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Les techniques de rdaction Rdigez pour le lecteur Pour quun document atteigne son objectif, il doit forcment tenir

compte de son destinataire. Souvenez-vous que rapidit et efficacit sont les exigences du lecteur, en situation professionnelle. Mais, noubliez pas non plus que ce mme lecteur, trs occup, sera sensible ce qui le touche. Veillez donc vous interroger son sujet. Demandez-vous quelles sont ses motivations, ses contraintes ; prenez en compte son comportement ; analysez son environnement et le contexte dans lequel vous lui crivez. Vous parviendrez ainsi susciter son intrt. Facilitez-lui la tche et votre crit produira limpact souhait. Adoptez un plan pertinent Le plan permet dexprimer de manire cohrente la pense, de structurer les ides essentielles selon un ordre logique. Ds lors quil a t dfini, le travail de rdaction devient plus facile. Il nexiste pas de canevas idal susceptible dtre appliqu en toutes circonstances. La bonne dmarche est celle qui sert le mieux lobjectif fix. Selon que le rdacteur souhaite informer, analyser, discuter ou donner son avis, il optera pour la structure la plus pertinente. Un certain nombre de plans sont sa disposition. Citons, par exemple, le plan chronologique, (description des faits suivant une volution dans le temps), le plan thmatique (traitement des diffrents aspects dun sujet) ou le plan journalistique (information essentielle privilgie en dbut de texte). Enchanez vos ides grce des paragraphes clairs Un paragraphe est un bloc de texte compos dune ou de plusieurs phrases. Il contient une seule ide cl. Nhsitez pas dcouper votre crit de manire regrouper plusieurs notions autour dun mme thme. Trop de rdacteurs enchanent des phrases les unes la suite des autres sans construction aucune! Evitez cet cueil ! Introduisez galement des points de repre cest--dire des mots de liaison et des formules de transition. Sautez une ligne aprs chaque paragraphe. Les diffrents sujets voqus, ainsi mis en valeur, frapperont davantage le lecteur et laideront suivre votre raisonnement. Rdigez des phrases courtes et fluides Les phrases qui nous viennent lesprit de manire spontane sont souvent longues. La syntaxe est parfois emprunte au langage parl, plus redondant que le langage crit. Nous avons, par exemple, tendance abuser des pronoms relatifs qui, que souvent inutiles, des constructions lourdes lorsque , tant donn que . La concision est lune des qualits premires de toute rdaction. Identifiez les lourdeurs lors de la relecture de votre travail et allgez votre texte. Ayez le rflexe de couper vos phrases. Elles peuvent contenir 8, 10, 15, 20, 22 mots. Trois lignes dactylographies (26/28 mots) constituent la limite ne pas dpasser. Une phrase plus longue, bien structure et ponctue, reste une exception. Exemple : Voici une phrase construite avec un pronom relatif inutile :

M. Heureux qui a t rcemment promu directeur du site de Chartres, est invit participer la runion. Supprimez qui et prenez garde la ponctuation : M. Heureux, rcemment promu directeur du site de Chartres, est invit participer la runion.

Choisissez un vocabulaire prcis, concret, positif Ce sont les mots simples courants, concrets, connus du lecteur qui frappent le plus. Rejetez les mots connotation ngative susceptibles de provoquer linquitude ou de heurter. Mieux vaut prfrer des termes courts, prcis des mots longs, abstraits ou des expressions vagues. Chaque fois que vous tes tent demployer un vocabulaire recherch ou un jargon professionnel, interrogez-vous sur sa pertinence. Chassez le verbe polysmique ( faire , avoir ) et traquez les rptitions. Le dictionnaire des synonymes, outil prcieux, vous aidera enrichir votre lexique. Exemple Indiquez une date, un dlai au lieu dutiliser une expression de temps imprcise. Ecrivez Ces bandes dessines vous parviendront sous 48 heures . plutt que Ces bandes dessines vous parviendront trs rapidement .

Corrigez la langue franaise Il nous arrive de trbucher sur une tournure, une graphie, une concordance des temps. Faut-il utiliser le subjonctif ou lindicatif aprs tel verbe ? sinterroge-t-on. Il est vrai que les nuances de la langue franaise peuvent drouter. Pour nous assister, les manuels de grammaire, les dictionnaires, les sites Internet fiables sont dun grand secours. Ne ngligeons pas la rvision de certaines rgles (laccord du participe pass, par exemple) ; elle savre, pour beaucoup dentre nous, indispensable. Employons-nous aussi supprimer de notre langage les improprits (paronymes, barbarismes, plonasmes) ainsi que les constructions verbales incorrectes : elles sont frquentes dans les crits professionnels. Exemple Soyez attentifs aux participes passs, prsent ou aux complments en dbut de phrase. Ecrivez : Intresss par vos produits, nous vous prions de nous faire parvenir votre catalogue . au lieu de : Intresss par vos produits, veuillez nous faire parvenir votre catalogue.

Les deux parties de la phrase doivent avoir le mme sujet. Or, ce nest pas le cas ci-dessus : le rdacteur (nous) est intress par le produit et le lecteur (vous) est sollicit pour envoyer le catalogue. Rgle de grammaire : llment en apposition se rapporte toujours au sujet du verbe conjugu de la phrase.

Nuancez votre expression Pour faire passer un message, il est ncessaire de sexprimer avec finesse . Il vous faudra, selon les cas, ragir avec souplesse, manifester votre comprhension, laisser deviner votre colre ou montrer de la rigueur et de la fermet Lincapacit trouver le ton juste est une difficult souvent exprime par les stagiaires en formation de communication crite. Vous devez donner une rponse ngative ? Nannoncez pas votre refus sans chercher attnuer votre propos. Efforcez-vous de trouver lexpression approprie susceptible de ne pas blesser votre destinataire. Amenez-le comprendre vos exigences et les raisons de votre dcision. Certains procds permettent de traduire votre pense avec tact et empathie. Exemple Vous souhaitez refuser daccder une demande urgente de la part dun client. Impliquez le lecteur grce lemploi de la 2me personne du pluriel ; prsentez ensuite vos contraintes de manire positive. Vous comprendrez quil nous est difficile de modifier notre planning de production. Tout changement aurait un impact sur le dlai de nos livraisons en cours Enrichissez votre style Le style professionnel sappuie sur la structure de base de la langue franaise : sobrit, clart, concision le caractrisent. Toutefois, veillez ce que votre langage ne soit pas dpouill pour autant. Des phrases trop brves ou trop simples lassent ; elles peuvent, en outre, produire un effet de froideur, de svrit. Donnez du rythme votre texte. Alternez des phrases de longueur diffrente ; rendez-les dynamiques grce lemploi des verbes daction. Ceux-ci traduisent votre pense avec prcision et apportent vivacit et nergie votre rcit. Utilisez des techniques pour varier la forme : vous supprimerez ainsi la monotonie engendre par des constructions identiques. Exemple Introduisez un sujet impersonnel dans un paragraphe au lieu de reproduire les mmes structures (sujet/verbe/complment). Il savre que cette solution prsente un grand nombre davantages. Au lieu de : Nous vous proposons cette solution qui prsente un grand nombre davantages.

Ponctuez correctement La ponctuation permet de marquer des pauses et de structurer le discours. Ses rgles sont rigoureuses : chaque signe a une fonction prcise et peut changer considrablement le sens de la phrase. Nhsitez-pas couper votre texte et mettre des points. Vrifiez la position des virgules : elles sont souvent mal places quand lordre de la phrase est boulevers. Quand cela est possible, allgez une expression lourde grce lemploi dun signe adquat. Songez, par exemple, utiliser les deux points pour exprimer la cause ou la consquence. Dans tous les cas, conformez-vous strictement aux rgles dusage : toute libert vous dessert et nuit la comprhension du texte.

Soignez la mise en page Avant de sattacher lire, le lecteur peroit le document dans sa globalit. Il faut donc quil ait envie de dcouvrir le message. Une prsentation are facilitera lidentification de lcrit, le reprage des points essentiels. Dlimitez bien vos paragraphes et privilgiez des titres motivants. Dans les longs documents, introduisez des lments visuels (tableaux, schmas, graphiques, photos) : les faits concrets, chiffrs sont plus convaincants et plus parlants que du texte. Personnalisez les en-ttes et les pieds de page. Veillez au choix des couleurs, au nombre de polices et la taille des caractres. Vous souhaitez que les yeux de votre lecteur sattardent sur votre crit ? Prservez-le de toute fatigue et cherchez des astuces pour retenir son intrt. 1. L e-mail Le courriel est devenu aujourdhui lcrit le plus frquent. Rdig trop rapidement, il prsente quelquefois des incorrections de langue, des fautes de style et dorthographe. Il est donc impratif dappliquer - comme pour tous les documents professionnels - des rgles prcises. Interrogez-vous sur la pertinence de votre envoi Il faut dabord rsister la facilit de lenvoyer tout propos sans sassurer du bien fond de sa transmission. Evitez donc de polluer la messagerie de votre lecteur et soyez attentif ses attentes. Crer un seul e-mail complet et clair est plus pertinent quadresser des messages frquents ou de nombreuses copies. Choisissez un titre percutant Le courrier lectronique est direct. Il permet daller droit au but grce un change simple, rapide. La concision et la clart sont de rigueur ds la rdaction de lobjet. Celui-ci sert dintroduction. Linternaute doit connatre en quelques secondes le contenu du message. Souvenez-vous quune dizaine de messages ou plus lattendent. Facilitez-lui la tche : une phrase synthtique est prfrable un titre trop gnrique et imprcis. Formulez un message correct, concis et direct Quant au texte, il doit tout dire en peu de mots. Les informations principales seront donc contenues ds les premires lignes. Il sagit de mettre en avant lessentiel et dvoquer ensuite les dtails, les explications. Pour capter et retenir lattention de linternaute - moins attentif que le lecteur dun document papier - des phrases courtes et pertinentes augmentent

lefficacit du message. Prenez le temps de vous relire : veillez corriger lorthographe et liminer les improprits. Nabusez pas des abrviations et renoncez au style tlgraphique. Restez courtois Concision et efficacit ne riment pas pour autant avec duret ou impolitesse. Noubliez pas les formules de politesse qui demeurent indispensables dans la rdaction professionnelle. Courtes et conviviales, elles peuvent se limiter un mot ou un groupe de mots ( bonjour au dbut du texte ou cordialement Bonne journe avant la signature) ; elles ne sont jamais supprimes sous prtexte que lchange est dpourvu de formalisme. Arez votre texte Renoncez galement crire des messages trs condenss. Un texte trop long et compact nuit la clart et la comprhension. Lidal est de rdiger un paragraphe distinct par sujet. Tapez votre texte de manire faire figurer la totalit du message lcran. Insrez des titres et laissez des marges, si ncessaire. 2. La lettre professionnelle Plus officielle que le courriel, la lettre professionnelle traite de sujets multiples : entrer en relation avec un client, expliquer une dmarche, souscrire une assurance, rclamer la suite dune erreur, prsenter des excuses Cependant, quel que soit lobjectif de la lettre, cest un crit clair, convaincant et adapt au destinataire qui suscitera lintrt. Respectez les rgles de prsentation Lassociation franaise de normalisation dfinit les rgles de disposition de la lettre (norme AFNOR NF Z11-001). La prsentation amricaine (bloc du texte align sur la gauche) lemporte aujourdhui sur la prsentation franaise (alina en dbut de paragraphe). Alors quun certain nombre de mentions sont obligatoires (les coordonnes de lentreprise mettrice, ladresse du destinataire, la date, la signature de lmetteur) dautres (les rfrences, ) relvent de la pratique professionnelle. La formule dappel ( Monsieur , cher Confrre) est toujours reprise, en fin de lettre, dans la formule de politesse. Prfrez dans cette phrase finale une formulation simple plutt que des expressions trop formelles ou pompeuses. Structurez votre crit Pour tre bien comprise par le destinataire, la lettre doit faire apparatre les tapes du raisonnement, larticulation logique du discours. Le plan remplit ce rle. Il facilite la comprhension, permet lenchanement des ides ou des arguments. Le schma chronologique (pass, prsent, futur) est le plus frquemment adopt dans les lettres courantes en entreprise. Un autre plan, appel SPRI (Situation, Problme, Rsolution, Information), est recommand pour laborer des lettres complexes. La lisibilit est aussi favorise par une succession de paragraphes bien dfinis. Adoptez le ton juste Selon la nature de la relation avec le destinataire, le contexte, le contenu, il incombe au rdacteur de sexprimer avec justesse. Il sagit pour lui dadopter le ton appropri la situation c'est--dire dintroduire dans son langage des nuances. Certains mots ou expressions peuvent attnuer les propos, les adoucir ou au contraire les durcir . Quelques procds permettent aussi - par un effet de style - dvoquer rigueur, surprise, mcontentement ou, au contraire, courtoisie et amabilit.

Exemples : Le recours lexpression nous regrettons vivement au lieu de nous regrettons met en vidence lempathie du rdacteur et la nature des relations cordiales entretenues avec le lecteur. Lusage du conditionnel, mode de la politesse ( nous souhaiterions , nous nous verrions dans lobligation ), souligne la bienveillance lgard du destinataire. Variez le style de vos phrases Une lecture critique de votre crit vous aidera identifier vos maladresses. Prenez garde la longueur des phrases, labus des pronoms relatifs qui, que , aux formes lourdes, aux tournures du langage parl. Interrogez-vous sur lexactitude et le choix des mots employs. Ds quune rptition est repre, le recours aux synonymes est un excellent rflexe. Il est galement impratif de veiller aux constructions des phrases. Assurez-vous quelles sont correctes et quelles nengendrent pas la monotonie. Pour varier le style, il suffit quelquefois dutiliser des structures diffrentes, de changer la position de certains complments (en tte, au milieu ou en fin de phrase). Les verbes jouent aussi un rle important dans le rythme de la phrase ; employs au prsent ou au futur de lindicatif, ils donnent plus de vivacit au texte. Exemple : Il est judicieux de remplacer un sujet la 1re personne du pluriel nous (trop souvent rpt) par un nom la 3me personne du singulier : Notre quipe sera heureuse de vous apporter son savoir faire au lieu de nous serons heureux de vous apporter notre savoir faire . 3. La note Trs courante, la note est un crit interne lentreprise. Elle prsente une information (note dinformation) ou donne un ordre clair, prcis (note de service). Elaborez un document clair et bref La note est un document court, constitu le plus souvent dune page. Elle ne contient quun seul sujet. Sa mise en page respecte les normes de prsentation AFNOR. Outre les mentions habituelles (date, objet), il convient de faire figurer la liste de destinataires, le nom du service metteur, la qualit et la signature du rdacteur. Clart, prcision, concision sont ses caractristiques principales. Le sujet trait est clairement mentionn dans la rubrique objet . Le ton est mesur mais courtois. Aucune formule dappel ni formule de politesse nest utilise. Mettez en valeur linformation la plus importante Adoptez un plan en entonnoir selon lequel linformation prioritaire est exprime au dbut du document. Les consignes, les modes dapplication ou informations secondaires sont indiqus ensuite par ordre dimportance. Il est conseill daccorder une attention toute particulire la formule de conclusion. Des notes trop sches sont mal perues par leurs destinataires. Et cest prcisment dans la

dernire phrase que le rdacteur peut appeler lattention du lecteur, limpliquer dans la dmarche mettre en uvre, lui tmoigner du respect et susciter son adhsion. Adoptez le style appropri la forme du document Quand elle transmet une instruction, la note de service peut tre adresse directement au(x) destinataire(s) ou destine laffichage. Des tournures impersonnelles peuvent alors tre employes. En revanche, un style plus direct est possible dans la note dinformation lorsque celle-ci concerne des collaborateurs. 4. Le compte rendu Souvent considr comme fastidieux lire ou contraignant rdiger, le compte rendu est pourtant un document interne trs utile. Sa ralisation ncessite un esprit de synthse, une relle implication et une bonne connaissance du sujet trait. Informez de manire objective et fidle quel que soit le type de compte rendu Le compte rendu a pour but dinformer. Ses principales caractristiques sont lobjectivit et la fidlit des propos ou des faits voqus. Il tmoigne, garde une trace du pass. En tant que rdacteur, vous ne vous impliquez jamais. Vous vous contentez de retracer de manire neutre les lments restituer. Selon le contexte, le compte rendu peut relater un vnement (un accident, une mission, une visite, un entretien) ou rendre compte dune activit (relative une entreprise, un service, un secteur) sur une priode prcise. Dans ces deux cas, vous pourrez vous accorder toute libert dans la construction et la prsentation. Toutefois, lorsque vous rapporterez les propos dune runion, vous raliserez un compte rendu dont la forme est plus dfinie. Rdigez le compte rendu de runion le plus pertinent Le compte rendu de runion fait suite une prise de notes. Il sadresse aussi bien aux prsents quaux absents et prsente lavantage de crer une synergie lintrieur dune quipe. En fonction de la nature de la runion, du volume dinformations retranscrire, de la prcision souhaite, vous pouvez opter entre plusieurs types dcrits : le compte rendu analytique Les dbats sont prsents de manire chronologique (dans lordre dans lequel ils se droulent). Votre rle est de mettre en lumire lopinion de chaque participant. Selon les cas, vous serez amen retranscrire les interventions individuelles presque intgralement ou les rsumer. le compte rendu thmatique La restitution des dbats est organise par thmes. Ce sont les faits et les consquences relatifs au sujet qui sont mis en vidence. Votre fonction de rdacteur consiste effectuer le travail de synthse pour le lecteur. Aidez-le saisir rapidement les points majeurs ! le compte rendu synoptique Un tableau (de 3 ou 4 colonnes maximum) prsente les lments des dbats et les dcisions/conclusions pour chacun des thmes voqus. Vous donnerez au destinataire de votre crit une vision densemble dune situation. > Aujourdhui un certain nombre dentreprises diffusent galement un compte rendu synoptique peu de temps aprs la runion. La brivet caractrise cet crit. Il sagit, pour

vous, de confirmer les lments clefs (actions, personnes concernes, dates) avant de raliser et distribuer un document dtaill. Restituez les informations avec clart et prcision Noubliez pas que vous devez formuler des phrases partir de notes prises dans un contexte oral. Le recueil de linformation au cours de la runion est un exercice ardu : structurez-le pour faciliter votre dmarche. Vous rdigerez, ensuite, un texte dtaill ou succinct, en fonction de votre objectif. Employez le verbe exact pour exprimer lavis, lapprobation, loppositiondu participant. Traduisez la substance des propos dans une synthse complte. Utilisez alors des titres qui dveloppent lide majeure du paragraphe. Dans la premire page du document, vous indiquerez toutes les mentions principales ncessaires lidentification du compte rendu : la date, lordre du jour, les participants (prsents, absents, excuss). Vous pourrez ajouter dautres lments, si ncessaire (lieu, nom du rdacteur, date de la prochaine runion). Veillez respecter les rgles de lisibilit et soigner la forme de lcrit. 5. Le procs verbal Le terme procs verbal est souvent utilis - dans lentreprise - pour qualifier un compte rendu ou vice versa. Ces deux crits revtent, en effet, de nombreuses similitudes. Cependant, une diffrence les spare : le procs verbal est un document officiel. Sachez distinguer le procs verbal du compte rendu Le procs verbal a pour but dinformer, de retracer de manire dtaille et chronologique les propos tenus lors dune runion, dune assemble gnrale. Il est employ aussi pour constater des faits. Il prsente les mmes caractristiques que le compte rendu, savoir, neutralit et fidlit. Toutefois, il sagit dun document exhaustif et authentifi. Il constitue, en effet, un vritable tmoignage et peut servir de preuve devant les juridictions de droit public ou priv. Il doit galement faire lobjet dune approbation de la part des participants ou de leurs reprsentants. Veillez indiquer toutes les mentions obligatoires Pour que le document ait une valeur officielle, vous devez imprativement faire apparatre les lments suivants : - le nom et prnom du rdacteur appel rapporteur ; - lordre du jour (runion) ou lobjet (accident) ; - les noms et prnoms des participants ou des tmoins ; - le lieu, la date, lheure douverture et de fermeture de la sance ; - le nom et la qualit du prsident de sance, - le nom et la qualit du ou des secrtaires ; - le nom des participants, excuss, absents et reprsents ou des tmoins ; - la signature du ou des secrtaires de sance ; - le timbre. 6. Le rapport Le rapport est un document interne. Il communique le rsultat dune tude, dune enqute et dbouche sur un avis motiv ou sur des propositions. Ralisez un document fort et personnel

Il sagit dun crit difficile concevoir et qui exige un rel investissement. Il ncessite un temps de travail important, de la rflexion, de la maturit. Le plus souvent, le destinataire auquel il sadresse (autorit hirarchique ou collaborateur) se prpare valider un projet ou prendre une dcision. A la diffrence du compte rendu impartial et informatif, le rapport est un document qui implique le rdacteur : son objectif est de convaincre. Vous-mme tes dans laction et non plus dans lcoute et le recul. Intressez-vous aux attentes du lecteur. Sachez exprimer votre point de vue, appuyez-vous sur des arguments solides et personnels, proposez des solutions. Adoptez une mthodologie La technique littraire utilise est celle de la dissertation (introduction, dveloppement, conclusion). Quel que soit le type de plan utilis, la dmarche densemble met en vidence : - lexpos de la situation ( vous dcrirez de faon documente et prcise les faits) - lanalyse du problme pos ( vous porterez un regard critique sur la situation [causes, consquences, enjeux]) - lnonc de propositions ( vous vous engagerez sur le choix des solutions prconises). Construisez votre argumentaire Largumentation est stratgique dans le rapport : le but est demporter ladhsion. Votre raisonnement sera clair si les arguments qui jalonnent le dveloppement seront avancs selon un ordre logique lintrieur de paragraphes bien dcoups. Vous devez vous interroger sur ceux qui sensibiliseront votre destinataire. Il en existe plusieurs types comme, par exemple, le rapport de ressemblance entre deux ralits, le symbole, le fait concret. Ce dernier qui met en valeur votre connaissance du terrain est dune grande efficacit. Limpact de votre message sera renforc si vous ralisez des paragraphes courts dont lide majeure apparat clairement. Introduisez des titres et des sous titres percutants qui favorisent la comprhension. Ayez recours aux schmas, tableaux, photos, dessins, graphiques pour illustrer votre texte. Une prsentation attractive vous aidera galement atteindre vos objectifs.