AYUDA PARA CONVERTIR ARCHIVOS DE EXCEL A *.

DAT PARA SER TRANSFERIDOS AL SISTEMA ICV El proceso de modificacin que se expone en este archivo es aplicable a los archivos de compras y ventas, ya que incorpora todas las modificaciones de formatos que, conforme las estructuras de los archivos del Manual del Usuario, se necesitan para la preparacin de los archivos restantes. El proceso se sintetiza en cinco pasos bsicos: 1.- PREPARACION DE ARCHIVO EN EXCEL Para empezar se debe preparar un archivo de EXCEL conteniendo los datos que conforme la estructura expuesta en el Manual de Usuario, el cual servir de base para preparar nuestro archivo de texto, este debe contar con la informacin que es solicitada en el manual del ICV, es preciso que tenga la informacin siguiente: NIT O NRC Perodo en el cual fue declarado el crdito fiscal (mes declaracin) Fecha de emisin del documento Tipo de documento Nmero de documento El Valor del IVA generado en la transaccin, expresado en dlares estadounidenses.

2. ELIMINACION DE GUIONES El NIT o NRC, deben presentarse sin guiones, para eliminar el guin, insertaremos una columna entre el NIT o NRC y el perodo, se accede al asistente de frmulas (fx), agregue una columna y escriba a la par del dato que desea modificar la frmula siguiente =SUSTITUIR (A2,-,),

como se aprecia, la lgica de la formula es la accin a realizar (sustituir), la celda sobre la que se efectuar accin (en este caso A2), el dato a sustituir (-) y por quien se sustituir (, aprecie que las comillas no presentan espacio entre ellas). Cpiela en las siguientes celdas y se el presentar el NIT o NRC sin los guiones

Convierta en valor la frmula y elimine la columna en la cual se encuentra el NRC original; para ello, seleccione toda la columna en la cual copi la formula, vaya al men Edicin\Copiar, luego a Edicin\Pegado Especial a la opcin Valores y ya no aparecer la formula sino el valor. ES IMPORTANTE SEALAR QUE TANTO EL NRC COMO EL NIT DEBE ENCONTRARSE ALINEADO A LA IZQUIERDA.

3. CONVERSION DE LA FECHA Para convertir la fecha al formato AO MES DIA (YYYYMMDD) sin los separadores, se selecciona toda la columna, se accede a la opcin Formato de Celdas, seleccionando PERSONALIZADA y se busca el formato dd/mm/yyyy, modifquelo, dejndolo de la siguiente manera yyyymmdd, esto lo puede hacer en el rea dispuesta dentro del formato de celdas

Quedando el registro de la siguiente manera:

Como se aprecia, nicamente se ha cambiado la presentacin de los datos, en ningn momento se ha adicionado informacin o se ha eliminado.

4. CONVERSION DEL VALOR DE IVA Para convertir el valor del IVA, se necesita que este sea presentado sin el punto decimal, pero sin dejar de lado los decimales, por ejemplo: si tenemos un IVA de $35.45, el valor debe ser expresado 00000003545, para que pueda ser incorporado al ICV, as mismo los valores negativos (notas de crdito) deben ser expresados como cantidades positivas, esto se puede lograr multiplicando por menos 1 (-1), o eliminando el signo si no muchos valores. Para eliminar el punto decimal se multiplica el valor por 100, seleccione las celdas en la cual se encuentra el nuevo monto, convierta esta frmula en valor, acceda al Formato de Celdas, elija la opcin de Nmero, en el rea de Posiciones decimales le asigna cero (0) y se tendr el valor como se necesita.

Ahora rellenaremos con ceros a la izquierda el valor, para ello accedemos nuevamente al Formato de Celdas, seleccionamos Personalizada, eligiendo la opcin 0.00, esta se modifica en el rea dispuesta para tal fin reemplazando por 11 ceros (00000000000), se presenta una muestra del registro.

Al finalizar el cambio de formatos, tendramos un archivo como el siguiente:

La informacin que se mostrar en el archivo es exactamente la misma de la que se dispona en un inicio, se ha modificado la presentacin nicamente. (Por seguridad, es conveniente guardar una copia de este archivo en formato excel) 5. CONVERSION DEL ARCHIVO A *.DAT Lleg el momento de dar al archivo la estructura definitiva, a fin de convertirlo en un archivo DAT, factible de transferir al Sistema ICV. Para ello se elimina la primera fila, en al cual se encuentran los identificadores de las columnas, recuerde de disponer el archivo con la estructura que se solicita en el Manual del Usuario del ICV desde el principio. Las posiciones que se detallan en la estructura sealada en el manual, se consiguen dando a cada una de las columnas un ancho conforme a las posiciones que se solicitan. Para guardar el archivo se accede a la barra de Men en Archivo\Guardar Como y se le asigna ubicacin, nombre y tipo de archivo, que para el caso que nos interesa es ANCHO 14

ANCHO 2

ANCHO 8

ANCHO 1

ANCHO 25

ANCHO 11

TEXTO CON FORMATO (DELIMITADO POR ESPACIOS), al guardar este archivo aparecer con la extensin *.prn.

Para nuestra comodidad y facilitando el siguiente paso, sera conveniente no asignarle un nombre que supere los 8 caracteres, por ejemplo: C:\ARCHIVO\COMPRA o C:\ARCHIVO\VENTA, EXCEL adicionar la extensin. Ya tenemos guardado el archivo, se cierra EXCEL y accedemos desde el botn de inicio de Windows al Prompt de MS DOS, para ello vamos a la opcin Ejecutar, aparecer un cuadro similar al siguiente en el cual se debe digitar COMMAND

Presentndose una ventada como la siguiente:

Al acceder a la lnea de comando de MS DOS se procede a cambiar el nombre del archivo, el cual fue generado con extensin .prn y darle la extensin .dat . Para esto es necesario identificar el directorio en que hemos guardado nuestro archivo actual con extensin prn.

Para efectuar este cambio es preciso recordar algunos comandos de MS DOS: CD se utiliza para cambiar de subdirectorios, por ejemplo: Si nos encontramos en el Raz C:\> Al dar la instruccin C:\> CD WINDOWS ; se debera dar como respuesta a la instruccin C:\WINDOWS> Si nos encontramos en esta ubicacin C:\WINDOWS>, y deseamos llegar de nuevo al Raz, la instruccin sera la siguiente: C:\WINDOWS>CD.. Obtenindose la siguiente respuesta C:\> Esto servir para encontrar el archivo dependiendo de la ubicacin que se haya asignado. Es preciso recordar que MS DOS no acepta nombres con mas de ocho caracteres, si el nombre del subdirectorio los supera debern digitarse los primeros seis caracteres adicionando ~ (por medio de teclado o con la combinacin ALT-126) y 1, para complementar los 8 caracteres (Ejm: MISDOC~1) Teniendo ubicado el subdirectorio en el cual guardamos el archivo .prn, lo renombramos de la siguiente forma C:\(Nombre del directorio)> ren nombre del archivo.prn nombre del archivo.dat

Con esto, tenemos listo el archivo para transferirlo al Sistema ICV

NOTA: Es preciso sealar que este documento tiene exclusivamente una finalidad ilustrativa, a fin que sirva gua para el proceso de transformacin de un archivo EXCEL a DAT. No nos cabe duda que para un experto en informtica, existen otros procedimientos o nuevos adelantos en esta materia que puedan hacer ms eficiente el proceso.