UNIVERSIDAD CENTRAL DE ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACION PBLICA TEMA: ORGANIGRAMAS

-CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS

- CARACTERSTICAS DE LOS ORGANIGRAMAS

MATERIA ORGANIZACIN Y SISTEMAS

Lenin Quilisimba
ING. JULIO CALVOPIA HERRERA
Docente UCE - FCA.

AP5-1

ORGANIGRAMAS

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INTRODUCCION Los organigramas son utilizados como herramienta auxiliar de trabajo del ejecutivo, puesto que en ellos se demuestra mediante lneas de autoridad, la relacin funcional y la coordinacin y mediante figuras geomtricas la unidad administrativa que integra la organizacin. Los organigramas reflejan la realidad como est estructurada la organizacin y puede ser usado para un nmero variado de propsitos. Generalmente se utilizan para los siguientes aspectos: como base primaria de los estudios de reorganizacin, emisin de instrumentos, aplicar mecanismos de control, conocer las funciones bsicas de cada unidad, identificar la lnea de autoridad, sirven tambin para divulgacin interna y externa CONCEPTO Segn C. l. Littlefield y R. Paterson: Organigrama es: El cuadro de organizacin que muestra ordinariamente los agrupamientos de las actividades bsicas en departamentos y otras unidades y tambin las principales lneas de autoridad y responsabilidad entre estos departamentos y unidades. Para Teresa Vega organigrama es: La expresin grfica de una organizacin con sus distintas relaciones de autoridad y funcionalidad entre la varias unidades administrativas que la conforman, as mismo muestran la organizacin oficial y la describen tal como est en un momento determinado. Vctor Hugo Vsquez: El organigrama es, esencialmente una representacin grafica de la estructura de una empresa, con sus servicios, rganos, y puestos de trabajo y de sus distintas relaciones de autoridad y responsabilidad.

OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS

Entre los objetivos que cumplen los diagramas de organizacin, tenemos como principales los siguientes: 1. Representar en forma grfica la organizacin existente. 2. Dar cuenta a quien interese de forma global y rpida, el carcter y tipo de estructura de la organizacin.

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Figura 2.1 Organigrama de personal 3. Servir como instrumento de anlisis para las fallas y aciertos de la organizacin como base importante de su proceso de aprendizaje. En este sentido permiten: Identificar funciones, trabajos o actividades. Identificar omisiones y/o duplicidades en las funciones, trabajos o actividades. Indicar si existen mbitos de control reducidos o exagerados. Alertar sobre la existencia de excesivos niveles directivos. Localizar con celeridad las posibilidades de incoherencia, errores organizacin. en la

4. Reflejar, lo ms fielmente posible, las diferentes lneas formales de organizacin, autoridad y responsabilidad. 5. Facilitar el proceso de comparacin entre la organizacin formal e informal. 6. Indicar las relaciones de trabajo. CARACTERSTICAS DE LOS ORGANIGRAMAS EXACTITUD En esta caracterstica el organigrama refleja la estructura real de la organizacin, esto es, en el momento en que el organigrama se dibuja con sus unidades expresadas en rectngulos y sus relaciones dadas mediante lneas funcionalidad, autoridad y coordinacin, principalmente.

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ACTUALIDAD Un organigrama es til cuando representa la organizacin vigente, caso contrario da lugar a confusiones y errores. Por esta razn, se aconseja que todo el organigrama lleve la fecha que ha sido elaborado. Nadie puede aceptar que un organigrama es actual si su diseo fue elaborado hace 5 aos atrs, nadie aceptara un estancamiento del proceso de desarrollo tcnico cientfico. CLARIDAD Y SENCILLEZ Todo organigrama debe garantizar una informacin exacta y asimilable por quienes utilizan dicho instrumento. Los organigramas parten desde los ms sencillos, en los que se refleja la estructura de las unidades principales , hasta los ms complicados que incluyen todas las unidades secundarias, as como las variaciones de la autoridad, las relaciones entre los departamentos, los niveles de jerarqua, etc., todo lo cual permite una visin clara y precisa del a organizacin. UNIFORMIDAD No es posible sostener un criterio de uniformidad en la estructura de organigramas, por la falta de normatividad al respecto. Pues hay libertad para usar en su diseo cualquier figura geomtrica, lo que si debe cuidar es utilizar los organigramas la misma figura geomtrico (rectngulos, cuadros, crculos, rombos, etc.) CONTENIDO DEL ORGANIGRAMA Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos: 1. Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compaa y la actividad que se defina. 2. Nombre del funcionario que formul las cartas. 3. Fecha de formulacin. 4. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin, etc.). 5. Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales) SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.

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Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin.

Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo.

Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales.

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Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo nmero.

FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones.

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Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin. Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.

FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA La finalidad de los organigramas son las siguientes: Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de informacin. Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que integran una dependencia o entidad. Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la organizacin. Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisin y control. Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. Refleja los diversos tipos de trabajo que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. ORGANIZACION Y SISTEMAS Pgina 7

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Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: a ) Los cargos existentes en la compaa. b) Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas) Como la autoridad se le asigna a los mismos. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. SEGN LA FORMA COMO MUESTRAN LA ESTRUCTURA, SON: - Analticos: Son los especficos, los cuales suministran una informacin detallada; incluso, se complementan con informaciones anexas y por escrito, smbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. - Generales: facilita una visin muy sucinta de la Organizacin; se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los ms comunes.

- Suplementarios: se utiliza para mostrar una unidad de la estructura en forma analtica o ms detallada. Tales unidades pueden ser una direccin, una divisin, un departamento, una gerencia, etc. Son complementos de los analticos. Segn la forma y disposicin geomtrica de los organigramas estos pueden ser: - Verticales (Tipo Clsico): es el de uso ms frecuente. Presenta con toda fidelidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una gradacin jerrquica descendente.

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- Horizontales: son una modalidad del Organigrama vertical, porque representa a la estructura sin mayor alteraciones, pero con una disposicin en el espacio, de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo. Este organigrama consiste en que los hombres de las figuras tienden a ser colocados, en el dibujo, sin recuadros o figuras geomtricas (rectngulos o cuadrados). Tambin es usual describir las funciones principales de las unidades ms importantes en forma escrita y en el mismo dibujo que muestra la estructura.

- Horizontal con variante: es igual que el anterior pero con el nombre de las unidades colocado en recuadros. - Escalar: este organigrama no utiliza los recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de las cuales se colocan los nombres. Adems, en un mismo plano se pueden colocar organigramas suplementarios de cada una de las unidades principales, si se desea. Este tipo de organigrama tiene el inconveniente de que no puede mostrar las relaciones funcionales.

5. Considera que puede representarse la organizacin de una empresa mediante un grfico? Claro que si puesto que una de las caractersticas del organigrama es que refleja la estructura real de la organizacin de forma clara y vigente. 6. Qu significa para usted que un organigrama est estructurado en una forma clara y sencilla? Esto quiere decir que se debe partir de lo bsico estructurar el organigrama desde las autoridades mximas y poco a poco ir adicionando todos los niveles que se van posicionando en la entidad de manera jerrquica lo que hace posible distinguir fcilmente la estructura de la entidad.

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7. Considera usted que se cumplen en todas las organizaciones las caractersticas de los organigramas? Pues debera cumplirse puesto que esta herramienta utilizada de manera adecuada y cumpliendo todas sus caractersticas permite ver ciertos errores o hasta ciertas inadvertencias entre estas encontramos las relativas a las dualidades de mando, caso ms frecuente de lo que ordinariamente se imagina, al doble empleo, lo que conduce a una mejor distribucin de la atribuciones y la suplencia, que debe proveerse siempre, puesto que un negocio no puede quedarse inmovilizado o ver comprometido su desenvolvimiento normal. Ayuda a la direccin a detectar vacos de autoridad o duplicacin de tareas.

CONCLUSIONES El organigrama es la grfica que muestra la relacin de los departamentos de una empresa, a travs de las lneas de autoridad. Es el esquema de la organizacin; el cual se simboliza con rectngulos que indican las diferentes reas de la empresa. Es el modelo bidimensional de la estructura organizativa, que permite su fcil visualizacin as como la interpretacin de la posicin resultante en dicha divisin, de acuerdo con el propio cdigo de la organizacin. Nos proporciona una fiel representacin de la divisin del trabajo, y la visualizacin rpida.

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BIBLIOGRAFIA VSQUEZ R., Vctor Hugo, Organizacin Aplicada, Tercera Edicin, Grficas Vsquez, Quito, 2007. Alluson R., Los organigramas

MELINKOFF, Ramn V.: La Estructura de la Organizacin. Universidad Central de Venezuela, Caracas, 1969. TERRY, George: Principios de Administracin. Mxico, 1961.

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