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Universit Sidi Mohamed Ben Abdellah Ecole Suprieure de Technologie de Fs

Dpartement : Techniques de Management


Rapport de stage dinitiation

Effectu
Htel RAMADA FES
85, Avenue des FAR 30 000 Fs Maroc

Ralis par :
Mlle LAALJ Youssra

Encadr par :
M. HOURBOUZ Mohamed Mlle ESSASI Mouna

Anne universitaire : 2009-2010

Sommaire
I. REMERCIEMENTS ............................................................................................................... 4 II. INTRODUCTION ................................................................................................................. 5 III. PRESENTATION DE RAMADA HOTELS ....................................................................... 6 1. Informations gnrales ................................................................................................... 6 1.1. 1.2. Prsentation gnrale ............................................................................................... 6 Les prestations de lhtel ......................................................................................... 7 Hbergement ..................................................................................................... 7 Tarification ....................................................................................................... 7 Restauration et prestations de services ............................................................. 7

1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 2.

Organigramme RAMADA Htel FES: ........................................................................ 9 2.1. Aperu sur lorganigramme ..................................................................................... 9

3.

Les diffrents dpartements de lhtel ......................................................................... 11 3.1. Le Dpartement Administratif ............................................................................... 11 Direction gnrale........................................................................................... 11 Dpartement financier .................................................................................... 12

3.1.1. 3.1.2. 3.2.

Le Dpartement Commercial ................................................................................. 18 Service commercial ........................................................................................ 18

3.2.1.

3.2.2. 3.3.

Service rservation ......................................................................................... 19

Le Dpartement Hbergement ............................................................................... 19 Service gouvernante ....................................................................................... 20 Service Quality management .......................................................................... 20

3.3.1. 3.3.2. 3.4. 3.5.

Le Dpartement Technique .................................................................................... 20 Le Dpartement Restauration ................................................................................ 21 Service restauration ........................................................................................ 21 Cuisine principale ........................................................................................... 22

3.5.1. 3.5.2. 3.6. 3.7. 4.

Le Dpartement Ressources Humaine ................................................................... 23 Autres Dpartements .............................................................................................. 24

Les diffrents circuits financiers .................................................................................. 24 4.1. 4.2. Circuit Achat .......................................................................................................... 24 Circuit Dbiteurs .................................................................................................... 28

IV. LES TACHES EFFECTUEES AU SEIN DE LHOTEL .................................................. 29 1. 2. 3. 4. 5. 6. Service Receiving ......................................................................................................... 29 Economat ...................................................................................................................... 29 Cost Control : ............................................................................................................... 29 Service achat ................................................................................................................ 30 Service comptabilit fournisseur .................................................................................. 30 Service dbiteur ............................................................................................................ 31

V. REMARQUES ET SUGGESTIONS .................................................................................. 32 1. 2. Remarques .................................................................................................................... 32 Suggestions................................................................................................................... 32

VI. CONCLUSION .................................................................................................................. 34 VII. ANNEXES ........................................................................................................................ 35

I. REMERCIEMENTS

Je commencerais ce rapport de stage, en ayant une pense sincre et trs spciale pour toutes les personnes qui mont aid et soutenu de prs ou de loin durant cette priode dintgration la vie active. Je les invite donc trouver ici lexpression de ma grande gratitude et considration. Je tiens exprimer me reconnaissance lensemble du personnel de lhtel RAMADA FES et tout particulirement : HOURBOUZ Mohamed, responsable du dpartement Hbergement , qui ma confi la mission pour laquelle jai t engag ; ESSASI Mouna et EZZAHER Loubna, pour le temps quelles mont consacr, leurs confiances et leurs conseils qui mont permis dvoluer durant la priode de mon stage. En effet, les missions quelles mont confies ont vraiment t intressantes, enrichissantes, et mont permis dacqurir une certaine autonomie. Jadresse mes sincres remerciements tout le corps professoral et administratif de lEcole Suprieure de Technologie de Fs. Enfin, je prsente mes vifs remerciements tous les membres de ma famille qui mont encourag et soutenu en permanence.

Je vous prie tous, daccepter lexpression de mes sincres salutations et de mon respect le plus dvou.

II. INTRODUCTION

Le stage est organis afin de dcouvrir le monde du travail, son fonctionnement, ses activits et ses objectifs. Il permet dlargir les connaissances et dacqurir une mthode de travail en passant de la thorie la pratique. La pratique du stage est une ncessit et une affirmation certaine de la russite dans la vie active, elle permet de renforcer ltude thorique acquise lcole ou luniversit et au mme temps de mesurer lcart existant entre la formation thorique et la formation pratique acquise dans le monde de lentreprise. Objectif du rapport : Lobjectif de ce rapport est de prsenter le droulement du stage que jai effectu au sein du dpartement commercial de lhtel RAMADA FES pendant 4 semaines, dans le cadre de la formation au Diplme Universitaire de Technologie (D.U.T.). Mon rapport se propose dapporter une prsentation gnrale de lhtel. De mme, il fait allusion aux tches que jai effectues pendant la priode de stage et sans oublier de signaler quelques remarques et suggestions.

Thme de stage : Aujourdhui le tourisme est communment admis comme tant le secteur qui rapporte gros et qui offre les perspectives les plus prometteuses pour le dveloppement conomique et
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social au niveau mondial. De sa part, le tourisme marocain, favoris par sa situation gographique et ses atouts naturels remarquables, gr par des hommes entreprenants et audacieux a connu dans un temps relativement court un progrs notable. En effet, le Maroc sengage dans une politique ambitieuse qui vise lattraction de 10 millions de touristes pour la prochaine dcennie. A ce titre, jai eu loccasion de passer ce stage lhtel RAMADA FES au dpartement commercial, de la priode allant du 01 Aot 2008 au 31 aot 2008.

III. PRESENTATION DE RAMADA HOTELS

1. Informations gnrales
1.1. Prsentation gnrale

Localisation Lhtel FRAMADA FES privilgie dune situation unique prs du centre conomique et rsidentiel de la ville de Fs. Il est galement proche du cur historique de la ville, lancienne Mdina, et 15 minutes en voiture de lAroport Fs -Saiss. A cinq minutes de la mdina et de ses souks fabuleux, au pied de lAtlas, quidistance du superbe bassin de la Mnera et de la ville nouvelle et 10 minutes seulement le sparent des parcours du Royal Golf. Fiche technique Raison sociale Tl. Fax Site web Propritaire RAMADA HOTELS FES 85 Av Des Far FES 30000 Maroc +212 (0) 535948000 +212 (0) 535944376 www.ramada.ma TAAMEER Finance Organisation chart Morocco

Gestionnaire Catgorie

GROUPE RAMADA HOTELS 5*****

1.2.

Les prestations de lhtel

1.2.1. Hbergement RAMADA FES dispose de chambres spacieuses rparties de la sorte :

Chambres Suites Excutives Suites Ambassadeur

118 5 4

Les chambres sont quipes de : TV Satellite. Ligne Tlphonique Directe et Internationale. Messagerie Vocal & Rveil automatique. Mini Bar. Sche-cheveux. Dtecteurs de Fume et de Feu & Sprinkler.

1.2.2. Tarification Types Chambres Suites Excutives Suites Ambassadeur 1.2.3. Restauration et prestations de services Restauration et bars Prix par nuit en DH 1300 2600 6500

o Restaurant OASIS : offre une

slection de spcialits rgionales et

orientales, prsentes sous une tente traditionnelle avec animation typique. o Lobby bar SAMS BAR : avec une vue panoramique sur la piscine, la dcoration donne une atmosphre despace et de confort. Une carte de boisson est offerte aux clients avec boissons traditionnelles, cocktails et un assortiment de tapa. o ARABIAN NIGHTS Restaurant : A la carte

servant des mets raffins avec un large Gamme de vins et de bire.

Services et facilits o Room service 24h /24h. o Agences de voyage et location des voitures. o Boutique coiffeur et salon de beaut. o Bureau de changes. o Nettoyage sec et buanderie. Sport et loisirs o Grill- piscine : Une magnifique piscine pour les amateurs de natation. o Une piscine pour enfants. o Divers jeux pour enfants. o Proximit. o des montagnes moins de 2 heures. o Golf quelques minutes. Salle de confrences o La salle des runions est entirement quipe et peut accueillir des runions en moyen comit jusqu 120 personnes en style thtre.

2. Organigramme RAMADA Htel FES:

Mr.Ismaili ALAOUI Corporate Finance Director Taameer Hospitality and other sudsidiaries

Huda BENNIS Finance and admin Dirertor Taameer Hospitality and other sudsidiaries

Imane HAYATI Credit Manager Ramadz Fes Hotel

Mohamed MAJDOUBI General Accountant Ramada Fes Hotel

Hicham BARAKAT Cost Controller Ramadz Fes Hotel

Aziz FADIL Purshasing Officer Ramada Fes Hotel

Khalid DIOURI Income Auditor Ramada Fes Hotel

Mimi Lahlou Anass Storekeeper Ramada Fes Hotel

2.1.

Aperu sur lorganigramme

Limportance, la taille et lactivit de lhtel RAMADA FES exigent une structure rpondante tous ses besoins : cest la structure hirarchique fonctionnelle qui constitue la conciliation des deux principes de lunit de commandement et de la spcialisation des chefs et par consquent des tches. Selon lorganigramme, les ordres proviennent du Directeur Gnral pour arriver aux directeurs des dpartements qui les transmettent leurs subordonns qui se chargent dexcuter le travail demand.

Cependant, malgr la spcialisation des services, les tches exerces au sein de ltablissement sont caractrises par une forte interdpendance, ce qui exige donc la matrise des tches assumer, et par consquent oblige les responsables de revoir leurs normes daffectation de leur personnel dans ltablissement.

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3. Les diffrents dpartements de lhtel


Le facteur humain est une des premires richesses dont doit se doter toute institution. Le personnel de lhtel RAMADA FES est rpartit sur plusieurs dpartements :

3.1.

Le Dpartement Administratif

Dpartement administratif

Dpartement financier : Un assistant directeur financier Un comptable gnral

Direction gnrale : Directeur gnral Secrtaire

Un responsable en comptabilit fournisseurs Un agent conomat Un contrleur Une directrice des achats Trois agents au service dbiteurs

3.1.1. Direction gnrale Le Directeur Gnral a pour rle le contrle de lorganisation, du fonctionnement et de dveloppement de ladministration. Il veille la cration et lutilisation de tous les moyens ncessaires la satisfaction des diffrents partenaires de la socit. Il oriente les stratgies adoptes chaque niveau

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Il fixe les objectifs court, moyen et long terme Il est responsable de prendre les dcisions pour chaque service. Il veille sur le confort des clients et la satisfaction de leurs besoins

Il contrle le service des restaurants et des bars et de chaque point de vente au sein de lhtel Il contrle lorganisation de chaque point de vente. Le Directeur Gnral entretient des relations avec : Les directeurs dpendant directement de lui pour faire tablir et suivre rgulirement les politiques qui lui sont appliques dans chaque service et pour contrler le rsultat des actions mens. La direction du groupe en ce qui concerne les relations de stratgie de dveloppement, de budget et des rsultats prvus par les directrices. 3.1.2. Dpartement financier Le dpartement financier o jai effectu mon stage est dirig par un Directeur Financier et un directeur financier adjoint. Ce service gre toutes les activits financires de lhtel, ses relations avec les dbiteurs, les crditeurs, les fournisseurs, les banques et implicitement les clients. De mme, il contrle toutes les recettes et les dpenses effectues par les diffrents services de lhtel. Il constitue ainsi un agent de pouvoir et de direction qui soccupe de la gestion et du contrle des services dont il dtient la responsabilit savoir : Le service informatique. Service comptable. Service des achats. Lconomat. Receiving. Service contrle.

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Service contrle Il est tenu de ramasser les mains-courantes de tous les points de vente y compris la rception. Sa tache principale est de contrler les factures de chaque restaurant avec les rcapitulations par une opration de pointage, et ayant de les classer dans des archives en marquant le nombre de srie de chaque facture, il est tenu de les passer au service Incom contrle (Audit). TACHES ET RESPONSABILITE : Valorisation et vrification des transferts cuisine. Valorisation et vrification des transferts des sorties conomat. Valorisation et vrification des transferts des Market list et grosery list. Dtermination de la consommation mensuelle de divers biens utiliss. Contrler le service receiving (service des entres de marchandises). Aprs vrification, tablissement du rapport journalier des entres des marchandises du jour. Valorisation de Market liste. Vrification et contrle de la qualit et la quantit des marchandises et des factures. Etablissement du rapport de sortie journalier et ce fait aussi pour le matriel dentretien. Etablissement du rapport des achats du mois.

Service comptabilit Ce service est charg de toutes les oprations comptables concernant lactivit de lhtel : Le suivi des comptes fournisseurs est assur par le comptable fournisseurs ayant pour mission denregistrer les entres de chaque journe sur les dossiers fournisseurs en basant sur les factures ou les bons de livraison reus et ainsi la prparation des ordres de virement, les chques et les pices comptables pour rgler les fournisseurs et ainsi le contrle des dossiers fournisseurs pour clturer les mois.

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Service comptabilit

Service Dbiteur

Service crditeur

La caisse gnrale

o Service dbiteur : il soccupe des dossiers des clients qui payent par Lintermdiaire dune agence de voyage, il doit tre toujours en contact direct avec service hbergement qui lui fournit toute information concernant les clients, on trouve comme activit principale :

Comptabilisation de rgularisation des dossiers clients. Il calcule les commissions sur les personnes et les chambres. Rdaction des lettres de relance pour faire rappeler les clients sur la date de paiement. Il se charge de suivre les encaissements des clients. Balancer les comptes clients cest dire solder les comptes des clients encaisss. Il se charge aussi des recouvrements clients. o Service caisse : Sous la responsabilit du service contrle, la caisse de lhtel est devise en plusieurs caisses : Caisse rception : Lenregistrement des recettes ventiles par catgorie. Contrle du bon denregistrement des factures de clients. Caisse de point de vente : La saisie sur systme les encaissements de clients et le dtail des factures. La vrification que les plats consomms sont enregistrs dans les factures. Le contrle de fond de caisse. o Service Crditeur ou account-payable : Il a pour tche de comptabiliser les achats journaliers effectus par lhtel envers ses fournisseurs, et de sorganiser en collaboration avec le service financier pour le payement des fournisseurs. La comptabilit de ce service passe par les tapes suivantes :

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Recevoir les factures journalires du service achat.

Contrler ces factures et les segmenter selon le mode de paiement, soit au comptant soit crdit, afin de les enregistrer dans le journal fournisseur. Etablir le tableau de dclaration de la T.V.A. selon les taux appliqus. La comptabilit est arrte le 25 de chaque mois pour dduire les documents comptables mensuels qui sont gnralement dlivrs au service financier comme pices justificatives. Lconomat Cest lconomat quincombe la tche dassurer lapprovisionnement rgulier de ltablissement. Aprs dtermination des produits, lconomat procde la recherche des fournisseurs. Le choix dun fournisseur dpend bien sr des avantages quil offre : Prix, rductions, mode et faciliter de paiement, dlai de livraison. Lconomat aura donc tablir une fiche par fournisseur qui comporte tous les renseignements sy rattachant. Les besoins en matire dapprovisionnement sont dtermins partir des pices de dpense tablies par le service demandeur. Selon limportance de la commande, ce document est sign soit par le chef du service demandeur, soit par le directeur. A partir de ces pices de dpense ; le chef conome tablit le bon de commande en trois exemplaires : Loriginal est adress au fournisseur. Le duplicata est conserv lconomat dans un dossier appel commandes en attente de livraison . Le troisime exemplaire reste la souche.

Lors de la rception de la commande, lconome, laide du dossier commandes en attente de livraison , vrifie si les produits livrs sont conformes la commande, laccord de lconome est matrialis par un visa port sur le bon de commande, ainsi que la date de rception des marchandises.

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Pour sa part, le fournisseur dlivre un bon de livraison quon joint au bon de commande . Les deux documents sont classs dans un dossier intitul livraisons en attente de facturation . Lorsque la marchandise nest pas accompagne dun bon de livraison, lconomat rdige un bon de rception quil donne viser au livreur. Aprs la rception des marchandises, lconomat tablit des fiches de stock pour chaque article. La tenue quotidienne de ces fiches permet de contrler rgulirement ltat des stocks. Les quantits figurant dans la rubrique stock doivent correspondre celles qui existent rellement lconomat. A la fin de chaque jour, le responsable de lconomat remplit la feuille rcapitulative des achats . Accompagnant les factures et les bons de livraison, cette feuille permet de ventilera. Pour finir le travail du jour, lconome porte sur le journal de lconomat les rceptions et les sorties qui sont justifies par les diffrents bon de prlvement . En fin de mois, un inventaire physique lconomat et dans les diffrents points de vente doit tre fait pour optimaliser la gestion des stocks. A noter que cette procdure nest valable que pour les denres non prissables qui exigent un circuit de documents et de traitement plus ou moins long. Par contre, dans le cas des denres prissable ce circuit est trs rduit. Et le stockage se fait la cave du jour qui fait partie de la cuisine principale. INVENTAIRE DE LECONOMAT A la fin du chaque mois, linventaire physique effectu fait apparatre ventuellement une diffrence entre le stock rel et le stock rsultant de linventaire permanent, la connexion ncessaire est alors porte sur la fiche de stock. Les formules de calcul : Inventaire journalier Stock initial du jour + Entres du jour Sorties du jour= Stock final du jour = Stock initial du jour suivant En tout cas on doit avoir : Valeur du stock final = Valeur du Stock initial + Valeur des Entres - Valeur des Sorties.

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Receiving : Ce bureau se situe lentre de lhtel afin de faciliter la tche aux fournisseurs. Dans ce bureau, on procde au comptage, pesage des marchandises livres par les fournisseurs et la vrification de la conformit entre les bons de livraison et les bons de commandes. Ceux-ci sont suivis par ltablissement dun bon de rception.
Bon de commande (BC) conforme a

Bon de livraison (BL) Conforme au

Bon de rception (BR)

Lagent de ce service se charge de contacter les responsables des stocks pour le transfert de la marchandise commande. Ces derniers tablissent, par le biais de leurs contrleurs, un audit des marchandises qui leur sont livres. Service des achats : Cest un service qui soccupe des achats des nourritures (alimentation, ptisseries) des boissons (jus, alcools, limonades) et aussi de tout ce qui est divers, on distingue dans lachat divers entre 4 types : Achats consommables. Achats boutiques. Achats immobilisations. Achats entretien.

Le responsable achat a une caisse appele caisse achat, au cas dun besoin urgent elle utilise le fond de caisse achat pour rpondre ce besoin comme il assure le paiement des fournisseurs qui exige le paiement cash et celui qui prend la responsabilit de commander les marchandises par la prparation des bons de commandes et dtablir des relations avec plusieurs fournisseurs pour assurer les quantits commandes. La procdure dachat seffectue comme suit : Etablir les bons de commande Recevoir les demandes dachat des diffrents dpartements de lhtel. Commander les articles demands par les diffrents points de vente. Slectionner les fournisseurs lesquels on doit commander la marchandise. Classer les dossiers dachat des diffrents services.
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3.2.

Le Dpartement Commercial

Dpartement commercial

Service commercial : Directrice Commerciale Secrtaire Sales Manager Account manager of promotion et Service commercial E-commerce

Service rservation : Directrice Rservation

3.2.1.

Agents Rservation

Cest le noyau de lactivit htelire, il joue le rle de liaison entre le march et lhtel, il a comme fonction principale : Faire des associations avec plusieurs agences pour assurer un grand nombre de client. Ngocier les contrats avec les agences clients. Dterminer les prix signals la grille tarifaire en collaboration avec le directeur gnral et le directeur administratif et financier. Vendre et animer des contrats dhbergement pour les clients. Dvelopper les ventes et animer les agences de voyages. Faire fidliser les clients pour le long terme et maintenir des relations permanentes avec les clients. Grer les promotions et les prix des nuites occasionnelles. Contacter les zones de ventes pour dvelopper les synergies commerciales et les approches communes de clients. Transmettre toutes les informations clients et concurrence aux zones de ventes. La finalit de ce service se rsume dans la ralisation du maximum de ventes avec les meilleures conditions possibles.

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3.2.2.

Service rservation

Ce service est plac sous lautorit du directeur dhbergement charg de communiquer la disponibilit de lhtel la date mentionne par le client et par la suite effectuer la rservation. Cette rservation nest confirme quaprs avoir dpos une garantie lhtel qui nest autre que le montant minimum du prix dune nuite. A la veille de larrive du client, le dossier prpar par la rservation est transmis la rception pour tude. Le premier contact avec le client seffectue ce niveau. Le rceptionniste lui rserve un accueil personnalis, confirme le check-in et procde subsquemment au remplissage des formalits administratives. En dernier lieu, il laccompagne sa chambre.

3.3.

Le Dpartement Hbergement

Un dpartement indispensable de lhtel, il est charg de la vente des chambres et dassurer un bon accueil aux clients ainsi quun bon droulement de leur sjours.
Gouvernante Gnrale Assistantes D'tages Femmes & Valets de Chambres

Dpartement hbergement

Lingerie Buanderie

Quality Manager Duty Manager Rceptionnistes Standardistes Conciergerie Staff Piscine

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3.3.1. Service gouvernante Cest un service qui regroupe plusieurs ouvrires qui remplissent plusieurs fonctions dont on trouve des femmes qui font lingerie : le linge des couverts, de nappes, des serviettes et des autres qui font ltage cest dire larrangement des chambres. 3.3.2. Service Quality management Ce service ayant pour mtier : Vendre au maximum les services aux clients. Prparer un bon climat au client ds son arrive. Assurer tous les besoins clients. Animer les contrats dhbergement avec les agences. .

3.4.

Le Dpartement Technique

Lactivit principale dans ce dpartement est de maintenir les installations techniques en bon tat de fonctionnement.

Chef Entretien Secrtaire Magasinier

Dpartement technique

Superviseurs Techniciens Jardiniers Soudeurs, Maons Jardiniers, Plombier Tapissier, Menuiserie Peintres, Vernisseurs Chauffeur

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Le service entretien a pour rle dassurer la maintenance et le bon fonctionnement de tout le matriel dtablissement savoir, les machines et lnergie, il est aussi charg dtablir des diagnostics concernent le bon ou le mauvais tat de tous les lieux, locaux, btiments de ltablissement et aussi, ltat des machines. Soit pour dclarer une commande dachat soit pour procder des rparations.

3.5.

Le Dpartement Restauration

Comme son nom indique, Son activit regroupe tout ce qui est en relation avec la restauration.

Matres dHtel Assistant Matres Chefs de Rang Chefs de Rang Commis de Rang

Dpartement restauration
Chef Ptissier Chef Steward Cavistes Exclusif Chef Chef Cuisine Chefs de Partie chefs de partie Commis de Cuisine

3.5.1. Service restauration Cest un service qui assume lorganisation des restaurants et des bars ainsi la responsabilit de dterminer les plats du menu pour chaque jour et pour chaque repas. Cest ainsi quil oriente et supervise la cuisine.

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3.5.2.

Cuisine principale

Entres directes : fruits, lgumes, ufs, et tout produit consommable ayant un cycle de rotation ne dpassant pas 24 h. Lors de leur rception, ces denres font lobjet dun contrle quantitatif et qualitatif en prsence du chef de cuisine, lconome et le contrleur. Lapprovisionnement se fait au jour le jour par le document intitul march du jour tabli en deux exemplaires. Loriginal est conserv par le chef de cuisine et le duplicata est transmis au service de la comptabilit. A la tte de chaque lieu de stockage, un responsable contrle et supervise les stocks. Il tablit des demandes dachats pour complter les stocks. Cette demande dachat passe par la suite au service des achats qui tablit des bons de commandes, signs et soumis la signature de la Direction gnrale et de la Direction Financire, ils sont allous aux fournisseurs choisis selon le rapport Qualit Prix.

Schma rcapitulatif Les responsables

Chef Cuisinier
Demandent : Cuisine Principale

Directeur de Restauration
Petit Matriel dexploitation

Envoient : Une commande dachat Au :

Service des Achats Des bons de commande Fournisseurs

Etablit :

Allous aprs signature aux :

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3.6.

Le Dpartement Ressources Humaines

Dpartement ressources humaines

Personnel Manager Secrtaire

Directrice de Formation Cafeteria du personnel Infirmier

Il est en contact direct et permanent avec tous les services et agit selon les directives du Directeur Gnral en tout ce qui concerne la formation, la rmunration, le recrutement, il a comme tches principales : Le recrutement du personnel selon le processus de recrutement adopt par ladministration. Ltablissement de bulletins de paie et la tenue jour des fichiers du personnel. Suivi des allocations familiales. Les remboursements mutuels. Il veille sur le bon climat social. Il supervise les stagiaires durant la priode de stage.

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3.7.

Autres Dpartements
Scurit : Un chef de scurit Agents de scurit

Autres dpartements

Parking

4. Les diffrents circuits financiers


4.1. Circuit Achat

La commande a. Les demandes dachat Les demandes dachats sont des procdures effectues par les diffrents dpartements de lhtel pour la commande de leurs besoins ncessaires. Il y a deux sortes de demandes dachats : Purchase request qui stablie en quatre exemplaire : o Copie blanche (Service achat). o Copie verte (Service receiving). o Copie rouge (Service comptabilit). o Copie jaune (Service demandeur).

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Ce mode de demande dachat est utilis par lconomat pour les produits non prissables, les boissons et par les autres services pour des produits divers (outillage, fleurs..). Market list est tablie par le chef de cuisine pour les produits prissables, la liste est transmise quotidiennement aux services achat afin de passer commande. Toutes ces demandes qui sont pr numrots et qui comprennent la dsignation, la quantit demand sont signes par les dpartements metteurs seront transmises au dpartement service achat qui sassura que les produits demands sont dans le systme Fidelio . Par la suite les demandes dachats sont vises par le responsable service achat et ensuite par le directeur financier. b. Les bons de commandes Une fois les demandes dachats parvenues au service achat, Elles seront transformes en bon de commande qui comporte quatre exemplaires : Copie blanche (Fournisseur) Copie verte (Service receiving) Copie rouge (Service comptabilit) Copie jaune (Service achat)

Tous les bons de commandes sont signs par le directeur financier et le directeur gnral avant de passer la commande par tlphone ou fax. En cas de non livraison, les bons sont mis dans un casier spcial pour relancer rgulirement la commande.

c. Le choix du fournisseur Pour un produit nouveau Le responsable du service achat consulte trois fournisseurs, une fois les devis reus. Le responsable du service achat choisit le fournisseur le moins disant qui rcapitulera le prix sur la demande dachat avant dtre transmise au directeur financier

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Pour un produit usuel

Mensuellement, les responsables service achat consultent trois de leurs fournisseurs pour le prix de chaque type de produit. Une fois les devis reus, ils seront rcapituls dans un tableau comportant les quantits consommes lors de lexercice prcdent. Puis une runion des achats est tenue tous les mois en prsence du chef comptable, du responsable du service achat et du contrleur. Le choix du fournisseur se fait sur la base du prix le plus bas sur le total des articles commander auprs des mmes fournisseurs. Il sera choisi comme fournisseur du mois. Rception de la marchandise La rception de la marchandise seffectue par le bon de rception qui est tabli en quatre exemplaires : Copie blanche (Service comptabilit) Copie jaune (service demandeur) Copie verte (Service Receveing)

La rception de la marchandise se fait en prsence du responsable du service receiving qui compare les donnes Prix, Quantit, Dsignation du bon de livraison la rception physique des marchandises. Lors de la rception de la marchandise deux cas se prsente : Produit conforme

Le responsable du service receiving appose son cachet sur le bon de livraison remis aux fournisseurs et envoie une copie au service comptabilit et tablit un bon de rception doublement vis par le fournisseur et le responsable. Produit non conforme :

Le responsable mentionne le motif du refus de la marchandise et garde le bon de livraison pour rclamation.

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Une fois les rceptions de la journe effectues, elles sont saisies sur le systme tous les fins de journe o le systme Fidelio affecte un numro de saisie chaque bon de rception, qui sera contrl par le cost. control pour quil dite un tat des entres quotidiennes. Traitement des factures

La facture fournisseur est reue de trois manires : soit avec la livraison, soit par courrier, soit apport par lagent de recouvrement du fournisseur. Une fois la facture reue, le comptable signe un registre pour accuser rception des factures par courrier. Celle-ci est rapproche au bon de livraison et au bon de rception pour procder la rgularisation par rapport a la provision constate sur la base du bon de livraison. Une fois la saisie faite le systme affecte une chance de 60 jours pour le rglement de la facture partir de la date de livraison. Rglement du fournisseur

Le responsable de la comptabilit fournisseur prpare les ordres de rglements fournisseurs ainsi que les chques sur la base des chances mentionnes sur le systme qui sont contrles par le caissier gnral et le chef comptable, puis transmis la direction pour approbation et visa du directeur gnral et financier. Des fois le comptable doit payer le fournisseur avant la date dchance pour viter les ruptures de stock.

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4.2.

Circuit Dbiteurs

Facturettes collectes par la rception

Transmise au service dbiteur sous forme de facture gnrale jointe la facturette

Vrification des facturettes par rapport la facture gnrale

Manque de documents

Documents complets

Chercher dans les archives les facturettes manquantes

Etablir une photocopie des facturettes en guise de preuves en cas de problme qui seront jointes la facture gnrale (voir annexe)

Une nouvelle facture sera tablie jointe dune lettre comportant les coordonnes bancaires, facturettes originales, mis sous enveloppe

En cas de paiement sous les trente jours, le dossier est clos.

En cas de non paiement dans les trente jours, une lettre de relance est adresse lorganisme concern.

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IV. LES TACHES EFFECTUEES AU SEIN DE LHOTEL

1. Service Receiving
Lors de mon passage au sein de ce service, jai effectu certains travaux comme :

Classer les demandes dachats dans un classeur (Food, Beverege, Entretien, Gnral) et prparer les demandes qui sont vises le jour mme.

Remplir le rapport journalier du rceptionnaire (receiving clerks daily report) qui aide suivre les mouvements des entres des nourritures et des boissons (voir annexe).

Etablissement des comparaisons des prix et vrification des achats.

2. Economat
Lors de mon passage ce service jai remarqu que pour pouvoir retirer la marchandise demande, un bon de commande est ncessaire o devrait figurer la quantit, lunit et le nom de la marchandise tout cela portant la signature du chef du dpartement demandeur. A la fin de chaque journe 15 h , lconome se charge denregistrer dans le systme Fidelio la marchandise sortie lors de la journe, ou chaque bon de commande lui sera affect un numro de saisie. Une fois lopration termine, les bons de commandes sont envoys au cost. control en gardant une copie lconomat. Avec de la chance, jai pu assister linventaire mensuel, ou lon devait comparer la quantit relle la quantit thorique des produits figurant sur linventaire permanent donn par le systme Fidelio . Si une diffrence de quantits entre le rel et le thorique est flagrante, une enqute est mene pour expliquer cette diffrence de quantit.

3. Cost Control :
Lors de mon passage au sein de ce dpartement, jai remarqu que toutes les oprations sont vrifies :

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On vrifie les donnes enregistres dans le systme Fidelio et sil y a une faute de saisie, on la corrige On utilise des purchase request pour enregistrer la marchandise fournit par les fournisseurs. Ce document mentionne la rfrence, le nom, la quantit, lunit de la marchandise livre. Le cost. control est prsent lors de la rception des produits prissables, ou il contrle la qualit et la quantit du produit. Ensuite, jai effectu les tches suivantes : Le contrle des entres : jai compar entre les quantits commandes et les quantits reues en ce qui concerne les nourritures et les boissons. Le contrle des recettes : jai contrl les factures tires sur les clients dans les restaurants, les bars et la boutique.

4. Service achat
Le service achat est le dpartement qui soccupe des achats de la marchandise. Lors de mon passage ce service jai pu retenir que la personne charge de cette cellule dressait une fois par mois une liste constitue de trois fournisseurs qui mentionnait leur prix de vente, le prix de vente de lexercice prcdent de la mme priode, aprs elle choisissait le moinsdisant des trois fournisseurs et lanait la commande.

5. Service comptabilit fournisseur


Lors de mon passage ce service, jai effectu les tches suivantes : Tout dabord on commence enregistrer au niveau du logiciel de comptabilit les entres et les sorties Le comptable sassure le paiement de la marchandise quil effectue de deux faons Soit le fournisseur est pay crdit directement de la caisse de lhtel, ou lchance du paiement ne dpasse pas les trente jours. Soit par virement bancaire ou par chque dont lchance ne dpasse pas les trente jours.

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Une fois le paiement effectu, les factures reues sont vrifies par le comptable et tries dans des dossiers qui comportent le nom de chaque socit qui commerce avec lhtel. Puis elles sont enregistr aux niveau dExcel sur des fiches qui diffrent selon la nature de la marchandise (Matires premires, Immobilisation corporels ) avec leurs numros de patentes, la date de paiement, le numro dordre de paiement, le numro de chque

6. Service dbiteur
Les tches que jai effectues sont les suivantes : La rception des journes de la part de la rception et du cave. Ces journes comportent une facture gnrale qui regroupe tout ce que le client a pu consommer lors de son sjour. Ces factures sont accompagnes dun numro de saisie. Vrifier si tous les documents joints la facture gnrale taient au complet, et en cas de manque de documents, je me referais aux archives afin de complter le dossier sinon, il restait en suspend. Une fois la vrification termine on fait une photocopie sur les facturettes en guise de preuve en cas de problme de paiement et on les joint la facture gnrale. Ltape suivante consiste crire sur le systme Fidelio le montant exact en lettres et on va joindre une lettre avec les coordonnes bancaires de lhtel et envoyer le tout dans une enveloppe lagence de voyage qui se porte garante du client. Le paiement de la facture est effectu trente jours partir de la date mentionne sur la lettre. En cas de non paiement, une lettre de rappel est renvoye lagence de voyage qui sest porte garante.

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V. REMARQUES ET SUGGESTIONS

1. Remarques
Durant la priode du stage, jai pu relever un ensemble de remarques concernant les mthodes du travail ainsi que les attitudes du personnel, savoir :

Le systme de gestion appliqu au sein de lhtel est caractris par une structure rigide avec des mthodes de gestion classiques qui ne donnent aux personnels aucune possibilit dinnover ou de reprendre la gestion du service autrement. Cela est aperu ds quon remarque que certains personnels nessayent pas de modifier leurs mthodes de travail qui sont dpasses et consomment beaucoup du temps pour la ralisation dune tche qui pourra facilement excuter si en utilisant des mthodes plus modernes.

Tous les services sont dots doutils informatiques ce qui permet de faciliter le travail et de le rendre rapide. Les salaires des membres du personnel sont bas, ce qui donne lieu des insatisfactions entranant une instabilit et une discontinuit des tches ; La majorit du personnel oprationnel na pas une formation htelire de base ce qui pose certaines fois le problme de la qualit du service. La communication entre le personnel et les stagiaires est marqu par une fluidit exceptionnelle, en fait les stagiaires sont bien traits et on les responsabilise de manire a les intgrs au sein de lquipe ce qui est bien pour la formation chose qui ma beaucoup marque.

2. Suggestions
Enfin, parmi les suggestions que je peux adresser pour rsoudre les difficults dj mentionnes:

Prvoir une formation continue pour le personnel afin de bien matriser les rouages du mtier.

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Insister sur le travail en groupe pour crer une quipe homogne,

complte et solidaire dans le but de centraliser les efforts afin de dvelopper le rendement de lhtel.

Se servir de leffet dexprience (Feed back), pour tracer les repres des oprations futures, et pourquoi pas pour tablir des budgets prvisionnels. Crer un service qui soccupe des stagiaires et qui peut leur assurer un planning de rotations dans les services appropris. Jouer la synergie entre le service comptabilit, contrle, dbiteur et le service commercial. Toutefois pour pouvoir diagnostiquer latteinte des objectifs

commerciaux, la gestion des dlais fournisseurs et clients et la dtermination des budgets pour chaque service.

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VI. CONCLUSION
Pour conclure ce modeste travail, je tiens signaler que ce mois de stage ma t trs bnfique dans la mesure o il ma permis de mettre en pratique des connaissances, et les comparer aux ralits du milieu professionnel. Ainsi, jai pu constater que la thorie est la base de la pratique, et quavec cette dernire quon arrive matriser les rouages du mtier. Durant ce stage, jai essay dadopter un comportement professionnel en respectant les consignes et directives de mes suprieurs, observant les rgles de discipline et dassiduit afin de laisser une bonne impression chez eux, et surtout pour rester fidle la bonne image des laurats de lEcole Suprieure de Technologie de FES. Tout au long de ce stage, jai pu tre mon aise dans latmosphre dpanouissement qui demeure lhtel, ce qui ma permis davoir une ide gnrale sur le monde professionnel.

En guise de conclusion, je parviens mettre fin ce prsent rapport, tout en esprant toutefois, avoir contourn les diffrentes tapes de mon stage.

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VII. ANNEXES

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