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Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Cuarta edicin, Project Management Institute, Inc., 2008.
Gestin de Riesgos
The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.
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Alcance
1. 2. 3. 4. 5. Planificacin del alcance Definicin del alcance Crear EDT Verificacin del alcance Control de cambios del alcance
Tiempo
1. Definicin de actividades 2. Establecimiento de la secuencia de las actividades 3. Estimacin de recursos de las actividades 4. Estimacin de la duracin de las actividades 5. Desarrollo del cronograma 6. Control del cronograma
Costos
1. 2. 3. 4. Planificacin de recursos Estimacin de costos Preparacin del presupuesto de costos Control de costos
Calidad
1. Planificacin de la calidad 2. Aseguramiento de la calidad 3. Control de calidad 1. 2. 3. 4.
R.R. H.H.
Planificacin de la organizacin Asignacin del personal Desarrollo del equipo Gestin del equipo
Comunicaciones
1. 2. 3. 4. Planificacin de las comunicaciones Distribucin de la informacin Informes de rendimiento Cierre administrativo 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Riesgo
Planificacin de la gestin de riesgos Identificacin de riesgos Anlisis cualitativo de riesgos Anlisis cuantitativo de riesgos Plan de respuesta de riesgos Supervisin y control de riesgos
Procura
1. Planificacin de las adquisiciones 2. Planificacin de la bsqueda de proveedores 3. Bsqueda de proveedores 4. Seleccin de proveedores 5. Administracin del contrato 6. Cierre del contrato
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Proceso de decidir cmo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto. Es importante planificar los procesos de gestin del riesgo, para asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestin de riesgos estn en proporcin tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organizacin.
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Plan
Activos
de gestin de riesgos.
Reuniones
anlisis de planificacin.
Enunciado
Plan
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y responsabilidades. Asignacin del presupuesto. Periodicidad. Categoras de riesgo. Probabilidad e impacto de los riesgos. Matriz de probabilidad e impacto. Tolerancias revisadas de los interesados. Formatos de reportes. Seguimiento.
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Fuentes de Informacion Sponsor y Usuarios en general PM y equipo de proyecto Sponsor y Usuarios en general PM y equipo de proyecto PM's y equipos de proyectos similares Consultores y proveedores tecnologicos Archivos histricos de proyectos Sponsor y Usuarios en general PM y equipo de proyecto PM's y equipos de proyectos similares Consultores y proveedores tecnologicos
Identificacion de Riesgos
Evaluar prob e impacto global @Risk 4.1 for MS Project Sponsor y Usuarios en general Calculo de Reserva de Contingencia PM y equipo de proyecto PM's y equipos de proyectos similares Consultores y proveedores tecnologicos Definir respuestas a riesgos Planificar ejecucion de respuestas Welcom Risk Sponsor y Usuarios en general PM y equipo de proyecto PM's y equipos de proyectos similares Consultores y proveedores tecnologicos Archivos histricos de proyectos
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Verificar ocurrencia de riesgos Welcom Risk Sponsor y Usuarios en general Supervisar ejecucion de respuestas PM y equipo de proyecto Verificar efectividad de respuestas Pgina Web: Verificar www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com aparicin nuevos riesgos
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Roles Equipo de Gestin de Riesgo: Planificacion de Gestion de Riesgos Lider Apoyo Miembros Equipo de Gestin de Riesgo: Identificacion de Riesgos Lider Apoyo Miembros Equipo de Gestin de Riesgo: Analisis Cualitativo de Riesgos Lider Apoyo Miembros Equipo de Gestin de Riesgo: Anlisis Cuantitativo de Riesgos Lider Apoyo Miembros Equipo de Gestin de Riesgo: Planificacin de la Respuesta a Riesgos Lider Apoyo Miembros Equipo de Gestin de Riesgo: Supervisin y Control de Riesgos Lider Apoyo Miembros
Personas AVL FGG, HGH, JKU, JHG CVF, BGH, NMM, ERD AVL FGG, HGH, JKU, JHG CVF, BGH, NMM, ERD AVL FGG, HGH, JKU, JHG CVF, BGH, NMM, ERD AVL FGG, HGH, JKU, JHG CVF, BGH, NMM, ERD AVL FGG, HGH, JKU, JHG CVF, BGH, NMM, ERD CVF JKU, JHG NMM, ERD
Responsabilidades Dirigir la actividad, responsable directo Proveer definiciones Ejecutar la actividad Dirigir la actividad, responsable directo Proveer informacion Ejecutar la actividad Dirigir la actividad, responsable directo Proveer informacion Ejecutar la actividad Dirigir la actividad, responsable directo Proveer informacion Ejecutar la actividad Dirigir la actividad, responsable directo Proveer informacion Ejecutar la actividad Dirigir la actividad, responsable directo Proveer informacion Ejecutar la actividad
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Total
$865
Identificacion de Riesgos
Lider Apoyo Miembros Lider Apoyo Miembros Lider Apoyo Miembros Lider Apoyo Miembros Lider Apoyo Miembros TOTAL PRESUPUESTO
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Identificacion de Riesgos
Semanal
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Probabilidad 0.1
Relativamente Probable
0.3
Probable
0.5
Muy Probable
0.7
Casi Certeza
0.9
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Impactos Positivos La escala de Impactos Positivos es simtrica a la escala mostrada en cuadro superior
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ALTOS
BAJOS MODERADOS
BAJOS
Respuestas Preferentes por Tipo de Riesgo Tipo de Riesgo Bajo Moderado Alto Bajo Moderado Alto Respuesta Preferente Aceptar con Plan de Contingencia Mitigar o Transferir Evitar Compartir y Mejorar Compartir y Mejorar Explotar
Amenaza
Oportunidad
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Priorizacin de Riesgos. Respuesta a Riesgos. Matriz de Revisin de Riesgos. Planificacin de Work arounds. Solicitud de Cambio.
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By Required Response: Identified Can Be Handled Later Risk (specify planned response)
REQUIRES IMMEDIATE RESPONSE! (SPECIFY PLANNED ACTIONS AND WHO IS ASSIGNED RESPONSIBILITY)
By Area of Expected Impact: Area of Impact Identified Risks affecting this area
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Response #2
Response #3
Residual Risk Level: Action Steps: Budget & Time for Response: Contingency/Fallback Plans:
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Person(s) Responsible: Results from Risk Analysis (if applicable): Description of Plan to Respond (avoidance, transference, mitigation, acceptance): Description of Residual Risk Level: Action Steps: Budget & Time for Response: Contingency/Fallback Plans: Additional Notes:
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Project Management Approach Work Breakdown Structure Major Milestones and Target Dates Risk Management Plan Schedule Management Plan Quality Management Plan Communications Management Plan Procurement Management Plan
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Stakeholders being notified: Name/Title: Signature: Name/Title: Signature: Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com
Date: Date:
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Rev. 0
Acta de Reunin
ACTA DE REUNION
Fecha y hora Reunin convocada por Moderador : : : Lugar Tipo de reunin Anotador : : :
Asistentes:
Actividad
Tiempo
Notas especiales:
Conclusiones
o o Acciones Responsable Firma Fecha Limite
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Controlling
Clo sin
All St Li br yes n o
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Audit Leader:
Comment: Comment:
Comment: Comment:
yes
n o
Date:
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B. Identificar triggers.
C. Proporcionar una matriz estandarizada de rating de riesgos. D. Crear un plan de respaldo.
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Identificacin de Riesgos
11.2 IDENTIFICACIN DE RIESGOS
Qu? determinar qu riesgos podran afectar el proyecto y documentar sus caractersticas. Quines? el equipo de proyecto, el equipo de gestin de riesgos, expertos en la materia provenientes de otras reas de la compaa, clientes, usuarios finales, otros directores de proyectos, interesados en el proyecto y expertos externos.
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Identificacin de Riesgos
Factores Revisiones
ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin. Enunciado del alcance del proyecto. Plan de gestin del riesgo (de 11.1)
Plan
de la documentacin. Tcnicas de recopilacin de informacin. Anlisis de listas de control. Anlisis de asunciones. Tcnicas de diagramacin.
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RBS
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RBS(Fuentes) RBS
TRIGGER
Evento de Riesgo
Respuesta al Riesgo
Probabilidad
Impacto
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1 Resistencia al cambio 2 Ausencia liderazgo ejecutivo 3 Rotacin analista principal 4 Necesidad muchas adec sw 5 Falta aprobacin clientes 6 Falta apoyo jefaturas 7 Revisiones/aprobac superf 8 Falta participacin usuario 9 Montaje equipos en acabad 10 Empaque UCUT c/difer caja 11 Bajos niveles de IRA 12 Nueva tecnologa radiofrec 13 Mala adherencia telas merc 14 Rotacin usuar entrenados 15 Posibles cuellos de botella 16 Personal no aprueba capac 17 Algunos clientes no acepten 18 Nueva tecnologa impresin
0.8 0.8 0.4 0.4 0.8 0.4 0.4 0.2 0.2 0.1 0.2 0.2 0.2 0.2 0.2 0.1 0.2 0.1
0.9 0.5 0.9 0.7 0.3 0.5 0.5 0.7 0.5 0.9 0.3 0.3 0.3 0.3 0.3 0.3 0.1 0.1
0.72 falta de inters, fallas, olvidos 0.40 falta de inters, inasistencias 0.36 ofertas de trabajo 0.28 falta de detalle, superficialidad 0.24 demoras para obtener aprob 0.20 falta de inters, inasistencias 0.20 inasistencias, superficialidad 0.14 inasistencias, apuros, olvidos 0.10 dilaciones, falta decis/prior 0.09 confirmacin de cliente 0.06 informes semanales nivel IRA 0.06 problemas pruebas tempranas 0.06 problemas pruebas tempranas 0.06 ausencias cuadros entrenados 0.06 problemas pruebas tempranas 0.03 desinters, inasistencias 0.02 demoras en aprobacin 0.01 problemas pruebas tempranas
CE GG PM CC CE CE CC CC CC CE CE EP EP CC CC CC CE EP Leyenda :
Contraoferta y reemplazo Rev/Aprob detalladas Escalar a Ger Gral Escalar a Comit Ejec
Escalar a Comit Coord Escalar a Comit Coord Escalar a Comit Ejec Plan de contingencia
Increm capac, optim proc Escalar a Comit Coord Plan de contingencia Capacitacin, asesora
GG = Gerencia General CE = Comit Ejecutivo CC = Comit Coordinacin PM = Project Manager EP = Equipo Proyecto AV = Avoidance Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com MI = Mitigation The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc. AC = Acceptance
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www.c-risk.com
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Catless.ncl.ac.uk/Risks
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www.sei.cmu.edu/organization/programs/sepm/risk
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www.rspa.com/checklists/risk.html
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de los procesos de la organizacin. Enunciado del alcance. Plan de gestin de riesgos (de 11.1). Registro de riesgos (de 11.2).
Evaluacin
Registro
de riesgos (actualizaciones).
de probabilidad e impacto del riesgo. Matriz de probabilidad e impacto del riesgo. Evaluacin de la calidad de los datos sobre riesgos. Categorizacin de riesgos. Evaluacin de la urgencia del riesgo.
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Calificacin de Riesgos
Plan de Respuesta a Riesgos
ID Riesgo WBS item 6.0 todos todos 6.6 todos todos 2.0,3.0 todos 5.0 6.0 6.4,6.5 3.1 6.0 6.0 6.4,6.5 6.0 6.4,6.5 3.1 Imp Prob Score Trigger Owner Resp Strat AV MI MI MI MI MI MI MI MI AC AV MI AC MI MI MI AC MI Response 1 Resistencia al cambio 2 Ausencia liderazgo ejecutivo 3 Rotacin analista principal 4 Necesidad muchas adec sw 5 Falta aprobacin clientes 6 Falta apoyo jefaturas 7 Revisiones/aprobac superf 8 Falta participacin usuario 9 Montaje equipos en acabad 10 Empaque UCUT c/difer caja 11 Bajos niveles de IRA 12 Nueva tecnologa radiofrec 13 Mala adherencia telas merc 14 Rotacin usuar entrenados 15 Posibles cuellos de botella 16 Personal no aprueba capac 17 Algunos clientes no acepten 18 Nueva tecnologa impresin 0.8 0.8 0.4 0.4 0.8 0.4 0.4 0.2 0.2 0.1 0.2 0.2 0.2 0.2 0.2 0.1 0.2 0.1 0.9 0.5 0.9 0.7 0.3 0.5 0.5 0.7 0.5 0.9 0.3 0.3 0.3 0.3 0.3 0.3 0.1 0.1 0.72 falta de inters, fallas, olvidos 0.40 falta de inters, inasistencias 0.36 ofertas de trabajo 0.28 falta de detalle, superficialidad 0.24 demoras para obtener aprob 0.20 falta de inters, inasistencias 0.20 inasistencias, superficialidad 0.14 inasistencias, apuros, olvidos 0.10 dilaciones, falta decis/prior 0.09 confirmacin de cliente 0.06 informes semanales nivel IRA 0.06 problemas pruebas tempranas 0.06 problemas pruebas tempranas 0.06 ausencias cuadros entrenados 0.06 problemas pruebas tempranas 0.03 desinters, inasistencias 0.02 demoras en aprobacin 0.01 problemas pruebas tempranas CE GG PM CC CE CE CC CC CC CE CE EP EP CC CC CC CE EP Leyenda : GG = Gerencia General CE = Comit Ejecutivo CC = Comit Coordinacin PM = Project Manager EP = Equipo Proyecto AV = Avoidance MI = Mitigation AC = Acceptance
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Gestin del cambio Escalar a Ger Gral Contraoferta y reemplazo Rev/Aprob detalladas Escalar a Ger Gral Escalar a Comit Ejec Escalar a Comit Coord Escalar a Comit Coord Escalar a Comit Ejec Plan de contingencia Proyecto previo elev IRA Capacitacin, asesoria Plan de contingencia Coordinacin con RRHH Increm capac, optim proc Escalar a Comit Coord Plan de contingencia Capacitacin, asesora
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WelcomRisk de Welcom
Es una herramienta de Gestin de Riesgos para la identificacin sistemtica, mitigacin, y reporte de los riesgos y oportunidades del Proyecto.
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WelcomRisk de Welcom
Abarca el ciclo completo de gestin de riesgo (excepto la evaluacin cuantitativa).
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WelcomRisk de Welcom
En cunto al Planeamiento de Riesgos proporciona : Una estructura de planeamiento altamente flexible que se puede configurar para reflejar las necesidades de cada empresa en particular. Esto incluye la parametrizacin de : Categoras de riesgos. Tipos de impacto. Umbrales de riesgo. Campos definidos por usuarios.
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WelcomRisk de Welcom
En cuanto a la identificacin de riesgos proporciona : Una estructura jerrquica para definir y asociar los riesgos (RBS). Registro individual de riesgos en un repositorio central. Registro de atributos individuales tales como . propietario, score, respuestas, etc.
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WelcomRisk de Welcom
En cuanto a la evaluacin de riesgos proporciona : Score de riesgos usando tipos de impacto predefinido con sus probabilidades y escalas de severidad. Valores se escogen de listas o grids de colores. Registro del baseline del riesgo y su evolucin.
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WelcomRisk de Welcom
En cuanto a la respuesta y/o mitigacin proporciona : Ayuda a planificar proactivamente las respuestas. Se crean pasos de mitigacin, se asignan a alguien, y se hace seguimiento. Registro de auditora de todo el proceso.
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WelcomRisk de Welcom
En cuanto al reporte de Riesgos proporciona : Amplio rango de opciones de reporte para adecuarse a diferentes stakeholders. Matrices, diagramas de cascada, sumarios, vistas de detalle (drill down), reporte detallados por cada riesgo, etc.
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Analiza numricamente la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto, como as tambin la magnitud del riesgo total del proyecto.
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de los procesos de la organizacin. Enunciado del alcance. Plan de gestin de riesgos (de 11.1). Registro de riesgos. Plan de gestin del proyecto.
Tcnicas
Plan
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Hay varias alternativas disponibles en el mercado, entre estas podemos mencionar : 1. 2. 3. 4. 5. @Risk 4.1 for Microsoft Project, de Palisade. Risk+ 2.0 for Microsoft Project, de C/S Solutions. Primavera P3. Pertmaster. Open Plan Professional.
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Es un software de Simulacin y Anlisis de Riesgos que se ejecuta sobre MS Project, y adiciona la potencia de la simulacin Monte Carlo a los modelos de Project. Se reemplazan los valores con incertidumbre del proyecto, con funciones @Risk, las cuales representan un rango de valores. Se seleccionan respuestas finales deseadas tales como : Fechas de Trmino, Duracin del Proyecto, o Costo Total. El @Risk recalcula el proyecto cientos o miles de veces, seleccionando cada vez nmeros aleatorios de las funciones @Risk. El output es la distribucin de probabilidad del resultado.
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El mtodo de anlisis cuantitativo de riesgos aplicado por @Risk, que busca determinar los resultados de una decisin como distribucin de probabilidad, comprende cuatro pasos :
1. 2. 3. 4. Desarrollar un Modelo. Identificar Incertidumbres. Analizar el modelo con la Simulacin. Tomar una Decisin.
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1. Desarrollar un Modelo :
El primer paso es construir un modelo en Project que representa la situacin. Debido a que se usa una base general como el Project, se puede analizar una base muy amplia de tipos de proyecto. Trabaja con Project 2000 o superior.
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B. Calificar el riesgo.
C. Mitigar el riesgo desarrollando un plan de respuesta. D. Desarrollar un plan de emergencia (work around).
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para
Registro
Plan
de riesgos (actualizaciones). Plan de gestin del proyecto (actualizaciones). Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo.
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ID
Riesgo
WBS item 6.0 todos todos 6.6 todos todos 2.0,3.0 todos 5.0 6.0 6.4,6.5 3.1 6.0 6.0 6.4,6.5 6.0 6.4,6.5 3.1
Trigger
Response
1 Resistencia al cambio 2 Ausencia liderazgo ejecutivo 3 Rotacin analista principal 4 Necesidad muchas adec sw 5 Falta aprobacin clientes 6 Falta apoyo jefaturas 7 Revisiones/aprobac superf 8 Falta participacin usuario 9 Montaje equipos en acabad 10 Empaque UCUT c/difer caja 11 Bajos niveles de IRA 12 Nueva tecnologa radiofrec 13 Mala adherencia telas merc 14 Rotacin usuar entrenados 15 Posibles cuellos de botella 16 Personal no aprueba capac 17 Algunos clientes no acepten 18 Nueva tecnologa impresin
0.8 0.8 0.4 0.4 0.8 0.4 0.4 0.2 0.2 0.1 0.2 0.2 0.2 0.2 0.2 0.1 0.2 0.1
0.9 0.5 0.9 0.7 0.3 0.5 0.5 0.7 0.5 0.9 0.3 0.3 0.3 0.3 0.3 0.3 0.1 0.1
0.72 falta de inters, fallas, olvidos 0.40 falta de inters, inasistencias 0.36 ofertas de trabajo 0.28 falta de detalle, superficialidad 0.24 demoras para obtener aprob 0.20 falta de inters, inasistencias 0.20 inasistencias, superficialidad 0.14 inasistencias, apuros, olvidos 0.10 dilaciones, falta decis/prior 0.09 confirmacin de cliente 0.06 informes semanales nivel IRA 0.06 problemas pruebas tempranas 0.06 problemas pruebas tempranas 0.06 ausencias cuadros entrenados 0.06 problemas pruebas tempranas 0.03 desinters, inasistencias 0.02 demoras en aprobacin 0.01 problemas pruebas tempranas
Contraoferta y reemplazo Rev/Aprob detalladas Escalar a Ger Gral Escalar a Comit Ejec
Escalar a Comit Coord Escalar a Comit Coord Escalar a Comit Ejec Plan de contingencia
Increm capac, optim proc Escalar a Comit Coord Plan de contingencia Capacitacin, asesora
GG = Gerencia General CE = Comit Ejecutivo CC = Comit Coordinacin PM = Project Manager EP = Equipo Proyecto AV = Avoidance Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com MI = Mitigation The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc. AC = Acceptance
C. El plan de recursos de la fase de planeamiento del proyecto. D. Una conversacin con un miembro de equipo de un proyecto similar que fallo en el pasado.
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Se ocupa del seguimiento de los riesgos identificados, de la supervisin de los riesgos residuales y de la identificacin de nuevos riesgos, asegurando la ejecucin de los planes de riesgo y evaluando su eficacia en la reduccin de los mismos.
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de gestin del riesgo (11.1). Registro de riesgos. Solicitudes de cambio aprobadas. Informacin sobre el rendimiento del trabajo (4.4.3.7). Informes de rendimiento (10.3.3.1).
Registro
de los
riesgos. Auditorias de los riesgos. Anlisis de variacin de tendencias. Medicin del rendimiento tcnico. Anlisis de reserva. Reuniones sobre el estado de la situacin.
de riesgos (actualizaciones). Cambios solicitados. Acciones correctivas. Acciones preventivas. Activos de los procesos (actualizaciones). Plan de gestin del proyecto (actualizaciones).
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Cules son los principales errores que se cometen en la prctica de la Gestin del Riesgo?
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Se realiza la Identificacin sin tener suficiente conocimiento acerca del proyecto. Se hace la Evaluacin usando solo un cuestionario, una entrevista, o la tcnica de Monte Carlo, sin proveer un anlisis detallado del riesgo por cada tarea. La identificacin termina muy pronto, resultando en una pequea lista (10 20) antes que en una lista extensiva (cientos) de riesgos.
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Se mezclan los pasos de la Identificacin y la Cuantificacin, resultando en riesgos que se evalan o juzgan a la ligera. Esto reduce el numero total de riesgos identificados y causa que la gente involucrada deje de participar. Los riesgos identificados son muy generales, por ejemplo:mala comunicacin en lugar de pobre comunicacin sobre necesidades de los usuarios, relativas a la instalacin del sistema ABC, causando dos semanas de retraso.
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Algunos temas considerados como riesgos no son inciertos, sino hechos, y por lo tanto no deben ser considerados riesgos. Se omiten categoras completas de riesgos tales como: tecnologa, cultura, o mercado. Se utiliza un solo mtodo para identificar riesgos (por ejemplo: solo un checklist) antes que una combinacin de mtodos, lo cual no asegura que se identifiquen muchos riesgos.
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Se selecciona la primera estrategia de respuesta a riesgos que viene a la mente, sin buscar mas opciones y tratar de encontrar la mejor de ellas o la mejor combinacin de ellas. No se le da suficiente atencin a los riesgos durante la fase de ejecucin del proyecto. Los project managers no involucran a su equipo durante la fase de planeamiento. Los contratos se cierran mucho antes que se discutan los riesgos del proyecto.
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Gestin de Proyectos
Gua del PMBOK
Gestin de Riesgos
(Respuesta a las preguntas)
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