1. PENDAHULUAN 1.

1 Proyek merupakan elemen yang penting dari usaha APEC untuk mendukung pertumbuhan ekonomi yang berkelanjutan dan kesejahteraan di kawasan Asia Pasifik. Proyek membantu ekonomi anggota dalam membangun sebuah kawasan Asia Pasifik yang dinamis dan harmonis dengan mengedepankan perdagangan dan investasi yang bebas dan terbuka, mempromosikan dan mempercepat integrasi ekonomi kawasan, mendorong kerja sama ekonomi dan teknis, meningkatkan human security, dan memfasilitasi sebuah lingkungan bisnis yang mendukung dan berkelanjutan. Oleh karena itu, proyek membantu mengubah sasaran kebijakan menjadi hasil konkrit dan kesepakatan menjadi keuntungan yang nyata. 1.2 Proyek berasal dari ekonomi atau (beberapa ekonomi) dan disampaikan melalui sebuah fora APEC. Ekonomi yang mengajukan akan memimpin perancangan dan pelaksanaan proyek melalui Pengawas Proyek (Proyek Overseer/PO). PO akan menjadi titik kontak pertama untuk isu-isu sehubungan dengan proyek serta memiliki tanggung jawab pelaporan ke fora APEC terkait persiapan pemantauan dan laporan penyelesaian. 1.3 Proyek APEC memiliki berbagai macam bentuk, meliputi seminar, publikasi, dan penelitian. APEC mengadakan tiga sesi proyek per tahun. Informasi mengenai waktu penyetujuan proyek dapat dilihat di situs web APEC. Informasi mengenai panduan kebijakan dan prosedur APEC tersedia di dalam Buku Panduan untuk Proyek APEC. 1.4 Buku Panduan untuk Proyek APEC adalah sebuah buku pegangan praktis untuk mengatur proyek APEC dan terutama diperuntukkan bagi pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam persiapan dan implementasi poryek APEC. Buku Panduan juga memberikan informasi penting bagi stakeholder lainnya yang terlibat dalam proyek APEC. Komite Anggaran dan Manajemen APEC (APEC Budget and Management Committee/BMC) mengeluarkan dan memperbaharui buku panduan ini. Isi buku panduan dapat diubah oleh BMC dari waktu ke waktu: dan ketika diubah, versi terbaru akan ditampilkan di website APEC. Jika ada perbedaan antara versi cetak buku panduan dengan versi online, maka keputusan BMC terbaru adalah yang tercantum dalam versi online. 1.5 Buku Panduan terbagi dalam dua bagian utama: bagian pertama meliputi siklus proyek APEC; yaitu kerangka yang digunakan APEC untuk merancang, menyiapkan, mengimplementasikan, dan memantau proyek. Bagian ini berisi informasi tentang langkah, proses, dan panduan persiapan dan implementasi proyek APEC sesuai dengan panduan APEC. Bagian kedua berisi template pelaporan proyek dan sumber bahan penting. Pengadaan dokumentasi dan template APEC juga tersedia di http://www.apec.org/Projects. 1.6 Update buku panduan akan dilakukan secara berkala. Perubahan akan dikomunikasikan oleh Sekretariat APEC, dan informasi terbaru akan disampaikan pada situs web APEC. Definisi lebih lanjut mengenai terminologi kunci, singkatan, dan

akronim yang digunakan di APEC, dan yang disampaikan dalam dokumen ini, dapat ditemukan di Kosa Kata di http://www.apec.org/Glossary.aspx. 1.7 Untuk informasi lebih lanjut mengenai proyek APEC, dapat juga dilihat di: Secretariat Information and Contacts: http://www.apec.org/Home/ContactUs.aspx

1.8 APEC mengadakan tiga sesi penyetujuan setiap tahun. Perubahan pada sesi dan waktu proyek terjadi melalui pembahasan dengan BMC tiap tahunnya.Informasi mengenai tenggat waktu proyek dapat ditemukan di situs web APEC: http://www.apec.org/en/Projects/Projects-Overview.aspx. Lembar ringkasan proses pengajuan dana proyek APEC ada pada Lampiran A.

1.

PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB

2-1 Tanggung jawab untuk proyek APEC dibagi bersama antara Pengawas Proyek (Project Overseers/PO), fora subforafora APEC, ekonomi anggota, dan Sekretariat APEC. Pejabat Senior (Senior Officials/SOM) 2-2 SOM memiliki tanggung jawab dan kewenangan sebagai berikut: Tanggung jawab o Memberikan arah kebijakan kepada fora o Menominasikan Pembuat Kebijakan Utama para ekonomi anggota (Principal Decision Maker/PDM) Kewenangan: o Menyetujui proyek yang bernilai lebih dari $200,000 pendanaan APEC Komite Anggaran dan Manajemen (Budget and Management Committee/BMC) 2-3 BMC memiliki tanggung jawab dan kewenangan sebagai berikut: Tanggung jawab o Mengulas, memberikan rekomendasi, dan menyetujui proposal proyek o Mengawasi proses proyek APEC Kewenangan o Menyetujui proyek proyek yang memohon pendanaan APEC sebanyak $200,000 atau kurang o Membuat rekomendasi untuk SOM mengenai proyek proyek yang mengajukan pendanaan proyek lebih dari $200,000 o Menyetujui permintaan untuk perpanjangan proyek lebih dari 12 bulan, peningkatan pendanaan untuk proyek individual, perubahan substantif pada sebuah proyek, dan keringanan yang signifikan dari panduan Pembuat Kebijakan Utama (Principal Decision Maker/PDM) 2-4 PDM dari masing-masing 21 ekonomi dinominasikan oleh SOM. Sesuai dengan prioritasi proyek dan proses seleksi APEC, PDM disyaratkan untuk memprioritaskan nota konsep ketika pengajuan dana proyek melebihi ketersediaan dana dari akun pendanaan yang spesifik. Dalam kasus Proyek Multi-Tahun (Multi-Year Projects), PDM diminta untuk memprioritaskan seluruh nota konsep yang diterima oleh Sekretariat, menggunakan kriteria pendanaan luas APEC. Komite (Senior Officials Meeting on ECOTECH (SCE), Committee on Trade and Investment (CTI), Economic Committee (EC), dan Senior Finance Officers Meeting (SFOM)) 2-5 Komite memiliki tanggung jawab untuk mengulas, mendukung, mengurutkan, dan memprioritaskan Nota Konsep yang relevan. Fora Pengusulan (Proposing Fora) 2-6 Sebuah fora pengusulan dapat berupa sebuah komite, sub-fora, kelompok kerja (working group), atau kelompok dialog. (SOM dapat mengusulkan nota konsep, namun sangat jarang terjadi). Fora pengusul memiliki tanggung jawab dan kewenangan sebagai berikut:

 Tanggung jawab o Mengulas, memprioritaskan, mendukung, dan melakukan latihan kerangka jaminan kualitas (quality assurance framework/QAF) untuk proposal dan nota konsep proyeknya sendiri o Memastikan proyek yang diusulkan selaras dengan prioritas rencana kerja tahunan fora dan rencana strategis jangka menengah serta prioritas APEC secara keseluruhan o Mendukung PO dalam implementasi proyek o Memastikan PO menyerahkan laporan pemantauan proyek pada tanggal 1 Februari dan 1 Agustus o Mempertimbangkan permohonan perubahan dan perpanjangan proyek serta keringanan dari panduan APEC (sebagian besar permohonan ini didelegasikan kepada Ketua atau Lead Shepherd) sebelum diserahkan kepada Sekretariat APEC Kewenangan o Mendukung proposal proyek agar dinilai sebelum diserahkan o Mendukung permintaan untuk perubahan, perpanjangan, dan keringanan Pengawas Proyek (Project Overseer/PO) 2-7 PO bertanggung jawab untuk memastikan seluruh aspek dari implementasi proyek yang telah disetujui dilaksanakan selaras dengan persyaratan proyek APEC. PO dipahami sebagai individu dan organisasi yang diwakilkan oleh individu. Sekretariat harus diberitahukan mengenai perubahan pada PO selama tahap persiapan dan implementasi proyek. 2-8 PO memiliki tanggung jawab sebagai berikut: Pra-persetujuan, tahap pengembangan proyek: o Menyiapkan nota konsep dan proposal sesuai dengan panduan proyek APEC dan menggunakan template yang benar yang terdapat dalam Buku Panduan, o Memastikan nota konsep proyek ditentukan pada sumber pendanaan yang benar seperti yang dijelaskan pada Bab 5 Buku Panduan. o Menyerahkan nota konsep, proposal, dan dokumentasi pendukung kepada Sekretariat sebelum tenggat waktu yang ditentukan. Tahap Implementasi: o Mengatur implementasi proyek yang efektif sesuai dengan persyaratan APEC; termasuk pembayaran keuangan, mengontrak, pelaporan, dan panduan publikasi, o Memastikan bahwa semua peserta, termasuk para ahli dan pembicara, diberi arahan mengenai peranan, hak, dan kewajiban mereka setuju untuk berpartisipasi dalam sebuah proyek. o Mendukung seluruh klaim sah untuk pembayaran yang berhubungan dengan proyek o Meminta persetujuan dari fora terkait dan Sekretariat untuk perubahan pada rancangan proyek, termasuk realokasi pendanaan, perubahan atau

o o o 2-9

penggantian tonggak capaian (milestones), dan permintaan perpanjangan tenggat waktu Memastikan penyerahan seluruh laporan proyek tepat waktu, termasuk laporan pemantauan dan penyelesaian Menyampaikan kepada Sekretariat jika contact person berubah Up to date mengenai panduan proyek APEC sepanjang masa proyek

Sesuai dengan pendekatan APEC yang mendorong transparansi dan akuntabilitas, PO dilarang menyalahgunakan atau menyelewengkan dana APEC. PO harus setiap saat melaksanakan tugas mereka dengan cara yang dapat mencegah resiko riil atau yang terlihat, seperti seperti mengontrak atau membayar diri sendiri atau kolega mereka untuk bekerja dalam sebuah proyek atau memberi diri mereka sendiri honor.

Sekretariat APEC 2-10 Sekretariat APEC menyediakan dukungan bagi perkembangan dan implementasi proyek. Kontak kunci adalah Direktur Program (Program Director/PD) dan Eksekutif Program (Program Executive/PE) yang bertanggung jawab untuk masing masing fora. Direktur Program (Program Director/PD) 2-11 PD memiliki tanggung jawab sebagai berikut: Menyarankan dan membantu perkembangan nota konsep dan proposal proyek, Memberi saran kepada PO dan fora mengenai panduan, waktu, dan alat proyek APEC Mengkoordinasikan permintaan PO untuk mengubah atau memperpanjang proyek Mengulas dan menyelesaikan laporan proyek termasuk laporan pemantuan dan penyelesaian. Eksekutif Program (Program Executive/PE) 2.12PE memiliki tanggung jawab sebagai berikut: Memberikan saran dan mendukung PO dalam tugas persiapan proyek. Termasuk persetujuan pemesanan perjalanan dan pembayaran perjalanan peserta Membantu perancangan Terms of Reference, kontrak, dan kesepakatan yang disyaratkan, danMemberikan saran kepada PO untuk kewajiban pelaporan periodik pertemuan sesuai dengan Buku Panduan Proyek. Unit Manajemen Proyek (APECs Secretariat Project Management Unit/PMU) 2-13 Unit Manajemen Proyek (Project Management Unit/PMU) dari Sekretariat APEC mendukung PD dan PE dalam melaksanakan tanggung jawab proyek dan membantu BMC dalam mengawasi proyek. PMU mengintegrasikan pengetahuan dan pengalaman dari berbagai jenis wilayah dalam Sekretariat APEC dalam melaksanakan tugas-tugas utamanya. PMU memiliki tanggung jawab dan kewenangan sebagai berikut: Tanggung jawab o Mengkoordinasikan proses prioritasi nota konsep, termasuk alokasi nota konsep APEC Support Fund (ASF) ke sub-dana yang relevan, o Memberi saran dan membantu PO dalam merencanakan dan menyiapkan proposal proyek,

Menilai dan memberikan saran untuk meningkatkan kualitas proposal proyek, Menyiapkan rekomendasi pendanaan proyek untuk BMC, Menyerahkan laporan manajemen proyek ke BMC, termasuk kepatuhan dengan persyaratan laporan pemantauan dan penyelesaian serta hasil dari evaluasi proyek, o Menyarankan pilihan yang sesuai untuk memperbaiki manajemen proyek ke BMC, o Menyerahkan permohonan keringanan sehubungan dengan proses kontrak, permohonan pemrograman ulang atau meningkatkan pendanaan proyek kepadaBMC untuk mendapatkan persetujuan, o Mengawasi dan mendukung pemantauan dan evaluasi proyek, dan o Membangun kebijakan dan proses untuk meningkatkan kualitas dan dampak keseluruhan dari proyek APEC. Kewenangan o Menilai kualitas proyek dan membuat rekomendasi pendanaan proyek ke BMC, dan o Menyetujui keringanan proyek kecil, perpanjangan hingga 12 bulan, revisi, dan perubahan anggaran yang tidak secara substantif berdampak pada kualitas atau cakupan proyek o o o

2. 3-1

PENDANAAN DAN AKUN Tahun anggaran APEC adalah dari tanggal 1 Januari hingga 31 Desember tiap tahunnya. Jumlah yang tersedia untuk setiap dana proyek disampaikan setiap tahunnya kepada BMC untuk disetujui. Info terbaru mengenai ketersediaan dana proyek tersedia secara reguler untuk membantu anggota dalam mengawasi tingkat pendanaan proyek APEC secara keseluruhan. Seluruh proyek APEC didanai dan dihitung dalam dolar Amerika Serikat (USD). Ada empat sumber pendanaan utama untuk proyek APEC, yaitu: Operational Account (OA), Trade and Investment Liberalisation and Facilitation Account (TILF), APEC Support Fund (ASF), dan pendanaan yang bersumber dari masing-masing Ekonomi APEC (self-funding). PO harus memastikan bahwa proyek TILF dan ASF mencapai kriteria pendanaan akun. Kriteria kelayakan khusus untuk APEC Support Fund dan Trade and Investment Liberalisation and Facilitation Account akan dijelaskan lebih lanjut.

3-2 3-3

Akun Operasional (Operational Account/OA) 3-4 OA berasal dari kontribusi tahunan keanggotaan APEC. Dana ini mendukung segala inisiatif dibawah agenda kerja sama ekonomi dan teknis APEC (ECOTECH). Bertujuan untuk mencapai pertumbuhan berkelanjutan dan pembangunan yang merata, serta mengurangi kesenjangan ekonomi antara ekonomi anggota APEC dan meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosial. 3-5 3-6 Seluruh ekonomi APEC dapat memohon pendanaan melalui OA. Proyek proyek dapat didanai secara penuh melalui OA. Tidak ada persyaratan perlunya pendanaan yang bersumber dari ekonomi pengusul proyek (self-funding) untuk proyek yang didanai oleh OA.

Akun Liberalisasi Perdagangan dan Investasi dan Fasilitasi (TILF) 3-7 TILF bersumber dari kontribusi sukarela anggota. TILF menyediakan pendanaan untuk proyek proyek yang memperluas program kerja sama dan mendukung liberalisasi dan fasilitasi perdagangan dan investasi seperti yang disampaikan melalui arahan Pemimpin APEC atau Menteri dan Osaka Action Agenda (OAA). 3-8 Seluruh proyek TILF harus secara jelas berkontribusi pada pencapaian liberalisasi dan fasilitasi perdagangan dan investasi, setidaknya berhubungan dengan satu dari 15 area yang tercantum dalam Bagian 1 pada Osaka Action Agenda. Seluruh ekonomi anggota dapat memohon pendanaan TILF. Seluruh ekonomi anggota yang bukan merupakan kontributor TILF harus menyediakan pendanaan pribadi (dana pendamping) dengan sekian persentase dari biaya keseluruhan proyek yang didanai oleh APEC. Ekonomi maju harus menyediakan komponen pendanaan pribadi setidaknya 50%; ekonomi berkembang yang relevan harus menyediakan komponen pendanaan pribadi sebanyak 20%.Biaya yang tidak

3-9 3-10

diperbolehkan tidak terhitung ketika mengkalkulasikan persyaratan self-funding untuk proyek TILF. APEC Support Fund (ASF) 3-11 ASF dan sub-dananya bersumber dari kontribusi sukarela anggota APEC. ASF mendukung kebutuhan pembangunan kapasitas bagi ekonomi berkembang APEC yang menjadi prioritas utama yang telah disepakati untuk kerja sama ekonomi dan teknis. Tidak ada persyaratan pendanaan pribadi untuk proyek yang didanai ASF. 3-12 Semua ekonomi anggota dapat mengajukan pendanaan melalui ASF. Tidak ada persyaratan pendanaan pribadi untuk dana ASF. Akan tetapi seluruh proyek ASF harus secara jelas mendemonstrasikan bahwa proyek tersebut mengalamatkan kebutuhan pembangunan kapasitas ekonomi anggota berkembang. APEC mendefinisikan pembangunan kapasitas sebagai aktivitas yang memungkinkan orang, kalangan bisnis, dan departemen pemerintahan untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan mereka dalam liberalisasi dan fasilitasi perdagangan dan investasi. 3-13 ASF dikomposisikan dari dana umum, dan lima sub-dana yang spesifik. Cakupan dan kriteria kelayakan dari masing-masing sub-dana ASF adalah sebagai berikut: Sub-Dana Human Security: pendanaan tersedia untuk topik-topik seperti counterterrorism dan perdagangan aman; health security termasuk flu burung dan pandemik serta HIV/AIDS; emergency preparedness; dan ketahanan energi, APEC Second Trade Facilitation Action Plan (TFAP II): bertujuan untuk mendukung kegiatan yang berkontribusi pada implementasi Second Trade Facilitation Action Plan, Sub-Dana Teknologi dan Sains: memberikan dukungan bagi aliran teknologi dan menjangkarkan teknologi untuk masa depan, Sub-Dana Efisiensi Energi dan Low-Carbon Measures: bertujuan untuk mempromosikan efisiensi energi dan usaha-usaha karbon rendah, dan Sub-Dana APEC New Strategu for Structural Reform: memberikan dukungan bagi kegiatan yang mendukung implementasi APEC New Strategu for Structural Reform sejalan dengan rencana kegiatan masing-masing ekonomi. Prioritas diberikan kepada proyek yang bersifat strategis, bernilai diatas $200,000 dan jangka panjang. 3-14 Sekretariat memeriksa kepatuhan seluruh nota konsep sebelum dilanjutkan ke tahap 2. Jika Sekretariat menyatakan bahwa sebuah nota konsep yang diajukan untuk ASF atau TILF tidak memenuhi kriteria kelayakan pendanaan, maka akan diajukan untuk pendanaan dibawah akun pendanaan yang sesuai. 3-15 PO tidak disyaratkan untuk memilih sub-dana ASF yang spesifik ketika mempersiapkan nota konsep. Sekretariat menentukan pilihan sub-dana bersadarkan topik dan cakupan dari proyek yang diajukan dan keselarasan dengan kriteria kelayakan pendanaan terkait dan ketersediaan dana. Pendanaan Pribadi 3-16 Pendanaan Pribadi berlaku untuk seluruh dana non-APEC yang disediakan untuk proyek. Sumber pendanaan adalah dari ekonomi anggota, mitra sektor swasta, atau

organisasi internasional lainnya. Keikutsertaan sponsor didalam proyek APEC harus mengikuti persyaratan panduan sponsor APEC atau APEC Sponsorship Guidelines (http://www.apec.org/About-Us/AboutAPEC/~/media/Files/AboutUs/PoliciesandProcedures/2010/10_bmc3_011.ashx) 3-17 Proyek-proyek yang didanai sendiri secara penuh dapat diajukan setiap saat ke fora APEC terkait untuk persetujuan secara konsensus. Proyek-proyek ini tidak harus diserahkan sebagai nota konsep terlebih dahulu atau dinilai menggunakan QAF. Proyek-proyek ini tidak harus disetujui oleh BMC ataupun mengikuti prosedur pembayaran proyek yang digariskan pada Buku Panduan ini. Akan tetapi, PO dianjurkan untuk mengacu kepada Buku Panduan dalam manajemen pendanaan protek dan prosedur pembayaran mereka. Proyek yang didanai sendiri ataupun komponen didalam proyek yang bersumber dari pendanaan pribadi harus mematuhi panduan publikasi APEC atau APEC Publication Guidelines. PO sendiri yang bertanggung jawab untuk manajemen dana proyek sehubungan dengan proyek yang didanai sendiri secara penuh (baca: proyek yang tidak menerima pendanaan APEC), termasuk pembayaran. 3-18 PO untuk proyek pendanaan pribadi harus menyerahkan lembar depan dalam Lampiran D ke database proyek APEC sebelum memulai proyek. 3-19 PO untuk proyek pendanaan pribadi dianjurkan untuk menyerahkan laporan penyelesaian. Template laporan penyelesaian terdapat di Lampiran H.

3. SIKLUS PROYEK APEC 3.1 Seluruh proyek APEC harus melalui lima tahapan berurutan yang dikenal sebagai siklus proyek APEC. 3.2 Tahap pertama dan kedua siklus proyek merefleksikan tahap persiapan proyek yang meliputi pengembangan, penyerahan, dan penilaian nota konsep. Tahap ini meliputi sembilan langkah berurutan yang berfokus pada perencanaan dan persiapan awal nota konsep, proses dukungan nota konsep, proses prioritasi dan rangking, pendanaan, persetujuan secara prinsip dan pemberitahuan oleh BMC. Tahap persiapan mendahului dimulainya implementasi proyek. Rancangan kegiatan adalah aspek kunci dari tahap persiapan. 3.3Tahap ketiga berfokus pada tahap pengembangan proposal lengkap dan terdiri dari empat langkah utama yang bertujuan untuk persiapan proposal lengkap, penyerahan, dan persetujuan. Tahap 4 adalah tahap implementasi proyek dan sebuah langkah kunci dalam dalam proses ini meliputi pemantauan proyek. Tahap implementasi proyek dimulai ketiga program kerja, yang akan menciptakan output dan outcome yang direncanakan, dimulai. Tahap terakhir siklus proyek, Tahap 5, meliputi penyelesaian proyek. 3.4 Gambar 1 memberikan gambaran rinci dari lima tahapan siklus proyek APEC. Lembar ringkasan yang menggariskan proses pendanaan proyek APEC ada di Lampiran A.

Tahap 1 Perkembangan dan Penyerahan Nota Konsep

1.Project Proponent mengulas buku panduan dan menyiapkan nota konsep menggunakan template dari Lampiran A 2.PP menyerahkan nota konsep kepada for a untuk dikomentari, didukung, dan setidaknya memperoleh dua co-sponsor

Tahap 2 Penilaian Prioritas Nota Konsep

5.Komite dan SFOM memberikan prioritas pada nota konsep, dan mengaturnya berdasarkan rangking sesuai dengan kriteria pendanaan APEC APEC

Tahap 3 Perkembangan Proyek Keseluruhan

10.Pengawas proyek yang mendapat persetujuan prinsip, mengembangkan proposal menggunakan template dari Lampiran B dengan bantuan dari fora terkait dan Sekretariat 11.Fora mendukung full proposals dan melaksanakan penilaian kualitas dengan menggunakan template kerangka penilaian kualitas pada Lampiran D 12.Sekretariat melaksanakan penilaian kualitas proposal dengan menggunakan kriteria kualitas pada Lampiran E 13.Sekretariat merekomendasikan proposal yang mencapai kualitas yang memuaskan ke BMC untuk persetujuan akhir. BMC akan menyetujui atau menolak.

6.Sekretariat menggabungkan rangking dari komite dan SFOM untuk menentukan ketersediaan dana untuk nota konsep. 6a. PDM membikin daftar prioritas APEC dengan memperhatikan prioritas komite dan SFOM, dan tergantung ketersediaan dana 7.Sekretariat memberikan rekomendasi persetujuan secara prinsip kepada nota konsep dengan prioritas tertinggi yang sesuai dengan batasan pendanaan. 8.BMC mempertimbangkan nota konsep dan secara prinsipil memberikan persetujuan atau penolakan nota konsep.

3. Fora asal nota konsep membuat prioritas atas nota konsep yang didukung

4.PP mengunggah nota konsep ke database proyek APEC pada tenggat waktu penyerahan

9.Pengusul (proponent) diinformasikan mengenai pra-persetujuan atau penolakan dari nota konsep.

Tahap 4 Implementasi Proyek

14.Proyek yang disetujui kemudian diimplementasikan sesuai dengan Buku Panduan untuk Proyek APEC 15.PO menyerahkan laporan Pemantauan setiap enam bulan menggunakan template dari Lampiran F

Tahap 5 Penyelesaian Proyek

16.PO menyerahkan laporan penyelesaian proyek dalam waktu dua bulan setelah proyek berakhir dengan menggunakan template pada Lampiran G.

Gambar 1 mengilustrasikan siklus lengkap proyek untuk proyek yang didanai APEC

5. PERMOHONAN PENDANAAN Tahap 1 Persiapan dan Penyerahan Nota Konsep Langkah 1. Pengawas Proyek (Project Overseer) mengulas buku panduan dan kriteria luas pendanaan APEC dan menyiapkan nota konsep 4-1 Untuk memastikan nota konsep konsisten dengan persyaratan dan batasan pendanaan APEC, Project Overseers (PO) dianjurkan untuk mengulas buku panduan dan kriteria kelayakan pendanaan untuk masing-masing dana APEC, sebelum menyiapkan nota konsep. Kegagalan untuk melakukan hal ini dapat dianggap sebagai non-compliant (tidak mematuhi) atau proposal proyek tidak mencapai kualitas yang memuaskan. Nota konsep diselesaikan menggunakan template pada Lampiran A. 4-2 PO dan fora disarankan untuk menghubungi PD mereka sedini mungkin dalam masa pengembangan nota konsep untuk meminta bantuan yang sesuai. PD juga akan memberikan panduan mengenai tenggat waktu penyerahan. Keterlibatan awal PD dapat membantu dalam perbaikan nota konsep sesuai dengan waktu penyerahan, dan jika nota konsep terpilih, untuk meningkatkan kualitas pada saat rancangan dan implementasi proyek. Nota konsep harus ringkas dan lugas. Nota konsep (termasuk halaman judul) yang lebih dari tiga halaman kertas A4 tidak akan dipertimbangkan.

4-3

Langkah 2. Project Overseers menyerahkan nota konsep kepada fora terkait untuk dikomentari dan untuk mendapatkan co-sponsor (Jangka waktu: PD berkonsultasi dengan Fora terkait menentukan tenggat penyerahan sebelum tenggat yang disepakati BMC untuk memfasilitasi proses dukungan) 5-4 PO harus menyampaikan nota konsep kepada fora untuk memperoleh umpan balik yang relevan, khususnya sehubungan dengan Kriteria Pendanaan APEC yang didukung SOM setiap tahun, Prioritas pemimpin, menteri, dan SOM APEC, Kriteria kelayakan untuk menominasikan akun pendanaan APEC. Sebagai contoh: permohonan ASF harus menunjukkan kebutuhan pembangunan kapasitas bagi anggota berkembang APEC telah disampaikan dalam proyek. Permohonan TILF harus membantu ekonomi APEC mencapai sasaran Osaka Action Agenda dan mencapai persyaratan minimum pendanaan pribadi, Keselarasan yang kuat dengan rencana strategis fora, rencana kerja, rencana aksi bersama, atau yang setara Potensi untuk kontribusi positif ke APEC dan prioritas komite yang relevan Prinsip nilai tambah uang APEC dan bagaimana kegiatan ini melengkapi proyekproyek APEC sebelumnya. PO harus menemukan sponsor (biasanya di dalam ekonomi mereka sendiri) dan setidaknya dua co-sponsor untuk proyek. Beberapa fora akan mensyaratkan lebih banyak co-sponsor. 5-5 PO harus mengonfirmasi persyaratan minimal fora dengan kelompok terkait dan PD fora.

5-6

Sponsor dan co-sponsor diharapkan untuk terlibat dalam perkembangan proposal dan implementasi proyek, tapi peranan sponsor dan co-sponsor bervariasi dari proyek ke proyek. Sebagai contoh, menyediakan kontribusi sukarela untuk proyek (dalam hal keuangan, personil, dukungan tuan rumah, atau kontribusi lainnya), membentuk komite pelaksana proyek (steering committee), atau membantu menyediakan data penelitian atau studi kasus, membantu pemantauan dan/atau evaluasi pasca kegiatan.

Langkah 3. Fora terkait mengulas kriteria pendanaan APEC untuk mendukung dan memprioritaskan nota konsep [Jangka waktu: Sebelum tenggat penyerahan yang ditentukan oleh Sekretariat] 5-7 PO harus mengamankan dukungan foranya untuk nota konsep proyek yang layak mendapatkan pendanaan APEC. Proyek yang tidak mendapatkan dukungan fora dianggap non-compliant (tidak mematuhi) dan tidak akan diserahkan kepada BMC untuk disetujui. 5-8 Nota Konsep akan diserahkan kepada PD berdasarkan tenggat waktu penyerahan yang ditentukan Fora. Tenggat waktu ini ditentukan PD sebelum BMC menentukan tenggat waktunya mereka agar memberikan waktu yang cukup bagi Komite dan PD untuk memastikan seluruh persyaratan pra-persetujuam telah dicapai sebelum tenggat waktu BMC. Informasi mengenai tenggat waktu penyerahan yang ditentukan PD masing-masing fora akan dikomunikasikan kepada PO melali PD dan dapat dilihat di situs web APEC. Fora menilai, mendukung, dan menyusun prioritas seluruh nota konsep mereka.

5-9

5-10 Fora terkait menyediakan PD masing-masing dengan deskripsi singkat proyek (maksimal empat baris) dan penjelasan dukungan untuk setiap nota konsep. Langkah 4. PO menyerahkan nota konsep yang didukung kepada Sekretariat [Jangka waktu: Sebelum tenggat penyerahan yang ditentukan oleh BMC] 5-11 Nota konsep yang didukung dan diprioritaskan, bersama-sama dengan penjelasan dukungan oleh fora, diserahkan kepada Sekretariat sesuai dengan tenggat waktu penyerahan yang sudah diumumkan. 5-12 Sekretariat melakukan pemeriksaan persyaratan penulisan nota konsep terhadap seluruh nota konsep sebelum diteruskan ke Tahap 2. Jika Sekretariat menentukan bahwa sebuah nota konsep yang diserahkan dibawah ASF atau TILF tidak memenuhi kriteria kelayakan akun, nota konsep tersebut akan diserahkan ke dana lain yang sesuai untuk dipertimbangkan. 5-13 PO harus memberikan perhatian yang besar pada persiapan anggaran proyek pada tahap nota konsep. Nilai pendanaan APEC yang diajukan pada tahap Nota Konsep dipelakukan sebagai batas pendanaan untuk proposal lengkap proyek. Peningkatan biaya apapun pada tahap proposal lengkap harus didapatkan, atau bersumber dari, ekonomi yang mengajukan dan/atau ekonomi co-sponsor. Project Proponents harus mengembangkan anggaran secara akurat dan rinci pada tahap nota konsep untuk memastikan bahwa jumlah yang diajukan dalam poposal lengkap akan tetap sama

dengan jumlah yang disetujui secara prinsip oleh BMC. Project proponents harus mengulas Buku Panduan Proyek APEC untuk memastikan seluruh pokok anggaran yang diajukan mendapat pertimbangan penuh. Tahap 2 Penilaian Prioritas Nota Konsep Langkah 5. Berdasarkan Kriteria Luas Pendanaan APEC, Komite Komite dan kelompok SFOM mengonsep nota berdasarkan kategori yang relevan dan memprioritaskan nota konsep mereka. 5-14 Dalam satu hingga dua hari sejak tenggat waktu penyerahan, Sekretariat mengumpulkan deskripsi proyek dan informasi prioritas fora serta mengatur nota konsep oleh komite APEC (CTI, SCE, atau EC) dan SFOM. Sekretariat menyampaikan informasi ini ke komite terkait atau SFOM. 5-15 Komite dan SFOM mengelompokkan nota konsep yang berasal dari komite masingmasing dan dan yang berasal dari sub-fora mereka, kelompok kerja (working group) atau satuan tugas (task force) dengan kategori yang sesuai dengan kriteria pendanaan APEC. Komite dan anggota SFOM juga menentukan prioritas dari masingmasing nota konsep. Komite dapat mempertimbangkan urutan prioritas dari fora asal tapi tidak diharuskan untuk mempertahankan prioritas tersebut dalam mengembangkan rangking dan prioritisasi mereka sendiri. CTI memberikan ranking terhadap proposal dari yang berasal dari seluruh kelompok dialog industri. SCE memberikan ranking terhadap proposal yang berasal dari SOM. 5-15 Untuk memfasilitasi transparansi dan keselarasan antara pendanaan dan sasaran APEC, anggota komite diminta untuk secara singkat menjelaskan rangking mereka dengan memberikan referensi terhadap sasaran Komite. Rangking atau urutan dan penjelasan dapat disediakan untuk seluruh anggota komite dan PO melalui PD terkait. 5-16 Sekretariat mengumpulkan rangking kriteria pendanaan anggota komite, priotisasi, dan penjelasan. Langkah 6. Sekretariat menggabungkan rangking komite dan SFOM berdasarkan ketersediaan dana dan sub-dana 5-18 Suara anggota yang diperoleh dihitung secara rata-rata untuk menentukan prioritas dari masing-masing nota konsep kepada Komite atau SFOM, dan kategori rangking kriteria pendanaan (Funding Criteria). Sekretariat lalu mengurut nota konsep berdasarkan anggaran. 5-19 Diawali dengan kategori rangking kriteria pendanaan (funding criteria) yang pertama, Sekretariat mengidentifikasi jika ada kategori yang membutuhkan prioritisasi lebih lanjut berdasarkan apakah ada dana yang cukup untuk mendukung seluruh proposal dalam kategori tersebut. Jika dibutuhkan prioritasi lebih lanjut, maka proses akan berlanjut ke langkah 6a) Langkah 6a. Jika diperlukan, PDM masing masing ekonomi membuat prioritisasi nota konsep dalam sebuah rangking. (Jangka waktu: 1 minggu)

5-20 Jika terdapat lebih banyak nota konsep dibandingkan dengan dana yang tersedia dalam sebuah kategori rangking tertentu, Sekretariat akan meminta PDM masingmasing ekonomi untuk merujuk prioritas yang ditetapkan SCE, CTI, EC, dan SFOM untuk prioritisasi lebih lanjut. Sebagai contoh, jika dana yang tersedia cukup untuk pendanaan seluruh nota konsep rangking kategori 1 di OA, tapi hanya sedikit yang merupakan rangking kategori 2, maka hanya nota konsep kategori 2 OA yang disampaikan kepada PDM untuk dibuat prioritisasi. 5-21 Untuk mengembangkan sebuah daftar prioritisasi APEC, PDM masing masing ekonomi membandingkan dan menggabungkan seluruh nota konsep yang telah ditentukan oleh komite dan SFOM dalam sebuah rangking kriteria pendanaan yang spesifik. PDM membuat prioritisasi nota konsep berdasarkan tingkatan kontribusi mereka kepada kategori ranking kriteria pendanaan. PDM harus mempertahankan prioritas relatif dari tiap komite dan SFOM dalam mengembangkan sebuah daftar prioritas gabungan. Ini berarti PDM mungkin tidak dapat meletakkan sebuah nota konsep yang telah diberi prioritas nomor 2 oleh sebuah komite di atas sebuah nota konsep dari komite yang sama yang diberi rangking prioritas 1. Akan tetapi, dimungkinkan untuk suatu nota konsep sebuah komite diprioritaskan di atas beberapa atau semua komite lainnya. 5-22 Sekretariat dapat meminta seorang PDM untuk merevisi prioritasnya jika urutan prioritas sebuah komite atau SFOM tidak dihargai. Sekretariat juga dapat meminta PDM untuk melakukan revisi jika PDM telah memprioritaskan hanya sebagian proposal dalam suatu kategori. Suara dari PDM manapun dapat dihilangkan dari perhitungan jika persyaratan ini tidak dicapai. 5-23 Dalam membuat sebuah keputusan, PDM masing-masing ekonomi didorong untuk merujuk kepada informasi proyek yang disediakan oleh komite dan fora, sasaran APEC, dan dokumen keluaran pertemuan tingkat tinggi yang relevan seperti AELM Statements dan rencana jangka menengah tingkat komite. Partisipasi perwakilan ekonomi untuk SCE, CTI, EC dan SFOM diharapkan didalam hal ini. Langkah 7. Sekretariat menentukan nota konsep yang dapat direkomendasikan untuk pendanaan berdasarkan prioritisasi dari komite (atau dari PDM jika dibutuhkan) (Jangka waktu: 1-2 hari) 4524 Dengan melihat tanggapan rata-rata dari komite dan/atau PDM, Sekretariat menghasilkan daftar nota konsep untuk masing-masing akun pendanaan yang akan direkomendasikan kepada BMC untuk memperoleh persetujuan prinsip. 4-23 Untuk masing-masing akun pendanaan (OA, TILF, ASF, sub-dana ASF), sebuah nota konsep akan direkomendasikan untuk persetujuan prinsip jika: Berada didalam sebuah kategori rangking yang sesuai dengan batas pendanaan dari akun tersebut (dimulai dengan kategori rangking 1) dan bergerak ke kategori selanjutnya, seperti dalam langkah 6); atau Berada didalam kategori rangking yang tidak dapat didanai secara penuh oleh sebuah akun pendanaan, tapi diprioritaskan di atas titik akhir pendanaan oleh PDM (seperti dalam langkah 6a. Sebagai contoh, sebuah akun mungkin hanya memiliki dana yang cukup untuk pendanaan tiga proyek yang memiliki prioritas teratas

dalam rangking kategori 1, sehingga mungkin tidak memiliki dana yang cukup untuk prioritas keempat dan seterusnya, atau untuk nota konsep rangking kategori 2-4. Oleh karena itu, hanya tiga nota konsep prioritas teratas yang akan direkomendasikan untuk persetujuan prinsip.) Langkah 8. BMC menyetujui nota konsep secara prinsipil [Jangka waktu: 3 hari] 5-26 Sesuai dengan penilaian prioritas dan jumlah yang tersedia dalam masing masing dana atau sub-dana Sekretariat menyarankan kepada BMC mengenai nota konsep mana yang dapat didanai dibawah putaran pendanaan yang spesifik, sesuai dengan penilaian prioritas dan jumlah yang tersedia dalam masing masing dana atau subdana . 5-27 BMC mengulas rekomendasi Sekretariat untuk mengonfirmasi adanya prosedur yang adil dan outcomes dimaksud merefleksikan pandangan anggota komite, dan ketika dibutuhkan, PDM. 5-28 BMC memberikan persetujuan prinsip pendanaan untuk nota konsep. Persetujuan akhir akan diberikan kepada proposal proyek lengkap (full proposal) yang mendapat penilaian dengan kualitas memuaskan. Langkah 9. Sekretariat memberitahukan PO mengenai hasil dari proposal. [Jangka waktu: secepatnya setelah persetujuan prinsip] 5-29 PP yang berhasil dimohon bekerja sama dengan Sekretariat untuk menyerahkan proposal proyek dalam tenggat waktu yang telah ditentukan. PP yang tidak berhasil akan diberitahukan bahwa mereka dapat menyerahkan kembali nota konsep mereka pada putaran pendanaan berikutnya. Seluruh nota konsep yang diserahkan kembali di putaran selanjutnya akan diperlakukan sebagai penyerahan nota konsep yang baru. Tahap 3 Penilaian Kualitas Proposal Proyek Langkah 10. PO mengembangkan sebuah proposal proyek lengkap [Jangka waktu: secepatnya setelah persetujuan prinsip] 5-30 Proposal proyek akan diselesaikan dengan menggunakan template pada Lampiran C. Proposal harus ringkas, lugas. Masing-masing proposal proyek diharapkan tidak lebih dari 12 halaman A4, termasuk masalah penganggarannya. Anggaran dipersiapkan sesuai dengan panduan mengenai pengeluaran yang diperbolehkan dan tidak diperbolehkan untuk proyek APEC seperti yang disampaikan dalam Buku Panduan Proyek. Anggaran juga harus menunjukkan keringanan yang diminta PO untuk disetujui oleh Sekretariat dan BMC. Keringanan akan disetujui Sekretariat atau BMC berdasarkan pada panduan APEC selama tahap persetujuan proposal proyek. 5-31 Setelah memperoleh persetujuan prinsip, PO dapat mengembangkan proposal proyek hingga tenggat waktu penyerahan yang ditentukan. PO didorong untuk bekerja sama dengan Sekretariat untuk mencapai kualitas memuaskan sesuai dengan kriteria kualitas APEC, yang ditunjukkan dibawah beriikut:

Relevansi hubungan dengan sasaran APEC, termasuk sasaran fora dan akun pendanaan yang relevan Keefektifan kemungkinan sebuah proyek mencapai tujuan yang diinginkan Efisiensi efektifitas biaya: nilai dari output (jasa, barang) terkait dengan input (biaya dari sumber daya) Dampak siapa yang memperoleh keuntungan dan bagaimana mereka akan memperoleh keuntungan Keberlanjutan rentang dimana keuntungan yang diperoleh dari sebuah proyek akan terus berlanjut ketika proyek telah selesai Informasi lebih lanjut mengenai proses kualitas APEC dapat dilihat di lampiran E. 5-32 Untuk memastikan proposal proyek konsisten dengan persyaratan dan batasan pendanaan APEC, Kegagalan dalam melakukan hal ini, akan berdampak pada tidak dapat direkomendasikannya suatu proposal, kesulitan pada saat implementasi, atau tidak adanya pembayaran klaim. 5-33 PO harus memastikan bahwa proyek mereka memaksimalkan metodologi crosscutting sebagaimana dimuat didalam Kerangka Panduan Kegiatan ECOTECH: Pengembangan human capital Hubungan antara ekonomi APEC Kesetaraan gender Hubungan dengan fora APEC lainnya, ABAC, sektor swasta, dan organisasi multilateral lainnya. Langkah 11. PO menyerahkan proposal proyek lengkap ke fora awal untuk penilaian kualitas dan dukungan. [Jangka waktu: secepatnya setelah persetujuan prinsip] 5-34 PO harus memperoleh dukungan fora untuk proposal proyek yang layak menerima pendanaan APEC. 5-35 Kerangka Penilaian Kualitas (Quality Assessment Framework/QAF) dicipatakan sebagai bagian dari sistem penilaian, pemantauan, dan kualitas APEC untuk membantu PO meningkatkan kualitas proposal. QAF adalah bagian dari proses peer review APEC yang memungkinkan anggota fora memberikan komentar kepada PO dalam cara yang terstruktur selaras dengan kriteria penilaian kualitas APEC. QAF harus diisi menggunakan template pada Lampiran E. 5-36 Seluruh fora didorong untuk menciptakan sebuah kelompok kecil yang terdiri dari tiga hingga lima anggota untuk mengevaluasi kualitas proposal dan menyelesaikan QAF untuk masing-masing proyek. Anggota QAF biasanya dipilih berdasarkan pemahaman teknis tentang topik atau sektor proposal, pengalaman dalam evaluasi proyek dan objektifitas mereka. Konsistensi dan perbandingan yang lebih besar dapat diperoleh jika anggota yang sama menilai seluruh proposal dari fora yang sama untuk setiap sesi.

5-37 Disyaratkan minimal adanya dua QAF. Ekonomi yang mengajukan tidak dapat melakukan penilaian QAF untuk proposalnya sendiri. Ekonomi co-sponsor dapat memberikan penilaian QAF. Langkah 12. PO menyerahkan proposal proyek dan QAF kepada Sekretariat untuk diberi penilaian kualitas dan rekomendasi pendanaan. [Jangka waktu: sebelum tenggat waktu yang ditentukan oleh Sekretariat untuk memastikan bahwa proses persetujuan difinalisasi dalam jangka waktu keseluruhan yang dialokasikan oleh BMC] 5-38 PP menyerahkan proposal proyek yang mendapat dukungan dan dokumen QAF kepada Sekretariat. QAF harus merupakan sebuah dokumen tunggal yang menggabungkan masukan seluruh penilai. 5-39 Sekretariat menilai kualitas masing masing proposal proyek. Penilaian dilakukan oleh PMU berkonsultasi dengan PO dan PD terkait. PMU melihat komentar QAF dan menggunakan kriteria kualitas APEC (Lampiran F) untuk menilai proposal. 5-40 Seluruh proposal yang dinilai oleh PMU harus mendapatkan nilai memuaskan untuk masing-masing kriteria sebelum dapat direkomendasikan ke BMC untuk persetujuan pendanaan. PMU menilai relevansi hanya berdasarkan pada penilaian prioritas anggota terhadap nota konsep. PMU juga akan memastikan bahwa proyek memenuhi persyaratan pendanaan secara penuh bawah akun APEC (TILF atau ASF dan subdana ASF).

Langkah 13. BMC (atau SOM jika sesuai) menyetujui atau menolak pendanaan untuk proposal proyek. [Jangka waktu: BMC memiliki tiga hari untuk mempertimbangkan proposal lengkap] 5-41 Berdasarkan penilaian PMU, Sekretariat membuat sebuah rekomendasi untuk persetujuan BMC bagi proposal yang membutuhkan pendanaan dibawah $200,000. BMC merekomendasikan proyek yang membutuhkan lebih dari batasan pendanaan ini akan diserahkan kepada SOM untuk disetujui. 5-42 BMC membuat keputusan mengenai pendanaan proyek diantara pertemuan pertemuannya. Anggota mempertimbangkan kualitas proposal, seperti yang dinilai oleh Sekretariat, dan komentar dalam QAF ketika membuat keputusan. Proyek yang Disetujui 5-43 Menindaklanjtui persetujuan BMC untuk sebuah proposal, Sekretariat akan memberikan PO sebuah surat penerimaan (acceptance letter) yang merinci prosedur kunci dan informasi relevan bagi PO selama implementasi kegiatan. Rinciannya termasuk isu-isu terkait yang diangkat dalam Penilaian Kualitas Sekretariat untuk proposal, detail kontak dari PD dan PE terkait dan gambaran umum dari kewajiban masing-masing pihak. PO, dengan menandatangani surat ini, mengakui persetujuan untuk mengimplementasikan proyek selaras dengan anggaran proposal proyek yang disetujui BMC dan anggaran dan sesuai degnan panduan kebijakan APEC. Surat harus ditanda tangani dan dikembalikan kepada Sekretariat sebelum proyek dimulai.

Proyek yang Tidak Disetujui 5-44 Jika Sekretariat menilai bahwa sebuah proposal tidak mencapai kualitas memuaskan, maka Sekretariat akan menyampaikan proposal dimaksud kepada BMC untuk didiskusikan pada tenggat waktu akhir. Sekretariat akan memberikan penjelasan tertulis mengenai penilaiannya. PO kemudian diundang untuk memberikan penjelasan tertulis menjawab isu-isu yang diangkat oleh Sekretariat dan yagn disampaikan dalam Penilaian Kualitas. . Berdasarkan penjelasan ini dan bukti pendukung lainnya, anggota BMC akan ditanyakan apakah mereka sepakat dengan rekomendasi Sekretariat. Jika salah satu anggota BMC tidak sepakat, maka mereka memberikan sebuah penjelasan, dengan mengacu pada kriteria kualitas, untuk didiskusikan dengan seluruh anggota BMC. Anggota BMC yang tidakmemberikan tanggapan dalam waktu dua minggu periode pelaksanaan dianggap telah mendukung rekomendasi Sekretariat. 4-45 Jika BMC menilai bahwa proyek tersebut telah mencapai standar kualitas minimum APEC dan menyetujui proyek untuk didanai (dengan alasan yang dianggap sesuai) atau mengembalikan keputusan kepada Sekretariat dan PO untuk pengulasan lebih lanjut, dalam periode yang tidak melebihi dua minggu; atau memutuskan untuk menganulir kesepakatan prinsip mereka untuk mendanai proposal tersebut. Jika kesepakatan prinsip dianulir, maka nota konsep dapat diserahkan kembali ke komite yang relevan untuk dipertimbangkan kembali dan diberikan ranking kembali dalam putaran persetujuan berikutnya. 5-46 Aturan Two Strike akan berlaku untuk proposal yang telah mendapatkan persetujuan prinsip namun gagal memenuhi kualitas pada tahap proposal lengkap untuk kedua kalinya pada sesi persetujuan yang terpisah. Nota konsep untuk proyek-proyek seperti ini, diserahkan oleh PO yang sama, tidak akan dipertimbangkan untuk putaran di masa mendatang. Untuk perhatian, ini akan berlaku hanya untuk proposal lengkap yang telah mendapatkan persetujuan prinsip. Nota konsep yang belum mendapatkan persetujuan prinsip tidak dapat menyerahkan lagi, tanpa pengecualian. Aturan ini tidak akan merugikan proposal yang tidak dapat didanai karena keterbatasan dana, tapi akan mencegah terbuangnya waktu akibat proposal yang terus-meneru gagal meningkatkan kualitasnya.

6. IMPLEMENTASI PROYEK Tahap 4 Implementasi Langkah 14. PO mengimplementasikan proyek dengan berkonsultasi kepada fora asal dan Sekretariat [Jangka waktu: Dalam dua tahun anggaran] 6-1 Proyek APEC diimplementasikan selama dua tahun anggaran APEC, dimulai di tahun dimana sebuah proyek disetujui dan berakhir pada tanggal 31 Desember tahun berikutnya misalnya, proyek yang disetujui pada bulan Maret 2010 harus diimplementasikan sebelum 31 Desember 2011. Proyek yang disetujui bulan November 2010 juga harus diselesaikan sebelum 31 Desember 2011. 6-2 Seluruh pencairan dana harus diselesaikan pada tanggal yang disebutkan didalam proposal proyek. Pada kasus tenggat waktu pencairan dana proyek dapat diperpanjang.

6-3 Tanggung jawab manajemen proyek berada pada PO, termasuk memastikan kesesuaian dengan panduan pendanaan dan tonggak capaian (milestone) proyek. PO dapat membentuk sebuah steering committee untuk proyek, tergantung kompleksitas proyek dimaksud. Steering committee dapat meliputi co-sponsor proyek, anggota fora, perwakilan dari organisasi multilateral yang terkait, dan stakeholder dari sektor swasta. Steering committee atau PO harus memfinalisasi detail/hal-hal rinci dari proyek, termasuk pengaturan waktu dan tempat penyelenggaraan acara, jumlah peserta/undangan, dan kebutuhan kontrak lainnya. 6-4 Jika seorang PO tidak dapat melanjutkan perannya, ia harus menginfokan penggantinya kepada Sekretariat, termasuk nama, tempat, dan data kontak.PO yang meninggalkan proyek juga memiliki kewajiban untuk memberikan paparan singkat kepada PO pengganti mengenai perkembangan proyek serta status komitmen keuangan dan klaim.

Langkah 15. PO memberikan laporan Pemantauan kepada Sekretariat melalui PD yang terkait [Jangka waktu: Setiap 1 Agustus dan 1 Februari setiap tahun] 6-5 PO diharapkan dapat memberikan updating kepada PD dan PE mengenai perkembangan dalam implementasi proyek (minimal setiap dua bulan). 6-6 Seluruh proyek yang didanai APEC dipantau dipantau setidaknya setiap enam bulan sekali. untuk memastikan proyek dilaksanakan sejalan dengan kerangka waktu, anggaran, dan metode yang disampaikan dalam proposal proyek. PO bertanggung jawab untuk menyelesaikan laporan pemantauan (Lampiran G). PO dianjurkan untuk menghubungi PD mereka sedini mungkin dalam persiapan laporan pemantauan untuk saran dan bantuan.. Laporan pemantauan jatuh tempo pada tanggal 1 Agustus dan 1 Februari setiap tahun untuk seluruh proyek aktif yang didanai APEC, terlepas dari sudah berapa lama

6-7

proyek dilaksanakan. PD dan PE terkait dapat memberikan komentar pada laporan pemantauan. 6-8 Laporan Pemantauan adalah bagian kunci dari kerangka pemantauan dan evaluasi APEC. Ini memungkinkan pengumpulan dan analisa informasi relevan selama implementasi proyek. Ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari sebuah proyek dengan mencatat perkembangan proyek dan menghadapi masalah-msalah yang dapat mengakibatkan penundaan atau diakhirinya sebuah proyek. Laporan Pemantauan akan dipresentasikan kepada fora terkait. Sebuah ringkasan laporan pemantauan proyek APEC diserahkan kepada BMC setiap dua tahun sekali. Laporan ringkasan dapat berisi isu-isu berikut: Proyek yang kemiungkinan berjalan lebih dari enam bulan;Proyek dengan performa baik dan memiliki pembelajaran yang baik untuk dikontribusikan Proyek yang kemungkinana memiliki kegiatan tindak lanjut atau perpanjangan Proyek inovatif atau pilot project Proyek kontroversial atau bermasalah proyek-proyek ini memberikan pelajaran penting untuk proyek lainnya.

6-8

7. PENYELESAIAN PROYEK Tahap 5 Penyelesaian Proyek Langkah 16. PO menyerahkan laporan penyelesaian kepada Sekretariat. 7.1. Semua proyek APEC harus menyerahkan Laporan Penyelesaian Proyek (Project Completion Report/PCR). Proyek APEC dianggap selesai pada tanggal 31 Desember setelah tahun pendanaan proyek, atau ketika seluruh kegiatan proyek telah selesai dan seluruh kuitansi proyek diserahkan, manapun yang lebih awal. Proyek juga dapat dianggap selesai jika dihentikan sebelum penyelesaian proyek oleh BMC atau SOM. 7.1. Penyelesaian proyek merupakan tahap penting dari siklus proyek. PCR merupakan alat penting untuk menunjukkan hasil konkret kepada semua stakeholder serta mengakumulasikan pengetahuan dan pembelajaran untuk kegiatan di masa mendatang. Laporan harus berisi cukup data kualitatif dan kuantitatif mengenai output dan outcome yang dicapai untuk memperkuat penilaian. Terlepas dari pengukuran pencapaian tujuan dan menghubungkannya dengan biaya proyek, ini merupakan kesempatan untuk mendokumentasikan pencapaian kegiatan dan kinerja data. Laporan penyelesaian harus berisi setidaknya informasi kunci mengenai penemuan dan outcome proyek terhadap prioritas strategis, pembelajaran, rekonsiliasi pengeluaran, penilaian evaluasi pasca-kegiatan dan masukan peserta, gagasan atas kegiatan lanjutan, serta prospek keberlanjutan proyek. Informasi yang tertera dalam laporan penyelesaian seringkali digunakan untuk menentukan tindakan tambahan serta persyaratan capacity building yang diperlukan untuk mendukung manfaat yang diperoleh dari proyek. Proses pengukuran hasil yang melibatkan proyek penyelesaian dimaksudkan untuk menguntungkan proyek serupa di masa mendatang. 7.2. Laporan penyelesaian diserahkan dalam waktu 2 bulan setelah proyek selesai. Template laporan penyelesaian ada di Lampiran H. 7.3. PO harus menyerahkan laporan penyelesaian kepada Sekretariat APEC melalui PD fora setelah mendapatkan persetujuan laporan oleh anggota fora. Komentar anggota fora dalam laporan draft harus disatukan ke dalam draft laporan sebelum diserahkan kepada Sekretariat. 7.4. Sekretariat melaporkan kepada BMC proyek-proyek APEC yang belum memenuhi persyaratan laporan penyelesaian. Setelah ada otorisasi SOM, BMC memiliki wewenang melarang fora yang gagal menyelesaikan laporan penyelesaian menyerahkan nota konsep atau proposal baru dalam sesi persetujuan hingga laporan diserahkan. Ketidakpatuhan atas Persyaratan Pelaporan Pemantauan dan Penyelesaian 7.5. Sekretariat APEC menginformasikan kepada BMC jika ada proyek yang didanai APEC tidak menyerahkan laporan pemantauan dan penyelesaian tepat waktu. 7.6. PO yang belum menyerahkan laporan pemantauan tidak layak mengajukan nota konsep baru untuk prioritisasi juga tidak akan disetujui proposalnya hingga semua laporan pemantauan diserahkan. Setiap fora APEC dengan proyek yang belum

memenuhi persyaratan pelaporan penyelesaian tidak layak mengajukan nota konsep baru untuk prioritisasi juga tidak akan mendapatkan persetujuan proposal penuh hingga semua laporan penyelesaian diserahkan. 7.7. Anggota BMC dapat memberikan pengecualian ketidakpatuhan. Untuk mendapatkan pengecualian: terhadap hukuman atas

Tiga minggu sebelum tenggat waktu penyerahan dari setiap sesi persetujuan proyek, Sekretariat memberikan laporan kepada anggota BMC mengenai PO dengan keterlambatan penyerahan laporan pemantauan dan fora dengan keterlambatan penyerahan laporan penyelesaian. Secara bersamaan, Sekretariat memberitahukan kepada fora dan PO tersebut bahwa mereka tidak dapat mengajukan nota konsep baru untuk dipertimbangkan kecuali semua laporan disampaikan kepada Sekretariat sebelum tenggat waktu atau jika pengecualian diperoleh. Dalam waktu satu minggu, Ketua Fora, Lead Shepherd, dan Convenor (atau wakil yang ditunjuk) dapat mengajukan banding ke BMC dan meminta pengecualian atas pelarangan pengajuan nota konsep terhadap PO atau fora untuk sesi persetujuan proyek tersebut.

7.8. Pengecualian hanya dapat diberikan melalui keputusan bersama oleh BMC. Keputusan ini biasanya dibuat dalam sesi-sesi BMC. 7.9. PO dan fora biasanya dapat meminta lebih dari satu pengecualian dalam satu tahun. PO dan fora harus mengajukan kasus khusus untuk mendapatkan pengecualian lebih dari satu kali dalam satu tahun.

8.

PROYEK MULTI-TAHUN

8.1. Para menteri dan pejabat APEC menekankan pentingnya proyek yang lebih strategis dan berjangka panjang sebagai langkah peningkatan kapasitas yang lebih efektif di ekonomi anggota untuk menciptakan perdagangan internasional yang kuat. BMC sepakat menjalankan sejumlah proyek multi-tahun dari sesi 2, 2011. 8.2. Proyek multi-tahun memiliki standar kelayakan yang berbeda dari proyek APEC standar. Proyek multi-tahun harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: Persyaratan Suatu inisiatif yang biasanya dibagi ke dalam fase-fase atau memiliki elemen ganda. Inisiatif tersebut harus dapat meningkatkan kapasitas anggota untuk mencapai sasaran strategis. Jumlah Pendanaan APEC maksimal US$500.000 dapat disetujui untuk sebuah proyek multi-tahun. Durasi Pencairan dana maksimal dalam waktu lima tahun. Peraturan perpanjangan biasa berlaku bagi proyek multitahun. Fora yang Hanya SOM, Komite atau SFOM yang dapat mengajukan mengusulkan proyek multi-tahun. Sub-fora, working group, satuan kerja, dsb. harus melalui Komite terkait. Ekonomi yang Ekonomi yang mengusulkan akan memimpin proyek multimengusulkan tahun. Ini meliputi pemilihan pengawas proyek serta tanggung jawab pelaporan kepada fora APEC terkait. Co-Sponsor Setidaknya setengah ekonomi anggota harus secara sukarela menjadi co-sponsor proyek multi-tahun. Kontribusi co-sponsor dapat berupa: menyelesaikan Kerangka Penilaian Kualitas; berpartisipasi dalam Steering Committee proyek; memimpin aspek tertentu dalam proyek; menyediakan staf atau sumber daya lainnya seperti ketuanrumahan; serta menawarkan kontribusi co-funding dalam bentuk uang atau sejenisnya. Pengawas Proyek (PO) PO biasanya berasal dari ekonomi yang mengusulkan. PO bertanggung jawab terhadap fora yang mengusulkan, tetapi juga harus menyerahkan laporan kepada fora yang terlibat dalam proyek. Co-funding Nilai minimal co-funding 50% bagi ekonomi maju dan 20% bagi ekonomi berkembang akan diterapkan dalam proyek OA dan ASF. Persyaratan co-funding saat ini akan diterapkan dalam proyek TILF (Lihat klausa 3.7 dalam Buku Panduan ini) Nilai co-funding yang dibutuhkan sebuah proyek multi-tahun akan ditentukan oleh ekonomi yang mengusulkan proyek. Prioritas strategis Harus ada bukti nyata bahwa proyek merupakan prioritas dalam rencana strategis fora serta dalam agenda APEC Tipe Kriteria

Keterlibatan Fora Keterlibatan stakeholder non-APEC

lainnya yang lebih luas. Kerja sama kuat dari setidaknya dua fora APEC dibutuhkan dalam perencanaan dan implementasi. Harus ada bukti nyata bahwa stakeholder eksternal yang relevan (seperti ABAC) terlibat dalam perencanaan dan implementasi proyek. Jika fora atau ekonomi yang mengusulkan dapat menunjukkan bahwa tidak perlu ada keterlibatan stakeholder lainnya, maka kriteria ini dapat diabaikan.

Pengajuan dan penyeleksian proyek multi-tahun 8.3. Proyek multi tahun mengikuti prosedur penyeleksian serupa sebagaimana proyek standar, dengan beberapa perubahan: 8.3.1. Proposal proyek multi-tahun harus terlebih dulu disampaikan dalam nota konsep (template pada Lampiran J), dan mendapatkan persetujuan pada level Komite, SFOM atau SOM. 8.3.2. Sekretariat akan memeriksa kelengkapan persyaratan dalam nota konsep proyek multi-tahun sebagaimana dijelaskan pada klausa 4-49. 8.4. Pembuat Keputusan Utama (Principal Decision Makers/PDM) akan diminta untuk memprioritisasi nota konsep dengan menggunakan Kriteria Pendanaan luas APEC. 8.5. PO dengan nota konsep berprioritas tinggi akan diminta oleh BMC membuat proposal penuh untuk penilaian kualitas oleh Sekretariat (template pada Lampiran Y). Proposal harus memenuhi kualitas memuaskan sebelum direkomendasikan untuk mendapatkan persetujuan dari BMC atau SOM (tergantung jumlah dana yang diminta). 8.6. Berdasarkan kompleksitas dan perencanaan tambahan yang dibutuhkan proyek multitahun, PO memiliki waktu tiga bulan dari notifikasi persetujuan untuk membuat proposal penuh dengan kualitas memuaskan. 8.7. Selama tahap percobaan ini, persetujuan nota konsep proyek multi tahun akan dibatasi menjadi tiga per sesi persetujuan. 8.8. Proyek multi tahun dapat didanai oleh dana proyek APEC apapun. Pendanaan proyek multi-tahun akan dicairkan secara tahunan, dengan proyek multi-tahun menerima prioritas di setiap alokasi dana tahunan. Implementasi proyek mutli-tahun 8.9. Proposal proyek multi-tahun sebagian besar akan diimplementasikan dengan peraturan yang sama seperti proyek standar, namun, PO proyek multi-tahun harus memberikan informasi tambahan mengenai kemajuan proyek dan pencairan dana melalui laporan pemantauan bulan Agustus (template pada Lampiran G). Ini akan memberikan informasi yang dibutuhkan BMC untuk menentukan tingkat kebutuhan pendanaan oleh proyek dalam tahun ke depan.

8.10. Penghentian proyek Multi-tahun dapat dilakukan sewaktu-waktu. Proyek multi-tahun dapat dihentikan sebelum berakhirnya tanggal akhir nosional. Penghentian dapat dilakukan berdasarkan alasan sebagai berikut: 8.10.1. Permintaan fora yang mengusulkan; 8.10.2. Hilangnya relevansi, sebagaimana dinilai oleh SOM, Komite atau SFOM; 8.10.3. Penurunan signifikan dalam pendanaan pribadi, sebagaimana dilaporkan Sekretariat; 8.10.4. Penurunan signifikan dalam keterlibatan co-sponsor, stakeholder fora APEC atau non-APEC, sebagaimana dinilai oleh SOM, Komite atau SFOM; 8.10.5. Kinerja buruk atau kesalahan pengelolaan proyek, sebagaimana dilaporkan Sekretariat; atau 8.10.6. Tidak mencukupinya dana pemberian APEC untuk proyek, sebagaimana ditentukan BMC. Dalam hal ini, BMC dapat mempertimbangkan kelanjutan proyek dalam bentuk lain. 8.11.Tahap percobaan proyek multi-tahun akan ditinjau tahun 2013. Tinjauan ini akan melihat parameter kebijakan serta proses yang digunakan dalam mengelola proyek multi-tahun. Perubahan-perubahan yang disetujui akan diimplementasikan pada tahun 2013. Formulir proyek Multi-tahun Untuk formulir proyek multi-tahun, lihat Lampiran J.

9. PENGELUARAN PROYEK APEC 9.1. Prinsip umum dalam manajemen keuangan dana APEC adalah: Akuntabilitas: Seluruh transaksi keuangan harus didokumentasikan dengan tepat. Nilai terbaik harus didapatkan untuk dana APEC Keterbukaan: Ketika praktek, kontrak, pembelian, dan hibah harus terbuka untuk seluruh anggota APEC. 9.2. Pendanaan proyek APEC meliputi empat area utama berikut: Biaya tenaga kerja dan personil Biaya perjalanan Biaya publikasi dan komunikasi Biaya kegiatan proyek Tenaga Kerja dan Personil (Kontraktor) 9.3. Biaya tenaga kerja dibayarkan melalui sebuah kontrak yang dibuat dengan Sekretariat APEC sebelum pekerjaan dimulai. Lihat Bab 8 Kontrak dalam Buku Panduan ini, mengenai informasi kebijakan pengadaan APEC. 9.4. Biaya tenaga kerja dibayarkan setelah proyek selesai atau dalam pelaksanaan untuk mencapai tonggak capaian sebagaimana ditentukan dalam kontrak. Pembayaran mobilisasi awal sebesar hingga 25% dari jumlah yang tertera dalam kontrak dapat diberikan kepada tenaga kerja dalam situasi tertentu. Seluruh pembayaran dilakukan setelah kegiatan diselesaikan dengan memuaskan sebagaimana tertera dalam Terms of Reference yang telah disetujui. Pengeluaran yang Diperbolehkan 9.5. APEC akan mengganti biaya berikut: Organisasi kegiatan atau proyek, Penelitian, Penerjemahan materi pelatihan (ketentuan justifikasi diperlukan untuk persetujuan), dan Dukungan kesekretariatan dan keadministrasian jangka pendek untuk keperluan konferensi, simposium, workshop dan seminar. 9.6. Honorarium, hingga maksimal USD1.500 per tenaga ahli, per kegiatan, diperbolehkan untuk tenaga ahli. Ahli dalam konteks APEC didefinisikan sebagai: trainer, moderator, pembicara, dan pemateri yang berkontribusi pada tingkat ahli dalam kegiatan APEC. Lihat bagian 6-17 untuk rincian lebih lanjut. Pengeluaran yang Tidak Diperbolehkan 9.7. Pengeluaran berikut sangat tidak diperbolehkan untuk pendanaan proyek APEC. Honorarium untuk pejabat pemerintah, pejabat organisasi internasional serta siapapun yang terlibat dalam proyek yang didanai APEC (seperti kontraktor atau PO).

 Penerjemahan laporan proyek, peralatan terkait atau pengeluaran serupa lainnya Biaya pemeliharaan situs web, database dan sumber on-line lainnya termasuk server setelah selesainya kegiatan yang didanai APEC; dan Pengecualian terhadap pengeluaran yang tidak diperbolehkan 9.8. Sekretariat menyetujui pengecualian terhadap pengeluaran yang tidak diperolehkan berdasarkan kasus per kasus. PO dapat meminta pengecualian terhadap: Biaya interpretasi simultan 9.9. Untuk mendapatkan pengecualian atas interpretasi simultan, Pengawas Proyek (PO) perlu secara jelas menunjukkan dalam proposal bahwa: Pengecualian diminta karena adanya keadaan khusus misalnya individu dengan kemampuan bahasa Inggris yang terbatas diminta menjadi pembicara atau ahli pada topik tertentu; Keterbatasan adanya tenaga ahli alternatif dengan kemampuan bahasa yang sesuai serta kemampuan dan ekspertis yang sebanding; Jasa ini akan memberi manfaat kepada semua peserta dari 21 ekonomi; dan Biaya interpretasi dianggap sesuai dengan ukuran dan cakupan proyek oleh pengusul proyek 9.10. Jika justifikasi terhadap pengecualian atas biaya interpretasi simultan dianggap tidak cukup atau kurang signifikan untuk mendapatkan persetujuan langsung dari Sekretariat, maka Sekretariat akan meneruskan permohonan kepada BMC untuk persetujuan final. Rancangan dan pengembangan situs web, database serta sumber on-line lainnya dapat didanai jika ada justifikasi kuat oleh PO mengenai bagaimana biaya pemeliharaan akan sesuai dengan dana non-APEC. 9.11. Semua permohonan pengecualian perlu dijelaskan secara rinci pada Bagian F proposal APEC. Jika hal ini tidak dilakukan, pengecualian tidak akan dipertimbangkan dan didanai. Tugas Kontraktor Masalah Anggaran 9.12.Semua biaya tenaga kerja langsung, terkait pelaksanaan output proyek tertentu, yang dikelola dan dilakukan oleh kontraktor harus tertera dalam kontrak sebagai satu kesatuan. Kontrak dari biaya tenaga kerja yang dikelompokkan jadi satu ini akan sejalan dengan kebijakan pengadaan APEC yang dijelaskan secara rinci pada Bab 12. Biaya dapat meliputi hal berikut (tetapi tidak terbatas pada hal ini saja): Upah penerjemah Upah peneliti Upah asisten keadministrasian jangka pendek Upah sekretariat kontraktor

9.13. Pengecualian dapat diberikan BMC dengan situasi khusus melalui Sekretariat untuk mengontrak setiap komponen secara terpisah. Permohonan harus memiliki justifikasi kuat yang memberikan alasan mengapa kontrak tugas dibuat terpisah dan bagaimana pendekatan ini dapat menciptakan efisiensi biaya dan administratif. 9.14. Pegawai pemerintah tidak seharusnya terikat dalam kontrak untuk memberikan tenaga kerja dalam bentuk apapun melalui proyek yang didanai APEC untuk menghindari adanya konflik kepentingan. Hal ini meliputi kontrak yang memberikan honorarium. PO bertanggung jawab memastikan kontraktor yang dipilih bukanlah pegawai pemerintah. Biaya Perjalanan 9.15. Biaya perjalanan termasuk biaya transportasi menuju sebuah lokasi dan uang harian. Kelayakan 9.16.Biaya perjalanan dengan dana APEC hanya dibayarkan kepada: Peserta Tenaga ahli Kontraktor Peserta 9.17.Peserta dikategorikan sebagai individu yang hadir dalam sebuah acara dengan kegiatan yang spesifik, substantif dan direncanakan, yang memberikan nilai tambah kepada acara tersebut, seperti memberikan penjelasan mengenai praktik di ekonomi mereka atau contoh-contoh yang dianggap sebagai praktik terbaik. Peserta juga membantu menyebarkan pengetahuan yang didapatkan dari acara ketika kembali ke ekonomi mereka masing-masing. 9.18.Peserta bisa jadi pejabat pemerintah, perwakilan dari sektor swasta atau masyarakat sipil, akademia, atau stakeholder lain dari ekonomi layak jalan. 9.19.Sebelas ekonomi anggota APEC berikut dianggap layak jalan: Cili Cina Indonesia Malaysia Meksiko Papua Nugini Filipina Peru Rusia Thailand Vietnam Kontraktor

9.20. Kontraktor didefinisikan sebagai orang yang terlibat dalam ketentuan kegiatan atau aktivitas yang didanai APEC. Kebijakan pengadaan APEC dijelaskan secara rinci pada Bab 7 dalam Buku Panduan ini.

Tenaga Ahli Tenaga ahli meliputi pelatih/trainer, moderator, pembicara, dan pemateri yang berkontribusi pada level ahli dalam acara APEC. Transportasi 9.21.APEC mendanai perjalanan antar kota didasarkan pada: Penerbangan (atau alat transportasi lainnya) yang paling langsung (direct) dan ekonomis. Perjalanan kelas ekonomi bagi seluruh peserta. Perjalanan kelas bisnis dimungkinkan untuk tenaga ahli, tapi hanya jika waktu perjalanan melebihi 12 jam dari bandara ke bandara dan dana yang tersedia mencukupi dalam anggaran proyek yang disetujui. 9.22.APEC mendanai seluruh biaya perjalanan untuk maksimal dua orang peserta per ekonomi layak jalan. Seorang peserta tambahan dari masing masing ekonomi dapat didanai dalam kondisi khusus. PD terkait harus dihubungi untuk menginvestigasi pendanaan bagi lebih dari dua peserta dan untuk mendapatkan persetujuan dari Sekretariat. 9.23. PO harus mengomunikasikan batasan dan persyaratan dalam pendanaan biaya perjalanan dengan orang yang bepergian dengan dana APEC. Uang Harian (Per Diem) 9.24.Orang bepergian yang berhak mendapatkan uang harian adalah peserta yang didanai APEC dari ekonomi layak jalan, ahli yang berhak, dan kontraktor yang bekerja di bawah kontrak APEC yang mencakup pembayaran uang harian selain pembayaran honor mereka. 9.25.Uang harian dibayarkan untuk menutupi pengeluaran yang berhubungan dengan menghadiri sebuah acara APEC atau melaksanakan kegiatan APEC yang dilakukan diluar kota. Uang harian ini dimaksudkan unuk menutupi biaya seperti hotel, makan, transportasi, transfer, asuransi perjalanan, dan pajak keberangkatan. Uang harian tidak terhitung, artinya orang yang bepergian tidak harus menanggung biayanya sendiri. 9.26. Ada dua tipe pembayaran uang harian: Standar Menutupi pengeluaran yang dikeluarkan karena menghadiri acara APEC - Jumlah: 100% dari rate harian dari kota acara proyek - Periode: Dari hari sebelum dimulainya acara atau hari kedatangan (manapun yang lebih terakhir) hingga hari terakhir acara proyek atau hari keberangkatan (manapun yang lebih awal) Pengecualian disediakan hanya jika dibutuhkan akomodasi karena terjadi transit semalam yang tidak dapat dihindari

Jumlah: 100% dari rate harian kota transit Periode: Pada hari yang relevan

9.27.Rate uang harian: Rate berbeda tergantung kota dimana acara diadakan. Rate uang harian berdasarkan pada UN Schedule of Daily Subsistence Allowance Rates, yang bisa dicari di http://www.who.int/bfi/Pediem/pdindex.asp, atau rilis terakhir dari US Department State Per Diem Rate, yang dapat dicari di http://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp. Jika ada ketidaksamaan, rate PBB akan diutamakan. 9.28.Sebagai contoh: Orang layak jalan yang didanai APEC yang menghadiri workshop 3 hari bisa mendapatkan uang harian maksimal 4.75 hari X rate uang harian dari kota tempat workshop diselenggarakan. Berdasarkan pengaturannya, PO dapat memilih anggaran dengan uang harian yang lebih rendah untuk kota acara proyek, tapi tidak rate yang lebih tinggi. 9.29.Pembayaran tambahan satu kali sebanyak 75% dari rate uang harian kota acara proyek dapat dimasukkan dalam anggaran proyek. Jika dimasukkan oleh PO, pembayaran satu kali ini ditujukan untuk menutupi biaya satu kali yang berhubungan dengan perjalanan, seperti biaya bandara, visa, asuransi, transaksi, dan biaya penggantian (seperti biaya bank, dan pajak barang dan jasa). Pembayaran ini juga tidak terhitung. 9.30.Orang yang bepergian yang mengklaim uang harian harus menandatangani formulir Uang Harian pada penghujung hari sebagai bukti kehadiran. Formulir uang harian dapat ditemukan dalam folder Sumber Daya pada halaman depan database proyek. 9.31.PO harus mengomunikasikan batasan dan persyaratan pendanaan uang harian yang didanai APEC sebelum perjalanan dimulai dengan orang yang akan bepergian. 9.32.PO harus mengikuti proses dan jadwal yang telah ditentukan dalam dokumen ini dalam mengklaim dan membayar pengeluaran perjalanan. Kegagalan dalam melakukan ini dapat berujung pada penundaan pembayaran, atau tidak ada pembayaran untuk sebagian atau seluruh untuk biaya yang tidak disetujui Sekretariat. 9.33.Setidaknya empat minggu sebelum acara dimulai, melalui PD dan PE yang bertanggung jawab, PO harus menyerahkan kepada Sekretariat: Informasi rinci mengenai lokasi acara dan rate uang harian yang sesuai, Agenda acara, dan Daftar lengkap ahli dan peserta, serta tugas yang diharapkan dari masing-masing sehubungan dengan acara 9.34.Setidaknya dua minggu sebelum acara, orang yang bepergian harus memberikan jadwal dan biaya perjalanan kepada Sekretariat melalui PD dan PE. Ini harus disetujui oleh Sekretariat. Berdasarkan jadwal dan biaya yang disetujui, Sekretariat

mempersiapkan sebuah surat pelaksanaan perjalanan, yaitu kontrak sederhana yang berisi informasi mengenai jumlah uang yang akan dibayarkan dan tugas yang harus dilakukan (surat pelaksanaan perjalanan dapat ditemukan di Sumber Daya Implementasi pada database proyek). 9.35.Setidaknya satu minggu sebelum acara, orang yang bepergian harus menyerahkan kepada Sekretariat melalui PD dan PE yang bertanggung jawab: Surat pelaksanaan yang sudah ditandatangani beserta terms and conditions yang mendetail: dan Instruksi pembayaran yang jelas 9.36.PO harus memastikan setiap orang yang bepergian menyerahkan surat pelaksanaan perjalanan yang sudah ditandatangani kepada Sekretariat pada tenggat waktunya. Pengeluaran perjalanan akan diganti hanya jika ada surat pelaksanaan. Hal-hal yang dibayar sebelum surat pelaksanaan perjalanan ditandatangani menjadi risiko pribadi. 9.37. Jika dibutuhkan, visa harus didapatkan sebelum membeli tiket. Merupakan tanggung jawab orang yang bepergian untuk mengecek persyaratan visa. Hal-hal yang dibayarkan sebelum memperoleh visa menjadi risiko pribadi. Pengeluaran yang Diperbolehkan 9.38. APEC akan mengganti biaya berikut: Biaya perjalanan untuk maksimal dua peserta per ekonomi layak jalan Biaya perjalanan untuk maksimal enam tenaga ahli per hari jika mereka memiliki peran formal dalam acara APEC. Pengeluaran yang Tidak Diperbolehkan 9.39. Pengeluaran berikut tidak diperbolehkan dalam pendanaan APEC: Biaya perjalanan untuk tenaga ahli tambahan melebihi maksimal enam tenaga ahli per hari untuk acara yang didanai APEC Biaya perjalanan untuk Pengawas Proyek Tiket pesawat peserta yang menghadiri acara proyek yang didanai APEC dalam batasan pertemuan fora APEC biasanya akan didanai ekonomi sendiri. Namun APEC dapat memberikan uang harian untuk periode yang mencakup acara proyek, dan Pengeluaran perjalanan dengan tambahan transit atau perhentian transit perpanjangan untuk alasan non-APEC atau pribadi, atau perjalanan dengan pilihan penerbangan tertentu dikarenakan alasan pribadi. Pengecualian untuk Pengeluaran yang Tidak Diperbolehkan 9.40. Sekretariat menyetujui keringanan atas pengeluaran yang tidak diperbolehkan berdasarkan kasus per kasus. PO dapat meminta keringanan atas pengecualian berikut: Tambahan peserta yang melebihi dua dari setiap ekonomi dapat didanai dalam situasi tertentu. PD terkait harus dihubungi untuk menelusuri pendanaan bagi lebih dari dua orang peserta dan mencari persetujuan dari Sekretariat,

 Pengeluaran perjalanan untuk Pengawas Proyek dapat didanai hanya untuk kasus tertentu. Permohonan keringanan harus diikuti justifikasi yang kuat serta strategi untuk mengatasi munculnya konflik kepentingan. Pengeluaran perjalanan untuk pejabat pemerintah dari ekonomi anggota tidak layak jalan yang bertindak selaku tenaga ahli dalam acara yang didanai APEC. Sekretariat dapat memberikan keringanan untuk menyetujui penggunaan dana APEC untuk mendanai tenaga ahli ini dengan adanya justifikasi yang kuat. Pembayaran uang harian khusus diberikan hanya untuk mengakomodir orang yang bepergian yang terpaksa transit pada rute ke atau dari acara APEC. Seluruh permohonan keringanan harus dijelaskan secara rinci di Bagian F proposal proyek. Biaya Publikasi dan Distribusi 9.41.PO bertanggung jawab memastikan isi publikasi (atau pekerjaan) sesuai dengan persyaratan seluruh kebijakan dan panduan APEC, termasuk APEC Publication Guidelines, APEC Style Manual and Accepted Nomenclature, APEC Logo Guidelines, dan APEC Website Guidelines. Dokumen-dokumen ini berlaku terlepas dari apakah publikasi didanai APEC atau tidak. Publikasi APEC meliputi publikasi dalam bentuk elektronik atau cetak. Ini meliputi buku, manual penelitian, studi/laporan penelitian, makalah kerja, proceeding konferensi, serta dokumen informasi dasar seperti brosur dan buletin. 9.42.Versi terbaru tentang Panduan Publikasi dan persyaratan melakukan publikasi APEC dapat ditemukan di: Panduan Publikasi: http://www.apec/org/About-Us/ABoutAPEC/Policies-and-Procedures.aspx 9.43.Panduan Logo APEC: http://www.apec.org/About-Us/About-APEC/APEC-LogoUse.aspx Panduan situs web: http://www.apec.org/About-Us/About-APEC/Policiesand-Procedures.aspx Kebijakan kekayaan intelektual: http://www.apec.org/AboutUs/About-APEC/Policies-and-Procedures.aspx. Isi publikasi (pekerjaan) adalah tanggung jawab PO. PO didorong membandingkan biaya metode publikasi dengan sudut pandang untuk meminimalisir biaya, serta memastikan distribusi sesuai. Semua isi publikasi harus disetujui fora sebelum publikasi diserahkan kepada Sekretariat untuk mendapatkan persetujuan publikasi atau pembayaran. 9.44.PO bertanggung jawab memastikan kontraktor yang terlibat untuk membuat laporan proyek apapun (pekerjaan) menyelesaikannya dengan memuaskan. Sebagai panduan, laporan penyelesaian proyek tidak boleh kurang dari 15 halaman serta harus melaporkan pelaksanaan kegiatan yang disetujui dalam terms of reference. 9.45.Syarat format dan kebijakan publikasi APEC harus dikonsultasikan dengan Sekretariat APEC. Contoh rancangan publikasi harus diserahkan kepada Sekretariat APEC sebelum dicetak. Publikasi harus mengikuti panduan APEC mengenai publikasi, logo, dan hak kekayaan intelektual atau pembayaran akan ditangguhkan.

9.46.Publikasi elektronik sebagai suplemen atau pengganti publikasi cetak perlu dipertimbangkan. Publikasi dalam bentuk CD-ROM/DVD atau pengiriman publikasi ke Database Publikasi APEC (http://publications.apec.org) sangatlah didukung. 9.47.Pencairan biaya publikasi dan distribusi dilakukan dengan cara penggantian (reimbursement) dan berupa: Subyek terhadap penyelesaian Pekerjaan dengan predikat memuaskan sebagaimana dijelaskan secara rinci dalam tonggak capaian atau proposal proyek; Ketika Sekretariat menerima kuitansi asli atau hasil scannya yang menyatakan judul publikasi, jumlah salinan, serta harga unit yang telah dibenarkan PO; dan Ketika Sekretariat menerima setidaknya lima versi cetak (jika sesuai) atau sebuah bahan elektronik pekerjaan (publikasi, laporan, materi pelatihan atau multimedia) (misal CD-ROM, video). Ini harus disiapkan sesuai panduan publikasi APEC. 9.48.Sebagai tambahan, publikasi dapat dikoordinasikan dengan tim Communications and Public Affairs dari Sekretariat APEC atau dengan kontraktor. PO didorong untuk membandingkan biaya dari metode publikasi yang berbeda dengan tujuan meminimalisir biaya serta memastikan distribusi sesuai. 9.49.Syarat format dan kebijakan publikasi APEC harus dikonsultasikan dengan Sekretariat APEC. Contoh rancangan publikasi harus diserahkan kepada Sekretariat APEC sebelum dicetak. Publikasi harus mengikuti panduan APEC mengenai kebijakan publikasi APEC atau pembayaran akan ditangguhkan. 9.50.Pertimbangan dapat diberikan kepada sale publikasi untuk menentukan rancangan dan kuantitas cetakan publikasi. Publikasi elektronik sebagai suplemen atau pengganti publikasi cetak perlu dipertimbangkan. Publikasi dalam bentuk CD-ROM/DVD atau pengiriman publikasi ke Database Publikasi APEC (http://publications.apec.org) sangatlah didukung 9.51.Pencairan biaya publikasi dan distribusi dilakukan dengan cara penggantian (reimbursement) dan hanya dapat dilakukan jika Sekretariat menerima: Kuitansi asli atau hasil scannya yang menyatakan judul publikasi, jumlah salinan, serta harga unit yang telah dibenarkan PO; dan Setidaknya lima versi cetak (jika sesuai) atau sebuah bahan elektronik (jika sesuai) dari publikasi (laporan) apa pun, atau materi pelatihan atau multimedia (misal CD ROM, video). Ini harus disiapkan sesuai dengan panduan publikasi APEC. Biaya Acara Proyek 9.52.APEC akan mengganti sebagian besar biaya yang berhubungan dengan acara proyek seperti workshop, seminar, kursus pelatihan, dan survei. Jumlah yang digantikan dipatok pada level anggaran yang disetujui. Tuan Rumah Acara Diperbolehkan 9.53.APEC akan mengganti biaya-biaya berikut: Sewa ruang konferensi dan ruang sekretariat (dapat mencakup biaya asuransi)

 Logistik konferensi dan dukungan organisasai ATK Pembelian atau penyewaan (manapun yang lebih murah) bahan atau peralatan khusus yang dibutuhkan dalam acara Pengembangan materi pengajaran dan pelatihan (kecuali sudah tercakup dalam kontrak atau pokok anggaran lainnya); dan Biaya fotokopi dan komunikasi. Tidak Diperbolehkan 9.54.Pengeluaran berikut sangat tidak diperbolehkan dalam pendanaan proyek APEC: Alat promosi dan pemberian (seperti banner, tas kantor, suvenir, bunga). Biaya registrasi konferensi. Biaya transportasi lokal, termasuk transfer bandara, jalan-jalan atau field trip yang disetujui. Peralatan kantor standar seperti komputer (termasuk laptop), printer, dan kamera tidak termasuk peralatan dan tidak mendapatkan penggantian. Pemeliharaan peralatan atau materi proyek apapun yang masih berjalan setelah proyek selesai.

Pengecualian terhadap pengeluaran yang tidak diperbolehkan 9.55. Pengeluaran berikut tidak diperbolehkan kecuali Sekretariat memberikan keringanan berdasarkan kasus per kasus: Makanan, coffee break dan tea break. Keringanan dapat diberikan untuk memungkinkan pengeluaran yang tidak diperbolehkan jika biaya paket untuk ketuanrumahan lebih murah daripada tarif penyewaan kamar saja. Untuk mengklaim tarif paket, PO harus memohon keringanan kepada Sekretariat untuk mendanai biaya yang tidak diperbolehkan seperti biasa. Permohonan ini harus diikuti penjelasan mengenai biaya penyewaan kamar saja dan biaya paket untuk hari dan tempat yang sama. Keringanan dapat disetujui oleh BMC atau Sekretariat tergantung signifikansi permohonan. Semua permohonan keringanan harus dijelaskan secara rinci pada bagian yang sesuai dalam Proposal Proyek APEC.

Survei dan Penelitian 9.56.APEC akan mengganti biaya- biaya berikut: Buku dan dokumen yang dibutuhkan untuk penelitian (termasuk ongkos kirim) Pembelian atau penyewaan (manapun yang lebih murah) materi atau peralatan khusus yang dibutuhkan untuk survei atau penelitian, dan Penerjemahan materi pelatihan, materi survei atau penelitian dengan kondisi tertentu (tunduk pada ketentuan dengan justifikasi kuat) Tidak diperbolehkan 9.57. Pengeluaran berikut tidak diperbolehkan dalam pendanaan proyek APEC dan tidak dihitung jika kalkulasi persyaratan pendanaan pribadi untuk proyek TILF: Peralatan kantor standar seperti komputer (termasuk laptop), printer, dan kamera tidak termasuk peralatan dan tidak mendapatkan penggantian.

10. PROSEDUR PENCAIRAN DANA UMUM 10.1.Ketika membuat klaim, orang yang melakukan klaim harus menyerahkan seluruh dokumen yang dibutuhkan, rincian pembayaran (nama dan nomor rekening, nama dan alamat cabang bank, serta kode identifikasi lainnya) dan sebuah surat pelengkap yang menjelaskan klaim yang sedang dibuat. Semua klaim harus dalam bahasa inggris termasuk kuitansi. 10.2.PO harus menyertifikasi seluruh klaim untuk pembayaran kegiatan yang telah diselesaikan dengan memuaskan sebelum menyampaikannya ke Sekretariat APEC. 10.3.Pembayaran Kontraktor akan didasarkan pada penyelesaian tugas dengan predikat memuaskan sesuai cakupan yang diusulkan dan dirinci dalam terms of reference kegiatan. Klaim Pembayaran Honorarium 10.4. Untuk mengklaim pembayaran honorarium, harus dikirimkan dokumentasi berikut kepada Sekretariat: Sertifikasi dari PO yang menyampaikan bahwa tugas tenaga ahli yang disampaikan dalam surat pelaksanaan telah dilaksanakan dengan memuaskan: dan Rincian pembayaran (nama dan nomor rekening, nama dan alamat cabang bank, dan kode identifikasi lainnya) dan detail tugas atau capaian dalam bahasa inggris. Klaim Pembayaran Biaya Perjalanan 10.5.Untuk mengklaim penggantian biaya perjalanan, harus dikirimkan dokumentasi berikut kepada Sekretariat: Sertifikasi dari PO bahwa orang yang bepergian yang didanai APEC telah melakukan perjalanan dan melaksanakan tugas sebagai tenaga ahli atau peserta Formulir uang harian yang mengonfirmasi kehadiran Bukti dari orang yang bepergian yang didanai APEC mengenai biaya perjalanan yang terjadi (misal e-ticket, kuitansi tiket pesawat atau kereta) Klaim Pembayaran Tipe Pembayaran Lainnya 10.6.Untuk mengklaim pembayaran lainnya, harus dikirimkan ke Sekretariat APEC: Kuitansi resmi dalam bahasa Inggris, menyampaikan rincian pembayaran (nama bank, kode bank, nama dan nomor rekening) dan detail tugas atau tonggak capaian yang diklaimkan. Sertifikasi tertulis dari PO yang menyatakan bahwa tugas spesifik dalam kontrak atau surat pelaksanaan telah diselesaikan dengan memuaskan sesuai Terms of Reference dan kontrak. APEC berhak menolak klaim pembayaran jika tugas yang dirumuskan dalam terms of reference dan persetujuan kontrak tidak diselesaikan sebagaimana mestinya. Kuitansi atau bukti biaya lainnya untuk pengeluaran yang didanai APEC. 10.7.Klaim pembayaran tidak diproses hingga seluruh dokumen dan sertifikasi yang dibutuhkan telah lengkap dan diterima oleh Sekretariat.

10.8.PO tidak dapat membuat komitmen atau pengaturan keuangan hingga PO telah menerima persetujuan tertulis dari Sekretariat. Sekretariat tidak bertanggung jawab atas komitmen yang tidak diotorisasi. 10.9.Jika pokok anggaran proyek individu tidak melebihi USD 500, dokumentasi pendukung tidak dibutuhkan. Klaim dapat dibayarkan dengan dasar kuitansi yang disertifikasi PO yang menjelaskan klaim yang dibuat. 10.10.Seluruh pembayaran dibuat dalam USD. Sekretariat APEC tidak bertanggung jawab atas kerugian akibat fluktuasi pertukaran uang, juga tidak mensyaratkan penggantian keuntungan yang dihasilkan akibat fluktuasi pertukaran uang. 10.11. Untuk pembayaran perjalanan dengan mata uang selain USD, tarif pertukaran untuk menghitung jumlah yang setara dalam USD akan mengutamakan tarif pasar yang tertera dalam surat pelaksanaan, sesuai kebijaksanaan Sekretariat dan melihat ketersediaan dana proyek. Untuk jenis pembayaran lainnya, tarif pertukaran uang akan mengutamakan tarif pertukaran pasar, ditentukan sesuai kebijaksanaan Sekretariat, ketika transfer telegrafis atau jumlah yang setara dalam USD sebagaimana disetujui dalam proposal proyek, manapun yang lebih rendah. 10.12.Sekretariat APEC akan menerima biaya bank Singapura yang berhubungan dengan pembayaran. Biaya bank yang ditimpakan pada penerima adalah tanggung jawab pihak penerima. Keringanan dapat terjadi ketika pembayaran terbatas pada penggantian dari pengeluaran yang terjadi (misal, ketika pembayaran adalah untuk biaya pesawat orang yang bepergian yang tidak menerima uang harian). 10.13.Sekretariat APEC tidak melakukan penggantian untuk cek transfer telegrafis tunggal yang kurang dari USD 100. Hal ini untuk meminimalisir pembayaran bank untuk Sekretariat dan penerima uang. 10.14.Dengan pengecualian biaya perjalanan, honor dan pembayaran kepada kontraktor, pembayaran akan dilakukan ke rekening perusahaan atau organisasi dari pada rekening pribadi. Pengecualian dapat diberikan oleh Sekretariat hanya jika ada penjelasan yang jelas, pengecualian dapat diberikan oleh Sekretariat dengan persetujuan dari Lead Sheperd atau Ketua fora atau working group terkait. Sekretariat akan meminta surat resmi dari organisasi terkait yang menyertifikasi permohonan. 10.15.Pembayaran proyek APEC dibuat berdasarkan penggantian kembali. Fleksibilitas dapat ditunjukkan ketika dalam menyediakan pembayaran awal (sebuah pembayaran yang diminta sebelum kegiatan di lakukan atau sebelum biaya dikeluarkan) atau pembayaran cicilan (ketika pembayaran dibuat dengan pemahaman mengenai penyelesaian sebagian dari kegiatan atau beberapa kegiatan) untuk biaya tenaga kerja dan pengeluaran perjalanan. Untuk mendapat persetujuan pembayaran awal atau cicilan:

 Permohonan pembayaran awal atau cicilan harus disampaikan dengan rinci di dalam format proposal proyek dan mendapat persetujuan dari BMC atau Sekretariat APEC. Permohonan harus dijustifikasi, dan Sekretariat APEC berhak menolak permohonan, khususnya jika ada risiko tidak terlaksananya kegiatan atau aksi yang sudah dipersiapkan sebelumnya.

11.

PERUBAHAN PROYEK

Permohonan Perubahan Rancangan atau Anggaran (Pemrograman Ulang) 11.1. Proyek harus mengikuti jadwal, anggaran, metodologi, dan pendekatan yang ditetapkan dalam proposal proyek yang telah disetujui. 11. 2. PO harus meminta dan mendapatkan persetujuan sebelumnya untuk mengubah atau memprogram ulang sifat, cakupan, metodologi, kerangka waktu, atau alokasi anggaran proyek. Sekretariat APEC tidak akan bertanggung jawab atas setiap pengeluaran yang dilakukan di luar alokasi anggaran yang disetujui. 11.3. Persetujuan pemrograman ulang harus didapatkan dari Sekretariat APEC. Untuk mendapatkan persetujuan, PO harus mengajukan permintaan tertulis kepada PD terkait berisikan: Justifikasi tertulis mengenai alasan permohonan perubahan proyek, dan Bukti dukungan dari Lead Sheperd atau Chair Convenor fora terkait atas perubahan yang diajukan. 11.4. Sebagian besar permohonon pemrograman ulang proyek dapat disetujui Sekretariat APEC. Namun, hanya BMC yang dapat menyetujui: Setiap perubahan substansial atas sifat atau pendekatan proyek (sebagaimana ditentukan Sekretariat APEC); dan Setiap permohonan peningkatan dalam anggaran proyek. Permohonan Perpanjangan 11.5. PO harus menyerahkan permohonan tertulis kepada Sekretariat untuk mendapatkan persetujuan perpanjangan proyek. Permohonan harus diserahkan kepada PD terkait dan berisi rincian sebagai berikut: Jangka waktu perpanjangan yang dibutuhkan Rincian mengapa perpanjangan tersebut diperlukan Bagaimana manajemen risiko akan dilakukan untuk memastikan perpanjangan lebih lanjut tidak diperlukan Bukti dukungan (tertulis) dari Lead Sheperd atau Chair Convenor fora terkait atas perpanjangan yang diajukan (seperti surel). 11.6. Permohonan perpanjangan harus diajukan setidaknya enam minggu sebelum tenggat waktu. 11.7. Sekretariat dapat menyetujui satu perpanjangan atau lebih atas suatu proyek hingga 12 bulan dari tanggal berakhir sebenarnya. Perpanjangan lebih dari 12 bulan harus disetujui oleh BMC.

12.

KONTRAK 12.1. Prinsip umum ketentuan dan manajemen kontrak proyek APEC dijelaskan secara rinci pada Lampiran J. Ini meliputi: Akuntabilitas: Seluruh keputusan terkait pengadaan keuangan APEC yang harus dijustifikasi dan didokumentasikan secara penuh. Nilai uang: Nilai uang bertujuan mendorong kompetisi sehat dengan melakukan proses pengadaan yang membuat penggunaan sumber daya menjadi efisien dan efektif serta mencapai outcome yang disetujui. Keterbukaan: Proyek, kontrak, pengadaan dan hibah harus selalu terbuka bagi anggota APEC dan harus dilakukan dengan transparan dan adil. 12.2. Lelang kompetitif penting untuk memastikan proyek APEC memberikan nilai tambah uang serta mengatasi potensi atau adanya risiko konflik kepentingan. Berdasarkan nilai kontrak, metode yang berbeda dapat digunakan untuk berhubungan dengan kontraktor. 12.3. Seluruh kontrak yang didanai APEC dipegang oleh APEC dan kontraktor. Kontraktor dapat berupa sebuah organisasi, perusahaan, atau individu. PO bertanggung jawab mengatur proses pengadaan serta merekomendasikan kepada Sekretariat APEC, organisasi, perusahaan atau individu yang cocok untuk melaksanakan terms of reference pada kontrak. 12.4. Dengan berkonsultasi dengan BMC, Sekretariat APEC dapat memveto sebuah kontrak yang diajukan jika pertentangan kepentingan dirasakan atau jelasjelas tidak dapat ditangani seperti misalnya ada hubungan antara PO dan kontraktor, atau ketika PO dan kontraktor adalah pegawai dari organisasi yang sama. Pendekatan APEC untuk mengatasi pertentangan kepentingan dijelaskan secara rinci dalam Buku Panduan Proyek, bagian 8-31 hingga 8-32. 12.5. Contoh kontrak dapat ditemukan di Resources Sample Document pada database proyek. In berisi terms and conditions standar untuk seluruh kontrak APEC. Kontraktor harus menyetujui terms and conditions ini pada saat mengajukan proposal (kontrak besar) atau sebelum direkomendasikan untuk melaksanakan kegiatan proyek (kontrak kecil). 12.6. Sekretariat APEC bertanggung jawab dalam persiapan kontrak dan negosiasi teks final kontrak dengan kontraktor. Sebelum memulai proses pembuatan kontrak, cakupan kerja yang akan dijalankan akan disetujui terlebih dulu antara Sekretariat dan PO serta akan diterangkan secara rinci pada Terms of Reference (ToR). ToR haruslah spesifik, jelas, komprehensif dan relevan, serta berdasarkan cakupan kerja dan rincian yang tercakup dalam proposal proyek yang telah disetujui. 12.7. Untuk kontrak di atas $20.001, jasa yang ditetapkan dalam kontrak akan dijabarkan dalam Permohonan Proposal (Request for Proposal/RFP) yang disiapkan oleh PO dan disetujui oleh Sekretariat. Sekretariat akan selalu menginformasikan perkembangan negosiasi kepada PO.

12.8. Kontrak antara Sekretariat APEC dan kontraktor sudah harus selesai sebelum kegiatan dimulai. APEC tidak akan bertanggung jawab untuk kegiatan yang dilakukan sebelum kontrak sudah disepakati. Metode Pengadaan Kontrak bernilai $5,000 atau Kurang 12.9. Agar kegiatan disetujui, PO harus menyerahkan kepada Sekretariat: Draft ToR berdasarkan cakupan kerja yang dijelaskan secara rinci dalam proposal proyek; dan Curriculum Vitae (CV) kontraktor yang direkomendasikan yang menjelaskan secara rinci kemampuan serta keahlian yang relevan dengan tugas 12.10. Berdasarkan persetujuan dengan kontraktor yang diusulkan, akan dibuatkan sebuah draft Work Undertaking yang berisi: ToR yang disetujui CV kontraktor Pemberitahuan penawaran dari Sekretariat Pemberitahuan penerimaan* dari kontraktor

* Pemberitahuan penerimaan dari kontraktor juga akan berisi pernyataan tertulis PO (sebagai individu atau organisasi) yang menyatakan kontraktor terpilih tidak memiliki hubungan di masa lalu maupun sekarang dengan PO sehingga menyebabkan munculnya pertentangan kepentingan. Kontrak Kecil: Bernilai $5,001 hingga $20,000 12.11. Agar kontrak kecil disetujui, PO harus menyerahkan kepada Sekretariat: ToR CV kontraktor yang direkomendasikan yang menjelaskan kemampuan serta keahlian yang dibutuhkan dalam tugas Penjelasan tertulis mengenai pilihan kontraktor. Penjelasan tertulis perlu menyatakan secara jelas bahwa kontraktor terpilih tidak memiliki hubungan di masa lalu maupun sekarang dengan PO (sebagai individu ataupun organisasi) yang menyebabkan munculnya pertentangan kepentingan; dan Catatan bahwa kontraktor yang direkomendasikan menyetujui terms and condition dari kontrak standar. 12.12. Berdasarkan persetujuan Sekretariat atas pilihan kontraktor, PD terkait akan merancang kontrak dengan berkonsultasi dengan PO. Template kontrak tersedia di Resource Sample pada situs web Proyek APEC. Kontrak Besar: Bernilai dari $20,001 hingga $50,000 12.13. Untuk memulai kontrak besar yang bernilai $20,001 hingga $50,000, PO harus bekerja sama dengan PD terkait untuk menyiapkan permohonan proposal (Request for Proposals/RFP) yang jelas, logis dan spesifik berdasarkan proposal proyek yang telah disetujui serta ketersediaan dana untuk kontrak dan menggunakan

template RFP standar yang tersedia di situs web APEC. Untuk permulaan kontrak, APEC akan melakukan proses seleksi tender yang melibatkan sejumlah supplier yang diminta menyerahkan proposal di bawah RFP. 12.14. Kualifikasi supplier berdasarkan kemampuan dan keahliannya akan ditentukan oleh PO untuk mengeliminasi supplier yang tidak memenuhi persyaratan minimal. Supplier yang berkualifikasi dalam proses ini akan diminta merespons RFP. Setidaknya tiga supplier berkualifikasi akan diundang untuk merespons RFP. Namun, lima atau lebih direkomendasikan untuk membuat proses jadi lebih kompetitif serta memungkinkan non-respons dari beberapa supplier. 12.15. PO akan merancang serangkaian kriteria untuk mengevaluasi dan menilai penawaran untuk memastikan proses berjalan secara transparan dan adil. Kriteria evaluasi penawaran akan disetujui oleh Direktur Program APEC terkait sebelum proses seleksi dilaksanakan. 12.16. Ketika melakukan proses seleksi tender, seleksi harus dilakukan berdasarkan asas non-diskriminasi dan keadilan. Supplier dapat dipilih dari market umum atau dari daftar yang mencakup: Supplier atau tenaga ahli yang memiliki pengalaman kerja di sektor atau area tertentu; Supplier yang pernah terpilih dalam short-list atau pra-kualifikasi dari proses tender sebelumnya; atau Supplier yang berlisensi khusus atau sesuai dengan persyaratan hukum dalam konteks tertentu, dalam hubungannya dengan topik atau isu APEC yang sangat spesifik. 12.17. Keadaan yang memungkinkan keringanan dari pelaksanaan tender selektif meliputi: Terbatasnya jumlah supplier atau ahli yang dapat mensuplai barang dan jasa yang dibutuhkan kepada APEC. Sebagai contoh ketika proses tendering untuk proyek tertentu telah dilakukan dan tidak didapatkan kontraktor yang sesuai; atau Jika nilai uang dalam proses pengadaan tidak dapat dicapai dengan melakukan proses tendering selektif atau terbatas dikarenakan pengeluaran yang telah terjadi. 12.18. Agar kontrak dengan nilai ini disetujui, PO harus menyerahkan kepada Sekretariat: RFP untuk disetujui CV dan proposal kontraktor yang direkomendasikan yang menjelaskan kemampuan dan pengalaman yang relevan dengan tugas 12.19. Kriteria evaluasi penawaran dapat dibuat untuk menilai penawaran. Hal ini akan memungkinkan identifikasi, penilaian serta perbandingan yang tepat terhadap biaya dan manfaat terkait submisi, berdasarkan asas keadilan dan kepraktisan. 12.20. Pernyataan tertulis yang menjelaskan secara rinci proses seleksi dan pemilihan kontraktor menggunakan template RFP standar. Dokumen ini akan menjelaskan secara rinci alasan pemilihan berdasarkan kriteria evaluasi tawaran

yang disetujui serta menyatakan bahwa proses seleksi dijalankan secara transparan dan adil. Pertanyaan juga akan menjelaskan bahwa tidak terdapat pertentangan kepentingan di mana PO (sebagai individu atau organisasi) telah ditempatkan dalam posisi untuk mengeksploitasi kapasitas resmi atau profesionalnya untuk manfaat pribadi atau perusahaan. PO akan memberitahukan hasil yang dicapai kepada penawar yang tidak terpilih setelah kontrak ditandatangani. 12.21. Jika permohonan keringanan dari proses tendering terbuka disampaikan kepada Sekretariat untuk persetujuan, Sekretariat harus setuju bahwa sejak awal proses standar telah diterapkan. Untuk melakukan hal ini, PO harus menunjukkan kepada Sekretariat bahwa penilaian yang transparan dan adil telah dilakukan dan APEC akan mendapatkan outcome dan nilai uang terbaik. 12.22. Melibatkan kontraktor secara langsung bukanlah proses pengadaan yang kompetitif. Proses pengadaan memerlukan justifikasi yang menyatakan secara jelas alasan tidak melakukan proses tendering terbuka. Jika Sekretariat menilai penjelasan kurang memuaskan, permohonan akan disampaikan kepada BMC untuk dipertimbangkan. 12.23. Sekretariat akan memberikan daftar rinci keringanan kepada anggota BMC untuk semua proses tendering terbuka yang disetujui di setiap sesi persetujuan proyek. Daftar ini akan diberikan untuk pertimbangan anggota pada kesimpulan sesi persetujuan proyek, dan akan dilakukan baik saat pertemuan BMC atau secara intersesi. Kontrak Besar: Bernilai dari $50,001 ke Atas 12.24. Untuk memulai kontrak besar yang bernilai $50,001 ke atas, PO harus menjalankan proses tendering terbuka. Tendering terbuka merupakan proses pengadaan yang paling terbuka dan kompetitif. PO harus bekerja sama dengan PD terkait untuk menyiapkan RFP yang jelas, logis dan spesifik berdasarkan proposal proyek yang telah disetujui dan ketersediaan dana untuk kontrak serta menggunakan template standar. RFP harus disetujui Sekretariat dan disirkulasikan di antara seluruh ekonomi anggota dan dipasang di situs web APEC untuk memungkinkan pelaksanaan proses tendering yang transparan dan adil. 12.25. Agar kontrak besar yang bernilai $50,001 ke atas disetujui, PO harus menyerahkan kepada Sekretariat: RFP untuk disetujui; CV dan prosposal dari kontraktor yang direkomendasikan; dan Laporan yang menjelaskan proses pemilihan oleh PO dan penjelasan mengenai pilihan kontraktor menggunakan template standar (tersedia dalam situs web APEC), serta didukung oleh PD terkait Pemberitahuan bahwa kontraktor yang direkomendasikan setuju dengan terms and conditions kontrak standar

PO harus membuat suatu panel evaluasi yang terdiri atas setidaknya tiga perwakilan dari ekonomi co-sponsor; tidak termasuk ekonomi yang mengusulkan, untuk secara

resmi mengevaluasi proposal yang diajukan. PO akan memberitahukan hasil yang dicapai kepada penawar yang tidak terpilih setelah kontrak ditandatangani. 12.26. Jika permohonan keringanan dari proses tendering terbuka disampaikan kepada Sekretariat untuk persetujuan, Sekretariat harus setuju bahwa sejak awal proses standar telah diterapkan. Untuk melakukan hal ini, PO harus menunjukkan kepada Sekretariat bahwa penilaian yang transparan dan adil telah dilakukan dan APEC akan mendapatkan outcome dan nilai uang terbaik. 12.27. Melibatkan kontraktor secara langsung bukanlah proses pengadaan yang kompetitif. Proses pengadaan memerlukan justifikasi yang menyatakan secara jelas alasan tidak melakukan proses tendering terbuka. Jika Sekretariat menilai penjelasan kurang memuaskan, permohonan akan disampaikan kepada BMC untuk dipertimbangkan. 12.28. Sekretariat akan memberikan daftar rinci keringanan kepada anggota BMC untuk semua proses tendering terbuka yang disetujui di setiap sesi persetujuan proyek. Daftar ini akan diberikan untuk pertimbangan anggota pada kesimpulan sesi persetujuan proyek, dan akan dilakukan baik saat pertemuan BMC atau secara intersesi. Kriteria Persetujuan Keringanan untuk Proses Tendering Terbuka 12.29. Kriteria persetujuan keringanan untuk proses tendering terbuka oleh Sekretariat dapat meliputi hal berikut: Tidak adanya respons atas tender terbuka yang telah dilakukan; Ketidaksesuaian tawaran dengan syarat-syarat mendasar dari kriteria evaluasi tender; Jika hanya ada satu supplier atau ahli yang memenuhi persyaratan RFP. Dalam hal ini, PO perlu menunjukkan pada Sekretariat bahwa ia telah memperhatikan pasar di luar ekonominya. Kebutuhan kelanjutan jasa yang ada untuk mencapai hasil yang diinginkan dari aktivitas APEC. Justifikasi PO perlu menyatakan dengan jelas kontraktor alternatif tidak mampu memberikan kelanjutan yang diinginkan ini; atau Untuk alasan keterdesakan sebagai akibat dari acara yang tak terduga atau mendesak. Ini seharusnya bukan merupakan hasil dari kurangnya perencanaan. Untuk menyetujui permohonan, Sekretariat dan BMC perlu secara penuh memahami bahwa keterdesakan ini benar-benar terjadi dan tidak terduga. Tawaran dari Non-Anggota APEC 12.30. Tawaran dari kontraktor yang bukan berasal dari ekonomi anggota APEC dan tawaran dari organisasi internasional dapat dipertimbangkan. Akan tetapi, prioritas diberikan kepada ekonomi anggota dengan tender yang berkualifikasi. 12.31. Jika kontraktor yang lebih dipertimbangkan berada di luar kawasan APEC, penjelasan tambahan dibutuhkan sebelum ada persetujuan kontrak. Penting untuk menjelaskan keahlian khusus kontraktor tersebut dan usaha mendetail untuk mendapatkan kontraktor yang berkualifikasi dalam wilayah APEC.

Biaya Perjalanan untuk Kontraktor 12.32. Kontraktor yang melakukan perjalanan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang telah disepakati sesuai RFP akan digantikan kembali biaya perjalanannya dari satu tempat ke tempat lain. Kontraktor juga berhak untuk pembayaran uang harian, jika dimasukkan dalam kontrak mereka sebagai tambahan dari pembayaran harian atau per jam. Perjalanan kelas bisnis dapat disetujui untuk kontraktor, tapi hanya ketika perjalanan dari bandara ke bandara melebihi 12 jam dan tersedia cukup dana. Pertentangan Kepentingan 12.33. Pertentangan kepentingan dalam konteks proses pengadaan terjadi jika individu atau organisasi memiliki kepentingan pribadi sehingga memengaruhi pencapaian tujuan dari tugas resminya. Secara lebih umum, pertentangan kepentingan dapat didefinisikan sebagai situasi di mana individu atau organisasi berada dalam posisi untuk mengeksploitasi kapasitas resmi atau profesionalnya untuk manfaat pribadi atau perusahaan. Pertentangan kepentingan merupakan adanya faktor yang akan membiaskan pertimbangan pembuat keputusan selama proses seleksi penawaran. Adanya pertentangan kepentingan tidak dapat menjadi bukti kesalahan. Pertentangan kepentingan perlu dikelola secara tepat sebagai bagian dari strategi manajemen risiko untuk memastikan semua proses pengadaan APEC dijalankan secara imparsial dan mandiri. 12.34. Staf Sekretariat dan PO harus menghindari terjadinya pertentangan kepentingan serta melakukan tindakan untuk memastikan potensi risiko diminimalisir dan ditangani secara tepat. PO atau anggota staf Sekretarait APEC yang memiliki afiliasi dengan pihak yang terlibat dalam proses pengadaan untuk aktivitas APEC harus membuka hubungannya dengan organisasi atau individu sebelum proses seleksi dimulai. Dalam kasus di mana pertentangan kepentingan teridentifikasi selama proses pengadaan, potensi risiko dapat dikelola secara tepat oleh individu atau organisasi dengan menyatakan keterlibatan atau afiliasi dengan pihak terkait dalam penulisan dan penahanan diri dari berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan selama proses seleksi. Proses pembuatan keputusan perlu didokumentasikan secara tepat. 12.35. Sebelum kontrak disetujui, PO harus memberikan penjelasan kepada Sekretariat mengenai penyeleksian kontraktor, yang juga mencakup pernyataan yang menunjukkan proses seleksi telah dijalankan secara terbuka, transparan dan adil. Pernyataan ini juga harus menunjukkan bahwa tidak ada pertentangan kepentingan di mana PO (sebagai individu atau organisasi) berada dalam posisi untuk mengeksploitasi kapasitas resmi atau profesionalnya untuk manfaat pribadi atau perusahaan. 12.36. Untuk memastikan proses seleksi dijalankan secara transparan, akuntabel dan adil serta untuk mengatasi pertentangan kepentingan, PO akan menilai semua tawaran berdasarkan kriteria seleksi lelang. Hasil proses seleksi akan diserahkan kepada Sekretariat untuk disetujui. Ketika melakukan proses pengadaan terbuka, PO perlu membentuk panel yang terdiri dari anggota dari ekonomi co-sponsor untuk memastikan prsoses seleksi yang lebih mandiri.

12.37.Dengan berkonsultasi dengan BMC, Sekretariat APEC dapat memveto sebuah kontrak yang diajukan jika pertentangan kepentingan dirasakan atau jelas-jelas tidak dapat ditangani. Keadaan ini dapat meliputi situasi di mana terdapat hubungan antara PO (sebagai organisasi atau individu) dan kontraktor, atau ketika PO dan kontraktor adalah pegawai dari organisasi yang sama. Pada saat proses pengadaan berlangsung, kesalahan pengelolaan atau pertentangan kepentingan akan dilaporkan oleh Sekretariat kepada BMC. 12.38. Sekretariat akan memberikan daftar rinci keringanan untuk proses pengadaan yang selektif dan terbuka yang disetujui di setiap sesi persetujuan proyek. Daftar ini akan diberikan untuk pertimbangan anggota pada kesimpulan sesi persetujuan proyek, dan akan dilakukan baik saat pertemuan BMC atau secara intersesi.

LAMPIRAN Lampiran A Mengajukan pendanaan APEC Ringkasan Proyek membantu menerjemahkan arahan kebijakan Pimpinan Ekonomi dan Menteri APEC menjadi aksi dan menciptakan hasil yang nyata bagi masyarakat yang hidup do kawasan Asia Pasifik. Dokumen ini memberikan sebuah gambaran proses. Mohon konsultasikan Buku Panduan Proyek APEC untuk mendapatkan informasi lebih lanjut. Siapa yang dapat mengajukan permohonan dana APEC? Sebuah organisasi atau institusi dalam kawasan APEC dapat menyampaikan sebuah ide proyek dengan catatan mereka menyampaikannya melalui seorang delegasi dari dari salah satu fora APEC. Organisasi/individu ini biasanya bertindak sebagai Project Overseer (PO) yang bertugas untuk mengkoordinasikan proyek selama fase persetujuan dan implementasi. Kapankah sesi persetujuan proyek? APEC memiliki tiga tenggat waktu penyerahan per tahun. Lihat situs web APEC atau Porgram Director anda untuk tanggal sesi persetujuan proyek terbaru. Apa tipe-tipe proyek yang didanai APEC? - Proyek APEC meliputi seminar, workshops, pertemuan, proyek penelitian dan/atau publikasi. - Proyek harus merepresentasikan prioritas dari fora terkait dan agenda APEC secara luas - Proyek standar harus diselesaikan dalam kurun waktu dua tahun. - APEC telah menerbitkan sebuah Multi-Year Projects program pilot terbatas , untuk proyek-proyek dengan durasi tiga hingga lima tahun. Lihat Buku Panduan bab 4 untuk rincian lebih lanjut. Apa saja sumber pendanaan proyek APEC? - Operational Accounf (OA untuk proyek umum) - Trade and Investment Liberalisation and Facilitation Account (TILF hanya untuk proyek proyek yang mendukung Osaka Action Agenda) - APEC Support Fund (ASF- hanya untuk proek-proyek yang berfokus pada ekonomi berkembang)

Bagaimana cara proyek disetujui untuk pendanaan? - Berikut dibawah ini adalah gambaran singkat mengenai proses proyek. Lihat Bab 5 untuk rincian lebih lanjut. PO mendiskusikan ide mereka dengan fora terkait dan Program Director terkait

PO menyerahkan nota konsep sepanjang tiga lembar yang menjelaskan relevansi dan rencana proyek

Dua ekonomi lainnya setuju untuk menjadi co-sponsor serta forum mendukung dan memprioritaskan nota konsep

Komite/SFOM menggunakan Kriteria Pendanaan APEC 2012 untuk merangking dan memprioritaskan Nota Konsep secara keseluruhan

PO mengembangkan nota konsep menjadi proposal lengkap dan bekerja sama dengan Sekretariat hingga tercapai hasil memuaskan

Proposal direkomendasikan kepada BMC atau SOM untuk persetujuan

Lampiran B Nota Konsep APEC Mohon serahkan melalui Direktur Program Sekretariat APEC. Nota konsep yang lebih dari 3 halaman (termasuk halaman judul) atau tidak lengkap tidak akan dipertimbangkan. Judul Proyek: Sumber dana (Pilih salah satu): Komite/WG/SubFora/Satuan Tugas: Ekonomi APEC yang mengajukan: Ekonomi co-sponsor: Perkiraan tanggal mulai: Perkiraan tanggal selesai: Ringkasan proyek: Jelaskan proyek dalam kurang dari 150 kata. Ringkasan harus mencakup topik proyek, rencana kegiatan, waktu dan lokasi: (Ringkasan tidak boleh lebih panjang dari kotak yang disediakan. Lembar depan harus cukup satu halaman) Biaya total proposal: Jumlah total yang diharapkan dari APEC (USD): (dana APEC + dana Berdasarkan kategori: Perjalanan: Biaya tenaga kerja: pribadi) Hosting: Publikasi & distribusi: Lainnya: USD Informasi dan Pernyataan Pengawas Proyek: Nama: Judul: Organisasi: Alamat pos: Tel: Faks: Akun Operasional Akun Khusus TILF Dana Dukungan APEC

Surel:

Sebagai Pengawas Proyek dan atas nama Organisasi diatas, saya menyatakan bahwa pengajuan ini telah dipersiapkan sesuai dengan Buku Panduan Proyek APEC dan pengembangan proyek akan patuh dengan Buku Panduan. Kegagalan untuk melakukan ini dapat berujung pada BMC menolak atau membatalkan pendanaaan dan/atau persetujuan proposal. Saya memahami bahwa dana apapun yang disetujui diberikan berdasarkan informasi pada tabel dana dokumen, jika terjadi inkonsistensi dalam dokumen. ---------------------------------------------------------------------------------------------------Nama Pengawas Proyek Tanggal:

Sinopsis Proyek 1. Relevansi: Mengapa APEC harus mengambil proyek ini? Tantangan atau peluang apa yang akan disasar proyek ini dan mengapa hal ini penting?

2. Tujuan: Jelaskan 2-3 tujuan utama proyek. (misalnya, untuk...menciptakan suatu kerangka kerja...; memastikan peserta akan dapat...; membagi pengalaman...; memperkuat pemahaman...; mengembangkan rekomendasi...; membangun kepentingan...; merevisi strategi... dsb.)

3. Keselarasan: Jelaskan bagaimana proyek akan mendukung pencapaian prioritas utama APEC dan memenuhi rencana kerja ataupun rencana jangka menengah fora Anda.

4. Metodologi: Bagaimana Anda merencanakan implementasi proyek? Pada bagian ini, jelaskan: Waktu: Proyeksikan waktu dan tanggal kegiatan-kegiatan utama serta pelaksanaan Stakeholder: Penerima manfaat dan stakeholder (APEC & non-APEC) serta bagaimana keduanya terlibat Proyek/kegiatan sebelumnya: Apakah dan bagaimanakah proposal ini dibangun atas penemuan atau pembelajaran yang didapat dari proyek/kegiatan sebelumnya, sekaligus menghindari penduplikasian Komunikasi: Bagaimana Anda akan mengomunikasikan hasil atau manfaat proyek ini kepada yang lain

LAMPIRAN C Proposal Proyek APEC Mohon serahkan melalui Direktur Program Sekretariat APEC terkait. Proposal tidak boleh lebih dari 12 halaman, termasuk anggaran dan halaman judul. Judul proyek dan nomor: Sumber dana (Pilih salah satu): Komite/WG/Subfora/Satuan Tugas: Ekonomi APEC yang mengajukan: Ekonomi Co-sponsor: Perkiraan tanggal mulai: Perkiraan tanggal selesai: Ringkasan proyek: Jelaskan proyek dalam kurang dari 150 kata. Ringkasan harus mencakup topik proyek, rencana kegiatan, waktu dan lokasi: (Ringkasan tidak boleh lebih panjang dari kotak yang disediakan. Lembar depan harus cukup satu halaman) RIngkasan Pengajuan Anggaran (USD)` Pendanaan APEC Pendanaan Pribadi Total

Akun Operasional

Akun Khusus TILF

Dana Dukungan APEC

Informasi dan Pernyataan Pengawas Proyek:

Nama: Judul: Organisasi: Alamat pos: Tel:

Faks:

Surel:

Sebagai Pengawas Proyek dan atas nama Organisasi diatas, saya menyatakan bahwa pengajuan ini telah dipersiapkan sesuai dengan Buku Panduan Proyek APEC dan pengembangan proyek akan patuh dengan Buku Panduan. Kegagalan untuk melakukan ini dapat berujung pada BMC menolak atau membatalkan pendanaaan dan/atau persetujuan proposal. Saya memahami bahwa dana apapun yang disetujui diberikan berdasarkan informasi pada tabel dana dokumen, jika terjadi inkonsistensi dalam dokumen. ---------------------------------------------------------------------------------------------------Nama Pengawas Proyek Tanggal:

Rincian Proyek Jawablah setiap pertanyaan dengan singkat. Panjang halaman yang disarankan disediakan sebagai panduan. Proposal tidak boleh lebih dari 12 halaman, termasuk anggaran dan halaman judul. BAGIAN A: Relevansi terhadap APEC [Jawaban atas pertanyaan 1 3 dapat diambil atau diadaptasi dari Nota Konsep] 5. Relevansi: Mengapa APEC harus mengambil proyek ini? Tantangan atau peluang apa yang akan disasar proyek ini dan mengapa hal ini penting? [1/2 halaman] 6. Tujuan: Jelaskan 2-3 tujuan utama proyek. (misalnya, untuk menciptakan suatu kerangka kerja untuk...; membantu peserta untuk...; berbagi pengalaman dalam...; memperkuat pemahaman mengenai...; dsb.) [1/4 hingga 1/2 halaman] 7. Keselarasan: Jelaskan bagaimana proyek akan membantu pencapaian prioritas utama APEC dan memenuhi rencana kerja ataupun rencana jangka menengah fora Anda. [kurang dari 1/2 halaman] 8. Untuk aplikasi Akun Khusus TILF: Jelaskan secara singkat bagaimana proyek ini akan berkontribusi terhadap liberalisasi dan fasilitasi perdagangan dan investasi APEC mengacu pada bagian tertentu dari Osaka Action Agenda (Bab 1, Bagian C dan, jika memungkinkan, Bab 2). Untuk aplikasi Dana Dukungan APEC: Jelaskan secara singkat bagaimana proyek akan mendukung kebutuhan capacity building dari ekonomi berkembang APEC, dan bagaimana cara kerjanya. [1/4 halaman]

BAGIAN B: Dampak Proyek 9. Penerima Manfaat: Jelaskan siapa penerima manfaat langsung dari proyek dan manfaat apa yang ingin dicapai. Sertakan pula penjelasan mengenai bagaimana output proyek ini (misalnya workshop, simposium, makalah penelitian, praktik terbaik dsb.) akan membantu para penerima manfaat. [kurang dari 1/2 halaman] 10.Gender: Langkah apa yang akan diambil untuk memastikan partisipasi dan keterlibatan laki laki dan perempuan dalam proyek ini? Bagaimana tujuan proyek ini dapat menguntungkan perempuan? [kurang dari 1/2 halaman] 11.Diseminasi: Jelaskan rencana diseminasi hasil dan/atau output proyek, meliputi: Angka, formula dan isi dari publikasi apapun (Catatan: APEC tidak akan membiayai pemeliharaan atau publikasi situs web yang merupakan kumpulan slide PowerPoint. APEC mendorong publikasi elektronik.) Kelompok sasaran Keinginan untuk menjual output yang muncul dari proyek ini. [kurang dari 1/2 halaman] BAGIAN C: Keefektifan Proyek 12.Rencana kerja: Berikan jangka waktu dari kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan Anda. Masing-masing mencakup: Bagaimana hal ini akan dilakukan dan bagaimana anggota ekonomi, penerima manfaat & lainnya akan terlibat. Output terkait untuk langkah tertentu (misalnya kontrak, agenda, daftar peserta, workshop, laporan) [1-2 halaman. Jawaban dapat diambil atau diadaptasi dari Nota Konsep] 13.Risiko: Risiko apa yang mungkin terjadi dalam pengimplementasian proyek dan bagaimana mengelolanya? [1/2 sampai 1 halaman, tergantung pada sifat/ kompleksitas proyek] 14.Pemantauan dan Evaluasi: Apa indikator yang akan digunakan untuk mengetahui apakah proyek ini berada di jalur yang benar (pemantauan) dan berhasil memenuhi tujuannya (evaluasi)? Informasi apa yang akan Anda kumpulkan (misalnya masukan dari stakeholder, kunjungan situs web, statistik peserta dsb.) serta bagaimana cara mengumpulkannya (misalnya pertemuan, survei, wawancara, peer review, catatan ulasan)? [1/2 halaman] 15.Hubungan:Jelaskan keterlibatan fora APEC lainnya, serta organisasi lainnya yang relevan. Meliputi: Keterlibatan: Bagaimana Anda melibatkan fora-fora terkait, di dalam dan luar APEC?

Pekerjaan sebelumnya: Bagaimana proyek ini membangun inisiatif yang pernah ada maupun yang sedang berjalan dari APEC ataupun organisasi lainnya, namun bukan merupakan duplikasi? Keunggulan komparatif APEC: Mengapa APEC menjadi sumber dana terbaik untuk proyek ini? [1/4 sampai 1 halaman. Jawaban dapat diambil atau diadaptasi dari Nota Konsep]

BAGIAN D: Kesinambungan Proyek 16.Kesinambungan: Jelaskan bagaimana proyek akan terus memiliki dampak setelah pendanaan APEC selesai. Bagaimanakah stakeholder dan penerima manfaat akan didukung untuk menjalankan hasil dan pelajaran dari proyek? Setelah proyek selesai, apa langkah selanjutnya yang mungkin dijalankan untuk membangun output dan hasil? Bagaimana Anda mencoba meyakinkan langkah mendatang ini akan dijalankan? [kurang dari 1 halaman] 17.Pengawas Proyek: Siapa yang akan mengawasi proyek termasuk perekrutan kontraktor dan memastikannya sukses? Masukkan nama dan biografi singkat PO serta kontak yang bertanggung jawab atas proyek ini. [kurang dari 1/2 halaman] BAGIAN E: Efisiensi Proyek 1. Anggaran: Lengkapi anggaran dan nota anggaran proyek sesuai template pada BAGIAN F dari formulir ini. Anggaran harus mencakup asumsi perhitungan (misalnya biaya unit) serta kontribusi pendanaan pribadi. Mengaculah kepada Buku Panduan Proyek APEC untuk pengeluaran yang memenuhi persyaratan. 2. Efisiensi Biaya: Tekankan bagaimana proyek menawarkan nilai uang maksimal kepada APEC. Bagaimana cara proyek memaksimalkan penggunaan sumber dana yang efisien? [1/4 sampai 1/2 halaman] BAGIAN F: Anggaran Rinci Proyek APEC Mengaculah pada Buku Panduan Proyek APEC untuk penjelasan mengenai pengeluaran yang memenuhi syarat Semua angka # Unit dalam USD Tenaga kerja langsung Honor pembicara (# pembicara) (pegawai pemerintah tidak memenuhi syarat) Upah penerjemah (# halaman) Upah klerik jangka (# jam) pendek Tarif Unit Dana APEC Dana Pribadi Catatan

Upah kontraktor (# jam) (termasuk Peneliti) Upah sekretaris (# jam) kontraktor Perjalanan (Pembicara, Ahli, Peneliti) Uang harian (# orang dan (lokasi (termasuk hari) kegiatan) akomodasi dan 75% pembayaran tambahan) Tiket pesawat (# orang dan perjalanan) Perjalanan untuk Peserta (hanya dari ekonomi layak jalan. Hanya peserta yang aktif) Uang Harian (# orang dan (lokasi (termasuk hari) kegiatan) akomodasi dan 75% pembayaran tambahan) Tiket pesawat (# orang dan (hanya kelas perjalanan) ekonomi) Hal lainnya Publikasi/distribusi laporan Peralatan atau materi khusus (mohon jelaskan) Fotokopi (# salinan) (jenis, #, dan # hari) (# salinan)

Komunikasi (telepon, faks, surat, kurir) Hosting (sertakan (unit rincian, seperti sesuai) sewa ruangan, alat tulis) Total

yang

Nota Anggaran 1: Jadwal Penarikan: Memberikan jadwal bagi permohonan penarikan dana APEC. Nota Anggaran 2: Tenaga Kerja Langsung: Memberikan informasi untuk posisi-posisi yang didanai APEC termasuk tugas umum, jam total serta siapa yang akan dikontrak, jika diketahui. (Tidak dibenarkan mengontrak staf dari organisasi Anda sendiri atau pegawai pemerintah.)

Nota Anggaran 3: Keringanan: Memberikan rincian setiap permintaan untuk keringanan dari aturan keuangan APEC biasanya (misalnya persyaratan tender, uang muka, pembayaran interpretasi simultan) dengan penjelasan pada kolom catatan dari tabel anggaran, atau di bawahnya jika keringanan membutuhkan penjelasan rinci.

LAMPIRAN D Lembar Depan Proposal Proyek APEC dengan Pendanaan Pribadi Nomor proyek: (Diisi oleh Sekretariat: ) Nama Komite/Working Group: Judul Proyek: Ekonomi APEC yang mengusulkan: Ekonomi APEC sebagai co-sponsor: Tanggal disetujui oleh Working Group: Pengawas Proyek: Nama, Judul dan Organisasi (L/P) Alamat pos: Tel: Faks: Surel: Tanggal diterima oleh Sekretariat:

Biaya total pendanaan pribadi dalam US $ Jenis Proyek: Seminar/simposium Database/situs web Tanggal mulai proyek:

Pelatihan singkat Workshop

Survei atau analisis dan penelitian Lainnya (mohon nyatakan) Tanggal selesai proyek:

Penjelasan singkat mengenai Proyek, tujuan dan kegiatan utama (termasuk kapan dan di mana): Tanda Tangan Pengawas Proyek: (Konfirmasi tertulis yang terpisah dapat dapat disampaikan melalui surel) Tanggal: Tanda Tangan Ketua Komite/WG Lead Shepherd: (Tidak untuk Laporan Perkembangan dan Laporan Evaluasi) (Konfirmasi tertulis yang terpisah dapat dapat disampaikan melalui surel) Tanggal:

Informasi dan Pernyataan Pengawas Proyek: Nama: Judul: Organisasi: Alamat pos: Tel: Faks:

Surel:

Sebagai Pengawas Proyek dan atas nama Organisasi diatas, saya menyatakan bahwa pengajuan ini telah dipersiapkan sesuai dengan Buku Panduan Proyek APEC dan pengembangan proyek akan patuh dengan Buku Panduan. Kegagalan untuk

melakukan ini dapat berujung pada BMC menolak atau membatalkan pendanaaan dan/atau persetujuan proposal. Saya memahami bahwa dana apapun yang disetujui diberikan berdasarkan informasi pada tabel dana dokumen, jika terjadi inkonsistensi dalam dokumen. ---------------------------------------------------------------------------------------------------Nama Pengawas Proyek Nama Ketua Fora/LeadShepherd Tanggal:

LAMPIRAN E Kerangka Penilaian Kualitas Proyek APEC (QAF) Penilaian Fora mengenai Kualitas Proyek saat Aplikasi Catatan: Formulir penilaian kualitas (QAF) ini digunakan sebelum pengumpulan sebagai cara untuk memperbaiki proposal. Penilai diminta memberikan komentar atas setiap pertanyaan. Penilai dapat memuji, menyarankan perubahan, atau menekankan wilayah yang menjadi perhatian. Melalui komentar yang membangun dari stakeholder dan anggota, perbaikan proposal dapat dibuat sebelum penilaian kualitas formal dilakukan oleh Sekretariat. Penilai tidak boleh berasal dari ekonomi yang mengusulkan. Ekonomi co-sponsor dapat melakukan QAF. QAF harus dikumpulkan bersama proposal proyek. Pendukung proyek harus menyatukan semua komentar QAF ke dalam satu dokumen yang terkonsolidasi sebelum mengunggahnya ke PDB. Silakan mengajukan pertanyaan apapun yang Anda miliki kepada Direktur Program. Nama Proposal: Detail Penilai: (Nama; Departemen Kementerian/Badan Institusi; Ekonomi) Pertanyaan Komentar Apakah semua data identifikasi proyek tersedia? Relevansi: menilai hubungan proyek dengan agenda kebijakan APEC, tema prioritas dan tujuan Mohon centang: Memuaskan Tidak memuaskan Apakah hubungan proyek dengan prioritas dan tema utama APEC dapat diidentifikasikan secara lebih jelas? Apakah definisi masalah (penyebab dan penghambat) serta penjelasan opsi yang ada untuk mengatasinya dapat diperbaiki? Akankah proyek melibatkan partisipasi aktif dari sejumlah besar anggota APEC? Bagaimana agar lebih banyak anggota dapat terlibat? Keefektifan: menilai sebaik apa proyek dapat mencapai tujuannya Mohon centang: Memuaskan Bagaimana tujuan proyek dapat menjadi lebih jelas, lebih dapat dicapai atau diukur? Berdasarkan masalah yang dijabarkan, apakah ini merupakan cara yang baik untuk menyelesaikan masalah? Dapatkah pendekatan alternatif dipertimbangkan? Apakah nilai tambah APEC telah dijabarkan Tidak memuaskan

secara jelas, terutama mengapa proyek ini penting untuk dijalankan oleh APEC? Apakah proyek ini telah mengintegrasikan pembelajaran yang diambil dari proyek sebelumnya? Efisiensi: menilai proses rancangan dan manajemen implementasi Mohon centang: Memuaskan Tidak memuaskan Apakah proposal telah menjelaskan bagaimana output yang direncanakan (barang dan jasa) akan berkontribusi terhadap perubahan yang diinginkan? Mungkinkah ada cara untuk memperbaiki kegunaan kualitas? Apakah ada risiko proyek lainnya yang perlu diidentifikasi lebih lanjut? Bagaimana risiko ini dapat diatasi? Dapatkah pengaturan untuk penilaian hasil proyek diperbaiki? Apakah anggaran sesuai dengan tujuan dan output proyek? Apakah ada bukti untuk nilai tambah uang? Dampak: menilai hasil yang diharapkan untuk APEC dan stakeholder Mohon centang: Memuaskan Tidak memuaskan Apakah perubahan yang diharapkan dari proyek ini, terutama perubahan yang akan diberikan kepada penerima manfaat langsung, dapat dijabarkan secara lebih jelas? Apakah ada penerima manfaat dan stakeholder lainnya yang dapat memperoleh manfaat yang harus terlibat dalam pengembangan proyek ini? Bagaimana proposal dapat lebih memastikan bahwa perempuan dan laki-laki terlibat secara layak dalam perencanaan dan implementasi proyek ini? Apakah ada cara yang lebih baik untuk mengomunikasikan dan mempromosikan output dan hasil proyek, khususnya kepada pihak luar? Apakah ada ukuran penilaian kualitas lainnya yang harus dilakukan terhadap produk sebelum didistribusikan? Keberlanjutan: menilai apakah manfaat dan pembelajaran yang diambil dapat berlanjut setelah proyek Mohon centang: Memuaskan Apakah dampak jangka panjang proyek yang Tidak memuaskan

diharapkan telah dijelaskan dengan baik, terutama dalam hubungannya dengan tujuan fora dan rencana kerja mendatang? Dapatkah mekanisme tambahan dijalankan untuk mendukung perubahan yang ingin diciptakan oleh proyek? Dapatkah proyek berbuat lebih untuk mendapatkan komitmen dari stakeholder di luar APEC demi kesuksesan proyek? Apakah ada saran lebih lanjut mengenai bagaimana pembelajaran yang dipetik dari proyek ini dapat didiseminasikan dalam APEC, terutama dalam hubungannya dengan apakah proyek dapat direplikasi atau dikembangkan di masa mendatang? Komentar secara keseluruhan atas kualitas proposal: Penilaian kualitas secara keseluruhan: Mohon centang: Memuaskan

Tidak memuaskan

LAMPIRAN F Kriteria Kualitas untuk Penilaian Proyek APEC APEC menilai kualitas proyek dengan menggunakan lima kriteria berikut: Relevansi Keefektifan Efisiensi Dampak; dan Keberlanjutan Kriteria kualitas dinilai sebagai memuaskan, atau tidak memuaskan. Anggota APEC menilai Relevansi melalui tingkat prioritisasi siklus proyek. Nota Konsep yang diminta untuk melengkapi proposal dipertimbangkan untuk mencapai relevansi memuaskan. Sekretariat menilai empat kriteria lainnya pada tahapan proposal lengkap. Proposal harus mencapai nilai minimal 2 untuk masing-masing kriteria agar dipertimbangkan untuk mendapatkan persetujuan dana. Informasi lebih lanjut mengenai setiap kriteria adalah sebagai berikut: Relevansi: Ini melihat pada MENGAPA proyek diusulkan. Relevansi mempertimbangkan sejauh mana proyek dibutuhkan dan sesuai untuk mencapai prioritas dan tujuan kelompok sasaran, ekonomi anggota penerima dan APEC secara keseluruhan. Rencana kerja Komite APEC dan rencana Working Group sub-fora merupakan poin acuan penting bagi apa yang relevan dengan prioritas kelompok. Seberapa valid tujuan proyek? Apakah kegiatan dan output proyek konsisten dengan sasaran proyek secara keseluruhan? Apakah kegiatan dan output proyek konsisten dengan dampak yang diinginkan? Keefektifan: Ini menilai BAGAIMANA proyek akan dilakukan, terutama sebaik apa proyek dapat mencapai tujuannya. Sejauh apa tujuan dapat dicapai? Apakah realistis? Apa nilai tambah APEC? Mengapa ini merupakan proyek yang baik untuk APEC? Berdasarkan masalah yang disasar, apakah pendekatan yang diusulkan merupakan cara yang baik untuk mencapai tujuan, dan apakah pendekatan alternatif lainnya telah dipertimbangkan? Apakah proyek mempertimbangkan dan/atau menjalankan kegiatan APEC sebelumnya dengan tujuan serupa? Efisiensi: Ini juga melihat BAGAIMANA proyek akan dijalankan, terutama mengukur output (jasa, barang) dalam kaitannya dengan input (biaya sumber). Efisiensi mempertimbangkan apakah proyek menawarkan nilai uang dan apakah proyek menggunakan sumber daya dengan biaya paling rendah untuk mencapai hasil yang diinginkan. Apakah kegiatan efisien dalam hal biaya? Apakah kegiatan sesuai dengan panduan anggaran proyek APEC?

 Akankah pendekatan alternatif memberikan hasil yang sama dengan biaya yang lebih rendah? Dampak: Ini mempertanyakan APA yang ingin diubah proyek. Ini mencakup dampak terhadap stakeholder kunci dan keefektifan dalam menjawab nilai-nilai APEC, seperti kesetaraan gender. Dampak akan mempertimbangkan risiko proyek dan manajemen risiko, termasuk dampak yang mungkin timbul dari faktor-faktor eksternal, seperti perubahan dalam hal kondisi perdagangan atau finansial. Perubahan apa yang mungkin terjadi setelah selesainya proyek ini? Perbedaan apa yang akan diciptakan terhadap penerima manfaat yang dituju melalui kegiatan ini? Selain kelompok sasaran, siapa lagi yang mungkin diuntungkan? Adakah efek ganda yang dapat dicapai dari proyek ini? Apa dukungan yang tersedia bagi proyek di luar APEC, dengan mempertimbangkan potensi untuk dukungan ganda fora untuk memperkuat manfaat di luar jangkauan sektor dan wilayah kerja? Cara apa yang akan digunakan untuk mengomunikasikan dan mempromosikan hasil proyek, tidak hanya bagi ekonomi anggota tapi juga stakeholder dan mitra yang diinginkan? Keberlanjutan: Ini melihat apakah manfaat proyek akan berlanjut setelah proyek APEC selesai. Kriteria ini memiliki fokus jangka panjang dibandingkan kriteria lainnya. Apa efek yang diinginkan dari jangka yang lebih panjang? Apakah proyek mempunyai metode untuk memastikan manfaat akan terus berlanjut setelah proyek APEC selesai? Adakah bukti keterlibatan stakeholder kunci? Bagaimana proyek ini memenuhi prioritas Fora dan apakah proyek lanjutan direncanakan?

Lampiran G Laporan Pemantauan Proyek Mohon serahkan melalui Direktur Program Sekretariat APEC setiap tanggal 1 Agustus dan 1 Februari setiap tahunnya. BAGIAN A: Profil proyek Nomor proyek & judul: Periode waktu yang tercakup dalam laporan: Komite/WG/Fora: Nama Pengawas Proyek: Organisasi/Ekonomi BAGIAN B: Update Proyek Jawablah dengan singkat setiap pertanyaan di bawah maksimal 2-3 halaman. Jika Anda telah menyerahkan Laporan Pemantauan sebelumnya, fokuskan pada perkembangan dari laporan terakhir. 1. Status proyek saat ini: Sesuai jadwal: YA / TIDAK Sesuai anggaran: YA / TIDAK Sesuai target untuk memenuhi tujuan proyek: YA / TIDAK Jika TIDAK, berikan rincian: Sejauh apa ketidaksesuaian dengan jadwal, anggaran atau tujuan? Langkah apa yang tengah diambil untuk mengatasi permasalahan? Dukungan apa yang dibutuhkan dari Komite atau Sekretariat? 2. Implementasi: Jelaskan perkembangan mengenai rencana kerja proyek dan tujuan yang diusulkan. Tantangan: Jika tidak tercakup dalam pertanyaan pertama, jelaskan mengenai masalah yang memengaruhi keberhasilan penyelesaian rencana kerja. Bagaimana Anda mengatasi hal ini? Apakah masalah ini berdampak pada jadwal atau anggaran? Bagaimana Komite atau Sekretariat fora dapat membantu mengatasi tantangan semacam ini? Keterlibatan: Jelaskan keterlibatan serta peranan stakeholder dalam pengimplementasian proyek, termasuk fora APEC lainnya, tenaga ahli dan penerima manfaat. Tujuan dan output: Bagaimana hasil proyek sejauh ini (jika ada) dibandingkan dengan hasil yang diharapkan? Apakah output dijalankan tepat waktu dan cukup berkualitas? Tanggal yang diajukan:

3.

4.

5.

HANYA UNTUK SEKRETARIAT APEC Komentar APEC: Apakah manajemen proyek efektif? Bagaimana hal ini dapat diperbaiki? Apakah panduan APEC diikuti?

Lampiran H Laporan Penyelesaian Proyek Mohon serahkan melalui Direktur Program Sekretariat APEC Anda dalam waktu 2 bulan setelah penyelesaian proyek.

BAGIAN A: Profil Proyek Nomor Proyek & judul: Periode waktu yang tercakup dalam laporan: Komite/WG/Fora: Nama Pengawas Proyek: Organisasi/Ekonomi BAGIAN B: Laporan proyek dan refleksi Jawablah dengan singkat setiap pertanyaan di bawah. Bagian B terdiri dari maksimal 2-3 halaman, termasuk pertanyaan dan tabel yang disediakan. 1. Deskripsi proyek: Dalam 3-4 kalimat, jelaskan tentang proyek dan tujuan utamanya. 2. Pencapaian tujuan: Apakah tujuan proyek yang diusulkan tercapai? Jika ya, jelaskan bagaimana. Jika tidak, jelaskan perubahan utama yang ada pada cakupan proyek yang diusulkan. Jabarkan masalah apapun yang mungkin Anda temui sehingga menyebabkan penundaan pelaksanaan kegiatan. 3. Evaluasi: Jelaskan bagaimana Anda mengevaluasi proyek setelah selesai? Berikan rincian hasil evaluasi yang telah dilakukan, jika ada, (misalnya evaluasi partisipasi, peer review publikasi, pengukuran indikator, statistik yang menunjukkan penggunaan output dsb.). Apakah Anda merencanakan evaluasi pasca-kegiatan atau studi penelusuran untuk menilai dampak kegiatan di masa mendatang? 4. Temuan kunci: Jelaskan output utama yang dilakukan di bawah proyek dan outcome lebih luas yang telah dicapai (contohnya outcome peningkatan kapasitas, hasil survey, atau studi kasus yang menggambarkan perubahan kebijakan atau perubahan terhadap standar). Jelaskan bagaimana hal ini berkaitan dengan prioritas strategis dan jangka menengah fora/subfora/working group. Berikan contoh temuan kunci atau pembelajaran dari proyek.

Tanggal yang diajukan:

5. Langkah berikutnya: Jelaskan langkah atau proyek lanjutan yang Anda rencanakan setelah selesainya kegiatan. Apakah hasil kegiatan telah didiseminasikan dan bagaimana caranya? Apa efek terusan (jika ada) dari kegiatan ini? Bagaimana kegiatan ini akan memberikan informasi kepada kegiatan APEC di masa mendatang? 6. Masukan untuk Sekretariat: Apakah Anda memiliki saran untuk manajemen proyek yang lebih efektif ke depannya? Adakah penilaian konsultan, ahli atau peserta yang ingin Anda sampaikan? (Sekretariat menyusun dan meninjau masukan untuk mengidentifikasi tren atas evaluasi manajemen proyek dan/atau sistem komunikasi yang tengah berjalan.) 1. Informasi peserta: Berikan rincian, jika sesuai. Tambahkan baris sesuai kebutuhan. # laki-laki # perempuan Rincian

Ekonomi

Lainnya: 2. Output: Berikan rincian, jika sesuai. Ubah judul atau tambahkan baris sesuai kebutuhan. # direncanakan # workshop / kegiatan # publikasi yang didistribusikan # CD yang didistribusikan # situs web yang dibuat Lainnya: BAGIAN C: Anggaran Lampirkan rincian anggaran proyek yang disediakan APEC, termasuk: Biaya yang direncanakan (menggunakan angka-angka dalam anggaran terakhir yang disetujui) Pengeluaran sebenarnya Nota varians: Penjelasan batas anggaran yang dihabiskan di bawah- atau di atas20% atau lebih. BAGIAN D: Lampiran atau tambahan Mohon lampirkan data berikut. Informasi ini akan membantu kami lebih memahami proyek Anda, mendukung pengawas untuk proyek-proyek yang serupa, serta merencanakan proyek mendatang. # sebenarnya Rincian

Daftar ahli atau konsultan yang digunakan, dengan jabatan pekerjaan dan detail kontak serta dipisahkan berdasarkan gender, jika memungkinkan. Daftar peserta, dengan jabatan pekerjaan dan detail kontak Agenda kegiatan Link kepada situs web atau materi online yang relevan (misal laporan, sumber yang diciptakan) Hasil dari masukan peserta atau evaluasi proyek lainnya (mentah dan/atau dianalisis) Informasi atau sumber relevan lainnya yang akan membantu kami lebih memahami proyek Anda HANYA UNTUK SEKRETARIAT APEC Komentar APEC: Apakah panduan proyek APEC diikuti? Apakah proyek dapat dikelola dengan lebih mudah atau efektif oleh PO?

Lampiran I Panduan mengenai Kriteria Gender untuk Proposal Proyek APEC ISI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. MENGAPA ADA KRITERIA GENDER? BAGAIMANA SAYA MENJAWAB KRITERIA GENDER? BAGAIMANA KRITERIA TERSEBUT DINILAI? PERTANYAAN YANG SERING DITANYAKAN CHECKLIST BANTUAN LEBIH LANJUT MENGAPA ADA KRITERIA GENDER? Pemimpin dan Menteri APEC mengakui gender sebagai tema cross-cutting dalam APEC dan perempuan kritis terhadap pencapaian pembangunan ekonomi yang berkelanjutan di kawasan. Pandangan ini berdasarkan pada pemahaman bahwa partisipasi penuh perempuan dalam aktivitas ekonomi seringkali dihambat oleh hambatan terkait gender dalam akses mereka terhadap sumber daya, termasuk pendidikan dan pelatihan, institusi finansial, mekanisme pengambilan keputusan, dsb. Pada tahun 1999, para Menteri menyetujui Kerangka Kerja Integrasi Perempuan dalam APEC sebagai dokumen kunci yang menegaskan komitmen APEC untuk mengimplementasikan analisis gender, mengumpulkan dan menggunakan data yang dipisahkan menurut jenis kelamin, serta meningkatkan partisipasi perempuan dalam fora dan kegiatan APEC. Pada tahun 2005, Pemimpin APEC kembali mengakui kontribusi signifikan perempuan terhadap pembangunan ekonomi di kawasan dan membuat komitmen untuk memastikan integrasi gender dalam kegiatan di semua fora APEC. Pada tahun 2006 para Menteri meminta agar ekonomi dan fora APEC mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan untuk kegiatan pengarusutamaan gender dalam pekerjaan mereka dan mendorong perempuan untuk berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan. Pada tahun 2011, High Level Policy Dialogue on Women and the Economy yang berlangsung di San Fransisco dibawah keketuaan Menlu Amerika Serikat, mengadopsi Deklarasi yang menyatakan bahwa potensi penuh perempuan untuk berkontribusi pada ekonomi kawasan Asia Pasifik belum diselami. Deklarasi tersebut juga menyambut baik pembentukan APEC Policy Partnership on Women and thr Economy (PPWE) yang mengarus utamakan dan meningkatkan pengaruh kontribusi perempuan terhadap pertumbuhan ekonomi dan membantu pemberdayaan ekonomi perempuan di kawasan, mengarahkannya untuk bekerja sama dengan entitas APEC lainnya untuk menyediakan rekomendasi kebijakan yang efektif untuk perempuan dan ekonomi anggota APEC. Dalam konteks ini, PPWE bergerak sebagai mekanisme kelembagaan yang melapor pada Steering Committe on ECOTECH (SCE) mengenai kegiatan dan outcome gender APEC. Sasaran umum dari PPWE adalah untuk menyediakan hubungan

antara fora APEC, ekonomi APEC, dan Sekretariat APEC untuk memajukan integrasi ekonomi perempuan dalam kawasan APEC untuk kemaslahatan seluruh ekonomi. Untuk melakukan ini secara efektif, PPWE akan melaksanakan delapan kegiatan dasar: Membantu fora APEC and secara aktif bekerja sama dengan fora tersebut untuk mengidentifikasi dan membahas prioritas kesetaraan gender dan perempuan dan isu ekonomi dalam kegiatan mereka, termasuk mengundang Ketua dari sub-fora terkait ke pertemuan PPWE untuk mendiskusikan isu-isu yang relevan dengan masing-masing grup. Mempromosikan dan melaporkan keterwakilan perempuan di APEC dan di dalam masing-masing fora. Menilai penggunaan kriteria kesetaraan gender dalam proposal proyek, pelaporan, dan evaluasi, merevisi kriteria kesetaraan gender, yang sesuai dan memastikan setidaknya satu perwakilan sekretariat dari ekonomi anggota telah mencapai kesetaraan gender yang spesifik dan perempuan dalam keahlian ekonomi pada setiap waktunya. Mengumpulkan dan berbagi pengalaman terbaik dalam integrasi kesetaraan gender diantara fora dan dalam basis tahunan memilih satu topik pengalaman terbaik untuk disampaikan dalam pertemuan PPWE. Mendukung dan melaporkan perkembangan implementasi integrasi gender di dalam masing-masing fora dan diseluruh ekonomi APEC, termasuk tindak lanjut implementasi rekomandasi kebijakan tentang perempuan dan ekonomi yang diminta Kepemimpinan APEC. Secara proaktif melibatkan anggota kunci PPWE, termasuk anggota sektor swasta dan APEC Business Advisory Council (ABAC), khususnya anggota ABAC dari ekonomi tuan rumah APEC untuk dipilih menjadi penasehat PPWE Women and the Economy, serta stakaeholder terkait lainnya, termasuk organisasi internasional, untuk memajukan pemberdayaan ekonomi perempuan di APEC. Bekerja sama/membantu perkembangan proposal proyek dalam wilayah perempuan dalam ekonomi. Memberikan rekomendasi dan wilayah prioritas untuk pemajuan kesetaraan 2. BAGAIMANA SAYA MENJAWAB KRITERIA GENDER? Proposal proyek APEC berisi satu pertanyaan mengenai pertimbangan gender. Untuk menunjukkan proyek akan menguntungkan perempuan, dan terutama tidak akan merugikan perempuan, Anda perlu menjabarkan bahwa apa yang Anda lakukan melibatkan perempuan dan perspektif mereka di dalam perancangan, implementasi dan evaluasi proyek. Bagaimana? Anda dapat menunjukkan bahwa Anda telah melakukan hal ini melalui cara berikut, meskipun tidak terbatas hanya pada cara ini saja: dengan menganalisis jika terdapat kesenjangan gender yang signifikan dalam sektor wilayah kerja proyek Anda dan jika ada, memastikan bahwa setiap hal yang dapat mempengaruhi proyek Anda ditangani melalui kegiatan/input

proyek (Catatan: meskipun kurang umum, analisis dapat mencakup kesenjangan gender yang justru merugikan laki-laki); dan / atau, dengan menjelaskan bagaimana perempuan akan dilibatkan dalam perencanaan proyek, termasuk dalam proses pengambilan keputusan; dan/atau dengan menjelaskan bagaimana konsultasi dilakukan dengan perempuan selama perkembangan proyek; dan/atau dengan menjelaskan proses apa yang sesuai untuk mendorong perempuan secara aktif berpartisipasi dalam implementasi proyek; dan/atau dengan menjelaskan bagaimana hasil proyek akan didiseminasi kepada perempuan, kelompok perempuan, lembaga tinggi, atau instansi pemerintah perempuan; dan/atau dengan menjelaskan bagaimana proyek akan mengumpulkan dan menggunakan data yang dipisahkan menurut jenis kelamin untuk menganalisis dampak dari proyek terhadap perempuan. Untuk menunjukkan bagaimana tujuan proyek Anda memberikan manfaat baik kepada perempuan maupun laki-laki, Anda perlu untuk menjelaskan: bagaimana proyek Anda bertujuan untuk mengimplementasikan atau memfasilitasi atau berkontribusi terhadap tujuan APEC? dan, dalam hal apa proyek memberikan keuntungan atau dampak (jika ada) terhadap perempuan dan laki-laki. Bagaimana? Anda dapat menunjukkan bahwa tujuan proyek Anda akan menguntungkan baik perempuan maupun laki-laki melalui cara berikut, meskipun tidak terbatas hanya pada cara ini saja: Dengan secara khusus menetapkan bagaimana tujuan proyek ini akan mendorong partisipasi perempuan dan laki-laki dalam kegiatan ekonomi, teknis, perdagangan dan bisnis. Sebagai contoh: - Proyek ini akan menyediakan pelatihan sensitif gender bagi perempuan di bidang ekonomi atau teknis di mana konsentrasi perempuan tergolong rendah, sehingga proyek akan memberdayakan perempuan untuk memasuki bidang tersebut. - Dengan menggambarkan bagaimana proyek akan merampingkan proses peraturan bisnis sehingga mendorong usaha kecil dan menengah yang dioperasikan oleh perempuan pindah ke sektor formal. Dengan menggambarkan bagaimana tujuan proyek akan berkontribusi terhadap pemahaman tentang pertimbangan gender (atau analisis gender) dalam tujuan APEC. Sebagai contoh: - Konferensi/penelitian/pelatihan akan meliputi komponen khusus atas isu yang berkaitan dengan perempuan. - Indikator sensitif gender digunakan untuk memantau dampak proyek. - Laporan proyek dan rekomendasi akan berfokus pada hasil jangka panjang terhadap perempuan dan laki-laki.

 Dengan menjelaskan bagaimana proyek akan mendorong partisipasi perempuan dalam APEC. Sebagai contoh: - Proyek akan mengumpulkan dan menggunakan data yang dipisahkan menurut jenis kelamin dari peserta (berdasarkan jenis kelamin, usia dan presendensi perkotaan/pedesaan) 3. BAGAIMANA KRITERIA GENDER DINILAI? Terms of reference PPWE telah membentuka sebuah komite penilaian proyek (Project Assessment Standing Committee/(PASC) untuk membantu Program Director Perempuan dan Ekonomi dalam menilai proposal yang diserahkan ke APEC. PASC akan memberikan saran kepada PD mengenai sejauh mana kriteria gender telah disampaikan dalam proposal proyek. Grup ini akan memfasilitasi bantuan teknis apapun yang dibutuhkan. Setelah berjalan, Sekretariat APEC akan mengirim proposal APEC ke PASC untuk pengulasan lebih lanjut. Dalam menilai respons Anda terhadap kriteria gender, Panel Penilaian Proyek akan melihat bukti bahwa PO telah benar-benar meneliti pertimbangan gender yang relevan dengan proyek. Untuk membuat keputusan mengenai hal ini Panel Penilaian akan mempertimbangkan hal berikut: 1) 2) 3) 4) Apakah proposal menjawab pertanyaan? Apakah proposal memberikan bukti atau contoh? Jika bukti dan contoh tidak digunakan, apakah alasan rasional diberikan? Apakah proposal menunjukkan pemahaman mengenai tujuan Kerangka Kerja bagi Integrasi Perempuan dalam APEC (Framework for the Integration of Women in APEC)?

4.

PERTANYAAN YANG SERING DITANYAKAN T. Saya rasa proyek saya netral gender. Apakah saya masih perlu menjawab kriteria gender? Ya. Pengalaman membuktikan jika dianalisis lebih dalam, sangat sedikit proyek yang benar-benar netral gender. Oleh karena Panel Penilaian Proyek mengerti bahwa tidak semua proyek akan memiliki dampak nyata ataupun manfaat bagi laki-laki dan perempuan, jika Anda pikir proyek ini benar-benar netral gender, Anda harus mendukung pernyataan tersebut dengan bukti. Anda khususnya perlu meyakini bahwa proyek Anda tidak memiliki dampak yang berbeda terhadap laki-laki dan perempuan (kecuali hal ini memang diinginkan dan dirancang untuk mengatasi masalah ketidaksetaraan gender yang ada sebelumnya). Jika Anda menyatakan bahwa proyek Anda netral gender, Anda harus menggunakan statistik atau penelitian untuk mendukung pernyataan tersebut jika memungkinkan.

T. Proyek saya tidak menguntungkan perempuan.... Apakah Anda yakin? Apakah Anda telah melacak secara teliti adanya manfaat bagi perempuan dalam tujuan proyek atau adakah cara mudah bahwa proyek Anda dapat menguntungkan perempuan? Anda harus memastikannya dengan focal point gender sebelum menyerahkan proposal (lihat bagian 6 di bawah untuk rincian).

T. Proyek saya tidak secara spesifik bertujuan untuk menguntungkan perempuan. Akankah saya diberi penilaian rendah? Tidak. Namun demikian, meskipun tujuan ini hanya merupakan bagian kecil dari proyek, Anda harus menunjukkannya. Sementara itu, proyek Anda tidak harus ditargetkan pada perempuan untuk secara sukses menjawab kriteria gender, Panel Penilaian Proyek mencari bukti bahwa pendukung proyek telah mempertimbangkan bagaimana gender relevan dengan proyek. Jadi, jika memungkinkan Anda harus menjelaskan bagaimana proyek memberikan dampak yang berbeda bagi perempuan dan laki-laki, serta bagaimana Anda berusaha mengatasi permasalahan ini. T. Saya tidak dapat menemukan statistik, data, maupun penelitian untuk mendukung respons terhadap kriteria gender. Akankah saya diberi penilaian rendah? Tidak. Anda harus menunjukkan dalam respons Anda bahwa tidak ada data ataupun penelitian pendukung yang tersedia dan apa saja yang telah dilakukan untuk mencari sumber data alternatif (yaitu bagaimana Anda tahu bahwa data tidak tersedia). Anda tetap harus mencoba memberikan alasan rasional atas respons Anda. T. Saya tidak bisa mengumpulkan data yang memisahkan jenis kelamin mengenai proyek saya. Akankah saya diberi penilaian rendah? Tidak. Terkadang tidak memungkinkan atau relevan bagi proyek untuk melakukan hal ini. Namun, Anda harus menjelaskan mengapa untuk menunjukkan kepada Panel Penilaian Proyek bahwa Anda telah memikirkan mengenai hal ini dan menginvestigasinya. 5. CHECKLIST: APAKAH SAYA TELAH MENJAWAB KRITERIA GENDER? Sebelum menyerahkan proposal, Anda harus dapat mencentang kotak-kotak di bawah ini: Saya telah meneliti dan memikirkan bagaimana: Proyek ini memengaruhi perempuan atau dapat menguntungkan perempuan, dan terutama, tidak merugikan perempuan. Bagaimana tujuan proyek memberikan manfaat bagi perempuan. Saya telah menunjukkan hal ini dalam proposal dengan menggunakan bukti dalam bentuk: Contoh Penelitian Statistik Alasan rasional lainnya

6.

BAGAIMANA SAYA BISA MENDAPATKAN BANTUAN LEBIH LANJUT? Bicarakan dengan Focal Point Gender Ekonomi, atau Focal Point Gender Fora Anda

Focal point adalah anggota Jaringan Focal Point APEC. Anda dapat mencari tahu siapa focal point gender ekonomi dan fora Anda melalui Sekretariat APEC atau situs web APEC Information Management Portal: http://member.aimp.apec.org/acms_sites/gfpn/Lists/Contacts/AllItems.aspx

Kosa Kata Jenis kelamin Menunjukkan perbedaan biologis antara laki-laki dan perempuan. (Sex) Gender Menunjukkan hubungan sosial antara laki-laki dan perempuan. Gender mengacu pada hubungan antara laki-laki dan perempuan serta bagaimana hal ini dibangun secara sosial. Peran gender dinamis dan berubah setiap saat. Analisis gender Metodologi untuk mengumpulkan dan memproses informasi mengenai gender. Metode ini memberikan data yang dipisahkan menurut jenis kelamin serta pemahaman mengenai konstruksi sosial peran gender, bagaimana tenaga kerja dibagi dan dinilai. Analisis gender adalah proses analisis informasi untuk memastikan manfaat pengembangan dan sumber daya terarah dengan efektif dan setara baik bagi perempuan maupun laki-laki. Analisis ini juga digunakan untuk mengantisipasi dan menghindari dampak negatif apapun yang mungkin dimiliki proyek terhadap perempuan atau terhadap hubungan gender. Analisis gender dilakukan melalui berbagai alat dan kerangka kerja. Kesadaran gender Suatu pemahaman bahwa ada perbedaan yang ditentukan secara sosial antara perempuan dan laki-laki berdasarkan perilaku, yang mempengaruhi kemampuan mereka mengakses dan mengatur sumber daya. Kesadaran ini perlu diterapkan melalui analisis gender ke dalam proyek, program dan kebijakan. Data yang Data yang menunjukkan perbedaan antara situasi perempuan dan lakidipisahkan laki, serta anak perempuan dan laki-laki. Data yang dipisahkan menurut gender menurut gender dibutuhkan untuk analisis gender yang baik. (atau data yang dipisahkan menurut jenis kelamin) Pembagian gender Siapa (perempuan atau laki-laki, muda atau tua) melakukan apa dalam tenaga kerja hal jenis pekerjaan, seperti pekerjaan produktif di pabrik, di kantor, dan di lapangan; pekerjaan reproduktif seperti memasak, membersihkan, dan merawat anggota keluarga; serta aktivitas komunitas seperti menghadiri pertemuan. Kesetaraan gender Hasil dari tidak adanya diskriminasi berdasarkan jenis kelamin seseorang dalam peluang, dalam alokasi sumber daya atau manfaat, serta dalam akses terhadap layanan Keadilan gender Kesetaraan dan keadilan dalam distribusi serta hasil dari manfaat dan tanggung jawab antara perempuan dan laki-laki. Program dan kebijakan berspesifikasi perempuan seringkali dibutuhkan untuk memperbaiki ketidaksetaraan yang ada. Pengarusutamaan Proses untuk memastikan bahwa perempuan dan laki-laki memiliki gender akses dan kontrol yang setara terhadap sumber daya, manfaat pembangunan serta pengambilan keputusan, pada setiap tahap proses pembangunan dan di semua proyek, program serta kebijakan pemerintah. Netral gender Hanya dapat ditentukan setelah dilakukannya analisis gender yang teliti, serta dampak ekonomi, sosial dan demografis terhadap

perempuan dan laki-laki telah diketahui dan dapat ditentukan secara kuantitas dan kualitas bahwa dampak untuk setiap tindakan adalah sama. Perencanaan Proses perencanaan program dan proyek pembangunan yang sensitif gender (atau gender serta yang memperhitungkan dampak peranan dan kebutuhan perencanaan gender dari perempuan dan laki-laki dalam komunitas atau sektor sensitif gender) sasaran. Anggaran Penerapan pengarusutamaan gender dalam proses penganggaran. Ini responsif gender berarti penilaian anggaran dilakukan berdasarkan gender, dengan menggabungkan perspektif gender dalam setiap level proses penganggaran serta merestrukturisasi pendapatan dan pengeluaran untuk mendukung kesetaraan gender. Peran gender Perilaku dalam masyarakat/komunitas yang mengondisikan kegiatan, tugas atau tanggung jawab sebagai maskulin dan feminin. Peran gender dapat diubah dan dipengaruhi oleh usia, kelas, ras, etnis, agama, serta oleh lingkungan geografis, ekonomi dan politis. Baik perempuan maupun laki-laki memainkan peranan ganda dalam masyarakat. Perempuan seringkali memiliki peranan reproduktif, produktif dan pengelola komunitas. Laki-laki lebih berfokus pada peran produktif dan politik komunitas. Sensitif gender Mengacu pada berbagai situasi, peran, kebutuhan, dan kepentingan (atau responsif perempuan, laki-laki, serta anak perempuan dan laki-laki. gender) Peran produktif Kegiatan yang dilakukan laki-laki dan perempuan untuk menghasilkan barang dan jasa untuk penjualan, pertukaran, atau untuk memenuhi kebutuhan penghidupan keluarga. Sebagai contoh, dalam agrikultur, aktivitas produktif meliputi penanaman, penyiangan, peternakan hewan. Peran reproduktif Aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan reproduksi angkatan kerja masyarakat. Ini meliputi melahirkan anak, membesarkan anak, merawat anggota keluarga seperti orang tua, anak dan pekerja. Tugas ini tidak dibayar dan sebagian besar dilakukan perempuan. Segregasi Segregasi horizontal mengacu pada distribusi perempuan dan laki-laki pekerjaan (vertikal dalam pekerjaan. dan horizontal) Segregasi vertikal mengacu pada distribusi laki-laki dan perempuan dalam hierarki pekerjaan dalam hal status dan pekerjaan. Beban lipat tiga Mengacu pada fakta bahwa perempuan cenderung bekerja lebih panjang serta lebih terfragmentasi daripada laki-laki karena mereka biasanya terlibat dalam tiga peranan gender yang berbeda yaitu reproduktif, produktif dan pekerjaan komunitas.

Lampiran J Lembar Proyek Multi-Tahun Untuk kriteria dan prosedur proyek multi-tahun, lihat bab 4, 4-48 Lampiran ini berisi template lembar berikut: 1. Template Nota Konsep Proyek Multi-Tahun 2. Template Proposal Proyek Multi-Tahun 3. Template Laporan Pemantauan bulan Agustus Proyek Multi-Tahun 4. Template Laporan Penyelesaian Proyek Multi-Tahun

Nota Konsep Proyek Multi-Tahunan APEC Mohon serahkan melalui Direktur Program Sekretariat APEC. Nota konsep yang lebih dari 6 halaman (termasuk halaman judul dan anggaran) atau tidak lengkap tidak akan dipertimbangkan. Judul proyek dan nomor: Sumber dana (Pilih salah satu): Komite/WG/Subfora/Satuan Tugas: Ekonomi APEC yang mengajukan: Ekonomi Co-sponsor: Stakeholder non-APE C lainnya: Perkiraan tanggal mulai: Perkiraan tanggal selesai: Total dana yang diajukan kepada APEC (US$) Total dana yang cofunded APEC (US$) Total biaya proyek (APEC + Co-funding) (US$)\

Akun Operasional

Akun Khusus TILF

Dana Dukungan APEC

% co-funding dari total biaya proyek:

Dana APEC: estimasi Tahun jadwal pembayaran Pertama (dana dapat ditarik dalam masa maksimal lima tahun)

Tahun Kedua

Tahun Ketiga

Tahun Keempat

Tahun Kelima

Informasi dan Pernyataan Pengawas Proyek: Nama: Judul: Organisasi: Alamat pos: Tel: Faks:

Surel:

Sebagai Pengawas Proyek dan atas nama Organisasi diatas, saya menyatakan bahwa pengajuan ini telah dipersiapkan sesuai dengan Buku Panduan Proyek APEC dan pengembangan proyek akan patuh dengan Buku Panduan. Kegagalan untuk melakukan ini dapat berujung pada BMC menolak atau membatalkan pendanaaan

dan/atau persetujuan proposal. Saya memahami bahwa dana apapun yang disetujui diberikan berdasarkan informasi pada tabel dana dokumen, jika terjadi inkonsistensi dalam dokumen. ---------------------------------------------------------------------------------------------------Nama Pendukung Proyek Tanggal:

Sinopsis Proyek 20. Ringkasan: Jelaskan mengenai proyek dalam kurang dari 200 kata. Ringkasan Anda harus meliputi topik proyek, rencana kegiatan dan gambaran rencana waktu, lokasi, dan kegiatan. 21. Relevansi: Mengapa APEC harus mengambil proyek ini? Tantangan atau peluang apa yang akan disasar proyek ini dan mengapa hal ini penting? [1/2 halaman] 22. Tujuan: Jelaskan 2-3 tujuan utama proyek. (misalnya, untuk menciptakan suatu kerangka kerja untuk...; membantu peserta untuk...; berbagi pengalaman dalam...; memperkuat pemahaman mengenai...; dsb.) [1/4 hingga 1/2 halaman] 23. Pendekatan Multi-Tahunan: Jelaskan mengapa proyek ini dapat dilakukan dengan baik melalui pendekatan multi-tahunan. Mengapa dana Proyek MultiTahunan APEC adalah sumber terbaik untuk pendanaan proyek ini? [1/4 hingga S1/2 halaman] 24. Hubungan:Jelaskan keterlibatan fora APEC lainnya, dan organisasi lainnya yang relevan, serta hubungan dengan kegiatan APEC sebelumnya: Fora lainnya: Peran apa yang akan mereka mainkan dalam perencanaan dan implementasi proyek? Bagaimana mereka akan berbagi manfaat? Stakeholder non-APEC: Bagaimana peran stakeholder lainnya dalam perencanaan dan implementasi proyek? Bagaimana mereka akan berbagi manfaat? Kegiatan sebelumnya: Bagaimana proyek ini membangun inisiatif yang pernah ada maupun yang sedang berjalan dari APEC ataupun organisasi lainnya, namun bukan merupakan duplikasi? Keunggulan komparatif APEC: Mengapa APEC menjadi sumber dana terbaik untuk proyek ini? [1/2 sampai 1 halaman. Jawaban dapat diambil atau diadaptasi dari Nota Konsep] 25. Metodologi: Bagaimana Anda merencanakan implementasi proyek? Pada bagian ini, jelaskan: Rencana kegiatan awal: ringkasan kegiatan kunci dan pelaksanaan dalam masa waktu proyek multi-tahunan, termasuk:

Estimasi waktu dan tanggal Penerima manfaat dan bagaimana hasil atau manfaat akan dibagi atau dikomunikasikan. Pemantauan dan Evaluasi: Apa indikator yang akan digunakan untuk mengetahui apakah proyek ini berada di jalur yang benar (pemantauan) dan berhasil memenuhi tujuannya (evaluasi)? Informasi apa yang akan Anda kumpulkan (misalnya masukan dari stakeholder, kunjungan situs web, statistik peserta dsb.) serta bagaimana cara mengumpulkannya (misalnya pertemuan, survei, wawancara, peer review, catatan ulasan)? [1/2 halaman] o o

Anggaran: Lengkapi anggaran dibawah, dengan jumlah total melebihi periode penuh proyek (3 hingga 5 tahun). Mohon konsultasikan Buku Panduan Proyek APEC untuk pengeluaran yang layak dan Kriteria Proyek Multi-Tahunan APEC. Mohon tambahkan perhitungan, catatan, atau penjelasan yang dapat membantu pengulas memahami anggaran proyek. Semua angka dalam USD Tenaga Kerja Langsung Pendanaan APEC Co-Funding Catatan/Perhitungan Perkirakan biaya tenaga kerja disini. Ini termasuk peneliti, kontraktor, konsultan, staf sekretariat, atau penerjemah. Perkirakan biaya honor yang disediakan sepanjang proyek. Catat bahwa honor yang diperbolehkan untuk masing-masing ahli dibatasi hingga 1,500 USD. Perkirakan biaya perjalanan (biaya pesawat dan uang harian) untuk peserta untuk menghadiri kegiatan yang direncanakan selama proyek. Berikan rincian estimasi untuk biaya perjalanan (biaya pesawat dan uang harian) untuk peserta yang menghadiri kegiatan yang direncanakan selama proyek. Perkirakan persyaratan ketuanrumahan acara,

Honor Pembicara (pejabat pemerintah tidak diperbolehkan)

Perjalanan (Pembicara, Tenaga Ahli, Peneliti)

Perjalanan (Peserta)

Anggaran lainnya Biaya Kegiatan Proyek

Publikasi/distribusi

Peralatan atau materi khusus Total

termasuk biaya komunikasi, sewa ruang, dan produksi materi untuk kegiatan proyek yang terencana Catat bahwa APEC tidak akan mendanai pemeliharaan situs atau publikasi yang merupakan kumpulan Powerpoint. APEC menganjurkan publikasi elektronik Biaya materi khusus apa pun harus dijelaskan disini.

Proposal Proyek Multi-Tahunan APEC Mohon serahkan melalui Direktur Program Sekretariat APEC terkait. Proposal tidak boleh lebih dari 14 halaman, termasuk halaman judul. Anggaran diserahkan menggunakan template excel Anggaran Proyek Multi-Tahunan Judul proyek dan nomor: Sumber dana (Pilih salah satu): Komite/WG/Subfora/Satuan Tugas: Ekonomi APEC yang mengajukan: Ekonomi Co-sponsor: Stakeholder non-APE C lainnya: Perkiraan tanggal mulai: Perkiraan tanggal selesai: Total dana yang diajukan kepada APEC (US$) Total dana yang cofunded APEC (US$) Total biaya proyek (APEC + Co-funding) (US$)\

Akun Operasional

Akun Khusus TILF

Dana Dukungan APEC

% co-funding dari total biaya proyek:

Dana APEC: estimasi Tahun jadwal pembayaran Pertama (dana dapat ditarik dalam masa maksimal lima tahun)

Tahun Kedua

Tahun Ketiga

Tahun Keempat

Tahun Kelima

Informasi dan Pernyataan Pengawas Proyek: Nama: Judul: Organisasi: Alamat pos: Tel: Faks:

Surel:

Sebagai Pengawas Proyek dan atas nama Organisasi diatas, saya menyatakan bahwa pengajuan ini telah dipersiapkan sesuai dengan Buku Panduan Proyek APEC dan

pengembangan proyek akan patuh dengan Buku Panduan. Kegagalan untuk melakukan ini dapat berujung pada BMC menolak atau membatalkan pendanaaan dan/atau persetujuan proposal. Saya memahami bahwa dana apapun yang disetujui diberikan berdasarkan informasi pada tabel dana dokumen, jika terjadi inkonsistensi dalam dokumen. ---------------------------------------------------------------------------------------------------Nama Pengawas Proyek Tanggal:

Rincian Proyek Jawablah setiap pertanyaan dengan singkat. Panjang halaman yang disarankan disediakan sebagai panduan. Proposal tidak boleh lebih dari 12 halaman, termasuk anggaran dan halaman judul. Bagian A: Relevansi terhadap APEC (Jawaban untuk pertanyaan 1-5 dapat diambil dari atau disesuaikan dari Nota Konsep) 26. Ringkasan: Jelaskan mengenai proyek dalam kurang dari 200 kata. Ringkasan Anda harus meliputi topik proyek, rencana kegiatan dan gambaran rencana waktu, lokasi, dan kegiatan. 27. Relevansi: Mengapa APEC harus mengambil proyek ini? Tantangan atau peluang apa yang akan disasar proyek ini dan mengapa hal ini penting? [1/2 halaman] 28. Tujuan: Jelaskan 2-3 tujuan utama proyek. (misalnya, untuk menciptakan suatu kerangka kerja untuk...; membantu peserta untuk...; berbagi pengalaman dalam...; memperkuat pemahaman mengenai...; dsb.) [1/4 hingga 1/2 halaman] 29. Pendekatan Multi-Tahunan: Jelaskan mengapa proyek ini dapat dilakukan dengan baik melalui pendekatan multi-tahunan. Mengapa dana Proyek MultiTahunan APEC adalah sumber terbaik untuk pendanaan proyek ini? [1/4 hingga S1/2 halaman] 30. Untuk aplikasi Akun Khusus TILF: Jelaskan secara singkat bagaimana proyek ini akan berkontribusi terhadap liberalisasi dan fasilitasi perdagangan dan investasi APEC mengacu pada bagian tertentu dari Osaka Action Agenda (Bab 1, Bagian C dan, jika memungkinkan, Bab 2). Untuk aplikasi Dana Dukungan APEC (ASF): Jelaskan secara singkat bagaimana proyek akan mendukung kebutuhan capacity building dari ekonomi berkembang APEC, dan bagaimana cara kerjanya. [1/4 halaman] BAGIAN B: Dampak Proyek 31. Output dan Penerima Manfaat: a. Jelaskan mengenai output (misalnya workshop, simposium, makalah penelitian, praktik terbaik dsb.) b. Jelaskan siapa yang akan menjadi peserta proyek dan pengguna langsung output. Sertakan pula penjelasan mengenai bagaimana output proyek ini akan membantu para penerima manfaat. [kurang dari 1/2 halaman] 32. Diseminasi: Jelaskan rencana diseminasi hasil dan/atau output proyek, meliputi:

Angka, formula dan isi dari publikasi apapun (Catatan: APEC tidak akan membiayai pemeliharaan atau publikasi situs web yang merupakan kumpulan slide PowerPoint. APEC mendorong publikasi elektronik.) Kelompok sasaran Keinginan untuk menjual output yang muncul dari proyek ini. [kurang dari 1 halaman] 33. Gender: Langkah apa yang akan diambil untuk memastikan partisipasi dan keterlibatan laki laki dan perempuan dalam proyek ini? Bagaimana tujuan proyek ini dapat menguntungkan perempuan? [kurang dari 1/2 halaman]

BAGIAN C: Keefektifan Proyek 34. Rencana kerja: Berikan jangka waktu dari kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan Anda. Masing-masing mencakup: Bagaimana hal ini akan dilakukan dan bagaimana anggota ekonomi, penerima manfaat & lainnya akan terlibat. Output terkait untuk langkah tertentu (misalnya kontrak, agenda, daftar peserta, workshop, laporan) [1-3 halaman. Jawaban dapat diambil atau diadaptasi dari Nota Konsep] 35. Risiko: Risiko apa yang mungkin terjadi dalam pengimplementasian proyek dan bagaimana mengelolanya? [1/2 sampai 1 halaman, tergantung pada sifat/ kompleksitas proyek] 36. Pemantauan dan Evaluasi: Bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan proyek? Secara spesifiK; a. Pemantauan: Apa indikator yang akan digunakan untuk mengetahui apakah proyek ini berada di jalur yang benar? Struktur pemantauan dan manajemen apa yang harus ada bentuk untuk memastikan proyek mencapai target, dan tetap relevan dengan prioritas APEC dan fora? Apa proses atau mekanisme yang akan Anda gunakan untuk memperbaharui rancangan dan kegiatan proyek jika dibutuhkan? b. Evaluasi: Bagaimana Anda dapat mengetahui bahwa proyek Anda berhasil mencapai tujuan-tujuannya? c. Informasi apa yang akan Anda kumpulkan (misalnya masukan dari stakeholder, kunjungan situs web, statistik peserta dsb.) serta bagaimana cara mengumpulkannya (misalnya pertemuan, survei, wawancara, peer review, catatan ulasan)? [1/2 halaman] 37. Hubungan:Jelaskan keterlibatan fora APEC lainnya, dan organisasi lainnya yang relevan, serta hubungan dengan kegiatan APEC sebelumnya: Fora lainnya: Peran apa yang akan mereka mainkan dalam perencanaan dan implementasi proyek? Bagaimana mereka akan berbagi manfaat?

Stakeholder non-APEC: Bagaimana peran stakeholder lainnya dalam perencanaan dan implementasi proyek? Bagaimana mereka akan berbagi manfaat? Kegiatan sebelumnya: Bagaimana proyek ini membangun inisiatif yang pernah ada maupun yang sedang berjalan dari APEC ataupun organisasi lainnya, namun bukan merupakan duplikasi? Keunggulan komparatif APEC: Mengapa APEC menjadi sumber dana terbaik untuk proyek ini? [1/2 sampai 1 halaman. Jawaban dapat diambil atau diadaptasi dari Nota Konsep] 38.Manajemen Proyek: Jelaskan mengenai manajemen proyek dan pengaturan supervisi (misal pengaturan pengawasan, steering committee, pertemuan, dll). Apa tanggung jawab yang diharapkan dari co-sponsor dan fora APEC lainnya? Mekanisme apa yang akan diciptakan untuk memastikan kesuksesan proyek jika PO berubah pada masa proyek? [kurang dari 1/2 halaman] BAGIAN D: Kesinambungan Proyek 39. Kesinambungan: Jelaskan bagaimana proyek akan terus memiliki dampak setelah pendanaan APEC selesai. Bagaimanakah stakeholder dan penerima manfaat akan didukung untuk menjalankan hasil dan pelajaran dari proyek? Setelah proyek selesai, apa langkah selanjutnya yang mungkin dijalankan untuk membangun output dan hasil? Bagaimana Anda mencoba meyakinkan langkah mendatang ini akan dijalankan? [kurang dari 1 halaman] 40. Pengawas Proyek: Siapa yang akan mengawasi proyek termasuk perekrutan kontraktor dan memastikannya sukses? Masukkan nama dan biografi singkat PO serta kontak yang bertanggung jawab atas proyek ini. [kurang dari 1/2 halaman] BAGIAN E: Efisiensi Proyek 41. Anggaran: Lengkapi anggaran dan nota anggaran proyek sesuai template pada BAGIAN F dari formulir ini. Anggaran harus mencakup asumsi perhitungan (misalnya biaya unit) serta kontribusi pendanaan pribadi. Mengaculah kepada Buku Panduan Proyek APEC untuk pengeluaran yang memenuhi persyaratan. 42. Efisiensi Biaya: Tekankan bagaimana proyek menawarkan nilai uang maksimal kepada APEC. Bagaimana cara proyek memaksimalkan penggunaan sumber dana yang efisien? [1/4 sampai 1/2 halaman] 43. Jadwal Penarikan: Berikan jadwal untuk penarikan dana APEC yang diajukan. 44. Tenaga Kerja Langsung: Berikan informasi untuk posisi yang didanai APEC termasuk tugas umum, jumlah jam kerja dan siapa yang akan dikontrak, jika telah diketahui. (Tidak dibenarkan untuk mengontrak staf dari organisasi Anda sendiri atau pegawai pemerintah).

45. Keringanan: Berikan rincian permintaan keringanan apapun dari aturan keuangan APEC, dengan penjelasan (misal dari pesyaratan lelang, untuk pembayaran awal, pembayaran penerjemah simultan) dalam catatan nota di tabel anggaran, atau dibawah jika keringanan membutuhkan penjelasan yang lebih rinci.

Anggaran Proyek Multi-Tahunan APEC (CATATAN: Bagan ini hanya menggunakan template Excel) Semua angka dalam USD Nama Proyek : Nomor Proyek : Tanggal Penyerahan : Tahun Anggaran : Dana APEC yang Anggaran digunakan Rencana MultiTahunan APEC Tenaga kerja 0 langsung Honor pembicara 0 (pegawai pemerintah tidak memenuhi syarat) Upah penerjemah 0 Upah klerik jangka pendek Upah kontraktor (termasuk Peneliti) Upah sekretaris kontraktor Perjalanan (Pembicara, Ahli, Peneliti) Uang harian (termasuk akomodasi dan 75% pembayaran tambahan) Tiket pesawat 0 0 untuk referensi. Anggaran harus diserahkan

Rencana MultiTahunan CoFunding 0 0

Pengeluaran Varian Nyata APEC

Catatan

0 0

0%

0 0 0

0 0 0

0 0

0 0

0 0 0%

0 0

0 0 0%

Perjalanan untuk 0 Peserta (hanya dari ekonomi layak jalan. Hanya peserta yang aktif) Uang Harian 0 (termasuk

akomodasi dan 75% pembayaran tambahan) Tiket pesawat (hanya kelas ekonomi) Hal lainnya Publikasi/distribusi laporan Peralatan atau materi khusus (mohon jelaskan) Fotokopi

0 (# salinan) 0

0%

0 0

0 0

Komunikasi 0 (telepon, faks, surat, kurir) Hosting (sertakan 0 rincian, seperti sewa ruangan, alat tulis) TOTAL 0

0%

Ringkasan Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0% 0% 0% 0% 0% 0%

CATATAN: Tabel Anggaran ini harus diserahkan dalam format Excel. Tabel akan langsung mengkalkulasi perbaharuan masing-masing anggaran. Tabel juga akan mencakup data hingga lima tahun, sehingga ada ringkasan lengkap mengenai anggaran proyek dalam satu lokasi. Hubungi PD Anda atau kunjungan halaman Projects di situs APEC untuk mendapatkan versi excel dari tabel diatas. Laporan Pemantauan Proyek

Mohon serahkan melalui Direktur Program Sekretariat APEC setiap tanggal 1 Agustus setiap tahunnya.Mohon diingat bahwa laporan ini akan digunakan untuk menentukan pendanaan Anda tahun depan. BAGIAN A: Profil proyek Nomor proyek & judul: Periode waktu yang tercakup dalam laporan: Komite/WG/Fora: Nama Pengawas Proyek: Organisasi/Ekonomi Tanggal yang diajukan:

BAGIAN B: Update Proyek Jawablah dengan singkat setiap pertanyaan di bawah. Bagian B maksimal 4-5 halaman. Fokuskan pada perkembangan dari laporan terakhir, atau sejak proyek dimulai. 7. Status proyek saat ini: Sesuai jadwal: YA / TIDAK Sesuai anggaran: YA / TIDAK Sesuai target untuk memenuhi tujuan proyek: YA / TIDAK Jika TIDAK, berikan rincian: Sejauh apa ketidaksesuaian dengan jadwal, anggaran atau tujuan? Langkah apa yang tengah diambil untuk mengatasi permasalahan? Dukungan apa yang dibutuhkan dari Komite atau Sekretariat? Relevansi: Apakah proyek terus menjadi prioritas tinggi bagi fora dan agenda luas APEC? Bagaimana memverifikasi agenda ini? Jika TIDAK, apa alasan berkurangnya relevansi dan/atau prioritas dan bagaimana proyek ini harus bergerak kedepannya? Implementasi: Jelaskan perkembangan mengenai rencana kerja proyek dan tujuan yang diusulkan. Bagaiaman stakeholders dan fora lain telah dilibatkan?

8.

9.

10. Tantangan: Jika tidak tercakup dalam pertanyaan pertama, jelaskan mengenai masalah yang memengaruhi keberhasilan penyelesaian rencana kerja. Bagaimana Anda mengatasi hal ini? Apakah masalah ini berdampak pada jadwal atau anggaran? Bagaimana Komite atau Sekretariat fora dapat membantu mengatasi tantangan semacam ini? 11. Tujuan dan output: Bagaimanakah hasil dari proyek hingga saat ini (jika ada) dibandingkan dengan hasil yang diharapkan? Apakah output dicapai tepat waktu dan cukup berkualitas? Apakah stakeholder yang benar dan peserta telah dilibatkan? (Anda dapat mengacu pada Bagian C, jika sesuai) 12. Pemantauan dan penilaian: Jelaskan kegiatan pemantauan dan penilaian yang dilakukan atau dimulai pada tahun sebelumnya. Bagaimanakah informasi dikumpulkan? Jelaskan hasil

atau temuan apapun, jika tidak tercakup pada pertanyaan kelima. Apa pembelajaran kunci yang dapat dipetik? BAGIAN C: Informasi peserta dan output 5. Informasi peserta: Mohon berikan rincian, jika sesuai, mengenai peserta dalam segala kegiatan atau studi yang dilaksanakan sepanjang tahun. Isilah dalam tabel jika diperlukan. Kegiatan/Aktivitas Ekonomi #laki-laki #perempuan Rincian

Lain-lain

Berikan komentar mengenai komposisi peserta: dalam hal ekonomi, fora, campuran gender, latar belakang, keahilan, dll. Apakah Anda merasa orang-orang yang tepat berpartisipasi, dan dalam cara yang benar? 6. Output: Mohon berikan rincian, jika sesuai, output sepanjang tahun terakhir (misal jumlah workshop, publiksi, situs web, CD, dll). Perubahan judul atau isian tabel sesuai kebutuhan. Tipe Output #terencana #nyata Rincian

BAGIAN D: Anggaran Lampirkan rincian anggaran tahunan proyek yang didanai APEC hingga saat ini, meliputi: Pengeluaran nyata versus biaya yang direncanakan (menggunakan angka anggaran yang terbaru disetujui) Varian catatan: Sebagai penjelasan anggaran yang digunakan kurang dari atau lebih dari 20% anggaran

Anggaran yang direncanakan untuk tahun berikutnya: untuk disetujui oleh APEC.

BAGIAN E: Lampiran dan tambahan Anda memiliki pilihan untuk melampirkan hal-hal berikut. Informasi ini akan memberikan kita pemahaman yang lebih baik dan mendukung proyek Anda, mendukung pengawas dari proyek yang serupa dan merencanakan proyek-proyek kedepan. Daftar peserta, tenaga ahli, atau konsultan proyek, bersama jabatan dan informasi kontak) Agenda kegiatan Hubungan dengan situs web yang relevan atau materi online (misal laporan, sumber yang diciptakan) Hasil dari masukan peserta atau evaluasi proyek lainnya (mentah dan/atau yang telah dianalisa) Informasi relevan lainnya atau sumber yang dapat membantu kami mempelajari proyek Anda dengan lebih baik

UNTUK SEKRETARIAT APEC: Komentar APEC: Apakah manajemen proyek efektif? Bagaimanakah agar dapat ditingkatkan? Apakah panduan APEC dipatuhi? Apakah proyek masih relevan dengan prioritas APEC dan sub-fora?

Laporan Penyelesaian Proyek Mohon serahkan melalui Direktur Program Sekretariat APEC Anda dalam waktu 2 bulan setelah penyelesaian proyek.

BAGIAN A: Profil Proyek Nomor Proyek & judul: Periode waktu yang tercakup dalam laporan: Komite/WG/Fora: Nama Pengawas Proyek: Organisasi/Ekonomi BAGIAN B: Laporan proyek dan refleksi Jawablah dengan singkat setiap pertanyaan di bawah. Bagian B terdiri dari maksimal 4-5 halaman, termasuk pertanyaan dan tabel yang disediakan (anggaran dan lampiran bisa ditambahkan). 1. 2. Deskripsi proyek: Dalam 4-5 kalimat, jelaskan tentang proyek dan tujuan utamanya. Relevansi: Apakah proyek tetap menjadi prioritas tinggi bagi fora terkait dan agenda luas APEC? Bagaimana agenda ini diverifikasi? Jika tidak, apakah alasan terjadinya pengurangan relevansi dan/atau prioritas dan penyesuaian apa yang dibuat sebagai respon? Pencapaian tujuan: Apakah tujuan proyek yang diusulkan tercapai dan bagaimana prioritas strategis fora disampaikan. Jabarkanperubahan besar dari proyek yang Anda ajukan atau masalah apapun yang Anda temui dan bagaimana Anda mengatasinya. 4. Evaluasi: Jelaskan bagaimana Anda mengevaluasi proyek setelah selesai dan berikan rincian hasil evaluasi yang telah dilakukan, jika ada, (misalnya evaluasi partisipasi, peer review publikasi, pengukuran indikator, statistik yang menunjukkan penggunaan output dsb.). 5. Hubungan: Jelaskan keterlibatan fora APEC lainnya dan stakeholders non-APEC. Bagaimana perkembangan keterlibatan mereka dan bagaimana hal tersebut konsisten dengan harapan? 6. Temuan kunci, hasil, atau pembelajaran: Jabarkan dua atau tiga contoh dari proyek. Ini dapat meliputi kombinasi: hasil survei atau studi kasus, pandangan dari peserta atau tenaga ahli, rekomendasi kebijakan, halangan perkembangan sebuah isu, pandangan tentang proses proyek, dll.

Tanggal yang diajukan:

3.

7. Langkah berikutnya: Jelaskan langkah atau proyek lanjutan yang Anda rekomendasikan. Apakah Anda telah merencanakan atau memulai ini? Apa peran yang dapat dimainkan APEC dalam tindak lanjut ini? 8. Masukan untuk Sekretariat: Apakah Anda memiliki saran untuk manajemen proyek yang lebih efektif ke depannya? Adakah penilaian konsultan, ahli atau peserta yang ingin Anda sampaikan? Pembelajaran yang perlu diperhatikan oleh APEC atau PO lainnya? (Sekretariat menyusun dan meninjau masukan untuk mengidentifikasi tren atas evaluasi manajemen proyek dan/atau sistem komunikasi yang tengah berjalan.) 9. Informasi peserta: Berikan rincian jumlah peserta sejak proyek dimulai, jika sesuai. Tambahkan baris sesuai kebutuhan. Jawab pertanyaan dibawah tabel. Ekonomi # laki-laki # perempuan Rincian

Lainnya:

Berikan komentar mengenai komposisi peserta: Apakah Anda merasa orang-orang yang tepat berpartisipasi, dan dalam cara yang benar? Pertimbangkan hal ekonomi, fora, campuran gender, latar belakang, keahilan, dll. Bagaimana agar kualitas dan komposisi peserta dapat ditingkatkan? Apakah rencana proyek diantaranya bekerja sama dengan kelompok inti yang sama dalam periode yang diperpanjang, dan apakah ini berhasil? Jika peserta berubah seiring waktu, bagaimanakah ini berdampak pada proyek?

10.Output: ohon berikan rincian, jika sesuai, output sepanjang tahun terakhir (misal jumlah workshop, publiksi, situs web, CD, dll). Perubahan judul atau isian tabel sesuai kebutuhan. Tipe Output #terencana #nyata Rincian

Komentar output: Apakah bentuk dan kualitas output sesuai harapan? Apakah output diterima dengan baik oleh penerima manfaat? Apakah ada bukti bahwa output telah digunakan oleh penerima manfaat sesuai rencana? (Anda dapat melihat pertanyaan empat pada Penilaian Proyek, dan hasilnya, jika sesuai) BAGIAN C: Anggaran Lampirkan rincian anggaran proyek yang disediakan APEC, termasuk: Biaya yang direncanakan (menggunakan angka-angka dalam anggaran terakhir yang disetujui) Pengeluaran sebenarnya Nota varians: Penjelasan batas anggaran yang dihabiskan di bawah- atau di atas20% atau lebih. BAGIAN D: Lampiran atau tambahan Mohon lampirkan data berikut. Informasi ini akan membantu kami lebih memahami proyek Anda, mendukung pengawas untuk proyek-proyek yang serupa, serta merencanakan proyek mendatang. Daftar ahli atau konsultan yang digunakan, dengan jabatan pekerjaan dan detail kontak serta dipisahkan berdasarkan gender, jika memungkinkan. Daftar peserta, dengan jabatan pekerjaan dan detail kontak Agenda kegiatan Link kepada situs web atau materi online yang relevan (misal laporan, sumber yang diciptakan) Hasil dari masukan peserta atau evaluasi proyek lainnya (mentah dan/atau dianalisis) Informasi atau sumber relevan lainnya yang akan membantu kami lebih memahami proyek Anda HANYA UNTUK SEKRETARIAT APEC Komentar APEC: Apakah panduan proyek APEC diikuti? Apakah proyek dapat dikelola dengan lebih mudah atau efektif oleh PO?

Lampiran K Prinsip Pengadaan Proyek APEC Buku Panduan Proyek APEC memberikan prinsip pemandu mengenai kebijakan pengadaaan APEC. Prinsip-prinsip ini memastikan integritas pengadaan dan proses kontrak melalui promosi persaingan yang adil dan terbuka, dan pada saat yang sama meminimalisir resiko konflik kepentingan dan eksposur terhadap penipuan dan kolusi. Prinsip-prinsip ini bertujuan untuk memberikan keseimbangan antara ketaatan yang hati-hati terhadap pengadaan yang baik dan prinsip kontrak bersama dengan pendekatan untuk mengatur potensi konflik kepentingan, tanpa menambah beban PO dalam melaksanakan pengadaan dan proses kontrak. Pengadaan APEC harus didasarkan pada prinsip pemandu berikut ini: Nilai Uang dan Keterbukaan (Kompetitif, Jelas, Efektif) Lelang terbuka dianggap sebagai proses pengadaan yang paling kompetitif karena mendorong kompetisi yang terbuka dan adil. Membuka penawaran bagi pemasok yang lebih luas dapat memberikan kesempatan terbaik untuk mendapatkan proposal berkualitas tinggi dan menjadi tujuan proyek. Dalam kasus APEC, lelang terbuka termasuk meletakan Permohonan Proposal (request for proposals/RFP) pada situs web APEC, sehingga ekonomi anggota dapat mengetahui kesempatan yang ada. Nilai uang mendorong persaingan yang adil dengan melaksanakan proses pengadaan yang memastikan penggunaan sumber daya secara efisien, efektif, dan membuat keputusan yang akuntabel dan transparan untuk mencapai outcome yang disepakati. Tidak ada proses pengadaan yang akan mencapai nilai uang jika tidak melalui proses evaluasi proposal yang ketat. RFP harus memberikan penjelasan yang logis, jelas, dan komprehensif mengenai cakupan kegiatan dan persyaratan. RFP harus menyampaikan kriterai evaluasi untuk penilaian dan perbandingan cost benefit berdasarkan pada keadilan dan kesamaan. Proses penilaian yang adil dan ketat dan kesepakatan kontrak yang didefinisikan dengan jelas juga dibutuhkan. Biaya bukanlah satu-satunya faktor penentu dalam menilai pertimbangan nilai uang. Pertimbangan juga harus diberikan kepada bagaimana proposal merespon persyaratan yang dimaksudkan; sejarah performa kontraktor yang diprospek; dan resiko relatif dari masing-masing proposal. Ini bertaut kembali pada mengapa proses lelang yang kompetitif, terbuka, transparan, dan merata dibutuhkan. Dokumentasi dan pendekatan RFP yang sudah direvisi berusaha untuk mengurangi jumlah resiko, termasuk kontraktor yang ingin mengubah terms and conditions, konflik kepentingan pada tahap RFP atau kontraktor yang tidak memberikan pelayanan yang diminta. Pada saat yang sama, revisi akan mengurangi resiko seorang project officer memilih proposal berdasarkan pilihan pribadi. Akuntabilitas (Kejujuran, Integritas, Keadilan)

Mengadopsi pendekatan etis dan transparan memungkinkan bisnis untuk dilaksanakan secara adil, masuk akal, dan dengan integritas. Bagi anggota staf Sekretariat dan PO yang terlibat dalam pengadaan, ada persyaratan untuk mengenali dan berhadapan dengan segala konflik nyata atau persepsi konflik kepentingan sebagai bagian dari strategi manajemen resiko untuk proyek APEC dan mengatur proses pengadaan yang transparan dan adil, Beberapa perubahan yang direkomendasi untuk proses pengadaaan dan kontrak APEC bertujuan untuk memperkuat metode pengadaan berdasarkan prinsip-prinsip keterbukaan, transparan, kompetitid, dan efektif. Akuntabilitas adalah bagian yang integral dari segala aspek pengadaan dan kontrak pejabat-pejabat bertanggung jawab untuk kegiatan dan keputusan yang mereka ambil dan untuk outcome yang dihasilkan. Keputusan dan metode harus distandardisasi dan berdasarkan kebijakan, dapat dijelaskan dengan benar, dan tercatat rapi.