Os Benefcios do Ciclo PDCA

Atualmente, pode-se dizer que o gerenciamento um dos principais fatores competitivos entre as empresas do mundo inteiro, dos mais variados setores de produo. Com a adoo do gerenciamento, as empresas buscam manter-se nos mercados onde atuam, visando tambm a capitalizao e conquista de novos mercados. Um mtodo gerencial que vem sendo cada vez mais utilizado o chamado PDCA (Plan, Do, Check, Act), tambm conhecido como Mtodo de Melhorias PDCA, Ciclo PDCA, Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming. O mtodo PDCA fundamenta-se na Teoria da Administrao Cientfica de Taylor (1903) e na Teoria Clssica da Administrao de Fayol (1916). Enquanto Taylor privilegiava as tarefas de produo da empresa, Fayol priorizava a estrutura da organizao, e ambas teorias buscavam alcanar o mesmo objetivo, que era a maior produtividade do trabalho e a eficincia nas organizaes, que deveriam ser implementadas de forma sequencial. Taylor afirma que a administrao envolve atribuies e responsabilidades baseadas em quatro princpios, sendo eles o Princpio do Planejamento, o Princpio do Preparo (preparo da mo-de-obra, das mquinas e equipamentos de produo), o Princpio do Controle (controle do trabalho, para que seja realizado de acordo com as normas) e o Princpio da Execuo (execuo disciplinada do trabalho atravs da distribuio de tarefas). Para Fayol, administrar prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Em termos gerais, pode-se dizer que todas as definies dadas para o termo administrar dizem respeito a uma sequncia de atividades a serem realizadas para que uma empresa atinja os seus objetivos, e exatamente esta ideia de sequncia de atividades que est contida no mtodo de melhorias PDCA. O PDCA envolve conceitos bsicos da administrao, sendo apresentado na forma de um ciclo, uma estrutura clara, fcil de ser compreendida e gerenciada. O conceito deste mtodo foi inicialmente introduzido na dcada de 1930, nos Estados Unidos, pelo estatstico Walter . Shewhart. Na dcada de 1950, o estatstico W. Edwards Deming popularizou o mtodo, aprimorando-o e chamando-o de Shewhart PDCA Cycle em homenagem ao mentor do ciclo.

O ciclo PDCA consiste em uma sequncia de passos utilizada para controlar qualquer processo definido. uma ferramenta que auxilia na organizao do processo de implementao de melhorias, dando uma diretriz para a conduo de tais projetos / processo. tambm utilizada para o planejamento de testes para obteno de informaes a respeito de um processo, antes da implementao de uma melhoria. A figura abaixo representa as etapas do ciclo de forma dinmica:

A etapa PLAN Planejar, refere-se ao planejamento do processo de melhoria. Determina quais so os objetivos, o que j se sabe, o que quer que seja aprendido e como sera feito. Esta etapa aborda quatro itens pricipais: Identificao do Problema: realizada todas as vezes em que a empresa deparase com com um resultado indesejado provindo de um processo ou conjunto de causas. A identificao adequada de um problema proporcionar um aumento na eficcia de soluo deste.

Estabelecer Meta: as metas devem ser sempre estabelecidas nos fins (no produto, na satisfao, na segurana das pessoas evolvidas) e nunca nos meios (no processo). Devem ser constitudas por objetivo geral, prazo e valor. O objetivo gerencial ir demonstrar a proposta da meta a ser colocada. O prazo fundamental para que haja o cumprimento do objetivo definido e o valor est intrnseco em qualquer meta, podendo estar implcito no objetivo gerencial ou explcito na meta.

Anlise de Fenmeno: trata exclusivamente da anlise detalhada do problema detectado atravs dos dados e fatos.

Anlise de Processos: consiste basicamente em descobrir as causas fundamentais relativas ao problema identificado e estudado.

Plano de Ao: produto de todo o processo referente etapa de Planejamento. Nele esto contidas, em detalhes, todas as aes que devero ser tomadas para se atingir a meta proposta inicialmente. Coloca o gerenciamento em movimento, tornando operacional a implantao de metas no sistema de produo, de maneira que se tenha elevada probabilidade de sucesso.

Na etapa DO Fazer, faz-se a conduo do plano e anota-se as questes observadas. No caso de uma mudana de processo, muitas vezes no possvel que se verifique os resultados instantaneamente, mas no plano j deve ter sido previsto pontos de checagem para coleta de observaes. Na etapa Check Verificar, verifica-se o que foi aprendido durante a execuo do plano. aqui tambm que so comparados os resultados com as predies feitas durante o planejamento e que se verifica se os objetivos plano foram alcanados. A partir do aprendizado e das respostas obtidas na implementao do plano, outras perguntas podero ser formuladas para o problema em questo. importante que se faa um pequeno resumo dos pontos principais do conhecimento adquirido para que no se perca o foco e para que no futuro, ao consultar os registros passados, os pontos secundrios no sejam confundidos com os principais. Na etapa ACT Agir, feita a anlise crtica do ciclo e estabelece-se um plano de ao para implementao de aes que devam ser tomadas aps as concluses obtidas com o estudo

do ciclo. No caso de mudanas feitas na etapa FAZER, aqui o que seguem so aes para iniciar uma nova melhoria, ou para desfazer a mudana. As mudanas a serem implementadas podem ser classificadas como reversveis, pois podem ser desfeitas de modo a retornar ao estgio inicial, ou irreversveis, que, uma vez implementadas, no podem mais ser desfeitas. Neste caso, possvel que ocorra outra mudana, mas o estgio inicial no pode mais ser atingido. O ciclo PDCA pensado para ser usado como um modelo dinmico. A concluso de uma volta no ciclo ir culminar no comeo do prximo ciclo, e assim sucessivamente. Seguindo o princpio de melhoria contnua, o processo sempre pode ser reanalisado e uma nova mudana ou processo poder ser iniciado. A utilizao do ciclo PDCA envolve diversas possibilidades, podendo ser utilizado para o estabelecimento de metas provenientes das diretrizes da alta administrao com o objetivo de coordenar esforos de melhoria contnua, enfatizando-se que cada programa deve comear com um planejamento cuidadoso (definio de uma meta) e resultar em aes efetivas de melhoria que garantam a sobrevivncia da empresa. Outra aplicao do mtodo na resoluo de problemas crnicos ou crticos que prejudiquem o desempenho de um projeto ou servio qualquer. Neste caso, d-se o nome de Gerenciamento da Rotina, onde visa-se eliminar no conformidades provenientes de variaes nos processos no intuito de promover uma melhoria do processo produtivo geral. Utiliza-se a mesma metodologia de trabalho adotada no caso de um programa de melhoria, com definio de uma meta e aes a serem efetivadas, bem como atuao contnua sobre o problema detectado. Atualmente, as indstrias concentram seus esforos na implantao de sistemas de gesto de acordo com as normas atuais vigentes. Uma dessas normas, a ISO 9001:2000 cita o mtodo PDCA como modelo a ser adotado pelas organizaes. Ele apresenta na gesto estratgica das empresas seu maior potencial de aplicao, pois ir trabalhar os problemas do dia-a-dia e, atravs de todos os recursos inerentes ao mtodo, os problemas que prejudicam a sobrevivncia da empresa sero identificados, priorizados pelo seu grau de importncia e pelo impacto negativo que causa ao negcio e tratados de forma eficaz, com aes que visem bloquear as causas levantadas.

Aps definidas as metas de melhoria que sero tratadas atravs da metodologia PDCA, todas as reas da empresa devem contribuir com o trabalho, envolvendo o maior nmero de profissionais possvel. Para que o trabalho seja bem sucedido, imprescindvel que a empresa realize um treinamento para que seus funcionrios conheam e entendam a metodologia de gesto que ser utilizada. Em um primeiro momento, iniciado o PDCA pela etapa de Planejamento, as empresas devero estabelecer suas metas, visando suas necessidades, e, na sequncia, devero seguir os demais passos descritos no processo de melhoria, finalizando a etapa PLAN com os planos de ao dissolvidos em cada uma das reas de funcionamento de cada empresa. Os passos para execuo desses planos constaro nos mdulos seguintes (Do, Check, Act) do Ciclo PDCA.