Manual Prestacao Contas Municipios

SECRETARIA DO ESTADO DE ESPORTES E JUVENTUDE SEEJ
DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANAS - DCF
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF
MANUAL DE CONVNIOS PARTE II EXECUO E PRESTAO DE CONTAS MUNICPIOS
Secretrio: Alberto Rodrigues Lima Secretrio Adjunto: Rogrio Aoki Romero Diretora da SPGF: Ilma Las Mendes Monteiro Diretor da DCF: Edna Mrcia Pereira
Rua Santa Catarina, 1354, 9 andar Lourdes - Belo Horizonte MG - CEP 30170-081 Verso 08/07

1 - INTRODUO...............................................................................................................3 2- TRANSFERNCIAS AOS MUNICPIOS ATRAVS DE CONVNIOS................4 3 - EXECUO DO CONVNIO......................................................................................5 3.1 - ETAPAS PRELIMINARES EXECUO DO CONVNIO................................5 3.1.1 - ABERTURA DE CONTA BANCRIA..............................................................5 3.1.2 - RECEBIMENTO DOS RECURSOS...................................................................6 3.1.3 - CONTABILIZAO DOS RECURSOS.............................................................6 3.1.4 - MOVIMENTAO DOS RECURSOS..............................................................6 3.1.5 - APLICAO FINANCEIRA DOS RECURSOS................................................8 3.2 - UTILIZAO DOS RECURSOS..............................................................................8 3.2.1 - LICITAO.........................................................................................................8 3.2.2 - PROCESSOS DE PAGAMENTOS...................................................................10 a) Documentos comprobatrios das despesas realizadas............................................10 b) Carimbos que devero constar nos documentos comprobatrios das despesas realizadas.....................................................................................................................11 c) Campos dos documentos fiscais que devero ser conferidos: ................................13 3.2.3 - SALDOS APS O ENCERRAMENTO DO CONVNIO...............................14 3.2.4 - CONTRAPARTIDA FINANCEIRA DA INSTITUIO.................................15 4 - PROJETOS ESPECFICOS........................................................................................15 4.1 - AQUISIO DE MATERIAL PERMANENTE/MOBILIRIO............................15 4.2 - OBRAS DE REFORMA, AMPLIAO E CONSTRUO.................................16 4.2.1 - FORMAS DE EXECUO...............................................................................17 4.2.2 - MATERIAL DE CONSUMO / OUTRAS DESPESAS.....................................19 5 - CONSIDERAES FINAIS.......................................................................................19 6 - DOCUMENTOS QUE DEVERO COMPOR A PRESTAO DE CONTAS....20 7 - PRINCIPAIS IRREGULARIDADES NOS PROCESSOS DE PRESTAO DE CONTAS.............................................................................................................................21

SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF 1 INTRODUO. Este manual tem a finalidade de orientar as Prefeituras Municipais quanto ao gerenciamento e utilizao de recursos repassados pela Secretaria de Estado de Esportes e da Juventude, por intermdio de convnios, bem como quanto elaborao e encaminhamento do devido processo de prestao de contas. O uso de recursos pblicos regulamentado por complexa e diversificada legislao qual se subordinam tanto o rgo Financiador, no caso a Secretaria de Estado de Esportes e da Juventude, quanto as Prefeituras Municipais beneficiadas, sendo de extrema importncia observar cuidadosamente todas as orientaes e instrues contidas neste documento. Agindo assim, o convenente evitar possveis irregularidades ou pendncias que possam inviabilizar futuras liberaes por parte do Governo do Estado de Minas Gerais. As orientaes contidas neste manual refletem a interpretao da legislao vigente, atendendo aos seguintes dispositivos: Constituio da Repblica Federativa do Brasil; Constituio do Estado de Minas Gerais; Lei 4.320/64 e alteraes; Lei 8.666/93 e alteraes; Decreto 43.635 de 20/10/2003 e suas alteraes; Instrues Normativas da Secretaria do Tesouro Nacional/STN: IN n 01/1997 com alteraes, IN n 01/1999, IN n 01/2000, IN n 06/2001, IN n 01/2002 e IN n 02/2002; Instrues Normativas do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, IN n 07/2003, IN n 08/2003, IN n 02/2004, IN n 03/2004, IN n 04/2004, IN n 06/2004, IN n 01/2005 e IN n 04/204.
2- TRANSFERNCIAS AOS MUNICPIOS ATRAVS DE CONVNIOS.

SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF A SEEJ, de acordo com as aes previstas na Lei Oramentria Anual e com a capacidade financeira do Estado, define critrios para atendimento aos pleitos dos diversos municpios mineiros, estabelecendo parmetros para anlise dos projetos apresentados de acordo com normatizao especfica, geralmente estabelecida em resolues que levam em considerao, entre outros fatores, a fonte de recurso que financiar as aes previstas no projeto. Os projetos aprovados acarretam a elaborao e assinatura de instrumentos jurdicos especficos denominados convnios, que contm, entre outras, clusulas que estabelecem: A identificao dos entes conveniados e de seus respectivos responsveis; O objeto contemplado; As obrigaes de cada um dos partcipes, sobretudo a contrapartida, se for o caso. (observar LDO Lei Estadual n 15.699/2005); Dotao oramentria; A vigncia compatvel com o prazo de execuo do projeto; O valor a ser transferido; O cronograma de desembolso; A obrigatoriedade de apresentao do processo de prestao de contas por parte do beneficirio. Alm da aprovao do projeto, para elaborao do convnio, o Municpio dever comprovar: Adimplncia da prefeitura municipal em prestaes de contas relativas a repasses anteriores junto ao Estado de Minas Gerais; Cumprimento das exigncias contidas na Lei Complementar n 101/2001 LRF (art. 25) e na Lei de Diretrizes Oramentrias do Estado de Minas Gerais; Registro cadastral no CAGEC.
Os recursos repassados em decorrncia da assinatura de convnios so destinados a projetos que visam : Execuo de obras de reforma/ampliao/construo; Aquisio de mobilirio, equipamentos e material permanente;
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SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF Aquisio de materiais diversos (custeio); Realizao de eventos;
3 EXECUO DO CONVNIO. Aps a assinatura e a publicao do convnio firmado, a prefeitura municipal poder dar incio a execuo do objeto pactuado. As condies estabelecidas no instrumento assinado devero ser acatadas criteriosamente, no podendo ocorrer qualquer alterao no que estiver pactuado sem a anuncia expressa da SEEJ, o que ocorrer atravs da assinatura de termo aditivo ao convnio original. 3.1 ETAPAS PRELIMINARES EXECUO DO CONVNIO 3.1.1 - ABERTURA DE CONTA BANCRIA A prefeitura dever providenciar a abertura de uma conta bancria especfica para a movimentao dos recursos a serem repassados em decorrncia da assinatura de convnio. (Para cada convnio ser aberta uma conta bancria especfica). Preferencialmente, os recursos sero movimentados em banco oficial (Banco do Brasil, Caixa Econmica Federal ou outros bancos oficiais). No havendo banco oficial no municpio, tal movimentao poder ser feita em banco particular, sendo que os nmeros do banco, da agncia e da conta corrente da prefeitura municipal devero ser informados, atravs de documentao, quando solicitado pela SEEJ, para que ocorra o crdito correto dos recursos, ficando o municpio responsvel pelos dados bancrios fornecidos. 3.1.2 - RECEBIMENTO DOS RECURSOS To logo o convnio seja assinado e publicado, a SEEJ responsabilizar-se- pela transferncia dos recursos do convnio conta indicada pelo municpio, para o que, ser necessria a exatido de todos os dados relativos referida conta, tais como denominao e CNPJ da prefeitura.
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3.1.3 - CONTABILIZAO DOS RECURSOS Os recursos recebidos conta do convnio assinado devero ser contabilizados como receita de convnios e incorporados ao oramento municipal, na respectiva institucional programtica compatvel com a ao ou aes a serem executadas e no podero ser classificados ou utilizados como receitas ou despesas extra-oramentrias. 3.1.4 - MOVIMENTAO DOS RECURSOS Ao ser creditado o recurso, o municpio dever observar atentamente o instrumento de repasse, atentando para: Objeto do convnio e/ou aditivo; Valor; Dotao oramentria, inclusive natureza da despesa prevista (corrente/capital); Prazo de vigncia e de prestao de contas; Demais obrigaes estipuladas e aceitas pelos partcipes.
Os recursos devero ser movimentados na conta bancria especfica indicada pela prefeitura municipal, sendo vedado: A realizao de despesas anterior e posterior data da vigncia do convnio, no sendo permitido o ressarcimento de despesas realizadas nessas condies; A utilizao dos recursos em finalidade diversa da estabelecida no respectivo instrumento, ainda que em carter de emergncia, s sendo permitidos dbitos para cobertura de despesas previstas no convnio; O pagamento de tarifas bancrias, juros e multas; A transferncia e a movimentao dos recursos entre contas bancrias diversas do convnio; Realizao de despesas a titulo de taxa ou comisso de administrao, de gerncia ou simular; Pagamento de gratificao, consultoria, assistncia tcnica ou qualquer espcie de remunerao adicional a servidor que pertena aos quadros de rgos ou de entidades das

SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF Administraes Publicas Federal, Estaduais, Municipais ou do Distrito Federal, bem como, queles pertencentes prefeitura conveniada; Realizao de despesas com publicidade salvo as de carter educativo, informativo ou de orientao social, das quais no constem nomes, smbolos ou imagens que caracterizem promoo pessoal de autoridades ou de servidores pblicos e que conste claramente no plano de trabalho. Para cada despesa efetuada dever ser emitido um cheque nominal e cruzado ou comprovante de pagamento eletrnico no valor correspondente, NO SENDO PERMITIDO O PAGAMENTO EM ESPCIE, o que invalida o processo de pagamento realizado, devendo, ento, o respectivo valor ser ressarcido a SEEJ. Para pagamentos de despesas realizados atravs de meio eletrnico, o comprovante (original) dever ser anexado ao respectivo documento (nota fiscal ou RPAs 1 via). Aps a assinatura e a publicao do convnio, a prefeitura municipal poder dar incio a execuo do objeto pactuado, sendo que as condies estabelecidas no instrumento assinado devero ser acatadas criteriosamente, no podendo ocorrer qualquer alterao no que estiver pactuado sem a anuncia expressa da SEEJ, o que ocorrer atravs da assinatura de termo aditivo ao convnio original. 3.1.5 - APLICAO FINANCEIRA DOS RECURSOS Todos os recursos pblicos liberados pelo Estado ou pela Unio, por meio de convnios, devero ser aplicados no mercado financeiro, conforme preceitua a legislao em vigor:
A Lei Federal n 8666/1993, art. 116, pargrafo 4; O Decreto Estadual n 43.635/03, art. 25;
A Instruo Normativa n 01 da Secretaria do Tesouro Nacional, captulo VI, art. 20, Inciso 1, no caso de transferncias de origem federal.
Os recursos transferidos, enquanto no utilizados na sua finalidade, devero ser aplicados, preferencialmente, atravs dos bancos oficiais, da seguinte forma:

SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF - FUNDO DE APLICAO FINANCEIRA DE CURTO PRAZO, quando sua utilizao estiver prevista para um prazo de tempo menor que um ms; - CADERNETA DE POUPANA, quando a previso de utilizao for igual ou superior a um ms. Os rendimentos auferidos com a aplicao financeira podero ser utilizados de acordo com o objeto do convnio e ou aditivos, obedecida classificao oramentria do repasse. No caso do executor no atender s exigncias legais quanto aplicao financeira dos recursos do convnio, ser exigida a restituio corrigida equivalente ao respectivo rendimento de aplicao financeira do perodo em que os recursos no forem aplicados. 3.2 UTILIZAO DOS RECURSOS. 3.2.1 - LICITAO Ao se iniciar a utilizao dos recursos, dever ser rigorosamente observada a legislao sobre Licitaes e Contratos na Administrao Pblica, consubstanciada na Lei Federal n 8.666/93 e alteraes posteriores, devendo o municpio, desta forma, comprovar o adequado atendimento s normas institudas no referido diploma legal, sob pena de nulidade do ato que originou a despesa realizada. Os certames licitatrios realizados devero conter os seguintes componentes: Pesquisa de preo; Pedido de compra; Autorizao de compra emanada da autoridade competente; Designao da comisso de licitao; Edital ou carta convite; Aprovao do edital pelo rgo jurdico competente; Publicao/divulgao do edital; Ata de reunio da Comisso de Licitao para avaliao da habilitao das empresas interessadas: - Habilitao jurdica;

SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF - Qualificao tcnica; - Qualificao econmico-financeira; - Regularidade fiscal; - Cumprimento do disposto no Inciso XXXIII do art. 7 da Constituio da Repblica (incluso realizada pela Lei Federal n 9.854, de 27/10/1999, regulamentada pelo Decreto n 4.358, de 05 de setembro de 2002); Propostas comerciais; Ata de reunio da comisso de licitao para julgamento das propostas, acompanhada de mapa comparativo dos preos ofertados; Adjudicao da licitao; Homologao da licitao; Publicao do resultado da licitao; Contrato firmado com a(s) empresa(s) licitante(s) vencedora(s) do certame; Observar IN n 07/2003 do TCMG.
OBS: A LEGISLAO VEDA A CONTRATAO DE FORNECEDORES EM DBITO COM: INSS - CONSTITUIO FEDERAL, ART. 195 - 3, FGTS: LEI FEDERAL N 9.012/95 - ART. 2, SENDO RECOMENDADO VERIFICAR SE O FORNECEDOR NO EST EM DBITO COM AS FAZENDAS PBLICAS.
3.2.2 - PROCESSOS DE PAGAMENTOS Concludas todas as etapas preliminares com as despesas devidamente licitadas e homologadas, se for o caso, o contrato de fornecimento e/ou prestao de servios dever ser elaborado para que a despesa possa ser processada. Os processos de pagamento apresentados devem ser compostos de, no mnimo: Contrato assinado com o fornecedor se for o caso (obrigatrio para prestao de servios); Empenho prvio da despesa oramentria, emitido na respectiva dotao da ao executada;

SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF Notas fiscais de venda ou de prestao de servios, ou documento equivalente definido em legislao especfica; Liquidao da despesa; Ordem de pagamento.
a) Documentos comprobatrios das despesas realizadas. As despesas realizadas com aquisio de materiais e/ou contratao de prestao de servios devero ser comprovadas por meio de documentos originais (notas fiscais, faturas e RPAs), comprobatrios das referidas despesas, que devero ser emitidos em nome da prefeitura municipal, contendo a identificao do nmero do convnio, bem como os demais dados cadastrais do municpio.
Somente aps a conferncia de todos os documentos, corretamente preenchidos e em conformidade com a legislao fiscal, federal, estadual ou municipal, sero realizados a liquidao da despesa e o respectivo pagamento, devendo, ainda, os itens especificados nos documentos demonstrarem coerncia com o que o municpio tenha autorizado. importante verificar sempre o cumprimento das disposies legais quanto emisso de documentos fiscais, sendo: No caso de notas fiscais de VENDA: Regulamento de Imposto sobre Produtos Industrializados RIPI, se for o caso; Regulamento do Imposto sobre Operaes Relativas Circulao de Mercadorias e sobre Prestao de Servios de Transporte Interestadual, Intermunicipal e de Comunicao RICMS; No caso de notas fiscais de PRESTAO DE SERVIOS: Regulamento do Imposto sobre prestao de Servios de Qualquer Natureza ISSQN. Todos os documentos fiscais devero ser conferidos quanto ao destaque dos impostos, tanto no caso de IR, IPI e ICMS, como no de ISSQN.
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b) Carimbos que devero constar nos documentos comprobatrios das despesas realizadas: I IDENTIFICAO DO RECURSO
Pago com o Recurso Convnio: _____________
Este carimbo dever ser aposto em todos os documentos de despesa. Caso a entidade no tenha o carimbo, os dados (convnio e projeto) devero ser manuscritos no cabealho do documento.
Projeto: _______________
II - ORDEM DE PAGAMENTO
PAGUE-SE
___/____/____
________________________ Ass. do Ordenador de Despesas
Dever ser aposto no verso de cada documento de despesa contendo a assinatura do Ordenador de Despesa.
III -
DECLARAO
DOS
RESPONSVEIS
PELO
RECEBIMENTO
DOS
MATERIAIS E/OU SERVIOS

Certificamos que: o material constante / o servio
deste documento foi recebido em perfeitas condies. ________________________________ Assinatura: Assinatura: CI - Matrcula CI - Matrcula ________________________________
Este carimbo dever ser aposto no verso de cada documento de despesa, com assinatura de duas pessoas da entidade identificadas, exceto a do Ordenador de Despesa.
Data do Recebimento: _____/____/_____


SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF IV - REFERNCIA BANCRIA

Cheque n_________de ___/___/___ Conta: Banco: ___________________ ___________________ ___________________________ Assinatura do Tesoureiro/Contador
Este carimbo dever ser aposto no verso de cada comprovante de despesa para identificao dos dados bancrios referentes aos pagamentos realizados.
V - QUITAO
RECEBEMOS ____/____/____ ___________________ Assinatura do Fornecedor
Solicitar ao fornecedor que ateste no documento comprobatrio da despesa o Carimbo de Recebemos que representa a quitao pelo fornecedor no ato do recebimento do valor do documento de despesa.
OBS: Caso a prefeitura municipal no possua estes carimbos, os dados devero ser manuscritos e datados em todos os documentos que comprovem as despesas. c) Campos dos documentos fiscais que devero ser conferidos: Cabealho: Nome da prefeitura municipal; Endereo; CNPJ; Data da emisso; Data e horrio de sada; Natureza da operao; Venda; Prestao de servios. Corpo da Nota:

SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF Descrio; Quantidade; Valor unitrio e total de cada item; Unidade; Destaque de IR, IPI, ICMS e ISSQN, conforme o caso, ou comprovante de iseno fundamentada na legislao vigente; Valor total da nota; Nome do transportador; Data de autorizao da impresso do documento fiscal (AIDF); Prazo de validade para emisso.
No ser aceita nenhuma nota fiscal cujo prazo de validade esteja vencido. Essa informao dever ser checada na prpria nota e, em casos de dvidas, procurarem o rgo que autorizou a confeco do documento fiscal. A utilizao de documentos que estejam vencidos implicar na devoluo total do valor do documento emitido irregularmente. IMPORTANTE: AS NOTAS FISCAIS OU DOCUMENTOS EQUIVALENTES DEVERO SER CONFERIDOS PELO CONVENENTE, ANTES DE EFETUAR A LIQIDAO DA DESPESA, COM A FINALIDADE DE VERIFICAR A EXATIDO DO PREENCHIMENTO DE TODOS OS CAMPOS. NO SER ACEITO NENHUM TIPO DE RASURA, O QUE INVALIDA O DOCUMENTO E, NESTE CASO, A PREFEITURA ESTAR SUJEITA A PROCEDER RESTITUIO TOTAL DO VALOR DA NOTA. CONFORME REGULAMENTO DO ICMS DE MINAS GERAIS DECRETO ESTADUAL N 43.080, DE 13 DE DEZEMBRO DE 2002, ART. 96, INCISO XI, ALNEA C2, VEDADA A UTILIZAO DE CARTA DE CORREO PARA SUBSTITUIR OU SUPRIMIR A IDENTIFICAO DAS PESSOAS CONSIGNADAS NO DOCUMENTO FISCAL, DA MERCADORIA OU DO SERVIO E DA DATA DE SADA DE MERCADORIA.
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3.2.3 - SALDOS APS O ENCERRAMENTO DO CONVNIO Aps o encerramento da execuo do convnio, dentro da vigncia do instrumento assinado, dever ser apurado o saldo existente que ser devolvido a SEEJ, com crdito em conta a ser informada pela DCF/SPGF, juntamente com o processo de prestao de contas. Caso o processo de prestao de contas seja encaminhado fora do prazo legal, os recursos a serem restitudos sero monetariamente corrigidos poca da devoluo. 3.2.4 - CONTRAPARTIDA FINANCEIRA MUNICIPAL Ao assinar com a SEEJ, convnio que preveja a utilizao de recursos do municpio, a prefeitura estar ciente de que est se comprometendo a utilizar aquele montante de recursos como contrapartida, devendo, tal valor, ser consignado no oramento municipal com esta finalidade. Assim, a prestao de contas do projeto beneficiado dever contemplar, alm dos recursos transferidos pela SEEJ, os recursos da contrapartida municipal que seguem as mesmas normas de utilizao estabelecidas neste manual. Caso a prefeitura no comprove a correta utilizao dos recursos da contrapartida municipal, assim como do montante transferido, esses valores devero ser restitudos a SEEJ, sem prejuzo das demais medidas pertinentes. 4 PROJETOS ESPECFICOS. Este tpico aborda algumas das principais aes da SEEJ em cooperao com os municpios mineiros, viabilizadas pelas assinaturas de convnios. 4.1 - AQUISIO DE MATERIAL PERMANENTE / MOBILIRIO.
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SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF Quando os recursos financeiros forem oriundos de convnios para aquisio de material permanente (mveis, equipamentos, etc.) ou material de consumo, limpeza, etc., a prefeitura dever utiliz-los dentro da NATUREZA DE DESPESA prevista.
Em hiptese alguma, ser considerada regular, qualquer despesa fora do objeto do convnio ou em discordncia com sua NATUREZA DE DESPESA. Assim, os recursos transferidos na rubrica de despesas correntes no podem ser utilizados em despesas de capital e, caso sejam de despesas de capital, tambm no podero ser aplicados em despesas correntes, sob nenhum argumento ou justificativa. Nesse tipo de convnio, aps a aquisio dos itens previstos, tambm dever ser comprovada a correta distribuio dos materiais adquiridos, estritamente em conformidade com a clientela prevista pelo instrumento jurdico assinado. Portanto, na prestao de contas a ser apresentada, alm da conformidade na execuo da despesa, dever ser demonstrada, a correta distribuio dos itens adquiridos, no sendo permitido o desvio de finalidade ou de beneficirio no originariamente contemplado. 4.2 - OBRAS DE REFORMA, AMPLIAO E CONSTRUO. Parte dos convnios assinados com a SEEJ est vinculada a algum tipo de obra, seja ela de reforma, ampliao, ou construo. parte integrante de todo convnio de obras, a respectiva planilha de custos do projeto, que especifica, entre outros requisitos: A identificao da unidade a ser reformada/ampliada ou construda; Os itens autorizados, com a respectiva especificao, metragens, custos unitrios e totais; Parecer da rea Tcnica da SEEJ que aprovou a planilha.
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SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF Sendo assim, o convnio assinado est estritamente vinculado planilha de custos previamente aprovada e somente o que estiver estipulado nesta planilha poder ser efetivamente executado pelo municpio. Qualquer alterao aps a assinatura do convnio somente ser executada se o municpio realizar solicitao formal (devidamente fundamentada) de mudana de algum item da planilha e no caso desta solicitao ser aprovada pela rea tcnica da SEEJ, isto acarretar a assinatura de termo aditivo para incorporao da mudana autorizada. Despesas realizadas que no visem ao atendimento de itens que estejam previstos na planilha de custos e que no tenham sido devidamente autorizadas sero impugnadas acarretando a restituio do respectivo valor. Ao ser assinado o convnio, a prefeitura municipal se compromete a realizar todos os itens previstos na planilha de custos aprovada, devendo o projeto ser executado em sua totalidade. Caso os recursos transferidos no sejam suficientes, por qualquer motivo, o municpio dever complementar com recursos prprios, a ttulo de contrapartida municipal. 4.2.1 FORMAS DE EXECUO. A prefeitura municipal poder optar pela melhor forma de execuo do projeto, considerando os princpios da administrao pblica, especialmente quanto economicidade da opo adotada, podendo, para tal: Contratar pessoa jurdica por empreitada pelo valor total da obra, ficando a empresa contratada, responsvel pelos servios e aquisio de materiais; Contratar pessoa jurdica para prestao dos servios de engenharia, ficando o municpio responsvel pela aquisio dos materiais; Contratar pessoa fsica para execuo dos servios e aquisio dos materiais pelo municpio; Indicar pessoal do prprio quadro do municpio para executar os servios, sendo os recursos destinados apenas aquisio de materiais.
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Sendo a forma de execuo de responsabilidade do municpio, importante observar que: Independentemente da forma de execuo, no processo de prestao de contas dever ser apresentada regularidade da obra perante o INSS, em conformidade com a Lei Federal n 8212/91, demonstrando a averbao da obra realizada; OBS: Conforme a Lei Federal n 8.212/1991, nos casos de construo civil, o contratante responde solidariamente por eventuais valores devidos ao INSS e no recolhidos pela contratada. Portanto, caber ao municpio exigir a apresentao de toda a documentao que comprove a regularidade dos recolhimentos realizados pela empresa, sob pena de que, tal no ocorrendo, aqueles valores, tero que ser quitados pelo municpio. Ressalte-se, ainda, que, mesmo que a obra tenha sido concluda, se no houver comprovao da regularidade do projeto executado, a prestao de contas no poder ser aprovada, gerando irregularidade passvel de restituio total dos recursos transferidos pela Secretaria de Estado de Esportes e da Juventude.
Caso a aquisio dos materiais seja de responsabilidade do municpio, dever ser realizado o devido procedimento licitatrio para tal aquisio; A prefeitura, ao utilizar pessoal de seu quadro funcional, no poder pagar estes salrios com os recursos do convnio, somente sendo permitidas despesas para aquisio de materiais.
Dever ser informado na planilha de custos que no haver despesas com servios, apenas com materiais;
Mesmo que o pessoal utilizado para executar a obra seja do quadro municipal, dever ser providenciada a regularidade da obra junto ao INSS, conforme legislao vigente. Dever ser observada a legislao que regulamenta o recolhimento de encargos sociais decorrentes das contrataes de pessoal, sejam elas realizadas direta ou indiretamente pelo municpio;
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SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF A guia de recolhimentos mensais de encargos sociais vinculadas a matricula da obra (Cadastro Especfico junto ao INSS CEI), durante todo o perodo de execuo da obra, devero ser providenciadas ou solicitadas pelo municpio contratada, assim como a averbao ou baixa da obra ao final da execuo do convnio. 4.2.2 - MATERIAL DE CONSUMO / OUTRAS DESPESAS Nos convnios de capacitao, alm dos recursos a serem utilizados com prestao de servios, poder ainda ocorrer previso de aquisio de materiais de consumo, observando: Quando o recurso for repassado para cobrir despesas com aquisio de materiais a serem utilizados em treinamento de pessoal, tais despesas devero ser comprovadas por meio de documentao fiscal hbil; Despesas com combustveis, alm de eventuais despesas com transporte (exceto transporte areo), alojamento e hospedagem sero acatadas desde que previstas no convnio e no plano de trabalho comprovadas pela prefeitura municipal, acompanhadas pela respectiva documentao, sendo que para deslocamentos realizados por meio de txi as despesas devero ser comprovadas por meio de recibo, devidamente preenchido, com identificao do percurso realizado, placa do veculo utilizado, nome e assinatura do motorista. As despesas com passagens sero comprovadas mediante a apresentao do respectivo bilhete. 5-CONSIDERAES FINAIS. Em caso de dvidas quanto aplicao dos recursos, a prefeitura municipal dever entrar em contato com a SEEJ imediatamente e no caso de haver saldo disponvel ao final da execuo do projeto, este dever ser devolvido a SEEJ, com crdito em conta a ser informada pela DCF/SPGF. Aps a montagem do processo de prestao de contas, o responsvel dever conferi-lo com a finalidade de verificar o cumprimento das normas estabelecidas, pois a constatao de qualquer anormalidade ou pendncia pela SEEJ ser oficiada Prefeitura Municipal, para as providncias cabveis no prazo estabelecido. A no regularizao implicar no bloqueio do

SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF municpio no Sistema Integrado de Administrao Financeira do Estado de Minas Gerais SIAFI/MG com a conseqente suspenso da liberao de novos recursos e a converso de seu processo em "Tomada de Contas Especial" junto ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais. Obs: Toda a documentao que compe o processo de Prestao de Contas dever ser apresentada em original e, em caso de cpias, estas devero ser legveis e autenticadas . Os comprovantes de despesas somente sero aceitos em 1 vias Originais (notas fiscais, RPA e comprovantes de encargos sociais e tributos)
6 - DOCUMENTOS QUE DEVERO COMPOR A PRESTAO DE CONTAS. A elaborao do processo dever seguir a ordem dos documentos abaixo relacionados, comuns a todos os processos: Ofcio de encaminhamento (Anexo II); Conciliao Bancria (Anexo III);
Extratos bancrios originais, ou cpias autenticadas dos originais, ou, ainda, extratos emitidos pela Internet e devidamente autenticados pelo banco, relativos conta corrente e conta investimento, desde a entrada do recurso com a respectiva movimentao, ms a ms (todo o perodo da execuo);
Cpia autenticada em cartrio do despacho adjudicatrio e de homologao das licitaes realizadas ou do ato formal de dispensa ou inexigibilidade, acompanhado da prova de sua publicidade, com respectivo embasamento legal;
Contratos com pessoa fsica ou jurdica, (se houver). Obrigatrio quando se tratar de prestao de servios; Execuo da receita e da despesa (Anexo IV); Cpia de cheque emitido para pagamento ou comprovante de pagamento (Anexo V); Relao de pagamentos (Anexo VI), evidenciando a origem dos recursos: 1 Convnio, 2 Contrapartida, 3 Outros/Rendimentos;
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SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF Notas de empenhos originais ou cpias autenticadas pela prefeitura; Comprovantes de despesas originais em 1 via (notas fiscais, RPAs e guias de recolhimentos de encargos sociais e tributos) com os devidos carimbos preenchidos; Comprovantes quitados referentes aos encargos sociais (INSS, IRRF e ISSQN); Demonstrativo de mo-de-obra prpria utilizada na execuo do objeto do convnio (Anexo VII) se houver; Demonstrativo com equipamentos utilizados na execuo direta do objeto do convnio (Anexo VIII) se houver; Relatrio de Execuo Fsico/Financeiro (Anexo IX); Boletim de medio, nos casos de obras e servios de engenharia (Anexo X); Ordem de servios (Anexo XI); Relatrio fotogrfico (Anexo XII) se for o caso; Termo de aceitao definitiva da obra (Anexo XIII); Relao de Bens Permanentes adquiridos, construdos ou produzidos (Anexo XIV); Comprovante referente devoluo de saldo ou rendimentos (se houver).
PRINCIPAIS
ANORMALIDADES
OU
IRREGULARIDADES
NOS
PROCESSOS DE PRESTAO DE CONTAS. No utilizao de conta bancria especfica; Contabilizao e utilizao dos recursos como receita e despesa extra-oramentria; Pagamento de despesas anteriores assinatura do convnio e recebimento dos recursos; Pagamentos de despesas posteriores vigncia do convnio; No aplicao dos recursos no mercado financeiro enquanto no utilizados; Quanto licitao: - No realizao do certame ou realizao em modalidade indevida; - Inexigibilidade de apresentao dos documentos de habilitao das empresas; - Empenho de despesas anteriores ao julgamento do processo licitatrio; - No obedincia aos prazos estipulados; - Edital sem a correta discriminao dos servios ou produtos a serem adquiridos;

SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF - No aplicao de penalidades aos contratados por descumprimento de clusulas contratuais; - Caracterizao de dispensa ou inexigibilidade sem fundamentao legal; Quanto aos documentos fiscais: Pagamento de despesas sem o respectivo documento fiscal; Documentos fiscais com prazo de emisso vencido ou sem destaque dos impostos devidos; No encaminhamento das guias de recolhimentos de encargos sociais e tributos originais quitadas; Rasuras; Preenchimento de campos de notas fiscais pela prpria prefeitura posterior a data de emisso do documento; Quanto execuo de obras: No realizao de matrcula no INSS e posterior baixa ou averbao da obra; No realizao de anotao de responsabilidade tcnica; No apresentao das guias de recolhimentos dos encargos sociais; No obedincia aos itens autorizados na planilha de custos; Realizao incompleta da obra;
Atraso na entrega do processo de prestao de contas; Encaminhamento de cpias de documentos sem a devida autenticao, sendo que os comprovantes de despesas, obrigatoriamente, devem ser originais e em primeira via; Utilizao dos recursos fora do prazo de vigncia; Gasto em finalidade diversa ao convnio; Retirada de recursos da conta especfica para pagamento de despesas no relativas ao convnio; O no encaminhamento de extratos bancrios de todo o perodo (desde o credito inicial at final de execuo); Encaminhamento de extratos bancrios emitidos via internet ou caixa eletrnico sem a devida autenticao da agncia bancria.
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MANUAL DE CONVNIOS PARTE II EXECUO E PRESTAO DE CONTAS MUNICPIOS

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2- TRANSFERNCIAS AOS MUNICPIOS ATRAVS DE CONVNIOS.

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________________________ Ass. do Ordenador de Despesas

MATERIAIS E/OU SERVIOS

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SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO, GESTO E FINANAS SPGF IV - REFERNCIA BANCRIA

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