Redaccin de Informes Tcnicos

Facilitadora : Ing. Livia Espinoza

Contenido
COMUNICACIN HUMANA 1.Definicin 2.Elementos del proceso de la comunicacin 3. Como debe ser la comunicacin 4. Por qu debemos tomar en cuenta la comunicacin 5. Barreras de la comunicacin: tipos y su atencin 6. Tipos de comunicacin COMUNICACIN ESCRITA 1. Concepto e importancia 2. Tipos de comunicacin escrita 3. Lenguaje y estilo 4. Finalidad de la comunicacin escrita 5. Proceso de redaccin 6. Estructura de la Comunicacin escrita 7. Vocabulario, Gerundio, acentuacin y ortografa 8. Redaccin gerencial efectiva 9. Redaccin tcnica INFORME TECNICO 1. Definicin e importancia del informe 2. Caractersticas de los informes 3. Clasificacin de los informes 4. Informe tcnico. Definicin 5. Componentes del informe tcnico 6. Desarrollo y etapas del informe final u oficial: proceso de maduracin 7. Puntos a controlar antes de presentar un informe tcnico: su validacin 8. Presentacin del informe tcnico final 9. Recomendaciones finales para la elaborar informes tcnicos 10. Esquemas (ejemplos) de informes.

Cules son mis expectativas del curso?

Objetivo
Facilitar herramientas que permitan crear un esquema de comunicacin en la planificacin y organizacin de actividades operativas y de proyectos, para la redaccin y presentacin de informes tcnicos, que reflejen de manera fiel, coherente, simplificada y pragmtica, los resultados obtenidos, conclusiones y/o recomendaciones asociadas a cualquier actividad dentro de la empresa.

Conceptos Bsicos
Comunicacin Transmisin de seales mediante un cdigo comn al emisor y al receptor. Comunicacin Humana Proceso bidireccional, donde se produce una interaccin o transaccin entre las personas, conscientes unas de otras y se caracteriza por que se transmiten ideas o sentimientos que implica constante adaptacin y ajustes espontneos entre los participantes.

Elementos de la Comunicacin
Emisor Receptor Mensaje Situacin Cdigo Canal
Construye el mensaje y lo enva al receptor Persona a quien va dirigido el mensaje Enunciado enviado por el emisor y recibido por el receptor Es la esencia, lo que se va a informar Conjunto de signos sistematizados. Ej.: Un mismo idioma Medio fsico a travs del cual se enva la comunicacin

SITUACION

EMISOR

MENSAJE

RECEPTOR

CANAL

CODIGO

Caractersticas de la comunicacin
CLARA AMABLE CONCRETA PRECISA COHERENTE
Asegurarnos de que el mensaje lleg tal cual fue transmitido.

Usar el lenguaje de manera corts, aunque se utilice de modo informal. Aunque deba reprenderse a un colaborador, siempre podremos dirigirnos a l de buenas maneras. Debemos decir lo necesario, ni de ms ni de menos. Tratar lo que se considera principal, excluyendo lo prescindible o circunstancial.

No debe utilizar adornos lingsticos ni informacin innecesaria.

Debemos ser ntegros y presentar congruencia entre lo que decimos y lo que hacemos.

Importancia de la Comunicacin
Primordial y necesaria
Sin ella no se puede establecer una relacin de trabajo productiva, eficiente y confortable.

Relacional
Por medio de ella se establecen vnculos con los dems.

Mltiple
La comunicacin puede ser oral, gestual o escrita. Cada una de estas formas de comunicacin se complementa con las dems.

Barreras de la Comunicacin:
Tipos y su Atencin
FSICAS: Circunstancias que se presentan no en las personas sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicacin. Ej.: ruidos, distancia, fallas tcnicas, etc. SEMNTICAS: Cuando debido al significado o sentido de las palabras el receptor no interpreta el mensaje del emisor. Ej.: Solicitud de un pedido lo mas pronto posible! FISIOLGICAS: Impiden recibir o emitir un mensaje debido a defectos fisiolgicos del emisor o receptor. Ej.: Aquellos rganos que constituyen los sentidos, deficiencia en la lectura o escritura, etc. PSICOLGICAS: Situacin psicolgica particular del emisor o receptor. Ej.: Amor o rechazo hacia el emisor/receptor, estados emocionales (tristeza, dolor, alegra, miedo), etc. ADMINISTRATIVAS: Situacin particular del proceso administrativo. Ej.: falta de planeacin, presuntos no aclarados, desconfianza, comunicacin impersonal, etc.

Cmo evitar las barreras de la Comunicacin?

Enviar mensajes claros, comprensibles, que se adecuen a las posibilidades del receptor. Utilizar expresiones que faciliten la comunicacin y evitar las que la obstruyen Mantener la congruencia entre el lenguaje verbal y el no verbal. Asumir una actitud de empata con el interlocutor. "Ponerse" en el lugar del otro. Escuchar con atencin. (Escucha activa)

Cmo evitar las barreras de la Comunicacin?

Aclarar las diferencias en las percepciones. Utilizar la retroalimentacin, para verificar la comprensin adecuada. Eliminar o evitar los ruidos o interferencias. Evitar los prejuicios, tratar de dejarlos a un lado. Controlar las emociones que puedan perjudicar las comunicaciones

Tipos de Comunicacin
Segn Roger Malicot: la comunicacin es circulacin del pensamiento en tres niveles: primero, el unidimensional (consigo mismo); segundo, el bidimensional (con los otros); y tercero, el tridimensional (yo con los otros, contexto y el medio). la el el el el

Tipos de Comunicacin

Intrapersonal

Interpersonal

Masiva

Es una conversacin profunda y personal. Intrapersonal es ntima y limitada; se da por la va del monlogo.

Cuando dos o ms personas hablan. Permite la comunicacin a travs de la palabra, gestos, movimientos, adems que forma parte del lenguaje.

Ya no nos centramos solamente en las personas, sino que se requiere de ciertos instrumentos de carcter tcnico para ampliar los contenidos de los mensajes y, en consecuencia, elevar el radio de accin y las posibilidades de lograr mayores efectos

Tipos de Comunicacin

Descendente

Ascendente

Horizontal

De superior a subordinado. La que baja de unidades administrativas superiores a las unidades inferiores (de gerente a subgerente, de jefe de unidad a jefe de seccin, etc.). El mensaje generalmente contiene rdenes, instrucciones, normativas, etc.

De subordinado a superior. Es contraria a la anterior. Va de unidades administrativas inferiores a las unidades superiores. El mensaje generalmente contiene informes, relaciones de cuentas, solicitudes, etc.

Entre personas de igual nivel jerrquico. Circula en la empresa entre unidades de una misma jerarqua administrativa (de gerente a gerente, de seccin a seccin).

Comunicacin Escrita
Puede decirse que es la facultad de transmitir a otras personas su propio pensamiento, utilizando el lenguaje escrito.
Por qu es importante la comunicacin escrita?
Permanece en el tiempo. Trasciende las fronteras y por ello se logra conocer la universalidad del ser humano. Testimonio tangible. Reflexin antes de Escribir. Es Fuente de Consulta.

Elementos de la Comunicacin Escrita

Elemento
Emisor (Persona que redacta)

Caractersticas
Saber transmitir con objetividad, realidad, claridad, sencillez, nitidez, exactitud, imparcial, precisin Evitar los juicios de valor (prejuicios personales o subjetivos Ser impersonal Debe soportarse en una buena fuente de datos Precisin , dar a conocer a fondo el problema, Creible, Real, Veracidad, Utilidad , Claridad, Sencillez, Nitidez, Debe adecuarse al medio, Emplear canales oficiales. Mensaje propiamente dicho, carta, oficio, memorndum, revista, libro, peridico, folleto, informe, radio, telfono . Habilidad para leer, pensar y escuchar el mensaje transmitido, as como capacidad para recibir y comprender la situacin sealada.

Mensaje (precisa la informacin) Canal o medio (permite la transmisin) Receptor (recibe la informacin)

Cdigos
Situacin (esencia , u objeto del mensaje)

Lo constituyen las letras, los nmeros, smbolos

Es que se va a informar, de manera sencilla, clara, ntida, objetiva

Tipos de Comunicacin Escrita

Desde el descubrimiento de la escritura han surgido diferentes formas y tipos de comunicacin escrita , las mismas se manifiestan, desde una simple pgina redactada hasta el ms complejo estudio elaborado.
mensaje memorando minuta oficio aclaratoria carta circular aviso acuerdo participacin acta notificacin boletn convocatoria comunicado invitacin aclaratoria
Ponencia

Foro

Trabajo tipo INFORME

Memoria Simposio

TCNICO

Lenguaje y Estilo
Para redactar un informe se debe estar familiarizado con la gramtica del idioma y las normativas lingsticas imperantes que permitan poder escribir con claridad y correccin. Estilo o elocucin es la manera de enunciar los pensamientos y afectos a travs de la palabra. Debe ser claro, correcto, armonioso y elegante, adems de natural, preciso y variado. El tono debe utilizarse ventajosamente y lo establece la actitud, las ideas y el lenguaje del redactor.

Lenguaje y Estilo
Recomendaciones
1. Utilice locuciones concisas y de tono conversacional 2. Utilice palabras de corta extensin, concretas, que le permita al lector aprehender la idea rpidamente. 3. El tono correcto depende de la actitud, cuidado en el estilo y la expresin idiomtica. 4. Estructura las expresiones segn el propsito de la comunicacin para obtener una imagen completa de la reaccin deseada. 5. Use lenguajes claros y persuasivos. 6. Evite los desaciertos gramaticales, confusin al realizar una traduccin de un idioma a otro.

Proceso de Redaccin
PLANIFICACION
1. 2. 3. Seleccionar el tema Define la idea (tema) Buscar informacin Datos, fechas, cifras, citas Elaborar bosquejo: Plan de desarrollo, que contenga idea principal , esta depende del objetivo, cantidad de informacin e intereses del autor. 4. Seleccionar las ideas ms significativas 5. Establezca el orden de desarrollo de las ideas: Cules encabezarn y cules sern las que cerrarn o servirn de conclusiones.

REDACCIN DEL BORRADOR

1. Ampliar las ideas y exponerlas en oraciones completas. 2. Escribir lo mas rpidamente posible sin preocupacin de la correccin ni del estilo. As su escrito ser ms natural y espontneo 3. No se preocupe por las palabras exactas, sospechosas, subryelas y siga escribiendo, luego de terminada la etapa de redaccin buscar sinnimos y aclarar definiciones.

REVISION DEL BORRADOR

Rectificar el vocabulario, ortografa, coherencia, as como el orden de las ideas. Si dispone de tiempo deje el borrador reposar por varas horas o das, para que luego al retomarlo critique usted mismo su obra como si fuera una obra ajena.

REDACCION DEFINITIVA
Est seguro de haber revisado bien el borrador? Entonces, pase en limpio el escrito!

Conectores
Dentro de un escrito son las palabras o partculas que ayudan a enlazar una oracin a otra o una idea a otra, por lo que evitan la desarticulacin de las ideas y por ende que surjan dudas en la mente del lector.
Ejemplos: Adems Por consiguiente Por tanto Cabe considerar En definitiva Ahora bien Dentro de este marco aunque Asimismo En nuestra opinin De la misma manera Sin embargo Por esta razn Dentro de este orden de ideas

Al mismo tiempo No obstante

Vocabulario
El emisor del informe debe tener conocimientos claros y precisos del idioma a travs del cual pretende hacer llegar su informacin de forma eficaz, para ello debe contar con un dominio del vocabulario, gerundios, signos de acentuacin y reglas ortogrficas del mismo. Por lo que debe tener claro que: 1. Ortografa, arte de escribir correctamente. 2. Gramtica, hablar y escribir correctamente. 3. Semntica, ciencia que estudia el significado de las palabras. 4. Estilstica, enlazar correctamente las ideas, uso de signos de puntuacin. Se fundamenta en reglas gramaticales y diccionario. 5. Redaccin, aplicacin de gramtica, normas de estilstica y diccionario. 6. Concordancia, uso de adjetivos y sustantivos correctamente: igualdad de gnero y nmero entre adjetivo o artculo, sustantivo, as como la igualdad de nmero y persona entre verbo y sujeto. 7. Adverbios, palabra que modifica a otras. Puede ampliar, matizar o precisar el significado de un verbo, un adjetivo u otro adverbio (tiempo, lugar, modo, cantidad, afirmacin, negacin, duda, orden). 8. Pleonasmo, uso continuo de trminos innecesarios y de exageracin de palabras en redaccin que redunda y se hace intolerable al lector. 9. Solecismo, incorrecta aplicacin de preposiciones, gerundios , predicados y complementos. 10. Monotona, pobreza del vocabulario.

Algunas recomendaciones al escribir

Vocabulario 1. Sinnimas, Palabras con igual contenido. Ej.: Transparente= Difano. 2. Antnimas, palabras contrarias. Ej.: cerca-lejos, mojado- seco. 3. Homnimas, se escriben igual pero, con significados diferente: Burro -animal - soporte - apoyo ignorante Seorita - mujer soltera - gra liviana (polipasto) - bizcochuelo de harina de trigo 4. Homfonas , se pronuncian igual pero se escriben diferente: haber a ver 5. Dequesmo: Ej. Incorrecto: El tcnico de guardia dijo (de) que . Correcto: El tcnico de guardia dijo que . 4. Extranjerismos: Full 5. Argot, ej.: perno 6. Barbarismo, Ej.: resumen breve 7. Verbos perifrsticos: se lleg al acuerdo, debe decir se acord 8. Muletillas: deben evitarse. Ej. O sea este - bueno

Gerundio, Acentuacin y Ortografa

Conjugacin del verbo que demuestra una accin; pero no est definida ni por el tiempo, el modo, el nmero, ni la persona.
Ejemplos: 1. Es aceptado como clusula subordinada al comienzo de la oracin. Ej.: Viendo la seal en el PLC descart que no era el cable.

2. Es aceptado como frase adverbial que indica una accin. Ej.: El polica corri detrs del ladrn, disparando su arma.
3. Es aceptado en acuerdos y consideraciones legales: Ej.: Considerando

Acentuacin y Ortografa
Acentuacin: Cuando se habla del acento en las palabras debe entenderse que es la mayor intensidad de la voz en una de sus slabas. La slaba donde se carga la voz es una silaba tnica.

La ortografa: Es la parte de la gramtica normativa encargada de establecer las reglas que regulan el correcto uso de las palabras y de los signos de puntuacin en la escritura.

Redaccin Gerencial Efectiva

Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortogrficas, gramaticales, Correcta sintcticas y semnticas.
Corts

Concisa

Claridad

Coherente

Informe
Es un documento que se caracteriza por contener informacin ordenada sistemticamente, de acuerdo a un plan preconcebido, que refleja el resultado de una investigacin o de un trabajo, adaptado al contexto de una situacin determinada.

Importancia del Informe

1. Medio ms eficaz en la transmisin de conocimientos tcnicos. 2. Promueven decisiones y actos, con mucho mas frecuencia, del mayor inters para la actividad de las empresas, instituciones u organismos. 3. Da a conocer los logros obtenidos. 4. Pueden tratar de uno o mas asuntos. 5. Se elabora para la toma de decisiones rpidas o para anlisis posteriores.

Caractersticas de los Informes

Debe disponerse de conceptos originales Debe expresar con criterios nuevos y ptica diferente las mismas estructuras y enfoques de una idea vieja Deben redactarse de la manera mas simple. Debe incluirse detalles que amplifiquen, complementen o aclaren la temtica planteada. Debe utilizarse grficos, ilustraciones e informacin original Debe presentar solo hechos concretos, de evidencias testimoniales, cuyo ordenamiento y verosimilitud no admite transformaciones ni replanteos subjetivos ante las circunstancias.

Clasificacin de los Informes

Segn su extensin Cortos

Segn su funcin
Comunicativo

Segn su Finalidad Operacionales

Segn el grado de Formalidad

Formal Informal Para Cambios

Largos

Examinador Analtico

Clasificacin de los Informes

Segn su Extensin

Cortos

Largos

Depender esta clasificacin de la normativa que sobre ella establezca la empresa.

Clasificacin de los Informes Segn su Funcin

Comunicativo

Examinador

El redactor no analiza o interpreta la informacin a ser transmitida slo la presenta. El redactor expone e interpreta desde su ptica la informacin a ser transmitida y la plasma en el informe. Presenta informacin, interpreta, concluye y formula recomendaciones

Analtico

Clasificacin de los Informes

Segn su Finalidad
Operacionales Dan a conocer y mantienen el ritmo de las actividades cotidianas de la organizacin hacia los objetivos predeterminados. Destinados al anlisis, a la exposicin o a la promocin de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas en la organizacin.

Para Cambios

Clasificacin de los Informes

Segn su Formalidad
Formales Se conforman de elementos segn las exigencias del tema o problema planteado y de aquel a quien va dirigido. se prepara de manera rpida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma, suelen ser de corta extensin y su preparacin incluye formularios y formatos preelaborados.

Informales

Definamos Informe Tcnico

Componentes del Informe Tcnico

Portada Resumen ndice o tabla de contenido Logo y nombre de la organizacin , ttulo del informe, nombre autor (es), fecha en la que se presenta el trabajo. Exposicin de motivo o presentacin del problema. Objetivos que se pretenden alcanzar, metodologa utilizada, logros alcanzados Lista de ttulos principales alineados con el nmero de la pgina donde aparece cada un de ellos. Debajo de los ttulos se enlistan los subttulos correspondientes. PRESENTACION

Glosario
Entrada

Signos, smbolos, abreviaturas y tecnicismos utilizados

Descripcin breve de lo que trata el informe (problema, el por qu y cmo se plante la investigacin, objetivo general y especficos). Puede redactarse de lo general a lo particular. Se pretende con ello, situar al lector y ofrecer un marco referencial. Tipos de hechos que se desean esclarecer, desde cundo se presentan, cmo afectan la realidad, cul es el deber ser. Si el informe es ad hoc, indique quin lo solicita y por qu. Si es un avance de proyecto, indique la relacin con otros anteriores. Si es peridico, se informa que es rutina presentarlo. Periodo considerado para el estudio y dnde se realiz el mismo. Para que? Qu se busca con la investigacin?. Tienen relacin con las metas, logros deseados al finalizar el trabajo

Antecedentes INTRODUCCION Temporalidad/ Lugar Objetivo s General y especifico

Alcance
Problema Justificacin

Se indica el mbito del trabajo, es decir, el campo de aplicacin del cual se extrajo la informacin.
Se introduce el tema indicando las razones que dan origen a la investigacin, desde lo general a lo particular, se enuncia el problema Se da a conocer la importancia de la investigacin, viabilidad y duracin posible.

Componentes del Informe Tcnico

DESARROLLO Metodologa utilizada Hallazgos y resultados Procedimiento de trabajo utilizado ( es el paso a paso) Son el resultados del anlisis de la situacin planteada. Deben ir en consonancia con los objetivos establecidos. Se soportan por figuras, grficos, fotos y diagramas Deben identificarse con un nmero correlativo y un ttulo. En el cuerpo del informe debe hacrsele el llamado, segn el nmero que se le haya asignado. Los cuadros tambin se identifican con un correlativo y un ttulo, pero se coloca en la parte superior. Son los resultados expuestos en forma lgica, consecutiva y enftica. Debe indicarse si el objetivo general fue alcanzado y si cada objetivo especfico logr su cometido. Son exhortaciones o sugerencias ante los resultados obtenidos del trabajo realizado indicando que deben tomarse ciertas acciones sobre los riesgos, la oportunidad, la ventaja la pertinencia, la necesidad , la conveniencia o la urgencia de activar estrategias de trabajo, cambios de polticas y procedimientos administrativas y operativos Son soporte de informacin expuesta en el cuerpo del informe Fuentes impresas Fuentes audiovisuales Fuentes electrnicas Fuentes almacenadas en soportes informticos tangibles Fuentes electrnicas suministradas por un proveedor Figuras, grficos, fotos, diagramas y cuadros

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

ANEXOS Referencias

DESARROLLO Y ETAPAS DEL INFORME FINAL U OFICIO: PROCESO DE MADURACIN

ESTUDIOS PRELIMINARES
Seleccin del material Conociendo detalles Recoleccin de informacin Valorando informacin Determinando posibilidades y limitaciones para preparar el informe

PREPARACIN DEL CONTENIDO

Reconsideraci n del material adquirido Determinacin de si se dispone de la capacidad apropiada para llevar adelante la redaccin del informe

ESTRUCTURA DEL INFORME Y REVISIN FINAL Elaboracin del segundo borrador, Revisin del contenido completo del informe Se precisan las tcnicas, valoran las ideas, agregar, rectificar, modificar u omitir juicios, palabras o prrafos.

IMPRESIN Pasarlo en limpio para su entrega

Puntos a Controlar
La estructura es clara? Ha sido consistente? Los encabezamientos son efectivos? Las listas estn en orden? Las referencias son correctas? Sigue el modelo propio de la empresa? Es sta la mejor forma de comunicar la tarea o es demasiado informal? Es posible la generacin del texto y su reproduccin o presentacin por este medio?

Si dio como respuesta a todas ellas SI proceda a editar su informe

Presentacin del informe tcnico final

Rigurosa pulcritud en su formato Mantener un orden lgico de presentacin de las partes Usar papel bond de buena calidad para su transcripcin Escriba a doble espacio Cuide la ortografa. Recuerde guardar una copia Entregue el informe con un oficio de presentacin Mantenga los mrgenes : lateral izquierdo 4 cms (facilita el encuadernado), lateral derecho: 3 cms, Superior: 3 cms, inferior:2,5 o 3cms.

Recomendaciones Finales
1. Debe identificarse la persona que presenta el informe

2. Usar un cuaderno de anotaciones personales.

3. No deje nada pendiente. 4. Los datos e informacin deben ordenarse por bloques lgicos.

5. Haga uso de tablas y grficos para representar el comportamiento de las variables.

6. Incluya un apartado donde describa los pasos seguidos en la realizacin de la experiencia.

Recomendaciones Finales
7. Incluya en el apartado un diagrama de los instrumentos empleados y su montaje.

8. Cuando use una tcnica nueva conviene describirla de inmediato.

9. Incluya las condiciones que pueden afectar al fenmeno o suceso estudiado y que se puedan conocer (temperatura, presin atmosfrica, humedad, iluminacin) 10. Anote las normas de seguridad adoptadas. 11. Si se han acarado conceptos, se saben las dificultades y facilidades en la ejecucin del informe, las propuesta para mejorar las operaciones y obtener mejores resultados. Pudiera presentar su opinin al respecto en un aparte.

Esquemas de informes

Revisemos el Anexo

Preguntas