Vous êtes sur la page 1sur 156

1. Accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1 1. Installer Octopus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 2. Premiers pas avec Octopus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.1 Premier dmarrage d'Octopus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.

2 Se connecter Octopus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 3. Premire configuration d'Octopus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4 4. Rles, permissions, gestion des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.1 Changer son mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.2 Gestion des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.3 Gestion des niveaux hirarchiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.4 Gestion des rles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.5 Actions associes aux rles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5 5. Configuration gnrale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.1 Paramtres gnraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.2 Echances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.3 Codes contrat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.4 Jours fris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.5 Choix de la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.6 Activit conomique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.7 Rgions, dpartements, ville . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.8 5.8 Champs personnalisables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.9 Autres paramtres modifiables via SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.10 Alertes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.11 Rgles de provisionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.12 5.11 chelles de prts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6 6. Devises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6.1 6.1 Fonctionnement dOctopus avec les devises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6.2 6.2 Configurer les devises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6.3 6.3 Taux de change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.7 7. Lignes de financement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8 8. Crdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.1 Introduction au fonctionnement du crdit dans Octopus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.1.1 Mode de calcul des intrts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.2 Produits de crdit - paramtres gnraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.2.1 Utiliser un cycle de crdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.3 Produit de crdit - pnalits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.4 Produit de crdit - chancier exotique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.5 Produit de crdit - Calendrier flexible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.6 Produit de crdit - Garantie et pargne obligatoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.7 Produit de crdit - lignes de crdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.8 Oprations de crdit - demande de prt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.9 Oprations de crdit - comit de crdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.10 Oprations de crdit - garanties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.11 Oprations de crdit - dboursement du crdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.12 Oprations de crdit - rembourser une chance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.12.1 Les prts en retard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.13 Oprations de crdit - table d'vnements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.13.1 Les vnements du crdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.8.14 Oprations de crdit - rchelonner un prt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.9 9. Epargne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.9.1 9.1 Introduction l'pargne dans Octopus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.9.2 9.2 Produits de dpts vue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.9.3 Oprations sur dpt vue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.9.4 Produits d'pargne terme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 3 4 4 6 10 12 12 14 16 18 20 24 24 28 32 37 39 41 43 44 49 49 51 53 54 54 56 59 61 67 67 67 67 72 73 76 77 77 79 81 84 86 89 91 93 93 94 98 101 101 102 111 111

1.9.5 Oprations sur les dpts termes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.9.6 Evnements de l'pargne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.9.7 Cration Produit Compte courant (Modle CEMAC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.10 10. Clients individuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.11 11. Groupes solidaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.11.1 Paiement Total Anticip (PTA) pour un membre du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.12 12. Groupes non solidaires (village) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.12.1 Crer un prt pour un groupe non solidaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.12.2 Dbourser un prt pour un groupe non solidaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.12.3 Rembourser un prt pour un groupe non solidaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.12.4 Crer une pargne pour un groupe non solidaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.12.5 Dpt d'pargne pour un groupe non solidaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.13 13. Personnes morales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.14 14. Contrats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15 15. Comptabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15.1 14.1 La comptabilit dans Octopus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15.2 14.2 Le plan comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15.3 14.3 Transactions standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15.4 14.4 Ecritures comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15.5 14.5 Rgles comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15.6 14.6 Export de la comptabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15.7 14.7 Clture comptable des crdits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15.8 14.8 Clture comptable de l'pargne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15.9 14.9 Comptabilit dtaille des crdits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.15.10 14.10 Comptabilit dtaille de l'pargne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.16 16. Rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.16.1 16.1 Fonctionnement des rapports dans Octopus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.16.2 16.2 Rapports standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.16.3 16.3 Rapports internes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.16.4 16.4 Rapports personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.17 17. Gestion des donnes et scurit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.17.1 17.1 Sauvegarder sa base de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.17.2 17.2 Restaurer sa base de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.17.3 17.3 Reconstruire les cycles de crdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.17.4 17.4 Optimiser la taille de sa base de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.17.5 17.5 Journal d'vnements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.18 18. Consolidation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.19 19. Projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.20 20. Oprations avances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.20.1 Restaurer sa base de donnes via SQL Server Management Studio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

115 115 117 120 128 134 135 135 135 136 136 136 136 136 137 137 137 142 144 145 148 148 150 151 153 153 153 153 154 154 154 154 155 155 155 155 156 156 156 156

Accueil
Bienvenue sur l'espace du guide utilisateur d'Octopus en franais,
Important Avant de lire ce document, si vous souhaitez installer Octopus, merci de vous rfrer au guide d'installation en franais

Ce manuel utilisateur correspond aux versions 2.8.x d'Octopus. Il s'agit d'une mise jour du prcdent manuel correspondant la version 2.7 d'Octopus. Pour dcouvrir les nouvelles fonctionnalits gres par Octopus dans cette nouvelle version, rendez vous dans l'espace releases notes Nous nous efforons de mettre cette partie jour dans les meilleurs dlais. Si vous souhaitez contribuer la traduction de la documentation, contactez yoann@octopusnetwork.org

1. Installer Octopus
Table des matires de cette page : 1.1 Recommandations systmes 1.2 Dernires releases notes 1.3 Guide d'installation 1.4 Guide utilisateur 1.5 Ressources supplmentaires pour les administrateur SIG Ce manuel contient toutes les informations ncessaires pour l'utilisation d'Octopus au quotidien, une fois qu'il a t install. Pour l'installation d'Octopus et pour les oprations spcifiques, n'hsitez pas consulter nos autres guides ddis :

1.1 Recommandations systmes


Avant d'installer Octopus, cette page vous donne toutes les informations matrielles et logicielles, pour vous assurer qu'Octopus pourra fonctionner convenablement sur votre ordinateur

1.2 Dernires releases notes

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 3

L'espace releases notes vous donne toutes les informations sur la dernire version stable d'Octopus, les dernires fonctionnalits et galement les problmes ou bugs connus.

1.3 Guide d'installation


Le tutoriel d'installation en franais vous donne toutes les instructions pour installer Octopus tape par tape

1.4 Guide utilisateur


Le guide utilisateur vous donne toutes les instructions pour pouvoir effectuer les oprations courantes avec Octopus

1.5 Ressources supplmentaires pour les administrateur SIG


Des ressources additionnelles sur les fonctions avances d'Octopus pour les administrateurs sont disponibles dans l'espace how to (en anglais) Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND julien

2. Premiers pas avec Octopus


Dans ce chapitre :

Premier dmarrage d'Octopus


C'est votre premier dmarrage d'Octopus ? Si vous dmarrez Octopus pour la premire fois, vous devrez certainement configurer la connexion votre base de donnes. Pour cela suivez les tapes suivantes : 1. Lancer Octopus, depuis l'icne sur votre bureau ou dans votre menu de dmarrage Windows

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 4

2. Si vous dmarrez Octopus pour la premire fois, le panneau de contrle de la base de donnes apparat automatiquement

Spcifiez quel ordinateur et quelle base de donnes SQL vous souhaitez vous connecter. Indiquez le nom de votre ordinateur* suivi du caractre '\' et le nom de la base de donnes. Le nom de la base de donnes est gnralement SQLEXPRESS. Par exemple si le nom de votre ordinateur est Georges-PC, indiquez: Georges-PC\SQLEXPRESS (Pour trouver le nom de votre ordinateur: sous windows, allez dans panneau de configuration > Systme)

Indiquez votre login et votre mot de passe Le Login devrait tre sa (system administrator) et le mot de passe que vous avez spcifi durant l'installation de SQL Server Cliquez sur le bouton "Connect" Si vous avez une erreur cette tape : comme mentionn durant l'installation de MS SQL Serveur, vous devez avoir choisi "MIXED MODE" pour le systme d'authentification de SQL Server.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 5

Vous arrivez ensuite sur la fentre de cration de bases de donnes Lors de la premire installation d'Octopus, la liste des bases de donnes est vide. Crez une nouvelle base de donnes en cliquant sur le bouton "Create new database". Une fentre de pop-up apparat, indiquez le nom de votre choix pour la base de donnes que vous crez, et cliquez sur OK Une fois la base cre, vous retournez automatiquement la liste de bases de donnes ci contre. Cliquez sur la base de donnes que vous venez de crer, et cliquez sur le bouton " Set as default" Cliquez sur le bouton "Launch Octopus" pour dmarrer Octopus

Vous pouvez miantenant vous connecter Octopus Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

Se connecter Octopus

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 6

1. Lancer Octopus l'aide du raccourci "Octopus Microfinance Suite" sur votre bureau ou dans le menu dmarrer de Windows

2. Patientez pendant le lancement d'Octopus (celui ci peut prendre quelques secondes lors du premier lancement)

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 7

Remarque : si vous mettez jour Octopus depuis une version prcdente, l'cran suivant apparat vous proposant de faire une sauvegarde de votre base de donnes

3. Connectez vous Octopus Pour le premier dmarrage, l' user name est admin et le password est admin

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 8

4. lors du premier dmarrage ou lorsque vous installez une nouvelle version d'Octopus, un questionnaire apparat. Merci de prendre le temps de remplir ce questionnaire pour nous aider amliorer Octopus

5. Vous pouvez utiliser Octopus : consultez les tapes suivantes de ce guide d'utilisateur pour dcouvrir Octopus

Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 9

3. Premire configuration d'Octopus


Table des matires de cette page :

1. Choix de la devise 2. Paramtres gnraux 3. Utilisateurs et rles dans Octopus 4. Ligne de financement 5. Activit Economique 6. Provinces, districts et villes 7. Priodicits 8. Codes contrat 9. Champs personnalisables 10. Comptabilit 11. Crdit 12. Epargne 13. Produits de gages 14. Gestion des alertes Vous venez d'installer Octopus et c'est votre premire utilisation du logiciel ? Pour vous aider bien configurer Octopus et pouvoir profiter au mieux de l'ensemble de ses fonctionnalits, nous avons ralis ce tutoriel qui vous guidera pas pas. Chaque tape renvoie un chapitre prcis du guide utilisateur. Nous vous suggrons de lire ces chapitres dans l'ordre propos ci-dessous.

1. Choix de la devise
Octopus peut fonctionner avec la devise de votre choix, et fonctionner avec une devise unique ou en mode multi-devises. Nous vous conseillons de configurer ces paramtres ds le dbut de votre utilisation d'Octopus, il est plus difficile de faire voluer ce paramtre par la suite. Retrouvez toutes les informations sur ces paramtres au chapitre devises

2. Paramtres gnraux
Les paramtres gnraux permettent de configurer la plupart des options d'Octopus. Vous trouverez une description complte des options dans le chapitres paramtres gnraux

3. Utilisateurs et rles dans Octopus


Pour le bon droulement de vos oprations de microfinance, dans un environnement scuris, vous devez dfinir un rle et des droits d'accs prcis chacun de vos utilisateurs. Ceci pour minimiser les risques de fraudes ou d'erreurs qui pourraient tre commises. Les menus "rles" et "utilisateurs" permettent de dfinir ces diffrents paramtres. Retrouvez toutes ces informations de configuration au chapitre rles et utilisateurs

4. Ligne de financement

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 10

L'argent prt par l'IMF ses clients peut provenir de diverses sources de financement (fonds propres, dette, investissement, comptes d'pargne...) Si vous le souhaitez, Octopus peut grer l'volution ces diffrents sources travers son module "lignes de financement" Retrouvez les informations dtailles et un guide de configuration dans le chapitre lignes de financement

5. Activit Economique
Diverses informations sont demandes lors de la cration des clients, notamment renseigner l'activit conomique. Vous pouvez configurer prcisment ces activits conomiques dans le menu correspondant. Retrouvez le guide de configuration au chapitre activit conomique

6. Provinces, districts et villes


La zone gographique du client est galement une des informations que vous pouvez paramtrer prcisment dans Octopus. Retrouvez le guide de configuration au chapitre provinces, districts et villes

7. Priodicits
Octopus base toutes ses oprations d'pargne et de crdit sur le principe de priodicits. Celui ci est notamment utilis pour le calcul des intrts et des chanciers. Vous avez la possibilit de dfinir vous mme vos diffrentes priodicits (journalier, hebdomadaire, mensuelle...) Retrouvez ces informations dans le chapitre priodicits

8. Codes contrat
Octopus propose des codes standards pour les contrats de crdit et les comptes d'pargne. Si vous prfrez utiliser vos propres codes contrat, c'est galement possible. Apprenez configurer ces paramtres dans le chapitre codes contrat

9. Champs personnalisables
Si vous voulez collecter des infos supplmentaires sur vos clients, vous avez la possibilit de crer des champs additionnels. Apprenez en plus dans la rubrique champs personnalisables

10. Comptabilit
Octopus intgre un module de comptabilit pour toutes les oprations de microfinance. Octopus gre l'intgralit de la comptabilit de vos oprations et l'exporte vers la solution comptable de votre choix. Retrouvez le dtail de ces fonctions dans le chapitre comptabilit

11. Crdit
Le coeur d'activit d'Octopus ! Apprenez configurer vos produits de prts, dbourser et rembourser vos prts dans le chapitre crdit

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 11

12. Epargne
Apprenez configurer vos produits d'pargne, crer des comptes courants, et raliser toutes les oprations courantes de guichet dans le chapitre pargne

13. Produits de gages


Retrouvez les informations sur la gestion des produits de gage dans le chapitre produits de gage

14. Gestion des alertes


Octopus intgre une fentre d'alertes au lancement du logiciel, qui permet de voir d'un coup d'oeil l'tat des comptes, contrats et oprations surveiller. Apprenez configurer ces paramtres dans le chapitre alertes

4. Rles, permissions, gestion des utilisateurs


Dans ce chapitre :

Changer son mot de passe


Depuis la version 2.8.13 d'Octopus, chaque utilisateur peut changer lui-mme son mot de passe

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 12

Allez dans le menu configuration -> Changer le mot de passe

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 13

Entrez votre ancien mot de passe, puis entrez le nouveau mot de passe et confirmez ce dernier Cliquez sur OK pour sauvegarder vos modifications ou sur annuler pour quitter sans sauvegarder

Gestion des utilisateurs


4.3.1 Voir les utilisateurs existants Ouvrir le menu configuration -> utilisateurs

4.3.2 Crer un nouvel utilisateur

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 14

dans la fentre utilisateurs, renseigner - nom d'utilisateur = le login de connexion - mot de passe - rle (pour la cration des rles, voir ci dessous) - Nom, prnom et mail de l'utilisateur Puis cliquez sur "ajouter"

4.3.3 Modifier un utilisateur existant


Cliquez sur l'utilisateur modifier modifiez les informations que vous souhaitez mettre jour

4.3.4 Supprimer un utilisateur

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 15

Cliquez sur l'utilisateur que vous souhaitez supprimer Cliquer sur "supprimer" Si l'utilisateur est un agent de crdit actif, Il vous sera propos de rassigner tous ses contrats un autre agent de crdit Vous devez confirmer que vous souhaitez bien effacer cet utilisateur

Gestion des niveaux hirarchiques


Version
Cette partie du guide a t mise jour pour la version 2.8.13

Objectif
Dans une IMF, il y a gnralement plusieurs niveaux hirarchiques de supervision. Dans Octopus, nous avons souhait reproduire cette pratique avec l'option "subordonn". Quand vous crez un nouvel utilisateur, vous devez lui attacher un rle, par exemple "administrateur de crdit". Ce rle permet d'xcuter ou non certaines actions de de voir certains menus. Ca ne signifie pas que l'utilisateur peut suivre un certain portefeuille de clients. D'ailleurs ce n'est pas utile lorsque l'administrateur de crdit d'une branche peut superviser l'ensemble des agents de crdit de cette branche. Ca le devient lorsque une IMF possde plusiquers administrateurs de crdit qui grent des agents de crdit diffrent. Chaque administrateur de crdit a alors accs uniquement au portefeuille de ses agents. Pour suivre certains agents de crdits, vous dever leur assigner un suprieur hirarchique (administrateur ou superviseur) Subordonns Chaque utilisateur peut tre subordonn d'autres utilisateurs. Prenons l'exemple d'agents de crdit d'une branche, S'ils sont subordonnes un superviseur de crdit, celui ci sera en mesure de voir leur portefeuille. Par contre il ne sera pas en mesure de voir les portefeuilles des agents suivis par un autre superviseur.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 16

Un utilisateur peut tre subordonne plusieurs utilisateurs. Par dfaut, le rle "admin" supervise tous les utilisateurs existants. Les utilisateurs supprims continuent d'apparatre dans els listes de subordination. Par exemple si vous supprimez un agent de crdit dans Octopus (parce qu'il ne travaille plus dans votre structure), son login sera dsactiv mais il apparatra quand mme dans les listes de subordination pour permettre son superviseur de continuer voir son portefeuille et diter ses contrats. Aller dans le menu configuration -> utilisateurs, Slectionner un utilisateur et cliquez sur le bouton "subordonn" Vous pouvez alors slectionner les utilisateurs qui seront ses subordonnes

Cliquez sur OK pour enregistrer, ou Annuler pour quitter l'action.

Effets de la subordination
Vue Recherche Alertes Clients Rapports Prts Epargne Effet Les clients peuvent tous tre recherchs via le formulaire de recherche client et le formulaire de recherche contrats, mme s'il n'est pas subordonn l'utilisateur. Les vnements de la fentre d'alerte ne sont pas affichs si l'agent de crdit n'est pas subordonn l'utilisateur actuel Les fiches clients peuvent toujours tre ouvertes, mme si leur dernier prt n'est pas rattach un agent de crdit subordonn l'utilisateur actuel. Actuellement non impact : les futurs rapports seront filtrs pour n'afficher que les clients dont l'agent de crdit est subordonn l'utilisateur courant. Les contrats d'pargne ne peuvent pas tre ouverts si l'agent de crdit n'est pas subordonn l'utilisateur courant Les contrats d'pargne ne sont pas impacts pour l'instant: Dans le futur, les contrats seront associs un agent d'pargne et la subordination s'effectuera de la mme faon

Example

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 17

Si l'utilisateur "Jos" (administrateur de crdit) n'a pas l'agent de crdit "Gregoire" comme subordonn il ne pourra pas ouvrir les contrats de crdit des clients de Grgoire. Cette fonction sera utile dans le cas de sous-branches connectes une base de donnes unique via Terminal Server.

Limitations
- La subordination n'(est pour le moment pas prise en compte dans les reportings - Les comptes d'pargne ne sont pas impacts pour l'instant

Gestion des rles


4.4.1. Voir les rles existants
Aller dans le menu configuration ->rles

4.4.2 Crer un nouveau rle

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 18

Entrez le nom du rle. Actuellement le nom du rle est limt 5 caractres dans Octopus Cliquer sur "ajouter" pour enregistrer ce nouveau rle Vous devez ensuite ajouter les permissions lies ce rle

Il y a 2 niveaux de permissions : - Arborescence : les menus contextuels qui sont visibles dans Octopus - Action (certaines actions spcifiques autorises ou non pour les utilisateurs) Cochez / dcochez les permissions et cliquez sur "enregistrer les modifications"

4.4.3 Modifier un rle existant

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 19

Slectionner le rle que vous souhaitez modifier. Vous pouvez cocher / dcocher les permissions. Pour enregistrer, cliquez simplement sur le bouton "enregistrer les modifications"

Pour des raisons de scurit, nous vous conseillons vivement de crer un rle par catgorie d'utilisateur et de n'avoir qu'un seul Super Administrateur (le responsable SIG / IT)

4.5 Limitations
- la liste des actions n'est pas encore complte, nous la mettont jour au fur et mesure - le nom du rle est limit 5 caractres

Actions associes aux rles


Version
Cette partie du guide a t mise jour pour la version 2.8.13

Rsum

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 20

Si le menu "arborescence" est relativement clair (les utilisateurs peuvent voir et ouvrir les menus/sous menus dans Octopus), les "Actions" ncessitent plus d'explications. Vous trouverez ci-dessous la liste jour des actions et le dtail de leurs permissions.

Arborescence

L'arborescence reprend la liste intgrale des menus et sous-menus d'Octopus. En cochant/dcochant chaque case vous permettez l'utilisateur de voir (et donc d'accder) au menu.

Liste des actions

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 21

Il y a 3 catgories principales : Client, crdit (loanServices) et pargne (SavingServices)

Action ClientServices SavePerson LoanServices SaveLoan Disburse UpdateContractStatus

Description

L'utilisateur peut sauvegarder un client (tout type de client)

L'utilisateur peut crer et enregistrer un crdit L'utilisateur peut dbourser un crdit L'utilisateur peut modifier le crdit (avant dboursement)

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 22

CancelLastEvent Repay Reschedule ManualInterestCalculation ManualFeesCalculation ChangeRepaymentType CanUserDisableEntryFees SavingServices SaveContracts CloseAndWithdraw CloseAndTransfer Transfer Withdraw Deposit CanUserMakeBalanceNegative

L'utilisateur peut annuler le dernier vnement du crdit L'utilisateur peut confirmer un remboursement L'utilisateur peut rchelonner un crdit L'utilisateur peut modifier manuellement le calcul des intrts au moment du remboursement L'utilisateur peut modifier manuellement le calcul des commissions et pnalits au moment du remboursement L'utilisateur peut changer le mode de remboursement (cash, chque, etc.) L'utilisateur peut annuler les frais d'entre au dcaissement du crdit

L'utilisateur peut enregistrer un contrat d'pargne L'utilisateur peut clturer un contrat d'pargne avec retrait du montant de l'pargne L'utilisateur peut clturer un contrat d'pargne avec transfert du montant de l'pargne L'utilisateur peut effectuer un transfert d'argent L'utilisateur peut effectuer un retrait d'argent L'utilisateur peut effectuer un dpt d'argent L'utilisateur peut effectuer une opration qui rend la balance du compte ngatif : - retrait ou transfert d'argent crant un dcouvert - dpt, mais la balance reste ngative: -nb: tous les utilisateurs ayant l'accs deposit peuvent faire un dpt sur un compte dcouvert, qui permet de repasser en balance positive

Example 1
User "Jose" has role "loan administrator" (ADMIN) and is not entitled to disburse a loan (Disburse). He can only save new client (SavePerson), enter information for new loan and save it (SaveLoan).

User "Manual" has role loan supervisor (SVISR) and has alerts warning him about pending (before credit committee approval) or validated (approved by credit committee but not yet disbursed) loans displayed on top-left window of Octopus. He can simply go to these loans with double-click, check everything was properly entered and confirm disbursement (Disburse). Manual does not necessarily have permissions to create new client or loan. He might only be entitled to disburse and / or update contract ( UpdateContractStatus). Example 2

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 23

User "Camilla" has cashier role (CASHI), when client comes to the branch to repay their instalment, she check Octopus enter expected amount ( Repay). She might not be allowed to cancel late fees or other commissions automatically calculated by Octopus (ManualFeesCalculation). User "Manual" (loan supervisor) has the right to cancel these fees and commissions. Still, this action are tracked (in loan's events) and displayed in "cancelled late fees" report so that top management and auditors can learn about it.

Limitations
- Savings actions are not implemented yet - ManualFeesCalculation should be split between commissions and late fees

5. Configuration gnrale
Dans ce chapitre :

Paramtres gnraux
Table des matires de cette page :

Configurer les paramtres gnraux Liste des paramtres gnraux

Configurer les paramtres gnraux


Pour configurer les paramtres gnraux, allez dans le menu configuration > paramtres gnraux note : vous devrez redmarrer Octopus pour que la plupart des paramtres gnraux soient pris en compte

Liste des paramtres gnraux


Paramtre ACCOUNTING_EXPORT_MODE Type DEFAULT Rle ?

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 24

ACCOUNTING_PROCESS

Cash / Accrual

Choisit si le moteur de comptabilit d'Octopus fonctionne en comptabilit d'exercice (accrual) ou en comptabilit de trsorerie (cash) La comptabilit d'exercice comptabilise les dpenses quand elles se produisent quel que soit le moment rel du paiement, tandis que la comptabilit de trsorerie comptabilise une transaction uniquement lorsqu'un paiement est effectu. False : une personne ne peut tre membre que d'un seul groupe True: La personne peut tre membre de plusieurs groupes False : le client ne peut avoir qu'un seul prt actif simultanment True : un client peut avoir plusieurs prts actifs simultanment Configure le nombre de jours partir duquel un prt est considr comme "perdu". A partir de ce nombre de jours, au moment de la clture comptable, ces prts sont passs en pertes Set branch address, this general parameter can be used to design internal forms Set branch code, this general parameter can be used to design internal forms ; it is also used for contracts' code Set branch name, this general parameter can be used to design internal forms True : les pnalits de retards sont comptabilises durant les jours fris False : les pnalits de retards ne sont pas comptabilises durant les jours fris True : force la vrification des identifiants BIC/SWIFT dans l'onglet "Bank" du client False : ne force pas la vrification de la chane de caractre True : dans l'onglet adresse de la fiche client, choisit la ville dans la liste prdfinie (voir 5.7 rgions, provinces villes) False : dans l'onglet adresse de la fiche client, rentre la ville manuellement True : la ville est un champ obligatoire renseigner pour pouvoir enregistrer le client False : le champ n'est pas bloquant Permet de dcider la forme de l'identifiant contrat pour les contrats de prt. Voir chapitre 5.3 : code contrat Pays : ce champ est utilis pour la cration de rapports, ainsi que pour le code contrat (cf 5.3 code contrat) Obsolte True : les remboursements partiels / totaux anticips ne sont pas autoriss False : les remboursements partiels / totaux anticips sont autoriss

ALLOWS_MULTIPLE_GROUPS ALLOWS_MULTIPLE_LOANS BAD_LOAN_DAYS BRANCH_ADDRESS BRANCH_CODE BRANCH_NAME CALCULATION_LATE_FEES_DURING_PUBLIC_HOLIDAYS CHECK_BIC_CODE CITY_IS_AN_OPEN_VALUE

False | True False | True Integer (number of days) String String String False | True False | True False | True

CITY_MANDATORY CONTRACT_CODE_TEMPLATE COUNTRY CURRENCY_CODE DISABLE_FUTURE_REPAYMENTS

False | True BC/YY/PC-LD/ID String 820 False | True

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 25

DONOT_SKIP_WEEKENDS_IN_INSTALLMENTS_DATE

False | True

True : Octopus ne met pas de date de remboursement du prt sur les week ends (voir paramtre week_end_day1) False : Octopus met des date de remboursement du prt sur les week ends True : Octopus force l'identifiant du passeport selon une srie de chiffres et de lettres prciss (voir le paramtre ID_PATTERN) False : le champ de passeport est un champ libre Nombre minimal de personnes pour un groupe (solidaire et non-solidaire) Vous pouvez verrouiller le motif de l'identifiant du passeport : ^ (au dbut de la chane) : aucun caractre n'est autoris avant ce caractre $ (fin de chane) : aucun caractre autoris aprs ce caractre dans notre exemple ci-contre : 2 lettres (caractres de A Z) sont autoriss 7 chiffres (caractres de 0 9) sont autoriss

ENFORCE_ID_PATTERN

False | True

GROUP_MIN_MEMBERS ID_PATTERN

Integer (number of members)

^[A-Z]{2}[0-9]{7}$

[A-Z]{2}

[0-9]{7}

ID_WILD_CHAR_CHECK IMF_CODE INCREMENTAL_DURING_DAYOFFS

False | True String False | True

True: autorise les caractres spciaux (*$^=,;:!/.?) dans la chane de caractres du passeport False : n'autorise que les chiffres et les lettres Attribue un code l'IMF : ce code peut tre utilis pour la cration de rapports True : les pnalits de retard sont comptabilises durant les WE et jours fris False : les pnalits ne sont pas comptabilises durant les WE et jours fris vrifier, sinon quelle diffrence avec incremental during holidays ? Identifiant pour le numro de taxe : ce paramtre peut tre utilis pour la cration de rapports True : Octopus crdite les intrts du prt dans la ligne de financement lie ce produit de prt False : Octopus ne crdite pas les intrts Limite le nombre de jours pour le calcul des pnalits de retard Example : si le paramtre est 30 : les pnalits de retard ne seront plus augmentes au dessus de 30 jours restent la valeur de J=30 ou supprimes ? Nombre maximum de priodes autorises

INN INTERESTS_ALSO_CREDITED_IN_FL LATE_DAYS_AFTER_ACCRUAL_CEASES

String False | True Integer (number of days)

MAX_NUMBER_INSTALLMENT

Integer (number of instalments)

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 26

NAME_FORMAT

LU

Permet de mettre les noms et prnoms en majuscule ou minuscule par dfaut : U= majuscule (upper) et L = minuscule (lower) Exemple: L U - andrey GALKIN UL UL - Andrey Galkin U U - ANDREY GALKIN L L - andrey galkin

OLB_BEFORE_REPAYMENT

False | True

True : dans l'chancier de remboursement, le capital restant d (KRD) affich sera le KRD avant le remboursement effectu False : le KRD affich est celui aprs remboursement effectu True : les intrts du premier remboursement sont calculs selon le nombre de jours exacts entre le dboursement et la 1re chance False : les intrts sont calculs sur la priode standard d'une chance Indique les modes de paiement qui doivent tre valids (passs d'un statut "en attente" valid) pour tre pris en compte dans la balance du compte d'pargne? Cash = espces Voucher = chque Direct debit = prlvement automatique Wire transfer = virement automatique Withdrawal = retrait Permet de dcider la forme de l'identifiant contrat pour les contrats d'pargne. Voir chapitre 5.3 : code contrat If True, client's survey has been sent and will not pop-up again when you open Octopus. 50% deprecated. If True, Projects are mandatory in Octopus. To set first week-end day: for instance 6 = Saturday (Monday = 1, Tuesday = 2, ...). This parameter is used to compure repayment schedules. To set second week-end day: for instance 0 = Sunday (if there is only one week-end day, just set twice same day) This allows to define how many days are necessary to suggest a write-off. Example: 365

PAY_FIRST_INSTALLMENT_REAL_VALUE

False | True

PENDING_REPAYMENT_MODE

Cash / Voucher / Direct debit / Wire transfer / Withdrawal /

SAVINGS_CODE_TEMPLATE SENT_QUESTIONNAIRE USE_CENTS USE_PROJECTS week_end_day1 week_end_day2 WRITE_OFF_DAYS Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

IC/BC/CS/ID False | True False | True False | True Integer (order of week day: 0 to 6) Integer (order of week day: 0 to 6) Integer (number of days)

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 27

Echances
Table des matires de cette page :

Objectif Configuration des priodes Utilisation Limitations Version Cette partie du guide a t mise jour pour la version 2.8.13

Objectif
Octopus utilise diffrents types d'chances pour les produits de crdit et d'pargne. Cette aprtie permet de configurer les diffrents tuypes d'chances. Fonctionnement Tous les calculs d'Octopus, qu'ils concernent les crdits ou l'pargne, se base sur 2 units de priode : la journe et le mois. A partir de ces 2 lments, il est possible de dfinir autant de priodicits que l'on souhaite. Par exemple une priodicit d'1 mois pour un prt pourra permettre d'avoir des chances mensuelles avec un taux d'intrt fixe, que le mois fasse 28, 30 ou 31 jours. Au contraire une priodicit de 30 jours permettra de comptabiliser les intrts indpendamment du nombre de jours dans le mois. Ou encore une priodicit de 28 jours sera utile dans le cas d'un prt de groupe avec un jour fixe de collecte.

Configuration des priodes

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 28

Aller dans le menu configuration -> Types d'chances

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 29

Indiquez un nom pour votre type d'chance Indiquez un nombre de mois et / ou un nombre de jours

Cliquez sur Ajouter Cliquez sur fermer

Utilisation

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 30

Dans les produits de prt : - dans type d'chance, slectionnez l'chance que vous venez de crer

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 31

Dans les produits d'pargne terme : Dans l'onglet priodicit, choisissez l'chance que vous venez de dfinir

Limitations
- Il n'est actuellement pas possible de supprimer un type d'chance - Il n'est actuellement pas possible de modifier un type d'chance - La frquence de postage des intrts d'pargne pour les comptes courants est "code en dur", et n'est pas lie aux chances ci dessus Yoann GUIRIMAND

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 32

Codes contrat
Table des matires de cette page : Version Objectif Comment paramtrer le motif du code contrat Limitations

Version
Cette partie du guide a t mise jour pour la version 2.8.13

Objectif
Vous avez besoin d'identifier chaque contrat de crdit ou d'pargne avec un code unique. Dans Octopus il s'agit du code contrat, qui permet de rsumer un certain nombre d'informations: Identifier le contrat: le n de contrat est l'identifiant unique, utilis pour le moteur de recherche et le moteur de cration de rapports. Rsumer les informations sur le client et le produit

Comment paramtrer le motif du code contrat

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 33

Aller dans le menu configuration -> Code code contrat

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 34

Choisissez les paramtres dont vous voulez composer le code de votre contrat

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 35

Option 2 : allez dans le menu configuration -> paramtres gnraux et slectionnez le paramtre contract_code_template, puis compltez la chane de caractres selon les valeurs ci dessous

BC= Branch code DT=District code YY=Year LO=Loan Officer PC=Product Code LC=Loan Cycle

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 36

JC=Project cycle ID=id of the client Pour tre sr que le numro du contrat est unique, vous devez inclure l'ID du client ainsi que le cycle de crdit (LC). Les autres paramtres sont facultatifs. To make sure the contract code is unique, you have to specify the ID and the Loan cycle. Then, all the other code are used to give more details about the contract.

Limitations
- ce systme fait double emploi avec le paramtre contract_code_template Yoann GUIRIMAND

Jours fris
Table des matires de cette page : 5.4.1 Rglages des jours fris dans Octopus 5.4.2 Paramtres

5.4.1 Rglages des jours fris dans Octopus


Octopus peut intgrer des jours fris dans le calendrier, et de crer les chanciers de remboursement en tenant compte de ce jour. (le remboursement est dcal au 1er jour non fri qui suit cette date) Si un jour fri est ajout postriori, Octopus peut galement rechelonner tous les prts en cours en prenant en compte l'ajout de ce jour Pour rgler les jours fris, aller dans le menu configuration> paramtres gnraux, puis dans le 3me onglet jour fris

5.4.2 Paramtres

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 37

Pour ajouter un jour fri : choisissez la date du jour fri Ajoutez une description du jour cliquez sur "Enregistrer" => Le jour apparat dans la liste Pour supprimer un jour fri Slectionnez un jour dans la liste Cliquez sur "Supprimer" +> le jour disparat de la liste

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 38

Fermez la fentre en cliquant sur la croix en haut droite Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

Choix de la langue
Table des matires de cette page :

Version Rsum Fonction Limitations

Version
Cette partie du guide a t mise jour pour la version 2.8.13

Rsum
Octopus est disponible dans 5 langues. Ce chapitre explique comment changer la langue

Fonction

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 39

Limitations

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 40

Yoann GUIRIMAND

Activit conomique
Table des matires de cette page :

Version Objectif Comment dfinir une activit conomique? Limitations

Version
Cette partie du guide a t mise jour pour la version 2.8.13

Objectif
Quand vous crez un nouveau client, vous devez spcifier une activit conomique, choisie dans une liste prdfinie.

Comment dfinir une activit conomique?

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 41

Pour dfinir une activit conomique, aller dans le menu configuration -> type d'activits conomiques

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 42

Pour crer une nouvelle activit, cliquez sur la racine "type d'activit", puis cliquez sur ajouter Entrez le nom de l'activit conomique Pour crer une sous-activit, cliquez sur l'activit (levage dans le cas ci-contre) puis cliquez sur ajouter Entrez le nom de l'activit conomique Pour modifier une activit ou une sous-activit, cliquez sur l'intituler modifier puis cliquez sur modifier Modifiez le nom de l'activit conomique Pour supprimer une activit ou une sous-activit, cliquez sur l'intituler supprimer puis cliquez sur supprimer note: vous ne pouvez supprimer qu'une activit qui n'a pas de sous-activit

Limitations
Yoann GUIRIMAND

Rgions, dpartements, ville


Quand vous crez un nouveau client, vous devez spcifier son adresse. Octopus demande par dfaut au moins 2 niveaux de localisation (rgion et dpartement), et ventuellement la ville (si vous utilisez le paramtre gnral "city_mandatory" = TRUE. L'administrateur peut diter et modifier ces 3 niveaux de localisation (rgion, dpartement, ville) en allant dans le menu configuration, onglet "rgions, dpartements et villes".

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 43

- Pour crer une nouvelle rgion, cliquer sur "locations", ajouter le nom de la rgion ( droite) et cliquez sur "ajouter" - Pour crer un nouveau dpartement, cliquer sur la rgion o vous souhaitez insrer le dpartement, ajouter le nom du dpartement ( droite) et cliquez sur "ajouter" - Pour crer une nouvelle ville, cliquer sur le dpartement o vous souhaitez insrer la ville, ajouter le nom de la ville ( droite) et cliquez sur "ajouter" - Pour mettre jour une localisation (ragion, dpartement ou ville), cliquez sur celle ci, modifier l'intitul et cliquez sur "mettre jour" - Pour supprimer une localisation (ragion, dpartement ou ville), cliquez sur celle ci, puis cliquez sur "supprimer". Pour supprimer un dpartement, toutes les villes de celui ci doivent tre supprimes auparavant. de mme pour supprimer une rgion, les dpartements de cette mme rgions doivent avoir t supprims auparavant.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 44

5.8 Champs personnalisables


5.8.1 Champs personnalisables 5.8.2 Paramtrer les champs 5.8.3 Utiliser les champs

5.8.1 Champs personnalisables


Si vous souhaitez collecter des infos supplmentaires sur vos clients, vous avez la possibilit de crer des champs additionnels. Ces champs apparaissent dans la fentre "clients"

5.8.2 Paramtrer les champs


Aller dans le menu "configuration > Champs personnalisables"

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 45

Paramtre Utiliser n nom type Obligatoire

Rle si la case est coche, le champ sera affich dans la fentre "clients" ordre dans lequel apparaissent les champs nom du champ qui apparat dans la fentre "client" si le type est "string", l'utilisateur entre une chane de caractres" si le type est "boolean", l'utilisateur coche une case si la case est coche, la rponse ce champ est obligatoire pour pouvoir enregistrer le client

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 46

Unique

si la case est coche, la rponse ce champ doit tre unique dans la base de donnes (exemple : n de passeport unique, pour viter d'avoir 2 fois le mme client qui s'enregistre)

5.8.3 Utiliser les champs


Pour utiliser les champs, ouvrer une fiche client puis slectionnez l'onglet "champs personnalisables", puis remplissez les informations

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 47

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 48

Autres paramtres modifiables via SQL


Version
Cette partie du guide a t mise jour pour la version 2.8.13

Fonctionnement
Voir la rubrique set custom fields (en anglais)

Alertes
Table des matires de cette page :

Version Objectif Paramtrage des alertes Liste des paramtres

Version
Cette partie du guide a t mise jour pour la version 2.8.13

Objectif Paramtrage des alertes

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 49

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 50

Si vous souhaitez paramtrer la fentre d'alertes, effectuer un click droit sur cette fentre et cochez les paramtres de votre choix

Liste des paramtres


Client_Name Amount Effect_Date Phone_num Address Loan_officer Contract_id Show_only_late_loans Status Nom et prnom du client Montant du prt en cours Date d'enregistrement su contrat Numro de tlphone du client Adresse (Nom de la rue + n du client) Agent charge du client Numro du contrat N'afficher que les produits dlinquants Si le paramtre "show_only_late_loans" n'est pas coch, vous pouvez choisir dans la liste les types de produits afficher

Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

Rgles de provisionnement
Table des matires de cette page :

Version Objectif Fonctionnement

Version
Cette partie du guide a t mise jour pour la version 2.8.13

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 51

Objectif
.

Fonctionnement
You can set in this tab the provisioning rules (% of the due principal to be provisioned) according to the number of late days. To modify these values, select a line, enter a correct percentage and save the changes

Merci aux contributeurs de cette page:

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 52

Yoann GUIRIMAND

5.11 chelles de prts


chelles de prts

Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 53

6. Devises
Dans ce chapitre :

6.1 Fonctionnement dOctopus avec les devises


Table des matires de cette page :

Dfinition de la devise indexe : Dfinition de la devise pivot Plan comptable Octopus Supporte l'indexation du portefeuille en mode multi-devises. Chaque produit (de crdit, d'pargne) est index sur une seule devise (au choix), tandis que l'IMF doit dfinir une devise pivot pour indexer l'ensemble de son portefeuille sur une mme rfrence. L'image suivante montre le fonctionnement d'Octopus dans une configuration o la devise pivot est le SOM et 3 produits sont utiliss : ?le premier est li l'US$, le second l'Euro, le 3me est en SOM. Pour les 2 premiers produits, le client assume le risque de change : si l'US$ monte, les remboursements en SOM seront plus levs. Si l'US$ baisse, les remboursement seront moins levs.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 54

Dfinition de la devise indexe :

Les actifs et passifs d'une IMF sont susceptibles d'tre htrogne du point de vue de la gestion du taux de change. Pour un contrat (prt, pargne) index sur une devise, tous les montants lis, affich dans le calendrier par exemple (montant initial, intrts d, principal d, pnalits) se rfrent cette devise, quelle que soit la fluctuation ventuelle du taux de change avec d'autres devises.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 55

Dans Octopus, les devises sont dfinis au niveau des produits: tous les contrats lis ce produit seront donc indexs sur cette monnaie.
Dfinition de la devise pivot

Pour l'ensemble des IMF, il devrait y avoir une monnaie pivot unique, qui est la rfrence pour avoir une vision globale et commune de la situation. Pour chaque vnement li une monnaie diffrente de la devise pivot, le taux de change entre la devise et la devise pivot doit tre entr dans le logiciel. Cela signifie que chaque vnement (le remboursement, le dcaissement) a une valeur dans la devise de l'indice li et une contre-valeur dans la devise pivot (qui est donne par l'application du taux de change de la journe de l'opration). Lors de la validation d'une transaction dans Octopus (un remboursement par exemple), vous pouvez l'indiquer dans la devise indexe ou dans la devise pivot. NB: la devise pivot sera gnralement la monnaie qui est fix pour le logiciel de comptabilit.
Plan comptable

Yoann GUIRIMAND

6.2 Configurer les devises


1. aller dans le menu 'Configuration' > 'devises'

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 56

2. La fentre suivante apparat:

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 57

1. Affichage du nom de la devise 2.Entrer le nom de la devise (par exemple Franc CFA) 3. Entrer le code de la devise (par exemple FCFA) 4. Fixer la devise comme pivot (voir partie prcdente): si vous fonctionnez avec 1 seule devise, marquez "non". Si vous focntionnez en mode multi-devises, la devise pivot est celle avec laquelle vous grez votre comptabilit principale

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 58

5. Taux de change invers : 6. Utiliser les centimes : indique si vous souhaitez afficher les centimes dans les produits de prts, d'pargne, les chanciers, les rapports... Si les centimes ne sont pas utiliss, l'arrondi est fait l'unit la plus proche : 12,49 FCFA sera arrondi 12 FCFA / 12,501 FCFA sera arrondi 13 FCFA Yoann GUIRIMAND

6.3 Taux de change


1. aller dans le menu 'Configuration' > 'taux de change'

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 59

2. La fentre suivante apparat:

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 60

1.Table d'historique : conserve les valeurs du taux de change dans le temps 2.Graphe du taux de change : Visualise l'volution du taux de change sur une priode donne 3. Calendrier : permet de retrouver rapidement le taux de change une date donne 4. Choix de la devise: n'est plus utilis 5. Entrez la valeur de la devise 6. Enregistrez / mettez jour : il est possible de modifier un taux de change postriori Yoann GUIRIMAND

7. Lignes de financement
Table des matires de cette page :

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 61

Version Preface What is a Funding Line? How to create a funding line? 1- Go to the menu Configuration -> Funding Line, or press Alt-F5 2- You can see the list of funding lines, with: 3- Click on the button 'Add new Funding Line'. A new tab appears. 4- Set the initial information: 5- Save the funding line by clicking on the button 'Save Funding Line' 6- Input an initial amount: 7- (For loans) Enter the installments of the funding line How does a Funding Line behave in a daily use of Octopus ? About the figures displayed ( 7.1 Travailler avec les lignes de financement 7.2 Voir les lignes de financement existantes 7.3 Crer une ligne de financement 7.4 Modifier une ligne de financement 7.5 Supprimer une ligne de financement

Version
Last updated for the version 2.8.11

Preface
In the 'Funding Line' module, we make a few steps in the 'Liabilities' management of the MFI. This module is however not very developed yet, but ... in continuous progress.

What is a Funding Line?


The money an MFI lends to its customers comes from diverse source (equity, debt, savings accounts). In Octopus, we call them 'Funding lines'... How is it related to Loan Tracking ? What for can I use it? You can use it for the management of your liquidity (for instance, if in the future, you shall reimburse your creditor, you may wish to anticipated accurately the available cash by then). Some donors/creditors want a specific reporting about the allocation of their fund.. Although this request is irrelevant (money is fungible, so that is always possible to say to someone that his money was used for a particularly safe part of the portfolio), you can still 'make as if' by allocating each loans to a specific funding line, and extract a breakdown by funding line in your reporting..

In Octopus, each loan should be allocated to a Funding Line.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 62

The allocation can take place at the contract level, or at the product level (in that case, all loans created with this product will be automatically allocated to the related Funding Line).

Note that you will always have to define at least one funding line in Octopus. However, if you don't want to get bothered with this issue, just credit this funding line with a huge amount of money. If you define then the Funding Line at the product level, you will not have to care about it anymore...

How to create a funding line?


1- Go to the menu Configuration -> Funding Line, or press Alt-F5

2- You can see the list of funding lines, with:

Its name Its starting and ending dates of validity Its initial amount (see below)

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 63

The Real remaining amount (see below) The Anticipated remaining amount (see below)

3- Click on the button 'Add new Funding Line'. A new tab appears.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 64

4- Set the initial information:

Its name and code Its starting and ending date of validity
5- Save the funding line by clicking on the button 'Save Funding Line' 6- Input an initial amount:

Click on the button 'Add entry' Enter a comment Set the direction as 'Credit' Enter the amount

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 65

7- (For loans) Enter the installments of the funding line

If the funding line is a credit, you can enter (manually) the amounts to be paid back to your creditor in the future: Click on the button 'Add entry' Set the direction as 'Debit' (for cash out) Enter the amount Set the expected date of the repayment (in the future)

How does a Funding Line behave in a daily use of Octopus ?


When opening a Funding Line, a list of 'events' is displayed in the table at the bottom of the window. Those events can be of two types: either manual events: entered directly in the Funding Line report, in order to adjust the balance or to set installments of a funding line. or automatic events, related to the events of the loans allocated to the funding line:** when a repayment occurs, the related funding line is credited (Type= 'Repay') by either the principal amount, or the all amount repaid (cf. [General Parameter 'INTERESTS_ALSO_CREDITED_IN_FL|General Parameters]) when a disbursement is entered, the related funding line is debited by the loan amount.

About the figures displayed (

7.1 Travailler avec les lignes de financement


Lier un produit de crdit une ligne de financement -> cf page

Lier une ligne de financement des produits dpargne -> cf page

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 66

7.2 Voir les lignes de financement existantes 7.3 Crer une ligne de financement 7.4 Modifier une ligne de financement 7.5 Supprimer une ligne de financement
Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

8. Crdit
Dans ce chapitre :

Introduction au fonctionnement du crdit dans Octopus


Mode de calcul des intrts
Octopus gre 3 modes de calcul des intrts de faon native : Calcul des intrts sur capital initial, calcul des intrts sur capital restant d avec paiement constant, calcul des intrts sur capital restant d avec principalt constant,

Calcul des intrts sur capital initial, Calcul des intrts sur capital restant d avec paiement constant, Calcul des intrts sur capital restant d avec principalt constant,

Produits de crdit - paramtres gnraux

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 67

Table des matires de cette page : Crer un produit de crdit

Crer un produit de crdit


Pour crer un produit de crdit, allez dans le menu Configuration -> Produit de crdit. La fentre ci-dessous s'affiche

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 68

1. Vous pouvez voir l'ensemble des produits de crdit que vous avez dj cr dans cette liste 2. Pour Crer un nouveau produit de crdit, cliquez sur "Ajouter"

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 69

3. Pour modifier un produit, slectionnez le en cliquant dessus (le produit est surlign en bleu) puis cliquez sur "modifier" 4.Pour supprimer un produit, slectionnez le en cliquant dessus (le produit est surlign en bleu) puis cliquez sur "supprimer Les paramtres gnraux du produit de crdit

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 70

1. Indiquez un nom unique pour votre produit de crdit 2. Indiquez un code unique pour votre produit de crdit. Ce code est utilis notamment dans le code du contrat

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 71

3. Indiquez le type d'chance pour ce produit. Pour ajouter / modifier un type d'chance, rfrez vous la section Echances 4. Slectionnez les types de clients qui pourront bnficier de ce produit : Tous, Groupes solidaires, Individuels, Personne morale (entreprise), ou Groupe non-solidaire 5. Mthode de calcul des intrts : Octopus propose 3 mthode de calcul des intrts. Pour en savoir plus, consultez la section Calcul des intrts 6. La priode de grce est le nombre d'chances avant que le client ne commence rembourser son prt. Le client ne repaie pas de principal durant la priode de grce, il peut payer des intrts durant cette priode (voir 9) Si vous indiquez une plage de valeurs (min / max), l'agent de crdit pourra choisir un nombre d'chances dans cette plage de valeurs au moment de crer le prt. Si vous entrez une valeur, celle ci sera fixe lors de la proposition de prt. 7. Vous pouvez utiliser soit un montant spcifi, soit un cycle de crdit. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Utiliser un cycle de crdit 8. Indiquez le montant du principal du prt Si vous indiquez une plage de valeurs (min / max), l'agent de crdit pourra choisir un montant dans cette plage de valeurs au moment de crer le prt. Si vous entrez une valeur fixe, le montant sera impos lors de la proposition de prt. 9. Vous pouvez dcider de comptabiliser les intrts durant la priode de grce : dans ce cas ceux ci seront demands chaque chance 10. Vous pouvez dcider d'arrondir ou non les chances (selon que vous utilisez les centimes ou non). Cette fonction est particulirement utile pour les remboursement o le montant des chances doit tre identique. L'arrondi peut tre "Approximatif" (pas d'arrondi), la premire chance (1re chance plus leve du fait des centimes), ou la dernire chance (plus vele du fait des centimes) 11. Rattacher une ligne de financement et une devise : cette fonction est utile si vous avez des produits de crdits lis un financement particulier et souhaitez suivre l'volution de fonds affects. Si vous n'utilisez pas les lignes de financement, choisissez NO_FUNDING_LINE par dfaut 12. Taux d'intrt : le taux d'intrt est en % du montant total du prt par priode. Si vous utilisez un taux annuel, vous devrez ramener le taux d'intrt l'chance : Par exemple un taux d'intrt de 12% par an avec un remboursement tous les mois (calcul des intrts sur capital initial) donnera un taux d'intrt de 1% par chance Un taux d'intrt de 12% par an avec un remboursement tous les 3 mois (calcul des intrts sur capital initial) donnera un taux d'intrt de 3% par chance Si vous indiquez une plage de valeurs (min / max), l'agent de crdit pourra choisir un taux d'intrt dans cette plage de valeurs au moment de crer le prt. Si vous entrez une valeur fixe, le taux d'intrt sera impos lors de la proposition de prt. 13. Nombre dchances total du prt : ceci inclut les ventuelles chances de la priode de grce Si vous indiquez une plage de valeurs (min / max), l'agent de crdit pourra choisir un nombre d'chances dans cette plage de valeurs au moment de crer le prt. Si vous entrez une valeur fixe, le nombre d'chances sera impos lors de la proposition de prt.

Utiliser un cycle de crdit

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 72

Produit de crdit - pnalits

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 73

Frais d'entre, frais de dossier


1 et 2. Les frais de dossier sont prlevs au moment du dboursement du crdit. On peut indiquer soit un frais fixe (valeur absolue), soit un pourcentage du capital emprunt (pourcentage) Si vous indiquez une plage de valeurs (min / max), l'agent de crdit pourra choisir un frais de dossier dans cette plage de valeurs au moment de crer le prt. Si vous entrez une valeur fixe, le frais de dossier

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 74

sera impos lors de la proposition de prt.

Pnalits de retard
Octopus gre 4 types de pnalits de retard, vous pouvez choisir l'une ou l'autre ou une combinaison de 2, 3, 4 pnalits 3. Pnalits de retard sur le montant total du prt (total principal + total intrts, tel que dfini dans l'chancier initial) Formule de calcul : (Pnalits sur le montant du prt) = (montant total du prt capital + intrts) x (% sur le montant du prt) x (nombre de jours de retard) Exemple 1 : 4. Principal impay : total du principal en retard au moment du passage en retard : Formule de calcul : Si le nombre de jours de retard est infrieur au nombre de jours d'une chance : (pnalits de retard) = (montant du principal impay sur l'chance) x (% sur le principal impay) x (nombre de jours de retard) Formule de calcul : Si le nombre de jours de retard correspond 3 chances : (pnalits de retard) = (montant du principal impay sur les 3 chances) x (% sur le principal impay) x (nombre de jours de retard) Exemple 1 : 5. KRD (capital restant d) : total du principal restant rembourser au moment du passage en retard Formule de calcul : (Pnalits sur le KRD) = (total du principal restant) x (% sur le KRD) x (nombre de jours de retard) Exemple 1 : 6. Intrts impay : total des intrts en retard au moment du passage en retard : Formule de calcul : Si le nombre de jours de retard est infrieur au nombre de jours d'une chance : (pnalits de retard) = (montant des intrts impays sur l'chance) x (% sur les intrts impays) x (nombre de jours de retard) Formule de calcul : Si le nombre de jours de retard correspond 3 chances : (pnalits de retard) = (montant des intrts impays sur les 3 chances) x (% sur les intrts impays) x (nombre de jours de retard) Exemple 1 : 7. Priode de grce : nombre de jours pendant lesquels les pnalits ne sont pas comptes. NB : Les pnalits non comptes lors de la priode de grce ne sont pas charges l'issue de celle-ci

Pnalits de paiement anticip


8. 9. 10. 11. 12. 13.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 75

Produit de crdit - chancier exotique

1.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 76

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Produit de crdit - Calendrier flexible Produit de crdit - Garantie et pargne obligatoire

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 77

1. 2. 3. 4. 5.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 78

6. 7. 8. 9.

Produit de crdit - lignes de crdit

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 79

1. 2.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 80

3. 4. 5. 6.

Oprations de crdit - demande de prt


Table des matires de cette page :

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 81

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 82

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 83

Yoann GUIRIMAND

Oprations de crdit - comit de crdit

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 84

1. 2. 3. 4.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 85

5. 6.

Oprations de crdit - garanties

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 86

1. 2. 3. 4.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 87

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

1.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 88

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Oprations de crdit - dboursement du crdit

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 89

1. 2. 3. 4. 5.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 90

6. 7.

Oprations de crdit - rembourser une chance

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 91

9. 10. 11. 12.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 92

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Les prts en retard

Oprations de crdit - table d'vnements

1. 2. 3. 4. 1 line by event, and the columns mean: Date: date of the event

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 93

Entry date: system date when event was registered (to detect easily back date entries) Type: LODE = Disbursement, RGLE = Repayment of a good loan, RBLE = Repayment of a bad loan, PDLE = degradation of the loan; see [loan events types|../../../../../../../../../display/OctopusUserGuide/Loan+Event+Types] Principal: amount of the principal repaid (if RGLE or RBLE) or disbursed (if LODE) Interests: amount if interests repaid Commissions: amount of fees paid during the events (entry fees or early repayment fees) Penalties: late repayment fees Cancelable: shows whether it is possible to delete the event User: name of the user who enter this event Exported date: date of exportation of the accounting bookings related to this event Id: technical parameter defining system event's id Installment: technical parameter defining tied installment number for this event Print button: to print list of events (later other possible internal forms) Button allowing to delete the last entered event. Events displayed in green have been cancelled; they remain stored in the database, but have no influence on the calculations.

Les vnements du crdit


Version

This guide has been updated for version 2.8.13


Loan Event Types in Octopus

Octopus logs all transactions related to loans as various loan events. You can see a list with most of those events when you open Client Form, go to "Loan Repayment Tab" and inside that tab, choose "Events" tab. You will see a list of events. Keep in mind that those that are highlighted - are events that have been deleted.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 94

How events are stored in Octopus

All events in Octopus are recorded in ContractEvents table. Below given is the table's structure Field name id event_type contract_id event_date user_id is_deleted repayment_type Data Type int char(4) int datetime int bit nvarchar(20) Not Null NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL Description automatically generated id that will be used later in MovementSet table type of event self-explanatory field: id of the contract, for which event is recorded date of the event id of the user who made a transaction was the event deleted standard payment or total

ID of ContractEvents Table is then used to link events to tables with more information on a certain event. This portion of the manual will not elaborate on all tables, however the table below will provide information on which table stores information about a certain event_type.
Description of each event type

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 95

Event Type LOVE

Full name LOan ValidationEvent

Description Stores information about a user who validated the loan (using Credit Committee Decision Tab) and date of validation. Event appeared in Octopus 2.8. This commits some founds on the corresponding funding line. Stores information about a user who disbursed the loan, amount disbursed, fees collected, total interest amount and voucher number. This also draws loan amount from corresponding funding line. Stores information about all repayments that were made earlier than installment due date or on a due date. Information stored includes: user who made a repayment, amount of principal, interests, fees, commissions, penalties paid and installment number, for which repayment was made Stores information about all repayments that were made after installment's due date. Information stored includes: user who made a repayment, amount of principal, interests, fees, commissions, penalties paid and installment number, for which repayment was made Event does not influence loan repayment schedule but makes a corresponding records in the General Ledger.

Time of Creation Event is launched every time a user changes credit committee decision.

DB table that stores information ContractEvents only

LODE

LOan DisbursementEvent

Event is created upon loan disbursement.

ContractEvents and LoanDisbursementEvents

RGLE

Repayment of Good Loan Event

Event is created when regular repayment for a loan is made.

ContractEvents and RepaymentEvents

RBLE

Repayment of BadLoan Event

Event is created when late repayment for a loan is made.

ContractEvents and RepaymentEvents

PDLE

Past Due LoanEvent

Event is created when a late repayment is performed and when a credit closure is performed.Obsolete from v2.8.13 onward. Write-off event is generated either when you Run Closure and consider loan as to be written-off. Event is created at the time of repayment for a writen-off loan. This event is created when a loan is rescheduled. This event is triggered when a repayment is performed after a reschedule.

ContractEvents and PastDueLoanEvents

WROE

WRite-Off Event

Event that corresponds to a write-off of loan.

ContractEvents and WriteOffEvents ContractEvents

ROWE

Repayment OverWrite-Off

Stores information about repayment for a written off loan. The purpose of this event is to distinguish these repayments from other normal or late repayments. This represents rescheduling of a loan. It represents a repayment after a loan has been reschedule.

[ROLE RRLE

http://wiki.octopusnetwork.org/display/OPUS/Rescheduling] | R eschedule Of LoanEvent Repayment forRescheduled LoanEvent

ReschedulingOfALoanEvents and ContractEvents ContractEvents

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 96

[TEET LIAE

http://wiki.octopusnetwork.org/display/OPUS/Line+of+Credit] | TranchE EvenT Loan InterestAccrual Event

Related to Line of Credit: when a new tranche is added, it triggers a TEET. This event corresponds to a "accrual interest" posting.

Created when a new tranche is disbursed. It's generated when a credit closure is run or when a repayment is done after. This event is created when early repayment with "do not keep" repayment schedule is created ; if early repayment covers more than one instalment, several APR events are created. If there are several remaining instalments covered by this early total repayment, several ATR events will be created. This event is generated when repayment is confirmed

ContractEvents and TrancheEvents ContractEvents and LoanInterestAccruingEvents ContractEvents and RepaymentEvents

[APR

http://wiki.octopusnetwork.org/display/OPUS/On+time+Keep +ATR] | Anticipated PartialRepayment

This event represents an early repayment with change of schedule implying a commission on early repayment

[ATR

http://wiki.octopusnetwork.org/display/OPUS/On+time+Keep +ATR] | Anticipated TotalRepayment

This event is created when a total repayment is performed.

ContractEvents and RepaymentEvents

[ATPR

http://wiki.octopusnetwork.org/display/OPUS/On+time+-+ATPR] | Anticipated Total Partial Repayment

This event with bizarre name actually represents fact that one member of a group loan performs early total repayment of his loan share amount.

ContractEvents and RepaymentEvents

GLLL

Good Loan LateLoan

OLB of this good loan is now going to late loan account.

Event generated by the accounting sub-process "late loans management". Good loan becomes late if number of late days > 0 and < BAD_LOAN_DAYS. Event generated by the accounting sub-process "late loans management". Good loan becomes bad if number of late days > BAD_LOAN_DAYS. Event generated by the accounting sub-process "late loans management". Late loan becomes good if number of late days = 0. Event generated by the accounting sub-process "late loans management". Late loan becomes bad if number of late days > BAD_LOAN_DAYS.

ContractEvents, OverdueEvents

GLBL

Good Loan BadLoan

OLB of this good loan is now going to bad loan account.

ContractEvents, OverdueEvents

LLGL

Late Loan GoodLoan

OLB of this late loan is now going to good loan account.

ContractEvents, OverdueEvents

LLBL

Late Loan Bad Loan

OLB of this late loan is now going to bad loan account.

ContractEvents, OverdueEvents

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 97

BLGL

Bad Loan GoodLoan

OLB of this bad loan is now going to good loan account.

Event generated by the accounting sub-process "late loans management". Bad loan becomes good if number of late days = 0. Event generated by the accounting sub-process "late loans management". Bad loan becomes late if number of late days > 0 and < BAD_LOAN_DAYS.

ContractEvents, OverdueEvents

BLLL

Bad Loan Late Loan

OLB of this bad loan is now going to late loan account.

ContractEvents, OverdueEvents

Further

You might be interested in [savings events|http://wiki.octopusnetwork.org/display/OctopusUserGuide/Savings+Event+Types].

Oprations de crdit - rchelonner un prt

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 98

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 99

There are different options related to rescheduling: - new installment: that means your loan's maturity will be increased and amount of interests will be evenly spread over all installments. Check these [integrity tests|../../../../../../../../../display/OPUS/Rescheduling+-+Add+new+installments]. - shift days: that will offset all installments due date by a number of days. You can decide to charge interest during this offset days. Check these [integrity tests|../../../../../../../../../display/OPUS/Rescheduling+-+Shift+days]. - grace period: that will add grace period before next installment. This grace period is to be defined in number of installments. Interests can be charged or not (according to check box). Check these [integrity tests|../../../../../../../../../display/OPUS/Rescheduling+-+Grace+period]. - modify interest rate: that will modify interest rate for next installments. Check these [integrity tests|../../../../../../../../../display/OPUS/Rescheduling+-+Change+interest+rate]. All these options can be combined. Check our [integration tests related to rescheduling|../../../../../../../../../display/OPUS/Rescheduling].

Examples
To better understand this function, let's take some examples: [1st example: 3 months of grace period|../../../../../../../../../display/OctopusUserGuide/rescheduling+1] [2nd example: 3 months of delay with 1 month of grace period|../../../../../../../../../display/OctopusUserGuide/rescheduling+2]

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 100

Limitations
- Some specific cases are not covered for all types of interest rates, to make sure expected cases are covered, check our [integrity tests|../../../../../../../../../display/OPUS/Rescheduling]. - You can only reschedule once, for the time being. - If you reschedule a loan with an exotic repayment schedule or a grace period, there are risks that calculations will be changed. You can preview rescheduling before confirming it.

Further
Learn more about [adding tranche for loans supporting line of credit|../../../../../../../../../display/OctopusUserGuide/Line+of+credit+-+simple+case]

9. Epargne
Dans ce chapitre :

9.1 Introduction l'pargne dans Octopus


Version
Cette partie du guide utilisateur a t mis jour pour la version 2.8.15.

Introduction
La microfinance est trop souvent rsume au seul micro-crdit. Cependant, le rle de l'pargne est reconnu comme de plus en plus important, notamment car il aide les laisss pour compte du systmes bancaire sans qu'ils ne prennent de risques. Octopus a d'abord t dvelopp, comme la plupart des solutions du march, pour rpondre aux besoins du micro-crdit et depuis 2009 intgre progressivement des lments de micro-pargne (dpts vue, dpts terme, pargne obligatoire, etc.). L'pargne dans Octopus Octopus couvre les fonctionnalits suivantes : 1. Dpt vue (rmunrs ou non) avec les options et paramtres suivants : - Les oprations principales (retraits, dpts, transferts et virements) avec des frais diffrents pour chacune de ces oprations - Le calcul des intrts selon diffrentes priodicits (journalire, hebdomadaire, mensuelle, annuelle)

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 101

- La gestion des dcouverts (agios et frais de dcouverts quand le solde du compte devient ngatif) - La possibilit de clore, de rouvrir et de geler un compte (ainsi que la gestion des frais sur ces oprations) - Des frais mensuels de gestion de compte - L'pargne dite "obligatoire" afin que seuls des prts couverts par un solde d'pargne minimum puissent tre dcaisses (le solde minimum se dbloquant lorsque le prt arrive maturit) 2. Dpts terme avec les options suivantes : - Diffrentes priodicits (hebdomadaire, mensuelle, annuelle) - La possibilit de retirer ou non depuis un dpt terme - Diffrents types de frais (cration de compte, retraits, transferts, clture)

Limites
- Les dpts vue n'intgrent pas de schmas complexes de pnalits en cas de retraits avant maturit - Il n'est pas possible d'effectuer des dpts sur un compte de dpt vue, une fois celui-ci cr

Suite
- Dcouvrez la gestion des produits de dpts vue

9.2 Produits de dpts vue


Table des matires de cette page : Paramtres gnraux Frais de transaction Frais de gestion Frais de dcouvert

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 102

Crer un nouveau produit de dpt vue 1. 2. 3. 4.

Paramtres gnraux

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 103

1.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 104

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Frais de transaction

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 105

1.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 106

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Frais de gestion

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 107

1.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 108

2. 3. 4. 5.

Frais de dcouvert

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 109

1.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 110

2. 3. Yoann GUIRIMAND julien

Oprations sur dpt vue Produits d'pargne terme


Table des matires de cette page :

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 111

1. 2.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 112

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 113

1. 2.

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 114

3. 4. 5. 6. 7. 8. Yoann GUIRIMAND

Oprations sur les dpts termes


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

Evnements de l'pargne
Version

This guide has been updated for version 2.8.13


Savings Event Types in Octopus

Similarly to [loan tracking|http://wiki.octopusnetwork.org/display/OctopusUserGuide/Loan+Event+Types] , Octopus has its own codes for different savings events. These codes can be used in reports and is can be found in audit trail (all these transactions are logged) and, naturally, in the savings interface (Events sub-tab). screenshot of Events tab
How events are stored in Octopus

All events are stored in SavingEvents table, here's its structure: Field name id Data Type int Not Null NOT NULL Description automatically generated id that will be used later in MovementSet table

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 115

user_id contract_id code amount description deleted creation_date cancelable is_fired related_contract_code fees

int int char(4) money nvarchar(200) bit datetime bit bit nvarchar(50) money

NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL

id of the user who made a transaction self-explanatory field: id of the contract, for which event is recorded type of event amount of transaction (debit or credit) description of transaction (e.g. deposit for account C/D/123) wheter this event is deleted or not date when event was created whether event can be canceled or not whether the event was taken into account in accounting for compulsary savings: related loan contract code charged fees for this event

SavingEvents is linked to tables SavingContracts, SavingBookProducts, SavingBookContracts and SavingDepositContracts.


Description of each event type

Event Type SVIE SVDE SPDE SVWE SDTE SCTE

Full name SaVings Initiation Event SaVings Deposit Event Savings Pending Deposit E vent SaVings Withdrawal Event Savings Debit Transfer E vent Savings Credit Transfer E vent

Description Opening of a new savings book Deposit Pending Deposit Withdrawal Outgoing transfer Incoming transfer

Time of Creation Creation of savings book When deposit is confirmed Deposit can be pending, if necessary.(Pending deposit can be discarded or confirmed afterwards) When withdrawal is confirmed When a transfer is confirmed (manually or when a term deposit is closed) When a transfer is confirmed (manually or when a term deposit is closed)

DB table that stores information SavingEvents SavingEvents SavingEvents SavingEvents SavingEvents SavingEvents

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 116

SIAE SIPE SWFE SMFE SOFE SVAE SCLE SVCE SVRE


Further

Savings Interests Accruing Event Savings Interests Posting E vent Savings Withdrawal Fee E vent Savings Management Fee Event Savings Overdraft Fee E vent SaVings Agio Event Savings CLosure Event SaVings Closing Event SaVings Reopen Event

Accrued interests Posting of accrued interests Fee for a withdrawal Management fee for a period Overdraft fee Agio Closure Closing of an account (not to be confused with closure) Reopening of an account

When a savings closure is run When a savings closure is run When a withdrawal is performed When a closure is performed When the balance becomes negative Daily overdraft fee when closure is performed When a closure is performed When an account is closed When an account is closed

SavingEvents SavingEvents SavingEvents SavingEvents SavingEvents SavingEvents SavingEvents SavingEvents SavingEvents

You might be interested in *[loan events|http://wiki.octopusnetwork.org/display/OctopusUserGuide/Loan+Event+Types]*.

Cration Produit Compte courant (Modle CEMAC)

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 117

Fentre principale de la cration du produit d'pargne Ici nous voulons adapter ce produit pour qu'il fonctionne comme un compte de dpt (Compte courant)

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 118

Paramtres fonctionnel du produit ....

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 119

Autres paramtres de gestion du compte, comme les frais de clture, tenue de compte ....

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 120

10. Clients individuels


Table des matires de cette page : Dtails du client Adresse Suivi Banque Budget et dettes Situation personelle Indicateurs Champs personnalisables

Dtails du client

Adresse

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 121

Suivi

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 122

Banque

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 123

Budget et dettes

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 124

Situation personelle

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 125

Indicateurs

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 126

Champs personnalisables

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 127

Yoann GUIRIMAND julien

11. Groupes solidaires


Table des matires de cette page : Dtails du groupe Adresse Membres Suivi Leader Situation conomique Historique

Dtails du groupe

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 128

Adresse

Membres

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 129

Suivi

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 130

Leader

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 131

Situation conomique

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 132

Historique

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 133

Yoann GUIRIMAND julien

Paiement Total Anticip (PTA) pour un membre du groupe


Version
Cette version a t mise jour pour la version v2.8.14

Objectif
Despite "solidarity groups" uses a single repayment schedule, that does not mean that in some particular cases, a member of the group cannot decide to repay all his due principal, a part of total due interest and leave the group. Some MFIs actually asked us to make this possible and we therefore developed this new feature. A group's member may now decide to repay and leave the group without waiting the other users to repay the whole loan.

Implmentation

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 134

Let's consider this loan and it's loan share amount: - click on the small icon representing "head" of person - select user willing to perform total repayment: all data will automatically be set (principal amount according to his loan share, no interest and commission according to APR fees - we'll probably change this to use ATR fees). "Do not keep initial schedule" option is forced meaning that loan will have a new repayment schedule (you then should provide other members a new repayment schedule) In that particular case, OLB for this user is 150 ; Interest is 12 (counting first instalment) and applying commission for total repayment. - new events appear in the "events" tab: "APTR". You can apply this to more than one member.

Limites
In order not to have problems, we have first limited this feature for the simplest and most frequent cases. - repayment date must be according to schedule (no ancitipated or late repayments) - leader cannot be selected. If you want to select him, you need to first change leader in the group window - there should not be grace period (or they should have been already repaid)

12. Groupes non solidaires (village)


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND julien

Crer un prt pour un groupe non solidaire Dbourser un prt pour un groupe non solidaire

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 135

Rembourser un prt pour un groupe non solidaire Crer une pargne pour un groupe non solidaire Dpt d'pargne pour un groupe non solidaire

13. Personnes morales


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND julien

14. Contrats
Table des matires de cette page : Chercher un contrat Ajouter un nouveau contrat Supprimer un contrat Rassigner un contrat

Chercher un contrat Ajouter un nouveau contrat Supprimer un contrat

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 136

Rassigner un contrat
Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND julien

15. Comptabilit
Dans ce chapitre :

14.1 La comptabilit dans Octopus


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

14.2 Le plan comptable


Table des matires de cette page :

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 137

Le plan comptable Ajouter un compte Modifier un compte Supprimer un compte Exporter le plan comptable Importer un plan comptable

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 138

Le plan comptable

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 139

Ajouter un compte

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 140

Modifier un compte Supprimer un compte Exporter le plan comptable

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 141

Importer un plan comptable


Yoann GUIRIMAND

14.3 Transactions standards


Table des matires de cette page : Principe Crer une transaction standard Utiliser une transaction standard

Principe Crer une transaction standard

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 142

Utiliser une transaction standard

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 143

Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

14.4 Ecritures comptables


Table des matires de cette page :

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 144

Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

14.5 Rgles comptables


Table des matires de cette page :

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 145

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 146

Merci aux contributeurs de cette page:

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 147

Yoann GUIRIMAND

14.6 Export de la comptabilit


Table des matires de cette page :

Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

14.7 Clture comptable des crdits


Table des matires de cette page :

The interface for the credit closure is the following: The closure carries out accounting operations and may change the status of the loans.

The interface for the credit closure is the following:

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 148

Closure button: when you first click on this button, Octopus will display the list of late loans and the corresponding provisioning operations, as well as a suggestion of loans to be written-off (very late loans). When clicking a second time on this button, the corresponding operations will be effectively registered (if you exit before having confirmed them, no accounting booking will be carried out).

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 149

The closure carries out accounting operations and may change the status of the loans.
Have a look at the accounting schemes of Octopus to see the details of the related bookings (check bookings with 'C' in the column 'Real Time / Closure' The credit closure carries out the following operations Loan accrual: if the General Parameter 'ACCOUNTING_PROCESS = Accrual', interests and eventual penalties are accrued for ALL loans: for non-late loans, the following operation is undertaken: Account Credited 7021 Interests on Cash Credit for late loans: Account Credited 7028 Interests on Bad loans 7027 Penalties on Bad loans Past Due Loan Event / Degradation: Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND Account Debited 2971 Accrued Interests/Penalties Receivable 2971 Accrued Interests/Penalties Receivable Amount X = accrued interests (%Rate x OLB x (Nb_of_day_since_last_closure / Nb_of_day_in_the_periodic_installment) X = due penalties (formula according to the loan product) Account Debited 2037 Accrued Interests Receivable Amount X = accrued interests (%Rate x OLB x (Nb_of_day_since_last_closure / Nb_of_day_in_the_periodic_installment)

14.8 Clture comptable de l'pargne


Table des matires de cette page :

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 150

Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

14.9 Comptabilit dtaille des crdits


For each contract, the 'Loan Accounting Contribution' offers you the possibility to see in real time the accounting impact of each contract, in the window below:

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 151

Effective contribution column: reflects the aggregation of the actual accounting bookings related to this contract

Expected contribution column: shows what should be the current accounting contribution of the contract, considering the current status of the loan, and without taking into account the actual bookings. Discrepancies between those two columns may reflect error mistakes (or unusual behaviour, such as cancellation of penalties) or mean that accounting maintenance has to be done (closure for instance).

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 152

Balance in pivot currency: in multi-currency mode, the Contract Accounting Contribution is displayed in the index currency of the loan (here: USD) and in pivot currency (here: Tajik Somoni). The conversion uses the current Exchange rate between the two currencies.

Accrued interests: here is an example of discrepancy between the 'actual' and 'expected' columns - the loan has been disbursed around 15 days ago, so interests are due but not repayable (1,21, as showed in the 'expected column'). The '0' in the actual column is due to the fact that the closure has not been carried out to pass the 'accrual bookings'.

14.10 Comptabilit dtaille de l'pargne

16. Rapports
Dans ce chapitre :

16.1 Fonctionnement des rapports dans Octopus


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

16.2 Rapports standards


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page:

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 153

Yoann GUIRIMAND

16.3 Rapports internes


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

16.4 Rapports personnaliss


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

17. Gestion des donnes et scurit


Dans ce chapitre :

17.1 Sauvegarder sa base de donnes


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 154

Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

17.2 Restaurer sa base de donnes


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

17.3 Reconstruire les cycles de crdit


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

17.4 Optimiser la taille de sa base de donnes


Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND

17.5 Journal d'vnements

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 155

Table des matires de cette page : Utiliser h3, h4 et h5 utiliser 1, 1.1, 1.1.1 Merci aux contributeurs de cette page: Yoann GUIRIMAND julien

18. Consolidation 19. Projets 20. Oprations avances


Dans ce chapitre :

Restaurer sa base de donnes via SQL Server Management Studio


Merci Idrissa Compaor pour l'ajout de la procdure de restauration : Procdure de restauration via Sql server Management studio.pdf

Octopus Microfinance - Un logiciel open-source de la socit Oxus Development Network - www.octopusnetwork.org / info@octopusnetwork.org - Page 156