4.1.1 ELEMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN.

La planeacin es la fase inicial de todo proceso administrativo, toda organizacin requiere de esta etapa preliminar para el logro de una eficiencia mxima. La planeacin es un proceso continuo, y por supuesto siempre est sujeto a cambios, sujeto siempre al desarrollo constante de la empresa. Para desarrollar adecuadamente la planeacin es necesario llevar acabo una serie de etapas que son conocidas tambin como elementos fundamentales de la planeacin. 1. Visin. La visin no es ms que una proyeccin de lo que la organizacin desea ser en un largo plazo, una declaracin de la visin responde a esta pregunta: Qu queremos llegar a ser?. 2. Misin. La misin no es ms que el propsito fundamental que tiene la organizacin, empresa o institucin. En otras palabras la misin es una declaracin de la razn de ser de una empresa. Esta declaracin debe responder a una pregunta clave: Cul es Nuestro Negocio? En todo sistema social, las empresas tienen una funcin o tarea fundamental que la sociedad misma le asigna. El Propsito comn de toda empresa o negocio, es la produccin de bienes que satisfagan las necesidades de la sociedad, o la prestacin de servicios. 3. Objetivos. El punto de partida de la accin administrativa consecuentemente de la planeacin, es la fijacin de objetivos. Un objeto es un fin a alcanzar. Si una organizacin o empresa, dentro de su planeacin no considera sus objetivos,

simplemente esa empresa ser como un mero barco a la deriva del mar. Los objetivos son claves, y deben ser siempre especificados dentro de la organizacin misma, cada miembro del personal, debe saber que objetivos se persiguen solo de esa manera podr enfocar sus esfuerzos a la realizacin de lo que la empresa quiere alcanzar. Los objetivos de toda empresa, representa los resultados que la empresa desea obtener. Fijando siempre un plazo, y por supuesto un curso de accin para lograrlo. Las empresas, organizacin, proyectos, por muy micro o macro que estos sean, si carecen de objetivos concretamente definidos, simplemente como empresa, muy difcilmente tendr xito. 3.1 Lineamientos Para la Fijacin de Objetivos. En funcin de su importancia, es necesario observar determinados lineamientos para la fijacin de los objetivos que se pretenden alcanzar. Lineamientos: 1. Es imprescindible siempre establecer los objetivos por escrito. 2. No confundir el objetivo con el medio para alcanzarlos. 3. Evitar confusiones, encontrando semejanzas y diferencias entre el objetivo con otros objetivos que tengan cierto parentesco o bien se le parezca. 4. al establecer los objetivos es necesario la aplicacin de seis preguntas bsicas en la administracin: Qu, cmo , Quin, Dnde, Cundo, y Por qu?. 5. El objetivo debe ser perfectamente claro y bien definido para darse a conocer a todos, de manera que pueda se entendido para su perfecta realizacin.

6. Deben ser estables, es decir fijar los objetivos, sin ser cambiados durante el proceso de planeacin. 3.2. Clasificacin de los Objetivos: 1. Objetivos Gerenciales: Son establecidos por los miembros de mayor jerarqua de la organizacin o bien de la empresa. As mismo estos objetivos abarcan toda la empresa, en toda su extensin. 2. Objetivos Departamentales: Estos objetivos tienen a limitarse a los departamentos, y siempre deben ser subordinados por los objetivos gerenciales. 3. Objetivos Operacionales: Son los que se establecen en los ltimos niveles de la jerarqua empresarial, y por supuesto son subordinados por los objetivos gerenciales y departamentales. 3.3. Objetivos en Funcin del Tiempo: Objetivos a Largo y Corto Plazo: Los primeros se establecen para realizarse en un perodo mayor de un ao, y los segundos en un perodo menor a 12 meses o bien un ao. 4. Estrategias. En otras palabras estrategia no es mas que El Arte del General, su etimologa proviene del Griego: Strategas que significa estrictamente un general. Estrategia se refera a la forma de dirigir las fuerzas militares para derrotar al enemigo o disminuir las consecuencias de una derrota. Para fines administrativos las estrategias son indispensables para el desarrollo de

un plan en cualquier organizacin. Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestra la direccin y el empleo general e inteligente de los recursos disponibles con que cuenta la empresa. Y por supuesto tambin es el empleo general de los esfuerzos de toda la organizacin. El contar con una amplia gama de alternativas o estrategias para selecciona, ayuda a elegir la ms adecuada para minimizar dificultades en el logro de los objetivos. 5. Polticas. Las polticas son una gua para orientar la accin o criterios a seguir para la toma de decisiones, en problemas que se reten una y otra ves, dentro de la empresa misma. Las polticas definen un rea dentro de la cual debe tomarse una decisin (margen discrecional) La determinacin de polticas, no est reservada exclusivamente para la alta gerencia, sino a los dems niveles que existen en la empresa. 6. Reglas o Normas. Las reglas describe la accin no accin requerida y especifica. Regula la conducta de cada miembro de la organizacin existiendo Normas Generales y Normas Especficas. 7. Programas. Un programa establece la secuencia de acciones que habr de realizarse y el tiempo que tomar para ejecutar cada una de las partes del programa mismo. 8. Procedimientos.

Son una serie de tareas concatenadas que forman el orden cronolgico y la forma de establecida de ejecutar el trabajo, que deba hacerse de forma repetitiva. Estos son de vital importancia para cualquier organizacin o empresa, y mximo lo son para la planeacin porque estos establecen la secuencia de operaciones que deben seguirse. 9. Presupuestos. Son estados de resultados anticipados a travs de los cuales, los planes son traducidos a trminos financieros. Permiten al ejecutivo ver claramente que el capital ser gastado, por quien y donde, que costo, ingresos, unidades o productos. De esta manera podr dirigir mejor el plan dentro de los limites del presupuesto. Aparte de ser instrumentos de planeacin tambin son elementos de control. Clasificacin de Presupuestos: Presupuestos Financieros: Son los presupuestos financieros, cuando se estiman elementos en unidades monetarias, es decir costos, utilidades, gastos, ingresos, egresos, etc. Presupuestos No Financieros: Son los que no se cuantifican monetaria mente, es decir se cuantifican solo en cantidades, por ejemplo: produccin, horas-hombre, desperdicios, etc. PRINCIPIOS Los principios en la planeacin son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una proposicin que se formula para que sirva de gua a la accin.

Aunque no hay dos empresas que sean idnticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicacin tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales. Principio de la universalidad. La planeacin debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente. Principio de racionalidad. Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lgicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y tambin los recursos necesarios para lograrlos. El principio de la precisin. Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas. Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos sern necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habr algo que no podr planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, ser menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinacin. Los planes constituyen un slido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras. El principio de la flexibilidad. Dentro de la precisin establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, ya en razn de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin. Este principio

podr parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rgido; lo que no puede cambiarse de ningn modo. Flexible, es lo que tiene una direccin bsica, pero que permite pequeas adaptaciones momentneas, pudiendo despus volver a su direccin inicial. As una espada de acero es flexible, porque doblndose son romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presin que la flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir: Ya sea fijando mximos y mnimos como una tendencia central entre ellos, como lo ms normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitucin para las circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su rpida revisin. El principio de la unidad. Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno slo para cada funcin; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada funcin, habr contradiccin, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos bsicos: Produccin, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de accin aplicables. De ah surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formacin. Si el plan es principio de orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerrquicamente, hasta formar finalmente uno slo. El principio de factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe

adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente. El principio de compromiso. La planeacin debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisin. Este principio indica que la planeacin a largo plazo es la ms conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y polticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos. Principio de factor limitante. En la planeacin se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de accin o diversas alternativas para llegar a un fin. Principio de inherencia. La programacin es necesaria en cualquier organizacin humana y es propia de la administracin. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

Referencia: http://www.revista-ea.com/2010/04/planeacion-elementos-que-componen-la.html http://www.mitecnologico.com/Main/PrincipiosDePlaneacion