Gerenciamento Projetos - Eixo Tempo

Gerenciamento de Projetos
Gesto do Tempo
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Gerncia de Tempo
Inclui os processos necessrios para realizar o trmino do projeto no prazo.
Caractersticas
Praticamente obrigatria na gerncia de um projeto; rea mais visvel da Gerncia de Projetos;
rea que mais sofre influncia dos outros fatores do projeto;

Gerenciada profissionalmente com softwares; Seu gerenciamento isolado no garante o controle do tempo do projeto.
Estudo Benchmarking PMI Rio

Aspectos considerados no Planejamento de Projetos:
Estudo Benchmarking PMI Rio

Problemas mais frequentes:
reas da Gerncia de Projetos PMBOK

Integrao (Cap 4) Escopo (Cap 5)
Tempo (Cap 6)
Custo (Cap 7) Qualidade (Cap 8) Recursos Humanos (Cap 9) Comunicao (Cap 10) Riscos (Cap 11) Suprimentos (Cap 12)
Sites relacionados: www.pmi.org: site internacional do PMI.
Interfaces com Escopo

M definio do escopo (objetivo, abrangncia e detalhamento) leva a um mau controle de tempo.
Falta de controle do escopo e m definio do escopo do projeto so grandes causas histricas de fracasso no gerenciamento de tempo.
Alta $
CUSTO DAS MODIF. / CORREES
CAPACIDADE DE ADEQUAO
Baixa
Incio
Trmino
Incio
Trmino
TEMPO
TEMPO
Interfaces com Custo

Influencia diretamente o gerenciamento do tempo do projeto; Limitador das opes de prazo do projeto; Normalmente o gerenciamento de tempo ocorre casado com o de custo;
Historicamente influencia o prazo chegando at a inviabilizar o prprio projeto.

$
CUSTO DAS MODIF. / CORREES
Incio
Trmino
TEMPO
Interface com RH
Limitador das opes de prazo do projeto
Influencia diretamente o gerenciamento do tempo do projeto

historicamente o fator que causa mais desvios no cronograma durante sua execuo. Possui uma grande gama de fatores que influenciam seu desempenho, sendo de difcil gerenciamento.
Interface com Risco

Fiel da Balana na relao entre as reas no fechamento do planejamento;
D a medida de presso do cronograma; Busca minimizar os efeitos danosos dos imprevistos no projeto;
Depende de histrico de projetos para ser feita com maior preciso.
Interface com Qualidade

Um dos itens que mede a Qualidade do processo de Gerncia do Projeto o Cronograma um indicador de seguimento; Causas de atrasos no Cronograma so tratados como no conformidades.
Elaborar o Cronograma (Planning)
Definio: Planejamento para realizao de cada um dos pacotes de trabalho do projeto (elementos no decompostos da WBS aqueles da parte inferior da WBS).
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Processos da Gerncia de Tempo
Identificar atividades
Identificar dependncias entre atividades
Levantar recursos necessrios e estimar durao das atividades
Gerar o cronograma
Controlar o cronograma
11
Gerar o cronograma
12
Definio: Identificar as atividades necessrias para produzir os diversos subprodutos do projeto, com foco nos objetivos do projeto.
13
Entradas: 1. WBS 2. Informaes histricas (lies aprendidas)
Vindas da Gerncia de Escopo e projetos anteriores
Processos (como): 1. Identificar as aes especficas que devem ser realizadas para gerar os produtos e servios do projeto (deliverables).
Consideraes: Os pacotes de trabalho so divididos em ATIVIDADES com o intuito de melhor ESTIMAR e CONTROLAR os prazos de execuo; Para pacotes de trabalho que j esto prontos ou para aqueles que sero contratados externamente, no necessria a decomposio em atividades; As atividades devem iniciar com verbos no infinitivo, indicando AO (os pacotes de trabalho so nomeados como substantivos).
Sadas: 1. WBS com atividades
14
WBS com atividades:
Projeto Treinamento em Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento do projeto WBS

Atividade 1 Atividade 2
Preparao do treinamento
Reserva da sala
Treinamento
Fechamento do projeto
Avaliao dos alunos (prova)
Aulas
Definio data e instrutor

Atividade 3
Atividade 4
Material didtico Apostila

Coffee break
Relatrio do projeto
Cronograma
Avaliao do treinamento
Atividade 21
Slides
Prova Contratao coffee break
Atividade 22
Oramento
Questionrio de avaliao
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WBS com atividades:
1. Projeto Treinamento em Gerenciamento de Projetos 1.1. Gerenciamento do projeto 1.1.1. WBS
1.1.2.Definio data e instrutor

1.1.3. Cronograma
1.1.4. Oramento
1.2. Preparao do treinamento 1.2.1. Reserva da sala

1.2.2. Material didtico 1.2.2.1. Apostila

1.2.2.2. Slides 1.2.2.3. Prova 1.2.3. Contratao coffee break

1.2.4. Questionrio de avaliao

...
16
Gerar o cronograma
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Identificar dependncia entre atividades

Definio:
Identificar e documentar os relacionamentos lgicos entre as atividades.
18

Entradas: 1. WBS com atividades
Processo (como): 1. As atividades devem ser sequenciadas corretamente para a gerao de um cronograma realstico e factvel.
Pode ser feito com auxlio de computador (softwares de gerenciamento de projetos; ou
Atravs de tcnicas manuais, geralmente mais efetivas em projetos menores ou fases iniciais de projetos maiores.
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Tipos de dependncias:
Mandatrias: inerentes natureza do trabalho que est sendo executado. Por exemplo, no se pode montar as rodas no carro antes de ter montado o eixo. Arbitradas: aquelas definidas pela equipe de gerncia do projeto. Definidas por melhores prticas, preferncias da equipe ou histrico (projeto anterior bem sucedido). Ateno: devem ser muito bem documentadas e usadas com cuidado podem ser fator limitante no futuro. Externas: envolve relacionamento entre atividades do projeto com atividades externas. Por exemplo, a instalao de uma assistncia suspensa depende de um laudo tcnico de capacidade da estrutura secundria.
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Tipos de atividade (em relao dependncia):
Predecessora: a atividade que determina quando a sucessora lgica pode comear ou terminar; Sucessora: a atividade que vem aps uma atividade predecessora.
Antecipaes e atrasos: determinao de um tempo entre atividades:
Atraso: quando retarda uma atividade sucessora. Por exemplo o tempo de cura de mastic do carro atrasando a operao seguinte; Antecipao: incio de uma atividade sucessora antes do trmino da predecessora (fast-tracking).
21

Tipos de relacionamento entre atividades:
TI a sucessora s inicia com o trmino na predecessora. Por exemplo o telhado s inicia depois que as paredes foram concludas; II a sucessora s inicia aps o incio da prececessora. Por exemplo a terraplanagem deve comear junto com a topografia. TT a sucessora s termina com o trmino da predecessora. Por exemplo a homologao do produto depende da assinatura do cliente no relatrio;
Obs.: recomenda-se usar sempre trmino-incio. Demais so excees.
PREDECESSORA
SUCESSORA
PREDECESSORA
SUCESSORA
PREDECESSORA
SUCESSORA
22

Sadas: 1. Representao grfica das dependncias entre atividades: A melhor forma pelo diagrama de rede as atividades so representadas por quadrados conectados pos setas, que representam as dependncias.
23

1. Representao grfica das dependncias entre atividades:
24
Identificar dependncias entre atividades Levantar recursos necessrios e estimar durao das atividades
Gerar o cronograma
25

Definio:
Identificao dos recursos necessrios (pessoas, equipamentos ou materiais) e a quantidade dos mesmos para a realizao das atividades. Identificar tambm o tempo para a realizao de cada atividade. So determinadas em paralelo, pois existe dependncia entre ambos.
26

Entradas: 1. WBS com atividades e dependncia entre as mesmas 2. Informaes histricas (lies aprendidas)
Vindas da Gerncia de Escopo e projetos anteriores
Processos (como): 1 - Levantamento de recursos; 2 - Prever durao de cada atividade.
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Tipos de atividades (em relao a recursos):
Atividade de durao Fixa: durao independe da quantidade de recursos; Atividade orientada para Recurso: a durao influenciada pela quantidade de recursos.
Obs.: pessoas excedentes num projeto podem provocar uma sobrecarga de comunicao, gerando perda de produtividade e melhoria de produtividade proporcionalmente menor que o aumento dos recursos.
Modos de estimativa de durao: Taxa conhecida conhece-se todos os recursos alocados e a produtividade de cada um deles; PERT calcula-se atravs de mdia ponderada entre durao otimista, pessimista e mais provvel: Durao mdia = (otimista + 4 x mais provvel + pessimista) / 6 Fontes de consulta.
=> melhor prtica usar inicialmente as mdias histricas (mais provvel)
28

Sadas:
1. 2.
Estimativa de durao de cada atividade Recursos necessrios para realizao das atividades.
Recomendao: aloca-se a quantidade e tipo de recurso a alocao nominal pode significar restrio obrigatria do projeto.
29
Gerar o cronograma
30
Gerar o cronograma (planning)
Definio:
Determinao de incio e trmino das atividades e do projeto.
31

Entradas:
1.
2. 3. 4.
WBS com atividades;

Dependncia entre atividades; Estimativa de durao das atividades e recursos necessrios; Plano de resposta aos riscos;
5.
6. 7.
Calendrio do projeto e dos recursos;

Disponibilidade dos recursos; Restries de datas datas impostas.
32

Processo (como):
1.
Fazendo o cronograma:
Re-alocar, nivelar ou conciliar recursos; Rever a durao do projeto; Crasshing (compresso) e Fast tracking (Paralelismo);
Determinar o caminho crtico.
=>Trabalhar o cronograma, explorar as possibilidades, buscar o ponto ideal
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Reduo do cronograma: Busca reduzir a durao do projeto mantendo o escopo.
Compresso (Crashing): busca obter a maior compresso para o mnimo aumento de custo, ou seja, fazer a atividade mais rpido normalmente resultam em aumento de custo.
Paralelismo (Fast tracking): realizar atividades em paralelo que nofmalmente seriam feitas em sequncia geralmente representa aumento de risco, contratao de recursos e eventualmente aumento de custo.
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Caminho Crtico So as atividades com a menor folga total; aquele que determina o tempo mximo de durao do projeto; Indica as atividades de maior risco para o projeto (no que diz respeito gerncia de tempo) qualquer atraso dessas atividade implica diretamente em atraso no prazo final do projeto; Indica as atividades que requerem maior ateno e controle por parte do Gerente do Projeto; As atividades do caminho crtico devem estar presentes no Plano de Resposta a Risco;
Caminho Crtico
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Sadas:
1.
Cronograma do projeto;
36
Todo cronograma deve conter (no mnimo): Lista de atividades;
Durao;
% avano das atividades;
Dependncia entre atividades
Recursos de cada atividade.
37
Gerar o cronograma
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Definio:
Consiste no acompanhamento (atualizao) e controle (ao gerencial corretiva / preventiva) do projeto, de forma a manter o cronograma dentro dos limites do escopo representado na Baseline
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Controlando o cronograma: Linha de base do cronograma: o cronograma do projeto aprovado; Qualquer mudana que implique em alterao de cronograma deve ser discutida e aprovada pelos sponsors; aconselhvel a rastreabilidade (histrico) de modificaes quem, o que, quando, porqu...; O cronograma no para simples constatao e relato de acontecimentos passados, mas sim para influenciar positivamente a realizao dos acontecimentos futuros Caso ocorram atrasos, deve-se reajustar as atividades sucessoras para evitar impacto sobre o prazo final do projeto.
Deve ser analisado e verificado periodicamente:

recomendao: diria ou semanalmente;
As atividades do caminho crtico requerem maior ateno e controle por parte do Gerente do Projeto;
40
D Complete
CONCLUSO
28/07/09 18/04/09 14/03/09 10/03/09 10/03/09 12/03/09 14/03/09 16/03/09 10/03/09 30/03/09 26/03/09 28/03/09 30/03/09 19/04/09 11/04/09 15/04/09 19/04/09 07/05/09 26/04/09 21/04/09 22/04/09 23/04/09 26/04/09 08/05/09 05/05/09
1. 1.1 1.1.1 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3 1.1.1.4 1.1.1.5 1.1.2 1.1.3 1.1.3.1 1.1.3.2 1.1.3.3 1.1.4 1.1.4.1 1.1.4.2 1.1.4.3 1.2 1.2.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.1.4 1.2.2 1.2.2.1
Treinamento em Gerenciamento de Projetos Gerenciamento do projeto WBS Convocar equipe de trabalho Reservar sala Realizar sesso de brainstorming Formatar conforme padro da empresa Coletar assinatura de aprovao do time Definio data e instrutor Cronograma Realizar cronogramas "setoriais" Realizar cronograma final Realizar reunio de validao de cronograma Oramento Fazer cotao com fornecedores Fazer previso em budget Definir fornecedores Preparao do treinamento Reserva da sala Fazer levantamento do nmero de participantes Reservar a sala Reservar equipamentos de apoio Instalar e preparar equipamentos de apoio Material didtico Apostila
----D E F G G -G K L G O P ---------
Cezar MANSANI 141 10/03/09 40 10/03/09 5 Antnio Marcos Mansani Marcos Jiro 1 1 2 2 2 1 14 Mansani Mansani Mansani Jiro Jiro Antnio 10 2 2 20 12 4 4 38 7 Marcos Marcos Marcos Marcos 2 1 1 3
10/03/09 10/03/09 10/03/09 11/03/09 13/03/09 15/03/09 10/03/09 17/03/09 17/03/09 27/03/09 29/03/09 31/03/09 31/03/09 12/04/09 16/04/09 31/03/09 20/04/09 20/04/09 22/04/09 23/04/09 24/04/09 31/03/09 31/03/09
% Complete
Levantar recursos 39 necessrios e estimar 36 durao das atividades
Gerar o cronograma
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Softwares de Gerncia de Projetos

Auxiliam a gerncia de projetos nas fases de planejamento e controle, nas reas de escopo, tempo, custos e recursos, principalmente
Principais do mercado:
Primavera Project Planer www.primavera.com Artemis www.artemispm.com Microsoft Project www.microsoft.com/project Superproject www.ca.com Oracle Projects www.oracle.com
42

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Gerenciamento do projeto WBS

Definio data e instrutor

Material didtico Apostila

1.1.2.Definio data e instrutor

1.2. Preparao do treinamento 1.2.1. Reserva da sala

1.2.2. Material didtico 1.2.2.1. Apostila

1.2.2.2. Slides 1.2.2.3. Prova 1.2.3. Contratao coffee break

1.2.4. Questionrio de avaliao

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Identificar dependncias entre atividades

Levantar recursos necessrios e estimar durao das atividades

Identificar dependncia entre atividades

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Antecipaes e atrasos: determinao de um tempo entre atividades:

Identificar dependncia entre atividades

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