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REDACCION Y COMUNICACION
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INTRODUCCIN
El presente Informe tiene la finalidad de demostrar una vez ms que, la realizacin de las Practicas Finales es considerada como una etapa importante en la formacin profesional de todo estudiante, puesto que no solo permite poner en prctica los conocimientos adquiridos, sino adquirir nuevas experiencias laborales. El presente informe est conformado por tres captulos:
En el Primer Captulo, Contiene aspectos generales de la Institucin

donde he realizado las prcticas. El Centro de Educacin Tcnico Productivo (CETPRO EXE-TEC), su Resea Histrica, Ubicacin, Finalidad, Principios, Objetivos y Estructura Orgnica.
En el Segundo Captulo, Enfoca el Marco Terico: Objetivos de las

Practicas Finales, Descripcin del rea de Trabajo y Conceptos Generales (Redaccin, Archivo, Atencin de llamadas y Atencin al Pblico).
En el Tercer Captulo, Describe los Aspectos Tcnicos de las Practicas

Finales: Tcnicas de Redaccin, Tcnicas de Digitacin de Documentos, Tcnicas de Archivo y Tcnicas Secretariales; Actividades Desarrolladas; Equipos y Materiales Utilizados durante el periodo de Prcticas.
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Asimismo, las conclusiones a los que arribo y sugerencias que alcanzo con el fin de mejorar la preparacin y la formacin profesional.
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CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1.
ASPECTOS GENERALES DEL CETPRO EXE-TEC
1.1.1. RESEA HISTRICA
En el ao 1993 la Institucin Educativa EXE-TEC inicia sus actividades en la ciudad de Moquegua, con el objetivo de Promover la Educacin Ocupacional y Tcnica Productiva, en atencin a la
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demanda educativa y exigencias de competencias y capacidades del sector productivo de nuestra regin.
El CETPRO EXE-TEC fue creado en el ao 1993 segn R.D.S.R. No. 0443-93, brindando hasta la fecha slida formacin profesional en diversas especialidades que paulatinamente fueron crendose durante su funcionamiento y de acuerdo a las innovaciones tecnolgicas y demanda laboral presentada en la economa local.
Hasta
el
ao
2007,
se
brindaba
las
Carreras
Tcnicas
Ocupacionales en las especialidades de Computacin e Informtica, Secretariado Gerencial Computarizado, Contabilidad Computarizada, Interprete Traductor de Ingls Comercial.
A inicios del 2007, se gestion al Ministerio de Educacin la Conversin de GEOGNE a Centro de Educacin Productiva (CETPRO), resolviendo la instancia superior el 10 de setiembre del 2007, con RESOLUCIN DIRECTORAL REGIONAL N 00766-EDMOQ. La conversin de GEOGNE EXE-TEC A CENTRO DE EDUCACIN TCNICO PRODUCTIVA EXE-TEC, para brindar mdulos de formacin para el Ciclo Bsico, Mdulos de Capacitacin y Actualizacin de Carreras Tcnicas.
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Actualmente brinda capacitacin ocupacional y/o tcnica productiva especializada en las especialidades de:
Carreras Tcnicas (con una duracin de 1 ao)
Auxiliar Tcnico en Administracin. Asistente de Gerencia. Auxiliar Tcnico en Contabilidad. Computacin e Informtica. Intrprete Traductor en ingls. Gastronoma.
Cursos Libres
Capacitacin en Cursos de Ingeniera:
Autocad Bsico Intermedio Avanzado 2011 Archicad Autocad Land Sistema de Informacin Arcview
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Costos y Presupuestos S10 Control de Proyectos Project Diseo de Estructuras: SAP 2000, ETABS Civil 3D SNIP
Capacitacin en Cursos de Contabilidad y Computacin: SIAF SEACE SISCONT - CONCAR Edicin de Videos Spot Publicitario Diseo Grfico Excel Bsico Intermedio Avanzado Ofimtica (Windows XP Word Excel Power Point Internet) En horarios flexibles y turnos establecidos, en busca de la calidad educativa y xito profesional.
1.1.2. UBICACIN
Regin Departamento
: Moquegua : Moquegua
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Provincia Distrito UGEL Jurisdiccin Direccin : Mariscal Nieto : Moquegua : Mariscal Nieto : Direccin Regional de Educacin Moquegua : Jr. Junn 397 (Oficina Principal)
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Direccin : Av. Simn Bolvar N 114 Direccin : Calle Lima N 857
1.1.3. FINALIDAD DE LA EDUCACIN TCNICO PRODUCTIVO
a) Mejorar el desempeo de la persona que trabaja o la que busca su insercin o reinsercin en el mercado laboral.
b) Mejorar su nivel de empleabilidad y su desarrollo personal.
c) Est destinada a las personas que buscan una insercin laboral o reinsercin en el mercado laboral y a alumnos de Educacin Bsica.
1.1.4. PRINCIPIOS EDUCACIONALES
a) La educacin debe ser tica, que inspire una educacin promotora de los valores de paz, solidaridad, justicia, libertad,
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honestidad, tolerancia, responsabilidad, trabajo, verdad y pleno respeto a las normas de convivencia; que fortalece la conciencia moral individual y hace posible una sociedad basada en el ejercicio permanente de la responsabilidad ciudadana.
b) La educacin debe alcanzar a todos, la equidad, que garantiza a todos en iguales oportunidades de acceso, permanencia y trato en un sistema educativo de calidad.
c) La educacin debe orientarse al desarrollo humano, la inclusin que incorpora a todas las personas con discapacidad, grupos sociales excluidos, marginados y vulnerables,
especialmente en el mbito rural, sin distincin de etnia, religin, sexo y otra causa de discriminacin, contribuyendo as a la eliminacin de la pobreza, la exclusin y las desigualdades.
d) La educacin debe conducirse con calidad, que asegure condiciones adecuadas para una educacin integral, pertinente, abierta, flexible y permanente.
e) La democracia, que promueve el respeto irrestricto a los derechos humanos, la libertad de conciencia pensamiento y
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opinin, el ejercicio pleno de la ciudadana y el reconocimiento de la voluntad personal, que contribuye a la tolerancia mutua en las relaciones entre las personas entre la mayora y la minora, as como el fortalecimiento de estado de derecho.
f) La educacin debe ser intercultural, que asume como riqueza la diversidad cultural tnica y lingstica del pas y encuentra en el reconocimiento y respeto a las diferencias, as como en el mutuo conocimiento y actitud de aprendizaje de otro sustento para la convivencia armnica y el intercambio entre las diversas cultura del mundo.
g) La conciencia ambiental, que motiva el respeto, cuidado y conservacin del entorno natural como garanta para el desenvolvimiento de la vida.
h) La creatividad y la innovacin, que promueven la produccin de nuevos conocimientos en todos los campos del saber, el arte y la cultura.
1.1.4.1. ENFOQUE DE LA EDUCACIN TCNICO PRODUCTIVO
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La educacin Tcnica Productiva se basa en el enfoque por competencias laborales, que surge en un marco de transformacin de la produccin y la nueva organizacin de trabajo, y de nuevas exigencias de competitividad a la forma de desempeo del individuo en el sitio de trabajo.
La formacin basada en el enfoque por competencias laborales, busca mejorar permanentemente la calidad y pertinencia de la educacin y la formacin del potencial humano; frente a la evolucin de la tecnologa, la produccin y nuevas exigencias respecto al desempeo del individuo en el trabajo y de mejorar las condiciones de ingreso y permanencia en el mercado laboral.
La formacin en base a este enfoque aborda los siguientes aspectos
Cultural, toma como referente el contexto donde se desarrolla el proceso educativo.
Productivo,
porque
desarrolla
en
las
personas
capacidades productivas que permiten ejercer una funcin

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productiva de bienes o servicios en la actividad econmica del pas.
Afectivo, desarrolla en las personas capacidades de iniciativa, decisin, autoestima, responsabilidad, actitud positiva para el cambio, trabajo en equipo, actitud emprendedora, deseos de superacin y otros.
1.1.5. MISIN
Somos una institucin privada en la localidad, que provee a los estudiantes una formacin tcnica productiva integral, constituyendo tcnicos con competencias y capacidades laborales, que aporten al desarrollo local y regional, con capacitacin especializada y uso de tecnologa moderna mediante el trabajo comprometido de docentes
y trabajadores de la institucin, impartiendo en ellos la prctica de los valores y la mejora en la calidad de vida y bienestar de la sociedad.
1.1.6. VISIN
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El CETPRO EXE-TEC ser una Institucin Educativa Tcnico Productiva Lder en la Regin Moquegua, que brinde una formacin integral, contando con la plana docente especializada e
infraestructura moderna propia, comprometidos con la calidad educativa, y garantizar la acreditacin de nuestros estudiantes siendo formados para la toma de decisiones y ser auto gestores de su propio desarrollo logrando as la insercin laboral y contribucin al desarrollo local y regional, con practica de los valores para alcanzar el bienestar social.
1.1.7. OBJETIVOS
a) Contextualizar la Oferta Educativa de la Institucin teniendo en cuenta la demanda laboral del sector productivo local y regional.
b) Diversificar
el
Diseo
Curricular
perfeccionando
las
competencias y capacidades de los estudiantes para la insercin laboral.
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c) Ampliar la Infraestructura Educativa en atencin a la demanda educativa y desarrollo acadmico ptimo de los estudiantes.
d) Establecer alianzas estratgicas y celebrar convenios con instituciones pblicas y privadas.
e) Ejecutar las prcticas pre - profesionales de los alumnos en situaciones reales de trabajo evaluando sus capacidades.
f)
Capacitar al personal Directivo y Docente sobre planificacin educativa y mejoramiento de la calidad educativa.
g) Dar a conocer la Misin y Visin de la Institucin y la calidad educativa.
h) Fomentar los valores en los estudiantes durante el proceso de enseanza a travs de actividades y proyeccin social.
i)
Involucrar la participacin de todos los miembros de la comunidad educativa y de la comunidad local y regional.
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j)
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Promover un clima institucional favorable y positivo dentro y fuera de la institucin.
1.1.8. FUNCIONES GENERALES DEL CENTRO DE EDUCACIN TECNICO PRODUCTIVO EXE-TEC
a) Desarrollar acciones de preparacin profesional en el campo de la computacin e informtica, acorde con las exigencias del
mercado laboral de la regin.
b) Capacitar a los participantes en el dominio de los diferentes programas de computacin y otros como soporte fundamental de las actividades econmicas, que impliquen una relacin directa con pobladores del rea rural y en ocupaciones dentro del mercado laboral existente.
c) Promover la ocupacin profesional de la comunidad, incorporando la masa laboral en forma eficiente en los diferentes mbitos del quehacer local, regional y nacional.
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d) Promover la eficiencia de las instituciones que prestan servicio educativo a la comunidad elevando la calidad.
1.2.
ESTRUCTURA ORGNICA
El CETPRO EXE-TEC, considera una estructura orgnica formal e innovadora que permitir el desarrollo y ejecucin de los objetivos, metas, logros programados dentro del proceso de gestin.
Es muy importante tener en cuenta la estructura orgnica por lo que refleja adems de la autoridad, funciones, organizacin y responsabilidades de todas las reas que conforman la institucin.
A continuacin detallo la estructura orgnica institucional de la siguiente manera:
1.2.1. RGANO DE DIRECCIN
a) PROMOTOR
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Es el responsable de la administracin de la institucin dotando los recursos y requerimientos en el proceso educativo, as como del funcionamiento integral.
b) DIRECCIN
Representa la autoridad de la institucin legalmente, conduce, dirige la institucin con responsabilidad y democrticamente, directamente competen las funciones a la Direccin del CETPRO EXE-TEC.
c) COORDINACIN ACADMICA
Es aquella persona que preside las coordinaciones encargadas por Direccin y las ejecuta, asume la responsabilidad compartida con la Direccin.
1.2.2. ORGANO DE LINEA
a) JEFE
DEL
DEPARTAMENTO
DE
ACTIVIDADES
PRODUCTIVAS Y EMPRESARIALES.
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El Jefe de Actividades Productivas y empresariales depende del Coordinar Acadmico, se encarga de controlar las actividades productivas que se generan en los talleres del CETPRO.
b) DOCENTES DE ESPECIALIDADES
Encargados del desarrollo pedaggico y enseanza aprendizaje a los estudiantes de las diferentes especialidades.
1.2.3. RGANO DE APOYO ADMINISTRATIVO
a) SECRETARIA
Coordina con la Direccin, organiza y administra la documentacin de la institucin de manera ordenada.
b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Es la persona encargado del apoyo directo a las actividades de una Institucin propiamente, y que sirve de ayuda para el logro de la misma.
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c) PERSONAL DE SERVICIO Y VIGILANCIA
Vela la seguridad y mantenimiento de la infraestructura del centro, brindando un adecuado ambiente de trabajo para la comunidad educativa.
1.3.
DESARROLLO
1.3.1. ORGANO DE DIRECCIN
1.3.1.1. PROMOTOR
a) Financiar los gastos operativos y financieros del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC.
b) Decidir y orientar la poltica educativa.
c) Coordinar con el Director acciones Tcnico Pedaggica, Administrativas, econmicas.
d) Aprobar el presupuesto de operacin anual.
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e) Seleccionar al personal docente y administrativo para laborar en el Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC.
f) Realizar supervisin Tcnico- Pedaggica y Administrativa al personal del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC.
g) Aprobar con el Director los contratos del personal que laborar en el Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC.
h) Evaluar la infraestructura del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC.
1.3.1.2. DIRECTOR
a) Es la primera autoridad del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC.
b) Formular, coordinar, ejecutar, evaluar y aprobar el proyecto educativo institucional, con participacin del personal jerrquico, docentes, personal administrativo y de servicio.
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c) Planificar, organizar, administrar, coordinar, supervisar y evaluar la ejecucin de programas y servicios que ofrece la institucin asegurando su calidad y eficiencia.
d) Aprobar el Proyecto Educativo Institucional, las Programaciones Curriculares por mdulos de capacitacin y el sistema de evaluacin de los participantes, en base a los criterios tcnicos emanados por el Ministerio de Educacin y en concordancia a la realidad regional.
e) Determinar las necesidades de capacitacin Productiva en el mbito de influencia concordante con el estudio de mercado laboral.
f) Promover y participar en certmenes de intercambio de experiencias con fines de perfeccionamiento de la tecnologa educativa aplicada en la modalidad ocupacional.
g) Promover, realizar y evaluar acciones de investigacin y experimentacin en la modalidad productiva.
h) Ejecutar las acciones financieras de conformidad con los dispositivos legales vigentes.
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i) Aplicar el sistema de contabilidad gubernamental en las reas de fondo, bienes, presupuestos para lo cual se requiere: balance general, estado de prdidas y ganancias, libros auxiliares, y dems anexos que sustente el balance general del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC.
j) Propiciar el cultivo de valores ticos y la adquisicin de hbitos y tcnicas que permitan a los participantes, un mejor desarrollo de sus aptitudes y ordenamiento de su vida personal, familiar y social.
k) Programar y almacenar los recursos del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC.
l) Promover, organizar y ejecutar las actividades productivas en apoyo a la poltica nacional del empleo y desarrollo regional.
m) Aplicar los avances de la ciencia y de la tecnologa, concordante con la demanda del mercado de trabajo y coordinacin a las necesidades de capacitacin.
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n) Integrar la accin educativa con la formacin y perfeccionamiento para la actividad laboral.
o) Organizar el proceso de matrcula y autorizar el inicio de los cursos, observando la meta de atencin de participantes.
p) Aprobar las nminas de matrcula y Actas de Evaluacin, rectificar nombres y apellidos, aprobar las actas de convalidacin y de traslado.
q) Controlar la asistencia y puntualidad del personal a su cargo y aplicar las sanciones pertinentes para correccin.
r) Maximizar la calidad de los aprendizajes en los programas de formacin bsica, actualizacin y perfeccionamiento.
s) Formular el presupuesto operativo del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC, determinando las necesidades y prioridades de atencin y velar por la correcta administracin de los recursos propios, informando de lo actuado a la superioridad educativa.
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t) Suscribir convenios y contratos para implementar las acciones educativas con instituciones pblicas y privadas.
u) Otras funciones ms que ameriten las circunstancias del caso.
1.3.1.3. COORDINACIN ACADMICA
a) Asesorar, orientar y supervisar la aplicacin de los planes, programas curriculares de los mdulos a dictarse.
b) Proponer y desarrollar acciones de investigacin en el aspecto curricular en la modalidad.
c) Promover, coordinar y desarrollar programas de capacitacin, actualizacin y perfeccionamiento del docente.
d) Planificar el trabajo en el aspecto acadmico, elaborando cuadros de horas, los cursos por mdulos y turnos, as como el nmero de docentes necesarios para el trabajo pedaggico, el nmero de horas pedaggicas por cursos y por mdulo.
e) Aprobar y supervisar en coordinacin con la Direccin actividades acadmicas complementarias.

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f) Evaluar los contenidos temticos de cada curso en concordancia con los objetivos de la institucin.
g) Analizar las necesidades y requerimientos acadmicos de los programas y lenguajes de programacin. As mismo las
necesidades de servicio profesional en el mbito de la regin.
1.3.2. ORGANO DE LINEA
1.3.2.1. JEFE
DEL
DEPARTAMENTO
DE
ACTIVIDADES
PRODUCTIVAS Y EMPRESARIALES
a) Participar en la elaboracin de los instrumentos de gestin del CETPRO: Proyecto Educativo Institucional, Proyecto Curricular
de Centro, Reglamento Interno, Plan Anual de Trabajo e Informe de Gestin Anual.
b) Planificar, organizar, ejecutar supervisar y evaluar las actividades Productivas y Empresariales del CETPRO.
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c) Controlar las actividades productivas que se generen en los talleres del CETPRO.
d) Establecer conjuntamente con el director y el Coordinador acadmico los horarios y turnos de uso de los talleres.
e) Asesorar y orientar al personal docente en la formulacin, ejecucin y evaluacin de los proyectos productivos que se realizan en la Institucin Educativa.
f)
Planificar y organizar el plan de mantenimiento de mquinas y equipos del CETPRO.
g) Elaborar y actualizar el inventario de los bienes y enseres de los Talleres.
1.3.2.2. DOCENTES DE ESPECIALIDADES
a) Dependen del Director Directamente.
b) Desarrollar
evaluar
los
contenidos
educativos
de
las
asignaturas a su cargo empleando mtodos y tcnicas de
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enseanza que permiten garantizar el nivel educativo de la modalidad.
c) Fortalecer el aspecto formativo de los participantes reforzando los principios de responsabilidad, iniciativa, seguridad, hbitos de higiene y laboriosidad.
d) Participar en la formulacin del Proyecto Educativo Institucional del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC.
e) Desarrollar y aplicar la tecnologa educativa de la modalidad ocupacional considerando los niveles de capacitacin bsica, actualizacin y perfeccionamiento segn la modalidad.
f)
Desarrollar y garantizar el proceso de capacitacin, buscando la formacin integral del participante y elaborar los documentos e informes sustentatorios para la calificacin correspondiente.
g) Orientar
asesorar
vocacionalmente
los
participantes
promoviendo su armnico desarrollo bio-psicosocial.
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h) Elaborar el inventario del taller a su cargo y cooperar en las acciones de mantenimiento y conservacin de los bienes bajo su responsabilidad.
i)
Consolidar y mantener comunicacin permanente con las autoridades educativas, sobre asuntos relacionados con el rendimiento de capacitacin de los participantes.
j)
Informar peridicamente al Director del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC, sobre el desarrollo del proceso de capacitacin y otros que se efecten en el rea de su competencia.
k) Elaborar los presupuestos y/o anlisis de costos de los proyectos de produccin.
l)
Otras funciones que sean asignadas por el Director de la Institucin.
1.3.3. RGANO DE APOYO ADMINISTRATIVO
1.3.3.1. SECRETARIA
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a) Recepcionar, clasificar, registrar, contribuir, controlar y archivar la documentacin que ingresa o se genera en la institucin.
b) Redactar, mecanografiar y revisar la documentacin que le asigne el Director.
c) Atender la comunicacin telefnica y recepcionar a las personas que solicitan entrevista con el Director.
d) Mantener actualizado el inventario fsico y archivo de la oficina.
e) Llevar la agenda de reuniones del Director y registrar las audiencias.
f) Velar por la seguridad, conservacin y mantenimiento de los bienes a su cargo y de la institucin.
g) Elaborara el Directorio Telefnico, Directorio de las principales autoridades locales, regionales y nacionales, personal de la Institucin Educativa.
h) Brindar adecuado servicio de comunicacin e informacin autorizada al usuario o participante de la Institucin Educativa.
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i) Apoyar la difusin de programas educativos por los medios de comunicacin social.
j) Realizar las dems funciones que le asigne el Director de la Institucin.
1.3.3.2. AUXILIAR ADMINISTRATIVO
a) Posibilitar un nivel de calidad de atencin al cliente.
b) Atencin al pblico, atencin telefnica, atencin de fax y hacer fotocopias.
c) Elaboracin, mantenimiento y actualizacin de ficheros y archivos.
d) Manejo del equipo ofimtica y creacin/actualizacin de bases de datos.
e) Apoyo administrativo a la gestin y seguimiento del rea.
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f) Registro.
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g) Estadsticas.
h) Recibir los comunicados de los trabajadores Direccin y remitirlos al mismo.
dirigidos a la
i)
Velar porque todo est en orden, que la Institucin Educativa se vea bien dirigida, cuidada, iluminacin y decoracin.
j)
Otras funciones que sean asignadas por el Director de la Institucin.
1.3.3.3. PERSONAL DE SERVICIO Y VIGILANCIA
a) Controlar el ingreso y salida de los participantes de acuerdo al horario establecido.
b) Controlar y custodiar el local, oficinas, equipos y materiales. Adems contralar el ingreso de las personas que entran y salen del CETPRO EXE-TEC.
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c) Ayudar en la confeccin e instalacin de
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decorados
escenogrficos que programa la institucin.
d) Realizar la limpieza de todos los ambientes y aulas de la institucin
e) Velar por la seguridad de los muebles, equipos, herramientas e inventariar los bienes fsicos del almacn y de la institucin.
f) Realizar labores de consejera.
g) Elaborar el cuadro de necesidades de materiales y herramientas para la ejecucin de labores de limpieza, mantenimiento y conservacin.
h) Elaborar informes de la labor realizada y llevar registro de ocurrencias.
i) Apoyar en los trabajos de carga o traslado de materiales.
j) Otras funciones que le asigne el Director de la Institucin.
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ORGANIGRAMA DEL CENTRO DE EDUCACIN TCNICO PRODUCTIVO EXE-TEC
PROMOTOR
DIRECTOR
CONSEJO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (CONEI)
EQUIPO DE APOYO ADMINISTRATIVO
SECRETARIA
COORDINACIN ACADEMICA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
JEFATURA DE ACTIVIDADES PRODUCTIVAS EMPRESARIALES
PERSONAL DE SERVICIO Y VIGILANCIA
EQUIPO DOCENTE
ASISTENTE DE GERENCIA
TEC. EN COMPUTACIN
ADMINISTRACIN
CONTABILIDAD
GASTRONOMIA
INGLS
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CAPTULO II
MARCO TERICO
2.1.
OBJETIVOS DE LAS PRCTICAS FINALES
El objetivo de las prcticas profesionales inciales, intermedias, finales de todas Las Carreras Profesionales se hacen con la finalidad de que el alumno pueda desenvolverse como profesional en el campo laboral y a la
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vez adquirir experiencia para desplegarse en su rea profesional aplicando todo lo aprendido.
Es de gran valor para el alumno explorar sus conocimientos al mximo y as ponerlos en prctica y desarrollarlos con eficacia, eficiencia y
responsabilidad, donde aprende a valorar y a dar importancia a la labor que cumple como profesional, desenvolvindose ante el pblico y adquirir confianza y seguridad en la labor encomendada.
2.2.
DESCRIPCIN DEL REA DE TRABAJO
La Secretaria que labora en la Oficina Administrativa Secretara General del CETPRO EXE-TEC, conjuntamente con la Directora y/o el Coordinador Acadmico, el ambiente es pequea pero agradable.
Esta Oficina se encarga de Formular, Proponer Procedimientos de Avance Acadmico, Normas, Reglamento Interno de Trabajo, Disposiciones, entre otras Actividades; permitiendo el desarrollo de la Institucin.
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La Oficina Administrativa Secretara General siguientes funciones:
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desempea las
Organiza, dirige y supervisa el funcionamiento de los dems locales.
Centraliza y Administra los equipos y bienes de los diferentes

laboratorios de la Institucin.
Proyecta y propone el mantenimiento de los equipos y bienes,

realizando cambios en la modernizacin de los mismos.
Coordina la aplicacin de las normas y polticas referentes al mejor

desarrollo acadmico que brinda la Institucin Educativa EXE-TEC.
Planifica, Organiza, Desarrolla y Participa en todas las Actividades en

el transcurso del ao.
Procesa y Mantiene la Informacin sobre las Carreras Tcnicas y

Cursos Dictados en diferentes aos (pasados y actuales).
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Elabora y Distribuye a los docentes, los respectivos Registros

Auxiliares de Evaluacin de los Cursos, Mdulos y Cursos Libres dictados por la Institucin, segn las matriculas de los estudiantes.
Procesa los Certificados de Estudios en Conformidad con las Actas

existentes y en estricto acatamiento a las calificaciones contenidas en las mismas.
2.3.
CONCEPTOS GENERALES
2.3.1. REDACCIN Y TRANSCRIPCIN DE DOCUMENTOS
2.3.1.1. EL INFORME
a) Definicin
Es un documento por el cual se hace conocer el avance, anlisis, estudio, situacin, diagnostico y/o culminacin de una accin encomendada, as como la ocurrencia de hechos considerados de inters.
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b) Caractersticas
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Generalmente es redactado para ser remitido a una

autoridad o trabajados, funcionario inmediato superior que delega una actividad o accin.
El informe tiene carcter de declaracin jurada, es decir

debe informar la verdad y aplicar la correcta y vigente normatividad.
Debe ser preciso, breve y especifico en relacin a puntos y

datos estudiados puntualizando informacin ms
importante.
c) rea de difusin
Se difunde solamente dentro de una institucin, relaciona al subordinado con su superior o con otro de su mismo nivel. La facultad para firmar el informe la tienen todos los servidores que ocupan un cargo.
d) Estructura
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Partes Obligatorias:
Cdigo Destinatario Asunto Lugar y fecha Texto Antefirma Firma y Post Firma Pie de pgina Con copia
Partes Complementarias:
Membrete Nombre del Ao Destinator Referencia Sello Anexo
e) Clasificacin
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Por la forma.- Es el periodo mediante el cual se emite un informe y puede ser:
Informe Ordinario.- Por la funcin de cargo siempre se

emite.
Informe Extraordinario.- Emitido espordicamente al

delegar un estudio.
Por el contenido
Informe Ordinario.- Evala el desarrollo de acciones

previstas, es casi rutinario
Informe
Tcnico.-
Utilizado
generalmente
por
especialistas sobre un determinado estudio.
f) Generalidades del Informe Tcnico
Introduccin.- Precisa el motivo o razones que

impulsan a determinar el estudio o anlisis
encomendado.
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Antecedentes.- Indica toda informacin que permite

conocer mejor los hechos suscitados.
Anlisis.- Examina minuciosamente cada ocurrencia,

precisando argumentos, pruebas y otros.
Conclusiones.- Contiene los resultados o deducciones

de lo analizado, es como un resumen de lo analizado.
Recomendaciones.- Se sugiere posibles soluciones o

medidas a adoptar para ser determinadas por la autoridad.
g) Esquemas Son los siguientes:
Informe Simple
Cdigo: ______________________ Destinatario: __________________ Asunto: ______________________ Lugar y Fecha: ________________
T___________________________ E___________________________ X___________________________ T___________________________ O___________________________ Antefirma.
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Informe Tcnico
Cdigo: ________________________ Destinatario: ____________________ Asunto: ________________________ Referencia: _____________________ Lugar y Fecha: __________________ ______________________________ ______________________________ __________.
I. II. III. IV. V. Introduccin Antecedentes Anlisis Conclusiones Recomendaciones Antefirma. Firma y Pos firma
c.c. Pie de pgina
2.3.1.2. LA CARTA
a) Definicin
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La carta es un documento de carcter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del Estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de inters comn relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o amical.
b) rea de difusin
En las empresas y dems entidades del Sector Privado, estableciendo comunicacin a nivel externo; o sea con entidades y personas ajenas a ellas, tal como lo hace el oficio en las instituciones pblicas.
Entre personas naturales para que se comuniquen entre s y con empresas y dems instituciones pblicas y privadas, ya que las entidades privadas emplean la carta para su comunicacin externa; en el mbito interno, hacen uso, con ms frecuencia de memorandos e informes.
c) Facultad para firmar cartas
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La
tienen
todas
las
personas
naturales
los
representantes legales de entidades privadas.
d) Partes
Partes obligatorias
Membrete Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto Texto Antefirma Firma y posfirma
Firma y Pos firma Membrete Lugar y Fecha: __________ Cdigo: __________________________ Destinatario: ______________________ Asunto: __________________________ T_______________________________ E_______________________________ X_______________________________ T_______________________________ O_______________________________ Antefirma.
(Sello si hubiera)
Con copia Pie de pagina
c.c Pie de pgina
Partes complementarias
Nombre del ao
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La lnea de atencin Referencia Vocativo Anexo
2.3.1.3. EL OFICIO
a) Definicin
Es un documento de carcter oficial, que se utiliza en los organismos e instituciones del estado en forma jerrquica se da en todas las instituciones inmersas en el presupuesto nacional y del sector pblico.
Es un documento protocolar que vincula en especial a las autoridades de ms alta jerarqua. Su finalidad es
comunicar acciones, invitar, pedir, informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.
b) Clasificacin
EXE - TEC
rea de circulacin
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Oficio
de Carcter Interno.- Son todos aquellos
documentos oficiales que se dan en el interior de una institucin entre oficios direccionales o reas es decir estos documentos deben vincular a directivo y
funcionarios del nivel jerrquico.
Oficio de Carcter Externo.- Es el documento firmado

por el mximo representante de la institucin que vincula a ms de dos instituciones diferentes, a institucin y usuario, institucin persona natural o jurdica.
Por su contenido:
Los oficios pueden ser:
Oficio simple
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Son aquellos documentos remitidos a un
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solo
destinatario utilizados para dar a conocer algo dar respuesta, realiza gestiones para requerimientos,
presentar a persona o directorios.
Oficio de Transcripcin
Generalmente son considerados por el mismo cdigo del oficio mltiple y se caracteriza por contener en el texto la transcripcin completa de otro documento que puede ser: Oficio, informe, Directivas, Resoluciones u otras normas legales.
c) Estructura
Partes Obligatorias:
Membrete Nombre del Ao Lugar y Fecha Cdigo Destinatario

Membrete
_________________________ Nombre del ao Lugar y Fecha Cdigo:______________________ Destinatario:__________________ Asunto:______________________ T___________________________ E___________________________ X___________________________ T___________________________ O___________________________
EXE - TEC Asunto Texto Antefirma Firma, post firma y sello Pie de Pgina Con Copia
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Partes complementarias
Referencia Atencin Distribucin
2.3.1.4. EL CERTIFICADO
a) Definicin
Es un
documento que
contiene
la
informacin
acreditacin de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.
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Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que existe, o que es as en realidad y los hechos.
b) Partes del Certificado
Membrete
Cargo de la autoridad que expide el documento o (En

caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento.
La palabra Certifica.
Texto.
Lugar y fecha.
Firma, pos firma y sello del subordinado y sello de la

autoridad que lo autoriza.
Pie de pgina.
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2.3.1.5. LA CONSTANCIA
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a) Definicin
La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.
La constancia se usa en las instituciones tanto pblicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propsito, para cada caso.
2.3.2. TRAMITE DOCUMENTARIO
Se define como un sistema de mtodos, tcnicos y procedimientos que se aplican en forma adecuada reglamentaria y funcional. Este trmite de documentos siempre conlleva a prestar un servicio al usuario, pblico interesado, generalmente este trmite se inicia en el momento, el documento es recepcionado por la secretaria asimismo es registrado en el Cuaderno de Registro.
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2.3.3. ARCHIVO DE DOCUMENTACIN
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Es guardar todos los documentos empresariales o de oficina en tal forma, que puedan localizarse sin mayor esfuerzo.
Esto representa orden y eficiencia ya que el tiempo es funcin determinante en todo trabajo.
Un buen archivo implica el poder retirar en mnimo de tiempo una carta, un papel, un documento cualquiera.
Los documentos son colocados en un mismo orden debidamente clasificado, a la vez facilitar su localizacin y manejo.
Los Pasos del Archivo son:
Inspeccionar.-
Consiste
en
verificar
el
contenido
del
documento y a que reas corresponde, numero, folio, fecha y firma del funcionario que encierra el documento para su archivo posterior.
EXE - TEC
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Clasificar.- Una vez inspeccionado el documento, este se clasifica de acuerdo a como se acostumbre (Cronolgico, Asunto, etc.
Distribuir.- Cuando ya estn clasificados se hace la distribucin a la Carpeta o Archivador donde ser almacenado.
Archivar.- Es accin que consiste en clasificar y reunir ordenadamente la documentacin de inters general, ya sea flder o legajo en el lugar correspondiente, de acuerdo a la organizacin establecida por el archivo.
2.3.4. ATENCIN A LAS LLAMADAS TELEFNICAS
El telfono es uno de los instrumentos bsicos para la labor secretarial. Porque es bsico comunicarse con las dems oficinas; al levantar el auricular se da el nombre de la oficina, saludo cordial, se solicita la identificacin y la referente con el que desea comunicarse, al no encontrarse el destinatario se toma nota del mensaje para entregarlo posteriormente.
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a) Ejecucin y Recepcin de Llamadas Telefnicas
El telfono es un medio de comunicacin por excelencia en cada institucin. La comunicacin telefnica actualmente es bsica. Recibe numerosas llamadas a lo largo de cada jornada de trabajo, muchas veces en momentos se encuentra oportunos o cuando
ocupada con otras tareas, de hecho la atencin llamadas dirigida al personal directivo y
telefnica de las
administrativo es una de las mayores responsabilidades de la Secretaria.
b) Reglas Prcticas que contribuyen a mejorar las habilidades Comunicativas

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Responder las llamadas rpidamente con cortesa.
Hay que disponer de un trato amable.
Debemos expresarnos con educacin y respeto.
En cualquier circunstancia debemos ser diplomticas, tener

tacto y no perder el control de la institucin.
Las llamadas de tipo profesional deben ser breves en su

duracin, adems claras y concisas en su contenido.
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2.3.5. ATENCION AL PBLICO
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La atencin al pblico debe ser cortes, atenderlo rpido, darle confiabilidad, dirigirnos a ellos por su nombre siempre con respeto, escucharlo con atencin, se considera respetar un rol de entrevistas y programadas de acuerdo a la hora de llegada y actuar con naturalidad. Se atiende al pblico en forma ordenada, para evitar aglomeraciones.
Escoja el tipo de palabras y frases que resulten ms cercanas

a sus interlocutores. Acelere o retarde sus palabras
suavemente hasta que logre su velocidad adecuada. Ajuste su tono de voz para alcanzar una mayor armona.
Adopte
una
postura
cmoda,
sonriendo,
mirndolo
directamente a los ojos y manteniendo una actitud agradable y accesible.
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CAPTULO III
ASPECTOS TCNICOS DE LAS PRCTICAS FINALES
3.1.
TCNICAS UTILIZADAS
Tcnica es la forma, criterio y procedimientos aplicados en el desarrollo de las diversas actividades administrativas y de gestin en una Institucin
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Administrativa. Establecida en la imagen de la institucin, coherente con la gestin administrativa de calidad.
Las tcnicas utilizadas en las prcticas profesionales se basaron en la aplicacin de todos los conocimientos adquiridos durante los 3 aos de estudio en los diferentes cursos de la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo.
Durante la ejecucin de mis prcticas he obtenido nuevas experiencias, adems de nuevos conocimientos y acciones que se desarrollan a diario en el campo laboral.
3.1.1. TCNICAS DE REDACCIN
Son mtodos y procedimientos con el objeto de lograr una eficiente labor como secretaria; para ello debe contarse con una excelente ortografa, lenguaje adecuado y entendible, conocimiento de estructuras y abreviaturas.
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La redaccin tiene una finalidad fundamental ensear a expresar por escrito de una manera clara y correcta, en la actitud empresarial o institucional la redaccin juega un papel muy importante.
En la redaccin de documentos se establecen etapas y principios especficos, que facilitan la transmisin del mensaje que se desea comunicar por escrito.
3.1.2. TCNICAS DE DIGITACIN DE DOCUMENTOS
Son mtodos y procedimientos a seguir con la finalidad de lograr un correcto mecanografiado del documento a travs de la precisin y velocidad, tomando en cuenta la impecable presentacin del documento.
La tcnica de digitacin de documentos es el arte por el cual se tiene que pasar a limpio el documento redactado utilizando la
computadora como instrumento vital para la digitacin para lo cual se hizo mediante el programa de Microsoft Word, en la elaboracin del documento; se debe tener en cuenta la precisin, rapidez, esttica y pulcritud.
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3.1.3. TCNICAS DE ARCHIVO
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Es el proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fcil, rpidamente y protegerlos de prdidas.
El archivar es muy fundamental para una institucin ya que mediante ella, diversos documentos se encuentran en un lugar seguro y pueden ser ubicados con facilidad.
En la Oficina Principal Administrativa del Tcnico Productivo
Centro de Educacin
EXE-TEC, los documentos atendidos se
proceda a archivar de acuerdo a la clase de documentos ya sean Informes, Cartas, Certificados, Constancias, etc., de forma numrica y cronolgica para su mejor ubicacin en lo posterior.
En la Oficina Principal Administrativa del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC, donde realic mis prcticas existan varios archivadores de palanca pequeos y grandes que a continuacin detallo:
Archivador de Documentos Recibidos.
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Archivador de Documentos Remitidos.
Archivador de Resoluciones
Archivador de Constancias para los alumnos.
Archivadores de los slabos de las carreras tcnicas de: contabilidad, computacin, asistente de gerencia, ingles, administracin y gastronoma.
Archivador de Certificados de cursos de capacitacin.
Archivador de Nominas y Actas de Evaluacin.
Archivador de Registro de Notas.
Archivador pequeo de fichas de matriculas por carreras tcnicas.
Archivador pequeo de fichas de inscripcin para cursos de: ingeniera y cursos libres (ofimtica, programacin de base de datos, diseo grfico, etc.)
Archivador pequeo para fichas de matriculas de cursos y carreras tcnicas dictados los sbados y domingos.
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Archivador de requisitos (copias de DNI., fotos) entre otros.
En esta tcnica he aplicado procedimientos bsicos de Archivo como tambin mtodos, los cuales son; clasificacin, distribucin, archivo, asunto, cronolgico, numrico.
3.1.4. TCNICAS SECRETARIALES
La Tcnica Secretarial abarca todo lo referente a normas esenciales como la cortesa, presencia, responsabilidad, la actitud que debe tener la secretaria, el buen trato y servicio que debe existir y presentarse al pblico que concurra a las oficinas, es de de gran importancia, se pone en juego el prestigio y la buena imagen de nuestro Centro de Trabajo. Todo personal forma parte de una
institucin, est obligado a observar las reglas elementales de cortesa y de urbanidad para mantener unas buenas relaciones humanas y pblicas.
En la Oficina Principal - Administrativa, donde realice mis practicas, es muy concurrida por los alumnos, padres de familia, publico interesado, docentes quienes acuden para tener informacin sobre
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las notas, dictado de cursos, fecha de nueva apertura de carreras tcnicas, asistencia de alumnos, tramite de documentos, etc., el trato que se brinda es cordial y amable; se trataba de despejar todas las dudas y las inquietudes del visitante.
En cuanto a la atencin del telfono tambin era constante y las dems actividades a fines como el trmite de documentos, estos tenan que ser rpidos y correctos, adems de conservar la oficina limpia y presentable.
Entre las principales tareas secretariales bsicas tenemos:
Atencin al pblico. Atencin del telfono. Las relaciones humanas.
Las relaciones pblicas. Tramitar documentacin. Organizar la oficina, etc.
3.2.
ACTIVIDADES DESARROLLADAS
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En la oficina Principal Administrativa del CETPRO EXE-TEC las primeras actividades que realizaba al iniciar la jornada laboral, era limpiar el escritorio y equipos de la oficina, abrir las puertas de las aulas para el dictado de clases, revisar el cuaderno de pendientes, control de documentacin, ordenar los documentos para proceder a distribuirlos respectivamente al encargado de atender el documento.
En una institucin, las relaciones humanas juega un papel importante en el desarrollo diario de trabajo, siendo importante el respeto que existe entre compaeros de trabajo de igual forma la orientacin que se brinda al publico debido a que la secretaria es la primera persona que tienen un trato directo con el pblico tanto interno como externo y depende en gran parte de ella que se mantenga una buena imagen institucional.
Durante el tiempo de desarrollo de mis prcticas profesionales realizadas en la Oficina Principal Administrativa del CETPRO EXE-TEC, tuve la oportunidad de aplicar los conocimientos adquiridos en el transcurso de los 3 aos de estudio.
3.2.1. ATENCIN AL PBLICO
El buen trato, servicio que debe recibir y prestarse al pblico que concurre a las oficinas, es de gran importancia, porque de esta
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manera se muestra la imagen de nuestra institucin y de nuestra persona.
Existen normas que debemos considerar:
Presencia. Cortesa. Amabilidad. Ecuanimidad. Lenguaje. Veracidad. Conocimiento del tema a tratar. Agilizacin del trmite. Arreglo de oficina. Sentido de responsabilidad.
Ejemplo:
Secretaria
Buenos das, tome asiento, En qu Puedo ayudarlo?
Visitante
Me gustara conversar con la Directora
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Secretaria :
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En este momento no se encuentra, est en una reunin, si desea puede esperarla, o quizs podra ayudarlo en algo?
3.2.2. ATENCIN A LAS LLAMADAS TELEFNICAS
En la Oficina Principal - Administrativa del CETPRO EXE-TEC, se utiliza constantemente el telfono y es de gran importancia, ya que nos permite acortar la distancia y facilitar la comunicacin en forma rpida y oportuna entre las personas y/o instituciones tanto en el rea Local, Regional y nacional.
a) Pasos para la recepcin de una llamada telefnica:
En primer lugar, se
deber
saludar
a su interlocutor
cuando se levanta el auricular, de esta manera:
Al CETPRO EXE-TEC, Buenos das!, Buenas Tardes!, o

Buenas Noches! con quien tengo el gusto de comunicarme.
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Si la llamada es de urgencia, la secretaria deber comunicar

inmediatamente a su jefe inmediato y/o con la persona con quien desea comunicarse para evitar confusin alguna.
Cabe resaltar que la secretaria tiene la funcin de estar al

cuidado y pendiente del telfono, el mismo que es
exclusivo para el uso de coordinacin de diferentes trabajos.
3.2.3. LLENADO DE FORMATOS
En el CETPRO EXE-TEC. Mayormente se llena los datos en la Ficha de Inscripcin/Matricula en la cual contiene:
Fecha de Inscripcin/Matricula. Los datos personales del alumno. N de DNI. Estado civil. Fecha y Lugar de nacimiento. Horario a Escoger. Frecuencia Lunes a Viernes/Sbados y Domingos. Edad. Direccin actual del alumno.
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Centro de Estudios secundarios. Grado de Instruccin Universitario/Tcnico/otros. Especialidad a seguir: Carrera Tcnica/Curso Libre. Nmero de Telfono/Celular. Correo Electrnico. Firma del interesado.
3.2.4. CONTROL DE PAGOS
En la Oficina Principal Administrativa del CETPRO EXE-TEC, controlar los pagos de los alumnos es indispensable cobrar la matricula, mensualidad y cuotas atrasadas debido a que cada mes se realizan cambios diferentes de capacitacin y los pagos de los impuestos se realizan antes de cada mes, por ser una institucin privada est obligada a cumplir con los pagos necesarios para el continuo funcionamiento de la institucin.
3.2.5. RECEPCIN DE DOCUMENTOS
En la Oficina Principal Administrativa del CETPRO EXE-TEC, se recepciona documentos diariamente, sobre todo oficios,
resoluciones, Cartas de Invitacin, informes, Actas y Registros de

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Evaluacin, etc., que presentan los usuarios para gestionar y obtener determinados servicios.
Los pasos para la recepcin de documentos:
Se recepciona el documento que debe estar dirigida

Directora del CETPRO EXE-TEC.
a la
Se debe leer el documento que si indica anexos, debemos tener

en cuenta que debe estar acompaando al documento.
Luego se procede a estampar el sello de recepcin y llenando la

hora, fecha y se firma el cargo.
Se registra el documento.
El documento es entregado a la Directora para su conocimiento y

fines pertinentes.
3.2.6. REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
Una vez que ha sido recepcionado los documentos en la Oficina Principal Administrativa del CETPRO EXE-TEC, se proceda a
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registrar los documentos y expedientes en forma manual en el cuaderno de registro de Constancias de Estudios, Certificados, Resoluciones, Cartas de Presentacin, Oficios e Informes recibidos y remitidos de dicha rea.
3.2.7. ARCHIVAR DOCUMENTOS
El sistema utilizado para el archivo de documentos es el sistema cronolgico y numrico.
Los pasos para archivar son:
Inspeccionar, consista en ver la correspondencia que llegaba al rea y que estos podan ser oficios simple, mltiples, circulares, resoluciones, directivas, cartas de invitacin,
constancias de prcticas, informes de cursos desarrollados y otros.
Clasificar, una vez inspeccionados estos documentos se clasifican en orden cronolgico y numrico.
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Distribuir, cuando ya estn clasificados se hace la distribucin a los archivos correspondientes.
Archivar, es colocar en cada archivador los documentos o expedientes remitidos o recibidos.
Los documentos eran guardados mayormente en archivadores de palanca lomo ancho, con un rotulo en el centro indicando la clase segn su naturaleza del documento.
3.2.8. REDACCIN Y TRANSCRIPCIN DE DOCUMENTOS
a) EL INFORME
En la Oficina Principal Administrativa del CETPRO EXETEC, se emplea el informe de tipo Ordinario. Los informes redactados fueron:
Informe sobre cursos de capacitacin a la Directora de la

UGEL Mariscal Nieto Moquegua.
EXE - TEC Informe

dirigido a los presidentes/encargados
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de
organizaciones, con motivo de informar la asistencia de los alumnos pertenecientes a dicha organizacin e institucin.
Se aplico las tcnicas aprendidas como reglas de ortografa y signos de puntacin.
Una vez elaborado el informe es firmado por la Directora del CETPRO EXE-TEC, o firma de los profesores encargados de la capacitacin, constando de tres copias, el original para la UGEL Mariscal Nieto Moquegua, una copia para el Profesor emisor del documento y una copia para nuestro cargo, que es
previamente archivado.
Modelo de Informe Simple
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INFORME N 008 2011 /CSS - DA
Este Informe es elaborado por los profesores y a la brevedad posible se hace las modificaciones en Secretara para ser enviado a la UGEL Mariscal Nieto Moquegua.
b) LA CARTA DE PRESENTACIN
En la Oficina Principal Administrativa del CETPRO EXE-TEC, la carta de presentacin es elaborada con el fin de presentar a
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los alumnos de diferentes especialidades a instituciones pblicas y privadas para la realizacin de sus prcticas y cumplir con el reglamento de la Institucin.
Este documento es firmado por la Directora del CETPRO EXETEC, como autoridad mxima de la Entidad.
Modelo de La Carta de Presentacin
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c) EL OFICIO
En la oficina Principal Administrativa del CETPRO EXE-TEC, se remiten oficios dirigidos a La UGEL Mariscal Nieto, con la finalidad de comunicar, coordinar y hacer de su conocimiento el avance acadmico de todas las carreras tcnicas ofrecidas por la Institucin Educativa. Asimismo, envan oficios a la UGEL, adjuntando una copia de la Nomina, Acta, Registro de Evaluacin/Asistencia de los alumnos y el Certificado para la firma correspondiente del Director en cada certificado modular o de capacitacin.
Modelo de Oficio
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Tambin se remite oficios a instituciones pblicas y privadas para la realizacin de convenios e invitar a participar en diferentes actividades organizadas por el CETPRO EXE-TEC. El documento lo firma la directora de la Institucin Educativa.
d) LA CONSTANCIA DE ESTUDIOS
En la Oficina Principal Administrativa del CETPRO EXE-TEC, la constancia de estudios es un documento remitido
constantemente, porque acredita que el alumno se encuentra matriculado o est cursando una de las Carreras Tcnicas ofrecidas por la institucin.
Modelo de Constancia de Estudios
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e) EL CERTIFICADO
En la Oficina Principal Administrativa del CETPRO EXE-TEC, los certificados se remiten a los alumnos que egresan o
culminan algn curso de Capacitacin de diferente manera: Certificados de Capacitacin y Certificados Modulares firmados por el Director de la UGEL Mariscal Nieto Moquegua, Certificados Institucionales firmados por el Promotor, Directora y Docentes Capacitadores en diferentes Cursos y Carreras Tcnicas ofrecidas por la Institucin.
Tambin se remiten certificados de trabajo a cada profesor que cumple con el periodo de enseanza y/o capacitacin institucin requeridos por ellos mismos. en la
Modelo de Certificado de Trabajo
EXE - TEC
81
3.2.9. REMISIN DE DOCUMENTOS
La remisin de documentos se hace de la manera siguiente: Una vez listo el documento (registrado, sellado y firmado) se procede a la remisin.
Para
la
entrega
del
documento
se
prepara
un
original
(destinatario) y dos copias (archivo y control).
Luego se entrega el documento al destinatario haciendo firmar la

copia como constancia de entrega.
Luego se archiva la copia firmada.
3.2.10. CLASIFICACION Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
Una vez recepcionado y registrado los documentos se procede a revisar y verificar sobre el asunto que tratan dichos documentos para as poder distribuirlos; se verificaba si era para presencial o para distancia, una vez separado los documentos se procede a
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continuar con el trmite correspondiente que sigue a cada documento.
Al momento de distribuir la documentacin tambin se debe ser cuidadosa, debido a que los documentos deben llegar a su destino en el tiempo sealado para los fines que en l se indican, debiendo descargar el documento en nuestro cuaderno de registro para que al momento de hacer el seguimiento a dicho documento, lo localicemos rpidamente; debemos descargarlo registrando el motivo o asunto por el cual el documento sale de nuestra oficina y cul es la persona o institucin de destino.
Al momento de distribuir el documento, debemos fijarnos que la persona que recibe el documento firme nuestro cargo, colocando la fecha y hora en que recibi el documento.
3.2.11. BRINDAR INFORMACION SOBRE EL ESTADO DEL TRMITE DE LOS DOCUMENTOS
Cuando el visitante se acerca a la oficina o llaman se le atiende con amabilidad y un saludo cordial Buenos Das Seor En qu puedo ayudarlo? El seor pregunta en qu estado esta su documento,
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para atenderlo se pide el cargo del documento, si no tuviera el cargo a la mano se le solicita la fecha en que fue enviado o presentado el documento y se procede a buscar en el cuaderno de registro y se verifica el avance de trmite, o de lo contrario, si estuviera listo para la entrega.
3.2.12. ELABORACIN DE CERTIFICADOS
En la Oficina Principal Administrativa del CETPRO EXE-TEC, se disean los certificados de capacitacin con el software de COREL DRAW, para que las imgenes y letras sean ms visibles con un fondo adecuado, utilizando la combinacin de colores y obtener una presentacin excelente.
Modelo de Certificado diseado en COREL DRAW
Estos Certificados son elaborados en Cartulina de Hilo tamao oficio a colores. Segn Resolucin emitida por la UGEL Mariscal
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Nieto Moquegua al CETPRO EXE-TEC, la entrega se hace para cada alumno que culmina un Curso de Capacitacin dentro de su Carrera Tcnica de un ao (12 meses).
Asimismo, lleva la firma de direccin, Docente / Capacitador y la Directora de la UGEL Mariscal Nieto Moquegua (Ministerio de Educacin).
3.3.
EQUIPOS Y MATERIALES UTILIZADOS
3.3.1. EQUIPOS DE OFICINA
Se entiende por quipos de oficina a las mquinas con que se implementan una Institucin moderna, con la finalidad de prevenir y/o ahorrar un tiempo determinado en la realizacin de actividades para dedicarlo a otras tareas que, son tambin de mayor utilidad e importancia.
a) COMPUTADORA
La Oficina Administracin Secretaria General del CETPRO. EXE-TEC Cuenta con un Equipo de Computo.
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b) IMPRESORA MULTIFUNCIONAL
Se trabaja con una impresora multifuncional, imprime, fotocopia y escanea.
c) El TELEFONO FIJO
En la Oficina de Administracin Secretaria General se utiliza El Telfono Fijo, como dispositivo no porttil que se encuentra enlazado con otro telfono.
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d) ESCRITORIO Y SILLAS
Cada uno de estos objetos es necesario para desarrollar el trabajo cotidiano en la oficina, en este caso el escritorio y la silla es Indispensable en una oficina.
3.3.2. MATERIALES DE OFICINA
Entre los tiles de Oficina que ms se utiliz son los siguientes:
Papel bond A-4. Papel A-3. Cartulinas. Lapiceros. Borradores. Regla. Cola sinttica.
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Clips. Vinifan. Tijeras. Resaltadores. Radez. Sobres Manila A4. Flderes. Formatos elaborados. Fastener. Cinta adhesiva. Cinta maskentein. Memoria USB. DVD. CD. Plumones. Grapas. Saca grapas. Perforador. Engrapador. Lpiz. Tajador. Lapiceros.
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Files y otros. Cartulina de Hilo. Archivadores de Palanca A4. Archivadores de Palanca pequeos.
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APORTES PARA LA INSTITUCIN
Los aportes para el CETPRO EXE-TEC, en el campo laboral como secretaria fueron las siguientes:
1. Apertura de nuevos archivadores para el proceso de admisin 2011, los documentos eran archivados en uno o dos archivadores para lo cual se ha clasificado y dividido los documentos, teniendo de esta manera un archivo eficaz y oportuno.
2. Confeccin de un cuadro de control para el nmero de documento que se emita.
3. Ordenamiento de los documentos en los archivadores de palanca, fichas de pago en ficheros correspondientes y ordenamiento de documentos en el archivo computarizado.
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4. Creacin de un cuaderno de Cargo para la entrega de Certificados Modulares, Capacitacin e Institucionales.
5. Apertura de un archivo nuevo para el control de pagos y realizar el trmite de Certificados Modulares y/o Capacitacin.
6. Creacin de una Nueva Ficha de Matricula incluyendo a esta, cinco datos importantes para el mejor control:
Datos del Estudiante Cdigo del alumno. Pagos de Mensualidades Promedio por Modulo Avanzado Certificados Entregados.
7. Apertura de una Base de Datos en Ms- Excel para tomar dato de sus Nombres, Nmero Telefnico, Curso a Inscribirse y La Fecha de Inscripcin. Con la finalidad de formar grupo e iniciar un Curso de Capacitacin en el Transcurso de un (1) mes.
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8. Disear Certificados de Capacitacin e Institucionales con el Software de Corel Draw X5, para las Carreras Tcnicas y Diferentes Cursos Libres dictados por La Institucin.
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CONCLUSIONES
La ejecucin de las prcticas finales permite adquirir experiencias en el campo laboral, aleja el temor al equvoco o inseguridad en la capacidad que se tiene para cumplir las tareas asignadas. Asimismo se entiende la importancia del trabajo en equipo; que es necesario mantener buenas relaciones entre los compaeros de oficina y de la institucin.
Aprend a valorar y a dar importancia la labor que cumple la Secretaria, dentro de una Oficina ya que depende de ella, el xito o el fracaso de una institucin.
Se aprende a valorar la importancia y seguridad que se debe dar a todo documento tanto interno como externo.
Gracias a las prcticas profesionales, el alumno se relaciona con el trabajo, adquiriendo confianza y seguridad en la labor que realiza.
La buena planificacin, organizacin, implementacin y modernizacin de la oficina, es el factor ms importante para lograr una mayor eficiencia y rapidez en la realizacin del trabajo.
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Permite conocer de cerca el movimiento de la Institucin y el papel importante que cumple la Secretaria y cun importante es innovarse, creando nuevas formas de trabajo; ya que toda institucin y/o empresa tiene su propio mtodo de trabajo y nosotros debemos de ver la forma de adaptarnos a ella.
Las prcticas abren muchas puertas para aprender nuevos mtodos de trabajo, no se limita a lo conocido durante los 3 aos de formacin, se vive otra realidad diferente y el estudiante como practicante en una Institucin se tiene que adaptar e incluso idearse para quedar bien y dejar en alto el nombre del I.E.S.T.P. Jos Carlos Maritegui.
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SUGERENCIAS
Firmar convenios, con diferentes empresas y/o instituciones pblicas y privadas de nuestra localidad, para la realizacin de las PRCTICAS PROFESIONALES, as lograr que el alumno que egresa del Instituto realice su Prcticas lo ms pronto posible y no tenga problemas para solicitar Prcticas a dichas Instituciones.
Planificar e incentivar a los alumnos para que realicen sus PRCTICAS PROFESIONALES sin dificultad y as poder lograr su titulacin como Profesional Tcnico.
Fomentar aun ms el conocimiento de la Computacin, puesto que en toda oficina, el uso de estos equipos es fundamental, no solo a nivel de
operacin, sino ser capaz de darles mantenimiento, crear nuestros propios sistemas (Programacin); no solo en clases, sino a travs de cursos, talleres y seminarios en forma peridica.
La enseanza debe ser ms prctica que terica, con hechos y ejemplos reales que nos permita ir relacionndonos con casos que podran darse en el trabajo a diario.
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Se debera dar mayor profundidad a los cursos de ingls y computacin con la enseanza de docentes capacitados y especializados en la materia.
Se debe implementar un Laboratorio Completo con todos los Equipos de Oficina para que la Prctica sea constante, en la manipulacin de los mismos y as no tener problemas de inhabilidad e insuficiencia al egresar de la Institucin.
En la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo, debe ir de la mano el avance acadmico en la institucin y la practica en otras instituciones Pblicas y/o Privadas en tiempos libres, logrando el xito en el alumno y la buena imagen para la Institucin, al culminar la carrera el profesional no se encontrara con muchas dificultades.
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BIBLIOGRAFIA
Proyecto Educativo Institucional CETPRO EXE-TEC (2011) : PEI CETPRO EXE-TEC
Reglamento Interno del CETPRO EXE-TEC (2011) : RI- CETPRO EXE-TEC
Redaccin de documentos
OTTO BALLADARES
Manual de Redaccin General
JUDITH MAGALLANES
EXE - TEC
97

Exe Tec

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En el Primer Captulo, Contiene aspectos generales de la Institucin

En el Segundo Captulo, Enfoca el Marco Terico: Objetivos de las

En el Tercer Captulo, Describe los Aspectos Tcnicos de las Practicas

ASPECTOS GENERALES DEL CETPRO EXE-TEC

1.1.1. RESEA HISTRICA

Carreras Tcnicas (con una duracin de 1 ao)

Capacitacin en Cursos de Ingeniera:

Direccin : Av. Simn Bolvar N 114 Direccin : Calle Lima N 857

1.1.3. FINALIDAD DE LA EDUCACIN TCNICO PRODUCTIVO

b) Mejorar su nivel de empleabilidad y su desarrollo personal.

1.1.4. PRINCIPIOS EDUCACIONALES

1.1.4.1. ENFOQUE DE LA EDUCACIN TCNICO PRODUCTIVO

La formacin en base a este enfoque aborda los siguientes aspectos

Cultural, toma como referente el contexto donde se desarrolla el proceso educativo.

capacidades productivas que permiten ejercer una funcin

productiva de bienes o servicios en la actividad econmica del pas.

competencias y capacidades de los estudiantes para la insercin laboral.

d) Establecer alianzas estratgicas y celebrar convenios con instituciones pblicas y privadas.

g) Dar a conocer la Misin y Visin de la Institucin y la calidad educativa.

Promover un clima institucional favorable y positivo dentro y fuera de la institucin.

1.1.8. FUNCIONES GENERALES DEL CENTRO DE EDUCACIN TECNICO PRODUCTIVO EXE-TEC

mercado laboral de la regin.

A continuacin detallo la estructura orgnica institucional de la siguiente manera:

1.2.1. RGANO DE DIRECCIN

1.2.2. ORGANO DE LINEA

1.2.3. RGANO DE APOYO ADMINISTRATIVO

Coordina con la Direccin, organiza y administra la documentacin de la institucin de manera ordenada.

c) PERSONAL DE SERVICIO Y VIGILANCIA

1.3.1. ORGANO DE DIRECCIN

b) Decidir y orientar la poltica educativa.

c) Coordinar con el Director acciones Tcnico Pedaggica, Administrativas, econmicas.

d) Aprobar el presupuesto de operacin anual.

h) Evaluar la infraestructura del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC.

a) Es la primera autoridad del Centro de Educacin Tcnico Productivo EXE-TEC.

g) Promover, realizar y evaluar acciones de investigacin y experimentacin en la modalidad productiva.

n) Integrar la accin educativa con la formacin y perfeccionamiento para la actividad laboral.

u) Otras funciones ms que ameriten las circunstancias del caso.

1.3.1.3. COORDINACIN ACADMICA

b) Proponer y desarrollar acciones de investigacin en el aspecto curricular en la modalidad.

c) Promover, coordinar y desarrollar programas de capacitacin, actualizacin y perfeccionamiento del docente.

e) Aprobar y supervisar en coordinacin con la Direccin actividades acadmicas complementarias.

necesidades de servicio profesional en el mbito de la regin.

1.3.2. ORGANO DE LINEA

de Centro, Reglamento Interno, Plan Anual de Trabajo e Informe de Gestin Anual.

Planificar y organizar el plan de mantenimiento de mquinas y equipos del CETPRO.

g) Elaborar y actualizar el inventario de los bienes y enseres de los Talleres.

1.3.2.2. DOCENTES DE ESPECIALIDADES

a) Dependen del Director Directamente.

asignaturas a su cargo empleando mtodos y tcnicas de

enseanza que permiten garantizar el nivel educativo de la modalidad.

promoviendo su armnico desarrollo bio-psicosocial.

k) Elaborar los presupuestos y/o anlisis de costos de los proyectos de produccin.

Otras funciones que sean asignadas por el Director de la Institucin.

1.3.3. RGANO DE APOYO ADMINISTRATIVO

b) Redactar, mecanografiar y revisar la documentacin que le asigne el Director.

d) Mantener actualizado el inventario fsico y archivo de la oficina.

e) Llevar la agenda de reuniones del Director y registrar las audiencias.

f) Velar por la seguridad, conservacin y mantenimiento de los bienes a su cargo y de la institucin.

i) Apoyar la difusin de programas educativos por los medios de comunicacin social.

j) Realizar las dems funciones que le asigne el Director de la Institucin.

1.3.3.2. AUXILIAR ADMINISTRATIVO

a) Posibilitar un nivel de calidad de atencin al cliente.

Cdigo: ______ Destinatario: Asunto: Lugar y Fecha:

T_____________ E_ X_ T_ O_______________ Antefirma.