Chapter 8 : Komunikasi Dalam Organisasi 8.1 Ciri2 Komunikasi Organsasi 8.1.

1 Cara Komunikasi Menggunakan perkataan utk berkomunikasi yg bergantung kepada konteks komunikasi Cth : komunikasi dengan pegawai tidak sama dengan perkataan yg digunakan dalam komunikasi dengan rakan Verbal Komunikasi Menggunakan perkataan sama ada melalui pengucapan atau tulisan Non-Verbal Komunikasi Melalui tindakan, sentuhan dll 8.1.2 Destinasi

Komukasi Dalaman Apabila pekerja berkomunikasi dengan pekerja lain ttg organisasi Komunikasi Luaran Berlaku apabila pekerja berkomunikasi dengan pihak luar organisasi seperti orang awam dll 8.1.3 Aliran Komunikasi

a) Rangkaian Komunikasi Formal Mengikut aliran formal organisasi dan memerlukan persediaan yg disokong oleh fakta dan figure (rajah) Aliran Komunikasi Ke Bawah o Komunikasi dari pengurusan atasan kepada pekerja bawahan yg hanya menggunakan komunikasi 1 hala o Maklumat yang diberikan kepada pekerja adalah berkenaan dengan faktor berikut: Menyediakan maklumat utk membantu melaksanakan tugas spt arahan, penerangan dll pekerja

Pemantauan pengurus membantu membangunkan keupayaan pekerja Matlamat kerja maklumat kerja dibentuk untuk memudahkan pekerja memahami kerja mereka Amalan dan polisi organisasi

 pekerja

Pencapaian pekerja seperti tahap pencapaian kerja Kepentingan misi organisasi

Aliran Komunikasi Ke Atas o Komunikasi dari pekerja bawahan kepada pengurus atasan membolehkan pihak atasan mendengar pandangan dari pihak bawahan o Tumpuan aliran komunikasi ke atas Aktiviti berkaitan kerja seperti apa yg perlu dilakukan terhadap kerja Masalah yg berkaitan dengan kerja dan masalah atau soalan yg belum diselesaikan o Idea utk perubahan dan cadangan utk peningkatan Perasaan berkaitan kerja ttg organisasi, kerja dll Ciri2 komunikasu ke atas yg efektif Mesti berlaku secara berterusan Menggunakan saluran harian sehinggalah seseorang dapat bertindak dengan baik Melibatkan pendengaran objektif Pengurusa dan penyelia perlu mempunyai masa utk mendengar Mengunakan banyak kaedah utk menghebahkan (promote) aliran maklumat spt interaksi secara face to face antara pengurus, penyelia dan pekerja o Kepentingan Menyediakan maklumat bernilai untuk proses membuat keputusan Perkongsian maklumat dan idea terhadap sesuatu isu atau masalah Mengukuhkan hubungan antara pekerja

Aliran Komunikasi Mendatar o Komunikasi antara pekerja yg bekerja pada kedudukan yg sama dalam organisasi berkongsi maklumat o Membantu pekerja berkongsi maklumat dan melakukan kerja o Komunikasi antara jabatan dalam organisasi yg berkongsi maklumat, kaedah pengurusan dan masalah dalam organisasi menggunakan saluran komunikasi spt telefon, mesin faks dll

Aliran komunikasi mendatar dilakukan atas beberapa faktor kerja Menyelaraskan kerja dalam jabatan atau kumpulan Membentuk hubungan dan sokongan antara pekerja maklumat dan perancangan untuk

Berkongsi dilaksanakan

Membentuk persefahaman

Berunding utk menyelesaikan konflik dan ketidak sefahaman b) Rangkaian Komunikasi Tidak Formal Berlaku apabila pekerja berkomunikasi dengan pekerja lain yg tidak berkaitan dengan organisasi atau kerja Aliran maklumat boleh menjadi ke atas, ke bawah atau mendatar dan lebih cepat Komunikasi yg tidak dirancang Komunikasi yg lebih personal dan kurang stabil

c) Komunikasi Grapevin Tidak mengikut aliran komunikasi yg formal Digunakan utk meningkatkan feeling of stability dan kredibiliti organisasi Digunakan apabila terdapat perubahan yg besar dalam organisasi, terdapat maklumat baru dan komunikasi face to face Gaya / Bentuk Mesej disampaikan dalam 1 atau 2 bentuk formal dan Terdapat 3 bentuk komunikasi dalam organisasi o Oral (percakapan) spt mesyuarat, temuduga, perbualan dalam telepon dll o o 8.1.5 Tulisan spt memo, surat, email dll Pictorial spt kalendar, iklan syarikat dll Ciri2 Lain

8.1.4

tidak formal

 masyarakat 8.2

Mesej yang beretika Perlu untuk membentuk tanggapan Mesej yg sah Memerlukan mesej mematuhi undang2

Memahami Budaya Organisasi Budaya dalam organisasi meujuk kepada cara berfikir, interaksi antara pekerja, jangkaan kelakuan dan budaya kerja yg dikongsi setiap ahli dalam organisasi Organisasi yg berbeza mengamalkan budaya yg berbeza. Setiap ahli dalam organisasi perlu mengetahui dan mampu mengenal pasti perbezaan buda, cara seseorang bekerja dan cara berkomunikasi. Oleh itu, seseorang perlu mengenai budaya yg diamalkan dalam sesebuah organisasi 8.2.1 Dealing With Cultural Differences

Perbezaan budaya boleh menyebabkan seseorang menjadi sensitif, berat sebelah dan membenci budaya lain Kita tidak seharusnya terlebih tafsir dengan amalan sesuatu budaya. Contohnya spt budaya masyarakat bandar dan luar bandar, tahap pendidikan dll Perlu memerhatikan bagaimana seseorang dari budaya lain menggunakan isyarat dan pergerakan badan sebagai satu alat komunikasi Ktia tidak boleh menggunakan amalan budaya kita utk menilai maksud sesuatu komunikasi. Sebaliknya, perlu memahami budaya lain 8.2.2 Amalan Komunikasi Dalam Organisasi

a) Perbendaharaan Kata (Vocabulary) Bahasa organisasi menggambarkan sejarah, nilai, moral dan identity organisasi. Jenis2 bahasa organisasi o Bahasa Hierarki Menggunakan bahawa tertentu yg mengikut tahap @ status dalam organisasi o Bahasa Masculine Sesuatu bahawa digunakan mengikut jantina

 Lelaki : Mankind, chairman, man power dll yg mana bahawa ini menggambarkan bahawa hanya lelaki yg dapat melakukan perkara tersebut Wanita : Panggila Babe, honey, cutie, swearheart dll yg hanya boleh digunakan oleh perempuan b) Cerita Dibahagikan kepada 3 jenis cerita spt cerita sykt, cerita persendirian dan cerita kolej Cerita Syarikat (Corporate Stories) o Cerita syarikat akan membawa nilai, gaya dan sejarah organisasi o Kepentingan : Untuk membiasakan pekerja baru dengan budaya dan amalan organisasi, belajar ttg organisasi Cerita Persendirian o Pekerja menceritakan ttg diri mereka kepada pekerja lain mungkin untuk mendapatkan perhatian @ utk mempengaruhi orang lain Collegial Stories o Memberitahu kepada pekerja lain ttg pihak atau individu yg bertanggung jawab melakukan sesuatu tugas c) Amalan / Upacara (Rite dan Ritual) Rites Susunan aktiviti yg dirancang yg mengandungi semua aspek budaya dalam organisasi Contohnya seperti Annual Dinner, family day, graduation ceremonies dll Ritual Bentuk komunikasi yg berlaku secara biasa atau perbuatan rutin yg dilakukan dalam organisasi amalan yg dilakukan berulang2 seperti membuat kerja harian yg sama setiap hari Tidak membawa kesemua aspek budaya organisasi ke dalam satu kerja d) Struktur Peranan (Role) : Tanggung jawab seseorang dalam organisasi yg mungkin akan dilaksanakan oleh beberapa orang individu. Contoh, tugas akaun yg akan dilaksanakan oleh beberapa orang pekerja

Peraturan (Rules) : Cara komunikasi dalam organisasi sama ada dalam bentuk formal atau tidak formal Polisi : Kod amalan yg berkaitan dengan peraturan dan budaya organisasi Rankaian Komunikasib : Sama ada secara ke bawah, ke atas atau mendatar

8.3

Cabaran Komunikasi Dalam Organisasi Komunikasi yang berlaku dalam teknologi yg canggih Perbezaan persepsi Persekitaran komunikasi yg terbatas Gangguan Kaedah komunikasi yang bersifat menipu

8.4

Panduan Untuk Meningkatkan Komunikasi Dalam Organisasi Menyebarkan amalan profesionalisme dalam hubungan kerja Persekitaran komunikasi yg terbuka Membentuk mesej yang mempunyai makna Mewujudkan komunikasi yang beretika dan mempunyai nilai-nilai moral Mengenal pasti budaya dan amalan dalam sesuatu tempat kerja