Curso Secretria Executiva

Facilitadora: Ruth Morais

A HISTRIA DO SURGIMENTO DA PROFISSO

O escriba oriental o homem que domina a escrita, faz as contas, classifica os arquivos, redige as ordens, aquele que capaz de receb-las por escrito e que, por conseguinte, naturalmente encarregado de sua execuo Ao longo dos sculos a profisso Secretrio vem acompanhando o desenvolvimento econmico e industrial da humanidade, adaptando-se aos paradigmas vigentes, adquirindo um novo perfil. Desde a Revoluo Industrial, a Secretria vem participando ativamente da empresa, acompanhando toda a sua evoluo. Inicialmente como datilgrafa, taqugrafa, organizando arquivos e atendendo telefone. Depois, comea no Brasil o treinamento gerencial, exigindo uma nova postura e aos poucos ela vai modificando sua performance. O movimento da classe intensifica a modificao da profisso e a Secretria realiza treinamentos numa realidade vivenciada.

O DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO SECRETARIAL

- a mulher utiliza os conhecimentos adquiridos e forma didtica e rotineira - a secretria confundida como datilgrafa - horrio longo de trabalho e baixo salrio - a secretria cumpre ordens e desempenha funes voltadas exclusivamente para as tcnicas secretariais - programas de treinamento

Subdesenvolvimento

Desenvolvimento

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A EMPRESA

Cada um receber a sua recompensa, segundo o seu trabalho I Corntios 3:8 A empresa utiliza recursos materiais e humanos a fim de alcanar os resultados que deseja. Ela existe por uma necessidade da sociedade, da comunidade e do mercado. A empresa produz bens e servios que satisfazem as necessidades da comunidade e do mercado. Uma tecnologia mais sofisticada e de alto padro de qualidade atende as novas exigncias e gera novos mercados.

A PROFISSO SECRETRIA

Nada lhe posso dar, que j no existe em voc No posso abrir-lhe o outro mundo de imagens, alm daquele que h em sua prpria existncia. Nada lhe poderei dar, a no ser a oportunidade, o impulso, a chave. Eu o ajudarei a tornar visvel o prprio mundo

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FUNES BSICAS DA SECRETRIA Nem tudo o que se enfrenta pode ser modificado, mas, nada pode ser modificado at que se enfrente Jones Boldwnin Chegue mais cedo ao trabalho para poder se organizar e comear seu dia na hora e, se for preciso, no hesite em ficar aps o expediente para dar fechamento ao dia. Seja claro ao delegar uma tarefa. Quanto mais claro so os objetivos, melhor ser a busca para alcan-los. Divida as tarefas por categorias isso otimizar o rendimento do seu tempo, evitar erros, esquecimentos e maior trabalho Use os erros e a autocrtica como um estmulo positivo de aprendizado Procure sempre se superar, fazendo melhor cada uma de suas atividades Evite a omisso faa, mesmo que em dvida. Quando algo no estiver claro, pergunte Separe a vida pessoal da profissional durante o horrio do expediente. Mantenha sempre a cabea no trabalho Seja iniciativo e use sua criatividade para dar um toque pessoal naquilo que faz Tente sempre se conscientizar de suas emoes e sentimentos, procurando responder s situaes com maturidade, inteligncia e sensibilidade

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Preste ateno em pequenos detalhes. Eles podem fazer diferena na qualidade de seu trabalho Mantenha-se dentro dos prazos previstos. Para obter maior eficincia, preciso que todos da equipe tenham conhecimento dos prazos estabelecidos. A SECRETRIA LDER

Liderana a habilidade de levar pessoas a fazer o que no gostam, gostando de faz-lo Harry Truman Liderana uma das mais importantes tcnicas gerenciais. A secretria precisa conhec-la para poder auxiliar seu gerente a pratic-la. E voc tambm poder se tornar uma lder influente e poderosa. Poder usar sua capacidade de liderana para motivar e obter melhores resultados de sua equipe. Algumas qualidades de um lder: 1. Tem uma misso de peso surge naturalmente, simplesmente da sua vontade de ajudar algum. Seu compromisso torna-se um exemplo de liderana, que inspira e motiva outras pessoas a segui-la. 2. Pensa grande atitude que v as pessoas, lugares e coisas de um modo maior e melhor do que as prprias se vem. Pensar grande ter expectativas elevadas sobre o que vem pela frente. 3. Possui elevado senso tico quando temos valores ticos fortes, elevamos o nvel de conduta e aspirao tanto para ns mesmos como para nossos seguidores. 4. Domina as mudanas recompensador ver seu rosto quando realiza uma nova tarefa e compartilhar sua realizao quando faz o que achava que era impossvel. Quando voc ajuda outras pessoas a mudar, a crescer e a descobrir qualidades s suas vidas. Deve manter sempre a mudana em perspectiva. 5. sensvel a tomada de decises exige um grau mais elevado de sensibilidade do que jamais aconteceu antes, porque o mundo est mudando rapidamente. Quanto mais sensvel voc se tornar, mais amplas suas percepes e quanto mais possibilidades voc vir, mais ser capaz de servir e se diferenciar.
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6. Assume riscos correr riscos parte indispensvel da liderana. Verdadeiros lderes tm a coragem de comear, enquanto outros ficam esperando um momento melhor, uma situao mais segura, ou resultados mais garantidos. 7. Toma decises a indeciso confisca o futuro e desperdia tempo, energia, talento, dinheiro e oportunidade. Os lderes mais efetivos so conscientes disso e preferem tomar uma deciso errada do que nenhuma deciso. 8. Usa sabiamente seu poder se pretende liderar, forte o bastante para enfrentar situaes difceis e gentil o bastante para manter humanas as solues 9. Comunicar-se com efetividade deve lutar para aperfeioar as habilidades de comunicao, a fim de evitar interpretaes errneas. 10.Criar equipes deve concentrar-se nos cinco princpios bsicos da formao de equipes: Dirigir orientar os membros da equipe a usar todo potencial Motivar criar um ambiente que fomente a motivao pessoal Treinar a chave para abrir o potencial de cada membro Delegar mostrar sua equipe que voc confia nela Gratificar fazer sua equipe gostar do trabalho que faz 11.Tem coragem dar o melhor de si, a cada dia, requer coragem. Persistir, agarrar-se, sobreviver, manter o nimo no dia-a-dia, so atos corajosos. 12.Envolve-se o compromisso o aglutinante para seu sucesso como lder. a fora de coeso que mantm juntas as outras qualidades de liderana. O compromisso importante em cada etapa do desenvolvimento de sua liderana. Voc tem a capacidade e os talentos para mudar seu mundo. No tenha medo de comear pequeno, e depois ampliar seus horizontes. Se voc tiver uma meta, uma viso instigante e o compromisso de dar de si mesmo, de vestir a camisa, voc poder ser um lder e diferenciar-se no meio da multido.

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A CONDUTA ADEQUADA BOAS MANEIRAS Beijinhos no so condizentes nos cumprimentos em nossa vida profissional, dispense-os Tratamentos informais tambm no: cuidado! Ao conversar com uma visita em sua sala, levante-se e espere que dela parta o gesto de estender a mo para o cumprimento: o que manda a procedncia. Vigie bastante sua linguagem com os outros. Converse prestando ateno, olhando nos olhos de seu interlocutor. Cuidado com o vocabulrio, porque erros de portugus so inadmissveis. Jamais fale palavro. Leia bastante e seja uma pessoa informada, isso auxilia em redao, no vocabulrio, faz de voc um profissional informado, atualizado e com assunto suficiente para que a maledicncia e a fofoca no faam parte de sua conversa. Muito cuidado com o cigarro. Hoje um hbito extremamente combatido, sendo muita vezes um fator excludente na hora da contratao para um emprego. Jamais tome a iniciativa de acender um cigarro de um cliente ou de uma visita: proibido. Policie seu tom de voz: no grite demais, nem susurre Evite atrasos imperdoveis, isso demonstra falta de respeito para com os outros e denotam falta de controle com seu prprio tempo e suas atividades. Caso goste de mascar chicletes, aposente esse hbito. Alm de ser prejudicial sade de seus dentes e do seu estmago, muito deselegante Ao conversar, no gesticule em excesso. Aprenda a escutar, no tente adivinhar o que o outro vai dizer, nem completar uma frase que no seja de sua autoria Faa sua higiene bucal no banheiro, quando estiver num restaurante. Retocar batom, pentear cabelos, limpar unhas, etc. Seja voc mesma o maior fiscal de suas prprias atitudes. Interesse-se por todo o material que puder, de alguma maneira elegante e natural, em sua vida pessoal e profissional.

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TICA PROFISSIONAL Toda profisso, seja ela qual for, possui preceitos de conduta que devem ser respeitados por quem desenvolve atividades em um mesmo ramo de trabalho. A tica fundamenta-se na conscincia do dever e dos valores pessoais como responsabilidade, credibilidade e honradez. Deve haver conscincia entre a pessoa e o profissional, impossvel uma dualidade de comportamento. J que o trabalho uma continuidade do ser humano, sua personalidade espelha-se no mesmo. Assim, podemos revelar maturidade quando transferimos nossos valores, de forma natural, ao nosso trabalho. O profissional se desvaloriza quando fere a tica, infringindo as regras prestabelecidas. Errar humano, porque no somos perfeitos, mas quando fazemos isso propositadamente, estamos demonstrando um carter mal estruturado. A ambio desmedida, a inveja e o descaso so fatores que levam a pessoa a ignorar a tica profissional. Defrontamos com erros graves contra a tica com mais freqncia do que desejamos: favores recompensados financeiramente, assuntos confidenciais revelados a quem no necessrio, dvidas lanadas sobre a honestidade de colegas, omisses criminosas e outros mais. No devemos permitir que ameaas ou presses nos tirem do caminho correto, aquele regido pela tica e bom senso. No existe justificativa para errar e ir de encontro aos nossos valores; ou ento estaremos demonstrando que nossos preceitos no so to firmes como deveriam. O empenho no trabalho pressupe o sigilo exigido pelo cargo de secretria, quando reunies nas quais so tratados assuntos da maior importncia. preciso compreender que no d status insinuar aos colegas que detentora dos segredos da diretoria, como tambm no proporcionam prestgio as confidncias quanto comparao de um diretor ou gerente com outro, ou mesmo entre colegas. Saber calar uma arte to importante quanto saber ouvir.
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A SECRETRIA E A GLOBALIZAO Globalizao no um fenmeno, tampouco um termo novo. Os povos, atravs dos tempos, tm desafiado fronteiras terrestres, areas e martimas. Tanto que a primeira vez que se ouviu falar de globalizao, foi no sculo II, antes de Cristo. Hoje a globalizao est mais presente em nossas vidas, seja atravs das notcias de guerras tnicas, onde os povos das mais diferentes lnguas se agrupam economicamente para desenvolver melhores formas de comrcio. O desenvolvimento da tecnologia e da informtica tomou a velocidade da informao, mil vezes mais rpida do que nossos dados conseguiam datilografar h 20 anos. Por estes motivos, temos hoje um mercado de trabalho em profunda transformao, tanto quantitativamente - nmero de empregos, que vem sendo reduzido nas reas de produo e em algumas de servios bancos, como qualitativamente 0 tipos de empregos. A secretria teve que se preparar para enfrentar este desafio, assim como ocorreu em outras profisses. Aprender o maior nmero de programas de computao; aprofundar os conhecimentos geogrficos e econmicos, entender de relaes exteriores e, consequentemente, falar outros idiomas. importante que a secretria perceba que a velocidade da tecnologia da informao e da linguagem precisam ser compatveis no conturbado mercado de trabalho que temos hoje no mundo. recomendvel saber, alm do ingls, o espanhol e o francs. So trs idiomas falados em vrias partes do mundo e devem ser suficientes para podermos nos comunicar com todos os pases.

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IMPORTNCIA DO CERIMONIAL E PROTOCOLO Cerimonial e Protocolo, tanto nos negcios quanto fora deles, a arte de equilibrar, numa situao com vrias pessoas, a hierarquia e a precedncia a que cada uma faz jus, de modo que todos se sintam valorizados e satisfeitos. Todos sabemos que uma pessoa que se sente bem tratada e valorizada tem enorme tendncia de nos preferir concorrncia. E todos sabemos que um funcionrio bem tratado e valorizado adquire energia e motivao para trabalhar melhor e produzir mais. Partindo do princpio de que cada ser humano o centro do prprio Universo, e, portanto, o ser mais importante da criao, de acordo com a prpria cabea, as regras de Cerimonial e Protocolo nos ajudam a sintonizar uma perspectiva positiva, potencializadora de resultados to estimulantes quanto anteriormente despercebidos. Ao organizar uma Mesa de um evento, cabe coordenao definir os lugares onde as pessoas vo sentar-se. O lugar mais importante, ao centro, ficar o convidado de honra e direita o Coordenador. O Cerimonial se encarregar de anotar os nomes das autoridades convidadas e presentes, para ser chamadas Mesa, pelo Mestre de Cerimnias que tambm registrar a presena de autoridades que encontram-se no auditrio e no foram obviamente, chamadas Mesa.

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ROUPA PARA TRABALHAR

Quem trabalha fora sabe muito bem. A palavra-chave para o guarda-roupa do trabalho adequao. EVITE Roupas muito esportivas Decotes exuberantes Roupas muito curtas Jeans Combinaes de cores contratantes Estampas berrantes Barriga de fora Saltos altssimos Bijuterias em excesso Penteados complicados
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APOSTE Bijuterias de tima qualidade Camisas e blusas com calas e saias Malhas avulsas para enfrentar o ar condicionado Blazers Sapatos cmodos Terno de microfibra Decotes compostos Roupas de comprimento descente Estampas discretas
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Unhas compridas Perfumes fortes Saias muito curtas

Uma pasta de tima qualidade Uma bolsa de cor neutra, evitando a troca diria

O ESTILO DA CORRESPONDNCIA O estilo refletir a personalidade de um texto. Tipos de estilo: 1. Pessoal - abrange a correspondncia particular 2. Literatura - envolve a literatura em prosa e verso 3. Correspondncia Oficial - determinado pelo Protocolo Oficial do Pas 4. Correspondncia Bancria - cheque, nota promissria, 5. Correspondncia Empresarial - documenta situaes da empresa Caractersticas Positivas legvel - o texto deve ser claro e objetivo claro - ao pensar e escrever, comear com a idia principal avalia cartas - se a mensagem atingiu o objetivo Caractersticas Negativas ambigidade - duplicidade de sentido Precisa-se de Secretria para arquivo com qualidade cacfato - duas palavras se unem formando um mesmo som Ela tinha um livro de poesias redundncia - insistir demais sobre o mesmo assunto Sugiro que voc leia o livro.... um livro que trata...... O autor do livro .... Este livro no pode faltar na Biblioteca arcasmo - palavras fora de uso Certos macrbios tendem a extrapolar suas atividades indubitavelmente pudicas.... m colocao de palavras Precisa-se de Secretria para empresa de grande porte que
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Fale ingls fluentemente pleonasmo - repetio desnecessria subir para cima; descer para baixo; voltar para trs enxergar com os olhos; entrar para dentro; sair para fora

PROGRAMAO VISUAL DO TEXTO A Programao Visual significa a aparncia do texto, os recursos no verbais que utilizamos para conquistar o leitor. Antigamente, usava-se a palavra Esttica da Correspondncia para determinar o visual dos textos. Trata-se de um termo em desuso. De acordo com a leitura dinmica, ao redigirmos um texto, devemos usar o estilo blocado, no qual o texto alinhado margem esquerda e se separa um pargrafo do outro com um pequeno espao. No necessrio alinhar-se a margem direita. Quando se digita em microcomputador, ele prprio faz este alinhamento. Em mquina de escrever, no necessrio. No se deve usar tapa margem, isto , sinais para preencher a linha, assim como / // O espaamento a ser utilizado depender do tamanho do texto que voc escrever. Considerando um texto normal, usam-se os seguintes espaos: entre linhas - espao um e meio entre pargrafos - espao dois ou trs entre a data, destinatrio e invocao - trs espaos entre invocao e incio do texto - trs espaos entre final do texto e despedida - dois espaos entre despedida e nome do assinante - quatro espaos

No necessrio colocar as iniciais de quem datilografou o texto, bem como as palavras continue ou segue.

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 A numerao fundamental para controle da correspondncia. Faa uma numerao simples, seqencial, iniciando em 2 de janeiro a cada ano, sem no entanto, acrescentar o ano. ex. Ofcio n 10/96 ( o ano ser inserido na data) No timbre do papel esto impressos o endereo e a localizao da empresa, portanto no precisa colocar o nome da cidade antes da data. Em portugus, os nomes dos meses so escritos em letra minscula desnecessrio usar ou s ou Para antes do nome do Destinatrio No se coloca o endereo no Destinatrio da correspondncia, e sim, no envelope Se colocar o vocativo, no precisa ser seguido de dois pontos Numa correspondncia, jamais se escrevem nmeros ou valores de duas formas. Se assim o faz, est dizendo que o leitor no sabe ler nmeros, nem valores, ou pior ainda, que poder modificar sua informao. Deve-se usar assim: Enviamos o cheque no valor de R$ 100,00 para pagamento de........... A despedida deve ser feita com os termos Atenciosamente ou Atentamente Cordiais Saudaes uma expresso em desuso No se coloca trao para a pessoa assinar, muito menos o carimbo Horas se escreve assim: 8 horas ou 8h ou 8h30min

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REUNIO Assim que seja decidida a realizao de uma Reunio, seja de carter Ordinrio ou Extraordinrio, voc dever logo discutir a elaborao da pauta. Estabelecidos o local, hora e pauta, providencie o envio da Convocao aos membros que participaro da reunio, at 48 horas antes da data marcada. Procedimentos que garantem o sucesso da reunio verifique se todas as medidas foram tomadas - preparao do local, seu ambiente, material, equipamentos, etc. confirme as presenas dos convocados, registrando as possveis ausncias providencie para que seu chefe fique totalmente disponvel durante o horrio da reunio, colhendo suas assinaturas com antecedncia saiba o momento oportuno para servir gua, ch, caf, de forma que no prejudique o andamento dos trabalhos; para tanto, oriente a pessoa encarregada de realizar estas tarefas as reunies no devem ser marcadas para o final do expediente, pois se tornaro improdutivas providencie uma pessoa para substitu-lo em sua sala de trabalho, instrua essa pessoa para anotar recados e realizar algumas tarefas ocupe lugar prximo ao Presidente da Mesa; lembre-se que no deve falar em nenhum momento, a no ser que seja convidado.

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ATA um documento de valor jurdico que deve ser lavrado de tal forma que nada lhe ser acrescentado, nem modificado sem ressalvas, que no sejam aprovadas por quem de direito. Caractersticas da Ata - deve ser lavrada em Livro prprio, com as pginas rubricadas - deve ser lavrada em Livro prprio, com as pginas rubricadas pelo executivo que estiver atuando na data da abertura do Livro - o Livro deve conter Termo de Abertura e Termo de Encerramento, tambm assinados pelo executivo que estiver com mandato poca da primeira e ltima ata do livro, respectivamente - a ata manuscrita e no pode haver rasuras, nem se deve recorrer ao uso de borrachas, corretivos ou outro recurso semelhante; para erros constatados no momento de transcrever a ata no livro, pode escrever digo; se notados os erros aps a redao, h o recurso em tempo. A ata deve conter: . ttulo - ndice e natureza da reunio . hora, dia, ms, ano e local de sua realizao . nome de quem a presidiu . membros presentes e justificativas dos ausentes . apresentao da ordem do dia e pauta (assuntos) . sntese clara e precisa das ocorrncias verificadas . resultado das votaes . qualquer outro fato tratado na reunio . comunicaes . trmino quase inaltervel Nada mais havendo a tratar, o Senhor Presidente encerrou a reunio, da qual lavrei a presente ata, assinada por mim e demais membros presentes . local, data e assinatura do secretrio
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. assinatura do Presidente e demais membros

Cuidados para a transcrio da ata - quando houver algum parecer em processo, transcreva-o totalmente para a ata - quando algum propuser uma medida ou soluo, sugerir um plano ou apresentar uma opinio concreta, anote o nome da pessoa e suas

colocaes - a ata deve ser redigida em rascunho, depois datilografada/digitada e distribuda aos membros que participaram da reunio - no necessrio anotar tudo o que se diz em uma reunio, escrevese apenas um resumo dos assuntos.
- a ata s ser transcrita para o Livro, aps a sua aprovao

- Aps transcrever a ata para o Livro, solicitar que os membros que participaram da reunio, assinem a ata.
OFCIO uma comunicao escrita trocada entre setores da administrao pblica, municipal, estadual e federal. Itens do Ofcio Cabealho ou timbre - geralmente impresso ndice - nome e n do ofcio ( sigla do setor) Data - esquerda, abaixo do ndice Destinatrio - aps a assinatura , esquerda, abaixo do ndice Vocativo - opcional ( no vem seguido de vrgula, dois pontos ou ponto) No se usam, na redao empresarial, termos como: Prezado, Estimado, Caro, Assunto - so relatados os assuntos em pargrafos Encerramento - apenas a palavra Atenciosamente ou Atentamente No se coloca trao para a pessoa assinar, muito menos o carimbo Horas se escreve assim: 8 horas ou 8h ou 8h30min
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GERENCIANDO ARQUIVOS Dentre as situaes encontradas ao se analisar os arquivos nas empresas, a mais comum a existncia de diferentes tentativas de organizao muitas delas bem definidas com tcnicas claras e corretas mas que no obtiveram sucesso, porque faltou cuidado com a continuidade do processo, com a manuteno, faltou gerenciamento. Gerenciar significa preocupar-se com todos os elementos humanos e materiais, envolvidos no funcionamento de um sistema ou de uma atividade especifica do sistema. O gerenciamento do sistema de arquivo envolve diversas etapas, cada uma delas com maior ou menor importncia, dependendo do ambiente onde ser desenvolvida. Anlise das situaes Olhar criticamente o arquivo, buscando analisar os pontos fracos e fortes, o espao ocupado, a quantidade e qualidade dos recursos necessrios para sua organizao e manuteno. Definio de objetivos Com base na anlise das situaes, definir os objetivos a serem atingidos com relao ao arquivo, considerando prazos e quantidades reais. Ex. Organizar o arquivo da Diretoria ou treinar os novos funcionrios do setor, no uso do sistema de arquivo. Seleo dos meios a) Quem so as pessoas envolvidas no processo. Todos devem ser orientados, preparados e treinados para a execuo das atividades do arquivo. b) Como as atividades sero desenvolvidas. Estabelecer padres para seleo, identificao, etiquetagem, ordenao e armazenamento dos documentos das reas envolvidas. c) Quando e onde so definidos a partir da disponibilidade das pessoas e dos procedimentos a serem adotados
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O ARQUIVO E SUA SADE A ergonomia no ambiente estuda questes como as cores, iluminao, rudos, umidade e temperatura. Nos equipamentos, vai desde a caneta e o lpis, at o vesturio, o mobilirio, xerox e telefone. Na organizao do trabalho, atua no fluxo das informaes, no ritmo do trabalho e nas relaes interpessoais. O conjunto de fatores ambientais que podem causar efeitos sobre a disposio das pessoas, influindo diretamente no bom desempenho das atividades, pode ser assim detalhado: a) condies fsicas barulho, calor, vibraes, iluminao, umidade; b) condies qumicas englobam fumaa, vapores, poeira; c) esforo fsico e postura desfavorveis trabalhar muito em p, acomodao desconfortvel ou manuseando de forma inadequada equipamentos e mobilirios Mobilirio o esforo fsico exigido para a abertura de uma gaveta cujo peso pode variar de alguns gramas a muitos quilos para apanhar uma nica pasta. o esforo de abrir uma gaveta na parte inferior do arquivo que, pela sua posio, no facilita a manuteno de uma postura adequada arranhes, unhas quebradas, manchas roxas e outros ferimentos causados pelas pontas agudas e afiadas das gavetas e cantos Acessrios o uso dos acessrios, alm de sua capacidade, fora a estrutura do prprio material, destri os documentos e pode causar leses por esforo fsico. outro risco a utilizao de pastas ou caixas com ferragens metlicas de m qualidade, que podem entortar e enferrujar e causam ferimentos muito doloridos e desagradveis, alm de manchar e rasgar os documentos.

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Limpeza a manuteno do ambiente livre de poeira e sem lixo acumulado fundamental para o conforto e bem-estar das pessoas. Nas atividades de arquivo ainda mais, pois os documentos em qualquer suporte so sensveis ao da poeira, dos microorganismos e dos insetos. Os principais insetos so as traas, baratas, aranhas, cupins e larvas de livros. Deve-se vedar juntas, fissuras e rachaduras em paredes; manter o lugar limpo, seco e ventilado, e aplicar inseticidas no caso de infestao. Os roedores tambm podem surgir em ambientes pouco usados e midos. Os produtos para combate eficaz aos roedores so muito txicos e devem ser manuseados apenas por especialistas. O ideal isolar a rea afetada e promover a desratizao. Os fungos decompem a celulose, mancham fotografias, estragam disquetes, deterioram colas e adesivos, atacam tintas. A infestao grave percebida na superfcie do papel ou do plstico por manchas amarelas, marrons ou pretas, sendo que certas espcies formam colnias incolores. Nas pessoas os fungos podem causar reaes alrgicas fortes, tanto na pele quanto no aparelho respiratrio. Os fungos afetam primeiramente as mos, deixando a pelo avermelhada, ressecada e mais fina, facilitando a ocorrncia dos doloridos cortes feitos pela borda dos papis. Para evitar as alergias causadas pela poeira e pelos fungos, lave as mos seguidamente durante o dia e use um creme para evitar o ressecamento. Tambm evite tocar os olhos, nariz e boca enquanto trabalha no arquivo. Os fungos e a poeira podem ser combatidos pela limpeza, pela aplicao de fungicidas climticas adequadas. Se os critrios bsicos ligados ao mobilirio, aos acessrios e limpeza forem respeitados nas questes de arquivos, certamente sua sade ser preservada e

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pequenos (ou grandes) acidentes sero evitados. Basta voc respeitar os seus limites e usar adequadamente os equipamentos, mobilirios e acessrios.

Arquivar ou esconder? Documentos so guardados nos arquivos para se usar futuramente, quando for necessrio provar algo, checar uma informao ou dar continuidade a um processo. Porm quando chega o momento de recuperar um documento no arquivo, sua localizao difcil, lenta ou, muitas vezes, impossvel. Isto acontece porque h diferentes formas de guardar, e uma delas escondendo. Esconder guardar com mtodo um documento de forma que ele seja rapidamente localizado. Um motivo que leva a esconder a necessidade de guardar bem guardado, garantir que um documento especfico no seja perdido. Outro motivo porque o arquivo uma atividade considerada individual, feita com base nos critrios pessoais de quem arquiva, dificultando ou impedindo o acesso aos documentos para pessoas que desconhecem esses critrios. As organizaes mudam rapidamente, levando a pessoa a se adaptar a novas situaes. Muitas vezes, o que valia at ontem j no vale mais, rotinas so alteradas, documentos mudam de nome, de aparncia, desaparecem. A razo da existncia dos arquivos nas organizaes, disponibilizar os documentos adequados, no menor tempo possvel, quando necessrio. Arquivar deve ser uma atividade coletiva. Arquivos so feitos pela organizao para a organizao. Todas as pessoas devem ter acesso aos documentos necessrios para a realizao das tarefas inerentes sua funo, para tanto devem ser treinadas para que possam usar corretamente o sistema e devem ser informadas sempre que alguma alterao for realizada. A falta de critrios para organizar arquivos, faz com que todos os documentos acabem nos chamados arquivos inativos, verdadeiros depsitos que acumulam caixas, pacotes, pastas.

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Os arquivos devem ocupar espaos fsicos adequados e salubres, com mobilirio e materiais para acondicionamento de boa qualidade, que levem em conta o tipo e a forma dos documentos.

Organizando seu Arquivo Passo a Passo A primeira regra fazer a triagem de papis e jogar fora o que desnecessrio. Faa uma cuidadosa leitura de todo o material e decida junto com seu chefe o que pode e deve ser jogado fora. Para descartar papis preciso levar em considerao as exigncias da lei: as fichas de registros de funcionrios, no podem ser descartadas antes de trinta e cinco anos. Para reduzir o volume de papel, guarde apenas os originais dos documentos. Tudo o que for duplicidade pode ser jogado fora. Memorandos, correspondncias internas e comunicados podem ficar arquivados, se for necessrio, apenas no computador. Use ao mximo o recurso dos processadores de textos e correio eletrnico. Organize o arquivo utilizando um mtodo especfico: ordem alfabtica, numrica, assunto, etc. A falta de padronizao facilita a baguna e torna mais difcil a procura de papis. Lembre-se de que Ter um arquivo em ordem condio essencial para evitar problemas com a fiscalizao. Procure inovar os meios fsicos do arquivo Mantenha um ndice no computador de tudo o que h no seu arquivo Mantenha separados os assuntos empresariais dos documentos pessoais Trs dicas para um sistema de arquivo de primeira classe 1 Use pastas de arquivo arquive os documentos diariamente. Lembre-se de que com o tempo, uma pasta focar meio destruda, com orelhas e suja, quando isto acontecer, deve substitu-la, no perca tempo tentando reutilizar uma pasta velha e gasta, que custa to pouco.

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2 Alterne suas pastas de arquivo para facilitar a viso das etiquetas em suas pastas, alterne-as, em diagonal, para que voc possa ver as etiquetas ao mesmo tempo. 3 Identifique suas pastas coloque etiquetas nas pastas, em cores ou branca, pode mudar a cor a cada ano. A SECRETRIA NA ERA DA QUALIDADE ...O mais importante e bonito do mundo isso: que as pessoas no esto sempre iguais, ainda no foram terminadas - mas que elas vo sempre mudando. Afinam e desafinam. Verdade maior. Joo Guimares Rosa Ao longo dos sculos, a profisso Secretrio vem acompanhando o desenvolvimento econmico e industrial da humanidade. Adapta-se aos paradigmas vigentes, adquirindo um novo perfil. Desde a Revoluo Industrial, a Secretria vem participando ativamente da empresa, acompanhando toda a sua evoluo. No Brasil, a partir dos anos 50, a Secretria comea a ser notada nas organizaes, inicialmente como datilgrafa, taqugrafa, organizando arquivos e atendimento telefnico. A falta de uma cultura habituada com a presena da mulher nas organizaes, faz com que a performance das secretrias reproduzisse as situaes sociais ou domsticas. Nos anos 60 comea, no Brasil, o treinamento gerencial, exigindo uma nova postura da assessoria dos gerentes. Aos poucos, a secretria vai modificando a sua performance. No final da dcada, iniciam-se os treinamentos especficos para secretrias. Os anos 70 assinalam a primeira grande modificao da profisso. O movimento da classe se intensifica., o treinamento para secretrias j uma realidade muito vivenciada.

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Nos anos 80 a secretria forma uma equipe de dois, com o executivo a quem assessora. A profisso regulamentada e as empresas passam a viver a Era da Qualidade. Nos anos 90 a secretria tem o seu melhor momento profissional. Isso ocorre como conseqncia das mudanas que acontecem nas organizaes a partir da valorizao do cliente e da busca da Qualidade Total. Os comportamentos gerenciais, que promoviam os mitos negativos da profisso de secretria, esto em decadncia. A Informtica veio agilizar a rotina secretarial, diminuindo consideravelmente o tempo que ela utiliza para realizar tarefas rotineiras de digitao, arquivo, programao de reunies, agenda, viagens. A secretria passa a executar menos e gerenciar mais. A relao executivo e secretria muda totalmente. Ela deixa de ter chefes para atender a clientes internos. E como fornecedora de servios a seus clientes, a secretria incorporou sua realidade todas as teorias da Qualidade Total. A reengenharia promove os Times de Secretrias, uma nova realidade para as grandes organizaes. A secretria aprendeu a aproveitar as oportunidades e comeou a introduzir as ferramentas da qualidade, produzindo resultados adequados necessidade organizacional. A profisso Secretrio encontra-se num momento de profundas transformaes, preparando-se para um futuro muito mais produtivo de valorizao.

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O COMPUTADOR E A SECRETRIA Aps a regulamentao da profisso, o mercado de trabalho passou a ser mais exigente. A informtica deixou de ser apenas uma novidade e passou a fazer parte do cotidiano das empresas, provocando pequenas revolues que afetaram, por exemplo, o modo como as pessoas se comunicavam dentro das empresas. Essas inovaes trouxeram grandes transformaes no perfil desta profissionais, abrindo caminho para o surgimento de novas funes, como Assessora, Assistente da Diretoria, etc. Quase todas as empresas esto envolvidas atualmente em algum processo de informatizao. uma forma mais eficiente de comunicao entre funcionrios e reduzir ao mnimo tarefas repetitivas ou demoradas. A rotina de escritrio conta com computadores e softwares que praticamente aposentaram equipamentos j arcaicos, como mquinas de escrever e mimegrafos. Os softwares mais utilizados pelas secretrias incluem processadores de texto, planilhas e agendas eletrnicas, gerenciadores de banco de dados e programas de comunicao. QUALIDADE TOTAL E A SECRETRIA O Brasil um dos pases que mais cresce em implementao de programas da qualidade. A secretria vem acompanhando todas as transformaes, marcando presena e comprovando conhecimento de sua posio como ser humano. Ela atua tomando decises, influenciando no processo de negcio,

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tornando-se freqentemente o diferencial entre ganhar novos mercados e novos clientes, ou simplesmente ceder mais espao concorrncia. A secretria desempenha hoje, o importante papel de agregar valores aos processos de trabalho, seja em equipe, ou atravs do contato direto com clientes e fornecedores. Passa a ter uma atitude ativa, de execuo, assumindo total compromisso e responsabilidade pelo resultado final. Alm disso, desfruta de uma posio privilegiada, est presente em todos os setores produtivos, ocupa cargo de confiana, tendo a oportunidade de acesso a um alto grau de informao sobre o local onde trabalha. Por isso, deve ter uma viso mais ampla da Gesto da Qualidade para a organizao. MARKETING PESSOAL O mercado de trabalho est concorrido. Entre dois candidatos com o mesmo nvel curricular, vence o que fizer o melhor marketing pessoal, ferramenta poderosa que pode levar uma pessoa ao sucesso, qualquer que seja sua profisso. Os maiores exemplos esto na poltica. Mas tambm se faz marketing nos esportes, nas artes e nos negcios. Luciana e Valria disputaram um cargo de Assessora de Diretoria, da rea industrial, numa conceituada empresa multinacional. Luciana tem 28 anos, formada pela Universidade x, fez ps-graduao nos Estados Unidos. Fala ingls, espanhol, tem conhecimentos de informtica e seu currculo apresenta uma carreira ascendente nos 5 anos que trabalhou em empresas anteriores. Valria, tem 30 anos, tambm tem formao universitria e ps-graduao, trabalhou dois anos no exterior, conhece bem ingls, espanhol e os principais softwares do mercado, e traz na bagagem experincia profissional de 10 anos em grandes organizaes. Depois de todos os trmites iniciais para preenchimento da vaga, ambas chegam fase final, da entrevista, que feita com o principal executivo da empresa e a quem uma das duas candidatas ter de se reportar. Aps uma semana, Luciana recebe comunicao de que foi aprovada para a funo, Valria, no entanto, foi dispensada. O que influenciou a deciso do entrevistador nessa situao em que os currculos eram to parecidos? Luciana compareceu entrevista final trajando um tailleur (blazer e saia do mesmo tecido e cor azul marinho) e sapatos pretos. Estava no local indicado
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quinze minutos antes da hora marcada. Ao ser recebida pelo entrevistador, respondeu s perguntas calmamente, com clareza e objetividade. No decorrer da conversa, fez comentrios que demonstravam que ela tinha alguns conhecimentos sobre a empresa que oferecia o emprego, e falou com bastante segurana sobre sua experincia profissional e pessoal. No final, aguardou que seu entrevistador lhe estendesse a mo, retribuiu o cumprimento com firmeza e entregou-se seu carto. Valria foi entrevista vestindo seu melhor tailleur ( blazer beje e saia verde) e sapatos marrom. Chegou ao local indicado exatamente no horrio e, ao se apresentar secretria, perguntou se havia muitas outras candidatas para a funo. Quando o entrevistador o recebeu, foi a primeira a estender a mo par o cumprimento e, quando sentou-se frente a seu interlocutor, no deixou a bolsa sobre as pernas, mas colocou-a na mesa. Falou pouco de si mesmo durante a conversa, principalmente quando lhe foi perguntado a respeito de seus valores pessoais. Demonstrou relativo desconhecimento sobre as atividades da organizao qual se candidatava e suas palavras deixaram transparecer certo ressentimento em relao empresa na qual trabalhou anteriormente. Quando terminou a entrevista, novamente estendeu a mo primeiro e exagerou um pouco na fora do cumprimento. Ansiosa, acabou esquecendo de deixar o carto com o entrevistador, voltando depois para entreg-lo secretria. Num mercado de trabalho competitivo como o atual, no basta ter um bom currculo, preciso saber se vender. Entre duas candidatas com igual capacitao tcnica, tem maiores chances aquela com boa apresentao e trato agradvel. O marketing pessoal o diferencial entre as duas profissionais. Os especialistas so unnimes em afirmar que o marketing pessoal a valorizao do ser e no do ter. Isso significa que as qualidades pessoais e profissionais podem e devem ser exploradas, pois tratam-se de mritos conquistados honestamente.

Para a mulher, fazer o marketing pessoal mais difcil do que para o homem. Delas exigida a perfeio de comportamento. Isto significa que todas as recomendaes implcitas do marketing pessoal devem ser seguidas pelas mulheres com mais empenho, sem direito a deslizes.

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Marketing pessoal no apenas autovalorizao pura e simples. tambm a vivncia de uma srie de comportamentos que comprovam a qualidade do que se . A construo de uma boa imagem requer ainda hbitos e posturas adequados, e aqui entre o papel da etiqueta. Na dinmica do mundo dos negcios, a etiqueta integra-se ao exerccio da tica profissional. A tica e a etiqueta tratam de comportamento e sua diferena de nvel de ao. Foi nesse ponto que Valria perdeu para Luciana, as duas candidatas mesma vaga. Luciana vestiu-se corretamente, j Valria fugiu do padro preferido pelos empregadores. Luciana errou ao chegar ao local da entrevista 15 minutos antes, atitude que revela ansiedade. Nesse item, Valria acertou, em compensao no deveria ter perguntado secretria se havia outras candidatas para a funo, o que tambm revela ansiedade. Luciana se comportou corretamente durante a conversa, falando calmamente e no se mostrando constrangida quando perguntada sobre sua vida pessoal. E, mais, ganhou pontos ao demonstrar que tinha conhecimentos sobre a empresa para a qual estava sendo avaliada. Valria, por sua vez, perdeu terreno por no Ter se mostrado mais vontade em falar de seus valores e ainda por cima referiu-se empresa anterior com ressentimento. Outro detalhe: Valria sentou-se diante do entrevistador e colocou a bolsa sobre a mesa, quando deveria t-la deixado sobre as pernas ou na prpria poltrona. Na sada, Luciana acertou de novo esperando que seu entrevistador lhe estendesse a mo e entregando-lhe seu carto. Valria precipitou-se cumprimentando primeiro, apertou demais a mo do executivo o que grosseiro e esqueceu de entregar seu carto. O resultado final que Luciana venceu. A Secretria deve examinar profundamente o seu cargo atual e a maneira como trabalha. Questione-se e poder ter respostas reveladoras. 1 O orgulho pelo seu trabalho - Tanto o orgulho pessoal como o profissional so vitais se voc quer ir avante. Tendo orgulho do seu desempenho, voc se recusa a dar menos do que pode. Comunique-se com outros profissionais, participe de treinamentos, seminrios, eventos. Leia jornais, revistas, literatura tcnica, mantenha-se atualizada com os novos desenvolvimentos. 2 A satisfao com o que faz o fator mais importante no trabalho, para todo profissional, a auto-satisfao. Precisa estar feliz com voc mesma e
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com o trabalho. Se, para isso, necessita ir o mais longe possvel na empresa, faa, no importam os obstculos. Se voc tem garra, gostar do desafio. 3 Saber atuar com imparcialidade deve haver uma conscientizao do seu potencial de neutralidade, no envolver-se , a favor de A ou B, ser sempre imparcial. BIBLIOGRAFIA Natalense, Maria Liana. Secretria Executiva. IOB 1995. So Paulo Leo, Clia Pereira de Souza. Boas Maneiras de A a Z, Editora STS, So Paulo, 1977 Weisinger, Hendrie. Qualidades que Fazem de Voc um Lder, Ed. Objetiva Fagundes, Maria do Carmo Negrine. Texto.Coordenao Curso Secretariado Executivo da Faculdade Anhembi Morumbi, So Paulo Santos, Volnyr. Portugus na Correspondncia. Sagra, 1986. Porto Alegre Almeida, Antonio Luiz Mendes. Atenciosamente. Pallas, 1984. Rio de Janeiro Gomes, Edegard. Redao Prtica. Tecnoprint, 1985. So Paulo Leandro, Vera. Curso Redao Oficial. Curso Secretria. SEBRAE. 1993 Revista Secretria. Textos nmeros 9, 13, 29, 31, 32 e 33. Editora Quantum, Curitiba-Pr Revista Ser Humano, Editora AMG & Editores Associados, n 114, novembro 1996

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