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Colaboracin
Lizbeth Gonzlez Rodrguez (Investigacin del Temas 3 y 4) Cristina Rodrguez Basurto Daniela Villarreal Fuentes Guillermo Jeziel Viruete Garza (Diseo y estructura del Trabajo e Investigacin del Tema 1 y 2)
Indic
1. Concepto y Objetivo de Auditoria Operacional
1.1 Concepto de Auditoria Operacional.2 1.2 Objetivo de la auditoria operacional2
7. Tipos de Informes
7.1 Informe Ordinario..20 7.2 Informes Largos20 7.3 Informes Especiales..20 7.4 Otros Informes.21
Introduccin
Auditoria Operacional
Para Determinar
Si se tienen controles adecuados. Disminuir Costos e Incrementar la Produccion. Si los Controles Permiten Operar con Eficiencia.
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La auditora operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos; prever obstculos a la eficiencia; Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administracin de las entidades, en la consecucin de la ptima productividad. En la prctica de una auditoria operacional, el contador pblico se circunscribir al primer nivel de apoyo, ya que su participacin en las dems niveles queda nula de la prctica de auditoria operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganizacin, desarrollo de sistemas y consultora administrativa. El auditor operacional, al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza y evala los hechos, es decir, diagnstica obstculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos. En relacin con los elementos del proceso administrativos que deben ser tomados en cuenta en un examen de auditoria operacional, la revisin debe ser integral, abarcando todos los pasos de dicho proceso (planeacin, organizacin, direccin y control) y no-solo debe restringirse al control. Pgina | 2
La operacin es el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o producir. Las anteriores referencias son un antecedente del nfasis que se desea aadir para aclarar de mejor manera lo que es una opinin, evitando dar nuevas definiciones pero incluyendo en su lugar ciertas comparaciones y reglas simples, que junto con las ya indicadas, faciliten la formacin de un mejor juicio: 1. No es lo mismo un departamento que una operacin. En una operacin pueden intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o solamente una parte de ellos. 2. No deben confundirse las funciones fundamentales de la administracin con las principales operaciones o funciones de una entidad; lo que s es importante resaltar es que al revisar las operaciones, debe considerarse la forma que ellos son planeados, organizados, dirigidas y controladas. 3. Los lmites que se establezcan a una operacin en una entidad, deben dar consideracin a la posibilidad de realizar una investigacin completa y lgica, que aporte sugerencias integrales y no una visin parcializada y eventualmente errnea de los hechos. La segregacin de operaciones en una entidad est ms acorde a las funciones tradicionales de la misma (vender, comprar, producir, cobrar, almacenar, otorgar crdito, invertir, etc.) que a cualquier otra consideracin.
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3.2 Operaciones
En auditoria operacional se define a una operacin con el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir, etc. En el enfoque de trabajo de la auditoria operacional, las operaciones que realiza una empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias. La investigacin deber determinar si el personal encargado capacidad para ejecutar las operaciones. de la operacin tiene
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3.3.1 Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro del contexto dela empresa que est auditando. Enseguida se incluyen algunos lineamientos que permitan al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operacin que se revisar en particular.
3.4 Informe
El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ltima instancia en la productividad. Para que la auditoria operacional sea til a la empresa, el informe debe ser gil y orientado hacia la accin. Adems siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.
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4.3 Caractersticas.
El informe debe reunir principalmente las siguientes caractersticas: A) Oportunidad. Es presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las observaciones sean atendidas. B) Integridad. Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar informacin completa acerca de las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones.
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C) Competencia. Presentar la informacin de modo que los resultados correspondan a los objetivos de la auditora. D) Relevancia. Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la operacin del rea auditada. E) Objetividad. Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que debern estar respaldados con evidencia indudable. F) Conviccin. Hacer que las evidencias guen al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor. G) Claridad. Cuidar que la estructura, terminologa y redaccin empleadas, permitan que la informacin que se presenta sea entendida por las personas a quienes se dirige el informe. Deber tomar en cuenta al lector potencial de su informe y tendr que ubicarse en el uso de un lenguaje sencillo que sea entendible, eliminar hasta donde sea posible el uso de tecnicismos. H) Utilidad. Aportar elementos que contribuyan a la mejor administracin y utilizacin de los recursos de la entidad. I) Precisin o Correccin. La precisin est determinada fundamentalmente por el uso de palabras, segn su significado. Entre mayor nmero de palabras ambiguas, ms peligro de distorsin por parte del receptor. La eliminacin de conceptos que expresan valores relativos (cantidad, calidad, positivo, negativo, bueno, malo, etc.). La conclusin de los detalles significativos. J) Concisin. Por concisin se debe entender que cada idea se exprese con el menor nmero de palabras posible, siempre y cuando sta quede completa. Ser conciso no implica la omisin de asuntos importantes, pero s de los que son relativamente importantes. La concisin no debe ser confundida con la brevedad; se debe ser breve y a la vez conciso. La concisin es una forma de llegar ms rpidamente a la comprensin del lector. K) Sencillez. La sencillez de vocabulario puede hacer que el informe de auditora adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasin, con un consiguiente aumento de atractivo y eficacia. L) Adecuacin. La adecuacin se define como una actitud de lgica armona con el destinatario. Quin o quines van a leer el informe? Esta es la pregunta que sirve de base para adecuar la redaccin a las necesidades del lector. Adecuar el informe al destinatario significa ayudarlo a comprender fcilmente lo que se le quiere decir.
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M) Cortesa. Se refiere al tacto para asentar en un informe sus aseveraciones. Es muy comn que como resultado de la auditora algn elemento (persona) de la entidad resulte afectado y se le apliquen calificativos fuertes tales como: descuido, ineficaz, desperdicio, etc. Esto no quiere decir que se tengan que omitir pero con cortesa; aplicando calificativos que no hieran susceptibilidades. N) Originalidad. Aunque a veces resulte difcil apartarse de formulismos y frases rutinarias es necesario intentarlo. Conviene evitar la actitud indiferente de escribir sin pensar. A veces se le logra simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez.
Los objetivos principales que se persiguen al realizar un informe de auditora son: Informar. Es dar a conocer al titular de la entidad los resultados importantes del trabajo. (Toma de conciencia). Persuadir. Demostrar que los resultados son vlidos y tienen razn de ser. (Aceptacin). Obtener Resultados Presentar recomendaciones para cambios constructivos. (Accin).
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1.- Conclusiones basadas en la auditora. El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la revisin, con la presentacin de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditora. 2.- Reportar condiciones. ste, reporta a la organizacin un resumen de las principales reas que requieren mejoras. El informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administracin para reconocer sus operaciones y evaluar su ejecucin. El informe seala qu reas estn bien y cules pueden ser susceptibles de optimizar. 3.- Marco de referencia de la accin administrativa. Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administracin. Con base en las condiciones reportadas y en la identificacin de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones. 4.- Aclarar puntos de vista del auditor. Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que est en desacuerdo. Una clara posicin del auditado y los comentarios del auditor ayudarn a puntualizar los criterios de la administracin y proporcionarn bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.
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Redactar. Es manifestar por escrito un conjunto de ideas debidamente ordenas y articuladas, de tal forma que de su lectura se concluya nica y exclusivamente aquello que se plane expresar. La redaccin consiste en combinar palabras, frases, oraciones y prrafos para expresar ideas previamente elaboradas. Al elaborar un informe de auditora, el auditor debe tomar en cuenta dos aspectos esenciales: fondo y forma. El fondo lo constituyen los elementos soportes y conclusiones que el auditor utiliza para la elaboracin del informe. La forma es el modo particular de expresar los elementos soportes y conclusiones. Una de las limitaciones ms severas a que se enfrenta un auditor, es su falta de capacitacin y preparacin adecuada en aspectos gramaticales, en especial en redaccin y ortografa. Es impresionante ver que en la prctica los trabajos bien realizados pierden su calidad y contenido por la pobre redaccin con que son formulados y salpicados con faltas de ortografa. Recomendaciones. 1. - Antes de iniciar la redaccin de un informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en l. 2. - Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyndose en esquemas. El orden ms conveniente de las ideas expresadas, ser determinado por la importancia de ellas. 3. - Se deben utilizar ttulos para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulacin debe referirse, en forma breve, al contenido del apartado. 4. - Se debe cuidar la conjugacin de los verbos usados en la redaccin, que sea la ms adecuada, de tal manera que refleje el sentido de la expresin. 5. - Ser preciso y convincente. Se es preciso cuando se redacta en la forma ms directa y breve posible. Se es convincente cuando el argumento preciso no requiere de explicaciones excesivas en el texto. 6. - Antes de presentar el informe, es conveniente leerlo en voz alta para apreciar la fluidez fontica. De esta forma se localizar la repeticin de ideas o palabras. Si ste es el caso, se recomienda seguir, en el orden en que se indican los siguientes procedimientos: a) Eliminar la idea o palabra repetida. b) Sustituirla. c) Dar otro giro a la construccin de la frase. 7. - Evitar que los trminos que puedan originar duda o confusin en los lectores y el uso innecesario de tecnicismos.
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8. - Utilizar correctamente las palabras, de tal manera que facilite la comprensin de las ideas que expresa en el informe. 9. - La redaccin del Informe debe caracterizarse por la cortesa. Expresar con tacto los asuntos delicados y confidenciales y haga referencia a las personas con respeto y distincin.
10. - Indicar el nombre de los documentos o reportes a los que se hace referencia, en lugar de la clave o codificacin que se utiliza para ellos en el rea auditada. 11. - Cuando sea necesario utilizar cifras, unidades de medida, porcentajes, etc., ser consistente. 12. - Cerciorarse del uso correcto de la ortografa y eliminar abreviaturas o palabras extranjeras innecesarias.
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A) De Identificacin. 1. -Cartula interior. Presenta un resumen de los datos ms importantes de la auditora para su fcil e inmediata identificacin. Se prepara en una hoja membretada de le entidad y deber de reunir como mnimo: Titulo (Informe de auditora), rea o departamento auditado, fecha o periodo revisado, fecha de conclusin del informe, numero de la revisin, si corresponde, especificacin de reservado o confidencial. 2. ndice. En este punto se enumeran los aspectos que se tratan en el informe y se indica la pgina en que se encuentra. 3. Objetivos. Obedece a una finalidad o intencin. Se puede escribir un texto para exhortar, protestar, ensear, etc. Para el caso del informe de auditora su objetivo es claro: informar y comunicar resultados. Aqu se sealan los propsitos que se persiguieron con la revisin efectuada, tales como: evaluar, verificar, analizar, comprobar, etc., las operaciones de un rea de la entidad. 4. Alcance. Seala las reas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas, la metodologa utilizada as como el periodo sujeto a examen y la profundidad que se di a las pruebas. Dado que no es prctico revisar la totalidad de las operaciones al 100%, excepto en caso de fraudes o situaciones verdaderamente excepcionales el auditor interno habr de aplicar sus procedimientos de revisin a slo una parte del total de las operaciones susceptibles de ser revisadas. El alcance tambin llamado extensin del nmero de muestras a seleccionar y revisar se har aplicando el plan de muestreo que ms se adapte a las circunstancias y necesidades del auditor en funcin a la naturaleza de las muestras o en el momento que juzgue adecuado atendiendo a su criterio profesional. B) De Contenido. 1. Destinatario. Definido el propsito del informe referido, el siguiente paso consiste en identificar al destinatario. Para quin o para quines se escribe? Quin o quines sern los lectores potenciales del informe? El auditor asume que los resultados de su trabajo ataen fundamentalmente a la administracin de la empresa a los auditados y a otros eventuales interesados.
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2. Resumen. Es un indicador importante a travs del cual se cumplen los objetivos del informe. En l se sintetizan los principales problemas detectados en la revisin con la finalidad de atraer la atencin del titular de la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor esmero para su resolucin. Los objetivos que se persiguen al elaborar y presentar un resumen son: A) Enterar de los hechos relevantes al titular de la entidad que no dispone de tiempo suficiente para leer todo el informe. B) Atrae la atencin del titular de la entidad hacia los aspectos de mayor importancia que se detectaron en la revisin. La importancia del resumen radica en: A) Despertar el inters del titular de la entidad por conocer, con ms detalle, lo problemtica planteada. B) Dar agilidad a las soluciones de los problemas detectados.
3. Resultados. En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditora operacional-administrativa pero como una transcripcin o sntesis de las observaciones determinadas. Los resultados deben de proporcionar informacin valiosa para la toma de decisiones, por ello el auditor vincular las diferentes desviaciones para mostrar cmo, en su conjunto, repercuten y afectan la planeacin, programacin, y ejecucin para el logro de objetivos. Es la formulacin de recomendaciones en el mbito de sugerencia como posible solucin a la problemtica detectada. Y estn integrados por: 1) Ttulo.- Es el encabezado con que se designa, en forma breve al resultado que se presenta. Cabe mencionar que el ttulo debe reflejar la esencia de dicho resultado, de tal manera que capte la atencin y el inters del lector. 2) Observacin.- Son las deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejora, su relacin y alcance de la revisin. La observacin debe incluir el criterio establecido, que son aquellos lineamientos, norma y polticas que ayudan al auditor a tener un punto de referencia para reconocer, clasificar y medir los objetivos, metas y realizaciones de las organizaciones. 3) Causas.- Son los motivos que originan las observaciones. 4) Efecto.- Son las repercusiones o riesgos a los que estn expuestas las entidades como consecuencia de las observaciones detectadas. 5) Recomendaciones.- Son las sugerencias que se hacen con el fin de atender y dar solucin a las causas que dieron origen a las situaciones observadas. Pgina | 14
C) De Complemento.
1. Anexos. Son todos aquellos documentos que sirvan como evidencia para argumentar lo manifestado en el contenido del informe. El objetivo principal de incluir anexos al informe consiste en aclarar al lector los aspectos que por su extensin e importancia debe agregarse al contenido del informe estos anexos pueden ser: grficas, cuadros comparativos, relaciones elaboradas por el auditor etc. Su finalidad es: Presentar los pormenores necesarios en forma separada, aunque formando parte del contenido general del informe, con el propsito de contribuir la mayor concisin del texto, hacer del mismo un material de lectura ms fcil. Facilitar la agrupacin ordenada de las observaciones de naturaleza similar, para su distribucin entre los empleados responsables de su correccin y los funcionarios que debieran conocer dichas observaciones.
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La informacin para la auditora se recoge con el objeto de poder realizar un diagnstico y emitir unas recomendaciones. Sin embargo se necesita un tratamiento para obtener informacin ms elaborada y ajustada a nuestros propsitos. El tratamiento no es otra cosa que la aplicacin de tcnicas especficas para cada nivel de la organizacin las tcnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas.
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En la fase de capturacin de informacin es recomendable recopilar la informacin de las variables de los tres niveles; aqu ya se verifica una primera seleccin de la informacin, posteriormente habr que analizar los procesos a fondo con las tcnicas correspondientes. Los papeles de trabajo que documentan la auditora deben ser preparados por el auditor y revisados por el responsable del departamento de auditoria interna. Estos papeles contendrn la informacin recopilada y los anlisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.
3. Tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de cada observacin incluida en los papeles de trabajo. 4. El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo con su importancia, a la luz del impacto presente y futuro sobre los recursos de la entidad. 5. Los papeles de auditora deben incluir no slo descripciones de problemas, sino sugerencias tiles, claras y objetivas para corregirlos. 6. El auditor y sus ayudantes deben discutir, analizar y evaluar cada una de las sugerencias para corregir los problemas detectados. 7. Es ms importante estar convencido de que las sugerencias de auditora estn bien estructuradas y sern de utilidad, que el convencimiento respecto a las fallas o deficiencias en los sistemas. 8. En los papeles de trabajo es esencial que las sugerencias de auditoria sean: a) Factibles: Es decir, susceptibles de llevarse a la prctica y no solo quimeras obtenidas de manuales que nunca se han puesto en operacin. b) Accesibles: Esto es, al alcance de la empresa desde el punto de vista de su capacidad econmica. c) Objetiva e integrales: Es decir, congruentes con la estructura de rea en la que se van a implantar y con la estructura del rea en la que se van a implantar y con la estructura de otras reas que se relacionen con sta. En resumen, antes de proceder al inicio del proceso de preparacin del informe, el auditor y sus ayudantes deben trabajar sobre los papeles que contienen las descripciones de los sistemas, el sealamiento de fallas y el detalle de las sugerencias, a fin de agotar todas las posibilidades existentes respecto a todo aquello que pueda:
Eliminarse. Combinarse. Transferirse. Cambiarse. Corregirse.
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7. Tipos de Informes
El informe puede presentarse en varias formas, la forma en que se presente depender de las necesidades particulares de cada empresa, tomando en cuenta a quien se rendir el informe.
7.1 Informe Ordinario. A) Se formula en acatamiento a lo convenido previamente con el cliente y pueden ser: Peridicos.- Son los que se formulan conteniendo informacin sobre los trabajos desarrollados en determinado lapso con objeto de enterar a la direccin de los trabajos y avances de stos. Finales.- Son los que se presentan al culminar el trabajo y con el cual se da fin a la auditora operacional-administrativa. Circunstanciales.- Se originan por su condicin espacial de la necesidad de hacer del conocimiento del cliente, aquellas situaciones sugeridas durante el proceso de investigacin. B) De acuerdo a su presentacin, los informes ordinarios se pueden clasificar en: Narrativo.- Aquel que cita en forma detallada y cronolgica el trabajo efectuado con precisin de datos y circunstancias. Importancia.- Se detalla por orden de importancia, los trabajos efectuados, de forma tal que queden en condiciones de interpretar fcilmente su contenido. Extractado.- Presenta de antemano una sntesis de cada tema para posteriormente explicarlo detalladamente; su objetivo consiste en que permite dar un rpido conocimiento de las alternativas y problemas. 7.2 Informes Largos. Estos informes incluyen detalles, datos, estadsticos, comentarios explicativos, otros materiales de los cuales pueden no ser de naturaleza contable. El informe debe contener una indicacin clara y precisa de tipo examen de auditor, as como el grado de responsabilidad que est asumiendo. El auditor debe precisar claramente su posicin con respecto a otros datos del informe largo e indicar que su examen ha sido hecho fundamentalmente con el propsito de formular una opinin; el informe se presenta con fines de proporcionar un anlisis, su opinin est razonablemente presentada en aspectos importantes. 7.3 Informes Especiales. Se refiere a los informes en los que la redaccin del informe no es apropiado y que requiere Redaccin especial en la seccin relativa a la opinin. Los informes especiales pueden incluir: Informes de entidades que llevan sus cuentas sobre la base de efectivo, lo cual difiera sustancialmente para la preparacin de prcticas. Pgina | 20
Informes sobre algunas organizaciones no lucrativas que utilizan prcticas contables que difieren en algunos aspectos. Informes preparados con fines limitados se pueden presentar en forma de carta en la que se hace referencia a estudios especiales (emisiones de bonos) Informes orales este tipo de informe se da en muchas ocasiones, pero en cierto grado esto es inevitable debido a que parte del trabajo es llevado a cabo conjuntamente con personal de la organizacin.
7.4 Otros Informes. Los informes preliminares. Delinean la finalidad y alcance de la auditora y contribuyen a esclarecer la intencin y amplitud del estudio. Los informes de progreso. Tienen por objeto mostrar lo que se ha venido haciendo, las situaciones excepcionales descubiertas, las medidas correctivas aplicadas y las recomendaciones propuestas hasta la fecha.
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