UNIVERSITATEA DIN BUCURETI FACULTATEA DE ADMINISTRAIE I AFACERI

APROVIZIONAREA SI FURNIZAREA SERVICIILOR IN ADMINISTRATIA PUBLICA

Masterand: Honceriu Daniela

Bucuresti, 2012

Conducerea Instituiei Prefectului Judeul Botoani identific i asigur necesarul de resurse umane, materiale i financiare pentru: a implementa i menine SMC i a-i mbunti continuu eficacitatea; a crete nivelul de satisfacere a cerinelor fa de activitile realizate; Pe baza planificrilor strategice i anuale, organizaia i stabilete politica i strategia de asigurare cu resurse, a crei dezvoltare este de o importan crucial, pentru asigurarea satisfaciei clienilor, personalului i comunitii. Asigurarea cu resurse este n funcie de restructurarea strategic planificat i mbuntirea continu a proceselor i serviciilor. Resursele de baz includ: resursele umane, infrastructura, mediul de lucru, resursele financiare, know-how-ul i informaiile. Pe plan financiar, se urmrete corelarea bugetului de venituri i cheltuieli cu investiiile, pentru asigurarea resurselor necesare dezvoltrii. Este implementat un sistem de control (controlling), care s ofere informaii financiare precise, n orice moment, i flexibilitate echipei manageriale n luarea deciziilor eficiente i rapide.

Resurse umane Personalul implicat n activiti cu impact asupra calitii este competent sub aspectul studiilor, instruirii, experienei si aptitudinilor, conform precizarilor din diplome, certificate de absolvire i conform cerinelor din fiele de post. Selecia personalului se face n baza unor criterii riguros stabilite privind studiile, competen i experien. Dup caz, competena candidailor este verificat n decursul procesului de selecie. Procesul este coordonat de Compartimentul Resurse Umane.

REALIZAREA SERVICIULUI Planificarea realizrii serviciului Planificarea realizrii serviciului include planificarea proceselor necesare pentru realizarea activitilor n condiii de eficacitate. O component a planificrii se realizeaz prin

documentarea proceselor n proceduri iar alta prin existena de reglementri i legislaii pentru desfurarea activitilor. Astfel sunt identificate i planificate: - procesele, documentele i resursele specifice activitilor desfurate; - activitile pentru verificarea i monitorizarea serviciului, inclusiv criteriile de acceptare; - nregistrrile necesare, conform legislaiei, procedurilor i instruciunilor specifice de lucru. Principalele activiti i resurse sunt planificate odat cu planificarea BVC. Procesele realizrii serviciilor se bazeaz pe cerine, resurse i criterii bine definite, precum i pe documentaii incluznd de asemenea verificri i nregistrri de validare ale proceselor. Elementele de ieire ale planificrii realizrii serviciilor se prezint sub forme specifice serviciilor concrete. Procese referitoare la relaia cu clientul Determinarea cerinelor referitoare la serviciu Cerinele de identificat referitoare la serviciu sunt: cerinele specificate de ctre solicitant, privind natura, termenul, coninutul activitii; cerine legale i reglementare aplicabile sau care trebuie respectate n realizarea lucrrilor respective. Cerinele clienilor sunt specificate n cereri i contracte, pe tipuri de activiti. n afara activitilor identificate, sunt luate n considerare standardele i legile aplicabile. Analiza cerinelor referitoare la serviciu Analiza cerinelor referitoare la serviciu este fcut n cadrul fiecrui compartiment urmrind a executa activiti planificate sau solicitate sub aspectele: - cerinele referitoare la serviciu sunt definite inclusiv la termene de realizare; - existena capabilitii ndeplinirii cerinelor definite; - eventualele divergene ce pot apare au ci de rezolvare. Toate contractele i cererile clienilor sunt analizate cu privire la setul de cerine pentru serviciile ce urmeaza a fi prestate. Pe aceast baz, sunt derulate activitile sau sunt ncheiate contractele, dup rezolvarea oricror eventuale ambiguiti referitoare la parametrii tehnici i finaciari-contabili. Cerinele sunt analizate de ctre fiecare direcie n parte, prin serviciile de specialitate.

Comunicarea cu clientul Comunicarea cu clienii include elaborarea i transmiterea informaiilor despre procesele, activitatile si serviciile furnizate folosind diferite forme de comunicare. Interfaa prin care se obin informaii de feed-back de la client n cazul eventualelor reclamaii face de asemenea parte din procesul de comunicare. Primirea solicitarilor este urmat de rezolvarea acestora. Procesul de rezolvare a solicitarilor se desfoar de la primul contact dintre organizaie i client prin acceptarea cererilor la prestarea serviciilor specifice procelor i activitile desfasurate, inclusiv primirea plii.

Aprovizionare Procedurile de achiziii Procesul de achiziie public reprezint o succesiune de etape, dup parcurgerea crora se obine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia, serviciul sau lucrarea, ca urmare a atribuirii unui contract de achiziie public. a) ntocmirea programului anual al achiziiilor publice - identificare necesiti - estimare valoare i modaliti de obinere - punerea n corespondena cu CPV - ierarhizare - alegere procedur - identificare fonduri - elaborare calendar - definitivare i aprobare program - dac se impune, elaborarea i transmiterea anunului de intenie b) Elaborarea documentaiei de atribuire/ de selectare - stabilire specificaii tehnice sau documentaia descriptiv - stabilire clauze contractuale -stabilire cerine minime de calificare, dac este cazul, criterii de selectare - stabilire criteriu de atribuire - dac este cazul, solicitare garanie de participare

- completarea Fiei de date a achiziiei - stabilire formulare i modele - anun ctre Ministerul Finanelor Publice privind verificarea procedural -definitivare documentaie de atribuire c) Chemare la competiie - publicarea anunului de participare - punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire - rspuns la solicitrile de clarificri - reguli de participare i de evitare a conflictului de interese d) Derulare procedur de atribuire - dac este cazul, primire candidatur i selectare candidai - dac este cazul, derularea rundelor de discuii - termen pentru elaborare oferte - primire oferte - deschidere - examinare i evaluare oferte - stabilire ofert ctigtoare - anulare procedur, dac este cazul e) Atribuire contract de achiziie public sau ncheiere acord cadru - notificare rezultat - perioada de ateptare -dac este cazul, soluionare contestaii - semnare contract/ncheiere acord-cadru - transmitere spre publicare anun de atribuire f) ncheiere dosar de achiziie public - definitivare dosar de achiziie public g) Derulare contract/acord cadru - dac este cazul, constituirea garaniei de bun execuie - intrare n efectivitate - ndeplinirea obligaiilor asumate i recepii pariale

h) Finalizare contract - recepie final - dac este cazul, eliberare garanie de bun execuie i) Analiza procesului - concluzii - msuri de mbuntire

Procesul de aprovizionare Procesul de aprovizionare este inut sub control, astfel nct produsul/serviciul aprovizionat s fie conform cu cerinele de aprovizionare specificate. Activitatea de aprovizionare se desfoar n baza Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 34 / 2006, care documenteaz modul n care se face selecia i evaluarea furnizorilor, precum i contractarea produselor i serviciilor achiziionate. Sunt puse n aplicare mecanisme pentru: - selectarea furnizorilor prin evaluarea lor conform cu criteriile de selecie stabilite n caietul de sarcini, funcie de abilitatea lor de a furniza produse/servicii conforme cerinelor stabilite ; - derularea procesului de aprovizionare a produsului/serviciului, cu stabilirea exact a responsabilitilor care in att de aprovizionare, dar i de logistic; - verificarea produselor/serviciilor aprovizionate, astfel nct s fie asigurat conformitatea acestora cu cerinele din comanda sau caietul de sarcini. Furnizorii sunt selectionai dupa o serie de criterii : - aptitudinea lor de a satisface cerinele tehnice i comerciale dup nite metode stabilite; - clasificarea furnizorilor pe baza calitii produselor i prestaiilor lor, a impactului produselor asupra mediului i dup service-ul oferit att n timpul derulrii comenzii, ct i post-vnzare. Informaii referitoare la aprovizionare Informaiile referitoare la aprovizionare sunt incluse n Comanda de aprovizionare sau Caietul de sarcini. Acestea trebuie s descrie clar i unic produsul / serviciul aprovizionat (acolo unde este aplicabil contine codul produsului), precum i cantitile/condiiile i, dup caz, termenele de livrare. Comenzile fcute furnizorilor includ toate datele necesare descrierii produsului sau serviciului comandat, incluznd dup caz :

- cerinele de documentaie, - cerinele de calificare a personalului, - cerinele de mediu, - cerinele referitoare la recepia calitativ, - cerinele referitoare la sistemul de management al calitii / de mediu. naintea lansarii lor, comenzile de aprovizionare sunt aprobate de ctre conductorul instituiei.

Verificarea produsului aprovizionat Verificarea produsului aprovizionat este efectuat la recepie, de Comisia de recepie. Verificarea produsului aprovizionat este nregistrat prin semntura pe factura care nsoete marfa , ntocmirea NIR. ` n conformitate cu cerinele specificate n comanda lansat furnizorului, se pot face, dup caz, recepii de calitate intermediare/finale chiar la furnizor. La cerere, acestea pot avea loc n prezena clientului. Verificrile de calitate la recepie pentru fiecare transport se bazeaz pe cerinele documentate.

Furnizare de servicii Controlul furnizarii serviciului Serviciile furnizate de personalul Instituiei Prefectului Judeul Botoani pot fi planificate sau la cerere. Principalele servicii realizate sunt reglementate prin Legislaii i regulamente i se desfoar n condiii controlate prin: - dispoziiile interne privind desfurarea serviciului respectiv (funcie, documente, reguli de realizare) - aprobare sau avizare, reguli de realizare - verificarea corectitudinii lucrrii - realizarea la termenul stabilit prin reglementri sau la aprobare. Validarea proceselor de producie i de furnizare de servicii (cerina 7.5.2)

Aceast cerin de standard este exclus. Justificare: n cadrul Instituiei Prefectului -Judeul Botoani nu se desfasoara procese de furnizare de servicii ale caror date de iesire sa nu poata fi verificate prin masurare sau monitorizare ulterioare, prin urmare nu exista procese ce necesita validarea. Procesele de furnizare servicii sunt stabilite prin legislaii i reglementri. Atunci cand este necesar modul de realizare sau rezultatul procesului este avizat pentru legalitate sau pentru conformitate cu cerinele. Identificare i trasabilitate (cerina 7.5.3) Trasabilitatea este posibilitatea de a reconstitui istoria servicului furnizat cu ajutorul nregistrrilor. Aceasta are o importan deosebit n cazul eventualelor petiii i permite studiul condiiilor n care s-au realizat serviciile i se poate urmri modul n care au fost respectate toate standardele, cerinele din specificaiile clienilor i cerinele proprii pentru calitate. Pentru asigurarea identificrii i trasabilitii serviciilor se utilizeaz diverse documente (formulare, liste i registre), pe suport hrtie i/sau informatic, toate aflndu-se n evidena documentaiei sistemului de management al calitii. Organizatia identific serviciul pe tot parcursul realizrii lui. Acest sistem de identificare cuprinde dupa caz : identificarea clientului: denumire, localizare geografica, serviciu solicitat; elaborarea documentelor nsoitoare. n baza acestor informaii vor fi posibile evaluri i statistici avnd drept rezultat depistarea i prevenirea erorilor, scoaterea n eviden a fazelor care pot fi mbuntite pentru o mai bun desfurare a activitii. Informaiile culese vor include i date despre angajatii implicai n acest proces i vor fi disponibile in vederea analizelor ulterioare. Proprietatea clientului (cerina 7.5.4) Instituia Prefectului Judeul Botoani trateaz cu grij aspectele de proprietate ale populaiei i entitilor juridice din teritoriu atunci cnd efectueaz activiti care au legtura cu aceast proprietate.

Produsele (documentele) de orice natur furnizate de client, inclusiv cele din domeniul proprietii intelectuale, sunt identificate la depunerea acestora la registratura general, verificate i transmise controlat catre unitatile ierarhice care le-au solicitat. n caz de neconformitate sau de deteriorare a produsului este informat clientul i se menin nregistrri. Modul de tratare a proprietii clientului sau ceteanului este conform legii i dup caz se poate concretiza n Procese verbale, convenii, contracte etc. n care se stipuleaz clar rspunderea prilor n caz c se aduce atingere acestei proprieti. Pstrarea produsului (cerina 7.5.5) Pe toat durata desfurrii unei activiti se urmrete pstrarea conformitii i integritii acestora (dosare, proiecte, avize, autorizaii, resurse materiale). Controlul dispozitivelor de msurare i monitorizare (cerina 7.6) n activitile derulate de Instituia Prefectului- Judeul Botoani, nu sunt utilizate DMM (aparate de masura verificate i atestate metrologic).