Manual de Archivo

Minimanual N 1
TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Nstor Zamudio y Nelson Poveda
Directrices bsicas e instructivas para la elaboracin del proceso archivstico
Cupotrans Help Logistic S. A. S.
Calle 20 N 68 - 23 (1) 742 32 88 18/01/2013
18 de enero de 2013 2 MINIMANUAL No 1
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 3 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
MINIMANUAL No 1
TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Son Las directrices bsicas e instructivas para la elaboracin del proceso archivstico
DESARROLLADO POR: Nstor Gabriel Zamudio Bermdez y Nelson Poveda Crdenas

desarrollado por JULIA GODOY, IMELDA LPEZ, CLARA CASILIMAS Y OTROS para el AGN INCLUYE 12 ANEXOS IMPORTANTES SOBRE LA REGLAMENTACIN DE ARCHIVO
MMXIII Cupotrans Help Logistic S. A. S. Bogota Colombia
18 de enero de 2013
Basndose en el minimanual
18 de enero de 2013 4 MINIMANUAL No 1
Tabla de Contenido
INTRODUCCIN ________________________________________________________ 9
Marco Legal _________________________________________________________________ 11
Constitucin Poltica de Colombia ____________________________________________________ 11 Ttulo I de los Principios Fundamentales _____________________________________________ 11 Ttulo II de Los Derechos, Las Garantas y Los Deberes. ________________________________ 11 Ley 594 del ao 2000 ________________________________________________________________ 12
Tablas de retencin Documental (T. R. D.) __________________________________ 15

DEFINICIN E IMPORTANCIA ______________________________________________ 15 CONCEPTOS _______________________________________________________________ 16 PRINCIPIOS BSICOS ______________________________________________________ 20 PROCESOS TCNICOS ______________________________________________________ 21
Identificacin ______________________________________________________________________ 21 FONDO SECCIN SUB-SECCIN _________________________________________________ 21 Valoracin _________________________________________________________________________ 21 La Valoracin en el ciclo vital ______________________________________________________ 22 Seleccin __________________________________________________________________________ 22 Eliminacin ________________________________________________________________________ 23
PASOS METODOLGICOS PARA LA ELABORACIN Y APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL ____________________________________ 24
Investigacin preliminar sobre la institucin ____________________________________________ 24 1. 2. Compilacin de la informacin institucional _____________________________________ 24 Entrevista con los productores de los documentos de la institucin. (Ver anexos 10 y 10.1) 24 Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada___________________________________ 24 Elaboracin y presentacin de las Tablas de Retencin Documental ________________________ 24 Aplicacin _________________________________________________________________________ 25
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ____________________________________ 27

DEFINICIN E IMPORTANCIA ______________________________________________ 27
Archivo de gestin o de oficina _______________________________________________________ 27 Archivo central o intermedio _________________________________________________________ 28 Archivo histrico o permanente ______________________________________________________ 28
REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS ______________________ 28 PREPARACIN FSICA DE LA DOCUMENTACIN ___________________________ 29
18 de enero de 2013
6 Tabla de Contenido Limpieza de la documentacin _________________________________________________ 29

Eliminacin de material metlico _____________________________________________________ 29 Identificacin del material afectado por biodeterioro. ____________________________________ 29 Revisin y Foliacin ________________________________________________________________ 30 Unidades de conservacin y realmacenamiento. ________________________________________ 30 Cajas ___________________________________________________________________________ 31 Carpetas ________________________________________________________________________ 31 Amarre _________________________________________________________________________ 32 Embalaje. _______________________________________________________________________ 32
Bibliografa__________________________________________________________________ 35
ANEXO 1 _______________________________________________________________ 37
LEY 594 de Julio 14 de 2000 ____________________________________________________ 37
Anexo 2 ________________________________________________________________ 53 Anexo 3 ________________________________________________________________ 55 Anexo 4 ________________________________________________________________ 59 Anexo 5 ________________________________________________________________ 61 Anexo 6 ________________________________________________________________ 65 Anexo 7 ________________________________________________________________ 67 Anexo 8 ________________________________________________________________ 69 ANEXO 8.1 _____________________________________________________________ 71
INSTRUCTIVO FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL __________ 71
Anexo 9 ________________________________________________________________ 75
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL ______________________________ 75 18 de enero de 2013 ANEXO 9.1 __________________________________________________________________ 80
INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL __________________________ 80
ANEXO 10 ______________________________________________________________ 85
ANEXO 10.1 _________________________________________________________________ 87
INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIN __________________________ 87
ANEXO 11 ______________________________________________________________ 89
REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE LA TABLA DE RETENCION _______ 89
ANEXO 12 ______________________________________________________________ 91
FORMATO DE ELIMINACIN EN ARCHIVO DE GESTIN Y CENTRAL________ 91
18 de enero de 2013
8 Tabla de Contenido
18 de enero de 2013
INTRODUCCIN
Desde la promulgacin de la ley 80 de 1989, la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental (T. R. D.) ha sido una de las preocupaciones constantes tanto para el Archivo General de la Nacin de Colombia, ente rector de la poltica archivstica, como para los archivos de los Organismos Nacionales y para aquellos que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos. La Junta Directiva del Cupotrans Help Logistic S. A. S., en afanes de mejorar la calidad de la gestin documental, fij un plazo de diez das para la presentacin de las T. R. D. de las dependencias productoras de documentos. Para realizar este trabajo la entidad busc la colaboracin de un asesor, para lograr as dar cumplimiento a los requerimientos de la Junta Directiva. El minimanual tiene como objetivo servir de apoyo a los funcionarios de archivos de la administracin, haciendo un resumen significativo de lo que es el proceso archivstico, para normalizar los procesos archivsticos relacionados con la gestin documental. Como objetivos especficos se sealan los siguientes: Dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000, en torno a Tablas de Retencin y Transferencias Documentales. Precisar conceptos relacionados con los procesos de identificacin, valoracin, seleccin y eliminacin documentales, entre otros. Promover la elaboracin y aplicacin de Tablas de Retencin en cada entidad. Racionalizar y Regular los procesos de Transferencias Primarias y Secundarias. Facilitar las labores de organizacin fsica de la documentacin histrica tanto para el embalaje como para la ubicacin en los depsitos del Archivo General de la Nacin cuando fuere del caso. Este manual incluye tres temas: 18 de enero de 2013 Tablas de Retencin Documental: Se sealan las bases legales, las pautas y los procedimientos para su elaboracin y presentacin. Incluye, adems, una lista de trminos asociados con la administracin de documentos, algunos de los cuales no estn contemplados en el Reglamento General de Archivos. Transferencias Documentales: Se precisa este concepto relacionndolo con las diferentes fases de archivo (gestin, central e histrico) destacando la responsabilidad del archivo central para liderar la administracin de documentos en cada entidad. Tambin se sealan
10 INTRODUCCIN los procedimientos a seguir con miras a realizar la transferencia y tratamiento fsico de la documentacin para garantizar su conservacin. Anexos: Se incluyen, en primer lugar, la Ley 594 de 2000, el Decreto 1382 de 1995, los Acuerdos 8, 9, 11 y 12 de 1995 y los Acuerdos 002 y 006 de 1996 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin y, en segundo lugar, algunas propuestas de formatos e instructivos, que pueden diligenciarse en el proceso de elaboracin de las Tablas de Retencin y de las Transferencias Documentales. Este documento fue preparado por Nstor Gabriel Zamudio Bermdez y Nelson Poveda Crdenas, con la colaboracin de otros funcionarios, adems del apoyo constante de la Junta Directiva de Cupotrans Help Logistic S. A. S.
18 de enero de 2013
Marco Legal
Constitucin Poltica de Colombia Ttulo I de los Principios Fundamentales ARTCULO 8: "Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nacin". Ttulo II de Los Derechos, Las Garantas y Los Deberes. Captulo I de Los Derechos Fundamentales ARTCULO 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas. En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y dems garantas consagradas en la Constitucin. La correspondencia y dems formas de comunicacin privadas son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspeccin, vigilancia e intervencin del Estado podr exigirse la presentacin de libros de contabilidad y dems documentos privados, en los trminos que seale la ley". ARTCULO 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial..."

ARTCULO 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin..."

18 de enero de 2013
12 INTRODUCCIN
Captulo II De Los Derechos Sociales, Econmicos y Culturales ARTCULO 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable". Adems de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que hacen relacin al manejo de los documentos como: LEY 80 DEL 22 DE DICIEMBRE DE 1989: "Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones." DECRETO 1777 DE 1990. Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sobre adopcin de sus Estatutos. ACUERDO 07 DEL 29 DE JUNIO DE 1994. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos. ACUERDO 09 DEL 18 DE OCTUBRE DE 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin "Por el cual se reglamenta la presentacin de la Tablas de Retencin Documental al Archivo General de la Nacin, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995." ACUERDO 12 DE 18 DE OCTUBRE DE 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin "Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora." LEY 190 DE 6 DE JUNIO DE 1995. Estatuto Anticorrupcin. Artculo 27: "El Cdigo Penal tendr un artculo con el nmero 148A, del siguiente tenor: Utilizacin indebida de informacin privilegiada. El servidor pblico o el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u rgano de administracin de cualquier entidad pblica o privada 18 de enero de 2013 que haga uso indebido de informacin que haya conocido por razn o con ocasin de sus funciones, con el fin de obtener provecho para s o para un tercero, sea una persona natural o jurdica, incurrir... " Ley 594 del ao 2000 ARTCULO 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la funcin archivstica son los siguientes: Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 13 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES recuperable para su uso de la Administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la Ley. Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. ARTCULO 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin. ARTCULO 18. Capacitacin para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y reas relacionadas con su labor. 18 de enero de 2013
14 INTRODUCCIN ARTCULO 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. ARTCULO 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente. ARTCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental. ARTCULO 26. Inventario Documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin
Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
ARTCULO 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades 18 de enero de 2013 administrativas y ordenar las medidas pertinentes. ARTCULO 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, Acuerdo 039 del AGN Elaboracin y Aplicacin de T. R. D. Acuerdo 042/2002 del AGN Organizacin de los archivos
Tablas de retencin Documental (T. R. D.)

DEFINICIN E IMPORTANCIA
Las Tablas de Retencin Documental (T. R. D.) son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada ciclo vital de los documentos. La Administracin se ver beneficiada con la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental ya que estas: Facilitan el manejo de la informacin Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados. Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin Documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Ayudan a controlar la produccin y trmite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin. 18 de enero de 2013
16 Tablas de retencin Documental (T. R. D.)
CONCEPTOS
Actividad administrativa . Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trmites reglados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. Administracin de Archivos. Son operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la Planeacin, Direccin, Organizacin, Control, Evaluacin, Conservacin, Preservacin y Servicios de todos los archivos de una Institucin. Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Asiento. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin. Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa. Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. Clasificacin Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin) de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad. Comit asesor. Grupo de especialistas en el campo de la archivstica y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como tcnicos. Comit de archivo. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. 18 de enero de 2013 Depuracin. Operacin por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es anlogo a la seleccin natural. Destruccin de Documentos Vase: Eliminacin de Documentos.
no estn incluidos en el Reglamento General de Archivos o estando registrados en l, se emplean con alcances diferentes
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 17 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Documento Activo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos. Documento de apoyo. Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Documento Esencial (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia institucional. Documento Facilitativo. Es aquel de carcter administrativo comn a cualquier institucin y que cumple funciones de apoyo. Documento Inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. Documento Semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional. Disposicin final de documentos. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin con miras a su conservacin permanente, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o microfilmacin. Eliminacin de Documentos. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. 18 de enero de 2013 Gestin de Archivos Vase: Administracin de Archivos Gestin Documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
no estn incluidos en el Reglamento General de Archivos o estando registrados en l, se emplean en con alcances diferentes
18 Tablas de retencin Documental (T. R. D.) Muestreo. Operacin por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos, topogrficos, temticos, entre otros. Pieza Documental. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Produccin Documental. Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Registro de entrada. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada. Seleccin Documental. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin, por medio de muestreo. Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Subserie Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto. Tablas de Retencin. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las Tablas de Retencin pueden ser generales o especficas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin, tambin conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, 18 de enero de 2013 Memorandos o Directivas Presidenciales. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clnicas, Actas de Sesiones del Congreso. Desde el punto de vista de la Diplomtica los documentos en su estructura son generales, pero desde el punto de vista del contenido son especficos. Por ejemplo: Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva. Tipo documental. Unidad documental simple. (Vase: Pieza Documental).
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 19 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Unidad Administrativa. Unidad tcnico-operativa de una institucin. Unidad Archivstica. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica, entre otras: un expediente. Vase: Expediente Unidad de conservacin. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservacin, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo. Unidad Documental. Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Valoracin Documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
18 de enero de 2013
PRINCIPIOS BSICOS
La elaboracin de las Tablas de Retencin Documental debe basarse en la estructura orgnico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la informacin. Los perodos de retencin y disposicin final de la documentacin son fijados en la Tabla de Retencin. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentacin ante las instancias correspondientes. En todo caso el tiempo de retencin previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retencin Documental, avaladas por el Comit de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, debern difundirse en todas las dependencias de la Institucin, con una gua explicativa a fin de facilitar su comprensin, aplicacin y actualizacin.
18 de enero de 2013
PROCESOS TCNICOS
El desarrollo de los principios bsicos a nivel operativo se inicia con los procesos tcnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestin documental: Identificacin, Valoracin, Seleccin y Eliminacin. Los dos primeros preceden la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental y los dos ltimos son su resultado. A continuacin se detalla cada uno. Identificacin La identificacin
permite
reconocer
la
procedencia,
caracterizar
describir
la
documentacin motivo de anlisis. Como ya se anot, la identificacin de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgnico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificacin, permitir ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir. La identificacin puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripcin, as: FONDO SECCIN SUB-SECCIN Debe partirse del FONDO identificndolo con toda la documentacin producida por la entidad, pasando por la SECCIN y SUB-SECCIN que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango. Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerrquicos se descender al nivel documental: { La SERIE est constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. As mismo, las series constituyen la unidad bsica de valoracin porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas. Valoracin El objetivo de la Valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. 18 de enero de 2013
22 Tablas de retencin Documental (T. R. D.) La Valoracin en el ciclo vital Pueden existir criterios generales para la Valoracin, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la produccin documental. Estos criterios permitirn determinar si un documento est en su fase activa, Semiactivo o inactiva. Las dos primeras fases hacen relacin a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS. En la primera etapa del proceso de valoracin -establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentacin como los archivistas, apoyados por expertos en las reas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participacin de productores, archivistas e historiadores. En un sistema integrado de archivos, la valoracin debe realizarse desde dos perspectivas: La del organismo productor, que se llevar a cabo desde el Archivo Central correspondiente. La de la Administracin General coordinada por el Archivo General de la Nacin con la participacin activa de todos los archivos centrales de las Entidades Nacionales, apoyados por comisiones del organismo que produjo los documentos. Seleccin La Seleccin es el proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio del muestreo. La seleccin documental permite: 18 de enero de 2013 Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administracin o por el usuario externo. Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora. Reducir costos en espacio, tiempo y materiales. Garantizar la conservacin documental.
La seleccin es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el mbito administrativo. El trabajo de seleccin requiere un conocimiento amplio de la institucin productora de los documentos. Por esta razn, es conveniente plantear programas de archivos sectoriales que incluyan, de una parte, la documentacin administrativa (historia laboral, nminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, rdenes de pago) y la documentacin
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 23 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES misional, especfica o caracterstica que refleje las funciones de la entidad (licencias ambientales -Ministerio del Medio Ambiente-; historias clnicas -hospitales, clnicas- etc.). Si bien es cierto que no hay una norma general de seleccin se pueden sealar algunos elementos indispensables para abordar este proceso: La seleccin puede aplicarse a documentacin que ha perdido su vigencia. La seleccin debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series. La seleccin se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservacin total. Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a travs de muestreo. Los procesos de identificacin, valoracin y seleccin documental permiten establecer qu documentos deben ser eliminados. Eliminacin Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. La decisin de eliminar documentos, si no est establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comit de archivo de cada entidad. Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos inactivos que han sido de antemano sealados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retencin. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente Tabla de Retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo estipulado al respecto transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestin transfieren al central y este al histrico. En todos los casos deber levantarse un acta acompaada de su respectivo inventario (Ver anexos 12 y 13 ) 18 de enero de 2013 Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparacin de las
PASOS METODOLGICOS PARA LA ELABORACIN Y APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

En la elaboracin de las T. R. D. se contemplan cuatro etapas: Investigacin preliminar sobre la institucin 1. Compilacin de la informacin institucional Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creacin de grupos y asignacin de funciones. 2. Entrevista con los productores de los documentos de la institucin. (Ver anexos 10 y 10.1) Identificacin y definicin de unidades documentales. Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. Identificacin de valores primarios de la documentacin.
Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II, tem 8) y el resultado del anlisis de los manuales de procedimientos. Valoracin y Seleccin Documental, basndose en los tems
Elaboracin y presentacin de las Tablas de Retencin Documental Elaboracin de propuesta de Tabla de Retencin Documental (ver anexos 11 y 11.1), teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las T. R. D. deben presentarse acompaadas de una 18 de enero de 2013 introduccin y de los anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren su comprensin y aplicacin. Presentacin y aval de la propuesta de Tabla de Retencin mediante Acta del Comit de Archivo de la Entidad. Remisin de las T. R. D. al secretario del Comit Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trmite, acompaadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboracin. (Ver anexo 11).
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 25 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retencin Documental presentadas, la entidad est obligada a atenderlas y deber presentarlas nuevamente, para su aprobacin. Aplicacin Una vez elaboradas y aprobadas las T. R. D. debe hacerse su difusin indicando: Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. Instructivo para su aplicacin Normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con la T. R. D. de cada oficina. Las instancias evaluadoras verificarn la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental y el Archivo General de la Nacin, por su parte, ejercer funciones de inspeccin y vigilancia en concordancia con el artculo 32 de la Ley 594 de 2000.
18 de enero de 2013
18 de enero de 2013
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
DEFINICIN E IMPORTANCIA
Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al archivo histrico de conformidad con las Tablas de Retencin Documental (T. R. D.) aprobadas. El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las polticas de recuperacin, custodia, conservacin y difusin del patrimonio documental de la Nacin, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades pblicas del nivel central del orden nacional. Las transferencias documentales permiten: Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin. Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin. Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la acumulacin de documentos en las dependencias e instituciones productoras. Concentrar la informacin til, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histrico institucional. Guardar precaucional o definitivamente la documentacin, en las mejores condiciones de conservacin. En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestin o de oficinas al central y, finalmente, al histrico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las T. R. D. en cada entidad, como se explica a continuacin. Archivo de gestin o de oficina En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestin administrativa. El tiempo de permanencia de la documentacin en ste depende fundamentalmente del trmite y de las normas internas indicadas en las T. R. D., para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas debern transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retencin sealado en la T. R. D. correspondiente. Debern transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su produccin-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-. 18 de enero de 2013
28 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Toda transferencia deber ir acompaada de un inventario en el que se relacionarn las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el nmero de folios. Con la ejecucin de estas transferencias no slo se descongestionan las oficinas sino que se establecer un vnculo ms estrecho entre los Archivos de Gestin y el Archivo Central. El calendario de transferencias deber elaborarse de comn acuerdo entre los productores
de la documentacin y el Jefe del Archivo Central.

Archivo central o intermedio A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestin cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida (Semiactivo). El archivo central deber facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al pblico en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deber constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificacin establecido para cada oficina. La documentacin permanecer en el archivo central durante el tiempo estipulado en las T. R. D. Antes de transferir al archivo histrico se aplicar la disposicin final y procedimientos previstos en la T. R. D. Archivo histrico o permanente Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentacin al archivo histrico se debe cotejar con el inventario para 18 de enero de 2013 incorporarla al fondo documental correspondiente, sealndole la signatura topogrfica.
REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

Existencia del Comit de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse segn lo estipulado en el Artculo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994. Tablas de Retencin Documental debidamente avaladas por el Comit de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, cuando sea del caso.
PREPARACIN FSICA DE LA DOCUMENTACIN

Toda entidad, empresa u oficina transferente deber arreglar la documentacin siguiendo los pasos que se enuncian a continuacin:
Limpieza de la documentacin
Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilacin, iluminacin e higiene. El personal dedicado a esta tarea deber disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes. Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mnimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodn, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succin protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodn preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora slo para las partes externas de los libros, tomos y dems encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves. Eliminacin de material metlico Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliacin y descripcin correspondiente. Eliminar el material metlico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo fsico a la documentacin. Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metlico por elementos elaborados en material plstico o con recubrimientos que eviten su oxidacin. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metlico y la documentacin. Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca. Identificacin del material afectado por biodeterioro. Si se detecta material afectado especialmente por agentes biolgicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservacin con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deber mantenerse bajo condiciones de depsito con buena ventilacin y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura. 18 de enero de 2013
30 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservacin -caja, carpeta, legajo- en su parte externa. Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfeccin del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depsito. Revisin y Foliacin La documentacin deber numerarse consecutiva y cronolgicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Utilizar un lpiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras. La numeracin existente no debe corregirse y si se detecta algn error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior. Los planos o cualquier documento que por su formato o tamao estn doblados, se numerarn como un slo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrar el nmero de folio del impreso, ttulo, ao y nmero total de pginas. Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan informacin en recto ni vuelto) y que estn sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estn cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse. Unidades de conservacin y realmacenamiento. Entre las unidades de conservacin ms comunes que pueden encontrarse en los diferentes archivos, estn las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservacin, deber prepararse de la siguiente manera para la transferencia: La documentacin empastada o encuadernada cuyos lomos estn desprendidos o deteriorados deber someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando 18 de enero de 2013 materiales y procedimientos adecuados. La documentacin que no est encuadernada ni empastada deber almacenarse en cajas y carpetas. Las unidades de conservacin que el Archivo General de la Nacin recomienda, no slo para la transferencia sino tambin para almacenar la documentacin en archivos centrales o histricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrn las siguientes especificaciones:
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 31 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Cajas Materiales. Elaboradas en cartn corrugado, recubierto en su cara interna por una pelcula a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendr dos fuelles elaborados en el mismo cartn. Tamao. Las dimensiones ms generalizadas son: alto 27 cms., ancho 40 cms. y profundidad 12.5 cms. Cada entidad podr establecer los tamaos de acuerdo con su documentacin. El diseo con pliegues y lengetas que encajan por presin (a manera de caja y espigo), permiten el ensamblaje sin la utilizacin de materiales metlicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro para la documentacin. Capacidad. Se recomienda introducir el nmero de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartn. Identificacin. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales: CDIGO (de la entidad) ________________________________ FONDO ______________________________________________ SECCIN_____________________________________________ SUBSECCIN_________________________________________ NUMERO DE CARPETAS___________ CAJA N __________ N CONSECUTIVO _______________ N CORRELATIVO _______________ FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________ Carpetas Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca). Diseo. Debe adaptarse al volumen y tamao de la documentacin, garantizando la adecuada proteccin de los bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los cien folios, la separacin deber hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas. siguientes datos: FONDO _________________________________________ SECCIN ______________ SUBSECCIN____________ SERIE _________________ SUBSERIE________________ N DE FOLIOS ___________ N DE CARPETA _________ N DE CAJA _____________ 18 de enero de 2013 Identificacin: Se realizar sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los
32 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cms. de grosor y presenten desprendimiento de la cubierta o fragmentacin del cuerpo de la unidad, se han diseado bandejas de cartn protectoras que se encajan en las tapas de los tomos y se fijan mediante la cinta de faya. Estos refuerzos permiten una fcil manipulacin y a su vez protegen la documentacin del polvo y condiciones medio-ambientales. Para unidades de menos de 10 cms. de grosor se recomienda amarrarlas con cinta de faya. En caso de mapas, planos y documentos de gran formato, no deben doblarse sino depositarse horizontalmente. Dependiendo de su estado de conservacin podrn enrollarse en tubos recubiertos de tela de algodn o papel neutro, protegiendo el exterior con papel libre de cido. Amarre Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservacin a transferir y a la vez facilitar su traslado. El procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior. Embalaje. Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisin, foliacin y amarre, se proceder al embalaje o empaque, as: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mnimas sugeridas por el Archivo General de la Nacin. La cantidad de unidades de conservacin a empacar en cada caja de transferencia deber ser moderada para evitar el deterioro de la documentacin. No olvidar que no slo el volumen ha de tenerse en cuenta sino tambin su peso. 18 de enero de 2013 Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato debern colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacos con bolas de papel sin impresin, preferiblemente papel peridico blanco. Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario. Las cajas de transferencia debern numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rtulo. Para cargar las cajas en el vehculo, se debe proceder de la siguiente manera:
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 33 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES o La primera caja que ingrese corresponder al ltimo nmero de la remisin y as sucesivamente en orden descendente, de tal manera que la ltima caja que ingrese al vehculo sea la N 1. o En el caso de material cartogrfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservacin con miras a establecer el sistema de embalaje ms adecuado para su transporte; el traslado se har en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.
18 de enero de 2013
34 Validacin
Validacin
Esta versin del minimanual fue desarrollada por NSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMDEZ, y presentada por ante el Comit de Archivo de CUPOTRANS HELP LOGISTIC S. A. S. que en cabeza del seor NELSON POVEDA, como Secretario General del comit, autorizo la publicacin del mismo ante los funcionarios de la empresa, en constancia de ello firman.
NELSON POVEDA CRDENAS Gerente Administrativo y Financiero (Secretario General)
NSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMDEZ Asesor archivstico
INGRID JOHANNA BAQUERO 18 de enero de 2013 Coordinadora Administrativa (Asesor de Planeacin y/o Informacin)
Bibliografa
ALBERCH I. FUGUERAS, Ramn. "El tratamiento de la documentacin activa y semiactiva: experiencias del Archivo Municipal de Barcelona". Pgs. 499 - 513. Archivo General de la Nacin de Colombia y Ministerio de Educacin y cultura de Espaa. Hacia un diccionario de terminologa Archivstica. Santa fe de Bogot, 1997. BOADAS I. RASET, Joan. "Gestin, evaluacin, conservacin y servicio." Pgs. 373-376 CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992. 103 p. CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. "La identificacin y valoracin de los fondos documentales de la administracin estatal: problemas y metodologa. Iberoamrica: idntico tratamiento para una misma realidad." Pgs. 15-19. DUPLA DEL MORAL, Ana. "Metodologa para la identificacin y valoracin de Fondos documentales de las administraciones pblicas. Concepcin y experiencias del Centro Regional de Archivos de la Comunidad de Madrid". Pgs. 417 - 433. Estatuto bsico de organizacin y funcionamiento de la administracin pblica. Ley 498 de 29 de diciembre de 1998. GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS (G. I. T. A. A.). Archivos Administrativos Iberoamericanos. Modelo y Perspectivas de una Tradicin Archivstica. Santaf de Bogot D.C.: Colombia. Archivo General de la Nacin. 1996. 440 p. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica General Teora y Prctica: actualizada y aumentada (5 edicin). Sevilla: Diputacin Provincial de Sevilla, 1991. 512p. HULL, Flix. Utilizacin de tcnicas de muestreo en la conservacin de registros: Estudio del RAMP y directrices al respecto. Programa General de Informacin UNISIST. Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin la Ciencia y la Cultura. 1981. 18 de enero de 2013
36 Bibliografa MANRIQUE REYES, ALFREDO. Fundamentos de la organizacin y del Funcionamiento del Estado colombiano. Gobernacin de Cundinamarca. 1997. TORREBLANCA LPEZ, Agustn "El tratamiento de la documentacin econmica en las administraciones pblicas." Grupo de trabajo de Archivos Administrativos. Pgs. 215 224. VZQUEZ, Manuel. Manual de Seleccin Documental, 2 edicin actualizada. Santa Fe de Bogot, A. G. N., 1992. Manual de Tipologa Documental de los Municipios. Grupo de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid. Archivos - Estudios- 2. Madrid, Consejera de Cultura, Secretara Tcnica, 1988. Terminologa archivstica propuesta por el Grupo Iberoamericano. s.f. "La gestin de documentos desde la perspectiva del Grupo Ibero-Americano: Diseo de un nuevo modelo y su implantacin en los pases del rea." Ponencia presentada al 5 Congreso de la Asociacin Portuguesa de Bibliotecarios, Archiveros y Documentalistas. Lisboa, 1994. Declaracin de Principios relativos a la descripcin documental en archivos adoptada por el equipo Ad Hoc sobre Descripcin de Archivos, en el marco del Proyecto Normatividad Bsica sobre Archivos en Colombia, con el asesor canadiense Louis Garon. Santaf de Bogot. Manual General de Archivos. Documento de Trabajo en desarrollo del Proyecto de Normatividad Bsica con los asesores mexicanos: Juan Manuel Herrera y Jos Antonio Ramrez Delen. Santaf de Bogot, A. G. N., 14 al 18 de septiembre, 1995. 18 de enero de 2013 Normalizacin de la Gestin Administrativa. Documento de Trabajo en desarrollo del Proyecto de Normatividad Bsica del Archivo General de la Nacin con la asesora francesa Agnes Etienne Magnien. Santaf de Bogot, A. G. N., 11 al 15 de septiembre, 1995.
ANEXO 1
LEY 594 de Julio 14 de 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras Disposiciones
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA: TITULO I OBJETO, MBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES. ARTCULO -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado. ARTCULO 2. mbito de aplicacin. La presente Ley comprende a la Administracin Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente Ley. ARTCULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, as: ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. 18 de enero de 2013
38 ANEXO 1 FUNCIN ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. ARTCULO 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la funcin archivstica son los siguientes: Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para su uso de la Administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular 18 de enero de 2013 los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la Ley. Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 39 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficacia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el Ttulo I de los Principios Fundamentales de la Constitucin Poltica. Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley. Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqulla. Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos. Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora. 18 de enero de 2013 de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As
40 ANEXO 1
Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva.
Interpretacin. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano.
TITULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS RGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES ARTCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos: Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de Cultura.
18 de enero de 2013
El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad.
El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilizacin de la Administracin Pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 41 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva.
Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma.
El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.
ARTCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as: La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales. La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los Consejos territoriales de archivos, los Comits Tcnicos, las entidades de formacin del recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio. La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo ser responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado. La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. 18 de enero de 2013
TITULO III CATEGORIZACIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS ARTCULO 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia se clasifican en: Archivo General de la Nacin Archivo General del Departamento
42 ANEXO 1 Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito
PARGRAFO: El Archivo General de la Nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley. ARTCULO 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: Archivos de Entidades del Orden Nacional Archivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidades del Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden Metropolitano Archivos de Entidades del Orden Municipal Archivos de Entidades de Orden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la Ley los desarrolle.
ARTCULO 9. Los Archivos segn la organizacin del Estado. Archivos de la Rama Ejecutiva Archivos de la Rama Legislativa Archivos de la Rama Judicial Archivos de los Organismos de Control Archivos de los Organismos Autnomos
ARTCULO 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos contemplados en los artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio. TITULO IV 18 de enero de 2013 ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS ARTCULO 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. ARTCULO 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos.
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 43 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ARTCULO 13. Instalaciones para los Archivos: La administracin pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos. ARTCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin. PARGRAFO 1: La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. PARGRAFO 2: Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad. PARGRAFO 3: El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos. ARTCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. ARTCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. ARTCULO 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una 18 de enero de 2013
44 ANEXO 1 sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin. ARTCULO 18. Capacitacin para los funcionarios de Archivo. Las entidades tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y reas relacionadas con su labor. PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. ARTCULO 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organizacin archivstica de los documentos. Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos corno la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema. PARGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin. PARGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. 18 de enero de 2013 ARTCULO 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARGRAFO: Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 45 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES TITULO V GESTIN DE DOCUMENTOS ARTCULO 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. PARGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. ARTCULO 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. ARTCULO 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente. ARTCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental. ARTCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos. 18 de enero de 2013
46 ANEXO 1 ARTCULO 26. Inventario Documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS ARTCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes. ARTCULO 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este slo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo". ARTCULO 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOS ARTCULO 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. ARTCULO 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos: Motivos legales
18 de enero de 2013
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 47 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Procesos tcnicos Exposiciones Culturales
PARGRAFO: Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional. TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA ARTCULO 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. ARTCULO 33. rgano Competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado. ARTCULO 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8 de la Constitucin Poltica, El Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones. ARTCULO 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as: Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, 18 de enero de 2013 tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo
48 ANEXO 1 distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento. Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995. Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas. Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
TITULO IX ARCHIVOS PRIVADOS ARTCULO 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios. ARTCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar 18 de enero de 2013 especial proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica. ARTCULO 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural,
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 49 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite. ARTCULO 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre acceso. ARTCULO 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas. ARTCULO 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural: Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano. Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales 18 de enero de 2013 mensuales vigentes. PARGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la Ley. ARTCULO 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se establezca la obligacin de aqullas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren
50 ANEXO 1 las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica. PARGRAFO: Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen transferir. ARTCULO 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que tengan ms de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes. TITULO X DONACIN, ADQUISICIN Y EXPROPIACIN ARTCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos. ARTCULO 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta. Declarase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va administrativa a la que se refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida. TITULO XI CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ARTCULO 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin Pblica 18 de enero de 2013 debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. ARTCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin.
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 51 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PARGRAFO: Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deber preverse un programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la misma. ARTCULO 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes. ARTCULO 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2 de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". TITULO XII ESTMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIN ARTCULO 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas. TITULO XIII DISPOSICIONES FINALES ARTCULO 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley. ARTCULO 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias. EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MIGUEL PINEDO VIDAL EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MANUEL ENRQUEZ ROSERO LA PRESIDENTA DE LA H. CMARA DE REPRESENTANTES, NANCY PATRICIA GUTIRREZ CASTAEDA 18 de enero de 2013
52 ANEXO 1 EL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CMARA DE REPRESENTANTES, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO MIGUEL PINEDO VIDAL REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLQUESE Y EJECTESE Dada en Santaf de Bogot D.C., a los 14 JUL.2000 EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA ANDRS PASTRANA ARANGO EL MINISTRO DE HACIENDA Y CRDITO PUBLICO, JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR EL MINISTRO DE CULTURA, JUAN LUIS MEJA ARANGO
18 de enero de 2013
Anexo 2
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
DECRETO N 1382
(18 de Agosto de 1995)
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA En ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11o. del artculo 189 de la Constitucin Poltica, y
CONSIDERANDO:
Que el artculo 2o. de la Ley 80 de 1989 "Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones", seala las funciones del Archivo General de la Nacin, y en su literal b) establece: "Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva". Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, mediante Acuerdo No. 012 del 16 de octubre de 1991, fij un plazo para la presentacin de las tablas de retencin documental de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin. Que con base en la Ley 80 de 1989, es funcin del Archivo General de la Nacin promover la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, para garantizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental. 18 de enero de 2013
Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gestin institucional. Que el artculo 74 de la Constitucin Poltica y la ley 57 de 1985, establecen el derecho de toda persona a acceder y consultar los documentos pblicos, lo cual exige la adopcin de sistemas adecuados que garanticen su conservacin.
54 DECRETO N 1382
DECRETA
ARTCULO 1. Para los fines de este decreto, dentro de los sesenta (60) das siguientes, contados a partir de la fecha de su publicacin, los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, debern presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de retencin documental. ARTCULO 2. Ordenar a los Secretarios Generales de los organismos nacionales, la transferencia de la documentacin histrica de los archivos, de conformidad con los plazos y criterios establecidos por el Archivo General de la Nacin en el Manual de Transferencias y en el Reglamento General de Archivos. El incumplimiento de estas obligaciones dar lugar a las sanciones disciplinarias previstas por la ley. ARTCULO 3. El Archivo General de la Nacin practicar las inspecciones necesarias en los archivos de los organismos nacionales para lo cual los Secretarios Generales los pondrn a disposicin, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones referidas y su organizacin y estado de conservacin, con el objeto de determinar los procedimientos de seleccin y envo. ARTCULO 4. El Archivo General de la Nacin podr una vez efectuada la inspeccin, poner en conocimiento del nominador del organismo o de la Procuradura General de la Nacin, el incumplimiento de las obligaciones derivadas de este Decreto, con el objeto de iniciar las investigaciones respectivas. ARTCULO 5. Los organismos nacionales que por cualquier razn se supriman debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones, o al Ministerio al cual hayan estado adscritas o vinculadas. ARTCULO 6. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin. 18 de enero de 2013 PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE. Dado en Santaf de Bogot D.C., a los 18 das del mes de Agosto de 1995 El Ministro del Interior Horacio Serpa Uribe
Anexo 3
ACUERDO No.8
(Octubre 18 de 1995)
"Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, ordenada por el Decreto 1382 de 1995. La Junta Directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN En uso de las facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995 y
CONSIDERANDO
Que el artculo 2o. del Decreto 1382 de 1995, orden a los secretarios generales de los organismos nacionales la transferencia de la documentacin histrica al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Que el artculo 2o. de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN y en su literal b) precepta: "fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva." Que el artculo 8o. del decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y su numeral c) dispone: "Expedir normas y reglamentos generales sobre organizacin de los archivos, administracin y gestin de documentos, descripcin, investigacin, consulta, reprografa, certificacin, transferencias, retencin, seleccin y conservacin de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalizacin y normalizacin del trabajo archivstico a nivel nacional". Que en desarrollo de la facultad anterior, la Junta Directiva adopt y expidi el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivstico del pas, mediante el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. 18 de enero de 2013
56 ACUERDO No.8 Que el artculo 5o. del Acuerdo 07, estableci: "Categorizacin de archivos oficiales. Los archivos de carcter oficial, de acuerdo con la documentacin que conservan, se tipifican en las siguientes categoras: 1. Archivo General de la Nacin. Est integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciba en custodia..." Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990, el Decreto 1382 de 1995 y el Acuerdo No. 07 de 1994,
ACUERDA
ARTCULO 1. De conformidad con lo sealado en el artculo 2o. del Decreto 1382 de 1995 y en concordancia con los artculos 5 y 24 del Acuerdo 07 de 1994, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, debern transferirse, bajo la responsabilidad de los Secretarios Generales, la documentacin histrica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, entendindose por tales: la Presidencia de la Repblica, la Vicepresidencia, los Ministerios, los Departamentos Administrativos y las Superintendencias. PARGRAFO: El Ministerio de Defensa, el Departamento Administrativo de Seguridad, el Departamento Administrativo Nacional de Estadstica y el Departamento de la Funcin Pblica, por la naturaleza de la informacin que manejan y por tener normas especiales, solo estarn obligados a transferir la documentacin histrica con cincuenta (50) o ms aos de antigedad y previo acuerdo con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. ARTCULO 2. Los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los Ministerios y Departamentos Administrativos, transferirn la documentacin histrica a su respectivo archivo histrico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia a los archivos del orden departamental o municipal con el fin de conservar e incrementar el patrimonio histrico documental de la respectiva regin. 18 de enero de 2013 ARTCULO 3. Los organismos del orden nacional de la Rama Legislativa, Judicial y los no pertenecientes a alguna de ellas transferirn la documentacin histrica a su respectivo archivo histrico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, al archivo del orden departamental, municipal o distrital, segn el caso. ARTCULO 4. Para la transferencia de la documentacin histrica de los fondos acumulados correspondientes a los organismos nacionales del Sector Central de la Rama Ejecutiva al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, debern seguirse los siguientes lineamientos:
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 57 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Establecer la clasificacin documental teniendo en cuenta la evolucin de la estructura orgnico - funcional de la institucin. Efectuar la seleccin y eliminacin natural de la documentacin, previa verificacin de la existencia de originales o en su defecto copias de mejor calidad. Retirar el material impreso no susceptible de archivo (revistas, peridicos, sobres, tarjetas de invitacin, entre otros) siempre y cuando no afecte la integridad del expediente. Foliar la documentacin en orden consecutivo por cada unidad de conservacin. Identificar y rotular cada una de las unidades de conservacin. Elaborar el inventario general de la documentacin, de acuerdo con los parmetros establecidos por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (No. de carpetas, procedencia, asunto, contenido o serie, fechas extremas y nmero de folios). Determinar el volumen en metros lineales de la documentacin a transferir. Elaborar en forma conjunta con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN el plan de transferencias documentales. Organizar fsicamente la documentacin y efectuar el realmacenamiento de las unidades de conservacin que se consideren necesarios. ARTICULO 5. El presente acuerdo rige a partir de su publicacin. PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Santaf de Bogot D.C., a los dieciocho das del mes de octubre de mil novecientos noventa y cinco (1995). Diana Constanza Fajardo Rivera Presidente Secretario 18 de enero de 2013 Jos Alberto Giraldo Lpez
18 de enero de 2013 58 ACUERDO No.8
Anexo 4
ACUERDO No. 9
"Por el cual se reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental al Archivo General de la Nacin, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995". LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995, y
CONSIDERANDO
Que el Artculo 1o. del Decreto 1382 de 1995, orden a los organismos del orden nacional, presentar al Archivo General de la Nacin, sus Tablas de Retencin Documental. Que se hace necesario precisar el alcance y la operatividad para la presentacin de las Tablas de Retencin. Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y en el Decreto 1382 de 1995,
ACUERDA
ARTCULO 1. La presentacin de las Tablas de Retencin Documental al Archivo General de la Nacin, por los organismos del orden nacional, tiene un mbito de aplicacin en las tres (3) Ramas del Poder Pblico. ARTCULO 2. Los organismos del orden nacional, no pertenecientes a ninguna de las Ramas del Poder Pblico, tambin debern presentar sus Tablas de Retencin Documental. ARTCULO 3. Los organismos del orden nacional de la Rama Ejecutiva, adscritos o vinculados, a los Ministerios y Departamentos Administrativos, debern presentar sus Tablas de Retencin, una vez analizada por su respectivo Comit de Archivo, al Jefe de Archivo del correspondiente Ministerio o Departamento Administrativo, quien deber remitirlas al Archivo General de la Nacin para su aprobacin o improbacin. 18 de enero de 2013
60 ACUERDO No. 9 ARTCULO 4. Los organismos del orden nacional, de la Rama Legislativa, Judicial y los no pertenecientes a alguna de ellas, debern presentar sus Tablas de Retencin, una vez analizada por su respectivo Comit de Archivo, directamente al Archivo General de la Nacin para su aprobacin o improbacin. ARTCULO 5. Las Tablas de Retencin Documental debern elaborarse siguiendo los principios de la archivstica y los criterios generales sealados por el Archivo General de la Nacin. ARTCULO 6. Las Tablas de Retencin debern presentarse para su estudio al Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin, sustentando por escrito los criterios empleados en su elaboracin. ARTCULO 7. Los Jefes de Archivo de los Ministerios y Departamentos Administrativos, debern liderar el proceso de elaboracin de las Tablas de Retencin de los organismos del orden nacional, adscritos o vinculados a su Ministerio o Departamento Administrativo. ARTCULO 8. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin. PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Santaf de Bogot, D.C., a los dieciocho (18) das del mes de octubre de mil novecientos noventa y cinco (1995). Diana Constanza Fajardo Rivera Presidente Jos Alberto Giraldo Lpez Secretario
18 de enero de 2013
Anexo 5
ACUERDO No. 12
"Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento General de Archivos", rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora". LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y
CONSIDERANDO
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) precepta: "Fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva". Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y en su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel nacional". Que se hace necesario establecer los rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora en los departamentos. Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, en el decreto 1777 de 1990 y en el 18 de enero de 2013 Acuerdo 07 de 1994,
ACUERDA
ARTCULO 1. El Reglamento General de Archivos tendr un artculo con el nmero 13A del siguiente tenor: Artculo 13A. Entidad de Direccin y Coordinacin en los Departamentos. La entidad encargada de dirigir y coordinar la funcin archivstica a nivel departamental es el Consejo Departamental de Archivo, el cual ser el rgano encargado de aplicar las polticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nacin.
62 ACUERDO No. 12 ARTCULO 2. El Reglamento General de Archivos tendr un artculo con el numeral 17A del siguiente tenor: Artculo 17A. Funciones del Consejo Departamental de Archivo. Las funciones del Consejo Departamental de Archivo sern: a) Darse su propio reglamento; b) Desarrollar y supervisar el cumplimiento de las polticas y normas archivsticas en el departamento; c) Desarrollar normas archivsticas aprobadas a nivel nacional; d) Proponer programas y proyectos al Consejo Regional; e) Programar y coordinar acciones a nivel departamental acordes con las polticas, planes y programas propuestos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin y bajo la coordinacin de la Direccin del Sistema Nacional; f) Promover y vigilar la aplicacin de criterios comunes para la evaluacin, seleccin, descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes; g) Propiciar la formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y reas de trabajo. ARTCULO 3. El Reglamento General de Archivos tendr un artculo con el nmero 18A del siguiente tenor: Artculo 18A. Creacin del Comit Evaluador de Documentos en los departamentos. El Consejo Departamental de Archivo crear el Comit Evaluador de Documentos del Departamento, como un Comit Asesor del Consejo Departamental de Archivo. El Comit Evaluador de Documentos del Departamento ser el rgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre la seleccin y eliminacin de stos, para los archivos del orden departamental y municipal, segn las polticas generales trazadas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. As mismo deber sugerir el rgimen de acceso y el de transferencia y resolver con base en las disposiciones generales de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin las consultas, sobre eliminacin de documentos producidos por las oficinas de las entidades pblicas del orden departamental y municipal. En consecuencia ser el rgano encargado de tramitar ante el Consejo Departamental de 18 de enero de 2013 Archivo el concepto de las propuestas de Tabla de Retencin Documental y de Eliminacin de Documentos de las entidades del sector pblico del orden departamental y municipal. PARGRAFO: El Comit Evaluador de Documentos del Departamento estar integrado de acuerdo con las necesidades del mismo, pero como mnimo deber conformarse por el Presidente del Consejo Departamental de Archivo o su delegado, quien lo presidir, el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentacin y un reconocido historiador nombrado por el Consejo Departamental de Archivo. ARTCULO 4. El artculo 19 del Reglamento General de Archivos quedar as:
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 63 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Artculo 19. Creacin del Comit de Archivo. Cada entidad establecer un Comit de Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. PARGRAFO: El Comit de Archivo estar conformado, entre otras, por las siguientes personas: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidir; el jefe de la Oficina Jurdica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeacin o su delegado; el jefe de la unidad de organizacin y mtodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarn y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuar como secretario. Adems podrn asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la unidad de Control Interno, tcnicos, historiadores o usuarios externos entre otros). En las entidades donde no existen estos funcionarios sern integrantes del Comit de Archivo aquellos funcionarios que desempeen labores similares o afines. ARTCULO 5. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin. PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Santaf de Bogot, D.C., a los dieciocho (18) das del mes de octubre de mil novecientos noventa y cinco (1995). Diana Constanza Fajardo Rivera Presidente Jos Alberto Giraldo Lpez Secretario 18 de enero de 2013
18 de enero de 2013 64 ACUERDO No. 12
Anexo 6
ACUERDO N 006
(Febrero 7 de 1996)
"Por el cual se crea el comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin" LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1382 de 1995 y el Acuerdo 07 de 1994
C O N S I D E R A N D O:
Que el Artculo 1 del Decreto 1382 de 1995 orden a los Organismos del Orden Nacional, presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de retencin documental. Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos en las entidades pblicas. Que se hace necesario precisar la operatividad para la elaboracin, presentacin y evaluacin de las Tablas de Retencin y los procesos de transferencia documental,
A C U E R D A:
ARTCULO 1. CREACIN. Crear el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin. ARTCULO 2. INTEGRACIN. El comit evaluador de documentos del ARCHIVO 18 de enero de 2013 GENERAL DE LA NACIN, estar conformado por: El Director del Archivo General de la Nacin, o su delegado. El Jefe de Clasificacin y Descripcin del Archivo General de la Nacin. Un funcionario de la Divisin de Clasificacin y Descripcin del Archivo General de la Nacin, quien ser designado por el Director del A .G .N. Un historiador designado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. El Jefe de Archivo de la Entidad productora de la documentacin a evaluar.
66 Anexo 6 PARGRAFO: Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el comit podr invitar a los funcionarios o especialistas que considere del caso. ARTCULO 3. FUNCIONES. Sern funciones del comit evaluador de documentos: a) Servir de rgano asesor del Archivo General de la Nacin en los trminos previstos en el Art.18 del acuerdo 07 de 1994. b) Estudiar los valores testimoniales, informativos e histricos de los documentos de las entidades pblicas. c) Verificar el cumplimiento de los lineamientos previstos en el Decreto 1382 de 1995 y en los Acuerdos Nos. 8 y 9 de 1995 expedidos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. d) Asesorar a la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin para la aprobacin o improbacin de las tablas de retencin documental que le presenten las entidades pblicas a su consideracin y estudio. e) Hacer estudios previos de las solicitudes de eliminacin documental, presentadas por los archivos de los organismos nacionales. f) Presentar a la Junta Directiva informes peridicos de sus actividades. g) Las dems que le sean asignadas por la Junta Directiva. h) Sugerir el Rgimen de Acceso y el de Transferencias, con base en las tablas de retencin documental presentadas por cada organismo. ARTCULO 4. El presente Acuerdo rige a partir de su expedicin. COMUNQUESE Y CMPLASE Dado en Santaf de Bogot, D.C. a los siete (7) das del mes de febrero de mil novecientos noventa y seis (1996). Diana Constanza Fajardo Rivera Presidente 18 de enero de 2013 Jos Alberto Giraldo Lpez Secretario
Anexo 7
ACUERDO No 002
(Febrero 7 de 1996)
"Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de junio de 1994" LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990,
R E S U E L V E:
ARTCULO 1. El pargrafo del Artculo 18A del Reglamento General de Archivos quedar en el siguientes texto. PARGRAFO: El Comit Evaluador de Documentos del Departamento estar integrado de acuerdo a las necesidades del mismo, pero como mnimo deber conformarse por el Presidente del Consejo Departamental o su delegado quien lo presidir, por el Jefe de Archivo de la Entidad productora de la documentacin, un reconocido historiador nombrado por el Consejo Departamental de Archivo, el Jefe del Archivo de la Gobernacin y un Archivista de profesin. ARTCULO 2. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin. COMUNQUESE Y CMPLASE Dada en Santaf de Bogot, a los seis (6) das del mes de febrero de 1996. 18 de enero de 2013 Diana Constanza Fajardo Rivera Presidente Jos Alberto Giraldo Lpez Secretario (E)
18 de enero de 2013 68 Anexo 7
Anexo 8
18 de enero de 2013
18 de enero de 2013 70 Anexo 8
ANEXO 8.1
INSTRUCTIVO FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Este formato de inventario podr ser diligenciado para transferencias primarias, transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de entidades y/o dependencias o para la entrega de inventarios individuales. Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacin que se va a transferir. Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razn social de la entidad que produce o produjo los documentos. Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias, transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de entidades y/o dependencias, inventarios individuales. Hoja N. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. De: Se registrara el total de hojas del inventario. Registro de entrada. Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes da). En NT se anotar el nmero de la 18 de enero de 2013 transferencia. N de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacin. Cdigo. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
72 ANEXO 8.1 Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y/o supresin de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabtico. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f. Unidad de conservacin. Se consignar el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registrar las unidades de conservacin diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero correspondiente. Nmero de folios. Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita. Soporte. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentacin: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrnicos (CD, DVD), etc. Frecuencia de Consulta. Se debe consignar si la documentacin registra un alto, medio, bajo o ninguno ndice de consulta; para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta columna se diligenciar especialmente para el inventario de fondos acumulados. 18 de enero de 2013 Notas. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeracin y/o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas, o
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 73 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografas o 5 fotografas sueltas; luego, el nmero consecutivo (s lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y requerimientos tcnicos para la visualizacin y consulta de la informacin. Especificar programas de sistematizacin de la informacin A los impresos se le asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo componen. Asimismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), qumico (oxidacin de tintas, soporte dbil), biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores). Elaborado por. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. Entregado por. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, as como el lugar y la fecha en que se realiza. Recibido por. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi.
18 de enero de 2013
18 de enero de 2013 74 ANEXO 8.1
Anexo 9
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
I. NOMBRE DE LA OFICINA 1. Ubicacin dentro de la estructura orgnica _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Fecha de ltima asignacin de funciones _________________________________________________________________________________ 3. Acto administrativo _________________________________________________________________________________ 4. Funciones _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 5. Unidades documentales que tramita _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 6. Realizan seleccin y descarte documental? SI 7. Sistema de organizacin de los archivos de gestin _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 18 de enero de 2013 _________________________________________________________________________________ 8. Qu volumen documental se produce anualmente, en promedio? _________ metros lineales. NO
76 Anexo 9
II. UNIDAD DOCUMENTAL (U. D.) 1. Oficina productora _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Nombre la unidad documental _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Funcin de la oficina que la genera o la tramita _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. Caracteres externos: 4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO Papel Cinta Magntica Microfilme Otro Expediente 18 de enero de 2013 Libro Documento simple Cul?___________________________________________________________________________ 4.3 Ordenacin _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 77 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 4.4 Estado de conservacin _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 6. Trmite Original ____________________________ Nmero de copias ___________________ 7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO
En cul o cules? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 8. Qu documentos conforman esta unidad documental? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 10. Con qu periodicidad se produce? 10.1 Diaria. 10.2 Semanal 10.3 Mensual 10.4 Otra Cul?_______________________________ 18 de enero de 2013
78 Anexo 9 11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de gestin y quin lo establece? _________________________________________________________________________ 12. En el archivo de gestin, la consultan 12.1 La misma oficina 12.2 Otras Oficinas Cules?____________________________ 12.3 Otras Entidades Cules?____________________________ 12.4 Personas Naturales 12.5 Porque la consultan? ____________________________________ 13 Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestin a otros archivos? Central Histrico Otros Cules? _____________________________ 13.1 Con que periodicidad se realizan? _________________________________________________________________________________ 14. En el archivo central la oficina sigue consultado esta unidad documental? _________________________________________________________________________________ 18 de enero de 2013 14.1 Con qu frecuencia? _________________________________________________________________________________ 14.2 Qu aos? _________________________________________________________________________________
15. Qu problemas generales ha observado en la produccin, trmite y conservacin de esta unidad documental? ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 16. OBSERVACIONES ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
Funcionarios entrevistados: Nombre y Cargo: ___________________________________________________________ Nombre y Cargo: ____________________________________________________________ Funcionario responsable del archivo: ____________________________________________ Ciudad y fecha: _____________________________________________________________
18 de enero de 2013
80 ANEXO 9.1
ANEXO 9.1
INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL
El Estudio de unidades documentales debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora de documentos. Este instrumento comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina. I. NOMBRE DE LA OFICINA Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. 1. Ubicacin dentro de la Estructura Orgnica. Teniendo en cuenta el organigrama de la entidad se sealar la unidad administrativa de la cual dependa la oficina objeto de estudio. 2. Fecha de ltima asignacin de funciones. Debe anotarse la fecha en la cual fue creada o le fueron asignadas ltimas funciones a la oficina en mencin. 3. Acto administrativo. Debe especificarse el documento que le dio origen y/o asign funciones (decreto, resolucin, acuerdo de junta, entre otros). 4. Funciones. Teniendo en cuenta los estatutos internos y/o los manuales de funciones y de procedimiento se anotarn aquellas que correspondan especficamente a la oficina en cuestin. 5. Unidades documentales que tramita. Se identificarn y anotarn las Unidades documentales que se tramitan en la oficina, las cuales son el resultado del ejercicio de las funciones que le han sido asignadas. 6. Realizan seleccin y descarte documental? Si__ No__. Se anotar s o no de acuerdo a las labores archivsticas que desarrollen tendientes a la separacin y eliminacin de copias o documentos que no tengan valor administrativo ni histrico. 18 de enero de 2013 7. Sistema de organizacin de los archivos de oficina. Deber sealarse la clasificacin y ordenacin establecidas en la oficina para archivar los documentos. Podra darse como ejemplo una clasificacin orgnico-funcional con una ordenacin temtica por asuntos o numrica por cronologa. 8. Qu volumen documental se produce anualmente, en promedio? Deber registrarse la produccin documental ya sea por unidades de conservacin (carpetas, libros, legajos, cajas, entre otros) o en metros lineales.
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 81 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES II. UNIDAD DOCUMENTAL Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental relacionado en el numeral I.5 de la primera hoja. 1. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. 2. Nombre de la unidad documental. Debe registrarse el nombre que le asigna la oficina que la tramita o conserva. 3. Funcin de la oficina que la genera o tramita. Anotar la funcin especfica de la oficina productora (o tenedora) en desarrollo de la cual se genera (o custodia) esta Unidad Documental. 4. Caracteres externos. Debe sealarse la materia, forma y estado de conservacin de la Unidad Documental, objeto de anlisis. 4.1. Soporte. Debe anotarse la materia donde se registra la informacin (papel, microfilm, cinta magntica, entre otros). 4.2. Formato. Teniendo en cuenta el nmero de folios que conforman la Unidad Documental debe anotarse si se trata de un expediente, de un libro o de un documento simple. Puede complementarse la informacin especificando el tamao que puede cambiar de acuerdo con el soporte y contenido de los documentos. 4.3. Ordenacin. Se anotar el tipo de ordenacin utilizada en la oficina productora que puede atender a la fecha, al autor, al nmero de radicacin, al tema, entre otros, de lo cual resultar la ordenacin cronolgica, onomstica, numrica o alfanumrica. 4.4. Estado de Conservacin. Debe sealarse si la Unidad Documental est BUENA, REGULAR o MALA; indicando en lo posible si el deterioro es fsico (rasgado, arrugado, doblado, quemado), qumico (acidez de las tintas y del papel) y biolgico (ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores). 5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin de la Unidad Documental. Debe anotarse la legislacin y la normatividad existente tanto a nivel general (leyes, cdigos, decretos, reglamentos, entre otros) como al interior de cada institucin. Asimismo, debe sealarse si la prctica se deriva de una costumbre o rutina institucional. 18 de enero de 2013
82 ANEXO 9.1 6. Trmite. Original. Nmero de Copias. Se deben tener en cuenta los Procedimientos que describen cada uno de los pasos que se realizan para la resolucin de un asunto: sealando las oficinas que intervienen, el destino del original y de las copias respectivas. 7. La informacin contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o condensada en otra? S_______ No ______ Es necesario tener en cuenta si la Unidad Documental en mencin est registrada en un libro radicador, en un informe, en un balance, en un consolidado o en un resumen general. En caso afirmativo debe especificar en cul o cules estn incluidos. 8. Qu documentos conforman esta Unidad Documental? En el evento de que la Unidad Documental sea un expediente deben sealarse los documentos que se produjeron en la tramitacin del asunto. 9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite de la Unidad Documental. Deben anotarse las oficinas que intervienen en la gestin documental. Esta informacin debe coincidir con lo relacionado en el numeral II.6. 10. Con qu periodicidad se produce esta Unidad Documental: Diaria__ Semanal__ Mensual__ Anual__ Otra__ Cul?__. Se debe sealar con una X la opcin acertada y en el caso de no estar contemplada, citarla. 11. Por cunto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de oficina y quin lo establece? Debe anotarse el tiempo de retencin (meses o aos) en la oficina sealando los motivos y criterios que tienen para hacerlo. 12. En el Archivo de Gestin esta Unidad Documental la consultan: 12.1 La misma oficina ______ 12.2 Otras oficinas _____ Cules? _______ 12.3 Otras entidades ______ Cules? _________________________ 18 de enero de 2013 12.4 Personas naturales ______________________________________ 12.5 Por qu lo consultan?_____________________________________ Deben registrarse los usuarios internos (administracin) y externos (otras entidades y particulares) de la unidad documental, especificando los fines de la consulta. 13. Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos? Central ______ Histrico ______ Otros _____ Cules?______
Cupotrans Help Logistic S. A. S. 83 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 13.1 Con qu periodicidad se realizan? Deben consignarse los traslados de las Unidades Documentales mencionadas efectuados internamente en la entidad, es decir, de la oficina productora al archivo. Es necesario consignar, adems, la periodicidad con que se hacen dichas transferencias. 14. En el archivo central la oficina sigue consultando esta unidad documental? 14.1. Con qu frecuencia? 14.2. Qu aos? Debe consignarse si la oficina productora sigue haciendo uso de la Unidad Documental una vez que ha sido transferida a otro archivo, anotando la frecuencia y aos consultados. 15. Qu problemas generales ha observado en la produccin, trmite y conservacin de esta Unidad Documental? Debe anotarse cualquier anomala que incida en la produccin, recepcin, uso, circulacin y conservacin de la Unidad Documental como pasos y/o copias innecesarios, falta de claridad en la ejecucin de procedimientos y funciones. 16. Observaciones. Se anotarn todos aquellos datos que el encuestador considere pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas anteriores. Funcionarios entrevistados. Se deben registrar los nombres, y cargos de los funcionarios de la oficina productora con quienes se diligenci la encuesta. Funcionario que diligencia la encuesta. Se anotar el nombre de la persona que realiza la encuesta con el fin de establecer responsabilidades en su aplicacin. Jefe de archivo. Se registrar el nombre y la firma del Jefe de Archivo de la institucin quien liderar todas las labores archivsticas. Ciudad y fecha. Se consignar la ciudad y la fecha en que se realiza la encuesta. 18 de enero de 2013
18 de enero de 2013 84 ANEXO 9.1
ANEXO 10
18 de enero de 2013
18 de enero de 2013 86 ANEXO 10
ANEXO 10.1
INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIN Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razn social. Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el nmero que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinar el total de las hojas utilizadas para la elaboracin de las tablas de retencin de la entidad. El segundo corresponde al nmero total de hojas diligenciadas para la entidad. Cdigo. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificacin documental establecido en la entidad. Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. De ser pertinente, tambin se listarn la subseries correspondientes. Retencin. Plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central. Esta permanencia est determinada por la valoracin derivada del estudio de la documentacin producida en las oficinas. Archivo de Gestin. Es aquel donde se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras. Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Disposicin final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin con miras permanentes, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o microfilmacin. Conservacin total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, 18 de enero de 2013
88 ANEXO 10 desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura. Eliminacin. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histrico y carecen de relevancia para la investigacin, la ciencia y la tecnologa. Seleccin. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio de muestreo, entendindose este como la operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial durante la seleccin con criterios alfabticos, numricos, cronolgicos, topogrficos, temticos, entre otros. Microfilmacin: Tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. En esta columna tambin se indican otros soportes electrnicos o magnticos. Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmacin y eliminacin.
18 de enero de 2013
ANEXO 11
REQUISITOS PARA LA PRESENTACIN DE LA TABLA DE RETENCIN
INTRODUCCIN. Se deben mencionar los siguientes aspectos: La metodologa aplicada en su elaboracin: procedimientos, formatos, tiempo de elaboracin. Explicacin del formato de la tabla: definicin de cada una de las columnas, abreviaturas y convenciones utilizadas, instrucciones para leerla e interpretarla. Sustentacin de la eliminacin documental. Aplicacin de las T. R.D. para las transferencias primarias y secundarias, especificando cmo, cundo y quin las asume. Revisin y actualizacin peridica de la segn criterios de la entidad. Glosario de trminos asociados.
TABLAS DE RETENCIN: Presentacin de las tablas en el formato. (Anexos 10. y 10.1) ANEXOS: Disposiciones legales, Actos Administrativos y otras disposiciones normativas relativas a la creacin y cambios estructurales de la Entidad (Decretos, Acuerdos, Resoluciones, entre otros). Legislacin y normatividad que incidan en el desarrollo de las funciones de la Entidad (Acuerdos que adoptan Estructura Interna y determinan funciones; Resoluciones de creacin de grupos de trabajo, etc.). Legislacin que incide en la creacin y conservacin del documento (Normatividad externa e interna). Acta del Comit de archivo de la Entidad aprobando las. 18 de enero de 2013
Las deben reflejar la estructura orgnico-funcional de la Entidad.
18 de enero de 2013 90 ANEXO 11
ANEXO 12
FORMATO DE ELIMINACIN EN ARCHIVO DE GESTIN Y CENTRAL
DE OFICINA PRODUCTORA ______________________________________________ PARA COMIT DE ARCHIVO (Para su aval adjuntamos la relacin de documentos a eliminar atendiendo lo dispuesto en la T. R. D.) _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Segn la Tabla de Retencin que tenemos aprobada en _______________.
Y segn la Legislacin o Reglamento General de Archivo le aviso que en fecha _________________ eliminaremos los siguientes documentos: CDIGO CONTENIDO FECHAS VOLUMEN UNIDAD DE CONSERVACIN ------------------18 de enero de 2013
Firma Jefe de Oficina
Jefe de Archivo

Manual de Archivo

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manual de Archivo

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Minimanual N 1

TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Cupotrans Help Logistic S. A. S.

Calle 20 N 68 - 23 (1) 742 32 88 18/01/2013

18 de enero de 2013 2 MINIMANUAL No 1

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 3 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

DESARROLLADO POR: Nstor Gabriel Zamudio Bermdez y Nelson Poveda Crdenas

MMXIII Cupotrans Help Logistic S. A. S. Bogota Colombia

18 de enero de 2013 4 MINIMANUAL No 1

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 5 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Tablas de retencin Documental (T. R. D.) __________________________________ 15

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ____________________________________ 27

6 Tabla de Contenido Limpieza de la documentacin _________________________________________________ 29

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 7 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 9 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 11 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial..."

autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin..."

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 15 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Tablas de retencin Documental (T. R. D.)

16 Tablas de retencin Documental (T. R. D.)

20 Tablas de retencin Documental (T. R. D.)

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 21 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

24 Tablas de retencin Documental (T. R. D.)

PASOS METODOLGICOS PARA LA ELABORACIN Y APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

26 Tablas de retencin Documental (T. R. D.)

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 27 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

de la documentacin y el Jefe del Archivo Central.

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 29 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

PREPARACIN FSICA DE LA DOCUMENTACIN

NELSON POVEDA CRDENAS Gerente Administrativo y Financiero (Secretario General)

NSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMDEZ Asesor archivstico

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 35 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 37 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.

42 ANEXO 1 Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 53 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 55 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

18 de enero de 2013 58 ACUERDO No.8

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 59 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 61 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

18 de enero de 2013 64 ACUERDO No. 12

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 65 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 67 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

18 de enero de 2013 68 Anexo 7

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 69 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

18 de enero de 2013 70 Anexo 8

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 71 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

18 de enero de 2013 74 ANEXO 8.1

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 75 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 79 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

18 de enero de 2013 84 ANEXO 9.1

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 85 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

18 de enero de 2013 86 ANEXO 10

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 87 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 89 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Las deben reflejar la estructura orgnico-funcional de la Entidad.

18 de enero de 2013 90 ANEXO 11

Cupotrans Help Logistic S. A. S. 91 TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Firma Jefe de Oficina

Vous aimerez peut-être aussi