Evidena i organizarea coleciilor n bibliotecile publice

EVIDENA COLECIILOR Intrarea unei cri n bibliotec , de la achiziie pn la mprumut, impune parcurgerea unui traseu standard, prin care cartea este luat n evidenele bibliotecii , descris i oferit spre lectur. Scopul evidenei este cunoaterea structurii numerice ( a nr. de u.b.) i valorice a coleciei n orice moment. Evidena propriuzis impune:

atenia, corectitudinea, simul estetic n operaiile pregtitoare nregistrrii documentelor de bibliotec (preluare de stocuri, tampilare, ) cunoaterea exact a modului de lucru cu RI i RMF profesionalismul i rigurozitatea cu care sunt eliminate din evidene documentele de bibliotec selectate. respectarea termenelor impuse de lege pentru verificrile gestionare.

Evidena i organizarea coleciilor

Acte obligatorii, unitare, de ieire din fonduride intrare n fonduri - * facturi cu specificaii

- procese verbale, borderouri ( donaie, schimb, casare) - ordin de transfer - chitane, ordine de plata

EVIDENTA COLECTIILOR
Evidenta primara-RMF
registru-de-miscare-a-fondului.pdf

Registrul de micare a fondurilor RMF ( cod 19-1-1) evidena centralizat a patrimoniului bibliotecii 3 pri intrare - :Fiecare lot de cri ( toate crile care se gsesc pe acelai act nsoitor ) este nregistrat pe un singur rnd n Registrul de Micare a fondurilor RMF la parte I intrri . An Nr. intrare Data inreg. Provenienta Act insotitor Doc. In stoc Doc. In stoc Inregistrare in RI Inreg. In RI OBS Cant. Val De la nr. La nr.

Pentru rubrica provenien se vor folosi sigle- edBJ, donaie. Evidena stocurilor de publicaii care intr in bibliotec ne furnizeaz date despre ritmicitatea intrrilor n bibliotec Numrul curent din RMF va fi trecut i pe actul nsoitor. La sfritul anului sub ultima nregistrare din RMF la intrri se trage o linie cu alt culoare i se fac totalurile cantitative i valorice a tuturor intrrilor din anul respectiv . Acestea se inscriu la Recapitulare pe rndul Intrri n cursul anului. ieire Partea a doua contine grupurile de crti, selectate pentru scoaterea din gestiune. Aceste ieiri propuse trebuie sa fie propuse de bibliotecar, aprobate de primrie i operate in evidenele de bibliotec. Ieirile pot fi fcute la intervale de timp regulate ca urmare a unei reorganizri sau reevaluri periodice a colectiei, sau pot avea loc n urma inventarului de verificare a coleciei. O iesire nu poate fi operat n registre dect dac a fost aprobat de ordonatorul local de credite- de ctre primrie. Toate u.b.-urile propuse pentru ieire vor fi trecut pe un borderou care s conin: Nr.crt. Nr. inventar Autor Titlu Editura, an pre Cota observaii

recapitulare III- Partea a treia Recapitularea In fiecare an trebuie fcut bilanul tuturor operatiunilor care au avut loc in gestiune

Fiele de eviden preliminar a serialelor

- evidena individual a serialului pn la constituirea volumului de bibliotec ( ziare i reviste )

Evidenta individuala -RI

Registrul inventar - R I (cod 19-1-2) conine evidena individual ( nregistrarea fiecrui volum de bibliotec) - inventariere conservarea descriptiv a documentelor unei colecii, n general, n ordinea cronologic a achiziiei - exist registre separate pe tipuri de documente ( cri, seriale etc.) REGULI DE COMPLETARE a documentelor de eviden RMF i RI sunt documente unice pe bibliotec Paginile RI se numeroteaz, pe ultima pagin se menioneaz numrul acestora i se pune tampila bibliotecii n RI numerele de inventar se dau de la 1 la infinit Numrul de inventar al documentelor scoase din evidene nu se atribuie altor documente

n RMF numerele curente se atribuie de la nr. 1 n fiecare an. Fiecare element bibliografic se completeaz n rubrica destinat ( autor, titlu, an ) , cite, fr tersturi, cu cerneal albastr Modificrile se fac cu culoare roie Prescurtrile se fac conform standardelor

RI nu se recopiaz, se pstreaz n arhiv n starea n care se gsesc

VERIFICAREA COLECIILOR
Cadru legal pentru declansare unui inventar. Legea 334/2002 rrepublicat i reactualizat.Cap.3 art 40.pct 8 Inventariere periodic:a) fondul care cuprinde pn la 10000 de volume o data la 4 ani. b) fondul care cuprinde intre 10001 si 50000 de vol o data la 6 ani. Adic o data la 4 ani o bibliotec mic trebuie s fac un inventar. Succesiunea operaiilor n efectuarea inventarierii:

I.Stabilirea i aprobarea comisiei de inventariere la nivelul bibliotecii comunale .

Comisiile pot fi compuse din 3-5 membri. La nivelul comunelor comisiile se aprob de ctre consiliile locale. Dac inventarul se realizeaz pe motiv de schimbare de gestionar particip la inventariere i noul bibliotecar. Persoanele care efectueaz inventarul sunt : gestionarul, reprezentantul primriei i o persoan de obicei cadru didactic de la coala comunei respective.

II.Pregtirea inventarierii cuprinde urmtoarele etape

* ntocmirea unui program al inventarierii

Estimativ zilnic pot fi confruntate in jur de 500 de cari cu RI . Verificarea unui fond de carte sub 10000 de ub,ar trebui s dureze 2 luni cu biblioteca nchis. Pregtirea gestiunii pentru aciunea de verificarePregtirea documentelor necesare: Registre de inventar, Registrul de micare a fondurilor. Se anun perioada n care biblioteca va fi nchis pentru public Se vor recupera crile mprumutate. Se pregtete tampila care se va aplica pe publicaii. Se va face instruirea celor care fac parte din comisie.

III.Metodologia de lucru :
1- Declaraie de la gestionari dac au plusuri de gestiune. 2-Confruntarea publicaiilor cu registrul inventar al bibliotecii , aplicnd tampila pe versoul paginii de titlu, bifnd cu cu past roie numrul de inventar pe fia topografic.( sau n registrul inventar, n bibliotecile mici ) 1. Se urmresc s corespund :

2. Datele editoriale ale publicaiei, nr. de inventar, i preul publicaiei. 3. ntocmirea borderoului cu publicaiile gsite minus , adic pe care nu le-am gsit n raft dar figureaz n registrele inventar. Borderoul va cuprinde datele obinuite: nr. inventar,autor, titlu,loc de apariie, cota, preul publicaiei. Fiecare fil de borderou va avea preul publicaiilor totalizat. Borderoul va fi insoit de un centralizator al tuturor datelor consemnate. Pentru cei care stpnesc programul excel, listele se pot face electronic. Avantajul unei liste excel este acela de a putea aranja lista in orice ordine dorim . Pentru intocmirea centralizatorului putem aranja lista dupa autor, alfabetic, si dupa cote. Ordinea finala a borderoului este : ordinea cresctoare a numerelor de inventar . Acest lucru permite scoaterea documentelor eliminate din registrele de inventar cu efort minim. Observatii: nu se reinventariaz fondul de carte cu ocazia inventarelor. Inventarul nsemn verificare i confruntare cu registrele de inventar existente. Existena mai multor numere de inventar pe cri arat c ar trebui s avem mai multe seturi de RI dup care s-a lucrat in cursul anilor. Rescriind registrele nu mai putem avea oglinda clar a gestiunii, nu mai putem ti cu exactitate :

ce carte lipsete , de cnd? Ce carte a intrat, in ce an prima dat? Ce carte a fost scoas in ce an cu ce proces verbal?

In caz c deja avem o situaie similar, vom descoperi ultimele registre si numerele de inventar care corespund acestor registre si vom lucra doar dup acestea. ncheierea matematic a inventarului nseamn, parcurgerea nc o dat a registrelor , numrarea poziiilor existente bifate i adunarea valorilor fiecrei poziii pentru obinerea datelor finale. Aceste 2 date trebuie s coincid cu numrul de u.b. i valoarea de RMF din procesul verbal de ncepere de inventar. Valoare carte existent + valoare cri pierdute= Valoare fond din RMF Numar carte existent+ numar carti pierdute= Numar carti din RMF 6 Urmtorul pas este ntocmirea procesul verbal de final care menioneaz:a-componena comisiei. b-constatarea plusului i minusului din gestiune( cu borderourile aferente)- dac exist Conform Legii 334/2002 personalul din bibliotecile publice care are colecii cu acces liber, destinate mprumutului la domiciliu, beneficiaz de un coeficient anual de 0,3%, scdere din totalul valoric al fondului inventariat, reprezentnd pierdere natural datorat unor cauze ce nu puteau fi nlturate. c-Cauzele care au dus la apariia plusurilor i minusurilor- daca exist aa ceva. d.-Propunerile comisiei privind remedierea deficienelor constatate. - de pe borderourile de la punctul b. 7-Dup ncheierea verificrii dac se constat c unele publicaii sunt prea degradate pentru a mai rmne n raft, sau au coninutul depit, vor fi selectate pentru casare. Se vor face borderourile pentru casare.

La ncheierea inventarierii fiecare gestiune se va pune n acord cu RMF, cu evidena contabil n termen de 10 zile de la terminarea verificrii.

METODE I TEHNICI DE VERIFICARE A COLECIILOR

Model de PLAN DE LUCRU Cu ocazia inceperii operatiunii de inventariere Pe baza dispozitiei nr. si a Legii 334/2002, biblioteca comunala din_ a demarat operatiunea de inventariere a fondului de carte pe data de _. Conform cu RMF se verifica existenta unui fond de carte de u.b. in valoare de _ lei -S-a stabilit ca tampila cu care se va tampila fiecare publicatie verificata va avea forma triunghiulara si va contine V( an )/ Aceasta tampila se va aplica la fiecare unitate pe versoul paginii de titlu si pe partea de sus a fiecarei pagini a registrului inventar -Fiecare pozitie gasita in registru va fi bifata cu pix (rosu, verde) cu bifa (simpla, dubla) -Confruntarea cartilor cu registrul va dura in perioada_ * -Finalizarea inventarului intocmirea borderourilor de casare, lipsuri, alte probleme va avea loc in perioada__ Comisia de inventariere

Cazuri particulare si rezolvarea lor

Biblioteca a fost ani de zile inchis i nu se mai gssc documentele de gestiune exist 2,3 numere de inventar pe o carte si cateva seturi de registre RMFul nu a mai fost condus de ani de zile sau nu exista In caz c v confruntai cu o situaie special i nu tii cum s procedai contactai biroul metodic al biblitoecii judeene de care aparinei.

Fiecare situaie trebuie evaluat separat i vzut cum se ajunge cu minim efort la soluia optim.

ORGANIZAREA COLECIILOR DE BIBLIOTEC

Aspectul bibliotecii implic urmtoarele

I. Mediul ambiental i organizarea coleciilor. II. Actualizarea coleciilor i selectarea lor n funcie de propriul cerc de utilizatori prin III Selecia crilor pentru eliminare din colecii. IV Forme vizuale de publicitate a bibliotecii i a crii.

===== Mediul ambiental i organizarea coleciilor Discuia despre mediul ambiental al bibliotecilor ar trebui s nceap cu sublinierea coordonatelor realitii imediate. Totui ncercm s discutm mai nti organizarea unei biblioteci ideale, n care bibliotecarul este cel care i materializeaz visele, fiind arhitectul propriei biblioteci. Ideal vorbind biblioteca ar trebui s fie un spaiu atractiv, important n viaa comunitii, cu o imagine i o atitudine proactiv, dinamic, receptiv i flexibil.mprirea spaiului aferent bibliotecii se poate face n funcie de ceea ce dorete bibliotecarul s realizeze n comunitate. Pentru acesta bibliotecarul trebuie s tie cu exactitate ce dorete, ce poate face,

ce ar fi necesar s fac i care sunt posibilitile prin care se pot realiza dezideratele lui. Planul de lucru trebuie sa ating urmtoarele puncte: Ce spaiu iniial avem Ce servicii vrem s organizm Cum organizm spaiul n funcie de ceea ce dorim Ce dotri avem nevoie Ce cerem, cum cerem, cui cerem. Obiective care pot fi avute n vedere

-biblioteca centru cultural local. -biblioteca spaiu al comunicrii. -biblioteca spaiu pentru punerea n eviden a valorilor culturale locale. -biblioteca spaiu de organizare de activiti care in de educaia pemanent .

Biblioteca chiar una mic poate fi mprit n una sau mai multe zone n funcie de posibiliti: Zon pentru copii. Zon pentru lectur.Zon pentru acces liber la raft. Zon pentru ziare. Zon pentru audiii muzicale. Zon pentru consultare a crilor. Zon pentru cititorii tineri. Zon de var ( lectur n aer liber) Zon utilizabil iarna. n fiecare dintre aceste zone pot fi organizate activiti de genul. Ateliere video Ateliere muzicale Cluburi (desen, pictur, lucru manual pentru copii) Dezbateri ale problemelor comunitare i de grup. Centru de informare a comunitii Colecii care constituie baze de date locale Existena acestor spaii de comunicare transform n timp biblioteca ntr-un centru cultural local. Un alt deziderat este cel al organizrii funcionale a spaiului a acesibilitii coleciilor. II

Actualizarea coleciilor i selectarea lor n funcie de propriul cerc de utilizatori

. ==== C Organizarea fondului de carte la raft n aa fel nct s fie uor de accesat, dup criterii care deservesc nevoile cititorilor. * Aezarea sistematic-alfabetic a coleciilor (uzual)

Aezarea coleciilor dup criterii formale: Aezarea fix, cronologic, alfabetic, dup limb, dup numrul de inventar ( mai rar utilizate) Aezarea pe formate. Raiunea aezrii pe formate a documentelor n depozite este economia de spaiu, astfel nct s nu se aeze pe aceeai poli cri de format I i cri de format V. O aezare pe subiect a acestor documente ar aduna formate diferite pe aceeai poli. Se practic n bibliotecile care dispun de spaii mari de depozitare. Spaiul ce se poate economisi este considerabil. Aezare pe domenii de interes: Cri pentru elevii mici ( de poveti, de colorat) Cartea de vacana Cartea de tiin Cartea pentru gospodine Cartea poliist Cartea de aventur

Cartea de cltorie Biografiile Oricrui domeniu la mod n anul respectiv i se poate crea un raft. Acest raft se poate desfiina odat cu ieirea temei din mod

Accesul direct la publicaii - etichet a bibliotec moderne. La Conferina IFLA de la Copenhaga , din 1997, se precizeaz c Liberul acces la informaia din biblioteci pentru toi oamenii reprezint prioritatea nr.1. Accesul nengrdit la informaie reprezint un principiu fundamental al libertii intelectuale pe care bibliotecile i personalul acestora trebuie s-l respecte materializndu-l prin achiziionarea, conservarea i disponibilizarea unei mari varieti de materiale care s reflecte pluralitatea i diversitatea societii.Bibliotecarul are obligaia de a selecta, a achiziiona i a oferi documentele dup criterii strict profesionale, liber de constrngeri de ordin politic, moral sau religios, respingnd n acelai timp orice form de cenzur.

n literatura de specialitate se ntlnesc frecvent concepte ca acces liber, acces liber la raft, acces direct, acces indirect. Potrivit reglementrilor internaionale precizate mai sus, accesul n bibliotec, la raft, la documente este liber. Mediat de bibliotecar, accesul liber devine indirect, iar nemediat de bibliotecar, accesul este direct. De regul, accesul direct este practicat la rafturile bibliotecii, direct la documente, n spaii pregtite corespunztoare. Tendina general n biblioteci este ca partea rezervat depozitelor s fie n scdere, chiar i n etapa de proiectare i de construcie , n favoarea creterii spaiilor cu acces direct.

Actualizarea colectiilor prin casare

Principii pentru actualizarea colectiilor prin casare: 1. Obiective urmrite la iniierea unei casri: Igienizarea i curirea coleciei de crile uzate i deteriorate de folosirea lor intensiv Reconsiderarea critic a rafturilor- n timp se schimb gustul i necesitile utilizatorilor. Cunoaterea mai bun a propriei colecii Orientarea achiziiei viitoare cu lucrri care nu mai sunt n rafturi. 2. Efecte obtinute prin procesul de casare: Colecia devine mai atrgtoare. Se stabilete un raport judicios ntre lucrrile noi i cele vechi care au valoare bibliografic, sau bibliofil. Colecia corespunde mai bine nevoilor utilizatorilor . Rafturile vor fi mai aerisite oferind un confort estetic utilizatorului. 3.Selecia propriu zis se face dintre lucrrile care: Nu au fost mprumutate n ultimii 5-10 ani. Au o starea fizic necorespunztoare, murdare, rupte, ireparabile. Au o informaie depit i nu sunt documente originale. Cri n foarte multe exemplare care nu au fost solicitate n timp. Cri n mai multe volume care acum sunt descompletate. Vom observa pentru fiecare titlu dac:

Lucrarea figureaz n vre-o bibliografie Stilul este actual i solicitat.

Are sau nu referiri locale.

Legal, (legea bibliotecilor 334/2002 republicat) stabilete n articolul 40 aliniatul 2 c: Eliminarea documentelor din colecii se aplic numai bunurilor culturale comune, uzate fizic sau moral, dup o perioad de minimum 6 luni de la achiziie, prin hotrrea conducerii bibliotecii. Pentru bibliotecile comunale spunem c borderourile cu crile propuse pentru casare trebuie aprobate de consiliul local iar Biblioteca Judeean d i ea avizul favorabil , n calitate de instituie cu coordonare metodologic. Se impun cteva amnunte despre ceea ce nseamn carte bibliofil pentru a o putea recunoate i a evita pierderea unor cri de valoare: Cri care conin referiri la istoria local. Manuscrise ale unor personaliti locale. Stampe, cartografii. Cri aprute dup 1950 cu exlibris. Cri cu autograf i dedicaie din partea autorului. n cazuri excepionale se pot gsi n rafturi: Incunabule. Cri vechi care ies n eviden prin legatur ( catifea, argint, lemn), sau prin ilustraie.

Bibliografie
1. 1.Patrick Le Boeuf, Este posibil s organizm toat informaia? Punctul de vedere biblioteconomic. n: Revista Romn de Biblioteconomie i tiina Informrii, 2005, Anul I, nr. 3, p. 29-40. 2. Cf. Octavia-Luciana Porumbeanu, Un concept actual n activitatea de informare: veghea informaional. n: Revista Romn de Biblioteconomie i tiina Informrii, 2005, Anul 1, nr. 2, p. 29-33 3. Ionel Enache, Necesitatea planificrii serviciilor de bibliotec. n: Buletin ABIR, 1999, Vol. 10, nr. 1, p. 9-14. 4. Legea bibliotecilor nr.334/2002, republicat5. Ion Stoica, Criza n structurile infodocumentare: sensuri i semnificaii contemporane. Constana: Ex Ponto, 2001, p. 18 6. Apud Lili Rusea, Un concept integrator: accesul. n: Buletin ABIR, 2001, Vol. 12, nr. 1, p. 16-18 7. Mircea Regneal, Studii de biblioteconomie. Constana: Ex Ponto, 2001, p. 215 8. Irina Sandu, Dezvoltarea coleciilor n bibliotecile universitare romneti contemporane. n: Buletin ABIR, 2002, vol. 13, nr. 1, p. 23- 25 9. Brigitte Richter Ghid de biblioteconomie. Trad. de Gheorghe Bulu i Silvia Nestorescu. Ed. a 5-a rev. i adugit. Bucureti: Editura Grafoart, 1995, p. 17 10. FAIFE - Programul IFLA de promovare a libertii intelectuale n care bibliotecile sunt pori spre cunotine i idei. 11. Mircea Regneal, Accesul liber la informaii i libertatea de exprimare / Free Access to Information and Freedom of Expresion (FAIFE). n: Buletin ABIR, Vol. 15, nr. 2, p. 25-26 12. Marcela Vian, Cotarea crilor pentru accesul liber la raft la Biblioteca Universitii Politehnica din Timioara. n: Buletin ABIR, Vol. 14, nr. 4, p. 21-23