A. Sekilas Tentang Administrasi Setiap orang tentu mempunyai tujuan dan berusaha untuk mencapainya.

Tujuan itu akan berbeda bagi setiap orang antara lain karena pengaruh pengetahuan dan pengalaman yang berbeda. Namun demikian , setiap orang akan sama dalam satu hal yaitu ingin mempertahankan dan memenuhi kebutuhan hidupnya. Memepertahankan dan memenuhi kebutuhan hidup ini dapat dianggap sebagai tujuan pokok manusia. Untuk mencapai tujuan itu orang harus melakukan aktivitas-aktivitas (kegiatan) tertentu. Disinilah mulai timbulnya administrasi dan orang yang melakukan administrasi tersebut dinamakan administrator. Manusia selalu hidup berkelompok dalam menjalankan kehidupannya. Salah satu kelompok itu ialah sebuah kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu dipelajari oleh suatu cabang ilmu , yang disebut Ilmu Administrasi.Ilmu Administrasi merupakan suatu ilmu yang luas coraknya. Sebab ilmu ini menerima sumbangan-sumbangan berbagai pengertian, cara pemikiran, dan cara pendekatan dari cabangcabang ilmu lainnya. Sebagai pengetahuan sistematis, ilmu ini mewujudkan berbagai pernyataan yang mempunyai bentuk preskripsi dan berbagai proposisi berupa prinsip ilmiah, kaidah ilmiah, dan teori ilmiah. Oleh karena manusia merupakan makhluk social yang tidak dapat melakukan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuannya itu dengan sendiri. Untuk itu dia harus menggunakan tenaga orang lain dalam arti bekerja sama dengan orang lain dalam mencapai tujuannya, atau berorganisasi. Dalam organisasi ini diperlukan pula manajemen yaitu usaha untuk mengkoordinasikan semua tugas yang dilakukan oleh orang-orang dan mengarahkannya kepada tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian, organisasi dan manajemen adalah merupakan sarana dari administrasi. B. Pengertian Administrasi Beberapa sarjana telah memebrikan pengertian administrasi sebagai berikut : Menurut Herbert A. Simon : Admininistrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan-kegiatan kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.

Menurut Leonard B. White : Administrasi adalah suatu proses yang umum ada pada setiap usaha kelompokkelompok, baik pemerintah maupun swasta, baik silpil maupun militer, baik dalam ukuran besar maupun kecil. Menurut Prajudi Atmosudirjo : Administrasi merupakan suatu fenomena social, yaitu perwujudan tertentu di dalam masyarakat modern. Eksistensi administrasi ini berkaitan dengan organisasi. Jadi, barangsiapa hendak mengetahui adanya administrasi dalam masyarakat ia harus mencari terlebih dahulu suatu organisasi yang masih hidup, di situ terdapat administrasi. Menurut Luther Gulick : Administrasi berkenaan dengan penyelesaian hal apa yang hendak dikerjakan, dengan tercapainya tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan ilmu administrasi didefinisikan menurut Gulick sebagai berikut : Ilmu administrasi adalah suatu system pengetahuan di mana olehnya manusia dapat mengerti hubungan-hubungan meramalkan akibat-akibat dan mempengaruhi hasil-hasil pada suatu keadaan di mana orang-orang secara teratur bekerja sama unutk tujuan bersama. Menurut The liang Gie : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. Menurut Sondang P. Siagian : Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari keputusan-keputuasan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Hadari Nawawi : Administrasi adalah kegiatan atau rangkaian sebagai proses pengendalian usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada prinsipnya mempunyai pengertian yang sama, yaitu antara lain : a. Kerja sama b. Banyak orang c. Untuk mencapai tujuan bersama

C. Penyelenggaraan Administrasi Salah satu contoh penyelenggaraan administrasi adalah di perkantoran. Administarsi perkantoran merupakan proses pengoperasian kantor sehari-harinya. Tugas dari administrasi ini biasanya menjadi tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran atau manager. Bergantung pada struktur operasi umum organisasi dan kompleksitas tugas yang berhubungan dengan operasi pada umumnya, tanggung jawab manager atau pegawai administrasi perkantoran akan memfokuskan melibatkan pengelolaan berbagai fungsi. Salah satu tugas inti yang berhubungan dengan administrasi perkantoran adalah pengelolaan karyawan yang terkait dengan kantor. Biasanya pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab unutk mengawasi staf kantor, mamastikan bahwa setiap karyawan memiliki sumber daya yang kompeten untuk menjalankan tugasnya. Pegawai administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai pemecah maslah, memberi dukungan dan bantuan kepada karyawan ketika terjadi situasi yang tidak biasa selama penyelesaian tugas yang diembannya. Seorang pegawai administrasi perkantoran sering dibebankan dengan tugas unutk mengelola perlengkepan kantor seperti kertas, alat tulis, printer atau barang lainnya yang sering digunakan di kantor. Pegawai administrasi perkantoran berusaha unutk menjaga laju operasi kantor dengan dana yang telah dianggarkan dan sering memiliki masukan untuk perencanaan dana bagi periode anggaran selanjutnya. 1. Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran Tugas dari pegawai administrasi perkantoran akan bervariasi antar kantor atau perusahaan, tetapi terdapat beberapa kemampuan utama yang dibutuhkan untuk menempati posisi ini. Di antara tugas terpentingnya adalah komunikasi dan organisasi. Berikut ini adalah beberapa tugas pokok yang harus dilaksanakan oleh seorang pegawai administrasi perkantorran : Menjawab telepon Menjawab telepon merupakan tugas yang diperlukan bagi pekerjaan ini. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon yang baik serta dengan suara yang ramah menyenangkan. Sebagai administrasi kantor, kita akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan professional lainnya. Kita juga mungkin dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan, mengetahui alamat atau meneruskan penelpon ke wakil perusahaan lainnya. Komunikasi pada tugas-tugas utama atau

Sebagai administrasi kantor, maka kita akan menjadi suara perusahaan atau kantor, sering berbicara atas nama atasan. Karena adanya tugas ini, maka memiliki kemampuan interpersonal teladan merupakan prasyarat yang sangat signifikan. Kita tidak hanya akan berkomunikasi dengan orang dalam atau luar perusahaan, tetapi kita juga akan bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi-informasi penting perusahaan. Komunikasi akan berlangsung tatap muka, melalui telepon, surat, faks, atau melalui email. Entri data Entri data bergantung pada perusahaan dan profesi, kita mungkin bertanggung jawab untuk menciptkan dan memelihara data lembar kerja atau memasukan informasi ke dalam database perusahaan. Sebagai contoh, pegawai administrasi perkantoran pada perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja dari supplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan-catatan rinci mengenai informasi konsumen sperti alamat, nomor kontak, alamat email dan catatan layanan. Pengorganisasian Pengorganisasian meruapakan kategori yang paling penting. Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan dalam aspekaspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui pemeliharaan system pengarsipan yang teratur dan rapi. 2. Deskripsi Kerja Pegawai Administrasi Perkantoran Deskripsi pekerjaan seorang pegawai administrasi perkantoran mencakup berbagai fungsi yang luas. Pegawai administrasi bertanggung jawab untuk operasionalisasi organisasi dan tugas yang terdiri atas semua fungsi dari penaganan sumberdaya manusia sampai menyeimbangkan asset keuangan, bertanggung jawab pada kebijakan dan kondisi dari organisasi tersebut. Pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan berbagai kegiatan organisasi sejalan dengan visi dan misi organisasi itu sendiri. Berikut ini adalah beberapa tugas dan tanggung jawab seorang administrator perkantoran : Mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan pemeriksaan kualitas kerja

Pegawai adminisitrasi perkantoran harus melakukan wawancara kerja dan terkadang memilih kandidat dan kemudian melatihnya jika diperlukan untuk memastikan semua pekerjaan sesuai dengan standar, aturan dan peraturan lembaga Pegawai administrasi perkantoran membantu dan mendukung karyawan baru dengan mendidik dan melatih karyawan baru dan juga memberikannya sebuah ide mengenai tanggung jawab khususnya dan juga berkomunikasi dengan syarat dan kondisi kerja. Pada dasarnya membantu mereka sepenuhnya untuk mengenalkan karyawan baru pada institusi Pegawai administrasi perkantoran harus mengelola dan mengatur penggajian dan kemudian akan memastikan keakuratan, waktu, dan efisiensi distribusi penggajian karyawan Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan penilaian dan evaluasi secara terus menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses promosinya Pegawai administrasi perkantoran juga terlibat dalam pekerjaaan dasar institusi seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan berbagai kegiatan Pegawai administrasi perkantoran akan menangani berbagai kegiatan dengan sangat cermat melalui pengamatannya bertanggung jawab untuk mebuat rekomendasi-rekomendasi penting pada manajemen dan juga mengani kegiatankegiatan khusus dengan perusahaan Pegawai administrasi perkantoran harus mengeluarkan perkiraan pengeluaran tahuna dan menuliskan anggaran belanja perusahaan Sebagai media antara karyawan dan perusahaan untuk membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya. Tugasnya juga untuk berkomunikasi dengan karyawan dan hubungannya sampai pada tingkat tertinggi dari organisasi dan bekerja untuk mempertahankan kedekatan kolaborasi yang efektif dalam organisasi Melakukan serangkaian fungsi sekertaris untuk komite atau organisasi

D. Daftar Pustaka Anonym. Mengenal Ilmu Administrasi. Diunduh pada url http://www.anneahira.com/ilmu-ilmu-administrasi.htm. Diakses pada 15 Maret 2013. :

Syafiie, Inu Kencana. 2003. Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia (SANRI). Bandung : Bumi Aksara.

TUGAS MANAJEMEN ADMINISTRASI

OLEH

NI PUTU ANITA CANDRI MAULUDATUL HAMLI WULANDARI SAPUTRI ZARA FITRIA

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA POLTEKKES KEMENKES MATARAM JURUSAN GIZI 2012/2013