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ANALISIS DOCUMENTAL Y LENGUAJES DOCUMENTALES


INTRODUCCIN
El desbordamiento de la produccin bibliogrfica que hoy en da se produce en todo tipo de temas cientficos e informativos, hace imposible al/a investigador/a controlar y recuperar de forma directa todos los documentos producidos. Esto obliga a la/os profesionales de la informacin a crear estrategias que faciliten el acceso a este conjunto documental. El problema que se les presenta es que el lenguaje natural da pie a numerosas ambigedades (matices, asociaciones de ideas, etc.), que dificultan la recuperacin precisa de la informacin, por lo cual elaboran lenguajes controlados, que reciben en nombre de lenguajes documentales, de interrogacin, etc. El documento, en general, es acumulacin de informacin y para que esta se difunda y circule deber ser sometida a un conjunto de operaciones y tcnicas, realizadas en el marco de los centros de documentacin, entre las cuales destaca el Anlisis Documental. Sealemos que el anlisis documental de los documentos genera la aparicin de lenguajes documentales que, al estar formados por trminos normalizados, actan de intermediarios entre el/a usuario/a y el documento.

I ANALISIS DOCUMENTAL
Concepto Existen distintas corrientes de pensamiento en torno al significado de anlisis documental. As, autores como GARDIN y CHAUMIER, desde una concepcin restringida, opinan que el anlisis documental se limita exclusivamente al anlisis del contenido del documento (resumen, indizacin), dejando fuera todo aquello que supone el anlisis formal. Para Chaumier anlisis documental es toda operacin o conjunto de operaciones enfocadas a representar el contenido de un documento bajo una forma distinta de la original, a fin de facilitar su consulta o su referencia en fase posterior. Otras/os autoras/es como Mara Pinto, Nuria Amat y Lpez Yepes coinciden en afirmar que el anlisis documental engloba tanto el anlisis fsico o formal (es decir, descripcin bibliogrfica y catalogacin) como el anlisis de contenido. Es la denominada teora integral. En este sentido, Mara Pinto define anlisis documental como el conjunto de operaciones, unas de orden intelectual y otras mecnicas y repetitivas, que afectan al contenido y a la forma de los documentos originales, reelaborndolos y transformndolos en otros de carcter instrumental o secundarios, con el objetivo ltimo de facilitar al usuario la identificacin precisa, la recuperacin y la difusin de dichos documentos. No obstante, esa transformacin es el resultado, no solo de una fase de anlisis previo, sino tambin de un proceso de sntesis. Podemos decir que es un conjunto de operaciones intelectuales consistentes en extraer de un documento original todos sus elementos informativos, mediante los lenguajes documentales, a fin de expresar su contenido de forma abreviada.

Ignacio C. Soriano Jimnez, 2003

Niveles de anlisis Aunque el objeto del anlisis documental es, en todo caso, el documento primario, podemos decir que existen diversos niveles de anlisis documental, que son diferentes para los autores que siguen la teora integral y para aquellos que limitan el anlisis al tratamiento del contenido. En la concepcin integral los niveles de anlisis son: anlisis formal que incluye: descripcin bibliogrfica catalogacin anlisis interno o de contenido: clasificacin? indizacin resumen. En la concepcin restringida la atencin se concentra slo en el anlisis interno, y los niveles son: indizacin y resumen. Dentro de la posible jerarquizacin de las operaciones de anlisis, cabe plantearse cual de las dos operaciones -indizacin y resumen- se realiza primero. Desde el punto de vista operativo, teniendo en cuenta la profundidad del anlisis obtenido, lo primero sera la indizacin puesto que el resultado de esta son solamente una serie de palabras clave o descriptores, mientras que el resultado del resumen ser el contenido sustancial del documento analizado. Desde el punto de vista prctico, es ms ventajoso realizar primero el resumen y despus la indizacin, que se efectuar con ms facilidad al conocer de antemano el contenido del documento analizado. Anlisis del contenido Las tres operaciones tpicas del anlisis documental referidas al contenido y CONDENSACIN o RESUMEN- se distinguen: por su objetivo, por la metodologa de elaboracin, y por el lenguaje que emplean. Mientras que la condensacin utiliza un lenguaje natural (aquel en el que est escrito el documento), la indizacin utiliza un lenguaje documental en busca de una mayor concrecin para facilitar la recuperacin del documento entre otros muchos.
CLASIFICACIN , INDIZACIN

INDIZACIN
Orgenes Los orgenes de la indizacin se remontan a la poca clsica, concretamente a ciertas ordenaciones de papiros egipcios y registros fiscales de la Antigua Grecia. No obstante, ser la adopcin del cdice como forma de libro lo que haga que la ordenacin alfabtica se lleve a la prctica. No obstante, al igual que sucede con la mayor parte de temas de la documentacin, el gran desarrollo de esta tcnica se da en el ltimo tercio del siglo XIX, y fue despus de la II Guerra Mundial cuando se elaboraron nuevos mtodos no convencionales, como el sistema UNITERMS o el de descriptores, que hacan ms eficaz la recuperacin de la informacin. El proceso culmin con la aparicin de los primeros THESAURUS a principios de los aos sesenta del siglo pasado. Concepto La indizacin se entiende como el acto de extraer una o ms nociones (NO PALABRAS), que representan el contenido del documento y adecuarlas al lenguaje documental
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determinado previamente (establecido de antemano) por el analista. Es decir, hay unos trminos y frases escogidos con antelacin. La operacin de indizar es difundida por la UNESCO en su programa UNISIX (o Unisist) desde un doble punto de vista: - desde el punto de vista del proceso, la indizacin es la operacin que consiste en describir y caracterizar un documento con ayuda de representaciones de los conceptos contenidos en dicho documento, es decir, de transcribirlos al lenguaje documental despus de haberlas extrado del documento mediante un anlisis (Analizamos el documento, extraemos los trminos significativos y los pasamos al lenguaje que tenemos escogido.) - desde el punto de vista de su finalidad, la indizacin va destinada a permitir una bsqueda eficaz de las informaciones contenidas en un fondo documental (este fondo puede ser una red, una base de datos, etc.; no tiene por qu ser algo fsico). Fases de la indizacin la familiarizacin con el contenido y con la materia del documento (leer con rapidez sumario, conclusiones, etc.) el reconocimiento y extraccin de los conceptos informativos (nociones tratadas explcitamente; incluso implcitamente, si son desarrolladas) la traduccin de los conceptos al lenguaje documental (de natural a controlado) establecimiento de enlaces sintcticos entre los descriptores

La identificacin de los conceptos que convenga retener para la indizacin, se har en funcin de los objetivos del centro de documentacin, de las necesidades de la/os usuaria/os, de los propios documentos y de los imperativos del sistema documental. Una vez extrados los conceptos, el siguiente paso es su traduccin al lenguaje documental, el cual incluye un vocabulario artificial compuesto por una lista de trminos normalizados y sus respectivas relaciones. Calidad de la indizacin La calidad de la indizacin se mejora utilizando procedimientos tales como el reenvo, la ponderacin, los lazos y los indicadores de funcin o de papel. El reenvo: si un documento est indizado en el nivel ms especfico del lenguaje documental, es preciso que ste sea extrado siempre que se realice una bsqueda relativa a un trmino ms general. (Ejemplo: un documento indizado como puente mvil se obtenga cuando yo realice una bsqueda solo por puente). As, el reenvo permite mejorar la tasa de recordacin (recuperacin) de un sistema documental. Ponderacin: cuando se indiza, todos los trminos utilizados tienen el mismo valor, independientemente de la importancia de la informacin que representan en el texto. El empleo de la ponderacin o asignacin de un peso a los trminos de indizacin permite precisar la importancia relativa de los conceptos recogidos en un documento. Se puede determinar una escala de peso o importancia y asignar a cada trmino un ndice de ponderacin que suele ser numrico. La ponderacin puede limitarse a una distincin entre palabra clave principal o palabra clave secundaria; entonces, cuando se procede a la bsqueda, ser posible pedir unicamente aquellos trminos que tengan asignados los ndices de peso ms elevados, y

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centrar la bsqueda, con lo cual la ponderacin aumenta la tasa de pertinencia (slo recuperamos el trmino que nos interesa). Lazos: si una indizacin se efecta nicamente con un lenguaje sin sintaxis, pueden producirse falsas combinaciones entre los trminos utilizados. Utilizando los lazos es posible precisar los conceptos y disminuir la tasa de ruido. Indican en qu sentido va la informacin. Indicadores de funcin: destinados a precisar no solo los conceptos enlazados sino los tipos de relacin que les une. Variedad de los sistemas de indizacin Los sistemas de representacin, segn la trayectoria histrica, pueden agruparse en tres categoras, segn que la indizacin se efecte: a) en base a temas (por materias); b) por medio de palabras (uniterms); c) y en base a los conceptos (descriptores). a) Los primeros avances en la descripcin caracterstica de los documentos se realizaron en las bibliotecas a fines del siglo XIX, y estaban basados en el desarrollo de clasificaciones enciclopdicas (la CDU es una clasificacin enciclopdica) a travs de la sistematizacin de MATERIAS, entendido como la correlacin sucesiva de diferentes trminos que expresan el tema o temas de un documento. b) Pese a sus ventajas, este sistema resultaba ineficaz a medida que la recuperacin de informacin ocupaba el primer lugar en la actividad documental, lo que conllev la aparicin del SISTEMA UNITERM creado por Taube. Segn este, los uniterms consistan en vocablos pequeos y simples, seleccionados del propio documento, para su identificacin (su mtodo permita situar los nmeros de los registros de los documentos que contenan el unitrmino). Esto supona un importante avance en el campo de la indizacin, porque gracias a su poder combinatorio era posible expresar las ideas contenidas en un documento mediante un restringido nmero de trminos. No obstante, este mtodo plantea dos inconvenientes: el hecho de que las palabras aisladas puedan carecer de significado propio, comportando ambigedad. las relaciones entre esas palabras, o uniterm, pueden dar lugar a falsas combinaciones durante la bsqueda documental, diferentes a las requeridas por lo/as usuario/as (ruido). An as, el mtodo de Taube fue una etapa conceptual importante en el camino hacia la indizacin basada en los conceptos o indizacin por DESCRIPTORES. c) El DESCRIPTOR es el ltimo eslabn de una cadena, que ha adquirido rigor y ha centrado los intereses de aquellos que se ocupan y trabajan con sistemas de almacenamiento y recuperacin de la informacin. La ventaja del descriptor es que tiene significacin propia y permite establecer relaciones semnticas entre ellos, facilitando las bsquedas documentales. Finalmente, sealar que el producto y resultado de la indizacin es el NDICE, documento secundario que conduce al usuario desde la informacin conocida a otra adicional previamente desconocida. Fruto de la indizacin son tambin las listas de trminos, que sirven de base para los lenguajes documentales y la posterior construccin de THESAURUS. Caractersticas de la indizacin

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Profundidad: lo normal es entre 8-12 descriptores Tiempo: entre 5-15 minutos Coherencia de indizacin: que tenga una ratio del 50-80% Cualidades: Exhaustividad, eleccin de conceptos pertinentes para la/os usuaria/os. Especificidad, eleccin de conceptos pertinentes del documento.

CONDENSACIN O RESUMEN
El resumen es un elemento imprescindible en la cadena documental dado que el desbordante crecimiento de la informacin hace necesaria una tcnica que condense el contenido de los documentos. Aunque la tcnica de resumir se remonta a pocas pasadas, es la proliferacin de revistas de carcter cientfico lo que hace desarrollarse metdicamente esta tcnica. De este modo, es en el final del siglo XIX y principio del siglo XX cuando comienzan a aparecer las revistas de resmenes especializadas, como Chemical Abstracts, Phisical Abstracts... Concepto El resumen consiste en la transformacin que experimentan los documentos primarios a travs de dos procesos: anlisis hasta obtener su contenido esencial y, por otro lado, la sntesis abreviada y precisa de ese contenido previamente analizado. El proceso de anlisis conduce a un desmenuzamiento del contenido, mientras que la sntesis trata de reorganizar lo antes desmembrado, sealando las ideas principales de forma original, pero cuidando no contradigan el texto primario, por tanto el resumen es un proceso analticosinttico. Metodologa Es difcil hablar de una metodologa en la tcnica de confeccin de resmenes, ya que es una operacin bsicamente intelectual. An as hay unas recomendaciones: Norma ISO 214/1976 (representacin abreviada y precisa del contenido del documento, sin interpretacin crtica y sin mencin del/a autor/a del resumen), que pretende establecer unas pautas en la confeccin de resmenes. Algunos consejos, que no reglas, para redactar resmenes, son: - redactar frases cortas, aunque se debe evitar el estilo telegrfico. - los verbos: utilizar siempre 3. persona y en activa . - evitar la mezcla de tiempos - evitar la repeticin de las palabras, y las palabras no informativas - no recoger ejemplos del documento - no repetir el ttulo - utilizar la terminologa del autor, si es clara y precisa (palabras significativas) - se puede comenzar con una frase que lo resuma todo Funciones del resumen acta de anticipo del documento original.

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mantiene actualizado al/a investigador/a en los avances de su campo temtico ahorrndole tiempo y esfuerzo, al no tener que leer el trabajo entero. ayuda en la bsqueda retrospectiva de informacin y cumple un papel importante en la estructura de sistemas automatizados, porque muchas bases de datos incluyen resmenes que permiten la localizacin y seleccin del texto completo. Tipologa En cuanto a la tipologa de los resmenes hay diversos criterios, como los defendidos por Chaumier, segn el cual podra hacer una clasificacin distinta, segn tengamos en cuenta su forma o su origen: Segn su forma, el resumen puede ser: - telegrfico, hasta 50 palabras. - indicativo: sealando brevemente los temas abordados (de 50 a 150 palabras). - informativo: proporciona una descripcin completa del contenido del documento intentado abordar 4 puntos esenciales, como son: el objetivo, alcance, metodologa y conclusiones. Se llaman, tambin, analticos (entre 150-500 palabras). - crtico: aportan las conclusiones personales del resumidor. Segn el origen, pueden ser:
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resmenes de autor o sinopsis. de analista, elaborado por un experto. El analista es conocedor de las tcnicas de resumen y el experto en la materia que se est resumiendo.

II LENGUAJES DOCUMENTALES
A pesar de que ya se existen prcticas documentales desde la antigedad (Pinakes, de Calmaco; clasificacin temtica, de Hernando Coln), las primeras obras tericas sobre lenguajes documentales, en sentido moderno, las encontramos en USA, en 1876, con la aparicin de: Clasificacin Decimal, de Melvil Dewey, y Reglas para un CatlogoDiccionario, de Charles Ami Cutter. El esquema de la clasificacin decimal de Dewey responde a las caractersticas del lenguaje precoordinado, de estructura jerrquica y vocabulario controlado. Las teoras de Cutre dieron origen a los encabezamientos de materia, caracterizados por la precoordinacin, la estructura combinatoria y el control de su vocabulario. Los encabezamientos de materia pueden considerarse como los precursores de un nuevo tipo de lenguaje documental: el tesauro -el ms elaborado de estos lenguajes-, un lenguaje postcoordinado de estructura combinatoria, de vocabulario controlado y especializado por naturaleza. Surgido despus de la II Guerra Mundial para hacer frente a la explosin de la informacin, ha conocido una gran proliferacin de tipos. Actualmente, se observa una vuelta a los lenguajes documentales ms generales, porque su desarrollo est relacionado con la creacin y evolucin de grandes sistemas de informacin regionales, nacionales e internacionales.

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Concepto
Lenguaje documental es un sistema de signos, que permite representar el contenido de los documentos, con el fin de recuperar los documentos pertinentes, en respuesta a consultas que tratan sobre ese contenido. No se refiere, pues, a otros criterios utilizados en la bsqueda documental (autor/a, lengua, fecha, etc.). Es aquel conjunto normalizado y normativo de trminos relacionados, que son los representantes de los mensajes encerrados en su colectivo documental, con el fn de provocar una recuperacin pertinente de informacin. El lenguaje documental consiste en un lxico artificial que permite designar los conceptos significativos del contenido de los documentos en virtud de combinaciones o asociaciones que no son posibles con el lenguaje natural. Este tipo de lenguajes se componen de una lista de trminos, que le dan configuracin de vocabulario, y una serie de relaciones entre ellos, que dinamizan esos vocabularios y le otorgan la categora de lenguajes. En definitiva, los lenguajes documentales son lenguajes normalizadores y a la vez normalizados, ya que influyen a la vez que se crean en el anlisis documental y en la recuperacin de informacin. El lenguaje documental supone una codificacin y descodificacin para controlar los mensajes. Necesariamente, el cdigo aplicado al documento en la indizacin debe coincidir con el utilizado por el usuario en el momento de hacer la demanda, si esto no ocurre se produce lo que se denomina ruido o silencio documental (aparecen documentos no demandados y los requeridos no aparecen).

Funciones
El lenguaje documental aparece como herramienta fundamental para la descripcin y recuperacin de informacin. Tipologa Los lenguajes documentales son lxicos artificiales y, por tanto, el objetivo para el que se elaboran condiciona su estructura y posibilidades. Se pueden agrupar, atendiendo a diversos criterios (seguimos los expuestos por Blanca Gil): 1. Grado de normalizacin a) Lenguajes naturales. Estn formados por los mismos trminos en los que est escrito el texto del documento. Su ventaja radica en la rapidez de la elaboracin y su bajo coste de recursos, pero tienen el inconveniente de la ambigedad b) Lenguajes documentales. Son lenguajes artificiales, creados para la indizacin y la recuperacin de la informacin 2. Punto de acceso y control del vocabulario a) Lenguajes libres. Los trminos proceden del texto original, por lo que solo tienen una mnima normalizacin. b) Lenguajes controlados. Mediante un anlisis previo de los documentos, se obtiene un vocabulario, que pasan por un proceso realizado por documentalistas con el fin de evitar la ambigedad existente en el lenguaje natural. Se logra, as, una representacin unvoca y normalizada, y un lenguaje artificial.
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c) Lenguajes codificados. Los conceptos se emplean mediante cdigos (algo similar a lo que sucede en la CDU) 3. Coordinacin: relacin que puede existir entre los trminos del lenguaje documental a) Lenguajes precoordinados. Coordinan los diferentes conceptos de una materia en el momento de elaborar la indizacin, antes de ponernos a recuperarla. Es el caso de la clasificacin de un libro con la CDU o al asignarle los encabezamientos de materia. Es una operacin previa a la bsqueda de ese libro b) Lenguajes postcoordinados. Permiten la coordinacin de conceptos en el momento de la recuperacin. Es el caso de la bsqueda de informacin en una base de datos. Coordinamos los conceptos con posterioridad al momento en que se han creado los registros bibliogrficos y sus respectivos ndices 4. Criterio estructural. Es el ms utilizado al clasificar los lenguajes documentales. a) Lenguajes de estructura asociativa o combinatoria. Los trminos -descriptores- se combinan sin que estn organizados en una estructura determinada de antemano. Los dos grandes apartados de lenguajes de estructura combinatoria, son: - los encabezamientos de materia, los unitrminos, las listas de descriptores; - los tesauros b) Lenguajes de estructura jerrquica o arborescente. Son las clasificaciones enciclopdicas, facetadas y especializadas, que tienen forma sistemtica: un orden previsto en una serie de clases, que integran los conceptos ms especficos dentro de los ms generales. No obstante, ningn lenguaje documental tiene valor de forma aislada, as los conceptos de coordinacin y control pueden mezclarse, dando lugar a las siguientes combinaciones: LD postcoordinado con vocabulario libre; son las listas de palabras clave. LD postcoordinado con vocabulario controlado; son las listas de descriptores y los tesauros. LD precoordinado con vocabulario controlado; la CDU, clasificaciones jerrquicas y los encabezamientos de materia.

Lenguajes documentales de estructura asociativa


Este tipo de lenguajes resultan menos jerarquizados y ms flexibles que los lenguajes de clasificacin. Es un lenguaje que se presenta a modo de ndice alfabtico, multidimensional, cuyos trminos se combinan entre s. a) Los unitrminos, propuestos por Mortimer Taube, a mediados del siglo XX, consistan en vocablos pequeos y simples, seleccionados del propio documento, para su identificacin (su mtodo permita situar los nmeros de los registros de los documentos que contenan el unitrmino). Esto supona un importante avance en el campo de la indizacin, porque gracias a su poder combinatorio era posible expresar las ideas contenidas en un documento mediante un restringido nmero de trminos (para Bosque de conferas, utilizaramos las fichas Bosque + las fichas Conferas). No obstante, este mtodo plantea dos inconvenientes:

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el hecho de que las palabras aisladas puedan carecer de significado propio, comportando ambigedad. las relaciones entre esas palabras, o uniterm, pueden dar lugar a falsas combinaciones durante la bsqueda documental, diferentes a las requeridas por lo/as usuario/as (ruido).

An as, el mtodo de Taube fue una etapa conceptual importante en el camino hacia la indizacin basada en los conceptos o indizacin por DESCRITORES. c) Los descriptores son trminos que describen, y pueden consistir en una palabra simple o estar compuestos por expresiones complejas; de ah su capacidad para describir (podramos utilizar la expresin Bosque de conferas). Fueron aportados por Moers, a principios de los aos cincuenta. Pueden utilizarse de forma independiente en listas de trminos, o en la construccin de tesauros (de los que nos ocupamos en tema aparte). d) Los encabezamientos de materia tienen su origen en la obra de Cutter, 1876, sobre las reglas para un catlogo-diccionario. Se basan en dos principios: el de la especificidad: un trmino indizado slo puede describir una sola materia, es decir, los conceptos deben utilizarse bajo su nombre ms especfico y no deben englobarse en uno ms general; el de entrada directa: los encabezamientos compuestos se presentarn como en el lenguaje natural, sin invertir los trminos (Bosque mediterrneo, y no Mediterrneo-bosques).Constituye un lenguaje controlado precoordinado. Se presentan en forma de ficheros de autoridad (en las grandes bibliotecas) y en forma de listas de encabezamientos publicadas. Se componen de encabezamientos propiamente dichos y de subencabezamientos. Los primeros, una o varias palabras, representan los conceptos. Los segundos se utilizan, a veces, para precisar el significado de los primeros (nunca constituyen una entrada principal); pueden ser: topogrficos, cronolgicos, de forma (tipo de documento concreto: diccionario, etc.), de materia o punto de vista (historia, filosofa, etc.) bajo el que se estudia la materia principal. Las ms utilizadas, internacionalmente, son las de la Biblioteca del Congreso: Library of Congress Subject Headings (LCSH), iniciada en 1898, en continua actualizacin; Sears List of Subject Headings, versin abreviada de la anterior. En Espaa, entre otras, tenemos: Lista de Encabezamientos de Materia, traduccin de la Sears List; Lista de Encabezamientos de Materia de la Red de Bibliotecas del Consejo Superior de Investigaciones Cientficas (CSIC), 1987, renovada peridicamente; Lista de Encabezamientos de materia para bibliotecas pblicas, del Ministerio de Cultura, 1986, utilizada en bibliotecas medias (municipales, etc.) e) Las palabras-clave, que componen listas, entre las que se encuentran los ndices permutados, ideados por Luhn, se componen de palabras clave presentes en el texto de los documentos, desde las que puede recuperarse la informacin. Los dos tipos ms representativos son: ndices KWIC (keyword in context), donde las palabras significativas quedan alfabetizadas dentro del texto; ndices KWOC (keyword out of context), donde la palabra que alfabetiza se encuentra fuera.

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La diferencia entre palabras-clave y unitrminos es que estos pueden tener una referencia o nota indicativa, que ayuda a eliminar la sinonimia, y, por tanto tienen limitaciones para su combinacin. Las caractersticas de estos lenguajes combinatorios son la flexibilidad, sectorializacin o especializacin (en mayor o menor grado), multiplicidad de combinaciones entre los trminos, control terminolgico, adems de la facilidad de revisin y puesta al da. Sus inconvenientes son la posibilidad de falsas combinaciones por defecto de la indizacin en el anlisis o en la recuperacin de informacin. Tambin el costoso trabajo de elaboracin y el equipo de mantenimiento constante. Un esquema de lo expuesto, sera el siguiente: Criterio de Clasificacin Control del Vocabulario Clases de lenguajes documentales Libres Controlados Precoordinados Coordinacin Postcoordinados Lenguajes documentales Unitrminos Palabras-clave (ndices permutados) Clasificaciones Encabezamientos de materia (Listas) Descriptores (tesauros) Clasificaciones Encabezamientos de materia (Listas) Unitrminos, Palabras-clave (ndices permutados) Descriptores (tesauros) Clasificaciones enciclopdicas Clasificaciones facetadas Unitrminos, Palabras-clave Encabezamientos de materia Descriptores (tesauros)

Jerrquica Estructura Combinatoria

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Burgos, mayo de 2003 (Curso de Auxiliares de Bibliotecas y Centros de Documentacin)

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