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De Ciel vers Sage

Maintenance partir de la version 14.30

Composition du progiciel Votre progiciel est compos d'un botier de rangement comprenant : le cdrom sur lequel est enregistr le programme, la documentation lectronique, prsente sur le cdrom. Proprit & Usage Tout usage, reprsentation ou reproduction intgral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code Pnal. Tous droits rservs dans tous pays. Logiciel original dvelopp par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, quelque titre que ce soit, non autorise dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pnales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformit & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhrentes la prsentation sous forme de manuel lectronique, les spcifications vises dans la prsente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications. Il appartient au client, paralllement la documentation, de mettre en uvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits. Il est important, pour une utilisation sre et oprationnelle du progiciel, de lire pralablement la documentation. Evolution La documentation correspond la version rfrence. Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut tre joint la documentation existante pour prsenter les modifications et amliorations apportes ces mises jour. La fiche Suggestion Sage recherche une constante amlioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientle nous faire parvenir ses suggestions et les ventuels dfauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernire page du manuel. Marques Start, Ligne 30, Ligne 100, Intgrale, et Ligne 1000 sont des marques dposes appartenant Sage. Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme Office sont des marques dposes de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS sont des marques dposes de Apple Computer Inc.

SAGE SAS - Socit par Actions Simplifie au capital social de 500.000 euros Sige social : 10, rue Fructidor 75017 Paris - 313 966 129 R.C.S. Paris La socit Sage est locataire-grante des socits Sage Coala, Adonix, Adonix Applications & Services et Logan SA informatique.

Sage 2006

Sommaire gnral

Sommaire gnral Guide pdagogique


Gnralits ______________________ 9
Introduction .................................................. 10 Structure commune ...................................... 10 Navigation et gestion du multi-fentrage .... 10 Utilisation rseau ......................................... 11 En saisie ........................................................20 Etats et fonctions lis aux tiers ...................20 Distinctions des fonctions ............................20

La saisie ________________________ 21
Approche globale ..........................................22 Numrotation des pices..............................22 Gestion des exercices ..................................22

Manipulations de base communes ______________________ 12


Cration / ouverture de fichier ..................... 13 Autorisations d'accs ................................... 13

Gestion des journaux de trsorerie ..............23 Principes gnraux de saisie........................24 Les diffrents modes de saisie.....................25 Saisie standard ou au kilomtre - Saisie des critures et Journaux de saisie .............25 Saisie Facture (client ou fournisseur) Saisie par pice.............................................26 Saisie par modle de saisie ..........................27 Cration Modification des modles............................27 Utilisation des modles de saisie..................................28 Utilisation de modles dabonnements ........29 Saisie des encaissements ou paiements .....29 Personnalisation du masque de saisie .........29 Liste des critures Recherche dcritures .....................................................30 Tri des critures............................................30

Gestion des listes ______________________ 14


Cration / modification d'lments de structure ....................................................... 15 La saisie d'critures et de documents (bandeau de saisie)....................................... 16 La sauvegarde des fichiers .......................... 16

Comptabilit : les diffrences __ 17


Gestion des plans de comptes ..................... 18 Cration de comptes tiers ............................ 19 Gestion des conditions de rglement .......... 19

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Sommaire gnral
Gestion des comptes de contrepartie ......... 30 Statut des critures...................................... 31 Gnration des A-nouveaux......................................... 42 Clture des journaux .................................... 43 Clture dexercice ........................................ 43 Pr-requis et impacts en Sage 100 Comptabilit ......... 43 Suppression du 1er exercice en Comptabilit 100 ....... 44 Visualisation des exercices clturs............................. 44

Interrogation et lettrage ________ 32


Prambule ..................................................... 33 Lettrage manuel ........................................... 33 Prsentation de la liste ................................ 33

Les tats ________________________ 45


Prambule ..................................................... 46 Les Plus de Sage 100 Comptabilit.............. 48 Analytiques ................................................... 48 Budget ........................................................... 48 Les contrles ................................................ 49 L'utilisation rseau ....................................... 49

Rapprochement bancaire _______ 34


Prambule ..................................................... 35 Gestion des RIB ............................................ 35 Rapprochement bancaire manuel ................ 35 Gestion des extraits et rapprochement automatique.................................................. 36

Gestion analytique ______________ 37


Prambule ..................................................... 38 Paramtrage ................................................. 38 Gestion de pr-ventilation sur les comptes gnraux ........................................ 38 Saisie analytique .......................................... 38 Etats.............................................................. 39 Reports des sections.................................... 40

Questions / Rponses___________ 50
Paramtrage dossier .................................... 51 Comptes gnraux........................................ 51 Comptes tiers................................................ 51 Saisie Gestion des exercices .................... 51 Etats .............................................................. 52

Gestion commerciale : les diffrences ______________________ 53


La gestion des articles et des tarifs ............ 54 Les barmes ................................................................ 55 Les barmes de commissions reprsentants ............... 56 Les dpts de stockage ............................... 58

Procdures de fin dexercice ___ 41


Gestion des A-nouveaux............................... 42 Principe de fonctionnement ......................................... 42 Paramtrage des comptes........................................... 42 Procdure douverture dexercice ................................ 42 2

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Sommaire gnral
La saisie et le traitement des documents .................................................... 58 Transformation de document ....................................... 60 Traitement par lot ......................................................... 61 La saisie des rglements.............................. 61 La mise jour comptable ............................. 62 Les tats ....................................................... 63 Sauvegarde des donnes.............................................75 Collecte et prparation des donnes Ciel ....75 Plan comptable et plan tiers .........................................76 Numros de compte Client et Fournisseur ...................76 Plan analytique .............................................................76 Compte de contrepartie des journaux de trsorerie......77

Lancement de la conversion ___________ 78 Ouverture du fichier comptable________ 79 Slection des dossiers traiter _______ 80 Ouverture du modle de conversion ___ 81
Cration dun modle de conversion ............82 Recodification des comptes gnraux ..........................82 Recodification des comptes tiers ..................................83

Les Plus de Sage 100 Gestion commerciale ____________________ 64


Sur le plan gnral........................................ 65 Article............................................................ 65 Tiers .............................................................. 65 Traitements................................................... 65 L'utilisation rseau ....................................... 66

Conversion des comptes gnraux ____ 84 Codification des comptes gnraux ___ 85 Conversion des comptes tiers _________ 86 Codification des comptes tiers ________ 87 Codification des sections analytiques _____________________________ 88 Rcupration des critures de simulation ______________________________ 89 Cration du fichier comptable _________ 90 Lancement de la conversion ___________ 91

Questions / Rponses __________ 67


Questions / Rponses ................................... 68

Rcupration des donnes


Introduction_____________________ 71 Assistant de rcupration Ciel Comptabilit ____________________ 72
Pralable toute conversion __________ 74
Vrification / Sauvegarde ............................. 74 Vrification / Rindexation des fichiers ........................ 74

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Sommaire gnral Traitement de la conversion___________ 92


Alertes en cours de conversion ................... 92 Saisie du mot de passe du fichier Ciel ......................... 92 Compte de contrepartie des journaux de trsorerie..... 92 Validation de la recodification ...................................... 92 Doublons...................................................................... 93 Cration dun modle de conversion.......... 105

Conversion des comptes gnraux ___ 106 Codification des comptes gnraux __ 107 Conversion des comptes tiers ________ 108 Codification des comptes tiers _______ 109 Codification des sections analytiques ____________________________ 110 Conversion des documents ___________ 111 Unit de poids et passerelle comptable _____________________________ 112 Ouverture ou cration du fichier comptable _____________________________ 114 Cration du fichier commercial_______ 115 Rcupration des informations des fiches tiers ____________________________ 116 Lancement de la conversion__________ 117 Traitement de la conversion __________ 118
Rgles de conversion ................................. 118 Numrotation.............................................................. 118 Gestion des doublons de Numro de pice ............... 118 Familles par dfaut..................................................... 118 Gestion des ports ....................................................... 119 Remise globale .......................................................... 119 Rcupration des articles nomenclature ................. 119

Aprs conversion ______________________ 94


Edition de la balance ................................................... 94 Taux de taxes / Paramtrage de la dclaration de taxes ............................................................................ 94 Codes journaux............................................................ 94 Paramtrage du bilan / compte de rsultat .................. 95 Autorisations d'accs ................................................... 95 Cumuls N-1.................................................................. 95

Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale ___________ 96


Pralable toute conversion __________ 98
Vrification / Sauvegarde ............................. 98 Vrification / Rindexation des fichiers ........................ 98 Sauvegarde des donnes ............................................ 99 Collecte et prparation des donnes Ciel ... 99 Plan tiers.................................................................... 100 Numros de compte Client et Fournisseur................. 100 Validation des documents convertir ........................ 100

Lancement de la conversion _________ 101 Ouverture du fichier commercial _____ 102


Slection des dossiers traiter ................. 102 Ouverture du modle de conversion .......... 104

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Sommaire gnral
Gestion de l'analytique Article et analytique Affaire.... 119 Tableau de correspondance des documents .................................................. 120 Documents des ventes (Domaine 0) .......................... 120 Document des achats ................................................ 121 Mouvements de stock ................................................ 122 Alertes en cours de conversion.................. 123 Saisie du mot de passe du fichier Ciel ....................... 123 Validation de la recodification..................................... 124 Doublons .................................................................... 124

Aprs conversion _____________________ 125


Mot de passe / Scurit ............................................. 125 Unit dachat et de vente ........................................... 125 Gestion des tarifs ....................................................... 125 Rajustement des valeurs de stock ........................... 125 Recalcul des montants HT et TTC des lignes ............ 126 Editions statistiques ................................................... 126

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Sommaire gnral

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Guide pdagogique
Ciel - Sage

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Gnralits

Gnralits

Introduction ................................................................................... 10 Structure commune....................................................................... 10 Navigation et gestion du multi-fentrage ..................................... 10 Utilisation rseau .......................................................................... 11

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Gnralits

Introduction
Ce guide de prise en main de Sage 100 Comptabilit et de Sage 100 Gestion Commerciale vous permettra de dcouvrir les principales fonctions de ces logiciels. Ce guide a pour vocation de vous aider dmarrer le plus vite possible votre comptabilit et votre gestion commerciale grce des conseils d'utilisation qui vous sont soumis travers des comparaisons entre les fonctions de vos applications Ciel et des applications Sage 100. Si toutefois vous dsirez des informations plus dtailles sur une fonction, vous pouvez vous rfrer aux manuels de rfrence de chaque application Sage 100. La procdure de conversion de Ciel vers Sage est dcrite dans la seconde partie de ce guide.

Structure commune
Sage 100 Gestion Commerciale se diffrencie de Ciel Gestion Commerciale par la gestion d'une structure commune avec le fichier comptable. A l'ouverture du fichier de gestion commerciale, le fichier comptable est obligatoire. Il faut, soit crer le fichier comptable, soit slectionner un fichier comptable cr au pralable par Sage 100 Comptabilit. Ainsi les donnes comptables sont accessibles depuis la gestion commerciale (interrogation tiers, acompte saisi en comptabilit, etc). La mise jour comptable s'effectue directement dans la base comptable. L'export du journal comptable puis l'import dans la comptabilit ne sont donc pas ncessaires. Les donnes communes (comptes, codes journaux, tiers) cres dans l'une ou l'autre des applications sont immdiatement exploitables. Ainsi un tiers cr dans la gestion commerciale se retrouve immdiatement utilisable en comptabilit et inversement.

Navigation et gestion du multi-fentrage


Les applications Sage 100 permettent d'ouvrir simultanment plusieurs lments d'une mme liste (exemple : plusieurs fiches de clients diffrents peuvent tre prsentes l'cran). Vous pouvez ainsi ouvrir un document de vente et en mme temps revenir sur la fiche de l'article ou pour la comptabilit consulter un journal comptable et demander l'interrogation d'un tiers sans avoir fermer la fentre concernant le document de vente. Ce principe de multi-fentrage permet galement une navigation dite transversale dans l'application. Par exemple, en Sage 100 Gestion commerciale, depuis un document vous pouvez revenir sur la fiche

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Gnralits de l'article en double cliquant sur la ligne de document. Depuis cette fiche article vous pouvez demander l'interrogation du stock, des tarifs ou une interrogation commerciale.

Utilisation rseau
Les produits Sage 100 peuvent tre utiliss en rseau client/serveur. Ainsi plusieurs personnes peuvent travailler simultanment sur le mme fichier comptable ou commercial. Pour utiliser les applications de Sage 100, il faut installer le Sage Serveur ou le Sage Gestionnaire d'applications sur le poste serveur. Sage Serveur ou Sage Gestionnaire d'applications permet de grer l'accs des diffrents utilisateurs de Sage 100 Comptabilit et de Sage 100 Gestion commerciale aux bases de donnes. Il permet une gestion des accs aux fichiers dite en Client/serveur et fonctionne sur un Serveur Windows NT, Windows 2000 ou Netware. Pour le Gestionnaire d'applications, les postes quips de Windows 95, 98 ou ME peuvent galement faire office de serveur.

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Manipulations de base communes

Manipulations de base communes


Cration / ouverture de fichier.......................................................13

Cration ..........................................................................................................................13 Ouverture........................................................................................................................13

Autorisations d'accs ....................................................................13

Gestion des listes__________________________________________ 14

Liste des lments de structure......................................................................................14 Dfilement des lments d'une liste...............................................................................14 A l'intrieur d'un lment de structure ............................................................................14

Cration / modification d'lments de structure ..........................15 La saisie d'critures et de documents (bandeau de saisie) .........16 La sauvegarde des fichiers............................................................16

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Manipulations de base communes

Cration / ouverture de fichier


Cration

A la cration d'une base sous Ciel, le nom du dossier donn correspond au nom du rpertoire contenant les donnes du dossier cr sur le disque. Avec Sage 100 l'utilisateur dcide du chemin de la base et du nom du fichier (base unique par socit).

Ouverture

Sous Ciel, louverture ou la cration de fichier implique automatiquement la fermeture de la base ouverte, alors que pour Sage 100 il faut d'abord fermer la base actuelle pour ouvrir ou crer un autre fichier. A l'ouverture de l'application Ciel, la liste des dossiers est propose directement (avec indication du chemin) alors que pour Sage 100 il faut utiliser le menu Fichier/Ouvrir afin de slectionner la base dans l'arborescence de Windows. A l'identique de Ciel il vous est possible de crer un raccourci de la base comptable ou commerciale, et de le placer sur le bureau. Ainsi pour lancer l'application avec la base que vous dsirez utiliser, il suffit de double cliquer sur ce raccourci.

Autorisations d'accs
Sous Sage 100, la gestion des autorisations d'accs par mot de passe s'effectue en interdisant ou non la suppression, l'criture ou la lecture d'un lment ou de l'un des volets/onglets d'un lment. Ainsi vous pouvez interdire en modification l'ensemble de la fiche client ou par exemple les indications bancaires. Il existe par dfaut l'utilisateur <Administrateur> qui ne peut tre ni supprim ni avoir de restrictions. Ds lors qu'un autre utilisateur est cr, l'application propose l'ouverture de la base la liste des utilisateurs.

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Manipulations de base communes

Gestion des listes


Liste des lments de structure

Sous Ciel, les listes peuvent tre imprimes avec les valeurs affiches dans la liste. Sous Sage 100, les listes des lments de structure peuvent tre imprimes par le biais de la fonction Rechercher du menu Edition ou par le biais d'tats libres paramtrables (menu Etat / Etats libres).
Dfilement des lments d'une liste

Sous Ciel, depuis la fiche d'un lment vous pouviez passer au suivant, au prcdent, au premier ou au dernier en utilisant les boutons correspondants. Avec Sage 100, l'affichage des lments est multi-fentres. C'est dire que vous pouvez ouvrir simultanment plusieurs lments de la mme liste. Ainsi vous pouvez rapidement accder un lment. Les fonctions Prcdent et/ou Suivant sont disponibles soit dans la barre d'outils Navigation, soit par le menu Edition ou soit par les touches de raccourcis Ctrl+< et Ctrl + >.
A l'intrieur d'un lment de structure

Sous Ciel les champs donnant lieu l'ouverture d'une liste sont reprs par deux types d'icne. Une nouvelle fentre s'affiche alors avec les valeurs de la liste. Depuis cette liste vous pouvez modifier, ajouter, supprimer une valeur de la liste. Sous Sage 100 il existe 2 types de listes droulantes : Menu droulant : ce type de menu permet d'accder une liste qui propose toujours un nombre limit d'lments. La touche clavier F4 ouvre cette liste. Vous pouvez bien sur cliquez sur le bouton plac droite de la liste. Menu droulant ditable : ce type de menu permet d'accder une liste qui propose un nombre illimit d'lments. Afin de faciliter la slection dans une telle liste, il est possible de saisir tout ou partie de la valeur souhaite. La liste n'affichera alors que les lments correspondant la saisie effectue. Exemple : pour afficher tous les tiers commenant par CA, il suffit de taper ces deux caractres dans le menu droulant ditable et de cliquer sur le bouton d'ouverture de la liste. Seuls les tiers commenant par CA seront alors proposs dans la liste. Vous devez appuyer sur le bouton plac droite pour ouvrir la liste.

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Manipulations de base communes

Il faut maintenir le bouton enfonc pour garder la liste ouverte. Si vous relchez le bouton, la valeur slectionne par dfaut dans la liste sera prise en compte pour le champ. La touche clavier F4 ouvre galement ce type de liste droulante. Pour ce type de liste si vous dsirez laisser la liste droulante ouverte, il suffit de relcher le bouton de la souris en dehors du cadre de la liste. Si vous cliquez sur une liste ayant dj une valeur affiche, vous obtenez l'intitul de la valeur ct du champ. Pour modifier une valeur d'une liste droulante ditable, il faut supprimer la valeur existante afin d'accder de nouveau la liste.

Cration / modification d'lments de structure


Le bouton Crer partir de la fiche d'un lment n'existe pas. Avec Sage 100, la cration d'lment peut se faire de 4 manires diffrentes : Utilisation du menu Edition/Ajouter Utilisation du raccourci clavier : Ctrl + J Utilisation du menu contextuel "Ajouter un nouvel lment" par un Clique droit de la souris Utilisation de l'icne "Cration d'un lment" de la barre d'outil Navigation Le bouton OK/Annuler pour valider un lment n'existe pas. Dans Sage 100, la fermeture de la fentre (par la croix en haut droite) valide l'lment. Les lments sont immdiatement exploitables. La touche Echappement (Echap) du clavier quitte l'lment sans modification ou cration. Dans Ciel, les boutons de fonction comportent un intitul alors que sous Sage il faut laisser la souris sur le bouton pour faire apparatre le Tips dcrivant la fonction ou une explication de la fonction dans la barre d'tat (en bas gauche de l'cran).

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Manipulations de base communes

La saisie d'critures et de documents (bandeau de saisie)

Bandeau de saisie

La saisie des lignes d'critures pour la comptabilit ou des lignes de documents pour la gestion commerciale s'effectue par le biais d'un bandeau de saisie. Celui-ci se situe juste au-dessus des intituls de colonne. Le dplacement d'une zone l'autre se fait par la touche Tabulation. La validation des donnes saisies dans ce bandeau s'effectue par la touche Entre. Les donnes valides apparaissent alors dans le corps du journal ou du document. Pour modifier une ligne, il suffit de la slectionner. Les donnes sont alors raffiches dans le bandeau de saisie. Pour valider les modifications effectues, il suffit dappuyer sur la touche Entre. Pour supprimer une ligne, il faut la slectionner, puis cliquer sur le bouton Supprimer de la barre d'outils Navigation ou par le menu Edition / Supprimer.

La sauvegarde des fichiers


Sous Ciel, un utilitaire de sauvegarde est intgr l'application. Il vous suffit de demander la sauvegarde. Sous Sage, la sauvegarde des donnes n'est pas intgre dans l'application. Vous devez grer directement vos procdures de sauvegarde (copier sur disquette, graver un CD-ROM, sauvegarder sur ZIP, etc.). Les fichiers sauvegarder sont ceux de la comptabilit (mae) et de la gestion commerciale (gcm).

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Comptabilit : les diffrences

Comptabilit : les diffrences

Gestion des plans de comptes...................................................... 18 Cration de comptes tiers............................................................. 19 Gestion des conditions de rglement ........................................... 19 En saisie ........................................................................................ 20 Etats et fonctions lis aux tiers.................................................... 20 Distinctions des fonctions ............................................................ 20

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Comptabilit : les diffrences

Gestion des plans de comptes


A la diffrence de la Ciel Comptabilit o tous les comptes figurent dans un mme ensemble, Sage 100 Comptabilit gre deux plans de comptes distincts : les comptes gnraux ; les comptes de tiers.

Les diffrents onglets de la fiche du compte tiers permettent de renseigner les informations spcifiques chaque tiers, notamment le mode et les conditions de paiement. Le principe est de distinguer dans le plan TIERS chacun des clients et fournisseurs et de grer des comptes gnraux collectifs auxquels sont associs les comptes tiers. Par exemple, dans la Socit exemple de la Ciel Comptabilit, les tiers CENT, Ciel, KILOU, et LOCA sont tous associs au mme compte gnral 401000. A noter : les comptes gnraux de type Total ne sutilisent pas en saisie, leur rle est de cumuler directement les valeurs saisies sur les comptes de dtail de mme racine. Exemple : le compte totalisateur 401 inclus les montants de tous les comptes de dtail dont le N commence par 401, soit les comptes 401000 et 401100 par exemple. Ils seront utiles dans ldition des listes des comptes ou dans les tats. La cration et les modifications des Comptes gnraux s'effectuent dans la fentre ci-dessous qui est accessible partir de la fonction Plan comptable du menu Structure.

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Comptabilit : les diffrences

Cration de comptes tiers


En cration de comptes tiers clients et fournisseurs, le logiciel est conu pour attribuer automatiquement les comptes 411000 et 401000 comme comptes collectifs associs.

Gestion des conditions de rglement


Pour rappel, avant de saisir des critures de rglement, vous devez passer dans le menu Fichier / A propos de votre socit / Options / Mode de rglement pour dfinir les modes de paiement en vigueur pour votre fichier. Par rapport la Ciel Comptabilit, Sage 100 Comptabilit permet de dfinir, sur le volet Complment des fiches tiers, des conditions multiples de rglements. Exemple : Un client rglera raison de 20% par chque immdiatement et le solde sera payable par prlvement 30 jours. Cela se traduit en pratique par : - 1er rglement de type Pourcentage avec une valeur de 20% - 2me rglement de type Equilibre pour solder 30 jours. Ce Multi-rglement occasionnera la gnration de deux lignes dcritures lors de la saisie dune facture pour ce tiers. La cration et les modifications des Comptes de tiers s'effectuent dans la fentre ci-dessous qui est accessible partir de la fonction Plan tiers du menu Structure.

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Comptabilit : les diffrences

En saisie
Vous disposez, en saisie, des deux colonnes N compte tiers et N compte gnral . En phase de saisie dune ligne dcriture comportant un compte tiers, nous vous conseillons de saisir directement le N du tiers. Ainsi, le compte collectif associ au tiers sera automatiquement repris pour la ligne en cours de saisie.

Etats et fonctions lis aux tiers


La fonction Traitement / Rappel Relev dans Sage 100 Comptabilit correspond Etats / Relance clients de la Ciel Comptabilit avec quelques diffrences toutefois. En comptabilit 100, le choix du modle de lettre de relance seffectue en fin de traitement, aprs visualisation cran des critures relancer. Par dfaut, un Niveau de relance (de 0 10) est gr automatiquement par le programme pour toutes les critures concernes par une relance. Ce niveau permettra de slectionner facilement les critures ayants dj fait lobjet dune premire ou seconde relance, par exemple, et permettra le choix dun modle de lettre adapte au niveau de relance (1re, 2me, 3me relance). Sage 100 Comptabilit permet la modification de tout ou partie de la lettre ou la cration intgrale de document, non pas depuis la fonction mais via lutilitaire de mise en page. En Sage 100 Comptabilit, loption Hors rappel relev disponible dans les fiches de tiers permet dcarter certains tiers de lenvoi de lettre de relance.

Distinctions des fonctions


Certaines fonctions de Sage 100 Comptabilit sont conues autour de cette distinction entre les comptes gnraux et les compte tiers. Elles sont bases sur des critres de slections issues des fiches tiers. Il sagit dans le menu Etats des tats tiers (grand-livre, balance, statistiques) qui compltent les tats comptables habituels.

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La saisie

La saisie
Approche globale........................................................................... 22 Numrotation des pices .............................................................. 22 Gestion des exercices................................................................... 22 Gestion des journaux de trsorerie .............................................. 23 Principes gnraux de saisie ........................................................ 24

Saisie dune ligne dcriture ........................................................................................... 24 Modification dcriture .................................................................................................... 24 Suppression dune criture ............................................................................................ 24 Suppression multiple dcritures .................................................................................... 25

Les diffrents modes de saisie ..................................................... 25 Saisie standard ou au kilomtre - Saisie des critures et Journaux de saisie ........................................................................ 25

Saisie des critures........................................................................................................ 25 Journaux de saisie ......................................................................................................... 26

Saisie Facture (client ou fournisseur) Saisie par pice............. 26 Saisie par modle de saisie .......................................................... 27 Cration Modification des modles .................................................................. 27 Utilisation des modles de saisie ........................................................................ 28 Utilisation de modles dabonnements ........................................ 29 Saisie des encaissements ou paiements ..................................... 29 Personnalisation du masque de saisie ......................................... 29 Liste des critures Recherche dcritures................................. 30 Tri des critures ............................................................................ 30 Gestion des comptes de contrepartie .......................................... 30 Statut des critures ...................................................................... 31

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La saisie

Approche globale
La notion de Mouvement de la Ciel Comptabilit quivaut la notion de Pice en Sage 100 Comptabilit. Pour exemple, une facture client. Celle-ci est constitue de trois lignes reprsentants les montants HT, TVA et TTC. Lensemble de ces trois lignes forme un Mouvement dans la Ciel Comptabilit et une Pice en Sage 100 Comptabilit. Chacune des lignes composant une pice possde son Numro de ligne interne gr par lapplication. Selon option, le N de pice est gr par le programme ou par lutilisateur. La gestion des dates s'effectue selon le format JJMMAA en Sage 100 Comptabilit.

Numrotation des pices


En Sage 100 Comptabilit, pour retrouver le type de numrotation de pices comme dans la Ciel Comptabilit, il est ncessaire de slectionner, dans le menu Structure / Codes journaux /Option Numrotation des pices : CONTINUE POUR LE FICHIER .

Gestion des exercices


La notion de priode de saisie nexiste pas en Sage 100 Comptabilit. Un dossier est constitu dexercice(s), entre un et cinq, et la saisie est possible sur chacun deux tant quil nest pas totalement cltur. La barre de titre vous rappelle le dossier et lexercice sur lequel vous allez travailler.

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La saisie

Si vous tes amen travailler sur les critures dun autre exercice que celui en cours de slection, utilisez le menu Fentre pour choisir lanne.

Gestion des journaux de trsorerie


Pour grer la saisie en banque et en caisse comme dans la Ciel Comptabilit, il est ncessaire de codifier vos journaux avec les options suivantes : Type : Trsorerie Compte de trsorerie : un compte 512xxxx Contrepartie chaque ligne : Cocher loption Rapprochement : Trsorerie

Chaque journal de type Trsorerie doit tre associ un compte gnral 512xxxx spcifique, y compris les journaux de Caisse (compte gnral 53xxxx) La cration et les modifications des codes journaux s'effectuent dans la fentre ci-dessous qui est accessible partir de la fonction Codes journaux du menu Structure.

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La saisie

Principes gnraux de saisie


Quelle que soit le mode de saisie utilis, certains principes sappliquent :
Saisie dune ligne dcriture

Elle se dcompose en deux temps : 1. Renseignement des champs de la ligne dans le bandeau de saisie en se dplaant de zone en zone grce la touche Tabulation ou Entre (selon loption dfinie dans Fichier / A propos de votre socit / Paramtres).

2.

Ds quune ligne de saisie est complte, elle se valide dans le journal par la touche Entre.

Modification dcriture

Il suffit dentrer dans le journal dsir par la fonction Traitement / Journaux de saisie, de slectionner la ligne dcriture, dapporter dans le bandeau de saisie les corrections sur la ligne et enfin denregistrer les modifications avec la touche Entre.
Suppression dune criture

Mme procd que pour la modification hormis quaprs la slection de la ligne dcriture, on utilise le bouton Supprimer de la barre d'outils Navigation ou le menu contextuel pour supprimer lenregistrement.

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Sage 2007

La saisie
Suppression multiple dcritures

Directement en saisie des journaux, il faut oprer la slection de toutes les lignes supprimer grce la touche Contrle pour une slection discontinue des lments ou la touche Shift pour une slection continue dlments. Une fois la slection ralise, le bouton Supprimer de la barre d'outils Navigation permet de dtruire ces critures du journal.

Les diffrents modes de saisie


Comme dans la Ciel Comptabilit, diffrentes fonctions permettent de raliser de la saisie. Selon les cas et selon vos habitudes de travail, vous pouvez privilgier un moyen plutt quun autre. Nous vous rsumons ci-dessous les approches et les cas les plus appropris.

Saisie standard ou au kilomtre - Saisie des critures et Journaux de saisie


Saisie des critures

Laccs la saisie kilomtre dans Sage 100 Comptabilit se fait par la fonction Traitement / Saisie des critures .

Deux listes droulantes vous permettent de slectionner directement le journal et la priode sans passer par lensemble des journaux.

Cette phase sapparente dans la Saisie standard de la Ciel Comptabilit au choix du code journal et de la date dcriture en entte de journal.

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La saisie
Journaux de saisie

La fonction Traitement / Journaux de saisie constitue une variante daccs en saisie via le choix dun journal priode parmi la liste globale des journaux. Veuillez vous rfrer au manuel de rfrence pour plus dexplications sur le sujet.

Saisie Facture (client ou fournisseur) Saisie par pice


Le parallle entre les fonctions Saisie Facture client rapide ou Saisie Facture fournisseur rapide de la Ciel Comptabilit se retrouve dans le module Saisie par pice en Sage 100 Comptabilit. On retrouve l aussi la notion dentte de pice avec la slection du code journal, la saisie de date et des autres mentions gnrales. Aprs saisie des renseignements dentte, la saisie des lignes seffectue par le bandeau de saisie avec validation de chaque ligne par la touche Entre .
Quelques points connatre propos de la saisie par pice :

Vous disposez de deux mode distincts, Ajout ou Modification , le choix de lun ou lautre seffectue par la slection de la fonction correspondante du menu Traitement / Saisie par pice. Validation de la pice par bouton Enregistrer , comparativement la Ciel Comptabilit o lon trouve les boutons Enregistrer ou Ok . Le logiciel vous propose lenregistrement de la pice ds quelle est quilibre. Si lon veut complter la mme pice (ajout de frais de port par exemple), il faut rpondre Non au message proposant lenregistrement de la pice afin de pouvoir la complter.

La saisie par pices s'effectue dans la fentre ci-dessous qui est accessible partir de la fonction Saisie par pice du menu Traitement.

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La saisie

Saisie par modle de saisie


Le principe repose sur la cration de modles et de leur utilisation en saisie.

Cration Modification des modles Dans un premier temps, le menu Structure / Modles / Modle de saisie permet de constituer ou modifier des modles type reprsentant les enregistrements les plus courants (exemple : un loyer mensuel). Sur la Ciel Comptabilit , les modles de saisie sont diffrencis en EURO et DEVISES avec une sous-diffrenciation par saisie guide et saisie standard. En Sage 100 Comptabilit, ces distinctions nexistent pas. Le point important est de savoir quun modle est destin tre utilis par un TYPE particulier de journal (Type ventes, Type Achats, .). En saisie, seuls les modles paramtrs pour le TYPE de journal dans lequel vous tes vous seront proposs. QUELQUES POINTS A CONNAITRE A PROPOS DE LA CREATION DES MODELES DE SAISIE :

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La saisie Les boutons Saisie fonction , Calcul , Equilibrage , et autres permettent dautomatiser et de fiabiliser les modles ainsi que dacclrer les temps de saisie. Aprs cration, un modle reste toujours modifiable. En cours de saisie, aprs slection des critures constituant une pice, laide du menu contextuel et de la fonction Crer un modle de saisie , vous pouvez gnrer un modle.

La cration et les modifications des modles de saisie s'effectuent dans la fentre ci-dessous qui est accessible partir de la fonction Modles du menu Structure.

Utilisation des modles de saisie Dans un second temps, lutilisation de ces modles en saisie se fait partir des journaux priodes grce au bouton Appeler un Modle de saisie et non pas grce au menu contextuel comme dans la Ciel Comptabilit. En Sage 100 Comptabilit, la liste propose seulement les modles affects au type de journal partir duquel cette liste est appele.

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La saisie Aprs slection grce au bouton Appeler un modle de saisie , le contenu du modle retenu remplace le bandeau de saisie habituel. QUELQUES POINTS A CONNAITRE A PROPOS DE LUTILISATION DES MODELES DE SAISIE : Aprs slection des lignes dune pice type , il est possible den constituer un modle grce la fonction Crer un modle de saisie du menu contextuel. Il est possible daffecter un raccourci clavier spcifique chaque modle afin de lappeler plus rapidement en saisie. Loption Conserver le modle aprs validation permet de garder le mme modle afin denchaner directement la saisie du mme type de pice en rutilisant le mme modle.

Utilisation de modles dabonnements


Pour les mouvements qui reviennent ponctuellement au fil de lexercice, les modles de saisie peuvent galement tre la base pour constituer des modles dabonnements. Nous vous invitons consulter le guide de rfrence pour connatre le dtail du paramtrage et de lutilisation de ces modles.

Saisie des encaissements ou paiements


En Sage 100 Comptabilit, partir de la saisie par pice ou de la saisie des journaux, dans un journal de type Trsorerie, le bouton Lettrage permet dassocier les rglements avec des factures non lettres comme dans la fonction Saisie Encaissement / Paiement dans la Ciel Comptabilit.

Personnalisation du masque de saisie


En Sage 100 Comptabilit, la commande Personnaliser la liste disponible par le menu contextuel permet de modifier le journal par ajout ou suppression de colonnes en fonction de vos besoins. La saisie du radical dun compte ou lusage de la touche F4 permet la prsentation des lments de la liste considre (comptes, modes de paiement,.). Le bouton Appeler un libell permet de faire appel des libells pr-paramtrs dans le menu Structure.

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La saisie Le libell dcriture peut galement tre renseign grce un raccourci clavier ou un clic sur lintitul de compte qui apparat au dessus du bandeau de saisie.

Liste des critures Recherche dcritures


Sur la Ciel Comptabilit, la fonction Liste des critures permet de visualiser tout ou partie des critures selon des critres de recherche et de modifier une pice. En Sage 100 Comptabilit, la visualisation de lensemble des critures sobtient via la fonction Traitement / Recherche dcritures . QUELQUES POINTS A CONNAITRE A PROPOS DE LA RECHERCHE DECRITURES : La recherche peut tre le point de dpart de la modification de pice. Dans les deux produits, des formats de recherches simples ou plus complets peuvent tre enregistrs et rutiliss loisir. En Sage 100 Comptabilit, le rsultat de la recherche peut tre affich l'cran ou directement imprim.

Tri des critures


En Sage 100 Comptabilit, lordre daffichage des critures est possible selon un tri croissant bas au choix sur les critres de Date criture, N de ligne ou N de pice. Ce choix seffectue, soit avec la barre de navigation, soit avec le menu contextuel.

Gestion des comptes de contrepartie


En Sage 100 Comptabilit, seuls les journaux de type Trsorerie ou Gnral peuvent tre associs un compte de contrepartie. Lobjectif de cette association est de proposer le compte associ 512xxxx pour quilibrer le journal de banque ou 53xxxx pour le journal de caisse.

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La saisie

Statut des critures


Il nexiste pas de distinction de statut des critures dans les mmes termes entre la Ciel Comptabilit (brouillard, valides et simules) et Sage 100 Comptabilit. Une ligne dcriture est doffice valide et elle reste modifiable tant quelle nest pas clture. Un journal de type Situation prsente la particularit de ne pas pouvoir tre cltur. On peut comparer les critures de ce type de journal des critures de Simulation dans la Ciel Comptabilit.

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Interrogation et lettrage

Interrogation et lettrage
Prambule ......................................................................................33 Lettrage manuel .............................................................................33 Prsentation de la liste..................................................................33

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Interrogation et lettrage

Prambule
En Sage 100 Comptabilit, la diffrence de la Ciel Comptabilit, les lettrages manuel et automatique sont regroups au sein de la fonction Interrogation et lettrage pour les comptes gnraux et Interrogation tiers pour les comptes tiers : Laccs au lettrage seffectue directement depuis la saisie dcritures par double clic sur une ligne dcriture ou depuis les fonctions Interrogation et lettrage ou Interrogation tiers disponibles dans le menu Traitement. Linterrogation de comptes permet diffrents types de traitements dans Sage 100 Comptabilit. En plus du lettrage, il existe une possibilit de Pr-lettrage bas sur lassociation dcritures sans obligation dquilibre entre celles-ci. La distinction entre des critures lettres ou pr-lettres se fait par lutilisation de caractres majuscules pour le lettrage et minuscules pour le pr-lettrage. Une demande de lettrage automatique par N de pice sur des pices non quilibres se transforme automatiquement en pr-lettrage. Les possibilits offertes par la fonction Traitement / Travail sur une srie de comptes sapprochent de celles de Interrogation et lettrage en Sage 100 Comptabilit.

Lettrage manuel
Le mode opratoire consiste slectionner les lignes concernes pour un lettrage avec la touche Contrle puis cliquer sur le bouton Lettrer / Pointer .

Prsentation de la liste
En Sage 100 Comptabilit, depuis les fonctions Interrogation et lettrage ou Interrogation tiers , la prsentation des critures sobtient aprs slection du compte et validation par la touche Entre . En bas dcran, une liste permet de rgler laffichage. Par dfaut, la slection est sur les Ecritures non lettres . De ce fait, une fois un lettrage effectu, les lignes peuvent disparatre selon la slection de la liste.

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Rapprochement bancaire

Rapprochement bancaire
Prambule ......................................................................................35 Gestion des RIB..............................................................................35 Rapprochement bancaire manuel..................................................35 Gestion des extraits et rapprochement automatique...................36

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Rapprochement bancaire

Prambule
Pour grer le rapprochement bancaire avec des paramtres proches de ceux qui existent en Ciel Comptabilit, il est ncessaire de codifier vos journaux de banque avec les options suivantes : Type : Trsorerie Compte de trsorerie : un compte 512xxxx Contrepartie chaque ligne : Cocher loption Rapprochement : Trsorerie

Pour grer correctement votre rapprochement, chaque RIB doit correspondre un code journal de type Trsorerie et un compte gnral 512xxxx diffrent.

Gestion des RIB


Dans la Ciel Comptabilit, lenchanement logique passe par laffectation de ces Rib aux comptes de trsorerie et enfin, le rapprochement qui portera sur la racine 51XXXX. En Sage 100 Comptabilit, le schma logique passe par la cration des comptes 512xxxx, la cration des codes journaux de banque auxquels on rattachent les comptes 512xxx correspondants, puis par lajout des Banques (Menu Structure) avec saisie du Rib et association du code journal appropri.

Rapprochement bancaire manuel


Laccs la fonction seffectue par Traitement / Rapprochement bancaire manuel . Si vous ne grez pas les extraits bancaires (par tlchargement ou par saisie des extraits papier), la fonction de Rapprochement bancaire manuel vous concerne. Une fois dans la fonction, slectionnez le code journal de banque, sous entendu le RIB auquel il est associ, et validez par la touche Entre pour voir safficher les critures issues du journal. Indiquez dans la zone Pice la rfrence de votre extrait puis validez par la touche Entre . Enfin, laide de la souris, pointez les lignes dcritures correspondant aux lignes de lextrait bancaire.

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Rapprochement bancaire Le bouton Imprimer le rapprochement vous permet dditer ltat. La mention du code rapprochement de chaque ligne apparatra dans la colonne Pice trsorerie .

Gestion des extraits et rapprochement automatique


Si vous grez les extraits bancaires, deux fonctions vous concernent : La Gestion des extraits pour le tlchargement ou la saisie des extraits papier. Le Rapprochement bancaire automatique pour la confrontation des lignes extraits et de vos critures pour le rapprochement bancaire proprement dit.

A partir de la gestion des extraits, il est possible de gnrer directement les critures dans le journal de banque, deffectuer le rapprochement bancaire. Veuillez consulter le guide de rfrence de Comptabilit 100 pour de plus amples dinformations sur le sujet.

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Gestion analytique

Gestion analytique

Prambule...................................................................................... 38 Paramtrage .................................................................................. 38 Gestion de pr-ventilation sur les comptes gnraux ................. 38 Saisie analytique ........................................................................... 38

Modification dune ventilation ......................................................................................... 39 Modification dun ensemble de ventilations.................................................................... 39

Etats............................................................................................... 39 Reports des sections..................................................................... 40

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Gestion analytique

Prambule
Lenchanement est de crer les sections dans le menu Structure / Plan analytique, si besoin, de les associer certains comptes gnraux en tant que ventilation par dfaut puis dutiliser ces sections en saisie pour ventiler une charge ou un produit, et enfin dobtenir les rsultats analytiques dans les tats.

Paramtrage
Sage 100 Comptabilit permet de ventiler une charge ou un produit sur plusieurs sections analytiques voir sur plusieurs champs analytiques. Lopration initiale consiste attribuer un nom significatif chaque champ analytique dans Fichier / A propos / Options / Plan analytique . Il est possible d'utiliser 10 champs analytiques diffrents.

Gestion de pr-ventilation sur les comptes gnraux


Comme dans la Ciel Comptabilit, il est possible de dfinir dans les comptes gnraux une ventilation, sur une ou plusieurs sections, qui sera reprise par dfaut en saisie. Ds que loption Saisie analytique est coche sur un compte gnral, un volet Analytique est disponible dans la fiche du compte et permet de fixer une ventilation par dfaut. Attention : Pour enregistrer automatiquement les pr-ventilations dun compte lors de la saisie, loption Affectation analytique doit tre positionne sur Automatique dans Fichier / A propos de votre socit / Prfrences .

Saisie analytique
Pour rpartir en analytique une criture gnrale, loption Saisie analytique doit tre simultanment coche sur le code journal et sur le compte gnral. Sous rserve dobserver la rgle ci-dessus, en validation dcriture, un masque de saisie complmentaire se superpose celui du journal afin de ventiler le montant gnral.

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Gestion analytique

A noter que si le compte gnral possde une pr-ventilation, celle-ci sera directement enregistre sans que la fentre de ventilation analytique apparaisse lcran. Depuis un journal, vous pouvez aisment connatre les critures dj ventiles en distinguant les critures dont le compte gnral comporte des caractres en gras.
Modification dune ventilation

Le bouton Saisie analytique permet galement de visualiser la rpartition existante, de la modifier ou de crer une nouvelle ventilation en slectionnant une criture non encore ventile.
Modification dun ensemble de ventilations

En cas de besoin, la fonction Traitement / Rimputation analytique permet de modifier simultanment un ensemble de ventilations. Elle correspond Traitements / Rimputation / Budget dans la Ciel Comptabilit.

Etats
Les tats budgtaires et analytiques font lobjet de fonctions distinctes dans Sage 100 Comptabilit.

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Gestion analytique

Reports des sections


Depuis la liste Structure / Plan analytique un menu droulant vous indique le nom du plan sur lequel vous tes positionn, soit le plan principal par dfaut. Loption Report -nouveaux permet de dfinir si les rpartitions portes sur cette section doivent tre ou non reprises lors de la gnration du nouvel exercice. En Sage 100 Comptabilit, en complment de loption ci-dessus sur chaque section, la gnration des reports analytiques dpend aussi du positionnement de loption Gnrer les reports analytiques lors de lutilisation de la commande Traitement / Fin dexercice / Nouvel exercice. Limpact du rglage de ces deux options est quivalent loption Reprendre les mmes budgets pour N+1 dans la Ciel Comptabilit (Traitements / Fin dexercice / Rouverture).

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Procdures de fin dexercice

Procdures de fin dexercice


Gestion des A-nouveaux................................................................ 42 Principe de fonctionnement ................................................................................. 42 Paramtrage des comptes .................................................................................. 42 Procdure douverture dexercice........................................................................ 42 Gnration des A-nouveaux................................................................................ 42 Clture des journaux ..................................................................... 43 Clture dexercice ......................................................................... 43 Pr-requis et impacts en Sage 100 Comptabilit ................................................ 43 Suppression du 1er exercice en Comptabilit 100 .............................................. 44 Visualisation des exercices clturs .................................................................... 44

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Procdures de fin dexercice

Gestion des A-nouveaux

Principe de fonctionnement En Sage 100 Comptabilit, la clture dexercice a comme objectif unique de verrouiller les saisies sur lexercice en question et na pas de caractre obligatoire pour gnrer les -nouveaux. Cette gnration des -nouveaux sopre par lutilisation de la fonction Fin dexercice / Nouvel exercice dans le menu "Traitement ".

Paramtrage des comptes En Sage 100 Comptabilit, au niveau du report, la valeur par dfaut est alloue chaque compte en fonction de la nature de celui-ci et du paramtrage dfini dans Fichier / A propos de votre socit / Options / Nature de comptes . Ces valeurs par dfaut sont visibles sur les comptes et restent modifiables sur chaque fiche de compte.

Procdure douverture dexercice En Sage 100 Comptabilit, la fonction Fin dexercice / Nouvel exercice permet, au choix, douvrir lexercice N+1 avec ou sans les AN.

Gnration des A-nouveaux Soit ils sont gnrs lors de louverture dexercice via la fonction Fin dexercice / Nouvel exercice si loption Gnration des reports gnraux reste coche. On peut considrer ces nouveaux comme provisoires ,

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Procdures de fin dexercice Soit ils nont pas t gnrs lors de louverture dexercice N+1et dans ce cas, il faut se placer sur lexercice N et reprendre la fonction Fin dexercice / Nouvel exercice pour les gnrer de N vers N+1. Pour rgnrer les -nouveaux dfinitifs , il faut relancer la fonction Fin dexercice / Nouvel exercice partir de N vers N+1. Les -nouveaux existants seront ainsi mis jour en fonction des dernires critures ou traitements raliss sur lexercice N.

Clture des journaux


Il existe un seul type de clture dans la Ciel Comptabilit qui consiste en une clture annuelle de lexercice aprs validation des critures de type Brouillard, Simulation ou Lockes. En Sage 100 Comptabilit, on peut distinguer trois types de clture : La clture partielle des journaux qui permet dajouter de nouvelles critures dans un journal et en mme temps qui verrouille les critures existantes. La clture totale des journaux qui permet la visualisation du contenu dun journal mais plus lajout dcritures. Les deux fonctions ci-dessus sont disponibles par la commande Traitement / Clture des journaux . La clture de lexercice qui interdit toute modification des critures mais permet la visualisation des journaux.

Clture dexercice
Cette fonction est disponible par la commande Traitement / Clture de lexercice.

Pr-requis et impacts en Sage 100 Comptabilit A noter, la clture dexercice ne peut concerner que le premier exercice (le plus ancien de tous). Dautre part, la Clture totale de tous les journaux est exige. A linverse de la Ciel Comptabilit, en Sage 100 Comptabilit, la clture dexercice ne gnre pas de fichier. Elle interdit la saisie ou la modification dcriture sur lexercice cltur.

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Procdures de fin dexercice Suppression du 1er exercice en Comptabilit 100 Pour isoler un exercice, il faut que tous les journaux soient totalement clturs. Ensuite, on peut raliser la procdure Traitement /Fin dexercice/ Suppression du 1er exercice . A lissue de ces traitements, on obtiendra lquivalent de la clture de la Ciel Comptabilit.

Visualisation des exercices clturs La fonction Traitement / Fin dexercice / Suppression du 1er exercice gnre un fichier darchive dextension *.arc que lon peut rouvrir ensuite pour consultation ou dition.

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Les tats

Les tats
Prambule...................................................................................... 46 Les Plus de Sage 100 Comptabilit .............................................. 48 Analytiques .................................................................................... 48 Budget............................................................................................ 48 Les contrles ................................................................................. 49 L'utilisation rseau........................................................................ 49

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Les tats

Prambule
Le tableau suivant donne l'quivalence gnrale entre les principaux tats de la Ciel Comptabilit et ceux de Sage 100 Comptabilit. Etat Ciel Comptabilit Etats / Grand-livre Etats / Balance Etats / Journaux / Type journaux Etats / Journaux / Type Centralisateur mois/journal Etats / Brouillard Correspondance Comptabilit 100 Etat / Grand-livre Etat / Balance Etat / Journal Etat / Journal / Journal gnral Etat / Brouillard De part et dautre, ltat fait mention des ventilations analytiques. Le brouillard peut sobtenir depuis le bouton Imprimer le brouillard directement en saisie La nature de compte Fournisseur correspond la notion de Solde crditeur dans la Ciel Comptabilit Impression du contenu dun extrait bancaire Remarques Il existe de multiples critres permettant dobtenir un tat global ou spcifique aux tiers, par exemple Gestion des comptes de type Totalisateur en fonction du niveau de sous totalisation dsir

Etats / Echancier

Etat / Echancier

Traitements / Rapprochement bancaire Clic droit / Edition Etat / Journaux / Type Rapprochement bancaire

Traitement / Gestion des extraits / bouton Imprimer lextrait Traitement / Rapprochement bancaire manuel / bouton Imprimer le rapprochement

Edition de lensemble des critures rapproches ou non rapproches pour tous les RIB confondus dans la Ciel Comptabilit. En Sage 100 Comptabilit, chaque RIB se gre indpendamment Edition dextraits de comptes avec slection des critures lettres ou non, ainsi quun justificatif de solde. Les rappels correspondent aux relances de la Ciel Comptabilit. Les relevs sont plutt destins un usage interne. En Sage 100 Comptabilit, quasiment tous les
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Etat / Gnrateur dtats / Traitement / Interrogation Etats du Lettrage et lettrage Etats / Relances clients Traitement / Rappel / relev Fichier / Impression

Etats/ Impressions
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Les tats Etat Ciel Comptabilit Chanes Correspondance Comptabilit 100 Diffres Remarques tats disposent du bouton Impression en diffre . Le lancement effectif de ces tats sobtient manuellement par le menu Fichier sans possibilit de rglage dhoraire de sortie (quotidien, hebdomadaire ou mensuelle) Cette fonctionnalit na pas dquivalent en Sage 100 Comptabilit. Elle est disponible dans Moyens de Paiement Ligne 100. Etat / Etats libres Etat / Etats tiers / Analyse clients / Analyse vulnrabilit clients Etat / Bilan / Compte de rsultat Pas de choix dun rgime fiscal (simplifi, rel, ou BNC) en Sage 100 Comptabilit. La prsentation est proche de celle de ltat agr dans la Ciel Comptabilit, ce qui nest pas le cas en Sage 100 Comptabilit. Etats / Bilan - Soldes intermdiaires de gestion Dclaration de TVA Etat / Bilan / Compte de rsultat Etat / Dclaration de taxes La fonction Bilan / Compte de rsultat inclus galement les Soldes intermdiaires de gestion en Sage 100 Comptabilit Le choix du rgime entre CA3 ou CA12 seffectue dans Fichier / A propos de votre socit / Fiscal. Le paramtrage des comptes et des taux de taxes dans le menu Structure et celui de ltat grce au bouton Paramtrage BCR depuis la demande de ltat. Bas sur lutilisation de modles fournis et personnalisables

Etats/ Bordereaux de banque Etats / Mailing Etats / Encours clients

Etats / Bilan - Compte de rsultat

Etats / Etats budgtaire et Etat / Etats budgtaires analytique / Etat budgtaire Etats / Etats budgtaire et Etat / Etats analytiques analytique / Etat analytiques

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Les tats

Les Plus de Sage 100 Comptabilit


Toutes les tches de travail quotidien sont largement facilites et scurises : Gestion des extraits : gnration automatique des critures partir des extraits saisis ou tlchargs. Cette fonctionnalit permet dassocier un mouvement bancaire, une ou plusieurs critures non lettres, de gnrer les critures comptables dans les journaux de Trsorerie, de les rapprocher et de les lettrer avec les critures associes, Rglement tiers : permet de gnrer et lettrer automatiquement les critures de rglements des fournisseurs et des clients mais galement dimprimer directement vos lettres chques ou traites, Glisser/dplacer : en cas derreur de saisie, ou simplement pour dupliquer des critures, il est possible de glisser un ensemble dcritures dun journal un autre, TVA sur les encaissements : multi-taux et multi-chances.

Analytiques
La gestion analytique gage dune matrise indispensable des cots est particulirement intuitive dans la mise en place et son exploitation. Gestion de 10 plans analytiques : possibilit de structurer un plan et de crer automatiquement les sections par lintermdiaire dun assistant, Ventilations : selon un nombre illimit dimputations analytiques par criture gnrale et possibilit dutilisation des grilles de ventilation en cours de saisie et daffecter des prventilations sur les comptes, Reventilation : Possibilit de reventiler les critures aprs saisie, Report analytique : permet par exemple un suivi de chantier sur plusieurs exercices.

Budget
Gestion sur trois exercices en ligne, sur les comptes gnraux ou analytiques ainsi que des postes budgtaires gnraux, analytiques ou statistiques permettant de sadapter facilement tous les secteurs dactivit. Les nombreux tats disponibles permettent dobtenir une analyse trs fine de lactivit de lentreprise. La saisie des budgets est grandement facilite puisquelle peut tre issue des prvisions ou ralisations des annes prcdentes.

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Les tats

Les contrles
La comptabilit propose de nombreux outils et tats de contrle permettant damliorer la visibilit de lutilisateur sur son dossier comptable ainsi que sur son activit conomique. Outils de contrle de paramtrage : permet de dtecter et de rectifier les ventuelles erreurs de paramtrage des comptes mais galement des tats prparatoires du bilan et compte de rsultat. Tableau de bord personnalis : tableau crois entirement paramtrable permettant par exemple une analyse de la marge de lentreprise Contrles comptables : Dtection des erreurs de saisie par lintermdiaire de contrles paramtrables avec un rapport imprim ou des messages dalerte gnrs lcran.

L'utilisation rseau
Sage 100 Comptabilit peut tre utilise en accs Client/Serveur via le serveur Sage ou le Gestionnaire d'applications. Pour les petites configurations (2 4 postes et / ou petit volume de donnes) c'est le Gestionnaire d'applications qui peut tre prconis. Celui-ci pourra tre utilis sur un Serveur ddi ou non ddi selon le cas sur les OS suivants : Windows 95, 98, ME Windows NT, Windows 2000 Windows XP

Pour les configurations plus importantes (Plus de 4 postes et / ou volume de donnes plus important), c'est le serveur Sage qui sera prconis. Dans ce cas, un serveur ddi est prfrable. Le serveur Sage est disponible sur les OS suivants : Windows NT server ; Windows 2000 server.

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Questions / Rponses

Questions / Rponses
Paramtrage dossier......................................................................51 Comptes gnraux .........................................................................51 Comptes tiers .................................................................................51 Saisie Gestion des exercices......................................................51 Etats ...............................................................................................52

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Questions / Rponses

Paramtrage dossier
Question : Quelle taille attribuer au fichier lors de la cration ? Rponse: Une taille de 2 000 Ko est approprie un fichier pour commencer. Ensuite, en fonction du volume de donnes, le logiciel va grer automatiquement lagrandissement du fichier. Question: O retrouve-t-on les paramtres socit que lon trouvait dans Dossier / Modifier de la Ciel Comptabilit ? Rponse : Ils se trouvent sur les diffrents onglets dans la fonction Fichier / A propos de votre socit.

Comptes gnraux
Question: A quoi sert le champ Classement dans un compte gnral ? Rponse: Il est utilis comme critre de tri pour laffichage de la liste des comptes ou comme critre de slection pour linterrogation de compte par exemple. Question: A quoi sert le champ Regroupement dans un compte gnral ? Rponse: Il est utilis pour ldition du grand-livre avec comme objectif de synthtiser les mouvements et le solde des comptes par mois et non pas le dtail les lignes.

Comptes tiers
Question: A quoi sert le champ Hors Rappel Relev dans un compte tiers ? Rponse: Il permet dexclure les tiers sur lesquels loption est coche de lenvoi de lettre de rappel.

Saisie Gestion des exercices


Question: Est-il possible douvrir un compte directement depuis la saisie ?

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Questions / Rponses Rponse: Oui, il suffit de saisir tout ou partie du numro de compte crer dans le bandeau de saisie et de complter par le caractre ? . Vous arriverez ainsi directement en cration de compte sans besoin de passer par une autre fonction. Question: Peut-on saisir sur deux exercices comme sur la Ciel Comptabilit ? Rponse: Oui, il suffit de slectionner lexercice appropri dans le menu Fentre . Tant que lexercice nest pas totalement cltur, la saisie est possible. Question: Comment reprendre des donnes partir dune balance ? Rponse: On va utiliser le saisie manuelle (Traitement / Saisie des journaux) pour saisir la balance des -nouveaux.

Etats
Question: Le message Mauvais type de document apparat quand je demande limpression dun extrait de compte ? Rponse: Cela signifie que le modle de mise en page choisi ne correspond pas la fonction partir de laquelle vous lutilisez.

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Gestion commerciale : les diffrences

Gestion commerciale : les diffrences


La gestion des articles et des tarifs ............................................. 54 Les barmes........................................................................................................ 55 Les barmes de commissions reprsentants ...................................................... 56 Les dpts de stockage ................................................................ 58 La saisie et le traitement des documents .................................... 58 Transformation de document............................................................................... 60 Traitement par lot ................................................................................................ 61 La saisie des rglements .............................................................. 61 La mise jour comptable.............................................................. 62 Les tats ........................................................................................ 63

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Gestion commerciale : les diffrences

La gestion des articles et des tarifs


Dans la Ciel Gestion commerciale, la gestion des tarifs s'effectue par le biais dune grille de tarif. Cette grille tarifaire de 6 lignes permet de dfinir une grille de remise par quantit ou une grille de tarif par montant. Un tarif direct peut tre affect un client. Le tarif est dfini en fonction du mode de gestion du tarif appliqu au client. En utilisant les tables, un pourcentage (%) de remise peut tre affect en fonction de la famille d'article ou de la famille de client. Dans la Ciel Gestion commerciale, lors de la cration d'un article vous pouvez directement indiquer la quantit du stock rel. En Sage 100 Gestion commerciale, vous devez crer la fiche de l'article puis initialiser les stocks soit par une saisie d'inventaire (menu Traitement Saisie d'inventaire), soit par un document d'entre de stock (menu Traitement Document des stocks). Dans Sage 100 Gestion commerciale, la gestion des tarifs s'effectue par le biais des catgories tarifaires. Ces catgories tarifaires peuvent tre dfinies en HT ou en TTC. Un barme de remise par quantit ou par montant peut galement tre affect la catgorie tarifaire. Cette catgorie tarifaire dont dpend le client est affecte dans la fiche du tiers dans l'onglet Tarifs. Sage 100 permet galement de crer des tarifs d'exception pour un tiers prcis. La cration, la modification des articles et la dfinition des diffrents tarifs s'effectuent partir de la fonction Articles / Nomenclatures du menu Structure comme ci-dessous.

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Gestion commerciale : les diffrences

Les barmes Sage 100 Gestion commerciale permet de crer des barmes de rabais, remises, ristournes en fonction des quantits ou des montants. Elle permet, au choix, une affectation par articles, familles, clients ou catgories tarifaires. Le calcul de la remise peut s'effectuer soit par tranche soit en valeur globale. Cette remise sera automatiquement gnre dans les documents de vente sur demande de l'utilisateur. Une ligne de remise de pied de document sera cre dans le document. La cration et la modification des barmes de remises s'effectuent partir de la fonction Barmes du menu Structure comme ci-dessous.

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Gestion commerciale : les diffrences

Sage 100 Gestion commerciale gre galement les soldes et promotions en fonction de priode d'application. Celles-ci sont applicables aux familles ou aux articles. La remise ainsi paramtre sera automatiquement affecte chaque ligne de document de vente pour les articles concerns. La cration et la modification des soldes et promotions s'effectuent partir de la fonction Barmes du menu Structure comme ci-dessous.

Les barmes de commissions reprsentants Dans la Ciel Gestion commerciale, le taux de commission est indiqu directement sur la fiche du reprsentant. Ce taux peut tre diffrent par famille d'article. Les commissions peuvent tre calcules sur les factures ou sur les factures rgles par rapport au chiffre d'affaires ou la marge. En Sage 100 Gestion commerciale, les commissions reprsentants sont gres par des barmes de commissions sur le chiffre d'affaires ou sur la marge. Un reprsentant peut avoir plusieurs barmes de commissionnement.

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Gestion commerciale : les diffrences Deux types de barmes commissions sont grs : Commission reprsentant, Commission globale.

Le type Commission reprsentant permet de calculer les commissions dues aux reprsentants en tenant compte des informations du barme et des lignes d'historiques auxquelles le reprsentant a t associ. Le type Commission globale permet de calculer les commissions dues (aux chefs des ventes par exemple) en tenant compte du barme et des pices passes en historique concernant les reprsentants associs au chef des ventes. Ces barmes peuvent tre calculs avec un objectif en fonction des quantits, des montants ou des taux de remises. Le domaine de calcul peut tre : les commandes, les bons de livraison, les factures, les encaissements.

La cration et la modification des barmes de commissionnement s'effectuent partir de la fonction Barmes du menu Structure comme ci-dessous.

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Gestion commerciale : les diffrences

Les dpts de stockage


La Ciel Gestion commerciale permet de grer un unique dpt de stockage. Sage 100 Gestion commerciale n'a pas de limitation du nombre de dpts. Les documents de stocks permettent d'effectuer : des entres ou des sorties des dpts, des dprciations du stock, des virements de dpts dpts, des fabrications (nomenclatures).

La cration et la modification des Dpts de stockage s'effectuent partir de la fonction Dpt de stockage du menu Structure comme ci-aprs.

La saisie et le traitement des documents


Tous les documents du mme type (exemple les documents de vente) sont regroups dans une seule liste. A l'affichage de la liste des documents un tri de slection est possible en fonction du type des pices commerciales. Lors de la cration d'un nouveau document, il vous sera demand d'indiquer le type de document dsir. La saisie des documents, dans la Ciel Gestion commerciale se rpartie entre : l'en-tte du document,

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Sage 2007

Gestion commerciale : les diffrences les lignes de document, le pied du document.

En Sage 100 Gestion commerciale, la saisie de document se prsente comme suit : Valorisation du document En-tte

Bandeau de saisie

Corps

La saisie des documents se rpartie entre : l'en-tte du document (partie suprieure du document), le corps du document (saisie des lignes d'articles), la valorisation du document (icne Valorisation du document)

De nombreuses autres icnes permettent d'avoir des informations complmentaires (voir le manuel de rfrence de Sage 100 Gestion commerciale). La validation des informations d'entte (date, n document, n tiers, date livraison, catgorie tarifaire, etc..) est obligatoire pour pouvoir saisir les lignes de document. Pour valider l'entte, il suffit d'appuyer sur la touche Entre du clavier partir d'une des zones de saisie de l'entte. Le bandeau de saisie de la ligne de document devient accessible. Certaines zones de l'entte du document sont grises et ne peuvent pas tre modifies. La validation de la ligne de document s'effectue en appuyant sur la touche Entre du clavier partir d'une des zones de saisie de la ligne.
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Gestion commerciale : les diffrences La modification d'une ligne de document s'effectue en slectionnant la ligne par un clic. Les valeurs de la ligne sont alors affiches dans le bandeau de saisie. Les modifications apportes sont valides par la touche Entre . La suppression d'une ou des lignes de document s'effectue en slectionnant la ou les lignes supprimer, puis au choix : en utilisant le menu contextuel Supprimer les lments slectionns, en utilisant le menu Edition / Supprimer , en utilisant l'icne "Supprimer" de la barre d'outils Navigation.

Transformation de document Dans la Ciel Gestion commerciale, la validation du document est obligatoire avant de le transfrer. Le document d'origine est conserv. En Sage 100 Gestion commerciale, un circuit de validation de document peut tre gr. Seuls les documents ayant la dernire tape de ce circuit pourront tre transforms. Si le circuit de validation n'est pas gr, la transformation du document s'effectue directement. Lors de la transformation, le document d'origine est supprim laissant la place au document de l'tape suivante. Chaque ligne de document conserve les informations de la ligne d'origine. Exemple : En transformation d'un bon de commande en bon de livraison, le bon de commande est supprim. Chaque ligne du bon de livraison conserve la date, le numro, la quantit, le prix unitaire du bon de commande d'origine. Lorsque la transformation est partielle, (article du bon de commande ne pouvant tre livr que partiellement par exemple) l'application garde le document d'origine avec uniquement les lignes en reliquat. Les documents en reliquat s'affiche avec l'icne ci contre dans la liste des documents. Si la suppression d'un document issue d'une transformation, (par exemple une facture issue d'un bon de livraison), est ncessaire, alors l'application propose le choix de rgnrer le document d'origine.

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Gestion commerciale : les diffrences Traitement par lot En Sage 100 Gestion commerciale, plusieurs traitements des documents peuvent tre effectus de manire globale en fonction de diffrentes slections. Ainsi l'application effectue en une seule opration les traitements suivants : transformation des documents par rapports aux slections effectues, gnration des reliquats s'il y a lieu, gnration de prparation de commande fournisseurs pour les articles en indisponibilit en stock, impression des documents transforms. Livraison commandes client, Facturation priodique, Rapprovisionnement, Envoi commandes fournisseurs, Rception devis confirms, Abonnements clients et fournisseurs, Contremarque, Gnration automatique des rglements.

Les traitements par lot disponibles sont :

La saisie des rglements


En Sage 100 Gestion commerciale, la saisie des rglements ou des acomptes peut s'effectuer directement partir de la facture en cliquant sur le bouton Valorisation . Il est alors possible de saisir un acompte en cliquant sur le bouton Acompte . Il est galement possible de saisir directement un rglement en cliquant sur le bouton Enregistrer le rglement . Vous pouvez utiliser la fonction Traitement / Gestion des rglements / Saisie des rglements afin de slectionner les chances rgler ou saisir directement le rglement puis rattacher les chances non rgles.
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Gestion commerciale : les diffrences

Vous pouvez utiliser la fonction Traitement / Gestion des rglements / Gnration des rglements pour crer automatiquement en fonction de diffrentes slections des rglements partir des chances clients ou fournisseurs non encore rgles.

La mise jour comptable


Dans la Ciel Gestion commerciale, vous devez gnrer un journal puis exporter ce journal vers la comptabilit. La comptabilit de son ct importe ce journal comptable. En Sage 100 Gestion commerciale, la base de gestion commerciale est directement lie la base comptable. A la premire ouverture de la base commerciale vous avez indiqu la base comptable lie. Ainsi la mise jour en comptabilit s'effectue directement dans la base comptable par le menu Traitement / Mise jour de la comptabilit .

Vous gardez nanmoins la possibilit d'exporter les critures dans un fichier au format texte. Ce fichier peut tre import dans la comptabilit ultrieurement.
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Gestion commerciale : les diffrences

Les tats
Le tableau suivant donne l'quivalence gnrale entre les principaux tats de la Ciel Gestion commerciale et ceux de Sage 100 Gestion commerciale.

Etat Gestion commercial Ciel Statistiques : clients fournisseurs articles reprsentants Statistiques croises Portefeuille des commandes clients Portefeuille des commandes fournisseurs

Correspondance Etat Gestion commerciale 100 Etat - Statistiques clients Etat - Statistiques fournisseurs Etat - Statistiques articles Etat - Statistiques reprsentants Etat - Mouvements clients (document : bon de commande) Etat - Mouvements fournisseurs (document : bon de livraison)

Echancier des factures clients Echancier des factures fournisseurs Suivi des stocks Inventaire des articles

Etat - Etats libres - Relevs d'chances clients Etat - Etats libres - Relevs d'chances fournisseurs Traitement - Rapprovisionnement Etat - Inventaire

La Ciel Gestion commerciale gre les tats en fonction des factures et des avoirs valids uniquement. Sage 100 Gestion commerciale permet de prendre en compte tous les types de pices commerciales pour la gnration des tats.

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Les Plus de Sage 100 Gestion commerciale

Les Plus de Sage 100 Gestion commerciale


Sur le plan gnral .........................................................................65 Article .............................................................................................65 Tiers................................................................................................65 Traitements ....................................................................................65 L'utilisation rseau ........................................................................66

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Les Plus de Sage 100 Gestion commerciale

Sur le plan gnral


Intgration directe avec la comptabilit : possibilit depuis l'interrogation du tiers de consulter et d'imprimer les donnes commerciales (documents) et galement les donnes comptables (critures). Choix de gestion des diffrentes remises : choix manuel, remises en cascade, remises cumules, choix spcifiques: Gestion de la TVA sur encaissement. Cration ou modification d'tat paramtrable possible par le biais de la mise en page. Gestion multi-devises. Gestion de l'analytique article et affaire (document).

Article
Suivi de stock FIFO, LIFO, Srie, Lot. Gestion des articles facturs aux poids. Gestion de multiples rfrences fournisseurs.

Tiers
Gestion des multi-RIB bancaires. Gestion des abonnements tiers.

Traitements
Saisie d'inventaire la date indique ou par rapport aux cumuls des stocks.

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Les Plus de Sage 100 Gestion commerciale

L'utilisation rseau
Sage 100 Gestion commerciale l'identique de Sage 100 Comptabilit peut tre utilise en client serveur via le serveur Sage ou le Gestionnaire d'applications. Pour les petites configurations (2 4 postes et / ou petit volume de donnes) c'est le Gestionnaire d'applications qui peut tre prconis. Celui-ci pourra tre utilis sur un Serveur ddie ou non ddi selon le cas sur les OS suivants : Windows 95, 98, ME Windows NT, Windows 2000 Windows XP

Pour les configurations plus importantes (Plus de 4 postes et / ou volume de donnes plus important), c'est le serveur Sage qui sera prconis. Dans ce cas, un serveur ddi est prfrable. Le serveur Sage est disponible sur les OS suivants : Windows NT server Windows 2000 server.

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Questions / Rponses

Questions / Rponses
Questions / Rponses .................................................................... 68

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Questions / Rponses

Questions / Rponses
Question : Comment saisir une facture sans rfrence article mais en indiquant uniquement une dsignation, une quantit et un prix ? Rponse: il faut obligatoirement indiquer une rfrence pour les lignes de document. Ainsi, il faut crer un article DIVERS non suivi en stock. Lors de son utilisation dans un document il est alors possible de saisir la dsignation et le prix unitaire de son choix. Question: Comment modifier l'adresse au moment de l'tablissement d'une pice commerciale ? Rponse: Il suffit de cliquer sur l'icne "Information sur le document" et renseigner les champs Entte 1, 2, 3 et 4. Au pralable, il faut crer un tat de mise en page utilisant ces quatre champs. Question: Pourquoi lors de l'insertion d'un texte complmentaire, celui-ci n'apparat pas ? Rponse: Le texte s'affichera lors de l'aperu ou de l'impression de la pice. Question: Comment savoir qu'un tat ne peut tre gnr car aucun des critres de slection ne sont satisfait ? Rponse: A la diffrence de la Ciel Gestion commerciale, aucun message nindique que les critres sont non satisfaits. Sage 100 Gestion commerciale tente de gnrer l'tat ou l'aperu avant impression et referme automatiquement la fentre de slection. Question: Comment insrer un logo sur la mise en page de la facture ? Rponse : Il faut utiliser le Copier / Coller de Windows dans la fonction de mise en page.

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Rcupration de donnes
Ciel - Sage

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Introduction

Introduction

Version

La conversion des donnes Ciel par lecture directe ne fonctionne quavec les versions : Ciel Comptabilit Evolution Version 6.00 ou Millsime 2007 Version 13.00, Ciel Gestion commerciale Evolution Version 6.20 ou Millsime 2007 Version 13.20, Maintenance Sage partir de la Version 14.30.

Vous possdez la fois Ciel Comptabilit et Ciel Gestion commerciale ! Les logiciels Ciel Comptabilit et Ciel Gestion commerciale travaillent sur des bases totalement distinctes. Les logiciels Sage bnficient d'une base comptable partage, ce qui permet non seulement de bnficier d'une structure unique de donnes (Plan comptable, Plan tiers, Codes journaux, Banques ), mais galement d'automatiser les transferts comptables issus des documents de vente et d'achats, sans procdures d'import / export. Il est donc ncessaire de procder la conversion des donnes dans cet ordre : 1. 2. tout d'abord la Comptabilit, ensuite la Gestion commerciale : il suffira dans ce cas de slectionner le modle de conversion cr et le fichier comptable qui correspond au fichier commercial.

La procdure de conversion est dtaille dans les chapitres consacrs chaque logiciel. Vous possdez une version antrieure ! Il vous faudra dans un premier temps : 1. 2. 3. 4. Installer les applications Ciel pour les versions mentionnes ci-dessus, Ouvrir l'application pour chaque dossier pour effectuer une mise jour automatique des donnes, Effectuer les oprations pralables toute conversion dcrites ci-dessous, Et ensuite, procder la conversion.

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Assistant de rcupration Ciel Comptabilit

Assistant de rcupration Ciel Comptabilit


Pralable toute conversion ______________________________ 74
Vrification / Sauvegarde...............................................................74 Vrification / Rindexation des fichiers ................................................................74 Sauvegarde des donnes ....................................................................................75 Collecte et prparation des donnes Ciel .....................................75 Plan comptable et plan tiers.................................................................................76 Numros de compte Client et Fournisseur...........................................................76 Plan analytique ....................................................................................................76 Compte de contrepartie des journaux de trsorerie .............................................77

Lancement de la conversion_______________________________ 78 Ouverture du fichier comptable ___________________________ 79 Slection des dossiers traiter ___________________________ 80 Ouverture du modle de conversion_______________________ 81
Cration dun modle de conversion .............................................82 Recodification des comptes gnraux .................................................................82 Recodification des comptes tiers .........................................................................83

Conversion des comptes gnraux________________________ 84 Codification des comptes gnraux _______________________ 85 Conversion des comptes tiers _____________________________ 86 Codification des comptes tiers ____________________________ 87 Codification des sections analytiques ____________________ 88

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Assistant de rcupration Ciel Comptabilit Rcupration des critures de simulation_________________89 Cration du fichier comptable _____________________________90 Lancement de la conversion _______________________________91 Traitement de la conversion _______________________________92
Alertes en cours de conversion .................................................... 92 Saisie du mot de passe du fichier Ciel................................................................. 92 Compte de contrepartie des journaux de trsorerie ............................................ 92 Validation de la recodification.............................................................................. 92 Doublons ............................................................................................................. 93

Aprs conversion___________________________________________94
Edition de la balance ........................................................................................... 94 Taux de taxes / Paramtrage de la dclaration de taxes..................................... 94 Codes journaux ................................................................................................... 94 Paramtrage du bilan / compte de rsultat.......................................................... 95 Autorisations d'accs........................................................................................... 95 Cumuls N-1 ......................................................................................................... 95

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Assistant de rcupration Ciel Comptabilit

Pralable toute conversion


Vrification / Sauvegarde
Avant deffectuer la conversion de votre base Ciel Comptabilit, nous vous conseillons deffectuer les 2 oprations suivantes : Sauvegarde des donnes Rindexation des bases.

Vrification / Rindexation des fichiers Ouvrez votre socit dans Ciel Comptabilit, et slectionnez la commande Vrification/Rparation de la base du menu Dossier / Options / Utilitaires / Utilitaires fichiers :

Cocher loption Rparer si possible. Puis lancer une rindexation grce la commande Rindexation de la base du menu Dossier / Options /
Utilitaires / Utilitaires fichiers :

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Assistant de rcupration Ciel Comptabilit

Cette procdure est obligatoire en cas de dsorganisation des bases survenant aprs un arrt intempestif du programme en cours d'excution (cas de micro-coupure). Important ! Ne pas ouvrir la base et ne pas effectuer d'oprations sur la base durant la conversion ! Sauvegarde des donnes Bien que l'opration de conversion ne modifie aucune donne de votre base Ciel, nous vous suggrons d'effectuer une sauvegarde de vos donnes partir de la commande Sauvegarde/Restauration du menu Dossier, avant toute manipulation sur le fichier. La conversion s'opre par lecture des donnes de votre base actuelle afin de les transcrire en version Sage.

Collecte et prparation des donnes Ciel


Certaines particularits des applications Sage ncessitent de vrifier et prparer la base Ciel avant toute conversion :

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Assistant de rcupration Ciel Comptabilit Plan comptable et plan tiers Les applications Sage grent des plans distincts pour les comptes gnrax et comptes de tiers. Lors de la conversion, il vous est propos de recodifier : Vos comptes gnraux afin de ne conserver que les collectifs clients et fournisseurs. Par exemple, aprs conversion, ne sont conservs que les comptes 401000 - Collectif fournisseurs et 411000 Collectif Clients, les subdivisions de ces comptes sont supprimes, Vos comptes tiers afin de supprimer le prfixe Compte. Par exemple, aprs conversion, 401DUP devient DUP, et 411CAR devient CAR.

Les paramtres de recodification vous sont automatiquement proposs lors de la procdure de conversion, il convient de les vrifier et les adapter votre plan des comptes. Les minuscules et les caractres accentus ne sont pas autoriss dans les N compte. Ils sont automatiquement transforms en MAJUSCULES non accentus. Prvoyez, si vous le souhaitez, une recodification de ces comptes Numros de compte Client et Fournisseur Les applications Sage nautorisent pas une mme codification pour des types de tiers diffrents. Par exemple, Ciel permet la cration de 401DUP - Fournisseur DUPONT et 411DUP - Client DUPONT. Lors de la conversion, si une recodification des comptes tiers est effectue, le prfixe Compte tant supprim, le fournisseur DUP et le client DUP devront tre gnrs, ce qui nest pas autoris dans Sage. Il convient de dtecter ces cas de doublons possibles afin den effectuer la recodification.

Plan analytique Les sections analytiques dans Sage doivent avoir une longueur minimale de 3 caractres. Si le cas se prsente, prvoyez une recodification des sections analytiques avec une longueur infrieure 3 caractres.

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Assistant de rcupration Ciel Comptabilit Compte de contrepartie des journaux de trsorerie Dans les applications Sage, les journaux de trsorerie ont obligatoirement un compte de contrepartie affect. Ce qui est facultatif dans Ciel. Lors de la conversion, si le cas se prsente une fentre est affiche pour la saisie du compte de contrepartie de chaque journal de trsorerie cr. Vous devez donc vous munir de cette information. Ou alors, pour viter laffichage de ces fentres, partir de la commande Journaux du menu Listes, pour chaque journal de type Trsorerie, cocher loption Utiliser la contrepartie automatique en saisie et saisir ou slectionner le Compte de contrepartie.

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Lancement de la conversion
Le raccourci Maintenance du menu DEMARRER / TOUS LES PROGRAMMES / SAGE vous permet de lancer lapplication Maintenance afin deffectuer la conversion de votre fichier comptable.

Aprs slection du fichier convertir (voir ci-dessous), l'outil de conversion se prsente sous la forme d'un assistant permettant de dfinir, tape par tape, les paramtres de conversion. Chaque fentre comporte les boutons suivants : [Annuler] ou touche <Echap> : pour interrompre le traitement de conversion tout moment, [Prcdent] : pour revenir sur les fentres prcdentes et ventuellement procder des modifications. Ce bouton ne figure pas sur la premire fentre, [Suivant] : pour poursuivre le traitement. Ce bouton est remplac par [Fin] sur la dernire fentre et permet alors de lancer le traitement.

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Assistant de rcupration Ciel Comptabilit

Ouverture du fichier comptable


La commande Ouvrir du menu Fichier permet de slectionner un fichier de donnes Ciel. Rappel : les fichiers de donnes Ciel sont stocks, par dfaut, dans le volume dinstallation (C:\ par exemple), sous le rpertoire : Donnes Ciel \ Dossiers \ [Rpertoire de la socit] \ Ciel Compta \ [Nom du fichier].sgcta Si vous avez modifi le chemin de stockage de vos fichiers de donnes, veuillez slectionner le rpertoire correspondant. La fentre ci-dessous est affiche lorsque la maintenance reconnat le type de fichier :

Cliquez sur le bouton [Suivant] aprs avoir pris connaissance du texte affich.

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Slection des dossiers traiter


La fentre ci-dessous affiche la liste des socits gres dans le rpertoire des donnes Ciel :

La fentre ci-dessous saffiche uniquement sil existe plus dun rpertoire socit sous le rpertoire Donnes Ciel. Un rpertoire est affich uniquement sil comporte un rpertoire Ciel compta, et dans ce rpertoire, un fichier *.sgcta. Cliquez sur une ligne afin de la dslectionner, ou recliquez pour la slectionner nouveau. Remarque : les fichiers darchive crs au moment de la clture dexercice sont galement proposs. Vous pouvez choisir de les convertir afin de pouvoir les consulter dans votre application Sage.

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Assistant de rcupration Ciel Comptabilit

Ouverture du modle de conversion


Les paramtres de conversion sont enregistrs dans un fichier modle de conversion. Pour la premire conversion, choisissez loption Crer un modle de conversion que vous pouvez rutiliser par la suite :

Puis cliquez sur le bouton [Parcourir] afin de dfinir le rpertoire de stockage et le nom du fichier modle de conversion :

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Cration dun modle de conversion


En cration dun modle de conversion, si vous choisissez de recodifier les comptes gnraux et tiers, les paramtres de conversion ci-dessous sont automatiquement crs : Recodification des comptes gnraux

N avant 401* 403* 404* 405* 411*

N aprs 401000 403000 404000 405000 411000

N avant 413* 416* 421* 425*

N aprs 413000 416000 421000 425000

Les recodifications ci-dessous sont gres uniquement pour viter de retrouver ces comptes en tant que tiers dans Sage Comptabilit (la racine Fournisseur = 40 dans Ciel) : N avant 4080* 4081* 4084* 4088* 4090* 4091* N aprs 408000 408100 408400 408800 409000 409100 N avant 4096* 40970* 40971* 40974* 4098* N aprs 409600 409700 409710 409740 409800

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Recodification des comptes tiers Client : N avant 411* 413* Fournisseur : N avant 401* 403* 404* 405* Autre : N avant 421* 425* N aprs * * N aprs * * * * N aprs * *

Ces paramtres de recodification correspondent au plan des comptes issu du Plan Gnral 99. Si vous avez un plan des comptes diffrents, ou si vous avez modifi votre plan des comptes, vous devez modifier et adapter ce paramtrage votre gestion. Notamment, en cas de modification de la longueur des comptes gnraux, veillez complter les numros de comptes (zone N aprs) par des 0. Les paramtres de recodification, ventuellement modifis sont ensuite sauvegards dans le modle et reproposs louverture de ce modle.

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Conversion des comptes gnraux


Il est possible, parfois ncessaire de modifier la codification des comptes gnraux pour : crer un compte gnral client et fournisseur collectif pour les tiers : c'est la consquence du passage d'un plan comptable unique au double plan gnral et tiers, modifier les comptes gnraux si vous souhaitez adopter une nouvelle codification de vos comptes, modifier les comptes gnraux possdant un caractre alphabtique ds la troisime position afin de les mettre en conformit avec le plan comptable gnral de 1982.

Cette dernire opration est ncessaire si vous avez dfini des comptes gnraux avec un caractre alphabtique la troisime position.

La rponse est par dfaut [Oui].

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Codification des comptes gnraux


Cette fentre est affiche uniquement si lutilisateur a rpondu [Oui] lors de ltape suivante :

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Conversion des comptes tiers


Il est possible, parfois ncessaire de modifier la codification des comptes tiers pour : Supprimer le radical du compte gnral afin de ne conserver que le code tiers, Renommer un compte afin de grer les doublons pouvant rsultat de la suppression du radical. Par exemple : aprs suppression du radical Compte gnral, le client 411CARAT et le fournisseur 401CARAT deviennent tous deux CARAT, ce qui nest pas autoris dans les logiciels Sage. Il faut renommer lun ou lautre des tiers.

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Codification des comptes tiers


Cette fentre est affiche uniquement si lutilisateur a rpondu [Oui] lors de ltape suivante :

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Codification des sections analytiques


La modification des codes analytiques doit tre effectue si ces derniers comportent moins de 3 caractres.

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Rcupration des critures de simulation


Les rgles de rcupration des critures de simulation doivent tre dcrites ci-dessous :

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Cration du fichier comptable


Cette fentre saffiche autant de fois quil y a de socits convertir (choix dans la 2me fentre de lassistant). Le nom du fichier est indiqu dans le texte (Ma socit dans lexemple).

Cliquez sur le bouton [Parcourir] afin de crer le fichier comptable. Une fentre souvre permettant la saisie du nom de votre nouveau fichier comptable ainsi que le choix de son emplacement de stockage. Un agrandissement automatique des fichiers est effectu durant la conversion si ncessaire. Indiquer au minimum la taille actuelle de votre fichier Ciel, et au maximum Taille * 1.25. Exemple : pour un fichier Ciel de 10 Mo, indiquer une taille de 12 Mo.

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Lancement de la conversion
Dernire tape de lassistant, vous pouvez demander laffichage du journal de maintenance pour suivre le droulement de la conversion.

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Traitement de la conversion
Alertes en cours de conversion
Saisie du mot de passe du fichier Ciel Uniquement en mode de gestion avance des mots de passe, la fentre de saisie du nom et mot de passe de lutilisateur est affiche :

Veuillez saisir votre code utilisateur et mot de passe pour poursuivre la procdure de conversion. Compte de contrepartie des journaux de trsorerie Spcifiquement pour les journaux de trsorerie, afin de leur affecter un compte de contrepartie. Cette zone nest pas obligatoirement saisie dans Ciel Compta Evolution :

Validation de la recodification Si vous avez coch loption Afficher un message de validation avant conversion dans les fentres de dfinition des paramtres de conversion des comptes gnraux, comptes tiers et sections analytiques :

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Assistant de rcupration Ciel Comptabilit

Doublons Lorsque des doublons sont dtects, une fentre est alors affiche pour proposer la saisie du nouveau code :

A la validation par OK, la fentre de recodification du code dtect en double est affiche :

Nous recommandons de prfixer, par exemple, les clients par C, les fournisseurs par F et les salaris par S.

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Aprs conversion
L'outil de conversion permet de rcuprer une grande partie des informations comptables de Ciel Comptabilit ayant une correspondance avec Sage Comptabilit. Aprs conversion, il est donc ncessaire d'effectuer les vrifications et complter les paramtrages suivants.
Voir

Veuillez vous rfrer au manuel de rfrence de lapplication pour plus de dtails sur les procdures. Edition de la balance Nous vous recommandons dimprimer et comparer les balances dans Ciel et Sage afin de vrifier la conformit des informations rcupres. Attention ! Dans le logiciel Sage, veillez bien slectionner le bon exercice grce au menu Fentre ! Taux de taxes / Paramtrage de la dclaration de taxes Il n'y a pas d'affectation des comptes gnraux aux taux de taxes dans Ciel Comptabilit. Les automatismes de calcul de la TVA lors des saisies et la dclaration de taxes sont bass sur le paramtrage des taux de taxes. Il faut donc, aprs conversion : Associer les comptes de charges et produits (6 et 7) aux comptes de taxes grce la commande Taux de taxes du menu Structure Modifier le paramtrage de la dclaration de taxes afin daffecter les comptes de taxes correspondants aux diffrentes rubriques grce la commande Etat dclaration de taxes du menu Etat / Dclaration de taxes, bouton [Paramtrage BCR].

Le bouton [Paramtrage BCR] est reprsent par licne ci-contre. Codes journaux Vrifiez et modifiez si ncessaire le mode de rapprochement des journaux de trsorerie. Vous pourrez accder la gestion des journaux gce la commande Codes journaux du menu Structure.

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Assistant de rcupration Ciel Comptabilit Paramtrage du bilan / compte de rsultat Le paramtrage effectu dans Ciel Comptabilit n'est pas rcuprable. Les applications Sage proposent par dfaut un paramtrage de ces tats s'appuyant sur le plan comptable gnral. Vrifiez et effectuez les modifications ncessaires pour l'adapter votre gestion. Le paramtrage du bilan et compte de rsultat est accessible grce la commande Bilan/compte de rsultat du menu Etat. Autorisations d'accs Les utilisateurs et mots de passe, ainsi que les droits daccs aux fonctions ne sont pas rcuprs. Vous devez les redfinir dans votre dossier Sage grce la commande Autorisations daccs du menu Fichier. Ce paramtrage doit tre ralis pour chaque socit gre. Cumuls N-1 Les cumuls de lexercice N-1 sont rcuprs, sous forme dcritures dOD la date de fin dexercice prcdent (au 31/12/N-1 pour un exercice bas sur lanne civile), afin de vous permettre limpression de la balance comparative N / N-1. Cependant, dans Ciel, le rsultat de lexercice tant affect, lquilibre est port sur le compte 890000 - Bilan douverture. Vrifier et supprimer si ncessaire les lignes du compte de rsultat de lexercice et du bilan douverture pour ne conserver que les soldes des comptes mouvements par lactivit de votre entreprise.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Pralable toute conversion ______________________________ 98


Vrification / Sauvegarde...............................................................98 Vrification / Rindexation des fichiers ................................................................98 Sauvegarde des donnes ....................................................................................99 Collecte et prparation des donnes Ciel .....................................99 Plan tiers ............................................................................................................100 Numros de compte Client et Fournisseur.........................................................100 Validation des documents convertir ................................................................100

Lancement de la conversion______________________________101 Ouverture du fichier commercial _________________________102


Slection des dossiers traiter ..................................................102 Ouverture du modle de conversion............................................104 Cration dun modle de conversion ...........................................105

Conversion des comptes gnraux_______________________106 Codification des comptes gnraux ______________________107 Conversion des comptes tiers ____________________________108 Codification des comptes tiers ___________________________109 Codification des sections analytiques ___________________110 Conversion des documents _______________________________111
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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale Unit de poids et passerelle comptable _________________ 112 Ouverture ou cration du fichier comptable_____________ 114 Cration du fichier commercial __________________________ 115 Rcupration des informations des fiches tiers_________ 116 Lancement de la conversion _____________________________ 117 Traitement de la conversion _____________________________ 118
Rgles de conversion .................................................................. 118 Numrotation..................................................................................................... 118 Gestion des doublons de Numro de pice....................................................... 118 Familles par dfaut ............................................................................................ 118 Gestion des ports .............................................................................................. 119 Remise globale.................................................................................................. 119 Rcupration des articles nomenclature ........................................................ 119 Gestion de l'analytique Article et analytique Affaire........................................... 119 Tableau de correspondance des documents.............................. 120 Documents des ventes (Domaine 0) ................................................................. 120 Document des achats........................................................................................ 121 Mouvements de stock........................................................................................ 122 Alertes en cours de conversion .................................................. 123 Saisie du mot de passe du fichier Ciel............................................................... 123 Validation de la recodification............................................................................ 124 Doublons ........................................................................................................... 124

Aprs conversion_________________________________________ 125


Mot de passe / Scurit..................................................................................... 125 Unit dachat et de vente................................................................................... 125 Gestion des tarifs .............................................................................................. 125 Rajustement des valeurs de stock................................................................... 125 Recalcul des montants HT et TTC des lignes ................................................... 126 Editions statistiques........................................................................................... 126

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Pralable toute conversion


Vrification / Sauvegarde
Avant deffectuer la conversion de votre base Ciel, nous vous conseillons deffectuer les 2 oprations suivantes : Sauvegarde des donnes Rindexation des fichiers

Vrification / Rindexation des fichiers Ouvrez votre socit dans Ciel Gestion commerciale, et slectionnez la commande Vrification/Rparation de la base du menu Dossier / Options / Utilitaires / Utilitaires fichiers :

Cocher loption Rparer si possible. Puis lancer une rindexation grce la commande Rindexation de la base du menu Dossier / Options /
Utilitaires / Utilitaires fichiers:

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Cette procdure est obligatoire en cas de dsorganisation des fichiers survenant aprs un arrt intempestif du programme en cours d'excution (cas de micro-coupure). Important ! Ne pas ouvrir la base et ne pas effectuer d'oprations sur la base durant la conversion ! Sauvegarde des donnes Bien que l'opration de conversion ne modifie aucune donne de votre base Ciel, nous vous suggrons d'effectuer une sauvegarde de vos donnes partir de la commande Menu Dossier / Sauvegarde/Restauration, avant toute manipulation sur le fichier. La conversion s'opre par lecture des donnes de votre base actuelle afin de les transcrire en version Sage.

Collecte et prparation des donnes Ciel


Certaines particularits des applications Sage ncessitent de vrifier et prparer la base Ciel avant toute conversion :

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale Plan tiers Les applications Sage grent des plans distincts pour les comptes gnraux et comptes de tiers. Lors de la conversion, il vous est propos de recodifier vos comptes tiers afin de supprimer le prfixe Compte. Par exemple, aprs conversion, 401DUP devient DUP, et 411CAR devient CAR. Rappel : Les applications Sage grent des plans distincts pour les comptes gnraux et comptes de tiers. Cette recodification vous est propose notamment pour supprimer le radical du compte tiers. Numros de compte Client et Fournisseur Les applications Sage nautorisent pas une mme codification pour des types de tiers diffrents. Par exemple, Ciel permet la cration de 401DUP - Fournisseur DUPONT et 411DUP - Client DUPONT. Lors de la conversion, si une recodification des comptes tiers est effectue, le prfixe Compte tant supprim, le fournisseur DUP et le client DUP devront tre gnrs, ce qui nest pas autoris dans Sage. Il convient de dtecter ces cas de doublons possibles afin den effectuer la recodification. Validation des documents convertir Contrairement Sage Gestion Commerciale, les documents de type Bon de livraison, Facture et Avoir enregistrs dans Ciel Gestion commerciale et non valids ne gnrent aucun mouvement de stock et aucune valeur statistique. Ces documents doivent tre valids pour que leur conversion s'effectue.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Lancement de la conversion
Le raccourci Maintenance du menu DEMARRER / TOUS LES PROGRAMMES / SAGE vous permet de lancer lapplication Maintenance afin deffectuer la conversion de votre fichier commercial.

Aprs slection du fichier convertir (voir ci-dessous), l'outil de conversion se prsente sous la forme d'un assistant permettant de dfinir, tape par tape, les paramtres de conversion. Chaque fentre comporte les boutons suivants : [Annuler] ou touche <Echap> : pour interrompre le traitement de conversion tout moment, [Prcdent] : pour revenir sur les fentres prcdentes et ventuellement procder des modifications. Ce bouton ne figure pas sur la premire fentre, [Suivant] : pour poursuivre le traitement. Ce bouton est remplac par [Fin] sur la dernire fentre et permet alors de lancer le traitement.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Ouverture du fichier commercial


La commande Ouvrir du menu Fichier permet de slectionner un fichier de donnes Ciel. Rappel : les fichiers de donnes Ciel sont stocks, par dfaut, dans le volume dinstallation (C:\ par exemple), sous le rpertoire : Donnes Ciel \ Dossiers \ [Rpertoire de la socit] \ Ciel commerciale \ [Nom du fichier]. SgWgc Si vous avez modifi le chemin de stockage de vos fichiers de donnes, veuillez slectionner le rpertoire correspondant. La fentre ci-dessous est affiche lorsque la maintenance reconnat le type de fichier :

Slection des dossiers traiter


La fentre ci-dessous saffiche uniquement sil existe plus dun rpertoire socit sous le rpertoire Donnes Ciel.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Un rpertoire est affich uniquement sil comporte un rpertoire Ciel Gestion commerciale, et dans ce rpertoire, un fichier *.SgWgc. Cliquez sur une ligne afin de la dslectionner, ou recliquez pour la slectionner nouveau.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Ouverture du modle de conversion


Les paramtres de conversion sont enregistrs dans un fichier modle de conversion.

Si vous possdez Ciel Comptabilit, vous devez auparavant effectuer la conversion du fichier comptable. Slectionnez alors loption Utiliser un modle de conversion existant et ouvrir le modle cr pour Ciel Comptabilit. Puis cliquez sur le bouton [Parcourir] afin de dfinir le rpertoire de stockage et le nom du fichier modle de conversion :

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Cration dun modle de conversion


En cration dun modle de conversion, si vous choisissez de recodifier les comptes gnraux et tiers, les paramtres de conversion sont automatiquement crs.
Voir

Les paragraphes Recodification des comptes gnraux et Recodification des comptes tiers du chapitre Assistant de conversion Comptabilit vous donnent plus de prcisions sur les paramtres de conversion.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Conversion des comptes gnraux


Il est possible, parfois ncessaire de modifier la codification des comptes gnraux pour : crer un compte gnral client et fournisseur collectif pour les tiers : c'est la consquence du passage d'un plan comptable unique au double plan gnral et tiers, modifier les comptes gnraux si vous souhaitez adopter une nouvelle codification de vos comptes, modifier les comptes gnraux possdant un caractre alphabtique ds la troisime position afin de les mettre en conformit avec le plan comptable gnral de 1982.

Cette dernire opration est ncessaire si vous avez dfini des comptes gnraux avec un caractre alphabtique la troisime position.

La rponse est par dfaut [Oui].

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Codification des comptes gnraux


Cette fentre est affiche uniquement si lutilisateur a rpondu [Oui] lors de ltape suivante :

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Conversion des comptes tiers


Il est possible, parfois ncessaire de modifier la codification des comptes tiers pour : Supprimer le radical du compte gnral afin de ne conserver que le code tiers, Renommer un compte afin de grer les doublons pouvant rsultat de la suppression du radical. Par exemple : aprs suppression du radical Compte gnral, le client 411CARAT et le fournisseur 401CARAT deviennent tous deux CARAT, ce qui nest pas autoris dans les logiciels Sage. Il faut renommer lun ou lautre des tiers.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Codification des comptes tiers


Cette fentre est affiche uniquement si lutilisateur a rpondu [Oui] lors de ltape suivante :

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Codification des sections analytiques


La modification des codes analytiques doit tre effectue si ces derniers comportent moins de 3 caractres.

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Conversion des documents


Les rgles de rcupration des documents doivent tre ci-dessous :

Lutilisateur a la possibilit de rcuprer : La situation de stock : Un document de rajustement sera cr pour chaque dpt pour initialiser les valeurs de stocks de chaque article. Un mouvement dentre par dpt sera cr avec : Quantit = Stock rel (voir Fiche Article / Onglet [Dpts]) CMUP = PAMP (voir Fiche Article / Onglet [Prix/tarif]) Les pices et les mouvements de stock : la totalit des documents et des lments de structure (articles, clients, fournisseurs) du fichier commercial seront repris en Gestion Commerciale.

Le principe de gestion des documents est diffrent entre les deux versions. En effet, Ciel Gestion commerciale conserve tous les documents y compris ceux qui sont transforms. Sage Gestion commerciale ne conserve que le dernier document issu de la chane de transformation (les informations des diffrents documents dont est issue une facture sont conserves la ligne).
Voir

Le paragraphe Traitement de la conversion ci-dessous indique la correspondance des pices / documents. Ne rien rcuprer : seuls les lments de structure du fichier commercial Ciel seront convertis.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Unit de poids et passerelle comptable


Cet cran permet la dfinition de lunit de poids utiliser et la conversion des passerelles comptables.

Unit de poids : Ce menu droulant permet la slection de lunit de poids qui sera utilise dans le nouveau fichier commercial. Il propose les choix suivants : Tonne Quintal Kilogramme (propos par dfaut) Gramme Milligramme

La valeur slectionne sera enregistre comme tant lunit dexpression des poids enregistrs dans les fiches articles. Convertir la passerelle comptable : Ces cases option permettent de dfinir l'option de conversion de la passerelle comptable.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale Par famille darticles : la passerelle comptable est convertie pour les familles d'articles uniquement. La gestion commerciale rpercute alors de manire automatique les passerelles comptables des familles sur les articles rattachs, Par article : la passerelle comptable est convertie pour chaque article.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Ouverture ou cration du fichier comptable


Comme prcis dans la fentre dintroduction de lassistant, un fichier comptable doit obligatoirement tre associ au fichier commercial. Vous devez dfinir le fichier comptable li ou le crer. Cette fentre saffiche autant de fois quil y a de socits convertir (choix dans la 2me fentre de lassistant). Le nom du fichier est indiqu dans le texte (Ma socit dans lexemple).

Si vous possdez galement Ciel Comptabilit, il faudra tout dabord effectuer la conversion de votre fichier comptable avant celle de la gestion commerciale. Dans ce cas, choisissez loption Ouvrir un fichier comptable et slectionnez votre fichier comptable dj converti en cliquant sur le bouton [Parcourir]. Si vous ne possdez pas Ciel Comptabilit, il vous faudra crer un fichier comptable. Slectionnez loption Crer un nouveau fichier comptable et cliquez sur le bouton [Parcourir] afin de crer le fichier comptable. Dans les deux cas, une fentre souvre permettant la slection ou la saisie du nom du fichier comptable ainsi que le choix de son emplacement de stockage.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Cration du fichier commercial


Et enfin, vous devez indiquer le fichier commercial crer pour reprendre vos donnes commerciales. Cette fentre saffiche autant de fois quil y a de socits convertir (choix dans la 2me fentre de lassistant). Le nom du fichier est indiqu dans le texte (Ma socit dans lexemple).

Cliquez sur le bouton [Parcourir] afin de crer le fichier commercial. Une fentre souvre permettant la saisie du nom de votre nouveau fichier comptable ainsi que le choix de son emplacement de stockage. Un agrandissement automatique des fichiers est effectu durant la conversion si ncessaire. Indiquer au minimum la taille actuelle de votre fichier Ciel, et au maximum Taille * 1.25. Exemple : pour un fichier Ciel de 10 Mo, indiquer une taille de 12 Mo.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Rcupration des informations des fiches tiers


Cette fentre dassistant est affiche uniquement si lutilisateur ouvre un fichier comptable existant. Elle est affiche pour chaque socit slectionne. Les tiers sont stocks dans la base comptable. La mme fiche tiers peut exister dans la Gestion commerciale, avec des informations identiques, ou diffrentes. Quelles sont les informations les plus rcentes ? Cette fentre dassistant permet lutilisateur de prciser sil souhaite la mise jour des informations des fiches tiers partir des informations de la Gestion commerciale.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Lancement de la conversion
Dernire tape de lassistant, lutilisateur peut demander laffichage du journal de maintenance pour suivre le droulement de la conversion.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Traitement de la conversion
Rgles de conversion
Les rgles de conversion suivantes sont dfinies : Numrotation Ciel autorise la saisie de minuscules, de caractres accentus et caractres non alphanumriques pour la codification des Comptes gnraux, Codes clients, Codes articles, Numros de pice ... Dans les applications Sage, les codes doivent ncessairement tre composs de chiffres et de lettres, et en majuscules. Les minuscules sont automatiquement transformes en majuscules. Les caractres non alphanumriques sont supprims lors de la conversion. Le code est alors raccourci du nombre de caractres non grs. Gestion des doublons de Numro de pice Le numro de pice sous Ciel Gestion commerciale peut tre dfini sur 13 caratres alors quil est sur 8 caractres sous Sage Gestion commerciale. La rgle retenue pour la gestion des doublons sur les N de pice est la suivante : Le N pice est compos des 7 derniers caractres du N pice Ciel prcds de 0. En cas de doublon, cette valeur est incrmente de 1, Si la rfrence de lentte est vide, le N de pice Ciel y est alors report.

Familles par dfaut Dans Ciel Gestion commerciale, laffectation dune famille aux articles nest pas obligatoire. Lors de la conversion, deux familles sont systmatiquement cres : ZATTENTE - Famille dattente de type Dtail, ZATTENTESTOCK - Famille dattente de type Dtail et option Suivi en stock coche.

Ces familles sont affectes aux articles ne possdant pas de famille, en fonction de loption Suivi en stock.
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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale Gestion des ports Dans Ciel Gestion commerciale, il est possible de dfinir le port soumis et le port non soumis la ligne. Lors de la conversion, ces lments sont rcuprs sous forme de lignes darticles. Sont alors crs : Remise globale Dans Ciel Gestion commerciale, la remise globale est stocke dans lentte de la pice. Lors de la conversion, la valeur de la zone Remise globale est rcuprer sur une ligne, pour larticle ZREMISE - Remise, rattach la famille ZDIVERS. Rcupration des articles nomenclature Les articles Ciel avec des composants indiqus dans l'onglet Nomenclature doivent tre repris en fonction du mode de suivi de stock. si l'article est suivi en stock alors l'article rcupr sous Sage sera de type Nomenclature Fabrication. si l'article est non suivi en stock alors l'article rcupr sous Sage sera de type Nomenclature commerciale/composant. Famille ZDIVERS - Frais et accessoires, de type Dtail avec suivi de stock Aucu, Article ZPORTSOUMIS - Port soumis, rattach la famille ZDIVERS Article ZPORTNONSOUMIS - Port non soumis, rattach la famille ZDIVERS

Gestion de l'analytique Article et analytique Affaire Les sections analytiques des articles sous Ciel seront cres sous Sage dans un plan analytique nomm Article avec l'option Plan analytique Article de coch. Les sections analytiques des tiers sous Ciel seront cres sous Sage dans un plan analytique nomm Affaire avec l'option Plan analytique Affaires de coch. Les documents rcuprs pour les tiers ayant une section analytique d'indique auront en entte de document cette section analytique d'indique pour la zone Affaire.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Tableau de correspondance des documents


Documents des ventes (Domaine 0) La correspondance ci-dessous est effectue entre les pices de Ciel Gestion commerciale et les documents de Sage Gestion commerciale :

Ciel Gestion commerciale Devis transfer Devis non transfr Commande solde Commande non solde Bon de livraison non valid Bon de livraison valid et factur Bon de livraison valid et non factur Facture dacompte Facture non valide et non solde Facture valide, non solde, non comptabilise Facture valide, solde, non comptabilise Facture valide, non solde, comptabilise Facture valide, solde, comptabilise Avoir non valid et non sold Avoir valid et non sold
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Valeur Type / Type document 1 / Devis 2 / Commande 3 / Bon de livraison Devis

Sage Gestion commerciale Non rcupr

Valeur Type document

0 1

Non rcupr Bon de commande Non rcupr Non rcupr Bon de livraison 3

4 / Facture dacompte 5 / Facture

A rcuprer comme une chance. Non rcupr Facture Facture Facture comptabilise Facture comptabilise 6 6 7 7

6 / Avoir

Non rcupr Facture de retour 6 avec Provenance = 1

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale Ciel Gestion commerciale Li un mvt de stock Avoir valid et sold Li un mvt de stock Avoir valid et non sold Non li un mvt de stock Avoir valid et sold Non li un mvt de stock Rglement Non rcupr Facture davoir 6 avec Provenance = 2 Facture davoir 6 avec Provenance = 2 Facture de retour 6 avec Provenance = 1 Valeur Type / Type document Sage Gestion commerciale Valeur Type document

Document des achats Ciel Gestion commerciale Type de pices Commande solde Commande non solde Bon de livraison non valid Bon de livraison valid et factur Bon de livraison valid et non factur Facture dacompte Facture non valide et non solde Facture valide, non solde, non comptabilise Facture valide, solde, non 4 / Facture dacompte 5 / Facture 3 / Bon de rception 2 / Commande Valeur Type / Type document Sage Gestion commerciale Type de document Non rcupr Bon de commande Non rcupr Non rcupr Bon de livraison A rcuprer comme une chance. Non rcupr Facture Facture 16 16
121

Valeur Type document

12

13

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale Ciel Gestion commerciale Type de pices comptabilise Facture valide, non solde, comptabilise Facture valide, solde, comptabilise Avoir non valid et non sold Avoir valid et non sold Li un mvt de stock Avoir valid et sold Li un mvt de stock Avoir valid et non sold Non li un mvt de stock Avoir valid et sold Non li un mvt de stock Rglement Non rcupr Facture davoir 16 avec Provenance = 2 Facture davoir 16 avec Provenance = 2 Facture de retour 16 avec Provenance = 1 6 / Avoir Valeur Type / Type document Sage Gestion commerciale Type de document Facture comptabilise Facture comptabilise Non rcupr Facture de retour 16 avec Provenance = 1 17 17 Valeur Type document

Les rglements gnrs et les rglements provenant des factures dacompte ne sont pas rcuprs.

Mouvements de stock Les mouvements de stock dentre / sortie pour ajustement sont galement rcuprs. Ils correspondent aux Oprations manuelles, Rgulation de stock, Transferts entre dpts et Assemblage. Le type de la quantit prcise le type de document de stock gnr : Quantit positive : un mouvement dentre de stock est gnr Quantit ngative : un mouvement de sortie de stock est gnr.

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale Ciel Gestion commerciale Type Mouvement de stock 1:Quantit initiale 2:Sortie client 3:Rception fournisseur 4:Assemblage 5:Dsassemblage 6:Oprations manuelles 7:Transferts entre dpts 8:Rgulation de stock 9:Purge 10:Contrepassation 11:Modification du PAMP 12:Annulation assemblage 13:Modification prix dachat Non rcupr Non rcupr 21 = Mouvement de sortie pour les composants Non rcupr Non rcupr Non rcupr 20 = Mouvement dentre pour le compos (Qt positive) 21 = Mouvement de sortie pour les composants (Qt ngative) 21 = Mouvement de sortie pour le compos (Qt ngative) 20 = Mouvement dentre pour les composants (Qt positive) 20 = Mouvement dentre pour la Qt positive 21 = Mouvement de sortie pour la Qt ngative 20 = Mouvement dentre pour la Qt positive 21 = Mouvement de sortie pour la Qt ngative 20 = Mouvement dentre pour la Qt positive 21 = Mouvement de sortie pour la Qt ngative Sage Gestion commerciale Type de document de stock 20 = Mouvement dentre

Alertes en cours de conversion


En cours de conversion, des fentres dalerte sont affiches dans les cas suivants : Saisie du mot de passe du fichier Ciel Uniquement en mode de gestion avance des mots de passe, la fentre de saisie du nom et mot de passe de lutilisateur est affiche :

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale

Veuillez saisir votre code utilisateur et mot de passe pour poursuivre la procdure de conversion. Validation de la recodification Si vous avez coch loption Afficher un message de validation avant conversion dans les fentres de dfinition des paramtres de conversion des comptes gnraux, comptes tiers et sections analytiques :

Doublons Lorsque des doublons sont dtects, une fentre est alors affiche pour proposer la saisie du nouveau code :

A la validation par OK, la fentre de recodification du code dtect en double est affiche.

Nous recommandons de prfixer, par exemple, les clients par C, les fournisseurs par F et les salaris par S.
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Aprs conversion
Aprs conversion, vous devez complmenter les lments de paramtrage rcuprs.
Voir

Veuillez vous rfrer au manuel de rfrence de lapplication pour plus de dtails sur les procdures.

Mot de passe / Scurit Les utilisateurs et mots de passe, ainsi que les droits daccs aux fonctions ne sont pas rcuprs. Vous devez les redfinir dans votre dossier Sage : Fonction : Menu Fichier / Autorisations daccs. Unit dachat et de vente Lnumr Unit est automatiquement cr comme Unit dachat et Unit de vente et automatiquement affect aux articles. Vous devez crer les units gres (Pice, Par lot de 3, Douzaine ...) et effectuer les affectations ncessaires. Gestion des tarifs La structure des tarifs dans Ciel Gestion commerciale est diffrente de celle utilise dans Sage Gestion commerciale. Les grilles tarifaires ne sont donc pas reprises lors de la conversion. Le tarif de la fiche principal est par dfaut repris dans les diffrentes catgories tarifaires gres pour larticle. Il est possible deffectuer un import paramtrable des tarifs par catgories tarifaires (et clients) ainsi que des tarifs fournisseurs en provenance dapplication tiers. Veuillez vous reporter au manuel de rfrence de la Gestion Commerciale pour de plus ample indication sur la gestion des tarifs et sur lutilisation de limport/export paramtrable. Rajustement des valeurs de stock Si vous souhaitez revaloriser les valeurs de stock en tenant compte des valeurs enregistres pour les lignes de documents convertis, il est ncessaire de lancer un rajustement de stock en oprant comme ci-aprs :
1.

Lancer la commande Lire les informations du menu Fichier

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Assistant de rcupration Ciel Gestion commerciale 2. 3. 4. 5. Cliquer sur le bouton Rajuster les cumuls Cocher l'option Recalcul du CMUP Effectuer une slection sur la fourchette d'articles pour lesquels les valeurs de stock doivent tre recalcules. Cliquer sur le bouton [OK]

Si aucune slection sur la rfrence article n'est effectue, les valeurs de stocks de tous les articles seront recalcules. Recalcul des montants HT et TTC des lignes Le montant HT et TTC des lignes peut tre recalcul en fonction des valeurs la ligne. Si vous souhaitez recalculer les montants HT et TTC, il est ncessaire de lancer un recalcul des montants HT et TTC des lignes en oprant comme ci-aprs : 1. 2. 3. 4. 5. Lancer la commande Lire les informations du menu Fichier Cliquer sur le bouton Rajuster les cumuls Cocher loption Recalcul des montants HT et TTC des lignes Effectuer une slection sur la fourchette darticles et/ou sur les dates pour lesquels le montant HT et TTC seront recalculs. Cliquer sur le bouton [OK]

Si aucune slection sur la rfrence et/ou sur les dates nest effectue, tous les montants HT et TTC seront recalculs. Editions statistiques Lorsque la totalit de l'historique est convertie, il est ncessaire d'imprimer plusieurs tats dans Sage Gestion Commerciale afin de vrifier la concordance des diffrentes valeurs avec celles de Ciel Gestion commerciale : Statistiques clients Statistiques fournisseurs (Commande disponible en Ligne 100 uniquement) Mouvements de stocks Inventaire

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