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10 principes de simplification des procédures administratives Définitions Simplification administrative: Réduction des formalités administratives, du point

10 principes de simplification des procédures administratives

Définitions

Simplification administrative: Réduction des formalités administratives, du point de vue de l’usager, à un nombre minimal d’étapes, d’informations et de documents à fournir.

Procédure administrative: L'ensemble des étapes que l’usager doit accomplir pour s’acquitter d’une obligation auprès de l’administration (enregistrement, autorisation, certificat, etc.)

Étape: Toute interaction nécessaire entre un usager et une entité administrative ou privée pour accomplir les formalités relatives à une procédure.

Usager: Toute personne physique ou morale qui accomplit les formalités d’une procédure auprès des entités administratives concernées.

Conditions: Tous les informations et/ou document à fournir aux entités administratives pour accomplir les formalités relatives à une procédure.

Loi: Le terme « loi » désignera, dans ce document, tout texte normatif émis régulièrement par une instance législative, gouvernmentale ou administrative.

Principes de simplification

  • 1. Publicité des procédures: Les institutions publiques doivent fournir aux utilisateurs une information complète et transparente sur les procédures administratives. A cette fin, chaque institution devra mettre à disposition du public, par internet, la liste des procédures gérées par elle, en détaillant les étapes et en mentionnant pour chacune l’unité en charge, les conditions, ce qui sera remis à l’usager, le coût, la durée, les moyens de recours et les bases légales.

  • 2. Respect de la légalité: Les conditions et les étapes qui n’ont pas de fondement légal seront éliminées des procédures. Pour chaque condition, les institutions publiques indiquer ont quel contrôle elle permet d’exercer, et justifier que celui-ci est prévu par la loi.

  • 3. Pertinence: Les informations et documents demandés à l’usager seront limités à ce qui est strictement nécessaire pour opérer le contrôle prévu par la

loi.

Il

ne

sera

pas

demandé plusieurs

documents si un

contrôle prévu.

seul est suffisant pour exercer pleinement le

  • 4. Présomption de bonne foi de l’usager: Si la loi ne décrit pas avec précision les formalités et donne faculté à l’administration pour les définir, celle-ci distinguera un cas général et des exceptions. Le cas général, avec des obligations minimales, sera appliqué à la majorité des usagers, dont la bonne foi sera présumée. Des conditions progressivement plus exigeantes seront appliquées quand les fonctionnaires en charge du contrôle auront un motif sérieux de douter de la bonne foi de l’usager. Par ailleurs, des conditions additionnelles pourront être imposées à l’issue de contrôles aléatoires sur un pourcentage réduit (moins de 5%) d’usagers relevant du cas général.

  • 5. Non redondance: Une administration ne pourra pas demander à un usager de produire un document qu’elle a elle-même émis ou qui a déjà été produit par l’usager dans le cadre d’une procédure antérieure. Ce document devrait figurer dans le dossier (physique ou électronique) de l’usager auprès de cette administration.

  • 6. Formulaires

clairs,

gratuits,

et

téléchargeables:

Tous

les

formulaires obligatoires

doivent

être

gratuits,

librement

téléchargeables sur Internet, et pourront être remplis

électroniquement ou à la

main, au choix

de l’usager. Les coûts

éventuels liés aux formulaires seront perçus au moment de la présentation du formulaire, et non au moment de son obtention. Tout formulaire, guide ou document analogue que les administrations mettent à disposition de l’usager doit être rédigé en

termes clairs, simples et précis.

  • 7. Distinguer originaux, copies simples et copies certifiées conformes: Les administrations doivent indiquer clairement si les documents requis sont des originaux, des copies simples ou des copies certifiées conformes.

  • 8. Minimiser les interactions: Le nombre de visites que les usagers doivent effectuer auprès des administrations sera réduit au minimum, en regroupant les étapes de même nature (comme, par exemple, fournir des documents, payer, ou retirer des documents). En particulier, on favorisera la création de guichets uniques, physiques ou en ligne, rassemblant les différentes entités impliquées dans un même processus et proposant un lieu unique pour le dépôt des dossiers, les paiements, et le retrait des documents administratifs demandés.

  • 9. Demandes en ligne: Les administrations proposeront aux usag ers la possibilité de présenter leurs demandes en ligne.

10. Dématérialisation

des

documents

administratifs: Les

administrations remettront les documents et certificats qu’ils émettent en format numérique, aux usagers qui en font la demande.