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027-2006
Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin de Colombia en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001 ACUERDA: ARTICULO PRIMERO: Actualizar el Reglamento General de Archivos, en su Artculo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario, el cual quedar as: A Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural. Administracin de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacin , direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivstica. Archivstica: Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de los archivos. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestin: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa. Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia. Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.
ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: contacto@archivogeneral.gov.co Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co NIT 800.128.835-6 Atencin de Quejas, Reclamos y Sugerencias, lnea gratuita fuera de Bogot 018000911173, 3372035 Bogot. D. Colombia
Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia. Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivsticos. Archivo general de la nacin: Establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la poltica archivstica nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nacin y de la conservacin y la difusin del acervo documental que lo integra y del que se le confa en custodia. Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. Archivo privado de inters pblico: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. Archivo pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una accin administrativa.
Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservacin. Catlogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
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Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: contacto@archivogeneral.gov.co Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co NIT 800.128.835-6 Atencin de Quejas, Reclamos y Sugerencias, lnea gratuita fuera de Bogot 018000911173, 3372035 Bogot. D. Colombia
Certificacin de documentos: Accin de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final. Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
Cdigo: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificacin documental establecido en la entidad. Coleccin documental: Conjunto de documentos reunidos segn criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgnica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original. Comit de archivo: Grupo asesor de la alta Direccin, responsable de cumplir y hacer cumplir las polticas archivsticas, definir los programas de gestin de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. Comit evaluador de documentos: rgano asesor del Archivo General de la Nacin y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: el valor secundario o no de los documentos de las entidades pblicas y de las privadas que cumplen funciones pblicas. la eliminacin de documentos a los que no se les pueda aplicar valoracin documental la evaluacin de las tablas de retencin y tablas de valoracin documental. Comits del sistema nacional de archivos: Comits tcnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nacin como instancias asesoras para la normalizacin y el desarrollo de los procesos archivsticos. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organizacin de fondos acumulados es pertinente el uso del trmino correspondencia, hasta el momento en que se adopt la definicin de comunicaciones oficiales sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nacin. Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo.
Diplomtica documental: Disciplina que estudia las caractersticas internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboracin, con el objeto de evidenciar la evolucin de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia. Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin. Un sistema de reproduccin debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la informacin. Distribucin de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun despus de su desaparicin, por lo cual posibilita la reconstruccin de la historia institucional. Documento electrnico de archivo: Registro de la informacin generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idnticas o comunes en todas las entidades. Documento histrico: Documento nico que por su significado jurdico o autogrfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la soberana nacional, las relaciones internacionales o las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histrico. Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios. Documento misional: Documento producido o recibido por una institucin en razn de su objeto social.
F Facsmil: Reproduccin fiel de un documento lograda a travs de un medio mecnico, fotogrfico o electrnico, entre otros. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusin de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha ms antigua y ms reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Accin de numerar hojas. Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurdicas administrativamente vigentes, que se completa sistemticamente.
S Seccin: En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de documentos. Seleccin documental: Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo para su conservacin permanente. sanse tambin depuracin y expurgo.
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Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: contacto@archivogeneral.gov.co Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co NIT 800.128.835-6 Atencin de Quejas, Reclamos y Sugerencias, lnea gratuita fuera de Bogot 018000911173, 3372035 Bogot. D. Colombia
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Valor administrativo: Cualidad que para la administracin posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor cientfico: Cualidad de los documentos que registran informacin relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o desarrollos econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica. Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad. Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. Valor tcnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en virtud de su aspecto misional. Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
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PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot D.C. a los treinta y un (31) da del mes de octubre del ao dos mil seis (2006)
MARA BEATRIZ CANAL ACERO Secretaria General Encargada de las funciones del cargo de Viceministro 0020 del Ministerio de Cultura
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