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La gestion du secteur de vente

Combien de vendeurs sont ncessaires pour couvrir dune manire rentable le march ? Comment rpartir les secteurs de ventre entre les vendeurs ?

1) La dtermination du nombre de vendeurs


Nombre de visites par an pour tous les clients Nombre de vendeurs = Nombre potentiel de visites par vendeur et par an

Attention !
Trop de vendeurs : importantes charges de personnel pour lentreprise ; le chiffre daffaires potentiel est insuffisant pour motiver tous les vendeurs (commissions faibles) DONC rotation importante du personnel. Trop peu de vendeurs : risque de perte de parts de march pour lentreprise ; charge de travail trop importante pour les vendeurs. consquences : pas assez de visites ou pas de suivi de clientle, ce qui est nfaste pour la fidlisation des clients.

2) Le nombre potentiel de visites par vendeur


Nombre potentiel de visites par vendeur et par an = Nombre de visites par jour X Nombre de jours de visites par an
A partir du nombre de visites par jour

Nombre de jours de visites par an nombre de semaines de travail par an X nombre de jours de visites par semaine Comment obtenir le nombre de semaines de travail par an ? Comment obtenir le nombre de jours de visites par semaine ?

Nombre potentiel de visites par vendeur et par an

Nombre de jours de visites =

Nombre dheures de visites par jour

A partir de la dure moyenne des visites

Dure moyenne dune visite

Une entreprise a prvu une dure moyenne de visite de 45 minutes (dplacement et prparation compris). Les commerciaux bnficient de 5 semaines de congs pays par an, de 2 semaines de formation et consacrent 1 semaine aux salons. Le responsable value 2 semaines par an les arrts maladie en moyenne, une journe par semaine est consacre aux runions de lquipe de vente (lundi matin et vendredi aprs-midi). On estime 8 heures, le temps consacr par jour aux visites. Calculer le nombre optimal de vendeurs sachant que les clients ncessitent 26 105 visites par an ?

3) Ltablissement des secteurs de vente


Un secteur de vente (secteur commercial) correspond au territoire octroy un vendeur par son entreprise pour commercialiser ses produits. Il doit tre clairement dfini gographiquement, en termes de potentiel de vente, de types et nombre de clients visiter, de produits
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commercialiser (donnes notes sur le contrat de travail des VRP exclusifs ou non. Voir cours de Management de 1ire anne). La rgion de vente reprsente le territoire sur lequel oprent plusieurs vendeurs sous la tutelle dun chef des ventes, chef de district... Elle regroupe plusieurs secteurs. Elle est gre par un directeur rgional, directeur de succursale... Les secteurs doivent tre : bien dlimits (pas 2 vendeurs chez le mme client) sauf quand on a un dcoupage par produit ; cest dire quon se spcialise par produit et non par client). gaux en potentiel (pas de sentiment dinjustice entre les vendeurs) de taille raisonnable (pour des visites rgulires des clients et limiter les frais de dplacement) de taille suffisante (pour assurer des revenus motivants pour les vendeurs).

4) La clientle
Classement des clients suivant le chiffre daffaires actuel ou potentiel

La mthode des 20/80 La mthode ABC

20 % des clients gnrent 80 % du CA (gros clients) 80 % des clients gnrent 20 % du CA (petits clients)

A : 20 % des clients gnrent 80 % du CA (gros clients) B : 30 % des clients gnrent 15 % du CA (clients


moyens) C : 50 % des clients gnrent 5 % du CA (petits clients)

Les clients A contribuent surtout au CA. Ils permettent de faire tourner loutil de production, payer les cots fixes (frais indpendants du niveau de lactivit de lentreprise). Ils ne sont pas toujours les plus rentables car, en raison de leur volume dachat, on leur consent des remises et ristournes importantes. Ils diminuent la marge de lentreprise car les remises accordes diminuent le prix de vente donc la marge (Voir annexe 1 page 12). Ils obtiennent souvent des dlais de paiement assez long qui peuvent donc peser sur la trsorerie de lentreprise. Le risque de non-paiement est faible puisquil sagit souvent dentreprises importantes. Le risque de dpendance de lentreprise est lev ds quun seul client atteint 10 % du CA total. Ainsi, la perte dun de ces clients peut tre fortement prjudiciable pour lentreprise. Clients visiter rgulirement (en face face). Les clients B sont particulirement rentables car ils obtiennent des remises plus faibles que les gros clients. Visites rgulires. Les clients C contribuent beaucoup la marge puisquils achtent au prix fort . Le risque de non-paiement est lev. CA faible donc visites moins frquentes ; contact tlphonique. Vous tudiez le chiffre daffaires en K 2000 des clients de votre secteur de vente Puy-de-Dme .
Baloney Dumonteil Dupy SA Ets Die Godard & Fils Groslier Haspic 160 500 118 240 6 500 900 120 Hastrap Herbaut Knut SARL Lambert frres Lauze Pontier Ranjave 71 400 330 3 500 69 72 1 100 Robert SA Rochaud Rocroi St Delnay Vergnon Vincent 5 400 180 78 92 370 3 800

Chiffre daffaires total : Nombre de clients : 1) Rpartissez les clients selon la rgle A B C. 2) Vous estimez quil faut faire par an : - 12 visites aux gros clients - 8 visites aux clients moyens - 4 visites et 2 relances tlphoniques aux petits clients. Vous pensez aussi avoir le temps de faire environ 300 visites par an. Combien de visites de prospection pouvez-vous faire ?

5) Lorganisation des visites


Types de visites
Visite de prospection : contact des prospects (publipostage, tlphone, tlcopie, courrier, visite... ) ; obtention dun rendezvous ; ngociation et proposition. Prise de commande . Mais une commande peut tre prise, pour un gain de temps, par tlphone, fax, Minitel... Interventions de service aprs vente (S.A.V.)
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Types de ventes

Vente de biens dquipement : prparation importante, dmonstration, ngociation longue ; installation ; formation ; service aprs vente services fondamentaux. Vente de biens de consommation : prsentation des nouveaux produits et des promotions, aide la revente et au marchandisage.

Frquence des visites : elle tient compte du nombre de visites que peut raliser le vendeur
pendant lanne et du nombre souhaitable de visites faire aux clients (nombre de visites par an et par client). Attention lharclement et la ngligence !

Les itinraires

Forme
Marguerite

Principe

Avantages

Inconvnients

A utiliser quand
Secteur vaste. Nombre de clients important. Frquence des visites rgulire.

Le territoire du vendeur Retour chez soi chaque Nombre de Km parcourus est divis en 4 ou 5 parties. soir. important. chaque sous partie est Intervention rapide en Habitation au centre. divise selon le nombre de cas de besoin dans jours de travail de la la semaine. semaine. Le vendeur visite pendant la semaine ses clients en se rapprochant ou en s'loignant de son lieu de rsidence ou du sige de sa socit.

Spirale
(escargot)

Visite rgulire du Nombre de Km parcourus Rpartition uniforme des secteur. lev. clients. Pas de rendez-vous, Ncessit d'une infraFrquence des visites les clients connaissent -structure routire dense. identique pour tous les le jour de passage. Ncessit de clients. Possibilit de dplarsider au centre de Pas de problme -cements transversaux la spirale. d'accessibilit. rapides.

Zig-Zag
A

Organisation de la tourne autour d'un axe central de dplacement. Visites sur le retour. 1) Trajet A vers B 2) Visites sur le trajet de B vers A.

Pas de perte de temps Nombre de Km parcourus dans les trajets entre lev dans la semaine. les visites. Diminution du temps de dplacement entre deux clients.

Rpartition des clients autour d'un long axe routier.

Lorganisation matrielle des visites


Travail sur carte : visualisation sur une carte des clients. Echancier des visites : rcapitulation des visites selon leur frquence.

Clie nts Fr que nce a nnue lle 1


Client 1 Client 2 Client 3 Client 4 Client 5 .............. 12 2 2 24 24

2
X

4
X

Se m a ine s 5 6 7 8
X X

10
X

11

12

X X X

X X

X X

X X

X X

Le plan de tournes : programme de ses dplacements sur une ou deux semaines. Le vendeur remet son plan de tournes son responsable hirarchique. Il pourra ainsi tre joint facilement en cas durgence ou dimprvu. Le vendeur peut amliorer sa productivit en diminuant ses frais de dplacement grce lorganisation de ses tournes. Le vendeur doit : - dcider des plages horaires quil veut et peut consacrer aux visites. - prendre ses rendez-vous (ou les faire prendre si dlgation) en fonction de son chancier de visites.
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Comment augmenter lefficacit dun plan de tournes ? - commercer la journe par une visite qui a de bonnes chances daboutir sur une vente : cest Bon pour le moral . - alterner les visites de clients et de prospects. - respecter ses rythmes biologiques. - boucher les trous dans lemploi du temps par la prospection sauvage. Quand faut-il un plan de tournes rigide ? - lorsque la clientle est bien identifie et homogne, - lorsque la prospection demande peu deffort, - lorsque le taux de renouvellement des produits est rapide et le courant daffaires continu. - lorsque les clients reoivent jour et lheure fixes, - lorsque le processus dachat est court. Ventes de biens de consommation, visiteurs mdicaux... Quand faut-il un plan de tournes peu rigide ? - lorsque la clientle est htrogne, - lorsque leffort de prospection est soutenu, - lorsque le secteur gographique est vaste, - lorsque le processus dachat est long (ncessit de nombreuses visites, des devis, des dmonstrations), - lorsque le commercial est amen raliser des interventions de service aprs vente (S.A.V). Ventes de biens de production, technico-commerciaux. Prise de rendez-vous : gnralement par tlphone. Elle permet un gain de temps, dtre mieux accueilli et dobtenir des renseignements afin de prparer la visite. La visite : elle doit tre prpare pour permettre de rpondre au mieux aux besoins du client. Prparation de la visite : connatre le client (fiche client, compte client, dossier client), prparer un objectif de vente, amener tous les documents ncessaires la ngociation (chantillons, tarifs, documentation...).

Fiche client : numros de tlphone, de fax, coordonnes Minitel ou sur Internet, noms des responsables, personnes contacter, adresses de facturations et de livraison, horaires de livraison, modes de paiement (traite, chque, espces...), dlai de paiement, remises, ristournes... ET lhistorique de la relation avec le client (commandes passes, dates des visites prcdentes, incidents ventuels...) Compte client : (numro de compte 411 du PCG) pour connatre le solde du client (montant de la crance sur le client) et la situation de ses rglements (Voir annexe 2 page 12). Dossier client : courrier changs, devis, rcapitulatif des commandes, chiffre daffaires ralis avec lui, documents comptables (bilan, compte de rsultat...)... Penser noter toutes les informations personnelles qui montrent lintrt port au client : maladie du petit dernier, prnoms des enfants, loisirs du client....

Le cot dune visite

Cot de fonctionnement annuel du vendeur Nombre de visites effectues dans lanne

Cot de fonctionnement annuel


Charges de personnel administratif et de direction % du cot d'encadrement de la FDV (salaire + charges + frais) % du cot du secrtariat commercial la FDV (salaire + charges + frais) Charges du personnel de vente Salaires bruts Charges sociales patronales Frais de dplacement (de vie) Frais d'hbergement (htel, restaurant) Frais de dplacement (essence, amortissement du vhicule, frais d'autoroute, de parking...) Frais de tlphone... Frais de gestion commerciale Cot des chantillons, des dmonstrations... Cot des documentations commerciales Cot des oprations de promotion...

Vous tes directeur de la St Faure Diffusion dont lorganigramme est le suivant :


Directeur des ventes Chef des ventes Secrtaire commerciale 5 Vendeurs Chef des ventes Secrtaire commerciale 5 vendeurs Secrtaire commerciale Chef des ventes Secrtaire commerciale 5 vendeurs

Les vendeurs travaillent du lundi au vendredi sur le terrain. Lentreprise rembourse les nuits dhtel sur la base dun forfait de 27 + 9 par repas, soit 45 par jour (un seul repas est rembours le vendredi). Chaque vendeur travaille 42 semaines par an. Les vendeurs utilisent leurs vhicules personnels et sont rembourss 0.23 du km. Ils ralisent en moyenne 1 000 km par semaine. Les frais de tlphone et de documentation reprsentent en moyenne 30 par semaine et par vendeur. Les salaires moyens (charges sociales comprises) des membres de la force de vente sont les suivants : - Directeur des ventes : 4 116 / mois et sa secrtaire : 1 830 /mois - Chef des ventes : 3 430 / mois et les secrtaires commerciales : 1 600 / mois - Vendeur : 2 745 /mois. Les vendeurs ralisent en moyenne 8 visites par jour. Une visite dure en moyenne 45 minutes. Chaque produit est vendu 458 , la marge ralise slve 91 . 1) Calculez le cot dune visite. 2) Si un vendeur consacre 3 heures de visite un client, quelle est la commande minimum raliser pour rentabiliser le temps pass ?

Le suivi des ventes : le vendeur doit veiller :

au financement : il est souvent amen proposer une solution son client (voir cours de la livraison : il doit sassurer quelle seffectue sans retard et dans les conditions prvues. au rglement : il doit suivre le rglement de la facture par son client. la mise jour du fichier clients.

gestion commerciale : Les choix dinvestissements et de financement).

6) Les modes danimation du secteur


Ce sont : - les campagnes de tlprospection - les campagnes de publipostage - les insertions dannonces dans les journaux rgionaux ou locaux - les invitations de clients des salons - les relances tlphoniques - prospection-vente en face face.
Voir cours de communication et de ngociation

Quel est le (ou les) mode(s) danimation les plus rentables pour le secteur ?

La SA Probureau est spcialise dans la vente de matriel de bureau et dinformatique de gestion. Elle distribue des machines crire, des microordinateurs professionnels et personnels, des photocopieurs de plusieurs marques. Sensibilis aux nouvelles mthodes de mercatique directe, son directeur vous demande de comparer les cots : - de la tlprospection - du publipostage, Voir annexe - des visites de reprsentants. Travail faire : vous devez calculer : - le cot moyen par contact, - le cot moyen par contact utile de chacun de ces 3 moyens de prospection.

Annexe
1) Cot dun reprsentant (/jour)
Type de matriel vendu Petit photocopieur ou machine crire Machine de traitement de texte Ordinateurs Cot par reprsentant 228 Nombre de visites par jour 10 Clients intresss 5

305 412

5 3

3 1

2) Publipostage Un publipostage touchant 10 000 personnes revient 11 434 (conceptionenvoi). Le rendement est de 2 % (nombre de coupons-rponses retourns). 3) Contact par tlphone Equipe est compose de 3 tlvendeurs(deuses) et dun administratif-suprieur mi-temps, dans ce service. 60 % du temps des tlvendeurs(deuses) est consacr aux appels, le reste aux travaux administratifs lis la prospection. La dure moyenne dun appel est de 6 minutes. Les tlvendeurs(deuses) peroivent un salaire de 762 /mois, ladministratifsuprieur 915 /mois ; les charges sociales sont de 60 %. Autres charges : loyer et entretien des locaux : 381 /mois ; amortissements et fournitures : 76 /mois. La dure mensuelle du travail est de 169 heures. Le cot moyen dun appel tlphonique est de 0,14 la minute. Le nombre de prospects intresss est de 1 sur 3.

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ANNEXE 1 (Rappel)
1) Calcul du prix de vente partir du taux de marque
Marge brute Taux de marque = x 100 Prix de vente HT
A quel prix de vente une entreprise doit-elle proposer un article quelle achte 68,60 , sachant que son taux de marque est de 8 % ?

Marge brute = Prix de vente HT - Cot dachat HT ou Prix de vente HT - Prix dachat HT

2) Calcul du prix de vente partir du taux de marge


Marge brute Taux de marge = Cot dachat HT x 100
Quel sera le prix de vente dun article achet 38,11 , sachant que le taux de marge est de 15 % ?

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3) Calcul du prix de vente partir dun coefficient multiplicateur


Prix de vente = Cot dachat X coefficient multiplicateur Coefficient multiplicateur = 1 + taux Prix de vente TTC = Cot dachat
Quel est le coefficient multiplicateur permet dobtenir un prix de vente de 55,10 , sachant que le cot dachat est de 38 ?

ANNEXE 2 (Rappel)
Compte 411 client
Dates 02-janv 03-janv 05-janv 06-janv Libells des oprations Solde au 01/01 Fact n123, vente de ramettes Rglement fact n 119 Avoir n56, retour ramettes
Somme due par le client le 01/01

Dbit
26 855,50 675,75

Crdit

Soldes
26 855,50 27 531,25 25 878,45 25 751,95 (26 855,5 + 675,75) (27 531,25 - 1 652,8) (25 878,45 - 126,5)

1 652,80 126,50

Les sommes figurant au DEBIT correspondent aux montants TTC des ventes crdit

Somme due par le client au 06/01 : le solde est DEBITEUR.

Les sommes inscrites au CREDIT correspondent : * aux montants TTC des rglements reus du client * aux montants TTC des factures d'avoir envoyes au client

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