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PODER JUDICIAL AUDITORIA

TELEFONOS: 295-3238 a 295-3242 APARTADO 79-1003 SAN JOSE FAX: 257-05-85 E.mail: auditora@poder-judicial.go.cr

INDICE 1. INTRODUCCIN 1 1.1. TRMITE DE LOS INFORMES DE AUDITORA SEGN LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO 1 1.2. ORIGEN DEL ESTUDIO 1 1.3. OBJETIVO GENERAL 2 1.4. ALCANCE DEL ESTUDIO 2 1.5 NORMATIVA TCNICA APLICADA 2 2. RESULTADOS 2 2.1. Importancia que el recibido conforme por parte del beneficiario o autorizado quede estampada en tinta, en la copia de los cheques del Despacho. 2 2.2. Trascendencia que al confeccionar los cheques no se dejen espacios en blanco antes o despus de cantidades en letras o nmeros. 3 2.3. Necesidad de confeccionar la resolucin que ordena girar en los expedientes judiciales. 3 2.4. Importancia de confeccionar las tarjetas de control del monto girado, para todos los procesos con giros sucesivos. 4 2.5. Relevancia de la remisin oportuna de copias de cheques a la Unidad Administrativa Regional de Limn. 4 2.6. Necesidad de adjuntar a la copia del cheque emitido, fotocopia o transcripcin de la boleta de depsito giradas parcialmente. 5 2.7. Necesidad de realizar los estudios de los anexos en los estados de conciliacin bancaria. 5 3. CONCLUSION 6 4. RECOMENDACIONES 6 1. 1.1. INTRODUCCIN Trmite de los informes de Auditora segn Ley General de Control Interno

De conformidad con las directrices emitidas por la Contralora General de la Repblica a las auditoras internas, con respecto al tratamiento que se le debe dar a los informes que se emitan como producto de los estudios de auditora, seguidamente se transcribe el contenido de los artculos 36, 38 y 39 de la Ley General de Control Interno: Artculo 36.- Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informe de auditora contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se proceder de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez das hbiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenar la implantacin de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevar el informe de auditora al jerarca, con copia a la auditora interna, expondr por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondr soluciones alternas para los hallazgos detectados. Artculo 38.- Planteamiento de conflictos ante la Contralora General de la Repblica. Firme la resolucin del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditora interna, esta tendr un plazo de quince das hbiles, contados a partir de su comunicacin, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contralora General de la Repblica, dentro de los ocho

das hbiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contralora General de la Repblica dirimir el conflicto en ltima instancia, a solicitud del jerarca, de la auditora interna o de ambos, en un plazo de treinta das hbiles, una vez completado el expediente que se formar al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el rgano contralor, dar lugar a la aplicacin de las sanciones previstas en el captulo V de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, N 7428, de 7 de setiembre de 1994. Artculo 39.- Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirn en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el rgimen aplicable a la respectiva relacin de servicios...

1.2.

Origen del estudio

La presente evaluacin se realiza de conformidad con el Plan Anual de Trabajo de la Seccin de Auditora de....para el ao 2006, el cual fue conocido por....en sesin nmero.... del ... de ... del ..., artculo ....

1.3. Objetivo general


Evaluar la suficiencia, confiabilidad y validez de la estructura de control interno en la administracin de los recursos econmicos depositados en las cuentas corrientes pertenecientes a...

1. 2.1.

RESULTADOS Importancia que el ...

Se determin en el Despacho evaluado, que ...., lo que se contrapone a lo establecido en el numeral 8 de la circular ..., en lo que interesa indica:
La firma de ...... El no proceder conforme a lo establecido para el presente caso, puede acarrear problemas en cuanto a..., en el sentido que..., adems, el ..., sirve para ..., a efecto de demostrar ... Al respecto manifest el seor ..., pero de inmediato se proceder conforme lo solicitado.

2.2.

Trascendencia que al ...

Se evidenci en el Despacho Judicial aludido, que al ..., algunos presentan..., por tal motivo se incumple con lo indicado en el artculo..del Reglamento de.., que indica:
...no debern... El incumplimiento de lo anteriormente citado, debilita el control interno existente, por cuanto aumenta el riesgo de que ....y en caso de .., causara un perjuicio econmico en ...

2.3.

Necesidad de ...

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Mediante la muestra de expedientes solicitados al Despacho, se observan algunas..., an cuando se.., lo que no se ajusta a lo establecido en el artculo...del Reglamento citado, en lo que interesa expone:
nicamente podr.... El no contar en los expedientes con ...., afecta el debido.. conforme la establece el Reglamento de..., en razn de que se ...contina ... con base en.... Al respecto manifest el seor ..., encargado de.. que tena entendido que.. , dado que se indica ..

2.4.

Importancia de ..

Se estableci en el Comit... objeto de estudio, que no se..., en los cuales se realizan.., por lo que se incumple con lo sealado en el artculo ...del Reglamento citado, en lo que interesa dice:

Cuando ..."
El no utilizar la.., impide el fortalecimiento del control interno en el Despacho, incrementndose el riesgo que se..., producto de la falta de...que permita al Despacho tener un mejor control de.., lo que incide eventualmente en que se ..., producindose un perjuicio econmico al ...

2.5.

Relevancia de ...

Se verific en el Despacho aludido, que ..., se realiza aproximadamente cada..., aunque el ..., lo que se ajusta a lo dispuesto en el artculo ..inciso .. del Reglamento de .., que cita: Remitir diariamente..." El no envi constante de ...., no permite llevar un adecuado control en el .., a efecto de determinar oportunamente alguna anomala o..

Sobre el particular, mencion el Asistente..., seor ., que por desconocimiento se ...y en algunas ocasiones.., pero se cumplir con el procedimiento. 2.6. Necesidad de ...

Se evidenci que en los casos en que ..., no se incluye ..., ni se utiliza para ello el ..., lo cual contraviene lo que cita el artculo...del Reglamento de ...., en lo interesa dice: ... Junto a .... El omitir ...., tiene el riesgo que se pueda.. y por ende incurrir en.. , produciendo un perjuicio econmico a... del Despacho. El incumplimiento de lo anterior, obedece al desconocimiento del procedimiento, segn indic el seor ...., Asistente ...del Despacho evaluado.

2.7.

Necesidad de realizar....

Se determin que el estado de ..., confeccionado por el Despacho, tienen pendiente de realizar la ..., lo que

se contrapone con lo sealado en la circular nmero .., del ... de la Contralora.. ; en la cual se establecen los procedimientos bsicos para la... , as como lo establecido en el artculo... del Reglamento de ..., en lo que interesa dice: ...Para ello se elaborarn .... En consecuencia, las... no presentan en forma precisa los registros efectuados en estas, as como la existencia de posibles sobregiros que no se hayan detectado y que estn causando algn perjuicio econmico en la cuenta corriente del Despacho. Manifest el seor ..., Asistente Judicial a.. que dicho estudio se est llevando a cabo, del cual se realiz sobre ..., en relacin con los dems .. se est en proceso de ..., como se demuestra con las notas enviadas a..

3.

CONCLUSION

De conformidad con los resultados expuestos, esta Auditora concluye que el control interno sobre la suficiencia, confiabilidad y efectividad de la administracin en general, de los recursos econmicos en ....es parcialmente satisfactorio, en virtud de las debilidades detectadas de control interno mencionadas anteriormente, generados por el incumplimiento de algunos lineamientos establecidos en el Reglamento y el Manual de Procedimientos para ..., as como algunas de las circulares emitidas por ..

4.

RECOMENDACIONES

Acorde con los resultados y conclusin del presente estudio y con base en lo dispuesto por los artculos .....del Reglamento de ...., esta Auditora se permite externar las siguientes medidas correctivas, las cuales al implementarse minimizan el riesgo de que ocurra alguna anomala, adems pretenden fortalecer el control interno en este campo. 1- Solicitar al ..., para cumplir con lo indicado en la circular ... 2- Velar para que...cuando as corresponda, conforme lo establecido en el artculo...del Reglamento citado.

3- Confeccionar en todos..., conforme lo establecido en el artculo...del Reglamento de.. 4- Utilizar en todos los procesos..., en concordancia con lo articulado en el numeral ..del Reglamento precitado.
5- Remitir a la Unidad ..., es decir ...a efecto de cumplir con lo dispuesto en el artculo .. inciso .. del Reglamento referido..

6Adjuntar para los casos en que ...., de acuerdo con lo indicado en el artculo .. del Reglamento de .. 7Efectuar los estudios correspondientes en .., por cuanto se viene ..., a fin de cumplir con lo establecido en la circular ..., del .....emitida por....

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a)

Establecer e implementar un procedimiento para el descargo de cuentas errneas del pendiente de cobro, que los casos que estn pendientes se resuelvan con mayor celeridad y oportunidad y que la depuracin de la base de datos del sistema de informacin automatizado que se utiliza para el cobro sea oportuna. Dicha disposicin deber estar cumplida al 30 de noviembre de 2008. Ver punto 2.1.2 de este informe. Velar para que el Gerente Administrativo Financiero cumpla con las disposiciones giradas en el punto 4.2 de este informe, en los plazos y los trminos otorgados para su cumplimiento.

b)

4.1 Al Gerente Administrativo Financiero


a) Disear y poner en prctica, a ms tardar el 31 de marzo de 2009, un plan de acciones que permitan la aplicacin del mtodo contable de lo devengado, establecido en la normativa vigente y en la doctrina contable. Dicho plan deber contener las actividades que se llevarn a cabo, con los plazos y los responsables de su implementacin. Ver punto 2.1.1 de este informe. Efectuar, antes del 31 de marzo de 2009, un estudio de los arreglos de pago de cada uno de los contribuyentes, con el fin de detectar y ajustar las diferencias que existan entre los pagos registrados en el sistema de servicios urbanos, que no han sido aplicados o descargados correctamente en el sistema de cobros y realizar el ajuste necesario al sistema de cobros para que los abonos de los arreglos de pago se apliquen automticamente. Ver punto 2.1.3 de este informe. Elaborar e implementar, a ms tardar el 31 de enero de 2009, las polticas contables y el procedimiento para la realizacin de estimaciones de cuentas de dudosa recuperacin que disponga de un tratamiento contable para el reconocimiento y el mtodo a utilizar para la determinacin del monto, segn la normativa establecida por la Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda. Al respecto ver el comentario del punto 2.1.4 de este informe. Instaurar una directriz, a ms tardar el 19 de diciembre de 2008, para que se realicen peridicamente (semestral o anualmente segn se considere necesario) inventarios fsicos de los activos fijos que posee el Ayuntamiento y se establezcan las acciones que eventualmente corresponden respecto a las diferencias detectadas y los ajustes contables respectivos, en caso de ser procedente, con el fin de detectar oportunamente las diferencias que existan entre el inventario fsico y el registro contable. Obsrvese lo comentado al respecto en el punto 2.1.5 de este informe. Elaborar, antes del 30 de octubre de 2008, la poltica contable y el procedimiento escrito que regule de manera clara y tcnica la

b)

c)

d)

e)

revaluacin de activos fijos y un plan de trabajo para realizar las revaluaciones de estos activos que lo ameriten, en el que se incluya un cronograma de actividades especficas, con los responsables de su ejecucin y los plazos para cumplir las actividades. Ver punto 2.1.6 de este documento. f) Establecer, a ms tardar el 19 de diciembre de 2008, la poltica contable para el registro y control de los bienes de uso pblico de la Municipalidad; y efectuar, antes del 31 de diciembre de 2009, un estudio que permita establecer el detalle de los activos de infraestructura que conforman la cuenta "Bienes de uso pblico", para valorar de acuerdo con criterios tcnicos si se realiza su registro contable de manera que se cumpla con el reconocimiento, medicin y presentacin de esta cuenta en los Estados Financieros. Obsrvese lo expuesto sobre el particular en el punto 2.1.7 de este informe. Emitir una directriz para que se utilice un tratamiento contable para capitalizar las adiciones o mejoras que se realicen a los bienes duraderos nuevos o existentes, con el fin de reconocer, medir y presentar este movimiento contable en el balance general o de situacin. Esta disposicin debe ser cumplida a ms tardar el 19 de diciembre de 2008. Ver punto 2.1.8 de este informe. Disear e implementar, a ms tardar el 30 de junio de 2009, un Plan Contable, que contenga el catlogo de cuentas, el manual del catalogo de cuentas, polticas contables, estructura de los estados financieros y descripcin que incluya el nombre de la cuenta, objetivo y reconocimiento del dbito y crdito, con el fin de tener una herramienta que permita orientar e instruir al funcionario en la preparacin de la contabilidad financiera y un marco de referencia para el asentamiento de las operaciones, a fin de solucionar lo comentado en el punto 2.2.1 de este documento. Actualizar e implementar, a ms tardar el 31 de julio de 2009, el Manual de Procedimientos Financiero Contable de la Municipalidad que exige el artculo 114 del Cdigo Municipal, el cual debe ser dictaminado por la Auditora Interna y aprobado por el Concejo Municipal. Ver comentario del punto 2.2.2 de este informe. Elaborar mensualmente, a partir de enero de 2009, los cuatro estados financieros, a saber: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujo de Efectivo; y emitir una poltica contable para que se realice el anlisis financiero de dichos estados para la toma de decisiones y rendicin de cuentas. Obsrvese lo expuesto sobre el particular en el punto 2.2.3 de este informe. Modificar, el sistema que se utiliza para el control de activos, de manera que se incorporen a ms tardar el 30 de marzo de 2009 los datos como: nombre del funcionario responsable del activo, estado del activo, garanta otorgada por el proveedor, activos que se

g)

h)

i)

j)

k)

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encuentran temporalmente fuera de servicio y activos totalmente depreciados que se encuentren actualmente en operacin. Ver punto 2.2.4 de este documento. l) Definir e incorporar polticas de cobro en el Plan Anual Operativo y comunicarlas por los medios idneos a los funcionarios responsables de su aplicacin, con el fin de atender de manera efectiva y oportuna la gestin de cobro. Esta disposicin debe cumplirse a ms tardar el 31 de enero de 2009. Obsrvese lo expuesto sobre el particular en el punto 2.2.5 de este informe. Definir e implementar, antes del 31 de enero de 2009, un plan de trabajo con actividades, plazos y funcionarios responsables para fortalecer el control y seguimiento sobre los saldos antiguos o en riesgo de prescripcin, los contribuyentes morosos de patentes municipales y el trabajo de los abogados externos. Ver punto 2.2.6 del informe. Definir e implementar un procedimiento para el anlisis de antigedad de saldos que incluya actividades tales como: identificacin de cuentas morosas a medida que transcurre el tiempo, deteccin oportuna de cualquier riesgo de cobrabilidad, gestiones o ajustes que procedan. Para el cumplimiento de esta disposicin se asigna plazo hasta el 31 de enero de 2009. Ver punto 2.2.6 del informe. Conformar y mantener ordenados, foliados y actualizados, antes del 30 de octubre de 2008, los expedientes de las resoluciones para eliminar el pendiente de cobro de cuentas errneas, mediante el cual se incorporen todos los documentos que se indican en el "Procedimiento para el Descargo de Cuentas Errneas del Pendiente de Cobro". Ver punto 2.2.7 del presente informe.

m)

n)

o)

Finalmente la informacin que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones anteriores, deber remitirse, en los plazos y trminos antes fijados, al rea de Seguimiento de Disposiciones de la Contralora General de la Repblica.

INFORME FOE-PGAA-0873
A la Corte Plena: a) Conocer la propuesta que plantee la Direccin Ejecutiva en relacin con el Reglamento Interno del Departamento Financiero Contable, y una vez se logre acuerdo al respecto, promulgarlo a ms tardar el 28 de agosto de 2009; lo que deber ser comunicado al rgano contralor en esa misma fecha. Ver punto No. 1 inciso a) de este informe.

Al Consejo Superior: b) Emitir polticas para la revaluacin y la depreciacin de los activos fijos del Poder Judicial y ordenar su implementacin inmediata a los niveles competentes. Comunicar al rgano contralor las polticas debidamente promulgadas, a ms tardar el 27 de marzo de 2009, e informar acerca del avance en la implementacin de esas polticas al 30 de junio y al 14 de diciembre de 2009. Ver punto No. 2, incisos a), b) y c) de este informe. c) Elaborar y promulgar el Manual de cuentas y el Manual de Procedimientos Contables del Departamento Financiero Contable, a ms tardar el 14 de diciembre de 2009; lo que deber ser comunicado al rgano contralor en esa misma fecha. Ver punto No. 1 inciso b) de este documento. Al Director Ejecutivo: d) Actualizar el Reglamento Interno del Departamento Financiero Contable, y presentar la propuesta por los medios que corresponda ante la Corte Plena, para su debida promulgacin. Ver punto No. 1 inciso a) de este informe. e) Elaborar para la cuenta Maquinaria y Equipo los registros auxiliares que resulten necesarios, a efecto de fortalecer el control acerca del detalle de estos Comunicar al rgano contralor a ms tardar el 26 de junio de 2009 sobre la implementacin de dichos auxiliares. Ver punto No. 2, inciso a) de este informe. f) Establecer la prctica de conciliar los datos de los registros auxiliares que se implementen acerca de la Maquinaria y Equipo del Departamento Financiero Contable con los que mantiene el Departamento de Proveedura. Para ello, se deber depurar la informacin contenida en el Sistema de Control de Activos Fijos del Departamento de Proveedura. Informar sobre lo actuado en el cumplimiento de esta disposicin a ms tardar el 14 de diciembre de 2009. Ver punto No. 2, inciso a) de este informe. g) Tomar las acciones para resolver lo procedente en relacin con los activos no encontrados y los activos en desuso, correspondientes al rubro de Maquinaria y Equipo. Esto conforme a la normativa tcnica y las sanas prcticas administrativas. Informar al rgano contralor acerca de lo actuado al 14 de diciembre de 2009. Ver punto No. 2 inciso a). h) Efectuar un inventario de la totalidad de los terrenos adquiridos por el Poder Judicial. El inventario debe detallar el origen del activo (compra, donacin u otro), el propietario actual, estado del proceso de inscripcin ante el Registro Nacional cuando proceda y otros que se consideren relevantes. En consecuencia, realizar los ajustes contables correspondientes. Reportar a la Contralora General el inventario efectuado y lo actuado en relacin con los ajustes contables, a ms tardar el 14 de diciembre de 2009. Ver punto No. 2, inciso c) de este informe. i) Inscribir ante el Registro Nacional los terrenos que as lo requieran, proceso que deber estar finalizado a ms tardar el 14 de diciembre del ao 2009; fecha en que se deber comunicar lo actuado a este rgano contralor. Ver punto No. 2, inciso c) de este informe. Por su parte, es importante sealar que este rgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que considere pertinentes, la efectiva implementacin de las disposiciones emitidas.

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activos.

V. RECOMENDACIONES Al Sndico Municipal le corresponde: 1. Cumplir con lo establecido en la Ley 166-03 y ajustarse a los porcentajes correspondientes en la ejecucin de los gastos. 2. Dar instrucciones al Tesorero para que no se realicen transferencias bancarias sin la previa autorizacin de la Sala Capitular con la finalidad de mantener el control sobre los balances de las cuentas de banco. 3. Instruir al Tesorero para que realice las conciliaciones bancarias separadas por cuentas, a fin de que los balances correspondientes a las mismas reflejen la realidad de los valores que presentan. 4. Ordenar al Tesorero para que actualice el inventario de los activos, especifique su ubicacin, codifique y realice el descargo de los que estn en desuso. Igualmente que se establezca un reglamento para uso, custodia y salva guarda de los activos de la institucin
CMARA DE CUENTAS DE LA REPBLICA ___________________________________________________________________

9 5. Dar rdenes al Tesorero de forma que se implemente el libro de compromisos (Cuentas por pagar), y proceder al pago de las deudas contradas en la gestin pasada con la finalidad de sanear las cuentas por pagar. 6. Asignar la responsabilidad de llevar el control de autorizacin de despacho de combustible a una persona ajena a tesorera y transportacin y comunicar a las gasolineras solo despachar con las firmas autorizadas y sello del Ayuntamiento Municipal de Guananico.

4. RECOMENDACIONES 4.1 A la Municipalidad de Heredia

Se recomienda tomar en cuenta lo indicado en este informe, cuando sea necesario efectuar o renovar algn nombramiento en la Junta Administrativa del colegio. 4.2 A la Direccin Regional de Heredia Instruir a la Oficina de Juntas de esa sede regional, para que en los presupuestos presentados se adjunten, en aquellas partidas que considere, documentos de respaldo de las cifras contempladas y velar para que en lo sucesivo, las operaciones de ingresos y egresos estn debidamente presupuestadas. (Ver 2.5) 4.3 A la Junta Administrativa 4.3.1 Llevar un control de la secuencia numrica de los recibos por dinero, en donde se pueda determinar los talonarios en uso y los que se mantienen en custodia. (Ver 2.2) INFORME 48-07 CONSERVATORIO CASTELLA AI-MEP Pgina 15 de 17 4.3.2 Elaborar estados de caja diarios (liquidaciones), preparados por la cajera en los cuales se debe incluir la siguiente informacin: - Fecha, - nmero del estado de caja, - nmeros de recibos utilizados, - monto total por servicios complementarios, - monto total por venta de camisetas, - cualquier otro concepto que produzca ingresos, - monto total recaudado por da, - D de depsito, - firma de la cajera, - firma del Administrador. A este estado de caja, se debe adjuntar copia del depsito y los recibos por dinero, para su archivo consecutivo. (Ver 2.2) 4.3.3 La cajera debe efectuar una liquidacin diaria de los ingresos, en la cual se debe de incluir el nmero del recibo al inicio y al final, as como los recibos anulados que sern verificados por el administrador, adems se debe adjuntar el depsito bancario. (Ver 2.2) 4.3.4 La Junta Administrativa debe separar o construir un cubculo para la funcionaria encargada de la recaudacin de dinero con el fin de que est separada del resto del personal. Esto permitira mayor seguridad, y la posibilidad de sentar las responsabilidades en caso de uso incorrecto del dinero al delimitar el acceso de funcionarios ajenos a la Junta. (Ver 2.2) 4.3.5 La Junta Administrativa debe proporcionar una caja de seguridad para el uso de la cajera, cuya combinacin ser resguardada en la Administracin para ser utilizada en caso de eventualidades. Tal situacin ya fue atendida. (Ver 2.2) 4.3.6 La totalidad del dinero que ingrese a la Junta de Educacin, adems de ser respaldado por un recibo, debe ser depositada, a ms tardar, un da hbil posterior de haberse recibido. (Ver 2.2) 4.3.7 La Junta Administrativa debe segregar las funciones de la encargada del comedor escolar y de la Proveedura, de tal manera que la misma

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funcionaria no tenga bajo su responsabilidad el ciclo completo de una operacin. (Ver 2.3) 4.3.8 Confeccionar un documento en donde se consigne la cantidad de tiquetes que se llevan al comedor escolar, cantidad de servicios del comedor, cantidad de servicios al personal administrativo, y diferencia. La suma de la diferencia y el total de servicios dados es igual a la cantidad de tiquetes utilizados, debidamente firmados por la concesionaria, encargada de la oficina de Juntas y Administrador. Este documento servir de comprobante para corroborar la cantidad de servicios dados que se incluye INFORME 48-07 CONSERVATORIO CASTELLA AI-MEP Pgina 16 de 17 en la factura cuando se presenta a cobro. En lo sucesivo la Junta Administrativa, podra poner en prctica algn mecanismo electrnico, que permita un mejor monitoreo de la asistencia al comedor, ya que est de por medio el pago de sumas significativas por este servicio. (Ver 2.3) 4.3.9 La Junta Administrativa, debe abocarse, en un plazo perentorio y razonable, a gestionar la devolucin inmediata del dinero pagado de ms, por la suma de 325,000.00 (trescientos veinticinco mil colones netos), a la concesionaria del comedor escolar. (Ver 2.3) 4.3.10 Considerar la apertura de un fondo de caja chica, manejado por la cajera de la Junta y bajo el control del Administrador de la Junta. La tramitacin de los reembolsos y sus documentos debern ser revisados y aprobados por la Junta cada vez que los mismos se tramiten con el visto bueno del Administrador. Los cheques deben ser emitidos a nombre de la funcionaria encargada de la custodia del fondo de caja chica. Esta caja chica servir para cubrir los gastos propios de la Junta como de la Direccin. 1(Ver 2.4) 4.3.11 Presupuestar todos los ingresos percibidos, por la Junta Administrativa, incluyendo los extraordinarios. (Ver 2.5) 4.3.12 Designar a una persona, para que lleve el control total de inventarios de los activos de la Junta Administrativa, as como evaluar la posibilidad de adquirir un sistema de cmputo para su registro. (Ver 2.6) 4.3.13 Disponer de un respaldo de los pasos seguidos en la tramitacin de la compra, en la cual en el cheque de pago se deben de adjuntar las facturas proformas, as como un cuadro econmico con las caractersticas de los bienes adquiridos, precios, as como la sesin donde se adjudic la compra. (Ver 2.6) 4.3.14 La Junta Administrativa debe valorar tcnicamente, la conveniencia econmica de la contratacin a tiempo completo de los servicios de la abogada o si estos servicios sean contratados cuando la Junta lo amerite. (Ver 2.6)

a) Remitir a esta Contralora General, en un plazo de cuatro meses a partir de la fecha de este informe, un plan de acciones con su

respectivo cronograma, que incluya la fecha de inicio y conclusin de las acciones -cuyo plazo no podr ser mayor a doce meses-, y los responsables de su cumplimiento, para corregir las debilidades comentadas en los puntos 2.1.1, 2.1.3, 2.1.4. y 2.1.5. de este informe, relacionadas con el subsistema de contabilidad. Como parte de las acciones de dicho plan al menos se deber: i. Implementar un sistema de contabilidad por partida doble a base de devengado integrado con la contabilidad presupuestaria, que cumpla con la normativa vigente y que permita disponer de informacin contable y presupuestaria confiable y oportuna para la toma de decisiones. Realizar los ajustes pertinentes, a efecto de que la informacin contable contenida en los estados financieros al 31 de diciembre de 2008 refleje la verdadera situacin de esa Corporacin Municipal. Someter a conocimiento y aprobacin del Concejo Municipal el Manual de Procedimientos Financiero Contable de la Municipalidad que exige el artculo 114 del Cdigo Municipal, y comunicarlo formalmente a todo el personal de la Municipalidad. Identificar con placas u otro medio efectivo de control los activos duraderos de la municipalidad y realizar inventarios peridicos para verificar su existencia y estado. En caso de que se determinen diferencias, que sean debidamente investigadas y justificadas. Asentar en registros auxiliares la informacin correspondiente a dichos activos. Determinar el origen de la diferencia entre los registros de Contabilidad y Tesorera municipales y formular los ajustes que procedan. Adems, hacer los ajustes en los libros contables, de forma tal que en la informacin financiera se reflejen todos los valores municipales.

ii.

iii.

iv.

v.

b) Proceder en el plazo de un mes a partir de la fecha de este informe a la apertura de los libros legales, Diario, Mayor, Inventarios y Balances, para mantener un adecuado registro de las operaciones de la entidad (ver punto 2.1.2 de este informe). c) Enviar a esta Contralora General, en un plazo de cuatro meses a partir de la fecha de este informe, un plan de acciones con su respectivo cronograma, que incluya la fecha de inicio y conclusin de las acciones -cuyo plazo no podr ser mayor a doce meses-, y los responsables de su cumplimiento, para fortalecer el subsistema de presupuesto, que al menos contemple lo siguiente:

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i.

Elaborar la normativa interna necesaria que permita ejecutar el proceso presupuestario de la municipalidad de manera ordenada y precisa y con fundamento en el bloque de legalidad. Ver punto 2.2.1. de este informe. Establecer un sistema de indicadores, que permita monitorear y evaluar la ejecucin presupuestaria y con ello definir oportunamente las acciones correctivas, que permitan mejorar el desarrollo de las actividades administrativas y las econmico-financieras, a fin de eliminar o minimizar las debilidades sealadas, con lo que se estara potenciando el cumplimiento de las polticas, objetivos y metas institucionales. Ver punto 2.2.2. de este informe.

ii.

d) Preparar e implementar en un plazo de cuatro meses un plan de acciones con su respectivo cronograma, que incluya la fecha de inicio y conclusin de las acciones -cuyo plazo no podr ser mayor a doce meses-, y los responsables de su cumplimiento, para corregir las debilidades sealados en el punto 2.3.1 de este informe y se refleje en forma real el efectivo disponible, los dineros colocados en inversiones, el dinero recaudado diariamente, as como los dems ttulos y valores de ese Ayuntamiento. Como parte de las acciones de dicho plan al menos se deber contemplar la confeccin de un manual de procedimientos para las funciones que desarrolla la tesorera municipal. e) Realizar las acciones pertinentes ante las entidades bancarias, con el propsito de que se determine el origen de las notas de crdito pendientes de registrar en los libros contables y que con base en la informacin recabada en un plazo mximo de tres meses, a partir de la fecha de este informe, se proceda a la debida anotacin en los registros y en los estados financieros de esa entidad. Ver punto 2.3.1. de este informe. f) Modificar la combinacin de la caja fuerte, cuya clave debe ser de conocimiento exclusivo de la persona que tenga a su cargo la Tesorera Municipal; accin que debe repetirse cada vez que el titular de ese puesto sea suplido por otro empleado municipal y cuando se considere necesario por otras razones que atenten contra la seguridad. Para el cumplimiento de esta disposicin se concede un plazo de cinco das hbiles, contados a partir de la fecha de este informe. Ver punto 2.3.2 de este informe.

g) Ordenar, en un plazo de cinco das hbiles contados a partir de la fecha de este informe, a la Tesorera Municipal y a todos los funcionarios de esa entidad encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores pblicos, para que en un plazo mximo de un mes a partir de la fecha de este informe suscriban las plizas de fidelidad a favor de ese Gobierno Local, para garantizar el fiel

cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Adems, debe velar porque se cumpla esta disposicin y porque se mantengan actualizadas y vigentes las plizas antes sealadas. Ver punto 2.3.3 de este informe. h) Remitir a esta Contralora General, en un plazo de cuatro meses a partir de la fecha de este informe, un plan de acciones con su respectivo cronograma, que incluya la fecha de inicio y conclusin de las acciones -cuyo plazo no podr ser mayor a doce meses-, y los responsables de su cumplimiento, para corregir las debilidades comentadas en los puntos 2.4.1, 2.4.2. y 2.4.3. de este informe, relacionadas con el subsistema de proveedura. Las acciones a incorporar en dicho plan al menos debern contemplar: i. Reducir las posposiciones o demoras de compras de bienes y servicios que se requieren para el desarrollo de obras y la prestacin de los servicios municipales. Mantener actualizado el registro de la informacin en los diferentes mdulos del Sistema Integrado de Actividad Contractual (SIAC), y velar para que en el futuro las anotaciones en el mismo se realicen con la oportunidad requerida. Disear e implementar un manual de procedimientos aplicable a las labores relacionadas con la gestin de contrataciones administrativas que incluya los responsables de dichas labores.

ii.

iii.

Este rgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementacin de las disposiciones emitidas, as como de valorar la aplicacin de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. Finalmente, la informacin que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones anteriores, deber remitirse, en los plazos antes fijados, al rea de Seguimiento de Disposiciones de la Contralora General de la Repblica.

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Seguimiento de Recomendaciones Informe N. Evaluacin de los recursos asignados a la Sub Unidad Administrativa Regional de , a travs de Caja Chica, Fondo Rotatorio y Presupuesto. N

de .. del 200X

Licenciado XXXXXXXXXXXX Secretario General Oficina ..l

Estimado seor: De conformidad con lo dispuesto en el artculo 36 de la Ley General de Control Interno, le remito el estudio realizado por la Seccin Auditora Financiera del Despacho a mi cargo, referente al seguimiento de las recomendaciones emitidas en el informe N.., concerniente a la Evaluacin de los recursos asignados a la Sub Unidad Administrativa Regional de ., a travs de Caja Chica, Fondo Rotatorio y Presupuesto.

Cordialmente,

Lic. XXXXXXX AUDITOR INTERNO mom c: Direccin Ejecutiva Sub-Delegacin Regional del O.I.J. Sub Unidad Administrativa Regional de San Ramn Seccin Auditora Financiera Archivos.-

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de. del 200x

Licenciado xXXXXXXXXXXXX Auditor Interno Estimado seor: Para su conocimiento y fines consiguientes, remitimos el borrador del Informe N., referente al Seguimiento de Recomendaciones del Informe N. Evaluacin de los recursos asignados a la Sub Unidad Administrativa Regional de., a travs de Caja Chica, Fondo Rotatorio y Presupuesto. Conviene sealar que dicho seguimiento fue realizado por las auditoras.., . y la suscrita, quienes nos desplazamos hasta los las Oficinas.. de . para cumplir con esta evaluacin. En la mayor disposicin de aclarar cualquier aspecto, suscriben,

Licda. XXXXXXX Profesional 2 en Auditora mom c: archivos.-

Lic. xxxxxxxxxxx Jefe a.. Seccin Auditora Financiera

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Seguimiento de Recomendaciones Informe N138-44-AF-07 Evaluacin de los recursos asignados a la Sub Unidad Administrativa Regional de San Ramn, a travs de Caja Chica, Fondo Rotatorio y Presupuesto.

INDICE

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 2.

INTRODUCCION..................................................................................................... Trmite de los informes de Auditora segn Ley General de Control Interno.... Origen................................................................................................................ Objetivo.............................................................................................................. Alcance y naturaleza.......................................................................................... RESULTADOS........................................................................................................

2.1. Hallazgos generales................................................................................................ 2.1.1. 3. 4. Recomendaciones no aplicadas........................................................................

CONCLUSIN......................................................................................................... RECOMENDACIONES............................................................................................ Al Jefe de la Sub-Delegacin Regional del O.I.J......................................................

1. 1.1

INTRODUCCION Trmite de los informes de Auditora segn Ley General de Control Interno

De conformidad con las directrices emitidas por la Contralora General de la Repblica a las auditoras internas, con respecto al tratamiento que se le debe dar a los informes que se emitan como producto de los estudios de auditora y las causales de responsabilidad administrativa, seguidamente se transcribe el contenido de los artculos 36 y prrafo primero del 39, de la Ley General de Control Interno. Artculo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditora contengan recomendaciones dirigidas a los titulares

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subordinados, se proceder de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez das hbiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenar la implantacin de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevar el informe de auditora al jerarca, con copia a la auditora interna, expondr por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondr soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deber resolver, en el plazo de veinte das hbiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentacin remitida por el titular subordinado; adems, deber ordenar la implantacin de recomendaciones de la auditora interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez das de ese lapso, el auditor interno podr apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditora interna, estarn sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artculos siguientes. c) El acto en firme ser dado a conocer a la auditora interna y al titular subordinado correspondiente, para el trmite que proceda. Artculo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirn en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el rgimen aplicable a la respectiva relacin de servicios.... 1.2 Origen

La presente evaluacin se realiza de conformidad con el Plan Anual de Trabajo de la Auditora Interna para el presente ao, y en acatamiento a lo establecido en el artculo de de la Ley , el artculo del Reglamento de . y la normativa que rige la profesin de auditora. 1.3 Objetivo General

Verificar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en el informe N ., referente a la Evaluacin de los recursos asignados a la Sub Unidad Administrativa Regional de , a travs de Caja Chica, Fondo Rotatorio y Presupuesto, emitido el .. de del 200X.

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1.4

Alcance y naturaleza

El estudio comprendi el seguimiento de once recomendaciones emitidas en el informe N ... Para estos efectos la revisin se efectu considerando las respuestas suministradas por el Despacho evaluado y la aplicacin de pruebas selectivas, realizadas desde el de . del 200X al de .. de este ao. La naturaleza de la evaluacin es ..financiera, sin embargo, se consideraron aspectos de orden operativo vinculados con las recomendaciones emitidas en su oportunidad. 2. RESULTADOS

Luego de efectuar el seguimiento de las recomendaciones emitidas en el informe N, se determin que, en trminos generales, se han realizado esfuerzos para darle cumplimiento a ...diez de las once recomendaciones, quedando una clasificada como No aplicada, segn se puede observar en el siguiente cuadro:
Cuadro N 1 Situacin de las recomendaciones emitidas en la Evaluacin de los recursos asignados a la Sub Unidad Administrativa Regional de San Ramn Situacin Aplicada No Aplicada Total recomendaciones N de recomendaciones 10 1 11 Porcentaje 90,0% 10,0% 100%

Fuente: Hoja de trabajo del seguimiento de recomendaciones emitidas

2.1. Hallazgos generales 2.1.1. Recomendaciones no aplicadas La recomendacin N dirigida al Jefe de . estableci: Implementar los controles adecuados para presentar, de manera oportuna ante la., las solicitudes de reintegro de las facturas por gastos de alimentacin a que se tramitan en dicha Oficina. Se recomienda lo anterior, con la finalidad de cumplir la normativa relacionada con el trmite de . pertinente, no afectar el normal funcionamiento de la ..Caja Chica.., as como lograr el fortalecimiento del control interno al respecto.

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De los reintegros efectuados entre febrero y mayo del ao en curso, se revis la Solicitud de reintegro de dinero por gastos de alimentacin de detenidos que realiza la Oficinade , determinndose que an se mantiene la falta de oportunidad al presentar las facturas a la , siendo en un trmino mayor a los 15 das naturales. Adicionalmente, en oficio N. del..dede 200x, dirigido al Lic, jefe a.. de la ..Oficina, la Unidad Administrativa Regional de . seala que ... se estn recibiendo las facturas, quince das despus de haberse realizado el servicio. Consultado sobre la implementacin de esta recomendacin, el Lic. ., Jefe a.. de la ..Oficina, mediante correo electrnico del .. de ..abril de ..2007, indic: ... Al implantar los controles citados en el punto ..4.1, directamente inciden en este punto, pues permite realizar un reporta (sic) efectivo y gil en un menor tiempo. De conformidad con lo expuesto, se concluye que la recomendacin N 4.4 no se aplic, afectando el trmite oportuno de los reintegros que debe solicitar la SubUnidad Administrativa Regional de San Ramn, con el consecuente perjuicio para el sistema de control interno. La situacin antes mencionada, infringe lo dispuesto en los artculos 12 inciso c) y 17 inciso d) de la Ley General de Control Interno, referente a los deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno, que en lo interesa establecen lo siguiente: Artculo 12: inciso c): Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno- Analizar e implantar de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditora interna... Artculo 17, inciso d): Seguimiento del sistema de control interno- Que sean implantados los resultados en las evaluaciones peridicas que realizan la administracin activa, la auditora interna[...] Esta normativa permite entrever que los resultados obtenidos, contravienen lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, en cuanto a la administracin efectiva de los recursos de institucionales. 3. De CONCLUSIN conformidad con los resultados obtenidos en el seguimiento de las

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recomendaciones, se determin que la mayora de stas se han cumplido, no obstante, la recomendacin N4.4, dirigida a la ..Oficina de , no ha sido cumplida, lo cual incide en el reintegro oportuno de las facturas por gastos de alimentacin de detenidos a la de San Ramn. 4. RECOMENDACIONES

De acuerdo a los resultados obtenidos y con el propsito de mejorar el sistema de control interno, se reitera la recomendacin N.., expuesta en el Informe N. Al Jefe de la ..Oficina... 4.4 Implementar los controles adecuados para presentar, de manera oportuna ante la de ., las solicitudes de reintegro de las facturas por gastos de alimentacin a que se tramitan en dicha Oficina. Se recomienda lo anterior, con la finalidad de cumplir la normativa relacionada con el trmite de reintegro pertinente, no afectar el normal funcionamiento de la Caja Chica , as como lograr el fortalecimiento del control interno al respecto.