UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

REA DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

FLUJOGRAMA CASO VENTAS CON ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS FLUJOGRAMA CASO COBRANZAS POR CORRESPONDENCIA GRUPO 6 DESARROLLADO POR:

ARAGONES ALEGRE, MARGIORIE GALLEGOS SEGOVIA, BRYAN LOZANO SIERRA , BRYAN PINTADO CRUZ, KEVIN VALLADARES GOE,YONATHAN

20100037H 20100173I 20102083G 20102050A 20100180E

PROFESOR: MBA. VICTOR CAICEDO BUSTAMANTE

CURSO:

ADMINISTRACIN Y ORGANIZACIN (GP-123V)

CICLO:

2012 I

03/07/2012

CASO ESTUDIO: Ventas con anlisis del manual de procedimientos La empresa NN S.A es una organizacin que se dedica a la comercializacin de electrodomsticos. Los adquiere en el mercado local a fabricantes y ltimamente ha incorporado una lnea de televisores y radios importado de Japn. Las ventas se realizaran a comerciante minoristas de la ciudad y sus alrededores El manual de procedimientos del circuito administrativo de ventas es el siguiente: Vendedor: 1) Recoge personalmente o telefnicamente los pedidos de los clientes 2) Emite la nota de ventas en original y tres copias. Coloca el precio pactado con el cliente 3) Entrega original y copias 1 y 2 al jefe de ventas 4) Archiva copia 3 por orden numrico Jefe de ventas: 5) Firma original y ambas copias de la nota de venta en seal de conformidad con el precio pactado 6) Enva los tres ejemplares al almacn Almacn: 7) Recibe original y dos copias de nota de venta del jefe de ventas 8) Consulta existencias. Si hay pasar al punto 9. Si no hay, sellas los tres ejemplares con FALTAN EXISTENCIAS y enviarlas al vendedor que

emiti la nota de venta y pasar al punto 42 9) Prepara la mercadera y emite Vale de salida en original y 6 copias 10) Enva la mercadera los siete ejemplares del vale a despacho 11) Archiva por orden numrico los tres ejemplares de la nota de venta

Despacho: 12) Recibe vale (7 ejemplares) de almacn, con la mercadera 13) Avisa telefnicamente al cliente la disponibilidad de la mercadera 14) Archiva transitoriamente la documentacin por orden alfabtico del cliente, a la espera de que esta retire la mercadera 15) Cuando llega el cliente, le entrega la mercadera, juntamente con original y copias 1,2 y 3 vale de salida 16) Recibe firmado por el cliente las copias 2 y 3 del vale 17) Archiva copias 4,5 y 6 del vale como prueba de la entrega de las mercaderas 18) Enva copia 2 del vale del almacn 19) Enva copia 3 del vale a facturacin

Almacn:

20) Recibe copia 2 del vale enviado por despacho 21) Descarga del fichero de existencia la mercadera entregada 22) Enva copia 2 del vale a contabilidad de almacn

Facturacin:

23) Recibe copia 3 del vale 24) Emite factura en original y dos copias. Coloca el precio de los artculos en base a las lista de precios 25) Enva original de la factura al cliente 26) Enva copia 1 de la factura a cuentas corrientes 27) Archiva copia 3 del vale juntamente con copia 2 de la factura en forma definitiva

Contabilidad de almacn:

28) Recibe copia 2 del vale enviado por almacn 29) Valoriza el vale con el costo ( mtodo PEPS) de la mercadera vendida en base a su archivo 30) En base al vale de salida valorizado, emite minuta contable con crdito correspondiente 31) Archiva copia 2 del vale definitivamente 32) Enva minuta contable a contadura

Cuenta corriente:

33) Recibe copia 1 de la factura del sector facturacin 34) Asienta el debito en la cuenta del cliente 35) Emite minuta contable por este debito 36) Archiva copia 1 de la factura definitivamente 37) Enva minuta contable a contadura

Contadura:

38) Recibe minuta contable de contabilidad de almacn 39) Recibe minuta de cuentas corrientes 40) Registra a la venta en libros contables 41) Archiva minuta definitivamente

Vendedor:

42) Recibe nota de ventas (3 ejemplares) rechazada por falta de existencias de almacn 43) Comunica al cliente la no realizacin de operacin

44) Archiva los tres ejemplares con la copia 3 en forma definitiva El gerente general ha planteado ciertos elementos de juicio , como por ejemplo: a) Los clientes se quejan de que pactan un precio con el vendedor pero en la factura aparece un precio distinto (mayor) b) Existe un alto ndice de incobrabilidad c) Elevados costos administrativos d) Confusin acerca de las reales existencias de mercadera

CASO ESTUDIO: Cobranzas por correspondencia con anlisis de procedimientos

a) RECEPCIONISTA:

1) Abre las correspondencias y registra en un libro de entrada las cartas y valores. 2) Distribuye las mismas a los distintos sectores.

b) GERENTE DE COMERCIALIZACIN:

3) Remite al departamento de crditos y cobranzas.

c) DEPARTAMENTO DE CRDITOS Y COBRANZA:

4) Colocar un sello de endoso restrictivo. 5) Se emite por triplicado el recibo correspondiente y la planilla de cobranza en original y Duplicado. 6) Se agrupan los valores durante 2 a 3 das. 7) Se registra el pago en la ficha cliente. 8) Se remite los valores, recibos y la planilla de cobranza. 9) Verificar la coincidencia de los originales con el recibo y planilla de cobranzas triplicado y duplicado. 10) Si es NO se solicita por telfono explicaciones a la Seccin Caja y se corrigen errores. 11) Si es SI se remite el original al cliente y se archivan en forma definitiva las planillas de cobranzas original y duplicado y el recibo.

12) Se corrige los errores detectados en los valores y formularios.

d) SECCIN DE CAJA:

13) Verificar la coincidencia entre los valores y la informacin que reflejan la planilla de cobranzas y recibos. 14) Controla el endoso respectivo de los cheques. 15) Verificacin 16) Si es NO se devuelven a Crditos y Cobranzas los valores y formularios. 17) Si es SI sella y firma la planilla original y la remite junto al original del recibo a Crditos y Cobranzas. 18) Verificar si los valores estn post-datados. 19) Si es NO se confeccionan boletas de depsitos en cuenta corriente. 20) Depositamos los valores en el banco. 21) Emisin de la planilla de recaudaciones por triplicado. 22) Si es SI se archiva los valores en forma transitoria hasta la fecha de vencimiento.

e) CONTADURA:

23) Efecta los asientos correspondientes en la contabilidad general.

f) CUENTA CORRIENTE:

24) Efecta la acreditacin en las cuentas del auxiliar deudores varios.