CONTROL INTERNO ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

15/11/2012

Elaborado por : Msc. Mercedes Bao H. Noviembre 2012

 Una responsabilidad clave de los administradores es CONTROLAR LAS OPERACIONES. El Control Interno es el Plan Organizacional y todas las medidas que adopta una organizacin para: 1. Salvaguardar los activos que usa en sus operaciones 2. Fomentar el acatamientos de sus polticas 3. Promover la eficacia operativa 4. Tener registros contables precisos y fiables
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Elaborado por : Msc. Mercedes Bao H. Noviembre 2012

 Los controles internos son mas efectivos si los empleados de todos los niveles adoptan los objetivos y normas ticas de la organizacin. Los controles de efectivos pueden ser a travs de: Auditorias internas o externas Documentos / registros Dispositivos electrnicos y controles computarizados Otros controles
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 Un sistema efectivo de control interno, posee las siguientes caractersticas: a. Personal competente, fiable y tico b. Asignacin de responsabilidad c. Debida Autorizacin d. Separacin de tareas
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 Oclusin (dos o mas empleados que se pongan de acuerdo para robar o perjudicar a la empresa) Cuanto mas estricto sea el sistema mas costoso ser en tiempo y dinero

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 Garantiza que todo el efectivo recibido se deposite en el Banco y que los registros contables de la empresa estn correctos Cada fuente de entrada de efectivo requiere de su propia medida de seguridad

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 En el mostrador.- En primer lugar la Terminal de venta debe estar ubicada de tal modo que el cliente pueda observar los nmeros y cantidades que el cajero anota en la computadora. La registradora debe emitir una nota de venta o factura para tener el documento de respaldo. En segundo lugar el cajn del dinero solo se abre cuando el cajero ingresa una venta en efectivo. En tercer lugar utilizar decimales por ejemplo $3,67 en vez de $4, significa que el cajero deber entregar cambio, el cual deber ser emitido en la nota de venta.
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En ocasiones existen diferencia entre las entradas de efectivos reales y las contabilizadas durante un da. Cuando el saldo contabilizado en efectivo es mayor al disponible existe un faltante en el caso de que el saldo en efectivo sea menor que el disponible existe un sobrante. Cuando se da estos casos la contadora podra registrar las transaccin asi:

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 Suponga que la Srta. Cuesta, cajera de De-Prati, cierra su caja el da domingo 26 de junio con $1,400, pero su disponible es de $1,380. La contadora podr anotar esta diferencia as: Efectivo 1,380 Sobr. y Falt. de efectivo 20 Ingresos por ventas 1,400

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Control de los pagos de cheques.- En primer termino el cheque constituye un registro de pago. En segundo termino para que el cheque sea valido debe estar firmado por la persona autorizada. Antes de firmarlo el administrador debe revisar

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Control de la aprobacin de los pagos.Antes de aprobar un pago el contador o tesorero, debe revisar que el departamento de contabilidad haya dado los siguientes pasos de control. Comparar la factura contra una copia del pedido de compra (para cerciorarse de que la empresa sola paga por la empresa que va a necesitar)
15/11/2012

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- Comparar la factura contra el informe de recepcin, para verificar que se pague nicamente los bienes recibidos - Comprobar la exactitud matemtica de la factura.

La empresas han diseados sistemas de control para Evitar la falsificacin o alteracion de facturas o cheques

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 El efectivo es el activo de mayor liquidez, sin embargo las empresas por lo general mantienen este activo en cuentas bancarias, ya que los bancos mantienen mayor sistemas de control y salvaguarda. As mismo los bancos ofrecen a sus depositantes intereses por mantener sus dineros en dichos establecimientos.
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 Los documentos usados para controlar una cuenta bancaria son: Tarjetas de firmas Fichas de depsitos (papeletas) Cheque Estado de Cuenta bancario

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 El cuenta habiente gira un cheque, que es un documento que indica que el banco debera pagar el importe del cheque (en el caso de haber fondo y de que cumpla con ciertas especificaciones)

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Beneficiario Fecha

Cantidad (letra) Cantidad ($) Firma Numero Cheque Numero de cuenta

Talonario

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 Los bancos envan estados de cuentas mensuales a sus cuenta habientes. Este documento muestra la informacin financiera del cuenta habiente. Aqu se reflejan los depsitos, retiros, cargos o abonos de efectivo en la cuenta del cliente. Los modelos dependern del pas, y de las polticas de cada banco.
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 La conciliacin bancaria es el documento con el que se explica las razones de las diferencias entre los registros de efectivos del depositante y su saldo de efectivo en la cuenta bancaria Algunas razones comunes para que existan estas diferencias:
La transaccin se registro en la compaa, pero no aun en el banco La transaccin se registro en el banco, pero no en la compaa

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 Depsitos en trnsito.- Cuando la empresa deposita cheques de otros bancos, la empresa los registra desde el momentos que lo enva al banco, pero debido a que es otra entidad financiera, el proceso de cruce de valores toma al menos 24 horas

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 Cheques en trnsito.- La empresa gira un cheque y lo anota como salida de efectivo, sin embargo, para el banco anotarlo como salida, debe ser cobrado, el tiempo puede depender de la disponibilidad o uso que le de el beneficiario del cheque.

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 Cobros efectuados por el banco.- Algunas empresas cobran directamente desde el banco ciertas deudas, como tarjetas de crditos, celulares, impuestos, etc. Transferencias electrnicas de fondo.- As mismo como cobran tambin puede recibirse transferencia de fondos de otras cuentas
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Cargos por servicios.- Por lo general por mantenimiento de cuentas, el banco cobra al cuenta habiente ciertos valores. Ingresos por intereses.- El banco tambin abona a la cuenta del cuenta habiente los valores de intereses generados por los saldos en cuenta. Cheques devueltos por fondos insuficientes.Los cheques devueltos en estos casos, son entradas de efectivos que carecen de valor
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 Cheques cobrados, depositados y devueltos, por otras razones.- Ademas de por insuficiencia de fondos, el banco puede no pagar un cheque por: Insuficiencia de firmas Alteracion fisica del cheque Reporte de robo o extravio del cheque
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 Errores del depositante o banco.Tambin puede darse el caso de que el banco cargue o abone ciertos valores de forma errnea. As como la empresa, a las cuentas bancarias.

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1.

Se parte de dos montos, el saldo de efectivo en el estado de cuenta, y el saldo de efectivo en las cuentas de la empresa 2. Se suman, el saldo segn el banco (o se restan de el) las partidas que aparecen en los libros y no estn en el estado de cuenta: - Se suman los depsitos en trnsito. - Se restan los cheques en trnsito.

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3. Se suman el saldo segn los libros (o se restan de el) las partidas que aparecen en el estado de cuenta y no en los libros: - Se suman al saldo en libros los cobros efectuados por el banco, las transferencias electrnicas, los ingresos por intereses ganados. - Se restan del saldo en libros salidas de efectivos por transferencias, cargos por servicios, costos de cheques, cheque devueltos por insuficiencia de fondos, u otras razones.
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4. Se calcula el saldo, segn banco ajustado y libro ajustado de efectivo. Deben ser iguales 5. Se prepara el asiento de diario de cada partida del paso 3 6. Se corrigen los errores del libro y se notifica al banco los errores cometidos.

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