II CURSO BSICO DE ADMINISTRACIN DE PROPIEDAD HORIZONTAL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO

Cmo cobrar con xito

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Ayer
Cobranza fundada en amenazas. Exista falta de valoracin sobre el profesionalismo de la gestin de cobranza.

Hoy
Personas profesionales. Cobranza fundada en argumentos. Preparacin en la mayora de quienes hacen la cobranza.
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Persuasiva.
Mediante argumentos positivos se busca el regreso del deudor y el pago de la deuda. Con cules deudores realizarla?
Con los deudores que espordicamente se atrasan y desean pagar pero tienen dificultades. Por ejemplo, los que se encuentran en situacin de iliquidez transitoria personal, sectorial o general o tienen problemas por la mala administracin del negocio. Con clientes mal acostumbrados por culpa de anteriores Administradores negligentes que han tolerado el habitual incumplimiento en los pagos. Como es el caso en que no se paga porque la deuda es pequea o porque hay una amistad especial con el deudor, etc.
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Prejudicial o persuasivo-coactiva.
Mediante argumentos tanto positivos como negativos busca primero que todo el pago de la deuda, y, si an es posible, el regreso del deudor. Se trata de evitar la cobranza coactiva. Con cules deudores realizarla? Con los deudores a quienes se les cobr persuasivamente sin resultados positivos y Con los que pudiendo pagar y que han recibido una labor educativa, se resisten a pagar.

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Judicial.
Busca nicamente el pago de la deuda mediante la accin coactiva de la justicia. El proceso est reglamentado en el Cdigo de Procedimiento Civil. Debe ser el ltimo recurso para obtener el pago de la deuda. Generalmente el proceso es largo, engorroso y costoso. Con cules deudores iniciarla? Con quienes se haya hecho la cobranza prejudicial y pudiendo pagar no lo hacen.
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La cobranza debe ser educativa: Crear conciencia de responsabilidad, promover la cultura del pago. Todo cliente puede cambiar. Toda gestin de cobranza persuasiva debe establecer siempre una nueva y positiva relacin con el deudor. La cobranza debe planearse.

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gil: Pronto, rpido. Porque: Presiona psicolgicamente al deudor. Agiliza la rotacin de la cartera. Reduce los costos de la cobranza. Reduce la prdida de cuentas. Causa buena imagen. Disminuye lapsos largos que ayudan a olvidar la deuda. Evita la acumulacin de deudas.
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Normativo. Segn normas o reglas de la Copropiedad, porque, si cada Administrador que llega, establece sus propias normas, se originar el caos entre los copropietarios. Planeado. Segn un plan, o sea, un conjunto de las acciones por realizar, cmo realizarlas y quines las han de realizar; porque la improvisacin generalmente produce el fracaso.
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Comprende: Tiempo (duracin):Fijar fechas de iniciacin y de conclusin. Indica qu lapso debe existir entre la cobranza persuasiva y la prejudicial. O dicho en otras palabras: cunto debe durar la cobranza persuasiva? Si la cobranza es dura, el tiempo ser corto; pero si es blanda, ser ms largo. Etapas (gestiones): * Nmero: A mayor duracin, ms etapas. * Ritmo (orden) : Primero las impersonales y luego las semipersonales ; finalmente las personales. * Periodicidad (tiempo entre etapa y etapa):de tal forma que no haya demasiado espacio entre una y otra etapa.
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Debe ser totalmente distinto al de la cobranza persuasiva. Comprende: * Tiempo (duracin): Determinar fechas de iniciacin y de conclusin: tanto ms corto, cuanto ms larga fue la persuasiva. * Etapas (gestiones): Nmero: Pocas Ritmo: Solo las etapas impersonales y personales y los mecanismos alternativos de solucin de conflictos (Conciliacin, Jueces de Paz, Arbitraje y Amigables Componedores). Lapso:(Tiempo entre etapa y etapa): corto.
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Est dado por el Cdigo de Procedimiento Civil (libro III, seccin segunda, ttulo XXVI, captulos 1 a 8 y ttulo XXVII) An en el caso del proceso ejecutivo, es largo y engorroso.
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LAS TCNICAS DE COBRANZA

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USTED COBRA AS?

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O AS ?

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O ES MEJOR HACERLO AS ?

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Dilogo = Mensaje Impactante.

Cobranza personalizada = El deudor es una persona, no una cosa; por eso hay que motivarlo. Cobranza individualizada = Cada persona es nica, irrepetible. Estimular el ego= Hacerle sentir al deudor que l es persona muy importante.
Apelar al sentido de honradez = No se duda de la honradez del deudor. Apelar al sentido de justicia = Ya cumplimos. Ahora cumpla Usted con el Reglamento. Obrar con prudente energa. = Con seguridad pero con tacto.
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TCNICAS PARTICULARES DE COBRANZA PERSUASIVA Por razn del comportamiento del deudor con quien cobra
Actitud Caractersticas Es inteligente. Duda porque no est convencido Alega y muchas veces inventa toda clase de calamidades Habla de todo fuera de tema para impedir la gestin de cobro. Colma de atenciones, regalos y detalles Trato Motivarlo (dilogo) inteligentemente.

Aptico

Trgico

Interrumpirlo con tacto. No aceptar ms excusas. Interrumpirlo con tacto. Hacer la gestin. Obrar con tacto. Rechazar atenciones. Concretarlo.

Charlatn

Excesivamente amable

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TCNICAS PARTICULARES DE COBRANZA PERSUASIVA Por razn del comportamiento del deudor con quien cobra
Actitud Caractersticas Trato Informar Exigir cumplimiento No demostrar temor. No interrumpirlo. Escucharlo. Paciencia. Explicaciones cortas y sencillas. Cerciorarse que entendi.
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Preguntn

Finge ignorar lo que se trata Carcter fuerte; irritable. Busca atemorizar o que se le enfrente Poco inteligente. Nada entiende

Agresivo

Terco

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TCNICAS PARTICULARES DE COBRANZA PERSUASIVA Por razn del comportamiento del deudor con quien cobra
Actitud Caractersticas Pone la cara Es muy atento. Nunca cumple. Realmente est ocupado. Nunca se le encuentra Muchas veces no es la causa. Oculta la verdadera Trato Actitud enrgica. Poner fecha definitiva para el pago Averiguar horas ms hbiles. Paciencia. Dejar razn. Dejar mensajes. Localizarlo en otros sitios Averiguar verdadera causa. Presentar soluciones

Tomapelo

Muy ocupado

Eterno ausente Manifiesta no tener dinero

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Consta de los siguientes pasos: Preparacin. Inicio o aproximacin. Motivacin. Respuesta a las objeciones. Terminacin. Seguimiento de lo acordado.
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Preparacin:
Consiste en el dominio al mximo de todos los conocimientos que pueden afectar la entrevista. Lo que se debe saber: Quin es el deudor. Si es una empresa tener un buen conocimiento sobre sus actividades, propietarios, etc. Aspectos de la deuda (monto, mora, intereses, etc.) Tcnicas que se deben seguir.
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Fuentes de la informacin: Otras personas que hayan tenido que cobrar al deudor. Personas amigas del deudor. Historial de cobranza del deudor. Observacin directa.

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Iniciacin: No disculparse. Captar la atencin. Argumentacin gil. Introduccin adecuada.

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La motivacin:
Clases: Positiva: Bondades de pagar. Usted es codueo de la copropiedad. Es parte de su patrimonio, que debe cuidar. Solidaridad con los copropietarios. Justicia: Est recibiendo todos los beneficios del Conjunto. Al comprar el inmueble adquiri el compromiso de observar los Estatutos del Conjunto donde est incluida la obligacin de cancelar las obligaciones pecuniarias. Negativa: Perjuicios por no pagar. La demanda jurdica. No tener voz y voto (Sin embargo, no se debe suspender el voto cuando las decisiones requieran del 70% de copropiedad). Pagar intereses de mora. Pagar multas impuestas por la Asamblea. No poder utilizar bienes comunes. (Ley 675 de 2001, artculo 59) Estar en lista de morosos (Ib. numeral 1 del artculo 30)

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Terminacin y despedida
Muy importante determinar: Cundo terminarla. Cmo terminarla. Cmo despedirse. Si el deudor pag: No superagradecer. Cuidar el momento de la despedida. No demostrar suficiencia. No demostrar indiferencia. Si el deudor no pag: Actuar como en el caso anterior y adems: No manifestar disgusto. Dejar las puertas abiertas. Preparar una nueva entrevista.
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Seguimiento de lo Acordado: Independientemente de las promesas del deudor, se debe mantener al tanto de sus acciones.

Una promesa no es lo mismo que un pago.

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