A Gesto de Documentos na Cmara Municipal de Lisboa estudo de caso

Natlia Maria Antnia Grupo de Trabalho de Arquivos Correntes Diviso de Gesto de Arquivos

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Objectivos da interveno Partilhar a nossa experincia; Breve anlise:

Que fizemos e como fizemos; Dificuldades encontradas; Solues encontradas; Que falta fazer; Desafios.
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Pontos a desenvolver:
Consideraes prvias Elementos de um Sistema de Gesto de Documentos (SGD) Consciencializao da necessidade de um SGD na CML Primeiros passos e dificuldades encontradas Estratgias para ultrapass-las Gesto da mudana factor de sucesso Consideraes finais Bibliografia

1. 2. 3. 4. 5.

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Consideraes prvias (I)

Gesto de Documentos
Decreto-lei n. 16/93, de e 23 de Janeiro, Cap. II, Artigo 13. Entende-se por gesto de documentos o conjunto de operaes e procedimentos tcnicos que visam a racionalizao e a eficcia na criao, organizao, utilizao, conservao, avaliao, seleco e eliminao de documentos, nas fases de arquivo corrente e intermdio, e na remessa para arquivo definitivo. NP 4438-1, 3.11 Gesto de documentos de arquivo Campo da gesto responsvel por um controlo eficiente e sistemtico da produo, recepo, manuteno, utilizao e destino dos documentos de arquivo, incluindo os processos para constituir e manter prova e informao sobre actividades e transaces.

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Consideraes prvias (II)

Sistema de Gesto de Documentos
Decreto-Lei n. 16/93, de e 23 de Janeiro, Cap. II, Artigo 14. Compete aos servios de origem, de acordo com a poltica adoptada, a implantao de sistemas de gesto de documentos, garantindo-lhes e provendoos de instrumentos, recursos e infra-estruturas de apoio ao funcionamento dos referidos sistemas. NP 4438-1, 3.18 Sistema de arquivo Sistema de informao que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo. Sistema arquivstico Los componentes del Sistema Archivstico son tres: un marco normativo o regulador, los recursos tanto humanos como materiales necesarios para el correcto funcionamiento del sistema y finalmente un programa definido de actuacin archivstica.[1]
[1] Llans Sanjuan, Joaquim et al. (2006): Buenas prcticas en gestin de documentos y archivos. Manual de normas y procedimientos archivsticos de la Universidad Pblica de Navarra. Pamplona: Universidad Pblica de Navarra, p. 17.

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1. Elementos de um Sistema de Gesto de Documentos (SGD) (I)

Subsistemas representam o ciclo de vida dos documentos:

Arquivos de oficina ou de gesto; Arquivo intermdio; Arquivo histrico ou definitivo.

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1. Elementos de um Sistema de Gesto de Documentos (SGD) (II)

Instrumentos funcionais - desenvolvem as funes especficas da gesto de documentos: Controlo de documentos; Classificao e ordenao; Descrio; Instalao e armazenamento nos depsitos (ou repositrios); Avaliao, seleco e eliminao; Transferncia de documentos; Programa de documentos essenciais; Programa de preveno de desastres.

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1. Elementos de um Sistema de Gesto de Documentos (SGD) (III) Instrumentos normativos estabelecem o marco em que se desenvolve a gesto de documentos desde duas perspectivas: a regulamentar e a de procedimentos. Regulamento do Sistema de Gesto de Documentos e Arquivo; Manual de Procedimentos.

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1. Elementos de um Sistema de Gesto de Documentos (SGD) (IV) Instrumentos operativos - asseguram o funcionamento do sistema: Formao dos utilizadores; Quadro de interlocutores em todos os servios para estabelecer a ligao com o sistema e o apoio e a envolvncia dos utilizadores desde o incio.

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2. A consciencializao da necessidade de um SGD na CML

Projecto de Modernizao Administrativa (20032004) Projecto de Avaliao, a Seleco e Eliminao de Documentos (2004 -.) Demonstrao da necessidade de uma atitude proactiva.

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3. Primeiros passos e dificuldades encontradas (I) Projecto de interveno nos Arquivos Correntes (Outubro de 2005-.)

Projecto de Informao e Gesto Documental na CML (Junho de 2006-.)

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3. Primeiros passos e dificuldades encontradas (II)

Metodologia seguida a proposta pela NP 4438-2:

Efectuar investigao preliminar; Efectuar anlise funcional; Identificar requisitos de documentos de arquivo; Avaliar os sistemas existentes; Identificar estratgias para cumprimento dos requisitos dos documentos de arquivo; F: Desenhar o sistema de arquivo; G: Implementar o sistema de arquivo; H: Efectuar controlo, ajustamento, reviso.

A: B: C: D: E:

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3. Primeiros passos e dificuldades encontradas (III)

Grupo 1: Dificuldades inerentes instituio:

1. 2.

3.

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5.

Dimenso e complexidade do Municpio de Lisboa; Falta de interesse por parte dos responsveis dos servios pelas questes da gesto dos documentos e arquivo; Designao dos interlocutores por parte dos responsveis dos servios; Conhecimentos insuficientes em matria de gesto de documentos quer dos responsveis dos servios quer por parte dos interlocutores designados; Grande resistncia mudana.

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3. Primeiros passos e dificuldades encontradas (IV)

Grupo 2: Dificuldades relacionadas com a inexperincia dos arquivistas

Diversidade da terminologia utilizada por arquivistas, informticos e pelos prprios servios; Identificao das sries documentais; Elaborao de um Quadro de Classificao funcional: foi muito difcil ter sempre em conta que a terminologia deriva das funes e das actividades, no da designao das unidades organizativas. [1] Incorporao de um Quadro de Classificao aplicao informtica; Incorporao de assuntos classificao. A inexistncia de um Manual de Procedimentos no momento do arranque. [1] Cruz Mundet, J. R. (2006) La gestin de documentos p. 200.

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4. Estratgias para ultrapass-las Atravs da correco sistemtica dos erros cometidos: Repetio do levantamento das sries no servios, comeando pelo prprio servio de arquivo; Levantamento exaustivo dos procedimentos, processos de negcio e dos fluxos dos documentos; Levantamentos dos prazos de reteno e destino dos documentos (conservao ou eliminao); Elaborao de Manual de Procedimentos.

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5. Gesto da mudana factor de sucesso Necessria mudana transversal: A nvel do posicionamento do Arquivo Municipal; A nvel dos arquivistas; A nvel dos servios. Como consegui-la? Envolvendo todos os intervenientes. Divulgao em todas as fases do projecto; Formao a todos os nveis; Acompanhamento de psiclogos.
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Consideraes finais (I)

Gesto de Documentos deve ser considerada: Estratgica no mbito da modernizao administrativa e da qualidade. No basta conhecer os procedimentos e os documentos resultantes necessria a sua simplificao.

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Consideraes finais (II)

Gesto de Documentos deve ser considerada: Transversal diz respeito a toda a organizao. Mas pressupe uma correcta definio de responsabilidades. Multidisciplinar arquivistas, informticos, juristas, dirigentes, psicologia organizacional, formadores especializados, todos os funcionrios; Correcta utilizao das Tecnologias meio para alcanar os objectivos estratgicos.

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Bibliografia
Cruz Mundet, J. R. (2001): Manual de Archivstica, Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez. Cruz Mundet, J. R. (2006): La gestin de documentos en las organizaciones, Madrid: Pirmide. Llans Sanjuan, J. et al. (2006): Buenas prcticas en gestin de documentos y archivos. Manual de normas y procedimientos archivsticos de la Universidad Pblica de Navarra. Pamplona: Universidad Pblica d e Navarra. Llans Sanjun, J. (2001): Sistemas archivsticos y gestin de documentos, en Actas (Recurso electrnico) del XIV Congreso Internacional de Archivos, Sevilla, 2000. Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte. Roberge, M. (2002): Lessentiel de la gestion documentaire, Qubec: Gestar. Smith, K. (2007): Public sector records management: a practical guide, Hants: Ashgate. Smith, K. (2008): Planning and Implementing Electronic Records Management, en XVI Congress of International Council of Archives, Kuala Lumpur, disponivel na Web: http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/sessions/planning-and-implementingelectronic-records-management

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Muito obrigada pela ateno!

http://arquivomunicipal.cm-lisboa.pt Contactos: Institucional: natalia.antonia@cm-lisboa.pt Pessoal: natalinha23@yahoo.es

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