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H muito tempo as empresas preocupam-se com a guarda dos documentos, fiscais, contbeis, trabalhistas, encargos sociais, tributos, etc.

Quando entramos na "era da revoluo informtica" acreditou-se que a montanha de documentos iriam se acabar. Tudo estaria resolvido com o armazenamento de informaes em "rolos de fita magntica", depois "disquetes", e assim vieram tantos outros nomes para se armazenarem dados.

2011

Prazos obrigatrios de guarda de documentos pelo Amparo Legal.


Mas a verdade que, apesar de toda a evoluo tecnolgica, ns, pessoas fsicas e jurdicas, no podemos nos desfazer dos papis. No tivemos nosso "sonho" realizado de que os computadores iriam limpar as mesas dos escritrios, os armrios, os arquivos, etc. Pois bem, ainda que continuemos a manter a iluso de que os papis sero, no futuro, artigo em extino, a realidade que, hoje eles (os papis) continuam sim, muito importantes, para no dizer, indispensveis, s empresas.
Trabalhista e Previdencirio Federal Estadual Municipal Livros Fiscais Prazo de Conservao

Ateno:
Se no tiver certeza quanto ao prazo para destruio de um determinado documento no o faa, pois necessrio observar que o prazo de guarda para um rgo pode ser diferente para o outro, conforme o tipo de documento.

Trabalhista e Previdencirio
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Tipos de Documentos

Prazo de Guarda pela Empresa 5 anos

Incio da Contagem Retroativo data da extino do contrato de trabalho Retroativo data da extino do contrato de trabalho

Amparo Legal

- Acordo de compensao de horas

Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT Item 7.4.5 Poraria SSST n 24/94

-Acordo de prorrogao de horas

5 anos

- Atestado de Sade Ocupacional - CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - Carta com Pedidos de Demisso

Tempo de validade 36 meses Primeiro dia do exerccio seguinte Retroativo data de extino do contrato de trabalho Primeiro dia do exerccio seguinte Prximo processo eleitoral

Par 2 art 1, Port. MTb n 194/95

5 anos

- CAT - Comunicao de Acidente do Trabalho - CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes - livros de atas - CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes - livros de atas - COFINS - Contribuio Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) - Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdncia Social) ao sindicato profissional

10 anos 5 anos Indeterminado

ART.32 E 45 LEI 8.212/91 Item 5.40 Port. MTb n3.214/78 Item 5.40 Port. MTb n3.214/78

5 anos

Data do recolhimento Primeiro dia do exerccio seguinte

Par. 2, art. 10, Lei Compl. n70/91 Art.32 e 45 lei 8.212/91

10 anos

- Comprovante de pagamento de benefcios reembolsados pelo INSS

10 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da Art.32 e 45 lei 8.212/91 constituio do crdito anteriormente efetuado Retroativo data de extino do contrato de trabalho Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT

- Comunicao do Aviso Prvio - Contrato de trabalho - DARFs - PIS (Programa de Integrao Social) - Depsitos do FGTS

5 anos Indeterminado 10 anos 30 anos

Data do recolhimento Primeiro dia do exerccio seguinte ou

Art.3, 10 Dec-lei n 2052/83 Art23, Par. 5, Lei 8.036

data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado - Documento das entidades isentas de contribuies previdencirias (Livro Razo, balano patrimonial e demonstrativo de resultado do exerccio etc.) Livro Dirio - Ficha de Acidente de Trabalho e Formulrio Resumo Estatstico Anual - FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social - Folha de pagamento - GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social - GPS (Guia da previdncia Social) - original

de 11 de Maio de 1990.

10 anos Indeterminado

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 209 e 210 do Decreto n3.048/99

3 anos 10 anos 10 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte Data do recolhimento Primeiro dia do exerccio seguinte Retroativo data de extino do contrato de trabalho Primeiro dia do exerccio seguinte

Item 13 Port.MTb n 3214/78 Art 31 e 44 Dec. n 92698/86 Art 32 e 45 lei 8.212/91 Item 11 sa Resoluo INSS n 19/2000 Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS Art. 173 c/c Art. 150 Cdigo Tributrio Nacional

30 anos

10 anos

- GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuio Sindical - GRE - Guia de Recolhimento do FGTS - Histrico clnico - Lanamentos contbeis de contribuies previdencirias Livro Dirio Livro Razo - Livro "Registro de Segurana" - Livro de Inspeo do Trabalho - Livros ou fichas de Registro de Empregado

5 anos Prximo processo eleitoral Primeiro dia do exerccio seguinte

30 anos 20 anos

Art 23 Par. 5 Lei 8036 de 11 de Maio de 1990 Item 7.4.5 Port.SSST n 24/94

1 dia do exerccio seguinte ou data de 10 anos anulao da constituio Art 32 e 45 lei 8.212/91 Indeterminado do crdito anteriormente efetuado Exist. do equipamento Indeterminado Indeterminado Retroativo data da extino do contrato de trabalho Inciso XXIX,art.7 CF,art art.11 CLT Item 9.3.8.1 Port.SSST m25/94

- Livros, carto ou fichas de ponto - Mapa de avaliao dos acidentes do Trabalho (SESMT)

5 anos

5 anos

Data do comprovante de Item 4.12 Port. MTb n entrega 3214/78

- PIS-Programa Integrao Social - PASEP Progr.Formao Patrim. Serv. Pblico - PPP- Perfil Profissiogrfico Previdencirio - RAIS - Relao Anual de Informaes Sociais - RE - Relao de Empregado do FGTS - Recibo de entrega do formulrio Declarao de Instalao - Recibo de entrega do vale-transporte

10 anos 30 anos 10 anos 30 anos Indeterminado

Data de recolhimento Primeiro dia do exerccio seguinte Data de entrega Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 3 e 10 Dec.lein2052/83

Art. 3 e 10 Dec.-lei n 2052/83 Art. 23 Par.5 Lei n 8036/1990 Portaria SSST n 04/95

5 anos

Retroativo data da extino do contrato de trabalho Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte

Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT Item 9.3.8.1 Port. SSST n 25/94

- Recibo de pagamento de salrio - Recibos de pagamento de frias - Recibos de pagamento do 13 salrio - Recolhimentos previdencirios do contribuinte individual - Registro PPRA (Programa de Preveno de Riscos Ambientais) - RFP - Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e Informaes Previdncia Social - Salrio-educao - documentos relacionados ao benefcio - Salrio-famila - documentos relacionados ao benefcio

10 anos 10 anos 10 anos Indeterminado 20 anos 30 anos 10 anos 10 anos

Planejamento anual seguinte Data do recolhimento Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte 1 dia do exerccio seguinte ou data de anulao da cinstituip do crdito anteriormente efetuado Data da extino do contrato de trabalho Data da extino do contrato de trabalho

Art.23 Par. 5 Lein 8036 Item 3 da Resoluo INSS n 637/98 Art. 7 IN n 1/97 Par. 1 Art. 84 Dec. 3048/99

- SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informaes Previdencia Social

30 anos

Item 11 da Resoluo INSS n 19/2000

- Seguro Desemprego - Comunicado de Dispensa - Termo de Resciso do Contrato de Trabalho

5 anos 5 anos

Par.nico Art. 5 Resol. 71/94 Inciso XXIX,art.7 CF, art. 11 CLT

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.

Federal Comercial Fiscal


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Tipos de Documentos - Arquivo em meio magntico (sistema de processamento de dados para registrar negcios e atividades econmicas, escriturar livros ou elaborar documentos) - Auditores independentes (documentos, relatrios, pareceres etc) - Compensao mercantil - Comprov. dedues I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)

Prazo de Guarda pela Empresa

nicio da Contagem

Amparo Legal

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 7 IN SRF n 68/95

5 anos 20 anos

Data da emisso de seu parecer

Resoluo Art. 10 Cd. Coml.Brasileiro

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado

Art.10 IN SE/MINC/SRF n 1/95

- Comprovantes da Escriturao (Notas Fiscais e recibos)

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei 8981/95 constituio do e art. 173 CTN crdito anteriormente efetuado Trmino da vigncia Trmino vig. ou prazo prescricional, o que for maior Trmino da vigncia Resolio CFC n872/2000

- Contrato de Seguros informao de valores - Contratos de seguros de bens - documentos originais - Contratos de seguros pessoas - documentos originais - Contratos Previdencirios Privados - DECORE - Declarao Comprobatria de Percepo de Rendimentos - DIPJ - Declarao Integrada de Informaes Econmico-Fiscal - Pessoa Jurdica

20 anos

5 anos

Resoluo CFC n 872/2000

20 anos

Resoluo CFC n 872/2000

20 anos

Trmino da vigncia Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 3 ao 7 Circ. SUSEP 74/99

5 anos

Resoluo CFC n 872/2000.

5 anos

Primeiro dia do exercicio seguinte

MIPJ, IN SRF n 28/2000

- DIRF - Declarao de imposto de Renda Retido na Fonte - Extino das debntures - Imposto de Renda documentos relativos declarao (geral) - Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurdica) - comprovantes de escriturao

5 anos

Data da entraga SRF Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 25 da IN SRF 146/99

5 anos

Art. 74 da Lei 6.404/76

5 anos

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

5 anos

Ocorrncia fato gerador 1 dia exerc. seguinte ou data Art. 116,421, DEC. n 2637/98 c/c art. 37 Lei n anulao.constituio 9430/96 crdito anteriormente efetuado

- Livros obrigatrios de escriturao fiscal e comercial Livro Dirio Livro Razo - Novao mercantil - Pagamentos mercantis - S\A - Ttulos ou contratos de investimentos coletivos - Ttulos de capitalizao documentos originais - Ttulos de capitalizao informaes de valores

Primeiro dia do exerccio seguinte ou 5 anos data de anulao da Indeterminado constituio do 10 anos crdito anteriormente efetuado 20 anos 20 anos 8 anos Primeiro dia do exerccio seguinte Trmino da vigncia ou resgate, o que for maior Trminno da vigncia

Art. 174,195 do Cd. Tributrio Nacional

20 anos

20 anos

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.

Estadual Fiscal
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Tipos de Documentos

Prazo de Guarda pela Empresa 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

nicio da Contagem

Amparo Legal

- Bilhete de Passagem Arquivrio - Bilhete de Passagem e Nota Bagagem - Bilhete de Passagem Ferrovirio - Bilhete de Passagem Rodovirio - Carn de recolhimento ME e EPP anterior regime de estimativa - Conhecimento de Transporte Aqutico de Gargas - Conhecimento de Transporte Ferrovirio de Cargas - Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas - Cupon Fiscal emitido por ECF - Despacho de Transporte - Documentos fiscais e formulrios no emitidos Desenquad. ME/ EPP - Livro de Movimento de Combustveis - Livro de Registro de Entradas - Livro de Registro de Sadas - Livro de Registros de Apurao do ICMS - Livro de Registros de Apurao do IPI

Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Art. 193 do RICMS

Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 193 do RICMS

5 anos

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Art. 193 do RICMS Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 193 do RICMS

5 anos

5 anos

5 anos 5 anos

5 anos

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

Art. 221 do RICMS Art. 221 do RICMS Art. 221 do RICMS Art. 221 do RICMS Art. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Controle da Produo e do Estoque - Livro de Registros de Impresso de Documentos Fiscais - Livro de Registros de Inventrio - Livro de Registros de Selo Especial de Controle - Livro de Registros de Utilizaes de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias - Manifesto de Carga - Nota Fiscal de Servios de Comunicao - Nota Fiscal de Servios de Telecomunicao - Nota Fiscal de Servios de Transporte - Nota Fiscal de Venda a Consumidor - Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A - Nota Fiscal/Conta de energia eltrica - Ordem de Coleta de Cargas - Resumo de Movimento Dirio

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

5 anos

Art. 221 do RICMS

5 anos 5 anos

Art. 221 do RICMS Art. 221 do RICMS

5 anos

Art. 221 do RICMS

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.

Municipal Comercial Fiscal


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Tipos de Documentos

Prazo de Guarda pela Empresa 5 anos

nicio da Contagem

Amparo Legal

- Documentos em geral - Livro de Registro de Impresso de Documentos Fiscais - Livro de Registro de Movimento Dirio de ingressos em Diverses Pblicas - Livro de Registro de Notas Fiscais de Servios Prestados - Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Servios Prestados a Terceiros - Impressos Fiscais e Termos de Ocorrncias - Nota Fiscal - Fatura de Servio - Nota Fiscal de Servio

Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

5 anos

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

5 anos

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

5 anos

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

5 anos 5 anos 5 anos

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.

Livros Fiscais Prazo de Conservao


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As empresas num modo geral indstria, comrcio e prestadoras de servios devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crdito do imposto (ICMS/IPI) ter a sua prescrio em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretao equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentaes sem observar as regras de outros tributos.

Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prev tratamento especial para conservao de documentos relacionados toda atividade praticada, incluindo neste caso a prpria documentao do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pblica tem o direito de constituir o crdito tributrio, ou seja, exigir o tributo administrativamente, at 5 anos do primeiro dia do exerccio quele em que o lanamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o perodo necessrio para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurdica ocorre com a entrega da declarao DIPJ no exerccio seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teramos uma contagem totalmente alargada para fins de conservao de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contbeis. Ano do registro dos fatos administrativos e contbeis Ano da entrega da declarao do imposto de renda Incio da prescrio (CTN/66, art. 173, inciso I) (+) 5 anos para ocorrncia da prescrio (1998 + 5) Prazo necessrio para guarda dos documentos (1996 2003) Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI 1996 1997 1998 2003 7 anos 5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n. 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de compras", exigido pelo imposto de renda, foi substitudo pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1-A" , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princpio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrio, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.