(Pour e-secrtaires, associations, formateur/animateurs EPN 1, animateurs culturels,...

Maude Marchal, Tic Tac Toe - Source de jouvence, formez vos atouts !

Notes de cours ralises dans le cadre des formations : du Rseau des EPN de Wallonie, TechnofuturTIC. Tlsecrtariat (atelier de tltravail), IFAPME Braine-le-Comte

Le cloud Computing est cette mthode de travail qui consiste dposer le fruit de votre travail sur un nuage et fait germer vos collaborations en deux clics.

Mary Poppins

Espace public numrique http://www.epn-ressources.be/liste-des-epn

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Quest-ce que le Cloud Computing

Dfinition
Le cloud Computing2 est une mthode de travail qui consiste travailler et placer lensemble de ses donnes sur serveur distant3. Le fruit de votre travail nest plus centralis sur un ordinateur, mais il est rendu accessible o que vous soyez. Votre bote e-mail, vos agendas, vos photos et vido, vos documents et les logicielles dont vous avez besoin pour les traiter, vos donnes sont stockes et traites partir dInternet. Le terme travail dans les nuages vient de cette dmatrialisation du support des donnes, il est impossible de pourvoir localiser gographiquement un serveur dans les nuages.

Un systme Cloud, pour qui ?

Vous travaillez sur plusieurs implantations ou ordinateurs, il ne sera plus ncessaire de jouer avec une cl USB ou un disque dur externe. Vous tes une petite structure et ne disposez pas de service dun informaticien pouvant installer, grer, rparer un serveur. Vos collgues ou votre personnel travaillent principalement mi-temps, il est difficile que chacun puisse conserver un bureau fixe. Vous tes freelance, indpendant ou mme tudiant... vous bougez sans cesse et collaborez avec des intervenants multiples. Vous voulez passer de votre ordinateur portable votre Smartphone ou votre tablette numrique sans vous poser de questions. Vous tes un enseignant et votre cole na pas encore investi dans un ENT 4 ou LMS5 (mENTos, Moodle, Claroline). Vous tes formateur/enseignant et voulez dynamiser vos pratiques denseignement : Travail collaboratif ou coopratif http://wiki.univ-paris5.fr/wiki/ Collaboration_/_Coop%C3%A9ration

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informatique dans les nuages. Un serveur est un ordinateur possdant une capacit de stockage importante. Distant signifie que pour vous connecter cette machine vous utilisez le rseau Internet. 4 Espace numrique de travail http://www.menteos.be 5 Learning Management System (plateforme de formation distance). w3.tictactoe.be CC BY-NC-SA 2/23

Et si Internet est en panne ?

Les besoins pour ce type de solution sont simples, un ordinateur ou une tablette ou un smartphone et une connexion internet. Pour cette dernire, nous verrons un peu plus loin quil est possible de travailler hors connexion.

Fini l'installation
Le Saas (Software as a Service) est LA caractristique des solutions cloud. Vous connaissez dj le webmail (hotmail, yahoo, gmail,...)? Sans tre oblig dinstaller un logiciel de client mail tel que Outlook ou Thunderbird, il vous est possible de consulter vos e-mail via une plateforme6 Web. Il en est de mme aujourdhui pour votre suite bureautique : traitement de texte, tableur, prsentation, formulaire, agenda,... Dsormais plus besoin dinstaller de suite office7 sur votre ordinateur. Et surtout fini les mises jour rptition, elles se feront automatiquement sans le moindre effort de votre part, sans que cela ne perturbe pas votre travail en vous forant redmarrer votre ordinateur.

Travail collaboratif
Le cloud Computing permet facilement le partage de documents et la restriction des accs. Soit le document partag sera accessible uniquement en lecture seule : lutilisateur peut lire, mais ne peut pas modifier votre contenu. Soit les utilisateurs pourront en temps rel crer du contenu de manire collaborative, cest--dire crire et interagir de manire synchronise (en mme temps) ou non-synchronise dans le mme document. Grce lhistorique des modifications il sera toujours possible de revenir une version prcdente et de contrler les actions de chacun des contributeurs. Bass sur la production de contenus, les outils Google ne suffiront peut-tre pas au traitement auquel vous les destins (mise en forme complexe, tris, publipostage,...), il vous sera possible dexporter les documents vers des formats de fichiers MicrosoftOffice ou OpenOffice.

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Plateforme web = site internet donnant accs un service spcifique. SuiteOffice : OpenOffice (Writer, Calc, Impress, Base), MicrosotOffice (Word, Excel, PowerPoint, Access...). w3.tictactoe.be CC BY-NC-SA 3/23

Sauvegarde des donnes (backup)

Les espaces de stockage en ligne garantissent lune des meilleures solutions de sauvegarde par rapport un serveur ou un disque dur externe situ dans lenceinte de lentreprise. Lors dun cambriolage, il est assez rare que votre Arsne Lupin pargne votre disque dur externe ou votre serveur, pensant au prjudice que vous occasionnerait la perte de vos donnes. En cas dincendie total de votre btiment, aucun matriel informatique ne sera l'abri des flammes, sauf si vous disposez dun bunker et que vos solutions de backup ci-trouvent. Les services de stockage en ligne sont nombreux GoogleDrive,Hubic, Dopbox, Skydrive... Ceux-ci sont gratuits jusqu une certaine capacit allant de 2 25Go. GoogleDrive Hubic Dopbox Skydrive ... La meilleure approche en terme de solution de sauvegarde, consiste multiplier les solutions telles que : Gravure des donnes sur CD-rom ou DVD, La cl USB ou un disque dur externe, multiplier les services de stockage en ligne. http://www.jheberg.net/ est un outil hbergement MultiUpload, c'est--dire quil enregistre simultanment vos donnes sur les diffrents espaces de stockage online auxquels vous tes abonn. 5Go 25Go 2Go 7Go

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La scurit des donnes

Selon les experts en matire de scurit informatique, il est plus difficile, voir impossible, pour un hacker amateur de pirater les gants du Cloud (Microsoft, amazone, Google ou IBM). Au mme titre que les banques (vol de coordonnes de cartes de crdit), les rseaux de jeux en ligne, les rseaux sociaux,... il est vrai que ces fournisseurs de services restent une cible de choix pour les cybercriminels. Dautres polmiques subsistent sur les questions de confidentialit (accs par les services de police) et de responsabilit juridique en cas de pertes des donnes (si dfaillance du systme). Pour les donnes dites sensibles, il existe des solutions de cryptage8 des donnes. Sur Internet, vous trouverez de nombreux logiciels de criptage, mais le plus Cloud de tous reste Evernote. Evernote est une sorte de blocNote ultra performant qui sutilise sur tous vos appareils de communication (tablette, smartphone, pc,...) et permet entre autre de crypter les donnes quil contient. Les soucis de scurit sont dans la plupart des cas causs par un manque de prvoyance de la part de lutilisateur, voici quelques conseils : Ccleaner Nettoyez votre systme des fichiers non utiliss, supprimez les mots de passe, les prfrences,... Installez et surtout configurez votre Antivirus. Utilisez des mots de passe diffrents pour chaque plateforme vitez les mots de passe trop simples ou vidents tels que votre pnom, date de naissance,...

Protger des donnes laide dun mot de passe (algorithme de cryptage et d'une cl) en les rendant illisibles. w3.tictactoe.be CC BY-NC-SA 5/23

Avantages conomiques et cologiques

Avant il tait presque indispensable pour une petite structure dinvestir dans du matriel hardware performant, dun serveur ou dun router administrant lune des machines comme telle; parfois mme lentreprise dispose un systme type NAS ou autres solutions de backup et de synchronisation de donnes en rseau,... Aujourdhui les cots de linvestissement sont rduits, mais cela n'exclus pas de disposer dun matriel jour et dune installation rseau stable. Lentreprise optimise linvestissement de son parc informatique en fonction de ses rels besoins, en effet un ordinateur peut suffire deux mi-temps. Ce concept nest pas une rvolution de nombreuses entreprises intgrent dans un rseau local un systme de machine virtuelle, mais cette mise en place reste complexe si vous ntes pas technicien rseau. De plus un serveur est une machine nergivore allum 24h/24h, qui dans la plupart des cas (TPE, ASBL, coles,...) nutilisent pas pleinement les ressources et capacit de celui-ci. Pour plus dinformations, lire les commentaires de larticle :
http://www.greenit.fr/article/acteurs/hebergeur/cloud-computing-pas-si-vert-que-ca-3866

Un avantage tant conomique qucologique est la possibilit de faire du tltravail9, les frais de dplacement et limpact cologique occasionn par ceux-ci est diminu. En conclusion le cloud permet de rationaliser les besoins hardware (ordinateur et serveur), le tltravail et diminue ainsi les trajets inutiles, le travail collaboratif et garanti lefficience de celui-ci.

Les outils Google

Depuis de nombreuses annes Google propose une gamme de produits Cloud oriente sur le multimdia et la bureautique :
Document Drive Suite bureautique (traitement de texte, tableur, prsentation, dessin, formulaire). Disque dur permettant le stockage des documents. Bote e-mail (webmail). Organisation et partage dagenda. Ralisation doutils de gestion de projet (extranet). Cette solution regroupe gmail, agenda, drive et document, site.

Gmail Agenda Site

Apps et Apps for business

Travailler en dehors des locaux professionnels. CC BY-NC-SA 6/23

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Traduction

Traduit instantanment du texte, des pages Web et des fichiers depuis et vers plus de 50 langues. Consultez des cartes et des itinraires. Baladez-vous en vue 360. Abonnement au flux RSS10 de vos sites prfrs. Recevez par e-mail des alertes sur les sujets de votre choix. Ralisation et envoi de listes de diffusion, des groupes de discussion. Stockage et partage de photos. Stockage et partage de Vido. Rseau social de Google Outil webmarketing utilis pour promotionner vos services sur le web.

Maps Streetview Reader Alertes

Groupe

Picasa YouTube Plus (Google+) Adwords

...

Pourquoi utiliser les outils Google(accessibilit de loutil)

Que vous soyez formateur en insertion sociale, animateur culturel de groupes de seniors ou enseignant dans le secondaire, le non-accs un outil utilis en formation est un frein lapprentissage. Les outils Google ont lavantage de ne pas tre payant, je nutilise pas le terme gratuit car la publicit omniprsente que nous ctoyons finance le fournisseur du service. La simplicit des outils Google est fort apprciable, ce qui les rendent particulirement accessibles par les publics loigns des usages de linformatique. Certes les possibilits techniques sont plus faibles quune suite MicrosoftOffice ou OpenOffice, mais lusage collaboratif est mis en avant. Par ailleurs nous nutilisons quune faible partie des capacits (10%) des logiciels de bureautique. Les outils Google disposent des fonctions de base de la bureautique, seule une utilisation de type secrtariat traditionnel serait plus difficile (publipostage papier,...).

En sachant quun logiciel est un outil dure de vie limite, la question se poser serait : Mon objectif est-il datteindre la comptence de la matrise de loutil ou la comptence lie un usage numrique ?

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Fichier texte particulier qui permet dobtenir les mises jour d'information dont la nature change frquemment. w3.tictactoe.be CC BY-NC-SA 7/23

Les associations ne sont pas en reste face la complexit de loutil bureautique utilis. Dune part un outil simple et intuitif permet aux utilisateurs de se concentrer sur leurs objectifs de production, dautre part un outil accessible dans la sphre prive augmente les possibilits dusages et accrot la performance. La collaboration et le partage de documents avec des tiers ne peut se faire qu'aux deux conditions daccessibilit cites plus haut : gratuit et simplicit. En effet collaborer avec un logiciel propritaire peut tre restrictif pour vos collaborateurs qui ne possderaient pas les licences. Mais noublions pas que nous ne disposons pas tous des mmes comptences informatiques, une interface complexe aurait pour rsultat de faire fuir vos invits.

Comment puis-je utiliser les outils Google?

Vous pourrez utiliser la plupart des outils sans devoir souscrire de compte utilisateur (youtube, Maps et Streetview, traduction, video, image, recherche, actualit, livre, shoping,...). Pour dautres outils vous devrez crer un compte utilisateur, mais sans tre oblig dutiliser une adresse G-mail (Drive et documents, picasa, agenda, groupe, reader, alertes, talk, analytics, adwords,...). A l'exception des offres Google Apps for Business 11 et de lextension de l'espace de stockage du Google Drive12 les outils Google sont utilisables sans frais (gratuit).

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Ces offres regroupent plusieurs outils et offrent des qualits de service et possibilits supplmentaires. http://www.google.com/intl/fr/enterprise/apps/business/pricing.html
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Google Drive : disque dur Cloud (sur serveur distant), voir plus loin dans les notes.

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Se connecter aux outils Google ncessitant un compte utilisateur

Si vous ne disposez pas dun compte
1. Cliquez sur le bouton rouge Inscription 2. Remplissez les champs Remarque : lhistorique web permet Google de personnaliser les rsultats indexs du moteur de recherches

Si vous disposez dj dun compte

1. Ouvrez une page Google (http://www.google.be). 2. Cliquez sur le bouton Connexion en haut droite (plus rapide). Il est galement possible de faire une recherche de loutil dans google. 3. Insrez votre E-mail et votre Mot de passe. 4. Cliquez sur Connexion. Remarque : loption Rester connect permet de mmoriser votre login et mot de passe jusqu' dconnecter votre compte. Ds lors, chaque ouverture dun outil Google vous tes connect. Si vous tes sur une machine dont vous ntes pas lutilisateur principal (espace public,...) il est conseill de la dcocher.

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Google Apps
Les google Apps regroupent quatre grands outils de Google : G-mail, Google Agenda, Google Site et Google Drive. La particularit de Google Apps est que vos outils sont lis votre nom de domaine13 (exemple : tictactoe.be) et nom pas une adresse Gmail maudemarechal@gmail.com. Nanmoins, lespace de stockage de vos donnes dpend de google (5Go de base) et non pas de votre hbergeur14 (exemple : ovh.com, gandit.net,...). Vous crez des comptes utilisateurs et partagez avec eux un environnement de travail (un rseaux). La gestion de ce rseau est simplifi par rapport ladministration dun serveur interne (permission et les restrictions daccs,...). Par exemple il est possible de ne pas permettre le partage de documents vers des utilisateurs externes votre rseau,...

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Le nom de domaine est la traduction de ladresse logique dun site web sur un serveur (adresse IP). exemple : monentreprise.be 14 Un hbergeur web vous fourni un espace de stockage sur ses serveurs pour y installer votre site web, un espace dchange de documents (ftp,...), vos e-mails,... w3.tictactoe.be CC BY-NC-SA 10/23

Travailler en mode hors connexion

Il est possible de travailler avec les documents de votre Drive lorsque vous ne disposez pas dinternet, mais uniquement avec Google Chrome. Remarque : cette option nest pas disponible pour les prsentations, les formulaires et les dessins. Dans votre Drive, activez le mode hors connexion 1. Dans le menu de gauche Plus Documents hors connexion 2. Dans la partie centrale de votre page, cliquez sur le bouton bleu Activer Google Documents hors connexion https://support.google.com/drive/bin/answer.py? hl=fr&answer=1628467&topic=1628465&ctx=topic

Il est galement possible de tlcharger la version Gmail hors connexion. 1. Dans les paramtres de gmail, cliquez sur longlet Hors connexion et Installez Gmail hors connexion 2. Cliquez sur le bouton Ajouter Chrome Ajouter

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Google Drive et documents

Connexion au compte
Voir plus haut (cliquez sur ce signet)

Ouvrir un document de type traitement de texte.

1. Entrez dans linterface de google drive a. Cliquez sur longlet Drive dans la barre de navigation du haut. Si le lien Drive n'apparat pas, cliquez sur longlet Plus.

2. Dans la liste de vos documents, cliquez sur le titre de celui que vous voulez ouvrir.

Crer un nouveau document ou un dossier.

1. Cliquez sur le bouton Crer, dans le menu latral de gauche. 2. Slectionnez un type de document dans le menu droulant.

(Re)nommer un document
Soit vous avez ouvert le document : Menu Fichier Renommer... Soit vous tes dans mon Drive : Cochez la case gauche du document Bouton Autre Renommer...

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Travailler dans Drive

Les quatre boutons en haut droite vous permettent de grer laffichage de vos documents et rgler les paramtres de votre Drive.

Le menu gauche vous permet de naviguer dans l'arborescence de vos documents (dossier fichier).

Partags avec moi Affiche tous les documents que dautres ont partags avec vous. Suivis Cliquez sur l'toile ct d'un document et ainsi retrouvez le facilement. Rcents Affiche les documents rcemment ouverts.

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Lorsque vous slectionnez un document (fichier ou dossier), un menu plus tendu apparat au-dessus.

Vous remarquerez que ses oprations sont galement possibles une fois le document ouvert via le Menu.

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Dplacer un fichier dans un dossier

Soit cochez la case gauche du fichier bouton Organiser. Soit cliquez / glissez le document dans le dossier.

Importer des documents ou dcompresser un PDF

Il est possible dimporter des fichiers et mme des dossiers entiers dans votre Drive. Cela permet de sauvegarder votre travail ou de le partager. En important un document PDF dans votre drive, vous pourrez extraire le texte de ce fichier PDF et ainsi le modifier sans passer par Adobe Acrobat.

Pour pouvoir convertir un pdf en fichier texte, il vous faudra rgler un paramtre : 1. Bouton Paramtre Paramtres dimportation Convertir le texte des fichiers image ou pdf imports

2. Bouton Importer Fichier... slectionnez votre fichier cliquez Importer et partager ouvrez votre document (dans la boite de dialogue de limportation, double cliquez sur votre document) Remarque : les pages seront doubles, dune part vous aurez la page pdf et dautre part le texte converti.

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Partager un document
Cliquez sur le bouton Partager Insrez les adresses de vos collaborateurs Ajustez vos accs cliquez sur OK. Par dfaut les paramtres de partage sont en mode Priv. Vous pouvez changer ce mode Public, ainsi votre document est accessible via une recherche google. Tous les utilisateurs disposant du lien, il vous suffit de communiquer votre lien (en lien dans votre site web,...).

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Modification autorise : les collaborateurs peuvent crire dans votre document. Commentaire autoris : uniquement les commentaires sont autoriss. Slectionnez du texte Menu Insertion Commentaire Consultation autorise : les utilisateurs peuvent lire le contenu, mais pas le modifier.

Collaborez dans Google

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A droite de votre document, vous verrez apparatre les diffrents lecteurs prsents au mme moment que vous. Des curseurs de couleurs diffrentes marquent galement lactivit des diffrents collaborateurs.

Lorsque le menu est droul , vous apercevez au bas de celui-ci un chat pour dmarrer une conversation instantane.

Afficher lhistorique des rvisions

Lhistorique de rvision permet de grer les tapes davancement dun document, dditer une version antrieur du document, de se tenir au courant des modifications apportes par chaque utilisateur. Menu : Fichier Consult lhistorique des rvisions Dans une autre couleur vous remarquerez les modifications : suppressions, ajouts de texte,...

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Gmail
Envoyer un mail (rgles dusage)
Envoyer un mail avec loutil Gmail est assez simple, il vous suffi de chercher les bouton Nouveau message et Envoyer. Nanmoins, lenvoi dun e-mail relve quelques rgles dusage.

Objet : il s'agit du titre que votre destinataire aperoit lorsqu'il reoit votre courrier. Sans objet il est difficile de retrouver un message ou de lui attribuer un degr dimportance. galement, inscrire tout le contenu du message dans lobjet est mal peru : Dans mon bureau dans 10minutes !

Ladresse lectronique est une information personnelle, elle ne peut sans accord de son propritaire tre divulgue publiquement. Cc (Copie Carbone ou copie conforme) : les destinataires peuvent voir votre liste denvoi. Cette mthode est utiliser pour signifier aux diffrents destinataires quils ne sont pas les seuls concerns par votre courriel. Cci (Copie Carbone Invisible ou copie conforme individuelle) : il s'agit d'une simple Copie Carbone la diffrence que les destinataires ne voient pas votre liste de diffusion. Prfrez la mthode Cci, si vos destinataires ne font pas partie du mme cercle et distinguez une adresse professionnelle dune adresse prive. Demander une confirmation (Google Apps) : permettent de vrifier que les messages transmis ont t lus par leur destinataire Invitation : Permet de planifier un vnement (runion, sminaire,...), les destinataires sont invits confirmer leur participation et peuvent directement insrer cet vnement dans leur agenda.

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Les libells
Les libells sont une sorte de dossier dans lesquels il est possible de classer, darchiver vos emails. Il est possible dassocier plusieurs libells un mme message. Les libells sont placs dans le menu gauche

Crer un libell
En bas du menu de navigation gauche, cliquez sur Plus (tout le menu est rendu visible) Cliquez sur crer un libell Entrez un nouveau nom de libell Pour insrer votre nouveau libell dans un autre, cochez la case Imbriquer le libell sous et slectionnez le libell parent. Cliquez sur Crer

Appliquez un libell
ou ou Lorsqu'un message est affich, cliquez sur le bouton Libells votre choix et cochez le libell de Dans la boite de rception, glissez le message dans le libell (cliquez/glissez) Dans la boite de rception, cochez les cases du ou des message(s) cliquez sur le bouton Libells Slectionnez le libell de votre choix

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Crer un filtre
Les filtres sont une solution pour se dbarrasser du spam15 ou archiver automatiquement certains e-mails. Cliquez sur longlet Plus Crer un filtre Paramtrez le filtre puis cliquez sur Crer un filtre Dfinissez laction du filtre puis cliquez sur le bouton sur Crer un filtre. Par exemple si vous dsirez placer certains e-mail dans vos spam, cochez Appliquer le libell et slectionnez dans la liste Spam.

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Spam : courrier publicitaire indsirable. CC BY-NC-SA 21/23

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La signature
La signature est le pied de page de vos e-mails. Vous y insrez vos coordonnes, logo, slogan,... Cliquez sur le bouton Paramtre (en haut droite de la page)

Dans longlet Gnral, descendre la fentre jusque Signature : Encodez votre signature dans le champ texte

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Attribution - Pas d'Utilisation Commerciale - Partage dans les Mmes Conditions 2.0 Belgique (CC BY-NC-SA 2.0)
Vous tes libre de :
partager reproduire, distribuer et communiquer l'oeuvre

Selon les conditions suivantes :

Attribution Vous devez attribuer l'oeuvre de la manire indique par l'auteur de l'oeuvre ou le titulaire des droits (mais pas d'une manire qui suggrerait qu'ils vous soutiennent ou approuvent votre utilisation de l'oeuvre). Pas dUtilisation Commerciale Vous n'avez pas le droit d'utiliser cette oeuvre des fins commerciales. Partage dans les Mmes Conditions Si vous modifiez, transformez ou adaptez cette oeuvre, vous n'avez le droit de distribuer votre cration que sous une licence identique ou similaire celleci.

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.0/be/ .

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