1

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN HOTEL

Anggota Kelompok 2: 1. Hardiyusa, S.T. 2. Ni Putu Sutramiani, S.Kom 3. I Wayan Agus Surya Darma, S.Kom 4. I Gusti Agung Indrawan, S.T. 5. I Putu Eka Giri Gunawan,S.T. 6. Adie Wahyudi Oktavia Gama, S.T. 7. I Putu Putrayana Wardana, S.Pd 8. Ida Bagus Kade Dwi Suta Negara, S.Kom (1297161002) (1291761003) (1291761004) (1291761006) (1291761012) (1291761013) (1291761022) (1291761025)

DEPARTEMEN-DEPARTEMEN DALAM HOTEL

1. Front Office Department Front Office (FO) Department adalah departemen hotel yang tugasnya berhubungan langsung dengan tamu. Departemen ini merupakan kesan pertama bagi tamu ketika tamu hendak check-in. Fungsi FO department adalah sebagai berikut: a. Reception/front desk. Menerima tamu, mengecek ketersediaan kamar, mengecek data tamu. b. Reservation, extra bed request, check-in/out. Mengecek reservasi, mengecek ketersediaan kamar, menangani extra bed request, mengecek data tamu, mengantar tamu ke kamar, menangani tamu check-out. c. Telephone Operator. d. Information services. e. FO Cashier. Fungsi billing/tagihan, menerima pembayaran kamar dan penggunaan fasilitas hotel dari tamu. 2. Housekeeping Department Housekeeping department adalah departemen hotel yang bertanggung jawab atas seluruh kebersihan hotel baik dalam ruangan maupun public area serta membersihkan berbagai fasilitas hotel. Housekeeping terbagi atas beberapa seksi antara lain: a. Pembagian tugas housekeeping. b. Pembersihan dan cek status kamar/fasilitas hotel (baik/rusak/perlu diganti perangkatnya) dan barang ketinggalan.

2 c. Laundry section. Melakukan perawatan alat-alat hotel seperti seprai, sarung bantal/guling, selimut. Menerima laundry pakaian/jas untuk tamu. d. Gardener & Florist section. Menangani kebun dan tanaman hias di lingkungan hotel. Dekorasi conference room. e. Swimmimg pool section. f. Security section. 3. Restaurant / Food & Beverage (F&B) Department Food and Beverage department adalah departemen hotel yang menangani hal-hal yang berkaitan dengan pengolahan dan penyediaan layanan makanan dan minuman. Restaurant menyediakan fasilitas resto dan catering (pesan-antar makanan) di lingkungan hotel serta fasilitas banquet untuk meeting/conference. a. b. c. d. Restaurant dan catering (pesan-antar makanan di lingkungan hotel). Banquet (penyediaan fasilitas makanan dan minuman untuk meeting/conference). Bar. Kepala departemen: Manajer Food & Beverages.

4. Accounting departement Accounting departement adalah suatu departemen hotel yang bertanggung jawab atas masalah administrasi hotel mengenai pendapatan dan pengeluaran keuangan hotel. a. Merancang rencana keuangan hotel dalam 1 tahun anggaran dan alokasi dana untuk tiap departemen. b. Memproses proposal pencairan dana dari tiap departemen. c. Membuat laporan keuangan hotel (harian/mingguan/bulanan). d. Pembayaran pajak. 5. Human-resources & Payroll Department Departemen Personalia adalah departemen hotel yang bertugas menerima dan menempatkan karyawan/trainee, serta menangani masalah yang dihadapi karyawan. Fungsifungsi HRD: a. b. c. d. e. f. Mutasi masuk/keluar karyawan. Training karyawan. Jadwal kerja, absensi & cuti. Promosi/naik pangkat. Payroll. Kepala departemen: Manajer HRD.

6. Purchasing & Inventory Department Purchasing departement adalah suatu bagian yang bertanggung jawab atas keseluruhan pembelian pengadaan serta semua kebutuhan hotel.

3 a. Menangani semua pembelian yang dilakukan oleh hotel. Menerima permintaan kebutuhan barang dari tiap departemen. Melakukan pemilihan supplier/lelang untuk pengadaan barang. b. Manajemen barang masuk. Posisi barang di tiap departmen dan penanggung jawabnya. c. Manajemen stok barang. d. Manajemen penyusutan barang. e. Perbaikan barang. f. Manajemen barang rusak/pemutihan/lelang barang. g. Kepala departemen: Manajer Purchasing & Inventory. 7. Engineering Department Engineering Department adalah suatu departemen hotel yang bertanggung jawab untuk menangani perawatan maupun perbaikan atas semua alat-alat serta mesin yang ada di hotel apabila mengalami kerusakan. a. b. c. d. e. f. Perawatan kamar dan fasilitas hotel. Perawatan sistem kelistrikan. Perawatan sistem telepon/PABX. Perawatan sistem televisi tiap kamar. Manajemen hardware (LAN, server, access point) dan software (sistem informasi manajemen hotel) komputer kantor serta akses internet. Perawatan sistem AC.

8. Sales & Marketing & Public Relation Department Marketing departement adalah suatu bagian yang bertugas memasarkan hotel kepada masyarakat maupun pelanggan agar setiap tahunnya mengalami peningkatan atas tamu-tamu yang menginap dan menggunakan fasilitas-fasilitas hotel. a. Manajemen harga berdasarkan high season dan low season, harga kamar khusus untuk travel agent, reservasi group, pelanggan setia, pelanggan perusahaan dll. b. Manajemen tamu travel agent. Pencatatan tamu dari travel agent, fasilitas yang dipesan (transport, conference room dll), serta komisi untuk travel agent. c. Manajemen customer pribadi. Pembuatan profil pelanggan setia, pemberian diskon/fasilitas untuk pelanggan setia. d. Manajemen customer perusahaan. Pembuatan profil pelanggan perusahaan, pemberian diskon/fasilitas untuk pelanggan perusahaan (transport, conference room dll). e. Analisa pasar dan promosi lewat media massa, inovasi promosi lewat social media. f. Kepala departemen: Manajer Sales & Marketing.

4 Point Penting: Tiap sistem/departemen memiliki fungsi laporan. Tiap sistem/departmen memiliki teknologi inovatif. DFD overview / level 0 yang mencangkup semua departemen. DFD overview / level 0 yang mencangkup tiap departemen. Diagram database. Diagram jaringan + penempatan server. Desain GUI.