Partie 1 : Prsentation Gnrale des ERP

Plan
Introduction
volution de linformatique de gestion Dfinition dun ERP Fonctionnalits dun systme ERP Avantages et inconvnients Exemples dERP

Mthodologie dimplmentation dun ERP

Mthodologies prdictives Mthodologie AGILE
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Lvolution de linformatique de gestion (1)

Les annes 60-70 et le mainframe (MRP): Traiter les donnes Les annes 80 et les minis (MRPII): Accder aux donnes Les annes 90 et le client-serveur: Partager linformation Les annes 2000: Intgrer les composants

Lvolution de linformatique de gestion (2)

On distingue trois tapes historiques dans lvolution du systme dinformation de gestion: 1. Des applications indpendantes 2. Des interfaces spcifiques 3. Lintgration dans un PGI

1 - Des applications indpendantes

Un systme dinformation existe pour chaque fonction Chaque fonction, (commerciale, production, recherche - dveloppement, comptabilit finances, ressources humaines ) dispose de sa propre base de donnes Exemple : Les donnes concernant un client (code, nom, adresse) peuvent diffrer de lapplication comptable lapplication commerciale.
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2- Des interfaces spcifiques

P R O D U C T I O N C O M M E R C I A L
F I N A N C E S C O M P T A B I L I T E
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2- Des interfaces spcifiques

Puis des interfaces spcifiques ont instaur une communication entre les diffrents modules. Lutilisateur prend linitiative de mettre jour les bases des autres modules par un transfert ponctuel des donnes.
Exemple : mise jour des critures comptables partir du module commercial.

3 - Lintgration dans un PGI

Une donne est saisie, une seule fois, au moment de lvnement qui la gnre. Elle est disponible en temps rel pour lensemble des utilisateurs (autoriss) de la base unique, commune tous les modules. La base de donnes relationnelle permet dviter les redondances.

Lvolution de linformatique de gestion (Suite)

Pass Besoin dinformation Besoin dintgration Accs libre mais scuris de linformation ------------Futur +++++ +++++ +++++

Temps pass sur lordinateur par lindividu

Participation des utilisateurs Travail en quipe Dveloppement interne des solutions Dveloppement sur mesure Cycle de dveloppement court Acquisition de solutions externes Partage de linformation Cots des ressources logicielles/humaines Cot du matriel

------------+++++ +++++ ----------------+++++

+++++
+++++ +++++ --------+++++ +++++ +++++ +++++ ----9

Systmes dinformation intgrs: lexpansion

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Degr dinformatisation dune entreprise Fonction de deux paramtres: CO: la couverture oprationnelle
tendue des moyens informatiss qui augmentent la productivit des processus de lentreprise

DI: le degr dintgration

La capacit fournir une image homogne et cohrente des informations changes par les processus de l entreprise.

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Degr dinformatisation dune entreprise (suite)

CO
Couverture Oprationnelle

Entreprise traditionnellement informatise

Entreprise intgralement informatise

Entreprise peu ou pas informatise

Entreprise partiellement informatise

DI
(selon J-L Tomas - 2000)

Degr dIntgration
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Dfinition dun ERP

ERP(Enterprise Ressource Planning)/PGI(Progiciel de Gestion intgr) fr.wikipedia.org : Logiciel qui permet de grer l'ensemble des processus oprationnels d'une entreprise, en intgrant l'ensemble des fonctions de cette dernire comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable, financire, mais aussi la vente, distribution, lapprovisionnement, le commerce lectronique www.ey.com/be : Est un ensemble de modules intgrs qui fournissent lentreprise linformation ncessaire lutilisation optimale de ses moyens
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Dfinition dun ERP (suite)

Progiciel de Gestion possdant les proprits suivantes: Supporte la (quasi-) totalit des processus oprationnels de l entreprise (CO maximum) Supporte une vue unique et intgre des informations oprationnelles (DI maximum) Rend transparent et immdiat la rpartition des informations au travers des diffrentes fonctions (En temps rel) Est fourni et maintenu par un seul diteur/producteur (DI maximum au niveau technologique)

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Fonctionnalits du systme
Il a pour but dintgrer les donnes et les processus dune organisation en un systme unique par une base de donnes unifie pour stocker des donnes pour diverses fonctions dans toute l'organisation

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Des solutions mtier verticales et horizontales

Solutions verticales Offre de packages spcifiques mtier construits sur l offre ERP Souvent constitue de paramtrages extensifs et de processus mtiers types gnrique Solutions horizontales Concernent les fonctions quon retrouve toujours au niveau dune entreprise. Solutions conus par rapport un standard international
Ress. Hum

Finances

Logistique

Industrie Automobile Gestion Prod

Grande Distribution

Rseaux Energie

Assurances

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Avantages du systme
La cohrence et lhomognit des informations : En effet linformation est mise jour en temps rel dans lensemble des modules qui sont associs

Valeur ajoute pour lentreprise

Un accs plus direct aux donnes sur ses clients, ce qui a comme rsultat de lui donner un meilleur aperu de leur comportement dachat et ultimement daccrotre les ventes.

La minimisation des cots, grce la synchronisation des traitements

Valeur ajoute pour lentreprise

Rduction des cots de stocks, des cots informatiques entrainant ainsi une augmentation des bnfices.

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Avantages du systme (suite)

Lintgrit et lunicit du systme dinformation (un seul fichier article, un seul fichier client), .

Valeur ajoute pour lentreprise

Permet dviter par exemple les redondances dinformations et de rduire le risque derreurs. Le partage du mme systme facilite la communication interne et externe.

Optimisation des processus de gestion (flux conomiques et financiers)

Valeur ajoute pour lentreprise Une matrise accrue de ses activits de production. Ce qui permet de grer plusieurs entits ou organisations (filiales, etc.) La gestion de plusieurs exercices comptables par exemple.
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Inconvnients
Le cot lev
Solution
Il existe des ERP/PGI qui sont des logiciels libres, les seuls cots tant alors la formation des utilisateurs et le service ventuellement assur par le fournisseur du logiciel.

le progiciel est parfois sous-utilis

Solution
Avant la mise en uvre du projet, bien dfinir les processus mtiers de lentreprise en accord avec la vision des dirigeants et en cohrence avec les objectifs. Il s'agit d'valuer quel point le systme permet d'atteindre les objectifs viss l'origine et de lintgrer la stratgie de lentreprise.

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Exemples dERP

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March mondial des ERP en 2005

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Exemple 1: SAP R/3

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Exemple 2 : OpenERP
Modules entreprises Ventes Achats Gestion des services Facturation Points de vente Ressources humaines Registre du personnel Notes de frais Gestion des comptences Gestion des congs Gestion des prsences Gestion de paie Logistique Gestion des entrepts Livraisons Gestion de production Qualit & Rparations Produits et listes de prix CRM & SRM Gestion de la relation client Passerelle mail Portails Marketing direct Gestion des appels tlphoniques Comptabilit & Finance Comptabilit gnrale Comptabilit analytique Gestion des budgets Gestion des paiements Gestion des actifs Interfaces bancaires Gestion de projet Gestion oprationnelle Gestion financire Feuilles de temps

Gestion de la production Planification Ordres de production Nomenclatures R approvisionnements automatiques

Services Projets Suivi analytiq Notes de frais Plannings

Gestion des processus mtiers Processus Utilisateurs Moteur de workflow

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Exemple 2 : OpenERP (suite)

Gestion des associations Adhsions Organisation dvnements Leve de fonds Productivit au quotidien Gestion documentaire intgre Outlook/Thunderbird Calendriers Entirement personnalisable Editeur de rapports Editeur de vues Editeur de workflow Paramtrage des actions Paramtrage des tches planifies E-Commerce

Ergonomique Interfaces Web & Bureau Gantt & Calendriers Graphiques dynamiques Documentation intgre Business Intelligence Bases de donnes OLAP Cube Designer Navigateur de donnes

Flexible Systme de modules Web-services

Intgration e-Commerce EDI

Communication efficace Wiki Webmail Tableaux de bord Alertes

Une multitude d'outils Rseaux Ides Voix sur IP

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Mthodologie dimplmentation dun ERP

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Facteurs ritiques succs c de

Support du Top management
Comptences de lquipe de projet

Coopration t communication e
Gestion e projet d Dfinition claire des buts/objectifs .
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Mthodologies standards prdictives

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Exemples de Mthodes prdictives Spcifique chaque diteur

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Les mthodologies traditionnelles ne sont pas adaptes aux PME

Mthodologies prdictives Squentielles et prdictives Longues dures (12-18 mois) Cots importants Mobilisation importante du personnel Dploiement big-bang PME Environnement dynamique Besoins court terme Moyens financiers limits Personnel souvent surcharg et irremplaable Scurit

Introduire de lAgilit

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Principes Agile
Chercher la simplicit Accueillir le changement Progression incrmentale Implication et feedback continu des utilisateurs Maximiser la satisfaction des parties prenantes Un systme fonctionnel est le premier but

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Mthodologie Agile
PME Environnement dynamique Besoins court terme Moyens financiers limits Personnel souvent surcharg et irremplaable Scurit Rponse Agile Intgrer le changement avec une approche itrative Multiplier les mises en production (MEP)

Diminuer et rpartir la charge financire Rpartir la charge de travail

Diviser les risques
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Mthodologie AGILE
Base sur des MEP (Mises en production) itratives Phase prparatoire

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Synthse dune mthodologie AGILE

La mthodologie se divise en 4 phases: 2 phases, tude et analyse des processus, pour permettre:
Au client d'valuer les possibilits offertes par l'ERP et de jauger l'effort ncessaire son implmentation Au partenaire de qualifier les besoins mtiers et de les mettre en relation avec la couverture fonctionnelle de lERP

Une phase itrative d'implmentation

Chaque itration est un mini projet l'intrieur du projet. Au terme de chaque itration, un ou plusieurs fonctionnalits de l'ERP sont mises en production. Le systme se perfectionne ainsi jusqu' couvrir tous les besoins du client.

Une phase de clture du projet.

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tapes de la mthode Phase 1 : Etude

1.) Analyse des besoins du client
Lanalyse des besoins nous permet de dresser 2 cartographies : La premire compare la situation actuelle de l'entreprise sa situation souhaite La seconde compare la couverture fonctionnelle de lERP aux processus que l'entreprise souhaite informatiser (GAP)

2.) Slection des processus

Le client slectionne, en fonction de lanalyse de ses besoins, quels sont les processus qui devront tre couverts par lERP. Un ordre de priorit est dfini.
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tapes de la mthode Phase 1 : Etude (suite)

3.) Planning temporel des itrations
Les processus tant slectionns et prioriss, il faut alors dcrire, planifier et quantifier la, ou les premires, itrations. On ne va dcrire en dtails que ces itrations. On garde un oeil sur le long terme (la situation atteindre) mais seul le court terme est spcifi et quantifi en dtails.

4.) Slection de l'quipe projet

En fonction des processus, il est ncessaire de former une quipe projet contenant: Des reprsentants des 'key users', les employs qui maitrisent parfaitement le processus Des reprsentants de la Direction pour conduire les probables r-engineering de processus
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tapes de la mthode Phase II - Analyse des processus

1.) Dpendances entre processus
La slection par le client des processus doit d'abord tre valide par rapport la modularit technique de l'ERP. C'est suite cette analyse des dpendances que la liste des blocs fonctionnels pourra tre dresse.

2.) Matrice Bloc fonctionnel / Processus

En parallle avec l'tude des blocs fonctionnels, il faut galement lister des donnes, et leurs structures, qui devront tre importes lors de la mme itration. Avec cette matrice, le client pourra donc se prparer lextraction des donnes sur la base d'un tableau de ce type: Processus Bloc fonctionnel Data model
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tapes de la mthode Phase II - Analyse des processus (suite)

3.) Slection des donnes par processus
La matrice valide par le client, il est possible de lui remettre des outils pour lui permettre d'extraire et de valider ses donnes selon le modle dfini.

4.) Contenu des itrations

Toutes les activits prcdentes visent clarifier ce point, quel est la granularit choisie et par quel processus l'implmentation dbute.

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tapes de la mthode Phase III - Implmentation

Limplmentation est dcoupe en plusieurs itrations. Ces itrations sont similaires des Projets lintrieur du projet

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tapes de la mthode Phase III - Implmentation

1. Prparation Il s'agt de runir les informations ncessaires et de s'assurer de leurs prises en compte par tous les membres de l'quipe du projet. 2. Processus Il s'agt de l'analyse comparative du, ou des, processus slectionns pour l'itration afin de faire apparatre les diffrences entre le processus souhait et le processus modlis par l'ERP. A l'issue de cette analyse, il faut dterminer si le processus 'rel' doit tre adapt l'ERP ou si l'ERP doit tre customis afin de lui permettre de raliser le processus tel que souhait. Chaque dcision prise sur un processus unitaire aura une influence sur la possibilit d'atteindre l'objectif final. Pour valider cette tape, le client doit dj prparer les scnarios de tests qui permettront de: Guider le dveloppement Valider le processus implment
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tapes de la mthode Phase II Implmentation (suite)

3.) Itration par bloc fonctionnel

4.) Mise en production

Lorsque les itrations de chacun des blocs fonctionnels sont termines, l'ensemble est migr vers l'environnement de production

5.) Clture et maintenance de l'itration

A la fin de chaque itration, il faut terminer la documentation et capitaliser les connaissances acquises. L'itration passe alors en phase de maintenance.
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tapes de la mthode Phase IV - Clture

La phase de clture est une tape essentiellement formelle et documentaire. Cette phase ouvre galement la porte des dveloppements futurs, qui seront traits comme de nouvelles itrations.

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Apports de la mthodologie
Intgration du changement Intgration des utilisateurs Cration dun systme utile Remplacement de lapproche big-bang Meilleure appropriation par les utilisateurs Amlioration continue Suppression des licences dutilisation
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Conclusion
Les mthodologies traditionnelles (prdictives) ne sont pas adaptes aux PME En appliquant les principes des mthodes AGILE au dploiement dERP il est possible :
Diminuer limpact des diffrents problmes Diviser la complexit de lERP (multiples mises en production) Faciliter lappropriation par les utilisateurs Obtenir un systme qui convient aux utilisateurs

Besoin de matriser lERP

Possible avec un ERP Open Source
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