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Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr

Notes dExcel, aot 2009

INTRODUCTION
Le logiciel Excel est un tableur conu principalement pour manipuler les nombres. Il se compose de colonnes et de lignes. Il a une grande capacit deffectuer des calculs automatiques tels quune addition, une division, une multiplication ou encore des calculs complexes tels que des calculs financiers et mathmatiques ainsi que des analyses sur la planification financire. Lutilisation dExcel suppose une connaissance pralable de lenvironnement Windows, qui implique lutilisation de la souris, des botes de dialogues, des fentres, des menus, etc. Le logiciel nest pas en principe difficile, mais il est complexe, dans ce sens quil prsente une multitude dlments et de fonctionnalits. Il faut alors un esprit dobservation, pour pouvoir reconnatre les signaux prsents lcran, les divers messages ventuels, puisque laction de lutilisateur, si on nen connat pas la porte, peut entraner des consquences non -voulues (tel que leffacement des donnes) ; mais, ce sujet, il ne faut pas croire que cest la catastrophe, il y a souvent moyen dannuler des commandes faites par inadvertance. Pour mieux aborder le logiciel Excel laise, essayez de vous familiariser avec lenvironnement, cest--dire la fentre, les barres doutils, de menus, dtat, lespace de travail prsent en colonnes et en ligne, la cellule, etc. Cest pourquoi nous prsentons dabord ces lments dans le premier chapitre. Les autres chapitres viendront approfondir le logiciel mais le vocabulaire sera suppos acquis dans le premier chapitre. Les menus et graphiques utiliss en guise dillustration peuvent diffrer de ceux auxquels vous tes habitus, mais les fonctionnalits restent les mmes ; cela est en fait d la diffrence de versions de logiciel utilises lors de la prparation de notes. Par ailleurs, ceux qui utilisent dj la nouvelle version Office 2007 peuvent me demander une copie de notes relatives cette version, mais ces notes sont en Anglais au format PDF. Nous avons jug ncessaire de prsenter dans ces notes des notions lmentaires et des notes avances dExcel. Cela pour que ceux qui ne sont pas bien habitus avec le programme puissent y trouver leur compte, ainsi que ceux qui sont avancs. Si un lecteur trouve quil nest pas intress lun ou lautre point de ces notes, pas la peine de le lire en entier. Mais, pour ne pas sauter une notion non matrise, il serait bon de prendre la peine de lire tous les chapitres, les uns peut-tre plus rapidement que dautres, selon vos connaissances antrieures. Je vous souhaite une bonne lecture et une bonne pratique.

Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr

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CHAP. I NOTIONS FONDAMENTALES

I.1 La fentre et ses lments Lcran de dpart affiche normalement un nouveau classeur appel temporairement Classeur1. Si le classeur nest pas ouvert, cliquer sur le bouton Nouveau de la barre doutils Standard (), ou passer par le menu Fichier, Nouveau, et dans longlet Gnral, choisir Classeur.

Barre de menusBarre doutils Standard Barre de formule Onglets de feuilles Barre doutils Mise en forme Barres de dfilement Barre dtat Bouton de fractionnement

Barre des menus : elle donne accs aux commandes et options disponibles dans le logiciel. Barres doutils : la barre doutils Standard permet un accs rapide aux commandes les plus souvent utilises dans les menus. Il existe plusieurs autres barres doutils et pour les afficher ou les masquer, passer par le menu Affichage, Barres doutils, et cocher (en cliquant) la barre doutils de votre choix. Barre de formule : elle permet dentrer ou de modifier une formule. La barre de formule comprend : la zone de nom ou case de rfrence : qui affiche le nom ou la rfrence de la cellule active o le curseur est positionn ; la case dannulation qui permet dannuler une entre ; Zone Zone de nom ou case Case de de confirmer une entre ; la case entre qui permet rfrence entre ddition le bouton zone de formule qui affiche les dtails de la formule ; la zone ddition qui permet dcrire du texte ou dentrer une formule Case Bouton zone
annulation de formule

La feuille de calcul : la feuille de calcul contient 65.536 lignes et 256 colonnes. Les lignes sont numrotes de 1 65.536 et chaque colonne est identifie par une lettre de Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr Notes dExcel, aot 2009

3 lalphabet : A, B, C, jusqu IV (ce nombre est beaucoup plus grand dans la version dExcel 2007 : 16.384 colonnes et 1.048.576) Les onglets : par dfaut, Excel offre louverture, la possibilit dutiliser trois feuilles de calculs dans un mme classeur. Le travail se fait sur la feuille active dont longlet est affich en gras et en blanc. On peut augmenter le nombre de feuilles de classeur. Si vous avez plusieurs feuilles de calculs, vous pouvez dfiler entre les feuilles en cliquant sur le bouton de navigation donglets qui permettent de faire apparatre les onglets de feuilles caches. Barre dtat : elle se compose de deux parties : la zone de message et la zone mode. La zone de message dcrit le mode ou le statut, (par exemple : prt, entrer, etc.) et affiche des messages dinformation concernant les erreurs, les oprations en cours, les menus et les commandes en slection. La zone mode affiche des informations sur les touches standards du clavier (NUM, MAJ, DEF, etc. et sur les touches spciales EXT). I.1.1 Fentre du document (classeur) Le document cr dans Excel est appel Classeur (Workbook). Cest--dire que le classeur correspond au fichier avec lequel on travaille et on sauvegarde les donnes (voir point I.2, page 6).

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4 La structure de la fentre de document Excel se prsente comme suit :


Barre de titre du classeur En-tte colonne de En-tte de ligne Cellule active Cellule E1 Block slectionn (plage de cellules) Bouton de fractionnement

Onglets de feuille Boutons de dfilement (navigation) des onglets

Barres de dfilement Flche de dfilement

Colonnes et lignes : les feuilles de classeurs sont prsentes en colonnes et en lignes. Leurs numros (index) se trouvent dans leurs en-ttes respectifs. Gnralement, les numros de colonnes sont des lettres (A, B, C, etc.) et les numros des lignes en chiffres (1, 2, 3, etc.) Cellule : la cellule est lunit de base dans la saisie des donnes. Vous ne pouvez rien crire dans Excel si ce nest que dans la cellule. Celle-ci est lintersection de colonne et de ligne. Donc, il faut reconnatre chaque cellule : elle est reconnue par son adresse qui est dtermine par la page (quand cest ncessaire), le numro de colonne et de ligne. Par exemple, la cellule E1 se trouve lintersection de la colonne E et la ligne 1 (comme montr la figure ci-dessus). Block slectionn (plage de cellules) : un groupe rectangulaire dune ou plusieurs cellules. Il est identifi par ladresse de la cellule gauche suprieure (premire cellule du block) et la cellule droite infrieure (la dernire du block) spares de double point (:). Par exemple, dans la figure ci-dessus, le block slectionn a comme adresse B3:F11. Cellule active : la cellule active est celle qui peut directement recevoir les donnes entres partir du clavier ; cette cellule est toujours prsente avec contour. Quand vous slectionner un block multicellulaire, la cellule active est la seule rester sans tre remplie de noir , comme il apparat sur la figure ci-dessus. Barre de dfilement : apparaissant sur les bordures de la fentre, elles permettent de parcourir les cellules dans une feuille. Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr Notes dExcel, aot 2009

5 Onglets de feuille : identifient les feuilles Boutons de dfilement des onglets de feuille : permettent de visualiser les onglets invisibles. I.1.2 Les Menus Les menus nous prsentent la plupart des commandes. Il est impratif de savoir bien les utiliser pour tirer profit du programme. Il y a deux types de menus : I.1.2.1 Menus droulant Les menus droulant se trouvent sur la barre de menus et on les active 1. en cliquant sur lintitul du menu 2. en appuyant sur la touche ALT, puis une lettre apparaissant en souligne dans lintitul du menu (ex. pour drouler le menu Fichier, vous voyez dabord que F est soulign, donc, vous appuyez sur ALT, puis F). Vous cliquez sur la commande de votre choix. I.1.2.2 Menus contextuels Il sagit des menus rapides qui sont activs en pointant sur un objet , et en cliquant sur le bouton droit de la souris. Sur la figure ci-dessus, nous avons par exemple le menu contextuel du block slectionn. Aprs avoir slectionn les cellules, nous avons amen le pointeur de la souris au-dessus du block, et nous avons cliqu le bouton droit de la souris. Vous pouvez essayer avec diffrents objets (onglets, cellule, en-ttes, barres de menus et doutils, etc.). I.1.3 Barres doutils Situes en bas de la barre de menus, les barres vous permettent de choisir rapidement les commandes les plus usuelles. Les barres doutils standard et mise en forme sont les plus importantes pour la plupart des tches ; il faut donc quelles soient en permanence affiches. Voici lexemple des barres doutils : a) Barre doutils Standard :

b) Barre doutils Mise en forme :

N.B. : Si une barre doutils venait disparatre par votre mauvaise manipulation, vous pouvez la ractiver par le menu Affichage, Barres doutils ou en cherchant dans le menu contextuel (pointer dans la zone des barres doutils et cliquer le bouton droit de la souris).

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6 I.2 Classeur (workbook) Le classeur nous donne un moyen dorganiser plusieurs feuilles de calculs dans un seul fichier, tel un classeur qui contient plusieurs feuilles ou petits documents . Le classeur est une collection de plusieurs pages. Dans Microsoft Excel, un classeur est le fichier dans lequel vous travaillez et stockez vos donnes. Chaque classeur pouvant contenir de nombreuses feuilles, vous pouvez organiser diffrentes sortes d'informations connexes au sein d'un mme fichier. Par exemple, au lieu de prvoir des fichiers diffrents pour le budget, linventaire, le bilan, le rapport financier priodique, etc., vous pouvez stocker chaque catgorie de donnes sur des feuilles diffrentes dun mme classeur. Vous aurez un seul fichier au lieu den avoir 3 ou 4. Par dfaut, les feuilles sont appeles Feuil1 , Feuil2 (Sheet1, Sheet2, Sheet3), etc., mais pour une plus claire identification des donnes, vous devez leur donner des noms significatifs.

Premire feuille Feuille active Dernire feuille Feuille suivante Feuille prcdente

Onglets de feuilles que nous avons nommes

Pour nommer la feuille, vous double-cliquez sur son onglet, puis vous crivez le nom de votre choix, puis validez. Pour passer d'une feuille l'autre, cliquez sur longlet de cette feuille (sheet tab). Noubliez pas denregistrer rgulirement votre classeur (document/fichier). I.2.1 Travailler avec plusieurs classeurs Excel permet de travailler avec plusieurs documents la fois. Vous pouvez ouvrir autant de classeurs que vous voulez, pour autant que la mmoire de lordinateur (et lespace de travail) vous le permet. Vous pouvez basculer dun classeur lautre par le menu Fentre ou cliquer sur licne reprsentant le document sur la barre de tches. Ici, nous avons trois classeurs ouverts, et le classeur actif est Classeur2 , celui qui porte la marque

Documents ouverts. Clique sur le document que vous voulez activer

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7 I.2.2 Fermer le classeur Dans le menu Fichier, cliquez sur Fermer. Pour fermer tous les classeurs ouverts sans quitter le programme, maintenez la touche MAJ enfonce et cliquez sur Fermer tout dans le menu Fichier. I.3 Slectionner de texte, cellules, plages, lignes et colonnes Avant dentrer les donnes ou de faire toute action dans le classeur, in faut slectionner une cellule ou une plage de cellules. Quand vous slectionner une plage de cellule, il y a la cellule active et le reste de cellules de la plage est mis en surbrillance. Pour slectionner toutes les cellules, cliquez ici sur le bouton slectionner tout ou la combinaison Ctrl+a

Pour slectionner toute la ligne cliquez ici sur len-tte de ligne ou Shift+Espacement

Pour slectionner toute la colonne cliquez ici sur len-tte de colonne ou Ctrl+Espacement

Pour slectionner une plage discontinue, slectionner la premire plage, puis tout en appuyant la touche Ctrl, pendant que vous slectionnez les autres plages

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Pour viter les inexactitudes dutilisation de souris pendant la slection, les touches de clavier suivantes vous aideront vous trouvez plus laise : maintenir appuye la touche MAJUSCULE (Shift, ) ou appuyer sur F8. Pour ce faire, il suffit de slectionner sur la premire cellule de la plage, maintenir la touche MAJUSCULE (Shift, ) ou appuyer sur F8 et slectionner (en cliquant cette cellule ou en y amenant le curseur) la dernire cellule de votre plage. Synthse sur la slection Pour slectionner Procdez comme suit Texte dans une cellule Si la modification dans une cellule est active, slectionnez la cellule, cliquez deux fois l'intrieur de celle-ci, puis slectionnez son texte. Si la modification dans une cellule est active, slectionnez la cellule, puis slectionnez le texte dans la barre de formule. Une seule cellule Cliquez sur la cellule ou appuyez sur les touches de direction pour vous dplacer jusqu' la cellule. Une plage de cellules Cliquez sur la premire cellule de la plage, puis faites glisser le curseur jusqu' la dernire cellule. Toutes les cellules d'une Cliquez sur le bouton Slectionner tout. feuille de calcul Des cellules ou des plages Slectionnez la premire cellule ou plage de cellules, maintenez la de cellules discontinues touche CTRL enfonce et slectionnez les autres cellules ou plages. Une plage tendue de Cliquez sur la premire cellule de la plage, puis maintenez la cellules touche MAJ enfonce et cliquez sur la dernire cellule de la plage. Vous pouvez faire dfiler pour que la dernire cellule soit visible. Une ligne entire Cliquez sur l'en-tte de ligne. Une colonne entire Cliquez sur l'en-tte de colonne. Des lignes ou des Faites glisser la souris sur les titres de colonnes ou sur les numros colonnes adjacentes de lignes, ou slectionnez la premire ligne ou colonne, puis maintenez la touche MAJ enfonce et slectionnez la dernire ligne ou colonne. Des lignes ou des Slectionnez la premire ligne ou colonne, puis maintenez la touche colonnes discontinues CTRL enfonce et slectionnez les autres lignes ou colonnes. Plus ou moins de cellules Maintenez la touche MAJ enfonce et cliquez sur la dernire cellule que la slection active que vous voulez inclure dans la nouvelle slection. La plage rectangulaire entre la cellule active et la cellule sur laquelle vous cliquez devient la nouvelle slection. I.4 Annuler les erreurs La commande Annuler du menu Edition permet de retourner en arrire en annulant les actions dj effectues et sur lesquelles vous changez davis. Par exemple, si vous crivez quelque chose dans une cellule et que vous trouvez que ce nest pas ce que vous vouliez crire, recourez cette commande.

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9 I.4.1 Annuler une action Pour annuler une par une les dernires oprations effectues, cliquez sur le bouton Annuler . Pour annuler plusieurs oprations la fois, cliquez sur la flche ct du bouton Annuler et faites votre slection dans la liste. Microsoft Excel annule l'action slectionne ainsi que toutes celles au-dessus dans la liste. Pour annuler une entre dans une cellule ou dans la barre de formule avant d'appuyer sur ENTRE, appuyez sur CHAP. Conseil Si vous changez d'avis, aprs avoir annul, cliquez sur le bouton Rtablir I.4.2 Annuler un menu ou une bote de dialogue 1. Vous pouvez annuler un menu activ par erreur en - cliquant nimporte o en dehors de ce menu - ou en appuyant sur Esc (chap). 2. Pour annuler une bote de dialogue, cliquez dans le coin suprieur droit sur le bouton X ou appuyer sur chap.

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CHAP. II SAISIE DES DONNEES


La saisie de donnes consiste crire les donnes dans une cellule. Ces donnes peuvent tre du texte (chane de caractres), des valeurs qui peuvent tre numriques ou des dates, des formules pour effectuer des calculs. II.1 Saisie simple Toute donne est saisie dans une cellule. Il faut donc bien savoir dans quelle cellule on saisit les donnes. Ainsi, pour saisir dans une cellule, il faut cliquer la cellule ou utiliser la flche de direction pour activer la cellule, puis commencer crire.

La cellule A1 slectionne commencer la saisie

est pour

Pendant la saisie, le point dinsertion vous permet deffacer si ncessaire. Les donnes saisies apparaissent directement dans la barre de formule

Utilisez le Bacskspace (Retour arrire : ) pour effacer les erreurs, pendant que vous crivez, ou utiliser la souris pour dplacer le point dinsertion, puis crivez de nouveaux caractres. Aprs avoir crit, appuyer sur Enter, ou sur le bouton de validation. II.2 Modification (dition) Plus tard, pour modifier votre cellule sans effacer tout le contenu, vous pouvez recourir lune de ces voies : - double-cliquer la cellule ; - activez la cellule et cliquer dans la barre de formule - activez la cellule et appuyer sur F2. II.3 Type de donnes Dans une cellule les donnes que vous saisissez sont de deux types : cest soit le texte (qui est align gauche automatiquement quand vous validez), soit des valeurs sur lesquelles des calculs peuvent tre opres (nombre et dates), soit des formules (les valeurs et formules sont toujours aligns automatiquement droite quand vous validez). II.3.1 Texte (tiquette) Tout texte considr comme tiquette tel que len-tte dune colonne ou dune ligne de votre tableau. Le texte peut commencer par nimporte quel caractre, sauf les signes +, -, @, ou =. Si vous commencez vos entres avec ces signes, Excel les considre automatiquement comme des valeurs calculables. Si vous trouvez la ncessit de commencer par lun ou lautre de ces signes, faites-lui prcder dune apostrophe (). Ex : Au lieu dcrire : +taxe, il faut crire +taxe, autrement Excel tentera dvaluer lexpression et sil ny arrive pas, il signale une erreur.

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11 Vous remarquerez que pour les premiers zros 0 sont omis par Excel. Si vous voulez crire les numros de tlphone par exemple, faites-les prcder par un apostrophe () pour que le premier zro apparaisse. II.3.2 Valeur Quand on saisit les donnes dans une cellule, Excel essaie de les reconnatre et les traduit dans son format. Tout chiffre ayant le caractre de 0 9 est reconnu comme nombre ; une suite de caractres telle que 12/12/02 est reconnue comme une date et peut tre convertie en format de date, par exemple le 12-dcembre-2002. Mais si vous crivez les chiffres ou les dates et que vous incluez un caractre non reconnu tel que O au lieu de 0 ou une lettre quelconque, ces donnes seront considres comme du texte. II.3.3 Formules Une formule est une quation qui analyse les donnes d'une feuille de calcul, fait des calculs et donne des rsultats. Les formules effectuent des oprations telles que l'addition, la soustraction, la division, la multiplication et la comparaison de valeurs de feuilles de calcul ; elles peuvent aussi combiner des valeurs. Les formules peuvent faire rfrence d'autres cellules de la mme feuille de calcul, des cellules d'autres feuilles de calcul du mme classeur ou des cellules de feuilles dans d'autres classeurs. La formule doit tre prcde d'un signe = (ou +). Elle peut contenir des chiffres calculer (ex. = 5+10); des rfrences de cellule (ex. = B2; ou =A1+B1/10) ou encore faire appel des fonctions telles que SOMME (ex. =SOMME(A1:B2) ou =MOYENNE(A2:A5)). La formule crite dans la cellule E1 fait l'addition des valeurs des cellules A1 et B1. Le rsultat est directement affich.

Moyenne

La formule crite dans la cellule D3 fait la moyenne des valeurs des cellules A1:A6. Le rsultat est directement affich.

Les formules sont en gnral trs simples dutilisation. Vous entrez dans la logique de la calculatrice, avec la diffrence que les nombres peuvent tre remplacs par des rfrences de

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12 cellules et que la formule doit tre prcde dun signe de reconnaissance = ou + . Donnons ici quelques exemples : - Avec la calculatrice, nous entrons 5+5 et la calculatrice nous donne le rsultat (10). Si nous sommes en Excel, pour faire la mme chose, nous crivons dans une cellule quelconque =5+5 et quand nous validons, le rsultat 10 saffiche. - Au lieu des nombres prcis, on peut utiliser les rfrences : par exemple, sur la figure ci-dessus, en crivant dans une cellule =A5+A6, le rsultats sera 122 (puisque la cellule A5 contient 55, la cellule B6 contient 67 et leur addition fait 55+67=122). Rien de plus simple ! - Nous pouvons aussi faire une rfrence simple : crire =A5 par exemple, le rsultat qui sera affich est 55. Dans ce cas, on aura fait une liaison avec la cellule A5. Vous pouvez aussi tablir la liaison en activant Coller avec liaison, dans loption de collage. Dans ce cas, vous collez la formule faisant rfrence lemplacement dorigine de lobjet copi. Lorsque vous changez la valeur de la cellule laquelle la formule se rfre, le rsultat change aussi automatiquement. Les formules peuvent faire rfrence des cellules, ou des plages de cellules, ou bien encore des noms ou des tiquettes reprsentant les cellules ou les plages. Vous avez votre porte une srie de fonctions intgres telles que la MOYENNE, la SOMME, et, pour lventail de ces fonctions, allez dans le menu Insertion, Fonction, ou utilisez le bouton dinsertion de fonctions II.3.4 Pour aller plus loin avec les fonctions Il est trs important de matriser lutilisation des fonctions. La plupart des formules que vous utilisez contiendront des fonctions. Les fonctions sont une manire de faire beaucoup plus simplement et plus rapidement les calculs qui seraient difficile, voir impossible si vous utilisiez les signes doprations ordinaires. Ainsi, utiliser la fonction sin(24) (sinus de 24) simplifie la tche au lieu dcrire toute la formule avec les signes dopration. Il vaut mieux utiliser la fonction AVERAGE(A1:A4) au lieu dutiliser la formule (A1+A2+A3+A4)/4. Le choix est clair !!! Vous voyez ce que a ferait si vous aviez faire la moyenne de 100 lments avec la technique (a1+a2+a3+..+an)/n. Lors de lutilisation de formules, retenez que vous devez avoir un mot cl qui dcrit la formule, suivi de parenthses, puis darguments qui consistent en une liste dlments (notez que les lments dune liste sont spars soit dune dun sparateur de liste qui peut tre une virgule ou un point virgule selon la configuration de votre Windows), puis de parenthse fermantes. Elle doit tre toujours comme ceci : fonction(liste,liste,liste,). Mme si une fonction na pas dargument, elle doit tre quand mme suivie de parenthse. Exemple : today()/aujourdhui() ou now()/maintenant(). . II.3.4.1 Quelques fonctions trs utile Les fonctions sont prsentes par Excel en catgories, telles que les fonctions financires, temporelles, mathmatiques, logiques, etc. (cfr. Figure ci-contre). Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr Notes dExcel, aot 2009 sur la barre de formules.

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Lutilisation de fonctions est relativement facile si vous consultez laide (Appuyez sur F1 pour laide pendant que vous tes dans la bote de dialogue Insrer fonction/Insert Function cliquer sur Aide sur cette fonction/Help on this function). On peut toutefois signaler quelques fonctions, part les populaires AVERAGE/MOYENNE ou de SUM/SOMME vues prcdemment. Today()/aujourdhui() : gnre la date daujourdhui Now()/maintenant() : gnre lheure de maintenant Concatenate(a,b,c,)/concatener : rassemble les donnes des diffrentes celles dans une seule cellules. Celle-ci est utile si vous voulez rassembler dans une seule colonne les donnes qui sont dans deux ou trois colonnes. Notez que si vous voulez inclure un espacement ou un autre caractre, vous le mettez entre guillemets pour dire quils doivent tre traits comme tels. Par exemple le nom dABIMANA Honor est rparti sur deux colonnes. Pour le mettre dans une seule colonne, la formule concatenate permet dunir les deux noms dans une seule cellule mais, constatez lespace ajout, reprsent par " " avec les sparateurs de listes. Faites lexercice dunification (concatnation) de diffrentes donnes. Pour sparer les donnes en diffrentes colonnes, recourez plutt la commande Convertir/Text to column du menu Donnes/Data ; o ventuellement utiliser les formules GAUCHE/LEFT ou DROITE/RIGHT. Vous pouvez aussi essayer les fonctions de chane de caractres telles que LEFT/RIGHT(text, number_of_characters) (Gauche, droite). Exemple : je veux utiliser seulement les numros de clients sans codes de branches. Dans ce cas, partir des numros ayant 12 caractres, je prend seulement les 9 caractres partir de droite et jutilise la fonction =DROITE(numro_complet, 9) /RIGHT(numro_complet, 9).
La formule prend 9 caractres du contenu de C2, partir de droite, c'est-dire les 9 derniers caractres

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14 Exemple 2 : Je peux prendre, partir du numro de compte, le code de la branche, en supposant que cest les 3 premiers caractres. Jutilise la fonction = GAUCHE(numro_complet,3) / LEFT(numro_complet,3)
La formule prend 3 caractres du contenu de C2, partir de gauche, c'est-dire les 3 premiers caractres

If(logical test ; value if true ; value if false) /si(). La formule IF (SI) est trs importante puisquelle effectue une opration si certaines conditions sont remplies. Cest lexemple du calcul de salaires, o une formule peut sappliquer sous certaines conditions. Supposons que nous voulons calculer le TPR par une seule formule. Il nest nul besoin de fractionner le tableau en morceau de ceux qui ont un salaire brut de plus de 100000, puis de 30000 puis de moins ! La fonction IF demandera Excel de calculer le TPR en appliquant les diffrents taux selon limportance du salaire brut. Retenez que la fonction SI/IF a trois arguments : test, valeur si le test est vrai, valeur si le test est faux. Les fonctions peuvent simbriquer les unes dans les autres, comme dans lexemple suivant :
Arg.1 Arg.2 Arg.3

Si I7 est sup. 100000, alors

Arg.1

Appliquer 30% sur la proportion audel de 100000

Arg.2

Autrement, valuer si I7 est infrieur 30000

Arg.3

Notes qu la fin, il y a autant de parenthses fermantes que de SI. Ici, cest 2 SI, donc deux ))

La formule a fait toute laffaire en un doubleclique !!!

LOOKUP (Recherche): sert catgoriser les donnes. Supposons que vous avez une table de clients avec le nombre de dpts. Vous pouvez catgoriser ces gens selon limportance de largent dpos. Vous pouvez aussi classifier les dbiteurs selon leurs jours de retard de paiement de crdit.

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15 La fonction Lookup a deux ou trois arguments.

La valeur rechercher, La valeur doit se dans la cellule B3. Elle retrouver quelque part est toujours relative (pas dans la premire colonne de dollar !)

Si la valeur est trouve, Excel renvoie la valeur se trouvant dans la mme ligne dans la dernire colonne

Il faut toujours tablir un tableau de vecteurs ou la premire colonne contient des valeurs ou chanes de caractre rechercher (toujours tris) et la dernire colonne contient le rsultat. Vous devez noter que les rfrences du tableau de vecteur ou matrice sont absolues (cfr.II.3.7.2 pour ce type de rfrence).

La formule fait tout le reste quand vous la copiez vers le bas

II.3.5 Somme automatique, nombre (SUM/SOMME, COUNT/NB) Il existe une faon de crer une somme automatique partir dune plage de cellules contigus. Procdure - Il faut slectionner les cellules dont on veut faire la somme ; - Inclure une cellule vide, lextrme droite ou en bas du bloc additionner, dans laquelle doit aller la formule de sommation ; - cliquer sur le bouton de Somme automatique de la barre doutils Standard ou combiner les touches Alt+=

Les totaux iront dans ces cellules vides se trouvant la fin du bloc de valeurs

Aprs avoir cliqu sur le bouton de somme automatique , les totaux saffichent

La formule Count ou NB renvoie quand elle le nombre de cellules non vides contenant les valeurs. Faites attention, il sagit des valeurs et pas dtiquettes ou chane de caractres. Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr Notes dExcel, aot 2009

16 Les fonctions sont trs intressantes utiliser, essayez den dcouvrir davantage. Si vous en connaissez plus, Excel sera un plaisir pour vous et vous pargnerez beaucoup de temps. II.3.6 Calcul des dates Dans la manipulation de donnes, il faut savoir travailler avec les dates. Celles-ci sont un type de donnes quExcel considre en fait comme un nombre mais laffiche avec un format de date. Il faut savoir que les dates ou une heure quelconque, correspond un nombre dans la mmoire dExcel, quon appelle le numro de srie de la date. Cest facile de matriser cela, si vous savez que le nombre 1 correspond au 1/1/1900 (quelque fois, Excel peut commencer compter les dates partir du 1/1/1904, selon les options actives). A partir de cette date, chaque jour, il faut ajouter 1 : ainsi, le 2/1/1900 correspond 2, le 10/1/1900 10, et le 6/8/2009 correspond 40031 ! En crivant un nombre, il peut tre affich sous le format de date ou vice versa. Si vous crivez alors une date et que vous voyez un nombre comme 4050, changez de format standard en format de date. Ceci tant compris, on peut alors faire des calculs sur les dates, telles que today()+30, c'est-dire dici trente jours, etc. Vous pouvez consulter les fonctions des dates dans laide des fonctions mais, nous avons vu surtout la fonction aujourdhui (today) qui gnre la date daujourdhui, maintenant (now) qui gnre lheure de maintenant. Par ailleurs, vous pouvez entrer les dates ou heures avec les touches de raccourci (voir annexe). II.3.7 Matrise dutilisation des rfrences des cellules ou plage de cellules II.3.7.1 En gnral Par dfaut, Excel utilise le style de rfrence A1. Ces lettres et numros portent le nom d'enttes de ligne et de colonne. Pour faire rfrence une cellule, entrez la lettre de la colonne suivie du numro de la ligne. Par exemple, D50 fait rfrence la cellule situe l'intersection de la colonne D et de la ligne 50. Pour faire rfrence une plage de cellules, entrez la rfrence de la cellule situe dans le coin suprieur gauche de la plage, puis le signe deux-points (:), et enfin la rfrence de la cellule situe dans le coin infrieur droit de la plage. Le tableau suivant donne plus de dtails sur la notation de rfrence : Pour faire rfrence : utilisez : La cellule de la colonne A et de la ligne 10 A10 La plage de cellules de la colonne A et des A10:A20 lignes 10 20 La plage de cellules de la ligne 15 et des B15:E15 colonnes B E Toutes les cellules de la ligne 5 5:5 Toutes les cellules des lignes 5 10 5:10 Toutes les cellules de la colonne H H:H Toutes les cellules des colonnes H J H:J Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr Notes dExcel, aot 2009

17 La plage de cellules des colonnes A E et des A10:E20 lignes 10 20 II.3.7.2 Rfrences relatives et absolues Selon la tche que vous voulez raliser avec Excel, vous pouvez utiliser soit des rfrences relatives, c'est--dire des rfrences relatives la position de la formule, soit des rfrences absolues qui font toujours rfrence des cellules situes au mme emplacement. Si la lettre et/ou le numro sont prcds d'un signe dollar, par exemple $A$1, la ligne et/ou la colonne possdent une rfrence absolue. Les rfrences relatives s'adaptent automatiquement lorsque vous les copiez, ce qui n'est pas le cas des rfrences absolues. Diffrence entre les rfrences relatives et les rfrences absolues Rfrences relatives Lorsque vous crez une formule, les rfrences de cellules ou de plages de cellules sont gnralement bases sur leur position par rapport la cellule qui contient la formule. Dans l'exemple suivant, la cellule B6 contient la formule =A5 ; Microsoft Excel recherche la valeur situe une cellule au-dessus et une cellule gauche de la cellule B6. Il s'agit l d'une rfrence relative. Lorsque vous copiez une rfrence utilisant des rfrences relatives, Excel ajuste automatiquement les rfrences contenues dans la formule colle pour faire rfrence aux diffrentes cellules par rapport la position de la formule. Dans l'exemple suivant, la formule de la formule B6, =A5, qui se trouve une cellule au-dessus et une cellule gauche de B6 a t copie dans la cellule B7. Excel a ajust la formule de la cellule B7 en la changeant en =A6, qui fait rfrence la cellule situe une cellule au-dessus et une cellule gauche de la cellule B7. Formule initiale ayant des rfrences relatives Les formules copies : elles se sont ajustes Rfrences absolues Si vous ne voulez pas que Excel ajuste les rfrences lorsque vous copiez une formule dans une autre cellule, utilisez une rfrence absolue. Par exemple, si votre formule addition les cellules A1 et B1 (=A5*C1) et que vous la copiez dans une autre cellule, Excel ajuste les deux rfrences. Vous pouvez crer une rfrence absolue en plaant le signe $ avant les lments de la rfrence qui ne doivent pas tre modifis. Par exemple, pour crer une rfrence absolue la cellule B1, ajoutez les signes $ la formule comme indiqu ci-dessous : =A1+ $B$1. En copiant la formule vers le bas A1 changera en A2, A3 mais $B$1 ne changera pas.

Changement des rfrences relatives en rfrences absolues Si vous avez cr une formule et que vous souhaitez changer les rfrences relatives en rfrences absolues (et vice-versa), slectionnez la cellule qui contient la formule. Dans la barre de formule, slectionnez la rfrence que vous souhaitez modifier, puis appuyez sur F4. chaque fois que vous appuyez sur F4, Excel passe d'une combinaisons l'autre : colonne Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr Notes dExcel, aot 2009

18 absolue et ligne absolue (par exemple, $C$1) ; colonne relative et ligne absolue (C$1) ; colonne absolue et ligne relative ($C1) ; enfin, colonne relative et ligne relative (C1). Par exemple, si vous slectionnez l'adresse $A$1 dans une formule et que vous appuyez sur F4, la rfrence devient A$1. Si vous appuyez une nouvelle fois sur F4, la rfrence devient $A1, etc. II.3.7.3 Les rfrences 3D Si vous voulez analyser des donnes de la mme cellule ou de la mme plage de cellules sur plusieurs feuilles de calcul, utilisez une rfrence 3D. Celle-ci inclut la rfrence de cellule ou de plage de cellules prcde d'une plage de noms de feuilles de calcul. Excel utilise alors toutes les feuilles de calcul comprises entre le premier et le dernier nom de la rfrence. Par exemple, =SOMME(Feuil2:Feuil13!B5) additionne toutes les valeurs contenues dans la cellule B5 de l'ensemble des feuilles de calcul situes entre la Feuil2 et la Feuil13 incluses. II.3.7.4 tiquettes et noms Il est de la plus haute importance de savoir utiliser les noms dans les rfrences. Vous pouvez utiliser les tiquettes de colonnes et de lignes d'une feuille de calcul pour faire rfrence aux cellules appartenant ces lignes et ces colonnes. Prix , Quantit et Total constituent des exemples d'tiquette. Les noms sont une manire de baptiser les rfrences, ainsi vous utilisez un nom la place. Pour nommer une plage de cellule, 1) slectionnez la plage, 2) puis utiliser la combinaison Ctrl+F3 et 3) crivez le nom ; et 4) cliquez sur Ajouter et puis 5) OK.
Cette bote de dialogue (vient quand vous combinez Ctrl+F3) vous permet de grer les noms : les effacer, les modifier ou les ajouter. Cliquez sur Ajouter pour valider le nom.

Vous pouvez aussi taper le nom directement dans la zone de nom gauche de la barre de formule. Les noms que vous avez crs apparaissent dans cette zone et les plages correspondantes peuvent tre slectionnes partir de l. Ainsi, vous pouvez aussi utiliser les noms dans vos formules et fonctions. Par exemple ici, je peux utiliser la somme =SOMME(Revenu2007) ou encore =SOMME(Revenu2007,Revenu2008,Reenu2009) Les Noms des rfrences ne doivent pas contenir despacement. Si vous voulez sparer les mots, utilisez plutt le underscore (_). Ex. Revenu_2007.

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CHAP. III FORMATER LES DONNEES


Excel est conu pour calculer, mais il est plus agrable que vos comptes par exemple soient bien prsents ; ils se lisent et sinterprtent bien. Les commandes de mise en forme sappliquent des cellules (slectionnes), part la mise en page qui regarde limpression. Activation de la bote de dialogue Format de cellule : Aprs avoir slectionn la plage mettre en forme, vous passez par Format, Cellule (Format Cells) et il vous restera choisir par les diffrentes possibilits de mise en forme en cliquant sur les onglets correspondants. Les diffrents onglets de mise en forme quil faut activer en cas de besoin selon la catgorie de mise en forme que vous voulez appliquer

III.1 Polices Pour appliquer les polices, la taille, le style, il faut : - slectionner la plage de cellule(s) ; - choisir Format, Cellule - activer longlet Police de la bote de dialogue, puis choisir le formant de caractre voulu. Quant les caractres sont grands et dpassent la hauteur de la ligne ou la largeur de la colonne, procder au redimensionnement (voir plus bas) III.2 Format de nombre Format de nombre permet de personnaliser lapparence des nombres saisis dans les cellules. Ainsi, nous pouvons personnaliser lapparence des cellules o nous saisons les chiffres montaire, les dates, ou limiter les dcimales un nombre de notre choix. III.3 Alignement Quand vous crivez les donnes, Excel applique le format dalignement aux donnes selon leur type. Vous pouvez utiliser dautres alignements. Choisir longlet alignement du menu Mise en forme et choisir lalignement horizontal ou vertical. Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr Notes dExcel, aot 2009

20 Centrer sur plusieurs colonnes : Manire de prsenter un titre rpandu sur plusieurs cellules. - slectionner les cellules devant contenir le titre - dans la bote de dialogue Format de cellule, choisir alignement horizontal Centr et Activer Fusionner les cellules, puis Ok. Vous avez le bouton de raccourci sur la barre doutil mise en forme : III.4 Autres mises en forme de cellule III.4.1 Fusion La fusion est une mise en forme qui demande quon slectionne au moins deux cellules. Aprs la fusion, les cellules slectionnes sont traites comme une seule cellule. III.4.2 Bordure et trame de fond (motif) Les bordures sont ncessaires si lon veut que les lignes apparaissent limpression. On peut aussi trouver la palette de bordures et la palette de motifs sur la barre doutils Mise en forme. Utilisation de la barre doutil Mise en forme
Police Taille Style de police Alignement Fusion et centrer Format Pourcentage Dcimale montaire Bordure Remplissage (motif) Couleurs de caractres

Sur la barre doutils, vous pouvez trouver les commandes les plus courantes qui vous sembleront des raccourcis trs utiles. Vous pouvez mettre votre disposition les palettes partir de la barre doutil. Quand la palette de couleur ou de bordures est active, tirez-la par sa barre de titre, vers la zone de lespace de travail, et la palette restera flottante jusqu ce que vous la dsactiviez par le bouton de fermeture. Vous pouvez alors activer une mise en forme par simple clic. Palette de bordures flottante

III.5 Exemple de mise en forme utile Ici, nous allons, avec les mises en forme que vous connaissez dj, faire quelques mises en formes apparemment complexes, mais qui sont, hlas, perdument simples ! Renvoi la ligne automatique/Wrap text Soit un tableau avec titres longs.

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21 La solution immdiate et simpliste aurait t dagrandir la largeur de colonne, pour que les titres soient visibles en entier ; ou les crire sur deux lignes, ce qui est videmment beaucoup plus mauvais.

Mais vous constatez que dans les colonnes, il y a des espaces vides inutiles et qui drangent beaucoup limpression. Lors de limpression, lespace vide est pris en compte et risque de rendre les caractres imprims plus miniaturiss . La meilleure solution est de ne pas agrandir inutilement la largeur de colonne , ni dutiliser les abrviations, mais de changer le format de texte den-tte, de faon quil soit renvoy la ligne automatiquement . Pour ce faire, slectionnez les titres, allez dans le Format de cellule/Format cells Alignement.
Les titres pralablement slectionns

Activer le Renvoie la ligne automatique (Wrap text) pour que le texte long revienne la ligne au lieu de dpasser la largeur de colonne

Remarquez le centr horizontal et le centr vertical par rapport la cellule. Ceci ajoute la beaut du texte

Aprs avoir appliqu le format Renvoy la ligne automatique/Wrap text, et, ventuellement, les alignements vertical et horizontal, votre texte apparat plus beau et vous rduire la largeur de colonnes pour qu limpression, les caractres du tableau soient plus lisibles.

Fusion Soit le tableau donn ci-aprs. Il est vident quil nest nullement bien prsent. Essayez deffectuer une mise en forme de cellules ncessaire pour quil apparaisse acceptable, voire attrayant. Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr Notes dExcel, aot 2009

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Titre1 Total1 Titre 2 Titre 2 Titre 2 Titre EnteteItem1 Item1 Item2 Item3 Item4 Item5 Item6 EnteteItem2 EnteteItem3 EnteteItem4 EnteteItem5 EnteteItem6 EnteteItem7 Total2

Nous procdons ainsi : - Centrer le Titre1 sur plusieurs colonnes - Centrer les Titre2 sur les deux colonnes correspondantes - Fusionner les cellules de Titre dans le sens vertical ; y ajouter lorientation

90 degrs dans longlet alignement. Fusionner les trois cellules de Total1 Fusionner des cellules pour le Total2 Procder dautres peaufinages tels les mises en gras, bordures, motifs.

Jai slectionn les cellules c1 jusqu h1, puis utilis le raccourci centrer et fusionner (ceci se fait pour les titres devant tre centrs sur plusieurs colonnes) Je fais de mme pour les Titre2, et pour le Total situ en bas.

Pour le Titre gauche, slectionner les cellules jusquau-dessus de la cellule contenant le Total en bas. Appliquer la mise en forme dans le menu Format, Cellule.
Il faut lalignement horizontal, vertical et la fusion des cellules slectionnes. Lorientation est 90 degrs

Faire de mme pour le Total lextrme droite. Et le rsultat doit tre celui-ci :

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Vous pouvez y ajouter dautres mises en forme selon votre crativit. III.6 Mise en forme conditionnelle (conditional formatting) Il est intressant de pouvoir mettre en forme certaines parties de votre travail, sous certaines conditions. Ici, vous nutilisez pas le IF mais la commande de mise en forme conditionnelle. Supposons que je veux que les nombres infrieurs 1.000.000 soient mis en rouge, ceux suprieurs 5.000.000 en vert, et les autres en noir.

Slectionner la plage de cellule formater Format Mise en forme conditionnelle. Choisissez les conditions de votre choix.
Les option de la premire condition : si la valeur de la cellule est infrieure 1.000.000 Le format de police sera rouge. Cliquez ici pour changer le format Options de la deuxime condition : si la valeur de la cellule est suprieure 5.000.000 Cliquez sur Ajouter pour une deuxime et/ou une troisime condition. Cliquez sur Supprimer pour supprimer une condition.

III.7 Reproduction de la mise en forme Si vous avez dj mis en forme des cellules, vous pouvez les reproduire ailleurs. Il nest nul besoin de refaire tout le cheminement, il suffit seulement dactiver la(es) cellule(s) ayant vos mises en formes, puis cliquer sur le bouton de reproduction de mise en forme (format painter) et cliquer ou slectionner la plage que vous voulez voir mise en forme de la mme manire.

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CHAP. IV ORGANISATION DE LESPACE DE TRAVAIL


Lorganisation de lespace de travail est utile si vous avez lhabitude de travailler avec plusieurs fentres, documents ou si vous comparez les donnes. Cela suppose deux donc le travail avec une seule fentre mais fractionne, soit plusieurs fentres dont vous modifiez les arrangement de faon les visualiser en mme temps. IV.1 Organisation avec une seule fentre IV.1.1 Figer les volets (freeze panes) Pour des besoins pratiques, nous pouvons juger ncessaire de fixer les titres que nous voudrions voir apparatre en permanente pendant la saisie. Dans ce cas, il faut Figer les volets (freeze panes). Vous cliquer dans le menu Fentre, sur Figer les volets aprs avoir effectu lune des techniques suivantes : Pour figer le volet horizontal suprieur, slectionnez la ligne sous laquelle vous voulez fractionner la feuille de calcul. Pour figer le volet vertical gauche, slectionnez la colonne droite de laquelle vous souhaitez fractionner la feuille de calcul. Pour figer les volets suprieur et infrieur, cliquez sur la cellule situe en dessous et droite de l'emplacement o vous voulez fractionner la feuille de calcul. Pour dsactiver le figement de volets, dans le Menu Fentre, vous cliquez sur Librer les volets (unfreeze panes).
Toute la partie suprieure la cellule active sera fige (freezed) lors du dfilement vertical Toute la partie gauche de la cellule active sera fige et ne se dplacera pas lors du dfilement horizontal Cellule active

IV.1.2 Fractionner la fentre Une autre technique qui serait simple est dutiliser les boutons de fractionnement. Vous les dplacer exactement l o vous voulez. La diffrence avec le figement est que vous avez deux parties de fentres pouvant dfiler indpendamment lune de lautre. Pour enlever les barres de fractionnement, vous les double-cliquez ou vous les dplacez simplement leur emplacement habituel sur les barres de dfilement. La fentre fractionne reste une ; donc ce que vous crivez sur une partie (fraction) est rellement sur la fentre en cours. Ce serait une bonne ide dutiliser les deux barres de fractionnement pour figer une ligne et une colonne.

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25 IV.1.3 Comparaison de donnes par masquage de colonnes ou de ligne Vous pouvez aussi masquer les colonnes que vous ne voulez pas visualiser. Pour masquer les lignes/colonnes, slectionnez-les par les enttes, puis avec le Menu contextuel, choisissez Masquer/Hide. Si vous voulez par exemple ne voir que la colonne A et puis M , vous slectionnez les en-ttes de colonne de BL et vous les masquez. Pour les rafficher, vous slectionnez les enttes de colonnes environnant celles qui sont masques et dans le Menu contextuel, vous choisissez Afficher/Unhide. IV.1.4 Utilisation du volet espion (watch window) Dans certaines circonstances, vous pouvez avoir besoin de garder lil une valeur dune certaine cellule. Quand vous dfilez la feuille, cette cellule peut disparatre de votre vue. Le volet espion est une barre doutils spcial. Pour lactiver, allez dans le menu Affichage/View Barres doutils/Toolbars Volet espion/Watch Window (vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel de la barre doutils et choisir Volet espion/Watch Window).
Cliquez sur ajouter un espion , puis slectionnez la cellule que vous voulez garder lil . Vous pouvez ajouter ou supprimer autant de rfrences que vous voulez

Faites des oprations qui vous semblent bonnes. Vous pouvez dplacer le volet l o bon vous semble. IV.2 Rorganisation de plusieurs fentres Vous pouvez visualiser deux ou plusieurs fentres la fois. Les fentres peuvent correspondre des fichiers diffrents ouverts ou un seul fichier mais dont vous avez sollicit une nouvelle fentre / new window . Pour comparer ou visualiser les parties diffrentes venant dun mme fichier (document), vous devez dabord reproduire une nouvelle fentre (new window) : Allez dans FentreNouvelle fentre (Window/New Window). Vous aurez deux copies de votre fichier en cours, disons par exemple Exercice : 1 et Exercice : 2 et vous travaillerez avec eux (avec les commandes Rorganiser/Arrange all ou Comparer en cte cte avec/Vew side by side) comme si vous en aviez deux fichiers distincts. Les modifications opres sont effectifs comme sil sagissait parce quil sagit dun seul et mme fichier. La commande Rorganiser/Arrange all vous permet darranger toutes les fentres Excel ouvertes la fois ; mais si vous avez les fentres en double dun mme fichier, il faut activer loption Fentres du classeur actif pour ne pas afficher tous les classeurs ouverts. La commande Comparer en cte cte avec vous permet dactiver/dsactiver les dfilements synchrones, c'est--dire de deux fentres la fois.

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26 IV.3 Personnalisation de barres doutils La personnalisation de la barre doutils consiste pouvoir crer, afficher, masquer, supprimer les barres doutils et boutons. Il sagit de rendre lensemble des outils appropri au got et au besoin de lutilisateur. Il faut connatre cette technique parce quelle permet de rendre accessibles certaines commandes que lon est souvent oblig daller chercher loin . On peut faire quelques actions : Supprimer/ajouter les boutons sur les barres doutils : vous glissez le bouton en dehors de la barre doutils en maintenant la touche Alt, puis vous lchez. Dplacer/copier : vous glissez le bouton un nouvel endroit, tout en maintenant la touche Alt pour dplacer ou Alt et Ctrl la fois pour copier. Rtablir les barres doutils : Affichage/View Barres doutils/Toolbars Personnaliser/Customize, choisissez la barre doutils que vous voulez rtablir, puis cliquez sur Rinitialiser/Reset. Cliquez ici pour crer votre propre barre doutils
Cliquez ici pour rtablir/Reset une barre doutils dont vous avez supprim par mgarde des boutons La barre doutil que vous avez cre apparat dans la liste des barres doutils (ici, je lai appele NewBar ) et Apparat aussi juste ct de la bote de dialogue de personnalisation. Vous pouvez double-cliquer sur son entte pour la placer dans la zone des barres doutils ou la glisser

Ajouter une barre doutils personnalise : - Affichage/View Barres doutils/Toolbars Personnaliser/Customize, - Cliquez sur Nouvelle/New, - Ecrivez le nouveau nom de la barre doutils - Activez longlet Commandes/Commands de la bote de dialogue Personnalisation, cherchez les boutons de votre choix sous la rubrique commandes, et glissez-les sur votre nouvelle barre doutils.
Activez longlet Commandes/Commands pour accder aux diffrentes commandes que vous pouvez glisser sur votre nouvelle barre doutils Activez une catgorie pour voir les commandes qui sy trouvent. Glissez chaque fois la commande et laissez-la tomber sur votre barre doutils

- vous pouvez glisser votre nouvelle barre doutils (qui se trouve quelque part ct) vers un nouvel endroit sur la zone des barres doutils. - vous pouvez supprimer la barre doutils en activant encore la personnalisation de barres doutils, slectionnez la barre supprimer et cliquer sur Supprimer/Delete, ainsi la barre est partie pour de bon. Je vous conseille de crer vos propres barres doutils o vous mettez les commandes les plus frquentes que vous tes oblig daller chercher loin .

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CHAP. V EDITER LES DONNEES


Vous pouvez modifier les donnes par deux manires : Soit, slectionner la cellule contenant les donnes, crire directement de nouvelles donnes efface compltement ce qui tait crit avant. - Soit, si vous ne voulez pas effacer tout ce qui tait crit, vous slectionner la cellule, puis appuyer sur F2 ou double-cliquer la cellule, ou cliquez dans la barre doutil exactement lendroit o vous voulez effectuer des modifications. Effacer : Pour effacer les donnes, vous les slectionnez et appuyez sur la touche Del (suppr) ou Backspace. Vous pouvez aussi crire directement de nouvelles donnes dans la cellule, ce qui remplace ce qui tait crit avant. V.1 Reproduction, dplacement des donnes V.1.1 Copie des donnes Plusieurs techniques vous permettent de copier les donnes : Par le menu et les touches du clavier : o slectionner la plage (une cellule ou plusieurs cellules) ; o choisir Edition, Copier ou appuyer sur Ctr+C ; ce moment la plage de cellules est encadre par des pointilles qui dlimitent la slection, indiquant que la slection est en mmoire tampon (presse-papier) attendant dtre colle quelque part o cliquer dans la cellule o doivent tre copies les donnes, puis faire Edition, coller ou Ctr+V La copie en faisant glisser (communment appele GLISSER-DEPLACER ) o Slectionner la plage o Pointer la bordure (juste la bordure) de la slection ; ce moment la croix blanche se transforme en pointeur ; o Maintenir le bouton Ctr appuy, et enfoncer le bouton de la souris et dplacer lencadr lendroit dsir ; puis relcher. Les mmes commandes se trouvent aussi sur la barre doutils Standard. Remarque : pour enlever les pointilles autour des cellules suite une copie de celles-ci, appuyer sur la touche Echap (Escape) ou ils disparatront ds que vous commencerez crire. V.1.2 Dplacement de donnes Se fait de la mme manire que la copie, condition de substituer la commande Copier par Couper ou ses icnes correspondantes sur la barre doutils ou le menu contextuel (voir figure ci-dessus). Le glisser-dplacer ne saccompagne pas de touche Ctr pour couper, tandis quils saccompagne de cette touche pour copier.

Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr

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28 V.1.3 Copier, dplacer une feuille de calcul Cliquer sur longlet de feuille pour le slectionner ; Glisser longlet vers un nouvel emplacement sur le classeur : maintenir la touche Ctr pendant lopration pour copier, ne pas la maintenir pour dplacer. Bien sr aprs la copie de feuille, elle porte le mme nom que l original plus le numro dindex (par ex. Budget(2) ) dont il faudra changer de nom en double-cliquant longlet de feuille avant de taper un nouveau nom. Copier une feuille dans un autre classeur : Pour ce faire, vous pouvez utiliser le raccourci du menu contextuel, en pointant la feuille que vous voulez copier/dplacer.
Choisissez le classeur o vous voulez copier/dplacer la feuille. Choisissez le nouvel emplacement de la feuille dplacer/copier.

Activez ceci si vous voulez copier la feuille. Si ce nest pas activ, vous dplacez cette feuille.

V.1.4 Ajouter, supprimer des cellules, des lignes, des colonnes V.1.4.1 Insrer une cellule (lignes partielles ou colonnes partielles)

1. Nous avons oubli le mois de mars

2. Nous slectionnons les cellules 3. Aprs avoir choisi Insrer, o doivent aller les nouvelles Cellules, Dcaler les cellules vers cellules vides le bas, les cellules vides sont insres

Slectionner la cellule ou doit tre insre la nouvelle cellule vide Dans le menu insertion, cliquer sur Cellules, puis activer Dcaler les cellules vers la droite ou sur Dcaler les cellules vers le bas. Linsertion peut prendre le sens vertical ou horizontal, en fonction de la direction dans laquelle vous voulez insrer les cellules. Il faut donc savoir quand il faut choisir Dcaler les cellules vers la droite ou sur Dcaler les cellules vers le bas : pour le premier cas, cest comme si vous insriez une colonne partielle, pour le deuxime, une ligne partielle. Les lignes ou cellules sont insres au-dessus de la slection.

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Pour insrer directement les lignes/colonnes, il y a un raccourci : aprs avoir slectionn, vous combinez les touches Ctrl+ +.

Cellules insres, Dcalage droite (colonnes partielles)

V.1.4.2 Insertion de lignes ou de colonnes Slectionner toute la colonne ou toute la ligne (en cliquant sur len-tte), choisir le menu Insertion, Colonne/Ligne. V.1.4.3 Suppression de lignes/colonnes ou des cellules Il sagit doprations similaires que les oprations que lon vient de voir. - Slectionner la plage (cellules, colonnes ou lignes) ; - Choisir Edition, Supprimer, puis choisir le type de dcalage (haut ou gauche) sil sagit de suppression de cellules. N.B. : Si vous slectionner les plages qui schelonnent sur plusieurs lignes ou colonnes, cest autant de lignes ou de colonnes (partielles ou totales) qui seront insres ou supprimes. La suppression de cellules peut vous aider corriger un dcalage entre les donnes.
Ce bloc semble avoir gliss vers le bas. Pour le ramener la ligne de faon quil soit align avec les dates, il est question de slectionner les deux cellules au-dessus (ligne 18) et les supprimer.

toute la partie infrieure a t dcale vers le haut et aligne finalement avec les dates

Le raccourci pour supprimer les lignes/colonnes : Ctrl+-

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30 V.1.5 Saisissez plus facilement et plus srement V.1.5.1 Recopie de srie La recopie de srie est une reproduction dun type de donnes qui sajustent selon certains critres. Voyons cela par un exemple : - Je veux reproduire la formule qui multiplie par 2 les cellules se trouvant gauche de la formule ; - Je veux crire les jours de la semaine, les mois de lanne ; - Je veux crire les chiffres ordonns incrmentes de 1 ; - Je veux reproduire une liste que jutilise trs souvent, etc. Pour ce faire, jai besoin de saisie seulement les donnes-semences (seed values), c'est--dire les premires donnes qui indiquent Excel le type de liste reproduire et peut-tre la raison/critre de reproduction. Aprs avoir slectionn les valeurs semences, jutilise la poignet de recopie se trouvant sur la bordure droite infrieure de la slection (srie) reproduire. Ici, il y a quelques exemples. Ce petit bout est la poigne de recopie. Il suffit de pointer avec la souris et quand elle change en croix noire, vous glissez, vous verrez le rsultat : 1, 2, 3, 4, les chiffres augmentent selon que vous tirez davantage.

Avec la souris, tirez la poigne de recopie vers le bas, les noms de mois vont sincrmenter

Aprs avoir tir, les mois se sont ajouts

Ce qui est dit plus haut est aussi vrais pour les formules (qui sajusteront bien sr selon quelles contiennent des adresses relatives ou absolues). Il est plus intressant de vouloir reproduire les listes cres soi-mme, que nous appelons liste personnalise/custom list. V.1.6 Cration de sries (liste) personnalises (custom lists) Supposons que nous voulons reproduire les branches de la BPR ou, disons, le personnel dune branche ou sous-branche. Au lieu de devoir rcrire ou copier la liste, on devrait indiquer la liste dans la mmoire dExcel pour pouvoir la rcuprer tout moment. Voici la procdure :

Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr

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Crez la liste, Dans le menu Outils/Tools, choisissez puis slectionnez- Options, puis activez longlet Listes la pers./Custom lists

Si vous aviez slectionn la liste avant la commande, le champ de la liste contient la rfrence (autrement cliquez sur le bouton de slection et allez slectionner la liste, puis Entre). Cliquez sur Importer. Votre liste apparatra dans les Entres de la liste. Cliquez sur OK

Quand vous avez fait la liste personnalise, vous pouvez linsrer dans nimporte quel document dExcel, il suffit dcrire seulement un nom de la liste et vous vous tirez le poignet de recopie. V.1.7 Options de copie Pour accder aux options de copie, on passe par le menu Edition, Collage spcial. Il y a plusieurs options de copie de donnes, mais retenons-en les plus frquentes : Copier les valeurs : Quant on copie les formules, celles-ci sajustent selon que les rfrences sont relatives ou absolues ou mixtes (relatives et absolues mlanges). Si lon veut coller seulement les rsultats de ces formules au lieu des formules ellesmmes, - il faut slectionner les cellules contenant les formules, les copier dans le presse-papier (cliquer sur le bouton copier) - activer lendroit de destination ; - dans le menu Edition, Collage spcial, activer Valeurs - cliquer sur OK Copie transpose Cette option convertit en ligne les donnes qui taient en colonnes, en colonnes les donnes qui taient en lignes.

Au moment de coller par exemple ces valeurs, nous avons d passer par le menu Edition, Collage spcial, et nous avons activ Transpos et vous voyez que les donnes en colonnes sont converties en lignes, et vice versa.

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Activez Transpos , puis cliquez OK, pour avoir ce rsultat

Vous pouvez essayer dautres options. V.1.8 Validation de donnes/data validation Pour assurer lexactitude des donnes, vous pouvez dfinir les critres de validations, cest-dire les donnes qui seront admises dans une plage de cellules. Vous pouvez parcourir la bote de dialogue de Validation des donnes, surtout les champs Autoriser/Allow pour voir les diffrents critres possibles. Donnons deux exemples en guise dillustration : Exemple 1 : Date Disons que vous voulez mettre dans une plage de cellule seulement les dates, et seulement les dates entre janvier et aot 2009 : - Slectionner la plage o vous voulez appliquer la validation ; - Dans le menu Donnes/Data Validation - Compltez les rgles de validation de votre choix dans les champs correspondants.
Le type de donnes est une date Choisissez lopration Compltez la date du dbut Compltez la date de la fin Le message de saisie est un message qui apparat lorsquune cellule valide est active Lalerte derreur est celui qui se pointe lorsque lon crit une donne errone (qui ne suit pas les critres de validation)

Exemple 2 : Liste Demandez Excel de nautoriser dans un groupe de cellules que des noms prcis, par exemple les noms des produits. - Saisissez sur la feuille les noms qui constituent la liste autorise - Slectionner la plage de cellules o vous voulez appliquer la validation et lancer la commande de Validation des donnes (DataValidation)

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Pour effacer les critres de validation, slectionnez la plage ayant la validation effacer et cliquez sur ce bouton Le bouton de slection vous permet de slectionner la liste que vous avez pralablement tape sur la feuille en cours

- Choisissez Liste/list dans Autoriser/Allow, - Cliquez sur le bouton de slection et allez slectionner la liste, - Cest toujours mieux dajouter des messages de saisie et lalerte derreur, mais cest facultatif. Par exemple, tapez dans tapez un Quand vous lalerte derreur le message de nom qui nest pas dans titre et le message la liste, lalerte derreur derreur comme sur la figure ci-contre. saffiche - OK

V.2 Base de donnes La base de donnes est lensemble dinformations dont la premire ligne constitue len-tte et les autres lignes constituent les enregistrements. La catgorie des lments denregistrement situs dans une mme colonne constitue un champ. Il faut quune base de donnes ne soit pas spare dune ligne vide ou dune colonne vide. Autrement, certaines commandes donneraient des rsultats errons. Les commandes qui sappliquent sur la base de donnes se retrouvent dans le menu Donnes/Data. Voyons-en quelques-unes. V.2.1 Tri Pour trier une base de donne, passez par le menu Donnes, Trier, et suivre les instructions. V.2.2 Filtre automatique Filtrer, cest laisser passer seulement les donnes rpondant le cas chant certains critres. Si lon veut visualiser sur place seulement les donnes rpondant certains critres, recourir la commande Filtre automatique du menu Donnes. Pour activer le filtre, il faut dabord tre dans le tableau (la cellule active ne doit pas tre vide), et lancer la commande Donnes/Data Filtrer/Filter Filtre automatique/Autofilter. Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr Notes dExcel, aot 2009

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Les flches (liste droulante) permettent de choisir les critres de filtre

Pour choisir les donnes avec un seul critre, cliquez sur le bouton flch se trouvant gauche de la colonne de votre critre, par exemple, en cliquant sur la flche de la colonne de Produit , vous pouvez choisir un produit et Excel naffichera que les enregistrements (lignes) ayant ce produit.
En slectionnant CFE dans la liste droulante de colonne Produit , vous affichez seulement les enregistrements ayant CFE dans cette colonne

Pour choisir les donnes avec plusieurs critres, choisissez tour tour les nouveaux critres, sachant que le critre choisi sajoute aux critres dj choisis avant, moins que vous les ayez enlevs (pour les colonnes diffrentes bien sr). Au lieu de slectionner un lment dans la liste droulante, vous pouvez utiliserez la personnalisation de filtre (Custom Autofilter), si vous voulez par exemple utiliser dautres critres dans une mme colonne. Exemple : Nous allons choisir Dans la liste droulante, choisissez Personnalis/Customdans la colonne Montant demand
Choisissez le montant demand suprieur 500.000 ET infrieur ou gal 1.000.000 Notez que quand vous activez ET, les deux conditions doivent tre vraies. Si vous utilisez OU, une seule condition suffit pour que lenregistrement soit affich

A partir du tableau Exercice 1, feuille Analyse encours (cfr. Formation), vous pouvez combiner diffrents critres Enregistrement ayant les produits GEC1, montant demand entre 500.000 et 1.000.000 et dont lEtat crdit est Classe A. Vous obtiendrez 3 enregistrements qui remplissent ces critres.

Pour supprimer un critre sans devoir effacer tous les autres, dans la liste droulante, choisissez Tous / All . Vous pouvez annuler les filtres en dsactivant Filtre automatique/Autofilter dans le menu Donne/Data Filtre/Filter. Si vous avez la liste filtre, vous pouvez copier-coller la liste rsultante sur une autre feuille. Ou vous enregistrez lAffichage personnalis. (Affichage Affichage personnalis Add, puis un nom de votre choix, puis OK)

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35 V.2.3 Filtre labor Le filtre labor (Advanced filter) est comme le filtre automatique avec la diffrence que la dfinition de critre est un peu diffrente et demande un tableau part, et le rsultat est copi automatiquement dans un tableau. Un autre avantage, et qui est norme, est la capacit de pouvoir utiliser loisir les formules et les critres plus nombreux que pour les filtres automatiques. En plus, le filtre labor copie pour vous le rsultat dans un autre emplacement. Le filtre labor suppose dabord deux tapes : 1. Dfinir une zone de critre : a) Constituez un tableau de critres, fait den-ttes de colonnes et de lignes. Il vaut mieux copier les donnes partir du tableau de base.
En-tte qui doit tre crit exactement de la mme manire que loriginal Lignes de critres. Les critres crits sur les lignes OU diffrentes signifient OU .

Signification du tableau de critre ci-dessus : Copiez les enregistrement dont les produits sont soit GEC2 suprieur 1000000 et dont la date dchance est antrieure au mois de juin, ou bien, dont les produits sont CFE suprieur 1000000 et dont la date dchance est antrieure au mois de juin.
En-tte qui doit tre crit exactement de la mme manire que loriginal Les critres crits sur une mme ligne et ayant la mme entte ont une signification logique ET , c'est--dire que les deux conditions doivent tre toutes vraies pour que les enregistrements soient affichs

ET

Signification du tableau de critre ci-dessus : Copiez les enregistrements dont le produit est GEC2, dont le Montant octroy est entre 1.000.000 et 2.000.000 et dont la date dchance est antrieur juin. Vous pouvez aussi utiliser les critres qui calculent et utilisent les noms/tiquettes, tels que =Taxes<18,6%*Montant (pour lutilisation de nom et tiquettes, cfr. II.3.7.4, page 18). Voici un petit rsum des oprateurs logiques que vous pouvez utiliser.
Oprateur = > >= < <= <> Signification Est gal Plus grand que Suprieur ou gal Infrieur Infrieur ou gal Diffrent de Exemple = CFE ou CFE >1.000.000 >=1.000.000 <1/6/2009 <=1.000.000 <> GEC 2 Enregistrements copis Enregistrements o produit est gal CFE Enregistrements o Montant demand suprieur 1.000.000 Enregistrements o Montant demand suprieur ou gal 1.000.000 Enregistrements o Date dchance antrieure au mois de juin Enregistrements o Montant octroy infrieur ou gal 1.000.000 Enregistrement o Produit est diffrent GEC2 est est est est de

2.

Dfinir la zone dextraction ou de destination de copie

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36 La zone dextraction doit correspondre une plage de cellules des titres des donnes qui seront copies. Il vaut mieux copier la plage de cellules partir de la base de donnes pour que les titres soient crits exactement de la mme manire. La dfinition de la zone dextraction ou de copie nest pas ncessaire si vous voulez affichez toutes les colonnes qui se trouvent dans loriginal. Aprs ces deux tapes pralables, vous pouvez alors lancer le filtre labor. Activez une cellule non vide dans le tableau de base, puis Donne/Data Filtre/Filter Filtre labor/Advanced Filter.
Il faut activer Copier vers un autre emplacement si vous voulez une copie automatique vers un autre emplacement La plage de base est automatiquement slectionne. Autrement faites-le. Slectionnez le tableau de critre que vous avez pralablement crit (pas ncessaire que ce soit sur la mme feuille) Slectionnez le tableau de sortie (zone dextraction). Il peut sagir dune seule cellule ou de toute une ligne contenant les en-ttes des colonnes qui doivent tre affichs Quelques contraintes sur la zone dextraction : doit tre constitue dune seule ligne et, tre suivi de lignes vides suffisantes pour afficher tous les enregistrements. Elle doit tre sur la mme feuille que la Plage de base

Pour notre exemple, donnons lexemple du tableau de critre suivant :


Enregistrements dont le produit est GEC 2, le montant octroy entre 500000 et 1000000 et la date dchance antrieure au mois de juin 2009

Le filtre labor est plus passionnant et efficace si on en matrise le fonctionnement. Mais, il est recommand de matriser dabord le Filtre automatique avant de vous aventurer dans ce type de filtre. V.3 Grouper les sous-totaux/Subtotal Il est intressant de grouper les donnes en sous-totaux, de faon nafficher que les donnes de synthse au lieu des dtails. La fonction Subtotal est utilise sur les donnes tries. Vous pouvez additionner, calculer, faire la moyenne, etc., dun groupe de donnes dans votre ensemble de donnes tries. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de calculer le nombre de crdits octroys par chaque produit (ou la moyenne ou la somme, ou lcart-rype, etc.) de faon que le calcul des sous-totaux se fasse aprs chaque nouvelle insertion. Entranement: Ouvrez le fichier Exemple 1, activez la feuille Analyse encours . 1. Triez la liste dans la colonne dans la laquelle vous voulez calculer les sous-totaux. Dans ce cas, activez la colonne C (3me) des produits, cliquez sur Produit. Marcellin KUBWIMANA, mkubwimana@yahoo.fr afin de trier les donnes par

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37 2. Cliquez dans une cellule de la liste 3. Slectionnez le menu Donnes/Data Sous-total/Subtotal, 4. Dans la section A chaque changement de/At each change in, cliquez sur la colonne qui contient les groupes pour lesquels vous voulez voir apparatre des sous-totaux : dans ce cas, cest la colonne Produit qui a t trie. 5. Dans la section Utiliser la fonction/Use function, choisissez si vous voulez additionner, calculer le nombre, faire une moyenne. 6. Dans la section Ajouter un sous-total :/Add Subtotal to:, activez la colonne ou vous voulez voir apparatre les sous-totaux. Cest la colonne o se trouvent les donnes calculer, ici cest Montant octroy. 7. Activez Remplacer les sous-totaux existants/Replace current subtotals et Synthse sous les donnes/Summary below data.

Pour supprimer les sous totaux, cliquez ici

Les sous-totaux ont t ajouts dans la colonne Montant octroy Cliquez ici pour afficher les niveaux : Niveau 1 : tous les dtails Niveau 2 : sous-totaux seulement Niveau 3 : totaux gnral

Si vous ne voulez pas afficher plusieurs colonnes, vous pouvez les masquer.

V.4 Consolidation La consolidation de donnes est utile si vous voulez mettre ensemble les tableaux ayant les donnes du mme ordre. La consolidation implique plusieurs tableaux, pouvant tre sur une mme feuille, sur des feuilles diffrentes ou des classeurs diffrents. Dans tous les cas, les diffrents tableaux consolider devront se retrouver finalement dans un mme tableau.
Trim1 Trim2 Trim3 Trim4

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Annuel

V.4.1 Collage spcial (les donnes ordonnes de la mme manire) Peut-tre la manire courante de consolider les tableaux est dadditionner les donnes. Cela suppose que les diffrents tableaux ont des donnes tris et dans le mme ordre, autrement il y aura un dcalage.

Il suffit de copier successivement les donnes des diffrents tableaux, les coller dans le tableau global avec lopration Addition/Add. Mais le problme apparat si les tableaux ne sont pas tris ou les donnes ne pas les mmes ou ordonnes de la mme manire. Il vaut mieux alors utiliser la commande Consolider du menu Donnes. V.4.2 Commande consolider (consolidate) Celle-ci fait les oprations automatiquement peu importe les donnes et lordre se trouvant dans les diffrents tableaux consolider. 1. Activez la cellule o doit apparatre le tableau consolid 2. Lancer la commande Donnes/Data Consolider/Consolidate
Slectionnez la fonction de la consolidation Slectionnez successivement les tableaux devant faire partie de la consolidation, puis aprs chaque slection, cliquez sur Ajouter/Add. Sil y a une rfrence que vous ne voulez pas considrer, slectionnez-l et supprimez-la Activez sous Etiquettes dans/Use label in Ligne du haut/Top row et Colonne de gauche/Left column Si vous voulez crer les formules de liaison activez la liaison, pour que les changements ultrieurs dans les tableaux de dtail se refltent dans le tableau de synthse

3. Pour slectionner les tableaux, cliquez successivement sur le bouton de slection et allez slectionner les tableaux. Cliquez sur Ajouter/Add pour ajouter la nouvelle rfrence dans les Rfrences sources/All references. Si vous voulez supprimer une rfrence, cliquez sur Supprimer/Delete. 4. Procder lactivation de toutes les options et cliquez sur OK. Si les tableaux avaient les enttes diffrents, les donnes correspondantes sont prsentes dans les colonnes diffrentes aprs la consolidation.

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39 V.5 Importer/convertir Limportation du texte suppose quon connaisse plus ou moins comment se prsente les donnes externes importer. Gnralement, cest aprs quelques essais quon arrive savoir la technique approprie pour importer un texte dtermin. Par la technique dimportation, Excel tente dagencer les donnes en colonnes et en lignes selon les critres quon peut lui donner. Cela suppose que ces donnes ne sont pas au pralable en colonnes mais ont quand mme des proprits ou des critres qui permettent de les dcouper en colonnes, autrement il serait quasiment impossible de les importer ou de les convertir en colonnes. Ces critres sont 1. des caractres dlimitateurs (delimited) tels que lespacement, la tabulation, la virgule, etc. Chaque colonne est spare par lautre par un caractre prcis. 2. la taille de colonne fixe (fixed). Chaque colonne a une taille fixe Commande : Si le texte se trouve dj dans Excel, utiliser la commande Donne/DataConvertir/Texte to column Si le texte nest pas dj dans Excel, utiliser la commande Donnes/DataDonnes externes/External Data Importer des donnes/Import data Exemple simple :

Pour sparer les noms en diffrentes colonnes, - slectionner la colonne (une seule colonne) contenant les donnes - vous utilisez la commande Convertir/Text to column. Comme vous le voyez, les colonnes sont spares despacement, donc dlimites par les espacements. - Activez Dlimit/Delimited, Suivant/Next - Activez Espace/Space, Suivant/Next - Finish. Exemple 2 : Importer des donnes externes Excel - Activez la cellule qui contiendra les donnes importes - Donnes/DataDonnes externes/External Data Importer des donnes/Import data, - Choisir le fichier en utilisant les mthodes douverture de fichier - Procder aux options dimportation dans la bote de dialogue semblable celle-ci :

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Limportation dun texte avec colonnes largeur fixe impose le dcoupage de colonnes. Ici, il y a une description des oprations possibles pour ce dcoupage Aprs cela, cliquez sur Suivant/Next

A lcran suivant, vous aurez dterminer le format de chaque colonne. Pour les dates, veillez vrifier le masque : M signifie Mois/Month(M), A signifie Ann/Year(Y), J signifie Jour/Date(D). Slectionnez le masque qui correspond la manire dont est crite la date dans la colonne correspondante

Ici, on nentre pas dans les dtails qui ne sont que spcifiques aux textes imports et imposent dautres oprations de nettoyage prliminaires.

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CHAP. VI PROTECTION DES DONNEES

VI.1 Niveaux de protection Il y a plusieurs niveaux de protection de donnes. Il y a le niveau Feuille/cellules, Classeur/structure et le niveau Ouverture/modification de document. VI.2 Protection contre la saisie dans des cellules La premire protection veut quon dfinisse des plages on il nest pas permis dcrire sur une feuille, moins de dsactiver la protection. Pour comprendre ce type de protection, il faut se mettre en tte quil est possible dcrire dans des cellules parce que la feuille nest pas protges , ou que les cellules ne sont pas verrouilles . Vous ne pouvez pas crire dans la cellule A1 se trouvant sur la Feuille1 si la cellule A1 est verrouille / locked ET la Feuille1 est protge / protected . Vous pouvez crire dans la cellule A1 se trouvant sur la Feuille1 si la cellule A1 nest pas verrouille (mme si Feuille1 est protge) OU est verrouille sans que la Feuille1 soit protge . Ici, il y a un tableau de synthse de cette protection : Est-ce la cellule est Est-ce que la Feuille est Peut-on crire dans la verrouille/Locked ? protge/Protected ? cellule ? Oui Oui Non Oui Non Oui Non Oui Oui Non Non Oui Vous voyez que la protection de la cellule est relle si et seulement si la cellule elle-mme est verrouille et que la feuille est protge. Autrement, vous pouvez toujours crire dans la cellule. Par dfaut, toutes les cellules sont Verrouilles/Locked. Pour accder au verrouillage de cellules, slectionnez la plage de cellules, dans le menu Format de cellule/Format, Cells, choisissez Protection et activez/dsactivez loption Verrouille/Locked.

Pour protger la feuille, passez par le menu Outils/Tools, Protger la feuille/Protect sheet, puis mettez un mot de passe si vous voulez et changer quelques options si vous voulez.

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Le mot de passe devra tre valid une deuxime fois et si vous loubliez vous ne pourrez jamais dprotger la feuille !!! Vous pouvez activer les actions autorises sur les cellules et la feuille protges.

VI.3 Protection de la structure de classeur Celle-ci consiste en la protection contre lajout/dplacement de feuille, re-nomination de la feuille, la modification des volets (figs), etc. Commande : Outils/Tools Protection/Protection Protger le classeur/Protect workbook Vous pouvez aussi utiliser un mot de passe. VI.4 Protection contre louverture ou la consultation du document Pour empcher que quelquun dautre ouvre le document ou ne le modifie, vous devez utiliser un mot de passe (cette fois-ci obligatoire) douverture ou de modification. Vous avez besoin de passer par la commande - Fichier/FileEnregistrer sous/Save as - Outils/Tools Options gnrale/General options
Le mot de passe pour ouvrir le document Le mot de passe pour enregistrer le document

Confirmation pour lenregistrement du document

Quand vous choisissez les options denregistrement, vous serez amen confirmer votre mot de passe. Veuillez noter votre mot de passe quelque part, puisque si vous loubliez vous ne serez jamais capable de louvrir.

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CHAP. VII IMPRESSION


Limpression dans Excel est quelquefois droulante, compte tenu de la structure de la feuille. Cest pourquoi il faut respecter certaines tapes avant limpression. Au pralable, il faut savoir quExcel value la taille des caractres en fonction de lchelle et de la distribution des donnes (slection) sur une feuille. Pour gagner de lespace et sassurer que les donnes ne seront pas miniaturises inutilement , il faut que les largeurs de colonnes et les hauteurs de lignes soient les plus petites possibles. Mise en page Commande : Fichier/File Mise en page/Page setup En changeant les options de mise en page, vous pouvez contrler lapparence de feuilles imprimes, les marges, les en-ttes et pieds de page, lchelle/scaling, etc. Si vous avez les donnes qui dpassent une page en hauteur, il est utile de spcifier les lignes rpter en haut/Rows to repeat at top sous longlet Feuille/Sheet pour que ces lignes puissent apparatre chaque page.
Si votre rapport dpasse une page en hauteur, spcifiez les titres imprimer, c'est--dire les lignes qui se rpteront chaque page (et ventuellement les colonnes si les donnes se rpandent sur plusieurs pages en largeur)

Prvisualisation/Print preview Avant dimprimer, aprs avoir slectionn la plage imprimer, il est recommandable de prvisualiser ce que vous allez imprimer pour procder des changements de mise en page ncessaire.

CONCLUSION
Par les notes prsentes ici, nous avons essay de simplifier les choses par les illustrations graphiques et les explications. Les points fonctionnalits dExcel dont il a t question ici sont celles qui paraissaient plus pertinentes pour le travail ordinaire du comptable mais ne sont pas exhaustives. Lintension tait de pouvoir susciter un got pour aller de lavant. Il faudra complter ces notes avec de la pratique et en consultant laide. Cest lintrt dcouvrir plus et interroger qui pourra garantir la matrise dExcel. Nous vous recommandons dessayer aussi les touches de raccourcis prsentes en annexes, elles vous pargneront les pertes de temps prcieux. En cas de questions, nhsitez pas me contacter par e-mail repris en pied de page.

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TABLE DES MATIRES


INTRODUCTION.....................................................................................................................1 CHAP. I NOTIONS FONDAMENTALES................................................................................2 I.1 La fentre et ses lments..................................................................................................2 I.2 Classeur (workbook)..........................................................................................................6 I.3 Slectionner de texte, cellules, plages, lignes et colonnes.................................................7 I.4 Annuler les erreurs.............................................................................................................8 CHAP. II SAISIE DES DONNEES..........................................................................................10 II.1 Saisie simple...................................................................................................................10 II.2 Modification (dition)....................................................................................................10 II.3 Type de donnes.............................................................................................................10 CHAP. III FORMATER LES DONNEES...............................................................................19 III.1 Polices...........................................................................................................................19 III.2 Format de nombre.........................................................................................................19 III.3 Alignement....................................................................................................................19 III.4 Autres mises en forme de cellule..................................................................................20 III.5 Exemple de mise en forme utile....................................................................................20 III.6 Mise en forme conditionnelle (conditional formatting)................................................23 III.7 Reproduction de la mise en forme................................................................................23 CHAP. IV ORGANISATION DE LESPACE DE TRAVAIL................................................24 IV.1 Organisation avec une seule fentre.............................................................................24 IV.2 Rorganisation de plusieurs fentres............................................................................25 IV.3 Personnalisation de barres doutils...............................................................................26 CHAP. V EDITER LES DONNEES........................................................................................27 V.1 Reproduction, dplacement des donnes.......................................................................27 V.2 Base de donnes.............................................................................................................33 V.3 Grouper les sous-totaux/Subtotal...................................................................................36 V.4 Consolidation.................................................................................................................37 V.5 Importer/convertir..........................................................................................................39 CHAP. VI PROTECTION DES DONNEES............................................................................41 VI.1 Niveaux de protection...................................................................................................41 VI.2 Protection contre la saisie dans des cellules.................................................................41 VI.3 Protection de la structure de classeur............................................................................42 VI.4 Protection contre louverture ou la consultation du document.....................................42 CHAP. VII IMPRESSION........................................................................................................43 CONCLUSION........................................................................................................................43 Table des matires....................................................................................................................44

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ANNEXE: RACCOURCIS CLAVIER
F1 Affiche le volet Office Aide F6 Passe du volet Office Aide l'application active. TAB Slectionne l'lment suivant dans le volet Office Aide. MAJ+TAB Slectionne l'lment prcdent dans le volet Office Aide. ENTRE Effectue l'action de l'lment slectionn. HAUT et BAS Dans une table des matires, slectionne respectivement l'lment suivant et l'lment prcdent. DROITE et GAUCHE Dans une table des matires, dveloppe ou rduit respectivement l'lment slectionn. ALT+GAUCHE Revient au volet Office prcdent. ALT+DROITE Atteint le volet Office suivant. CTRL+ESPACE Ouvre le volet Office. CTRL+F1 Ferme et rouvre le volet Office actif. DROITE Dveloppe une liste +/-. GAUCHE Rduit une liste +/-.

Dans la fentre d'aide

TAB Slectionne le texte ou le lien hypertexte masqu suivant, ou Afficher tout ou Masquer tout au dbut d'une rubrique. MAJ+TAB Slectionne le texte masqu ou lien hypertexte prcdent, ou le bouton Aperu dans le navigateur en haut d'un article du site Web Microsoft Office. ENTRE Effectue l'action du lien Afficher tout ou Masquer tout, du texte masqu ou du lien hypertexte slectionn. ALT+GAUCHE Revient la rubrique d'aide prcdente. ALT+DROITE Atteint la rubrique d'aide suivante. CTRL+P Imprime la rubrique d'aide. HAUT et BAS Fait dfiler la rubrique d'aide active respectivement vers le haut et vers le bas par faibles incrments. PG.PRC et PG.SUIV Fait dfiler la rubrique d'aide active respectivement vers le haut et vers le bas par incrments plus importants. ALT+U Scinde (pas de mosaque) ou colle (mosaque) la fentre d'aide la fentre de l'application active. MAJ+F10 Affiche un menu contenant les commandes pour la fentre Aide ; le fentre Aide doit avoir le focus (slectionnez un lment dans cette fentre). Connatre les touches de l'interface Office Pour afficher et utiliser les fentres ALT+TAB Bascule vers le programme suivant. ALT+MAJ+TAB Bascule vers le programme prcdent. CTRL+CHAP Affiche le menu Dmarrer de Windows. CTRL+W ou CTRL+F4 Ferme la fentre de classeur slectionne. CTRL+F5 Rtablit la taille de la fentre de classeur slectionne. F6 Bascule vers le volet suivant d'une feuille de calcul fractionne (menu Fentre, commande Fractionner). MAJ+F6 Bascule vers le volet prcdent d'une feuille de calcul fractionne. CTRL+F6 Si plusieurs fentres de classeurs sont ouvertes, bascule vers la fentre suivante. CTRL+MAJ+F6 Bascule vers la fentre de classeur suivante.

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CTRL+F7 Lorsque la fentre d'un classeur n'est pas agrandie sa taille maximale, excute la commande Dplacer (sur le menu Contrle de la fentre du classeur). Utilisez les touches de direction pour dplacer la fentre et appuyez sur CHAP une fois l'opration termine. CTRL+F8 Lorsque la fentre d'un classeur n'est pas agrandie sa taille maximale, excute la commande Taille (sur le menu Contrle de la fentre du classeur). Utilisez les touches de direction pour redimensionner la fentre et appuyez sur CHAP une fois l'opration termine. CTRL+F9 Rduit une fentre de classeur en icne. CTRL+F10 Agrandit ou restaure la fentre de classeur slectionne. IMPR.CRAN Copie une image de l'cran dans le Presse-papiers. ALT+IMPR.CRAN Copie une image de la fentre slectionne dans le Presse-papiers. Pour accder et utiliser les balises actives ALT+MAJ+F10 Affiche le menu ou le message d'une balise active. Si plusieurs balises actives sont prsentes, passe la balise active suivante et affiche son menu ou son message. BAS Slectionne l'lment suivant dans un menu de balise active. HAUT Slectionne l'lment prcdent dans un menu de balise active. ENTRE Effectue l'action associe l'lment slectionn dans un menu de balise active. CHAP Ferme le menu ou le message d'une balise active. Conseil Vous pouvez demander tre averti par un signal sonore chaque fois qu'une balise active apparat. Pour bnficier d'indications audio, vous devez disposer d'une carte audio. Vous devez galement avoir install les sons Microsoft Office sur votre ordinateur. Si vous avez accs au World Wide Web, vous pouvez tlcharger des sons Microsoft Office partir du site Web Microsoft Office. Dans le menu ? (Aide), cliquez sur Microsoft Office Online et effectuez une recherche sur sons Microsoft Office . Une fois que vous avez install les fichiers son, activez la case cocher Produire un retour sonore dans l'onglet Gnral de la bote de dialogue Options (menu Outils). L'activation ou la dsactivation de cette case cocher affecte tous les programmes Office prenant en charge le son. Pour accder aux volets Office et les utiliser F6 Passe un volet Office partir d'un autre volet de la fentre de programme. (Il vous faudra peut-tre appuyer plusieurs fois sur F6.) Remarque Si la touche F6 n'affiche pas le volet Office qui vous intresse, vous pouvez essayer en appuyant sur ALT pour activer la barre de menus, puis sur CTRL+TAB pour atteindre le volet Office en question. CTRL+TAB Lorsqu'un menu ou une barre d'outils est actif, atteint un volet Office. (Il vous faudra peut-tre appuyer plusieurs fois sur CTRL+TAB.) TAB ou MAJ+TAB Lorsqu'un volet Office est actif, slectionne l'option suivante ou prcdente dans le volet Office. CTRL+ESPACE Affiche l'ensemble des commandes du menu du volet Office. HAUT ou BAS Permet de se dplacer parmi les choix d'un sous-menu slectionn ; de se dplacer parmi certaines options d'un groupe d'options. ESPACE ou ENTRE Ouvre le menu slectionn ou effectue l'action affecte au bouton slectionn. MAJ+F10 Ouvre un menu contextuel (menu contextuel : menu qui affiche une liste de commandes appropries pour un lment donn. Pour afficher un menu contextuel, cliquez avec le bouton droit sur un lment ou appuyez sur MAJ+F10.) ; ouvre un menu droulant pour l'lment de galerie ou de bibliothque slectionn. DBUT ou FIN Lorsqu'un menu ou un sous-menu est visible, slectionne la premire ou la dernire commande du menu ou sous-menu. PG.PRC ou PG.SUIV Fait dfiler la liste de galerie ou de bibliothque slectionne vers le haut ou vers le bas. CTRL+DBUT ou CTRL+FIN Atteint le dbut ou la fin de la liste de galerie ou de bibliothque slectionne. Pour accder et utiliser les menus et les barres d'outils F10 ou ALT Slectionne la barre de menus ou ferme un menu/sous-menu ouvert en mme temps. TAB ou MAJ+TAB Lorsqu'une barre d'outils est slectionne, slectionne le bouton ou menu prcdent ou suivant dans la barre d'outils. CTRL+TAB ou CTRL+MAJ+TAB Lorsqu'une barre d'outils est slectionne, slectionne la barre d'outils suivante ou prcdente.

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ENTRE Ouvre le menu slectionn ou excute l'action pour le bouton ou la commande slectionn. MAJ+F10 Affiche le menu contextuel pour l'lment slectionn. ALT+ESPACE Affiche le menu Contrle pour la fentre Excel. HAUT ou BAS Lorsqu'un menu ou sous-menu est ouvert, slectionne la commande prcdente ou suivante. GAUCHE ou DROITE Slectionne le menu de gauche ou de droite. Lorsqu'un sous-menu est ouvert, bascule entre le menu principal et le sousmenu. DBUT ou FIN Slectionne la premire ou la dernire commande du menu ou sous-menu. CHAP Ferme un menu ouvert. Lorsqu'un sous-menu est ouvert, ferme uniquement le sous-menu. CTRL+BAS Affiche l'ensemble des commandes d'un menu. CTRL+7 Affiche ou masque la barre d'outils Standard. Remarque partir du clavier, vous pouvez slectionner une commande quelconque de menu dans la barre de menus ou dans une barre d'outils affiche. Pour slectionner la barre de menus, appuyez sur ALT. Pour slectionner ensuite une barre d'outils, appuyez sur CTRL+TAB autant de fois que ncessaire pour slectionner la barre d'outils souhaite. Tapez la lettre souligne dans le menu qui contient la commande souhaite. Dans le menu qui s'affiche, tapez la lettre souligne dans la commande souhaite. Pour redimensionner et dplacer des barres d'outils et des volets Office 1. Appuyez sur ALT pour slectionner la barre de menus. 2. Appuyez sur CTRL+T"AB plusieurs fois pour slectionner la barre d'outils ou le volet Office qui vous intresse. 3. Effectuez l'une des actions suivantes : Pour redimensionner une barre d'outils 1. Dans la barre d'outils, appuyez sur CTRL+ESPACE pour afficher le menu Options de barres d'outils. 2. Slectionnez la commande Taille, puis appuyez sur ENTRE. 3. Utilisez les touches de direction pour redimensionner la barre d'outils. Pour dplacer une barre d'outils 1. Dans la barre d'outils, appuyez sur CTRL+ESPACE pour afficher le menu Options de barres d'outils. 2. Slectionnez la commande Dplacer, puis appuyez sur ENTRE. 3. Utilisez les touches de direction pour positionner la barre d'outils. Appuyez sur CTRL+ touches de direction pour dplacer un pixel la fois. Pour dverrouiller la barre d'outils, appuyez sur BAS plusieurs fois. Pour verrouiller la barre d'outils verticalement sur le ct gauche ou droit, appuyez sur GAUCHE ou DROITE respectivement lorsque la barre d'outils est compltement gauche ou droite. Pour redimensionner un volet Office 1. Dans le volet Office, appuyez sur CTRL+ESPACE pour afficher un menu de commandes supplmentaires. 2. Utilisez la flche BAS pour slectionner la commande Taille, puis appuyez sur ENTRE. 3. Utilisez les touches de direction pour redimensionner le volet Office. Utilisez CTRL+ touches de direction pour redimensionner un pixel la fois. Pour dplacer un volet Office 1. Dans le volet Office, appuyez sur CTRL+ESPACE pour afficher un menu de commandes supplmentaires. 2. Utilisez la touche BAS pour slectionner la commande Dplacer, puis appuyez sur ENTRE. 3. Utilisez les touches de direction pour positionner le volet Office. Utilisez CTRL+ touches de direct ion pour redimensionner un pixel la fois. 4. Lorsque l'opration de dplacement ou de redimensionnement est termine, appuyez sur CHAP. Pour utiliser les botes de dialogue TAB Vous dplace vers l'option ou le groupe d'options suivant. MAJ+TAB Vous dplace vers l'option ou le groupe d'options prcdent. CTRL+TAB ou CTRL+PG.PRC Bascule vers l'onglet suivant dans une bote de dialogue. CTRL+MAJ+TAB ou CTRL+PG.PRC Bascule vers l'onglet prcdent dans une bote de dialogue. Touches de direction Passe d'une option l'autre dans une liste droulante ouverte ou dans un groupe d'options. ESPACE Excute l'action du bouton slectionn ou active/dsactive la case cocher slectionne. Premire lettre d'une option dans une zone de liste droulante Ouvre la liste si elle est ferme et passe cette option dans la liste. ALT+ la lettre souligne dans l'option Slectionne une option ou active/dsactive une case cocher. ALT+BAS Ouvre la liste droulante slectionne. ENTRE Excute l'action affecte au bouton de commande par dfaut de la bote de dialogue (le bouton affich en gras, gnralement le bouton OK).

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CHAP Annule la commande et ferme la bote de dialogue. Pour utiliser les zones d'dition dans des botes de dialogue Une zone d'dition est un espace dans lequel vous pouvez taper ou coller une entre, par exemple, votre nom d'utilisateur ou le chemin d'accs un dossier. DEBUT Atteint le dbut d'une entre. FIN Atteint la fin d'une entre. GAUCHE ou DROITE Permet de se dplacer d'un caractre vers la gauche ou vers la droite. CTRL+GAUCHE Permet de se dplacer d'un mot vers la gauche. CTRL+DROITE Permet de se dplacer d'un mot vers la droite. MAJ+GAUCHE Slectionne ou dslectionne un caractre vers la gauche. MAJ+DROITE Slectionne ou dslectionne un caractre vers la droite. CTRL+MAJ+GAUCHE Slectionne ou dslectionne un mot vers la gauche. CTRL+MAJ+DROITE Slectionne ou dslectionne un mot vers la droite. MAJ+DBUT Effectue une slection entre le point d'insertion et le dbut d'une entre. MAJ+FIN Effectue une slection entre le point d'insertion et la fin d'une entre. Pour utiliser les botes de dialogue Ouvrir, Enregistrer sous et Insrer une image Les botes de dialogue Ouvrir, Insrer une image et Enregistrer sous prennent en charge les raccourcis clavier de bote de dialogue standard. (Pour afficher les raccourcis standard pour les botes de dialogue, rfrez-vous aux sections Pour utiliser les botes de dialogue et Pour utiliser les zones d'dition dans des botes de dialogue de la rubrique principale Touches de raccourci.) Ces botes de dialogue prennent aussi en charge les raccourcis numrs ci-dessous. ALT+MAJ+1 Atteint le dossier prcdent ALT+MAJ+2 Bouton Dossier parent : ouvre le dossier du niveau immdiatement suprieur au dossier ouvert. ALT+MAJ+3 Bouton Rechercher sur le Web : ferme la bote de dialogue et ouvre votre page de recherche sur le Web. ALT+MAJ+4 Bouton Supprimer : supprime le dossier ou le fichier slectionn. ALT+MAJ+5 Bouton Crer un dossier : cre un dossier. ALT+MAJ+6 Bouton Affichages : bascule entre les divers modes d'affichage de dossiers disponibles. ALT+MAJ+7 ou ALT+L Bouton Outils : affiche le menu Outils. MAJ+F10 Affiche un menu contextuel pour un lment slectionn, dossier ou fichier, par exemple. TAB Permet de se dplacer entre les options ou les zones de la bote de dialogue. F4 ou ALT+D Ouvre la liste Regarder dans. F5 Actualise la liste de fichiers. Touches des classeurs et feuilles de calcul Pour obtenir un aperu avant impression et imprimer CTRL+P ou CTRL+MAJ+F12 Affiche la bote de dialogue Imprimer. Utiliser les touches suivantes dans l'aperu avant impression (pour accder l'aperu avant impression, appuyez sur ALT+F, puis sur V) : Touches de direction Vous dplace dans la page en zoom avant. PG.PRC ou PG.SUIV Passe la page suivante ou prcdente en zoom arrire. CTRL+HAUT ou CTRL+GAUCHE Atteint la premire page en zoom arrire. CTRL+BAS ou CTRL+DROITE Atteint la dernire page en zoom arrire. Pour travailler avec les feuilles de calcul MAJ+F11 ou ALT+MAJ+F1 Insre une nouvelle feuille de calcul. CTRL+PG.SUIV Passe la feuille suivante dans le classeur.

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CTRL+PG.PRC Passe la feuille prcdente dans le classeur. MAJ+CTRL+PG.SUIV Slectionne la feuille en cours et la feuille suivante. Pour annuler la slection de feuilles multiples, appuyer sur CTRL+PG.SUIV ou, pour slectionner une feuille diffrente, appuyer sur CTRL+PG.PRC. MAJ+CTRL+PG.PRC Slectionne la feuille en cours et la feuille suivante. ALT+T F R Renomme la feuille courante (menu Format, sous-menu Feuille, commande Renommer). ALT+E D Dplace ou copie la feuille courante (menu Edition, commande Dplacer ou copier une feuille). ALT+E M Supprime la feuille courante (menu Edition, commande Supprimer une feuille). Pour se dplacer et dfiler entre feuilles de calcul Touches de direction Vous dplace d'une cellule vers le haut, le bas, la gauche ou la droite. CTRL+ touche de direction Vous dplace vers le bord de la rgion de donnes en cours. DBUT Atteint le dbut de la ligne. CTRL+DBUT Atteint le dbut de la feuille de calcul. CTRL+FIN Passe la dernire cellule de la feuille de calcul, dans la dernire ligne du bas utilise de la dernire colonne de droite utilise . PG.SUIV Vous dplace d'un cran vers le bas. PG.PRC Vous dplace d'un cran vers le haut. ALT+PG.SUIV Vous dplace d'un cran vers la droite. ALT+PG.PRC Vous dplace d'un cran vers la gauche. F6 Bascule vers le volet suivant d'une feuille de calcul fractionne (menu Fentre, commande Fractionner). MAJ+F6 Bascule vers le volet prcdent d'une feuille de calcul fractionne. CTRL+RET.ARR Fait dfiler le contenu afin d'afficher la cellule active. F5 Affiche la bote de dialogue Atteindre. MAJ+F5 Affiche la bote de dialogue Rechercher. MAJ+F4 Rpte la dernire action Rechercher (identique Suivant). TAB Permet de se dplacer entre des cellules non verrouilles dans une feuille de calcul protge. Pour se dplacer au sein d'une plage de cellules slectionne ENTRE Vous dplace de haut en bas au sein de la plage slectionne. MAJ+ENTRE Vous dplace de bas en haut au sein de la plage slectionne. TAB Vous dplace de gauche droite au sein de la plage slectionne. Si des cellules dans une seule colonne sont slectionnes, vous dplace vers le bas. MAJ+TAB Vous dplace de droite gauche au sein de la plage slectionne. Si des cellules dans une seule colonne sont slectionnes, vous dplace vers le haut. CTRL+POINT (.) Vous dplace dans le sens des aiguilles d'une montre vers le coin suivant de la plage slectionne. CTRL+ALT+DROITE Dans des slections non adjacentes, passe la slection suivante droite. CTRL+ALT+GAUCHE Passe la slection non adjacente suivante gauche. Remarque Vous pouvez modifier la direction du mouvement aprs avoir appuy sur ENTRE ou MAJ+ENTRE : appuyez sur ALT+T, sur O (menu Outils, commande Options) et appuyez sur CTRL+TAB jusqu' ce que l'onglet Modification soit slectionn, puis modifiez les paramtres de Dplacer la slection aprs validation. Pour se dplacer ou dfiler en mode Fin FIN apparat dans la barre d'tat lorsque le mode Fin est slectionn. Touche FIN Active ou dsactive le mode Fin. FIN+touche de direction Vous dplace d'un bloc de donnes dans une ligne ou une colonne.

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FIN+DBUT Passe la dernire cellule de la feuille de calcul, dans la dernire ligne du bas utilise de la dernire colonne de droite utilise. FIN+ENTRE Passe la dernire cellule non vide droite de la ligne en cours. Cette squence de touches ne fonctionne pas si vous avez activ d'autres touches de dplacement (menu Outils, commande Options, onglet Transition). Pour se dplacer et dfiler avec le mode DFILEMENT activ Lorsque vous utilisez les touches de dfilement (telles que PG.PRC et PG.SUIV) et que le mode DFILEMENT est dsactiv, la slection de cellule s'effectue en fonction du dfilement ralis. Pour dfiler sans modifier les cellules slectionnes, activez au pralable le mode DFILEMENT. DFILEMENT Active ou dsactive DFILEMENT. DBUT Passe la cellule situe dans le coin suprieur gauche de la fentre. FIN Passe la cellule situe dans le coin infrieur droit de la fentre. HAUT ou BAS Fait dfiler d'une ligne vers le haut ou vers le bas. GAUCHE ou DROITE Fait dfiler d'une colonne vers la gauche ou vers la droite. Touches de slection des donnes et des cellules Pour slectionner cellules, lignes, colonnes ou objets CTRL+ESPACE Slectionne toute la colonne. MAJ+ESPACE Slectionne toute la ligne. CTRL+A Slectionne toute la feuille de calcul. MAJ+RET.ARR Slectionne uniquement la cellule active si plusieurs cellules sont slectionnes. CTRL+MAJ+ESPACE Slectionne tous les objets d'une feuille lorsqu'un objet est slectionn. CTRL+6 Alterne entre le masquage des objets, l'affichage des objets et l'affichage des indicateurs de position des objets. Pour slectionner des cellules prsentant des caractristiques particulires CTRL+MAJ+* (astrisque) Slectionne la zone en cours autour de la cellule active (la zone en cours est une zone de donnes entoure par des lignes et colonnes vides). Dans un rapport de tableau crois dynamique, slectionne tout le rapport. CTRL+/ Slectionne la matrice (matrice : permet de crer des formules uniques permettant d' obtenir plusieurs rsultats et qui agissent sur un groupe d' arguments rpartis dans des lignes et des colonnes. Une plage matricielle partage une mme formule tandis qu' une constante matricielle est un groupe de constantes qui sert d' argument.) qui contient la cellule active. CTRL+MAJ+O (la lettre O) Slectionne toutes les cellules contenant des commentaires. CTRL+\ Dans une ligne active, slectionne les cellules qui ne correspondent pas la valeur de la cellule active. CTRL+MAJ+| Dans une colonne active, slectionne les cellules qui ne correspondent pas la valeur de la cellule active. CTRL+[ (crochet ouvrant) Slectionne toutes les cellules auxquelles les formules font rfrence dans la slection. CTRL+MAJ+{ (accolade ouvrante) Slectionne toutes les cellules auxquelles les formules font rfrence directement ou indirectement dans la slection. CTRL+] (crochet fermant) Slectionne les cellules contenant les formules qui font directement rfrence la cellule active. CTRL+MAJ+} (accolade fermante) Slectionne les cellules contenant les formules qui font rfrence directement ou indirectement la cellule active. ALT+; (point-virgule) Slectionne les cellules visibles dans la slection en cours . Pour tendre une slection F8 Active ou dsactive le mode tendu. En mode tendu, EXT apparat dans la barre d'tat et les touches de direction tendent la slection. MAJ+F8 Ajoute une plage de cellules la slection ; ou utiliser les touches pour aller au dbut de la plage que vous voulez ajouter, puis appuyer sur la touche F8 et sur les touches de direction pour slectionner la plage suivante. MAJ+touche de direction tend la slection une autre cellule. CTRL+MAJ+ touche de direction tend la slection la dernire cellule non vide contenue dans la mme colonne ou ligne que la cellule active. MAJ+DBUT tend la slection jusqu'au dbut de la ligne. MAJ+DBUT tend la slection jusqu'au dbut de la feuille de calcul. CTRL+MAJ+FIN

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tend la slection la dernire cellule utilise dans la feuille de calcul (coin infrieur droit). MAJ+PG.SUIV tend la slection d'un cran vers le bas. MAJ+PG.PRC tend la slection d'un cran vers le haut. FIN+MAJ+touche de direction tend la slection la dernire cellule non vide contenue dans la mme colonne ou ligne que la cellule active. FIN+MAJ+DBUT tend la slection la dernire cellule utilise dans la feuille de calcul (coin infrieur droit). FIN+MAJ+ENTRE tend la slection la dernire cellule de la ligne en cours. Cette squence de touches ne fonctionne pas si vous avez dsactiv d'autres touches de dplacement (menu Outils, commande Options, onglet Transition). DFILEMENT+MAJ+DBUT tend la slection la cellule situe dans le coin suprieur gauche de la fentre. DFILEMENT+MAJ+FIN tend la slection la cellule situe dans le coin infrieur droit de la fentre. Touches permettant d'entrer, de modifier, de formater et de calculer des donnes Pour entrer des donnes ENTRE Valide la saisie de donnes dans la cellule et slectionne la cellule situe en dessous. ALT+ENTRE Commence une nouvelle ligne dans la mme cellule. CTRL+ENTRE Recopie l'entre en cours dans la plage de cellule slectionne. MAJ+ENTRE Valide la saisie de donnes dans la cellule et slectionne la cellule prcdente situe au-dessus. TAB Valide la saisie de donnes dans la cellule et slectionne la cellule suivante situe droite. MAJ+TAB Valide la saisie de donnes dans la cellule et slectionne la cellule prcdente situe gauche. CHAP Annule la saisie de donnes dans une cellule. Touches de direction Vous dplace d'un caractre vers le haut, le bas, la gauche ou la droite. DBUT Atteint le dbut de la ligne. F4 ou CTRL+Y Rpte la dernire action. CTRL+MAJ+F3 Cre des noms partir d'tiquettes de lignes et de colonnes. CTRL+D Recopie vers le bas. CTRL+R Recopie vers la droite. CTRL+F3 Dfinit un nom. CTRL+K Insre un lien hypertexte. CTRL+; (point-virgule) Saisit la date. CTRL+MAJ+: (deux-points) Saisit l'heure. ALT+BAS Affiche une liste droulante des valeurs dans la colonne en cours d'une plage. CTRL+Z Annule la dernire action. Pour saisir des caractres spciaux Appuyez sur F2 pour modifier la cellule, activez VERR.NUM, puis appuyez sur les touches suivantes l'aide du pav numrique : ALT+0162 Saisit le caractre du cent . ALT+0163 Saisit le caractre de la livre sterling . ALT+0165 Saisit le symbole du yen . ALT+0128 Saisit le symbole de l'euro . Pour saisir et calculer des formules = (signe gal) Commence une formule. F2 Dplace le point d'insertion l'intrieur de la barre de formule lorsque la modification dans une cellule est activ e. RET.ARR

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Dans la barre de formule, supprime un caractre gauche. ENTRE Valide la saisie de donnes dans la cellule ou la barre de formule. CTRL+MAJ+ENTRE Entre une formule sous la forme d'une formule matricielle. CHAP Annule la saisie de donnes dans la cellule ou la barre de formule. MAJ+F3 Dans une formule, affiche la bote de dialogue Insrer une fonction. CTRL+A Lorsque le point d'insertion est droite du nom d'une fonction dans une formule, affiche la bote de dialogue Arguments de la fonction. CTRL+MAJ+A Lorsque le point d'insertion est droite du nom d'une fonction dans une formule, insre les noms d'arguments et les parenthses. F3 Colle un nom dfini dans une formule. ALT+= (signe gal) Insre une formule Somme automatique en utilisant la fonction SOMME. CTRL+MAJ+" (guillemet) Copie la valeur de la cellule situe au-dessus de la cellule active dans cette dernire ou dans la barre de formule. CTRL+' (apostrophe) Copie une formule de la cellule situe au-dessus de la cellule active dans cette dernire ou dans la barre de formule. CTRL+` (guillemet anglais gauche) Affiche alternativement les valeurs de cellule et les formules de cellule. F9 Calcule toutes les feuilles de calcul dans tous les classeurs ouverts. Lorsqu'une partie de la formule est slectionne, calcule la partie slectionne. Vous pouvez alors appuyer sur ENTRE ou CTRL+MAJ+ENTRE (pour les formules matricielles) pour remplacer la partie slectionne avec la valeur calcule. MAJ+F9 Calcule la feuille de calcul active. CTRL+ALT+F9 Calcule toutes les feuilles de calcul de tous les classeurs ouverts, qu'elles aient ou non chang depuis le dernier calcul. CTRL+ALT+MAJ+F9 Contrle nouveau les formules dpendantes, puis calcule toutes les formules de tous les classeurs ouverts, y compris les cellules non marques comme ayant besoin d'tre calcules. Pour modifier des donnes F2 Modifie la cellule active et positionne le point d'insertion la fin du contenu de la cellule. ALT+ENTRE Commence une nouvelle ligne dans la mme cellule. RET.ARR Modifie la cellule active, puis efface ou supprime le caractre prcdent dans la cellule active tandis que vous en modifiez le contenu. SUPPR Supprime le caractre droite du point d'insertion ou supprime la slection. CTRL+SUPPR Supprime le texte du point d'insertion la fin de la ligne. F7 Affiche la bote de dialogue Orthographe. MAJ+F2 Modifie un commentaire de cellule. ENTRE Valide la saisie de donnes dans la cellule et slectionne la cellule situe en dessous. CTRL+Z Annule la dernire action. CHAP Annule la saisie de donnes dans une cellule. CTRL+MAJ+Z Lorsque les balises actives de correction automatique sont affiches, annule ou rtablit la dernire correction automatique. Pour insrer, supprimer et copier des cellules CTRL+C Copie les cellules slectionnes. CTRL+C, immdiatement suivi d'un autre CTRL+C Affiche le Presse-papiers de Microsoft Office (collecte et colle plusieurs lments). CTRL+X Coupe les cellules slectionnes. CTRL+V Colle les cellules copies. SUPPR Efface le contenu des cellules slectionnes. CTRL+TRAIT D'UNION

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Supprime les cellules slectionnes. CTRL+MAJ+SIGNE PLUS (+) Insre des cellules vides. Pour mettre en forme des donnes ALT+' (apostrophe) Affiche la bote de dialogue Style. CTRL+1 Affiche la bote de dialogue Format de cellule. CTRL+MAJ+~ Applique le format de nombre Gnral. CTRL+MAJ+$ Applique le format montaire avec deux positions dcimales (les nombres ngatifs sont mis entre parenthses). CTRL+MAJ+% Applique le format pourcentage sans position dcimale. CTRL+MAJ+^ Applique le format numrique exponentiel, avec deux dcimales. CTRL+MAJ+# Applique le format de date, avec le jour, le mois et l'anne. CTRL+MAJ+@ Applique le format horaire, avec les heures et les minutes, et AM ou PM. CTRL+MAJ+! Applique le format numrique, avec deux dcimales, un sparateur de milliers et un signe moins pour les valeurs ngatives. CTRL+B Applique ou enlve la mise en forme gras. CTRL+I Applique ou enlve la mise en forme italique. CTRL+U Applique ou enlve le soulignement. CTRL+MAJ+5 Applique ou enlve le barr. CTRL+9 Masque les lignes slectionnes. CTRL+MAJ+((parenthse ouvrante) Affiche les lignes masques au sein de la slection. CTRL+0 (zro) Masque les colonnes slectionnes. CTRL+MAJ+)(parenthse fermante) Affiche les colonnes masques au sein de la slection. CTRL+MAJ+& Applique un contour aux cellules slectionnes. CTRL+MAJ+_ Enlve le contour des cellules slectionnes. Pour utiliser l'onglet Bordure de la bote de dialogue Format de cellule. Appuyez sur CTRL+MAJ+1 pour afficher cette bote de dialogue. ALT+T Applique ou enlve la bordure suprieure. ALT+P Applique ou enlve la bordure infrieure. ALT+F Applique ou enlve la bordure de gauche. ALT+G Applique ou enlve la bordure de droite. ALT+H Si des cellules de plusieurs lignes sont slectionnes, applique ou enlve la ligne de sparation horizontale. ALT+V Si des cellules de plusieurs colonnes sont slectionnes, applique ou enlve la ligne de sparation verticale. ALT+D Applique ou enlve la bordure diagonale vers le bas. ALT+U Applique ou enlve la bordure diagonale vers le haut. Touches de filtrage, de cration de plans et de gestion des plages Pour utiliser les grilles de donnes (menu Donnes, commande Grille) BAS Passe au mme champ dans l'enregistrement suivant. HAUT Passe au mme champ dans l'enregistrement prcdent. TAB et MAJ+TAB Passe chaque champ dans l'enregistrement, puis chaque bouton de commande.. ENTRE Passe au premier champ dans l'enregistrement suivant. MAJ+ENTRE Passe au premier champ dans l'enregistrement prcdent.

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PG.SUIV Passe au mme champ, en avanant de 10 enregistrements. CTRL+PG.SUIV Commence un nouvel enregistrement vide. PG.PRC Passe au mme champ, en reculant de 10 enregistrements. CTRL+PG.PRC Passe au premier enregistrement. DBUT ou FIN Passe au dbut ou la fin d'un champ. MAJ+FIN tend la slection la fin d'un champ. MAJ+DBUT tend la slection au dbut d'un champ. GAUCHE ou DROITE Vous dplace d'un caractre vers la gauche ou vers la droite dans un champ. MAJ+GAUCHE Slectionne le caractre de gauche dans un champ. MAJ+DROITE Slectionne le caractre de droite dans un champ. Pour filtrer des plages (menu Donnes, commande Filtre automatique) ALT+BAS Dans la cellule qui contient la flche droulante, affiche la liste des filtres automatiques pour la colonne en cours. BAS Slectionne l'lment suivant dans la liste des filtres automatiques. HAUT Slectionne l'lment prcdent dans la liste des filtres automatiques. ALT+HAUT Ferme la liste des filtres automatiques relatifs la colonne en cours. DBUT Slectionne le premier lment (Tout) dans la liste des filtres automatiques . FIN Slectionne le dernier lment dans la liste des filtres automatiques. ENTRE Filtre la plage base sur l'lment slectionn dans la liste des filtres automatiques. Pour afficher, masquer et crer un plan de donnes ALT+MAJ+DROITE Groupe des lignes ou des colonnes. ALT+MAJ+GAUCHE Dissocie des lignes ou des colonnes. CTRL+8 Affiche ou masque les symboles du plan. CTRL+9 Masque les lignes slectionnes. CTRL+MAJ+((parenthse ouvrante) Affiche les lignes masques au sein de la slection. CTRL+0 (zro) Masque les colonnes slectionnes. CTRL+MAJ+)(parenthse fermante) Affiche les colonnes masques au sein de la slection. Touches pour les rapports de tableaux et graphiques croiss dynamiques Pour mettre en page un rapport l'cran 1. Appuyez sur F10 pour activer la barre de menu. 2. Appuyez sur CTRL+TAB ou CTRL+MAJ+TAB pour activer la Liste des champs du tableau crois dynamique. 3. Appuyez sur la touche HAUT ou BAS pour slectionner le champ souhait. Appuyez sur la touche DROITE ou GAUCHE pour ouvrir ou fermer un champ pouvant tre dvelopp. 4. Appuyez sur TAB pour slectionner la liste Ajouter , puis appuyez sur BAS pour ouvrir la liste. 5. Appuyez sur la touche BAS ou HAUT pour slectionner la zone vers laquelle vous voulez dplacer le champ slectionn, puis appuyez sur ENTRE. 6. Appuyez sur TAB pour slectionner le bouton Ajouter , puis appuyez sur ENTRE. Pour utiliser la bote de dialogue Assistant Tableau et graphique crois dynamique - Disposition Pour afficher la bote de dialogue, appuyez sur TAB jusqu' ce que Disposition soit slectionn l'tape 3 de l'Assistant Tableau et graphique crois dynamique. HAUT ou BAS Slectionne le bouton de champ prcdent ou suivant dans la liste de droite. GAUCHE ou DROITE Avec deux colonnes ou plus de boutons de champ, slectionne le bouton de gauche ou de droite. ALT+L Dplace le champ slectionn vers la zone Ligne. ALT+C Dplace le champ slectionn vers la zone Colonne. ALT+D

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Dplace le champ slectionn vers la zone Donnes. ALT+G Dplace le champ slectionn vers la zone Page. ALT+L Affiche la bote de dialogue Champ dynamique pour le champ slectionn. Pour afficher ou masquer les lments dans un champ ALT+BAS Affiche la liste droulante pour un champ dans un rapport de tableau ou graphique crois dynamique. Utilisez les touches de direction pour slectionner le champ. HAUT Slectionne l'lment suivant dans la plage. BAS Slectionne l'lment prcdent dans la plage. DROITE Pour un lment dont les lments de niveau infrieur sont disponibles, affiche ces derniers. GAUCHE Pour un lment dont les lments de niveau infrieur sont affichs, masque ces derniers. DBUT Slectionne le premier lment visible dans la liste. FIN Slectionne le dernier lment visible dans la liste. ENTRE Ferme la liste et affiche les lments slectionns. ESPACE Insre une simple coche, une double coche ou dsactive la case cocher de la liste. Une double coche a pour effet de slectionner tous les lments de niveau infrieur en mme temps que l'lment. TAB Bascule entre la liste, le bouton OK et le bouton Annuler. Pour modifier la disposition d'un rapport CTRL+MAJ+* (astrisque) Slectionne tout le rapport de tableau crois dynamique. ALT+MAJ+DROITE Groupe les lments slectionns dans un champ de tableau crois dynamique. ALT+MAJ+GAUCHE Dissocie les lments groups dans un champ de tableau crois dynamique.

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