Aspectos a considerar en los documentos para la Liquidacin de Convenios Financiados por FONCODES

2005

El objetivo del presente documento es el de orientar al Ncleo Ejecutor y agentes participantes en la ejecucin y liquidacin de los proyectos en la presentacin adecuada de la documentacin, tcnica, econmica, financiera y legal para la liquidacin de los proyectos financiados por FONCODES, a fin de que transparentemente se refleje el cumplimiento de los trminos del Convenio suscrito entre el FONCODES y los Ncleos Ejecutores, permitiendo una formal verificacin y revisin de la documentacin sustentatoria

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INDICE
DOCUMENTACIN SUSTENTATORIA _________________________________ 4
a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Informe final del desarrollo fsico y financiero del proyecto ________________ 5 Memoria Descriptiva Valorizada _______________________________________ 7 Fotografas del proceso y culminacin de la obra _______________________ 10 Acta de terminacin de obra _________________________________________ 11 Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra. 12 Acta de Inspeccin y Prueba (slo para Obras de Electrificacin) __________ 14 Minuta de Declaratoria de Fbrica (slo para Edificaciones) ______________ 18 Acta de Rendicin de Cuentas Final __________________________________ 21 Valorizacin de Aporte Comunal _____________________________________ 22 Valorizacin de Aporte de Terceros ___________________________________ 24 Valorizacin Final De La Obra________________________________________ 25 Manifiesto De Gastos. ______________________________________________ 26 Documentos Sustentatorios del Gasto ______________________________ 27
1.a 1.b 1.c 1.d 1.e Boleta de Venta ___________________________________________________________ Recibo por Honorarios ______________________________________________________ Tickets o Cintas Emitidas por Mquinas Registradoras _____________________________ Boletos de viaje____________________________________________________________ Recibos por el arrendamiento de bienes muebles proporcionados por la SUNAT _________ 28 29 29 29 29

1. Comprobantes de Pago _____________________________________________________ 27

2. Hoja de Tareo _____________________________________________________________ 30 3. Lista (Hoja) de Jornales _____________________________________________________ 31 4. Excepciones ______________________________________________________________ 32

4.a Contrato de Adquisicin de Bienes o Prestacin de Servicios ____________________________ 32 4.b Declaracin Jurada ____________________________________________________________ 33

n) Resumen Final del Estado Financiero._________________________________ o) Extracto bancario de la cuenta de ahorros y/o cuenta corriente cancelada __ p) Cuadro Resumen de Movimiento de Almacn (Ingreso- Egreso) ___________ q) Acta Valorizada de Sobrantes de Obra ________________________________ r) Cuaderno de Obra _________________________________________________ s) Acta de Entrega de Terreno__________________________________________ t) Planos o croquis de replanteo (si existieran modificaciones) ______________ u) Planos de ubicacin y perimtrico de la obra (slo para edificaciones) _____ v) Todos los informes mensuales del residente, supervisor de proyectos y capacitador de ser el caso. ______________________________________________ w) Constancia de devolucin del monto no ejecutado ____________________ x) Documento que acredita los desembolsos efectuados ___________________ y) otros documentos generados durante el proceso de financiamiento _______

34 35 36 37 38 39 41 42 44 46 47 48

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DOCUMENTACIN SUSTENTATORIA
La DOCUMENTACIN SUSTENTATORIA necesaria para la Liquidacin del Convenio financiado por FONCODES, referida en el numeral 5.2.1 de la Gua de Liquidacin de Convenios financiados por FONCODES, es la siguiente1: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p) q) r) s) t) u) v) w) x) y) Informe Final del desarrollo fsico y financiero del proyecto. Memoria Descriptiva Valorizada. Fotografas del proceso constructivo y culminacin de la obra. Acta de Terminacin de Obra. Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra. Acta de Inspeccin y Prueba (Slo para obras de Electrificacin) Minuta de Declaratoria de Fbrica (Slo para edificaciones) Acta de Rendicin de Cuentas Final. Valorizacin de Aporte Comunal Valorizacin del Aporte de Terceros Valorizacin Final de la Obra. Manifiesto de Gastos Documentacin sustentatoria del gasto en originales. Resumen Final del Estado Financiero. Extracto Bancario de la Cuenta de Ahorros y/o Cuenta Corriente cancelada. Cuadro Resumen de Movimiento de Almacn Ingreso- Egreso. Acta Valorizada de Sobrantes de Obra. Cuaderno de Obra. Acta de Entrega de Terreno. Planos o Croquis de Replanteo (si existieran modificaciones) Planos de Ubicacin y Perimtrico de la Obra (slo para edificaciones) Todos los Informes del Residente, Supervisor y Capacitador de ser el caso. Constancia de devolucin a la Oficina Zonal del monto no ejecutado. Documento que acredita los desembolsos efectuados Otros documentos generados durante el proceso de ejecucin del proyecto.

A continuacin se proceder a describir algunos aspectos relevantes de la documentacin sustentatoria. El EXPEDIENTE DE LIQUIDACIN debe ser elaborado por el rgano representativo del Ncleo Ejecutor (PRESIDENTE, SECRETARIO, TESORERO Y FISCAL) y RESIDENTE, y debe presentarse como anexo al Informe Final del desarrollo fsico y financiero del proyecto.

El Ncleo Ejecutor debe mantener debidamente ordenada la documentacin sustentatoria de gasto que conformar el Expediente de Liquidacin. Se podrn hacer auditoras al Ncleo Ejecutor, sin previo aviso, a efectos de revisar la presentacin adecuada de dicha documentacin.

Los gastos realizados por el Ncleo Ejecutor debern guardar directa relacin con lo establecido en el Convenio de Financiamiento correspondiente y sus Anexos.

Para cada caso especfico se deber tener en cuenta lo sealado en la normativa aplicable dependiendo del tipo de proyecto que se trate, y cuando sta prevea documentacin distinta prevalecer sta sobre la sealada en la presente Cartilla.

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a)

Informe final del desarrollo fsico y financiero del proyecto Luego de culminado el Proyecto se elabora el Informe Final del Desarrollo Fsico y Financiero del Proyecto, el cual debe: - Estar SUSCRITO por el RESIDENTE - Estar COMPLETO y ORDENADO. El EXPEDIENTE DE LIQUIDACIN debe estar foliado y visado por el rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Residente, y adjuntarse de acuerdo al orden que se indica en el Informe Final. - Contener MINIMAMENTE lo siguiente:
FORMATO INFORME FINAL DE DESARROLLO FSICO Y FINANCIERO INFORME N .....-200....-RESIDENTE/...(colocar las iniciales del profesional)
A ASUNTO REFERENCIA FECHA 1. 1.1 Aspectos Generales: Ncleo Ejecutor a) Presidente: b) Tesorero: c) Secretario: d) Fiscal: Proyectista Evaluador Capacitador Residente Supervisor de Proyectos Modalidad de Ejecucin Sealar si hubieron cambios en los agentes y cmo ha sido la relacin con la comunidad Cantidad de Poblacin Beneficiaria Aspectos Tcnicos: Descripcin de la obra ejecutada a) Avance fsico ejecutado acumulado b) Plazo de Ejecucin c) Fecha de inicio de la obra (de ser el caso sealar razones de la demora) d) Fecha de culminacin prevista e) Fecha real de culminacin (de ser el caso sealar razones de la demora) f) Condicin de la obra. Breve descripcin de los trabajos realizados e indicar la conclusin y operatividad de la obra, adjuntando el resultado de las pruebas de laboratorio cuando corresponda. Modificaciones al Proyecto indicando el nmero del Addendum. (brevemente sealar las razones). Ampliaciones de plazo indicando el nmero del Addendum. (brevemente sealar las razones). Problemas tcnicos resueltos y/o pendientes de solucin. Sealar si se cumpli con lo establecido en el Expediente Tcnico y la Gua de Ejecucin. Aspectos Econmicos: : : : : .............................................................. JEFE ZONAL ............ LIQUIDACIN DE CONVENIO CONVENIO N ...................... PROYECTO ......................... ....................................

1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2. 2.1

2.2 2.3 2.4 2.5 3.

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3.1

3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Desembolsos otorgados. Comentarios e indicar fecha, montos u otros y si se cumpli con presentar a la Zonal los Formatos relativos a los desembolsos efectuados por FONCODES, y precisar cuando corresponda si se cumpli con presentar el Formato 18A y 18B. a) Primer Desembolso b) Segundo Desembolso c) Siguientes si los hubiera. Ampliaciones presupuestales si las hubiere, indicando el nmero del Addendum. (Brevemente sealar las razones). Sealar si se cumpli con el aporte comunal y las dificultades si hubieran existido. Indicar el monto del Aporte de Terceros, adjuntando la valorizacin respectiva. Precisar los intereses generados Sealar si se efectuaron deductivos de Obra, y las razones. Sealar si existe saldo no ejecutado por devolver, razones y fecha de devolucin a la Oficina Zonal. Avance financiero comparativo entre lo programado y lo ejecutado por partidas. Sustentar diferencias si las hubiera. Sealar y sustentar la cancelacin de horas extraordinarias. Verificar que no haya duplicidad de pago. Detallar los jornales pagados por categora, los que debern corresponder a los aprobados en el presupuesto del Convenio. Aspectos Administrativos: Aspectos de la Capacitacin. Sealar si fue realizada conforme a lo especificado en el convenio.(Horas dictadas, participacin de los beneficiarios, metodologa, etc.) Coordinacin con la Entidad Receptora (Sealar si se ha obtenido el compromiso de la Entidad Receptora, determinado al representante, etc.) Evaluacin del desempeo del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y Residente. Evaluacin de la fluidez del manejo de las cuentas bancarias, desembolsos del FONCODES. Evaluacin de los trmites ante el FONCODES, (Addendas por cambio de agentes ejecutores, ampliaciones presupuestales, deductivos de obra, reajustes, entre otros). Problemas presentados, soluciones adoptadas, recomendaciones planteadas, o acciones tomadas. Por ej. sustentar situaciones excepcionales como la no firma de Secretario o Fiscal en alguno de los documentos que forman parte del Expediente de Liquidacin. Impacto Ambiental: Adjuntar Informe correspondiente Conclusiones. (De lo informado deber establecerse el cumplimiento del Convenio anexos y modificaciones) Recomendaciones. Anexo. Se anexa el EXPEDIENTE DE LIQUIDACIN que consta de ... (nmero de hojas) folios. Memoria Descriptiva Valorizada. Fotografas del proceso constructivo y culminacin de la obra Acta de Terminacin de Obra Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra Acta de Inspeccin y Prueba (Slo para obras de Electrificacin) Minuta de Declaratoria de Fbrica (Slo para edificaciones) Acta de Rendicin de Cuentas Final Valorizacin de Aporte Comunal Valorizacin del Aporte de Terceros Valorizacin Final de la Obra Manifiesto de Gastos Comprobantes de Pago originales Resumen Final del Estado Financiero Extracto Bancario de la Cuenta de Ahorros y/o Cuenta Corriente cancelada Cuadro Resumen de Movimiento de Almacn Ingreso- Egreso Acta Valorizada de Sobrantes de Obra Cuaderno de Obra Acta de Entrega de Terreno. Planos o Croquis de Replanteo (si existieran modificaciones) Planos de Ubicacin y Perimtrico de la Obra (slo para edificaciones) Todos los Informes del Residente, Supervisor y Capacitador de ser el caso. Constancia de devolucin a la Oficina Zonal del monto no ejecutado. Documento que acredita los desembolsos efectuados Otros documentos generados durante el proceso de ejecucin del proyecto (especificar)

5. 6. 7. 8.

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b)

Memoria Descriptiva Valorizada Debe: - Ser ELABORADA y SUSCRITA por el RESIDENTE - VISADA por el SUPERVISOR DE PROYECTOS - Contener MINIMAMENTE2 el rea total del terreno, rea ocupada y libre, linderos y medidas perimtricas y colindantes del inmueble, as como material de construccin utilizado y distribucin de la fbrica, datos registrales si los hubiere, valor de liquidacin de la obra y destino de la misma. - Describir sucintamente cada uno de los elementos conformantes de la obra as como sus caractersticas tcnicas finales, de tal manera que refleje la obra realmente ejecutada, en concordancia con la VALORIZACIN FINAL DE LA OBRA presentada. - Describir los gastos efectuados por rubros presupuestados.

Que deber contener como mnimo los requisitos establecidos en el literal a) del artculo 5 de la Ley N 27171, Ley de Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social financiada por FONCODES cuando la obra sea inscribible. (rea total del terreno, rea ocupada y libre, linderos y medidas perimtricas y colindantes del inmueble, as como material de construccin utilizado y distribucin de la fbrica, datos registrales si los hubiere, valor de liquidacin de la obra y destino de la misma). Cuando la infraestructura sea no inscribible se deber sealar adems de los datos antes indicados, cuando corresponda, las referencias que permitan la ubicacin exacta de la obra y/o lugares de ejecucin. Podr utilizarse como modelo el Formato de Memoria Descriptiva aprobado por Resolucin Ministerial N 159-2001-PRES.

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c)

Fotografas del proceso constructivo y culminacin de la obra Deben: Estar VISADAS por el rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE y SUPERVISOR DE PROYECTOS DEMOSTRAR la ejecucin y culminacin del proyecto en su conjunto (vista panormica y vistas de los detalles del proyecto en ejecucin y culminado) EVIDENCIAR la operatividad del proyecto (por ejemplo si es obra de agua potable, se debe apreciar el agua que sale de un cao), con la presencia del RESIDENTE y SUPERVISOR DE PROYECTOS. Indicar a que etapa del proceso corresponde, y evidenciar la capacitacin efectuada cuando corresponda.

Inicio de Obras

Proyecto Culminado

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d)

Acta de terminacin de obra Debe estar: SUSCRITA (sello y firma) por el PRESIDENTE, SECRETARIO, TESORERO Y FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE, SUPERVISOR DE PROYECTOS, ALCALDE Distrital o Provincial y JEFE de la Zonal. SEALAR que se ha culminado el proyecto de acuerdo al convenio de financiamiento, indicando la FECHA. PRECISADA la fecha de culminacin de la obra y fecha de suscripcin del Acta de Terminacin de Obra.

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e)

Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra. Debe: Estar SUSCRITA por el PRESIDENTE del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE, SUPERVISOR DE PROYECTOS, representante de la ENTIDAD que recibe el proyecto para su operacin y mantenimiento provisional y JEFE de la Zonal. INDICAR las OBLIGACIONES de la Entidad que recibe el proyecto provisionalmente hasta su transferencia a la Entidad Receptora (Ley N 27171, Ley de Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social Financiada por FONCODES, su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N 005-2000-PRES, normas modificatorias y concordantes). Para identificar a las Entidades encargadas de la operatividad y mantenimiento provisional de la obra, deber tenerse en cuenta lo siguiente:
ENTIDAD Gobierno Local

TIPO DE PROYECTO - rea de Saneamiento (Canalizaciones) - rea de Transporte (Puentes Peatonales, Puentes Carrozables, Caminos Vecinales, Veredas Peatonales, Balsas, Escalinatas) - rea de Infraestructura Econmica Agropecuaria (Minimercados, Centros de Acopio) - rea de Apoyo a la Produccin (Pequeos Albergues tursticos, Talleres de Produccin) - rea de Energa (Redes Secundarias de Electrificacin, Minicentrales, Energa no convencional)

Excepcionalmente, la transferencia se realizar a las Comunidades Campesinas, Comunidades Nativas, Organizaciones Religiosas y las Organizaciones Sociales, cuando stas se encuentren administrando esta infraestructura. Para el caso de la transferencia de Redes Secundarias de Electrificacin, la misma se realizar slo en los casos en que stas sean alimentadas por centrales trmicas o hidrulicas propiedad de los Gobiernos Locales, debiendo stos prestar el Servicio Pblico de Electricidad, conforme la Ley General de Concesiones Elctricas y su Reglamento. Comunidades Campesinas - rea de Apoyo Comunitario (Locales Comunales, Comunidades Nativas Albergues de Nios, Guarderas Infantiles) Organizaciones Religiosas - rea de Infraestructura Econmica Agropecuaria Organizaciones Sociales (Pequeos Sistemas de Riego y drenaje, Rehabilitacin de Tierras) Direcciones Regionales y Subregionales de - Salud (Puestos o Centros de Salud) Educacin Unidades de Servicios Educativos reas de Desarrollo Educativo Cualquier otra rea de Educacin que cuente con una unidad contable operativa Dems instituciones Educativas - Educacin (Aulas Escolares, Instalaciones Direcciones Regionales y Subregionales de Salud Unidades Territoriales de Salud Deportivas) Servicios Bsicos de Salud Hospitales Centros de Salud Cualquier otra rea de Salud que cuente con una unidad contable operativa Dems instituciones Salud Gobiernos Locales - rea de Saneamiento (Sistemas de Desage, Sistemas de Agua Potable)

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f)

Acta de Inspeccin y Prueba (slo para Obras de Electrificacin) Debe : Estar SUSCRITA por el RESIDENTE y la entidad que realiza la inspeccin y prueba, y VISADA por el SUPERVISOR DE PROYECTOS Contener el RESULTADO de la inspeccin y prueba.

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g)

Minuta de Declaratoria de Fbrica (slo para Edificaciones) Debe: - Ser ELABORADA y SUSCRITA por el RESIDENTE, y VISADA por el SUPERVISOR DE PROYECTOS. RECONOCER la existencia del proyecto e INDICAR que las estructuras arquitectnicas del proyecto cumplen con las condiciones mnimas de habitabilidad para albergar a las personas en el desarrollo de cualquiera de las actividades previstas para el mismo. Contener MINIMAMENTE3 el rea total del terreno, rea ocupada y libre, linderos y medidas perimtricas y colindantes del inmueble, as como material de construccin utilizado y distribucin de la fbrica, datos registrales si los hubiere, valor de liquidacin de la obra y destino de la misma.
EJEMPLO DE MINUTA DE DECLARATORIA DE FABRICA SEOR NOTARIO: SIRVASE EXTENDER EN SU REGISTRO DE ESCRITURAS PUBLICAS, UNA DE DECLARATORIA DE FABRICA QUE OTORGA EN LA FECHA EL ARQUITECTO (O ING. CIVIL)__________________________________, CON C.A.P. N (O C.IP N)______ CON DNI N_____________, CON REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTE N _________ DOMICIALIDO EN ______________________________________________. PRIMERO: LA OBRA OBJETO DE LA PRESENTE DECLARATORIA DE FABRICA SE DENOMINA AULAS________________________________ Y HA SIDO FINANCIADA POR EL FONDO DE COOPERACIN PARA EL DESARROLLO SOCIAL- FONCODES, MEDIANTE LA SUSCRIPCIN DEL CONVENIO N__________, ENCONTRNDOSE UBICADA EN LA LOCALIDAD DE___________, PERTENECIENTE AL DISTRITO DE__________, PROVINCIA DE _____________, DEPARTAMENTO Y REGION DE ___________. SEGUNDO: LOS BENEFICIARIOS DE LA OBRA FINANCIADA POR EL FONDO DE COOPERACIN PARA EL DESARROLLO SOCIAL- FONCODES, LA DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN, SE ENCUENTRA REPRESENTADA POR EL DIRECTOR DEL C.E. N______, PERTENECIENTE AL DISTRITO DE_______, PROVINCIA DE _____________, DEPARTAMENTO Y REGION DE _____________. TERCERO: LA OBRA ESTA DENTRO DE UN TERRENO DE ________M2, DE PROPIEDAD DEL CENTRO EDUCATIVO Y CONSISITIO EN LA EJECUCION DE ___ AULAS TIPO SIERRA Y ____ MODULO DE SERVICIOS HIGINICOS. CUARTO: SOBRE EL TERRENO SE HA CONSTRUIDO ____AULAS Y ___MODULO DE SERVICIOS HIGINICOS, CON LAS SIGUIENTES ESPECIFICACIONES TCNICAS: LAS AULAS SE ASIENTAN SOBRE CIMIENTOS CORRIDOS Y SOBRECIMIENTOS DE CONCRETO SIMPLE, VIGAS DE CIMENTACIN, COLUMNAS Y VIGA DE CONCRETO ARMADO DE 210 K/CM2, MUROS DE SOGA Y CABEZA CON LADRILLO MECANIZADO (0.24 X 0.14 X 0.10), TARRAJEOS Y REVOQUES DE MORTERO DE CEMENTO DE UNA ALTURA DE 0.30 MTS. EN EL EXTERIOR.

Los requisitos establecidos en el literal a) del artculo 5 de la Ley N 27171, Ley de Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social financiada por FONCODES cuando la infraestructura sea inscribible (rea total del terreno, rea ocupada y libre, linderos y medidas perimtricas y colindantes del inmueble, as como material de construccin utilizado y distribucin de la fbrica, datos registrales si los hubiere, valor de liquidacin de la obra y destino de la misma). Cuando la infraestructura sea no inscribible se deber indicar adems de los datos antes indicados cuando corresponda, la ubicacin exacta de la obra y/o lugares de ejecucin, entre otros.

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LA COBERTURA SE HA EJECUTADO CON CALAMINA (1.80 X 0.83 MTS.X 0.3 MM ) FIJADA SOBRE CORREAS DE MADERA TORNILLO Y TIJERALES METALICOS. EL CIELORRASO SE HA EJECUTADO CON SUPERBOARD ASENTADO EN CANALES OMEGA Y RIELES METALICOS FIJADOS EN LOS MUROS. EL PISO DE LAS AULAS SE ACABO EN MADERA TORNILLO MACHIHEMBRADA (4 X 1), FIJADA EN DURMIENTES DE MADERA TORNILLO EMPOTRADOS EN UN FALSO PISO (E=4), EN TODO EL PERMETRO INTERIOR SE HA COLOCADO UN ZOCALO (4 X 3/4) Y CUARTO RODON (3/4 X 3/4) DE MADERA CEDRO LAQUEADOS Y BARNIZADOS. LAS VENTANAS DE LAS AULAS SON DE ESTRUCTURA METALICA DE 1 X 1/8 CON REFUERZOS DE FIERRO CUADRADO DE , LOS VIDRIOS SON INCOLOROS DE 3MM. FIJADOS CON SILICONA A LA ESTRUCTURA METALICA. LAS PUERTAS DE LAS AULAS SON DE MADERA CEDRO TIPO INFES (2.60 X 1.10 MTS) AL IGUAL QUE LOS TICEROS (02), LOS QUE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE LAQUEADOS Y BARNIZADOS. SE VACEO VEREDAS EN TODO EL PERMETRO DE LA AULAS (E=4 + SARDINEL), CON PASTA DE 1.5 CM, SE REALIZO EL SELLADO DE JUNTAS (E=1) CON BREA. SE USO PINTURA LATEX EN MUROS, ESMALTE EN CONTRAZOCALO INTERIOR DE MADERA Y TICEROS. EL MODULO DE SERVICIOS HIGINICOS SE ASIENTA SOBRE CIMIENTOS CORRIDOS Y SOBRECIMIENTOS DE CONCRETO SIMPLE, VIGAS DE CIMENTACIN, COLUMNAS Y VIGAS DE CONCRETO ARMADO DE 210 K/CM2, MUROS DE SOGA CON LADRILLO MECANIZADO (0.24 X 0.14 X 0.10), TARRAJEOS Y REVOQUES DE MORTERO DE CEMENTO INTERIOR Y EXTERIOR, CONTRAZOCALOS DE MORTERO DE CEMENTO DE UNA ALTURA DE 0.30MTS EN EL EXTERIOR. LA COBERTURA SE HA EJECUTADO CON CALAMINA (1.80 X 0.83MTS X 0.30MM.) FIJADA SOBRE CORREAS Y VIGAS DE MADERA TORNILLO. SE HA REALIZADO EL CORRIDO DE INSTALACIONES DE AGUA Y DESAGUE EN EL MODULO DE SS.HH. , EL CUAL ESTA DIVIDIDO EN S.H. DAMAS Y S.H. VARONES CUENTA CON 03 INODOROS Y 03 LAVATORIOS, SUS RESPECTIVOS REGISTROS ROSCADOS Y SUMIDEROS; EL S.H. DE VARONES CUENTA CON 03 INODOROS, 02 LAVATORIOS Y 01 URINARIO, SUS RESPECTIVOS REGISTROS ROSCADOS Y SUMIDEROS. EL CIELORRASO SE HA EJECUTADO CON SUPERBOARD ASENTADO EN CANALES OMEGA Y RIELES METALICOS FIJADOS EN LOS MUROS. EL PISO DEL MODULO DE SERVICIOS HIGINICOS SE ACABO CON UN ENCHAPE DE CERMICO 0.30 X 0.30 MTS SOBRE UN FALSO PISO H=0.10MTS. SE REALIZO ENCHAPE EN MUROS INTERIORES CON CERMICO 0.30 X 0.30 MTS HASTA UNA ALTURA DE 1.20 MTS AL IGUAL LAS MESAS DE LOS LAVATORIOS Y LOS LAVAMANOS EXTERIORES CUENTAN CON EL MISMO ENCHAPE CERMICO. SE HA COLOCADO APARATOS SANITARIOS EN LA LOZA COLOR BLANCO; 06 INODOROS; 06 PAPELERAS DE LOZA Y 05 LAVATORIOS. LAS PUERTAS INTERIORES DEL MODULO DE SS.HH. AL IGUAL QUE LAS VENTANAS SON DE ESTRUCTURA METALICA. LAS PUERTA PRINCIPALES (02) DE ACCESO A LOS SERVICIOS SON DE MADERA CEDRO TIPO INFES (1.30 X 0.90 MTS), LAS QUE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE LAQUEADAS Y BARNIZADAS. LOS VIDRIOS SON INCOLOROS DE 3 MM. FIJADOS CON SILICONA A LA ESTRUCTURA METALICA. SE VACIO VEREDAS EN TODO EL PERMETRO DEL MODULO DE SERVICIOS HIGINICOS (E=4 + SARDINEL), CON PASTA DE 1.5 CM, SE REALIZO EL SELLADO DE JUNTAS (E= 1) CON BREA. SE USO PINTURA LATEX EN MUROS INTERIORES Y EXTERIORES, ESMALTE EN CONTRAZOCALO EXTERIOR. QUINTO: EL VALOR DE LA OBRA COMPRENDE:

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MANO DE OBRA CALIFICADA MANO DE OBRA NO CALIFICADA MATERIALES EQUIPOS HERRAMIENTAS ENCOFRADOS FLETES APORTE COMUNAL GASTOS GENERALES GASTOS DE RESIDENTE GASTOS DE SUPERVISIN VALORIZACIN TOTAL

S/.__________ S/.__________ S/.__________ S/.__________ S/.__________ S/.__________ S/.__________ S/.__________ S/.__________ S/.__________ S/.__________ S/.__________

ESTA VALORIZACIN SE RESUME EN LOS SIGUIENTES RUBROS: MANO DE OBRA MATERIALES Y OTROS DIRECCIN TECNICA TOTAL SEXTO: AREAS (Tener en cuenta indicaciones de Memorando Mltiple N001-2005 FONCODES/SGLT): AREA DEL TERRENO AREA TECHADA EXISTENTE AREA TECHADA FONCODES AREA TECHADA TOTAL AREA LIBRE AREA OCUPADA SEPTIMO : LINDEROS Y MEDIDAS PERIMTRICAS (Considerar los linderos teniendo en cuenta los puntos cardinales , tambin se podrn considerar los lados del terreno: frente, lado derecho, lado izquierdo y fondo) POR EL NORTE : CON UNA LINEA QUEBRADA DE ____ML, ___ML, ____ML,____ COLINDA CON EL PASAJE____________ POR EL SUR : CON UNA LINEA QUEBRADA DE ____ML, ___ML, ____ML,____ COLINDA CON EL TERRENOS AGRICOLAS___________ POR EL ESTE : CON UNA LINEA QUEBRADA DE ____ML, ___ML, ____ML,____ COLINDA CON LA CALLE___________ POR EL OESTE : CON UNA LINEA QUEBRADA DE ____ML, ___ML, ____ML,____ COLINDA CON EL TERRENOS AGRICOLAS___________ OCTAVO : EL SUSCRITO DECLARA BAJO JURAMENTO QUE LOS DATOS QUE LOS DATOS DE LA PRESENTE DECLARATORIA DE FABRICA SON CIERTOS. AGREGUE USTED SR. NOTARIO LAS DEMAS CLAUSULAS DE LEY PAR ELEVAR A ESCRITURA PUBLICA LA PRESENTE MINUTA Y PASAR LOS PARTES RESPECTIVOS AL REGISTRO PUBLICO CORRESPONDIENTE PARA SU INSCRIPCIN. __________; ABRIL 26 DEL 2004 : ________ M2 S/.__________ S/.__________ S/.__________ S/.__________

: ________ M2 : ________ M2 : ________ M2 : : ________ M2 ________ M2

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h)

Acta de Rendicin de Cuentas Final Debe : Estar SUSCRITA por el PRESIDENTE, SECRETARIO, TESORERO Y FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE, AUTORIDADES de la localidad y POBLADORES de la comunidad beneficiaria asistentes a la Asamblea. VISADA por el SUPERVISOR DE PROYECTOS Sealar que se ha EJECUTADO el proyecto de acuerdo al Expediente Tcnico y que los recursos del financiamiento han sido utilizados en el proyecto.

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i)

Valorizacin de Aporte Comunal Debe: - Estar SUSCRITA por el PRESIDENTE, SECRETARIO, TESORERO Y FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE y SUPERVISOR DE PROYECTOS - Estar SUSTENTADA en la HOJA DE TAREO y/o la HOJA DE JORNALES correspondiente. Cuando el aporte comunal es simultneo al pago de planilla de jornales se debe justificar la aparente duplicidad del trabajo.

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j)

Valorizacin de Aporte de Terceros Debe: - Ser ELABORADA y SUSCRITA por el RESIDENTE - Estar VISADA por el rgano representativo del Ncleo Ejecutor y SUPERVISOR DE PROYECTOS. - Indicar en qu ha consistido el aporte y a qu rubros presupuestarios corresponde.

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k)

Valorizacin Final De La Obra Debe: Ser ELABORADA y SUSCRITA por el RESIDENTE Estar VISADA por el rgano representativo del Ncleo Ejecutor y SUPERVISOR DE PROYECTOS CONCORDAR con la obra fsica terminada de acuerdo a los metrados y precios unitarios que figuran en el presupuesto del Expediente Tcnico aprobado o modificado.

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l)

Manifiesto De Gastos. Debe: Ser ELABORADO y SUSCRITO por el TESORERO del Ncleo Ejecutor con el asesoramiento del RESIDENTE Estar VISADO por los representantes del Ncleo Ejecutor y SUPERVISOR DE PROYECTOS Contener la RELACIN de los documentos sustentatorios y MONTO de los gastos efectuados durante la ejecucin del proyecto, en forma ordenada cronolgicamente y detallada por cada uno de los rubros que conforman el Resumen del Estado Financiero y el TOTAL por cada rubro. Adjuntarse los DOCUMENTOS SUSTENTATORIO DEL GASTO en original.

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m)

Documentos Sustentatorios del Gasto

1. Comprobantes de Pago El comprobante de pago (BOLETA DE VENTA, RECIBO POR HONORARIOS, TICKETS O CINTAS EMITIDAS POR MAQUINAS REGISTRADORAS, BOLETOS DE VIAJE, RECIBOS POR EL ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES PROPORCIONADOS POR LA SUNAT u otro autorizado por la SUNAT) es el documento que sustenta el gasto efectuado en el proyecto y debe : Emitirse en ORIGINAL para el usuario (Ncleo Ejecutor del Proyecto) y COPIA. La copia ser expedida mediante el empleo de papel carbn, carbonado o autocopiativo qumico y el Residente debe verificar que el original entregado al N.E. concuerda con la copia del Emisor. Estar girado a nombre del NCLEO EJECUTOR DEL PROYECTO Estar llenados adecuadamente: FECHA DE EMISIN, CANTIDAD, DESCRIPCIN, PRECIO UNITARIO, SUB TOTALES, TOTAL. Estar CANCELADO y con indicacin de la FECHA Estar VISADO por el PRESIDENTE, SECRETARIO, TESORERO y FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE y SUPERVISOR DE PROYECTOS. NO deben tener ENMENDADURAS, ERRORES DE CALCULO, TACHAS o BORRONES.

Adems debe tenerse en cuenta lo siguiente: La fecha de EMISIN del Comprobante de Pago debe ser POSTERIOR a la fecha de IMPRESIN Los Recibos por Honorarios y Facturas tienen fecha de vencimiento. Las Boleta de Ventas y los Tickets no tienen fecha de vencimiento. TODOS los Comprobantes de Pago deben tener RUC de 11 dgitos desde el 1 de enero del 2001 La emisin de los Comprobantes de Pago debe efectuarse dentro del periodo de ejecucin del proyecto. Los Comprobantes de Pago que sustenten el gasto por servicio de FLETE deben detallar el MATERIAL, CANTIDAD y LUGARES DE TRANSPORTE. Los BIENES y SERVICIOS que se indican en el Comprobante de Pago deben CONCORDAR con la ACTIVIDAD COMERCIAL de la PERSONA NATURAL O JURDICA que entrega el bien o brinda el servicio. Antes de la contratacin de servicios, se debe verificar que la persona cuente con Comprobante de Pago. Todo pago debe efectuarse contra entrega del respectivo bien o servicio.

Los comprobantes de pago que generalmente se presentan en la rendicin de cuentas de proyectos de FONCODES son: Boletas de Venta Recibo por Honorarios Tickets o cintas emitidas por mquinas registradoras Boletos de viaje Recibos por el arrendamiento de bienes muebles proporcionados por la SUNAT

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1.a

Boleta de Venta - Sustenta la adquisicin de bienes (materiales, herramientas y equipamiento, as como alquiler de equipo, maquinaria y herramientas) o prestacin de servicios (flete, pruebas de ensayo) de una persona jurdica o persona natural. - En los casos de equipamiento (mobiliario) y alquiler debe adjuntarse el respectivo contrato.

Nombre Comercial

Nmero de RUC del Emisor Nombre de Comprobante de Pago N del Comprobante : Serie (Indica el punto de emisin) y numeracin correlativa

Direccin del local principal del establecimiento donde esta ubicado el punto de emisin Cantidad y Descripcin del bien vendido servicio prestado

Fecha de Emisin

Importe de la Compra Destino de la copia del comprobante

Cancelacin

Apellidos y Nombres Razn Social de la Imprenta RUC de la Imprenta Fecha de Impresin N de autorizacin de impresin

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1.b

Recibo por Honorarios - Sustenta la prestacin de servicios por parte de una persona natural, profesional o tcnico. (Por ej. Residente, Supervisor de Proyectos, Maestro de Obra, servicios de topografa, carpintero, gasfitero, electricista, entre otros.) - Los recibos por Honorarios del RESIDENTE y SUPERVISOR DE PROYECTOS, deben incluir, conforme a lo establecido en el Contrato de Locacin de Servicios: Los gastos por concepto de honorarios, viticos y otros, en proporcin al avance de obra. Debe emitirse por todo costo, por tanto, no debe indicar en forma desagregada conceptos como viticos pues estn incluidos.

Apellidos y Nombres del Emisor N de RUC del Emisor Nombre de Comprobante de Pago Direccin del Establecimiento Nmero del Comprobante : Serie (Indica el punto de emisin) y numeracin correlativa

Nombre del Proyecto Ncleo Ejecutor Importe Neto recibido Descripcin del tipo de Servicio prestado Fecha de Emisin Apellidos y Nombres Razn Social y RUC de la Imprenta Nmero de Autorizacin de Impresin Fecha de Impresin Fecha de Vencimiento de la Emisin Cancelacin

Importe Neto recibido en letras

Monto de los Honorarios

Importe Neto recibido Destino de la copia

1.c

Tickets o Cintas Emitidas por Mquinas Registradoras - Sustenta los gastos de VITICOS del rgano representativo del Ncleo Ejecutor

1.d

Boletos de viaje - Sustenta los gastos de VITICOS del rgano representativo del Ncleo Ejecutor

1.e

Recibos por el arrendamiento de bienes muebles proporcionados por la SUNAT - Sustenta el alquiler de maquinaria, equipo y herramientas, para el caso de personas no habituales.

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2. Hoja de Tareo Es ELABORADA y SUSCRITA por el RESIDENTE, PRESIDENTE y TESORERO del rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Maestro de Obra, previa constatacin realizada. Debe estar VISADA por el SECRETARIO y FISCAL del Ncleo Ejecutor y SUPERVISOR DE PROYECTOS. Debe indicarse el periodo, nombre, categora, DNI, das trabajados en la semana, total de das trabajados y firma. Sustenta el pago de los trabajadores del proyecto en la LISTA (HOJA) DE JORNALES

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3. Lista (Hoja) de Jornales Es ELABORADA y SUSCRITA por el RESIDENTE, en base a la informacin proporcionada por el rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Maestro de Obra y a la constatacin realizada. Debe estar VISADA por el PRESIDENTE, SECRETARIO, TESORERO y FISCAL del Ncleo Ejecutor y SUPERVISOR DE PROYECTOS. Sustenta los gastos de mano de obra calificada (operarios, oficiales, acarreo, transporte con acmila o manual, etc) y no calificada (peones) Debe indicarse el nombre, categora, gnero, DNI, das trabajados, monto del jornal, total y firma. En caso la persona sea iletrada, se deber consignar la huella digital. Debe estar sustentada con la HOJA DE TAREO correspondiente. El pago se realiza por cada da efectivamente trabajado, a excepcin del PESP RURAL que se considera el pago de dominical, en forma oportuna y de acuerdo a rendimientos equivalentes a los jornales sealados en el presupuesto del Expediente Tcnico. Debe coincidir con la anotacin en el CUADERNO DE OBRA. NO debe incluirse a una misma persona en dos o ms HOJAS DE JORNALES que correspondan a un mismo da (operarios, oficiales, acarreo, transporte con acmila o manual, peones). NO deben trabajar personas menores de edad. Debe precisar que los montos consignados constituyen la valorizacin del aporte comunal, en forma individual y en forma grupal.

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4. Excepciones Excepcionalmente y previo Informe del rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Residente, con la conformidad del Supervisor de Proyectos, podr sustentarse el gasto efectuado con una DECLARACIN JURADA o CONTRATO DE ADQUISICIN DE BIENES O PRESTACIN DE SERVICIOS, siempre que los proveedores no realicen dichas actividades con habitualidad y no hayan otros proveedores que ofrezcan dichos bienes o servicios por tratarse de zonas alejadas o por alguna otra causa justificada expresamente indicada. 4.a Contrato de Adquisicin de Bienes o Prestacin de Servicios Debe estar SUSCRITO por el PROVEEDOR, PRESIDENTE, TESORERO, SECRETARIO y FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE y AUTORIDAD local. Debe estar VISADO por el SUPERVISOR DE PROYECTOS. Sustenta la adquisicin de bienes (insumos como madera o agregados como piedra, arena, hormign, entre otros) o la prestacin de servicios (flete rural, alquiler). El Contrato de Adquisicin de Bienes o Prestacin de Servicios no debe superar la suma de S/. 3,000 y debe contener MINIMAMENTE lo siguiente: Modelo Contrato de Adquisicin de Bienes o Prestacin de Servicios 4
Conste por la presente el Contrato de Adquisicin de Bienes o Prestacin de Servicios, que celebran de una parte el Ncleo Ejecutor del Proyecto ..................................., en adelante EL NUCLEO EJECUTOR, con domicilio para los efectos de la presente Acta en .............................. (localidad, distrito, provincia y departamento), debidamente representado por su rgano Representativo, el cual est conformado por el Presidente, Sr. (a) ......................., identificado (a) con DNI N..............................; Secretario, Sr.(a) .................., identificado (a) con DNI N....................., Tesorero, Sr.(a) ...................., identificado (a) con DNI N....................... y Fiscal, Sr.(a) ...................., identificado (a) con DNI N ......................, y de la otra parte EL PROVEEDOR, Sr.(a) ...................................., identificado (a) con DNI N................, (si son varios proveedores se deber identificar a cada uno de ellos en forma correlativa), de acuerdo a los trminos y condiciones siguientes : PRIMERO.- EL PROVEEDOR ha entregado el(os) bien(es) o prestado el(os) servicio(s) que se detalla(n) a continuacin, necesario(s) para la ejecucin del Proyecto ................. (especificar el nombre del Proyecto): - ........................(en el caso de bienes detallar el material o insumo, cantidad y montos) - .........................(en caso de servicio detallar las caractersticas, material de transporte, lugares de transporte y monto) (Si son varios proveedores se deber detallar lo siguiente: - Para servicios: Proveedor, actividad realizada, das trabajados, pago por da y Total a Pagar o - Para bienes: Proveedor, material, cantidad, precio unitario y Total a Pagar) SEGUNDO.- EL NCLEO EJECUTOR ha cancelado al PROVEEDOR la suma de S/. ....................... por ..................(especificar el bien o servicio) a que se refiere la clusula precedente. En ..... (indicar lugar) a los ...(da) ... (mes) ...(ao), suscriben el presente Contrato en seal de conformidad: _______________________________ _______________________________ NOMBRE, DNI Y FIRMA NOMBRE, DNI Y FIRMA Tesorero Ncleo Ejecutor Presidente Ncleo Ejecutor _______________________________ _______________________________ NOMBRE, DNI Y FIRMA NOMBRE, DNI Y FIRMA Secretario Ncleo Ejecutor Fiscal Ncleo Ejecutor _______________________________ NOMBRE, DNI Y FIRMA EL PROVEEDOR (si son varios proveedores, todos debern suscribir el Acta) El que suscribe declara que EL PROVEEDOR no es proveedor habitual del bien entregado o servicio prestado a que se refiere la clusula primera del presente Contrato, y que no existen otros proveedores que ofrezcan dicho bien o servicio en la localidad de ......................(especificar). _______________________________ NOMBRE, DNI Y FIRMA ............................. (especificar el cargo de la autoridad y la localidad)

El presente Contrato slo constituir documento sustentatorio del gasto cuando sea presentada conjuntamente con un Informe del rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Residente que cuente con la conformidad del Supervisor de Proyectos y dems requisitos establecidos en el numeral 6.3 de la Gua de Liquidacin.

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4.b

Declaracin Jurada Debe estar SUSCRITA por el RINDENTE (PRESIDENTE, TESORERO, SECRETARIO y/o FISCAL del Ncleo Ejecutor). Debe estar VISADO por el PRESIDENTE, TESORERO, SECRETARIO y/o FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE y SUPERVISOR DE PROYECTOS. Sustenta los VITICOS del rgano representativo del Ncleo Ejecutor (movilidad y alimentacin) . El MONTO de los Viticos no debe superar el monto previsto en la normativa de tesorera que aprueba cada ejercicio fiscal la Direccin Nacional de Tesoro Pblico. La Declaracin Jurada debe contener MINIMAMENTE lo siguiente:
Modelo de Declaracin Jurada
.....(localidad), de .............. (mes) del ..... (ao) Seores: NCLEO EJECUTOR DEL PROYECTO ............. (nombre del Proyecto) Presente Referencia : ............................................................ (especificar la actividad que ha generado los viticos. Por ej. traslado del RINDENTE para la compra de bienes, retiro de dinero, firma del Convenio, etc ) Estimados seores: Por la presente, ..............(Nombres y Apellidos), identificado con L.E./D.N.I. N: ........................con domicilio en ............................., en mi calidad de ........................ (especificar si es Presidente, Tesorero, Secretario, Fiscal del Ncleo Ejecutor) DECLARO BAJO JURAMENTO haber efectuado, durante los das ........., los gastos que detallo a continuacin , de los cuales no ha sido posible obtener Comprobantes de Pago. ...........................(especificar) S/. ............... (monto) ...........................(especificar) S/. ............... (monto) ...........................(especificar) S/. ............... (monto) Total S/. ............... (.......................... y .../100 Nuevos Soles)
5

Atentamente, _______________________________ NOMBRE, DNI Y FIRMA (RINDENTE). Los que suscriben estiman conforme la presente Declaracin Jurada _______________________________ NOMBRE, DNI Y FIRMA Presidente Ncleo Ejecutor _______________________________ NOMBRE, DNI Y FIRMA Secretario Ncleo Ejecutor _______________________________ NOMBRE, DNI Y FIRMA RESIDENTE
5

_______________________________ NOMBRE, DNI Y FIRMA Tesorero Ncleo Ejecutor _______________________________ NOMBRE, DNI Y FIRMA Fiscal Ncleo Ejecutor _______________________________ NOMBRE, DNI Y FIRMA SUPERVISOR DE PROYECTOS

La presente Declaracin Jurada slo constituir documento sustentatorio del gasto cuando sea presentada conjuntamente con el Informe del rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Residente que cuente con la conformidad del Supervisor de Proyectos y dems requisitos establecidos en la Gua de Liquidacin.

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n)

Resumen Final del Estado Financiero. Debe: Ser ELABORADO y SUSCRITO por el TESORERO del Ncleo Ejecutor con el asesoramiento del RESIDENTE Estar VISADO por los representantes del Ncleo Ejecutor y SUPERVISOR DE PROYECTOS Es el RESUMEN del MANIFIESTO DE GASTO, en el cual se indica el presupuesto aprobado o modificado, y los gastos efectuados durante la ejecucin del proyecto, incluidos los intereses y aportes. Los Gastos Bancarios por mantenimiento, comisiones y portes, debern ser cargados al rubro gastos generales o Ncleo Ejecutor.

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o)

Extracto bancario de la cuenta de ahorros y/o cuenta corriente cancelada Debe: Estar VISADO por PRESIDENTE, TESORERO, SECRETARIO y/o FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE y SUPERVISOR DE PROYECTOS Contener el movimiento bancario completo, a fin de poder identificar los intereses generados, retiros realizados y los gastos bancarios. Adjuntarse el RESUMEN del movimiento bancario.

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p)

Cuadro Resumen de Movimiento de Almacn (Ingreso- Egreso) Debe: Ser ELABORADO por el PRESIDENTE, TESORERO y FISCAL del Ncleo Ejecutor y Maestro de Obra, bajo el control del RESIDENTE Ser SUSCRITO por el PRESIDENTE, TESORERO y FISCAL del Ncleo Ejecutor y RESIDENTE Estar VISADO por el SUPERVISOR DE PROYECTOS Contener el detalle del ingreso y egreso por cada material y herramienta adquiridos y utilizados en la ejecucin del proyecto .

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q)

Acta Valorizada de Sobrantes de Obra Debe: Estar SUSCRITO por el PRESIDENTE, TESORERO, SECRETARIO y/o FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE, representante de la COMUNIDAD que recibe los sobrantes de obra y AUTORIDADES asistentes. Estar VISADO por el SUPERVISOR DE PROYECTOS Contener los materiales y herramientas adquiridos y que pueden seguir siendo usados, que se encuentren en almacn en calidad de sobrantes de obra (incluye mdulo de capacitacin). Indicarse unidad de medida, cantidad y costo de compra y costo total.

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r)

Cuaderno de Obra Debe: Ser ELABORADO por el RESIDENTE y SUPERVISOR DE PROYECTOS Estar FOLIADO Y LEGALIZADO notarialmente, ante juez de paz o ante autoridades locales, antes del inicio de obra. Contiene las incidencias ocurridas durante la ejecucin del proyecto. Contener cmo ltimo asiento la conclusin de obra de acuerdo al Expediente Tcnico, indicando la fecha y conformidad del RESIDENTE y SUPERVISOR DE PROYECTOS.

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s)

Acta de Entrega de Terreno Debe: Estar SUSCRITA por el(os) representante(s) de la ENTIDAD que entrega el terreno, PRESIDENTE, TESORERO, SECRETARIO y/o FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE, SUPERVISOR DE PROYECTOS, COMUNIDAD y AUTORIDADES asistentes. Acreditar la entrega del terreno en el INICIO de la ejecucin del proyecto, indicando FECHA. Indicar el REA donde se ubica el terreno sealando DIMENSIONES y PROPIEDADES COLINDANTES.

Adems debe tenerse en cuenta lo siguiente: Si la Entrega la efecta la Entidad Receptora y sta es propietaria del terreno, dicha Acta ser suficiente. Si la Entrega la efecta la Entidad Receptora y sta no es propietaria del terreno, se anexar al Acta el documento privado de fecha cierta (presentado ante Jefe Zonal o notario pblico para que certifique la fecha o legalice las firmas) del cual conste la donacin del terreno a favor de la Entidad Receptora. Si la Entrega la efecta un tercero, se anexar al Acta el documento privado de fecha cierta (presentado ante Jefe Zonal o notario pblico para que certifique la fecha o legalice las firmas) del cual conste la donacin del terreno a favor de la Entidad Receptora. Para los casos en que no se cuente con el Acta de Entrega y/o Donacin de Terreno, se debern elaborar stos para lo cual podr utilizarse los formatos que como Anexos 7A, 7B, 7C, 7D, 7E y 7F forman parte del Captulo II Procedimiento Operativo de la Gua de Transferencia de Obras financiadas por FONCODES.

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t)

Planos o croquis de replanteo (si existieran modificaciones) Debe: Ser ELABORADO y SUSCRITO por el RESIDENTE Estar VISADO por el PRESIDENTE, TESORERO, SECRETARIO y/o FISCAL del Ncleo Ejecutor, SUPERVISOR DE PROYECTOS

croquis

Plano de Replanteo

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u)

Planos de ubicacin y perimtrico de la obra (slo para edificaciones)6 Debe: - Ser ELABORADO y SUSCRITO por el RESIDENTE Estar VISADO por el PRESIDENTE, TESORERO, SECRETARIO y/o FISCAL del Ncleo Ejecutor, SUPERVISOR DE PROYECTOS Deben ser georeferenciados, es decir contener las coordenadas Universal Transversal Mercator UTM Ser elaborados segn modelos adjuntos:

6 De acuerdo a las indicaciones efectuadas en el Memorando Mltiple N 001-2005-FONCODES/SGLT y Mltiple N 064-2004FONCODES/GG

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v) Todos los informes del residente, supervisor de proyectos y capacitador de ser el caso. Debe: Presentarse los cargos de presentacin de los Informes del RESIDENTE, SUPERVISOR DE PROYECTOS Y CAPACITADOR DE SER EL CASO

Cargo de Recepcin de la Oficina Zonal

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w)

Constancia de devolucin del monto no ejecutado a la Oficina Zonal Debe : Estar VISADA por el PRESIDENTE, TESORERO, SECRETARIO y/o FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE, SUPERVISOR DE PROYECTOS

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x)

Documento que acredita los desembolsos efectuados

Debe:
Estar VISADO por el PRESIDENTE, TESORERO, SECRETARIO y/o FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE, SUPERVISOR DE PROYECTOS

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y)

otros documentos generados durante el proceso de financiamiento

Tales como: Addenda y Expediente de MODIFICACIN DEL PROYECTO Addenda y Expediente de AMPLIACIONES PRESUPUESTALES Addenda por AMPLIACIN DE PLAZO Addenda por DEDUCTIVOS presupuestales. Tres cotizaciones correspondiente a la adquisicin de los materiales ms significativos Autorizaciones de gastos Carta de Desbloqueo Copia de los contratos de los agentes Informes de PRELIQUIDACION. Entre otros.

Recordar que todos los documentos del EXPEDIENTE DE LIQUIDACION deben estar VISADOS por el PRESIDENTE, TESORERO, SECRETARIO y/o FISCAL del Ncleo Ejecutor, RESIDENTE, SUPERVISOR DE PROYECTOS. *
*Debern visar slo los documentos que no hayan suscrito.

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