilizatorilor n momentul conectrii (logrii). Astfel, nainte de apariia Internet-ului, emailul se folosea doar pentru a trimite mesaje unor utilizatori diferii ale aceluiai computer. n momentul n care calculatoarele au nceput s comunice ntre ele, problema a devenit puin mai complex. Ca i n cazul sistemului potal uzual, pentru a putea fi trimis un mesaj ntre dou calculatoare ce se gsesc ntr-o reea, era necesar un plic ce coninea corpul mesajului dar i o adres care indica destinatarul mesajului. Din aceast cauz ARPANet a avut o contribuie major n dezvoltarea serviciului de email. n 1972 Ray Tomlinson a implementat un sistem email bazat pe reeaua ARPANet. El este cel care a ales simbolul @ pentru trimiterea n conjuncie a mesajelor de la un calculator la altul. Ca urmare a acestor inovri, Ray Tomlinson este considerat de muli, inventatorul emailului. De aici lucrurile evolueaz rapid: mai nti se inventeaz un sistem bazat pe directoare (foldere) pentru emailuri, pentru ca ulterior s apar necesitatea dezvoltrii de software specific pentru organizarea acestora. O prim funcionalitate dezvoltat atunci cnd au aprut calculatoarele personale (Personal Computers sau PC) au fost cititorii offline. Acetia permiteau utilizatorilor de email s stocheze emailurile pe calculatoarele proprii, s le citeasc i s pregteasc mesaje de rspuns fr a fi conectat direct la Internet aa cum este Microsoft Outlook n zilele noastre. Aceast facilitate sa dovedit util mai ales n acele regiuni unde accesul la Internet se realiza prin dial-up, iar serviciul de telefonie era destul de costisitor. Odat cu World Wide Web-ul, emailul ncepe s se prezinte cu interfee web prietenoase, asigurate de furnizori (provider) precum Yahoo, Hotmail, Google etc. Astfel, n ciuda a aceea ce WWW-ul ofer, emailul rmne cea mai important aplicaie a Internet-ului, cea 30

mai des utilizat facilitate a acestuia. n prezent mai mult de 600 milioane de oameni din ntreaga lume folosesc serviciul de email.

II.2.1. Crearea unei adrese de email

Sarcin de lucru Se dorete crearea unei adrese de email pentru utilizatorul Popescu Vasile-Marian. Urmnd paii prezentai mai jos i folosind furnizorul Yahoo, creai propria adres de email: 1. Se pornete aplicaia Internet Explorer. 2. n bara de adrese se tasteaz adresa: http://www.yahoo.com/ 3. n partea stnga a paginii afiate, se alege Yahoo!Mail, aa cum se arat n imaginea urmtoare.

Figura 26. Pagina www.yahoo.com

4. n pagina afiat se alege Create New Account pentru a crea o adres nou

31

Figura 27. Creare adres email

5. Se completeaz cmpurile cerute cu informaiile corespunztoare. Pe msur ce se introduc, datele se i verific n mod automat. ntr-o prim etap sunt cerute informaii cu caracter personal: nume, prenume, data naterii, ara de origine, codul potal. Unele dintre aceste cmpuri nu sunt obligatorii ns sunt necesare pentru ca Yahoo s v furnizeze coninut din regiunea dumneavoastr.

Figura 28. Creare adres email - introducere date personale

Ulterior se vor solicit date cu privire la crearea contului (a utilizatorului Yahoo): cum s se numeasc contul i va fi definit parola. Deoarece sunt o multitudine de utilizatori, este posibil ca ceea ce se introduce ca denumire de cont de email s fie deja atribuit. Yahoo sugereaz posibile nume de utilizator care, n acel moment, sunt disponibile. 32

n cmpul Password se introduce parola dorit pentru cont.

Figura 29. Creare adres email - introducere date cont

Pentru utilizatorul Popescu Vasile, s-a creat, n figura de mai sus adresa de email: popescu_vasile_marian@yahoo.com i s-a introdus o parol. Este de preferat ca att contul creat ct i parola introdus s fie ct mai uor de reinut. Pe de alt parte, se recomand ca parola introdus s nu fie uor de ghicit. Astfel, conteaz dac parola conine litere mari sau mici, cifre, diverse simboluri. Mai departe, Yahoo solicit s fie definite anumite informaii, extrem de necesare n cazul n care ID-ul (denumirea contului de email) sau parola este uitat. Astfel se solicit introducerea unei adrese alternative de email pe care vor fi trimise, selectarea sau introducerea a 2 ntrebri secrete care vor fi puse atunci cnd se ncearc reamintirea informaiilor uitate, precum i rspunsurile la acestea.

Figura 30. Creare adres email - informaii suplimentare

La final, Yahoo solicit introducerea unor caractere ca o msura de securitate.

33

Figura 31. Creare adres email - introducere cod de securitate

Adresa este creat automat n momentul n care se acioneaz butonul Create My Account.

34

Figura 32. Creare adres email - Mesaj de confirmare al contului creat

Pentru a citi, compune sau trimite mesaje folosind adresa nou creat, se reiau paii 1, 2 i 3 anterior descrii i se introduc datele cerute n cmpurile Yahoo!ID n cazul prezentat vasile_popescu_marian i Password.

35

Figura 33. Accesare adres de email

Odat accesat contul de email, se pot citi mesaje prin simplu click asupra acestora, se pot compune mesaje noi folosind butonul New, se poate rspunde la mesaje folosind butonul Reply. Prin accesarea butonului New, va apare o fereastr nou n care se vor introduce: n cmpul To: adresa de email a destinatarului n cmpul CC (numit i carbon copy sau copie la indigo): se introduc adresele de email ale persoanelor crora dorim s le aducem la cunotin mesajul trimis. Persoanele ale cror adrese sunt trecute n cmpul Cc: se mai numesc "destinatarii secundari". Opional, n cmpul BCC (prescurtarea de la Blind Carbon Copy sau copie confidenal), vizibil dac se apas butonul Show BCC: ca i n cazul precedent, cmpul poate cuprinde adresele unor destinatari secundari. Diferena fa de copia simpl const n faptul c destinatarii primari i secundari ai mesajului nu vor ti c mesajul este recepionat de aceti corespondeni. n cmpul Subject: titlul mesajului coninutul mesajului n cmpul gol.

36

Figura 34. Compunere mesaj nou

Pentru a rspunde la un mesaj, dup click pe mesajul primit, se va apsa butonul Reply.

Figura 35. Utilizarea butonului Reply pentru a rspunde unui mesaj

Dup acionarea butonului, va apare o fereastr n care cmpurile To i Subject sunt precompletate, iar cmpul mesajului conine i mesajul primit, deasupra cruia se va putea introduce textul de rspuns. Similar celor descrise anterior, se pot crea conturi pentru Google Mail accesnd adresa https://mail.google.com/, pentru Hotmail la adresa http://www.hotmail.com sau pentru orice alt site.

37

II.2.2. Microsoft Outlook

Microsoft Outlook este un program de pot electronic i face parte din suita Office, dezvoltat de compania Microsoft. De asemenea, acesta ofer un mediu unic att pentru email ct i pentru gestionarea calendarelor, a persoanelor de contact, a informaiilor personale. Programul poate fi accesat urmnd calea: Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Outlook 2007 sau accesnd pictograma de pe ecranul calculatorului.

Figura 36. Programul de pot electronic - Microsoft Outlook

Microsoft Outlook este utilizat ndeosebi n organizaii corporatiste ns poate fi ntrebuinat cu uurin de ctre orice utilizator. Una din facilitile oferite de acest program este posibilitatea lucrului concomitent cu dou sau mai multe adrese de email ale aceluiai furnizor sau ale unor furnizori diferii: Yahoo, Gmail, Hotmail etc. Configurrile Microsoft Outlook, necesare pentru a putea accesa aceste csue de email de la Yahoo, Gmail sau Hotmail, sunt explicate pe larg la adresa:

38

http://office.microsoft.com/ro-ro/outlookhelp/CL010072910.aspx?CTT=97 - pentru utilizarea Outlook cu Yahoo! Mail II.2.2.1 Crearea unui mesaj nou

Sarcin de lucru Utiliznd link-ul menionat anterior, configurai Microsoft Outlook pentru accesarea adresei de email. Urmnd indicaiile urmtoare, trimitei un mail ctre un prieten. Pentru a trimite un email folosind Microsoft Outlook se poate utiliza una din urmtoarele ci: 1. se acceseaz meniul File / New / Mail message 2. se acioneaz butonul New / Mail message 3. se apas concomitent tastele Ctrl + N.

Figura 37. Mesaj nou

39

4. Ulterior se vor introduce: adresa de email a destinatarului, subiectul i coninutul mesajului. Emailul va fi trimis dup apsarea butonului Send.

Figura 38. Creare mesaj nou

Unui mesaj primit i se poate rspunde folosind unul dintre butoanele: Reply pentru a rspunde destinatarului (cel menionat n cmpul To) Reply to All pentru a rspunde tuturor destinatarilor (att cei din cmpul To ct i cei menionai n cmpul CC) Forward pentru a trimite emailul mai departe, altor destinatari.

Figura 39. Butoanele Replay, Replay all Forward

II.2.2.2 Organizarea csuei de email Emailurile primite pot fi organizate, n cadrul Inbox-ului, ntr-o structur de directoare. Pentru a crea un folder (director) nou, se apas click dreapta asupra Inbox-ului i se alege New Folder.

40

Figura 40. Organizarea csuei de email - creare directoare

Emailurile pot fi mutate din Inbox ntr-unul din directoare prin Drag and Drop (se menine click stnga pe emailul care se dorete mutat i se trage n folderul dorit) sau folosind reguli cu ajutorul crora emailul primit de la o anumit persoan se va muta automat n folderul dorit. Pentru a crea o regul nou din meniul Tools se alege Rules and Alerts, ca n imaginea de mai jos:

41

Figura 41. Utilizare Rules and Alerts

n fereastra nou aprut se apas New Rule ... configurarea noii reguli. Astfel:

pentru a ncepe

se pot muta mesaje de la un anumit destinatar sau de la o list de distribuie, ntr-un anumit folder; se pot muta mesaje ce conin anumite cuvinte n subiect, ntr-un folder specific; se pot terge emailuri cu anumite cuvinte n subiect se pot marca emailuri cu steaguri de culori diferite, pentru atenionare.

42

Figura 42. Organizare csu de email prin utilizarea regulilor

Sarcin de lucru 1.Creai, n cadrul Inbox-ului, un folder denumit Colegi. 2. Configurai dou reguli astfel: - prima regul cu ajutorul creia toate mailurile ce au in subiect cuvantul BUNA sa fie mutate automat in folderul Colegi. -s se tearg automat toate mailurile care conin n subiect cuvntul STERS II.2.2.3 Gestionarea contactelor Microsoft Outlook ofer posibilitatea gestionrii persoanelor de contact i a informaiilor persnale. Pentru a introduce, cuta, modifica sau vizualiza lista contactelor se poate urma unul din paii descrii n cele ce urmeaz: 1. se alege opiunea Contacts din partea stng a ferestrei principale a Microsoft Outlook

43

2. din meniul Go se alege Contacts 3. se apas simultan combinaia de taste Ctrl + 3.

Figura 43. Definire contacte

4. Ulterior, prin apsarea butonului New / Contact sau a combinaiei de taste Ctrl+N, va apare o fereastr n care se completeaz datele persoanei care se dorete a fi salvat n lista de contacte.

44

Figura 44. Introducere contact nou

Odat introduse, datele unei persoane de contact pot fi folosite cu uurin n momentul conceperii unui email. Astfel, dac se apas butonul To, din fereastra nou aprut se poate alege persoana creia i se trimite mesajul.

45

Figura 45. Selectare contact definit n lista de contacte

Sarcin de lucru n lista de contacte adugai adresele a 3 prienteni. Folosind opiunea To i Cc (din fereastra de creare a unui mail nou) trimite-i un mail ctre 2 persoane. II.2.2.4 Utilizarea Calendarului Calendarul integrat n Microsoft Outlook ofer posibilitatea crerii unei agende electronice pentru organizarea i crearea ntlnirilor, programrilor sau a evenimentelor. Programarea (Appointment) este acel eveniment ce ne privete personal, ce are loc o singur dat pe zi la o ora fixat. O ntlnire (meeting) este o programare la care urmeaz s participe mai multe persoane. Sarcin de lucru Pentru accesarea Calendarului se poate urma unul dintre paii descrii n cele ce urmeaz: 1. se alege opiunea Calendar din partea stng a ferestrei principale a Microsoft Outlook 2. din meniul Go se alege Calendar 3. se apas simultan combinaia de taste Ctrl + 2

46

Figura 46. Accesare calendar

Pentru organizarea unei ntlniri, sunt necesare trei elemente de baz: un organizator, participani i o amplasare. Exist mai multe posibiliti pentru a stabili o ntlnire, pornind de la o programare, n Microsoft Outlook: 1. se acceseaz meniul Actions / New Appointment 2. se acioneaz butonul New / Appointment 3. se d dublu click pe un interval orar din fereastra calendarului implicit a

47

Figura 47. Creare ntlnire

n fereastra aprut se introduc primele date ale ntlnirii: subiectul ntlnirii (cmpul Subject), locaia (cmpul Location), localizarea n timp data de start, de finalizare, ora de nceput i de sfrit. De asemenea se poate specifica i un timp de reamintire a ntlnirii, nainte ca aceasta s aib loc (cmpul Reminder).

Figura 48. Introducere date ntlnire

Participanii la ntlnire se introduc la accesarea butonului Scheduling. ntr-o ntlnire Outlook fiecare persoan implicat are un rol clar care dicteaz ce face acea persoan i ce grad de control are. Astfel exist participani obligatorii (Required Attendee) i participani opionali (Optional Attendee). La acestea se adaug resursele echipamente sau sli.

Figura 49. Scheduling

48

Resursele se pot aduga direct din lista de contacte prin apsarea butonului Add Others i selectarea opiunii Add from Address Book.

Figura 50. Adugare participani

Dup adugarea participanilor se apas butonul Send i astfel organizatorul ntlnirii le trimite participanilor o solicitare de ntlnire. Solicitarea merge att n Inbox-urile ct i n calendarele participanilor. Sarcin de lucru Organizai o ntlnire la care sa fie invitate 4 persoane din lista de contacte, 2 persoane obligatoriu i 2 persoane optional. Configurai aceast ntlnirea n aa fel nct s dureze 2 ore. Configurai ntlnirea astfel nct invitaii s primeasc reminder pe mail nainte cu 30 min de nceperea edinei.

REZOLVRI EXERCIII:
Exerciiul 1. Rspuns corect: WWW reprezint o structur de documente i informaii legate ntre ele avnd scopul de a permite accesul la o mare diversitate de documente.

49

Exerciiul 2. Rspunsuri corecte: Microsoft Internet Explorer Mozila Firefox Google Chrome Opera Apple Safari

III. MICROSOFT WORD 2007

Aplicaia Microsoft Word 2007 este un editor de texte complex i eficient care ofer instrumentele necesare pentru a produce documente de diferite tipuri de la scrisori i referate, la cri i pagini Web. Documentele rezultate pot fi printate, transmise prin email i fax sau vizualizate pe Internet ca pagini Web. Aceast aplicaie v ajut s creai documente text care includ imagini, ecuaii matematice, tabele sau simboluri grafice.

III.1. UTILIZAREA PROCESORULUI DE TEXTE WORD

III.1.1. Lansarea aplicaiei
Pentru a lansa aplicaia Word putei folosi una dintre cele trei opiuni: - click pe Start / All Programs / Microsoft Office / Microsoft Word 2007

50

- dublu click pe shortcut-ul Word de pe desktop - accesnd un fiier text din Windows Explorer

Figura 51. Deschiderea aplicaiei Microsoft WORD 2007

III.1.2. Interfaa Microsoft Office Word

Deoarece Microsoft Office Word poate fi personalizat, fereastra aplicaiei poate arta diferit de la un utilizator la altul, dar ea prezint toate elementele cunoscute ale ferestrelor. Fereastra aplicaiei prezint un document nou cu numele Document1 aa cum apare n figura urmtoare.

Figura 52. Pagina de nceput

Fiecare document va avea una sau mai multe pagini.

51

Pentru a v familiariza cu interfaa, vom enumera unele dintre cele mai importante elemente: Bara de titlu apare n partea de sus unde avei denumirea documentului curent (Document 1) i urmtoarele butoane: minimizare (respectiv maximizare redimensionare i nchidere aplicaie. ),

Meniul de comenzi cuprinde Tab-urile: Home, Insert, Page Layout, Referneces, Mailings, Review,View Bara de instrumente permite accesarea rapid a unor comenzi uzuale din meniuri. Aceste comenzi sunt reprezentate prin icon-uri. Suprafaa de lucru efectiv este spaiul unde se scrie textul, se adaug imagini sau tabele. Aceast suprafa este delimitat de dou rigle de poziionare, o rigl vertical i una orizontal. Bara de stare afieaz informaii legate de modul de editare i parametrii documentului (numrul de pagini, pagina curent, dimensiunea dintre rnduri, limba selectat .a.m.d). Lucrarea Document1 are implicit o pagin. Pagina urmtoare apare automat atunci cnd se umple cu informaie prima pagin. La dorina utilizatorului se poate aduga oricnd o pagin nou folosind combinaia de taste Ctrl + Enter. Este important unde se afl cursorul text (punctul de inserie) n pagin, n momentul inserrii unei pagini noi prin acest procedeu. Cursorul text apare sub forma unei liniue verticale pulsatoare. Exerciiul 1: Care dintre urmtoarele zone ale ferestrei aplicaiei Word afieaz numrul de pagini i pagina curent a documentului curent deschis? 1. Bara de stare 2. Bara de instrumente 3. Bara de titlu 4. Bara de instrumente

52

Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

III.1.3. Deschiderea unui document existent

Aceast operaie poate fi folosit numai dac exist un fiier text creat anterior i salvat pe hard disk. Pentru a deschide fiierul existent, este necesar s urmai paii:

- Click pe iconia din stnga sus

i apoi opiunea Open

Figura 53. Deschiderea documentelor

Acelai lucru se poate obine i prin combinaia de taste Ctrl+O - Selectai fiierul dorit urmnd calea unde este salvat pe hard disk (exemplu: C:\Documents and Settings\Administrator\My Computer\Cerere) - Click pe butonul .

III.1.4. Salvarea unui document word

Salvarea documentului curent se poate realiza n orice moment. Pentru prima salvare, utilizatorul va trebui s denumeasc documentul i s aleag destinaia unde va fi salvat; orice salvare ulterioar va pstra cele dou setri iniiale (nume fiier i locaia unde se afl pe hard disk). Pentru a salva documentul curent urmai paii:

- Click pe meniul

i apoi opiunea Save

53

Figura 54. Deschiderea documentelor

- urmai calea unde dorii s salvai fiierul (exemplu: Desktop) - click pe butonul .

Aplicaia ofer posibilitatea salvrii documentului curent ntr-o alt locaie pe hard disk i cu o alt denumire. Acest lucru se realizeaz prin comanda Save as. La opiunea Save As putem alege dac documentul va fi salvat ca i un Word 2007 sau dac acest document va fi salvat intr-un mod care permite citirea i cu versiuni mai vechi Word 97-2003.

Figura 55. Salvarea unui document

54

Exerciiul 2: Pentru a salva documentul ntr-un format ce poate fi citit i cu versiuni mai vechi ale Microsoft Word folosii comanda: 1. Salvare (Save) 2. Salvare ca (Save as) cu Word Document 3. Salvare ca (Save as) cu Word 97-2003 Document Rezolvrile exerciiilor se gsesc la finalul acestui capitol!

III.1.5. Crearea unui document word

Pentru a crea un nou document Word accesai meniul

Pentru a crea un document nou, pentru a deschide sau a salva un document se pot folosi i comenzile rapide de la tastatur: Ctrl+N document nou Ctrl+O deschidere document (open) Ctrl+S salvare document

III.1.6. nchiderea documentelor

Fereastra documentului activ se nchide astfel:

- Click pe meniul - Click pe butonul

i opiunea Close Close.

Dac fiierul nu a fost salvat sau dac s-au operat modificri de la ultima salvare atunci vei fi ntrebai dac dorii s salvai sau nu.

55

Figura 56. Salvarea documentului naintea nchiderii aplicaiei

III.2. OPERAII DE BAZ NECESARE PENTRU PRELUCRAREA

TEXTELOR

III.2.1. Iniializarea paginii de lucru

Iniializarea paginii se realizeaz din meniul Page Layout. Aceast opiune este structurat pe mai multe pri: Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange

Figura 57. Iniializarea paginii de lucru - Tab-ul Page Setup - putei seta manual marginile paginii Margins, orientarea paginii Orientation, dimensiunea paginii Size i numrul de coloane n tab-ul Margins dac se alege opiunea Custom Margins se dechide fereastra Page Setup similar cu fereastra de setare a caracteristicilor paginilor din versiuni mai vechi a Microsoft Word.

56

Figura 58. Iniializarea paginii de lucru

-Tab-ul Paragraph permite setarea spaiilor dintre paragrafe i a distanelor faa de marginile spaiului de lucru

III.2.2. Selectarea informaiilor

nainte de a muta, copia, formata sau de a efectua alte operaii cu un text acesta trebuie mai nti selectat. Word permite selectarea textului care se afl n secven (consecutiv) ct i a blocurilor (secvenelor) de text care nu sunt consecutive. Selectarea textului n Word se realizeaz fcnd click cu mouse-ul la o extremitate a textului care se dorete a fi n selecie i apoi glisnd mouse-ul pn la cealalt extremitate a textului. De asemenea, putei selecta zone de text poziionnd cursorul text la nceputul zonei respective i apsnd tasta Shift mpreun cu tastele cu sgei n sensul seleciei. Pe lng aceste modaliti de selecie exist variante mai rapide, unele dintre acestea fiind prezentate n continuare. Un cuvnt se selecteaz dac se execut dublu-click pe cuvntul respectiv. O propoziie se selecteaz prin Ctrl + click oriunde n interiorul propoziiei. Selectarea unui numr de rnduri se face astfel: se mut cursorul mouse-ului pe marginea din stnga a primului rnd, apoi se execut 57

click i se gliseaz mouse-ul (n zona din stnga) n dreptul rndurilor ce se doresc a fi n selecie. Un paragraf se poate selecta executnd triplu click n interiorul lui sau dublu click n stnga lui. Pentru selectarea ntregului text exist trei variante: - se acceseaz meniul Home-Select-Select all sau

Figura 59. Optiunea Select

- se d triplu click n stnga textului sau - folosind combinaia de taste Ctrl + A Pentru a deselecta zona selectat se execut un click n document sau se apas o tast sgeat.

III.2.3. Copierea, mutarea, tergerea

Copierea - Aceast comand se folosete pentru a copia o informaie din document i folosirea ei ntr-un alt loc (n acelai document sau ntr-un alt document). Pentru a copia un fragment din document, este necesar ca mai nti s-l selectai, iar apoi s accesai butonul din dreapta al mouse-ului. Din lista accesat, accesai Copy. O alt metod este folosirea combinaiei de taste Ctrl + C . Pentru a lipi informaia copiat, accesai locul unde va fi lipit, apsai butonul din dreapta al mouse-ul, iar din lista alegei comanda Paste sau folosii combinaia de taste Ctrl + V Mutarea - Pentru a muta o informaie din document, selectai fragmentul care dorii s-1 mutai, apsai butonul din dreapta al mouse-ului i accesai comanda Cut sau folosii Ctrl + X tergerea informaiilor selectate se realizeaz prin apsarea tastei Delete.

58

Aceste comenzi le gsii i n meniul Home pe bara de instrumente.

Figura 60. Prezentare comenzi tiere, copiere, lipire

Sarcin de lucru: 1. Deschidei un document nou Word 2. Salvai documentul cu numele Exerciiul 1 3. Scriei in document urmtoarea fraz: Acest text trebuie copiat. Acest text trebuie mutat. 4. Deschidei un nou document Word numele Exerciiul 2. i salvai documentul cu

5. Selectai din primul document textul Acest text trebuie copiat. i copiai acest text in documentul Exerciiul 2. 6. Selectai din primul document textul Acest text trebuie mutat. i mutai acest text in documentul Exerciiul 2. 7. Salvai din nou cele 2 documente i nchidei editorul Word.

III.2.4. Cutarea i nlocuirea informaiilor

Gsirea i nlocuirea unor fragmente de text este una dintre cele mai rapide modaliti de a efectua modificri repetitive asupra unui document. Cutare - Comanda Find (gsire) se refer la identificarea poziiei unui ir de caractere, iar Replace (nlocuire) nlocuiete irul de caractere (poriune de text) gsit cu unul nou. Pentru utilizarea acestor comenzi, se alege meniul Home / Find

59

i n fereastra care se deschide se introduce irul de caractere ce se dorete a fi gsit n caseta Find what (de gsit) i se apas butonul Find Next (urmtorul gsit). La fiecare gsire a irului de caractere cutat, procesul de cutare se oprete, textul gsit fiind selectat. Prin apsarea butonului Find Next procesul de cutare continu.

Figura 61. Fereastr Cutare

nlocuirea - n unele cazuri este necesar ca textul gsit s fie nlocuit cu un altul. Pentru aceasta se alege Home / Replace. Se introduce irul de caractere ce se dorete a fi gsit n caseta Find what iar n caseta Replace with (nlocuire cu) se introduce textul cu care se face nlocuirea. Se ncepe cutarea cu click pe Find Next. Cu click pe butonul Replace (nlocuire) textele gsite se vor nlocui unul cte unul, iar dac n unele locuri nu se dorete substituirea textului gsit, se apas butonul Find Next; cu click pe butonul Replace All (nlocuire peste tot) nlocuirea se va face automat n tot documentul.

60

Figura 62. Fereastr nlocuire

Cutarea i nlocuirea informaiilor din document are i o seciune avansat. Aceasta se poate vizualiza din fereastra Find and Replace, accesnd butonul More. De exemplu, dac se bifeaz opiunea Match case atunci la gsirea textului se va fi ine cont de tipul literelor (majuscule i minuscule).

III.2.5. Folosirea comenzilor Undo i Redo

n cazul n care ai tastat un text greit, sau ai dat o comand greit avei posibilitatea s anulai aceste aciuni prin comanda Undo. Comanda Redo inverseaz aciunea comenzii pentru anulare, adic anuleaz ultimul Undo, sau ultimele Undo. Redo se utilizeaz n cazul n care nu ai intenionat s anulai o aciune, i are ca efect revenirea la situaia dinainte de a da comanda Undo. Avei acces la comenzile Undo i Redo prin taste rapide (Undo=Ctrl+Z; Redo=Ctrl+Y ), folosind bara de instrumente . Pentru a anula / reface mai multe aciuni, facei click pe sgeata din dreapta butonului Undo / Redo; va aprea o list cu cele mai recente aciuni pe care Microsoft Word le poate anula / reface. Apoi, facei click pe aciunea pe care dorii s o anulai / refacei. Dac nu vedei aciunea n list, pentru a o vizualiza, utilizai bara de derulare asociat listei. Cnd anulai sau refacei o aciune din list, se anuleaz / refac de asemenea, toate aciunile situate naintea ei. Dac nu se poate reface ultima anulare atunci numele butonului se schimb n Can`t Redo. Butonul Redo apare numai dup o anulare.

III.3. FORMATAREA TEXTULUI

III.3.1. Introducerea caracterelor speciale, a simbolurilor
Prin caracter special nelegem orice caracter care nu apare pe tastatur. De exemplu sunt caractere speciale.

61

Pentru a introduce n document caractere speciale sau simboluri parcurgei paii: 1. Plasai cursorul text n locul unde dorii s inserai caracterul 2. Accesai meniul Insert / Symbol More Symbols...

Figura 63. Insert Symbol

3. O s se deschid urmtoarea fereastr

Figura 64. Fereastra Symbol

4. Accesai unul din cele dou tab-uri Symbols sau Special Characters 5. n lista caracterelor i simbolurilor, dai click pe simbolul dorit, apoi click pe butonul Insert.

62

III.3.2. Formatarea caracterelor

Formatarea textului se refer att la alegerea tipului de font, a stilului fontului, a dimensiunii sau culorii lui, ct i la alegerea distanei (spaierii) dintre caractere. nainte de face orice formatare textul trebuie selectat. Dac nu este selectat un text, atunci formatrile stabilite se vor aplica textului care se va introduce ncepnd cu poziia curent a cursorului text (punctului de inserie). Formatrile se realizeaz din meniul Home Font, iar comenzile de formatare se afl pe bara de instrumente.

Figura 65. Fereastra Font

III.3.2.1 Schimbarea aspectului textului: dimensiune i tip font Pentru a schimbarea tipului de font aplicat textului urmai paii: - Se selecteaz textul ce urmeaz s se modifice - Din bara de instrumente accesai lista fonturilor - Alegei tipul de font pe care dorii s-l folosii.

63

Figura 66. Alegerea fontului

III.3.2.2 Schimbarea dimensiunii (mrimii) fontului aplicat i n acest caz putei folosi din bara de instrumente din Opiunea Font

Figura 67. Schimbarea dimensiunii fontului aplicat

64

III.3.3. Folosirea formatrii textului de tip: Bold, Italic, Underline

Grupul Font conine butoane care permit scrierea cu caractere ngroate, italice sau subliniate. 1. Cum aplicm formatare de tip Bold ( ngroat) ? Selectm textul pe care dorim s-l modificm. pe bara de instrumente facem click pe butonul Bold folosind combinaia de taste Ctrl+B 2. Cum aplicm formatare de tip Italic (cursiv) ? Selectm textul pe care dorim s-l modificm. pe bara de instrumente facem click pe butonul folosim combinaia de taste Ctrl+I 3. Cum aplicm formatare de tip Underline (subliniere) ? Selectm textul pe care dorim s-l modificm. pe bara de instrumente facem click pe butonul folosim combinaia de taste Ctrl+U Underline sau Italic sau , sau

Dac dorii un anumit model de subliniere atunci l selectai din lista derulant Subliniere (Underline) care apare la click pe sgeata din dreapta butonului.

Exerciiul 3: ntr-un document, textul poate fi formatat n fonturi diferite? Care e numrul maxim de fonturi ce pot fi folosite ntr-un singur document?

Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

III.3.4. Alinierea textului n cadrul documentului

La introducerea textului n document, trecerea la o alt linie se realizeaz automat, n momentul n care cursorul text (punctul de inserie) ajunge la captul liniei.

65

Totui exist numeroase situaii n care indiferent de formatrile aplicate textului, se dorete ca un anumit aliniat s nceap ntotdeauna ntr-o linie nou. Din perspectiva Microsoft Word acest lucru se realizeaz insernd un nou paragraf. Un paragraf nou se introduce prin apsarea tastei Enter. Aceasta provoac o ntrerupere de linie n text (n poziia n care se afl punctul de inserie) i trecerea cursorului text (punctul de inserie) la linia urmtoare. Altfel spus Paragraful reprezint textul introdus ntre dou apsri consecutive ale tastei Enter. Word-ul trateaz fiecare paragraf ca o entitate separat, ce are informaii proprii de formatare. Alinierea orizontal a textului dintr-un paragraf determin aspectul marginilor liniilor paragrafului: aliniere la stnga, aliniere la dreapta, la centru sau aliniere stnga-dreapta. Opiunile de formatare se

regsesc in meniul Home Paragraph Align Left (alinierea textului la stnga) - liniile paragrafului vor fi aliniate n partea stng. Align Right (alinierea textului la dreapta) - liniile paragrafului vor fi aliniate n partea dreapt. Center (aliniere centru) - liniile paragrafului vor fi centrate.

Justify (stnga-dreapta) - liniile paragrafului vor fi aliniate att n partea stng ct i n partea dreapt (spaiile dintre cuvintele textului selectat vor fi condensate sau extinse).

III.3.5. Indentarea i spaierea rndurilor unui paragraf

Liniile cu text ale unui paragraf se ntind n mod obinuit de la marginea din stnga a paginii pn la marginea din dreapta. n unele situaii dorim ca anumite paragrafe s aib o aliniere diferit de a celorlalte (de exemplu s nceap mai din interiorul marginilor paginii, sau s se termine nainte de marginea din dreapta a paginii). Acest lucru se poate face prin operaia de indentare. Indentarea stabilete distana la care se afl un paragraf fa de marginea din stnga i fa de marginea din dreapta. Exist de asemenea posibilitatea de a crea o indentare diferit pentru prima linie din paragraf fa de celelalte linii (sau un indent agat, n care prima linie a paragrafului nu este indentat, iar restul liniilor sunt). 66

Aplicaia Word v pune la dispoziie mai multe modaliti de a indenta textul dintr-un paragraf: A. Rigla gradat (Ruler). Pe rigla orizontal sunt patru marcatori (butoane glisante) pentru stabilirea indentrilor, dup cum apar n figura urmtoare:

Figura 68. Rigla

First Line indent (indent prima linie) produce deplasarea primei linii din paragraf spre dreapta sau stnga; are acelai efect ca i apsarea tastei Tab n faa primei linii din paragraf. Hanging indent (indent agat) trimite celelalte linii din paragraf spre dreapta primei linii atunci cnd acest marcator este poziionat n dreapta marcatorului de First line indent. Left Indent (indent stnga) delimiteaz un paragraf de restul textului prin ndeprtarea tuturor liniilor de text de marginea stng a documentului. Right Indent (indent dreapta) ndeprteaz textul de marginea din dreapta a documentului. Right indent este folosit, n general, cu un indent stnga (Left indent) pentru a crea o indentare dual (indentrile duale se folosesc n general pentru scoaterea n evident a unor citate). Pentru a modifica indentrile pentru un text existent folosind rigla urmai paii: 1. Selectai paragraful ce urmeaz a fi indentat 2. glisai cu mouse-ul spre stnga respectiv spre dreapta marcatorul (butonul) corespunztor de pe rigl

Figura 69. Modificarea inentrii folosind rigla

B. Caseta de dialog Paragraph (paragraf) 67

1. Pentru a folosi instrumentele din aceast fereastr, selectai mai nti paragraful pe care dorii s-l indendai

2. Accesai meniul Home / Paragraph i se va deschide fereastra de dialog Paragraph 3. Facei click pe tab-ul Indents and Spacing 4. n zona Indentation (indentare), n casetele Left:, Right: se modific distana de indentare (se efectueaz click pe sgeile orientate n sus sau n jos sau se pot introduce numere cu zecimal direct n casete). n lista Special: se poate selecta: - First Line (prima linie) pentru o indentare a primului rnd de text din paragraf. - Hanging (agat) pentru a indenta restul liniilor din paragraf mai puin prima linie. - distana de indentare se precizeaz n caseta By:. 5. Se face click pe butonul .

Figura 70. Opiuni de indentare

Indentrile se pot stabili i nainte de a introduce textul. Se poziioneaz punctul de inserie n locul dorit; se stabilesc indentrile; se tasteaz n continuare textul. Aceste indentri se vor aplica textului ce se va introduce pn la modificarea parametrilor de indentare.

68

Distana dintre rndurile unui paragraf poate fi modificat. Spaierea rndurilor stabilete dimensiunea spaiului vertical dintre liniile textului unui paragraf. n mod obinuit liniile de text sunt spaiate la un rnd. Spaierea rndurilor unui paragraf se realizeaz astfel: 1. Se selecteaz paragraful 2. Se acceseaz meniul Home / Paragraph

i se va deschide fereastra de dialog Paragraph 3. Facei click pe tab-ul Indents and Spacing 4. n zona Spacing (spaiere) se alege una dintre variante.

Figura 71. Opiuni de spaiere

Se execut click pe butonul OK pentru a nchide fereastra i a salva opiunea. Spaierea Single (la un rnd) nseamn c se ofer spaiu pentru cel mai mare font folosit n acea linie, la care se adaug un mic spaiu suplimentar. Spaierea Double (la dou rnduri) ofer spaiu dublu fa de spaierea la un rnd. Pentru a spaia toate liniile n mod egal indiferent de mrimea fontului utilizat, selectm din lista Line spacing: varianta Exactly iar n caseta At: specificm dimensiunea spaiului vertical dorit. Acest spaiu trebuie s fie suficient pentru a ncpea n linie cel mai mare caracter utilizat n liniile paragrafului. Dac textul apare decupat (trunchiat), se va mri spaierea dintre rnduri n caseta At:.

69

Se pot aplica i alte spaieri dac n lista Line spacing se selecteaz una din variantele: At least (cel puin), Exactly sau Multiple (multipl). Pentru fiecare dintre aceste variante se poate introduce o valoare n caseta (At:).

Cnd se apas tasta Enter pentru a ncepe un paragraf nou, spaierea de dinaintea, respectiv, de dup paragraful anterior este continuat i la noul paragraf. Aceast spaiere se poate modifica pentru fiecare paragraf n parte.

III.3.6. Marcarea vizual a textului

Marcarea textului se poate realiza folosind mai multe instrumente: 1. Schimbarea culorii de fond a textului - Primul pas: se selecteaz textul a crui culoare de umbrire se dorete a fi modificat. - Din meniul Home, tab-ul Font se acceseaz iconia Text Highlight Color sau dup ce n prealabil s-a selectat textul, la apsarea click dreapta se selectez din opiuni

Figura 72. Opiuni de spaiere

Pentru renunarea la culoarea de fundal se alege No Color (fr culoare). Pentru a avea acces la alte culori se alege More Colors (mai multe culori). Sarcin de lucru: Deschidei documentul Exerciiul 2 creat la sarcina de lucru anterioar. 70

Aplicai textului caracteristici:

Acest

text

trebuie

copiat

urmtoarele

1. Bold i Italic 2. Fondul textului s fie ALBASTRU

III.3.7. Utilizarea culorilor n text

Ca i n cazul schimbrii culorii fondului i a marcrii folosind markerului, modificarea culorii textului presupune ca precondiie, selectarea informaiilor pe care dorii s le modificai. Dup selectare, accesai butonul de pe bara de instrumente, iar textul va fi marcat n culoarea curent. Pentru a alege o alt culoare, se d click pe sgeata din dreapta butonului i se alege culoarea dorit. Exemplu: Acest test este scris cu verde

III.3.8. Copiere formatului unui text selectat

Dac v place cum este formatat un text, avei posibilitatea s copiai formatul acestui text i s-l aplicai altui text. Aceast facilitate este oferit de funcia Format Painter (descriptor de formate). Pentru a copia formatul de la un text la un alt text, urmai paii: 1. Selectai textul al crui format dorii s-l aplicai unui alt text 2. Accesai butonul Format Painter pe bara de instrumente.

3. Se selecteaz textul destinaie (cel cruia i se va aplica noul format). Formatarea poate fi copiat la mai multe poriuni de text ce nu se afl una n continuarea celeilalte parcurgnd paii: 1. Selectai textul al crui format dorii s-l aplicai unui alt text 2. Facei dublu click pe butonul Format Painter de pe bara de instrumente 3. Se selecteaz pe rnd fiecare poriune de text la care se va aplica formatarea 71

4. Cnd s-a terminat de aplicat formatul se apas tasta ESC sau se face click pe butonul Format Painter pentru a-l dezactiva.

III.3.9. Introducerea i tergerea marcatorilor i a numerotrilor pentru o list simpl

n Microsoft Word se pot crea automat liste cu marcatori sau liste numerotate n timpul tastrii textului, sau se pot aduga rapid marcatori sau numere la liniile de text deja introduse. Un marcator sau o numerotare va aprea n faa primului rnd din paragraf.

Figura 73. Folosire Bullets i Numbering

Pentru a aduga Bullets sau Numbers unui text introdus, selectai mai nti textul ce urmeaz a fi marcat sau numerotat, apoi accesai meniul Home, Paragraph i selectai iconia.

Listele puse la dispoziie prin utilizarea acestor butoane conin un anumit marcator (sau un anumit tip de numerotare) i folosesc un spaiu prestabilit ntre marcator (sau numr) i textul care urmeaz. III.3.9.1 Liste cu marcatori sau numerotare, introduse n timpul tastrii 1. Se activeaz unul dintre butoanele nainte de a introduce elementele listei; Bullets sau Numbering

2. Se introduce apoi textul, tastnd Enter dup fiecare element din list; Dup ce se termin de introdus toat lista se dezactiveaz butonul corespunztor: Bullets sau Numbering III.3.9.2 tergerea (eliminarea) marcatorilor sau a numerotrilor din faa textului 1. Se selecteaz textul de la care se elimin marcatorii sau numerotarea 72

2. Se dezactiveaz prin click butonul corespunztor tipului de list respectiv (fr). sau din lista asociat butonului se alege None

Se pot crea automat n timpul tastrii liste cu marcatori sau numerotare i prin alt metod: 1. Se poziioneaz punctul de inserie la nceputul unui rnd nou. Se acceseaz iconia de pe bara de instrumente sau aceleai opiuni se regasesc i la apsarea click dreapta.

Figura 74. Click Dreapta 2. Se introduce textul dorit pentru un element din list. Se apas Enter dup fiecare element al listei (pentru a introduce urmtorul element n list). Urmtorul numr sau marcator se va insera automat. 3. Pentru a termina lista, se apas de dou ori Enter, sau o singur dat tasta Backspace (pentru a terge ultimul marcator sau ultimul numr din list).

73

Figura 75. Lista Bullets and Numbering

III.4. UTILIZAREA AVANSAT A EDITORULUI DE TEXTE

III.4.1. Adugarea de borduri (chenare) i umbriri unui paragraf
Exist situaii n care se dorete evidenierea unui anumit text. Pentru aceasta se pot utiliza font-uri diferite de restul textului, o alt mrime de font, o alt culoare a caracterelor, se pot folosi caractere ngroate, italice sau subliniate. Se pot utiliza liste numerotate sau marcate, se pot indenta paragrafe, spaia rnduri i paragrafe. n afar de acestea mai exist i alte posibiliti cum ar fi adugarea unui chenar, a unei umbre i/sau a unei culori de fundal unui paragraf. III.4.1.1 Adugarea unei borduri prestabilite unuia sau mai multor paragrafe 1. Se selecteaz paragraful (paragrafele) la care se va aplica bordura (chenarul) 2. din meniul Home - Paragraph, se acceseaz din list opiunea:

74

Figura 76. Selectare opiunea Borders and Shading din meniu

3. se alege din lista cu modele de borduri varianta dorit n tab-ul Borders: modelul de chenar din lista Setting (setare), sau varianta None (fr) pentru a elimina chenarul existent la un paragraf; stilul de linie din lista Style (stil); culoarea din lista Culoare (Color) grosimea de linie din lista Width (lime); Paragraph din lista Apply to: (se aplic la:)

75

Figura 77. Fereastra Borders and Shading

Pentru a aduga sau elimina o anumit linie din chenar se poate executa click pe butoanele din seciunea Preview (examinare). 4. click pe butonul .

Sarcin de lucru: 1. Creai un document nou si salvai-l cu numele Exercitiul 3. 2. Introducei urmtorul text: Acest text este scris cu fontul Times New Roman de dimensiune 11, ngroat i italic. cu formatarea precizat. 3. Pentru acest paragraf, adugai un chenar cu linie discontinu, cu grosimea de 1 i culoare albastr. 4. Salvai documentul i apoi nchidei editorul word. III.4.1.2 Adugarea unei umbriri unui paragraf Sarcin de lucru: 1. Deschidei documentul creat anterior Exercitiul 3.

76

2.Adaugai textul Text cu umbre i apoi selectai-l. 3. Selectai opiunea Borders and Shading 4. Din tab-ul Shading, lista Fill (umplere) a casetei de dialog se adaug sau se elimin culori de fundal 5. Din lista Apply to: se alege Paragraph

Figura 78. Fereastra Shading

6. Se nchide caseta de dialog prin click pe butonul OK.

III.4.2. Crearea unui tabel standard

O modalitate simpl de organizare i prezentare a textului i a graficii o reprezint tabelele. Un tabel este alctuit din rnduri i coloane de celule. Celulele pot conine text, numere, reprezentri grafice sau formule de calcul. III.4.2.1 Crearea unui tabel Un tabel poate fi creat n mai multe moduri: 1. Se poziioneaz punctul de inserare n locul n care se dorete s apar tabelul

77

2. Se alege meniul Insert Tables i se selecteaz tipul de tabel, numr de linii i de coloane (din zona cu ptrtele)

Figura 79. Insert - Table 3. O alt modalitate de selecie este opiunea Insert Table, din lista prezentat mai sus. Se selecteaz un numr de rnduri Number of rows i coloane - Number of colums pentru a indica dimensiunea tabelului.

Figura 80. Fereastr inserare tabel

78

III.4.2.2 Introducerea i editarea informaiilor dintr-un tabel Dup ce tabelul a fost creat, se pot introduce date n celulele acestuia. Pentru aceasta este necesar s v poziionai mai nainte n celula n care dorii s introducei informaia. Poziionarea ntr-o celul se poate face n mai multe moduri: Click n celul Utiliznd tastele sgei Utiliznd tasta Tab se trece dintr-o celul n alta spre dreapta Shift+Tab se trece dintr-o celul n alta spre stnga.

Pentru a edita o celul a unui tabel, v poziionai n celula respectiv i apoi se editeaz coninutul n mod obinuit. Pentru poziionarea ntr-o celul e suficient s se execute click n celula respectiv. Fiecare celul a tabelului poate fi formatat separat. Orice aciune aplicabil textului dintr-un paragraf este valabil i pentru textul dintr-o celul. Textul dintr-o celul poate avea orice aliniere din lista asociat butoanelor de alinieri. III.4.2.3 Selectare rndurilor, coloanelor, celulelor i a ntregului tabel Pentru a selecta: O celul - Se deplaseaz mouse-ul n marginea din stnga a celulei i cnd se transform ntr-o sgeat orientat spre dreapta se execut click sau facei triplu click n celul; Un rnd - Se deplaseaz mouse-ul n marginea din stnga, n afara tabelului, se indic spre rnd i se efectueaz click; Mai multe rnduri - Se selecteaz primul rnd, se execut click i se gliseaz peste restul rndurilor pe care le dorim n selecie; O coloan - Se poziioneaz mouse-ul deasupra coloanei i cnd cursorul se orienteaz ctre coloan se execut click Mai multe coloane - Ca pentru mai multe rnduri sau pentru coloane adiacente, se selecteaz prima coloan, apoi se ine apsat tasta Shift i se selecteaz ultima coloan;

79

ntregul tabel - Click pe butonul selecie tabel din colul de sus stnga-sus al tabelului . III.4.2.4 Inserarea, tergerea rndurilor i coloanelor Dac se dorete adugarea de rnduri n tabel se selecteaz n tabel un numr de rnduri cte urmeaz a fi inserate i se apas click dreapta de unde se poate alege modul de inserare rnduri deasupra, rnduri dedesubt, rnduri la dreapta sau rnduri la stnga.

Figura 81. Inserarea de celule in tabel

Pentru tergerea rndurilor, se selecteaz rndurile care urmeaz a fi terse i se selecteaz opiunea Delete Cells. O s apar o fereastr de dialog din care se va alege cum se vor deplasa celulele rmase.

Figura 82. Alegere pentru deplasarea celulelor

Dintr-o celul a unui tabel se pot crea mai multe celule executnd click n celula dorit i selectnd comanda Split Cells (scindare

80

celule)

din

meniul

ce

se

deschide

la

click

dreapta.

Figura 83. Click Dreapta- Split Cells

n fereastra care apare se alege numrul de rnduri i coloane n care se mparte celula selectat.

Figura 84. Opiune Split Cells

Din mai multe celule alturate se poate forma o singur celul selectnd celulele ce se doresc unite i apoi selectnd comanda Merge Cells. III.4.2.5 Modificarea limii coloanei i nlimii rndului Cea mai simpl metod de a ajusta o coloan sau un rnd este de a deplasa punctul de inserie la limita de jos a rndului sau la limita din dreapta a coloanei. Punctul de inserie se va transforma ntr-o sgeat cu dou capete (pentru coloana , pentru rnd ), care permite deplasarea marginilor, prin drag and drop (glisare i fixare), n oricare din cele dou direcii posibile. Pentru a se afia n rigl limile coloanelor sau nlimile rndurilor (n timp ce le modificm dimensiunea) se ine apsat tasta ALT cnd se gliseaz marginile. Alte metode care permit precizarea cu exactitate a dimensiunilor: Pentru a modifica limea unei coloane la o anumit mrime: 1. Se efectueaz click pe o celul din coloan

81

2. Se acceseaz meniul Table Properties... din lista deschis la click dreapta

Figura 85. Fereastra proprieti tabel

3. Din fereastra de dialog Table Properties, se acceseaz tab-ul Column 4. Se selecteaz opiunile dorite. Din aceeai fereastr putei modifica nlimea unui rnd, accesnd tab-ul Row. III.4.2.6 Pentru a face coloanele dintr-un tabel s se potriveasc automat la coninut: 1. Se execut click ntr-o celul din tabel 2. Se alege meniul de la click dreapta opiunea Auto Fit

82

Figura 86. Selecie Autofit

III.4.3. Modificarea chenarului

ntr-un tabel se pot schimba stilul, limea i culoarea bordurii (chenarului) uneia sau mai multor celule precum i a ntregului tabel. Pentru aplicarea unei margini, se selecteaz celulele crora urmeaz s li se aplice marginea, se alege Table properties. Din fereastra de dialog Table properties, se acceseaz tab-ul Table i se apas butonul .

83

Figura 87. Opiuni borduri i umbrire pentru table

Va aprea o caset de dialog de unde se va selecta stilul de linie, grosimea i culoarea care urmeaz a fi folosite i apoi se efectueaz click pe tipul de margine dorit. Pentru a ncheia se apas butonul OK.

III.4.4. Adugarea unei umbriri (culori de fond) celulelor

Pentru a aduga culori de fundal se selecteaz celulele, rndurile sau coloanele dorite i din fereastra de dialog Table se acceseaz butonul Borders and Shading mai apoi tab-ul Shading. Se alege n seciunea Fill culoarea dorit i se apas butonul OK. Sarcin de lucru: S presupunem c trebuie s creai o situaie cu toate primele primite de cei 5 angajai ai firmei. tii despre ei CNP-ul, Numele i prenumele i prima acordat. Realizai un tabel de 5 linii cu 3 coloane n care s completai datele solicitate. Inserai nc o linie dupa cea de-a treia linie introdus. tergei acum linia numrul 2.

84

III.4.5. Inserarea i formatarea graficelor i imaginilor

ntr-un document Word se pot insera imagini (Picture), miniaturi (Clip Art), forme (Shapes), ilustraii (Smart Art), diagrame (Chart), iar pentru text se pot insera casete text (Text Box), text decorativ Word Art, obiecte (Object) etc. III.4.5.1 Introducerea graficii n document Introducerea unei miniaturi (ClipArt) Microsoft Word pune la dispoziia utilizatorului o serie de miniaturi (ClipArt-uri). Acestea sunt picturi de dimensiuni mici organizate pe categorii. n document se poate introduce o miniatur dac se alege: meniul Insert Categoria Illustrations i click pe iconia Clip Art.

Figura 88. Meniu Insert - Illustrations

Din panoul de activiti Clip Art ce va aprea n partea dreapt se poate alege Organize Clips care conine colecia Microsoft Office de miniaturi. Acestea sunt grupate pe mai multe categorii ce se deschid cu click pe simbolul categoriei respective. Miniatura dorit poate fi glisat cu mouse-ul n document. De asemenea poate fi copiat dac se face click-dreapta pe miniatur i din meniul contextual se alege opiunea Copy, se poziioneaz apoi n document cursorul de inserare i se face din nou click-dreapta i se alege opiunea Paste.

85

Figura 89. Fereastra Clip Organizer

Introducerea unei imagini dintr-un fiier Imaginile sunt reprezentri grafice care se insereaz dintr-un alt fiier. Aceste fiiere cu imagini se pot afla pe hard-disc, pe CD-uri, pe dischete etc. Pentru a insera o imagine n document urmai paii: Se execut click n poziia n care se dorete s fie inserat imaginea Se alege Insert iar din categoria Illustrations click pe iconia Picture Se selecteaz calea prin care se ajunge la imagine (pentru a localiza imaginea pe care dorim s o inserm) Se selecteaz fiierul i apoi se d click pe butonul dublu click pe fiierul imagine. sau

86

Figura 90. Inserare imagine n document

Forme ntr-un document Word se pot introduce obiecte desenate folosind instrumentele din lista Shapes. Pentru a le accesa urmai paii: Click pe meniul Insert apoi din iconia Shapes. grupul Illustrations click pe

Pentru a desena o form se alege prin click una dintre variante, se efectueaz click n pagin i se gliseaz mouse-ul pentru a stabili dimensiunea formei.

Figura 91. Opiuni AutoShapes

87

Dac se dorete desenarea de forme geometrice regulate se poate ine apsat tasta Shift n timpul desenrii Orice obiect desenat se selecteaz cu click pe el.

Exemple:

Odat selectat, un obiect poate cpta o culoare de fundal dac se alege din meniul Format, meniu ce se deschide automat cnd se selectez un obiect, din tab-ul Shape Styles culoarea din lista asociat seciunii Shape Fill. Linia de contur se modific dac se face o alegere din lista Shape Outline. Punctul colorat n verde care apare pe unele obiecte se numete punct de rotaie i permite rotirea obiectului prin glisare i fixare, iar punctele galbene se numesc puncte active i modific nclinarea obiectului selectat. Pentru a selecta mai multe obiecte se ine tasta Shift apsat n timpul seleciei. Introducerea unei diagrame Se alege meniul Insert i din categoria Illustrations click pe iconia Chart . Se va afia o diagram (grafic) i o foaie de calcul tabelar n Microsoft Excel ce conine date pentru exemplificare.

88

Figura 92. Fereastr inserare diagram

Pentru a nlocui datele afiate se efectueaz click ntr-o celul din foaia de calcul i apoi se tasteaz textul sau numrul dorit (repetm operaia pn introducem toate datele). Pentru a reveni n documentul Word, se nchide aplicaia Excel. Datele din diagram pot fi oricnd modificate. Dup ce foaia de calcul a fost nchis poate fi reafiat dac se execut click dreapta pe diagram i apoi pe Chart Object / Open sau Edit.

Caseta Text n aplicaia Word se pot folosi casete de text pentru poziionarea textului oriunde n pagin. O caset text permite rotirea textului, aplicarea unei culori de fundal, bordur etc. O caset text poate fi de form dreptunghiular, circular sau de orice form care reprezint un contur nchis. Pentru a construi o caset text se alege: meniul Insert i din categoria Text click pe iconia Text Box

Figura 93. Insert grupul Text

89

La apsarea butonului . se deschide o list cu cteva tipuri de textbox din care se poate alege modelul dorit.

Figura 94. Insert Text Box

Dac se dorete crearea manual a Textboxului se alege opiunea Draw Text Box. Se alege una dintre cele dou opiuni pentru direcia n care va fi scris textul: vertical sau orizontal. Se execut click n locul n care dorim introducerea casetei i se gliseaz mouse-ul n direcia dorit pn se stabilete dimensiunea acesteia. Caseta de text va avea n interior un cursor de scriere. Din meniul Format ce se deschide n mod automat la adugarea textboxului se pot stabili culori i grosimi de linii pentru contur sau culoarea de fundal, umbre, aranjarea textboxului, efecte 3D, etc.

Figura 95. Meniul Format TextBox

Caseta de text se poate terge rapid dac se selecteaz cu click pe marginea ei i se apas tasta Delete.

90

 Text decorativ WordArt Textul decorativ se utilizeaz pentru secvene scurte de text. Se introduce astfel: se alege meniul Insert i din categoria Text click pe iconia WordArt apoi click pe imaginea uneia dintre oferte, se aps butonul OK.

Figura 96. Stiluri WordArt

Din fereastra care apare dup alegerea stilului, se tasteaz textul la care dorii s-i aplicai stil WordArt. Din aceeai fereastr putei alege dimensiunea i stilul fontului. Exemplu:

Exerciiul 4: Cum se poate terge un Text Box?

91

Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

III.4.5.2 Selectarea graficii ntr-un document O imagine, o miniatur, o caset text se selecteaz astfel: se plaseaz cursorul mouse-ului pe obiect i se execut click. Obiectul selectat are afiat n jurul su un cadru cu ptrate mici la coluri i n mijlocul laturilor (ghidaje de dimensionare). Observaie: Pentru o form inserat n text se poate alege stilul de ncadrare a imaginii respective n text. Pentru aceasta se selecteaz obiectul (click pe el) i se alege meniul din Format ce se deschide n mod implicit, din grupul Arrange iconia Text Wrapping

Figura 97. Stiluri de ncadrare

In line With Text (n linie cu textul) - Plaseaz obiectul n linia de text n poziia punctului de inserare. Obiectul rmne n acelai plan cu textul. Square (ptrat) - ncadreaz textul n jurul tuturor laturilor casetei ptrate de delimitare pentru obiectul selectat Tight (strns) - ncadreaz strns textul n jurul marginilor imaginii curente (n loc s l aranjeze n jurul chenarului dreptunghiular care nconjoar obiectul).

92

 Behind text (n spatele textului) - Elimin ncadrarea obiectului n text i plaseaz obiectul n document, n spatele textului. Obiectul este mobil n propriul su plan. Mutai obiectul n faa sau n spatele textului, n faa sau n spatele altor obiecte, utiliznd comenzile Order din meniul contextual al obiectului (click-dreapta pe obiect). In front of text (n faa textului) - Elimin ncadrarea obiectului n text i plaseaz obiectul n document, n faa textului. Obiectul poate ascunde secvene de text care astfel nu mai sunt vizibile. Obiectul este mobil n propriul su plan. Top and Bottom (sus i jos) - Plaseaz obiectul n punctul de inserare ntr-o linie de text n document. Obiectul rmne singur pe rnd. Through (printre) - Textul ncadreaz obiectul pe toate laturile urmrind forma obiectului.

Sarcin de lucru: Creai un document word nou pe care s il salvai cu numele de Inserare imagini.doc, ntr-un format ce poate fi interpretat i de versiunile mai vechi ale editorului. Adugai un titlu centrat, de culoare verde la care s se foloseasc i un stil Word Art la alegere. Inserai o imagine nou salvat in prealabil pe harddisk. Adugai o sgeat (din meniul Shape) , de culoare galben cu contur negru care s fie ndreptat ctre imaginea de la pasul anterior. Sub sgeat adugai un Text Box n care pe fond albastru s fie scris Aceasta este o imagine .

III.5. FORMAREA FINAL A UNUI DOCUMENT

III.5.1. Aplicarea unui stil existent unui cuvnt, unei linii, unui paragraf.
Stilurile n Word permit salvarea formatrilor existente i aplicarea acestora altor texte. n stiluri se pot include denumiri de fonturi, dimensiuni de fonturi, atribute ale fonturilor, aliniere, spaiere ntre caractere, spaiere n cadrul paragrafului, marcatori i numerotare automat, margini i cam toate formatrile posibile. Dup crearea unui stil, tot ceea ce trebuie fcut pentru aplicarea stilului respectiv 93

unui text selectat este selectarea stilului dintr-o list. Dac se modific un stil, toate textele care folosesc stilul respectiv se modific n mod automat. Pentru a aplica un stil unui cuvnt, unei linii, unui paragraf urmai paii: 1. Se selecteaz cuvntul, linia, sau paragraful ce urmeaz a fi modificat 2. Se acceseaz meniul Home i grupul Styles 3. click pe stilul care dorii s-l aplicai informaiilor selectate din fereastra ce se deschide la apsarea sgeii din partea dreapt a

grupului Styles

Figura 98. Modificarea unui stil

III.5.2. Aplicarea automat a numrului de pagin unui document

Microsoft Word ofer dou modaliti de numerotare automat a paginilor. Numrul de pagin este un cmp care se pune de obicei n antet sau subsol.

94

Pentru a aduga o numerotare standard documentului accesai meniul Insert, grupul Header & Footer, iconia Page Number O s apar fereastra Page number de unde putei alege poziia numrului n pagin. De asemenea, putei opta dac dorii numerotarea ncepnd cu pagina a doua a documentului sau de pe prima pagin.

Figura 99. Adugarea numerelor pe pagini

Se pot stabili eventual alte opiuni privitoare la formatul numerotrii paginilor i la numrul cu care ncepe numerotarea paginilor cu click pe Format Page Numbers din lista prezentat mai sus.

Figura 100. Setri avansate pentru numerotarea paginilor

95

III.5.3. Adugarea sau modificarea unui text n antet i subsol

n paginile lucrrii create n Word se pot aduga anteturi i subsoluri. Aceste elemente se tipresc n mod obinuit pe toate paginile documentului. De obicei n una din aceste zone se face numerotarea automat a paginilor documentului. Alegerea Header respectiv Footer va marca zonele de antet respectiv subsol din pagin cu linii ntrerupte i va activa aceste zone pentru a se putea lucra n ele. Textul din afara zonelor de antet i subsol se va dezactiva. Pentru a aduga Header i Footer se acceseaz meniul Insert, grupul Header&Footer .

Figura 101. Header and Footer

Se va activa zona de Header (antet) sau Footer (subsol) care va fi marcat cu linie ntrerupt i va aprea tab-ul Antet i subsol (Header & Footer Tools) Pentru a aduga text poziionai cursorul n caseta Header sau Footer i tastai informai dorit. Cnd se finalizeaz crearea sau modificarea antetului respectiv a subsolului se revine n document cu click pe butonul Close Header and Footer sau se execut dublu click n zona de text.

Figura 102. Close Header and Footer

Modificarea ulterioar a antetului sau subsolului se realizeaz accesnd din nou meniul View / Header and Footer sau se execut dublu click n zona de antet/subsol. Exerciiul 5: Cum se poate crea un antet diferit pe paginile pare fa de cele cu numerotare impar? Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

96

III.6. PREGTIREA DOCUMENTELOR PENTRU TIPRIRE

Pentru a v asigura c documentul va fi imprimat n forma dorit, se recomand ca nainte de aceast aciune s mai facei o ultim verificare. Vei verifica coninutul, aspectul (layout) i modul de prezentare a documentului, precum i ortografia. Aceast verificare presupune s citii cu atenie ntreg documentul s s-i editai neconformitile.

III.6.1. Examinarea documentului naintea imprimrii

nainte de a imprima un document, acesta ar trebui examinat. Opiunea Print Preview ofer utilizatorului posibilitatea de a urmri modul de separare a textului n pagini, precum i de a detecta unele probleme legate de aezarea n pagin a textului i a obiectelor inserate cum ar fi: imagini, grafice, diagrame, casete text etc. Pentru a face aceast examinare se alege meniul Print / Print Preview.

97

Figura 103. Selecie opiunea Print Preview

Figura 104. Meniul Print Preview

Din fereastra Preview se poate modifica procentul de vizualizare din grupul Zoom (panoramare). Dac se dorete la un moment dat examinarea unei singure pagini atunci se selecteaz butonul One Page. Pentru a vizualiza alte pagini, sau pe rnd toate paginile din document, folosim barele de defilare. 98

Pentru a reveni din modul de previzualizare n fereastra de editare Word dai click pe butonul Close Print Previw.

III.6.2. Alegerea opiunilor de imprimare

Opiunile pentru imprimare se stabilesc n caseta de dialog Print care apare dac se acceseaz meniul File / Print.

Figura 105. Fereastra de configurare a imprimrii

n fereastra Print se stabilesc: numele imprimantei din lista Name; paginile ce se vor imprima, n zona Page range, selectnd una din variantele: 1. 2. 3. 4. toate paginile All Pagina curent - Current page paginile selectate anterior comenzii Print - Selection anumite pagini - n caseta Pages (Exemplu: 2,5,7,10-15)

tiprirea paginilor pare (Even pages) sau impare (Odd pages) se alege din lista Print; numrul de copii (exemplare) n caseta Number of copies;

Collate imprim toate paginile specificate pentru un exemplar, apoi imprim urmtoarea copie (exemplar) etc.

99

Print to file opiunea se folosete n cazul n care utilizatorul nu are imprimant disponibil. Se salveaz de fapt documentul ntr-un fiier, cu un nume indicat de utilizator, sub un format pe care l poate utiliza imprimanta. Utilizatorul poate folosi apoi acest fiier pentru a-l imprima de la un alt calculator. Dup ce ai selectat toate opiunile dumneavoastr legate de imprimare, putei accesa butonul . Imprimarea se poate face rapid accesnd combinaia de taste Ctrl+ P

REZOLVRI EXERCIII:
Exerciiul 1. Rspuns corect 1. Bara de stare Exerciiul 2. Rspuns corect 3. Salvare ca ( Save as) cu Word 972003 Document Exerciiul 3. Rspuns corect: Textul dintr-un document poate fi formatat n stiluri diferite. Nu exist de fonturi ce pot fi folosite ntr-un document. Exerciiul 4. Rspuns corect: Se selecteaz cu click marginea casetei de text i se apas tasta Delete Exerciiul 5. Rspuns corect: Din meniul Insert, grupul Header and Footer, se selecteaz Header i opiunea Edit Header. Din mediul care se deschide se poate bifa opiunea Different Odd & Even Page

IV. MICROSOFT POWERPOINT 2007

100

Microsoft PowerPoint este un program produs de Microsoft care face parte din suita de programe Microsoft Office fiind un pachet complet dedicat prezentrilor grafice care permite schimbul de informaii cu Word, Excel, Access. Prezentarea este un mod de reprezentare a unui coninut informaional (noiuni, date) cu ajutorul textelor, imaginilor grafice i a sunetelor prin intermediul diapozitivelor, care se desfoar automat sau interactiv.

IV.1. OPERAII
PREZENTRI

DE

BAZ

NECESARE

REALIZRII

UNEI

IV.1.1. Pornirea aplicaiei

Pentru a lansa aplicaia PowerPoint putei folosi aceleai metode ca i n cazul aplicaiei Microsoft Word. - Start / Programs / Microsoft Office - Se alege Microsoft Office PowerPoint 2007. Se va deschide fereastra principal a aplicaiei Power Point. O fereastr este o zon din ecran utilizat pentru afiarea unui program PowerPoint sau a unei ferestre de prezentare. Fereastra de prezentare este o zon pe care se poate tasta text, se pot desena forme i crea grafice, se pot insera obiecte.

101

Figura 106. Interfaa aplicaiei PowerPoint

De asemenea putei accesa comand rapid (shortcut) de pe spaiul de lucru Windows. Pentru a crea o comand rapid, din calea de unde unde lansai aplicaia Start / Programs / Micosoft Office / Microsoft Office PowerPoint 2007 facei un click dreapta i alegei opiunea Send to dup care alegei opiunea Desktop (create shortcut).

Figura 107. Shortcut Microsoft Office PowerPoint 2007

IV.1.2. Deschiderea unei prezentri

Modalitatea de deschidere a prezentrilor este similar cu cea prezentat n Capitolul Word: se apas butonul Stnga sus i apoi selectm opiunea Open.

102

Figura 108. Modalitatea de deschidere a unei prezentri

Se va deschide fereastra Open prin intermediul creia alegei mai nti calea unde se afl salvat prezentarea (exemplu C:\My Documents), apoi selectai fiierul pe care vrei sa l deschidei, iar la final apsai butonul Open. Deasemenea pentru a deschide o prezentare s epoate folosi i combinaia de taste Ctrl+O.

Figura 109. Deschiderea unei prezentri

IV.1.3. Salvarea i modificarea unei prezentri

Pentru prima salvare a unui fiier, la fel ca i n celelalte aplicaii Office, urmai paii:

103

1. Click pe butonul Office (stnga sus) 2. Click pe Save deschide o list de tipuri de fiiere posibile pe care le poate crea aplicaia 3. din cmpul Save as type alegei unul din tipurile propuse, implicit Prezentare PowerPoint - Presentation (*,ppt) 4. dai un nume fiierului n File Name 5. alegei locaia unde va fi salvat fiierul (exemplu: My Documents) n final, dup ce ai stabilit diferite opiuni, click pe butonul .

Figura 110. Save As

104

n momentul selectrii opiunii Save As se poate alege ca prezentarea s fie salvat ntr-un format ce este recunoscut i de versiunile mai vechi de Power Point 97 i 2003. Pentru a salva un document se poate folosi i combinaia de taste Ctrl+S n situaia n care o prezentare nu corespunde din punct de vedere al coninutului sau al aspectului, aceasta poate fi modificat. Se pot aduga/terge diapozitive, se poate schimba ordinea lor de apariie, se poate modifica coninutul/aspectul unuia sau mai multor diapozitive, se pot anima diapozitivele, etc. Dac ntr-o prezentare ai efectuat diverse modificri este indicat s salvai modificrile fcute. Putei salva modificrile n acelai fiier, dac alegei comanda Save sau ntr-un alt fiier dac alegei Save As..

IV.1.4. Imprimarea unei prezentri

Dei n mod normal prezentrile nu sunt dorite ntr-o form imprimat, Microsoft PowerPoint v ofer posibilitatea imprimrii; pentru aceasta se vor urma paii: Se acceseaz meniul Print din fereastra Print se vor alege urmtoarele opiuni: o n zona Printer: se va selecta din list, imprimanta la care dorii s imprimai o n zona Print Rage: se poate opta pentru imprimarea total a prezentrii (All), doar a slide-ului curent (Curent Slide, listai selecia efectuat (Selection) sau doar a anumitor slide-uri (Slides:) o din zona Copies putei alege numrul de copii dorite (Number of copies) sau putei alege imprimarea paginilor pe ambele pri (Collate).

click pe butonul OK.

Exerciiul 1 Care din combinaiile de taste din cele de mai jos permit salvarea unei prezentri? 1. CTRL+O 2. CTRL+P

105

3. CTRL+S Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

IV.1.5. nchiderea aplicaiei

Ca i n cazul celorlalte aplicaii Microsoft Office, nchiderea se poate realiza fie accesnd butonul Close din colul dreapta al ferestrei; fie se folosete combinaia de taste Alt + F4 pentru nchiderea ferestrei curente, sau opiunea Close din meniul principal. n cazul n care alegei s nchidei fereastra aplicaiei fr a salva fiierul nainte, aplicaia va afia o fereastr de atenionare.

Figura 111. Atenionare naintea nchiderii aplicaiei

IV.2. MICROSOFT POWER POINT - ELEMENTE DE BAZ

IV.2.1. Creare unei prezentri

Prezentrile n Microsoft Office PowerPoint sunt alctuite din diapozitive (slides) - acestea fiind paginile fiierului. Un diapozitiv poate conine texte, elemente grafice, obiecte multimedia (elemente video, audio etc.), elemente ce sunt repartizate pe suprafaa diapozitivului conform aspectelor standard oferite de aplicaie numite cu termen general Slide Layout.

Aplicaia PowerPoint ofer aspecte predefinite, standard, dar putei s creai aspecte particularizate care s corespund cerinelor dvs. nainte de a crea un diapozitiv trebuie s tii cum va fi acesta alctuit i apoi alegei formatul pentru aspect diapozitiv.

106

La lansarea aplicaiei PowerPoint se deschide automat i un fiier de tip PowerPoint Presentation n baza unui ablon Blank Presentation, cu numele implicit Presentation. La crearea unei noi prezentri fie se selecteaz tipul implicit, fie se poate selecta un Template predefinit cu click pe iconia corespunztoare din meniul Design.

Figura 112. Meniul Design - Crearea unei prezentri noi

IV.2.2. Alegerea caracteristicilor diapozitivelor

La alegerea caracteristicilor unui diapozitiv se acceseaz meniul Home, grupul Slides i opiunea Layout prin intermediul creia se stabilete aspectul diapozitivului.

Figura 113. Selectare Layout

Deasemenea selectarea unui Layout pentru un slide se poate face mai simplu prin click dreapta pe slide i selectarea opiunii Layout.

Figura 114. Click Dreapta - Selectare Layout

Sarcin de lucru

107

1. Creai o prezentare nou pe care s o salvai cu denumirea Prezentare1.ppt 2. Selectai un template predefinit din meniul Design 3. Creai 2 slide-uri (meniu Home, grupul Slides, opiunea New Slide) 4. Formatul primului slide (diapozitiv) va fi Title and text 5. Formatul celui de-al doilea diapozitiv va fi Blank

IV.2.3. Inserarea textului

Cnd creai o prezentare necompletat n PowerPoint, diapozitivul propus implicit este Title Slide, dar exist i alte aspecte standard pe care avei posibilitatea s le aplicai i s le utilizai.

Figura 115. Spaii de adugare text

Diapozitivul titlu conine zon pentru titlu i subtitlu text box-ul din partea de sus este un substituent pentru textul titlului slide-ului. Text box-ul din partea de jos este un substituent pentru textul subtitlului slide-ului. Dup ce introducei un text ntr-o zon punctat aceasta devine un obiect text, un text box ce conine un text ntr-un slide. Adugarea efectiv a unui text se face prin apsarea unui click n text box-ul Click to add title i tastarea informaiilor dorite. Inserarea textelor se poate face i n condiiile n care nu sunt prestabilite text box-uri. Se insereaz prima dat un text box i apoi se trece textul n cadrul acestuia.

108

Pentru a insera un text box ntr-un diapozitiv se selecteaz din meniul Insert, din grupul Text, opiunea TextBox

Figura 116. Meniu Insert Grupul Text.

Deasemenea tot din acest meniu se pot introduce i antet i subsol (Header&Footer), text decorativ (WordArt), numr de pagin (Slide number), data i ora (Date&Time), simboluri i Obiecte.

IV.2.4. Inserarea imaginilor

Pentru inserarea unei imagini se acceseaz meniul Insert i una dintre opiunile din grupul Illustrations n funcie de felul de imagine:

Figura 15 Meniu Insert Grupul Illustrations

Picture Clip Art Photo Albun Shapes SmartArt Chart

Sarcin de lucru 1.Deschidei prezentarea Prezentare1 2. Inserai n cadrul ultimului slide o imagine de tipul WordArt cu textul Prezentare. 3. Inserai un TextBox n care s adugai textul Aici s-a inserat un textbox"

109

4. Creai un slide nou n care s inserai o imagine 5. Din meniul Insert cu opiunea Shape adugai o imagine predefinit.

IV.3. OPERAIILE DE COPIERE, MUTARE, TERGERE N CADRUL

UNEI PREZENTRI

IV.3.1. Folosirea comenzilor Copy, Cut i Paste n cadrul unei prezentri

Copierea (Copy) n cadrul unei prezentri se face prin selectarea a ceva ce exist, care poate fi un slide, text, imagine etc i copierea acestuia ntr-o alt locaie. Astfel pentru copierea unui text din cadrul unui slide ntr-un alt slide se procedeaz astfel: se selecteaz textul dorit se apas un click dreapta i se alege opiunea Copy se alege opiunea Copy din meniul Home, grupul Clipboard. Decuparea (Cut) n cadrul unei prezentri se face prin selectarea a ceva ce exist , care poate fi un slide, text, imagine etc i mutarea acestuia ntr-o alt locaie. Astfel pentru decuparea unui text din cadrul unui slide pentru a fi mutat ntr-un alt slide se urmeaz paii: se selecteaz textul dorit se apas un click dreapta i se alege opiunea Cut se alege opiunea Cut din meniul Home, grupul Clipboard. Lipirea (Paste) n cadrul unei prezentri se face prin alipirea a ceva ce exist n cadrul unei prezentri cu condiia s existe o operaie de copiere sau decupare fcut nainte. Astfel pentru copierea unui text din cadrul unui slide ntr-un alt slide se face n felul urmtor dup ce iniial s-a selectat textul care urmeaz a fi copiat sau mutat: se apas un click dreapta i se alege opiunea Copy sau Cut 110

 se poziioneaz mouse-ul n locul unde se dorete a fi copiat sau mutat textul i se apas click dreapta de unde se alege opiunea Paste se alege opiunea Paste din meniul Home, grupul Clipboard. Cele trei operaii de Copy, Cut i Paste folosite de aplicaia PowerPoint au aceleai funcionaliti ca n restul pachetului Microsoft Office. Cele trei operaii se aplic i la obiecte, imagini, slide-uri etc.

IV.3.2. Reordonarea slide-urilor ntr-o prezentare

ntr-o prezentare la un moment dat exist necesitatea reordonrii slide-urilor. Reordonarea se poate face fie prin intermediul decuprii unui slide i lipirea acestuia dup slide-ul dorit, astfel: se selecteaz slide-ul care urmeaz a fi mutat se apas un click dreapta i se alege opiunea Cut se selecteaz slide-ul dup care urmeaz s apar se apas un click dreapta i se alege opiunea Paste. O modalitate de reordonare mai simpl care ne d posibilitatea de privire n ansamblu a prezentrii o reprezint meniul View din care alegem opiunea Slide Sorter.

Figura 118. Afiarea Slide Sorter

111

Aceast opiune permite reordonarea slide-urilor prin tehnica drag&drop care presupune selectarea slide-ului dorit a fi mutat (se ine apsat cu mouse-ul ) i se trage n locul n care dorii a fi afiat.

IV.3.3. tergerea slide-urilor

La crearea unei prezentri n aplicaia PowerPoint, din diferite motive exist necesitatea de eliminare a unor slide-uri. Pentru tergerea unor slide-urile se procedeaz astfel: se selecteaz slide-ul care urmeaz a fi ters se apas un click dreapta i se selecteaz opiunea Delete slide

Figura 119. tergerea slide-ului

112

IV.4. MODALITI DE FORMATARE A UNEI PREZENTRI

IV.4.1. Formatarea textului, redimensionarea i mutarea unui text box ntr-un slide
n aplicaia PowerPoint este posibil modificarea textului unei prezentri sau adugarea unor noi texte astfel nct mesajul transmis s produc efectul scontat. PowerPoint ofer mai multe alternative pentru plasarea textului n slide-uri: substituente text pentru introducerea titlurilor i a subtitlurilor slide-urilor, etichete text pentru note i fraze scurte i casete text pentru text mai lung. Avei posibilitatea de a crea o etichet text ntr-un slide cu ajutorul instrumentului Text Box, pentru a selecta un loc n slide unde s ncepei s tastai textul. De asemenea, avei posibilitatea de a crea un text box de procesare text utiliznd instrumentul text box pentru a glisa indicatorul, astfel nct s creai o caset text cu limea adecvat. Introducerea unui text box n cadrul unui slide se face n felul urmtor: - Se alege slide-ul dup care se selecteaz opiunea Text Box din meniul Insert, grupul Text - Se apas un click n cadrul slide-ului dup care apare text box-ul

n cadrul cruia se tasteaz textul dorit. Prin glisarea unuia dintre ghidajele de redimensionare din colt se poate modifica dimensiunea uni textbox urmnd ca textul s se rencadreze n mod automat. Dup ce ai terminat de introdus textul, avei posibilitatea de a-i modifica aspectul aplicnd formatri, ca de exemplu font, size (dimensiunea fontului) i style (tipul de marcatori), selectnd obiectul text i fcnd click pe unul sau mai multe butoane de formatare din meniul Home grupul Font Este posibil s adugai sau s eliminai marcatorii sau numerotarea ntr-un obiect text. n cazul unei liste numerotate, atunci cnd i adugai sau eliminai o linie, PowerPoint reordoneaz numerele.

113

Putei s adugai text n interiorul obiectelor, cum ar fi cercuri, dreptunghiuri sau alte forme. De obicei, slide-urile conin text box-uri pentru titlu i text cu marcatori, n care s introducei ideile principale.

IV.4.2. Setarea stilului unui text box

Pentru setarea stilului unui text box se procedeaz astfel: Se selecteaz text box-ul care ncadreaz textul ca n imaginea de mai jos

Figura 120. Text Box selectat

Se selecteaz mediul Home i din grupul Font se apas click pe lista de fonturi de unde se poate alege alt font Imediat dup lista de Fonturi se poate selecta i dimensiunea acestuia

114

Figura 121. Lista de fonturi

IV.4.3. Formatri speciale ale unui TextBox

La selectarea unui textbox se activeaz nc un meniu - Format.

Figura 122. Activare meniu Format

Din acest meniu se poate deasemenea configura aspectul uni textbox. Opiunile din grupul Shape Style permit setarea fundalului Shape Fill, a marginilor textbox-ului Shape Outline i deasemenea se pot aplica efecte asupra acestuia.

115

Figura 123. Opiuni din grupul Shape Style

Asupra textului se pot aplica opiuni din grupul WordArt Style. Se poate seta ca textul sa fie colorat Text Fill, se poate seta i culoarea marginilor Text Outline, respectiv se poate aplica un efect din lista TextEffects

116

Figura 124. Opiuni din grupul Shape Style

Sarcin de lucru 1. Deschidei prezentarea Prezentare1 2. Adugai un slide nou. 3. Adugai un textbox nou n acest slide i adugai un text n el. 4. La nivel de textbox selectai o culoare pentru fundal i o culoare pentru marginea textboxului 5. Din meniul Format i grupul WordArt Styles setai o cuoare pentru text i aplicai unul dintre efectele de strlucire (Glow). Salvai i apoi adugai i o reflexie textului (Reflection)

117

IV.5. ELEMENTE GRAFICE N PREZENTARE

IV.5.1. Inserarea obiectelor grafice n prezentare
n aplicaia PowerPoint este posibil crearea unui tabel cu celule de dimensiuni standard sau desenarea unui tabel particularizat cu celule de dimensiuni variabile. La crearea unui tabel, introducei text n celule la fel ca ntr-un paragraf, cu excepia faptului c utilizarea tastei Tab mut punctul de inserare de la o celul la alta. Pentru introducerea unui tabel ntr-un slide, se procedeaz n felul urmtor: Se selecteaz opiunea Table din meniul Insert

Figura 125. Inserare tabel n prezentare

Se deschide fereastra din care se poate selecta numrul de linii i numrul de coloane Deasemenea exist posibilitatea de a seta manual numrul de linii i coloane (Number of rows and columns), se poate desena manual un tabel Draw Table sau cu selectarea opiunii Excel Spreadsheet se poate insera o pagina Excel.

118

Pentru a cuprinde textul introdus n table, avei posibilitatea de a mbina sau combina celulele pentru a forma o celul mai lung. Acest lucru este util dac dorii s extindei textul de-a lungul prii superioare a tabelului. De asemenea, este posibil scindarea sau divizarea unei celule n dou pri. Microsoft PowerPoint ofer posibilitatea crerii unui grafic ntr-o prezentare. Pentru crearea unui grafic n cadrul unei prezentri se procedeaz astfel: Se selecteaz opiunea Chart din meniul Insert i din grupul Illustrations. Se deschide o fereastr din care se poate selecta tipul de grafic:

Figura 126. Selectare grafic

La selectarea unui tip de grafic se deschide automat i o fereastr excel n care se vor introduce datele care vor fi reflectate n grafic.

119

Figura 127. Fereastra de introducere a datelor pentru un grafic

Se apas un click pe slide, n afara chenarului pentru a se nregistra i reflecta modificrile efectuate n grafic. Pentru editarea valorilor unui grafic se apas click dreapta pe graficul din prezentare i se selectez opiunea Edit Data

O alt posibilitate de introducere a unor obiecte grafice n cadrul unei prezentri se face astfel: Se selecteaz opiunea Object grupul Text din cadrul meniului Insert, din

Se deschide fereastra Insert Object de unde se selecteaz tipul obiectului care urmeaz a fi introdus n prezentare, dup care se apas butonul OK.

120

Figura 128. Fereastra Insert Object

n funcie de tipul obiectului selectat, se deschide o fereastr de localizare i selecie a acelui obiect sau direct fereastr cu tipul obiectului.

Pentru modificarea informaiilor din obiectele grafice introduse se procedeaz astfel: se apas dublu click pe obiectul respectiv se deschide fereastra obiect se modific informaia i se nchide fereastra obiect.

Sarcin de lucru 1. Deschidei prezentarea Prezentare1 2. Adugai un slide nou. 3. Adugai un grafic i operai urmatoarele date financiare pentru vnzrile din ultimele 3 luni din anul 2010. Octombrie ION GEORGE VASILE 12000 10000 20000 Noiembrie 18000 9500 18000 Decembrie 15000 19000 19400

121

IV.6. UTILIZAREA DIAGRAMELOR

IV.6.1. Crearea unei diagrame
Pentru crearea unei diagrame n cadrul unei prezentri se procedeaz astfel: se selecteaz opiunea SmartArt din meniul Insert, grupul Illustrations se deschide fereastra Diagram Gallery de unde se selecteaz modelul de diagram dorit dup care se apas butonul OK.

Figura 129. Selectarea tipului de diagram

n partea stng se poate selecta grupul de diagrame, urmnd ca in partea central a ferestrei s fie afiate toate diagramele din acest grup. Dac se apas click pe un model de diagram n partea dreapt a ferestrei apare descrierea acesteia Se selecteaz diagrama dorit i se apas butonul OK. n funcie de fiecare model de diagram apare o fereastr n care se completeaz textul de pe fiecare poziie

Sarcin de lucru Inserai o diagram ierarhic pe trei niveluri care s evidenieze structura organizatoric a unei companii Director General 122

Serviciu Economic i Serviciu Tehnic Birou Contabilitate i Birou Vnzri Economic subordonate Serviciului

Atelier Reparaii i Metrologie subordonate Serviciului Tehnic

IV.7. REALIZAREA ANIMAIEI NTR-O PREZENTARE

Pentru a face expunerea slide-urilor mai atrgtoare i mai interesant se poate aduga animaie textului i ilustraiilor din slide-uri. n timpul unei expuneri de slide-uri, textul din slide poate aprea pe ecran cte un paragraf, cte un cuvnt sau cte o liter o dat. Modalitatea cea mai uoar de a aplica efecte de animaie este selecia acestora din meniul Animations

Figura 130. Meniul Animations

Din grupul Transitions to This Slide se deschide lista de posibile moduri n care poate aprea slide-ul curent n cadrul prezentrii. Dac se poziioneaz mouse-ul pe una dintre opiuni automat pe slidul curent apare un preview al opiunii. Prin opiunea Tranzition Sped se poate seta viteza cu care se face trecerea de la slide-ul anterior. Acest opiune afecteaz de fapt viteza animaiei selectate.

123

Figura 131. Moduri de tranziie a slide-urilor

Deasmenea exist posibilitatea de a ataa i un sunet la trecerea de la un slide la altul cu opiunea Transition Sound. De aici se poate selecta un sunet predefinit, se poate seta ca sunetul precedent s fie oprit sau se poate selecta orice alt fiier audio existent n alta locaie.

Figura 132. Adugare sunet

124

Cu ajutorul opiunii Apply to all setrile facute pentru slide-ul curent se vor aplica ntregii prezentri. Prin intermediul bifelor din lista Advance Slide se poate configura ca trecerea de la un slide la altul s se fac n momentul n care se apas click, sau la o anumit period de timp, sau se pot bifa ambele opiuni caz n care trecerea se face la evenimentul care se declaneaz primul (sau se apas click, iar dac nu s-a apsat, dup perioada selectat se trece automat la urmtorul slide).

Figura 133. Advance slide

Dac preferai s creai propria schem de animaie, particularizai animaia unui obiect selectnd comanda Custom Animation din meniul Animations, grupul Animations. Animaiile particularizate includ deplasarea mai multor obiecte simultan, deplasarea obiectelor de-a lungul unei ci i aplicarea etapizrii pentru toate efectele unui diapozitiv. Pe lng animarea textului ntr-o expunere de diapozitive, particularizai animaia obiectelor slide-urilor, cum ar fi obiectele desenate. Dac avei un obiect cu text, animai textul i obiectul separat sau mpreun. n mod implicit obiectul i textul asociat se animeaz n acelai timp. Dac dorii, animai doar textul unui obiect. Alt modalitate de a personaliza animaia obiectelor ntr-un diapozitiv este modificarea ordinii de apariie a textului sau a formelor pe ecran n timpul unei expuneri de diapozitive. click pe butonul OK.

Exerciiul 2 Cum se poate seta ca timpul de trecere de la un slide la altul s fie de 5 secunde? Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

O alt metod pentru a seta timpul pentru trecerea de la un slide la altul, fr a seta manual pe fiecare slide este opiunea Rehearse Timings din meniul Slide Show. 125

Figura 134. Meniul Slide Show

La apsarea butonului apare fereastra de mai jos:

Figura 135. Fereastra Rehearsal

Se contorizeaz timpul n secunde ce trece de la deschiderea slideului curent pan la apsarea sgeii dreapta care coincide cu trecerea la slide-ul urmtor. Se trece astfel prin toat prezentarea iar la sfrit, sau la apsarea tastei ESC, apare mesajul:

Figura 136. Mesaj

Dac se alege opiunea YES, atunci se va seta ca trecerea de la un slide la altul, pentru fiecare slide n parte s fie egal cu timpul scurs de la deschiderea slide-ului pn la apsarea sgeii de la pasul descris mai sus.

Sarcin de lucru Deschidei una dintre prezentrile anterioare, prezentare ce conine mai multe slide-uri. Pentru primul slide selectai ca trecerea la acest slide s fie una dintre cele disponibile n grupul Push and Cover, din lista de tipuri de tranziii disponibilie Adugai i un sunet la trecerea la acest slide. 126

Setai faptul c tranziia la slide-ul urmtor s se fac la 4 secunde, fr a se putea schimba la apsarea unui click. Folosii apoi opiunea Rehearse Timings din meniul Slide Show pentru a seta timpul de trecere de la un slide la altul.

IV.8. DERULAREA UNEI PREZENTRI

IV.8.1. Folosirea Slide Show

Dup ce s-a creat o prezentare n aplicaia PowerPoint, pentru lansarea acesteia se folosete una dintre opiunile din grupul Start Slide Show din cadrul meniului Slide Show

Figura 137. Lansarea prezentrii

Pentru a vizualiza ntreaga prezentare se alege opiunea Beginning sau se apas tasta F5.

From

Dac se dorete vizualizarea prezentrii ncepnd de la un anumit slide se procedeaz astfel: - se poziioneaz pe slide-ul respectiv - se selecteaz opiunea From Current Slide sau se apas combinaia de taste SHIFT + F5 Exist posibilitatea de a vizualiza doar o parte dintre slide-uri i nu ntreaga prezentare. Pentru aceasta se alege opiunea Custom Slide Show, se apas NEW (pentru a defini o grupare de slide-uri nou) i se selecteaz slide-urile dorite.

127

Figura 138. Custom Slide Show

IV.8.2. Folosirea instrumentelor de navigare pe ecran

n cadrul unei prezentri este necesar navigarea pe ecran. Acest lucru se realizeaz prin intermediul sgeilor stnga dreapta de la tastatur ct i prin intermediul mouse-ului.

IV.8.3. Ascunderea unor slide-uri

Pentru o anumit prezentare este posibil s dorii s particularizai prezentarea pentru un anumit public, situaie n care este posibil s nu fie necesare toate slide-urile din prezentare. n acest caz putei folosi comanda Hide. Pentru a ascunde un slide este necesar s urmai paii: Se selecteaz slide-ul care urmeaz a fi ascuns Se alege opiunea Hide Slide din meniul Slide Show

Pentru a reafia slide-ul ascuns, se acceseaz din nou Hide Slide din meniul Slide Show. Exerciiul 3 Pentru a derula ntreaga prezentare ncepnd cu primul slide se folosete combinaia de taste:

128

1.F5 2.Alt+F4 3.Ctrl+P 4.SHIFT+F5 Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

129

REZOLVRI EXERCIII:
Exerciiul 1. Rspuns corect 3. CTRL+S Exerciiul 2. Rspuns corect: Fiind poziionat pe un slide, se bifeaz din meniul Animation, grupul Transition to This Slide opiunea Advance slide Automaticalz After i se trece valoarea 00:05. Exerciiul 3. Rspuns corect 4. SHIFT+F5

130

V. MICROSOFT EXCEL 2007

Multe proiecte din domeniul afacerilor necesit utilizarea unor programe de calcul tabelar. Un asemenea program este aplicaia Excel care este un produs al firmei Microsoft si este destinat pentru tratarea datelor n form tabelar. (aa numita foaie/registru de calcul - Sheet) ct i prezentrii grafice a informaiei. De asemenea aplicaia Excel este dotat cu funcii pentru calcularea, sortarea si afiarea datelor introduse n foaia de calcul.

131

V.1. OPERAII ELEMENTARE I CONCEPTE APLICAIEI E XCEL

V.1.1. Familiarizare cu Microsoft Excel

DE

BAZ

ALE

Deschiderea aplicaiei Microsoft Excel se poate realiza cu usurin urmnd calea: Start / Programs / Microsoft Office->Microsoft Office Excel 2007 sau accesnd pictograma corespunztoare de pe desktop

Figura 139. Document Microsoft Excel

V.1.2. Elementele unei ferestre EXCEL

Multe elemente din fereastra aplicaiei Excel sunt similare cu cele ntlnite n celelalte programe din suita Microsoft Office. Principalele elemente sunt: Bara de titlu este dispus n partea superioar a ferestrei documentului Excel. Ea informeaz ce fiier (document) este activ n acel moment. Implicit, orice document nou creat poart numele de Book1 i va rmne neschimbat pn n

132

momentul salvrii sub o denumire diferit. De asemenea, bara de titlu conine i urmtoarele butoane: - butonul de minimizare a documentului; - butonul de maximizare - readuce documentul la forma maxim; - butonul de redimensionare - prin accesarea acestuia se revine la dimensiunea iniial a documentul; - butonul pentru nchiderea aplicaiei. Bara de meniu este situat sub bara de titlu i conine meniuri care permit accesul la toate comenzile care se pot efectua n EXCEL.

Figura 140. Bara de meniu

Bara de instrumente conine diferite iconie pentru o varietate de funcii. Implicit, un document nou conine:

Figura 141. Bara de meniu

Prin utilizarea acestora se furnizeaz acces rapid la funciile utilizate frecvent, cum ar fi deschiderea sau salvarea unui document, printarea documentului, formatarea, alinierea i totalizarea nregistrrilor din celule dintr-un registru de calcul etc. Bara de defilare - permite vizualizarea celulelor care nu sunt vizibile n zona activ Bara de stare se regsete n partea inferioar a ecranului i este de culoare gri. Aceast bar afieaz informaii despre o comand selectat. Celul activ reprezint acea celula, marcat de o bordur groas, care va fi afectat cnd se vor tasta sau edita date.

133

 Etichetele (Sheet1, Sheet2, etc.) - Sunt situate deasupra barei de stare. V permite deplasarea dintr-o foaie de calcul n alta fcnd click pe eticheta corespunztoare. Zona de introdus date reprezint totalitatea celulelor n care se pot introduce i edita datele necesare crerii unui proiect.

V.1.3. Salvarea unei foi de calcul

Un lucru esenial pentru fiecare foaie de calcul creat de un utilizator. este acela c aceasta trebuie salvat att pentru istoric ct i pentru deschideri ulterioare. Ori de cte ori se termin de introdus datele necesare n foaia de calcul, aceasta trebuie denumit i salvat pe discul fizic pentru ca informaiile s fie disponibile pentru eventualele utilizri. Cnd se salveaz pentru prima oar un registru de lucru, acesta trebuie denumit i specificat n ce folder se va realiza salvarea. Exist posibilitatea s se salveze pe discul fix local sau, n cazul n care computerul este conectat la o reea, pe un disc fix de pe alt computer sau alt suport magnetic. Exist i posibilitatea s se creeze un folder n care se dorete salvarea registrului de lucru, utiliznd instrumente din cadrul Excel. Sarcin de lucru Deschidei aplicaia Microsoft Excel i salvai registrul de calcul cu denumirea: Sarcina de lucru 1, urmnd paii de mai jos: 1. V poziionai cu mouse-ul pe butonul Office i din meniul care se deschide alegei opiunea Save As; Din lista derulant se poate alege fie ca documentul excel s fie salvat n formatul Office 2007 prima opiune din list Excel Workbook sau s fie salvat ntr-un format ce poate fi citit i de versiuni mai vechi de office, respectiv opiunea Excel 97-2003 Woekbook.

134

Figura 142. Salvare foaie de calcul

2. Prin selectarea opiunii Excel 97-2004 Workbook va apare o fereastr n care vei alege locaia pentru salvarea documentului;

Figura 143. Alegerea locaiei de salvare a unui document

3. Numele documentului se va introduce n cmpul File Name. Ulterior se va accesa butonul Save. Slavarea unui document excel, peste versiunea anterioar se poate face i prin combinaia de taste Ctrl+S.

135

V.1.4. Salvarea unei foi de calcul ca pagina Web

Aplicaia Excel are ncorporat i facilitatea de salva foile de calcul sub forma unei pagini Web. Pentru a salva documentul n format Web, se vor efectua urmtorii pai: 1. Se apas butonul Office, se alege din meniu opiunea Save As n fereastra care apare, se va selecta opiunea Other Formats, apoi n fereastra de salvare n cmpul File Name se introduce numele sub care se salveaz documentul i n cmpul Save as type se alege Web Page.

Figura 144. Salvarea unui document Excel ca pagin Web

2. Dup salvarea documentului n format web, fiierul se va deschide sub forma de pagina Web, similar ca n imaginea urmtoare:

136

Figura 145. Fiier Excel vizualizat ca pagin Web

V.1.5. Deschiderea unui registru de calcul

Dup salvarea registrului de lucru Excel, acesta poate fi oricnd redeschis pentru revizuirea coninutului i/sau pentru a efectua modificri. Excel pstreaz evidena ultimelor registre de lucru pe care le-ai deschis i plaseaz numele de fiiere ale acestora n partea dreapt a opiunii Open. Pentru a deschide un fiier care nu este n list, dup ce se apas pe butonul Office se apas click pe opiunea Open. Din fereastra nou aprut, se va selecta locaia unde documentul dorit a fi deschis, a fost salvat.

137

Figura 146. Alegerea unui document excel pentru a fi deschis

Deasemenea un fiier poate fi deschis i dac se utilizeaz combinaia de taste Ctrl+O.

V.1.6. Moduri de vizualizare a foii de calcul

Exist mai multe tipuri de vizualizare a datelor, ct i a fiierelor excel. n cele ce urmeaz vor fi prezentate aceste modaliti. Modurile de vizualizare a foii de calcul pot fi controlate de ctre fiecare utilizator n parte. Controlul asupra modurilor de vizualizare nseamn posibilitatea de a stabili ce anume s fie vizibil pe foaia de calcul la un moment dat i ce foaie de calcul s fie vizibil la un moment dat. Se poate comuta ntre ferestrele foilor de calcul prin plasarea lor alturat sau una n spatele celeilalte. Se pot vizualiza, de asemenea, mai multe foi de calcul simultan, fiecare n propria fereastr. Sarcin de lucru Deschidei 3 fiiere Excel. Accesai meniul View, iar din grupul Window selectai Arange All

138

Figura 147. Meniul View, grupul Window

Din fereastra care se deschide se pot alege una din modalitile de vizualizare a foilor de calcul:

Figura 148. Aranjarea ferestrelor

1. Tiled va aranja i redimensiona foile de calcul deschise astfel nct acestea s fie aranjate alturat att pe orizontal ct i pe vertical.

Figura 149. Aranjarea Tiled a foilor de lucru

139

2. Horizontal permite aranjarea ferestrelor pe orizontal, conform imaginii de mai jos:

Figura 150. Aranjarea Horizontal a foilor de lucru

3. Vertical permite aranjarea pe vertical a foilor de calcul, conform figurii de mai jos:

140

Figura 152. Aranjarea Vertical a foilor de lucru

4. Cascade permite aranjarea foilor de calcul n format cascad.

Figura 153. Aranjarea Cascade a foilor de lucru

5. Windows of activ workbook permite numai afiarea ferestrei registrului de calcul activ. 141

Figura 154. Opiunea Windows of active workbook la aranjarea foilor de lucru

Este recomandat s se utilizeze aceast facilitate de aranjare a ferestrelor de lucru pentru cel mult trei foi de calcul deschise la un moment dat, pentru ca fiecare fereastr s ofere spaiu suficient de vizualizare a datelor.

V.1.7. nchiderea aplicaiei

La finalizarea lucrului pe un fiier, acesta se poate nchide folosind una din metodele de mai jos: 1. Prin dublu-clic pe pictograma situat n partea stng a barei de meniu, conform imaginei de mai jos:

2. Se d click pe butonul , ce poart denumirea Close i este situat n partea dreapt a barei de titlu. 3. Se acceseaz apas butonul Office i din meniu se alege opiunea Close din lista derulant conform figurii de mai jos:

Figura 155. nchidere aplicaie

4. De asemena se poate tasta si combinaia de taste ALT + F4. 142

n cazul n care exist informaii introduse ntr-un document Excel care nu fost salvate i se acioneaz una din modalitile de nchidere, aplicaia Microsoft Excel afieaz o fereastr prin care v solicit s confirmai salvarea modificrilor realizate.

Exerciiul 1 Care este combinaia de taste pentru deschiderea unui document Excel: 1. CTRL+S. 2. CTRL+F 3. CTRL+O 4. Alt+F4

Exerciiul 2 Cum se poate salva un document Excel ntr-un format recunoscut i de versiuni mai vechi ale apliciei? _________________________________________________________ _________________________________________________________ __________________________________________ Exerciiul 3 Explicai cum se pot vizualiza mai multe foi de calcul n format Vertical _________________________________________________________ _________________________________________________________ __________________________________________

Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

143

V.2. OPIUNILE DE FORMATARE I GESTIONARE A DATELOR DIN

FOILE DE CALCUL

V.2.1. Formatarea numerelor

Aplicaia Microsoft Excel este folosit n cea mai mare parte pentru numere i calcule. Datele numerice care se introduc ntr-un document Excel pot fi cifre financiare, date calendaristice, fracii, procente i alte informaii care apar de obicei cu o combinaie de numere i simboluri. Precizarea formatului dorit de afiare a datelor numerice se realizeaz urmnd paii de mai jos: 1. Din meniul Home din grupul Cells se alege opiunea Format Cells din lista derulant la fel ca n imaginea de mai jos:

Figura 16. Meniul Format Cells

144

2. Se alege opiunea dorit din tabul Number, lista Category. Opiunile sunt descrise n tabelul de mai jos:

Figura 157. Formatarea celulelor Opiunile definite mai sus se pot utiliza nainte de a se introduce datele n celul sau dup ce introducei un numr n ea. Din lista de opiuni de formatare avei posibilitatea s alegei numrul de zecimale care dorii s-l utilizai, s selectai simbolul monetar internaional i s setai formatul pentru numere negative. Toate datele introduse sunt formatate implicit cu opiunea General, care afieaz datele exact aa cum au fost introduse. Dac la introducerea unui numr s-a inclus o dat sau un caracter special ($ % / , E e), Microsoft Excel va formata automat numrul cu opiunea adecvat.

Dac se apas click dreapta pe orice coloan atunci toate informaiile din acea coloan sunt selectate. Din lista care se deschide se alege opiunea Format Cells i se ajunge la aceeai fereastr de selectare a tipului de coloan.

145

Figura 158. Opiuni click dreapta pe o celul

V.2.2. Ajustarea dimensiunilor rndurilor i coloanelor

ntr-o celul din foaia de lucru Excel se pot introduce pn la 32.000 de caractere, cu toate acestea limea implicit a celulelor este limitat la o valoare ce se poate modifica. Din acest motiv dac se introduc date care au o lungime mai mare dect limea implicit a coloanei, informaia va trece peste n coloana urmtoare:

Se poate observa c n funcie de formatul textului introdus, , informaia este afiat ca o serie de semne diez indicnd faptul c textul este prea lung pentru limea curent a coloanei. Cnd un numr apare ca o serie de simboluri diez, aceasta nu afecteaz informaia introdus, care este stocat intern; exist posibilitatea s se vizualizeze oricare din aceste intrri prin modificarea limii coloanei, astfel intrrile apar n totalitate aa cum au fost introduse. Se ntlnesc i cazuri cnd limea implicit a coloanei este mai mare dect textul introdus. Prin reducerea limii coloanei, exist posibilitatea s se vizualizeze pe ecran mai multe coloane simultan. Excel ofer multiple metode pentru ajustarea limii coloanei dup preferina fiecrui utilizator: 1. Redimensionarea limii coloanei se poate realiza prin accesarea meniului Home din bara de meniuri, se alege opiunea Format din categoria Cells, iar din lista derulant click pe opiunea Column Width ca n imaginea urmtoare:

146

Figura 159. Redimensionare laime coloan

n dreptul cmpului Column width din fereastra de mai sus se poate introduce limea dorit.

Figura 160. Stabilire dimensiune coloan

2. Dimensionare prin selectarea opiunii Default Width... din lista derulant rezultat n urma accesrii iconiei Format din meniul Home. n urma seleciei efectuat va aprea caseta de dialog de mai jos in care putei s introducei limea dorit

Figura 161. Introducere lime standard a coloanei

147

3. Dimensionare prin glisare cu marginea din dreapta a selectorului de coloan la dreapta sau la stnga, pentru a mri sau micora limea coloanei. n momentul poziionrii cu indicatorul de la mouse pe marginea din dreapta a unui selector de coloan, apare un indicator de redimensionare care indic faptul c exist posibilitatea de redimensionare a limii coloanei.

Figura 162. Redimensionare lime coloan prin glisare

4. Dimensionare prin dublu clic pe marginea din dreapta a selectorului de coloan, pentru ajustare automat a coloanei. De asemenea, exist posibilitatea de ajustarea a nlimii rndului pentru un anumit rnd, utiliznd aceleai metode elementare. Excel ofer multiple metode pentru ajustarea nlimii unui rnd dup preferina fiecrui utilizator. 1. Redimensionarea nlimii unui rnd se poate realiza prin accesarea meniului Home din bara de meniuri, se alege opiunea Format din categoria Cells, iar din lista derulant click pe opiunea Row Height ca n imaginea urmtoare:

Figura 163. Redimensionare nlime coloan

La selectarea opiunii Row Height se deschide caseta de dialog la fel ca n imaginea de mai jos n care se poate introduce opiunea dorit:

148

Figura 164. Stabilire nlime coloan

2. Redimensionare prin glisarea marginii unui rnd n sus sau jos, pentru a mri sau micora nlimea rndului.

Figura 165. Redimensionare nlime coloan prin glisare

3. Redimensionare prin ajustare automat a rndului, astfel nct s se potriveasc cu cea mai lung intrare din celul, fcnd dublu clic pe marginea inferioar a rndului. Aceste modificri se realizeaz cnd se dorete ajustarea nlimii rndului pentru a cuprinde caractere mai mari, cum ar fi titlul unei foi de lucru sau titlurile de rnd care apar cu caractere mai mari. Totui, mai obinuit este s se ajusteze limea coloanei pentru a ine seama de etichete sau numere, lungi sau scurte.

V.2.3. Alinierea coninutului celulelor

Microsoft Excel 2007 ofer posibilitatea de a se schimba modul de aliniere, relativ la marginile celulelor, pentru informaia introdus de ctre utilizator. 1. Astfel, un text introdus ntr-o celul activ poate fi aliniat orizontal la stnga, la dreapta sau centrat. ntr-o celul, informaiile care sunt de tipul text sunt n mod normal aliniate orizontal la stnga, ceea ce nseamn c primul caracter din celul apare lng marginea din stnga a celulei. ntr-o celul aliniat la centru, caracterele din celul sunt centrate simetric fa de marginile din stnga i din dreapta ale celulei.

149

 Dac informaia introdus este de tip numeric aceasta este n mod normal aliniate la dreapta, ceea ce nseamn c ultimul caracter din celul apare lng marginea din dreapta a celulei. n mod normal, alinierea la dreapta este folosit pentru datele care au format numeric, deoarece toate numerele dintr-o coloan sunt aliniate sub aceleai poziii ale cifrelor, dup cum este prezentat mai jos:

Figura 166. Aliniere caractere numerice ntr-o celul

Sarcin de lucru: Pentru a alinia textul dintr-o celul se urmeaz urmtorii pai: a) Din bara de meniu se aceseaz meniul Home opiunea Format din grupul Cells iar din lista derulant care se deschide se alege Format Cells i se deschide fereastra de mai jos. Aceeai fereastr se deschide i daca se selecteaz o coloan i se apas clik dreapta, iar din lista se alege Format Cells

Figura 167. Alinerea textului ntr-o celul

150

b) n tabul Alignment se alege din lista corespunztoare opiunii Horizontal se pot alege una din opiunile de aliniere a textul dintro celul. 2. De asemenea, exist i posibilitatea de modificare a alinierii pe vertical a coninutului din celuleadic modul n care este poziionat informaia dintr-o celul ntre marginea superioar i cea inferioar a celulei. Alinierea implicit pentru text i numere este n partea inferioar, nsemnnd amplasarea caracterelor chiar deasupra marginii inferioare a celulei. De asemenea, avei posibilitatea s modificai alinierea vertical a celulelor, n partea inferioar, n partea superioar sau la centru. Alinierea la centru arat adesea bine cnd se dorete mrirea nlimii unui rnd pentru a scoate n eviden etichetele sau valorile stocate pe rnd, dar menine intrrile centrate ntre partea superioar i partea inferioar ale rndului. a) n fereastra Format Cells se va da clic pe eticheta Vertical, iar din lista derulant se va putea alege una din opiunile: Center (centrat), Bottom (jos), Justify (aliniere stnga-dreapta), Distributed (aliniere distribuit) ca n fereastra urmtoare:

Figura 168. Alinierea textului pe vertical ntr-o celul

b) Dac din list se alege opiunea Center, textul introdus va fi afiat in formatul urmtor:

151

Figura 169. Poziionarea centrat a textului ntr-o celul

c) n fereastra Format Cells se poate bifa opiunea Wrap Text (Incadrare text) la fel ca imaginea urmtoare:

Figura 170. Utilizarea Wrap text pentru ncadrarea textului ntr-o celul

Astfel, orict de lung ar fi textul introdus ntr-o astfel de celul acesta se va ncadra pe mai multe rnduri n celula respectiv, la fel ca n imaginea de mai jos:

Figura 171. ncadrarea textului ntr-o celul

3. Pentru ca textul introdus s fie afiat pe vertical, n loc de orizontala, se va apela tot la fereastra Format Cells, n care, n

152

dreptul opiunii Orientation se poate alege orientarea textului la orice unghi dorit de ctre utilizator.

Figura 172. Modificarea orientrii textului ntr-o celul

o La o orientare la un unghi de 90 informaia introdus este afiat astfel:

Figura 173. Orientarea la 900 a textului

o La o orientare la un unghi de 45 informaia introdus este afiat astfel:

Figura 174. Orientarea la 450 a textului

Aceast modalitate de aliniere a textului este folosit cnd se realizeaz tabele mai complexe.

153

Pentru toate aceste aspecte de aliniere orizontal i vertical, text scris vertical i orizontal exist intrare direct din meniul Home, grupul de iconie Alignment.

Figura 175. Meniul Home, grupul Alignment

V.2.4. Crearea i aplicarea formatelor condiionale

Formatarea condiionat necesit crearea unor seturi de criterii, similar introducerii criteriilor de cutare ntr-o baz de date. Folosind expresii precum egal cu sau mai mare dect se vor alege formatele care se vor aplica asupra celulelor ce conin text sau numere i corespund criteriului. Sarcin de lucru: Pentru a se putea aplica formatarea condiionat asupra datelor trebuie urmate urmtoarele etape: 1. Selecteai celulele care se doresc a fi incluse n formatarea condiionat. 2. Din bara de meniu acesai meniul Format Conditional Formatting (Formate condiionate). i opiunea

154

Figura 176. Formatare condiionat

3. Din lista de opiuni Highlight Cells Rules se poate alege una din opiunile: Grater Than.. caz n care se poate seta ca toate valorile mai mari dect valoarea stabilit s fie evideniate. Deasemenea sunt disponibile i opiunile Less Than... se pot evidenia valorile mai mici dec valoarea stabilit, Between... valori cuprinse ntre, Equal To... valori egale cu, Text that Contains cutare n celule de tip text care conin expresia setat i cu opiunea Duplicate Values se pot evidenia toate valorile duplicate. Folosii pe rnd fiecare opiune din cele prezentate mai sus. 4. Exemplu: Avem un excel cu vnzrile din ultima sptmn pe fiecare agent de vnzri. Vrem s evideniem toate valorile care sunt peste 10000.

155

Figura 177. Tabel de vnzri

5. Selectm coloana de Vnzri i alegem opiunea Grater Than.. cu valoarea setata 10000. Deasemenea se poate selecta din lista derulant i culoarea sau modul n care se vor diferenia aceste valori ce respect condiia setat.

Figura 178. Selecie conditie pentru formatare celul

6. La apsarea OK, valorile din tabel ce respect condiiile setate se vor evidenia in modul stabilit. Mai jos se regseste efectul regulii setate asupra tabelului iniial.

Figura 179. Tabelul iniial cu valorile evideniate

Se pot seta simultan mai multe reguli de evideiere a valorilor dintrun tabel. Deasemenea se pot folosi opiunile din grupul Top-Bottom Rules cu ajutorul crora se pot evidenia primele x valori dintr-o list selectat, ultimele x valori, valorile peste medie sau sub medie, valorile ce reprezint x% din total sau sunt x%.

156

Figura 180. Tabelul iniial cu valorile evideniate

Dup ce s-au stabilit formatele condiionate ntr-o foaie de calcul, orice celul n care se introduce coninutul care ndeplinete condiiile stabilite va fi formatat n conformitate cu instruciunile de formatare condiional. Acest lucru va continua pn cnd acestea instruciuni vor fi terse. Opiunile din grupul Data Bars ne vor ajuta s evideniem grafic valoarea din fiecare celul selectat comparativ cu valoare maxim. n imaginea de mai jos se paote vedea efectul acestei reguli asupra tabelului de la exemplul anterior.

Figura 181. Tabelul iniial cu valorile evideniate

Pentru a evidenia comparativ valorile din celulele selectate se pot utiliza i opiunile din grupul Color Scales sau Icon Sets. Cu

157

opiunile din grupul Color Scales se vor colora difereniat valorile selectate n funcie de valoarea minim i valoarea maxim. Un principiu similar este respectat i de opiunile din grupul Icon Set cu deosebirea c nu se folosesc culori ci se folosesc iconie.

Figura 182. Tabelul iniial cu valorile evideniate

Exist deasemenea posiblitatea de a defini o regul nou prin intermediul opiunii New Rule...

Sarcin de lucru: Pentru a terge condiiile dintr-o foaie de calcul trebuie parcui urmtorii pai: 1. Se selecteaz opiunea Clear Rules din meniul Format Conditional Formatting

Figura 183. Opiunea Clear Rules

158

2. Se poate selecta fie s se tearg toate formatrile din celulele selectate fie din ntregul tabel. 3. Exist i posibilitatea de a edita, terge fiecare fromatare definit, daca se selectez opiunea Manage Rules...

Figura 184. Editarea unor condiii existente

V.2.5. Cutarea i nlocuirea coninutului i formatelor celulelor

n cazul n care se lucreaz cu foi de lucru de dimensiuni mari, coninutul unor rnduri sau coloane poate s nu se ncadreze pe ecran. Dac se dorete localizarea unei anumite informaii care nu este vizibil imediat, exist posibilitatea de scanare vizuala a foii de lucru pentru regsirea informaiei. Aplicaia Microsoft Excel are o facilitate mult mai simpl. Pentru a cuta informaia dorit n Excel se vor urma paii: 1. Se acceseaz meniul Home, iar din grupul Editing se deschide lista Find & Select.

159

Figura 185. Opiunea Find& Select

2. Se alege opiunea Find... n caseta Find and Replace, n dreptul cmpului Find what se va introduce textul care se dorete a fi cutat.

Figura 186. - Introducere criteriu de cutare

n caseta de mai sus se pot accesa butoanele: Find All ce permite afiarea informaiei cutate la fel ca n imaginea de mai jos:

160

Figura 187. Cutarea ntregistrrilor dup un anumit criteriu

Find Next dup acionarea cutrii se va poziiona pe prima valoare din document ce ndeplinete criteriul introdus. Sarcin de lucru: Pentru a cuta i nlocui o informaie n Excel se vor urma urmtorii pai: 1. Se acceseaz meniul Find& Select i se alege opiunea Replace 2. Se introduce valoarea care se dorete a fi nlocuit n cmpul Find what i n dreptul cmpului Replace with se va meniona valoarea nou.

Figura 188. nlocuire valori ntr-o foaie de calcul

De asemenea se pot utiliza n aceast caset urmtoarele butoane: Replace nlocuiete doar prima valoare regsit

161

 Replace All nlocuiete toate valorile care corespund cu criteriul introdus. O modalitate mai rapid de accesare a ferestrei Find and Replace este i combinaia de taste Ctrl + F Similar, pentru a nlocui valori, se pot apsa simultan tastele Ctrl + H Pentru a gsi toate celulele ce conin formule se poate folosi opiunea Formulas din meniul Find&Select. Cu ajutorul acestei opiuni sunt marcate cu gri toate celulele ce conin formule, iar trecerea de la o celul cu formule la alta se face cu ajutorul tastei TAB. Similar se pot regsi toate celulele ce conin Comenatrii Opiunea Comments, celule ce conin formatare condiionat opiunea Conditional Formatting, Constante Constants i celule ce au validri de date - Data Validation

V.2.6. Inserarea i tergerea celulelor, rndurilor i coloanelor

Aplicaia Microsoft Excel are inclus facilitatea de a insera sau de a terge o celul pentru a se introduce date suplimentare, respectiv eliminarea acestora. Sarcin de lucru: 1.Deschidei un document excel completat cu informaii. 2. Pentru a se insera un rnd sau mai multe ntr-o foaie de lucru Excel se vor urma paii de mai jos: Se acceseaz meniul Home, grupul Cells i se deschide lista de la opiunea Insert:

Figura 189. nlocuire valori ntr-o foaie de calcul

Dac se selectez opiunea Insert Cells se va introduce o singur celul. Cu opiunea Insert Sheet Rows se va insera o line nou dupa linia pe care sunt poziionat.

162

3. Adugai o coloan nou dup a doua coloan din document cu opiunea Insert Sheet Columns 4. Adugai nregistrri n aceast nou coloan. Pentru a terge o coloan se pot folosi opiunile din lista Delete.

Figura 190. Opiuni lista delete

Se poate terge coloana pe care sunt poziionat, linia sau ntreaga pagin de lucru. La selectarea opiunii Delete Cells apare fereastra de mai jos n care se selecteaz modul de tergere: toate celulele rmase sunt mutate mai sus, sunt mutate mai la dreapta, se terge ntregul rnd sau ntreaga linie.

Figura 191. Delete Cells 5. Deasemenea pentru a terge o linie sau coloan se poate folosi opiunea din lista ce se deschide la click dreapta pe o coloan. Selectai penultima linie din excel, apsai click dreapta i selectai opiunea Delete

163

Figura 192. List de opiuni la click dreapta

Inserarea noilor rnduri se va realiza ntotdeauna deasupra primului rnd selectat. Deasemenea opiunea de inserare de linii sau coloane este disponibil i din lista ce apare la click dreapta (a se vedea n imaginea de mai sus).

V.2.7. Decuparea, copierea, lipirea i golirea celulelor

Sunt cazuri cnd datele introduse ntr-o foaie de lucru trebuie modificate sau s fie amplasate n alt parte. Se mai ntmpl i cazuri n care aceste date au fost greit introduse i se doresc a fi terse. Cnd se dorete a se schimba modul n care au amplasate datele n foaia de lucru, nu este necesar ca s tearg datele existente i reintrodse n noua locaie. Aplicaia Microsoft Excel ofer posibilitatea de a muta coninutul dintr-o celul sau mai multe celule, ntr-o alt locaie n foaia de lucru. Aceast operaie se poate realiza prin procedura de decupare, copiere i lipire. a) Modalitatea de decupare a informaiilor dintr-o celul sau o zon selectat se poate realiza: Accesnd butonul Cut ( ) din Home i grupul Clipboard

Accesnd opiunea Cut din lista ce se deschide la click dreapta O modalitate de decupare a datelor dintr-o parte n alta este utilizarea combinaiei de taste: Ctrl + X

164

b) Modalitatea de copiere a informaiilor dintr-o celul sau o zon selectat se poate realiza: Accesnd butonul Copy ( Clipboard ) din Meniul Home i grupul

Accesnd opiunea Copy din lista ce se deschide la click dreapta O modalitate rapid de copiere a datelor dintr-o parte n alta este utilizarea combinaiei de taste: Ctrl + C. c) Modalitatea de lipire a informaiilor dintr-o celul sau o zon selectat se poate realiza: Accesnd lista Paste din Meniul Home i grupul Clipboard ca n imaginea de mai jos avem posibilitatea de a selecta modul n care se face lipirea informaiei copiate anterior. Se poate lipi informaia identic copiat (Paste), sau formulele din celulele ce au fost n prealabil copiate, rezultatul formulelor, informaia copiat se poate aduga deasemenea ca i imagine, link ctre ea etc.

Figura 193. Lipirea informaiilor dintr-o celul

Accesnd opiunea Paste din lista ce se deschide la click dreapta O modalitate de lipire a datelor dintr-o parte n alta combinaiei de taste: Ctrl + V . este utilizarea

d) Modalitatea de tergere a informaiilor dintr-o celul sau o zon selectat se poate realiza: 165

e) Accesnd opiunea Delete din lista ce se deschide la click dreapta, urmat de selectarea metodei de tergere (toat linia, toat coloana, se mut informaia ramas mai sus sau mai la stnga)

O modalitate de tergere a datelor dintr-o celul se poate realiza prin accesarea tastei Delete de pe tastatur.

Exerciiul 4 Care sunt metodele prin care se poate aduga o linie nou ntr-un document excel?

Rezolvrile exerciiilor le gsii la finalul acestui capitol!

V.2.8. Formatarea celulelor

Unul dintre beneficiile majore al utilizrii Microsoft Excel l reprezint capacitatea sa de organizare a datelor n formatul rnd i coloan i apoi efectuarea calculelor pentru anumite rnduri, coloane i celule. Aceste caracteristici sunt utile n cazul n care se creeaz o foaie de lucru pentru uz personal, atunci cnd principalul obiectiv l reprezint vizualizarea bugetelor sau prognozrilor sau datele sunt recalculate pe baza a diferite proiecii. Microsoft Excel ofer o multitudine de metode pentru formatarea celulelor i valorilor dintr-o foaie de lucru, n scopul obinerii unui model i a unui aspect mai plcut. Dac foaia de lucru va fi imprimat sau va fi vizualizat de ctre alte persoane, iar dac acestea sunt componente ale unui raport sau ale unei prezentri, se va dori ca foaia de lucru s arate ct se poate de atractiv. Astfel, pentru mbuntirea formei exist posibilitatea s se mreasc textul pentru titluri sau s se formateze celulele n format aldin, cursiv sau ambele. De asemenea, exist posibilitatea s se formateze textul cu diferite fonturi (stiluri de tastare) i n culori diferite.

166

V.2.8.1 Formatarea textului Una dintre cele mai frecvente formatri dintr-o foaie de lucru este modificarea fontului i a dimensiunii fontului titlurilor selectate, a etichetelor i a valorilor existente.

Prin Font se nelege nfiarea general a textului, numerelor sau a altor simboluri de tip caracter care se regsesc introduse ntr-o foaie de lucru. n Excel exist posibilitatea ca datele care se introdus sa aib fonturi diferite sau diferite dimensiuni ale fontului. Sarcin de lucru: Pentru a formata un text selectat ntr-o foaie de lucru Excel se vor urma paii de mai jos: 1. Se selecteaz celula sau celulele ce conin textul ce trebuie formatat 2. Se vor accesa butoanele care se regsesc n meniul Home i din grupul Font

Figura 194. Bara de formatare

Pentru modificarea fontului pentru textul introdus se vor alege din lista derulant fontul dorit:

167

Figura 195. Opiuni font

Dac se dorete modificarea dimensiunii fontului de va alege valoarea dorit din lista derulant din bara de instrumente:

Figura 196. Opiuni pentru dimensiunile fontului

Daca se dorete modificarea stilului cu care este afiat textul introdus se poate alege una din opiunile: dup cum urmeaz: Bold - textul va fi afiat ngroat Italic -textul va fi afiat aplecat spre dreapta Underline- textul va fi afiat subliniat. din bara de instrumente

168

O alt modalitate de formatare a textului introdus este urmtoarea: 1. Se va da click dreapta pe o celul, iar din lista derulant se va alege opiunea Format cells

Figura 197. Formatare celule

2. Din caseta de dialog Format cells, se pot alege aceleai opiuni ca cele din bara de instrumente. n seciunea Preview se poate vedea cum va aprea textul dup ce au fost alese opiunile dorite.

169

Figura 198. Modificare font prin fereastra Format Cells

De asemenea tot din aceast fereastra se poate alege i culoarea pe care o va avea textul din lista Color

V.2.8.2 Formatarea numerelor ca simboluri monetare Cnd se introduc numere n celulele din foaia de lucru, aplicaia Excel formateaz implicit celulele n formatul General. Aceasta nseamn c toate datele de tip text i numerice vor aprea exact aa cum au fost introduse. Pentru a se modifica modul n care sunt afiate numerele exist posibilitatea s se utilizeze opiunile din lista ce se deschide din meniul Home i grupul Number.

170

Figura 199. Lista de opiuni de afiare a unui numr

Dac suntei poziionat pe o celul ce conine un numr la deschiderea acestei liste este prezentat modul n care va fi afiat acel numr sub fiecare din opiunile disponibile. Pentru a stabili numrul de zecimale ce sunt afiate intr-o coloan se folosec cele 2 butoane din Meniul Home, grupul Number, Increase Decimal i respectiv Decrease Decimal Deasmenea numerele pot fi afiate i aliniate cu simboluri monetare din caseta de dialog Format cells. De asemenea exist posibilitatea s se afieze numerele mai mari cu separatori de mii, sau ca simbol monetar cu semnul dolar i zecimale reprezentnd fracii din dolar, sau s se afieze sub form de fracii sau chiar procentaje. Unele butoane de formatare pentru numere se regsesc n bara de instrumente Formatting: .

171

n tabelul urmtor sunt prezentate butoanele utilizate de pe bara de instrumente Formatting. Buton Numele butonului Simbol monetar (Currency Style ) Descriere Afieaz i aliniaz numerele cu simboluri monetare, separatori de mii i puncte zecimale: 25.7 ca $25.7 sau 25.7 LEI Se nmulesc numerele cu 100 i se afieaz numerele cu semnul de procent. Se afieaz numerele cu separatori de mii: Se adaug o zecimal de fiecare dat cnd facei clic pe buton. De exemplu 7.25 va fi afiat astfel 7.250. Se elimin o zecimal de fiecare dat cnd facei clic pe buton. De exemplu 3.4500 va fi afiat astfel 3.450.

Stil procent (Percent Style) Separator mii (Comma Style) Mrire zecimal (Increase Decimal) Micorare zecimal (Decrease Decimal) V.2.8.3 Adugarea de borduri la celule

Cu ajutorul bordurilor i culorilor putem reliefa informaiile importante din cadrul documentului Excel. De asemenea cu ajutorul bordurii se poate uura lectura foii de lucru i se pot evidenia anumite date. Bordura este o linie trasat n jurul unei celule sau al unui grup de celule. De asemenea, putem stabili i culoarea de fond a unei celule sau a unui grup de celule. Cu ajutorul bordurilor putem ncadra n totalitate un grup de celule, celule separate, sau putem sublinia cu linie simpla sau dubl zona de date selectat. Aplicaia Microsoft Excel ofer mai multe stiluri pentru borduriinclusiv linii unice de diverse grosimi, linii punctate i linii de desprire. Cnd se creeaz o bordur pentru o celul sau pentru o zon de celule, nu este necesar s se aplice bordura pentru toate cele patru laturi. Se poate preciza ca bordura s se aplice oricrei laturi sau combinaii de laturi. De exemplu, se poate aplica o bordur cu linie dubl numai n partea inferioar a primului rnd din foaia de lucru, pentru a se separa titlul de restul foii de lucru. Pentru utilizarea noilor faciliti de desenare a bordurilor, se utilizeaz din bara de insturmente, din meniul Home, grupul Font.

172

Figura 200. Borders

De asemenea se poate accesa tabpage-ul Borders, din meniul ce se deschide la click dreapta i opiunea Format Cells..:

Figura 201. Tabpage Borders

Din lista derulant se poate accesa un tip de bordura pentru a se formata o celul dup dorina fiecrui utilizator. De asemenea, exist posibilitatea de a schimba caracteristicile utilizate la desenarea bordurii prin intermediul opiunilor de pe bara de instrumente Borduri. Sarcin de lucru: 1. Deschidei un fiier excel dintre cele create la sarcinile de lucru anterioare. 173

2. Selectai toate informaiile din coloane. 3. Selectai din meniul Home, grupul Font iconia Borders lista derulant de la

Figura 201. Lista derulant Borders Din lista prezentat mai sus din lista Borders se poate alege modul n care celulele din excel vor fi ncadrate ntre linii, exemplu: linie simpl doar n partea de jos a celulei, linie simpl la dreapta sau la stnga celulei sau doar linie n partea de sus a celulei etc. 4. Selectai opiunea All Borders astfel nct toate celulele cu informaii s fie ncojurate pe toate laturile cu linie simpl. 5. Selectai fiecare celul ce conine denumirea coloanelor i selectai opiunea Thick Box Border pentru a fi nconjurate cu o linie ngroat. 6. Pentru a vedea modul n care va fi tiprit documentul curent i modul n care vor arta bordurile setate pe documentul tiprit se selectez lista de opiunea Print (din lista de la butoul Office), Print Preview. Pentru a nchide modul de vizualizare Print Preview se apas butoul Close print Preview.

174

Mai jos se regsete un exemplu de test pe care au fost aplicate bordurile n modul precizat:

Figura 202. Exemplu Print preview

Pentru modificarea liniei bordurii sau culorii pentru o celul sau zon selectat se vor folosi opiunile Line Color i Line Style: 7. Selectai opiunea Line Color pentru a colora bordurile trasate anterior n alt culoare i selectai culoarea rou. La selectarea unei noi culor, cursorul mouse-ului se schimb sub form de creion i selectnd bordurile dorite acestea vor avea noua culoare. Pentru a iei din modul de colorare a burdurilor se apas dubluclick. O dat culoarea setat toate noile borduri ce vor fi selectate vor avea noua culoare.

Figura 203. Exemplu modificare culoare borduri

175

8. Similar pentru a modifica stilul liniei folosite la borduri selectai opiunea Line Style

Figura 204. Exemplu modificare stil linie

9. Pentru a terge o bordur selectai opiunea Erase Border. La alegerea opiunii cursorul mouse-ului se schimb ntr-un burete cu care se vor selecta bordurile ce vor fi terse. Pentru a iei din modul de tergere se va apsa dubluclick. tergei toate liniile de la bordurile ce despart denumirea coloanelor.

Figura 205. tergere bordur

10. Pentru a desena o bordur selectai opiunea Draw Border, cursorul mouse-ului se transform n creion. Dac se va apsa click pe orice margine a unei celule aceasta va avea avea o bordur cu o linie de stilul i culoarea selectate anterior. Redesenai bordurile dintre coloanele cu denumire, terse la pasul anterior.

176

11. Similar opiunii Draw Border se folosete opiunea Draw Border Grid, singura desebire fiind faptul c la selectarea unei celule toate cele 4 laturi vor avea o bordur cu linie de culoarea i stilul setate anterior. V.2.8.4 Adugarea de umbrire la celule La fel ca i la borduri, exist posibilitatea ca n Excel s se poat aduga umbriri sau modele unei celule sau unei zone de celule pentru a scoate n relief selecia. Umbrirea unei celule poate fi gri sau colorat. Dei culorile pot fi semnificative pentru nfiarea unei foi de lucru, culorile vor aprea n foaia de lucru imprimat numai dac se utilizeaz o imprimant color. Un model este un set de linii sau puncte cu care se umplu celulele selectate. Aplicarea modelelor este folositoare n special dac se dorete s se atrag atenia asupra uneia sau mai multor celule dintr-o foaie de lucru imprimat dar nu exist imprimant color. Dac exist imprimant color sau se dorete vizualizarea foii de lucru doar pe ecran, exist posibilitatea de a combina n celulele selectate umbrirea cu culoare cu un model.

Sarcin de lucru: Pentru adugarea unei umbre la o celul, n fiierul excel deschis la sarcina de lucru anterioar, urmai paii de mai jos: 1. Se va da click dreapta cu mouse-ul pe celula selectat i din lista derulant se va alege opiunea Format Cells 2. Din fereastra de dialog Format Cells se alege tab-ul Patterns ca n imaginea de mai jos:

177

Figura 206. Tabul Patterns al ferestrei Format Cells

Din seciunea Backgroud color se poate alege culoarea cu care vor fi umplute celulele selectate. Din opiunea Fill Effects se poate selecta ca n celulele selectate culoarea s nu fie uniform n ntreaga celul ci s fie un gradient ntre 2 culori ce se pot selecta din listele Color 1 i Color 2, iar stilul n care se va face trecerea de la o culoare la alta se poate alege din grupul Shading Styles.

Figura 207. Opiunea Fill Effects

178

 Din seciunea Pattern Color i Patern Style se poate alege ca n celulele selectate s apar o textur din modelul i culoarea ales.

Figura 208. Modele texturi Selectai celulele ce conin denumirea coloanelor i din opiunea Fill Effects alegei 2 culori iar trecerea de la o culoare la alta s se fac pe vertical.

V.2.8.5 mbinarea celulelor Dac se dorete ca un titlu s se desfoare pe mai multe rnduri, mai multe celule de lng celula cu titlul respectiv exist posibilitatea de mbinare a celulelor. Aceast opiune permite s se accepte capaciti suplimentare de formatare. mbinarea celulelor combin dou sau mai multe celule ntr-o singur celul, astfel nct textul sau valoarea din cadrul celulei s poat fi formatat cu mai mult uurin. Cel mai simplu mod de a mbina dou celule este selectarea butonul Merge and Center, din meniul Home

179

Figura 208. mbinarea de celule Cu opiunea Merge&Center, celulele selectate sunt unite, iar textul va fi centrat. Daca nu se doreste centrarea textului se poate selecta doar optiunea Merge Cells. Pentru a mpri o celul compus n celulele componente din care provine exist opiunea Unmerge Cells

Figura 209. Opiuni Merge&Center

O alta metoda de mbinare este detaliat mai jos: 1. Se selecteaz celulele care se doresc a fi mbinate si se d clic dreapta, iar din lista derulant se alege opiunea: Format Cells 2. Din caseta de dialog Alignment, se bifeaz opiunea Merge cells (Imbinare celule)

Figura 209. mbinare celule din fereastra Format Cells

180

V.2.9. Lucrul cu rnduri, coloane, foi de lucru i registre de lucru

V.2.9.1 Ascunderea i reafiarea rndurilor i a coloanelor Se ntmpl ca uneori s se iveasc necesitatea ascunderii anumitor date din foaia de calcul. De exemplu, ntr-o foaie de calcul pe care o vor vedea mai multe persoane, s-ar putea s existe anumite informaii confideniale i se dorete ca acestea s nu fie vizibile sau modificate. n asemenea situaii, exist posibilitatea s se ascund aceste rnduri sau coloanele, astfel nct acestea s nu apar pe ecran sau la imprimare. Cnd se dorete ca s fie din nou vizualizate se va folosi opiunea de reafiare.

Pentru ascunderea unei coloane sau rnd dintr-o foaie de lucru se selecteaz coloana (rndul) care se dorete a fi ascuns, se d click dreapta pe coloana (rndul) selectat, iar din lista disponibil se acceseaz opiunea Hide.

Figura 210. Ascundere coloan/rnd

Ulterior se poate observa c rndul (coloana) nu mai este vizibil n interfa, dar coloanele rmase i-au pstrat numele. Astfel, coloanele respective nu mai sunt vizibile n interfa

Pentru a reafia datele ascunse se vor urma urmtorii pai: 1. Se selecteaz coloanele ntre care se regsete coloan care se dorete a fi reafiat 2. Se va da click dreapta cu mouse-ul, iar din lista derulant se va alege opiunea: Unhide

181

Figura 211. Unhide (reafiare) Deasemenea pentru a ascunde linii Hide Rows, coloane Hide Columns sau foi de calcul ntregi Hide Sheet, n Excel 2007 exist posibilitatea de a selecta acest lucru din meniul Home, butonul Format, ca n imaginea de mai jos. Tot n acest meniu sunt disponibilie opiunile de reafiare a informaiilor ascunse (opiunile Unhide).

Figura 212. Opiuni Hide-Unhide din meniu

182

Sarcin de lucru: 1. Deschidei un fiier excel. 2. Ascundei a treia coloan din fiier, folosind opiunea corespunztoare din meniu. 3. Ascundei a doua linie din fiier folosind opiunea din lista de la click dreapta. 4. Reafiai liniile i coloanele ascunse folosind una din opiunile prezentate mai sus. V.2.9.2 Imobilizarea coloanelor i rndurilor Cnd se lucreaz cu foi de calcul foarte mari, n mod normal, la deplasarea indicatorului de celul titlurile foilor se deruleaz pn acestea nu mai sunt vizibile pe ecran. Aplicaia Microsoft Excel, va permite imobilizarea unei zone din fereastra de afiare, delimitarea fiind realizat prin selecia rndurilor i coloanelor, astfel nct aceasta va rmne tot timpul vizibil, indiferent ct de mult se va derula foaia de calcul. Partea cea mai des imobilizat a unei foi de calcul este rndul cu titlurile de coloane din partea de sus a listei. Imobiliznd acest rnd se vor putea vizualiza ce reprezint datele din celule atunci cnd se deruleaz lista. Imobilizarea pstreaz titlurile pe ecran indiferent cte nregistrri conine lista. Sarcin de lucru: Pentru a imobiliza rndurile i coloanele dintr-o foaie de calcul trebuie parcuri urmtorii pai: 1. Deschidei un document excel completat cu informaii. 2. Accesai meniul View i apoi din grupul Window se deschide lista Freeze Panes ca n figura de mai jos:

183

Figura 213. Opiunea Freeze Panes din meniul View

3. Selectai opiunea Freeze Top Row i apoi derulai vertical foaia de calcul. Observai efectul. 4. Selectai opiunea Freeze First Column orizontal foaia de calcul. Observai efectul. i apoi derulai

5. Pentru a renuna la imobilizarile setate, dupa ce ai setat o imobilizare, n lista de mai sus apare i opiunea Unfreeze Panes Aceast operaiune se poate realiza ori de cte ori este necesar ntr-o foaie de lucru Excel. V.2.9.3 mprirea ecranului n afara de imobilizarea unei zone din fereastra de afiare, aplicaia Excel permite separarea unei foi de calcul n dou pri, ceea ce faciliteaz vizualizarea simultan a dou sau patru zone distincte din cadrul aceleai foi de calcul. Aceast caracteristic este util la compararea datelor dintr-o foaie de calcul sau atunci cnd trebuie mutate sau copiate informaii n interiorul aceleiai foi de calcul. Prin mprirea ecranului pot apare dou sau patru zone de vizualizare. Pentru fiecare dintre aceste zone de vizualizare se poate derula independent seciunea care se afieaz. Sarcin de lucru: Pentru a mpri o foaie de calcul n patru zone de vizualizare trebuie parcuri urmtorii pai: 1. Selecteaz celula deasupra i n stnga creia se va plasa marcajul de mprire a ecranului. 2. Se acceseaz meniul View, iar din grupul Window se alege opiunea Split, la fel ca n imaginea de mai jos:

184

Figura 214. Opiunea Split din meniul View

Foaia de calcul are n acest moment dou sau patru bare de derulare care permit derularea n sus, n jos sau spre dreapta a fiecrei seciuni de ecran. Pentru a mprii ecranul n 2 zone, se poate selecta o linie i se apas butonul Split, avnd ca rezultat mprirea ecranului n 2 zone orizontale, dac se selecteaz o coloan se poate mprii foaia de lucru pe vertical. n cazul n care ecranul este mprit n patru, cele patru panouri vor fi derulate n pereche. Cnd foaia de calcul se deruleaz sus-jos cele dou panouri superioare se vor derula simultan. Cnd foaia de calcul se deruleaz stnga-dreapta cele dou panouri din stnga se deruleaz simultan. Deplasarea barelor de mprire va permite mrirea sau micorarea oricrei dintre seciuni. Pentru a se muta o bar de derulare este suficient deplasarea cursorului de la mouse deasupra ei i s se atepte pn ce acesta se transform ntr-o sgeat cu dou capete pentru mprirea n dou seciunea i ntr-o cruce cu patru sgei n capete pentru mprirea ecranului n patru seciuni. Pentru a anula mprirea ecranului poi alege una din metodele: 1. Se acceseaz meniul View i se mai apas nc o dat butonul Split. 2. Se execut dublu click pe o bar de mprire pentru eliminarea acesteia. 3. Se poate trage una din barele de mprire n afara foii de calcul.

V.2.10. Filtrarea datelor ntr-o foaie de calcul

Utilizarea filtrrii automate pentru a filtra datele este un mod uor i rapid de a gsi i lucra cu un subset de date dintr-o zon de celule sau coloan de tabel.

185

Dac datele sunt filtrare se vor afia numai rndurile care satisfac criteriile care au fost specificate, iar rndurile care nu se doresc a fi afiate vor fi ascunse. Dup filtrarea datelor, exist posibilitatea de copiere, cutare, editare, formatare, imprimare sau introducerea lor ntr-o diagram subsetul de date fr a fi rearanjate sau mutate. n Excel exist posibilitatea de a se utiliza filtrare dup mai multe coloane. Filtrele sunt aditive, adic fiecare filtru suplimentar se bazeaz pe filtrul curent i restrnge mai departe subsetul de date. Utiliznd Filtrare automat, exist posibilitatea s se creeze trei tipuri de filtre: dup o list de valori, dup format sau dup criterii. Fiecare dintre aceste tipuri de filtre le exclude pe celelalte pentru fiecare zon de celule sau etichet de coloan. De exemplu, exist posibilitatea s se filtraze dup o culoare de celul sau dup o list de numere, dar nu dup ambele; de asemenea s se filtreze dup pictograme sau dup un filtru particularizat, dar nu dup ambele.

Sarcin de lucru: Pentru a realiza o filtrare automat ntr-o foaie de calcul se vor urma paii de mai jos: 1. Se acceseaz o coloana sau o zona de coloane care se doresc a fi filtrate 2. Se va accesa meniul Home i se alege lista de Sort&Filter

Figura 215. Inserare filtru automat

Selectai linia cu denumirea coloanelor i apoi apsai butonul Filter. Pe fiecare coloan apare o sageat la apsarea creia se va deschide o list cu opiuni.

186

Figura 216. Filtre active pe fiecare coloan

Mai jos se regsete cu lista cu opiuni de filtrare (se deschide dac se face click pe butonul de pe coloana de interes). n partea inferioar aapar toate nregistrrile, o singur dat, din coloana pe care suntei pozitionat. Dac se debifeaz sau bifeaz valori din lista respectiv in excel se vor aduce doar acele linii care conin pe coloana selectat valorile bifate. Deasemenea se pot face Sortri dup culoare. Din zona Text Filters se pot realiza filtrri de text complexe.

Figura 217. Lista cu opiuni de filtrare

Pentru a se realiza o sortare a datele ntr-o foaie de calcul se acceseaz unul din butoanele de sortare ascendent descendent din bara de instrumente. sau

187

Criteriile de sortare se salveaz odat cu registrul de lucru, pentru a se reaplica de fiecare dat cnd se va deschide registrul de lucru pentru un tabel Excel, dar nu i pentru un interval de celule. Dac se dorete s se salveze criteriile de sortare pentru a se aplica periodic o sortare cnd se deschide un registru de lucru, atunci se recomand s utilizeze un tabel. Acest lucru este important mai ales pentru sortrile pe mai multe coloane sau pentru sortrile care dureaz mult timp pentru a se crea.

188

V.3. CREAREA GRAFICELOR I DIAGRAMELOR

n general, diagramele se creeaz atunci cnd se dorete o reprezentare grafic (n imagini) a datelor cuprinse n tabele create. Aplicaia Chart Wizard (Expert diagram) va permite crearea, pas cu pas, a unei diagrame i ofer opiuni care s ajute la modificarea acesteia dup cerinele utilizatorului. De asemenea se poate reveni oricnd s se modifice diagrama, dup ce aceasta a fost creat. Dup ce s-a creat tabelul surs care conine informaia ce urmeaz a fi reprezentat grafic se lanseaz aplicaia Chart Wizard pentru a se crea diagrama dorit. Aplicaia are anumite tipuri prestabilite de diagrame din care se poate alege acel tip care ofer o reprezentare ct mai apropiat de cerin. Se va accesa meniul Insert, iar n grupul Charts sunt disponibile mai multe categorii de diagrame:

Figura 218. Inserare diagram

Primul pas n crearea unei diagrame este alegerea tipului diagramei. Aplicaia Excel ofer o gam larg de tipuri de diagrame printre care: Diagrame pe coloane (Column). O diagram pe coloan are bare verticale i este reprezentat fr continuitate n timp. Acest tip se utilizeaz, n general, pentru prezentarea comparativ a datelor.

189

Figura 17 Diagrame n coloane

Se pot selecta diagrame cu bare 2D, sau coloane 3D, deasemenea coloanele pot fi nlocuite cu cilindrii, conuri sau piramide. n imaginea de mai jos se regsete un exemplu de diagram n coloane:

190

Figura 220. Diagram n coloane

Diagrame linie (Line). Acest tip de diagrame este foarte potrivit pentru msurarea sau reprezentarea datelor n timp, n mod continuu. Ele realizeaz combinaii bune cu diagramele pe coloan sau pe linii multiple. De asemenea, diagramele linie sunt excelente pentru prezentarea informaiei ce implic tendine sau modificri n timp cu unul sau dou seturi de date. Se poate alege ca diagrama s fie cu linii 2 D sau 3 D, deasemenea pentru linii 2D se poate alege ca s fie marcate i punctele de interes

Figura 221 Diagrame linie

Pentru exemplul de mai sus s-a creat i o diagram de tip line, reprezentat n imaginea de mai jos:

191

Figura 222. Exemplu diagram linie

Diagrame cu structur radial (Pie). Diagramele cu structur radial sunt folosite pentru prezentarea unui procent dintr-un ntreg. Tipurile de diagram cu structur radial disponibile sunt 2D standard, 2D descompus, 3D, 3D descompus, radial din radial care extrage un subset al unui sector i bar din structur radial care extrage un subset i l reprezint sub forma unei diagrame cu coloane suprapuse.

Figura 223 Diagrame radiale

Pentru fiierul excel folosit ca i exemplu o reprezentare radial ar fi cea de mai jos:

192

Figura 224. Exemplu diagram radial

Diagrame bare, similar digramelor din grupul Column sunt diagramele din grupul Bar, cu precizarea c reprezentarea se face pe orizontal i nu pe vertical.

193

Figura 225. Diagrame din categoria Bar

Diagrame stratificate (Area). Diagramele stratificate se utilizeaz asemntor diagramelor linie prin faptul c acestea reprezint datele n timp ntr-o manier continu. Singura diferen este c zona de sub linie este umplut. Lista de opiuni de diagrame din lista Area este cea de mai jos:

Figura 226. Diagrame stratificate n tabelul excel folosit la exemplele anterioare s-a adugat nc o coloan de vanzri pe alt perioad, deoarece ideea de baz a graficelor stratificate este de a compara acelai set de date pe perioade diferite. Reprezentarea grafic pentru exemplul folosit este cea de mai jos:

194

Figura 227. Exemplu de diagram stratificat

Diagrame prin puncte (Scatter). Diagramele prin puncte sunt folosite pentru prezentarea datelor pe intervale inegale de timp. Acest tip de diagram este cel mai des ntlnit n activitile tiinifice i inginereti.

Figura 228. Exemplu diagram n puncte

Diagrame din tip categoria Other Charts 195

Figura 229. Lista diagrame Other Charts

a) Diagrame stoc (Stock). Diagramele stoc sunt create, prin definiie, pentru piaa bursier i au patru variante: o minim-maxim-nchidere o deschidere-minim-maxim-nchidere o volum-maxim-minim-nchidere volum-deschidere-maxim-minim-nchidere b) Diagrame suprafa (Surface). Diagramele suprafa msoar dou variabile sub forma unei hri topografice, oferind o reprezentare 3D a valorilor nalte i joase. Exist dou tipuri de diagram suprafa, cu dou variante pentru fiecare tip. c) Diagrame inelar (Doughnut). Diagramele de tip inelar sunt variaii ale diagramelor cu structur radial. Diferena const n faptul c diagramele inelare sunt pentru mai multe seturi de date oarecum asemntoare reprezentrii mai multor structuri radiale, una peste cealalt. d) Diagrame cu bule (Bubble). Diagramele cu bule compar valorile n seturi de cte trei. Primele dou seturi sunt folosite n diagram, al treilea determinnd dimensiunea bulelor.

196

e) Diagrame radar (Radar). Diagramele radar prezint relaiile dintre seturi separate de date. Relaia este prezentat n raport cu o serie ntreag, similar modului n care diagramele de tip inelar reprezint datele dintr-o serie comparativ cu seria ntreag. Sarcin de lucru: 1. Creai un tabel excel ce conine datele ce se doresc s fie reprezentate ntr-un grafic. 2. Selectai tabelul iar mai apoi din meniul Insert, creai pe rnd diagrame din toate categoriile prezentate mai sus.

Dup ce s-a creat o diagram pe baza unui tabel, la selectarea diagramei apare implicit nc un meniu cu opiuni specifice lucrului cu Diagrame:

Figura 230. Lista diagrame Other Charts

Astfel n grupul Labels sunt disponibile urmtoarele opiuni: a) Definirea unui titlu pentru diagram i poziionarea acestuia, folosind opiunea Chart Title b) Posibilitatea de a denumi i de a poziiona denumirea pe axele diagramei folosind opiunea Axis Titles c) Posibilitatea de a defini o legend pentru diagram i de a o poziiona cu opiunea Legend d) Posibilitatea de a defini etichete la datele reprezentate n diagram din lista de ce deschide de la opiunea Data Labels e) Deasemenea se poate seta ca datele pe baza crora s-a creat diagrama s apar n diagram sau nu, folosind opiunea Data Table

Exerciiul 5 Cum se poate defini i afia legenda n partea stng a unei diagrame?

197

V.4. UTILIZAREA FORMULELOR I FUNCIILOR

V.4.1. Construirea formulelor

Cu ajutorul aplicaiei Microsoft Excel este foarte uor s se efectueze calcule obinuite. Pe lng adunare, scdere, nmulire i mprire, exist i posibilitatea s se calculeze totaluri sau media unui set de valori. Cu ajutorul calculelor de baz, este posibil reprezentarea valorilor de profit din venituri i cheltuieli sau calcularea salariului pentru angajai pe baza orelor lucrate i a impozitelor.

O formul este o expresie scris a unui calcul care trebuie efectuat de ctre Excel. Cnd se introduce o formul ntr-o celul, formula este stocat intern n timp ce rezultatul calculat apare n celul. O formul este o ecuaie matematic, care const din dou elemente: operanzi i operatori matematici. Operanzii identific valorile utilizate n calcul. Un operand poate fi o valoare constant, o alt formul sau o referin la o celul sau la o zon de celule. Operatorii matematici specific tipul de calcule care se efectueaz cu ajutorul valorilor. Pentru a permite aplicaiei Excel s deosebeasc formulele de date, toate formulele ncep cu semnul egal (=) sau cu semnul plus (+). Pentru a vizualiza o formul, facei clic pe celula care conine formula. Formula va aprea n bara de formule. n formule exist posibilitatea s se utilizai oricare din operatorii matematici urmtori.

Operator ^ * / + -

Semnificaie Ridicare la exponent nmulire mprire Adunare Scdere

198

Cnd o formul conine doi sau mai muli operatori, operaiile nu se execut neaprat n ordinea n care se citete formulade la stnga la dreapta. Ordinea de executare a operaiilor este determinat de prioritatea operatorului, aa cum este definit de regulile matematicii. De exemplu, ridicarea la exponent se efectueaz ntotdeauna naintea oricrei operaii. nmulirea i mprirea sunt urmtoarele pe lista de prioriti i se efectueaz secvenial de la stnga la dreapta. Crearea unei formule este asemntoare cu introducerea textului i a numerelor n celule. Funciile din Excel sunt formule ncorporate care efectueaz anumite calcule matematice complexe. Utilizatorul introduce numele funciei i argumentele cerute de funcie iar programul Excel efectueaz calculele. Microsoft Excel pune la dispoziie o gam larg de funcii care au denumiri specifice, cum ar fi SUM, AVERAGE sau MIN dar numele funciilor trebuie scrise corect, altfel programul Excel nu le va recunoate. Pentru a uura munca utilizatorului aplicaia pune la dispoziie o caset de dialog care ajut la scrierea corect a numelor funciilor i la completarea argumentelor necesare efecturii acestora.

V.4.2. Inserarea funciilor

Exist dou moduri prin care se pot aduga funcii in excel. Pentru funciile cel mai des utilizate exist n meniul Home o lista ce se deschide de la iconia SUM cu opiunile Sum, Average, Count Number, Max i Min ce vor fi prezentate mai jos.

Figura 231. Inserare formule din meniul Home

Deasemenea in Excel 2007 exist un meniu special dedicat formulelor, acest meniu denumit Formulas este prezentat i n imaginea de mai jos:

199

Figura 232. Meniul Formulas

n cadrul meniului Formulas sunt mai multe opiuni posibile de selecie a funciilor ce sunt mprite n mai multe categorii care sunt descrise n tabelul care urmeaz: Categorie Auto Sum Recently Used Financial Logical Text Descriere Aceeai list cu funciile ce se pot apela i din meniul Home Lista funciilor care au fost utilizate cel mai recent Lista funciilor financiare

Lista funciilor logice (IF, AND, OR, etc.) Lista funciilor care pot fi folosite cu text sau etichete Date&Time Lista funciilor care permit calculul valorilor de dat i or Lookup&Reference Lista funciilor care caut valori Math&Trig Lista cu toate funciile matematice i trigonometrice recunoscute de Excel More Functions Lista funciilor statistice, a celor ce returneaz informaii despre valori i foaia de lucru. etc

n fiecare list ce conine funciile din fiecare categorie, ultima opiune din list este Insert Function

Figura 233. Lista cu funcii dintr-o categorie

n partea de jos a casetei se regseti o scurt descriere a funciei pe care suntem poziionai, a se vedea exemplul de mai jos:

200

Figura 234. Descriere funcie

Prin accesarea link-ului va permite s se apelezi la ajutor pentru a primi mai multe informaii despre funcia selectat. n momentul n care s-a selectat o funcie din cmpul Select a function se deschide o fereastr care se numete Function Arguments care permite introducerea argumentelor pentru funcia selectat.

Figura 235. Introducere argumente funcie

Pentru a se completa argumentele unei funcii selecatate trebuie s se execute paii: 201

1. Se d click n caseta primului argument. 2. Dac argumentul cere referine de celul, se execut click sau se selecteaz celulele care conin argumentele din foaia de calcul. n caz contrar se pot introduce valorile argumentului de la tastatur. Dup ce au fost adugate toate argumentele necesare se execut click pe butonul OK. Caseta de dialog n se care introduc argumentele funciei poate fi deplasat oriunde pe foaia de lucru astfel nct s nu mpiedice vizualizarea cmpurile care conin argumentele. Pentru a reduce caseta de dialog pentru introducerea formulelor n aa fel nct s nu acopere celulele care se vor a fi selectate din foaia de calcul se execut click pe butonul Collaps Dialog . Pentru a reafia caseta de dialog i a continua construcia funciei se execut click pe butonul Expand Dialog (aflat n captul din dreapta al casetei de argumente redus).

Pentru a scrie o formul ntr-o celul trebuie s se parcurg pai: 1. Se execut click n celula n care se dorete s fie afiat rezultatul formulei. 2. n bara de instrumente, se execut click pe butonul Insert Function . Va aprea caseta Insert Function.

3. Se execut click pe categoria de funcii, din seciunea categoriei, din care face parte funcia dorit i, apoi, execut dublu click pe. Dac nu se tie n ce categorie se afl funcia dorit se execut click pe categoria All (Toate) i, din lista cu funciile ordonate alfabetic, alege funcia dorit. Se va deschide caseta de formule (Insert Formula) care va ajuta la completarea funciei. 4. Se d click n caseta primului argument. 5. Dac argumentul cere referine de celul, se execut click sau se trage peste celulele care conin argumentele din foaia de calcul. 6. Dup ce s-au adugat toate argumentele necesare se execut click pe OK. Astfel funcia este construit. Dac se introduce semnul egal ntr-o celul caseta Name din stnga barei de formule primete numele Function i devine o list derulant cu cele mai recent utilizate funcii. Dac se execut click pe o funcie din aceast list va aprea paleta de formule pentru respectiva funcie. Dac funcia

202

care se dorete nu este cuprins in aceast list se va da click pe opiunea More Functions... pentru a deschide caseta Insert Function.

V.4.3. Prezentarea celor mai uzuale funcii excel

Excel ofer sute de funcii, multe dintre acestea fiind specifice anumitor activiti sau unor persoane cu anumite profesii. Cele mai multe persoane constat c exist cteva funcii pe care le utilizeaz mereu, dar i multe funcii pentru care nu exist nici un motiv s le utilizeze vreodat. Funciile de baz Excel i funciile cel mai frecvent utilizate sunt prezentate n cele ce urmeaz. A). Funcia MIN Funcia MIN(number1; number2;...) ntoarce valoarea cea mai mic, sau minimul, dintr-un domeniu de numere. Dac toate valorile se situeaz pe o coloan, cea mai simpl metod de aflare a minimului este de a sorta coloana. Dac este vorba de un domeniu, atunci funcia MIN este mai util. Sarcin de lucru: Pentru a afla valoarea minim de pe un domeniu trebuie s se parcurg paii: 1. Deschidei o foaie de lucru excel ce conine coloane cu mai multe tipuri de date completate: cmpuri text, cmpuri de tip dat, cmpuri de tip numr. 2. Selectai coloana n care dorii s fie adugat funcia 3. Intrai n meniul Formulas i din lista More Functions, se alege categoria Statistical i apoi funcia MIN 4. Se deschide fereastra aferent funciei selectate unde trebuie completate argumentele sau domeniul al cror minim se vrea gsit.

203

Figura 236. Funcia MIN

5. Se execut click pe cmpul Number1 6. Se va terge orice valoare care apare n acest cmp i se selecteaz prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau celulele care conin argumentele.

Figura 237. Introducere funcie MIN

7. La sfrit se va apas butonul OK

B) Funcia MAX Funcia MAX (number1; number2;) este opusul funciei MIN i lucreaz n acelai fel: descoper cea mai mare valoare dintr-un domeniu selectat.

204

Sarcin de lucru: Pentru a afla valoarea minim de pe un domeniu trebuie s se parcurg paii: 1. Deschidei o foaie de lucru excel ce conine coloane cu mai multe tipuri de date completate: cmpuri text, cmpuri de tip dat, cmpuri de tip numr. 2. Selectai coloana n care dorii s fie adugat funcia 3. Intrai n meniul Formulas i din lista More Functions, se alege categoria Statistical i apoi funcia MAX 4. Se deschide fereastra aferent funciei selectate unde trebuie completate argumentele sau domeniul al cror minim se vrea gsit.

Figura 238. Funcia MAX

5. Se execut click pe cmpul Number1 6. Se va terge orice valoare care apare n acest cmp i se selecteaz prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau celulele care conin argumentele.

205

Figura 239. Introducere funcie MAX

7. La sfrit se va apas butonul OK. 8. n alt celul din meniul HOME din lista de la Auto Sum se alege opiunea MAX . n acest caz nu mai apare fereastra Function Arguments dect dac se apas butonul fx La nivelul celulei n care a fost adugat funcia apasai dubluclik i se pot selecta direct celulele din care se calculeaz maximul. Se apas Enter pentru a ncheia selecia.

C) Funcia AVERAGE Funcia AVERAGE number1; number2;...) este o functie comun i uor de utilizat. Rezultatul acestei funcii este media aritmetic a argumentelor din domeniul selectat. Este bine de tiut c rezultatul returnat de aceast funcie este mult mai corect dect dac ai aduna argumentele respective i le-ai mpri la numrul lor deoarece dac, la un moment dat, o celul nu are valoare numeric, prin aceast metod se interpreteaz valoarea 0 pentru aceast celul. Funcia AVERAGE adun celulele din domeniul selectat i mparte valoarea la numrul de celule fr a lua n calcul celulele goale.

206

Figura 240. Funcia AVERAGE

Funcia AVERAGE se regsete n meniul Home, lista Auto Sum, opiunea AVERAGE sau n meniul Formulas, n lista More Functions, Statistical.

D) Funcia SUBTOTAL Funcia SUBTOTAL(function_num;ref1;...) este util, n special, pentru calcularea valorilor dintr-o list filtrat deoarece folosete numai celulele vizibile dintr-un domeniu. Adic se poate seta ca funciile din argumentul function_num s nu in cont de valorile din celulele ascunse, sau care nu mai apar ca urmare a aplicrii unor filtre. n mod implicit indiferent c o celul este ascuns, funciile ce au ca i argumente referin ctre acea celul valoarea din aceasta va fi luat n calcul. Funcia SUBTOTAL poate efectua mai multe operaii diferite, n funcie de argumentele introduse. Argumentul function_num este un numr care determin operaia specific ce va fi efectuat pentru funcia SUBTOTAL. n tabelul urmtor sunt specificate argumentele function_num posibile pentru funcia SUBTOTAL precum i operaiile lor corespunztoare. Argument AVERAGE COUNT COUNTA MAX MIN PRODUCT STDEV STDEVP Operaie executat media valorilor numr valorile numerice numr toate valorile - ntoarce valoarea maxim - ntoarce valoarea minim nmulete valorile i ntoarce produsul estimeaz abaterea standard pe baza unui eantion calculeaz abaterea standard pe baza ntregii populaii date

207

SUM VAR VARP

adun valorile calculeaz dispersia pe baza unui eantion - calculeaz dispersia pe baza ntregii populaii

Funcia SUBTOTAL este ncadrat n categoria de funcii Math&Trig. E) Funciile COUNT, COUNTA i COUNTBLANK Aceste funcii returneaz numrul de valori dintr-un domeniu care ndeplinesc toate criteriile ncorporate n funcie. Funcia COUNT (range) returneaz numrul de valori numerice dintr-un domeniu i ignor toate celelalte tipuri de valori i celulele goale. Funcia COUNTA (range) returneaz toate valorile nenule dintr-un domeniu (dac ai de numrat valori tip text poi folosi aceast funcie). Funcia COUNTBLANK (range) returneaz numrul tuturor celulelor goale dintr-un domeniu.

Figura 241. Funciile COUNT, COUNTA, COUNTBLANK

Aceste funcii sunt cel mai des utilizate n combinaie cu alte funcii. Valoarea returnat de funcia imbricat devine argumentul celeilalte funcii. Ca s se utilizeze aceste funcii n interiorul altora, se introduce funcia n locul argumentului a crui valoare o furnizeaz. Aceste funcii se regsesc n Meniul Formulas, grupul More Functions, categoria Statistical.

F) Funciile AND, OR, NOT Funciile AND, OR, NOT sunt funcii logice i se utilizeaz mpreun cu alte funcii, incluse n alte formule. Fiecare dintre ele returneaz valorile True sau False iar formula care include funcia logic

208

folosete aceast valoare pentru a-i continua calculul. Aceste funcii pot fi gsite n categoria Logical. Funcia AND (logical1;logical2;...) verific dac toate argumentele sale au valoare True; n caz afirmativ funcia returneaz valoarea True. Este suficient ca una din condiii s nu fie ndeplinit i atunci funcia returneaz valoare False. n exemplul de mai jos funcia AND trebuie s fac validrile: D3>1000 i D2<5000 , dac amandou condiiile sunt adevrate va returna TRUE

Figura 242. Funcia AND

Funcia OR (logical1;logical2;...) verific dac oricare dintre argumentele sale are valoare True; n caz afirmativ funcia returneaz valoarea True. Dac nici una din condiii nu este ndeplinit atunci funcia returneaz valoarea False.

Figura 243. Funcia OR

209

Funcia NOT (logical) inverseaz rezultatul verificrii ndeplinirii unei condiii. Dac condiia nu este ndeplinit funcia ntoarce valoarea True; n caz contrar funcia returneaz valoarea False.

Figura 244. Funcia NOT

Funciile logice sunt puin folosite solitar. n cele mai multe cazuri fac parte dintr-o formul mai complex.

G) Funciile NOW i TODAY Funciile Dat i Or oferite de Excel permit utilizarea n formule a datei calendaristice i a orei. Pentru a efectua calculele cu aceste valori, Excel convertete fiecare dat i or ntr-un numr serial. Funcia Dat efectueaz conversia oricrei combinaii introduse pentru an, lun i zi. Funcia Or efectueaz conversia oricrei combinaii introduse pentru or, minut i secund. NOW i TODAY sunt dou dintre cele mai des utilizate funcii de dat. NOW ntoarce data i ora introduse de funcie n foaia de lucru. TODAY ntoarce numai data. De fiecare dat cnd se deschide un registru de lucru care utilizeaz una din aceste funcii, data sau ora sunt actualizate automat.

210

Figura 245. Funcia NOW

Figura 246. Funcia TODAY

Aceste funcii nu au argumente. Pentru a le utiliza se vor selecta din categoria Date&Time dup ce s-a selectat, n prealabil celula n care se dorete s se regseasc aceast informaie.

H) Funcia SUM Funcia SUM (number1,number2,...) adun toate valorile dintr-o zon de celule sau/i valori neadiacente. Aceast funcie poate avea pn la 30 de argumente a cror valoare se dorete s se totalizeze

Figura 18. Funcia SUM

Dac argumentele funciei conin numere, valori logice, reprezentri tip text ale unor numere, toate introduse direct n cmpul argument, atunci toate aceste argumente sunt adunate. De exemplu:

211

a) SUM(3, 2) are ca rezultat valoarea 5. b) SUM(3, 2, TRUE) are ca rezultat valoarea 6 deoarece valoarea tip text este convertit n numr i valoarea logic TRUE este translatat n valoarea numeric 1. Dac argumentul funciei este un domeniu de celule, numai numerele din acest domeniu sunt adunate. Celulele goale, valorile logice sau tip text sau valorile de eroare sunt ignorate. De exemplu: a) Dac celula A1 conine 3 iar celula B1 conine TRUE atunci SUM(A1 ,B1, 2) are ca rezultat valoarea 2 deoarece referinele la valori nenumerice nu sunt transformate (se transform numai datele scrise direct n formul nu i coninutul referinelor din formul).

I) Funcia DATE Funcia DATE (year, month, day) returneaz numrul serial ce reprezint o anumit dat calendaristic. Aceast funcie este disponibil n categoria Date&Time. Programul Excel stocheaz datele calendaristice ca i numere seriale. Acest program lucreaz cu dou sisteme de date, i anume: Sistemul de dat 1900 care ncepe calcularea datelor cu 1 ianuarie 1900 (primete valoarea serial 1) i termin cu 31 decembrie 9999 (primete valoarea serial 2958465). Sistemul de dat 1904 care ncepe calcularea datelor cu 2 ianuarie 1904 (primete valoarea serial 1) i i termin cu 31 decembrie 9999 (primete valoarea serial 2957003). De exemplu: a) pentru sistemul de dat 1900, data 1 ianuarie 1998 va fi stocat ca i numrul serial 35796 deoarece este a 35.795-a zi dup 1 ianuarie 1900. b) pentru sistemul de dat 1904, aceeai dat va fi stocat ca i numrul serial 34334.

212

Figura 248. Funcia DATE

Argumentul YEAR poate avea patru cifre. Excel interpreteaz argumentul YEAR n funcie de sistemul de dat utilizat. Implicit, Excel folosete sistemul 1900. o Dac anul este ntre 0 i 1899, Excel adaug valoarea la 1900. Pentru DATE(1547, 1, 1) Excel ntoarce data 1 ianuarie 3447 (1900+1547) sau numrul serial 565.032. o Dac anul este mai mic dect 0 sau 10.000 Excel returneaz valoarea de eroare #NUM. Argumentul MONTH este un numr care reprezint luna din an. Dac argumentul MONTH este mai mare dect 12, diferena de numr de luni este trecut pentru anul urmtor. Pentru DATE(1998, 14, 2) numrul serial returnat va fi aferent datei de 2 februarie 1999. Argumentul DAY este un numr reprezentnd numrul de zi din lun. Dac argumentul DAY este mai mare dect numrul de zile specific lunii respective, diferena este trecut pe luna urmtoare. Pentru DATE(1998, 1, 35) este returnat numrul serial reprezentnd data de 4 februarie 1998. Pentru a calcula rapid numrul de zile dintre dou date introduse deja n celulele din foaia de lucru, pur i simplu se efectueaz operaia de scdere a unei celule din cealalt celul. De exemplu, dac celula A1 conine data 11/1/2003 i celula A2 conine data 2/29/2004, numrul de zile dintre ele se poate calcula cu urmtoarea formul =A2-A1.

J) Funcia IF Funcia IF este o funcie care permite determinarea unei valori pe baza unui criteriu stabilit de utilizator.

213

Funcia are urmtoarea sintax: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) logical_test este orice valoare sau expresie care poate fi evaluat ca fiind adevrat (TRUE) sau fals (FALSE). Acest argument poate utiliza orice operator de comparaie. value_if_true este valoarea care se returneaz atunci cnd logical_test = TRUE. value_if_true poate fi o alt formul. value_if_false este valoarea care se returneaz atunci logical_test = FALSE. value_if_false poate fi o alt formul. Funcia este diponibil n categoria de funcii Logice (Logical). Dac este ndeplinit condiia logical_test atunci expresia este evaluat ca fiind adevrat (TRUE). Altfel este evaluat ca fiind fals (FALSE). Dac logical_test = TRUE i value_if_true este fr coninut, atunci este returnat valoarea zero. Dac logical_test = FALSE i value_if_false este omis se returneaz valoarea logic FALSE. Dac logical_test = FALSE i value_if_false este fr coninut, atunci este returnat valoarea zero. n nici un caz nu introdu funcii pe mai mult de apte nivele de subordonare (imbricare) cnd

V.4.4. Utilizarea funciilor financiare n Excel

Microsoft Excel reprezint un instrument inestimabil pentru efectuarea calculelor financiare. Utiliznd funciile de baz, exist posibilitatea s se calculeze cu uurin plile lunare pentru un mprumut, sau valoarea rezultat dintr-o investiie sau s se stabileasc valoarea dintr-o celul prin compararea valorilor din alte dou celule. Cu ajutorul funciilor financiare avansate, exist posibilitatea s se calculeze rata de returnare a investiiei, a amortizrii n timp a mprumutului sau a ipotecii sau s se urmreasc devalorizarea unui bun. Toate aceste funcii financiare se regsesc n meniul Formulas n lista Financial

214

Figura 249. Lista de funcii din categoria Financial Mai jos se regsesc cteva exemple de funcii financiare:

Funcia PMT Cu ajutorul funciei Plat (PMT) se calculeaz plile pentru mprumut, pe baza unei serii de pli constante i a ratei constante a dobnzii. Aceast funcie calculeaz rapid rata dac i se furnizeaz dobnda anual, numrul de luni i valoarea total a mprumutului. Funcia PMT calculeaz plata pentru un mprumut bazat pe pli constante i o rat constant a dobnzii. Funcia PMT are sintaxa: PMT(rate;nper;pv;fv;type) rate (rat) este rata dobnzii pentru banii mprumutai. Reprezint rata procentual pe perioada de plat. nper este numrul total de pli pentru mprumut. pv este valoarea mprumutului. fv este valoarea care definete restul de valoare rmas de plat la sfrtul mprumutului. Poate fi utilizat pentru o plat global la sfritul mprumutului. Acest argument este opional, dac argumentul fv lipsete, i se atribuie valoarea zero. type este un numr care arat cnd se face plata. Type = 0 sau lipsete 1 Plata se face La sfritul perioadei La nceputul perioadei

215

La utilizarea acestei funcii trebuie s se in cont de urmtoarele dou lucruri: corespondena dintre rate i termene. funcia calculeaz o plat negativ.

Dac dobnda este anual, iar plile se vor face lunar, va trebui s se mpart dobnda la 12 pentru a echivala rata i termenele. Este mai uor s se mpart argumentul funciei la 12, astfel nct n celula corespunztoare s se poate introduce dobnda anual. Funcia PMT calculeaz o dobnd negativ pentru un volum pozitiv sau un volum negativ pentru o plat pozitiv. Pentru ca cifrele din foaia de calcul s fie pozitive, trebuie s se introduc argumentul pv negativ n formul.

Pentru a calcula plata lunar trebuie s se mpart rata dobnzii anuale la 12. Pentru a calcula numrul de rate trebuie s se nmuleasc numrul de ani n care se va plti mprumutul cu numrul de luni pe care le are un an. Se va edita semnul minus (-) n cmpul argumentului pv sau n faa funciei pentru ca aceasta s returneze o valoare pozitiv de plat Plata returnat de funcia PMT include dobnzi fr taxe i rezerve de pli. Dac se folosete plile lunare pe o perioad de 4 ani, pentru o rat anual a dobnzii de 12%, se va folosi pentru rate 12%/12 i pentru nper 4*12. Dac se fac pli anual, atunci se folosete pentru rate 12% i pentru nper 4.

Funcia FV Funcia FV calculeaz valoarea viitoare a unei investiii bazate pe pli periodice i constante i o rat a dobnzii constant. Funcia FV are urmtoarea sintax: FV(rate;nper;pmt;pv;type) rate (rat) este rata dobnzii pe perioad, spre exemplu, dac se face un mprumut pentru main i rata dobnzii este de 10% anual iar plile se efectueaz lunar, atunci rata dobnzii pe lun este 10%/12 sau 0,83%. n formul trebuie s se introduc, ca rat lunar, 10%/12 sau 0,83%sau 0,0083.

216

 nper este numrul total de pli. Spre exemplu, dac se face un mprumut pltibil n patru ani, cu o rat lunar, numrul total de pli este 4*12 (48). n formul se va atribui valoarea 48 argumentului nper. pmt este plata care se efectueaz la fiecare perioad. Nu poate fi schimbat pe perioada plii mprumutului. Nu conine taxe. Dac lipsete este obligatorie prezena argumentului pv. pv este valoarea actual. Dac lipsete i se atribuie valoarea zero i este obligatorie prezena argumentului pmt. type este un numr care arat cnd se face plata. Dac lipsete i se atribuie valoarea zero. Type = 0 sau lipsete 1 Plata se face La sfritul perioadei La nceputul perioadei

Funcia CUMIPMT Pentru impozite sau pentru scopuri contabile, adesea trebuie s se calculeze suma total a dobnzii pltite peste o serie de pli la mprumut. Funcia Excel CUMIPMT realizeaz acest calcul.

Sarcin de lucru: 1. Creai un fiier excel cu cel puin 2 coloane cu date de tip numr 2. Definii ntr-o celul sub fiecare coloan o funcie care s aduc minimul de pe fiecare coloan. 3. Definii ntr-o celul sub fiecare coloan o funcie care s aduc maximul de pe fiecare coloan. 4. Folosind funcia IF intr-o celul, setai funcia astfel nct dac media (folosind funcia Average) dintre MIN i MAX de pe prima coloan este mai mare dect media dintre MIN i MAX de pe a doua colon s se afieze 1, altfel valoarea 0.

217

Exerciiul 6 Care este rezultatul funciei AVERAGE? _________________________________________________________ _________________________________________________________ __________________________________________ Exerciiul 7 Care este rezultatul funciei MAX? _________________________________________________________ _________________________________________________________ __________________________________________ Exerciiul 8 Exist posibilitatea ca funcia SUM s adune valorile din domeniul selectat, dar s fie excluse din calcul valorile din celulele ascunse sau ce nu apar deorece sunt filtrate? _________________________________________________________ __________________________________________ Exerciiul 9 Care sunt modalitile de insera o funcie? 1. Prin accesarea butonulul Insert Function 2. Prin scrierea funciei n celula selectat, dup semnul = 3. Prin accesarea meniului Formulas i selectarea formulei din lista categoriei dorite

218

V.5. TIPRIREA UNEI FOI DE CALCUL

V.5.1. Opiuni pentru tiprire

nainte de a imprima un document, acesta ar trebui examinat. Opiunea Print Preview ofer utilizatorului posibilitatea de a urmri modul de separare a datelor din foile de calcul, precum i de a detecta unele probleme legate de aezarea n pagin a textului i a obiectelor inserate cum ar fi: imagini sau diagrame. Pentru a vizualiza coninutul foilor de calcul selectate, nainte de a le tipri, se apas butoul Office, iar din lista de la opiunea Print se alege Print Preview

Figura 19. Opiunea Print Preview

219

Figura 20 Bara instrumente n modul Print Preview

Dup ce s-a intrat n modul de previzualizare naintea tipririi, se apas succesiv butonul Next Page pentru a putea vizualiza coninutul tuturor paginilor. Pentru a ne ntoarce la pagina anterioar se selecteaz Previous Page. Pentru a reveni din modul de previzualizare n fereastra de calcul Excel se va da click pe butonul Close Print Preview

Prin apsarea butonului Zoom (lupa), paginile sunt redimensionate astfel nct s se ncadreze n zona de lucru, pentru a avea o imagine de ansamblu, far a mai folosi grila de derulare. La apsarea butonului Page Setup se va deschide o fereastr n care se poate seta orientarea paginii Portret sau Landscape n tabpage-ul Page i se pot seta margini, dimensiunile acestora i centrarea n pagin din tabapge-ul Margins. n tabpage-ul Header & Footer se poate seta un Antet sau Subsol ce va apare pe paginile tiprite, iar din tabpage-ul Sheet se poate alege ca la tiprire mai ntai s se tipreasc toate informaiile de pe o linie i apoi s treac la liniile urmtoare sau invers.

Figura 21 Fereastra Page Setup

220

V.5.2. Tiprirea unei seciuni a foii de calcul sau a intregii pagini

Opiunile pentru imprimare se stabilesc n caseta de dialog Print care apare dac se acceseaz meniul File / Print.

Figura 22 Opiuni de tiprire

n fereastra Print se stabilesc: 1. numele imprimantei din lista Name; 2. paginile ce se vor imprima, n zona Print range, selectnd una din variantele: i. toate paginile - All ii. anumite pagini - n caseta Pages (Exemplu: 2,5,7,1015) iii. numrul de exemplare n caseta Number of copies; 3. Collate imprim toate paginile specificate pentru un exemplar, apoi imprim urmtoarea copie (exemplar) etc. 4. Dup ce s-au selectat toate opiunile legate de imprimare, se va . putea accesa butonul Pentru a tiprii un document se poate folosi i combinaia de taste Ctrl+P.

221

Pentru a grupa mai multe foi de calcul trebuie executai paii de mai jos: 1. Se va da click pe prima pagin care se dorete a fi tiprit. 2. Se ine tasta CTRL apsat dac se vrea s se selecteze foi de calcul care nu se succed i execut click pe fiecare din foile de calcul care trebuie selectate. Pentru a tipri foi de calcul multiple trebuie selectate conform instruciunilor de mai sus i apoi executat comanda File/Print. n caseta de dialog care apare se activeaz comanda Active Sheet(s) din seciunea Print What, dup care execut click pe butonul OK. Pentru a tipri ntregul registru de calcul, nu este necesar s se selecteze toate foile de calcul pentru a le grupa, ci este suficient s se execute comanda File/Print i din seciunea Print What se alege opiunea Entire Workbook.

222

Rezolvri exerciii:
Exerciiul 1. Rspuns corect 3. CTRL+O Exerciiul 2. Rspuns corect: Se apas butonul Office, se alege Save As i apoi Excel 97+2003 Workbook Exerciiul 3. Rspuns corect: Din meniul View, se apas butonul Arrange All i mai apoi din fereastra ce se deschide se alege Vertical Exerciiul 4. Rspuns corect: A) Se apas click dreapta i din lista cu opiuni se alege Insert Row B) Din meniul Home, se deschide lista Insert din grupul Cells i se selecteaz Insert Sheet Rows Exerciiul 5. Rspuns corect: Se selecteaz diagrama, din meniul Layout ce apare implicit, se alege lista Legend i de aici Show legend at left Exerciiul 6. Rspuns corect: Funcia AVERAGE returneaz media valorilor din domeniul selectat. Dac celulele selectate ca fiind operanzi n funcie nu sunt numerice, aceste valori sunt omise n calcul. Exerciiul 7. Rspuns corect : Funcia MAX returneaz valoarea maxim din domeniul selectat. Exerciiul 8 Rspuns corect: Da, dac se folosete funcia SUBTOTAL, din categoria Math&Trig ce va avea ca i argument codul numeric al funciei SUM ce ine cont doar de valorile afiate. Exerciiul 9. Rspuns corect: Toate variantele sunt corecte!

223