PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN DAN PENERIMAAN ALAT TULIS KANTOR (Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket

LAPAN Pameungpeuk Garut)

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan tugas akhir

Oleh : YUDI HARYANTO NPM: 0406053

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT 2011

ABSTRAK

Yudi Haryanto, Perancangan Sistem Informasi Pemesanan dan penerimaan Alat Tulis Kantor Dibawah bimbingan Partono. Permasalahan yang dihadapi yaitu kesulitan dalam mengecek jumlah Barang, karena aplikasi yang digunakan belum tertata. Sehingga pelayanan pendistribusian barang tidak efisien. Pengembangan aplikasi sistem informasi Pemesanan dan penerimaan Alat Tulis Kantor kami nggunakan bahasa pemrograman Visual Vasic 6.0 dengan menggunakan database Access. Pada rancangan aplikasi ini dibuat tiga modul, yaitu master, transaksi dan laporan. Untuk mengatasi masalah tersebut maka koperasi memerlukan sebuah program aplikasi yang terintegrasi. Yaitu sistem informasi pemesanan dan penerimaan barang. Dengan adanya program aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah petugas logistik dalam pengerjaan operasionalnya. program ini juga diharapkan dapat mempercepat proses pembuatan laporan, baik laporan pemerimaan barang maupun laporan pengeluaran barang, dan dapat meningkatkan pelayanan jasa terhadap user menjadi lebih baik lagi.

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang LAPAN adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen yang

berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden Republik Indonesia. Dalam pelaksanaan tugasnya dikoordinasikan oleh menteri yang bertanggung-jawab di bidang riset dan teknologi. Teknologi informasi diperlukan juga oleh Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut, untuk meningkatkan pelayanan terhadap kegiatan diantaranya adalah Informasi Pemesanan dan Penerimaan Barang. Bagi pengelola Alat Tulis Kantor Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut teknologi informasi ini juga sangat diperlukan agar informasi-informasi untuk pengambilan keputusan dapat dihasilkan dengan tepat dan akurat, dengan demikian kesalahan-kesalahan dalam membuat laporan dapat dihindari. Oleh karena itu diharapkan peranan komputer dapat dijadikan sebagai media penyimpanan informasi. Dimana pemakaian komputer saat ini telah meluas dan memasyarakat. Tidak hanya dalam lingkungan kerja, sekolah-sekolah, universitas tapi juga dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini membuat pemanfaatan komputer makin meluas dalam kehidupan masyarakat. Begitu pula halnya dalam bidang Pemesanan dan Penerimaan ATK diperlukan suatu sistem informasi pengolahan data Penyimpanan yang menjadi suatu informasi yang dibutuhkan oleh semua pihak yang berkepentingan. Perancangan sistem informasi Pemesanan dan Penerimaan ATK Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut berbasis komputer dan merupakan komponen penting untuk mendukung kegiatan organisasi. Selama ini sistem informasi Pemesanan dan Penerimaan ATK Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut sudah menggunakan Komputer namun belum terkomputerisasi secara maksimal sehingga informasi yang di dapat tidak efektif dan efisien melihat kondisi demikian, Sudah saatnya Kegiatan Pemesanan dan Penerimaan ATK Studi Kasus

di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut memliki Sistem Informasi yang terkomputerisasi secara efektif Berdasarkan uraian diatas, penulis mencoba merancang sebuah Sistem Informasi Pemesanan dan Penerimaan ATK Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut sehingga menghasilkan data dan proses yang lebih cepat, epat dan akurat. Dengan dasar tersebut maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis mengambil judul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN DAN PENERIMAAN ALAT TULIS KANTOR STUDI KASUS DI INSTALASI UJI TERBANG ROKET LAPAN PAMEUNGPEUK GARUT.

1.2 Ruang Lingkup dan Batasan Permasalahan Dibawah ini akan diuraikan tentang ruang lingkup dan pembatasan masalah Sistem Informasi Pemesanan dan Penerimaan ATK Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut antara lain adalah sebagai berikut :

1.2.1 Ruang Lingkup Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis membatasi penulisan dengan bahasan mengenai : 1. Penginputan data Pemesanan dan Penerimaan ATK Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut 2. Pengolahan data Pemesanan dan Penerimaan ATK Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut 3. Pelaporan Kondisi akhir Pemesanan dan Penerimaan ATK Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut

1.2.2 Pembatasan Masalah Untuk menyusun tugas akhir ini penulis membatasi ruang lingkupnya dengan membahas Sistem Informasi Pemesanan dan Penerimaan ATK. Dengan identifikasi masalah sebagai berikut: 1. Apakah Sistem Informasi Pemesanan dan Penerimaan ATK dapat

mempermudah dalam proses penginputan data? 2. Apakah Sistem Informasi Pemesanan dan Penerimaan ATK dapat

mempermudah dalam proses pengolahan data? 3. Apakah Sistem Informasi yang baru dapat lebih mengefektifkan dalam pembuatan laporan?

1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud Maksud dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah: 1. Untuk merubah sistem yang sudah ada menjadi sistem pengolahan yang terkomputerisasi yang selama ini menjadi kendala pengolahan Pemesanan dan Penerimaan ATK Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut. 2. Meningkatkan kualitas pelayanan yang di berikan oleh sistem kepada user di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut 3. Mengurangi kesalahan-kesalahan pada saat pengentrian dan hilangnya data.

1.3.2 Tujuan Sedangkan tujuan sistem ini adalah : 1. Untuk membuat suatu sistem informasi yang terintegrasi sehingga informasi yang dibutuhkan lebih akurat. 2. Diharapkan dengan merancang sistem informasi stock barang ini dapat meningkatkan efektifitas yang ada pada sistem yang lama. 3. Mampu melaksanakan studi kelayakan dan analisa sistem untuk kebutuhan informasi, spesifikasi masalah dan alternatif pemecahannya.

1.4 Kegunaan Dalam Laporan Tugas Akhir ini diharapkan dapat memberikan manfaat atau kegunaan sebagai berikut: 1. Bagi Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut diharapkan dapat membantu memberikan saran dan evaluasi agar dapat mengoptimalkan kinerja para karyawan. 2. Bagi penulis diharapkan dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang didapat dalam perkuliahan dan menambah pengetahuan didalam dunia kerja nyata. 3. Bagi para pembaca hasil dari laporan Tugas Akhir ini diharapkan dapat menambah ilmu pengetahuan, penalaran serta wawasan yang telah dimiliki oleh para pembaca juga sebagai masukan dalam upaya penerapan sebuah teori.

1.5 Metodelogi dan Sistematika Metodelogi dan sistematika merupakan bagian dari suatu analisis dan batasan penelitian yang dilakukan, serta menceritakan secara umum isi dari bab-bab yang terdapat didalam laporan. Adapun metodelogi dan sistematika adalah sebagai berikut :

1.5.1

Metodelogi Pengembangan Sistem Informasi

1.5.1.1 Metode Pengum[ulan Data Metodelogi yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah metode deskriptif dimana metode ini menggambarkan keadaan pada masa sekarang sehingga dapat menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Adapun tehnik yang digunakan dalam menganalisis sistem yaitu adalah sebagai berikut : 1. Observasi Penulis dapat melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek yang penulis teliti untuk merumuskan kesimpulan terutama dalam sistem informasi pegolahan data. 2. Wawancara

Mengumpulkan data dengan melibatkan pihak-pihak yang terkait secara tatap muka langsung. 3. Studi Pustaka Metode penelitian dengan menggunakan dan memahami teori-teori dasar yang relevan dengan masalah yang diteliti untuk memperoleh data sekunder.

1.5.1.2 Metode Pengembangan Sistem\ Proses perancangan sistem melewati beberapa tahapan dari sistem itu direncanakan sampai sistem tersebut diterapkan. Berikut digambarkan Metode Waterfall atau Sistem Development Life Cycle (siklus hidup pengembangan system) dimana metode ini memerlukan beberapa tahapan sebagai berikut :

Identifikasi Kebutuhan Analisa Design Code Test Change Over Maintenance

Gambar 2.2 Siklus Hidup

1. Tahap-1 : Pada awalnya pengembangan perangkat lunak didasarkan pada kebutuhan/permintaan pada suatu sistem. 2. Tahap-2 : Dari kebutuhan/permintaan di tahap-1 dilakukan suatu analisis/kajian yang mendalam untuk hal tersebut, termasuk survey pendahuluan jika diperlukan untuk mengumpulkan data-data yang ada.

3. Tahap-3 : Setelah cukup dilakukan analisis, tahap berikutnya ialah perencanaan system, termasuk pemilihan bahasa yang digunakan. 4. Tahap-4 : Setelah design selesai, dan ditetapkannnya bahasa yang akan digunakan, maka proses berikutnya ialah pengkodean atau penulisan programnya. Pada tahap ini pekerjaan sudah sangat spesifik, sedang pada tahap sebelumnya masih bersifat general. Pengkodean menggunakan bahasa yang dipilih paling sesuai dengan kebutuhan. 5. Tahap-5 : Proses berikutnya ialah diadakannya pengujian terhadap program yang sudah dibuat. Semua masalah dan kendala jika muncul akan dibawa ke proses tahap sebelumnya untuk dilakukan kajian lebih lanjut. 6. Tahap-6 : Tahap brikutnya ialah diadakan Perubahan sistem lama menjadi sistem baru. 7. Tahap-7 : Tahap brikutnya ialah diadakan pemeliharaan atas program yang sudah ada. Pemeliharaan ini meliputi penanggulangan masalah Bug dan perbaikan pada berbagai sistem uang diperoleh kesempurnaan

1.5.2

Kerangka Pemikiran Analisis dilakukan terhadap sistem informasi tersebut dimulai dengan

berdasarkan studi pustaka bersumber beberapa referensi sebagai acuan untuk melakukan penelitian. Analisis dilakukan langsung terhadap Data Pemesanan dan Penerimaan ATK di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut yang sedang berjalan di lapangan. Setelah melakukan analisis, data dan informasi yang terkumpul kemudian disimpulkan hasilnya untuk mendapatkan penilaian terhadap kemampuan pengelolaan sistem dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak yang berhubungan dengan sistem serta penilaian terhadap kelayakan sistem. Dengan metode analisis yang dilakukan dengan menggunakan pemodelan Siklus Hidup Pengembangan Sistem. Kesimpulan tersebut disusun dalam bentuk laporan

dan penelitian

terhadap sistem selesai dilakukan. Gambaran dari kerangka

pemikiran tersebut bisa dilihat dari bagan berikut:

SISTEM BERJALAN

ANALISA SISTEM BERJALAN

Pemodelan Sistem Berjalan (Flowmap)

Kontek Diagram

Data Flow Diagram Level 0

Identi fikasi Ke butuhan Ana lisa Design C ode Te st Change Over M aintena nce

SISTEM BARU

Gambar 1. 2 Kerangka pemikiran

1.5.3

Sistematika Gambaran yang lengkap dan jelas mengenai masalah yang akan dibahas

oleh penulis, penulis bagi ke dalam beberapa bagian sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN Pendahuluan merupakan penjelasan dari 1. Latar belakang sistem, 2. Ruang lingkup pembatasan masalah, 3. Maksud dan tujuan Tugas Akhir,

4. Kegunaan dari sistem yang dikembangkan, 5. Metodologi dan sistematika

BAB II STUDI PUSTAKA Studi pustaka membahas mengenai teori-teori yang menunjang dalam merancang Sistem yang akan dibuat oleh penulis yang diambil dari buku-buku penunjang, literature sehingga menjadi lebih terarah bahasannya, yaitu: 1. Pengembangan Sistem Informasi, 2. Perangkat Pengembangan Sistem, 3. Konsep Sistem Database dan File, 4. Teori Pendukung.

BAB III ANALISIS SISTEM Bab ini membahas mengenai proses analisa terhadap sistem, struktur organisasi yang sedang berjalan pada Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut, pokok bahasan sebagai berikut: 1. Gambaran sistem lama membahas mengenai proses analisa terhadap struktur organisasi, deskripsi prosedur kerja dan dokumen serta identifikasi kebutuhan pemakai. 2. Analisa kebutuhan sistem yang membahas mengenai kebutuhan informasi dan kebutuhan perangkat keras. 3. Analisa kebutuhan perangkat lunak yang membahas tentang deskripsi kebutukan fungsional yang meliputi Fungsi sistem, Data Flow Diagram, Model data konseptual atau Diagram E-R dan kamus data.

BAB IV PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas tentang pengembangan sistem informasi pengolahan data yang selama ini sedang berjalan yang digambarkan melalui analisis yang dimulai dengan: 1. Perancangan prosedur,

2. Perancangan basis data yang meliputi skema relasi basis data dan deskripsi tabel. 3. Perancangan perangkat lunak yang meliputi struktur chart antar pemakai 4. Perancangan perangkat keras.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Mencakup tentang kesimpulan yang diambil oleh penulis dalam penyusunan Tugas Akhir tentang sistem yang dibuat dan berisi tentang saransaran yang ditujukan kepada Pemesanan dan Penerimaan Alat Tulis Kantor Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut.

BAB II STUDI PUSTAKA

2.1 Pengembangan Sistem Informasi Sistem informasi mempunyai peranan penting dalam menyediakan informasi bagi manajemen semua tingkatan, sehingga apabila permasalahan terjadi pihak manajemen membuat suatu kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi agar dapat mencapai sasaran sistem.

2.1.1

Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu

pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya memberikan definisi sistem sebagai berikut : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan yang berbeda adalah cara pendekatannya. Sistem adalah sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memahami suatu proses dan pekerjaan tertentu . (Fathansyah. Ir, 1992:2)

2.1.2

Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang

berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. (Gordon B. Davis, 1999:28). Informasi yang berkualitas ditentukan oleh beberapa faktor, antara lain : 1. Akurat (Accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, jelas maksudnya karena pada saat penyampaian dari pengirim ke penerima

kemungkinan terjadi banyak gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi. 2. Tepat waktu (Timeliness) Informasi datang ke penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan (Relevance) Informasi yang diterima harus bermanfaat. 4. Lengkap Informasi yang dibutuhkan semuanya tersedia dan tidak ada sedikitpun informasi yang teringgal. 5. Mengurangi ketidakpastian Informasi yang diterima bisa memberikan kepastian dari beberapa kemungkinan yang ada. Siklus Informasi digambarkan sebagai berikut :

Proses Input Data Output (Informasi) Dasar Data

Data Ditangkap

Penerima

Hasil Tindakan

Keputusan Tindakan

Gambar 2.1 Siklus Informasi

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi (SI) adalah suatu sistem dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, bersifat manajerial dan operasi strategi dalam organisasi dan pihak luar dengan laporan yang diperlukan.( Modul mata kuliah Sistem Informasi Manajenen). John Burch dan Gary Grudnistski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan yaitu : 1. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi . Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen. 2. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi (Technologi Block) Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali (Control Block)

Blok ini diterapkan untuk mengendalikan sistem informasi sehingga dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan. 2.1.4 Pengertian Perancangan Sistem Informasi Perancangan sistem adalah menyusun sistem baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem ysng lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (H.M. Jogiyanto 1989 :35) Sistem lama perlu diganti agar dapat mengatasi permasalahanpermasalahan yang sering muncul, sehingga dapat meningkatkan kinerja sistem yang ada sebelumnya, seperti mengatasi pemasalahan berikut ini : 1. Laporan yang tidak tepat waktu 2. Isi laporan yang sering salah 3. Kegiatan yang tumpang tindih Untuk itu dalam membangun suatu sistem informasi diperlukan komponen-komponen sistem informasi yang terdiri dari : 1. Hardware 2. Prosedur 3. Personil 4. Informasi Proses perancangan sistem melewati beberapa tahapan dari sistem itu direncanakan sampai sistem tersebut diterapkan. Berikut digambarkan Metode Waterfall atau Sistem Development Life Cycle (siklus hidup pengembangan system) dimana metode ini memerlukan beberapa tahapan sebagai berikut :

Identifikasi Kebutuhan Analisa Design Code Test Change Over Maintenance

Gambar 2.2 Siklus Hidup

8. Tahap-1 : Pada awalnya pengembangan perangkat lunak didasarkan pada kebutuhan/permintaan pada suatu sistem. 9. Tahap-2 : Dari kebutuhan/permintaan di tahap-1 dilakukan suatu analisis/kajian yang mendalam untuk hal tersebut, termasuk survey pendahuluan jika diperlukan untuk mengumpulkan data-data yang ada. 10. Tahap-3 : Setelah cukup dilakukan analisis, tahap berikutnya ialah

perencanaan system, termasuk pemilihan bahasa yang digunakan. 11. Tahap-4 : Setelah design selesai, dan ditetapkannnya bahasa yang

akan digunakan, maka proses berikutnya ialah pengkodean atau penulisan programnya. Pada tahap ini pekerjaan sudah sangat spesifik, sedang pada tahap sebelumnya masih bersifat general. Pengkodean menggunakan bahasa yang dipilih paling sesuai dengan kebutuhan. 12. Tahap-5 : Proses berikutnya ialah diadakannya pengujian terhadap

program yang sudah dibuat. Semua masalah dan kendala jika muncul akan dibawa ke proses tahap sebelumnya untuk dilakukan kajian lebih lanjut. 13. Tahap-6 : Tahap brikutnya ialah diadakan Perubahan sistem lama

menjadi sistem baru. 14. Tahap-7 : Tahap brikutnya ialah diadakan pemeliharaan atas

program yang sudah ada. Pemeliharaan ini meliputi penanggulangan

masalah Bug dan perbaikan pada berbagai sistem uang diperoleh kesempurnaan 2.2 Perangkat Perancangan Sistem Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan metodologi perancangan sistem yang terstruktur, dibutuhkan alat-alat

pengembangaan sistem yang dipakai dapat berbentuk grafik atau bagan. 2.2.1 Data Flow Diagram DFD adalah alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD sering digunakan untuk menggambaarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. DFD juga merupakan dokumentasi sistem yang baik karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas Beberapa simbol yang digunakan DFD antara lain: No. 1. Simbol Kesatuan Luar Keterangan (External Entity) merupakan

kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan output dari sistem. 2. Arus Data (DataFlow) menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. 3. Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau computer dari hasilsuatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data 4. Data Store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa simpanan komputer atau manual

Tabel 2.1 Simbol Data Flow Diagram (DFD)

2.2.2

Bagan Alir (Flow Map) Bagan alir (Flow Map) adalah bagan yang menunjukan alir di dalam

program atau prosedur sistem secara logika . (H.M. Jogiyanto, 1999 : 795) Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi, dan untuk dokumentasi. Dengan kata lain bagan alir dengan simbol-simbol tertentu yang menggambarkan suatu intruksi untuk diproses dengan komputer dari suatu kejadian dan merupakan suatu hubungan antara satu proses dengan proses yang lainnya, salah satunya adalah alir dokumen. Beberapa simbol bagan alir yang digunakan adalah: No. 1. Simbol Keterangan Dokumen input baik untuk proses manual, mekanik atau komputer 2. Pekerjaan Manual

3.

Kegiatan proses dari operasi computer

4.

Arsip / file non computer

5.

Input / Output dengan hard disk

6.

Penghubung ke halaman yang sama

7.

Menggambarkaan kondisi

8.

Inputan

Tabel 2.2 Simbol Bagan Alir

2.2.3

Structure Chart Structure Chart merupakan suatu diagram yang menggambarkan modul-

modul dari sistem informasi yang dibuat. Penggambaran structure chart harus sama dengan data flow diagram. Simbol-simbol yang digunakan dalam structure chart dapat dilihat pada gambar daftar simbol structure chart. Simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan structure chart adalah:

No. 1. 2. 3. 4.

Simbol Modul

Keterangan

Pemilihan / Keputusan Elemen Kontrol Elemen Data

Tabel 2.3 Simbol Structure Chart

2.2.4

Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data merupaka suatu tempat penyimpanan dari data dan

informasi yang dibutuhkan oleh suatu sistem informasi, serta digunakan dalam mendeskripsikan rincian dan aliran data atau informasi yang mengalir dalam sistem, elemen-elemen data, file mauap basis data. Aturan penulisan kamus data dalam menganalisa sistem dengan menggunakan notasi atau simbol sebagai berikut : No. 1. 2. Simbol = + Keterangan Simbol mendefinisikan, uraian menjadi, artinya Simbol dan

Tabel 2.4 Simbol Kamus Data (Data Dictionary) 2.2.5 ERD (Entity Relationship Diagram) ERD (Entity Relationship Diagram) adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan.

ERD (Entiry Relationship Daigram) menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antara data. Adapun simbol-simbol yang digunakan yaitu : No. 1. Simbol Keterangan Menggambarkan entitas sebagai objek yang akan diidentifikasi. 2. Menggambarkan relasi, sebagai penghubung antar sejumlah entitas. 3. Menggambarkan hubungan antara entitas dengan relasi dan entitas dengan atributnya.

Tabel 2.5 Simbol ERD ( Entity Relationship Diagram)

2.3

Konsep Sistem Database dan File

Basis data (Database) terdiri dari dua kata. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul. Sedangkan data adalah refresentasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek.

2.3.1 Database Definisi database (Basis data) adalah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. (Fathansyah, Ir, 1999 : 2) Sistem basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (table) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di sistem komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file (table) tersebut.
(Fathansyah, Ir, 1999 : 10)

2.3.2 Istilah istilah dalam Database Tujuan utama dari database adalah pengaksesan data secara mudah dan, cepat. Selain tujuan tersebut database memiliki tujuan lain, seperti:

1. Kecepatan dan kemudahan 2. Efisiensi ruang dan waktu (space) 3. Keakuratan (Accuracy) 4. Ketersediaan (Availability) 5. Kelengkapan (Completeness) 6. Keamanan (Security) 7. Kebersamaan pemakaian (Sharability) Dalam sebuah Sistem Basis Data (SBD) secara lengkap akan terdapat komponen-komponen utama sebagai berikut: 1. Perangkat keras (hardware) 2. Sistem operassi (operating system) 3. Basis data (database) 4. Sistem pengolahan basis data (DBMS) 5. Pemakai (user) 6. Perangkat lunak ( software) Terdapat beberapa komponen yang membentuk suatu database yang biasa disebut dengan jenjang data, yaitu : 1. Karakter Karakter merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numeric, huruf ataupun karakter-karakter khusus yang membentuk suatu item data. 2. Field Suatu field menggambarkan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data yang mewakili suatu entity. Ada tiga hal yang penting dalam suatu field, yaitu : a. field name, yaitu yang membedakan field yang satu dengan yang lainnya. b. Refresentation field. c. Field value, yaitu data aktual atau informasi yang tersimpan pada setiap atribut untuk masing-masing record. 3. Record Record adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan,

menginformasikan suatu entity secara lengkap.

4. File File adalah kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun mempunyai data value yang berbeda. 5. Database Database adalah kumpulan dari file-file yang saling berkaitan satu sama lain.

2.4 2.4.1

Teori Pendukung Logistik / Panitia pengadaan Barang dan Jasa Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah adalah suatu tim yang mengelola

pengadaan barang / jasa pemerintah baik berupa barang ataupun jasa terkait, pelaksanaan kegiatan pengadaannya harus sesuai dengan KEPRES 80 tahun 2003, yaitu efisien, epektip dan akuntable supaya mendapatkan hasil dan kualitas yang diharapkan oleh pengguna barang. 2.4.2 Pemesanan dan Penerimaan Pemesanan adalah suatu kegiatan, proses, Perbuatan atau cara memesan Barang berdasarkan surat permintaan pemesananen yang menjadi bukti untuk pencatatan dalam buku pemesanan (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Penerimaan adalah suatu kegiatan penerimaan barang dan faktur pembelian yang diterima dari supplier berdasarkan pesanan (Purchase Order) yang telah dikirimkan oleh bagian pembelian kepada supplier (Sofjan Assauri, 1993:257).

2.4.3

Stock Barang Stock barang digunakan untuk melihat persediaan barang yang ada pada

saat itu. Pada proses pembelian akan mengakibatkan Stock bertambah, sedangkan pada proses penjualan akan mengakibatkan Stock berkurang. Dengan laporan Stock barang akan memudahkan petugas koperasi untuk mengetahui jumlah Stock barang yang dimiliki. Sehingga dapat segera

mengambil keputusan apakah harus memesan barang atau tidak.

2.4.4

Pengertian Visual Basic Pemrograman Visual Basic adalah paket bahasa pemrograman yang

bekerja dalam sistem operasi windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman yang berbasis GUI (Graphic User Intervace). Didalamnya berisi perintah-perintah atau intruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Tugastugas tersebut dapat dijalankan apabila ada respon dari pemakai. Respon tersebut berupa kejadian/event tertentu, misalnya memilih tombol, memilih menu dan sebagainya. Berbagai jenis aplikasi dapat dibuat dengan Visual Basic termasuk aplikasi untuk mengolah teks, grafik, angka, database, dan aplikasi web. Beberapa kemapuan dari Bisual Basic antara lain sebagai berikut : 1. Membuat program aplikasi berbasis Windows. 2. Membuat objek-objek pembantu program, misallnya file Help, control Activex dan sebagainya. 3. Menguji program dan menghasilkan program akhir berekstensi EXE yang langsung dapat dijalankan.

2.4.5

Gambaran Umum Visual Basic 6.0.

Visual Basic 6.0 adalah perangkat lunak yang digunakan untuk membuat program aplikasi bahasa pemrograman bahasa basic dan bekerja dalam lingkungan sistem operasi windows. Visual Basic memungkinkan pembuatan program aplikasi Graphical User Interface (GUI) atau program yang menggunakan tampilan grafis sebagai alat komunikasi dengan pemakainya.

Gambar 2.3 Tampilan layout Visual Basic 6.0 A. Main Menu

Main menu terdiri dari dua komponen utama yaitu menu bar dan title bar. Menu bar menampilkan menu yang berisi perintah-perintah, sedangkan title bar akan menampilkan judul projek yang sedang dikerjakan.

B.

Toolbar Toolbar disediakan untuk mengakses berbagai fungsi yang ada dalam menu

secara lebih cepat dan lebih mudah, Visual Basic menyediakan beberapa toolbar yaitu standar, edit, debug, dan form editor. C. Toolbox Toolbox berisi kumpulan objek yang digunakan untuk membuat user interface serta pengontrolan bagi program yang dibuat. Untuk selanjutnya objek yang terdapat pada toolbox ini disebut kontrol. D. Form Form adalah lembar design tampilan dari program yang dibuat. Form ini menjadi pondasi tempat diletakkannya kontrol-kontrol yang dimiliki oleh Visual Basic sesuai dengan yang diinginkan. Bentuk dan penggunaan standar form Visual Basic ini sesuai dengan jendela pada windows 9x / NT.

BAB III ANALISIS SISTEM

3.1

Gambaran Sistem Lama Dalam sistem ini dapat dilihat gambaran sistem lama atau sistem yang

sedang berjalan dalam Pemesanan dan Penerimaan ATK Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut yang sedang berjalan. Objek dari analisa sistem ini adalah sistem informasi Pemesanan dan Penerimaan ATK Studi Kasus di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut.

Secara umum sistem yang sedang berjalan ini meliputi struktur organisasi, deskripsi prosedur kerja, deskripsi dokumen, dan identifikasi pemakai (user).

3.1.1 Struktur Organisasi Organisasi yaitu setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang terikat pada aturan- aturan prosedur tetap. Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut merupakan salah satu sub unit/bagian yang terstruktur.. Dengan adanya struktur organisasi maka akan semakin jelas penggambaran dari tanggung jawab, tugas, wewenang, dan prosedur kerja yang harus di lakukan oleh setiap bagian. Berikut ini akan penulis gambarkan struktur organisasi dari Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut: STRUKTUR ORGANISASI LAPAN PAMEUNGPEK GARUT

1. Struktur Organisasi Perusahaan

KEPALA LAPAN
SEKRETARIAT UTAMA INSPEKTORAT
BIRO PERENCANAAN DAN ORGANISASI BIRO HUBUNGAN MASYARAKAT DAN KEDIRGANTARAA N BIRO UMUM

DEPUTI BIDANG PENGINDRAAN JAUH

DEPUTI BIDANG SAINS DAN INFORMASI BIDANG KEDIRGANTARAAN

DEPUTI BIDANG TEKNOLOGI BIDANG DIRGANTARA

PUSAT DATA PENGINDRAAN JAUH

PUSAT PEMANFAATAN SAINS ATMOSFER DAN IKLIM

PUSAT TEKNOLOGI DIRGANTARA TERAPAN

PUSAT PENGEMBANGAN PEMANFAATAN DAN TEKNOLOGI PENGINDRAAN JAUH

PUSAT PEMANFAATAN SAINS ANTARIKSA

PUSAT TEKNOLOGI ELEKTRONIKA DIRGANTARA

PUSAT TEKNOLOGI WAHANA DIRGANTARA

Gambar 3.1 Struktur Organisasi LAPAN

KEPALA LAPAN

Ka.SUBAG TATA USAHA

BENDAHARA

KASIE URUSAN DALAMI 4

KASIE LOGISTIK

STAF TATA USAHA

KASIE PELUNCUR ROKET

KASIE TRACKINGI

KASIE PEMELIHARAAN

IDANG KEDIRGANTARAAN

Gambar 3.2 Struktur Organisasi LAPAN Pameungpek - Garut 3.1.2 Tugas Pokok dan Fungsi LAPAN Kedudukan LAPAN adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen yang

berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden Republik Indonesia. Dalam pelaksanaan tugasnya dikoordinasikan oleh menteri yang bertanggung-jawab di bidang riset dan teknologi.

Tugas Pokok

Melaksanakan tugas pemerintah di bidang penelitian dan pengembangan kedirgantaraan dan pemanfaatannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

Melaksanakan tugas Sekretariat Dewan Penerbangan dan Antariksa Nasional Republik Indonesia (DEPANRI), sesuai Keppres No. 99 Tahun 1993 tentang DEPANRI sebagaimana telah diubah dengan Keppres No. 132 Tahun 1998 tentang Perubahan atas Keppres No.99 Tahun 1993. DEPANRI adalah suatu badan nasional yang mengkoordinasikan program-program kebijakan-kebijakan kedirgantaraan. kedirgantaraan yang antar instansi dengan dan mengarahkan

berkaitan

masalah-masalah

Fungsi Dalam mengemban tugas pokok di atas LAPAN menyelenggarakan fungsifungsi :

Pengkajian dan penyusunan kebijaksanaan nasional di bidang penelitian dan Pengembangan kedirgantaraan dan pemanfaatannya.

Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas LAPAN. Pemantauan, pemberian bimbingan dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang kedirgantaraan dan pemanfaatannya.

Kerjasama dengan instansi terkait di tingkat nasional dan internasional. Penelitian, pengembangan dan pemanfaatan bidang penginderaan jauh, serta pengembangan bank data penginderaan jauh nasional dan pelayanannya.

Penelitian, pengembangan dan pemanfaatan sain atmosfer, iklim antariksa dan lingkungan antariksa, pengkajian perkembangan kedirgantaraan, pengembangan informasi kedirgantaraan serta pelayanannya.

Penelitian, pengembangan teknologi dirgantara terapan, elektronika dirgantara, wahana dirgantara serta pemanfaatan dan pelayanannya.

Pemasyarakatan dan pemasaran dalam bidang kedirgantaraan. Pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas semua unsur di lingkungan LAPAN.

Penyelenggaraan, pembinaan pelayanan administrasi umum.

Kewenangan

Penyusunan rencana nasional secara makro di bidangnya; Perumusan kebijakan dibidangnya untuk mendukung pembangunan secara makro;

Penetapan sistem informasi di bidangnya; Kewenangan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundanganyang berlaku yaitu : Perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang penelitian dan pengembangan kedirgantaraan dan pemanfaatannya.

Penginderaan/pemotretan jarak jauh dan pemberian rekomendasi perizinan orbit satelit 3.1.3 Program di LAPAN I. Pemanfaatan dan Pelayanan Ilmu Pengetahuan II. dan Teknologi Dirgantara a. Produksi dan pelayanan data penginderaan jauh; b. Pemanfaatan satelit penginderaan jauh untuk pengembangan ekonomi nasional dan mitigasi bencana; c. Rancang bangun teknologi dirgantara terapan (spin-off) dalam teknologi konversi energi angin, teknologi telemetri dan komunikasi, teknologi monitoring posisi wahana, teknologi polimer, teknologi material komposit dan teknologi perlindungan wilayah; d. Pemanfaatan space science untuk peringatan dini perubahan iklim, gangguan komunikasi radio, penentuan posisi berbasis satelit dan sebagainya. III. Penelitian, Pengembangan dan Rekayasa Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Dirgantara 1. Penelitian, pengembangan, pemanfaatan penginderaan jauh satelit; 2. Penelitian, pengembangan dan rancang bangun teknologi penginderaan jauh satelit; 3. Rancang bangun teknologi satelit mikro (ruas antariksa dan ruas bumi); 4. Rancang bangun teknologi system wahana peluncur satelit mikro; 5. Penelitian variabilitas dan perubahan iklim serta dampaknya; 6. Penelitian polusi udara, gas rumah kaca dan ozon di Indonesia; 7. Penelitian hubungan antara matahari dan bumi; 8. Penelitian ionosfer untuk telekomunikasi radio, navigasi dan penentuan posisi berbasis satelit. III. Pembinaan Kebijakan Kedirgantaraan Nasional 1. Politik dan hokum kedirgantaraan nasional; 2. Kelembagaan kedirgantaraan nasional. IV. Program Diseminasi Informasi Kedirgantaraan

1. Pengembangan bisnis dirgantara; 2. Pengembangan sistem informasi kedirgantaraan; 3. Pemasyarakatan hasil litbang LAPAN dan iptek kedirgantaraan. V. Pembinaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Dirgantara 1. Pengembangan sumber daya manusia; 2. Peningkatan perencanaan dan ketatalaksanaan; 3. Pengembangan prasarana fisik dan sarana penelitian. VI. RENSTRA LAPAN 2010-2014 Sebagai penjabaran Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional, Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional (LAPAN) sebagai Lembaga pemerintah telah menyusun Rencana Strategis (Renstra) LAPAN Tahun 2010-2014 RENSTRA LAPAN disusun sebagai acuan a. Penyusunan Renstra Unit Eselon I/II b. Penyusunan Rencana Kerja LAPAN c. Penyusunan Rencana/Program kerja LAPAN d. Koordinasi perencanaan kegiatan e. Pengendalian kegiatan

3.1.4 Deskripsi Prosedur Kerja 3.1.4.1 Deskripsi Prosedur Kerja Pemesanan Barang 1. Bagian Gudang memberikan Bukti Pemesanan Barang ke Bagian Pemesanan.kemudian Bagian Pemesanan menyerahkan kepada Supplier 2. Bagian Gudang mengecek barang apakah persediaan barang ada atau tidak, apabila tidak ada maka Bagian Gudang mencopy BPB kemudian diberikan pada Bagian Pemesanan.

3. Apabila barang sudah ada, maka Bagian Gudang membuat Bukti Terima Barang rangkap 2, rangkap 1 diberikan kepada Bagian Pemesanan disertai dengan barang, rangkap 2 dijadikan sebagai arsip. 4. Bagian Gudang membuat laporan pemesanan dan Stock Barang rangkap 2, rangkap 1 diserahkan kepada Kepala Bagian, rangkap 2 dijadikan sebagai arsip

Flowmap Pemesanan Barang Supplier Bagian Pemesanan Bagian Gudang Bagian Penerimaan Kepala Bagian

BPB

BPB

BPB

Cek Barang
A da

T id ak

Membuat BTB

Mengcopy BPB

BTB

Copy BPB

BTB

Copy BPB

Membuat Laporan Pemesanan dan Stock

Laporan Penerimaan dan Stock

Laporan Penerimaan dan Stock

K et: B PB = B u k ti Pem esanan B arang B TB = B u kti Terim a B aran g

Gambar 3.2. Flowmap sistem lama pemesanan barang

3.1.4.2. Deskripsi Prosedur Kerja Penerimaan Barang 1. Supplier memberikan barang dan faktur ke Bagian Gudang. 2. Bagian Gudang mengecek barang apakah sesuai dengan pesanan atau tidak, apabila tidak maka bagian gudang memberikan barang dan faktur kembali ke Supplier. 3. Apabila sesuai dengan pesanan maka Bagian Gudang membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap 2, rangkap 1 diberikan kepada Supplier, rangkap 2 dijadikan sebagai arsip.

4. Bagian Gudang membuat laporan penerimaan dan Stock Barang rangkap 2, rangkap 1 diberikan kepada Kepala Bagian, rangkap 2 dijadikan arsip.

Flowmap Penerimaan Barang Supplier Bagian Gudang Kepala Bagian

Faktur

Faktur

Cek Barang

Faktur

Membuat SPB

SPB

SPB

Membuat Laporan Penerimaan dan Stock

Ket: SPB = Surat Penerimaan Barang

Laporan Penerimaan dan Stock

Laporan Penerimaan dan Stock

Gambar 3.3. Flowmap sistem lama penerimaan barang

3.1.4.3. Deskripsi Dokumen Dokumen 1 Nama Dokumen : Faktur Pemesanan Barang

Sumber Informasi Ditribusi Rangkap Frekuensi Elemen Barang, Qty

: Bagian Pemesanan : Barang-barang yang dipesan : Bagian gudang : 1 (Satu) : Setiap ada pemesanan barang : No Bukti, Nama Karyawan, Tgl Pesan, Tgl Realisasi, Nama

Dokumen 2 Nama Dokumen : Faktur Penerimaan Barang Sumber Informasi Distribusi Rangkap Frekuensi Elemen Barang, Qty. : Supplier : Pengiriman : Bagian gudang : 1 (Satu) : Setiap ada pengiriman barang : No Bukti, Nama Supplier, Tgl Terima, No Surat Jalan, Nama

Dokumen 3 Nama Dokumen : Laporan Pemesanan Barang Sumber Informasi : Bagian Pemesanan : Laporan barang yang dipesan

Distribusi Rangkap Frekuensi Elemen Barang, Qty.

: Bagian Gudang dan bagian Pemesanan : 2 (Dua) : Setiap ada barang yang di pesan : Tgl Pesan, Tgl Realisasi, No Bukti, Nama Karyawan, Nama

Dokumen 4 Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Barang Sumber Informasi Distribusi Rangkap Frekuensi Elemen Barang, Qty : Bagian Gudang : Barang yang diterima : Supplier dan Bagian Gudang : 2 (Dua) : Setiap ada barang yang masuk : No Bukti, Tgl Terima, Nama Supplier,, No Surat jalan, Nama

3.1.5 Identifikasi Kebutuhan Pemakai 1. Sistem yang dibuat harus dapat membantu pekerjaan operasional terutama bagian gudang. 2. Sistem yang dibuat dapat lebih mudah mengefektifkan pekerjaan, artinya dapat dioperasikan dengan mudah.

3. Sistem yang dibuat harus memiliki pengamanan data supaya tidak ada sembarang user yang mengoperasikannya, dianjurkan agar data terjamin harus menggunakan password. 4. Data yang masuk atau dientry langsung dari sumbernya, harus dapat dibaca oleh bagian lain yang membutuhkan. 5. Data yang telah dientry harus bisa disimpan dipusat penyimpanan data. 6. Ada fasilitas untuk mengkoreksi laporan. 7. Semua proses pengolahan data harus terintegrasi dalam satu aplikasi perangkat lunak.

3.2. Analisa Kebutuhan Sistem 3.2.1 Kebutuhan Informasi Sistem informasi Pemesanan barang di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut, harus dapat menghasilkan informasi dengan tepat, akurat, relevan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan

bagi sistem lain.

Informasi yang dibutuhkan dari sistem informasi ini dapat

dilihat pada table berikut ini: No 1. 2. 3. Informasi yang dibutuhkan Surat Pemesanan Barang (SPB) Bukti Terima Barang (BTB) Laporan Stock Akhir Tujuan Bag. Pemesanan Bag. Penerimaan Kepala Bagian Frekuensi Setiap barang dipesan Setiap barang diterima Setiap Periode

Tabel 3.1. Kebutuhan Informasi Sistem Pemesanan Barang

3.2.2

Kebutuhan Aplikasi Pemesanan ATK (Alat Tulis Kantor), mengolah data Barang yang

meliputi Pemesanan dan Penerimaan ATK, serta membuat laporan dari setiap transaksi yang dilakukan selama satu bulan sebelumnya.

3.2.3

Kebutuhan Perangkat Keras Hardware merupakan peralatan pada sistem komputer yang secara fisik

terlihat dan dapat terjamah. Yang terdiri dari alat masukan, alat proses, alat keluaran dan simpanan luar. 1. Alat Masukan / Alat Input Alat ini merupakan alat yang digunakan untuk menerima masuka baik masukan data atau program. Alat input ini terdiri dari dua golongan yaitu:

a. Alat Input langsung (on-line input) yaitu alat input yang dimasukan langsung dan diproses oleh CPU tanpa lewat media yang lain, contoh keyboard, mouse. b. Alat input tidak langsung (off-line input) yaitu alat yang dimasukan tidak langsung diporses oleh CPU tetapi dalam bentuk media yang menampung input tersebut adalah simpanan luar yang berupa disk magnetic dan pita magnetic aataupun kartu. 2. Alat Pemroses Yaitu alat dimana intruksi-intruksi program untuk pengolahan data yang dimasukan melalui alat input yang hasilnya akan ditampilkan melalui alat output. Alat ini berupa CPU dan main memory. 3. Alat Keluaran / Alat Output Merupakan hasil dari pengolahan data yang dapat berupa tulisan, gambar didalam satu bentuk grafik, suara dalam bentuk musik dan bentuk yang dapat dibaca oleh mesin.

3.3. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Aplikasi yang dibuat pada sistem ini harus memenuhi kebutuhan para pemakai serta mudah diaplikasikannya. Disamping itu harus dapat meminimalkan kesalahan mulai dari input dengan entry data sampai dengan output yang berupa keluaran. 3.3.1. Deskripsi Kebutuhan Fungsional

Aplikasi yang dibutuhkan pada sistem ini dapat dilihat pada table dibawah ini No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 8. 9. 10. Kode Program PM-10 PM-11 PM-12 PM-13 PT-20 PT-21 PT-22 PL-30 PL-31 Pl-32 PL-33 Keterangan Kelola Data Master Kelola Data Barang Kelola Data Supplier Kelola Data Karyawan Kelola Transaksi Transaksi Pemesanan Barang Tramsaksi Penerimaan Barang Buat Laporan Laporan Pemesananan Laporan Penerimaan Laporan Stock Barang

Tabel 3.2. Daftar Kebutuhan Fungsional Perangkat Lunak

3.3.2. Permodelan Kebutuhan Fungsional 3.3.2.1. Fungsi Sistem Sistem informasi Pemesanan berfungsi untuk mengolah data transaksi pemesanan barang di bagian pemesanan. Cakupan sistem meliputi pengolahan data master dan barang, pengolahan data transaksi meliputi pengolahan data transaksi Pemesanan Barang dan penerimaan barang, serta pembuatan laporan tentang daftar stock barang.

3.3.2.2. Model Data Konseptual (Diagram ER)

Supplier

N Mengirim

Bagian Gudang

Menerima

N Barang

Diminta

Bagian Pemesanan

Gambar 3.9. Diagram ER

3.3.2.3. Kamus Data (Data Dictionary) 1) Data Store 1. Barang 2. Supplier 3. Karyawan 4. Pemesanan 5. Penerimaan = @kode_barang+nm_barang+satuan+stock+harga =@kode_supplier+nm_supplier+alamat+telepon. =@NIK+nm_karyawan+TTL+jabatan+alamat =@no_Bukti+tgl_pesan+Tgl_Realisasi+NIK =@no_Bukti+Kode_brg+Tgl_Terima+No_SuratJln+ kode_supplier

BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1. Perancangan Prosedur 4.1.1. Deskripsi Prosedur Kerja Pemesanan Barang 1. Bagian Gudang memberikan Bukti Permintaan Barang ke Bagian Pemesanan, Bagian Pemesanan menyerahkan BPB kepada Supplier. 2. Bagian Gudang mengecek barang apakah persediaan barang ada atau tidak, apabila tidak ada maka Bagian Gudang mencopy BPB kemudian diberikan pada Bagian Penerimaan

3. Apabila barang sudah ada, maka Bagian Gudang membuat Bukti Terima Barang berdasarkan file barang dan supplier yang kemudian menghasilkan file Penerimaan, Bukti Terima Barang (BTB) dibuat rangkap 2, rangkap 1 diberikan kepada Bagian Pemesanan disertai dengan barang, rangkap 2 dijadikan sebagai arsip. 4. Berdasarkan file barang, file supplier dan file Penerimaan, Bagian Gudang membuat laporan Penerimaan rangkap 2, rangkap 1 diserahkan kepada Kepala Bagian, rangkap 2 dijadikan sebagai arsip. 5. Berdasarkan laporan Penerimaan, Bagian Gudang membuat laporan Stock Barang rangkap 2, rangkap 1 diserahkan kepada Kepala Bagian, rangkap 2 dijadikan sebagai arsip.

Flowmap Sistem Baru Pemesanan Barang Supplier Bagian Pemesanan

BPB

Bagian Gudang

Bagian Penerimaan

Kepala Bagian

BPB

Copy BPB

BTB

BPB

+
Ya
Cek Barang

Tidak ada Copy BPB

Buat BTB

Bara ng

Laporan Penerimaan
Copy BPB

Penerimaan

BTB

+
Ket: BPB = Bukti Permintaan Barang BTB = Bukti Terima Barang

Buat Laporan Penerimaan

Laporan Penerimaan
Buat Laporan Stock

Penerimaan

Laporan Stock

Gambar 4.1. Flowmap Sistem Baru Pemesanan Barang

Perancangan Prosedur 4.1.2. Deskripsi Prosedur Kerja Penerimaan Barang 1. Supplier memberikan barang dan faktur ke Bagian Gudang. 2. Bagian Gudang mengecek barang apakah sesuai atau tidak,apabila tidak maka bagian gudang memberikan barang dan faktur kembali ke Supplier.

Supplier

Bara ng

Laporan Stock

3. Apabila sesuai dengan pesanan maka Bagian Gudang mengentri penerimaan barang berdasarkan file barang dan file supplier sehingga menghasilkan file penerimaan, kemudian Bagian Gudang membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap 2, rangkap 1 diberikan kepada Supplier, rangkap 2 dijadikan sebagai arsip. 4. Berdasarkan file barang dan file supplier, Bagian Gudang membuat laporan penerimaan dan stock barang rangkap 2, rangkap 1 diberikan kepada Kepala Bagian, rangkap 2 dijadikan arsip. 5. Berdasarkan laporan penerimaan, Bagian Gudang membuat laporan stock barang rangkap 2, rangkap 1 diberikan kepada Kepala Bagian, rangkap 2 dijadikan arsip.

Flowmap Sistem Baru Penerimaan Barang

Supplier
Faktur

Bagian Gudang
Faktur

Kepala Bagian

Cek Barang

Faktur

+
Entri PB

Penerimaan

SPB

Buat Laporan Penerimaan

Penerimaan

Ket: SPB = Surat Penerimaan Barang PB =Penerimaan Barang

Laporan Penerimaan
Buat Laporan Stock

Baran g

Supplier

Supplier

Baran g

Tidak

Sesua i

Ya

Laporan Penerimaan

Laporan Stock

Laporan Stock

Gambar 4.2. Flowmap Sistem Baru Penerimaan Barang

4.2. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan keadaan aliran data yang ada pada kegiatan Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut. Sistem

yang digunakan adalah program yang masih sederhana, namun semua itu cukup membantu aliran datanya. Contex Diagram

Gambar 4.3 Contex Diagram

Diagram Alir Data Tingkat 0

Gambar 4.4 Diagram alir Data Tingkat 0 Diagram Alir Data Tingkat 1 a. Proses 2.0 Kelola Data Master
1.1 Kelola Data Barang

Kode_Baramg

Rec_Barang

Barang

Supplier

Kode_S upplier

1.2 Kelola Data Supplier

Rec_S upplier

Supplier

Kode_K aryaw an

1.3 Kelola Data Karyawan

Rec_K aryaw an

Karyawan

Gambar 4.5. Kelola Data Master b. Proses 2.0 Kelola Data Transaksi

Supplier

Faktur

Bagian Penerimaan

Supplier Barang

Rec_Supplier Rec_Barang

2.1 Data Transaksi Pemesanan

Rec_Pemesanan

2.2 Data Transaksi Penerimaan

BPB

Rec_Penerimaan

Pemesanan
Rec_Barang

Penerimaan

Gambar 4.6 Kelola Data Transaksi c. Proses 3.0 Buat Laporan

Gambar 4.7 Proses Buat Laporan 4.3. Perancangan Basis Data

4.3.1. Skema Relasi Basis Data

Barang Kode_Brg * Nama_Brg Satuan Stock Harga

Detail_Pemesanan No_Bukti * Kode_Brg ** Stock Harga_ Pemesanan No_Bukti * Tgl_Pesan Tgl_Realisasi NIK Detail_Penerimaan No_Bukti* Kode_Brg ** Tgl_Terima Kode_Sup NIK

Supplier Kode_Sup * Nama_Sup Alamat Telepon

Karyawan NIK * Nama_Kar Tmp_Lhr Tgl_Lhr Jabatan Alamat Penerimaan No_Bukti* Kode_Brg Tgl_Terima No_SuratJln Kode_Supplier

4.3.2 Deskripsi Tabel : 1. Nama Tabel Fungsi : Barang : Menyimpan data master barang

Jenis Primary Key Foreign Key Struktur Tabel

: Tabel Master : Kode_Barang ::

Nama Field Kode_Brg Nama_Brg Satuan Stock Harga 4.1. Tabel Data Barang

Type Text Text Text Text Currency

Size 6 25 15 10 -

2. Nama Tabel Fungsi Jenis Primary Key Foreign Key Struktur Tabel

: Supplier : Menyimpan data master Supplier : Tabel Master : Kode_Supplier ::

Nama Field Kode_Sup Nama_Sup Alamat Telepon

Type Text Text Text Text

Size 6 25 30 15

4.2.Tabel Data Supplier

3. Nama Tabel Fungsi Jenis Primary Key Foreign Key Struktur Tabel

: Karyawan : Menyimpan data master Karyawan : Tabel Master : NIK ::

Nama Field NIK Nama_Kar TTL Jabatan Alamat

Type Text Text Text Text Text

Size 6 25 25 25 30

4.3. Tabel Data Karyawan

4. Nama Tabel Fungsi Jenis Primary Key Foreign Key Struktur Tabel

: Detail Pesan : Menyimpan data Transaksi Pesan : Tabel Transaksi : No_Bukti :Kode_Brg :

Nama Field No_Bukti Kode_Brg Qty Harga 4.4. Tabel Detail Pesan 5. Nama Tabel Fungsi Jenis Primary Key Foreign Key Struktur Tabel

Type Text Text Text Currency

Size 6 6 20 -

: Detail Terima : Menyimpan data Transaksi Penerimaan : Tabel Transaksi : No_Bukti : Kode_Brg :

Nama File No_Bukti Kode_Brg Tgl_Terima Kode_Sup NIK 4.5. Tabel Detail Terima 6. Nama Tabel Fungsi Jenis : Pemesanan

Type Text Text Date Text Text

Size 6 6 6 6

: Menyimpan data Transaksi Pemesanan : Tabel Transaksi

Primary Key Foreign Key Struktur Tabel

: No_Bukti ::

Nama File No_Bukti Tgl_Pesan No_Sup Tgl_Realisasi 4.6. Tabel Transaksi Pemesanan

Type Text Date/Time Text Date/Time

Size 6 6 -

7.

Nama Tabel Fungsi Jenis Primary Key Foreign Key Struktur Tabel

: Penerimaan : Menyimpan data Transaksi Penerimaan : Tabel Transaksi : No_Bukti ::

Nama File No_Bukti Tgl_Terima NoSurat_Jln NIK

Type Text Date/Time Text Text

Size 6 6 6

4.7. Tabel Transaksi Penerimaan

4.4. Perancangan Perangkat Lunak 4.4.1. Structure Chart

Login

Menu Utama

Master

Transaksi

Laporan

Barang

Supplier

Karyawan

Laporan Penerimaan Transaksi Pemesanan Barang Transaksi Penerimaan Barang

Laporan Pemesanan

Laporan Stock Barang

Gambar 4.8. Struktur Chart

4.4.2 Antar Muka Pemakai Merupakan gambaran dari perancangan program aplikasi untuk pemakai, mencakup tata letak layar dan tata letak dokumen.

4.4.2.1 Tata Letak Layar 1. Form LOGIN

LOGIN
User Name
Password

Login

Exit

Gambar 4.9 Form Login No Kolom/Field Name 1 User Name 2 Password Keterangan Harus di Entry Harus di Entry, apabila salah akan keluar pesan, apabila benar langsung login

Login Exit

: Untuk memulai/memasuki program : Untuk mengakhiri/keluar program

2. Menu Utama

Gambar 4.10 Form Menu Utama 3. Form Master a. Data Barang

Entry Data Barang

Kode Barang Nama Barang Satuan Stock Harga
In ser t U p d a te D elete
C an cel E x it

Kode_Barang Nama Barang

Sat uan

Stock H arga

Gambar 4.11 Form Master Data Barang

No Kolom/Field Name 1 Kode Barang

2 3 4 5

Nama Barang Satuan Stock Harga

Keterangan Harus di Entry, di Validasi, apabila ada datanya, maka ditampilkan pada Form, jika datanya belum ada, maka proses Insert. Harus di Entry Harus di Entry Harus di Entry Harus di Entry

Insert Update Delete Cancel Exit

: Untuk menyimpan data : Untuk memperbaharui data : Untuk menghapus/meniadakan data : Untuk membatalkan proses : Untuk mengakhiri pekerjaan.

b. Data Supplier

Entry Data Supplier

Kode Supplier Nama Supplier Alamat Telepon
In ser t U p d a te D elete

C an cel

E x it

Kode_Supplier Nama Supplier

Ala mat

Telepon

Gambar 4.12 Form Master Data Supplier

No Kolom/Field Name 1 Kode Supplier

2 3 4

Nama Supplier Alamat Telepon

Keterangan Harus di Entry, di Validasi, apabila ada datanya, maka ditampilkan pada Form, jika datanya belum ada, maka proses Insert. Harus di Entry Harus di Entry Harus di Entry

Insert Update Delete Cancel Exit

: Untuk menyimpan data : Untuk memperbaharui data : Untuk menghapus/meniadakan data : Untuk membatalkan proses : Untuk mengakhiri pekerjaan.

c. Data Karyawan

Entry Data Karyawan NIK Nama Karyawan TTL Jabatan Alamat

In ser t U p d a te D e le t e C an c el E x it

NIK

Nama Karyawan

TTL

Jabatan

Alamat

Gambar 4.13 Form Master Data Karyawan

No Kolom/Field Name 1 NIK

2 3 4 5

Nama Karyawan TTL Jabatan Alamat

Keterangan Harus di Entry, di Validasi, apabila ada datanya, maka ditampilkan pada Form, jika datanya belum ada, maka proses Insert. Harus di Entry Harus di Entry Harus di Entry Harus di Entry

Insert Update Delete Cancel Exit

: Untuk menyimpan data : Untuk memperbaharui data : Untuk menghapus/meniadakan data : Untuk membatalkan proses : Untuk mengakhiri pekerjaan.

4. Transaksi a. Pemesanan

Entry Data Transaksi Pemesanan ATK Nomor Bukti Tanggal Pesan Nomor Induk Karyawan Alamat Tanggal Raealisasi Kode Brg Nama Brg Harga Qty

Insert

Cancel

View

Exit

Gambar 4.14 Form Transaksi Pemesanan No Kolom/Field Name 1 Nomor Bukti Keterangan Harus di Entry, di Validasi, apabila ada datanya, maka ditampilkan pada Form, jika datanya belum ada, maka proses Insert. Harus di Entry, dengan format mm-dd-yyyy Di pilih dari data master yang sudah ada Terisi otomatis Harus di Entry, dengan format mm-dd-yyyy Di pilih dari data master yang sudah ada Terisi otomatis Terisi otomatis Harus di Entry

2 3 4 5 6 7 8 9 Insert Cancel View Exit

Tanggal Pesan Kode Supplier Alamat Tanggal Realisasi Kode Brg Nama Brg Harga Qty

: Menyimpan data : Membatalkan proses : Menampilkan hasil transaksi : Mengakhiri pekerjaan b. Penerimaan

Entry Data Transaksi Penerimaan ATK Nomor Bukti Tanggal Terima Kode Supplier Nama Supplier No Surat Jalan Perusahaan Kode Brg Harga Qty

Insert

Cancel

View

Exit

Gambar 4.15 Form Transaksi Penerimaan No Kolom/Field Name 1 Nomor Bukti Keterangan Harus di Entry, di Validasi, apabila ada datanya, maka ditampilkan pada Form, jika datanya belum ada, maka proses Insert. Harus di Entry, dengan format mm-dd-yyyy Di pilih dari data master yang sudah ada Terisi otomatis Harus di Entry Terisi otomatis Di pilih dari data master yang sudah ada Terisi otomatis Harus di Entry

2 3 4 5 6 7 8 9 Insert Cancel View Exit

Tanggal Terima Kode Supplier Nama Supplier No Surat Jalan Perusahaan Kode Brg Harga Qty

: Menyimpan data : Membatalkan proses : Menampilkan hasil transaksi : Mengakhiri pekerjaan a. Pemesanan

5. Laporan

LAPORAN PEMESANAN

HARIAN BULANAN

DD/MM/YYYY

DD/MM/YYYY

CETAK

KELUAR

Gambar 4.16 Form Laporan Pemesanan No Kolom/Name 1 Tanggal Keterangan Harus di pilih berdasarkan laporan harian atau bulanan, tanggal di format dengan dd/mm/yyyy apabila sudah ditentukan pilihan maka di cetak

Cetak Keluar

: Untuk mencetak laporan : Untuk mengakhiri pekerjaan b. Penerimaan

LAPORAN PENERIMAAN

HARIAN BULANAN

DD /MM/Y YYY

DD /MM/Y YYY

CETAK

KELUAR

Gambar 4.17 Form Laporan Penerimaan No Kolom/Name 1 Tanggal Keterangan Harus di pilih berdasarkan laporan harian atau bulanan, tanggal di format dengan dd/mm/yyyy apabila sudah ditentukan pilihan maka di cetak

Cetak Keluar

: Untuk mencetak laporan : Untuk mengakhiri pekerjaan

c. Stock

LAPORAN STOCK BARANG

DD/M M/YYYY

CETAK

KELUAR

Gambar 4.18 Form Laporan Stock No Kolom/Name 1 Tanggal Keterangan Di pilih berdasarkan tanggal stock barang, tanggal di format dengan dd/mm/yyyy

Cetak Keluar

: Untuk mencetak laporan : Untuk mengakhiri pekerjaan

4.4.2.2 Tata Letak Dokumen 1. Cetak Faktur Pesan Barang

LOGO

INSTALASI UJI TERBANG ROKET LAPAN PAMEUNGPEUK GARUT : xxxxxx : xxxxxx Nama Barang Tanggal Pesan Tanggal Realisasi Qty : xxxxxx : xxxxxx

Nomor Bukti Nama Karyawan No

( Gambar 4.19 Cetak Faktur Pemesanan

)
Adm Lapan

2. Cetak Faktur Terima Barang

Gambar 4.20 Cetak Faktur Penerimaan 3. Cetak Laporan Pemesanan

Gambar 4.21 Cetak Laporan Pemesanan

4. Cetak Laporan Penerimaan

LOGO KOPERASI CITRA ANEKA USAHA MANDIRI
Jl. Raya Cileunyi No. 303
LAPORAN PENERIMAAN

Laporan Bulanan

No Bukti Tgl Terima Nama Supplier No Surat Jalan No Nama Barang Qty

Ketua

Gambar 4.22 Cetak Laporan Penerimaan 4.5 Perancangan Perangkat Keras 4.5.1 Konfigurasi Perangkat Keras Konfigurasi Perangkat Keras untuk proses Stock Barang di Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpeuk Garut tidak mengunakan sistem jaringan karena semua proses dikerjakan terpusat pada satu bagian untuk menghindari

diskonsistensi data untuk pembuatan sistem informasi ini adalah komputer dengan spesifikasi sebagai berikut: Processor berkecepatan 2, 40 Memori 256 MB Harddisk 40 GB CDROM 52X Monitor 14 inchi Mouse Keyboard Printer GHz

Spesifikasi yang penulis anjurkan atas dasar pertimbangan bahwa pada saat ini perangkat tersebut di atas masih mudah didapatkan di pasaran. 4.5.2 Spesifikasi Perangkat Lunak Sistem Persyaratan perangkat lunak yang dibutuhkan sebagai spesifikasi dasar adalah sebagai berikut :

Table 4.8. Perangkat Lunak No 1 2 3 4 Jenis Perangkat Lunak Sistem Operasi Perangkat Implementasi DBMS Perangkat Lunak Pendukung Spesifikasi Windows XP Visual Basic 6.0. Access 2003 Cristal Report

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1

Kesimpulan Dari uraian yang tertulis pada pendahuluan, analisis sistem yang

berhubungan dengan Sistem Informasi Pemesanan dan Penerimaan Alat Tulis Kantor di Koperasi Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpek Garut maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Bahwa sistem pengolahan data mengenai Pemesanan ATK masih terdapat kekurangannya, karena pada sistem tersebut masih dilakukan secara manual. 2. Sistem baru yang dirancang akan mencoba memperbaiki kekurangan pada sistem lama, sehingga sistem dapat dijalankan dengan cepat, tepat dan akurat. Dalam sistem baru dilakukan dengan sistem komputerisasi, sehingga data data dan laporan yang dibuat akan sesuai kenyataan yang sebenarnya. 3. Mempermudah petugas koperasi dalam pembuatan laporan yang sesuai dengan informasi.

5.2

Saran Dengan tidak mengurangi rasa hormat, Penulis ingin memberikan

saran kepada Koperasi Instalasi Uji Terbang Roket LAPAN Pameungpek Garut, Khususnya kepada Bagian Pemesanan adalah sebagai berikut : 1. Pengolahan data yang dilakukan secara manual sebaiknya dilakukan secara komputerisasi. 2. Melakukan Back Up data setiap akhir bulan untuk mencegah hilangnya data jika terjadi hal hal yang tidak diinginkan. 3. Ditingkatkan peran serta pikir yang menggunakan sistem ini sehingga dapat menghasilkan output yang maksimal. 4. Bagi user yang akan memakai sistem ini diharapkan memiliki kedisiplinan yang tinggi dalam menjalankan sistem yang sudah ada.

DAFTAR PUSTAKA

1. Fatansyah, Ir.1999. Database. Bandung: Informatika 2. Fatansyah, Ir.1992. Sistem. Bandung: Informatika. 3. Gordon B. Davis, 1999. Informasi 4. Jogiyanto, H,M. 1989. Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. 5. Jogiyanto, H.M. 1999. Bagan Alir. Yogyakarta: Andi Offset. 6. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Pemesanan 7. Prof. Dr. Sukamto Reksohadiprodjo, M.Com.1988. Manajemen koperasi edisi 5. Yogyakarta: BPFE 8. Sofjan Assauri, 1993. Penerimaan. Bandung