Microsoft

Word, Excel, PowerPoint

Les indispensables

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Ofce 2010

Vronique Warion

WORD, E XCEL ET POWERPOINT 2010

VRONIQUE WARION

Pearson Education France a apport le plus grand soin la ralisation de ce livre afin de vous fournir une information complte et fiable. Cependant, Pearson Education France nassume de responsabilits, ni pour son utilisation, ni pour les contrefaons de brevets ou atteintes aux droits de tierces personnes qui pourraient rsulter de cette utilisation. Les exemples ou les programmes prsents dans cet ouvrage sont fournis pour illustrer les descriptions thoriques. Ils ne sont en aucun cas destins une utilisation commerciale ou professionnelle. Pearson Education France ne pourra en aucun cas tre tenu pour responsable des prjudices ou dommages de quelque nature que ce soit pouvant rsulter de lutilisation de ces exemples ou programmes. Tous les noms de produits ou marques cits dans ce livre sont des marques dposes par leurs propritaires respectifs.

Publi par Pearson Education France 47 bis, rue des Vinaigriers 75010 PARIS Tl. : 01 72 74 90 00 www.pearson.fr Avec la collaboration ditoriale dHerv Guyader Ralisation PAO : La B. ISBN : 978-2-7440-4169-3 Copyright 2010 Pearson Education France Tous droits rservs

Aucune reprsentation ou reproduction, mme partielle, autre que celles prvues larticle L. 122-5 2 et 3 a) du code de la proprit intellectuelle ne peut tre faite sans lautorisation expresse de Pearson Education France ou, le cas chant, sans le respect des modalits prvues larticle L. 122-10 dudit code.

Table des matires

Chapitre 1
1 2 3 4

Les nouveauts conjointes . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1 3 9 13 21

Le nouvel environnement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les thmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Longlet Fichier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les nouveaux outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Excel 2010
Chapitre 2 Dmarrage
5 6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 29 33 39 41 49 69 71 75 82 86 99 101 104 113 119 122 Nouveauts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mise en forme et styles rapides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 3 Calculer
7 8

Calculs de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fonctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 4 Statistiques
9

Mise en forme conditionnelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10 Trier et ltrer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Consolidation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Tableaux croiss dynamiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 5 Graphiques

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13 Quel type de graphique choisir ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Histogramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Secteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Grer les graphiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Graphiques sparkline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Word, Excel et PowerPoint 2010

III

Table des matires

IV

Chapitre 6 Protger les donnes.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

125 127 132 137 139 143

18 Validation des donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Limiter laccs aux donnes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 7 Partager les donnes .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20 En-ttes et pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Imprimer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Word 2010
Chapitre 8 Dmarrage
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 151 159 161 165 174 179 181 188 197 199 204 209 22 Nouveauts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 9 Mise en forme et styles

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

23 Mise en forme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Listes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 10 Insertion dlments .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26 Tableaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Illustrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 11 Documents longs

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

28 En-ttes, pieds et numros de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Rfrencements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 12 Envoi en nombre

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

213 215 223 227 229 233

31 Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 tiquettes et enveloppes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 13 Rvisions et nalisation .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33 Les outils de rvision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Finalisation et impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

PowerPoint 2010
Chapitre 14 Cration
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 241 250 258 263 265 274 35 Crer la prsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Masque des diapositives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 15 Partager la prsentation

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

38 Transitions et animations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Diffuser le diaporama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

281

Word, Excel et PowerPoint 2010

Introduction

VI

La rvolution, nous pensions lavoir eue avec Ofce 2007. Une fois nest pas coutume, Microsoft a revu sa copie et remis sur louvrage sa premire mouture de la nouvelle interface. Bien lui en a pris ! Fini, les Comment je fais pour imprimer ?. Termin les O il est, laperu avant impression ? Sans parler des commandes disperses sur le ruban ! Avec Ofce 2010, vous personnalisez le ruban votre guise et le nouvel onglet Fichier regroupe toutes les commandes que vous avez cherches dans linterface 2007. Mais la nouveaut ne sarrte pas l. Word, Excel et PowerPoint se sont enrichis de nombreuses fonctionnalits : nouveaux graphiques SmartArt, effets artistiques et suppression de larrire-plan des images, outil de capture instantan, etc. Et ne parlons pas des menus contextuels ou de la mini barre doutils devenus rellement contextuels. Dans ce livre, nous nous intressons aux fonctionnalits fondamentales de chaque logiciel pour vous offrir une prise en main rapide et un accs lessentiel par le biais dexemples concrets. Nous dcouvrirons galement les nouveauts et verrons comment les intgrer dans votre travail. Cet ouvrage dmarre par un chapitre consacr aux points communs des trois logiciels, tels la personnalisation de lenvironnement, les thmes, les formats denregistrement. Chaque logiciel bncie ensuite de sa propre partie. Si cet ouvrage se veut dun abord simple et direct, il ne sadresse toutefois pas aux grands dbutants et suppose que vous connaissez dj certains fondements du fonctionnement dun tel logiciel. Pour les utilisateurs avertis, il permet de retrouver rapidement ses marques, de travailler immdiatement de manire efciente, mais surtout de proter de toutes les nouveauts et optimisations qui rendent lutilisation quotidienne de ces logiciels encore plus efcace.

Info
Les procdures dcrites dans ce livre, ainsi que les gures qui les illustrent, sont fondes sur lenvironnement Windows 7. Si vous avez install Microsoft Ofce 2010 sous Windows XP ou Windows Vista, certaines gures seront diffrentes dans votre environnement.

FICHIERS DEXERCICES
Certaines procdures de ce livre sont accompagnes par des documents qui illustrent le fonctionnement des diverses fonctionnalits. Vous tes bien entendu libre demployer des chiers votre disposition, mais il pourra tre plus simple de faire appel des chiers prts lemploi, prvus cet effet. Les documents utiliss dans les procdures de ce livre sont tlchargeables sur le site web de lditeur, Pearson, ladresse www.pearson.fr, la page consacre cet ouvrage.

C HAPITRE 1 LES NOUVEAUTS CONJOINTES

Excel, Word et PowerPoint 2010 proposent chacun de nouvelles fonctionnalits, mais leur totale interaction constitue lune des principales nouveauts. Ce chapitre est consacr aux fonctionnalits communes, tel que le nouvel environnement de travail, les thmes Ofce ou les formats denregistrement. Nous verrons comment les personnaliser et les adapter vos mthodes de travail. Ce chapitre ne dtaille cependant pas toutes les nouveauts communes aux trois logiciels. En effet, il semblait plus judicieux de dvelopper la cration de graphiques dans Excel, les composants QuickPart ou les graphiques SmartArt dans Word et les effets dimages dans PowerPoint, mme si ces fonctionnalits sont accessibles dans les trois logiciels avec les mmes options. Aussi, si vous souhaitez insrer un graphique Excel dans un document Word, reportezvous au chapitre Excel consacr aux graphiques pour obtenir toutes les informations dont vous aurez besoin.

Le nouvel environnement 1 Le nouvel environnement

Si vous arrivez de lenvironnement Ofce 2007, celui de 2010 ne vous semblera gure nouveau, hormis longlet Fichier qui remplace le menu Ofce. Attendez-vous tout de mme dautres surprises. En revanche, si votre prcdente version tait antrieure Ofce 2007, vous allez vivre une rvolution. Pour ceux et celles qui squipent pour la premire fois dOfce, soyez rassurs, la prise en main de lenvironnement 2010 est des plus simples ! Lenvironnement Ofce 2010, se compose de plusieurs parties, similaires comme le montre la Figure 1.1 :

Attention
Lenvironnement dOfce 2010 sadapte la taille et la rsolution de votre cran dordinateur. Autrement dit, les gures prsentes dans cet ouvrage ne seront pas ncessairement identiques votre environnement. En effet, par manque despace des galeries sont rduites des boutons ou inversement, si votre cran est plus large, certains boutons peuvent safcher sous forme de groupe. Nanmoins, toutes les commandes sont toujours prsentes au mme emplacement.

Figure 1.1 : Le ruban, la barre Accs rapide et la barre dtat des trois logiciels.

Dans la partie suprieure, la barre de titre qui se divise en trois zones, de gauche droite : la barre
doutils Accs rapide, qui contient par dfaut les boutons Enregistrer, Annuler et Rtablir, le nom du chier suivi du nom du logiciel et les boutons de fentre.

Le nouvel environnement

Le nouvel environnement

En dessous de la barre de titre se trouve le ruban. Il se compose de plusieurs onglets qui groupent
les commandes apparentes. Le premier onglet, Fichier, contient toutes les commandes de lancien menu Fichier devenu le menu Ofce dans 2007 : Ouvrir, Enregistrer, Imprimer, etc. Le deuxime onglet, Accueil est en fait le premier afch louverture du logiciel. Il propose toujours les commandes les plus exploites. Les autres commandes sont rparties de manire logique sur les autres onglets. Par exemple, longlet Insertion accueille tous les lments que lon peut insrer dans un chier, longlet Mise en page contient les fonctionnalits de marges ou dorientation et longlet Afchage se charge des options lies la prsentation.

Les icnes places droite du ruban, sous les boutons de fentre, permettent de rduire le ruban
une ligne donglets ( ) et afcher laide ( ).

La barre dtat, situe dans la partie infrieure de chaque fentre, prsente des informations relatives au chier. droite, la barre de zoom permet daugmenter et de rduire le facteur de zoom par le biais des boutons moins () et plus (+) ou en faisant glisser le curseur. gauche de la barre de zoom, les boutons de la barre dafchage basculent dun afchage un autre. Dans cet environnement, le ruban et la barre doutils Accs rapide sont entirement personnalisables, comme nous le verrons dans la prochaine section.

GALERIES

ET APERU INSTANTAN

Dans Ofce 2010, tout lment impliquant un changement visuel vous est propos dans une galerie, intgrant souvent un aperu instantan. Il suft de survoler un lment de la galerie avec le pointeur de la souris pour proter dun aperu du rsultat, sans lappliquer. Les galeries se prsentent sous deux formes : des boutons sur lesquels vous cliquez pour dvelopper la galerie, comme les effets de texte dans Word (voir Figure 1.2) ou une galerie autonome reprsente par une barre de miniatures, comme la galerie Styles du graphique (voir Figure 1.3), o vous cliquez sur le bouton Autres ( ) pour afcher lintgralit des choix proposs.

Figure 1.2 : La galerie Effets de texte et son aperu instantan sur un texte slectionn.

Figure 1.3 : Cliquez sur le bouton Autres de la galerie Styles du graphique pour louvrir.

Astuce
Les galeries sont parfois imposantes et couvrent les donnes larrire-plan, vous empchant de proter de laperu instantan. Pour modier la taille dune galerie, cliquez sur les petits points situs dans langle infrieur droit lorsque le pointeur prend la forme dune double che diagonale. Ensuite, faites glisser dans la direction de votre choix.

PERSONNALISER

LE RUBAN

Sil est vrai que sa simple prsence simplie dj grandement la gestion de lenvironnement, certaines commandes ne sont pas forcment ncessaires votre fonctionnement, alors que dautres sont absentes du ruban ou places sur un onglet peu usit. Avec Ofce 2010, le ruban est dornavant personnalisable, dans certaines limites. Vous tes, en effet, autoris dplacer les groupes de commandes, masquer les onglets inutiliss, mais galement ajouter des onglets ou des groupes de commandes personnaliss. Pour personnaliser le ruban, cliquez sur longlet Fichier. Dans le volet gauche, cliquez sur Options puis sur Personnaliser le ruban (voir Figure 1.4).

Figure 1.4 : Personnalisez le ruban.

Le nouvel environnement

Le nouvel environnement

Servez-vous de la liste droulante Personnaliser le Ruban pour afcher un jeu donglets : Onglets principaux liste uniquement les onglets de base, Onglets doutils prsente les onglets contextuels et Tous les onglets afche les deux types donglets. Ensuite, pour :

Afcher ou masquer les onglets. Dans la liste de droite, cochez ou supprimez les coches en
regard du nom des onglets.

Dvelopper ou rduire les groupes de commandes de chaque onglet. Cliquez sur les signes plus (+) ou des signes moins () en regard de leur nom. Crer un nouvel onglet. Sous la liste de droite, cliquez sur le bouton Nouvel onglet. Ajoutez
ou dplacez ensuite des groupes de commandes pour complter le nouvel onglet.

Ajouter un nouveau groupe de commandes un onglet. Sous la liste de droite, cliquez sur
le bouton Nouveau groupe.

Dplacer des onglets ou des groupes. Slectionnez leur nom dans la liste et cliquez sur les
ches Monter et Descendre, situes droite.

Ajouter/supprimer des commander un groupe. Slectionnez le groupe dans la liste de

droite. Dans la liste droulante Choisir les commandes dans les catgories suivantes, slectionnez le groupe de commandes susceptible daccueillir la commande cherche. Dans la liste de gauche, localisez la commande ajouter au groupe et slectionnez-la. Cliquez sur le bouton Ajouter. Pour supprimer une commande dun groupe, slectionnez-la et cliquer sur le bouton Supprimer.

Info
Vous ne pourrez ajouter des commandes quaux groupes personnaliss. Il nest pas possible dajouter des commandes aux groupes prdnis.

Renommer les groupes ou les onglets. Servez-vous du bouton Renommer. Rtablir les paramtres dorigine de longlet slectionn ou de tous les onglets.
Cliquez sur le bouton Rinitialiser.

Enregistrer vos personnalisations et les exploiter sur un autre ordinateur. Cliquez sur le bouton Importer/Exporter. Astuce
Si le ruban occupe trop de place votre got, cliquez sur le bouton Rduire le ruban ( lextrmit droite du ruban. Le bouton Agrandir ( ) le rtablit. ), situ

PERSONNALISER

LA BARRE DOUTILS

ACCS

RAPIDE

La barre doutils Accs rapide est la petite barre place lorigine dans langle suprieur gauche de lcran (voir Figure 1.5). Elle accueille par dfaut les boutons Enregistrer, Annuler et Rtablir. Le bouton Personnaliser la barre doutils Accs rapide ( ), plac son extrmit droite, permet dajouter des commandes cette barre doutils. Slectionnez simplement les commandes ajouter la barre doutils.

Figure 1.5 : Personnalisez rapidement la barre doutils Accs rapide, dans Excel, Word et PowerPoint. Pour ajouter des commandes absentes du menu Personnaliser la barre doutils Accs rapide, deux solutions soffrent vous : 1. Dans le menu Personnaliser la barre doutils Accs rapide, cliquez sur Autres commandes. La fentre des Options du logiciel souvre sur la page de personnalisation de la barre daccs rapide (voir Figure 1.6) .

Figure 1.6 : Les options de personnalisation de la barre doutils Accs rapide.

Le nouvel environnement

Le nouvel environnement

2. Dans la liste droulante Choisir les commandes dans les catgories suivantes, localisez le groupe de commandes susceptible daccueillir la commande cherche. Ensuite : Ajouter. Slectionnez la commande dans la liste de gauche et cliquez sur ce bouton pour la dplacer vers la liste de droite qui reprsente la barre daccs rapide. Supprimer. Slectionnez la commande dans la liste de droite et cliquez sur ce bouton pour la supprimer de la barre doutils Accs rapide. <Sparateur>. En tte de chaque liste de gauche, cette commande permet dajouter des sparateurs verticaux entre chaque groupe de commande de la barre doutils Accs rapide. Monter et Descendre. Ces deux boutons, situs droite de la fentre, dplacent les commandes dans la liste de droite.

Info
Dans la liste, les commandes sont classes verticalement. Dans la barre doutils Accs rapide, le premier bouton de la liste est plac lextrmit gauche de la barre. 3. Cliquez sur OK. Il est galement possible de personnaliser la barre doutils Accs rapide en se servant des commandes de lenvironnement. Les commandes de tous les onglets, y compris les onglets contextuels et hormis longlet Fichier, peuvent tre directement ajoutes la barre doutils. Il suft de cliquer droit sur une commande ou un groupe de commandes et de choisir Ajouter la barre doutils Accs rapide. Pour supprimer une commande ou un groupe de commandes de la barre doutils, cliquez du bouton droit sur le bouton dans la barre doutils et choisissez Supprimer de la barre doutils Accs rapide. Si vous avez ajout plusieurs commandes la barre doutils Accs rapide, il peut tre plus pratique de la placer sous le ruban. Cliquez sur le bouton Personnaliser la barre doutils Accs rapide et choisissez Afcher en dessous du ruban.

Les thmes 2 Les thmes

Si vous avez travaill avec la version 2007 dOfce, vous connaissez sans doute dj les thmes, bien plus conviviaux et indispensables que les anciens thmes de la gamme. Ils uniformisent lapparence des chiers Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc. et leur confrent un aspect professionnel. Vous trouverez exactement les mmes thmes dans toute la gamme Ofce 2010. En outre, si vous personnalisez ou crez un thme dans lun des logiciels, il est immdiatement disponible dans les autres logiciels de la gamme. Les thmes regroupent trois notions : les jeux de couleurs, les jeux de polices et les jeux deffets. Chacun de ces lments peut tre personnalis pour constituer votre thme, fond sur une charte graphique par exemple. Ils se trouvent dans le groupe Thmes de longlet Mise en page.

Info
Dans Word, les jeux de couleurs et de polices sont galement disponibles derrire le bouton Modier les styles du groupe Style dans longlet Accueil.

JEUX

DE COULEURS

Les couleurs du thme sont accessibles partir de tous les boutons contenant une palette de couleurs : Couleur de police, Trame de fond, Couleur de trait, etc. Les couleurs et leurs nuances sont fondes sur un jeu que vous choisissez et qui gre lintgralit des couleurs du chier. Il est, bien entendu, possible dappliquer des couleurs absentes du jeu en cours, mais le but ici est duniformiser les couleurs et dviter les mlanges hasardeux. Le jeu de couleurs par dfaut est celui dOfce. Il existe plus de 70 jeux de couleurs diffrents, mais rien ne vous empche de crer le vtre. Pour appliquer un jeu de couleurs diffrents, dans groupe Thmes de longlet Mise en page, cliquez sur Couleurs (voir Figure 1.7). Survolez les thmes pour visualiser leur effet sur votre chier et cliquez sur le thme qui vous convient.

Figure 1.7 : Choisissez un jeu de couleurs.

Les thmes

Les thmes

10

Pour personnaliser un jeu de couleurs ou crer le vtre : 1. Dans le bas de la galerie des jeux de couleurs, cliquez sur Nouvelles couleurs de thme. 2. Cliquez sur chaque bouton de couleur et dnissez la couleur de base (voir Figure 1.8). Ofce se chargera des nuances. Si vous ne trouvez pas la couleur approprie, cliquez sur Autres couleurs et servez-vous de la bote de dialogue Couleurs pour dnir la couleur de votre choix. 3. Attribuez un nouveau nom votre jeu et cliquez sur Enregistrer. Le jeu de couleurs est dornavant disponible dans la galerie des jeux de couleurs de toute la gamme Ofce, sous la catgorie Personnalis.

Figure 1.8 : Personnalisez les jeux de couleurs.

Pour modier ou supprimer un jeu de couleurs de la galerie, cliquez du bouton droit sur le jeu et choisissez Modier ou Supprimer.

JEUX

DE POLICES

linstar des jeux de couleurs, Ofce propose des jeux de polices, savoir un duo police de titres/ police de corps de texte. Parmi ces jeux de polices, se trouvent les deux nouvelles polices Microsoft, Calibri et Cambria. Elles viennent concurrencer et moderniser les anciennes polices Arial et Times New Roman. Cliquez sur le bouton Polices du groupe Thmes pour survoler les diffrents jeux de polices et visualiser leur effet. Cliquez sur un jeu pour lappliquer. Dans la partie infrieure de la galerie, la commande Nouvelles polices du thme permet de choisir son propre jeu de polices et de lenregistrer dans la galerie (voir Figure 1.9) .

Figure 1.9 : Personnalisez les jeux de polices.

JEUX DEFFETS
Le troisime lment du groupe Thmes, les jeux deffets, nest quant lui, pas personnalisable. Il permet dappliquer des effets spciaux uniformes lintgralit des formes dun chier. Dans Ofce 2010, les formes composent presque chaque lment graphique : SmartArt, graphiques, pages de garde, zones de texte, etc. Les effets jouent sur les ombres, la rexion, la lumire, les bordures, les biseaux et la 3D des formes et appliquent une apparence homogne aux lments graphiques du chier. Pour appliquer un jeu deffets, cliquez sur le bouton Effets du groupe Thmes et slectionnez un effet dans la galerie (voir Figure 1.10).

Figure 1.10 : Appliquez un jeu deffets.

Les thmes

11

Les thmes

12

ENREGISTRER

UN THME

Chaque thmes Ofce 2010 est un ensemble des trois prcdents jeux. Autrement dit, un thme se compose dun jeu de couleurs, dun jeu de polices et dun jeu deffets. Dans cette galerie galement, il suft de survoler les miniatures pour visualiser le rsultat sur votre chier (voir Figure 1.11).

Figure 1.11 : Les thmes dOfce 2010.

Astuce
Chaque galerie peut tre redimensionne pour afcher davantage de miniatures. Cliquez sur langle infrieur droit et faites-le glisser. Pour enregistrer votre propre thme : 1. Choisissez un jeu de couleurs, de polices et deffets, personnaliss ou prdnis. 2. Dans le groupe Thmes de longlet Mise en page, cliquez sur le bouton Thmes. 3. Dans la partie infrieure de la galerie, cliquez sur Enregistrer le thme actif. 4. Dans la zone Nom de chier, attribuez un nom votre thme et cliquez sur Enregistrer. Votre nouveau thme vient se placer en tte de la galerie Thmes, dans la section Personnalis.

Attention
Pour le retrouver dans toutes les galeries Thmes de la gamme Ofce, ne modiez pas lemplacement denregistrement par dfaut, savoir, sous Windows Vista et Windows 7, dans le dossier lecteur systme:\Utilisateurs\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes. La commande Rechercher les thmes de la galerie permet de localiser les thmes enregistrs sur votre ordinateur ou un support externe. Servez-vous de la commande Restaurer le thme partir du modle, si vous avez modi lun des thmes prdnis et que vous souhaitez rcuprer les jeux dorigine.

Longlet Fichier 3 Longlet Fichier

Dans son volet latral gauche, longlet Fichier accueille toutes les commandes classiques des anciens menus Fichier et Ofce, ainsi que dautres fonctionnalits pratiques, telles que la gestion des versions et les proprits. Les quatre premires commandes de ce volet, Enregistrer, Enregistrer sous, Ouvrir et Fermer, sont familires.Voyons ce que proposent les autres.

INFORMATIONS
La fentre Informations du chier se divise en quatre sections (voir Figure 1.12) : Autorisations, Prparer le partage,Versions et Proprits.

Figure 1.12 : La fentre Informations de longlet Fichier gre la protection du chier.

AUTORISATIONS
Cette section gre les outils de protections du chier. Pour les afcher, cliquez sur le bouton Protger le classeur/le document/la prsentation, selon le logiciel afch. Les options communes aux trois logiciels sont :

Marquer comme nal. Indique que les modications sont termines et quil sagit de la
dernire version du chier. Dans un chier marqu comme nal, les commandes ddition et de rvision sont grises. Dans la barre dtat, une icne ( ) et une barre dinformations (voir Figure 1.13) indiquent lutilisateur ltat nal du chier.

Figure 1.13 : La barre dinformations dun chier marqu comme nal.

Longlet Fichier

13

Longlet Fichier

14

Attention
Cette option ne constitue absolument pas une protection du document. Cliquer sur le bouton Modier quand mme de la barre dinformations suft activer toutes les commandes. Cette fonctionnalit nexiste qu titre informatif.

Chiffrer avec mot de passe. Bloque le contenu du chier et le chiffre. Le mot de passe sera
indispensable pour ouvrir le chier. Il rpond une stratgie de mot de passe et doit donc respecter la rgle de longueur minimale (au moins 6 caractres) et de complexit minimale (au moins trois des quatre types de caractres : minuscules, majuscules, chiffres et symboles).

Restreindre lautorisation par les personnes. Restreint laccs aux personnes que vous
slectionnez et les empche dditer, de copier ou dimprimer le chier.Vous devez disposer dune identit ID Windows Live pour exploiter cette fonctionnalit. Il est possible den obtenir une au cours du processus.

Ajouter une signature numrique. Adjoint une signature numrique au chier pour valider
son authenticit. Cette signature invisible est associe un certicat numrique que vous pouvez obtenir en ligne au cours du processus. Dans Excel, ce bouton permet de protger la feuille de calcul ou le classeur, comme nous le verrons la Fiche 19. Dans Word, la commande Restreindre la modication limite le type de modications que lutilisateur peut apportes au document, comme nous ltudierons la Fiche 34.

PRPARER

POUR LE PARTAGE

Les commandes de cette section sont consacres la vrication du chier avant son partage avec dautres utilisateurs. Pour accder aux commandes, cliquez sur le bouton Vrier la prsence de problmes.

Inspecter le document. Vrie la prsence de proprits masques et dinformations condentielles telles des marques de rvision ou des commentaires.Vous devrez enregistrer le chier avant de dmarrer linspecteur. Ensuite, cochez ou supprimez les coches des cases des options pour lesquelles vous voulez effectuer une vrication et cliquez sur Inspecter (voir Figure 1.14). Dans la fentre de synthse, linspecteur vous informe des lments trouvs. Pour les supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer dans la section concerne.

Vrier laccessibilit. Examine votre chier la recherche dlments susceptibles dtre

difciles lire pour les personnes prsentant un handicap.

Vrier la compatibilit. Vrie la prsence dlments non compatibles avec les versions
antrieures. Un message vous informe des ventuels problmes et vous permet de les corriger. Ce message safche galement lorsque vous enregistrez le chier dans un format antrieur, comme nous le dtaillerons plus loin.

Figure 1.14 : Vriez la prsence ventuelle dinformations masques.

VERSIONS
Cette fonctionnalit rcupre la version temporaire dun chier ferm sans avoir t enregistr ou revient une version antrieure du chier ouvert. Elle se fonde sur la fonction denregistrement automatique. En outre, tant que vous travaillez sur le chier, les versions enregistres automatiquement sont accessibles.

Attention
La rcupration des chiers temporaires ne fonctionne que si les options Enregistrer les informations de rcupration automatique toutes les X minutes et Conserver le dernier chier rcupr automatiquement si je ferme sans enregistrer sont coches. Ces options sont actives par dfaut dans la page Enregistrement des Options du logiciel (onglet Fichier, Options). Si vous navez pas enregistr le chier en le fermant, vous pouvez rouvrir la version temporairement conserve. Pour ce faire, ouvrez le logiciel dans lequel vous avez cr ou prcdemment ouvert le chier. Ensuite, dans le volet gauche de longlet Fichier, cliquez sur Informations > Grer les versions > Rcuprer des documents/classeurs/prsentations non enregistr(e)s. Le chier souvre et une barre dinformations safche (voir Figure 1.15) pour vous permettre denregistrer le chier.

Figure 1.15 : La barre dinformations dun chier temporaire rcupr.

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Info

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Cette fonction est galement disponible dans la partie infrieure de la liste des documents rcents. Ensuite, dans le dossier des brouillons qui safche, slectionnez le chier et cliquez sur Ouvrir. Si vous travaillez dans un chier enregistr pralablement et le fermez sans enregistrer les modications apportes depuis, vous pourrez rcuprer le dernier brouillon enregistr automatiquement. Pour cela, dans longlet Fichier, cliquez sur Informations. Dans la section Versions, cliquez sur la version du chier intitule (lorsque jai ferm sans enregistrer). Dans la barre dinformations (voir Figure 1.16), cliquez sur Restaurer pour remplacer le chier actuel par la version antrieure ou sur Comparer pour comparer les deux versions.

Figure 1.16 : Restaurez une ancienne version du chier ou comparez les deux versions.

PROPRITS
La partie droite de la section Informations est consacre aux proprits du chier. Ce sont des donnes qui dcrivent le chier et son auteur. Elles servent organiser les chiers et les localiser lors de recherches. Certains champs, comme Titre ou Auteur, sont lis aux champs utiliss dans le chier. Autrement dit, les informations saisies dans ce panneau sont automatiquement rcupres dans les champs du mme nom dans le document. Par exemple, si vous ajoutez le champ Titre dans un en-tte de document Word, il contient les donnes saisies dans le champ Titre des proprits du document et inversement. Pour modier le contenu dun champ, cliquez sur les champs Ajoutez. Dans le champ Balises, saisissez des termes descriptifs du chier, spars par des points-virgules. La zone de recherche des fentres Windows Vista et 7 exploitent ces informations pour localiser le chier. Dans ces versions de Windows, tous les champs de proprits peuvent tre exploits pour organiser, trier et ltrer les chiers. Pour ajouter des proprits personnalises, cliquez sur Proprits > Proprits avances.

RCENT
Afche la liste des 20 derniers chiers ouverts. Pour modier les options relatives aux chiers rcents, dans longlet Fichier, cliquez sur Options. Dans la section Afcher de la page Options avances, servezvous de la case Afcher ce nombre de documents rcents pour modier le nombre de chiers rcents afchs.

NOUVEAU
Cette fentre se divise en deux parties. Dans la section Modles disponibles, vous accdez aux modles installs sur votre ordinateur :

Document vierge. Cre un chier vierge. Modles rcents. Liste les modles rcemment utiliss.

 Exemples de modles. Propose des modles prdnis. Mes modles. Ouvre la bote de dialogue des modles installs sur lordinateur. Crer partir. Emploie un chier existant comme modle.
Dans la section Modles Ofce.com plusieurs rubriques proposent des modles tlcharger sur le site web dOfce. Il suft de cliquer sur une rubrique, puis ventuellement sur une sous-rubrique. 1. Cliquez sur un modle pour en afcher un aperu droite accompagn de commentaires ventuels dutilisateurs. 2. Sil vous convient, cliquez sur Tlcharger. 3. Une fois une modle tlcharg, il est accessible depuis la liste des Modles rcents. Servez-vous des boutons de navigation (Prcdent et Suivant) pour parcourir les pages de modles. 4. Cliquez sur Accueil pour revenir la page principale.

IMPRIMER
Cette page remplace la bote de dialogue Imprimer des prcdentes versions. Vous y trouvez toutes les informations ncessaires limpression de votre chier (voir Figure 1.17).

Dans la zone Copies, choisissez le nombre dexemplaires imprimer. Cliquez sur Imprimer pour lancer limpression. Dans la liste droulante Imprimante, slectionnez limprimante utiliser pour limpression.
Limprimante par dfaut est accompagne dune coche verte.

Dans la section Paramtres, la premire option dpend du logiciel ouvert. Nous ltudierons dans
chacun des logiciels.

Cliquez sur Impression recto pour choisir les impressions recto ou recto verso. Ces options
dpendent de votre imprimante.

Loption Assembl imprime les copies du chier une par une, savoir toutes les pages de la
premire copie, puis toutes les pages de la deuxime, etc. Loption Non assembl imprime toutes les pages 1, puis toutes les pages 2, etc.

Choisissez une impression horizontale ou verticale avec les options Orientation Paysage et
Orientation Portrait.

Dans liste Taille du papier, choisissez la taille du papier prsent dans limprimante. Dans la liste Marges, optez pour une largeur de marges. La dernire option diffre galement dun logiciel lautre et nous laborderons indpendamment
pour chaque logiciel.

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Figure 1.17 : La fentre Imprimer dExcel.

PARTAGER
Dans la section Partager de longlet Fichier, vous envoyez, publiez ou partagez votre chier par voie lectronique.Vous y slectionnez galement le format denregistrement du chier.

RTROCOMPATIBILIT
Le nouveau format denregistrement Ofce, lanc avec Ofce 2007, nest pas rtrocompatible. Autrement dit, les ordinateurs quips dune version dOfce antrieure 2007 ne peuvent pas lire le nouveau format.

Info
Le Pack de compatibilit Microsoft Ofce pour les formats de chier Word, Excel et PowerPoint 2007 permet aux utilisateurs quips dune ancienne version de convertir et lire les chiers enregistrs au format Ofce 2007/2010. Il est disponible sur le centre de tlchargement Microsoft, ladresse http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/default.aspx. Il est bien entendu possible douvrir des chiers crs dans une ancienne version. Dans ce cas, au niveau de la barre de titre, le nom du chier est suivi de lindication [Mode de compatibilit]. Les fonctionnalits disponibles sont alors limites ; seules les fonctions compatibles avec les versions antrieures sont disponibles. Pour convertir un document ouvert en Mode de compatibilit au nouveau format, vous pouvez lenregistrer sous le nouveau format ou utiliser le bouton Convertir de la page Informations, dans longlet Fichier.

Vous pouvez toutefois enregistrer vos chiers dans une version antrieure dOfce. Lorsque vous enregistrez un chier cr avec Ofce 2010 au format 97-2003, le Vricateur de compatibilit safche pour vous informer des fonctionnalits non compatibles avec les versions antrieures (voir Figure 1.18).

Figure 1.18 : Le Vricateur de compatibilit vous informe des conversions opres pour la mise en conformit avec lancien format.

Le message saccompagne de descriptifs quant aux pertes de fonctionnalits et aux conversions qui seront effectues lors de lenregistrement. Si vous ne souhaitez plus afcher le Vricateur de comptabilit lors de lenregistrement dans un format antrieur, supprimez la coche de la case Vrier la compatibilit lors de lenregistrement dans les formats Word/Excel/PowerPoint 97-2003. Lorsque vous cliquez sur Continuer, la conversion du chier dmarre.

PARTAGE

NUMRIQUE

Dans la section Partager, vous diffusez votre chier par voie lectronique :

Envoyer laide de la messagerie. Associe votre chier un message lectronique sous

forme de pice jointe.Vous pouvez opter pour les formats : Standard. 2010 ou 97-2003. PDF. Votre chier est dabord publi au format PDF. Il peut tre lu avec Adobe Reader ou Acrobat. XPS. Il sagit dun format propritaire Microsoft mis en uvre avec ofce 2007. Similaire au format PDF, mais fond sur le langage de programmation XML. Il peut tre lu avec un navigateur Internet, comme Internet Explorer, Firefox ou Maxthon.

Info
La fonction Crer un message lectronique contenant un lien vers vous oblige enregistrer dabord le chier sur un emplacement rseau partag. La commande Envoyer en tant que tlcopie Internet demande, quant elle, que vous ayez souscrit un abonnement auprs dun fournisseur de service de tlcopie.

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Enregistrer dans SkyDrive. Consiste publier votre chier sur lInternet. Pour y accder, vous
devez disposer dune identication ID Windows Live, que vous pouvez acqurir au cours du processus.

Enregistrer dans SharePoint. Nest disponible que si votre ordinateur est connect un
intranet Microsoft SharePoint. Les autres commandes de la liste sont spciques chaque logiciel.

TYPES

DE FICHIERS

Dans cette section, deux commandes sont communes tous les logiciels Ofce 2010 : Modier le type de chier et Crer un document PDF/XPS. La premire donne accs aux autres formats denregistrement du chier, comme la version 97-2003 ou OpenDocument, compatible avec les versions gratuites des logiciels, mais galement les formats de chiers prenant en charge les macros et les modles. La deuxime cre un chier au format PDF ou XPS (voir section Partage numrique, prcdemment dans cette Fiche), prsentant lavantage de conserver la mise en forme, les polices et les images intgres au chier et dtre difcile modier. En outre, les outils de lecture de ces formats de chiers sont tlchargeables gratuitement sur lInternet.

AIDE
Dans la section Aide de longlet Fichier, vous trouverez les liens vers laide Microsoft Ofce, vers une dmonstration des nouveauts dOfce 2010 et surtout un bouton de rcupration des mises jour disponibles. Le bouton Options ouvre la mme fentre que celui qui se trouve dans le volet de gauche, sous Aide. Vous y trouverez toutes les options lies au produit, dont la Personnalisation du ruban et de la barre doutils Accs rapide, que nous avons tudis dans la prcdente che.

Les nouveaux outils 4 Les nouveaux outils

Plusieurs outils sont venus tendre les fonctionnalits des produits Ofce. Dans cette che, nous allons tudier les deux plus importants, savoir loutil Capture dcran et les nouvelles options de collage.

CAPTURE DCRAN
Ofce 2010 propose un nouvel outil commun aux quatre principaux produits de la gamme (Excel, Outlook, PowerPoint et Word) : Capture dcran. Il se trouve dans le groupe Illustrations de longlet Insertion et permet dinsrer dans un chier la capture de tout ou partie dune autre fentre ouverte et non rduite dans la barre des tches. Pour raliser une capture dcran : 1. Ouvrez et agrandissez la fentre capturer. 2. Afchez le chier Word, Excel, PowerPoint dans lequel insrer la capture. 3. Dans le groupe Illustrations de longlet Insertion, cliquez sur Capture dcran. Les fentres ouvertes apparaissent sous forme de miniatures dans la galerie des fentres disponibles. Si vous survolez une miniature avec le pointeur, une info-bulle indique le titre du document et le nom du programme (voir Figure 1.19).

Figure 1.19 : Les miniatures de la galerie des fentres disponibles.

Pour insrer une capture de lintgralit de lcran, cliquez sur la miniature. Pour capturer une partie de lcran, cliquez sur Capture dcran. Cliquez et faites glisser la souris pour dlimiter la zone capturer.

Attention
Si plusieurs fentres sont agrandies, la commande Capture dcran afche la fentre de la premire miniature. Pour effectuer la capture dune partie de lcran, il est prfrable de nagrandir que deux fentres : celle capturer et celle dans laquelle insrer la capture.

Les nouveaux outils

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Les nouveaux outils

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La capture dcran est une image. Elle nest donc pas mise jour si le chier dorigine est modi. En revanche, il est possible denregistrer la capture en tant quimage. Pour ce faire, cliquez du bouton droit sur limage capture et choisissez Enregistrer en tant quimage. Donnez-lui ensuite un nom et choisissez le format de chier dimage.

Astuce
Aprs avoir insr la capture dcran, servez-vous de longlet Format des Outils Image pour modier la capture dcran.

OPTIONS

DE COLLAGE

La version 2007 dOfce avait introduit le principe des galeries avec aperu instantan. Pour les nouveaux venus, vous dcouvrirez rapidement que le nouvel environnement dOfce 2010 est trs graphique et intuitif. La grande majorit des fonctionnalits se prsente sous forme de galeries, comme nous avons eu loccasion de le voir la Fiche 2, consacre aux thmes. Les galeries sont associes un aperu instantan, lequel afche un aperu du rsultat lorsque vous survolez les miniatures de la galerie. Cet aperu est galement disponible avec un certain nombre de boutons qui appliquent des effets visuels, tels les boutons de couleur de police et les commandes deffets sur les formes. Ofce 2010 introduit quelques nouvelles options cette fonctionnalit.

Astuce
Pour dsactiver laperu instantan, dans longlet Fichier, cliquez sur Options. Sur la page Gnral, supprimez la coche de la case Activer laperu instantan. Lorsque vous slectionnez du texte, dans un document Word, la barre de formule Excel ou une zone de texte PowerPoint, une mini barre doutils apparat (voir Figure 1.20). Elle propose les commandes statistiquement les plus employes lorsque lon slectionne du texte. Elle nest pas personnalisable, mais grande nouveaut dOfce 2010, elle dispose galement de laperu instantan.

Figure 1.20 : La mini barre doutils et ses commandes contextuelles bncient dornavant de laperu instantan.

Astuce
Pour dsactiver la minibarre doutils, dans longlet Fichier, cliquez sur Options. Sur la page Gnral, supprimez la coche de la case Afcher la minibarre doutils lors de la slection. Autre nouveaut de taille dans ce domaine, qui enchantera les spcialistes du clic du bouton droit : les Options de collage. Par simple clic droit (ou en cliquant sur la che du bouton Coller dans le groupe Presse-papiers de longlet Accueil), vous trouverez les options de collage avec aperu instantan. Autrement dit, avant de coller un lment, vous visualisez le rsultat et slectionnez loption approprie. Les options disponibles dpendent de lorigine et du type (image, texte, graphique, etc.) de llment coller. Dans Word (voir Figure 1.21), vous avez le choix entre Conserver la mise en forme source, Utiliser les styles de destination, Lier et conserver la mise en forme source, Image, etc. Nous les dtaillerons la Fiche 22.

Figure 1.21 : Les options de collage dans Word.

Dans Excel, les options de collage sont bien plus nombreuses (voir Figure 1.22) et laissent lutilisateur choisir de coller les formats, les formules, les valeurs ou le contenu, par exemple. Nous les tudierons la Fiche 6.

Figure 1.22 : Les options de collage dans Excel.

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Excel 2010

C HAPITRE 2 DMARRAGE

Si vous avez utilis Excel 2007, vous ne noterez pas immdiatement les nouveauts de linterface dExcel 2010, sauf peut-tre le nouvel onglet Fichier qui remplace le menu Ofce. En revanche, si vous arrivez dOfce 2003 ou dune version antrieure, vous allez tre surpris, voire drout. En fait, tout est fait de manire logique et vous naurez aucune difcult vous familiarisez avec ce nouvel espace de travail. Pour lheure, voyons comment prendre ses marques et proter en quelques clics des nouvelles fonctionnalits de mise en forme dExcel.

Nouveauts 5 Nouveauts

Nous avons abord les nouveauts communes tous les produits de la gamme Ofce 2010 aux Fiches 1 4, comme le ruban, la barre doutils Accs rapide et longlet Fichier. Nous allons dans cette che, faire un tour dhorizon des nouvelles fonctionnalits spciques Excel 2010. Certaines ont t introduites dans Excel 2007, mais un rapide aperu vous permettra de mieux cerner linterface. Pour commencer, une premire nouvelle importante pour celles et ceux qui effectuent des calculs en utilisant des fonctions imbriques reprsentant plusieurs lignes ou qui utilisent Excel pour crer des tableaux de texte : la barre de formule est redimensionnable (voir Figure 2.1). Il suft de placer le pointeur de la souris sur la ligne infrieure de la barre de formule. Lorsquil prend la forme dune double che blanche, cliquez et faites glisser. Si la barre est rduite une ligne, faites dler les lignes du contenu en cliquant sur les ches places sa droite ( ). Servez-vous de la che Dvelopper/ Rduire pour agrandir la barre ou la rduire une ligne ( ).

Figure 2.1 : La barre de formule dExcel est redimensionnable. La petite icne ( ) qui se trouve dans la partie suprieure de la barre de dlement verticale fractionne la feuille en deux parties.Vous pouvez ainsi travailler indpendamment sur diffrentes pages dun mme tableau. Il suft de cliquer sur licne lorsque le pointeur de la souris prend la forme dune double che noire et de la faire glisser. Chaque partie possde sa propre barre de dlement vertical (voir Figure 2.2). Pour supprimer la barre, double-cliquez dessus ou cliquez sur le bouton Fractionner du groupe Fentre, dans longlet Afchage.

Nouveauts

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Figure 2.2 : Fractionnez la fentre pour travailler sparment sur deux parties dune mme feuille. Le groupe Fentre de longlet Afchage propose dautres commandes intressantes, comme :

Figer les volets (voir Figure 2.3). Dj prsente dans les anciennes versions, elle permet de ger
la premire ligne, la premire colonne ou plusieurs lignes et colonnes. Ces lments gs restent alors visibles lorsque vous faites dler la feuille. Pour ger plusieurs lignes et/ou colonnes, cliquez sur la cellule qui dlimitera la partie ge. Les lignes situes au-dessus et les colonnes places gauche de la cellule slectionne seront ges. Pour annuler le blocage, cliquez sur Figer les volets > Librer les volets.

Figure 2.3 : Figez des lignes et/ou des colonnes pour quelles restent visibles.

 Afcher cte cte. Cette commande place deux fentres Excel ouvertes lune au-dessus de
lautre les fait dler de manire synchrone ou asynchrone. Vous pouvez ainsi comparer deux listes, faire glisser ou copier-coller des informations entre deux classeurs. Si plusieurs fentres Excel sont ouvertes, une bote de dialogue vous laisse choisir celles afcher. Pour arrter le dlement synchrone, cliquez sur le bouton Dlement synchrone du groupe Fentre. Pour rtablir les fentres dans leur position dorigine, cliquez nouveau sur le bouton Afcher cte cte. ). Dans la ligne des onglets des feuilles de calcul, un nouvel onglet bien pratique est apparu ( Dun simple clic sur cet onglet, vous ajoutez une nouvelle feuille dans le classeur.Vous pouvez ensuite :

Dplacer la feuille de calcul en cliquant sur longlet. Le pointeur prend la forme dune che associe une feuille. Faites-le glisser vers la position de votre choix. Une che noire indique lemplacement o la feuille sera insre.

Copier la feuille. Procdez comme pour un dplacement mais appuyez sur la touche Ctrl pendant
lopration. Le pointeur prend la forme dune che associe une feuille et dun signe plus (+).

Info
Vous pouvez galement insrer une nouvelle feuille en cliquant sur le bouton Insrer du groupe Cellules, dans longlet Accueil.

Astuce
Pour dplacer ou copier la feuille vers un autre classeur ouvert ou dans un nouveau classeur, cliquez du bouton droit sur son onglet et choisissez Dplacer ou copier. Dans la liste droulante, slectionnez le classeur ouvert vers lequel dplacer la feuille ou optez pour un nouveau classeur. Pour copier la feuille, cochez la case Crer une copie (voir Figure 2.4).

Figure 2.4 : Dplacez ou copiez la feuille vers un autre classeur.

Renommer la feuille en double-cliquant sur son nom ou en cliquant du bouton droit sur longlet
et en choisissant Renommer.

Ajouter une couleur longlet. Cliquez du bouton droit sur longlet, pointez sur Couleur donglet
et cliquez sur la couleur de votre choix.

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Info

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La commande Couleur donglet est galement accessible par le bouton Format du groupe Cellules, dans longlet Accueil.

Astuce
Pour effectuer les oprations dcrites ci-avant sur plusieurs feuilles simultanment, cliquez sur longlet de la premire feuille diter, maintenez la touche Ctrl enfonce et cliquez sur les onglets des autres feuilles. Vous crez ainsi un groupe de travail, comme lindique la barre de titre du classeur. Toutes les modications apportes lune des feuilles du groupe se rpercutent sur les autres. Noubliez pas de dsactiver le groupe de travail lorsque vous avez termin en cliquant sur un onglet ne faisant pas partie du groupe. Pour nir notre tour dhorizon des nouveauts de linterface Excel, voici une information qui peut sembler anecdotique de prime abord, mais qui a son importance. La taille des feuilles de calcul est nettement plus imposante quauparavant. Elles passent de 65 536 1 048 576 lignes et de 256 16 384 colonnes. Quelles sont les consquences de cette augmentation ? Eh bien, pour commencer, voici un message lattention de celles et ceux qui mettent en forme avec une couleur de remplissage la ligne ou la colonne den-ttes de leurs tableaux : Vous ne le faites plus sur 256 colonnes, mais sur 16 384 ! Alors, certes, Excel 2010 nimprimera pas des cellules vides, mme si elles sont assorties dune couleur de remplissage, mais un simple espace dans une cellule suft la valider. Sans compter que ce type de mise en forme augmente la taille du chier (pas normment, mais il serait dommage doccuper de lespace inutilement). Plus srieusement, le principal souci que peut poser cette nouvelle taille de feuille est li aux rfrences de cellules lorsque lon exploite les noms dnis (nous tudierons les noms dnis la section Noms de la Fiche 7). Par exemple, si vous avez pour habitude de nommer TR1 la cellule qui contient le rsultat du 1er trimestre, vous allez faire face un conit de noms, puisque TR1 est galement la rfrence de la cellule se trouvant lintersection de la ligne 1 et de la colonne TR. Dans ce cas, Excel vous informe du problme. Il ne vous reste qu opter pour un autre nom et pas TRI1, puisque cette rfrence de cellule existe aussi La solution pourrait tre le trait de soulignement comme sparateur, par exemple TR_1.

Mise en forme et styles rapides 6 Mise en forme et styles rapides

Longlet Accueil (voir Figure 2.5) met votre disposition les commandes de mise en forme les plus courantes. Certaines vous sont sans doute familires. Observez les groupes de commandes de cet onglet. Chacun porte un nom et ils sont dlimits par des lignes grises.

Figure 2.5 : Longlet Accueil et ses groupes de commandes. Plusieurs dentre eux (Presse-papiers, Police, Alignement et Nombre) sont quips dune petite icne ( ) dans langle infrieur droit. Cet icne, appele Lanceur de bote de dialogue, afche une bote de dialogue, souvent identique celles des prcdentes versions, proposant davantage de commandes. Par exemple, si vous cliquez licne du groupe Police, vous ouvrez la bote de dialogue Format de cellule, sur longlet Police (voir Figure 2.6).

Figure 2.6 : La bote de dialogue Format de cellule, ouverte laide de licne du groupe Police.

Lavantage ici est quune partie des commandes pour lesquelles vous ouvrez habituellement la bote de dialogue Format de cellule est directement accessible dans longlet Accueil. Le groupe Alignement propose les commandes dalignement horizontal et vertical, ainsi que le renvoi la ligne et plusieurs options de fusions des cellules. Dans le groupe Nombre, la liste droulante propose tous les formats Excel par dfaut. Slectionnez un nombre et cliquez sur la che de la liste pour visualiser le rsultat instantanment (voir Figure 2.7).

Mise en forme et styles rapides

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Mise en forme et styles rapides

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Figure 2.7 : La liste droulante Format de nombre du groupe Nombre.

STYLES

RAPIDES

Si vous devez mettre des donnes en forme sans y consacrer de temps, servez-vous de la galerie Styles de cellules (voir Figure 2.8) du groupe Style. linstar des autres galeries dOfce, celle-ci vous montre en direct le rsultat obtenu. Pour appliquer un style, slectionnez les cellules mettre en forme, survolez les vignettes jusqu trouver le style appropri, puis cliquez simplement sur ce dernier.

Figure 2.8 : Appliquez rapidement des styles vos donnes.

Astuce
Noubliez pas que vous pouvez modier et personnaliser les thmes de couleurs et de polices employs dans vos classeurs Excel, comme nous lavons vu la Fiche 2. La galerie Styles de cellules propose une large gamme de mises en forme du texte et des nombres. Pour crer votre propre style rapide : 1. Dans le groupe Styles, cliquez sur Styles de cellules. 2. Dans la partie infrieure de la galerie, cliquez sur Nouveau style de cellule. 3. Dans la bote de dialogue Style (voir Figure 2.9), attribuez un nom au style.

Figure 2.9 : Crez votre propre style de cellule.

4. Cliquez sur Format et dnissez tous les attributs du style. 5. Pour exclure ou inclure certains attributs, cochez ou supprimez la coche des options de la liste. 6. Cliquez sur OK. Votre nouveau style apparat dornavant dans la galerie, la rubrique Personnalis. Pour le supprimer de la galerie, cliquez du bouton droit sur le style et choisissez Supprimer.

OPTIONS

DE COLLAGE

Les options de collage constituent une notion importante dans Excel 2010 et les nouvelles fonctionnalits associes simplieront grandement votre tche. Dans les prcdentes versions dExcel, lorsque vous copiez et collez des donnes, une petite balise Options de collage safche en bas droite de la zone colle. En cliquant sur cette balise, on accde un menu contextuel, lequel permet de choisir les options de collage, comme copier uniquement la mise en forme ou les valeurs, conserver la mise en forme source ou de destination, etc. Dans Excel 2010, vous accdez aux options de collage et de collage spcial :

Avant de coller les donnes et, cerise sur le gteau, avec un aperu instantan. Autrement dit, vous
visualisez le rsultat de lopration de collage, avant mme de coller !

Mise en forme et styles rapides

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Mise en forme et styles rapides

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En cliquant du bouton droit lemplacement du collage (oui, oui, en cliquant du bouton droit)
[voir Figure 2.10], en cliquant sur la che du bouton Coller ou, bien sr, en cliquant sur la balise Options de collage, aprs avoir coll les donnes.

Figure 2.10 : Les options de collage safchent en cliquant du bouton droit.

Les options de collage et de collage spcial

Cliquez sur

Nom de la commande
Coller Valeurs Formules Transposer Mise en forme Coller avec liaison

Pour coller
Les donnes lidentique, hormis la largeur des colonnes et la hauteur des lignes. Les valeurs uniquement, sans mise en forme, formats de nombres et formules. Les valeurs et les formules, sans mise en forme, ni formats de nombres. Les donnes lidentique en inversant les lignes et les colonnes. Uniquement la mise en forme (bordure, couleur de police et trame de fond). Le contenu des cellules copies uniquement, sans mise en forme, formats de nombres et formules. Les cellules colles contiennent le signe gal (=) suivi des rfrences des cellules de la slection copie. Les cellules vides de la plage copie afche la valeur zro (0) dans la plage colle.

Cliquez sur

Nom de la commande
Formules et format de nombre Conserver la mise en forme source Aucune bordure Conserver les largeurs de colonnes sources Valeurs et formats de nombre Valeurs et format source Image

Pour coller
Les valeurs sans mise en forme, mais avec formats de nombres et formules. Les donnes lidentique, hormis la largeur des colonnes et la hauteur des lignes. quivalent Coller. Les donnes avec mise en forme, formats de nombre et formules, mais sans bordures. Les donnes lidentique, y compris la largeur des colonnes, mais sans la hauteur des lignes. Les donnes et les formats de nombre, sans mise en forme ni formule. Les valeurs et la mise en forme, mais pas les formules, les hauteurs de lignes et les largeurs de colonnes. Une image non modiable de la plage de cellules slectionne. Une image de la plage de cellules slectionne. Les donnes de limage sont actualises si vous modiez les donnes sources. Le graphique copi avec les jeux de couleurs et de polices du thme de destination.

Image lie Utiliser le thme de destination

Astuce
Les deux dernires options de collage, Image et Image lie, crent une image des donnes et afchent longlet Format des Outils Image par le biais duquel vous mettez limage en forme.

Info
Lorsque vous copiez les donnes entre deux classeurs auxquels vous navez pas appliqu le mme thme, le donnes colles rcuprent les couleurs et polices du thme du classeur de destination. Il est possible de cumuler les options de collage. Vous pouvez, par exemple, coller les donnes avec loption Coller et vous servir ensuite de la balise Options de collage de la zone colle pour appliquer loption Conserver les largeurs de colonnes.

Mise en forme et styles rapides

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C HAPITRE 3 CALCULER

Excel est un tableur, autrement dit une calculatrice optimise capable deffectuer les calculs les plus simples, mais galement des statistiques extrmement pointues. Dans ce chapitre, nous commencerons par les oprations mathmatiques de base. Nous verrons ensuite les quelques fonctions automatiques, avant dtudier plus avant les fonctions de la bibliothque Excel.

Calculs de base 7 Calculs de base

Les oprations mathmatiques dans Excel se divisent en trois catgories : les formules, les fonctions et le mlange des deux. Les formules font appel des oprateurs mathmatiques classiques, savoir laddition (+), la soustraction (), la multiplication (*), la division (/) et llvation (^). Les fonctions utilisent des mots pour reprsenter lopration raliser. Par exemple, pour totaliser une colonne de nombre, vous employez la fonction SOMME. Bien entendu, rien ne vous empche de mixer ces deux mthodes pour obtenir un rsultat. Les valeurs sur lesquelles vous effectuez les oprations sont de deux types : valeurs saisies et rfrences de cellules. En effet, dans une opration mathmatique Excel, soit vous saisissez la valeur, soit vous faites rfrence au contenu dune cellule. Les rfrences de cellules se composent de la lettre de la colonne et du nombre de la ligne contenant les donnes. Par exemple, la cellule C4 fait rfrence la cellule qui se trouve lintersection de la troisime colonne et de la quatrime ligne. Lorsque vous cliquez sur une cellule, vous voyez sa rfrence dans la zone Nom, situe gauche de la barre de formule (voir Figure 3.1).

Figure 3.1 : La zone Nom indique la rfrence de la cellule slectionne.

Info
Si vous avez slectionn une plage de cellules, la zone Nom indique la rfrence de la premire cellule sur laquelle vous avez cliqu.

Calculs de base

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Calculs de base

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Pour nir, vous devrez vous souvenir des rgles mathmatiques apprises au collge. La plus importante tant que la multiplication, la division et llvation sont prioritaires sur laddition et la soustraction. Par exemple, 4+3*2 donne 10. Si vous voulez obtenir 14, noubliez pas de placer des parenthses : (4+3)*2.

FORMULES

MATHMATIQUES

Pour effectuer un calcul simple, vous pouvez vous fonder sur lexemple de tableau de longlet Calculs du classeur Fichier Fonctions : 1. Slectionnez la cellule qui doit accueillir le rsultat. 2. Tapez le symbole gal (=) dans la cellule ou la barre de formule. 3. Saisissez une valeur ou cliquez sur la cellule contenant la valeur. 4. Appuyez sur un oprateur mathmatique et rptez lopration jusqu la n du calcul (voir Figure 3.2). Excel encadre dune bordure de couleur chaque cellule dont le contenu est employ dans le calcul et afche la rfrence de la cellule dans la mme couleur. 5. Validez lopration en appuyant sur Entre.

Figure 3.2 : Tapez la formule dans la barre de formule ou directement dans la cellule. Pour modier le calcul, double-cliquez sur la cellule qui contient le rsultat ou slectionnez-la et cliquez dans la barre de formule.

Attention
Nutilisez pas la rfrence de la cellule qui accueille le rsultat dans le calcul lui-mme. Vous creriez une rfrence circulaire. Excel vous lindique en afchant une bote de dialogue. Si votre intention ntait pas de crer une telle rfrence, cliquez sur Annuler et corriger la formule.

POURCENTAGE
Pour calculer un pourcentage, vous ne pouvez pas procder comme sur votre calculatrice. Par exemple, =50+10% ne donne pas 55 , mais 5010,00%. En plus de fournir un rsultat erron, cette solution applique galement le format de nombre Pourcentage la cellule. Voyons comment calculer un pourcentage. Prenons lexemple dun achat de 80 HT pour lequel nous souhaitons connatre le montant de la TVA (19,6 %) et le montant TTC.Voici comment procder :

Pour calculer le montant de la TVA, tapez =80*19,6%, le rsultat est 15,68. Pour calculer le montant TTC, soit vous additionnez le montant HT au montant de la TVA, soit
vous procdez en une seule opration pour obtenir le total TTC. Dans ce cas, tapez =80+80*19,6% ce qui donne 95,68. Le format de nombre Pourcentage sapplique de deux manires diffrentes :

Slectionnez la cellule laquelle appliquer le format Pourcentage et cliquez sur le bouton Style de
pourcentage du groupe Nombre.

Saisissez un nombre dans la cellule et appuyez sur % pour faire du contenu un pourcentage.
Vous nobtiendrez pas le mme rsultat selon la mthode choisie. Le format Pourcentage multiplie le contenu de la cellule par 100 et ajoute le symbole %. Le fait de taper vous-mme le symbole neffectue pas la multiplication. Dans les deux cas, le format de nombre de la cellule est dornavant Pourcentage. Autrement dit, quel que soit le nombre ou lopration que vous y saisirez, il sera multipli par 100 et assorti du symbole %. Pour revenir un format Standard, dans la liste Format de nombre du groupe Nombre, slectionnez Standard.

FONCTIONS

AUTOMATIQUES

Dans le groupe dition de longlet Accueil, le bouton Somme ( ) propose plusieurs fonctions automatiques. Les fonctions, que nous aborderons de manire plus dtaille dans la prochaine che, se composent dun mot et dun ou de plusieurs arguments placs entre parenthses. Les fonctions automatiques sont au nombre de cinq :

SOMME. Effectue la somme des cellules slectionnes. MOYENNE. Calcule la moyenne des cellules slectionnes. NB. Compte le nombre de cellules contenant des valeurs numriques dans la plage de cellules
slectionne.

MAX et MIN. Renvoient respectivement la valeur la plus leve et la plus basse de la plage de
cellules slectionne.

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Ces fonctions sont automatiques dans la mesure o elles slectionnent automatiquement les cellules adjacentes (au-dessus ou gauche) qui contiennent des valeurs numriques (voir Figure 3.3).

Figure 3.3 : Les fonctions automatiques slectionnent les cellules adjacentes.

Attention
Si les en-ttes de lignes ou de colonnes contiennent des valeurs numriques (des annes, par exemple), les fonctions automatiques les slectionnent galement. Dans ce cas, servez-vous de la souris pour modier la zone slectionne. Pour les utiliser, slectionnez la cellule qui doit accueillir le rsultat et cliquez sur le bouton Somme pour additionner les valeurs ou sur sa che pour employer une autre fonction automatique. Validez en appuyant sur Entre. Les fonctions automatiques insrent le signe gal (=), le nom de la fonction et placent entre parenthses la rfrence de la plage de cellules adjacentes, tout en encadrant cette dernire de pointills (voir Figure 3.3).Vous pouvez bien entendu, vous servir de la souris pour modier la plage de cellules slectionne avant de valider le calcul. Il existe une autre fonctionnalit qui permet dobtenir rapidement un rsultat : la barre dtat. Slectionnez la plage de cellules dont vous voulez connatre la somme, la moyenne, la valeur maximale, etc. Dans la barre dtat, Excel afche par dfaut la somme, la moyenne et le nombre de cellules non vides de la plage slectionne. Pour afcher dautres rsultats, cliquez du bouton droit sur la barre dtat et cochez les fonctions y afcher (voir Figure 3.4).

Figure 3.4 : Afchez le rsultat des cellules slectionnes dans la barre dtat.

Info
Notez les deux fonctions NB : Nb (non vides) et Nb (nombres). La premire compte le nombre de cellules non vides de la plage slectionne. Elle correspond la fonction NBVAL. La deuxime, linstar de celle du bouton Somme, calcule le nombre de cellules contenant des valeurs numriques et correspond la fonction NB.

RFRENCES

RELATIVES, ABSOLUES ET MIXTES

Pour copier une formule, il vous suft demployer lune des mthodes classiques de copier/coller (voir Fiche 6) : cliquer du bouton droit, les boutons Copier et Coller du groupe Presse-papiers, les combinaisons de touches Ctrl+C et Ctrl+V ou la poigne de recopie. Il existe cependant une limite la copie des formules. En effet, lorsque vous copiez une formule, Excel ladapte sa nouvelle position. Imaginons, par exemple, que vous ayez fait la somme de la colonne B dans la cellule B11, laquelle contient les rsultats du 1er trimestre sous la forme =SOMME(B2:B10) et que vous copiiez cette formule dans la cellule C11 pour obtenir le rsultat du 2me trimestre. Excel adapte la formule sa nouvelle position. Il exploite les rfrences de cellules appropries et utilise la formule =SOMME(C2:C10). Dans ce cas, les rfrences des cellules (B2:B10 et C2:C10) sont dites rfrences relatives, puisquelles sont relatives la position o vous les copiez.

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Dans cet exemple, copier la formule fonctionne parfaitement puisquil sagit effectivement dadapter les rfrences leur position. Dans dautres cas, cependant, il est indispensable que la rfrence une cellule ne change pas, mme si on copie la formule. Prenons un autre exemple. Dans un tableau, vous souhaitez connatre le pourcentage que reprsente chaque lment par rapport au total. Vous appliquez le style Pourcentage la colonne et divisez le premier lment par le total (voir Figure 3.5).

Figure 3.5 : Calculer le pourcentage dun lment par rapport au total. Dans ce cas, si vous copiez la premire formule vers le bas pour calculer le pourcentage de chaque lment, ds la deuxime ligne, vous obtenez une erreur de division par 0 (#DIV/0!). Pourquoi ? Simplement parce quExcel sadapte la position dans laquelle vous avez copi la formule. Pour le premier calcul de lexemple, Excel prend la cellule qui se trouve gauche (F4) et la divise par la cellule qui se trouve gauche neuf lignes plus bas (F13). Sur la deuxime ligne, il effectue le mme calcul en utilisant la nouvelle position de la formule : il prend la cellule gauche (F5) et la divise par la cellule gauche neuf lignes plus bas (F14). Or, cette dernire est vide. Rsultat : une division par zro. Pour palier ce problme, vous devez xer la rfrence de cellule employe dans une formule avant de la recopier. Reprenons notre exemple de longlet Calculs du classeur Fichier Fonctions. Avant de copier la formule, il faut indiquer Excel que la rfrence de la cellule qui contient le total (F13) ne doit pas sadapter la nouvelle position. Comme nous recopions la formule vers le bas, seule la ligne ne doit pas sadapter. En effet, nous ne changeons pas de colonne pendant lopration de copie. Nous allons donc faire appel une rfrence mixte. Pour xer la rfrence de la ligne qui ne doit pas bouger, placez le symbole dollar ($) devant. Ici, le rsultat donne F$13 (voir Figure 3.6). Lorsque lon copie la formule vers le bas, le rsultat est correct.

Figure 3.6 : Pour xer une rfrence de cellule avant de recopier la formule, insrez un $. Si dans une formule, vous faites rfrence une cellule prcise, qui doit tre employe dans tous les cas, que vous copiiez la formule dans une autre colonne ou une autre ligne, ajoutez le symbole $ devant la rfrence de ligne et de colonne. Dans ce cas, vous crez une rfrence absolue. Quel que soit lemplacement o vous copierez la formule, la rfrence la cellule ne changera pas.

Astuce
Slectionnez la rfrence de la cellule dans la formule et appuyez sur la touche F4. Excel ajoute automatiquement le symbole dollar devant la rfrence de ligne et de colonne. La touche F4 est une touche toupie. Chaque fois que vous appuyez dessus en ayant slectionn une rfrence de cellule, elle place le symbole $ de manire diffrente. On obtient successivement : $A$1, A$1, $A1 et A1.

NOMS
Les noms rendent les formules et les fonctions bien plus simples utiliser et comprendre. Vous attribuez un nom une cellule ou une plage de cellules, un tableau ou une fonction et vous vous servez ensuite de ce nom la place de la rfrence de cellule. Par exemple, la fonction =SOMME(StatsTrimestre1) est plus claire que =SOMME(C2:D25).

Info
Excel nomme automatiquement les plages de cellules lorsque vous crez un tableau, un tableau crois dynamique, dnissez une zone dimpression ou crez un slicer (cette notion est aborde la section Slicer de la Fiche 12).

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Chaque nom possde une tendue : la feuille de calcul o vous lavez cr ou lintgralit du classeur. Un nom dni dans la feuille de calcul nest reconnu que dans cette feuille et ne peut pas tre employ dans une autre feuille du classeur. Chaque nom doit tre unique dans son tendue. Autrement dit, un nom dni avec une tendue limite la feuille peut exister plusieurs fois dans un classeur (une fois par feuille), chaque occurrence du nom faisant alors rfrence une plage diffrente. Outre la lisibilit des formules, les noms possdent des particularits intressantes dans plusieurs domaines dExcel. En effet, les noms utilisent des rfrences absolues (voir section prcdente). Or, si vous rfrencez une plage de donnes dans une formule et que vous la copiez, Excel adapte les rfrences leur nouvelle position, sauf si vous avez employ des rfrences absolues. En nommant la plage de donnes, vous copiez la formule sans crainte, puisque la zone nomme reste toujours la mme. Les listes droulantes constituent un autre usage pratique des listes nommes, comme nous le verrons la Fiche 18.

Attention
Comme nous lavons vu la Fiche 5, le nombre de colonnes dExcel est pass de 256 plus de 16 000. En consquence, les rfrences de cellules peuvent compter jusqu 3 lettres. Lorsque vous crez des noms, nutilisez pas de nom susceptible dentrer en conit avec les rfrences de cellules, comme TR1. Pour crer un nom :

Slectionnez la cellule, la plage de cellules ou la fonction et saisissez un nom dans la zone Nom,
situe gauche de la barre de formule (voir Figure 3.7). Ce nom sera dtendue globale (tout le classeur). Appuyez sur Entre pour le valider. Figure 3.7 : Tapez le nom de la zone slectionne dans la zone Nom.

Slectionnez une plage. Ensuite, cliquez du bouton droit sur la slection et choisissez Dnir un
nom ou dans le groupe Noms dnis de longlet Formules, cliquez sur Dnir un nom > Dnir un nom. Dans la bote de dialogue Nouveau nom (voir Figure 3.8) saisissez le nom de la slection. Servez-vous de la liste Zone pour dnir son tendue.

Figure 3.8 : Dnissez le nom et son tendue dans la bote de dialogue Nouveau nom.

Pour utiliser le nom, il vous suft de le saisir directement ou de cliquer sur la commande Utiliser dans la formule, du groupe Noms dnis. Pour modier le nom ou le supprimer, ouvrez le Gestionnaire de noms. Slectionnez le nom modier ou supprimer et cliquez sur le bouton appropri.

Fonctions 8 Fonctions

Excel 2010 propose plus de 360 fonctions rparties en dix catgories. Ces fonctions sont stockes dans une bibliothque accessible partir de longlet Formules. Excel tant historiquement un outil de calcul statistique, la catgorie Statistiques est la plus fournie avec prs de cent fonctions. Il nest donc pas simple de trouver la fonction approprie, sauf si lon sait exactement quelle fonction utiliser ou dans quelle catgorie la chercher. On reprsente gnralement les fonctions en les faisant suivre dune parenthse ouvrante et dune parenthse fermante, comme SOMME(). Les parenthses servent inclure les arguments de la fonction.

TROUVER

UNE FONCTION

Si vous ne savez pas quelle fonction employer, servez-vous de la bote de dialogue Insrer une fonction (voir Figure 3.9). Pour louvrir, cliquez sur le bouton du mme nom dans la barre de formule ( ) ou dans le groupe Bibliothque de fonctions de longlet Formules.

Figure 3.9 : La bote de dialogue Insrer une fonction permet de localiser la fonction approprie.

Pour localiser une fonction, deux choix soffrent vous :

Vous connaissez la catgorie dans laquelle se trouve la fonction : droulez la liste Ou slectionnez
une catgorie et cliquez sur la catgorie.

Astuce
Vous pouvez galement cliquer sur la catgorie dans la Bibliothque de fonctions et slectionner directement la fonction. Pour afcher la description et la syntaxe dune fonction avant de linsrer, placez le curseur au-dessus de la fonction et attendez une ou deux secondes : une information-bulle dtaille la fonction survole.

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Vous ne savez pas quelle fonction employer ou ne connaissez pas sa catgorie : dans la zone
Recherchez une fonction, remplacez le texte par une description en langage naturel de ce que vous voulez effectuer comme calcul. Par exemple, tapez Rembourser un prt ou Calculer lcart-type et cliquez sur OK en regard de la zone ou appuyez sur Entre. Dans la liste Slectionnez une fonction, Excel liste les fonctions de la catgorie slectionne ou les fonctions qui rpondent la question pose. Cliquez sur une fonction de la liste pour en afcher la syntaxe ainsi quune description en dessous de la liste (voir Figure 3.10). Une fois la fonction adquate localise, cliquez sur OK.

Figure 3.10 : Slectionnez une fonction dans la liste pour afcher sa syntaxe et sa description.

Astuce
En cas de doute, sur les arguments fournir ou lutilisation de la fonction, nhsitez pas cliquer sur le lien Aide sur cette fonction, qui se trouve dans langle infrieur gauche. La feuille daide qui safche dtaille systmatiquement lobjet de la fonction, les arguments fournir et surtout propose un ou plusieurs exemples dutilisation que vous pouvez copier-coller dans une feuille Excel pour en comprendre le fonctionnement. Les botes de dialogue Arguments de la fonction sont toutes similaires. Elles contiennent une ou plusieurs zones dans lesquelles vous saisissez les arguments. Le nom des arguments obligatoires est en gras et celui des arguments facultatifs en police normale. Lorsque vous cliquez dans une zone dargument, une description safche en dessous pour vous indiquer les informations saisir. droite de chaque zone dargument, un mot vous indique quel type dargument est attendu (voir Figure 3.11). En outre, si vous commettez une erreur de rfrence, de valeur ou de nom de fonction, vous en tes immdiatement averti en regard de la zone dargument. Dans la partie infrieure gauche de la bote de dialogue, la zone Rsultat vous informe du rsultat de la fonction.

Figure 3.11 : Chaque argument saccompagne dun descriptif et du type attendu.

Simultanment, la fonction se complte dans la barre de formule. Notez que chaque argument et spar du suivant par un point-virgule (;) et que les arguments de chaque fonction sont placs entre parenthses. Voyons prsent comment exploiter les fonctions. Nous ne verrons pas par le dtail chaque catgorie de fonctions, mais ferons plutt un tour dhorizon des plus exploites. Une fois que vous aurez compris le mcanisme des fonctions, vous pourrez appliquer vos connaissances lensemble des fonctions proposes.

FONCTIONS

LOGIQUES

Les fonctions logiques sont parmi les plus exploites dExcel. En effet, elles sont simples utiliser et trouvent de nombreuses applications. Toutefois, hormis la fonction SI, on les emploie rarement seules. Les fonctions logiques sont au nombre de sept :

SI(). Effectue un test logique et retourne une valeur si le rsultat est VRAI et une autre valeur si
le rsultat est FAUX.

ET() et OU(). Semploient gnralement en association avec SI() pour effectuer plusieurs tests
logiques. ET() renvoie VRAI si tous les rsultats sont vrais et OU() retourne VRAI si au moins un rsultat est vrai.

VRAI() et FAUX(). Renvoient respectivement VRAI et FAUX. On les emploie surtout en

programmation.

NON(). Retourne la valeur logique inverse. Autrement dit VRAI si le rsultat est faux et inversement. SIERREUR(). Retourne la valeur indique si le rsultat est une erreur, sinon elle retourne le rsultat. FONCTION SI()
Commenons par la fonction SI() en nous servant de longlet Fonctions logiques du classeur Fichier Fonctions. Dans notre premier exemple, un petit tableau de gestion de stock doit afcher commander si le stock est infrieur ou gal au seuil minimal dni et OK dans le cas contraire : 1. Slectionnez la cellule dans laquelle afcher le rsultat (E4 dans notre exemple). 2. Dans la Bibliothque de fonctions de longlet Formules, cliquez sur Logique > SI.

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3. Dans la bote de dialogue Arguments de la fonction (voir Figure 3.12) : a. Cliquez dans la zone Test_logique et saisissez le test raliser. Ici, on souhaite savoir si le stock est infrieur ou gal au seuil. Cliquez sur la cellule qui contient le stock (D4), tapez <= et cliquez sur la cellule qui contient le seuil (C4). b. Cliquez dans la zone Valeur_si_vrai et saisissez la valeur afcher si le rsultat du test est vrai. Il peut sagir de texte, dun calcul ou dune autre fonction. Dans notre exemple, tapez commander. c. Cliquez dans la zone Valeur_si_faux et saisissez la valeur afcher si le rsultat du test est faux. Dans notre exemple, tapez OK. 4. Cliquez sur OK et recopiez la fonction vers le bas pour complter le tableau.

Figure 3.12 : Servez-vous de la fonction SI pour afcher une valeur selon que le rsultat dun test logique est vrai ou faux.

Attention
Notez quExcel place le texte saisi entre guillemets, ceci pour ne pas le confondre avec une fonction. Si vous tapez la fonction directement dans la barre de formule, noubliez pas dajouter vous-mme les guillemets.

IMBRIQUER ET()

OU

OU()

Imaginons que vous deviez faire plusieurs tests logiques. Dans le deuxime exemple de longlet Fonctions logiques du classeur Fichier Fonctions, on octroie une prime nos commerciaux si leurs ventes des 1er et 2me semestres sont suprieures un objectif de 100 000 . Dans le troisime exemple, on accorde une prime de 2 % du montant total des ventes si les ventes annuelles sont suprieures 200 000 ou si les ventes du 2me semestre sont suprieures 100 000 . Dans ces deux cas, il faut imbriquer une fonction ET ou une fonction OU dans la fonction SI. Pour savoir dans quel ordre imbriquer les fonctions, posez-vous toujours la question du rsultat obtenir. Lordre dans lequel vous prononcez si, et et/ou ou, vous indique lordre dinsertion des fonctions.

Testons le premier exemple : 1. Slectionnez la cellule dans laquelle afcher le rsultat (E30 dans notre cas). 2. Dans la Bibliothque de fonctions, cliquez sur Logique > SI. 3. Dans la bote de dialogue Arguments de la fonction, cliquez dans la zone Test_logique. Cest ici que vous devez imbriquer la fonction ET. 4. Cliquez sur la che de la zone situe gauche de la barre de formule. Une liste des dernires fonctions utilises safche. a. Si la fonction ET se trouve dans la liste, slectionnez-la. b. Sinon cliquez sur Autres fonctions. Dans la bote de dialogue Insrer une fonction, slectionnez la catgorie Logique et double-cliquez sur la fonction ET. La bote de dialogue Arguments de la fonction SI est remplace par celle de la fonction ET.

Info
Dans la barre de formule, notez la fonction ET imbrique dans la fonction SI : =SI(ET()). La fonction ET est en gras pour indiquer que vous vous trouvez dans la bote de dialogue de cette fonction. 5. Dans la zone Valeur_logique1, saisissez le premier test logique raliser. Dans notre exemple, nous voulons vrier si les ventes du 1er semestre sont suprieures 100 000 . Cliquez sur la cellule qui contient les ventes du 1er semestre (C30) et tapez >100000. 6. Cliquez dans la zone Valeur_logique2 et vriez si les ventes du 2me semestre sont suprieures 100 000 . Cliquez sur la cellule qui contient les ventes du 2me semestre (D30) et tapez >100000. NE CLIQUEZ PAS SUR OK. Vous navez pas termin de complter la fonction SI. 7. Pour revenir la fonction SI, dans la barre de formule cliquez sur SI. Excel lafche en gras pour indiquer que vous travaillez dornavant dans la fonction SI. La zone Test_logique contient la fonction imbrique ET (voir Figure 3.13). 8. Cliquez dans la zone Valeur_si_vrai et saisissez la valeur afcher si le rsultat du test est vrai. Il peut sagir de texte, dun calcul ou dune autre fonction. Dans notre exemple, tapez Prime. 9. Cliquez dans la zone Valeur_si_faux et saisissez la valeur afcher si le rsultat du test est faux. Dans notre exemple, on nafche rien. Pour ce faire, tapez (guillemets ouvrants et fermants). 10. Cliquez sur OK et recopiez la fonction vers le bas pour complter le tableau. Pour modier la fonction, trois options soffrent vous : Cliquer dans la barre de formule et effectuer les corrections ; Double-cliquer sur la cellule qui accueille le rsultat et effectuer les corrections ; Slectionner la cellule qui contient le rsultat et cliquez sur le bouton fx dans la barre de formule. Pour afcher lune ou lautre bote de dialogue Arguments de la fonction, dans la barre de formule, cliquez sur le nom de la fonction.

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Figure 3.13 : Imbriquez une fonction ET dans une fonction SI. Pour raliser le deuxime exemple, vous imbriquez une fonction OU dans la zone Test_logique de la fonction SI, exactement de la mme manire que pour la fonction ET. la diffrence du premier exemple, dans celui-ci, vous devez effectuer le calcul de la prime dans la zone Valeur_si_vrai. Dans la barre de formule, la formule est la suivante :

=SI(OU(H30+I30>200000;I30>100000);(H30+I30)*2%;0)

Attention
Pour afcher la valeur de la zone Valeur_si_vrai de la fonction SI, tous les arguments de la fonction ET doivent tre vrais et au moins un des arguments de la fonction OU doit tre vrai.

IMBRIQUER SI()
Il est possible dimbriquer une fonction dans nimporte quelle zone dargument. Prenons le quatrime exemple de longlet Fonctions logiques du classeur Fichier Fonctions. On souhaite octroyer une prime aux commerciaux en fonction de leur chiffre daffaires :

Si le CA est infrieur 100 000 , la prime est nulle. Si le CA est compris entre 100 000 et 200 000 , la prime est de 1 000 . Si le CA est suprieur 200 000 , la prime est de 1 000 +2 % de la somme qui excde les
200 000 . Pour obtenir ce rsultat, procdez comme suit : 1. Slectionnez la cellule dans laquelle afcher le rsultat (D59). 2. Dans la Bibliothque de fonctions, cliquez sur Logique > SI. 3. Dans la bote de dialogue Arguments de la fonction (voir Figure 3.14) : a. Cliquez dans la zone Test_logique et saisissez le premier test, savoir C59<100000. b. Dans la zone Valeur_si_vrai, saisissez la valeur afcher si le rsultat du test est vrai, savoir 0. Vous devez maintenant vrier si le CA est infrieur 200 000 . Il vous faut donc insrer une nouvelle fonction SI.

c. Cliquez dans la zone Valeur_si_faux puis cliquez sur la zone situe gauche de la barre de formule qui contient la dernire fonction utilise, savoir SI. d. Dans la bote de dialogue Arguments de la fonction de la deuxime fonction SI, cliquez dans la zone Test_logique et saisissez le deuxime test, savoir C59<200000. e. Cliquez dans la zone Valeur_si_vrai et saisissez la valeur afcher si le rsultat du test est vrai, savoir 1000. f. Cliquez dans la zone Valeur_si_faux et saisissez la valeur afcher si le rsultat du test est faux, savoir le calcul de la prime 1000+(C59-200000)*2% . 4. Cliquez sur OK et recopiez la fonction vers le bas pour complter le tableau.

Figure 3.14 : Imbriquez une fonction SI() pour afcher plus de deux rsultats vrais ou faux.

FONCTIONS

DE RECHERCHE

Les fonctions de recherche localisent des informations dans une table de donnes en fonction de critres que vous choisissez. Il existe deux types de fonctions de recherche : par position, comme INDEX et DECALER o vous indiquez la rfrence de la cellule trouver, et par valeur, comme RECHERCHEV ou EQUIV o vous indiquez la valeur cherche. Dans cette section, nous tudierons une fonction de recherche trs utilise : RECHERCHEV, o le V reprsente le mot verticale. Cette fonction (et son pendant horizontal RECHERCHEH) exploite les donnes de manire similaire. RECHERCHEV localise la valeur cherche dans la premire colonne dune plage de donnes et renvoie la valeur se trouvant sur la mme ligne que la valeur cherche dans la colonne indique. On lutilise par exemple pour retourner la dsignation ou le prix unitaire dun produit partir dun catalogue, lorsque lon en indique la rfrence.

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Elle demande trois arguments obligatoires et un facultatif :

Valeur_cherche (obligatoire). Est la valeur, la rfrence ou le texte localiser dans la premire

colonne du tableau.

Table_matrice (obligatoire). Est le tableau dans lequel sont rcupres les donnes. No_index_colonne ou No_index_ligne (obligatoire). Reprsente le numro de la colonne (ou
la ligne) contenant la valeur retourner.

Valeur_proche (facultatif). Sert lorsque la valeur cherche nexiste pas. Si cet argument est omis,
la fonction renvoie celle de la valeur infrieure la plus proche dans la premire colonne. Si vous tapez 0 ou FAUX, la fonction retourne uniquement la valeur exacte et renvoie une erreur si la valeur cherche nexiste pas.

Astuce
Si votre table de donnes est volumineuse, il peut tre intressant de lui attribuer un nom. En outre, les noms exploitent des rfrences absolues, ce qui limite les risques lors de la copie (voir section Noms, Fiche 7). Prenons lexemple du chier Bon de commande.Vous crez un bon de commande automatis, fond sur votre catalogue. La personne qui remplit le bon de commande saisit la rfrence du produit et automatiquement, sa description et son prix unitaire se compltent. 1. Cliquez dans la cellule qui doit accueillir la description de la premire rfrence (B12). 2. Dans la Bibliothque de fonctions de longlet Formules, cliquez sur Recherche et rfrence > RECHERCHEV pour ouvrir la bote de dialogue Arguments de la fonction (voir Figure 3.15). 3. Dans la zone Valeur_cherche, indiquez la valeur localiser dans la premire colonne de la plage contenant les donnes du catalogue (A12). 4. Dans la zone Table_matrice, slectionnez la table des donnes. Ici, le catalogue des produits se trouve sur une autre feuille et sa plage de donnes a t nomme Catalogue (voir section Noms, Fiche 7). La valeur de Table_matrice est donc Catalogue.

Attention
La premire colonne doit tre celle qui contient la valeur cherche. 5. Dans la zone No_index_col, indiquez le numro de la colonne qui contient la valeur retourner. Ici, la description se trouve dans la troisime colonne ( 3). 6. Dans la zone Valeur_proche, tapez 0 ou FAUX pour indiquer que vous ne souhaitez rcuprer que la valeur exacte. Cliquez sur OK.

Figure 3.15 : Rcuprez des informations en indiquant la valeur cherche.

Info
Cette fonction renvoie une erreur #N/A si la cellule contenant la valeur cherche est vide. Pour palier ce problme, vous pouvez imbriquer votre fonction de recherche dans une fonction SIERREUR. Cette dernire renvoie la valeur de votre choix lorsque le rsultat produit une erreur. Nous verrons les fonctions dinformation plus loin, dans la section Grer les erreurs. 7. Recopiez cette fonction pour complter votre bon de commande.

FONCTIONS

DE DATES ET DHEURES

Pour effectuer des calculs sur les dates et les heures, Excel les gre comme des nombres ou pour tre exacte, comme des numros de srie.

Pour saisir une date, il suft de taper le jour, le mois et ventuellement lanne, spars par un tiret
() ou une barre oblique (/). Excel applique automatiquement le format Date la cellule. Lafchage dpend de votre saisie. Si vous avez tap la date avec lanne, Excel afche la date au format Date courte (25/09/2010). Si vous avez saisi la date sans lanne, Excel afche la date au format abrg (25-sept) et stocke la date avec lanne en cours.

Pour saisir une heure, tapez les heures, les minutes et ventuellement les secondes spares par
des deux-points (:). Excel applique automatiquement le format Heure la cellule. Ici aussi, lafchage dpend de la saisie. Si vous avez saisi les secondes, Excel afche lheure au format Heure (10:35:45). Si vous navez pas tap les secondes, Excel afche lheure au format abrg et stocke lheure avec 0 seconde (10:35:00).

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Si vous appliquez le format Standard une cellule qui contient une date, vous verrez le numro de srie de la date, savoir le nombre de jours couls depuis le 1er janvier 1900, soit plus de 40 000 ce jour. Appliqu une heure, ce format montre la fraction dcimale de la journe, autrement dit midi correspond 0,5. Dans les calculs standard, vous utilisez les dates comme des nombres. Autrement dit, vous faites la diffrence entre deux dates en soustrayant la plus ancienne de la plus rcente. Le rsultat obtenu est un nombre de jours. Pour ajouter 30 jours une date, slectionnez la date et tapez +30 (voir Figure 3.16).

Figure 3.16 : Traitez les dates comme des nombres classiques.

Attention
Pour calculer sur les dates, vous ne pouvez pas taper =31/12/201025/09/2010. Cette formule revient diviser 31 par 12 et par 2010 puis soustraire 25 divis par 9 et par 2010. Vous avez deux solutions : placer les dates entre guillemets ou les intgrer dans leur propre cellule et vous servir des rfrences de cellules pour effectuer le calcul. Dans la Bibliothque de fonctions, la catgorie Date et heure propose un certain nombre de fonctions intressantes.

JOUR(), MOIS() et ANNEE(). Renvoient chacune la part dsigne dune date. Par exemple, si
la date est le 25/09/2010, JOUR() renvoie 25, MOIS() retourne 9 et ANNEE() 2010. Il en est de mme pour HEURE(), MINUTE() et SECONDE().

AUJOURDHUI(). Retourne la date du jour. Cette date sactualise videmment tous les jours.
Vous pouvez par exemple lemployer pour garder la date jour dans une feuille ou calculer un nombre de jours de retard par rapport la date du jour.

MAINTENANT(). Renvoie lheure en cours (selon lheure de lhorloge interne de lordinateur). Cette heure sactualise chaque fois que vous ouvrez le classeur ou que vous utilisez la rfrence de la cellule dans un calcul.

FIN.MOIS(). Renvoie le dernier jour du mois situ un intervalle que vous dnissez. Par
exemple, pour dnir la date dun paiement 60 jours, vous indiquez la date de dpart et le nombre de mois (2).

 JOURSEM(). Retourne un nombre indiquant le jour de la semaine (1 gal lundi, 2 mardi, etc.).
Largument Type_retour est un nombre qui indique le type de retour. Si lundi est le premier jour de la semaine, utilisez 2.

FRACTION.ANNEE(). La diffrence entre deux dates donne toujours un rsultat en nombre

de jours. Si les deux dates sont spares de plusieurs annes, il est possible de diviser le rsultat par 365,25 pour sapprocher du nombre dannes correct, mais le rsultat ne sera pas prcis. Cette fonction rsout le problme en calculant la diffrence entre deux dates sur une base de votre choix :
Base
0 ou omis 1 2 3 4

Compte de jours par mois/anne

30/360 (US) Rel/rel Rel/360 Rel/365 30/360 europen

NB.JOURS.OUVRES(). Calcule le nombre de jours ouvrs sparant deux dates (ne compte
pas les week-ends).Vous devez indiquer les ventuels jours fris.

FONCTIONS

STATISTIQUES ET MATHMATIQUES

Ces deux catgories reprsentent largement plus de la moiti des fonctions disponibles dans Excel. Certaines permettent de raliser de rapides statistiques sur une grande table de donnes. Nous verrons la Fiche 10, que lutilisation de tableaux permet dobtenir des statistiques en ltrant les donnes. Toutefois, Excel propose des fonctions fournissant des rsultats plus dynamiques. Ces fonctions combinent le calcul simple (SOMME(), MOYENNE(), NB(), etc.) et la fonction logique SI(). Utilisons le catalogue de produits de longlet Catalogue, dans le classeur Fichier Fonctions. Ce catalogue contient plusieurs catgories de produits et nous souhaiterions connatre le nombre darticles proposs par catgorie. Pour ce faire, nous allons utiliser la fonction NB.SI(). Elle combine la fonction NB() qui compte et la fonction SI() qui intgre la notion de critre. Elle ne demande que deux arguments : la plage de donnes o chercher et le critre de recherche (voir Figure 3.17) :

Dans la zone Plage, slectionnez len-tte de la colonne contenant le critre. Ici la colonne B, ce
qui donne la rfrence B:B.

Dans la zone Critre, slectionnez la cellule qui contient le critre (J2) ou saisissez-le.

Fonctions

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Figure 3.17 : Comptez les informations en fonction dun critre.

Astuce
Pour que cette fonction soit rellement intressante, au lieu de taper le critre dans la zone Critre de la bote de dialogue Arguments de la fonction, prparez un tableau ou une liste et slectionnez la cellule contenant le critre. Dans le mme registre, la fonction SOMME.SI(), additionne le contenu dune colonne en fonction dun critre localis dans une autre colonne. Pour rester dans notre catalogue, imaginons que nous souhaitions connatre le nombre total darticles en stock pour chaque catgorie de produits :

Dans la zone Plage, on slectionne len-tte de la colonne contenant le critre. Ici la colonne B, ce
qui donne la rfrence B:B.

Dans la zone Critre, on slectionne la cellule qui contient le critre (M2). Dans la zone Somme_plage, on clique sur len-tte de la colonne qui contient les donnes additionner. Ici la colonne G, ce qui donne la rfrence G:G. Chaque fois que SOMME.SI() rencontre le critre (Critre) dans la colonne dsigne par largument Plage (Catgorie), elle additionne le contenu de la cellule se trouvant sur la mme ligne dans la colonne dsigne par largument Somme_plage (Stock) [voir Figure 3.18].

Figure 3.18 : Additionnez le contenu dune colonne en fonction dun critre.

FONCTIONS

FINANCIRES

Les fonctions nancires calculent les taux damortissement, dintrt ou de rendement, la valeur actuelle ou capitalise, etc. Pour les exploiter, un minimum de connaissances est ncessaire, en particulier en matire de vocabulaire nancier. En effet, sil est simple de comprendre lobjet dune fonction SOMME() ou MOYENNE(), il nest pas vident dimaginer quoi servent les fonctions ISPMT() ou NPM(). La bote de dialogue Insrer une fonction et sa zone Recherchez une fonction ne sufront pas toujours. Si vous cherchez calculer le montant du remboursement mensuel dun emprunt et que vous saisissez les mots montant, remboursement mensuel, emprunt ou prt, vous nobtiendrez pas la fonction approprie. En outre, les fonctions proposes dans ce cas, ne vous aideront pas trouver celle quil vous faut. La solution dans ce cas, pourrait tre de survoler les fonctions nancires dans la bibliothque et de trouver celle qui convient en vous fondant sur la description de la formule et de ces arguments dans linfo-bulle. L non plus, ce ne sera pas ncessairement simple. En effet, dans cet exemple, la fonction approprie est VPM, dont la syntaxe est la suivante : VPM(Taux,Npm,Va,Vc,Type). Il vous faudra donc dcouvrir et retenir le nom de certaines fonctions.

VPM()
Bien. Voyons maintenant comment exploiter la fonction VPM(). Elle possde trois arguments obligatoires : Taux (le taux dintrt par priode), Npm (le nombre total de versements) et Va (la valeur emprunte ou valeur actuelle). Les arguments facultatifs sont Vc (la valeur future ou capitalise) quivalent zro si vous omettez cet argument et Type correspond au moment du paiement, dbut ou n de priode, ce dernier tant choisi par omission.

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Basons-nous sur le premier exemple de longlet Fonctions nancires du Fichier Fonctions. Imaginons que vous souhaitiez connatre le montant dun remboursement mensuel pour un emprunt de 300 000 rembours sur 20 ans un taux xe de 5 % (voir Figure 3.19) : 1. Cliquez sur la cellule qui doit accueillir le rsultat. 2. Dans la Bibliothque de fonctions, cliquez sur Financier > VPM. 3. Dans la bote de dialogue Arguments de la fonction : a. Cliquez dans la zone Taux, puis sur la cellule qui contient le taux dintrt pour la priode (B3). Le taux dintrt est annuel alors que les remboursements sont mensuels, divisez donc le taux dintrt par 12. b. Cliquez dans la zone Npm, puis sur la cellule qui contient la dure de remboursement (B4). Pour ramener la dure de 20 ans une valeur mensuelle, divisez Npm par 240 (12 20). c. Cliquez dans la zone Va, puis sur la cellule qui contient la valeur emprunte (B2). 4. Cliquez sur OK. Le rsultat est ngatif, puisquil sagit dun montant rembourser. Si vous prfrez afcher un rsultat positif, placez un signe moins () devant la rfrence de la cellule qui contient le montant emprunt.

Figure 3.19 : Calculez le montant dun remboursement mensuel.

VC()
La fonction VC() sert deux objectifs : calculer la valeur future dun placement mensuel (capitalisation) et le rendement dun placement sur une dure dtermine.

Dans longlet Fonctions nancires du Fichier Fonctions, prenons le deuxime exemple, un dpt mensuel de 200 pendant 10 ans un taux annuel de 2,5 %. Dans la bote de dialogue Arguments de la fonction VC() :

Taux correspond au taux dintrt annuel divis par 12 (versements mensuels) ; Npm au nombre dpts mensuels soit 120 (10 ans multiplis par 12 mois) ; Vpm au dpt mensuel.
Le rsultat est 27 234,39 capitaliss en 10 ans (voir Figure 3.20).

Figure 3.20 : Calcul de la valeur terme dun dpt mensuel de 200 2,5 % pendant 10 ans. Pour calculer le rendement dun placement de 20 000 6 % sur 8 ans, dans la bote de dialogue Arguments de la fonction VC() :

Taux contient le taux annuel (6 %) ; Npm le nombre dannes de placement (8) ; Va la valeur actuelle soit le montant plac ce jour (20 000 ).
Le rsultat est de 31 876,96 .

TABLES

DE DONNES

Les tables de donnes extrapolent les rsultats en rendant variable un ou deux arguments dans une formule. Les fonctions nancires constituent un excellent modle dapplication. Par exemple, vous souhaitez connatre le montant du remboursement mensuel si vous trouvez un taux dintrt plus bas et que vous empruntez plus. Autre exemple, vous voulez calculer le montant obtenu si vous placez une somme suprieure un taux dintrt moins intressant. Dans une table de donnes, vous indiquez les diffrentes valeurs tester pour un argument de la fonction et la table calcule les diffrents rsultats.

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Les tables de donnes peuvent tester le changement dun ou de deux arguments, en ligne ou en colonne. Pour crer une table de donnes : 1. droite et/ou en dessous de la cellule qui contient la formule ajoutez les valeurs des arguments variables. Par exemple, droite de la cellule qui contient le rsultat du remboursement mensuel, saisissez dautres montants emprunts et en dessous, saisissez dautres taux dintrt (voir Figure 3.21). 2. Slectionnez lensemble des cellules, y compris celle qui contient la formule.

Attention
La cellule qui contient la formule dans une table de donnes, se trouve toujours gauche et/ou au-dessus des cellules contenant les arguments variables. 3. Dans le groupe Outils de donnes de longlet Donnes, cliquez sur Analyse de scnarios > Table de donnes. 4. Dans la zone Cellule dentre en ligne, slectionnez la cellule qui contient largument variable de la formule de dpart pour lequel vous avez saisi dautres valeurs en ligne (le montant emprunt dans notre exemple, soit B2). 5. Dans la zone Cellule dentre en colonne, slectionnez la cellule qui contient largument variable de la formule de dpart pour lequel vous avez saisi dautres valeurs en colonne (le taux dintrt dans notre exemple, soit B3). 6. Cliquez sur OK.

Figure 3.21 : Les tables de donnes extrapolent les rsultats en modiant lun ou lautre argument. Pour modier les donnes de la table, remplacez les valeurs de largument variable en ligne ou en colonne et rptez la procdure ci-dessus partir de ltape 2.

GRER

LES ERREURS

Les calculs gnrent des erreurs. Vous ne pourrez pas lviter. Voici un conseil primordial : Lisez toujours les botes de dialogue qui safchent ! En fait, dans bien des cas, Excel vous propose une solution ou de laide pour en trouver une. Voici quelques erreurs classiques et le moyen de les corriger.

TYPES DERREURS Rfrence circulaire. Vous avez saisi une formule et la cellule qui contient le rsultat fait partie
du calcul. Cliquez sur OK pour obtenir de laide sur le sujet ou cliquez sur Annuler pour accepter la rfrence circulaire, puis corrigez votre erreur si vous le souhaitez.

#DIV/0! (division par zro), #N/A (pas de valeur disponible), #NOM? (fonction non reconnue,
erreur de saisie, texte dans une formule sans guillemets), #NUL! (oprateur de plage incorrect ou plage sans intersection), #NOMBRE! (nombre attendu comme argument ou nombre trop grand ou trop petit pour tre afch dans Excel), #REF! (rfrence inexistante) et #VALEUR! (texte saisi comme argument au lieu dune valeur numrique ou logique). La formule nutilise pas la syntaxe, les arguments ou les types de donnes attendus. Ouvrez la bote de dialogue Arguments de la fonction pour vrier quel argument est incorrect ou servez-vous de la barre de formule.

Triangle vert dans langle suprieur gauche de la cellule. Excel a repr une possible
erreur et vous propose de la corriger. Slectionnez la cellule et survolez la balise pour afcher une info-bulle explicative. Cliquez sur la balise. Un menu contextuel vous permet de corriger lerreur, de lignorer ou dobtenir de laide (voir Figure 3.22). Parmi les erreurs ainsi signales, on trouve des nombres stocks au format texte ou prcds dune apostrophe, une formule diffrente des autres formules de la zone, les formules omettant des cellules adjacentes, des cellules non protges contenant des formules (nous verrons la Fiche 19 comment protger les formules) ou des formules faisant rfrence une ou plusieurs cellules vides.

Figure 3.22 : Servez-vous de la balise informative pour corriger ou ignorer une erreur.

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FONCTIONS DINFORMATION
Les fonctions dinformation possdent deux objectifs principaux : fournir des informations sur le type de contenu dune cellule et retourner des valeurs en cas derreur. La premire fonction de gestion derreur est SIERREUR(), classe dans la catgorie des fonctions logiques. Reprenons lexemple du bon de commande. La fonction RECHERCHEV() retourne la description dun article en fonction de sa rfrence. Si aucune rfrence na t saisie, RECHERCHEV() renvoie une erreur #N/A (valeur non disponible). Vous devez nanmoins prparer un bon de commande vide, prt lemploi. Pour viter lafchage de lerreur dans toutes les cellules de la colonne Description, vous imbriquez la fonction RECHERCHEV() dans une fonction SIERREUR() qui masque lerreur. La fonction devient ainsi :

=SIERREUR(RECHERCHEV(A12;Catalogue;3;FAUX);) Ainsi, si RECHERCHEV() gnre une erreur, SIERREUR() ne renvoie rien (), sinon elle retourne le rsultat de la fonction RECHERCHEV().
Vous trouverez les autres fonctions dinformation dans la catgorie Information de la Bibliothque de fonctions. Toutes celles prcdes du verbe EST (ESTPAIR(), ESTLOGIQUE(), ESTNA(), ESTVIDE(), etc.) renvoient une valeur logique VRAI ou FAUX. On les emploie gnralement imbriques dans une fonction SI() pour effectuer une action en fonction du rsultat. Les autres fonctions dinformation retournent simplement des renseignements relatifs au contenu de la cellule.

CORRIGER

LES ERREURS

Dans un classeur o les formules sont fondes sur les cellules de diffrentes feuilles, ou de grandes quantits de donnes, il nest pas toujours simple de dtecter lorigine de lerreur. Pour vous aider dans cette tche, Excel propose des outils accessibles depuis le groupe Audit de formules de longlet Formules.

Reprer les antcdents. Cette commande afche des ches qui pointent vers les cellules
utilises dans une autre cellule. Par exemple, si la cellule C5 contient la formule =C3+C4, C3 et C4 sont des antcdents de C5.

Reprer les dpendants. Cette commande afche des ches qui pointent vers les cellules qui
font rfrence dautres cellules. Par exemple, si la cellule C5 contient la formule =C3+C4, C5 est dpendante de C3 et de C4. Les ches indiquent les relations tablies entre cellules. Lorsquelles sont bleues, elles dsignent la relation entre la cellule qui contient des donnes et celle qui les exploite. Elles sont rouges si lune des cellules contient une erreur.

Attention
Si certaines formules font rfrence des cellules dun autre classeur, vous devez louvrir, sans quoi Excel ne pourra pas accder aux informations. Pour supprimer les ches, dans le groupe Audit de formules, cliquez sur Supprimer les ches. Il est galement possible de supprimer les ches niveau par niveau en commenant par lantcdent ou le dpendant le plus loign. Cliquez sur la che de la commande et choisissez Supprimer les ches des antcdents ou des dpendants.

 linstar de la vrication orthographique dans Word, la commande Vrication des erreurs recherche les ventuelles erreurs de votre feuille de calcul et vous propose de laide pour les rsoudre (voir Figure 3.23).

Figure 3.23 : La bote de dialogue Vrication des erreurs vous aide localiser et corriger les erreurs.

Si vous avez ignor des erreurs en vous servant de la balise dinformation (triangle vert), vous pouvez les rtablir. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Options de la bote de dialogue Vrication des erreurs. Si la suite de la vrication des erreurs dans la feuille de calcul, des erreurs ont t ignores, elles napparatront pas tant que les erreurs ignores nont pas t rtablies. Dans la section Vrication des erreurs, cliquez sur Rtablir les erreurs ignores, puis sur OK et Reprendre.

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C HAPITRE 4 STATISTIQUES

Excel est avant tout un outil de calcul et de statistiques. Il nest cependant pas toujours ais de choisir les outils appropris ses besoins. Dans ce chapitre, nous parcourrons les outils susceptibles dextraire des informations des donnes en commenant par les simples outils de tri et de ltrage pour nir avec les tableaux croiss dynamiques. Nous dcouvrirons galement les nouvelles fonctionnalits lies lexploitation des donnes, comme la mise en forme conditionnelle et les tableaux.

Mise en forme conditionnelle 9 Mise en forme conditionnelle

Cette fonctionnalit qui existe depuis longtemps dans Excel a t entirement remanie pour Ofce 2007 et sest encore enrichie avec la version 2010. Dun clic, elle met en vidence les valeurs maximales et minimales, les valeurs suprieures ou infrieures la moyenne, les valeurs en double et ainsi de suite.

RGLES

DE MISE EN FORME

Il existe deux catgories de rgles de mise en forme : Rgles de mise en surbrillance des cellules et Rgles des valeurs plus/moins leves. Ces rgles mettent en vidence une partie des donnes en fonction du critre choisi. Elles fonctionnent toutes de manire similaire : 1. Slectionnez la plage de donnes. 2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le groupe Style de longlet Accueil et choisissez votre rgle de mise en forme. 3. Dans la bote de dialogue qui safche, dnissez le critre et choisissez la mise en forme appliquer en vous servant de la liste droulante. 4. Pour dnir un format personnalis, dans la liste choisissez Format personnalis (voir Figure 4.1) et servez-vous des options de la bote de dialogue Format de cellule.

Figure 4.1 : Appliquez un critre et choisissez la mise en forme appliquer.

BARRES,

NUANCES ET ICNES

Les trois catgories suivantes appliquent une mise en forme lensemble des valeurs slectionnes selon des critres dnis par dfaut. Nous verrons plus loin comment modier ces critres.

Barres de donnes. Elles utilisent la valeur maximale (barre la plus longue) et la valeur minimale
(barre la plus courte) de la plage slectionne. Elles adaptent la taille de la barre la place de la valeur dans la plage (voir Figure 4.2).

Mise en forme conditionnelle

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Mise en forme conditionnelle

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Figure 4.2 : Reprez rapidement les valeurs les plus basses et les plus leves dune plage.

Nuances de couleurs. Elles se fondent sur deux ou trois valeurs (minimale, maximale et
moyenne) pour appliquer des nuances de couleurs. Les nuances intermdiaires visualisent les valeurs intermdiaires.

Jeux dicnes. Ils fonctionnent par pourcentages. Les icnes sont appliques par tranches de
20 % pour les jeux de cinq icnes, par 25 % pour ceux de quatre icnes et sont rparties 33 %34 %33 % pour les jeux de trois icnes (voir Figure 4.3).

Figure 4.3 : Le jeu dicnes 3 triangles appliqu une plage de donnes.

Astuce
Il est possible dafcher uniquement les icnes sans les valeurs quelles reprsentent. Pour cela, afchez la rgle dans le gestionnaire de rgles et cochez la case Afcher licne uniquement. Pour le comportement des rgles prdnies, servez-vous du gestionnaire des rgles, que nous tudierons la prochaine section. Si aucune rgle ne rpond vos besoins ou si vous devez utiliser une formule pour appliquer la mise en forme, il est plus simple de dmarrer partir de rien. Pour ce faire, cliquez sur Mise en forme conditionnelle > Nouvelle rgle. Dans la liste Slectionnez un type de rgle, choisissez votre point de dpart. Servez-vous ensuite des options de la zone Modier la description de la rgle pour la paramtrer.

Astuce
La mise en forme conditionnelle reste de la mise en forme. Autrement dit, vous pouvez utiliser le pinceau Reproduire la mise en forme pour lappliquer dautres cellules. Attention cependant aux rfrences de cellules. Vous devrez parfois jouer sur les rfrences absolues, relatives et mixtes (voir Fiche 7).

GRER

LES RGLES

Les rgles se grent dans le Gestionnaire des rgles de mise en forme conditionnelle que vous afchez en cliquant sur Mise en forme conditionnelle > Grer les rgles. Ensuite, pour :

Astuce
Inutile de slectionner pralablement la plage de donnes laquelle la rgle est applique. Dans le gestionnaire des rgles, servez-vous de la liste droulante pour localiser la rgle dans la feuille.

Supprimer une rgle, slectionnez la rgle et cliquez sur Supprimer. Interrompre lexcution des autres rgles lorsquune rgle est vraie, cochez la case Interrompre
si Vrai en regard de la rgle.

Modier lordre dapplication des rgles, slectionnez les rgles et cliquez sur les ches Monter
et Descendre.

Modier une rgle, slectionnez la rgle et cliquez sur Modier la rgle.

Dans la bote de dialogue Modier la rgle de mise en forme, plusieurs options sont disponibles, en fonction du type de rgle appliqu. La liste Type (voir Figure 4.4), permet de slectionner le type de rgle :

Nombre. Se sert dune rfrence numrique ou dune date/heure. Pourcentage. Compare les valeurs de manire proportionnelle. Formule. Fait appel une formule pour appliquer la rgle. Centile. Visualise les valeurs extrmes qui peuvent biaiser les rsultats.

Mise en forme conditionnelle

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Mise en forme conditionnelle

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Figure 4.4 : Servez-vous de la liste Type pour choisir le paramtre de visualisation.

Pour effacer les rgles, cliquez sur Mise en forme conditionnelle > Effacer les rgles et choisissez loption approprie.Vous localiserez rapidement des cellules soumises une mise en forme conditionnelle, en cliquant sur Rechercher et slectionner > Mise en forme conditionnelle, dans le groupe dition de longlet Accueil.

Astuce
Vous pouvez appliquer la mise en forme conditionnelle sur des cellules rfrences dans dautres feuilles du classeur. La mise en forme conditionnelle est un vaste domaine. Je vous conseille vivement de vous y attarder et de jeter un il sur laide en ligne relative ce sujet. Vous y trouverez de nombreux exemples et peut-tre bien quelques ides dapplication.

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Trier et ltrer 10 Trier et ltrer

Le tri et le ltrage sont les deux fonctionnalits de base destines extraire rapidement des informations dune plage de donnes. Enrichies de nouveaux paramtres plus prcis, elles sont devenues incontournables. En outre, associes la mise en forme conditionnelle, elles optimisent les rsultats. Le tri et le ltrage sappliquent aux colonnes de donnes.

Attention
Pour quExcel effectue correctement le tri et le ltrage, sur lintgralit de votre plage de donnes, cette dernire ne doit prsenter ni ligne ni colonne vide (sans en-tte). Dans le cas contraire, Excel limitera le tri ou le ltrage la zone dans laquelle vous avez cliqu et vos donnes seront mlanges. Dautre part, si vous avez ajout un titre ou des informations au-dessus du tableau, laissez toujours une ligne vide entre ces informations et les donnes.

TRIER
Pour trier une liste de donnes, slectionnez une seule cellule de la colonne qui doit servir de base au tri puis, dans le groupe dition de longlet Accueil, cliquez sur Trier et ltrer. En fonction du contenu de la cellule slectionne, le nom du tri change, mais le principe reste le mme :

Ordre croissant. Trier de A Z (texte), Trier du plus ancien au plus rcent (date), Trier du plus
petit au plus grand (nombre).

Ordre dcroissant. Trier de Z A (texte), Trier du plus rcent au plus ancien (date), Trier du
plus grand au plus petit (nombre). La commande Tri personnalis ouvre la bote de dialogue Tri (voir Figure 4.5), dans laquelle vous slectionnez plusieurs niveaux de tri.

Figure 4.5 : Slectionnez les paramtres des critres de tri.

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1. Dans la liste droulante Colonne, slectionnez la colonne la base du tri. 2. Dans la liste droulante Trier sur, slectionnez le critre de tri : Valeur, Couleur de cellule (do lintrt de la mise en forme conditionnelle), Couleur de police et Icne de cellule. 3. Dans la liste droulante Ordre, choisissez lordre de votre choix, Croissant ou Dcroissant.

Info
Liste personnalis ouvre la bote de dialogue du mme nom, dans laquelle vous pouvez ajouter des listes personnalises qui serviront ensuite de base au tri. Ces listes servent galement dans la fonctionnalit de remplissage automatique. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter un niveau pour insrer un autre niveau de tri et rptez lopration.

Info
La limite est de 64 niveaux de tri. 5. Cliquez sur OK pour appliquer le tri. Dans la bote de dialogue Tri, le bouton Options permet de choisir un tri sensible la casse. Servezvous des ches Monter et Descendre pour modier lordre de tri et cliquez sur le bouton Supprimer un niveau, si ncessaire.

Info
Les commandes de tri et de ltrage sont galement accessibles dans le groupe Trier et ltrer de longlet Donnes.

SOUS-TOTAL
Le tri donne accs une autre fonctionnalit intressante dExcel : les sous-totaux. Ceux-ci calculent rapidement la somme, la moyenne, lcart-type ou comptent le nombre dlments en se fondant sur le contenu dune colonne. Par exemple, le total des achats par client, le nombre de commandes par trimestre ou la moyenne des ventes par commercial. Cet exemple se fonde sur longlet TCD du classeur Fichier TCD. Pour calculer des sous-totaux (voir Figure 4.6) : 1. Effectuez un tri sur la colonne qui sert de rfrence au calcul des sous-totaux. Par exemple, pour le total des achats par client, triez la colonne des clients. 2. Dans le groupe Plan de longlet Donnes, cliquez sur Sous-total. 3. Dans la liste chaque changement de, slectionnez la colonne trie pour laquelle vous voulez calculer les sous-totaux.

4. Dans la liste Utiliser la fonction, choisissez la fonction de synthse. 5. Dans la liste Ajouter un sous-total , cochez les cases des colonnes calcules (par exemple, Ventes ou Prix) et cliquez sur OK.

Attention
Excel suppose toujours que vous souhaitez faire la synthse de la dernire colonne et la coche par dfaut. Pensez supprimer la coche si vous ne souhaitez pas lexploiter. Excel effectue la synthse slectionne et afche trois niveaux de plan dans la marge gauche de la feuille (voir Figure 4.6). Cliquez sur les boutons de niveau 1, 2 et 3 pour afcher respectivement le total gnral, les sous-totaux et lintgralit des donnes. Servez-vous des symboles plus (+) et moins () pour dvelopper ou rduire les niveaux.

Figure 4.6 : Calculez des sous-totaux. Pour ajouter une synthse, ouvrez nouveau la bote de dialogue Sous-total et choisissez une autre fonction dans la liste. Si la case Remplacer les sous-totaux existants est coche, la nouvelle synthse remplace lancienne. Supprimez la coche pour afcher plusieurs synthses. Pour chaque synthse ajoute, un nouveau niveau de plan apparat.

Astuce
Loption Saut de page entre les groupes afche chaque groupe de synthse sur une page distincte, ce qui peut simplier limpression. Pour supprimer le sous-total, dans la bote de dialogue, cliquez sur Supprimer tout.

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Info

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Il est possible deffectuer les sous-totaux sur plusieurs colonnes, mais pensez effectuer le tri dabord. Au-del de trois colonnes, il est nettement plus rapide et intressant de faire appel un tableau crois dynamique, comme nous le verrons la Fiche 12.

FILTRER
Avec les options de ltrage dExcel, vous rduisez lafchage dune plage de donnes aux lignes qui rpondent vos critres. Par exemple, vous visualisez uniquement les informations relatives un secteur, une personne ou une priode. Vous pouvez cumuler les ltres et restreindre de manire prcise les rsultats. linstar du tri, les outils de ltrage ont t enrichis dans cette nouvelle version, en particulier grce aux fonctionnalits de mise en forme conditionnelle. Pour ltrer une liste de donnes : 1. Cliquez sur lune des cellules de la plage de donnes. 2. Dans le groupe Trier et ltrer de longlet Donnes, cliquez sur Filtrer. Chaque en-tte de colonne squipe dune che, laquelle servira doutil de ltrage. 3. Cliquez sur la che de la colonne ltrer. Ensuite, slectionnez les critres en procdant de la manire suivante : a. Dans la liste des valeurs de la colonne, cochez et/ou supprimez les coches des cases (voir Figure 4.7). Seules les valeurs coches seront visibles.

Figure 4.7 : Cochez les cases des valeurs afcher.

b. Si vous avez appliqu une mise en forme conditionnelle, vous pouvez galement exploiter la commande Filtrer par couleur (voir Figure 4.8).

Figure 4.8 : Avec les ltres de couleurs, vous associez mise en forme conditionnelle et ltrage. c. Selon le contenu de la colonne ltre, cliquez sur Filtres textuels, Filtres numriques ou Filtres chronologiques et choisissez ensuite le critre ou optez pour le Filtre personnalis. Dans la bote de dialogue qui safche : 1. Servez-vous de la premire liste droulante pour choisir un test logique. 2. Dans la liste de droite, slectionnez lune des valeurs de la colonne ou saisissez une valeur. 3. Pour ajouter un deuxime critre de ltrage ou choisir une plage de valeurs, slectionnez loption Ou ou loption Et (voir Figure 4.9).

Figure 4.9 : Slectionnez les tests logiques et les critres du ltrage.

Attention
Loption Et implique que les deux tests logiques soient vrais pour quune ligne safche. Avec loption Ou, lun ou lautre des critres doit tre vrai. Autrement dit, pour les priodes de temps ou les plages numriques, choisissez loption Et associe des tests logiques Infrieur et Suprieur , par exemple. Pour afcher deux critres de texte, choisissez loption Ou et le test logique gal ou Contient, par exemple.

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La che dune colonne ltre est quipe du symbole de ltrage ( aisment. Les en-ttes des lignes afches sont bleus.

), ce qui permet de la reprer

Pour supprimer un ltre, cliquez sur la che et choisissez Effacer le ltre de. Pour supprimer simultanment tous les ltres, dans le groupe Trier et ltrer de longlet Donnes, cliquez sur Effacer.

METTRE

SOUS FORME DE TABLEAU

La fonctionnalit Mettre sous forme de tableau du groupe Style, dans longlet Accueil, correspond la cration de liste des versions antrieures Excel 2007. Elle bncie cependant de nombreuses optimisations qui mritent largement de sy attarder. Un tableau propose non seulement des options de tri et de ltrage identiques celles que nous venons de voir, mais galement des fonctions de calcul dont le rsultat est fonction du ltrage appliqu. Pour mettre une plage de donnes sous forme de tableau : 1. Cliquez sur lune des cellules de la plage. 2. Dans le groupe Style de longlet Accueil, cliquez sur Mettre sous forme de tableau et cliquez sur une mise en forme.

Info
Laperu instantan ne fonctionne pas dans cette galerie pour linstant. Ds que vous aurez converti la plage en tableau, vous pourrez proter de laperu dans la galerie Styles de tableau de longlet Cration. 3. Dans la bote de dialogue, vriez quExcel a bien pris en compte toute la plage. Si votre plage ne comporte pas den-tte, supprimez la coche de loption. Cliquez sur OK. Votre plage est convertie en tableau, dont les en-ttes sont quips de ches de ltrage et de tri. Longlet Cration des Outils de table safche. 4. Dans le groupe Options de style de tableau, vous pouvez choisir la prsentation du tableau en cochant ou supprimant les coches. Lapparence du tableau et des miniatures de la galerie changent en consquence. Une des options de ce groupe est particulirement intressante : Ligne des totaux. Elle ajoute une ligne Total en bas du tableau. Dans cette ligne, chaque cellule est assortie dune che. Cliquez sur la che pour slectionner la synthse raliser sur la colonne (voir Figure 4.10).

Figure 4.10 : Slectionnez la synthse effectuer sur la colonne. Sur une plage de donnes importante, vous pouvez combiner ltrage et ligne de totaux pour afcher les synthses en fonction des rsultats du ltrage. Pour revenir une plage de donnes, dans le groupe Outils de longlet Cration, cliquez sur Convertir en plage. Vous conserverez la mise en forme et la ligne des totaux, mais liminerez les options de tri et de ltrage. La fonctionnalit Supprimer les doublons du groupe Outils limine les lignes en double dans le tableau. Vous pouvez indiquer les colonnes dans lesquelles vous voulez vrier la prsence de doublons. Cette commande supprime immdiatement les lignes dsignes comme doublons. Le groupe Outils propose galement la commande Synthtiser avec un tableau crois dynamique qui convertit votre tableau en tableau crois dynamique. Nous tudierons cette fonction la Fiche 12.

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Consolidation 11 Consolidation

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En matire de statistiques, Excel propose un outil trs pratique : la consolidation. Il sagit en fait dassembler des tableaux de donnes pour en faire une synthse. Imaginons, par exemple, que vous disposiez dun classeur Excel contentant douze feuilles de rsultats mensuels (une par mois) et que vous souhaitiez connatre les rsultats annuels. Vous pouvez, bien entendu, crer des formules qui additionneraient ou calculeraient la moyenne de lensemble des tableaux, mais lopration pourrait tre longue si vos statistiques sont imposantes. La fonctionnalit de consolidation dExcel simplie cette tche. Elle impose cependant une contrainte : tous les tableaux doivent avoir la mme taille. Autrement dit, chaque tableau contient le mme nombre de lignes et de colonnes, lesquelles accueillent toujours les mmes donnes. La consolidation cre un tableau identique ceux sur lesquels elle se fonde et rcupre les en-ttes de lignes et de colonnes. Toutes les donnes numriques y sont synthtises selon la fonction que vous aurez slectionne.

Info
Il nest pas ncessaire que les tableaux se trouvent dans le mme classeur. La consolidation peut tre ralise avec ou sans liaison avec les tableaux sur lesquels elle se fonde. Lune et lautre solution prsentent des avantages et des inconvnients. Le choix dpendra essentiellement de la taille de vos donnes et de lusage que vous ferez de la synthse. Cette che est base sur le classeur Fichier Consolidation.

SANS

LIAISON

La consolidation sans liaison cre un tableau de synthse indpendant des donnes. Il peut toutefois tre aisment mis jour, si les donnes devaient changer.Voici comment consolider les donnes : 1. Slectionnez la cellule qui se trouvera dans langle suprieur gauche du tableau.

Info
Le tableau de synthse peut tre plac dans une feuille de calcul contenant des donnes ou sur une feuille indpendante. Pour des questions de manipulation, il est souvent plus pratique dopter pour la deuxime solution. 2. Dans le groupe Outils de donnes de longlet Donnes, cliquez sur Consolider. 3. Dans la liste Somme de la bote de dialogue Consolider, slectionnez la fonction de synthse. Par dfaut, Excel additionne les donnes. 4. Cliquez dans la zone Rfrence, puis : a. Saisissez les rfrences de la plage de cellules du premier tableau, sans oublier le nom de la feuille et ventuellement du classeur. b. Cliquez sur la feuille qui contient le premier tableau et slectionnez les donnes avec la souris.

c. Cliquez sur le bouton Parcourir pour localiser le classeur contenant les donnes. Slectionnez-le et cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur la feuille qui contient les donnes et slectionnez-les. 5. Cliquez sur Ajouter. 6. Cliquez sur la feuille qui contient le deuxime tableau et rptez lopration de slection.

Astuce
Si les donnes se trouvent dans le mme classeur et que tous les tableaux sont identiques (hormis les donnes numriques), Excel slectionne automatiquement le tableau suivant. Il ne vous reste plus qu cliquer sur Ajouter. 7. Rptez les tapes 4 et 5 pour chaque tableau ajouter la synthse. 8. Dans la section tiquettes dans, cochez les cases Ligne du haut et/ou Colonne de gauche, si vos tableaux contiennent des en-ttes de lignes et/ou de colonnes (voir Figure 4.11). Ne cochez pas la case Lier aux donnes source.

Figure 4.11 : Consolidez plusieurs tableaux pour en faire la synthse.

9. Cliquez sur OK. Excel cre un tableau synthtisant les donnes des diffrents tableaux de la consolidation en exploitant la fonction que vous avez slectionne.

Astuce
Le tableau ainsi cr ne rcupre pas la mise en forme des tableaux dorigine. Vous pourrez cependant la recouvrer rapidement. Slectionnez dans son intgralit lun des tableaux dont vous voulez copier la mise en forme (cliquez dans le tableau et appuyez sur Ctrl+A). Dans le groupe Presse-papiers de longlet Accueil, cliquez sur Reproduire la mise en forme ( ). Dans le tableau consolid, cliquez sur la cellule de langle suprieur gauche. Et voil !

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La feuille qui accueille le tableau consolid conserve les rfrences des diffrents tableaux. Autrement dit, rien ne vous empche dajouter une autre synthse sur la mme feuille (voir Figure 4.12) ou dactualiser les donnes de la synthse existante.

Figure 4.12 : Crez autant de tableaux de synthse que ncessaire. Noubliez pas : avant toute manipulation dun tableau consolid, slectionnez toujours la cellule qui se trouve dans langle suprieur gauche du tableau. Ensuite, vous avez plusieurs options :

Pour mettre un tableau consolid jour, dans longlet Donnes, cliquez sur Consolider et sur OK. Info
Pour modier lune des plages, vous devrez la supprimer dabord, puis la slectionner nouveau.

Pour supprimer une des plages de cellules du tableau consolid, slectionnez la cellule qui se
trouve dans langle suprieur gauche du tableau. Dans la liste Toutes les rfrences de la bote de dialogue Consolider, slectionnez la plage supprimer et cliquez sur Supprimer.

Pour modier la fonction de synthse, dans la liste droulante Fonction de la bote de dialogue
Consolider, choisissez une autre fonction.

Pour ajouter un autre tableau consolid avec une autre synthse, dans la mme feuille que le
prcdent, cliquez sur la cellule o insrer le tableau. Dans le groupe Outils de donnes de longlet Donnes, cliquez sur Consolider. Dans la liste Fonction, slectionnez la synthse employer et cliquez sur OK (voir Figure 4.12).

Pour lier aux donnes le tableau consolid sans liaison, ouvrez la bote de dialogue Consolider et
cochez la case Lier aux donnes source.

AVEC

LIAISON

Le principe de cration dun tableau de consolidation avec liaison est exactement le mme que celui sans liaison. Vous pouvez donc vous fonder sur la procdure de la prcdente section pour le crer. En revanche, la dernire tape, avant de cliquer sur OK, cochez la case Lier aux donnes source. Excel cre un tableau consolid en liaison avec les donnes de base. En dautres mots, si vous modiez les donnes de lun des tableaux qui constituent la consolidation, les donnes seront actualises automatiquement. Hormis lactualisation automatique, la diffrence de taille entre un tableau consolid sans liaison et avec liaison est la prsentation. Lorsquil existe une liaison entre le tableau consolid et les donnes, Excel ajoute une colonne supplmentaire au tableau entre les en-ttes de lignes et la premire colonne du tableau, qui dtaille les donnes ayant gnrer les rsultats. Il insre galement deux niveaux de plan dans la marge de gauche, grce auxquels vous grez lafchage des dtails (voir Figure 4.13). Dans la marge :

Cliquez sur 1 pour rduire tous les niveaux et sur 2 pour tous les dvelopper. Cliquez sur les signe plus (+) en regard dun niveau pour le dvelopper. Les dtails du rsultat
safchent au-dessus de la ligne qui contient le rsultat. Cliquez sur le signe moins () pour rduire un niveau.

Figure 4.13 : Le tableau consolid avec liaison dispose de fonctionnalits de plan.

Info
Il est toujours possible dactiver la liaison dun tableau consolid sans liaison. En revanche, linverse est faux.

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Le tableau crois dynamique est lun des meilleurs outils de synthse que propose Excel. Ne vous laissez pas intimid par ce nom barbare et surtout, oubliez les inconvnients et les lourdeurs des prcdentes versions. Grce cet outil, en quelques clics, vous synthtiser des centaines, voire des milliers de lignes de donnes. Ds lors que le tri, le ltrage et les outils de tableau ne sufsent plus rpondre vos besoins, nhsitez pas : crez un tableau crois dynamique. Avant de vous lancer il est cependant indispensable de vrier les points suivants :

La plage de donnes ne doit prsenter ni ligne ni colonne vide. Toutes les colonnes doivent imprativement contenir des en-ttes. Si vous avez ajout un titre ou des informations au-dessus du tableau, laissez toujours une ligne
vide entre ces informations et les donnes.

Supprimez toutes les cellules fusionnes dans la plage des valeurs.

Tous les exemples de tableaux croiss dynamiques sont fonds sur le classeur Fichier TCD. Voici comment crer un tableau crois dynamique : 1. Cliquez sur lune des cellules de la plage de donnes. 2. Dans le groupe Tableaux de longlet Insertion, cliquez sur Tableau crois dynamique. 3. Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique, vriez quExcel a bien slectionn toute la plage de donnes.

Info
Si vos donnes ne se trouvent pas dans un classeur Excel, slectionnez loption Utiliser une source de donnes externes, cliquez sur Choisir la connexion et prcisez la source des donnes. 4. Dans la section Choisissez lemplacement de votre rapport de tableau crois dynamique, Excel propose par dfaut demployer une nouvelle feuille. Cliquez sur OK.

Info
Il est possible de placer le tableau crois dynamique sur la mme feuille que les donnes, mais ce nest gure recommand. En revanche, rien ne vous empche de placer plusieurs tableaux croiss dynamiques sur une mme feuille. Excel cre une nouvelle feuille quil place gauche de celle qui contient les donnes. Deux nouveaux onglets contextuels safchent dans le ruban, Options et Cration, ainsi quun

volet, droite, qui contient la liste des champs (les en-ttes du tableau) et quatre zones avec lesquelles vous organisez les donnes (voir Figure 4.14) : Filtre du rapport. linstar de tous les ltres Excel, cette zone ltre les rsultats selon un critre donn. tiquettes de lignes. Accueille les champs reprsentant les en-ttes de ligne du tableau. tiquettes de colonnes. Accueille les champs reprsentant les en-ttes de colonne du tableau. Valeurs. Concentre les calculs effectus sur les donnes numriques ou textuelles.

Figure 4.14 : La nouvelle interface des tableaux croiss dynamiques.

Info
Si vous cliquez en dehors du tableau crois dynamique, le volet et les onglets disparaissent. Cliquez nouveau dans le tableau pour les afcher. Pour synthtiser les donnes, cochez simplement les cases en regard des champs. Par exemple, dans notre tableau crois dynamique, nous souhaitons connatre les achats de nos clients. Pour ce faire, il suft de cocher les cases Client et Prix total (voir Figure 4.15). Excel place le champ Client (champ texte) dans les tiquettes de lignes et le champ Prix total (champ numrique) dans les Valeurs. Par dfaut, il effectue la somme des valeurs.

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Figure 4.15 : Cochez les cases en regard des champs pour synthtiser les donnes.

Ajoutons un autre critre. Nous souhaitons connatre le dtail des achats par client et par collection. Nous cochons la case Collection. Excel intgre le champ Collection sous le champ Client, dans les tiquettes de lignes (voir Figure 4.16). En inversant lordre des champs dans les tiquettes de lignes, autrement dit en faisant glisser le champ Collection au-dessus du champ Client, on obtient les achats par collection et par client.

Figure 4.16 : Ajoutez dautres champs pour prciser les rsultats.

Si la lecture semble complexe ainsi, il est vrai que le tableau est long, on peut faire glisser le champ Collection ou le champ Client depuis la zone des tiquettes de lignes vers celle les tiquettes de colonnes. Pour retirer un champ du tableau, supprimez la coche de la case en regard du champ, dans la liste des champs ou cliquez sur le champ dans la zone qui laccueille et faites-le glisser en dehors de la liste des champs.

Astuce
Si la liste des champs est trs longue ou si vous prfrez masquer lune ou lautre partie du volet, dans longlet suprieur droit du volet, cliquez sur le bouton ( ) et optez pour une autre prsentation. Vous pouvez galement dplacer le volet des champs en cliquant sur sa bordure suprieure et en le faisant glisser. Rapprochez-le du bord gauche ou droit de la fentre pour le xer nouveau.

CALCULS

ET SYNTHSES

Par dfaut, dans la zone Valeurs, Excel effectue la somme dun champ numrique et lui attribue le nom Somme de nom du champ. Avec un champ textuel, il calcule le nombre dlments et le nomme Nombre de nom du champ. Pour modier la synthse : 1. Cliquez sur lune des cellules du champ, dans le tableau. 2. Dans le groupe Champs actif de longlet Options, cliquez sur Paramtres de champs. 3. Dans longlet Synthse des valeurs par (voir Figure 4.17), slectionnez une autre fonction et cliquez sur OK.

Astuce
Protez pour modier le nom du champ dans le tableau en vous servant de la zone Nom personnalis de la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs. Vous pouvez galement modier le nom du champ directement dans la cellule ou en vous servant de la zone Champ actif du groupe du mme nom.

Figure 4.17 : Choisissez une autre synthse des valeurs dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs.

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Il est possible deffectuer plusieurs synthses sur les mmes valeurs. Vous pouvez, par exemple, afcher la somme, la moyenne et le nombre des achats. Pour ce faire, glissez le champ des valeurs (Prix total dans notre exemple), autant de fois que ncessaire dans la zone Valeurs, puis remplacez la fonction de synthse employe (voir Figure 4.18).

Figure 4.18 : Effectuez plusieurs synthses sur les mmes valeurs.

Si votre tableau compte plusieurs niveaux de groupement (achat par Collection et par Client, par exemple), Excel peut raliser plusieurs calculs pour le groupe principal. Dans le tableau, slectionnez lune des cellules du groupe principal, celui de premier niveau, et cliquez sur Paramtres de champs. Dans la bote de dialogue du mme nom, slectionnez loption Personnalis et cliquez sur les synthses de votre choix (voir Figure 4.19).

Figure 4.19 : Synthtisez les valeurs du groupe principal.

REGROUPER

LES DONNES

Dans un tableau crois dynamique, il existe trois types de regroupement : par date, par plages de valeurs et par texte. Les deux premiers sont fonds sur des chiffres et Excel ralise les regroupements sans difcults ; votre seule tche consiste prciser les plages de valeurs. En revanche, pour le texte vous devrez effectuer le regroupement la main. Commenons par les dates. Dans notre exemple, nous souhaitons connatre les achats de nos clients par anne et par trimestre : 1. Dans la liste des champs, cochez la case du champ Date de commande. Il se place dans les tiquettes de lignes. 2. Dans le tableau, slectionnez lune des dates puis, dans le groupe Groupe, cliquez sur Grouper la slection. 3. Dans la bote de dialogue Grouper, cliquez sur Mois pour dsactiver ce groupement et cliquez sur Trimestres et Annes. Excel groupe les dates dans les tiquettes de lignes. 4. Pour une meilleure lisibilit, faites glisser les champs Annes et Date de commande vers les tiquettes de colonnes (voir Figure 4.20).

Figure 4.20 : Regroupez les valeurs par trimestres et annes. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, Excel propose, en plus des synthses, des outils de comparaison. Imaginons que vous souhaitiez connatre lvolution des achats de vos clients dun trimestre lautre ou entre chaque trimestre de deux annes conscutives. Pour ce faire : 1. Une fois les dates regroupes votre convenance, ajoutez une deuxime fois le champ calculer (Prix total).

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2. Slectionnez lune des cellules de ce champ et cliquez sur Paramtres de champs. 3. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, cliquez sur longlet Afcher les valeurs. 4. Dans la liste Afcher les valeurs, slectionnez loutil de comparaison. Dans notre exemple, nous avons opt pour Diffrence en % par rapport. 5. Dans la liste Champ de base, choisissez le champ de base de la comparaison (Date de commande). 6. Dans la colonne lment de base, slectionnez quoi comparer le champ. Ici, nous choisissons (prcdent) pour comparer le trimestre en cours au trimestre prcdent (voir Figure 4.21). Il est galement possible de regrouper les valeurs, crant ainsi des tranches.Vous pouvez, par exemple, grouper les montants des commandes pour connatre leur rpartition, savoir combien de commandes entre 0 et 100 , combien entre 100 et 200 , etc. Pour cela, faites glisser le champ des valeurs (Prix total) dans les zones Valeurs et tiquettes de lignes. Slectionnez lune des cellules des tiquettes de lignes dans le tableau et cliquez sur Grouper la slection. Dans la bote de dialogue Grouper, choisissez la valeur de Dbut et de Fin, et saisissez la plage dans la zone Par. Remplacez la synthse des valeurs par Nombre (voir Figure 4.22). Et voil !

Figure 4.21 : Comparez lvolution des valeurs dun trimestre lautre.

Figure 4.22 : Regroupez les valeurs pour obtenir une rpartition.

Il est pratique de regrouper les champs texte lorsque vous devez faire une synthse de type gographique, par exemple. Disons que vous disposez de statistiques mondiales et souhaitez les regrouper par continent. Pour regrouper le texte, vous devrez procder manuellement. Dans le tableau, slectionnez la premire cellule du groupe. Appuyez ensuite sur la touche Ctrl tout en cliquant sur chaque autre lment du groupe. Une fois tous les lments dun mme groupe slectionns, cliquez sur Grouper la slection. Rptez lopration pour chaque groupe.

Info
Si vous vous tes tromp dans un groupement ou souhaitez simplement supprimer le groupe, cliquez sur lune des cellules du groupe et sur Dissocier.

FILTRER

LES DONNES

linstar dun ltre classique, les ltres des tableaux croiss dynamiques permettent dafcher la synthse pour une partie des lments grce lapplication de ltres. Le ltrage sest cependant enrichi dune nouvelle fonctionnalit : les slicers (notion approfondie quelques pages plus loin). Ces derniers sont quips de boutons sur lesquels vous cliquez pour ltrer les donnes du tableau crois dynamique. Outre le ltrage rapide, les slicers indiquent galement ltat de ltrage actuel, ce qui permet de mieux comprendre ce qui safche dans le tableau crois.

EN -TTES

DE CHAMPS

Chaque en-tte de champ est quip dune che sur laquelle vous pouvez cliquer pour trier ou ltrer les lments du tableau. Pour ltrer les champs de lignes ou de colonnes, dans le tableau, cliquez sur la che tiquettes de lignes ou la che tiquettes de colonne (voir Figure 4.23). Ensuite, selon le rsultat recherch, plusieurs options soffrent vous :

Figure 4.23 : Filtrez les en-ttes de lignes ou de colonnes.

Cochez ou supprimez les coches en regard des lments. Seuls les lments cochs seront afchs.

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Astuce
Si vous avez peu dlments afcher et que la liste est longue, commencez par supprimer la coche de la case (Slectionner tout), puis cochez les cases des lments afcher.

Cliquez sur Filtres sappliquant aux tiquettes et choisissez lun des ltres proposs. Ces ltres
sappliquent aux en-ttes de lignes et de colonnes. Si les en-ttes sont des nombres, certains des ltres seront griss.

Cliquez sur Filtres sappliquant aux valeurs et choisissez lun des ltres proposs. Ces ltres
sappliquent aux informations de synthse de la zone Valeurs.

Pour supprimer un ltre, cliquez sur licne de champ ltr (

nom du champ.

) et choisissez Effacer le ltre de

Vous trouverez des informations sur les ltres dans la section Filtrer de la Fiche 10.

FILTRE

DU RAPPORT

Dans la partie infrieure de la liste des champs, lune des zones permet dappliquer un ltre lensemble du tableau crois dynamique : Filtre du rapport. Le champ ou les champs que vous faites glisser dans cette zone servent de base au ltrage (voir Figure 4.24).

Figure 4.24 : Filtrez lintgralit du tableau crois dynamique en plaant des champs dans la zone Filtre du rapport. Pour ltrer le tableau, cliquez sur la che du champ, situ au-dessus du tableau dans la zone de ltrage. Slectionnez lun des lments de la liste pour rduire la synthse cet lment. Pour slectionner plusieurs lments de ltrage dans la liste, cochez dabord la case Slectionner plusieurs lments.

SLICERS
Avec les ltres dtiquettes et le ltre du rapport, lorsque vous slectionnez un lment, il est inclus au ltre et ses donnes safchent dans le tableau. Par exemple, si vous slectionnez GALLIMARD dans le champ Collection, seules les donnes qui contiennent GALLIMARD dans ce champ safchent. Si vous avez slectionn plusieurs lments dans la liste, vous devez ouvrir cette dernire pour dcouvrir lesquels. Dans notre exemple, si vous avez slectionn GALLIMARD, FLAMMARION et HACHETTE, vous savez uniquement que le champ Collection est ltr, mais vous ne connaissez pas le dtail du ltrage sans ouvrir la liste des lments. Les slicers sont des composants de ltrage proposant des boutons avec lesquels vous ltrez les donnes dans un tableau crois dynamique. Chaque slicer cr est conu pour ltrer un champ du tableau. Vous raliserez donc sans doute plusieurs slicers par tableau crois dynamique.Voici comment procder pour concevoir un slicer dans un tableau crois dynamique existant : 1. Cliquez dans le tableau pour lequel crer un slicer. 2. Dans le groupe Trier et ltrer de longlet Options, cliquez sur Insrer un slicer. 3. Dans la bote de dialogue Insrer des slicers, cochez la case des champs du tableau pour lesquels crer un slicer. 4. Cliquez sur OK. Excel afche un slicer par champ slectionn (voir Figure 4.25).

Figure 4.25 : Excel cre autant de slicers que dlments slectionns.

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5. Pour ltrer un lment dun slicer, cliquez sur le bouton correspondant. Pour slectionner plusieurs lments, maintenez la touche Ctrl enfonce, puis cliquez sur les lments auxquels appliquer le ltrage. Aprs avoir cr un slicer, ce dernier apparat sur la feuille de calcul ct du tableau crois dynamique. Si vous avez cr plusieurs slicers, lafchage est superpos. Si ncessaire, dplacez les slicers vers un autre emplacement de la feuille et redimensionnez-les. Les champs ltrs sont quips dune icne de ltrage ( ) et les lments ltrs sont immdiatement visibles (voir Figure 4.26). Pour supprimer un ltre, cliquez sur licne de ltrage.

Figure 4.26 : Les slicers indiquent clairement les lments ltrs dans le tableau. Lorsque vous crez un slicer, un nouvel onglet contextuel Options des Outils Slicer safche. Servezvous de la galerie Styles de slicer pour modier lapparence du slicer.

Astuce
Pour modier simultanment lapparence de plusieurs slicers, maintenez la touche Ctrl enfonce et cliquez sur chaque slicer. Si votre classeur contient plusieurs tableaux croiss dynamiques fonds sur les mmes donnes, il peut tre intressant dexploiter les mmes ltres de slicers pour chacun des tableaux. Il est possible de partager un slicer entre tableaux croiss dynamiques. Dans ce cas, Excel tablit une connexion laquelle rpercute les effets de ltrage appliqus dans un slicer tous les tableaux auxquels il est connect. Par exemple, si vous crez un slicer Collection dans un tableau crois dynamique pour ltrer les donnes dun diteur spcique et que ce slicer est connect un autre tableau, le ltre sapplique galement au deuxime tableau.

Pour partager un slicer : 1. Afchez le tableau crois dynamique pour lequel vous voulez rcuprer un slicer existant. 2. Dans le groupe Filtre de longlet Insertion, cliquez sur la che du bouton Slicer et slectionnez Connexions de slicer. 3. Dans la bote de dialogue Connexions de slicer (voir Figure 4.27), cochez les cases en regard des slicers rcuprer. 4. Cliquez sur OK.

Figure 4.27 : Connectez un ou plusieurs slicers et utilisez-les dans un autre tableau.

Vous pouvez galement cliquer sur le slicer partager pour afcher longlet Options des Outils Slicer. Ensuite, dans le groupe Slicer, cliquez sur Connexion de tableau crois dynamique. Dans la bote de dialogue, cochez la case des tableaux auxquels connecter le slicer. Si vous navez plus besoin dun slicer, vous pouvez le dconnecter du tableau ou le supprimer.

Pour dconnecter un slicer, cliquez dans le tableau duquel dconnecter le slicer. Dans le groupe
Trier et ltrer de longlet Options, cliquez sur la che Insrer un slicer, puis sur Connexions de slicer. Supprimez la coche de la case des champs pour lesquels dconnecter le slicer.

Pour supprimer un slicer, slectionnez-le et appuyez sur la touche Suppr.

METTRE

LE TABLEAU EN FORME

Vous laurez not, les nombres dun tableau crois dynamique sont par dfaut au format Standard. Dautre part, longlet Cration des Outils de tableau crois dynamique propose des nombreuses commandes de mise en forme.Voici quelques astuces pour mettre votre tableau en forme.

Pour modier le format de nombre, cliquez sur lune des cellules du champ modier puis sur
Paramtres de champs. Dans la bote de dialogue, cliquez sur le bouton Format de nombre. Dans la liste des catgories, slectionnez le format appropri et en option, modiez le nombre de dcimales afches et ventuellement le symbole. Cliquez deux fois sur OK.

Pour afcher ou masquer les en-ttes de champs, dans le groupe Afcher de longlet Options,
cliquez sur En-ttes de champs.

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Dans longlet Cration, servez-vous de la galerie Styles de tableau crois dynamique pour dnir
lapparence globale de votre tableau. Les options du groupe adjacent mettent en valeur les en-ttes de lignes ou de colonnes et alternent les lignes et les colonnes bandes.

Dans le groupe Disposition de longlet Cration, servez-vous du bouton Sous-totaux pour afcher ou masquer le sous-total de chaque groupe, du bouton Totaux gnraux pour activer et dsactiver lafchage des totaux de lignes et de colonnes et des boutons Disposition du rapport et Lignes vides pour modier lapparence du tableau et ajouter une ligne vide entre chaque groupe.

Astuce
Avec les dispositions Plan et tabulaire, il est possible de rpter len-tte du groupe principal sur chaque ligne grce la commande Rpter toutes les tiquettes dlment du bouton Disposition du rapport.

C HAPITRE 5 GRAPHIQUES

Les nouveaux graphiques Excel sont devenus si simples et conviviaux exploiter, quils sont la porte de tout utilisateur, mme dbutant. En quelques clics, vous obtenez un rsultat professionnel. Excel 2010 propose, en outre, un nouveau type de graphiques, les graphiques sparkline, que vous placez dans une ou plusieurs cellules dun tableau pour visualiser des tendances. Avant de vous lancer dans la cration dun graphique, choisissez correctement celui qui mettra vos donnes en avant. Chaque type de graphique rpond des donnes particulires. Certains mettent en vidence des volutions et des tendances, alors que dautres se prtent davantage des comparaisons ou des rpartitions. Au cours de ce chapitre, nous allons voir comment les exploiter bon escient.

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Quel type de graphique choisir ? 13 Quel type de graphique choisir ?

Le groupe Graphiques de longlet Insertion (voir Figure 5.1) met votre disposition les six principales catgories de graphiques. Chaque bouton de ce groupe hberge plusieurs sous-types de graphiques. Le bouton Autres graphiques, quant lui, accueille des types de graphiques plus spciques, comme les graphiques boursiers, les surfaces ou les radars.

Figure 5.1 : Le groupe Graphique de longlet Insertion. Parmi les types de graphiques, les plus couramment employs sont les Colonnes (ou histogrammes) et les Secteurs (parfois appels camemberts). Ils rpondent, en effet, lessentiel des besoins. Il serait toutefois dommage de ne pas se pencher sur les autres types de graphiques.

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Quel type de graphique choisir ?

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Quel type de graphique choisir ?

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Types de graphiques disponibles

Choisissez
Colonne

Pour
Comparer plusieurs colonnes et lignes de donnes ou reprsenter des variations dans le temps. partir de quatre ou cinq sries de donnes, optez pour des sous-types empils. Comparer plusieurs colonnes et lignes de donnes ou reprsenter des variations dans le temps intervalle rgulier. Au-del de six ou sept sries de donnes, prfrez les Nuages de points. Reprsenter une seule srie de donnes pour comparer chaque lment au total des lments. Aucune donne ne doit tre nulle ou ngative. Comparer plusieurs colonnes et lignes de donnes avec des tiquettes de texte longues. Mettre en vidence lamplitude des variations dans le temps et comparer plusieurs valeurs au total des valeurs. Comparer des donnes sur deux axes numriques et mettre en vidence linuence des sries sur les catgories. Il peut tre intressant dutiliser un graphique en nuage de points si les valeurs de laxe horizontal ne sont pas rgulirement espaces. Comparer plusieurs colonnes et lignes de donnes agences dans un ordre prcis et reprsenter des uctuations. Dsigner les zones se trouvant dans la mme plage de valeurs. Fond sur le principe dune carte topographique, ce graphique exploite les couleurs et les formes pour afcher les rsultats. Les catgories et les sries peuvent tre des donnes numriques. Reprsenter des donnes par rapport au total. Les donnes sont agences uniquement en lignes ou en colonnes. Au-del de deux ou trois sries de donnes, prfrez les graphiques en colonnes empiles. Reprsenter des valeurs en colonnes, o chacune reprsente des informations diffrentes, mais nanmoins lies. La premire colonne devient laxe des x, la deuxime laxe des y et la troisime symbolise la taille des bulles. Comparer des valeurs aflies de plusieurs sries de donnes.

Exemple
Lvolution dun chiffre daffaires sur plusieurs annes ou dans diffrents secteurs gographiques. La comparaison des ventes par secteur dactivit.

Ligne

Secteurs

Le pourcentage dutilisation des logiciels au sein dune entreprise. La rpartition des charges par service ou dpartement au sein dune entreprise. Le taux de chmage par rgion sur plusieurs annes. Linuence du taux dabsentisme sur le nombre de pices dfectueuses produites. Les carts entre les tempratures minimales et maximales en cours dune anne. Le pourcentage de russite des lves aux examens en fonction du niveau scolaires de leurs parents. Les taux de russite par type de baccalaurat sur deux ou trois annes. Comparaison des ventes, du chiffre daffaires et du pourcentage des parts de march. Rpartition de ventes par secteur dactivit et par mois.

Barres

Aires Nuages de points

Stock

Surface

Anneau

Bulles

Radar

UN

PEU DE VOCABULAIRE

Vous laurez not dans le tableau prcdent, la cration de graphiques Excel exige de connatre un minimum de vocabulaire :

Par dfaut, les donnes des lignes du tableau deviennent les catgories du graphique et les donnes
en colonnes se transforment en sries. Il est bien entendu possible dinverser la reprsentation des donnes.

Dans un graphique 3D avec profondeur, les catgories sont implantes sur laxe horizontal ou axe
des x, les valeurs sont reprsentes sur laxe vertical ou axe des y et les sries sont reprsentes sur laxe de profondeur ou axe des z.

Les tiquettes reportent les en-ttes de lignes et de colonnes sur les axes. Les tiquettes de donnes reproduisent les valeurs en chiffres ou en pourcentage et/ou le nom des
sries ou catgories de donnes au niveau des sries du graphique.

Le quadrillage renvoie les valeurs sur toute ltendue du graphique. Par dfaut seul le quadrillage
horizontal principal safche.

La lgende du graphique reporte le nom des sries associ des vignettes de couleur. La zone de graphique englobe lintgralit du graphique. Elle est dlimite par une bordure grise
paisse.

La zone de traage dlimite lespace du graphique uniquement, hors lgende et titres.

Dans les deux prochaines ches, nous verrons comment crer et mettre en forme les deux types de graphiques les plus employs, savoir lhistogramme et le graphique en secteurs. Les informations fournies dans ces ches devraient sufre crer et exploiter les autres types de graphiques. Pour plus de renseignements sur les graphiques, reportez-vous laide en ligne de Microsoft Ofce 2010.

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Quel type de graphique choisir ?

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CRER

Histogramme 14 Histogramme

Lhistogramme rpond environ 90 % des besoins en matire de graphiques, suivi de prs par le graphique en secteurs ou camembert. Lexemple de cette che est fond sur le tableau de longlet Histogrammes du classeur Fichier Graphiques.

LE GRAPHIQUE

Avant de crer un histogramme, slectionnez toutes les donnes du tableau, en-ttes de lignes et de colonnes comprises : 1. Cliquez sur lune des cellules du tableau et appuyez sur Ctrl+A. 2. Dans le groupe Graphiques de longlet Insertion, cliquez sur le bouton Colonne et choisissez le sous-type de graphique appropri (voir Figure 5.2) : La section Histogramme 2D cre des graphiques plats, qui prsentent lavantage dintgrer des outils danalyse et la possibilit dajouter un axe secondaire, comme nous le verrons plus loin. Les autres sections gnrent des graphiques en 3D, les sries tant reprsentes avec des formes diffrentes. Dans les sous-types, ceux de la premire colonne comparent les donnes cte cte. La deuxime colonne, les graphiques empilent les sries de donnes pour simplier la comparaison lorsque le nombre des sries dpassent quatre ou cinq. Les graphiques de la troisime colonne reprsentent les donnes sous forme de pourcentage par rapport au total. Dans la quatrime colonne, les sous-types gnrent des graphiques 3D sur trois axes. 3. Cliquez sur le sous-type de votre choix.

Figure 5.2 : Choisissez le sous-type de graphique appropri.

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Histogramme

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Excel cre un graphique partir des donnes slectionnes et linsre en tant quobjet dans la feuille de calcul. Servez-vous de la bordure grise qui dlimite la zone de graphique pour le dplacer ou le redimensionner (voir Figure 5.3) :

Pour le dplacer, cliquez sur la bordure grise lorsque le pointeur de la souris prend la forme dune
quadruple che et faites-le glisser vers lemplacement de votre choix.

Pour le redimensionner, cliquez sur les petits points situs dans les angles et au centre de chaque
ct de la bordure grise et faites-les glisser.

Figure 5.3 : Servez-vous des poignes pour redimensionner le graphique.

Astuce
Si vous souhaitez respecter une dimension prcise qui vous permettra par exemple de crer un modle de graphique ou de mettre plusieurs graphiques la mme taille, slectionnez le graphique en cliquant sur sa bordure et servez-vous des zones Hauteur de la forme et Largeur de la forme du groupe Taille, dans longlet Mise en forme des Outils de graphique.

DISPOSITION

DU GRAPHIQUE

Une fois le graphique insr dans votre feuille, et condition que vous layez slectionn, trois nouveaux onglets safchent lextrmit droite du ruban, dans le groupe Outils de graphique (voir Figure 5.4).

Figure 5.4 : Le groupe Outils de graphique et ses trois onglets contextuels.

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Histogramme

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Histogramme

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La galerie Disposition du graphique (voir Figure 5.5) de longlet Cration propose des mises en forme prdnies..

Figure 5.5 : La galerie Dispositions du graphique.

Info
Laperu instantan ne fonctionne pas avec cette galerie. Pour voir le rsultat, vous devez cliquer sur les vignettes. La dernire vignette revient la disposition par dfaut. Longlet Disposition propose toutes les commandes destines prciser la disposition du graphique. Selon le type de graphique slectionn, les boutons ne seront pas tous disponibles. Par exemple, les graphiques 3D ne sont pas compatibles avec les outils danalyse, comme les courbes de tendance. Les groupes tiquettes, Axes et Arrire-plan de longlet Disposition (voir Figure 5.4) possdent une srie de boutons laide desquels vous ajoutez ou dplacez les lments qui composent le graphique. Vous pouvez, par exemple, ajouter des titres au graphique ou aux axes en vous servant des boutons Titre du graphique et Titres des axes ou dplacer la lgende avec le bouton Lgende.

Astuce
Pour placer le graphique sur sa propre feuille, dans longlet Cration des Outils de graphique, cliquez sur le bouton Dplacer le graphique. Slectionnez loption Nouvelle feuille, nommez la feuille de graphique et cliquez sur OK. Vous pouvez galement dplacer le graphique vers une autre feuille du classeur en vous servant de la liste droulante Objet dans.

STYLES

DU GRAPHIQUE

Dans la galerie Styles du graphique (voir Figure 5.6) de longlet Cration, vous choisissez les couleurs et les effets appliqus au graphique.

Figure 5.6 : La galerie Styles du graphique prsente un assortiment deffets et de couleurs appliqus au graphique.

Info
Laperu instantan ne fonctionne pas avec cette galerie. Pour voir le rsultat, vous devez cliquer sur les vignettes. Vous pouvez ensuite intervenir individuellement sur les formes ou le texte en vous servant des options et des galeries de longlet Mise en forme. Pour modier leffet appliqu une forme du graphique (srie, zone de graphique, zone de traage) : 1. Cliquez sur la forme dans le graphique ou servez-vous de la liste droulante lments du graphique du groupe Slection active. 2. Dans le groupe Styles de forme : a. Survolez les vignettes de la galerie pour voir leur effet et cliquez sur celle qui convient. b. Cliquez sur le bouton Remplissage de la forme et cliquez sur lune des options de remplissage.

Astuce
Pour dnir votre propre dgrad, dans la partie infrieure de la palette de dgrads, cliquez sur Plus de dgrads (voir section Remplissage de la Fiche 27). c. Cliquez sur le bouton Effets sur la forme pour slectionner leffet appliquer.

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Histogramme

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Pour modier le texte (tiquettes des axes, titre, lgende) dun graphique, slectionnez-le et servezvous de la galerie et des commandes Remplissage du texte, Couleur du texte et Effets du texte du groupe Style WordArt.

Astuce
Pour appliquer les styles tous les lments textuels du graphique, cliquez sur la bordure grise du graphique avant dappliquer les modications.

A XES
Chacun des lments composant le graphique est associ une srie doptions que vous afchez de deux manires diffrentes :

double-cliquez sur llment dans le graphique ; dans le groupe Slection active, des onglets Disposition et Mise en forme (voir Figure 5.7), cliquez
sur la che de la liste lments du graphique, slectionnez llment modier et cliquez sur Mise en forme de la slection.

Figure 5.7 : Les commandes du groupe Slection active dnissent les options du graphique.

Astuce
Une fois cette bote de dialogue ouverte, il suft de cliquer sur les diffrents lments du graphique pour afcher leurs options. Inutile de la fermer et de la rouvrir. Elle fonctionne en aperu instantan. Autrement dit, ce que vous y modiez sapplique directement dans le graphique. Pour visualiser correctement les modications, pensez la dplacer pendant les modications.

Info
Notez galement la commande Rtablir le style dorigine qui efface toute mise en forme que vous auriez pu employer sur le graphique et lui applique les paramtres par dfaut. La premire page de la bote de dialogue Format de laxe, Options daxe, diffre selon que vous avez slectionn laxe vertical (voir Figure 5.8) ou laxe horizontal (voir Figure 5.9).

Voici les options dont vous disposez pour paramtrer ces deux axes :

Figures 5.8 et 5.9 : La page Options daxe de laxe vertical ( gauche) et horizontal ( droite).

Par dfaut, lorsque vous crez un graphique, Excel slectionne lchelle la plus adapte. Il xe les
valeurs maximale et minimale, et dnit lunit de lintervalle. Pour personnaliser lchelle et lunit employes, slectionnez les options de la colonne Fixe et saisissez les valeurs employer. Ces units dnissent lemplacement du quadrillage sur le graphique.

Attention
Si vous optez pour des valeurs minimale et maximale xes, vous gez ces chelles. Autrement dit, si ultrieurement vous intgrez dautres donnes au graphique ou modiez les donnes existantes et que leurs valeurs dpassent lchelle xe, elles seront tronques sur le graphique.

Sur un axe vertical, loption Valeurs en ordre inverse place laxe des catgories en haut du
graphique. Sur un axe horizontal, laxe des valeurs vient se placer droite. Dans les deux cas, les tiquettes safchent en ordre inverse.

Loption chelle logarithmique remplace laxe des valeurs par une chelle logarithmique. Pour modier lunit dafchage des valeurs, dans la liste Units dafchage, slectionnez celle de
votre choix. Cochez ensuite la case de loption situe en dessous pour afcher ltiquette des units en regard de laxe.

Servez-vous des options Type de graduation principale, Type de graduation mineure et tiquettes
des axes pour modier la position des marqueurs dunits et des tiquettes sur laxe.

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Histogramme

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Histogramme

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Pour changer lemplacement o laxe horizontal coupe laxe vertical, slectionnez loption Valeur
de laxe et indiquez la valeur ou loption Valeur maximale de laxe. Cette dernire xe laxe horizontal au niveau de la valeur la plus leve de laxe vertical.

SRIES
Comme nous lavons vu dans les sections Styles du graphique et Disposition du graphique, vous pouvez ajuster la majorit des options relatives aux sries laide des commandes des onglets du groupe Outils de graphique. Ces options sont galement accessibles par le biais de la bote de dialogue Mise en forme des sries de donnes. Pour lafcher, double-cliquez sur une srie ou slectionnez une srie dans la liste lments de graphique avant de cliquer sur Mise en forme de la slection. Sur la page Options des sries, des curseurs modient lintervalle :

Superposition des sries. Dans un graphique en 2D, ce curseur modie la superposition des
sries les unes par rapport aux autres. 0 %, les sries safchent en escalier.

Profondeur de lintervalle. Dans un graphique en 3D, il augmente ou rduit la profondeur du sol. Largeur de lintervalle. Le curseur rduit ou augmente lespace entre les colonnes de sries. TIQUETTES
DE DONNES

Pour ajouter des tiquettes de donnes aux sries, dans le groupe tiquettes de longlet Disposition, cliquez sur le bouton tiquettes de donnes et choisissez Afcher. Cette action afche les valeurs de la srie slectionne. Pour modier les options des tiquettes de donnes : 1. Cliquez sur le bouton tiquettes de donnes et choisissez Autres options dtiquettes de donnes. 2. Sur la page Options dtiquettes (voir Figure 5.10), cochez les cases des informations afcher. 3. Pour modier le texte par dfaut, cliquez sur Rednir le texte de ltiquette. 4. Cochez la case Inclure le symbole de lgende dans ltiquette pour lui adjoindre la vignette de couleur. 5. Dans la liste Sparateur, choisissez le symbole de sparation des informations afches. 6. Servez-vous des autres pages doptions pour modier lapparence des tiquettes.

Astuce
Pour afcher les tiquettes de donnes sur une seule colonne et non sur toute la srie, cliquez deux fois sur la colonne (ne double-cliquez pas) pour la slectionner et ouvrez ensuite les options.

Figure 5.10 : Afchez les tiquettes de sries.

A XE

SECONDAIRE

Dans la majorit des graphiques axes, il est possible dajouter un axe secondaire. Ce dernier permet de comparer des valeurs dont les chelles sont totalement diffrentes, comme dans lexemple ci-aprs o lon cherche analyser limpact dun nombre de produits vendus par rapport au prix de vente moyen (voir Figure 5.11).Vous trouverez cet exemple dans longlet Axe secondaire du classeur Fichier Graphiques.

Figure 5.11 : Exemple de graphique colonnes et ligne avec axe secondaire.

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Histogramme

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Histogramme

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Voici comment ajouter un axe secondaire : 1. Slectionnez les donnes dans le tableau et choisissez le type de graphique. 2. Dans le graphique, slectionnez lune des deux sries de donnes. Ici, on a slectionn la srie Nombre darticles vendus qui reprsente la petite chelle. Compte tenu de son chelle, la srie nest pas perceptible directement dans le graphique et seuls des espaces apparemment vides sont visibles. Pour la slectionner, dans le groupe Slection active, cliquez sur la che de la liste lments de graphique et slectionnez la srie afcher sur laxe secondaire. 3. Cliquez sur Mise en forme de la slection. 4. Sur la page Options des sries, slectionnez loption Axe secondaire. Si vous avez opt pour un graphique en colonnes ou en aires, il est possible que lune des sries se retrouve masque derrire lautre. Dans ce cas, il peut tre judicieux de modier le type de graphique de cette srie. Pour ce faire, slectionnez-la puis, sur longlet Cration, cliquez sur Modier le type de graphique et choisissez un type plus adapt. Dans lexemple, on a choisi un type de graphique en ligne.

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CRER

Secteurs 15 Secteurs

Le graphique en secteurs est le deuxime type de graphique le plus utilis. On lemploie pour comparer des valeurs leur total. Chaque secteur du graphique reprsente la proportion de la valeur par rapport la somme des valeurs.

LE GRAPHIQUE

Pour cet exercice, nous nous fonderons sur le tableau de longlet Secteurs du classeur Fichier Graphiques. Avant de crer un graphique en secteurs, slectionnez les donnes du tableau, en-ttes de lignes et de colonnes comprises. Attention ! Noubliez pas que pour un graphique en secteurs, vous ne pouvez slectionner quune ligne ou une colonne de donnes. Ensuite : 1. Dans notre exemple, on a slectionn le premier trimestre, soit la plage de cellules B3:B12. Pour ajoutez les en-ttes de lignes, maintenez la touche Ctrl enfonce et slectionnez la plage de cellules A4:A12 (voir Figure 5.12). 2. Dans le groupe Graphiques de longlet Insertion, cliquez sur Secteurs et choisissez le soustype de graphique appropri : Secteurs 2D. Cre des graphiques plats, avec possibilits dextraire les plus petites valeurs dans un graphique secondaire. Secteurs 3D. Ajoute simplement un effet 3D au graphique. 3. Cliquez sur le sous-type de votre choix (Secteurs en 3D, dans cet exemple).

Figure 5.12 : Slectionnez les donnes et le type de graphique.

Excel cre un graphique partir des donnes slectionnes et linsre en tant quobjet dans la feuille de calcul. Servez-vous de la bordure grise qui dlimite la zone de graphique pour le dplacer ou le redimensionner (voir section Crer le graphique, Fiche 14).

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Secteurs

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DISPOSITION

DU GRAPHIQUE

Une fois le graphique insr dans votre feuille, et condition que vous layez slectionn, trois nouveaux onglets safchent lextrmit droite du ruban, dans le groupe Outils de graphique (voir Figure 5.4). Pour modier la disposition de votre graphique, servez-vous de la galerie Disposition du graphique de longlet Cration (voir Figure 5.13).

Figure 5.13 : La galerie Dispositions du graphique.

Info
Laperu instantan ne fonctionne pas avec cette galerie. Pour voir le rsultat, vous devez cliquer sur les vignettes. Longlet Disposition propose toutes les commandes destines prciser la disposition du graphique. Pour un graphique en secteurs, plusieurs boutons sont inactifs. Il est toutefois possible dajouter un titre au graphique, de positionner la lgende et dinsrer des tiquettes de donnes. Ces dernires sont, par ailleurs, indispensables pour un graphique en secteurs, lequel ne prsente aucune information sur les secteurs en dehors de la lgende. Pour plus dinformations sur les tiquettes de donnes, reportez-vous la section Srie, plus loin dans cette che.

STYLES

DU GRAPHIQUE

Dans la galerie Styles du graphique (voir Figure 5.14), vous choisissez les couleurs et les effets appliqus au graphique. Vous pouvez ensuite intervenir individuellement sur les formes ou le texte en vous servant des options et des galeries de longlet Mise en forme. Pour modier le style dune forme du graphique (secteur, zone de graphique, zone de traage), reportez-vous la section Styles du graphique de la Fiche 14. Pour modier le texte (tiquettes de donnes, titre, lgende) dun graphique, slectionnez-le et servez-vous de la galerie et des commandes Remplissage du texte, Couleur du texte et Effets du texte du groupe Style WordArt.

Figure 5.14 : La galerie Styles du graphique.

Astuce
Pour appliquer les styles tous les lments textuels du graphique, cliquez sur la bordure grise du graphique avant dappliquer les modications.

SRIE
Comme nous lavons vu dans les sections Styles du graphique et Disposition du graphique, vous pouvez ajuster la majorit des options relatives la srie laide des commandes des onglets du groupe Outils de graphique. Ces options sont galement accessibles par le biais de la bote de dialogue Mise en forme des sries de donnes que vous afchez en double-cliquant sur la srie (les secteurs) ou en slectionnant la srie dans la liste lments de graphique avant de cliquer sur Mise en forme de la slection. Sur la page Options des sries, des curseurs permettent de modier lapparence des secteurs (voir Figure 5.15) :

Angle du premier secteur. Dans cette section, servez-vous du curseur ou saisissez une valeur
pour dnir langle de la premire valeur de la srie (0 par dfaut). Cette option permet de pivoter le graphique pour extraire et positionner un secteur particulier, par exemple.

Explosion. Dans cette section, dplacez le curseur pour sparer les secteurs. Vous pouvez
galement cliquer sur la srie et faire glisser les secteurs vers lextrieur ou lintrieur. La valeur 0 % rassemble les secteurs.

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Secteurs

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Figure 5.15 : Modiez le positionnement des secteurs.

Astuce
Vous pouvez extraire un seul secteur du graphique, par exemple pour mettre en avant un rsultat particulier. Pour ce faire, cliquez deux fois (ne double-cliquez pas) sur le secteur et faites-le glisser vers lextrieur.

BARRES

ET SECTEURS DE SECTEUR

Dans un graphique avec barres de secteur ou secteurs de secteur, vous extrayez des secteurs spciques du graphique (voir Figure 5.16) :

Figure 5.16 : Choisissez comment les secteurs clats sont rpartis.

1. Dans la liste droulante Sparer les sries de, slectionnez le critre de slection des secteurs placs dans le second trac : Position. Les trois dernires valeurs du tableau. Modiez ce nombre en vous servant de la zone en dessous. Valeur. Les valeurs infrieures la valeur dnie dans la zone en dessous. Valeur de pourcentage. Les valeurs infrieures au pourcentage indiqu. Personnaliser. Les valeurs que vous choisissez. Slectionnez chaque secteur et dnissez sil doit apparatre dans le grand trac ou le petit. 2. Le curseur Explosion ou clatement de point (selon le trac slectionn) explose les secteurs. 3. Dplacez le curseur Largeur de lintervalle pour rduire ou augmenter lespace entre le petit et le grand trac. 4. Le curseur Taille du second trac agrandit ou rduit la taille du second trac.

TIQUETTES

DE DONNES

Dans les graphiques en secteurs, aucune information de valeur ne safche par dfaut. Pour ajouter des tiquettes de valeurs la srie, dans le groupe tiquettes de longlet Disposition, cliquez sur tiquettes de donnes et choisissez Afcher. Pour modier les options des tiquettes de donnes, cliquez sur tiquettes de donnes et choisissez Autres options dtiquettes de donnes. Procdez ensuite tel que dcrit dans la section Sries de la Fiche 14.

Astuce
Pour afcher ltiquette de donnes dun seul secteur, cliquez deux fois sur le secteur (ne doublecliquez pas) pour le slectionner et ouvrez ensuite les options. Voici comment procder pour obtenir le graphique de la Figure 5.17 :

Figure 5.17 : Un exemple de graphique en secteurs.

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Secteurs

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1. Dans le tableau, slectionnez la srie de donnes. 2. Dans longlet Insertion, cliquez sur Secteurs > Secteurs en 3D. 3. Dans la galerie Styles du graphique, choisissez le Style 26 qui possde une bordure biseaute. 3. Dans longlet Disposition, cliquez sur Lgende > Afcher la lgende en bas. 4. Dans longlet Disposition, cliquez sur tiquettes de donnes > Autres options dtiquettes de donnes. 5. Sur la page Options dtiquettes, slectionnez les options Pourcentage, Afcher les lignes dtiquettes et Bord extrieur. 6. Sur la page Nombre, choisissez le format Pourcentage pour activer lafchage des dcimales. 7. Dans le graphique, cliquez sur la srie de donnes. 8. Sur la page Format 3D, remplacez toutes les valeurs de la section Biseau par 250 pt, slectionnez loption Plastique dans la palette Matriel et fermez la bote de dialogue des options. 9. Slectionnez le titre du graphique en cliquant sur sa bordure. Dans la galerie Styles WordArt de longlet Mise en forme, slectionnez Remplissage dgrad, accentuation 4, rexion et faites glisser le titre dans langle suprieur gauche du graphique. 10. Slectionnez la lgende en cliquant sur sa bordure. Servez-vous des poignes pour tendre la lgende sur toute la largeur du graphique et rduire sa hauteur. 11. Cliquez sur une tiquette de donnes et dans le groupe Police de longlet Accueil, augmentez la taille de la police.

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Grer les graphiques 16 Grer les graphiques

Cette che regroupe toutes les informations susceptibles de sappliquer aux diffrents types de graphiques. Nous verrons, par exemple, comment enregistrer un modle de graphique, crer un graphique partir de donnes rparties sur plusieurs feuilles ou modier le type du graphique.

MODIFIER

LES DONNES DU GRAPHIQUE

Les graphiques sont lis dynamiquement aux donnes de base. Autrement dit, si vous modiez les donnes dans le tableau, le graphique sadapte automatiquement. Il est cependant probable que vous devrez une fois ou lautre tendre ou rduire la plage de donnes. Lorsque vous slectionnez le graphique, Excel encadre les donnes sources dans le tableau de cadres de couleurs diffrentes (voir Figure 5.18).

Figure 5.18 : Excel encadre les donnes sources dans le tableau.

Pour modier la slection, vous pouvez :

faire glisser lune des poignes dangle de la zone de valeurs (encadre en bleu) ; cliquez sur le bouton Slectionner les donnes de longlet Cration et tracer un nouveau cadre
de slection autour des donnes sources.

CONSOLIDATION
Il arrive que les donnes sources soient rparties sur plusieurs feuilles dun classeur ou dans des classeurs diffrents. Par exemple, un classeur contenant des statistiques o chaque feuille reprsente une priode, une zone gographique ou un secteur dactivits. Dans ce cas, vous devrez consolider les informations manuellement. Pour cet exemple, nous avons utilis les onglets du classeur Consolidation.Voici comment procder : 1. Placez-vous sur la feuille qui doit accueillir le graphique. 2. Dans le groupe Graphiques de longlet Insertion, slectionnez le type de graphique. 3. Dans longlet Cration des Outils de graphique, cliquez sur Slectionner les donnes. 4. Dans la bote de dialogue Slectionner la source des donnes (voir Figure 5.19), cliquez sur Ajouter. 5. Cliquez dans la zone Nom de la srie de la bote de dialogue Modier la srie et slectionnez le nom de la srie dans le tableau ou saisissez-le.

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Grer les graphiques

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Grer les graphiques

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6. Cliquez dans la zone Valeurs de la srie et slectionnez les donnes de la srie dans le tableau. 7. Rptez les tapes 4 6 pour chaque srie de donnes ajouter au graphique. 8. Pour ajouter les noms des catgories, dans la bote de dialogue Slectionner les donnes sources, cliquez sur Modier dans la section tiquettes de laxe horizontal (abscisses). 9. Slectionnez la plage dtiquettes et cliquez sur OK.

Figure 5.19 : Exemple de graphique cr partir de donnes situes dans plusieurs feuilles. Vous retrouverez cet exemple dans longlet Consolidation-Graphique du classeur Fichier Consolidation.

Info
Dans la bote de dialogue Slectionner les donnes sources, cliquez sur Cellule masques et cellules vides pour choisir les paramtres de gestion de ce type de donnes.

MODLE

DE GRAPHIQUE

Si vous faites rgulirement le mme type de graphique, fond sur des donnes similaires, il peut tre intressant denregistrer un modle quil vous sufra ensuite dappliquer aux nouvelles donnes : 1. Slectionnez le graphique qui servira de modle.

Infos
vitez denregistrer les titres (graphique et axes) avec le modle. Ils ne sadaptent pas aux nouvelles donnes. Le thme appliqu au modle est g. Autrement dit, si vous exploitez le modle dans un classeur o un thme diffrent est appliqu, le graphique conserve le thme dorigine. 2. Dans longlet Cration, cliquez sur Enregistrer comme modle. 3. Donnez un nom descriptif au graphique et cliquez sur Enregistrer.

Attention
Ne changez pas le dossier dans lequel le modle est enregistr si vous voulez le retrouver dans la bote de dialogue des types de graphiques. Pour utiliser votre modle, il suft alors de slectionner les nouvelles donnes puis, de cliquer sur le lanceur de bote de dialogue du groupe Graphiques. Dans le volet de gauche, cliquez sur Modles et slectionnez votre modle. Cest tout !

Astuce
Dans le monde des graphiques Excel, il existe un raccourci clavier bien utile : F11. Slectionnez les donnes et cliquez sur cette touche pour gnrer un graphique sur sa propre feuille. Il sagit par dfaut dun histogramme 2D, mais vous pouvez remplacer ce modle par dfaut. Dans la bote de dialogue Insrer un graphique, slectionnez le modle dnir comme dfaut et cliquez sur Dnir comme graphique par dfaut. Dornavant si vous slectionnez des donnes et appuyez sur F11, vous obtiendrez un graphique fond sur votre choix de modle.

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Grer les graphiques

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Graphiques sparkline 17 Graphiques sparkline

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Les graphiques sparkline sont une nouveaut dExcel 2010. Ils gnrent des reprsentations visuelles dans une seule cellule, au sein mme de votre tableau, pour analyser dun coup dil les tendances ou les cycles des donnes, ainsi que les valeurs maximales et minimales. Il existe trois types de graphiques sparkline (voir Figure 5.20) : Courbe, Colonne et Conclusions/Pertes.

Figure 5.20 : Exemples de graphiques sparkline. Rien de plus simple que de crer des graphiques sparkline. Il suft de slectionner la cellule o afcher le graphique. Ensuite, dans le groupe Graphiques sparkline de longlet Insertion, cliquez sur le type de graphique de votre choix. Dans la zone Plage de donnes, indiquez la plage de cellules contenant les donnes exploiter. Les exemples de cette che se fondent sur les tableaux de longlet Sparklines du classeur Fichier Graphiques.

Astuce
Vous pouvez saisir du texte dans les cellules accueillant un graphique sparkline. Longlet Cration des Outils sparkline (voir Figure 5.21) propose diverses commandes :

Figure 5.21 : Longlet Cration des Outils sparkline.

 Modier les donnes. Cliquez sur ce bouton pour slectionner une autre srie de valeurs.
Cliquez sur la che de ce bouton pour dnir comment traiter les cellules vides et masques.

Type. Dans le groupe, cliquez sur lun des types pour modier le sparkline employ. Afcher. Servez-vous des options de ce groupe pour slectionner les marqueurs afcher dans
le graphique.

Style. La galerie de ce groupe propose des assortiments de couleurs prdnis et les commandes
Couleur sparkline et Couleur de marqueur permettent de choisir les couleurs de ces lments.

Axe. Cliquez sur ce bouton pour afcher et paramtrer les axes des graphiques sparkline.

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Graphiques sparkline

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C HAPITRE 6 PROTGER LES DONNES

La protection des donnes est intressante bien des gards. Pour commencer, dans le cadre dun travail collaboratif, il nest pas rare que plusieurs personnes utilisent les mmes classeurs partags. Leurs comptences ntant pas ncessairement quivalentes, il est souvent prfrable dimposer le type de donnes saisir ou de limiter laccs certaines fonctionnalits. Dautre part, si vous avez pass du temps prparer des formules et mettre en place des fonctions qui automatisent le calcul de donnes, il serait dommage quune mauvaise manipulation rduise vos efforts nant. Il existe diffrents niveaux de protection, des plus simples aux plus restrictifs.

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Validation des donnes 18 Validation des donnes

La validation des donnes est un outil puissant, qui limite les donnes pouvant tre saisies dans les cellules. Vous dnissez le type de donnes et informez les utilisateurs des choix dont ils disposent. Vous pouvez, par exemple, limiter la saisie des dates de lanne en cours ou des termes dune liste droulante de choix.

TYPES

DE VALIDATION

La fonction Validation des donnes est accessible depuis le groupe Outils de donnes de longlet Donnes. Dans longlet Options de la bote de dialogue Validation des donnes, la liste Autoriser contient les types de validation disponibles (voir Figure 6.1).
Critres de validation
Nombre entier Dcimal Liste Date Heure Longueur du texte Personnalis

Donnes autorises
Nombres entiers uniquement. Possibilit de dnir une plage. Nombres compris dans une plage dnie. Valeurs de la liste uniquement. Dates uniquement comprises dans la plage dnie. Heures uniquement comprises dans la plage dnie. Nombre dni de caractres. Donnes satisfaisant aux critres dnis par une formule.

Figure 6.1 : Dnissez les restrictions de la validation des donnes.

Info
Si la commande Validation des donnes nest pas accessible (grise), vriez que vous ntes pas en train de saisir des donnes ou que la feuille ou le classeur ne sont pas protgs.

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Validation des donnes

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Validation des donnes

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MESSAGE

DE SAISIE

Longlet Message de saisie permet dinformer les utilisateurs du type de donnes saisir (voir Figure 6.2).

Loption Quand la cellule est slectionne tant coche par dfaut, le message safche uniquement lorsque lutilisateur clique sur la cellule restreinte. Pour afcher le message en permanence, supprimez la coche.

Dans les zones de texte Titre et Message de saisie, dcrivez le type de donnes que lutilisateur
est autoris saisir.

Figure 6.2 : Informez les utilisateurs des donnes attendues.

ALERTE DERREUR
Longlet Alerte derreur gnre une bote de message. Cette dernire informe lutilisateur quil na pas saisi les donnes attendues (voir Figure 6.3) :

Figure 6.3 : Paramtrez le niveau et le message dalerte en cas de saisie errone.

La case Quand des donnes non valides sont tapes est coche par dfaut. Si vous supprimez la
coche, aucun message dalerte ne safche en cas de saisie errone.

 Dans les zones de texte Titre et Massage derreur, saisissez le titre et le message dalerte afcher
en cas derreur de saisie. Si vous ne tapez rien dans ces zones, Excel afche un message dalerte par dfaut.

Il existe trois niveaux dalerte, accessibles depuis la liste Style. Chacun gnre une bote de
message diffrente (voir Figure 6.4) : Arrt. Empche la validation des donnes saisies tant quelles ne rpondent pas au critre dni (le bouton Ressayer est slectionn par dfaut). Avertissement. Informe lutilisateur que sa saisie est errone, mais lautorise poursuivre et donc valider sa saisie (le bouton Non est slectionn par dfaut). Informations. Renseigne simplement lutilisateur de son erreur et lui permet de poursuivre et de valider sa saisie (le bouton OK est slectionn par dfaut).

Figure 6.4 : Choisissez le style de message dalerte.

RESTREINDRE

LA SAISIE

Hormis la validation par liste que nous verrons plus loin, toutes les rgles de validation se fondent sur des valeurs ou des plages de valeurs dnies.Vous paramtrez les donnes autorises en vous servant de la liste droulante Donnes qui propose des oprateurs de comparaison. Ensuite, vous compltez les zones de texte Minimum et/ou Maximum, Date/Heure de dbut et/ou Date/Heure de n ou Formule. Ces zones permettent de saisir des informations, mais galement de se rfrer une autre cellule ou dinsrer des fonctions.Voici quelques exemples :

La date saisie doit toujours tre suprieure ou gale la date du jour. Slectionnez Date dans la
liste Autoriser, Suprieure ou gale dans la liste Donnes et tapez =AUJOURDHUI() dans la zone Date de dbut.

Les employs ne doivent pas travailler plus de 7 heures par jour. Lheure darrive est saisie dans
la cellule B3. Slectionnez Heure dans la liste Autoriser, Infrieure ou gale dans la liste Donnes et saisissez =B3+7:00 dans la zone Maximum.

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Validation des donnes

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Validation des donnes

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La prime de n danne ne doit pas dpasser 20 % du salaire annuel brut (saisi dans la cellule B3).
Slectionnez Dcimal dans la liste Autoriser, Infrieure dans la liste Donnes et tapez =B3*20% dans la zone Maximum. La validation des donnes personnalise permet de rpondre des critres fonds sur des formules. Le rsultat de ces dernires doit tre une valeur logique, autrement dit VRAI pour les entres correctes et FAUX pour les saisies errones.

RESTREINDRE

LA SAISIE UNE LISTE

Lorsque plusieurs personnes saisissent des donnes dans un tableau, il est possible quelles le fassent de manire lgrement divergente, avec dautres termes ou une orthographe diffrente. Si vous devez ensuite trier ou ltrer les donnes de ce tableau, les rsultats obtenus ne reteront pas la ralit. Une liste de donnes permet dviter ce type de problme. Dautre part, une liste prsaisie vite aux utilisateurs de taper plusieurs fois des informations ou de saisir des informations longues. Pour crer une liste de validation : 1. Slectionnez les cellules auxquelles la validation sapplique. 2. Dans le groupe Outils de donnes de longlet Donnes, cliquez sur Validation des donnes. 3. Dans la liste Autoriser, choisissez Liste. 4. Pour crer la liste : a. Dans la zone Source, saisissez chaque terme de la liste spar par un point-virgule. Par exemple, pour proposer des modes de paiement, tapez Espces;Carte bancaire;Chque; Virement (voir Figure 6.5). b. Saisissez la liste dans la feuille de calcul, en plaant les termes dans des cellules adjacentes. Cliquez dans la zone Source et slectionnez la liste dans la feuille.

Astuce
La case Ignorer si vide est coche par dfaut. Elle ignore les cellules vides et les valeurs nulles slectionnes pour crer la liste. Vous pouvez ainsi slectionner une plage de cellules plus tendue, intgrant des cellules vides, que vous pourrez complter ultrieurement pour tendre la liste. c. Pour protger les donnes de votre liste, placez-la sur une autre feuille du classeur, que vous pourrez masquer. Dans ce cas, vous ne pourrez pas utiliser la liste directement dans la zone Source, limite la feuille en cours. La solution consiste slectionner la plage de cellules et la nommer. Ensuite, dans la zone Source de la bote de dialogue Validation des donnes, tapez =nom de la liste, par exemple =ModesPaiement. Pour plus dinformations sur les noms, reportez-vous la Fiche 7, et sur les feuilles masques, la Fiche 19. 5. Laissez la case Liste droulante dans la cellule coche, sans quoi vous ne crerez pas de liste, mais limiterez la saisie aux termes de la zone Source. 6. Cliquez sur OK.

Figure 6.5 : Restreignez la saisie une liste de termes.

Info
La liste sadapte la taille de la cellule dans laquelle vous la crez. Choisissez une largeur de colonne ajuste au terme le plus large de la liste.

GRER

LA VALIDATION

La validation des donnes se gre de manire plutt simple :

Pour modier ou supprimer la validation, cliquez sur une cellule laquelle vous avez appliqu des
paramtres de validation. Ouvrez ensuite la bote de dialogue Validation des donnes. Procdez aux modications ou cliquez sur le bouton Effacer tout.

Astuce
Si vous avez valid une plage de cellules, vous pouvez nen slectionner quune et cocher la case Appliquer ces modications aux cellules de paramtres identiques.

Pour tendre la validation dautres cellules, slectionnez la plage complte y compris les cellules
auxquelles vous avez dj appliqu la validation. Un message vous informe que certaines cellules slectionnes ne possdent pas de paramtres de validation et vous propose de ltendre ces cellules. Cliquez sur Oui.

Pour reprer les erreurs de saisie, si vous avez opt pour un message dalerte Avertissement ou
Informations, cliquez sur la che du bouton Validation des donnes et sur Entourer les donnes non valides. Servez-vous ensuite de la commande Effacer les cercles de validation pour les effacer.

Il est parfois dlicat de reprer les cellules auxquelles on a appliqu une validation. Pour les localiser aisment, Excel propose une fonctionnalit toute prte. Dans le groupe dition de longlet Accueil, cliquez sur Rechercher et slectionner > Validation des donnes. Toutes les cellules qui contiennent des paramtres de validation sont mises en surbrillance.

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Validation des donnes

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Limiter laccs aux donnes 19 Limiter laccs aux donnes

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Lune des premires mthodes et des plus simples utiliser pour protger vos donnes consiste masquer la ligne, la colonne ou la feuille qui les hberge. Il est galement possible de ne pas afcher les formules lorsque lutilisateur slectionne les cellules qui en contiennent ou de lempcher de saisir des informations dans certaines cellules.Vous pouvez protger vos donnes au niveau de la feuille de calcul ou du classeur. Le niveau le plus lev consiste assortir la protection dun mot de passe. Restez toutefois prudent, car loubli du mot de passe bloque dnitivement laccs aux donnes.

MASQUER

LES DONNES

Excel permet de masquer tout ou partie dune feuille de calcul pour viter la suppression ou la modication accidentelles ou intentionnelles des informations. Pour masquer :

Une ou plusieurs lignes ou colonnes. Slectionnez-les en cliquant sur leurs en-ttes. Dans le
groupe Cellules de longlet Accueil, cliquez sur Format > Masquer & Afcher > Masquer les lignes ou Masquer les colonnes.

Une feuille de calcul. Cliquez sur son onglet pour la slectionner. Pour slectionner plusieurs
feuilles, cliquez sur longlet de la premire, maintenez la touche Ctrl enfonce et cliquez sur les autres feuilles. Dans le groupe Cellules de longlet Accueil, cliquez sur Format > Masquer & Afcher > Masquer la feuille.

Attention
Un classeur Excel doit toujours contenir au moins une feuille visible.

Astuce
Ces commandes existent galement en cliquant du bouton droit sur la zone slectionne. Pour afcher nouveau :

Une ligne ou une colonne masques. Slectionnez la ligne/colonne prcdant et la ligne/

colonne suivant la ligne/colonne masque. Ensuite, dans le groupe Cellules de longlet Accueil, cliquez sur Format > Masquer & Afcher > Afcher les lignes ou Afcher les Colonnes.

Astuce
Lorsque la premire ligne ou la premire colonne sont masques, vous ne pourrez pas slectionner la ligne ou la colonne prcdente. Pour afcher la zone masque dans ce cas, cliquez sur la case grise qui se trouve lintersection des en-ttes de lignes et de colonnes ( ), intitul Slectionner tout, et suivez la procdure dcrite ci-avant. Cette mthode permet galement dafcher en une seule opration, toutes les lignes et colonnes masques dans la feuille.

Une feuille de calcul masque. Cliquez sur Format > Masquer & Afcher > Afcher la feuille.
Dans la bote de dialogue Afcher, slectionnez la feuille afcher et cliquez sur OK.

PROTGER

LA FEUILLE

Masquer les donnes les protge essentiellement contre la modication ou la suppression accidentelle, puisquil nest gure difcile dafcher nouveau les lments masqus. Pour augmenter le niveau de protection, limitez laccs certaines cellules de la feuille et restreignez les modications. La protection de la feuille de calcul est un processus en deux tapes : 1. Dverrouiller les cellules auxquelles les utilisateurs auront accs. 2. Protger la feuille de calcul. Par dfaut, toutes les cellules dune feuille de calcul sont verrouilles. Elles restent cependant accessibles tant que la feuille na pas t protge. Ainsi, pour protger la feuille : 1. Slectionnez les cellules auxquelles vous voulez donner accs. Servez-vous de la touche Ctrl pour slectionner des cellules ou des plages non contigus. 2. Dans le groupe Cellules de longlet Accueil, cliquez sur Format > Verrouiller la cellule. 3. Cliquez nouveau sur Format et sur Protger la feuille ou dans la groupe Modications de longlet Rvision, cliquez sur Protger la feuille. 4. Dans la liste Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille (voir Figure 6.6), slectionnez les lments que les utilisateurs pourront modier. Le tableau ci-aprs liste les restrictions que vous pouvez appliquer.

Info
Par dfaut, seules les cases Slectionner les cellules verrouilles et Slectionner les cellules dverrouilles sont coches. Autrement dit, si vous cliquez sur OK, les utilisateurs pourront uniquement modier le contenu des cellules dverrouilles. Ils pourront galement slectionner les cellules verrouilles, mais sans pouvoir les modier. 5. Si vous le souhaitez, dans la zone Mot de passe pour ter la protection de la feuille, tapez le mot de passe de votre choix.

Figure 6.6 : Choisissez les actions que les utilisateurs seront autoriss raliser une fois la feuille protge.

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Limiter laccs aux donnes

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Limiter laccs aux donnes

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Attention
Une fois le mot de passe appliqu, il est impossible daccder aux informations verrouilles de la feuille. Ne le perdez pas. Les rgles de bonnes pratiques voudraient galement que vous ne le notiez pas dans un endroit accessible (sous votre clavier ou sur un Post-it x votre cran). Nanmoins, il serait astucieux de le communiquer une ou deux personnes de conance pour parer toute ventualit (congs, maladie, etc.).
Actions autorises lorsque la feuille est protge

Cochez la case
Slectionner les cellules verrouilles Slectionner les cellules dverrouilles Format de cellule

Pour autoriser les utilisateurs

Slectionner les cellules pour lesquelles loption Verrouiller la cellule du bouton Format est active (ils y sont autoriss par dfaut). Slectionner les cellules pour lesquelles loption Verrouiller la cellule du bouton Format est dsactive (ils y sont autoriss par dfaut). Modier les options de mise en forme de longlet Accueil et de la bote de dialogue Format de cellule et les options de Mise en forme conditionnelle. Utiliser les commandes de mise en forme des colonnes/lignes, ainsi que les commandes permettant de modier la largeur des colonnes/ hauteur des lignes ou de les masquer. Insrer des colonnes/lignes. Insrer des liens hypertextes, mme dans les cellules dverrouilles. Supprimer des colonnes/lignes. Utiliser des commandes de tri des donnes. Il nest pas possible de trier les plages qui contiennent des cellules verrouilles sur une feuille de calcul protge, mme si ce paramtre est autoris. Utiliser les ches droulantes pour changer le ltre sur les plages lorsque des ltres automatiques sont appliqus. Il nest pas possible dappliquer ou de supprimer des ltres automatiques sur une feuille de calcul protge, mme si ce paramtre est autoris. Crer, mettre en forme, changer la disposition, actualiser, modier des tableaux croiss dynamiques. Modier des objets graphiques, y compris des graphiques, les formes, les zones de texte et les contrles, qui nont pas t dverrouills avant de protger la feuille de calcul. Par exemple, si la feuille de calcul est quipe dun bouton qui excute une macro, lutilisateur peut cliquer sur ce bouton, mais ne peut pas le supprimer. Afcher des scnarios masqus, modier des scnarios qui ont t protgs contre les modications et supprimer ces scnarios. Lutilisateur modier le contenu des cellules, si celles-ci ne sont pas protges, et ajouter des scnarios.

Format de colonnes/de lignes

Insrer des colonnes/lignes Insrer des liens hypertextes Supprimer les colonnes/lignes Trier

Utiliser le ltre automatique

Utiliser des rapports de tableau crois dynamique Modier les objets

Modier des scnarios

Pour supprimer la protection de la feuille, dans le groupe Modications de longlet Rvision, cliquez sur ter la protection de la feuille. Si vous avez dni un mot de passe, vous devrez le saisir. La fonctionnalit Protger la feuille permet galement de masquer les formules. Ce faisant, vous vitez dune part que lutilisateur sache comment seffectuent certains calculs et dautre part dcouvrent en lisant la formule, que le calcul est fond sur le contenu dune cellule ou dune feuille masque : 1. Slectionnez les cellules qui contiennent des formules masquer. 2. Dans longlet Accueil, cliquez sur le lanceur de bote de dialogue du groupe Police, Alignement ou Nombre ou, dans le groupe Cellules, cliquez sur Format > Format de cellule. 3. Cliquez sur longlet Protection. 4. Cochez la case Masque et cliquez sur OK (voir Figure 6.7). 5. Protgez la feuille pour masquer les formules.

Figure 6.7 : Masquez les formules de calcul.

PROTGER

LE CLASSEUR

La protection du classeur empche les utilisateurs de changer la taille ou la position des fentres ou de modier la structure du classeur, notamment de : dplacer, supprimer, masquer ou changer les noms des feuilles de calcul ; insrer des feuilles de calcul ou des feuilles de graphique ; dplacer ou copier des feuilles de calcul vers un autre classeur. Pour protger le classeur : 1. Dans le groupe Modications de longlet Rvision, cliquez sur Protger le classeur. 2. Dans la bote de dialogue Protger la structure et les fentres (voir Figure 6.8), cochez la case : Fentres. Pour empcher le changement de taille et de position chaque ouverture. Structure. Pour protger la structure dun classeur. 3. Si vous le souhaitez, dans la zone Mot de passe, tapez un mot de passe, cliquez sur OK, puis retapez le mot de passe pour le conrmer.

Figure 6.8 : Protgez votre classeur contre les modications de structure.

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Limiter laccs aux donnes

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C HAPITRE 7 PARTAGER LES DONNES

Nous avons vu au prcdent chapitre comment protger les donnes Excel. Voyons prsent comment naliser un classeur avant de le partager. Ce chapitre sintresse la mise en page et limpression des classeurs, tableaux, graphiques ou autres lments. Nous allons dcouvrir linsertion des en-ttes et pieds de page, le positionnement des lments et les diffrentes options dimpression dun classeur Excel.

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En-ttes et pieds de page 20 En-ttes et pieds de page

La fonctionnalit permettant dinsrer des en-ttes et des pieds de page dans les classeurs Excel na pas chang, mais son accs a t simpli. En effet, grce au nouvel afchage Mise en page vous visualisez directement dans la feuille le rsultat de vos insertions. Pour basculer en afchage Mise en page :

Dans la barre Afchage, situe gauche de la barre de zoom, dans la barre dtat, cliquez sur
licne Mise en page ( ).

Dans le groupe Afchages classeur de longlet Afchage, cliquez sur Mise en page. Dans le groupe Texte de longlet Insertion, cliquez sur En-ttes et pieds de page.
Trois zones den-tte sont accessibles dans la partie suprieure de chaque page de la feuille (voir Figure 7.1) et trois zones dans la partie infrieure.

Figure 7.1 : Le nouvel afchage Mise en page offre un accs direct aux en-ttes et pieds de page.

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En-ttes et pieds de page

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En-ttes et pieds de page

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EN-TTE

OU PIED DE PAGE DE FEUILLE

Pour ajouter un en-tte ou un pied de page, cliquez dans lune des zones den-tte ou de pied de page. Longlet Cration des Outils des en-ttes et pieds de page safche. Ensuite, insrez les informations en procdant selon lune des mthodes suivantes :

Saisissez le texte de votre choix les zones de texte prvues cet effet. Dans le groupe En-tte et pied de page, cliquez sur le bouton En-tte ou le bouton Pied de page.
Ils proposent les mmes options. Les options contenant des termes spars par des pointsvirgules insrent des informations dans plusieurs zones.

Dans le groupe lments en-ttes et pied de page, les diffrents boutons insrent des informations dans la zone slectionne.
Boutons du groupe lments en-ttes et pied de page

Cliquez sur
Numro de page Nombre de pages Date actuelle Heure actuelle

Pour insrer
Le numro de la page dans la feuille de calcul. Le nombre total de page dans la feuille de calcul. La date du jour. Il sagit dun champ Date, autrement dit, cette date est mise jour en permanence. Lheure en cours (base sur lhorloge interne de lordinateur). Il sagit dun champ Heure, autrement dit, lheure mise jour chaque fois que vous accdez la zone den-tte ou que vous ouvrez le classeur ou que vous appuyez sur la touche F5 pour actualiser le classeur. Lemplacement de stockage du classeur sur lordinateur, avec son chemin daccs. Le nom du chier Excel. Le nom de la feuille dont vous compltez les en-ttes et pieds de page. Une image, comme un logo. Le bouton Format de limage donne accs aux options dimage. Il est gris en labsence dimage.

Chemin daccs Nom de chier Nom de la feuille Image

Dans le groupe Navigation, les deux boutons vous font basculer de la zone den-tte la zone de
pied de page et inversement.

Dans le groupe Options, cochez les cases des options mettre en uvre, comme une premire
page diffrente ou des pages paires et impaires diffrentes. Pour revenir la feuille de calcul et fermer les en-ttes et pieds de page, cliquez dans la feuille de calcul ) de la barre Afchage. et sur le bouton Normal ( Pour supprimer un en-tte ou un pied de page, cliquez dans la zone, slectionnez le texte et appuyez sur la touche Suppr.

EN-TTE

OU PIED DE PAGE DE GRAPHIQUE

Il est galement possible dinsrer un en-tte ou un pied de page personnalis dans une feuille de graphique ou un graphique incorpor. Pour ce faire, slectionnez le graphique ou afchez sa feuille. Dans le groupe Texte de longlet Insertion, cliquez sur En-tte et pied de page. Si vous avez employ cette fonction dans les versions prcdentes dExcel, vous reconnatrez la bote de dialogue Mise en page et son onglet En-tte/Pied de page (voir Figure 7.2).

Figure 7.2 : La bote de dialogue Mise en page ouverte sur longlet En-tte/Pied de page.

Le principe est le mme que pour les en-ttes de feuille de calcul. Les deux listes droulantes, En-tte et Pied de page, proposent des champs prts lemploi. Pour personnaliser les trois zones den-tte ou de pied de page, cliquez sur le bouton appropri et servez-vous des options pour insrer des champs automatiques ou saisissez votre texte. Reportez-vous au tableau ci-avant pour de plus amples informations sur lutilisation des boutons.

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En-ttes et pieds de page

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En-ttes et pieds de page

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POSITIONNER

LES EN -TTES ET PIEDS DE PAGE

Les en-ttes et pieds de page sont, par dfaut, aligns sur les marges de la page et mis lchelle du document. Pour choisir la distance entre le bord du papier et les en-ttes ou pieds de page, cliquez sur le lanceur de bote de dialogue du groupe Mise en page de longlet du mme nom. Dans la bote de dialogue, cliquez sur longlet Marges puis servez-vous des zones En-tte et Pied de page pour dnir la distance entre le bord de la feuille et les en-ttes/pieds de page (voir Figure 7.3).

Figure 7.3 : Positionnez les en-ttes et pieds de page sur la feuille imprime.

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Imprimer 21 Imprimer

Avant de vous lancer dans limpression de votre classeur, vous devez absolument comprendre une notion dExcel. Chaque classeur comprend des feuilles, lesquelles peuvent contenir plusieurs dizaines de pages.Vous avez donc le choix dimprimer : une slection de la feuille (plage de cellules, graphique) ; une ou plusieurs pages de la feuille ; une ou plusieurs feuilles de calcul ou de graphique du classeur ; tout le classeur.

Il est de bonne pratique de toujours passer par ltape Aperu avant impression.Vous visualiserez ainsi le rsultat, vrierez que vous allez imprimer les lments appropris et que la disposition est correcte. La commande Aperu avant impression est accessible depuis de nombreux emplacements et botes de dialogue dans Excel, mais si vous souhaitez lafcher rapidement, ajoutez la commande votre barre doutils Accs rapide en cliquant sur la che Personnaliser la barre doutils Accs rapide et en cochant la commande Aperu avant impression.Vous y accdez aussi rapidement si vous cliquez sur la commande Imprimer de longlet Fichier. Laperu avant impression prsente un autre avantage. Une fois revenu dans votre feuille de calcul, des lignes en pointill dsignent les sauts de page.

MISE

EN PAGE

Si laperu avant impression vous indique quune partie de votre feuille ne passe pas sur la feuille de papier, plusieurs solutions soffrent vous :

Rduisez la taille des marges. Dans le groupe Mise en page donglet du mme nom, cliquez
sur le bouton Marges. Cliquez sur loption troites ou sur la commande Marges personnalises pour dnir vous-mmes les marges. Dans longlet Marges, servez-vous des zones Haut, Bas, Gauche et Droite pour dnir les marges.

Info
Si vous dnissez de nouvelles marges, elles seront ensuite accessibles directement depuis le bouton Marges, sous lappellation Marges personnalises.

Changez lorientation. Pour passer dune impression verticale une impression horizontale,
cliquez sur bouton Orientation et choisissez Paysage.

Modiez lchelle. Cette solution permet de modier la taille du contenu de la feuille pour
ladapter la taille de la feuille de papier. Dans le groupe Mise lchelle (voir Figure 7.4), servezvous des zones Largeur et Hauteur pour indiquer le nombre de feuilles de papier sur lesquelles imprimer vos donnes en largeur et en hauteur. Par exemple, pour un tableau trs long, mais dont une ou deux colonnes dbordent sur la page suivante, vous pouvez tout fait rduire limpression une page en largeur et laisser Automatique pour la longueur.

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Imprimer

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Imprimer

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Figure 7.4 : Modiez lchelle du contenu de votre feuille pour ladapter la feuille de papier.

Info
Vous pouvez galement modier le rapport taille de la feuille/taille de limpression en vous servant de la zone Mettre lchelle. Avec cette option, vous verrez les lignes en pointill dlimitant les sauts de page se dplacer pour visualiser la mise lchelle.

Slectionnez une zone dimpression. Avec cette option, vous dnissez la zone imprimer.
Elle est particulirement intressante si vous imprimez rgulirement la mme plage de cellules. Pour dnir la zone dimpression, slectionnez la plage de cellules imprimer puis, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Zone dimpression > Dnir. Excel encadre la zone dune ligne en pointill. Si vous cliquez sur Aperu avant impression, vous noterez que seule cette zone sera imprime. Pour ajouter dautres cellules la zone dimpression, slectionnez-les et cliquez sur Zone dimpression > Ajouter la zone dimpression. Pour supprimer la zone dimpression, cliquez sur Zone dimpression > Annuler.

Insrez des sauts de page manuels. Cliquez sur la ligne ou la colonne gurant le dbut de la
nouvelle page. Dans le groupe Mise en page, cliquez sur Sauts de page > Insrer un saut de page. Pour supprimer un saut de page manuel, slectionnez la ligne en dessous ou la colonne droite du saut de page puis cliquez sur Sauts de page > Supprimer le saut de page. Pour supprimer simultanment tous les sauts de page manuels, cliquez sur Sauts de page > Rtablir tous les sauts de page.

OPTIONS DIMPRESSION
Pour russir et afner limpression, Excel propose plusieurs options :

Par dfaut, le quadrillage gris dlimitant les cellules de la feuille ne simprime pas. Pour limprimer,
dans la section Quadrillage du groupe Options de la feuille de calcul, cochez la case Imprimer.

Astuce
La case Afcher de la section Quadrillage permet dafcher ou de masquer le quadrillage. Elle est surtout intressante lorsque vous copiez-collez avec liaison un tableau entre Excel et un autre logiciel, comme Word ou PowerPoint. La prsentation sera plus russie sans quadrillage.

Par dfaut, les en-ttes de lignes et de colonnes de la feuille ne simpriment pas. Pour les imprimer,
dans la section En-ttes du groupe Options de la feuille de calcul, cochez la case Imprimer.

 Lorsque vous imprimez un tableau long, stalant sur plusieurs pages, vous pouvez rpter les lignes/
colonnes den-ttes du tableau sur chaque page imprime. Pour ce faire, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Imprimer les titres. Cliquez dans la zone Lignes rpter en haut et/ou Colonnes rpter gauche puis, dans la feuille de calcul, slectionnez les lignes/colonnes rpter.

Pour centrer les donnes horizontalement ou verticalement sur la page imprime, cliquez sur le
lanceur de bote de dialogue du groupe Mise en page. Dans la section Centrer sur la page de longlet Marges, cochez la case Horizontalement et/ou Verticalement.

IMPRESSION
Pour lancer limpression de votre classeur, dans longlet Fichier, cliquez sur Imprimer. Nous avons dj tudi les options dimpression communes tous les logiciels la Fiche 1.Voyons prsent les options spciques Excel. Dans la section Paramtres, deux boutons sont lis Excel, le premier et le dernier de la liste :

Le premier change dintitul selon que vous avez slectionn une plage de cellules, un graphique
ou rien. Cliquez sur le bouton pour afcher la liste des options dimpression (voir Figure 7.5).

Figure 7.5 : Choisissez ltendue de donnes imprimer.

Astuce
Pour imprimer plusieurs feuilles, sans imprimer tout le classeur, slectionnez-les avant de cliquer sur Imprimer. Pour ce faire, cliquez sur longlet de la premire feuille et maintenez la touche Ctrl enfonce en cliquant sur les onglets pour slectionner les autres.

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Imprimer

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Imprimer

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Sous le bouton Imprimer, les zones Pages permettent dimprimer une page (indiquez son numro
dans la premire zone de texte) ou une plage de pages (dans les zones de texte, saisissez la premire et la dernire page imprimer).

Le bouton Ajuster la feuille une page, correspond aux options de mise lchelle dcrites prcdemment et disponibles dans le groupe Mise lchelle de longlet Mise en page.

Attention
Dans une feuille de calcul contenant un graphique, si vous lancez limpression alors que le graphique est slectionn, seul ce dernier sera imprim. Cliquez en dehors du graphique pour imprimer toute la feuille. Pour lancer limpression, cliquez sur le bouton Imprimer.

Astuce
Pour imprimer immdiatement vos donnes, sans passer par longlet Fichier et les options dimpression, ajoutez le bouton Impression rapide la barre doutils Accs rapide.

Word 2010

C HAPITRE 8 DMARRAGE

Si vous avez dj utilis Word 2007, vous noterez essentiellement le nouvel onglet Ficher qui remplace le menu Ofce. En revanche, si vous arrivez de Word 2003 ou dune version antrieure, attendez-vous tre surpris par la nouvelle interface, par sa simplicit dutilisation et la rapidit avec laquelle vous matriserez lenvironnement. Outre les nombreuses nouvelles fonctionnalits et celles qui ont t optimises, linstar dExcel 2010, Word 2010 prote pleinement de la nouvelle interface qui rpond encore mieux son utilisation quotidienne. Nattendons pas plus longtemps et plongeons dans ce nouvel univers. Pour commencer, voyons comment prendre ses marques et proter en quelques clics des nouvelles fonctionnalits de mise en forme de Word.

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Nouveauts 22 Nouveauts

Nous avons abord les nouveauts communes tous les produits de la gamme Ofce 2010 la Fiche 1, comme le ruban, la barre doutils Accs rapide et longlet Fichier. Nous allons dans cette che, faire un tour dhorizon des nouvelles fonctionnalits spciques lenvironnement de Word 2010. Certaines ont t introduites dans Word 2007, mais un rapide aperu vous permettra de mieux cerner linterface. Word 2010 a surtout t enrichi de nouveauts visuelles, comme nous le verrons plus loin. Dans linterface, linstar dExcel 2010, le ruban prsente plusieurs onglets, comme Mise en page ou Insertion, lesquels accueillent des commandes apparentes. Ces dernires sont places dans des groupes dlimits, portant des noms et souvent accompagns dune icne ( ), appele Lanceur de bote de dialogue. En cliquant sur cette icne, vous afchez des botes de dialogue proposant davantage doptions. Dans leur majorit, ces botes de dialogue sont identiques celles des prcdentes versions. Par exemple, si vous cliquez sur licne du groupe Paragraphe de longlet Accueil, vous afcherez la classique bote de dialogue Paragraphe et ses deux onglets. ) qui se trouve dans la partie suprieure de la barre de dlement verticale La petite icne ( fractionne la feuille en deux parties.Vous pouvez ainsi travailler indpendamment sur diffrentes pages dun mme document. Cliquez sur licne lorsque le pointeur de la souris prend la forme dune double che noire et faites-la glisser. Chaque partie possde sa propre barre de dlement vertical (voir Figure 8.1). Pour supprimer la barre, double-cliquez dessus ou cliquez sur le bouton Fractionner du groupe Fentre, dans longlet Afchage.

Figure 8.1 : Fractionnez la fentre pour travailler sur deux parties dun mme document. Sous licne de fractionnement, licne Rgle ( ) afche et masque les rgles horizontale et verticale.

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Nouveauts

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LA

Nouveauts

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BARRE DTAT

Situe dans la partie infrieure de la fentre, la barre dtat accueille les statistiques du document, la vrication orthographique et la langue du document. lextrmit droite de la barre dtat, la barre doutils Afchage bascule entre les diffrents afchages de Word et la barre de zoom modie le facteur de zoom. Pour ajouter ou supprimer des informations sur la barre dtat, cliquez du bouton droit sur la barre. Dans le menu Personnaliser la barre dtat (voir Figure 8.2), cliquez sur une commande pour lactiver ou la dsactiver. Les informations relatives aux lments cochs safchent dans la barre dtat lorsque leur fonction est active. Par exemple, la commande Signature est coche par dfaut, mais ne prsente aucune information dans la barre dtat si vous navez pas associ de signature numrique votre document.

Figure 8.2 : Afchez les informations de votre choix dans la barre dtat.

LES

OUTILS DE NAVIGATION

Dans Word 2010, le volet de navigation permet de parcourir rapidement et de localiser des informations au sein du document. Pour lactiver, sur longlet Afchage, cochez la case Volet de navigation. Ce volet compte trois onglets (voir Figure 8.3) avec lesquels vous explorez le document :

Parcourir les titres de votre document. Dans cet onglet, le volet liste les diffrents niveaux
de titres reprsents par des boutons. Cliquez sur un bouton pour accder ce titre. Le titre de la section afche est visualis en orange.

Figure 8.3 : Les trois onglets du volet Navigation.

Parcourir les pages de votre document. Dans cet onglet, chaque page est reprsente sous
la forme dune miniature. Cliquez sur une des miniatures pour afcher la page.

Parcourir les rsultats de la recherche actuelle. Cet onglet sert effectuer des recherches
dans le document. Dans la zone Rechercher, saisissez le mot recherch :Word afche les rsultats dans la liste en dessous et les actualise mesure que vous tapez. Cliquez ensuite sur lun des

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Nouveauts

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rsultats pour afcher la page o il se trouve. La che situe lextrmit droite de la zone Rechercher propose des options de recherche :

Cliquez sur Options et cochez les cases des options appliquer, comme Respecter la casse ou
Mot entier (voir Figure 8.4). Servez-vous des commandes de la section Rechercher, pour localiser rapidement des graphismes, des tableaux, des quations, des notes de bas de page et de n de document ou des commentaires.

Figure 8.4 : Choisissez les options de la recherche.

Pour effectuer une autre recherche, cliquez sur la croix de la zone Rechercher et saisissez le
nouveau terme localiser.

Info
Le volet de navigation safche galement lorsque vous cliquez sur le bouton Rechercher du groupe Modication, dans longlet Accueil. Pour fermer le volet, cliquez sur la croix situe dans son angle suprieur droit ou supprimez la coche de la case Volet de navigation.

AFFICHER

CTE CTE

Le groupe Fentre de longlet Afchage propose une autre commande intressante : La commande Afcher cte cte. Elle place deux fentres Word ouvertes lune ct de lautre, les fait dler de manire synchrone ou asynchrone (voir Figure 8.5). Vous pouvez ainsi comparer deux documents, faire glisser ou copier-coller des informations entre deux documents. Si plusieurs fentres Word sont ouvertes, une bote de dialogue vous laisse choisir celle que vous voulez afcher. Pour arrter le dlement synchrone, cliquez sur le bouton Dlement synchrone du groupe Fentre. Pour rtablir les fentres dans leur position dorigine, cliquez nouveau sur le bouton Afcher cte cte.

Figure 8.5 : Comparez deux versions dun document cte cte.

EFFETS

DE TEXTE

Les effets de texte taient dj disponibles dans la version Ofce 2007, mais uniquement dans les lments graphiques, comme les QuickPart et les SmartArt. Cette fonctionnalit, drive des anciens Outils WordArt, est dornavant accessible partir du groupe Police de longlet Accueil (voir Figure 8.6). Pour appliquer des effets du texte : 1. Slectionnez le texte modier. 2. Dans le groupe Police de longlet Accueil, cliquez sur le bouton Effets de texte ( 4. Pour personnaliser les effets de texte, pointez sur : Plan. Choisissez la couleur, le style et lpaisseur du contour du texte. ). 3. Survolez les miniatures pour visualiser les effets prdnis et cliquez sur celui appliquer.

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Nouveauts

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Info

Nouveauts

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Cette commande sappelle Plan dans la version bta de Word 2010. Il est probable que cette erreur soit corrige dans la version dnitive et remplacer par la commande Contour du texte. Ombre, Rexion et/ou Lumire. Choisissez un effet. Vous trouverez davantage de paramtres en cliquant sur la commande Options dombres, de rexion ou de lumire, dans le bas de chaque galerie.

Astuce
Il est tout fait possible de combiner les effets de texte (voir Figure 8.6). Nhsitez pas faire diffrents essais pour atteindre le rsultat recherch. Pour liminer tous les effets de texte, cliquez sur Effets de texte > Effacer les effets de texte. Dans le domaine des effets appliqus au texte, une autre fonctionnalit de Word t enrichie. Parmi ), on trouve dornavant les commandes de couleurs proposes par le bouton Couleur de police ( la commande Dgrad. Pour de plus amples informations sur la cration et lapplication de dgrads, reportez-vous la section Remplissage de la Fiche 27.

Figure 8.6 : Combinez les effets prdnis dautres effets de texte.

OPTIONS

DE COLLAGE

Comme nous lavons vu la Fiche 6, consacre aux options de collage dExcel 2010, plusieurs nouvelles fonctionnalits sont venues enrichir cette notion. Dans Word 2010, vous accdez aux options de collage et de collage spcial :

Avant de coller les donnes et avec un aperu instantan. Autrement dit, vous visualisez le rsultat
de lopration de collage, avant mme de coller !

En cliquant du bouton droit lemplacement du collage (oui, oui, en cliquant du bouton droit). En cliquant sur la che du bouton Coller (voir Figure 8.7). En cliquant sur la balise Options de collage, aprs avoir coll les donnes.

Figure 8.7 : Les options de collage du bouton Coller, dans le groupe Presse-papiers.

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Nouveauts

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Nouveauts

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Les options de collage et de collage spcial

Cliquez sur

Nom de la commande
Conserver la mise en forme source Fusionner la mise en forme Utiliser le thme de destination Utiliser les styles de destination Lier et conserver la mise en forme source

Pour coller
Les donnes copies lidentique : mmes styles, mmes thmes. Les donnes dans le style du paragraphe de destination. Les donnes copies avec les jeux de styles, de couleurs et de polices du thme de destination. Le texte de llment copi (tableau Excel, Diapositive PowerPoint) auquel on applique le style du paragraphe de destination. Le texte de llment copi avec les jeux de styles, de couleurs et deffets sources. Les donnes sont lies, autrement dit, toute modication dans llment dorigine est automatiquement rpercute dans llment copi. Le texte de llment copi avec les jeux de styles, de couleurs et deffets du paragraphe de destination. Les donnes sont lies, autrement dit, toute modication dans llment dorigine est automatiquement rpercute dans llment copi. Une image non modiable llment copi. Le texte de llment copi avec le thme de destination et dans le style du paragraphe de destination. Le tableau copi dans la cellule slectionne du tableau de destination. Si vous slectionnez une ligne ou une colonne avant de cliquer sur cette option, vous collerez le tableau copi autant de fois que de cellules slectionnes. Le tableau copi est insr dans le tableau de destination, au-dessus de la cellule ou de la ligne slectionne. Les en-ttes du tableau copi deviennent des lignes normales du tableau de destination. Lintgralit du tableau copi au-dessus de la cellule ou de la ligne slectionne.

Lier et utiliser les styles de destination

Image Conserver uniquement le texte Tableau imbriqu

Fusionner le tableau

Insrer en tant que nouvelles lignes

Astuce
Loption Image cre une image de llment copi et afche longlet Format des Outils Image par le biais duquel vous mettez limage en forme.

C HAPITRE 9 MISE EN FORME ET STYLES

La mise en forme du contenu des documents constitue une phase importante. Elle met en vidence les points essentiels, appose votre style ou rpond une charte graphique dentreprise. La barre doutils Mise en forme des prcdentes versions de Word permettait dj daccder rapidement aux commandes les plus utilises. Outre la mise en forme manuelle des caractres et des paragraphes, cette nouvelle version de Word propose une mthode automatique, simple et claire de formater vos documents : les styles rapides.

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Mise en forme 23 Mise en forme

Word propose une large palette doutils permettant de mettre en forme le texte de vos documents. Il est notamment possible de modier la police des caractres, leur taille ou leur couleur, de leur appliquer des attributs, comme gras ou italique, et des effets (voir Fiche 22), comme des ombres ou un contour. Word permet galement de modier lapparence des paragraphes et plus particulirement leur positionnement, leur interlignage et leur retrait. Nous avons galement parl de la mini barre la Fiche 4. Elle apparat dabord faiblement en transparence ds que vous slectionnez du texte et, si vous ne la survolez pas avec le pointeur de la souris, elle disparat aprs quelques secondes. Laperu instantan constitue la principale nouveaut de la minibarre doutils de Word 2010. En effet, il est dornavant possible de visualiser le rsultat dun changement par aperu instantan, mme avec la minibarre doutils. Longlet Accueil (voir Figure 9.1) met votre disposition les commandes de mise en forme les plus courantes. Certaines vous sont sans doute familires. Observez les groupes de commandes de cet onglet. Chacun porte un nom et ils sont dlimits par des lignes grises.

Figure 9.1 : Longlet Accueil et ses groupes de commandes. Comme nous lavons abord la Fiche 22, plusieurs dentre eux (Presse-papiers, Police, Paragraphe et Style) sont quips dune petite icne ( ) dans langle infrieur droit. Cet icne afche une bote de dialogue proposant davantage de commandes, souvent identique celles des prcdentes versions, comme la bote de dialogue Paragraphe (voir Figure 9.2).

Info
Les procdures de ce chapitre sont fondes sur les documents Plaquette publicitaire et Compterendu de runion. Vous tes cependant libre demployer les documents de votre choix. Dans le groupe Police de longlet Accueil, vous trouverez toutes les commandes relatives la mise en forme des caractres. Certains boutons mettent porte de clic des commandes accessibles uniquement dans la bote de dialogue Police des prcdentes versions. Parmi les boutons de ce groupe, citons :

Police, Taille de police et Couleur de police. Ils listent respectivement les polices disponibles,
leurs tailles et les couleurs. Cliquez sur la che de ces boutons et survolez les polices, tailles ou couleurs avec la souris pour visualiser leur effet. Les couleurs disponibles dans la palette Couleurs du thme dpendent du jeu de couleurs appliqu (voir Fiche 2).

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Figure 9.2 : La bote de dialogue Paragraphe, ouverte laide de licne du groupe Paragraphe.

Info
Le bouton Couleur de police rete votre dernire slection de couleur. Vous pouvez appliquer cette mme couleur autant de fois que vous le souhaitez simplement en cliquant sur le bouton (et non sur sa che).

Modier la casse. Inverse la casse ou met tout le texte en majuscules/minuscules (voir Figure 9.3).

Figure 9.3 : Modiez rapidement la casse du texte slectionn.

Effets de texte. Ce nouveau bouton propose un grand nombre doptions de mise en forme du
texte, comme nous lavons vu dans la section Effets de texte de la Fiche 22.

Effacer la mise en forme. Il limine toute mise en forme applique au texte slectionn et
revient au texte brut en style Normal.

Pour afcher davantage doptions de mise en forme des caractres, cliquez sur le lanceur de bote de dialogue du groupe Police. Voyons prsent les fonctionnalits de mise en forme des paragraphes proposes par Word 2010 dans le groupe Paragraphe de longlet Accueil :

Aligner le texte gauche, Centrer, Aligner le texte droite et Justier. Avec ces
boutons, vous choisissez la position du paragraphe par rapport aux marges de gauche et de droite.

Diminuer le retrait et Augmenter le retrait. Ces boutons dnissent la distance entre le

paragraphe et la marge de gauche.

Info
Par dfaut, les boutons Augmenter et Rduire le retrait, dplacent le paragraphe de 1,25 cm. Pour choisir une valeur diffrente, servez-vous des ches des zones Retrait gauche et Retrait droite du groupe Paragraphe de longlet Mise en page ou de la bote de dialogue Paragraphe.

Interligne et espacement de paragraphe ( Info

). Il gre lespacement entre les lignes dun paragraphe ainsi que lespace avant et aprs le paragraphe..

Par dfaut, certains styles de paragraphe ajoutent des espaces avant et aprs les paragraphes pour arer le texte. Les commandes Ajouter/Supprimer un espace avant le paragraphe et Ajouter/ Supprimer lespace aprs le paragraphe permettent dintervenir sur ces espaces. Nous verrons comment modier les styles prdnis et comment dnir de manire prcise ces espaces la Fiche 24. Dans le groupe Style de longlet Accueil, la nouvelle commande Espacement de paragraphe gre lespacement entre les paragraphes et linterligne sur lensemble du document. Pour lafcher, cliquez sur Modier les styles > Espacement de paragraphe. Survolez ensuite les miniatures pour visualiser leffet de la commande et cliquez sur celle de votre choix (voir Figure 9.4).

Figure 9.4 : Grez lespacement et linterlignage sur lensemble du document.

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Dans le groupe Presse-papier, le bouton Reproduire la mise en forme ( ) reproduit les mises en forme du texte slectionn un autre texte du document. Pour lemployer, cliquez sur le texte ou slectionnez le paragraphe dont vous voulez reproduire la mise en forme. Cliquez ensuite sur le bouton Reproduire la mise en forme pour lactiver. Dans le document (ou un autre document ouvert), cliquez sur le texte ou le paragraphe auquel appliquer la mise en forme copie.

Astuce
Le bouton Reproduire la mise en forme sactive pour une seule application. Pour appliquer plusieurs fois une mise en forme, double-cliquez sur ce bouton. Reproduisez la mise en forme autant de fois que ncessaire puis cliquez nouveau sur le bouton pour le dsactiver.

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Styles 24 Styles

Parmi les utilisateurs quotidiens de Word, il existe principalement deux groupes. Les premiers ont cr quelques documents de base (lettre, contrat, rapport type, etc.) et les utilisent encore et encore en adaptant simplement les nouveaux lments. Les deuximes ont cr des feuilles de styles ou des modles pour chaque type de document et gnrent chaque fois de nouveaux documents fonds sur ces modles. La galerie des styles rapides de Word 2010, concilie ces deux mthodes de travail et simplie lextrme lapplication uniforme et cohrente de styles lintgralit dun document. Le groupe Style de longlet Accueil, accueille une galerie de styles rapides coordonns et trois jeux (styles, couleurs et polices) par le biais desquels vous mettez votre document en forme. Lobjectif de ces commandes est principalement de vous laisser vous concentrer sur le contenu et de coner la mise en forme Word.

APPLIQUER

UN STYLE RAPIDE

La galerie des styles rapides propose les principaux styles appliqus gnralement un document, savoir un style Normal pour le texte courant, plusieurs niveaux de titre, des emphases, des citations, des rfrences, etc. Vous tes libre de modier les styles de la galerie et de crer vos propres styles que vous pouvez alors ajouter une galerie existante ou une nouvelle galerie personnalise. Certains styles de la galerie modient lapparence des caractres et dautres interviennent sur lensemble du paragraphe. Pour cette section, nous nous fonderons sur le document Compte-rendu de runion. 1. Cliquez dans la premire ligne de la page. 2. Dans le groupe Style de longlet Accueil, cliquez sur le bouton Autres ( ) de la galerie pour louvrir. 3. Avec le pointeur de la souris, survolez plusieurs miniatures pendant quelques secondes. Dans le document, la fonctionnalit daperu instantan montre le paragraphe tel quil se prsenterait si vous appliquiez le style survol. Cliquez sur le style Titre (voir Figure 9.5).

Figure 9.5 : La galerie des styles rapides et ses styles de paragraphes et de caractres prdnis.

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4. Appliquez le style Titre 1 aux paragraphes Participants et Ordre du jour et le style Sous-titre au paragraphe Lancement de la nouvelle gamme Hololudique. 5. Dans le groupe Style, cliquez sur Modier les styles > Jeu de styles. 6. Avec le pointeur de la souris, survolez chaque jeu pour voir le rsultat de son application. Cliquez sur celui de votre choix pour lappliquer au document (voir Figure 9.6).

Figure 9.6 : Les jeux de styles prdnis appliquent des styles cohrents lintgralit du document. 7. Cliquez nouveau sur le bouton Modier les styles et pointez sur Couleurs. La palette des jeux de couleurs prdnis safche. nouveau, vous pouvez survoler chaque jeu de couleurs pour voir son effet dans le document.

Astuce
Les jeux de couleurs et les jeux de polices sont coordonns en fonction dun thme. Par dfaut, le thme appliqu tous les nouveaux documents est le thme Ofce. Si vous modiez le thme appliqu au document, les couleurs et les polices proposes pour un mme jeu seront modis en consquence (voir Fiche 2). 8. Cliquez sur le jeu de couleurs de votre choix ou appuyez sur la touche chap pour conserver le jeu de couleurs par dfaut (Ofce). 9. Cliquez sur Modier les styles > Polices pour afcher les jeux de polices. Le principe reste le mme : vous pouvez survoler les diffrentes polices et appliquer celle qui vous convient.

CRER

UN STYLE

Avant de crer un nouveau style, vriez dabord quil nexiste pas dj. En effet, la galerie des styles ne propose quun petit chantillon des trs nombreux styles existants dans Word 2010. Pour afcher la liste des styles disponibles, reportez-vous la section Grer les styles, plus loin dans cette che. Pour crer un nouveau style, deux solutions soffrent vous :

modier le style dun mot ou dun paragraphe et enregistrer les modications ; crer votre propre style de caractre ou de paragraphe et lajouter la galerie.
Pour modier un style de caractre ou de paragraphe prdni : 1. Slectionnez le texte ou le paragraphe dont vous voulez personnaliser le style. 2. Appliquez toutes les modications ncessaires au texte ou au paragraphe puis : a. Cliquez du bouton droit sur le texte ou le paragraphe et choisissez Styles > Mettre jour nom du style pour correspondre la slection. b. Dans la galerie des styles, cliquez du bouton droit sur le style prdni pour lequel enregistrer les modications et choisissez Styles > Mettre jour nom du style pour correspondre la slection.

Attention
Les modications de style ainsi enregistres sappliquent uniquement au document en cours, si vous souhaitez conserver les modications pour les documents crs ultrieurement, dans la bote de dialogue Modier le style, slectionnez loption Nouveaux documents bass sur ce modle. Pour louvrir, cliquez du bouton droit sur le style prdni modier dans la galerie et choisissez Modier. Pour crer un style de caractre ou de paragraphe, servez-vous de la procdure prcdente et choisissez Styles > Enregistrer la slection en tant que nouveau style rapide, ou : 1. Cliquez sur le lanceur de bote de dialogue du groupe Style. 2. Dans la partie infrieure de la fentre Styles, cliquez sur le bouton Nouveau style ( ). 3. Dans la bote de dialogue Crer un style partir de la mise en forme (voir Figure 9.7) : a. Dans la zone Nom, attribuez un nom descriptif au nouveau style. b. Dans la liste Type de style, slectionnez loption approprie. Les options de cette liste dnissent si vous crez un style de caractre, de paragraphe, de tableau, de liste ou un style caractre/paragraphe li. c. Dans la liste Style bas sur, choisissez le style sur lequel votre nouveau style est bas. Cette option est surtout intressante si vous cochez loption Mettre jour automatiquement. En effet, dans ce cas, toute modication du style de base se rpercute sur le nouveau style. d. Dans la liste Style du paragraphe suivant, vous choisissez quel style de paragraphe est appliqu lorsque vous crez un nouveau paragraphe en appuyant sur Entre.

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e. Servez-vous des boutons et des listes pour crer le nouveau style. La zone daperu rete vos changements. f. La case Ajouter la liste des styles rapides est coche par dfaut. Le nouveau style apparatra donc dans la galerie. Supprimez la coche pour ne pas ly afcher. g. Sur la dernire ligne, slectionnez loption approprie.

Figure 9.7 : Crez de nouveaux styles rapides.

4. Pour afner la prsentation de votre nouveau style, cliquez sur Format et servez-vous des botes de dialogue Police, Paragraphe, Tabulations, Bordure, etc. 5. Cliquez sur OK pour ajouter votre nouveau style la galerie. Pour supprimer un style rapide de la galerie, cliquez du bouton droit sur le style et choisissez Supprimer de la galerie des styles rapides.

Astuce
Pour appliquer le jeu de styles rapides que vous avez dni tous les nouveaux documents que vous crez, cliquez sur le bouton Modier les styles et choisissez Dnir par dfaut.

TITRES
Il est toujours prfrable de modier les styles de titres existants, plutt que de crer de nouveaux styles de titres. Word propose 9 niveaux de titres, lesquels ne sont pas tous visibles dans la galerie. Pour les afcher, reportez-vous la section Grer les styles, plus loin dans cette che. En effet,Word utilise les titres pour gnrer le sommaire, la liste des titres dans le volet de navigation, la hirarchisation en afchage Plan, les renvois, etc. Si vous crez un titre en vous contentant de modier les attributs de police, de bordure et de paragraphe, mais sans lui appliquer une hirarchisation, Word ne le

considrera pas comme un titre et ne linsrera pas dans les lments cits. Pour vrier quun titre est bel et bien un titre, cliquez dans le titre puis sur le lanceur de bote de dialogue du groupe Paragraphe. Dans la liste droulante Niveau hirarchique de la bote de dialogue Paragraphe (voir Figure 9.8), Corps de texte reprsente tous les paragraphes, hormis les titres. Les neuf niveaux sont destins aux titres. Il est bien entendu possible de crer plusieurs styles de titre dun mme niveau hirarchique, mais gare la confusion !

Figure 9.8 : Hirarchisez vos titres.

Sur longlet Enchanements (voir Figure 9.9), plusieurs options sont intressantes :

viter veuves et orphelins. Cette case est coche par dfaut. Lorsquun paragraphe chevauche
deux pages, elle vite quune ligne de texte se retrouve seule en bas ou en haut de la page et garde toujours au moins deux lignes ensemble.

Paragraphes solidaires. Cette option groupe les paragraphes. Si lun des paragraphes atteint le
bas de la page, tous les paragraphes solidaires passent la page suivante. Il ne sagit videmment pas dappliquer cette option au style Normal, mais elle peut tre utile dans un tableau, par exemple.

Lignes solidaires. Une option qui est surtout applique aux titres pour les lier au paragraphe
suivant. On vite ainsi quun titre se retrouve sur la dernire ligne dune page alors que le paragraphe qui suit passe sur la page suivante.

Saut de page avant. Semploie pour les grands titres : sections, chapitres, par exemple. Lorsque
vous utilisez un style auquel elle est associe, Word passe automatiquement une nouvelle page.

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Supprimer les numros de ligne et Ne pas couper les mots. Dans la section Exceptions
de mise en forme, ces deux options annulent respectivement la numrotation des lignes et la coupure automatique des mots, pour le ou les paragraphes slectionns.

Figure 9.9 : Slectionnez les options de comportement des paragraphes.

ENREGISTRER

UN JEU DE STYLES RAPIDES

Vous avez appliqu diffrents styles, rapides ou manuels, aux caractres et aux paragraphes de votre document, le rsultat vous satisfait et vous souhaitez pouvoir employer ce jeu de styles pour dautres documents. Nous allons maintenant voir comment enregistrer un jeu de styles et lutiliser pour de nouveaux documents ou des documents existants.

Attention
Pour appliquer votre jeu de styles un document existant, les noms des styles doivent tre identiques dans les deux documents. Autrement dit, si votre nouveau jeu de styles contient un style Encadr, il ne sappliquera quaux paragraphes associs au style Encadr dans le document existant. 1. Dans le groupe Style de longlet Accueil, cliquez sur le bouton Modier les styles, pointez sur Jeu de styles et choisissez Enregistrer en tant que jeu de styles rapides. La bote de dialogue Enregistrer le jeu de styles rapides souvre. 2. Dans la zone Nom de chier, saisissez un nom descriptif pour votre jeu de styles rapides, comme Compte-rendu de runion, et cliquez sur Enregistrer.

Attention
Si vous enregistrez le jeu de styles rapides dans un autre dossier que celui propos par Word, il napparatra pas dans la liste des jeux de styles rapides. 3. Pour appliquer le nouveau jeu, ouvrez un document puis, dans le groupe Style, cliquez sur Modier les styles > Jeux de styles > Compte-rendu de runion (voir Figure 9.10).

Figure 9.10 : Votre jeu de styles safche dans la galerie.

Info
Il est possible dassocier un raccourci clavier un style au moment de la cration du style. Dans la bote de dialogue Crer un style partir de la mise en forme (ou Modier le style si vous le faites ultrieurement), cliquez sur Format > Touche de raccourci.

GRER

LES STYLES

Lorsque vous cliquez sur le lanceur de bote de dialogue du groupe Style, vous afchez la nouvelle fentre Styles. Chaque style de la liste est quip dune petite che qui apparat lorsque vous le survolez avec la souris. En outre, si vous placez la souris au-dessus du style, vous verrez le dtail des attributs de caractre et de paragraphe du style (voir Figure 9.11). Les styles exposs dans cette liste ne reprsentent pas tous les styles disponibles. Pour afcher les autres styles prdnis, cliquez sur le lien Options. Dans la liste droulante Slectionnez les styles afcher, slectionnez Tous les styles.

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Figure 9.11 : Afchez les attributs de chaque style.

Servez-vous ensuite du bouton Grer les styles ( Elle prsente plusieurs onglets : style que nous avons vues prcdemment.

) pour ouvrir la bote de dialogue du mme nom.

Modier. Vous avez un autre accs aux diffrentes commandes de mise jour et de cration de Recommander. Vous choisissez les styles afchs dans la liste des styles recommands (par
dfaut dans la galerie) ainsi que lordre dafchage, (voir Figure 9.12).

Restreindre. Vous slectionnez les styles disponibles lorsque le document est protg contre les
modications de mise en forme.

Dnir valeurs par dfaut. Vous slectionnez les attributs de caractres et de paragraphes par
dfaut du style Normal. Le bouton central, Inspecteur de style ( ), afche la fentre du mme nom (voir Figure 9.13). Celle-ci dtaille le style appliquer au texte/paragraphe slectionn et indique les ventuelles modications apportes au style de base. Avec les boutons ( ) situs droite, vous effacer les mises en forme supplmentaires et restaurez le style dorigine.

Figure 9.12 : Choisissez les styles afchs par dfaut dans la galerie.

Figure 9.13 : Servez-vous de lInspecteur de style pour connatre les modications apportes au style de base.

Il est possible de modier, de supprimer ou de remplacer le style appliqu du texte ou des paragraphes identiques sur lintgralit du document en une seule opration. Pour ce faire, cliquez du bouton droit sur un exemplaire du texte ou du paragraphe et choisissez Styles > Slectionner le texte ayant une mise en forme semblable. Ou, dans la galerie, cliquez du bouton droit sur le style appliqu et choisissez Slectionner toutes les occurrences.Word slectionne tous les lments ayant une mise en forme semblable. Il ne vous reste plus qu appliquer un autre style ou effectuer les modications.

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LISTES

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linstar des styles, les listes bncient de quelques nouveauts et optimisations. Il est, par exemple, possible de crer automatiquement des listes, de crer des listes plusieurs niveaux et des listes puces personnalises.

AUTOMATIQUES

Les nouvelles fonctionnalits de Word permettent de crer encore plus facilement des listes puces ou numrotes, composes dun ou plusieurs niveaux. Pour dmarrer une liste, rien de plus simple :

Saisissez un astrisque (*) et un espace : Word dmarre automatiquement une liste puces avec
la puce de base, savoir un rond noir.

Saisissez le chiffre 1 suivi dun point et dun espace : Word dmarre automatiquement une liste
numrote, commenant 1.

Lorsque vous appuyez sur la touche Entre, la n du paragraphe, Word poursuit la liste. Pour
arrter la liste automatique, appuyez une deuxime fois sur la touche Entre.

Pour crer un deuxime niveau de liste, appuyez sur la touche Tab. Pour remonter dun niveau,
appuyez sur la touche Retour arrire. Si vous commencez une ligne par un astrisque ou le chiffre 1 suivi dun point, mais que vous ne souhaitez pas que Word dmarre une liste automatique, cliquez sur la balise Options de correction automatique qui safche et choisissez Annuler Puces automatiques ou Annuler Numrotation automatique.

Astuce
Pour arrter dnitivement la cration de listes automatiques, cliquez sur la balise Options de correction automatique qui safche et choisissez Arrter la cration automatique de listes puces ou Arrter la cration automatique de listes numrotes.

LISTES

PRDFINIES

Servez-vous des galeries de listes prdnies pour appliquer un style de liste une liste existante ou crer une liste prdnie. Word propose trois types de listes : les listes puces, les listes numrotes et les listes hirarchiques. Pour appliquer un style de liste des paragraphes existants, slectionnez les paragraphes et cliquez sur lun des boutons de liste prdnie dans le groupe Paragraphe de longlet Accueil. Le bouton Liste plusieurs niveaux hirarchise une liste (voir Figure 9.14). Les styles de listes hirarchiques sans texte sappliquent des paragraphes de corps de texte. Les styles suivis dun intitul Titre 1, Titre 2 et Titre 3 sappliquent aux styles de titres. Pour hirarchiser tous les titres de votre document, appliquez un style de liste hirarchique au style de niveau 1 (Titre 1 par dfaut). Word rpercute automatiquement la hirarchisation aux autres niveaux de titres.

Astuce
Le bouton applique automatiquement le dernier style de puce ou de numrotation slectionn. Pour appliquer le mme style de liste dautres lments du document, il vous suft donc de cliquer sur le bouton Liste puces ou Liste numrote (et non sur leur che). Pour supprimer le style de liste, slectionnez nouveau les paragraphes concerns et cliquez sur le bouton Liste puces ou Liste numrote.

PERSONNALISER

LA LISTE

Chaque galerie propose un certain nombre de symboles, motifs, chiffres ou lettres qui composent les listes. Vous tes bien entendu libre de personnaliser les puces ou les numros proposs. Pour ce faire, cliquez sur la che du bouton de liste :

Pour personnaliser une puce, choisissez Dnir une

puce : Symbole. Ouvre les caractres spciaux. Dans la liste Police, optez pour une police de symboles comme Symbol, Windings ou Webdings. AppliFigure 9.14 : Hirarchisez vos listes quez ensuite une couleur et/ou une taille au et vos titres. symbole slectionn en vous servant du bouton Police de la bote de dialogue Dnir une nouvelle puce. Image. Propose une liste dimages. Cliquez sur le bouton Importer pour convertir une image prsente sur votre ordinateur en puce. Police. Modie la couleur, la taille et/ou les effets appliqus la puce.

Pour personnaliser une liste numrote, choisissez Dnir un nouveau format de numrotation.
Cliquez sur la liste Numrotation et optez pour un style de numrotation et sur Police pour appliquer une autre police.

Pour personnaliser une liste hirarchique, choisissez Dnir une nouvelle liste plusieurs niveaux.
Dans la partie suprieure, cliquez sur le niveau modier (voir Figure 9.15). Servez-vous des commandes des sections Format de la numrotation et Position pour personnaliser les diffrents niveaux de la liste. Cliquez sur le bouton Plus pour tendre les options disponibles.

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Figure 9.15 : Personnalisez vos listes plusieurs niveaux.

MODLES
Nous avons vu dans la section Nouveau de la Fiche 3, que Word proposait un certains nombre de modles prdnis partir desquels vous pouvez crer vos documents. Outre les modles que vous avez conus, certains modles sont installs sur votre ordinateur avec le programme et dautres sont tlchargeables sur Ofce Online la demande. Dans cette section, nous allons voir comment enregistrer votre propre modle. Vous avez conu un document type personnalis servant un objectif prcis, comme un compte-rendu de runion ou une lettre de relance.Vous lui avez consacr du temps et vous tes satisfait du rsultat obtenu. Il serait dommage de perdre votre travail en enregistrant malencontreusement des modications apportes lors dune utilisation ultrieure. Pour viter tout risque de perte de loriginal, enregistrez-le comme modle.

Astuce
Si lun des modles prdnis proposs par Word rpond presque vos attentes, adaptez-le vos besoins et enregistrez-le ensuite comme nouveau modle. Pour enregistrer un modle personnalis, dans longlet Fichier, cliquez sur Partager > Modier le type de chier > Modle (voir Figure 9.16). Dans la zone Nom de chier, saisissez un nom descriptif pour votre modle et cliquez sur Enregistrer.

Info
Pour conserver la compatibilit avec les anciennes versions de Word, dans la liste Type sous Windows Vista/7 ou Type de chier sous Windows XP, choisissez Modle Word 97-2003.

Figure 9.16 : Enregistrez vos documents types comme modles Word.

Attention
Pour retrouver votre modle ne modiez pas le dossier denregistrement par dfaut. Pour crer un nouveau document bas sur votre modle, dans longlet Fichier, cliquez sur Nouveau > Mes modles. Slectionnez votre modle et cliquez sur OK. Si vous disposez de modles personnaliss crs partir dune version antrieure de Word et souhaitez conserver votre travail, vous pouvez les convertir au format de modle Word 2010 pour bncier des nouvelles fonctionnalits. 1. Ouvrez le modle existant. Word indique dans la barre de titre quil sagit dun document en Mode de compatibilit et insre les principaux styles de la feuille dans la galerie des styles rapides. 2. Si votre modle possde des macros une barre davertissement safche. Cliquez sur Activer le contenu si vous avez conance dans leur abilit. 3. Enregistrez ensuite votre modle au format Modle Word 2010 en suivant la procdure prcdente.

Remarque
Si votre modle est enregistr sur un serveur rseau et que les utilisateurs nexploitent pas tous Word 2010, vous pouvez conserver la compatibilit avec les versions antrieures. Pour ce faire, dans la bote de dialogue Enregistrer sous, cochez la case Conserver la compatibilit avec Word 97-2003. Dans ce cas, le Mode de compatibilit est signal dans la barre de titre des nouveaux documents Word 2010, ct du nom du document et vous ne pourrez pas exploiter certaines nouvelles fonctionnalits de Word 2010.

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C HAPITRE 10 INSERTION DLMENTS

Les lments graphiques sont autant doutils qui mettent en vidence les points importants et appuient les dmonstrations. Il est, par exemple, souvent plus parlant dillustrer laugmentation du chiffre daffaires dans un secteur donn avec un graphique plutt quavec des chiffres aligns dans un tableau. En revanche, le tableau permet de rcapituler et dorganiser des chiffres ou des informations de manire plus visuelle et plus comprhensible que du texte. Nous tudierons dans ce chapitre une nouvelle fonctionnalit bien pratique de Word : les composants QuickPart. Il sagit dlments de texte prdnis, toujours assortis au thme global du document, qui mettent en vidence des prceptes importants : citations, encadrs, mais galement page de garde, enttes et pieds de page. Autant dlments que vous pouvez personnaliser. Nous noublierons pas linsertion dorganigrammes et dquations, deux fonctionnalits revues, optimises et simplies. Cest dans le domaine de linsertion dlments que lapplication automatique dun thme chaque document rvle tout son intrt. En effet, si vous insrez un tableau, un graphique, des encadrs et des en-ttes votre document, vous constaterez que lensemble demeure harmonis tant par les styles et les polices que par les couleurs. Si vous appliquez un autre thme, tous les lments insrs changent en consquence pour conserver la cohrence globale du document.

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Tableaux 26 Tableaux

Les tableaux bncient de plusieurs nouveauts et optimisations. Pour commencer, oubliez les mlanges de couleurs improbables ou les effets 3D rbarbatifs. linstar des styles rapides, il existe dornavant une galerie de tableaux rapides qui gnrent des tableaux clairs en quelques clics. De surcrot, lintgration avec Excel a t optimise pour permettre limbrication de tableaux et de graphiques Excel ainsi que de leurs fonctionnalits directement dans le document Word. Il existe plusieurs manires de crer un tableau dans Word. Fondez votre choix sur les donnes y placer.Votre imagination ou vos comptences en matire de cration de tableau nentrent plus en jeu, tant il est devenu simple de crer un tableau.

PARTIR DE RIEN

Pour crer un tableau depuis la base : 1. Placez le point dinsertion o insrer le tableau. 2. Dans le groupe Tableaux de longlet Insertion, cliquez sur Tableau. 3. Dans la grille de la partie suprieure, faites glisser le pointeur au-dessus de la case qui correspond au nombre de lignes et de colonnes que contiendra le tableau.

Figure 10.1 : Vous visualisez immdiatement le rsultat. Word gnre le tableau et afche deux nouveaux onglets contextuels, Cration et Disposition des Outils de tableau. 4. Dans le groupe Styles de tableau de longlet Cration, cliquez sur le bouton Autres de la galerie pour louvrir.

Astuce
Si la galerie occupe trop despace ou masque le tableau, cliquez sur le trois petits points de son bord infrieur et redimensionnez-la.

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5. Survolez les miniatures pour visualiser les effets et appliquez celui de votre choix (voir Figure 10.2).

Figure 10.2 : La galerie des styles de tableaux et son large choix de mises en forme. 6. Par dfaut, le style du tableau comporte des en-ttes de lignes et de colonnes. Servez-vous des cases du groupe Options de style de tableau pour mettre le tableau en forme. 7. Cliquez sur longlet Disposition. Il contient toutes les commandes de mise en page (voir Figure 10.3) : Dans le groupe Tableau, la commande de Slection des lments du tableau vous aide dans la slection des colonnes, lignes et cellules. La commande Afcher le quadrillage visualise les cellules du tableau lorsquil ne contient pas de bordures. Ce quadrillage ne simprime pas. Le bouton Proprits (ainsi que les lanceurs de bote de dialogue de longlet) ouvre la classique bote de dialogue des proprits du tableau.

Astuce
Pour slectionner tout le tableau, survolez-le avec la souris et cliquez sur la petite icne ( safche dans langle suprieur gauche. ) qui

Les boutons Insrer du groupe Lignes et colonnes insrent des lignes et des colonnes dans le tableau. Cliquez sur le bouton Supprimer pour afcher les lments que vous pouvez supprimer.

Figure 10.3 : Les commandes de longlet Disposition organisent les donnes.

Astuce
Pour insrer plusieurs lignes ou colonnes, slectionnez autant de lignes ou de colonnes que vous voulez en insrer avant de cliquer sur lun des boutons Insrer. Servez-vous des boutons Fusionner les cellules, Fractionner les cellules et Fractionner le tableau du groupe Fusionner pour obtenir le rsultat escompt . Dans le groupe Taille de cellule, les options du bouton Ajustement automatique ajustent le tableau au texte ou la fentre. Les zones Largeur et Hauteur dnissent la hauteur des lignes et la largeur des colonnes. Les boutons Distribuer uniformisent la hauteur et/ ou la largeur la cellule la plus haute/large. Les boutons du groupe Alignement grent lalignement du texte au sein des cellules. Dans le groupe Donnes, cliquez sur Trier pour classer les donnes du tableau. Le bouton Formule insre un champ de calcul dans le tableau. Le bouton Convertir en texte remplace le tableau par du texte, les colonnes tant spares par le caractre de votre choix (tabulation, marque de paragraphe, etc.) . Dans ce groupe, le bouton Rpter les lignes den-ttes et particulirement intressant. Si votre tableau stale sur plusieurs pages, slectionnez les lignes den-tte et cliquez sur le bouton. Les lignes slectionnes se rptent sur chaque page du tableau.

Info
Word nest pas le meilleur outil pour effectuer des calculs. Les formules sont en anglais et les options trs limites. Toutefois, si vous souhaitez employer des formules, procdez comme dans Excel. Considrez que la cellule de langle suprieur gauche est la cellule A1.

Astuce
Vous avez cr ou import une liste dont les lments sont spars par des tabulations, des pointsvirgules, des marques de paragraphe ou tout autre symbole que vous pouvez spcier, et souhaitez en faire un tableau. Il suft de slectionner les donnes. Ensuite dans le groupe Tableaux de longlet Insertion, cliquez sur Tableau > Convertir le texte en tableau.

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Figure 10.4 : Convertissez du texte en tableau.

TABLEAU

RAPIDE

La galerie des tableaux rapides propose des tableaux dj remplis o il vous suft de remplacer les donnes existantes par vos propres donnes. Vous ny trouverez toutefois pas ncessairement de tableau adapt vos besoins. Le principal intrt de cette galerie est que vous pouvez y enregistrer vos propres tableaux. Imaginons que tous les mois, vous deviez gnrer le mme tableau, avec les mmes en-ttes de lignes et de colonnes, mais o seules les donnes numriques changent. Dans ce cas, les tableaux rapides rpondent parfaitement vos besoins. Crez votre tableau en compltant le texte rcurrent et appliquez les mises en forme votre convenance. Slectionnez lintgralit du tableau en vous servant de licne de slection ( ). Ensuite, dans le groupe Tableaux de longlet Insertion, cliquez Tableau > Tableaux rapides > Enregistrer la slection dans la galerie des tableaux rapides. Donnez un nom votre tableau et ajoutez ventuellement une description. Une fois que vous avez cliqu sur OK, votre tableau sajoute la liste des tableaux rapides, dans la catgorie Gnral (voir Figure 10.5).

Figure 10.5 : Votre tableau est disponible dans la galerie des tableaux rapides.

Pour supprimer le tableau de la galerie, cliquez du bouton droit sur sa miniature dans la galerie et choisissez Organiser et supprimer. Dans lOrganisateur de blocs de construction, cliquez sur Supprimer. Nous reviendrons sur cet organisateur la Fiche 27.

INSRER

UN TABLEAU

EXCEL

DANS

WORD

Word offre un certain nombre de fonctions de calcul, mais leur choix reste limit et elles ne sont pas toujours pratiques appliquer. Si vous prvoyez deffectuer des calculs plus labors ou relativement nombreux dans un tableau, il est prfrable dincorporer un tableau Excel au document Word. Saisissez les donnes dans un tableau Excel et appliquez les formules appropries. Ensuite servez-vous des Options de collage pour coller le tableau dans Word avec ou sans liaison, sous forme dimage ou de texte et avec mise en forme source ou de destination. Vous trouverez le dtail des options de collage dun tableau Excel la Fiche 22.

GNRER

UN GRAPHIQUE

Avec linteraction uniforme entre les produits de la gamme Ofce 2010, vous crez des graphiques dans Word exactement de la mme manire que dans Excel. Les onglets contextuels sont les mmes. La diffrence principale tant relative la cration du graphique.

Info
En mode de compatibilit, vous aurez accs Microsoft Graph au lieu dExcel.

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Astuce
linstar des tableaux Excel, il est galement possible dincorporer ou de lier un graphique Excel en tant quobjet dans Word. Vous crez le graphique partir des donnes dun tableau Word ou de rien. Cet exemple est fond sur le tableau Word du chier Rsultats des ventes 2010-1,Voici comment procder : 1. Placez le point dinsertion lemplacement o insrer le graphique. 2. Dans le groupe Illustrations de longlet Insertion, cliquez sur le bouton Graphique. 3. Slectionnez le type et le sous-type de votre choix. La fentre se divise en deux parties, gauche le document Word, droite la feuille de calcul Excel qui sera lie au chier Word. Un graphique cr partir de donnes factices est intgr au document Word (voir Figure 10.6). Dans la feuille Excel, la zone dlimite par une bordure bleue dnie les donnes du graphique.

Figure 10.6 : Word gnre un graphique et un tableau de donnes types. 4. Remplacez les donnes factices par les donnes de votre choix ou copiez le tableau dans Word et collez-le dans la feuille Excel, en vous plaant sur la cellule A1. Si le tableau Word copi est plus grand ou plus petit que la zone dlimite par la bordure bleue, servez-vous de la petite poigne de langle infrieur droit pour redimensionner la source des donnes dans la feuille Excel.

Attention
Si les donnes chiffres du tableau Word contiennent des caractres non numriques (symbole montaire par exemple), Excel ne reconnatra pas les chiffres comme tels. Dans ce cas, au lieu de coller directement les donnes, cliquez sur la che du bouton Coller et choisissez Collage spcial > Texte. Ne copiez pas la ligne des totaux, sans quoi votre graphique sera erron. Le graphique du document Word sactualise mesure que vous saisissez des donnes dans la feuille de calcul Excel ou ds que vous y avez copi les donnes. 5. Fermez la feuille de calcul Excel. Servez-vous ensuite des onglets contextuels Cration, Disposition et Mise en forme pour modier les paramtres du graphique. Pour de plus amples informations sur la mise en forme des graphiques, reportez-vous aux Fiches 14 et 15.

Info
Si vous avez copi les donnes du graphique partir dun tableau Word, modier les donnes dans le tableau ne change pas le graphique. Vous devrez ouvrir les donnes sources du graphique, dans la feuille Excel, et y procder aux modications galement. Pour afcher nouveau la feuille Excel contenant les donnes sources du graphique, dans longlet Cration des Outils de graphique, cliquez sur Modier les donnes.

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Les images, les diagrammes et les formes sont autant dlments qui appuient une dmonstration crite. Les diffrents outils de Word 2010 en matire dillustration, comme les graphiques SmartArt, sont particulirement simples et conviviaux employer.Vous mettrez vos citations dans des zones de texte, crerez un organigramme en quelques minutes ou vous servirez des formes pour appuyer vos informations importantes.

IMAGES
Rien de plus simple que dinsrer une image stocke sur votre ordinateur : dans le groupe Illustrations de longlet Insertion, cliquez sur le bouton Image, localisez limage insrer, slectionnez-la et cliquez sur Insrer. Si vous ne disposez pas de limage adquate, vous pouvez insrer une image clipart. Une partie des cliparts est installe avec votre suite Ofce. Si votre ordinateur est connect lInternet, cette liste est constamment mise jour partir du site web Ofce de Microsoft. Pour localiser et insrer une image clipart, dans le groupe Illustrations de longlet Insertion, cliquez sur Images clipart ; le volet du mme nom safche. Dans la zone Rechercher, saisissez un mot qui reprsente un objet ou un thme. Il est possible de limiter la recherche aux illustrations ou aux photographies. Pour ce faire, dans la liste Les rsultats devraient tre, cochez ou supprimez les coches des cases en regard des bibliothques.

Astuce
Notez que la liste des bibliothques propose galement des chiers vido ou audio. Il sagit surtout de petites animations ou de chiers WAV. Pour insrer le clipart, double-cliquez sur sa miniature dans le volet ou cliquez sur la che qui safche sa droite lorsque vous la survolez et choisissez Insrer. Une fois limage ou le clipart insr(e) dans le document, Word ajoute un nouvel onglet contextuel, Format des Outils Image. Servez-vous de cet onglet pour ajuster les paramtres de limage, lencadrer, la positionner par rapport au texte et grer sa taille. Pour de plus amples informations sur les outils de mise en forme des images, reportez-vous la Fiche 37.

FORMES
Loutil de dessin de Word permet dintgrer des formes directement dans le texte ou des zones dans lesquelles vous insrez des formes. En outre, tous les lments graphiques Ofce 2010 sont constitus de formes. Vous retrouverez les mmes galeries, boutons et options si vous insrez une forme, un graphique SmartArt, une page de garde ou une zone de texte.

Pour insrer une forme : 1. Dans le groupe Illustrations de longlet Insertion, cliquez sur Formes. 2. Cliquez sur la forme insrer, puis : a. Cliquez dans le document lemplacement dinsertion de la forme pour insrer la forme dans sa taille standard. b. Pour tracer la forme la taille de votre choix, cliquez et maintenez le bouton de la souris enfonc en la faisant glisser. Pour conserver les proportions de la forme, maintenez la touche Maj enfonce en la traant.

Astuce
La commande Nouvelle zone de dessin, situe dans le bas de la liste des formes, ajoute une zone dlimite, que vous pouvez dimensionne et positionne votre guise et dans laquelle vous insrez les formes. La forme insre est encadre dune bordure grise et de poignes qui visent diffrents objectifs (voir Figure 10.7) :

Les poignes places dans les angles et sur les bords redimensionnent la forme. Cliquez sur la
poigne lorsquune double che safche et faites glisser. Pour conserver les proportions de la forme pendant lopration, maintenez la touche Maj enfonce.

La poigne verte, place au-dessus de la forme, la fait pivoter. Cliquez sur la poigne lorsque le
pointeur prend la forme dune che circulaire et tourner dans le sens de votre choix.

Figure 10.7 : Une forme saccompagne de diverses poignes.

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Astuce
Plus vous loignez la souris de la poigne verte aprs avoir cliqu, plus le mouvement sera prcis.

Les poignes jaunes, qui napparaissent pas sur toutes les formes, modient lun des aspects de la
forme. Par exemple, sur la che de la Figure 10.7, les trois poignes jaunes modient la largeur des traits, la largeur des ttes de che et leur hauteur.

Pour remplacer la forme par une autre, dans le groupe Insrer des formes, cliquez deux fois sur
Modier la forme et slectionnez la forme de remplacement.

Vous pouvez galement retravailler le contour de la forme en vous servant des points qui la
composent. Pour les afcher, cliquez sur Modier la forme > Modier les points. Une srie de points noirs safchent autour de la forme : Pour dplacer un point, cliquez dessus et faites-le glisser. Pour ajouter un point, cliquez sur la ligne de contour lemplacement dinsertion (voir Figure 10.8). Pour supprimer un point, appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur point lorsque le pointeur prend la forme dune croix.

Figure 10.8 : Ajoutez des points au contour de la forme pour la retravailler.

Astuce
Cette fonctionnalit est particulirement intressante lorsque vous habillez la forme avec du texte.

REMPLISSAGE
Linsertion dune forme afche longlet Format des Outils de dessin. Dans le groupe Styles de formes, la galerie appliquent des couleurs et des effets la forme. Pour appliquer vos propres effets de remplissage, cliquez sur Remplissage de forme et choisissez lune des couleurs proposes ou cliquez sur :

Image. Insre une image dans la forme. Dgrad. Slectionne lun des dgrads proposs.
Pour crer votre propre dgrad : 1. Cliquez sur Remplissage de forme > Dgrad > Plus de dgrads. 2. Sur la page Remplissage, slectionnez loption Remplissage dgrad. Dans la section Points de dgrads, se trouve une ligne de couleur dgrade quipe de points de dgrads (voir Figure 10.9). 3. Slectionnez le premier point puis, dans la liste Couleur, choisissez la couleur de dpart du dgrad. 4. Procdez de mme avec les autres points. Pour supprimer un point de dgrad, slectionnez-le et cliquez sur le bouton Supprimer ( ). Pour ajouter un point, Cliquez sur le bouton Ajouter ( ). Dplacez les points de dgrads ou servez-vous de la zone Position pour modier le point de dpart dune couleur. Les curseurs et zones Luminosit et Transparence interviennent sur ces deux effets de la forme.

Figure 10.9 : Crez vos propres dgrads de couleurs.

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EFFETS
Les effets disponibles pour les formes sont les mmes pour les images. Ils sont rpartis dans les catgories suivantes :

Prdni. Une compilation deffets prts lemploi combinant souvent plusieurs effets. Ombre. Choisissez le positionnement de lombre dans les sections Externe, Interne et Perspective. Rexion. Dans cette galerie, vous trouvez plusieurs effets de rexion, plus ou moins loigns
de la forme et plus ou moins marqus.

Lumire. Choisissez lintensit de la lumire entourant la forme et sa couleur. Bordures arrondies. Adoucissez les bords de la forme et choisissez une attnuation plus ou
moins marque.

Biseau. Appliquez un effet de relief la forme en optant pour lun des bords biseauts de cette galerie. Rotation 3D. Modiez lorientation et la perspective de la forme dans lespace. Astuce
Pour appliquer les mmes effets plusieurs formes, slectionnez-les toutes en maintenant la touche Ctrl enfonce. Dans la partie infrieure de chaque sous-menu, une commande Options permet dintervenir sur la couleur, la taille, la transparence et dautres paramtres.

TEXTE
Les formes peuvent presque toutes accueillir du texte, il suft de slectionner la forme et de taper le texte. Cette action active les groupes Styles WordArt et Texte. Le premier applique des effets de texte WordArt et le deuxime aligne le texte dans la forme. Si votre document contient plusieurs zones de texte, vous pouvez les lier de sorte que le texte scoule de lune lautre. Pour ce faire, slectionnez la premire forme, cliquez sur Crer un lien puis sur la zone de texte qui doit accueillir la suite du texte.

Info
La liaison ne fonctionnera que si la forme de destination est une zone de texte. Pour en insrer une, dans longlet Insertion, cliquez sur Formes et choisissez licne Zone de texte ( ) dans la section Formes de base. Vous pouvez galement faire appel lune des zones de texte de la galerie du mme nom, qui se trouve dans le groupe Texte de longlet Insertion.

GRAPHIQUES SMARTART
Parmi les diffrentes illustrations proposes par Word, la fonctionnalit des graphiques SmartArt est celle qui bncie de la plus grande optimisation par rapport aux versions antrieures Ofce 2007. Enrichie de nouveaux graphiques depuis Word 2007, elle propose une grande varit de listes, processus, cycles ou hirarchies. Certains graphiques SmartArt possdent des zones prtes accueillir des images. Dans ce cas, leur nom vous en informe, par exemple, la Hirarchie avec images rondes (voir Figure 10.10).

Figure 10.10 : Les graphiques SmartArt prsentent les informations hirarchiques ou procdurales.

Dautre part, les graphiques SmartArt ont t optimiss pour PowerPoint, comme nous aurons loccasion de le voir la Fiche 37. Pour insrer un organigramme, cliquez sur le bouton SmartArt qui se trouve dans le groupe Illustrations de longlet Insertion, puis slectionnez une catgorie dans la liste de gauche et un diagramme dans le volet central. Le volet de droite donne un aperu et une description de ce graphique. linstar de tous les lments graphiques que vous pourrez insrer dans Ofce 2010, le graphique est constitu de formes, lesquelles sont intgralement personnalisables grce aux onglets contextuels Cration et Format des Outils SmartArt. Les commandes de longlet Cration agissent sur le graphique dans son intgralit :

Servez-vous de la galerie Dispositions pour choisir une autre disposition dans la mme catgorie
de graphiques ou changer de catgorie en cliquant sur Autres dispositions.

Attention
Si le texte contenu dans les formes est long, il est possible quil ne safche pas intgralement si vous optez pour une disposition plus troite, sur une seule ligne, par exemple. Dans ce cas, le texte nest pas perdu et safchera nouveau si vous changez de disposition. En revanche, si vous choisissez un diagramme compos dun nombre infrieur de formes, le texte qui nest pas afch, nest pas enregistr. Pour le conserver, ajoutez des formes au diagramme.

Dans le groupe Styles SmartArt, cliquez sur le bouton Modier les couleurs pour slectionner
lassortiment de couleurs appliquer au graphique. La galerie adjacente propose plusieurs effets simples et 3D destins aux formes du graphique.

Astuce
Si vous avez appliqu diffrents effets au diagramme et souhaitez revenir au diagramme dorigine, cliquez sur le bouton Rtablir le graphique du groupe Rinitialiser dans longlet Cration.

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Pour complter les zones de texte, cliquez sur chaque dlimiteur Texte ou afchez le Volet Texte
en cliquant sur Volet texte dans le groupe Crer un graphique ou sur la poigne qui se trouve sur le ct du cadre (deux che en opposition). mesure que vous saisissez des informations, la taille de la police sadapte la taille de la forme.

Astuce
Pour modier la taille du cadre, servez-vous des poignes de dimensionnement.

Pour ajouter une forme, slectionnez la forme de rfrence (mme niveau, prcdente ou
suivante) puis cliquez sur la che du bouton Ajouter une forme du groupe Crer un graphique. Choisissez lemplacement de la nouvelle forme.

Cliquez sur les boutons Promouvoir ou Abaisser pour modier la hirarchie des formes. Le
bouton De droite gauche inverse lordre des formes. Son effet dpend du type de graphique.

Pour modier la disposition des branches subalternes dans un organigramme, slectionnez la

tte de la branche et cliquez sur Disposition.

Si vous avez opt pour un graphique avec des images, cliquez sur la petite icne dimage (
Pour supprimer limage, slectionnez la forme et appuyez sur la touche Suppr.

).

Une fois le texte et les formes insrs dans le graphique, servez-vous des commandes de longlet Format (voir Figure 10.11) pour personnaliser les formes et le texte quelles contiennent.

Astuce
Pour agir simultanment sur plusieurs formes, slectionnez-les en appuyant sur la touche Maj et en cliquant sur chaque forme.

Servez-vous des commandes du groupe Formes pour modier chaque forme du graphique. Astuce
Pour appliquer des dimensions prcises une forme, dans le groupe Taille, servez-vous des zones Hauteur et Largeur.

Dans le groupe Styles de formes, la galerie et les boutons grent le remplissage, le contour et les
effets qui sappliquent chaque forme.

Le groupe Style WordArt propose des commandes ddies au texte contenu dans chaque forme. Astuce
Les styles WordArt ne sont pas trs lisibles si le texte auquel on les applique nest pas sufsamment grand. Il peut tre plus judicieux de se reporter aux commandes du groupe Police de longlet Accueil pour mettre le texte en forme.

Servez-vous des commandes du groupe Organiser, pour disposer le diagramme par rapport au
texte qui lentoure.

Figure 10.11 : Les nouveaux organigrammes simplient lextrme linsertion de graphiques procduraux ou organisationnels.

ORGANISATEUR

DE BLOCS DE CONSTRUCTION

Dans longlet Insertion, vous trouverez dautres galeries proposant des composants prts lemploi, comme les pages de garde, les zones de texte, les quations ou les symboles. Elles fonctionnent toutes sur le mme principe que les lments que nous avons tudis dans les prcdentes sections. Elles sont fondes sur des formes et/ou des champs. Nous tudierons les commandes du groupe En-tte et pied de page au Chapitre 11 consacr aux documents longs, la Fiche 28. La gestion de tous les lments graphiques de Word 2010 est centralise dans lOrganisateur de blocs de construction. Pour commencer, voyons les diffrents composants QuickPart que vous pouvez insrer. Dans le groupe Texte de longlet Insertion, cliquez sur QuickPart > Organisateur de blocs de construction (voir Figure 10.12). Pour trier la liste du volet gauche, cliquez sur lun des en-ttes de colonne. Le volet de droite fournit un descriptif du bloc slectionn et en afche un aperu. Servez-vous des boutons placs sous la liste pour modier les proprits du bloc, le supprimer ou linsrer dans le document. Par exemple, cliquez sur la colonne Galerie et notez les diffrents groupes de blocs disponibles : Bibliographie, En-ttes, quations, Filigranes, Numro de page, etc. Si vous avez dj parcouru certaines galeries, vous noterez que certains lments sont apparents, ce qui vous permet duniformiser les en-ttes, les pieds de page et la page de garde, par exemple. Cliquez sur le bouton Modier les proprits pour ouvrir la bote de dialogue Modier un bloc de construction. Il sagit de la bote de dialogue qui safche chaque fois que vous insrez un lment graphique dans une galerie. Vous pouvez y modier les proprits saisies lors de la cration (voir Figure 10.12). Pour supprimer un bloc de construction, slectionnez-le dans la liste et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez galement le supprimer en cliquant du bouton droit dessus dans la galerie o il se trouve et en choisissant Organiser et supprimer.

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Figure 10.12 : LOrganisateur de blocs de construction regroupe tous les lments prdnis et personnaliss que vous pouvez insrer dans vos documents.

Il est un point important noter. Chaque fois que vous crez un bloc de construction, il sajoute au modle Building Blocks. Or ce dernier nest pas enregistr lorsque vous enregistrez le document. Cest au moment de la fermeture de Word quun message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modications apportes ce modle (voir Figure 10.13). Si vous ne voulez pas perdre votre travail, choisissez Enregistrer dans cette bote de dialogue.

Figure 10.13 : Noubliez pas denregistrer le modle Building Blocks.

Info
Le modle Building Block prote nanmoins de lenregistrement des informations pour la rcupration automatique, qui a lieu toutes les 10 minutes par dfaut. En cas de dfaillance vous rcuprerez les informations enregistres automatiquement. Pour modier la frquence denregistrement, dans longlet Fichier, cliquez sur Options > Enregistrement. Servez-vous de la zone Enregistrer les informations de rcupration automatique toutes les X minutes. Le bouton QuickPart cache une autre fonctionnalit : linsertion automatique.Vous crez des blocs de texte que vous mettez en forme puis rutilisez lenvi. Il suft de les slectionner et de choisir QuickPart > Insertion automatique > Enregistrer la slection dans la galerie dinsertion automatique. Compltez les habituelles zones de la bote de dialogue Crer un nouveau bloc de construction et cliquez sur OK. Pour linsrer par la suite, slectionnez-le dans la galerie ou saisissez son nom avant dappuyer sur la touche F3.

C HAPITRE 11 DOCUMENTS LONGS

Word 2010 propose un panel doutils parfaitement adapts aux documents longs. Pourquoi ? Eh bien, dans un document de plusieurs dizaines de pages, vous devez grer le rfrencement, comme linsertion dun sommaire ou dune table des illustrations, savoir vrier lorthographe et la grammaire ou insrer des renvois. Dans ce chapitre, nous allons dvelopper toutes les fonctionnalits ncessaires la gestion de documents longs. Avant de commencer toutefois, il est recommand de se pencher sur le Chapitre 9 et plus particulirement sur la Fiche 24. En effet, la grande majorit des outils de gestion des documents se fonde sur les styles, en particulier sur les styles de titres. Vous devez donc comprendre comment Word gre la hirarchisation des titres pour aborder ce chapitre.

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En-ttes, pieds et numros de page 28 En-ttes, pieds et numros de page

Les trois galeries du groupe En-tte et pied de page de longlet Insertion proposent des lments prdnis que vous pouvez insrer et modier votre guise. Ces galeries ont t enrichies dlments provenant dOfce.com. Comme dans presque toutes les galeries, il est, bien entendu, possible de crer et denregistrer ses propres lments.

EN-TTES

ET PIEDS DE PAGE

Pour insrer un en-tte ou un pied de page dans le document, dans le groupe En-tte et pied de page, cliquez sur le bouton de votre choix et slectionnez lun des lments prdni de la galerie (voir Figure 11.1). Tous les lments se composent de champs et de formes et la majorit est place dans des tableaux. Leurs noms retent leur style. Par exemple, len-tte Alphabet fait partie dun ensemble dlments graphiques dont une page de garde, un en-tte, un pied de page et une zone de texte. Ici aussi, il sagit duniformiser lapparence du document.

Figure 11.1 : La galerie des en-ttes.

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Les principaux champs exploits dans les en-ttes et pieds de page sont des champs Numro, Date, Auteur, Socit ou Titre. Leur principal intrt est lautomatisation. Si vous insrez un en-tte contenant un champ Date et que vous slectionnez une date dans le navigateur du champ, cette information se rpercute automatiquement dans tous les champs Date du document, comme la page de garde par exemple. En outre, le champ Auteur rcupre les informations du prol de lordinateur pour insrer le nom de lutilisateur. Les en-ttes et pieds de page prdnis sont pratiques, mais pas toujours simples personnaliser.

Info
Les informations saisies dans les champs Auteur, Titre et Sous-titre sont enregistres comme mtadonnes dans les proprits du document. Pour les afcher ou les modier, cliquez sur longlet Ficher et sur Informations. Pour de plus amples informations sur les proprits du document, reportez-vous la Fiche 1. Pour insrer un en-tte sans faire appel la galerie, double-cliquez simplement dans la partie suprieure de la page, lemplacement de la marge. Comme dans les prcdentes versions, ces zones sont quipes par dfaut de deux tabulations, lune centre et lautre aligne droite. Il est donc possible de diviser len-tte en trois sections. Dans le groupe Position, la commande Insrer une tabulation dalignement, permet den crer dautres. Une fois les zones En-tte et Pied de page ouverte, longlet contextuel Cration des Outils des en-ttes et des pieds de page (voir Figure 11.2) safche. Vous pouvez ensuite intervenir sur les lments qui composent len-tte slectionn.

Figure 11.2 : Longlet Cration des Outils des en-ttes et des pieds de page.

Attention
Si vous modiez lorientation pour basculer de Portrait en Paysage, les tabulations seront mal positionnes et vous devrez les dplacer. Si votre document contient des pages orientes horizontalement et verticalement, placez-les dans des sections diffrentes et dsactivez la liaison entre les sections avant de dplacer les tabulations. Ensuite, saisissez les lments de len-tte ou servez-vous des boutons du groupe Insrer pour ajouter des informations ou une image. Vous pouvez ainsi crer un en-tte prsentant le logo de votre entreprise ou un pied de page renseignant vos coordonnes. Si vous envisagez dutiliser ultrieurement ces mmes informations, enregistrez len-tte. Pour ce faire : 1. Slectionnez len-tte dans son intgralit. La meilleure solution consiste cliquer dans la zone den-tte et appuyer sur Ctrl+A.

2. Cliquez sur En-tte > Enregistrer la slection dans la galerie den-ttes. Compltez les zones de la bote de dialogue. 3. Cliquez sur OK. Votre en-tte est dornavant accessible depuis la galerie des en-ttes pour tous les documents. Pour le supprimer de la galerie, cliquez du bouton droit sur len-tte et choisissez Organiser et supprimer. Dans la bote de dialogue, cliquez sur Supprimer (voir Fiche 27). Pour supprimer len-tte ou le pied de page du document, cliquez sur le bouton appropri et choisissez Supprimer. Dans le groupe Options, cochez les cases permettant dopter pour une premire page diffrente et/ ou des pages paires et impaires diffrentes. Attention toutefois, vous abordez ici un sujet dlicat.Voici quelques conseils pour exploiter correctement ces options :

Ne saisissez rien dans les zones avant davoir correctement dni toutes les options des en-ttes
et paramtr les ventuelles sections. En effet, les en-ttes et les pieds de pages peuvent tre diffrents dune section lautre.

Avec des en-ttes de pages paires et impaires diffrents, vous disposez de quatre zones diffrentes : les en-ttes pairs, les en-ttes impairs, les pieds de page pairs et les pieds de page impairs.

Si vous envisagez dinsrer des en-ttes ou des pieds de page diffrents dans le document, insrez
un saut de section lemplacement du changement. Il en va de mme si vous modiez lorientation de certaines pages. Une fois les choix de disposition faits, vos en-ttes et pieds de page portent des noms descriptifs pour vous indiquer o vous vous trouvez. Par exemple, En-tte de page paire ou Pied de page impair Section 2 . Avec des sauts de sections, droite de la zone, lindication Identique au prcdent signale que toutes les zones den-ttes paires et/ou impaires sont lies. Pour insrer un en-tte ou un pied de page diffrent dans la nouvelle section, dsactivez le bouton Lier au prcdent du groupe Navigation. Procdez correctement tous les ajustements de tabulation et de liaison, avant de saisir des informations. En effet, modier une option aprs avoir dbut la saisie limine la moiti des informations. Il existe quatre types de sauts de section, tous accessibles depuis le bouton Sauts de page du groupe Mise en page, dans longlet du mme nom (voir Figure 11.3) :

Page suivante. Dmarre une nouvelle section sur la page suivante. On lutilise gnralement
pour choisir une orientation de page diffrente ou insrer des en-ttes et pieds de page diffrents au sein dun mme document.

Continu. Dmarre une nouvelle section sur la mme page. On lutilise par exemple pour crer
une introduction sur deux colonnes alors que le reste de la page est dispos sur une seule colonne.

Page paire et Page impaire. Dmarrent respectivement une nouvelle section au dbut de la
page paire ou impaire suivante. Ils sont employs pour toujours dmarrer les nouveaux chapitres sur une page impaire, par exemple.

28

En-ttes, pieds et numros de page

201

28

En-ttes, pieds et numros de page

202

Figure 11.3 : Choisissez le saut de section adapt.

NUMROS

DE PAGE

La fonctionnalit Numro de page se divise en plusieurs galeries dnissant la position du numro sur la page. Les trois premires placent le numro en haut, en bas ou dans la marge de la page, savoir dans la partie en-tte ou pied de page du document. La dernire, Position actuelle, linsre lemplacement du curseur, autrement dit dans le document ou dans les zones den-tte (voir Figure 11.4).

Attention
Si vous avez complt la zone den-tte ou de pied de page sans y insrer de numro de page et choisissez un numro dans la galerie, optez pour la section Position actuelle, sans quoi le numro de page remplacera len-tte ou le pied de page. Les numros de page sont souvent placs dans des zones de texte. Lorsque vous les slectionnez, longlet contextuel Format des Outils de zone de texte safche. Les options quil propose sont celles que nous avons tudies la Fiche 27, la section Formes.

Astuce
Les galeries Haut de page et Bas de page proposent toutes les deux une section Page X sur Y.

Figure 11.4 : Choisissez le positionnement et le format des numros de pages.

Pour modier le format de nombre des numros de page, cliquez sur Numros de page > Format des numros de page. Dans la bote de dialogue (voir Figure 11.5) :

Servez-vous de la liste droulante Format de la numrotation pour choisir le type de chiffre ou de lettre de la numrotation.

Cochez ventuellement la case Inclure le numro de

chapitre. Dans la liste Style du dbut de chapitre, slectionnez le niveau de titre qui dnit le nouveau chapitre.

La numrotation seffectue en continu du dbut la n

du document. Pour la modier ou la redmarrer en cours de document, insrez des sauts de section puis, dans la section Numrotation des pages, slectionnez partir de et tapez le premier numro.

Figure 11.5 : Choisissez le format de la numrotation des pages.

Astuce
Si la premire page du document ne doit pas tre numrote, placez-la dans une section indpendante et commencez la numrotation 1 partir de la deuxime section.

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En-ttes, pieds et numros de page

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29

Renvois 29 Renvois

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Au sein dun document, les renvois prennent plusieurs formes : notes de bas de page et notes de n de document, liens hypertextes et renvois. Dans cette che, nous allons explorer les diffrents moyens dont vous disposez pour tablir des renvois et des liens au sein du document, vers dautres documents ou vers lInternet.

NOTES

DE BAS DE PAGE ET NOTES DE FIN

Les notes de bas de page et les notes de n sont gnralement employes pour ajouter un commentaire, prciser une source dinformations ou nommer lauteur dune citation. Elles se composent dune marque de renvoi, souvent une numrotation ou un astrisque, dans le texte et dune note place soit dans la partie infrieure de la page, soit la n du document. Pour insrer une note de bas de page ou de n, placez le point dinsertion la n du mot ou de la phrase auxquels sapplique la note. Dans le groupe Notes de bas de page, cliquez sur Insrer une note de bas de page ou sur Insrer une note de n. Le premier ajoute un chiffre arabe et le deuxime le chiffre romain minuscule. Les deux insrent une note portant le mme numro dans la partie infrieure de la page ou du document, sous une ligne (voir Figure 11.6). Le survol du chiffre dans le texte, afche une info-bulle qui rappel le dtail de la note.

Figure 11.6 : Insrez des notes de bas de page et de n.

Pour personnaliser les notes de bas de page ou de n, cliquez sur le lanceur de bote de dialogue du groupe Notes de bas de page. Dans la bote de dialogue, plusieurs options soffrent vous (voir Figure 11.7) :

Dans la section Emplacement, cliquez sur lune ou lautre option pour dnir lemplacement des
notes.

Dans la liste Format de numrotation, choisissez le format de nombre ou cliquez sur le bouton
Symbole pour choisir le symbole de votre choix comme marque de renvoi.

 La section Appliquer les modications gre les notes lorsque le document contient plusieurs
sections.

Pour convertir une note de bas de page en note de n et inversement, cliquez sur le bouton
Convertir ou cliquez du bouton droit sur la note et choisissez Convertir en note de n/Convertir en note de bas de page.

Figure 11.7 : Personnalisez les notes dans la bote de dialogue Note de bas de page et de n de document.

Pour supprimer une note, il suft de supprimer son marqueur de renvoi dans le texte. mesure que vous ajoutez, supprimez ou dplacez des notes, Word adapte la numrotation pour conserver lordre chronologique. Servez-vous de la che du bouton Note de bas de page suivante pour naviguer dune note lautre. Si vous souhaitez renvoyer le lecteur la mme note partir de diffrents emplacements du document, optez de prfrence pour les notes de n de document. Ensuite : 1. Placez le point dinsertion lemplacement o insrer la deuxime occurrence du renvoi vers une note existante. 2. Dans le groupe Liens de longlet Insertion, cliquez sur Renvoi. 3. Dans la liste Catgorie de la bote de dialogue Renvoi, slectionnez Note de bas de page ou Note de n (voir Figure 11.8). 4. Dans la liste Insrer un renvoi , choisissez Numro de note de bas de page/de n (format).

Info
Dans la liste Insrer un renvoi , Numro de note de bas de page/de n, insre simplement le numro de la note, sans mise en forme. Autrement dit, le chiffre nest pas plac en exposant. 5. Dans la liste Pour la note de bas de page/de n, slectionnez la note. 6. Cliquez sur Insrer et sur Fermer.

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Renvois

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29

Renvois

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Figure 11.8 : Paramtrez le renvoi vers une note existante.

Attention
Si la numrotation de la note principale change, le renvoi secondaire nest pas automatiquement mis jour. Pour lactualiser, cliquez du bouton droit sur le renvoi et choisissez Mettre jour les champs.

RENVOIS
Comme nous venons de le voir, un renvoi permet denvoyer le lecteur vers une autre note. En fait, les lments de la liste Catgorie de la bote de dialogue Renvoi pointent vers divers lments du document. Il est possible de crer un renvoi vers une section du document, du type voir section titre de la section, page numro de la page. Dans la phrase prcdente, les mots en police normale sont saisir et les mots en italique sont ajouts et actualiss automatiquement. Pour crer un renvoi vers un titre de section, en suivant lexemple prcdent : 1. Dans le document, tapez (voir (sans oublier lespace aprs) lemplacement du renvoi. 2. Dans le groupe Liens de longlet Insertion, cliquez sur Renvoi. 3. Dans la liste Catgorie, slectionnez Titre (voir Figure 11.9). 4. Dans la liste Pour le titre, slectionnez le titre vers lequel pointer. 5. Dans la liste Insrer un renvoi , choisissez la forme que doit prendre le renvoi. Pour cet exemple, choisissez Titre et cliquez sur Insrer. 6. Dans le document, tapez , page (sans oublier lespace entre la virgule et le mot) la suite du titre. 7. Dans la liste Insrer un renvoi , choisissez Numro de page et cliquez sur Insrer. 8. Dans le document, tapez ) la suite du numro de page. 9. Cliquez sur Fermer.

Figure 11.9 : Paramtrez le renvoi vers une autre section du document.

Les renvois sont en fait des champs qui apparaissent griss lorsquils sont slectionns. Pour les mettre jour, cliquez du bouton droit sur le champ et choisissez Mettre jour les champs.

LIENS

HYPERTEXTES

Vous connaissez le lien hypertexte qui signale une adresse de messagerie ou une adresse Internet. Dans un document, ce type de lien permet galement de renvoyer le lecteur vers une autre section du document, voire un autre document, ou de crer un message lectronique vide. Pour crer un lien hypertexte : 1. Dans le document, slectionnez le texte, la forme ou limage qui fera ofce de lien hypertexte. 2. Dans le groupe Liens de longlet Insertion, cliquez sur Lien hypertexte. 3. Procdez lune des actions suivantes : Pour crer un lien vers un chier existant ou une page web, dans la barre Lier , cliquez sur Fichier ou page Web existant(e) puis saisissez ladresse du chier ou de la page web dans la zone Adresse (voir Figure 11.10). Servez-vous de la zone Regarder dans pour localiser le chier sur votre ordinateur ou le rseau ou copier ladresse de la page web depuis la zone Adresse de votre navigateur vers la zone Adresse de la bote de dialogue Insrer un lien hypertexte. Si vous navez pas encore cr le chier vers lequel renvoie le lien hypertexte, dans la barre Lier , cliquez sur Crer un nouveau document, saisissez le nom du nouveau chier dans la zone Nom du nouveau chier. Pour crer un lien hypertexte vers un autre emplacement au sein du document, dans la barre Lier , cliquez sur Emplacement dans ce document. Dans la liste des titres et des signets existants dans le document qui safche, slectionnez llment vers lequel crer un lien (voir Figure 11.11).

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Renvois

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Renvois

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Figure 11.10 : tablissez un lien hypertexte entre le document et un autre chier ou une page web.

Figure 11.11 : Renvoyez le lecteur vers un autre emplacement du mme document.

Pour crer un lien hypertexte vers un message lectronique vide, dans la barre Lier , cliquez sur Adresse de messagerie et saisissez ladresse mail du destinataire dans la zone Adresse de messagerie. Si vous le souhaitez, compltez la zone Objet qui correspond au champ Objet du message. Vous pouvez personnaliser les informations afches dans linfo-bulle qui safche lorsque lutilisateur survole le lien hypertexte. Pour ce faire, dans la bote de dialogue Insrer un lien hypertexte, cliquez sur le bouton Info-bulle et saisissez le texte de votre choix.

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TABLE

Rfrencements 30 Rfrencements

Le rfrencement rcapitule et regroupe des informations de recherche et de navigation dans un document. Parmi les exemples de rfrencement, citons la table de matire, lindex, la table des illustrations, etc.

DES MATIRES

Pour tablir une table des matires, votre document doit contenir des styles de titres. En effet, Word les exploite pour gnrer le sommaire. Pour de plus amples informations sur la hirarchisation et les titres, reportez-vous la Fiche 24.

Attention
Dans la galerie des styles rapides, le style Titre (sans numrotation hirarchique) fait ofce de grand titre. Il nest jamais inclus dans le sommaire. titre dexercice, vous pouvez faire appel au document Prestations Domotique Confort pour insrer une table des matires. Cliquez lendroit o insrer la table, en gnral au dbut du document, sous le titre principal ou lintroduction. Dans le groupe Table des matires de longlet Rfrences, cliquez sur Table des matires et choisissez Table automatique 1 ou 2.

Info
Le Tableau manuel prpare simplement le sommaire, sans rcuprer de titre. vous dy saisir les informations. Chaque table afche les trois premiers niveaux de titre et chaque titre de la table constitue un lien vers le titre, dans le document. Cette fonctionnalit est particulirement intressante pour les documents en ligne ou distribus par voie lectronique. De surcrot, si vous modiez la structure du document ou changez un titre ou un niveau de titre, il vous suft de cliquer sur la table et sur Mettre jour la table.

Astuce
Pour ajouter un texte auquel vous navez pas appliqu de style de titre dans la table des matires, cliquez dans la phrase et, dans le groupe Table des matires, cliquez sur le bouton Ajouter le texte et choisissez lun des trois niveaux. Pour supprimer la table, cliquez sur Table des matires dans le groupe du mme nom ou sur longlet de la table dans le document et choisissez Supprimer la table des matires. Il est bien entendu possible de personnaliser le sommaire et de lenregistrer pour lutiliser ultrieurement. Pour ce faire, Dans le groupe Table de matires, cliquez sur le bouton du mme nom et choisissez Insrer une table des matires. Servez-vous des options pour crer votre sommaire.

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Rfrencements

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Rfrencements

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Figure 11.12 : Pour mettre la table jour, cliquez sur la commande Mettre jour la table.

Lorsque vous avez termin, enregistrez votre table des matires. Pour cela, slectionnez-la et, cliquez sur le bouton Table des matires et choisissez Enregistrer la slection dans la galerie des Tables des matires.Vous crez ainsi un nouveau bloc de construction. Pour plus dinformations sur les blocs et leur gestion, reportez-vous la Fiche 27.

LGENDES

ET TABLE DES ILLUSTRATIONS

Le groupe Lgendes de longlet du mme nom permet dajouter des lgendes aux gures, aux tableaux ou aux quations, puis de gnrer une table des illustrations fonde sur les lgendes. Pour ajouter une lgende, slectionnez la gure, lillustration, le tableau ou lquation et, dans le groupe Lgendes, cliquez sur le bouton Insrer une lgende (voir Figure 11.13). Voici les options dont vous disposez :

Figure 11.13 : Ajoutez des lgendes vos photographies.

 Ltiquette par dfaut est Figure 1. Pour utiliser une autre tiquette, cliquez sur la che de la liste
tiquette. Pour crer votre propre tiquette, cliquez sur le bouton Nouvelle tiquette et saisissez le texte de votre choix. Pour ne pas exploiter dtiquette, cochez la case Exclure ltiquette de la lgende.

Pour ajouter un texte explicatif, droite de ltiquette, dans la zone Lgende, saisissez une lgende. Dans la liste Position, choisissez lemplacement de la lgende. Cliquez sur le bouton Numrotation pour en choisir le format. Pour modier une lgende, slectionnez-la et modiez le contenu de la zone de texte. Pour la supprimer, cliquez sur le bord de la zone de texte et appuyez sur la touche Suppr.

Astuce
Dans le groupe Lgendes, servez-vous du bouton Renvoi pour faire rfrence une illustration dans le texte. Par exemple, insrez un renvoi en regard dun chiffre cit dans le texte pour indiquer au lecteur que ce chiffre est issu dun tableau, comme voir Tableau 6.2. Placez ensuite le curseur lemplacement choisi pour gnrer la table des illustrations, en gnrale la n du document. Dans le groupe Lgendes, cliquez sur le bouton Insrer une table des illustrations. Servez-vous des options de la bote de dialogue pour formater la table avant de la gnrer.

Info
Contrairement la table des matires, celle des illustrations nest pas accompagne de titre. Vous devrez en saisir un vous-mme.

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Rfrencements

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C HAPITRE 12 ENVOI EN NOMBRE

Le mcanisme denvoi en nombre a pour objectif de gnrer des documents, une lettre type ou des feuilles dtiquettes dadresses par exemple, dont lessentiel des informations est identique dans tous les documents, mais pour lesquels une partie du contenu est unique pour chaque destinataire. Vous pouvez ainsi personnaliser chaque courrier. Les informations statiques sont places dans le document de base (une lettre, un message lectronique, une planche dtiquettes) et les donnes variables sont stockes dans une source de donnes. Une fois le document de base cr, vous le connectez la source de donnes. Vous pouvez alors ltrer la liste des destinataires pour cibler votre envoi, ajouter des champs de fusion, autrement dit des espaces rservs complts par les informations provenant de la source des donnes, et nalement afcher un aperu des documents fusionns avant de lancer le processus dimpression ou denvoi.

31

Documents 31 Documents

Le processus denvoi en nombre se fonde sur un document de base dont le contenu est identique pour tous les documents et dans lequel on ajoute des champs de fusion qui rcuprent des informations variables dans une source de donnes. Lenvoi en nombre peut tre ralis de deux manires : laide de lAssistant Fusion et publipostage pas pas ou partir de rien. Lassistant vous guide tout au long du processus de cration, du document de base limpression.Vous tes en permanence en mesure de revenir sur vos choix en cliquant sur le lien Prcdente qui se trouve dans la partie infrieure du volet Publipostage. Pour dmarrer lassistant, dans le groupe Dmarrer la fusion et le publipostage de longlet Publipostage, cliquez sur le bouton du mme nom et choisissez Assistant de Fusion et publipostage pas pas. Dans cette che, nous dcrirons le processus partir de rien, mais en suivant lordre des tapes de lassistant. Libre vous ensuite dopter pour lune ou lautre mthode. Les exemples de cette che exploitent le document Lettre de convocation et le classeur Contacts Excel.

SOURCE

DES DONNES

Avant de vous lancer dans un envoi en nombre, il est indispensable de prparer correctement la liste des destinataires. Sans liste correcte, la fusion ne fonctionnera pas convenablement. Votre source de donnes peut se trouver dans un tableau Word, une feuille de calcul Excel, une table Access, un carnet dadresses Outlook, etc. Il est mme possible de crer la liste la vole, durant le processus de prparation du publipostage. Toutefois, les consignes restent les mmes (voir Figure 12.1) :

Chaque colonne du tableau doit possder un en-tte. Cest lui qui servira de nom au champ de
fusion que vous insrerez dans le document de base.

Prvoyez une colonne par information dont vous aurez besoin dans le document. La table peut
tre mise jour ultrieurement, mais il est toujours plus simple de partir avec les informations appropries. Pensez : Sparer le code postal de la ville si vous envisagez de faire des tris et ltrage sur les donnes pour un envoi golocalis. Prvoir une colonne Titre pour personnaliser le document en fonction du destinataire (fminin et masculin, mais aussi pluriel). Par exemple, Madame, Monsieur, Mademoiselle, Messieurs et Mesdames, permettent de caractriser une lettre commerciale en personnalisant une phrase comme Vous tes un excellent client, une excellente cliente, dexcellents clients et ainsi de suite. Ajouter une colonne avec ladresse de messagerie si la liste doit servir envoyer un message lectronique.

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Documents

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Documents

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Figure 12.1 : Exemple de source de donnes Excel. Lorsque votre source de donnes est prte, lancez-vous dans la cration du document de base.

DOCUMENT

DE BASE

Ouvrez un document existant, un modle de lettre ou un document vide, sans quoi les commandes de publipostage ne seront pas disponibles. Dans ce document, prparez le texte commun tous les documents de lenvoi en nombre. Noubliez pas de prvoir les emplacements du texte variable, comme la zone dadresse ou le titre du destinataire (voir Figure 12.2).

Figure 12.2 : Prparez le document de base. Sous longlet Publipostage, dans le groupe Dmarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur le bouton du mme nom et choisissez Lettres.

TABLIR

LA CONNEXION AVEC UNE SOURCE DE DONNES

La deuxime tape consiste connecter le document de base la source des donnes. Pour ce faire, dans le groupe Dmarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Slection des destinataires. Ensuite choisissez parmi les trois options possibles.

Entrer une nouvelle liste. Cette option est pratique si vous ne possdez pas de source de
donnes et que le nombre des destinataires est limit. Si vous devez envoyer le document un nombre important de personnes, prfrez une solution plus adapte, comme un tableau Word, une feuille de calcul Excel ou une base de donnes Access.

Utiliser une liste existante. Il peut sagir dune feuille de calcul Excel, dune base de donnes
Access ou de tout autre type de chier de donnes. Dans ce dernier cas, les chiers doivent provenir dun systme de gestion de base de donnes (SGBD) pour lesquels vous avez install un fournisseur OLE DB ou un pilote ODBC. Vous pouvez galement connecter le document un chier HTML ou un document Word contenant uniquement un tableau dont la premire ligne contient les noms des colonnes et les autres lignes des donnes, ou un carnet dadresses lectroniques.

Slectionner partir des contacts Outlook. Cette solution est pratique si vos disposez de
contacts Outlook pour les destinataires. Il peut tre judicieux dans ce cas, de placer les contacts dans un carnet dadresses indpendant, plus simple grer. En revanche, cette solution possde un inconvnient. En effet, en exploitant des contacts Outlook, vous rcuprez tous les champs prvus dans un contact Outlook (plus dune centaine), dont la majorit reste vide. Une fois la connexion tablie, tous les boutons de longlet Publipostage sactivent.

Info
Il est possible dinterrompre le processus de cration tout moment et de le reprendre ultrieurement, condition denregistrer le document de base. Dans ce cas, louverture du document un message vous demande de conrmer louverture ce qui dclenche une requte SQL. Si le document est dj connect une source de donnes, cliquez sur Oui puis sur longlet Publipostage pour poursuivre le processus.

AFFINER

LA LISTE DES DESTINATAIRES

Word permet de cibler les destinataires et dextraire dune source de donnes les destinataires auxquels sadresse le courrier. Dans le groupe Dmarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Modier la liste de destinataires. Dans la bote de dialogue Fusion et publipostage > Destinataires :

Supprimez les coches en regard des contacts auxquels vous ne souhaitez pas adresser ce courrier. Pour trier et/ou ltrer la liste, cliquez sur la che de len-tte de colonne et slectionnez une
option de tri ou un terme de la liste. Servez-vous galement des liens de la section Afner la liste des destinataires pour trier les destinataires en fonction de trois critres et/ou ltrer les destinataires en fonction de critres comparatifs. Par exemple, si la source de donnes contient un champ Ville ou Pays, vous pouvez extraire tous les destinataires situs dans une ville ou un pays spcique et cibler ainsi votre envoi.

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Documents

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Documents

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Figure 12.3 : Slectionnez les personnes auxquelles vous souhaitez adresser ce courrier.

METTRE

LES CHAMPS EN CORRESPONDANCE

Il est possible que Word ne parvienne pas mettre en correspondance les champs de fusion avec ceux de votre source de donnes. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs du groupe Champs dcriture ou dinsertion.

Info
Chaque bote de dialogue de mise en forme dun champ de fusion possde un bouton Faire correspondre les champs qui ouvre cette bote de dialogue. Droulez chaque liste de champ dont vous savez quil existe une correspondance dans la source de donnes et slectionnez-la. Figure 12.4 : Mettez en correspondance les champs de fusion et les champs de la source de donnes.

A JOUTER

DES CHAMPS

Les champs de fusion sont des espaces rservs qui rcuprent les informations dans la source de donnes en se fondant sur les en-ttes de colonne du chier de donnes : chaque colonne contient un type de donnes (Nom, Prnom,Ville, etc.) que lon nomme champ et chaque ligne reprsente un enregistrement. Word propose un certain nombre de champs prdnis et personnalisables, comme le bloc dadresse ou la formule dappel, mais vous tes libre dajouter autant de champs que ncessaire en vous rappelant toujours que le nom du champ doit correspondre exactement au nom du champ dans la source de donnes, autrement dit len-tte de la colonne qui contient les informations rcuprer.

Astuce
Pour localiser rapidement les champs de fusion intgrs au texte de votre document, dans le groupe Champs dcriture et dinsertion, cliquez sur le bouton Champs de fusion en surbrillance.

CHAMPS

DE FUSION

Dans le groupe Champs dcriture et dinsertion, cliquez sur la che du bouton Insrer un champ de fusion pour afcher la liste des champs disponibles dans la source de donnes. Vous pouvez ainsi personnaliser davantage le courrier en insrant des champs spciques. Par exemple, vous pouvez proposer une offre promotionnelle spciale vos contacts en vous fondant sur leur date danniversaire.

Info
Si vous insrez cte cte des champs de fusion individuels, comme le champ Prnom et le champ Nom ou le champ CodePostal et le champ Ville, noubliez pas dinsrer un espace entre les deux champs. Les champs de fusion sont insrs dans le document entre guillemets. Par exemple, un bloc dadresse personnalis, fond sur les champs Socit, Titre, Prnom, Nom, Adresse, CodePostal et Ville pourrait prendre la forme suivante :

Il est tout fait possible dinsrer un champ de fusion dans une phrase pour la personnaliser. Par exemple :

donne une fois fusionn :

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Documents

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Documents

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Dans le groupe Champs dcriture et dinsertion, deux boutons proposent des champs de fusion prts lemploi : le bloc dadresse et la formule dappel. Le premier rassemble en un seul bloc plusieurs champs de fusion relatifs ladresse (voir Figure 12.5).

Figure 12.5 : Le bloc dadresse prdni.

Info
Le bloc dadresse prsente deux inconvnients. Pour commencer, il rduit ladresse un champ dune ligne, ce qui ne rete pas la ralit de la mise en forme dnitive. Ensuite, il prsente ladresse en insrant dabord le nom du destinataire, puis la socit. Cette disposition de ladresse est anglosaxonne. La formule dappel dmarre le courrier. Servez-vous des listes de la section Format de la formule dappel pour la mettre en forme votre convenance (voir Figure 12.6). Les lments de la liste droulante Formule dappel pour les noms de destinataires non valides remplacent la ligne de salutation en labsence de nom ou de prnom valide.

Figure 12.6 : La formule dappel prdnie.

La zone Aperu prsente le rsultat : servez-vous de ses boutons pour parcourir les enregistrements. En cas de problme, mettez les champs en correspondance entre le champ de fusion et les champs de la source de donnes en cliquant sur le bouton Faire correspondre les champs.

RGLES
Les fonctions disponibles lorsque vous cliquez sur le bouton Rgles du groupe Champs dcriture et dinsertion instaurent des choix spciques au moment de la fusion.Vous avez plac dans votre document de base le texte invariable et les donnes variables dans un tableau source, mais certaines informations nentrent dans aucune de ces deux catgories. Dans notre exemple de lettre de convocation une formation, on pourrait imaginer que lintitul de la formation ou les dates de la formation varient sans pour autant quil soit pratique de les intgrer la source des donnes.

Demander et Remplir. Posent une question lutilisateur. Avec Demander, la rponse est
affecte un signet qui pourra tre utilis plusieurs fois dans le document. Avec Remplir la rponse est insre une fois lemplacement du champ. Dans la bote de dialogue, posez la question dans la zone Invite et saisissez ventuellement une rponse par dfaut. Cochez la case Demander une seule fois si la rponse est la mme pour tous les enregistrements.

Attention
Lors de la cration du document de base, Word afche directement la bote de message pour la question pose. Ne rpondez pas immdiatement et cliquez sur Annuler.

SiAlorsSinon. Ce champ prdni pose une condition sur le contenu dun champ de la
source de donnes. La valeur qui sera insre dpend du rsultat de la comparaison. Par exemple, si le champ Titre contient Monsieur, alors on insre la phrase Cher Prnom masculin, vous tre lun de nos meilleurs clients, sinon on insre la phrase Chre Prnom fminin, vous tes lune de nos meilleures clientes.

N enregistr. de fusion. Insre le numro de lenregistrement dans le document principal. N squence de fusion. Insre, lors de la fusion, un numro correspondant au nombre denregistrements dj fusionns, lenregistrement en cours inclus.

Suivant. Utilise les champs de lenregistrement suivant. Lors de la fusion, lorsque Word rencontre
Enregistrement suivant, il passe automatiquement lenregistrement suivant. On utilise, par exemple, cette rgle dans les planches dtiquettes o plusieurs enregistrements apparaissent sur la mme page.

Suivant si Utilise les champs de lenregistrement suivant si la condition est vrie. Dnir Signet Dnit une valeur affecter un signet. La diffrence avec le champ Demander
est que la valeur que le signet doit prendre est dnie directement dans le document principal au lieu dtre dtermine par lutilisateur par lintermdiaire dune bote de dialogue.

Sauter lenregistrement si Ne fusionne pas un enregistrement si la condition est vrie.

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Documents

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Documents

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A PERU

DE LA FUSION

Avant de dmarrer la fusion, vous pouvez visualiser le rsultat pour vrier sil vous convient. Dans le groupe Aperu des rsultats de longlet Publipostage, cliquez sur Aperu des rsultats, ensuite :

Examinez les documents fusionns lun aprs lautre en vous servant des boutons Prcdent,
Suivant, Premier et Dernier.

Afchez un document fusionn spcique en cliquant sur le bouton Rechercher un destinataire.

Si vous devez vrier un nombre important de documents fusionns, il peut tre plus rapide de vous servir de la fonction de vrication du publipostage. Dans le groupe Aperu des rsultats, cliquez sur Rechercher les erreurs.Word simule ou effectue une fusion, selon loption que vous choisissez et vous informe des ventuels problmes.

DMARRER

LA FUSION

Lorsque vous tes prt dmarrer le processus de fusion, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer & fusionner. Plusieurs choix soffrent vous :

Modier des documents individuels. Permet de visualiser les documents avant la fusion. Dans
la bote de dialogue, slectionnez une option. Word fusionne le document de base avec chaque enregistrement de la source de donnes dans un document intitul Lettres suivi dun nombre. Parcourez chaque enregistrement et modiez-le votre guise avant de lancer limpression.

Imprimer les documents. Permet de lancer limpression. Dans la bote de dialogue, slectionnez une option. Word ouvre la bote de dialogue Imprimer.

Envoyer des messages lectroniques. Choisissez cette commande pour envoyer les lettres
fusionnes par courrier lectronique. Word envoie la lettre sous forme de message lectronique en se servant de votre programme de messagerie et du champ contenant ladresse de messagerie pour linsrer dans le champ (destinataire) du message et de votre adresse de messagerie dans le champ De (expditeur).

Attention
Noubliez pas que le document de base et les documents fusionns reprsentent deux documents distincts. Pour utiliser ultrieurement le document de base, vous devez galement lenregistrer. Dans ce cas, vous enregistrez aussi sa connexion avec la source des donnes. Lorsque vous ouvrez nouveau le document de base, un message vous demande si vous souhaitez nouveau fusionner les informations issues de la source de donnes et le document de base. Si vous cliquez sur Non, la connexion entre les deux documents est rompue et vous devez tablir une nouvelle connexion une source de donnes.

32

tiquettes et enveloppes 32 tiquettes et enveloppes

Il est de pratique courante demployer des tiquettes pour les envois en nombre au lieu dimprimer des enveloppes et ce pour diverses raisons : emballage plasti ou cartonn, taille denveloppe incompatible avec limprimante ou tout simplement absence de bac dalimentation spcique aux enveloppes. Les processus de connexion une source de donnes, de ltrage des destinataires et dinsertion des champs de fusion sont identiques ceux employs pour les autres documents fusionns. Seul change le paramtrage des tiquettes et des enveloppes.

TIQUETTES
Pour crer des tiquettes : 1. Ouvrez un document vide pour activer les commandes de longlet Publipostage. 2. Cliquez sur Dmarrer la fusion et le publipostage > tiquettes. 3. Dans la section Informations sur limprimante de la bote de dialogue, slectionnez le type dalimentation de votre imprimante (voir Figure 12.7).

Figure 12.7 : Paramtrez les options des tiquettes.

4. Choisissez votre fournisseur dtiquettes dans la liste droulante de la section Description, puis slectionnez la rfrence de vos planches dtiquettes tel quindiqu sur le lot de planches dtiquettes. Pour modier le paramtrage par dfaut de la rfrence dtiquettes slectionne, cliquez sur le bouton Dtails.

Remarque
Si votre fournisseur dtiquettes ne se trouve pas dans la liste, vous pouvez paramtrer les dimensions des planches en votre possession en cliquant sur le bouton Nouvelle tiquette (voir Figure 12.8). Servez-vous ensuite des zones votre disposition pour grer la taille de la planche, les marges, ainsi que la largeur et la hauteur des tiquettes. Dans la zone Rfrence, saisissez un nom pour votre planche personnalise et cliquez sur OK. Elle apparat dornavant dans la bote de dialogue Options pour les tiquettes dans la rubrique Autres/Personnalises avec pour numro de rfrence le nom que vous lui avez attribu.

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Figure 12.8 : Crez votre propre planche dtiquettes.

5. tablissez la connexion avec une source de donnes en procdant tel que dcrit la Fiche 31. Word cre un document contenant la planche dtiquettes et afche les tiquettes sous forme dun tableau.

Astuce
Si vous ne voyez pas les lignes de sparation des tiquettes, afchez longlet contextuel Disposition des Outils de tableau et, dans le groupe Tableau, cliquez sur le bouton Afcher le quadrillage. 6. Insrez des champs de fusion dans ltiquette de langle suprieur gauche. 7. Lorsque vous avez termin, cliquez sur Mettre jour les tiquettes dans le groupe Champs dcriture et dinsertion.

Astuce
Si vous le souhaitez, servez-vous des commandes de longlet Accueil ou de la mini barre doutils pour formater les champs de fusion de la premire tiquette et mettez ensuite la planche dtiquettes jour pour reter vos paramtres. Attention ! Pour que les paramtres sappliquent correctement toutes les tiquettes, vous devez galement modier la mise en forme des guillemets qui encadrent les champs.

8. Dans le groupe Aperu des rsultats, cliquez sur le bouton du mme nom pour vous assurer que toutes les adresses sadaptent convenablement la place qui leur est ddie (voir Figure 12.9).

Figure 12.9 : Vriez que chaque adresse sadapte la taille de ltiquette.

ENVELOPPES
Dans un processus de fusion denveloppes, ladresse de lexpditeur est commune toutes les enveloppes et ladresse du destinataire est extraite de la source de donnes laquelle lenveloppe de base est connecte.Vous choisissez la taille de lenveloppe et la mise en forme du texte. Comme pour tout processus de fusion, vous commencez par crer une enveloppe de base, puis la connectez une source de donnes.

Astuce
Vous pouvez enregistrer votre adresse dans Word pour linsrer comme champ. Dans longlet Fichier, cliquez sur Options. Dans la section Gnral de la page Options avances, servez-vous de la zone Adresse pour saisir votre adresse dexpditeur. Pour paramtrer le type de vos enveloppes, cliquez sur Dmarrer la fusion et le publipostage > Enveloppes. Dans longlet Options denveloppe (voir Figure 12.10), choisissez le format de lenveloppe et modiez ventuellement les marges et tailles de polices pour ladresse de lexpditeur et du destinataire.

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Figure 12.10 : Paramtrez le format denveloppe et les polices employes.

Sur longlet Options dimpression, choisissez lorientation de lalimentation des enveloppes. Dans le groupe Crer, le bouton Enveloppes cre une enveloppe unique o vous compltez ladresse du destinataire et ventuellement celle de lexpditeur. Le bouton tiquette gnre une planche dtiquettes identiques. On sen sert pour crer des planches dtiquettes dun destinataire auquel on crit souvent, par exemple.

C HAPITRE 13 RVISIONS ET FINALISATION

Dans le milieu professionnel, scolaire ou personnel, il est indispensable de sassurer de la cohrence et de labsence derreurs dans un document avant de le distribuer. Les outils mis votre disposition dans Word vrient lapparence globale, remplacent certains termes par des expressions plus appropries, vitent les erreurs de grammaire, dorthographe et de ponctuation. Word optimise galement la collaboration en ce quil permet de suivre les modications que vous apportez un document et de comparer diffrentes versions dun mme document revu et corrig par diffrents relecteurs. Info
Les procdures de ce chapitre sont fondes sur les documents Prestations Domotique Confort et Voyage au Mexique. Vous tes cependant libre demployer les documents de votre choix.

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Les outils de rvision 33 Les outils de rvision

Plusieurs outils de Word 2010 vous assistent dans la nalisation et la vrication de votre document. Nous en ferons ici en tour dhorizon non exhaustif, mais sufsant pour gnrer des documents professionnels.

AFFICHAGES
En vous servant des diffrents modes dafchage, vous disposerez dune vision globale de votre document et pourrez vrier la cohrence de la prsentation et lenchanement des sections.

Page. Cest lafchage par dfaut, il montre le document tel quil sera imprim. Plein cran. Est adapt la relecture de documents volumineux . Les outils quil propose
permettent de rechercher des informations pendant la relecture, de trouver la traduction dun mot, de mettre le texte en surbrillance ou dajouter un commentaire et de suivre les modications (voir Figure 13.1).

Figure 13.1 : Les outils et les options du mode Plein cran simplient la relecture.

Plan. Cet afchage est associ longlet Mode Plan (voir Figure 13.2). Vous lemployez pour
rorganiser le document et modier ventuellement lordre des sections : Dans la liste Afcher le niveau, cliquez sur les niveaux de titres afcher. Pour dplacer une section et ses sous-sections, cliquez sur le signe plus (+) en regard de son titre et faites glisser lensemble lemplacement de votre choix ou servez-vous des ) et Descendre ( ). boutons Monter (

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Les outils de rvision

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Pour dvelopper ou rduire une section, double-cliquez sur le signe plus (+) ou moins () en regard de son nom ou cliquez sur les boutons Dvelopper ( ) et Rduire ( ). Pour abaisser ou augmenter le niveau de titre dune section (et de ses sous-sections), cliquez sur les boutons Abaisser ( ) et Promouvoir ( ). Pour revenir lafchage Page, cliquez sur le bouton Fermer le mode Plan.

Figure 13.2 : Servez-vous du mode Plan pour rorganiser la structure globale de votre document.

Web. Le document stend sur toute la largeur de la page et montre comment il safchera une
fois publi.

Brouillon. Cet afchage permet de parcourir rapidement un document : les en-ttes et pieds de
pages, les gures ou les graphiques, par exemple, ne safchent pas.

Info
Noubliez pas loption Volet de navigation que nous avons tudie la Fiche 22.

GRAMMAIRE

ET ORTHOGRAPHE

Avec les systmes de traitement de texte tels que Word, fournir un document contenant des erreurs de grammaire et/ou dorthographe est la limite de la faute grave. Il faut nanmoins apporter un bmol cette afrmation. Word nest pas infaillible, loin sen faut. La fonctionnalit Grammaire et orthographe permet toutefois dliminer les erreurs de saisie et de rduire srieusement les erreurs de grammaire. Cette nouvelle version de Word vous fait de surcrot bncier dune nouvelle version du dictionnaire des synonymes. En matire de traduction, les fonctionnalits ont galement t revues et Word propose dornavant une option minitraducteur.

Word les signale que le document contient des erreurs en les soulignant et en plaant une icne de livre barre dune croix rouge dans la barre dtat ( ) :

Lerreur souligne en rouge signale une erreur de grammaire : nous vouliont, par exemple. Les erreurs soulignes en vert signalent une erreur de ponctuation, une faute dorthographe ou
daccord : un espace avant la virgule et un article au singulier suivi dun nom au pluriel, par exemple. Pour corriger un document laide de la bote de dialogue Grammaire et orthographe, dans le groupe Vrication de longlet Rvision, cliquez sur Grammaire et orthographe.

Astuce
Word sefforce de dtecter automatiquement la langue du texte que vous saisissez. Une fois la langue identie, Word exploite les rgles de grammaire de la langue. Pour changer la langue du document, slectionnez-le dans son intgralit (Ctrl+A) et cliquez sur Langue dans longlet Rvision ou sur la langue dans la barre dtat.

SYNONYME
Dans une lettre professionnelle, un rapport de stage ou un compte-rendu de runion, il est toujours prfrable dviter les rptitions. Pour cette nouvelle version de Word, Microsoft a optimis son dictionnaire des synonymes. Pour trouver le synonyme dun mot, cliquez du bouton droit sur le mot et choisissez Synonymes. Si la liste propose nest pas sufsante, dans le groupe Vrication de longlet Rvision, cliquez sur Dictionnaire des synonymes. Word ouvre le volet Rechercher et prsente une liste de synonymes. Pour tendre la liste, cliquez sur lun des synonymes du volet. Pour remplacer le mot par son synonyme, survolez le synonymes, cliquez sur la che et choisissez Insrer (voir Figure 13.3).

Figure 13.3 : Word propose un vaste choix de synonymes.

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Les outils de rvision

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Les outils de rvision

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TRADUCTION
Si vous recherchez ponctuellement la traduction dun mot, par exemple, si vous recevez rgulirement des documents dans une autre langue ou devez traduire un document vers une autre langue, faites appel la fonctionnalit de traduction. Cliquez dans le mot traduire et sur Traduire dans le groupe Langue de longlet Rvision (voir Figure 13.4).Vous avez trois options :

Traduire le document. Envoie le document vers un site web de traduction automatique. Choisissez la langue source et celle de destination en cliquant sur Traduire > Choisir la langue de traduction.

Figure 13.4 : Choisissez loption de traduction approprie.

Traduire le texte slectionn. Traduit lextrait dans le volet Rechercher. Vous choisissez la
langue source et celle de destination dans des listes droulantes.

Mini-traducteur. Afche une info-bulle au-dessus des mots survols (voir Figure 13.5). Choisissez la langue source et celle de destination en cliquant sur Traduire > Choisir la langue de traduction.

Figure 13.5 : Le mini-traducteur afche une traduction du mot survol.

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Finalisation et impression 34 Finalisation et impression

Cette che est consacre la touche nale avant la diffusion dun document et sa distribution. Nous verrons comment supprimer toutes donnes personnelles ou commentaires ventuellement associs au document, protger le document pour viter quil soit lu ou modi par des personnes non autorises. Il ne restera alors plus qu distribuer le document par voie lectronique ou papier. Nous avons vu la Fiche 3 comment afcher et modier les proprits du document ou viter que des informations condentielles ou des proprits ne soient diffuses, grce lInspecteur de document.Voyons prsent comment protger le document contre les modications. La protection dun document dpend de nombreux facteurs, dont son critre de diffusion, en interne ou en externe, ou les informations quil contient, condentielles ou publiques. Mais la protection dun document ne se limite pas son contenu. Il est possible dempcher dautres personnes den modier les styles ou la mise en page sans pour autant les empcher de lire ou de modier le contenu. Word propose diffrents niveaux de protection pour un document : mot de passe pour ouvrir ou modier le document, restriction des modications possibles, signature numrique ou chiffrement. vous de choisir le degr de scurit que vous souhaitez appliquer. Certaines de ces fonctionnalits sont accessibles directement et dautres exigent une identication numrique ou un logiciel spcique.

RESTREINDRE

LA MODIFICATION DE MISE EN FORME

Le premier niveau de protection dun document consiste empcher les autres utilisateurs den modier la mise en forme. 1. Dans le groupe Protger de longlet Rvision, cliquez sur Protger le document et choisissez Restreindre la mise en forme et la modication. 2. Dans le volet Protection du document, sous Restrictions de mise en forme, cochez la case Limiter la mise en forme une slection de styles et cliquez sur Paramtres. 3. Supprimez les coches en regard des styles protger contre la modication (voir Figure 13.6). 4. Si une bote de message vous demande lautorisation de supprimer les lments de mise en forme ou les styles non autoriss, savoir ceux dont vous avez supprim la coche dans la liste des styles restreints (voir Fiche 24), cliquez sur Oui pour supprimer les styles non autoriss du document ou sur Non pour les conserver. 5. Sous Activation de la protection, cliquez sur Activer la protection. 6. Si vous souhaitez mettre en place un mot de passe pour autoriser les utilisateurs qui le connaissent modier le document, saisissez un mot de passe et conrmez-le. Sinon, cliquez simplement sur OK.

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Finalisation et impression

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Figure 13.6 : Slectionnez les styles que vous autorisez les relecteurs modier.

Attention
Word peut chiffrer le contenu dun document, autrement dit le rendre illisible toute personne ne connaissant par le mot de passe. Pour ce faire, dans longlet Fichier, cliquez sur Informations > Protger le document > Chiffrer avec mot de passe. Ce mot de passe est indispensable pour ouvrir le document de manire lisible : ne le perdez pas et rappelez-vous que les mots de passe sont sensibles la casse. Vous trouverez des informations relatives lobtention dun certicat numrique permettant de signer numriquement ou de restreindre les autorisations du document la Fiche 3. Cette che aborde galement les notions de rtrocompatibilit et denregistrement dans diffrents formats.

IMPRIMER
Limpression constitue la dernire tape de votre travail avant sa diffusion. Servez-vous de laperu avant impression pour vrier la cohrence globale du document et ajuster certains paramtres comme les marges ou lorientation. Slectionnez ensuite votre imprimante et congurez-la de sorte obtenir les meilleurs rsultats. Pour afcher laperu avant impression, dans longlet Fichier, cliquez sur Imprimer ou ajoutez la commande Aperu avant impression votre barre doutils Accs rapide (voir Fiche 1).Word afche le document sur deux pages. Servez-vous de la barre de zoom place dans langle infrieur droit pour modier le facteur de zoom et des boutons de navigation, gauche de la barre de zoom, pour parcourir le document (voir Figure 13.7).

Figure 13.7 : Servez-vous de laperu avant impression pour valider lapparence globale de vos documents. Servez-vous des commandes de la section Paramtres, pour dnir le type dimpression (voir Fiche 3). Ensuite, cliquez sur Imprimer lancer limpression du document.

Astuce
Pour modier rapidement les marges, cliquez sur le bouton Marges et choisissez vos paramtres.

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Finalisation et impression

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PowerPoint 2010

C HAPITRE 14 CRATION

PowerPoint 2010 va rvolutionner le monde des prsentations. Les outils de cration et danimation, la gestion des images, du son et de la vido ou le partage ont t revus, optimiss et simplis. Vous crez vos propres dispositions de diapositives, convertissez de simples listes puces en graphiques SmartArt dynamiques et appliquez des effets aux images dignes dun outil de retouche dimages.

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Crer la prsentation 35 Crer la prsentation

Lenvironnement de PowerPoint na, de prime abord, pas rellement chang par rapport ses prcdentes versions, hormis videmment le ruban. On y trouve toujours un volet latral accueillant deux onglets, Diapositives et Plan et le volet de commentaires, plac sous la diapositive centrale. En outre, PowerPoint dmarre toujours sur une diapositive de titre (voir Figure 14.1).

Figure 14.1 : Lenvironnement de PowerPoint 2010 demeure familier.

INSRER

DES DIAPOSITIVES

Les nouveauts commencent avec linsertion dune nouvelle diapositive. Cliquez sur la che du bouton Nouvelle diapositive du groupe Diapositives. Seules neuf dispositions vous sont proposes au dpart, dont une Diapositive de titre et une diapositive Titre de section (voir Figure 14.1). Les diapositives quipes de petites icnes (Titre et contenu, Comparaison, etc.) peuvent accueillir du texte, des illustrations ou de la vido. Pour insrer une diapositive, cliquez simplement sur la miniature de votre choix. Dans le volet latral Diapositives, la nouvelle diapositive sinsre aprs celle qui tait slectionne lorsque vous avez cliquez.

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Astuce
Si vous cliquez sur le bouton Nouvelle diapositive et non sur sa che, vous insrez directement une diapositive Titre et contenu. Si la disposition de la diapositive ne vous convient ou si vous vous tes tromp de disposition, ne supprimez pas la diapositive. Dans le groupe Diapositives, cliquez sur Disposition. Ce bouton propose les mmes dispositions que le bouton Nouvelle diapositive, la diffrence quil ninsre pas de diapositive, mais modie la disposition de la diapositive slectionne.

LISTES

PUCES

Dans une diapositive, on trouve trois types de zones pouvant accueillir du texte : les dlimiteurs de titre (et de sous-titre), les zones de texte simples et les listes puces. Tant que vous ni avez rien saisi, elles vous invitent le faire sous la forme dun message Cliquez pour ajouter un titre ou Cliquez pour ajouter du texte. Ces zones sont dlimites par une bordure en pointill lorsquelles ne sont pas slectionnes et par une bordure grise quipe de poignes quand elles le sont. Pour ajouter du texte dans lune de ces zones, il vous suft de cliquer et de saisir le texte. Dans PowerPoint, les diapositives de contenu proposent systmatiquement des zones de texte quipes de listes puces. En effet, le principe mme dune prsentation est de soutenir le discours du prsentateur qui emploie les diapositives pour rsumer les points abords. Voici quelques conseils relatifs aux listes puces, en particulier si la prsentation doit tre projete et non lue sur un ordinateur :

Ne dpassez pas les 6 points de 1er niveau dans une liste ; Tous niveaux confondus, ne dpassez pas les huit lignes de texte. Ne rduisez pas la police moins de 18 points sans quoi le texte sera difcile lire. Une liste doit soutenir le discours et non occuper lauditoire. Plus elle contient de texte, plus le public cherchera lire au lieu dcouter.

Dans les diapositives de contenu, les listes puces sont prdnies. Autrement dit, ds que vous cliquez, la puce se grise pour signaler quelle attend votre saisie :

la n du point, appuyez sur la touche Entre pour passer la puce suivante. Pour passer au niveau hirarchique suivant, appuyez sur la touche Tab avant de commencer la
saisie ou servez-vous du bouton Augmenter le niveau de liste ( bouton Rduire le niveau de liste ( ) du groupe Paragraphe. ) ou sur le bouton Numrota) du groupe Paragraphe.

Pour remonter dun niveau, appuyez sur Maj+Tab avant de commencer la saisie ou servez-vous du Pour modier la puce, cliquez sur la che du bouton Puces ( ) pour remplacer les puces par des chiffres. tion ( Astuce
Pour uniformiser les puces ou les numros dans toutes les diapositives de votre prsentation, modiez-les dans le masque des diapositives (voir Fiche 36).

PowerPoint 2010 propose une fonctionnalit tout fait pratique et remarquable : la conversion des listes puces en graphique SmartArt. Nous avons trait les graphiques SmartArt la Fiche 27. Toutefois, cette fonctionnalit dOfce 2010 a t optimise avec PowerPoint : 1. Cliquez dans la liste puces (voir Figure 14.2).

Figure 14.2 : Cliquez dans la liste pour la slectionner.

2. Dans le groupe Paragraphe de longlet Accueil, cliquez sur Convertir en graphique SmartArt. 3. Survolez les miniatures pour visualiser leffet et cliquez sur le type de SmartArt de votre choix.

Info
La galerie que propose le bouton Convertir en graphique SmartArt nest quun assortiment des diffrents types de graphiques. Choisissez une liste, un cycle ou une hirarchie. Ensuite dans longlet Cration des Outils SmartArt, vous proterez dun choix plus large fond sur le type slectionn. 4. Dans longlet Cration des Outils SmartArt, servez-vous de la galerie Dispositions pour choisir un autre type de disposition dans la mme catgorie que celle slectionne ou cliquez sur Autres dispositions pour afcher la bote de dialogue Choisir un graphique SmartArt.

Attention
Si les points de votre liste sont longs, certains graphiques convertissent le texte dans une police trop petite pour tre lisible par votre public. 5. Servez-vous des galeries Modier les couleurs et Styles SmartArt pour appliquer des jeux de couleurs et des effets aux formes du graphique (voir Figure 14.3).

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Pour convertir votre graphique SmartArt en liste puces ou en formes indpendantes, dans le groupe Rtablir de longlet Cration, cliquez sur Convertir > Convertir en texte ou Convertir en formes. Vous trouverez de plus amples informations sur la mise en forme des graphiques SmartArt la Fiche 27.

Figure 14.3 : Convertissez vos listes puces en graphiques SmartArt.

METTRE

EN FORME LES ZONES DE TEXTE

Les zones de texte se composent de texte et dun cadre, qui nest autre quune forme. Autrement dit, vous pouvez modier la mise en forme de lun et/ou de lautre.

TEXTE
Avant de vous lancer dans la modication du texte, slectionnez-le correctement. En effet, dans PowerPoint, vous pouvez mettre en forme un mot ou une lettre ou toute la zone de texte simultanment. Pour slectionner la zone dans son intgralit, cliquez sur la bordure grise (les poignes doivent apparatre autour de la zone). Ensuite, pour mettre en forme le texte, deux solutions soffrent vous :

Les boutons des groupes Police et Paragraphe modient la police, la taille et la couleur du texte,
ainsi que son alignement et son orientation.

Dans longlet Format des Outils de dessin qui safche lorsque vous slectionnez la zone de texte,
le groupe Styles WordArt propose une galerie et des outils de mise en forme du texte. Pour de plus amples informations sur les effets de texte, reportez-vous la section Effets de texte de la Fiche 22. Une fois que vous avez appliqu des effets de texte WordArt, vous pouvez les effacer en cliquant sur le bouton Autres de la galerie Styles WordArt et en choisissant Effacer les styles WordArt.

Dautres effets de texte sont disponibles dans la bote de dialogue Effets de mise en forme dun texte que vous ouvrez en cliquant sur le lanceur de bote de dialogue du groupe Styles WordArt (voir Figure 14.4).

Figure 14.4 : Afnez les options de mise en forme de la zone de texte.

CADRE
Pour mettre en forme le cadre, vous disposez galement de plusieurs options :

Lorsque vous cliquez sur la bordure grise, la zone de texte sorne de plusieurs poignes. Les
poignes carres redimensionnent la zone horizontalement ou verticalement. Les poignes rondes modient simultanment la hauteur et la largeur.

La poigne verte qui apparat au-dessus de la zone permet de faire pivoter cette dernire. Cliquez
simplement sur la poigne et faites glisser le pointeur vers la droite ou la gauche.

Astuce
Plus vous loignez le pointeur de la poigne aprs avoir cliqu, plus langle de rotation sera prcis.

Dans le groupe Dessin de longlet Accueil ou Styles de formes de longlet Format, la galerie Styles
rapides et les boutons adjacents (Remplissage de forme, Contour de forme et Effets sur la forme) appliquent des effets la zone de texte.

Dans le groupe Insrer des formes de longlet Format, le bouton Modier la forme remplace le
rectangle de base par la forme de votre choix (voir Figure 14.5). Pour plus dinformations sur le remplissage des formes, reportez-vous la section Formes de la Fiche 27.

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Figure 14.5 : Remplacez la zone de texte par une forme.

ARRIRE- PLAN
Le thme Ofce appliqu par dfaut aux diapositives ne possde pas darrire-plan ; le fond est blanc. Dans le groupe Arrire-plan de longlet Cration, la commande Styles darrire-plan applique une couleur de fond unie ou dgrade dans les couleurs du thme. Pour appliquer un arrire-plan, lensemble des diapositives, survolez les propositions et cliquez sur celle qui vous convient. Si vous voulez appliquer un arrire-plan une ou plusieurs diapositives spciques, maintenez la touche Ctrl enfonce et cliquez sur les miniatures des diapositives dans le volet Diapositives. Ensuite, dans Styles darrire-plan, cliquez du bouton droit sur larrire-plan appliquer et choisissez Appliquer aux diapositives slectionnes (voir Figure 14.6).

Figure 14.6 : Appliquez un arrire-plan vos diapositives.

Il est bien entendu possible de personnaliser larrire-plan. Pour ce faire : 1. Cliquez sur Styles darrire-plan > Mise en forme de larrire-plan. 2. Sur la page Remplissage, slectionnez loption : Remplissage uni. Cliquez sur le bouton Couleur et choisissez une couleur. Le curseur transparence permet de crer un arrire-plan de couleur transparent. Remplissage dgrad. Choisissez des couleurs prdnies ou personnalisez-les. Pour de plus amples informations sur les dgrads, reportez-vous la section Remplissage de la Fiche 27. Remplissage avec image ou texture. Cliquez sur le bouton Texture pour slectionner une texture, sur le bouton Fichier pour insrer un cher dimage ou le bouton ClipArt pour afcher la galerie. Si vous optez pour une image, servez-vous des pages Corrections des images, Couleur de limage et Effets artistiques pour la modier (voir Figure 14.7). Nous tudierons plus en dtail les effets dimages la Fiche 37. Motif de remplissage. Slectionnez le motif, la couleur de premier plan et celle darrireplan.

Figure 14.7 : Optez pour une image darrire-plan et appliquez-lui des effets.

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DIAPOSITIVES DUNE

AUTRE PRSENTATION

Si vous disposez de diapositives issues dune autre prsentation ou dune version plus ancienne, au classique copier-coller, prfrez la fonction Rutiliser les diapositives du bouton Nouvelle diapositive. Elle prsente lavantage dadapter automatiquement vos anciennes diapositives au thme et la disposition de destination. Dans le volet latral qui safche, cliquez sur Parcourir > Rechercher un chier pour localiser la prsentation dont vous voulez rcuprer les diapositives et cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur les diapositives insrer (voir Figure 14.8). Cest fait !

Figure 14.8 : Rcuprez des diapositives issues danciennes prsentations. Si vos diapositives proviennent dune prsentation cre dans une version prcdente, elles sadaptent galement au thme de destination, mais les fonctionnalits ayant volues depuis, comme les organigrammes devenus des graphiques SmartArt, demeurent dans la version dorigine. Pour les convertir, double-cliquez dessus. Une bote de message safche pour vous demander de conrmer la conversion et la forme quelle doit prendre. Une fois la conversion termine, vous protez des onglets contextuels et outils de PowerPoint 2010.

Astuce
Pour conserver la mise en forme dorigine, dans le volet Rutiliser les diapositives, cochez la case Conserver la mise en forme source. Si les dlimiteurs de lancienne prsentation sont plus grands que ceux de la nouvelle (ou sils ont t redimensionns), vous devrez peut-tre intervenir sur leur prsentation.

COMMENTAIRES
Dans la partie infrieure de lenvironnement, sous chaque diapositive, une zone de commentaires attend votre saisie. Cette zone possde deux objectifs : servir de pense-bte ou de l conducteur au prsentateur et proposer un support dtaill au public. Les commentaires ne safchent pas durant la prsentation, mais ils peuvent tre imprims, comme nous le verrons la Fiche 39. Vous pouvez galement dnir la prsentation des pages de notes imprimes en intervenant sur leur masque, comme nous le verrons la section Masque des pages de notes de la Fiche 36. Enn, le nouveau mode Prsentateur simplie lexploitation des commentaires. En effet, avec ce mode, le diaporama est projet en plein cran sur un moniteur et propose un environnement spcial sur un autre moniteur. Le prsentateur voit ainsi ses commentaires et dispose doutils spciques durant la prsentation. Ce mode ncessite plusieurs moniteurs ou un ordinateur avec double fonctionnalit dafchage. Elle est accessible dans le groupe Moniteurs de longlet Diaporama. Pour insrer des commentaires, il suft de les saisir dans la zone de commentaires. Vous pouvez lagrandir en faisant glisser sa bordure et y copier/coller du texte depuis Word. Exploitez cette zone comme toute autre zone de texte (voir Figure 14.9).

Figure 14.9 : Ajoutez des commentaires chacune des diapositives.

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Masque des diapositives 36 Masque des diapositives

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Tous les effets de mise en forme du texte et des zones de texte, des listes puces ou de larrire-plan peuvent tre grs en un seul et mme emplacement que vous enregistrez ensuite comme modle pour vos prsentations ultrieures. Dans ce modle, appel masque des diapositives, vous centralisez toutes les tches de mise en forme qui sont ensuite appliques automatiquement toutes les diapositives de la prsentation. Ny saisissez aucun texte. Pour celles et ceux qui ont lhabitude dintervenir sur le masque des diapositives et denregistrer des modles, vous noterez lvolution certaine de cette fonctionnalit. Lorsque vous cliquez sur le bouton Nouvelle diapositive de longlet Accueil, PowerPoint liste les neuf premires dispositions du masque des diapositives du thme Ofce. Nous avons dj abord le sujet des thmes la Fiche 2, mais cest dans PowerPoint quils prennent rellement tout leur sens.

MASQUES

PRDFINIS

En fait, dans longlet Cration, la galerie Thmes propose des masques de diapositives prdnis. Prenons un exemple : 1. Dans longlet Cration, cliquez sur le bouton Autres ( ) de la galerie Thmes. 2. Survolez les thmes prdnis pour visualiser leur effet et cliquez sur celui de votre choix (voir Figure 14.10).

Figure 14.10 : Les thmes appliquent des effets de police et de couleurs la prsentation.

3. Retournez dans longlet Accueil et cliquez sur le bouton Nouvelle diapositive. Selon le thme slectionn, les dispositions proposes sont diffrentes. En outre, certains thmes proposent davantage de dispositions de diapositives que le thme Ofce (voir Figure 14.11).

Figure 14.11 : Chaque thme apporte des dispositions de diapositives spciques. Une fois le thme prdni appliqu, nhsitez pas vous servir des boutons Couleurs, Polices et Effets de longlet Cration pour personnaliser ces trois jeux. Pour de plus amples informations sur les jeux de couleurs, de polices et deffets, reportez-vous la Fiche 2.

Astuce
Pour appliquer un thme prdni une ou plusieurs diapositives spciques, maintenez la touche Ctrl enfonce et cliquez sur les miniatures des diapositives dans le volet Diapositives. Ensuite, cliquez du bouton droit sur le thme leur appliquer et choisissez Appliquer aux diapositives slectionnes. Il est, bien entendu, possible de crer un masque de diapositives partir de rien ou plutt partir du thme Ofce, mais si lun des thmes sapproche de vos spcications, nhsitez pas le personnaliser et enregistrer un nouveau thme.

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Masque des diapositives

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Masque des diapositives

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PERSONNALISER

LE MASQUE

Pour afcher le masque des diapositives, dans le groupe Modes Masque de longlet Afchage, cliquez sur Masques des diapositives. Une fois le masque afch, votre prsentation passe larrire-plan. Le nouvel onglet Masque des diapositives safche et les diffrentes dispositions de diapositives sont listes dans le volet latral (voir Figure 14.12).

Figure 14.12 : Le masque des diapositives du thme Ofce. La premire diapositive de la liste reprsente le masque. En consquence, toute modication de mise en forme (police, couleur, arrire-plan) apporte la premire diapositive se rpercute automatiquement sur les autres diapositives.

Attention
Si vous cliquez sur dautres onglets pour mettre votre masque en forme, vous ne fermez pas le masque. En revanche, longlet Masque des diapositives est lun des seuls se placer en premire position dans le ruban.

A JOUTER

UNE DISPOSITION

Dans le masque, vous pouvez faire appel aux options de mise en forme du texte et des zones de texte que nous avons dcrites la Fiche 35 pour uniformiser vos personnalisations. Cependant, le masque ne se limite pas uniformiser les polices, les couleurs ou les effets. Il est dornavant possible de crer vos propres dispositions, qui apparatront ensuite dans la galerie du bouton Nouvelle diapositive. Pour ce faire : 1. Dans le volet latral, slectionnez la diapositive aprs laquelle insrer votre nouvelle disposition.

Info
Si vous changez davis pour lordre des diapositives, faites-les glisser dans le volet. 2. Dans le groupe Modier la forme de base, cliquez sur Insrer une disposition. Une nouvelle diapositive Titre seul est ajoute au masque. 3. Dans le groupe Mise en page du masque, cliquez sur la che du bouton Insrer un espace rserv et choisissez un dlimiteur. 4. Dans la diapositive, cliquez et faites glisser pour dessiner la zone du dlimiteur. 5. Redimensionnez et mettez en forme le dlimiteur selon vos besoins. 6. Pour modier le texte dappel du dlimiteur, cliquez dans le dlimiteur et saisissez votre texte.

Astuce
Le bouton Insrer le masque des diapositives du groupe Modier la forme de base ajouter un autre masque au modle. Vous pouvez ainsi crer une prsentation dont lapparence change (par exemple, le jeu de couleurs) en fonction du prsentateur, si plusieurs intervenants prennent la parole, ou lors dun changement de section. 7. Dans le groupe Modier la forme de base, cliquez sur le bouton Renommer pour attribuer un nom votre nouvelle disposition (voir Figure 14.13).

Astuce
Si lune des dispositions du masque vous convient presque, il peut tre plus judicieux de la modier plutt que den crer une nouvelle. 8. Fermez le masque en cliquant sur Dsactiver le mode Masque du groupe Fermer. 9. Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Nouvelle diapositive. Votre nouvelle disposition est dsormais disponible (voir Figure 14.14).

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Masque des diapositives

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Masque des diapositives

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Figure 14.13 : Crez votre propre disposition et enregistrez-la.

Figure 14.14 : Crez de nouvelles diapositives fondes sur votre disposition.

PIED

DE PAGE

Dans le masque des diapositives, le pied de page se divise en trois dlimiteurs : Date, Pied de page et N. linstar de tous les autres dlimiteurs, vous pouvez les repositionner et les redimensionner. En revanche, vous devrez le faire pour chaque diapositive du masque. Seule leur mise en forme, si vous lappliquez la toute premire diapositive, peut tre globale. Pour ne pas afcher ces zones, dans le groupe Mise en page du masque, supprimez la coche de la case Pied de page. Il est important de bien comprendre quil ne sagit ici que des dlimiteurs, savoir les emplacements o safcheront les informations de date, de pied de page et de numro de page. Ny saisissez aucune information. Nous verrons la Fiche 39, comment ajouter ces informations dans les diapositives.

Info
Si vous supprimez un dlimiteur (titre, date, numro de page ou pied de page) dans le masque et souhaitez lafcher nouveau, cliquez sur la premire diapositive du volet puis, dans le groupe Mise en page du masque cliquez sur Mise en page du masque et cochez les cases des dlimiteurs absents.

ENREGISTRER

VOTRE MODLE

linstar des modles Word, vous pouvez enregistrer votre modle PowerPoint vide ou avec du texte. Si vous souhaitez lenregistrer sans texte prdni, dans la partie infrieure de la galerie Thmes, cliquez sur Enregistrer le thme actif. Ce faisant, vous enregistrez le masque et ses ventuelles dispositions personnalises, les mises en forme de texte et de forme, et les effets contenus dans le masque. Dans la bote de dialogue Enregistrer le thme actif, ne modiez pas le dossier propos par dfaut, savoir le dossierC:\Utilisateurs\Utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes. Si vous optez pour un autre dossier, le thme ne sera pas disponible directement dans la galerie Thmes de longlet Cration, sous la rubrique Personnalis. Pour appliquer votre nouveau thme, procdez de la mme manire que pour tous les autres, cliquez sur sa miniature dans la galerie. Pour enregistrer un modle qui contiendrait du texte prdni, comme un pied de page rcurrent, dans longlet Fichier, cliquez sur Enregistrer sous. Dans la liste droulante Type, slectionnez Modle PowerPoint et donnez-lui un nom dans la zone Nom de chier. Ne modiez pas le dossier denregistrement par dfaut et cliquez sur Enregistrer. Pour ouvrir votre modle, dans longlet Fichier, cliquez sur Nouveau. Dans le volet central, cliquez sur Mes modles puis sur votre modle et sur OK.

MASQUE

DES PAGES DE NOTES

Comme nous lavons vu la che prcdente, il est possible de saisir des commentaires pour chaque diapositive et de les imprimer. Pour prparer la prsentation des pages de commentaires, faites appel au Masque des pages de notes de longlet Afchage. linstar du masque des diapositives, ne saisissez aucun information dans le masque des notes.

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Masque des diapositives

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Masque des diapositives

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Figure 14.15 : Paramtrez la disposition des pages de notes.

Redimensionnez ou dplacez les dlimiteurs dans le masque. Dans le groupe Mise en page, dnissez les marges, lorientation des pages de notes et des diapositives dans la page.

Dans le groupe Espaces rservs, slectionnez les lments afcher. Les commandes des groupes Modier le thme et Arrire-plan interviennent sur les polices et les
couleurs du document imprim.

Fermez le masque en cliquant sur le bouton Dsactiver le mode Masque.

Pour complter les zones den-tte et de numro de page, reportez-vous la section Pieds de page et numrotation de la Fiche 39.

Vous pouvez afcher un aperu du rsultat en cliquant sur Imprimer dans longlet Fichier. Choisissez Pages de commentaires dans les Paramtres (voir Figure 14.16).

Figure 14.16 : Visualisez le rsultat de vos paramtres.

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Masque des diapositives

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Images 37 Images

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PowerPoint est un outil graphique par excellence. Nous ne dtaillerons pas dans cette che la manire dinsrer ou de mettre en forme un graphique Excel (voir Fiches 14 et 15) ou un graphique SmartArt (voir Fiche 27). En revanche, nous allons tudier de plus prs les nouvelles fonctionnalits mises votre disposition en matire dimages : effets, outil de compression, gestion de larrire-plan, etc.

INSRER

DES IMAGES

Vous insrez une image dans une prsentation PowerPoint en vous servant des dispositions de diapositives prvues cet effet ou de la commande Image de longlet Insertion. Il existe cependant une diffrence entre ces deux mthodes. Si vous cliquez sur licne dinsertion dimage dans un dlimiteur ( ), limage sera ajoute la diapositive en sadaptant la taille et la forme du dlimiteur (image de gauche la Figure 14.17). Elle ne sera pas dforme, simplement recadre. En revanche, en passant par longlet Insertion, limage sera introduite dans sa taille relle (image de droite la Figure 14.17).

Figure 14.17 : Selon la mthode dinsertion employe, limage est entire ou tronque.

EFFETS DIMAGES
Une fois limage insre, longlet contextuel Format des Outils Image safche. Dans le groupe Styles dimages, la galerie propose des effets dimages prdnis, mixant des bordures, des effets dombres, de rexion ou de matire et le bouton Effets des images dcline ces diffrents effets.

Astuce
Pour appliquer les mmes effets plusieurs images, slectionnez-les en traant un cadre autour avec la souris. Choisissez ensuite les effets appliquer.

Dans le groupe Styles dimages, la commande Disposition dimage est une nouveaut de PowerPoint 2010. linstar des listes puces converties en SmartArt, elle insre les images slectionnes dans un graphique SmartArt. Slectionnez simplement plusieurs images, cliquez sur le bouton et survolez les graphiques pour choisir celui qui convient. Ensuite, comme laccoutume, servez-vous des onglets Cration et Format pour mettre le SmartArt en forme (voir Figure 14.18).

Figure 14.18 : Placez vos images dans un SmartArt dun clic.

La grande nouveaut de PowerPoint 2010 se trouve cependant dans les groupes Ajuster et Supprimer larrire-plan. Pour commencer, voici les nouveauts offertes par le groupe Ajuster :

Le bouton Corrections propose une galerie de corrections de la nettet, de la luminosit et du

contraste de vos images (voir Figure 14.19).

Figure 14.19 : Corrigez la nettet, la luminosit et le contraste de vos images.

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Images

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Images

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La galerie Couleur applique des nuances de couleurs issues du thme appliqu (voir Figure 14.20).

Figure 14.20 : Appliquez des effets de couleur aux images.

Avec Effets artistiques, vous appliquez des effets de matire, de mosaque ou de crayonnage,
par exemple (voir Figure 14.21).

Figure 14.21 : Recouvrez les images deffets artistiques.

Info
La commande Options situe dans la partie infrieure de ces trois galeries ouvre la bote de dialogue Format de limage o vous pourrez intervenir de manire plus prcise sur les effets dimage.

SUPPRIMER LARRIRE- PLAN

La commande Supprimer larrire plan limine tout ou partie du fond de limage. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, PowerPoint slectionne automatiquement les zones darrire-plan (avec plus ou moins de russite). La partie qui sera limine est signale par une zone violette et un cadre dsigne limage recadre (voir Figure 14.22). Longlet contextuel Suppression de larrire-plan safche. Pour :

Agrandir la zone de recadrage, faites glisser les poignes du cadre. Supprimer dautres zones, cliquez sur le bouton Marquer les zones supprimer et cliquez sur ou
tracez la souris les parties retirer de limage.

Retirer des zones de la suppression, cliquez sur le bouton Marquer les zones conserver et
cliquez sur ou tracez la souris les parties conserver.

Supprimer lune de vos corrections, cliquez sur Supprimer la marque puis sur la correction dans
limage.

Valider les corrections, cliquez sur Conserver les modications.

Figure 14.22 : liminez larrire-plan dune image.

Astuce
Si les zones ajouter ou supprimer sont petites, pensez augmenter le facteur de zoom.

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Procdez ensuite aux modications de votre choix et appliquez des effets (voir Figure 14.23).

Figure 14.23 : Une fois larrire-plan supprim, appliquez des effets.

COMPRESSER

LES IMAGES

Dans le groupe Ajuster de longlet contextuel Format, la commande Compresser les images intervient sur la taille et la rsolution des images. Sans intervention de votre part, PowerPoint 2010 compresse toutes les images de la prsentation la rsolution du document, soit 220 ppp (points par pouce) et supprime les zones recadres au moment de lenregistrement (voir Figure 14.24).

Figure 14.24 : Compressez les images lenregistrement.

Pour modier le taux de compression, slectionnez une option de la section Sortie cible. Si vous prfrez dsactiver la compression automatique des images, dans longlet Fichier, cliquez sur Options. Dans la section Taille et qualit de limage de la page Options avances, cochez la case Ne pas compresser les images dans un chier.

C HAPITRE 15 PARTAGER LA PRSENTATION

Dans ce dernier chapitre, nous verrons comment naliser une prsentation. Pour commencer, nous traiterons des transitions et des animations, ces outils permettant damener les informations dans les diapositives. Nous aborderons galement linsertion de chiers audio et vido avant de dcouvrir les options de partage.

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Transitions et animations 38 Transitions et animations

Ce que lon nomme habituellement animation dans PowerPoint se divise, en fait, en deux catgories. Les transitions rgissent la manire dont vous passez dune diapositive la suivante. Les animations grent larrive et le dpart des lments sur la diapositive. Lune des nouveauts de PowerPoint 2010 est la simplicit dapplication de ces deux outils. Ils possdent chacun leur propre onglet et une galerie avec aperu instantan.

TRANSITIONS
Avec les transitions, vous dcidez de la manire dont la diapositive apparat. Pour appliquer une transition : 1. Slectionnez la diapositive laquelle appliquer la transition. 2. Dans longlet Transitions, cliquez sur le bouton Autres de la galerie Accs cette diapositive. 3. Survolez les transitions pour visualiser leur effet et cliquez sur celle appliquer (voir Figure 15.1). Dans le volet Diapositives, le numro de la diapositive laquelle vous avez appliqu la transition est quip dune toile ( ).

Figure 15.1 : Choisissez quel effet passe dune diapositive la suivante.

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Certaines transitions, comme Paillettes, saccompagnent doptions. Dans ce cas, le bouton Options deffet, situ droite de la galerie sactive. Il propose des dclinaisons de leffet slectionn, comme une autre direction ou dautres formes (voir Figure 15.2).

Figure 15.2 : Choisissez les options appliquer la transition.

Dans le groupe Minutage (voir Figure 15.2) :

Dure. Cette zone indique la dure de leffet en secondes. Servez-vous des ches pour acclrer ou ralentir la transition ou saisissez une dure.

Son. Affecte un son la transition. Attention ne pas en abuser ! Appliquer partout. Ce bouton rpercute vos choix lensemble des diapositives de la prsentation.

Passer la diapositive suivante. Dans cette section, la case Manuellement est coche par
dfaut. Autrement dit, vous devrez cliquer, appuyer sur la touche Entre ou la barre despace ou employer tout autre moyen manuel pour passer la diapositive suivante. Lorsquune personne prsente le diaporama, il sagit de la meilleure solution. Pour passer automatiquement la diapositive suivante, cochez la case Aprs et dnissez le dlai. Vous pouvez cocher les deux cases, auquel cas la prsentation passe la diapositive suivante aprs le dlai dni, mais ce dlai peut tre court en utilisant lavance manuelle.

Attention
Lorsque que vous modiez un paramtre dans longlet Transition, noubliez pas de rpercuter vos modications toute la prsentation en cliquant sur le bouton Appliquer partout.

Info
Dans une prsentation professionnelle, appliquez la mme transition du dbut la n de la prsentation et vitez les sons. Le bouton Aperu, plac lextrmit gauche de longlet Transition, lit la transition en mode Cration. Pour visualiser leffet sur la diapositive en cours en temps rel, dans la barre dafchage, cliquez sur le mode Diaporama ( ) ou appuyez sur Maj+F5.

ANIMATIONS
Les animations amnent les lments sur la diapositive et la leur font ventuellement quitter. Il est possible danimer nimporte quel lment de la diapositive : zone de texte, forme, image, graphique, etc. Attention cependant ne pas trop en faire. Dans une prsentation PowerPoint professionnelle, servez-vous des animations pour mettre laccent sur les points importants, mais ne transformez pas votre prsentation en dessin anim !

Astuce
Certaines animations rptitives, comme larrive des titres sur chaque diapositive ou le droulement des listes puces, peuvent tre appliques directement dans le masque des diapositives. Les animations se divisent en quatre catgories, dont les fonctionnalits et les options sont similaires :

Ouverture. Ces animations font apparatre llment slectionn dans la diapositive. Accentuation. Elles appliquent un effet un lment dj prsent, comme un clignotement ou
un changement de couleur.

Quitter. Ces animations font disparatre llment slectionn. Trajectoires. Elles dplacent llment slectionn dun point A un point B. A JOUTER
UNE ANIMATION

Pour appliquer une animation Ouverture, Fermeture ou Accentuation, slectionnez llment animer. Ensuite, dans longlet Animations, cliquez sur le bouton Autres de la galerie du mme nom. Survolez les effets de la catgorie et cliquez sur celui de votre choix (voir Figure 15.3). Llment anim est dsormais signal par une icne avec un chiffre. Il ne sagit pas de lordre dapplication de lanimation, mais du nombre de fois que vous devez cliquer pour la dclencher.

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Figure 15.3 : Animez les lments de votre diapositive. Le bouton Options deffet propose des dclinaisons de leffet, telle une autre direction ou une apparition niveau par niveau ou forme par forme (voir Figure 15.4).

Figure 15.4 : Choisissez le sens de lanimation.

Pour changer lanimation, cliquez sur un autre effet de la galerie.

Attention
Le bouton Ajouter une animation du groupe Animation avance applique un effet supplmentaire un lment dj anim. Pour supprimer un effet, slectionnez licne qui le reprsente dans la diapositive et appuyez sur Suppr.

Astuce
Si vous vous sentez lme dun animateur, dans la partie infrieure de la galerie Animations, les commandes Autres effets vous donnent accs un grand nombre danimations prdnies. Dans le groupe Animation avance, le bouton Volet Animation afche le volet du mme nom, dans lequel vous grez les animations et leur ordre dapplication. Dans le groupe Animation avance, le bouton Dclencheur permet de dsigner lun des lments de la diapositive comme bouton de dclenchement. On utilise plutt les dclencheurs pour lancer des trajectoires. Dans ce cas, un clic sur un lment graphique ou un mot dmarre lanimation au cours de la prsentation. Pour rorganiser lordre des animations, savoir lancer une animation aprs ou avant une autre animation de la diapositive, slectionnez lanimation en cliquant sur son icne numrote dans la diapositive et servez-vous des boutons Dplacer antrieurement ou Dplacer ultrieurement de la section rorganiser lanimation.

MINUTAGE
Les outils du groupe Minutage de longlet Animations (voir Figure 15.5) grent le dclenchement, la dure et le dlai de lanimation. Une animation dmarre Au clic, autrement dit manuellement, Avec la prcdente ou Aprs la prcdente animation. Par dfaut, toutes les animations se dclenchent au clic. Si vous prfrez opter pour une apparition automatique, vous avez le choix entre deux solutions :

Figure 15.5 : Minutez la dure et le dlai de vos animations.

Avec la prcdente. Lanimation dmarre en mme temps que lanimation prcdente. Sil
sagit de la premire animation de la diapositive, elle se dclenchera en mme temps que la transition ou lafchage de la diapositive sil ny a pas de transition.

Aprs la prcdente. Lanimation dmarre lorsque la prcdente animation est termine.

Par dfaut, le dlai est de zro seconde. Servez-vous de la zone Dlai pour augmenter ou rduire le dlai entre la n de lanimation prcdente et le dmarrage de celle-ci. La zone Dure dnit la vitesse dexcution de lanimation. Plus la dure est courte, plus lanimation est rapide.

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TRAJECTOIRES
Les trajectoires reprsentent une catgorie spciale danimations. Elles servent dplacer un lment et non le faire apparatre ou disparatre. Contrairement aux animations avec entre ou sortie dynamique, vous choisissez le point de dpart et le point darrive, lesquels peuvent se situer lextrieur de la diapositive. Pour dnir une trajectoire, slectionnez lobjet dplacer et choisissez une trajectoire dans la galerie Animations. La trajectoire possde un point de dpart (che verte) et un point darrive (che rouge). Lensemble se comporte comme une forme que vous pouvez dplacer, redimensionner et pivoter (voir Figure 15.6).

Figure 15.6 : Dplacez des lments avec les trajectoires. Parmi les diffrentes options disponibles pour les trajectoires, il est possible de modier ses points (voir Figure 15.6), de linverser ou de verrouiller son point dorigine. Les options de minutage sont similaires celles des autres animations.

BOUTONS DACTIONS
Les actions sont en fait des dclencheurs. Lorsque vous cliquez sur un lment, gnralement une forme ou un bouton prdni, PowerPoint dclenche une action. Il peut sagir du lancement dune animation, de louverture dun chier, de lafchage dune autre diapositive ou de lexcution dune macro, par exemple. Les boutons daction prdnis se trouvent dans la galerie des formes de longlet Insertion (voir Figure 15.7). En outre, ds que vous tracez ou slectionnez une forme dans une diapositive, le bouton Action du groupe Liens sactive (voir Figure 15.7).

Figure 15.7 : Les boutons daction prdnis et le bouton Action. Pour crer un bouton daction, insrez un bouton daction prdni ou tracez une forme et cliquez sur le bouton Action. Dans la bote de dialogue Paramtres des actions, slectionnez loption correspondant laction entreprendre.Vous pouvez, par exemple, choisir loption Crer un lien hypertexte vers (voir Figure 15.8), laquelle active une liste o vous slectionnez la destination du lien : une autre diapositive, un autre diaporama, un chier, etc.

Info
Pour visualiser laction et afcher le pointeur en forme de main, afchez la diapositive en mode Diaporama.

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Figure 15.8 : Choisissez laction entreprise lorsque vous cliquez sur llment associ laction.

AUDIO

ET VIDO

Les sons et les vidos se grent de manire trs similaire aux animations. Leurs fonctionnalits ont toutefois t enrichies doutils dchantillonnage. Pour insrer un chier son ou vido, dans le groupe Mdia de longlet Insertion, cliquez sur Vido ou Audio et choisissez lemplacement dorigine du chier. Deux onglets contextuels safchent, Format et Lecture. Longlet Format est un classique onglet de mise en forme. Longlet Lecture propose des options de lancement et darrt du mdia (voir Figure 15.9).

Figure 15.9 : Les onglets Lecture des Outils vido et audio.

 linstar dune animation, vous dclenchez la lecture au clic, avec ou aprs la prcdente animation. Autrement dit, si vous associez un son une animation ou une diapositive, servez-vous des commandes de longlet Animation pour choisir lordre dexcution. La commande Dcouper la vido/ laudio afche un petit chantillonneur que vous pouvez employer pour dcouper le chier (voir Figure 15.10).

Figure 15.10 : Servez-vous de lchantillonneur pour couper le chier vido ou audio.

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PIEDS

Diffuser le diaporama 39 Diffuser le diaporama

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Il existe de nombreuses manires de diffuser votre diaporama : sur un cran, sous forme de diaporama autoexcutable ou sur papier. Dans cette che, nous verrons comment naliser la prsentation et diffuser le diaporama.

DE PAGE ET NUMROTATION

Nous avons vu la Fiche 36, comment positionner les zones de pied de page et de numrotation dans les diapositives. Voyons maintenant comment y afcher des informations pendant la projection du diaporama ou sur le papier imprim.

Info
linstar du masque des diapositives, longlet Afchage propose de personnaliser le Masque du document et le Masque des pages de notes destins aux documents imprims (voir Fiche 36). Dans le groupe Texte de longlet Insertion, cliquez sur En-tte et pied de page. Cette bote de dialogue compte deux onglets. Le premier, Diapositive, dnit les informations afches sur les diapositives pendant le diaporama. Le deuxime, Commentaires et documents, complte les zones afches sur les documents imprims. Cochez ensuite les cases des informations afcher. Sur longlet Diapositive (voir Figure 15.11) :

Figure 15.11 : Paramtrez les informations de pied de page et de numrotation des diapositives.

Cochez la case Pied de page et compltez la zone. Le rsultat apparat lemplacement prvu
pour le pied de page dans le masque des diapositives.

 Pour la date, slectionnez :

loption Mise jour automatique, puis le format, la langue et le calendrier de date dans les listes droulantes ; loption Fixe et saisissez une date.

Cochez la case Numro de diapositive pour afcher le numro lemplacement prvu dans le
masque des diapositives.

Loption Ne pas afcher sur la diapositive de titre y masque les zones de pied de page.
Sur longlet Commentaires et documents (voir Figure 15.12) :

Figure 15.12 : Paramtrez les informations des documents imprims.

Cochez les cases Pied de page et/ou En-tte et compltez les zones. Le rsultat apparat lemplacement prvu pour le pied de page dans le masque des pages de notes.

Pour la date, procdez comme pour la date des diapositives (voir plus haut). Cochez la case Numro de diapositive pour afcher le numro lemplacement prvu dans le
masque des pages de notes. Cliquez sur Appliquer partout pour rpercuter ces informations sur toutes les diapositives ou sur Appliquer pour les afcher uniquement sur la diapositive ou le document en cours.

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DIAPORAMA
Avant de visionner le diaporama devant un public, il est de bonne pratique de vrier la cohrence, la uidit et la lisibilit de la prsentation et de ses animations. Vous pouvez, par exemple, passez par le mode Trieuse de diapositives ( ) pour vrier lordre des diapositives et ventuellement le modier en glissant les diapositives vers leur nouvel emplacement (voir Figure 15.13).

Figure 15.13 : En mode Trieuse de diapositives vous visualisez la cohrence du diaporama.

DIFFUSION
Pour lancer le diaporama, appuyez sur la touche F5 ou cliquez sur le bouton partir du dbut de longlet Diaporama. Si le dlement de votre diaporama est manuel, parcourez les diapositives. Pour ce faire : 1. Cliquez. 2. Appuyez sur la barre despace, la touche Entre ou les ches de direction du clavier. 3. Dans langle infrieur droit de la diapositive diffuse, cliquez sur les ches Suivante ou Prcdente. Pour quitter le mode Diaporama, appuyez sur la touche chap. Pendant le diaporama, il est possible dintervenir au crayon sur les informations afches. Pour cela, dans langle infrieur gauche de la diapositive, cliquez sur le stylet. Choisissez ensuite sa couleur ou optez pour un surligneur et tracez vos commentaires lcran (voir Figure 15.14). dfaut de tablette graphique, il faudra tre habile de la souris ! Revenez ensuite la che par le mme processus.

 la n du diaporama, un message vous demande si vous souhaitez conserver les notes. Si vous acceptez, elles seront converties en zones de dessin dans la diapositive.

Figure 15.14 : Prenez des notes pendant la diffusion du diaporama.

IMPRESSION
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles imprimer un diaporama : support pour le prsentateur ou support de prise de notes pour le public, par exemple. Nous avons vu prcdemment comment ajouter les en-ttes et pieds de pages aux prsentations imprimes. Voyons maintenant comment les imprimer. 1. Dans longlet Fichier de la prsentation, cliquez sur Imprimer. 2. Dans la section Paramtres, cliquez sur le bouton Diapositives en mode Page entire. 3. Slectionnez le type dimpression : Page entire. Imprime une diapositive par page. Page de commentaires. Imprime une diapositive par page ainsi que les commentaires saisis dans la zone de commentaires de la diapositive (voir Fiche 35), tel que dni dans le masque des pages de notes (voir Fiche 36). Plan. Imprime les titres, sous-titres et listes puces ou numrotes. Section Documents. Vous choisissez le nombre de diapositives imprimes sur chaque page. La version 3 diapositives imprime un support de prise de notes pour le public avec des lignes prtes lemploi droite de chaque diapositive (ou en dessous si vous avez opt pour une orientation Paysage) [voir Figure 15.15].

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Figure 15.15 : Imprimez des supports pour votre public.

Info
Pour modier la disposition de loption 3 diapositives, servez-vous du Masque du document dans longlet Afchage. Cliquez sur le bouton Diapositives pas par et choisissez 3 diapositives. 4. Servez-vous ventuellement du bouton Couleur pour slectionner une impression en nuances de gris ou en noir et blanc. 5. Cliquez sur Imprimer. Il est galement possible de gnrer un document Word partir de la prsentation et des commentaires. Pour ce faire, dans longlet Fichier, cliquez sur Partager > Crer des documents. Choisissez ensuite la disposition des documents et cochez la case Coller ou Coller avec liaison (voir Figure 15.16). Cette dernire tablit une liaison entre les diapositives et le document Word. Autrement dit, toute modication apporte la prsentation est reporte dans le document Word. Le rsultat est un tableau dans lequel ont t insres les diapositives.

Figure 15.16 : Crez un document Word partir de la prsentation PowerPoint.

FORMATS DENREGISTREMENT
Les prsentations PowerPoint tant essentiellement destines une diffusion lectronique, plusieurs formats denregistrement sont disponibles. Outre le format classique dune prsentation PowerPoint 2010 ou les formats PDF et XPS dont nous avons parl la Fiche 3, vous pouvez opter pour diffrents formats de partage lectronique. Pour ce faire, dans longlet Fichier, cliquez sur le bouton Partager. Ensuite, dans la section Types de chiers, slectionnez le format denregistrement.

Crer une vido. Cette option est lquivalent de lancien format autoexcutable. Elle cre un
chier wmv (Windows Media Video) pouvant tre lu sur un ordinateur non quip de PowerPoint, mais il nest pas possible dintervenir directement sur les diapositives. Cliquez sur le bouton Qualit pour choisir la rsolution de la vido puis incluez ou non le minutage et les narrations ventuellement enregistres. Pour nir, choisissez le dlai entre chaque diapositive et cliquez sur Crer la vido (voir Figure 15.17).

Prsentation du package pour CD-ROM. Cre un dossier ou une copie sur CD-ROM de la
prsentation et des chiers lis. Cette option est particulirement intressante si la prsentation doit tre excute sur un autre ordinateur. Vous vous assurez ainsi de la prsence de tous les chiers employs pendant la prsentation (documents Word, classeurs Excel, images, sons, vidos). Vous pourrez en ajouter dautres en cliquant sur le bouton Ajouter de la bote de dialogue Crer un package pour CD-ROM. Dans cette dernire, le bouton Options permet, entre autres, de scuriser la prsentation avec un mot de passe (voir Figure 15.18).

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Figure 15.17 : Crez une vido de votre prsentation.

Figure 15.18 : Prparez le dossier de la prsentation avant de lemporter sur CD ou cl USB.

Attention
Si votre prsentation contient des liens hypertextes vers des chiers enregistrs sur un rseau, pensez les incorporer au package, au mme titre que les ventuelles pages web si vous ntes pas sr de disposer dun accs Internet depuis lordinateur de diffusion.

Index

EXCEL 2010
A
Accessibilit, vrier 14 Accueil, onglet 33 Afcher botes de dialogue 33 Mise en page 139 Alignement 33 ANNEE() 58 Aperu avant impression 143 instantan 22 Arguments de la fonction 50 Audit de formules 66 AUJOURDHUI() 58 Autorisations 14 Axe secondaire 111 imprimer 145 protger 135 Collage options 35 spcial 35 Colonne afcher 132 ger 30 graphique Voir Histogramme masquer 132 Compatibilit 14 Consolidation graphique 119 liaison avec 85 sans 82 lier aux donnes 84 mettre jour 84 modier la synthse 84 rcuprer la mise en forme 83 rfrences modier 84 supprimer 84

B
Barre dtat 44 doutils Accs rapide personnaliser 6 placer sous le ruban 8 de donnes 71 de formule 29 de secteur 116 Botes de dialogue, afcher 33 Building Blocks, modle 196

D
#DIV/0! 46 Date additionner 58 diffrence entre annes 59 chance n de mois 58 extraire jour de la semaine 59 jour, le mois, lanne 58 format 57 jours ouvrs 59 saisir 57 soustraire 58 tableau crois dynamique 91 Dgrads, crer 191 Dispositions du graphique, galerie 105, 114 Donnes consolider 82 ltrer 78 masquer 132 mise en forme, reproduire 83

C
Calcul oprateurs mathmatiques 41 pourcentage 43 Capture dcran, outil 21 Cellules aligner 33 renvoi la ligne 33 verrouiller/dverrouiller 133 Classeur feuille ajouter 31 dplacer/copier 31 groupe de travail 32

Index Excel 2010

281

Index Excel 2010

282

Donnes (suite) sous-total 76 trier 75 validation 127 Doublons, supprimer 81

E
chelle logarithmique 109 modier dans un graphique 109 Enregistrer en tant quimage 22 formats de chiers 20 En-ttes de lignes/colonnes, imprimer 144 de tableau, rpter 145 En-ttes et pieds de page feuille de calcul 140 graphique 141 insrer 139 positionner 142 Erreurs #DIV/0! 65 #N/A 65 #NOM? 65 #NOMBRE! 65 #NUL! 65 #REF! 65 #VALEUR! 65 antcdents et dpendants 66 audit de formules 66 rfrence circulaire 65 triangle vert 65 ET() 52 tiquettes de donnes afcher 110, 117 options 110, 117

F
Fentre afcher cte cte 31 fractionner 29 Feuille de calcul ajouter 31 copier 31 couleur donglet 31 dplacer 31

en-ttes et pieds de page 140 grouper 32 imprimer 145 masquer 132 les formules 135 mot de passe 134 ter la protection 135 protger 133 renommer 31 taille 32 Fichier chiffrer 14 convertir 18 enregistrer 20 formats 19 imprimer 17 marquer comme nal 13 modles 16 mot de passe 14 nouveau 16 partager 14, 18 pice jointe 19 proprits 16 rcent 16 rcuprer 15 restreindre les personnes 14 signer numriquement 14 vrier accessibilit 14 compatibilit 14 versions 15 Fichier, onglet Aide 20 Imprimer 17 Informations autorisations 13 prparer le partage 14 proprits 16 versions 15 Nouveau 16 Partager 18 Rcent 16 Figer les volets 30 Filtre appliquer 78 chronologiques 79 mise en forme conditionnelle 78 numriques 79 supprimer 80 textuels 79

FIN.MOIS() 58 Fonctions additionner ou compter avec un critre 59 arguments obligatoires/facultatifs 50 automatiques 43 barre dtat 44 date 57 date et heure ANNEE() 58 AUJOURDHUI() 58 FIN.MOIS() 58 FRACTION.ANNEE() 59 JOUR() 58 JOURSEM() 59 MAINTENANT() 58 MOIS() 58 NB.JOURS.OUVRES() 59 erreurs 65 nancires tables de donnes 63 VC() 62 VPM() 61 imbriquer 52, 54 information exemple 66 SIERREUR() 66 logiques ET() 52 OU() 52 SI() 51 SI() imbrique 54 mathmatiques exemple 60 SOMME.SI() 60 modier 53 noms 47 recherche exemple 56 RECHERCHEV() 55 statistiques exemple 59 NB.SI() 59 table de donnes 63 trouver 49 Formats 97-2003 convertir 18 enregistrer sous 19 ouvrir 18 PDF 19 rtrocompatibilit 18 XPS 19

Formes Voir Formes, section Word Formule copier 45 masquer 135 FRACTION.ANNEE() 59 Fractionner 29

G
Galerie ouvrir 4 redimensionner 5 Graphique afcher les options 108 axe secondaire 111 consolider les donnes 119 dplacer 105 106 chelle 109 en-ttes et pieds de page 141 histogramme crer 104 options des sries 110 modle 120 modier donnes 119 type 112 par dfaut 121 redimensionner 105 rtablir paramtres par dfaut 108 secteurs 113 sparkline 122 Graphiques SmartArt Voir Graphiques SmartArt, section Word Groupe de travail 32

H
Heure format 57 saisir 57 Histogramme axes afcher/modier les units 109 chelle 109 logarithmique 109 inverser lordre des valeurs 109 options 108 point de coupure 110 crer 104 tiquettes de donnes 110

Index Excel 2010

283

Index Excel 2010

284

Histogramme (suite) galerie Dispositions du graphique 105 Styles du graphique 107 mettre le texte en forme 108 modier les formes 107 sries espacer 110 superposer 110

L
Lecture seule 13 Lien hypertexte Voir Lien hypertexte, section Word Ligne afcher 132 ger 30 masquer 132 totaux 80 Liste droulante crer 130 protger 130

I
Image Voir Image, section PowerPoint Imprimer aperu avant impression 143 centrer les donnes 145 en-ttes de lignes/colonnes 144 feuille, classeur 145 marges 143 modier lchelle 143 options 17 orientation 143 quadrillage 144 rpter les en-ttes de tableau 145 saut de page dnir 144 supprimer 144 zone dimpression dnir 144 tendre 144 supprimer 144

M
MAINTENANT() 58 Marges, modier 143 MAX() 43 Mettre lchelle 143 sous forme de tableau 80 MIN() 43 Minibarre doutils dsactiver 23 description 22 options de collage 23 Mise en forme conditionnelle barres de donnes 71 effacer les rgles 74 ltrer 78 icne jeux 72 uniquement 73 interrompre lexcution 73 localiser 74 nuances de couleurs 72 ordre dapplication 73 rgle crer 73 mise en forme 71 modier 73 supprimer 73 trier 75 Mise en page, afchage 139 Modle chiers 16 graphique 120

J
Jeux deffets 11 Jeux dicnes 72 Jeux de couleurs appliquer 9 crer 10 modier 10 personnaliser 10 supprimer 10 Jeux de polices appliquer 10 personnaliser 10 JOUR() 58 JOURSEM() 59

MOIS() 58 Mot de passe 14 feuille de calcul 134 MOYENNE() 43

N
#N/A 65 #NOM? 65 #NOMBRE! 65 NB.JOURS.OUVRES() 59 NB.SI() 59 NB() 43 NBVAL() 45 Noms conits 32 crer 48 tendue 48 insrer 48 modier 48 supprimer 48 Nuances de couleurs 72

Proprits des chiers 16 Protger classeur 135 donnes 132 feuille 133 formules 135 mot de passe 134 ter la protection 135

Q
Quadrillage afcher/masquer 144 imprimer 144

R
#REF! 65 RECHERCHEV() 66 Rfrence absolue 47 circulaire 43, 65 mixte 46 relative 45 Rgles mise en surbrillance des cellules 71 valeurs plus/moins leves 71 Reprer antcdents 66 dpendants 66 Reproduire, mise en forme 83 Rtrocompatibilit 18 Ruban enregistrer 6 galeries 4 groupe ajouter 6 ajouter/supprimer des commandes 6 dplacer 6 renommer 6 onglet afcher/masquer 6 crer 6 dplacer 6 renommer 6 personnaliser 5 prsentation 3 rduire/agrandir 6 rinitialiser 6

O
OpenDocument, format 20 Options afcher 20 barre doutil Accs rapide 7 collage 22, 35 tiquettes de donnes 110, 117 Orientation du papier 143 OU() 52

P
Partage, inspecter le document 14 PDF, format 19 Personnaliser barre doutils Accs rapide 6 jeux couleurs 9 effets 11 polices 10 ruban 5 thmes 12 Pieds de page Voir En-ttes et pieds de page Pourcentage calculer 43 format 43

Index Excel 2010

285

Index Excel 2010

286

S
Saut de page dnir 144 supprimer 144 Secteurs barres 116 biseauter 118 crer 113 exemple de graphique 117 format de nombre 118 galerie Dispositions du graphique 114 Styles du graphique 114 lgende afcher 118 redimensionner 118 mettre le texte en forme 114 modier les formes 114 secteurs de secteur 116 slectionner secteur 116 seul 116 srie tiquettes de donnes 117 exploser 115 options 115 pivoter 115 Srie 115 modier 119 SharePoint 20 SI() 51 SIERREUR() 66 Signature numrique 14 SkyDrive 20 Slicers crer 95 dconnecter 97 ltrer 96 mettre en forme 96 partager 96 supprimer 97 ltre 96 Somme automatique 43 SOMME.SI() 60 SOMME() 43 Sous-total ajouter 77 appliquer 76 dvelopper/rduire 77 supprimer 77

Sparkline crer 122 modier donnes 123 graphique 123 style et couleurs 123 Styles graphique, galerie 107, 114 rapides appliquer 34 crer 35 supprimer 35 Supprimer les doublons 81

T
Table de donnes 63 Tableau convertir en plage 81 crer 80 ligne des totaux 80 style 80 supprimer les doublons 81 Tableau crois dynamique afcher/masquer en-ttes 97 sous-totaux 98 totaux 98 champ ajouter 88 modier lordre 88 renommer 89 supprimer 89 crer 86 ltrer en-ttes de champs 93 ltre du rapport 94 slicers 95 format disposition 98 nombres 97 rpter les en-ttes 98 styles 98 grouper dates 91 dissocier 92 texte 92 valeurs 92 liste des champs afcher 87 dplacer 89 modier lapparence 89

Tableau crois dynamique (suite) slicers crer 95 dconnecter 97 mettre en forme 96 partager 96 supprimer 97 supprimer le ltrage 96 synthse ajouter 90 comparaison 91 crer 87 groupe 90 modier 89 Thmes enregistrer 12 jeux couleurs 9 effets 11 polices 10 personnaliser 12 restaurer 12 Tri donnes 75 personnalis 75

V
#VALEUR! 65 Valeurs en ordre inverse, option 109 Validation des donnes alerte derreur 128 critres 127, 129 tendre 131 liste 130 message de saisie 128 modier 131 reprer cellules valides 131 erreurs 131 supprimer 131 VC() 62 Versions des chiers, rcuprer 15 VPM() 61

X-Z
XPS, format 19 Zone dimpression dnir 144 tendre 144 supprimer 144

Index Excel 2010

287

Index PowerPoint 2010

288

POWERPOINT 2010
A
Accessibilit, vrier 14 Actions 270 Animation appliquer 267 au clic 269 dclencheur 269 minutage 269 modier 268 ordre 269 prcdente aprs 269 avec 269 supprimer 269 volet Animation 269 Aperu instantan 22 Arrire-plan appliquer 246 personnaliser 247 Autorisations 14 Diapositive ancienne version 248 arrire-plan 246 convertir 248 dplacer 276 disposition 242 insrer 241 rcuprer 248 Disposition crer dans le masque 253 modier 242

E
Enregistrer en tant quimage 22 formats de chiers 20

F
Fichier audio et vido 272 chiffrer 14 convertir 18 enregistrer 20 formats 19 imprimer 17 marquer comme nal 13 modles 16 mot de passe 14 nouveau 16 partager 14, 18 pice jointe 19 proprits 16 rcent 16 rcuprer 15 restreindre les personnes 14 signer numriquement 14 vrier accessibilit 14 compatibilit 14 versions 15 Fichier, onglet Aide 20 Imprimer 17 Informations autorisations 13 prparer le partage 14 proprits 16 versions 15

B
Barre doutils Accs rapide personnaliser 6 placer sous le ruban 8 Boutons daction 270 Building Blocks, modle 196

C
Capture dcran, outil 21 Commentaires ajouter 249 imprimer 277 masque 255 Compatibilit 14

D
Dgrads, crer 191 Diaporama dmarrer 276 imprimer 277 notes 276 parcourir 276 quitter 276

Fichier, onglet (suite) Nouveau 16 Partager 18 Rcent 16 Formats 97-2003 convertir 18 enregistrer sous 19 ouvrir 18 PDF 19 rtrocompatibilit 18 XPS 19 Formes Voir Formes, section Word

L
Lecture seule 13 Lien hypertexte Voir Lien hypertexte, section Word Listes puces convertir en graphique SmartArt 243 crer 242 modier niveau 242 puce 242 Listes numrotes 242

M-N
Masque des diapositives afcher 252 ajouter une disposition 253 enregistrer 255 prdni appliquer 250 enregistrer 251 personnaliser 251 Masque des pages de notes 255 Mettre en forme cadre 245 liste puces 242 texte 244 zone de texte 245 Mini-traducteur 232 Minibarre doutils dsactiver 23 description 22 options de collage 23 Mode Prsentateur 249 Modle enregistrer 255 chiers 16 ouvrir 255 Mot de passe 14 Numros de diapositives 274

G
Galerie ouvrir 4 redimensionner 5 Graphique SmartArt Voir Graphique SmartArt, section Word convertir liste puces 243 texte/formes 244

I
Image convertir en SmartArt 259 corrections 259 effets artistiques 260 insrer 258 nuances de couleurs 260 supprimer larrire-plan 261 Imprimer commentaires 277 options 17 prsentation 277

J
Jeux deffets 11 Jeux de couleurs appliquer 9 crer 10 modier 10 personnaliser 10 supprimer 10 Jeux de polices appliquer 10 personnaliser 10

O
OpenDocument, format 20 Options afcher 20 barre doutil Accs rapide 7 collage 22

Index PowerPoint 2010

289

Index PowerPoint 2010

290

P
Partage, inspecter le document 14 PDF, format 19 Personnaliser barre doutils Accs rapide 6 jeux couleurs 9 effets 11 polices 10 ruban 5 thmes 12 Pied de page 274 Prsentation convertir en document Word 278 crer une vido 279 enregistrer 279 imprimer 277 package pour CD-ROM 279 Proprits des chiers 16

Styles WordArt appliquer 244 effacer 244

T
Texte listes puces 242 mettre en forme 244 saisir 242 styles WordArt appliquer 244 effacer 244 Thmes enregistrer 12, 255 jeux couleurs 9 effets 11 polices 10 personnaliser 12 restaurer 12 Trajectoires 270 Transition aperu 267 appliquer 265 dure 266 manuelle/automatique 266 options 266 son 266 Trieuse de diapositives 276

R
Rtrocompatibilit 18 Ruban enregistrer 6 galeries 4 groupe ajouter 6 ajouter/supprimer des commandes 6 dplacer 6 renommer 6 onglet afcher/masquer 6 crer 6 dplacer 6 renommer 6 personnaliser 5 prsentation 3 rduire/agrandir 6 rinitialiser 6

V
Versions des chiers, rcuprer 15 Vido 272 Volet Animation 269

X
XPS, format 19

S
SharePoint 20 Signature numrique 14 SkyDrive 20 SmartArt 259 Sons 272

Z
Zone de texte mettre en forme 245 modier la forme 245

WORD 2010
A
Accessibilit, vrier 14 Accueil 163 onglet 161 Adresse de lexpditeur, dnir 225 Afchages brouillon 230 cte cte 155 page 229 plan 229 plein cran 229 web 230 Aligner un paragraphe 163 Aperu avant impression 234 instantan dsactiver 22 styles rapides 165 Assistant Fusion et publipostage pas pas 215 Autorisations 14 Champs en-ttes et pieds de page 200 fusion bloc dadresse 220 tiquettes 224 insrer 219 mettre en correspondance 218 Chiffrer, document 234 Clipart, image Voir aussi Image insrer 188 prciser la recherche 188 rechercher 188 Collage options 157 spcial 157 Colonnes 182 Commentaires, plein cran 229 Compatibilit 14 modles 177 Composants QuickPart 196 Organisateur de blocs de construction 195 Couleur graphiques SmartArt 193 style rapide 166 texte 161

B
Barre dtat ajouter des informations 152 description 152 doutils Accs rapide personnaliser 6 placer sous le ruban 8 Bloc construction 195 dadresse 220 Brouillon, afchage 230 Building Blocks, modle 196

D
Dgrads, crer 191 Diagrammes Voir Graphiques SmartArt Document Afchages 229 aperu avant impression 234 lien hypertexte 207 notes bas de page 204 n 204 orthographe et grammaire 231 parcourir 153 renvoi vers un 207 scurit chiffrer 234 modication de la mise en forme 233 structurer avec le mode Plan 229 table des illustrations 210

C
Capture dcran, outil 21 Caractres couleur 161 mettre en forme 161 police 161 taille 161 styles rapides, appliquer 165 Centrer, paragraphe 163

Index Word 2010

291

Index Word 2010 E

Effets 192 graphiques SmartArt 193 texte appliquer 155 modier 156 supprimer 156 Enregistrer automatique 196 en tant quimage 22 formats de chiers 20 En-ttes et pieds de page champs 200 enregistrer 200 page paires et impaires diffrentes 201 premire diffrente 201 personnaliser 200 prdnis 199 sections 200, 201 supprimer 201 Enveloppe 225 adresse de lexpditeur 225 Envoi en nombre aperu 222 Assistant Fusion et publipostage pas pas 215 champs ajouter 219 visualiser 219 document de base 216 enveloppes 225 envoyer 222 tiquettes 223 fusion, dmarrer 222 imprimer 222 insrer bloc dadresse 220 champs de fusion 219 mettre champs en correspondance 218 modier 222 rgles 221 rompre la liaison 222 source de donnes ltrer 217 saisir une liste 217 se connecter 217 trier 217 utiliser une liste existante 217 quation lgende 210 rechercher 154 renvoi un 211 tiquettes ajouter un fournisseur 223 aperu avant impression 225 champs de fusion 224 envoi en nombre 223 mettre en forme 224 paramtrer le format 223 quadrillage 224 viter veuves et orphelins 169 Excel source de donnes, envoyer 217 tableau 185

292

F
Fentre afcher cte cte 155 fractionner 151 Fichier chiffrer 14 convertir 18 enregistrer 20 formats 19 imprimer 17 marquer comme nal 13 modles 16 mot de passe 14 nouveau 16 partager 14, 18 pice jointe 19 proprits 16 rcent 16 rcuprer 15 renvoi vers 207 restreindre les personnes 14 signer numriquement 14 vrier accessibilit 14 compatibilit 14 versions 15 Fichier, onglet Aide 20 Imprimer 17 Informations autorisations 13 prparer le partage 14 proprits 16 versions 15 Nouveau 16 Partager 18 Rcent 16

Formats 97-2003 convertir 18 enregistrer sous 19 ouvrir 18 PDF 19 rtrocompatibilit 18 XPS 19 Formes effets 192 graphiques SmartArt 194 insrer 189 image 191 modier les points 190 pivoter 189 poigne jaune 190 verte 189 redimensionner 189 remplacer 190 remplissage 191 dgrad 191 texte ajouter 192 lier 192 zone de texte 192 tracer 189 Formule dappel 220 Fractionner cellules 183 fentre 151 tableau 183 Fusionner, cellules 183

Graphiques SmartArt ajouter effets 193 forme 194 image 194 texte 194 insrer 193 mettre le texte en forme 194 modier couleurs 193 disposition 193 formes 194 positionner 195 redimensionner 194 rtablir 194 volet Texte 194 Graphismes commentaires 154 rechercher 154

I
Image Voir Image, section PowerPoint insrer 188 lgende 210 renvoi une 211 Imprimer aperu avant impression 234 envoi en nombre 222 marges 235 options 17 Insertion automatique 196 Interligne, modier 163

G
Galerie listes numrotes 174 ouvrir 4 redimensionner 5 styles jeux 166 rapides 165 tableaux rapides 185 Grammaire Voir Orthographe et grammaire Graphique afcher les donnes 187 crer 186 Jeux deffets 11 Jeux de couleurs appliquer 9 crer 10 modier 10 personnaliser 10 supprimer 10 Jeux de polices appliquer 10 personnaliser 10

Index Word 2010

293

Index Word 2010

294

Jeux de styles appliquer jeu personnalis 171 jeu prdni 166 enregistrer 170 Justier un paragraphe 163

L
Langue 231 Lecture seule 13 Lgende ajouter 210 tiquette crer 211 modier 211 supprimer 211 format de la numrotation 211 modier 211 positionner 211 supprimer 211 table des lgendes 211 Lien hypertexte info-bulle 208 renvoi dans document 207 vers document ou chier 207 Lignes 182 Listes annuler 174 arrter 174 automatiques 174 hirarchiser 174 niveau augmenter/rduire 174 changer 174 numrotes 174 personnaliser 175 plusieurs niveaux 174 puces 174 style appliquer 174 supprimer 175

Minibarre doutils dsactiver 23 description 22 options de collage 23 Mise en correspondance 218 Mise en forme caractres 161 effets de texte apppliquer 155 modier 156 supprimer 156 reproduire 164 restreindre la modication 233 retrait 163 styles rapides 165 tableaux 181 Mode compatibilit, modles 177 plan, onglet 229 Modles activer/dsactiver les macros 177 appliquer 177 compatibilit 177 convertir 177 enregistrer un modle 176 chiers 16 Mot de passe 14

N
Notes de bas de page convertir en note de n 205 n de document 154 insrer 204 parcourir 205 personnaliser 204 renvoi 205 supprimer 205 Notes de n convertir en note de bas de page 205 insrer 204 parcourir 205 personnaliser 204 renvoi 205 supprimer 205 Numro de page format de nombre 203 insrer 202 page X sur Y 202

M
Macro 177 Mailing Voir Envoi en nombre Marges 235

O
Onglets mode plan 229 publipostage 216 rfrences 209 rvision 231 OpenDocument, format 20 Options afcher 20 barre doutil Accs rapide 7 collage 22, 157 Organisateur de blocs de construction enregistrer modle 196 ouvrir 195 proprits 195 supprimer bloc 195 trier 195 Orthographe et grammaire corriger 231 langue trangre 231

P
Page web, renvoi vers 207 Paragraphe align gauche/ droite 163 appliquer styles rapides 165 centrer 163 viter veuves et orphelines 169 interlignage 163 justier 163 mettre en forme 163 retrait 163 solidaires 169 Partage 14 PDF, format 19 Personnaliser barre doutils Accs rapide 6 en-ttes et pieds de page 200 jeu de styles 166 couleurs 166 polices 167 jeux couleurs 9 effets 11 polices 10 listes hirarchiques 175 numrotes 175 puces 175

notes bas de page 204 n 204 ruban 5 table des matires 209 thmes 12 Plan, mode dafchage niveaux de titres abaisser/promouvoir 230 afcher 229 dvelopper/rduire 230 structurer un document 229 Police changer 161 modier style rapide 167 taille 161 Positionner graphiques SmartArt 195 lgende 211 Proprits des chiers 16 Publipostage Voir Envoi en nombre Dmarrer la fusion et le publipostage 216

R
Recherche afcher 153 lments 154 image clipart 188 options 154 Rfrences lgendes 210 liens hypertextes 207 notes bas de page 204 n 204 onglet Notes de bas de page 204 Table des matires 209 table illustrations 210 matires 209 Renvoi 206 quation 211 image 211 lien hypertexte 207 tableau 211

Index Word 2010

295

Index Word 2010

296

Reproduire la mise en forme, bouton 164 Retrait augmenter 163 distance 163 rduire 163 Rtrocompatibilit 18 Rvision, onglet 231 Ruban enregistrer 6 galeries 4 groupe ajouter 6 ajouter/supprimer des commandes 6 dplacer 6 renommer 6 onglet afcher/masquer 6 crer 6 dplacer 6 renommer 6 personnaliser 5 prsentation 3 rduire/agrandir 6 rinitialiser 6

Styles crer 167 fentre 167 grer 171 modier 167 rapides ajouter 168 enregistrer 170 galerie 165 modier couleurs 166 jeu de styles 166 polices 167 supprimer 168 tableau, galerie 181 titres 168 Suivi des modications 229 Synonyme 231

T
Table des illustrations, gnrer 211 Table des matires ajouter du texte 209 mettre jour 209 personnalise crer 209 enregistrer 210 prdnie 209 supprimer 209 Tableau ajustement 183 calculer 183 cellules fractionner 183 fusionner 183 colonnes insrer 182 largeur 183 crer partir dune liste existante 183 partir de rien 181 enregistrer comme modle 184 Excel 185 fractionner 183 lgende 210

S
Sauts de section en-ttes et pieds de page 201 insrer 201 types 201 Scurit chiffrer 234 modication 233 SharePoint 20 Signature numrique 14 SkyDrive 20 SmartArt Voir Graphiques SmartArt Sommaire Voir Table des matires Source de donnes crer la vole 217 ltrer 217 trier 217 utiliser une liste existante 217

Tableau (suite) lignes hauteur 183 insrer 182 mettre en forme 181 rechercher 154 renvoi un 211 rpter les en-ttes 183 tableaux rapides 184 texte aligner 183 convertir 184 trier 183 Texte convertir en tableau 184 formes dans les 192 lier entre 192 orthographe et grammaire 231 traduire 232 trouver un synonyme 231 Thmes enregistrer 12 jeux couleurs 9 deffets 11 polices 10 personnaliser 12 restaurer 12

Titre hirarchiser 174 numroter 174 solidaire 169 Traduction 232

V
Vrier orthographe et grammaire 231 Versions des chiers, rcuprer 15 Volet de navigation afcher 153 fermer 154 parcourir pages 153 titres 153 rechercher 153

W-X
Web, afchage 230 XPS, format 19

Z
Zones de texte insrer 192 lier 192

Index Word 2010

297

Word, Excel, Office PowerPoint 2010

Microsoft

Les indispensables

Tout sur Word, Excel et PowerPoint 2010 !

39 fiches thmatiques pour exploiter tout le potentiel des trois principaux modules bureautiques dOffice 2010 !
Niveau : Tous niveaux Catgorie : Bureautique

Dcouvrez les fonctionnalits cls et les

nouveauts des trois logiciels et diapositives

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Traductrice et formatrice en bureautique, Vronique Warion est auteur de nombreux ouvrages consacrs linformatique technique et grand public.

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