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TOTVSENTREGA

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
GuiadeReferencia
Verso10.030/06/2008 Validade:01/05/2008a31/12/2008

MissoTOTVS Seraoponaturalemsoftware,inovaoesuporteagesto VisoTOTVS Serooperadoradministrativoatravsdofornecimentodesoftwareeservios Aliadosaummodeloexpandidodenegcios Onestopshopprovider

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS

Este Guia de Referncia parte integrante do Sistema TOTVS de Garantia de Qualidade TOTVS e Franquias. Este Guia de Referncia substitui todo e qualquer documento ou poltica comercial anteriormente apresentadasobreoassuntoemreferencia.

Este Guia de Referncia de propriedade intelectual da TOTVS e expressamente proibida a cpia, reproduo, difuso e publicao integral ou parcial dos elementos contidos no mesmo, sem expressa e prviaautorizaodaTOTVS.

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METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Sumrio
1
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

GERENCIAMENTODEPROJETOS...........................................................................................................4
ProjetoDefinio........................................................................................................................................................4 Estatsticas....................................................................................................................................................................4 Porqueosprojetosfalham............................................................................................................................................4 BenefciosdoGerenciamentodeProjetos.................................................................................................................... 4 PapeldoGerentedeProjetos.......................................................................................................................................5 FatoresdeRiscosxGerenciamentodeProjetos........................................................................................................... 5

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS ............................................................................................8

2.1 EstruturadaMetodologiadeImplantaoTOTVS........................................................................................................ 8 2.2 MetodologiadeImplantaoTOTVSDesenvolvimento ............................................................................................. 8 2.3 MetodologiadeImplantaoTOTVSImplantao..................................................................................................... 9 2.4 MetodologiadeImplantaoTOTVSComooPMOeComitdeMetodologiapodemajudar..................................9 2.5 FluxoeEtapasdaMetodologiadeImplantaoTOTVS................................................................................................ 10 2.6 DESCRIODASFASESEATIVIDADESDAMETODOLOGIA........................................................................................... 10 F1FASEDEINICIAO..........................................................................................................................................................10 AReconhecimentoeEntradadoProjeto.................................................................................................................... 10 BAlinhamentodoProjeto..........................................................................................................................................12 F2FASEDEPLANEJAMENTO.................................................................................................................................................14 CModelagemdosProcessos.......................................................................................................................................15 DDesenvolvimentodoProjeto...................................................................................................................................18 F3FASEDEEXECUO ..........................................................................................................................................................28 EImplantao............................................................................................................................................................28 FAcompanhamento...................................................................................................................................................36 F4FASEDEENCERRAMENTO................................................................................................................................................37 GEncerramentodoProjeto .........................................................................................................................................37 F5FASEDECONTROLE ..........................................................................................................................................................39

3
3.1

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVSxRISCOS.............................................................................40
FASESDAMETODOLOGIAXRISCOS.............................................................................................................................. 40 3.1.1 FasedeIniciao...........................................................................................................................................40 3.1.2 FasedePlanejamento...................................................................................................................................41 3.1.3 FasedeExecuo..........................................................................................................................................42 3.1.4 FasedeEncerramento...................................................................................................................................43 3.1.5 FasedeControle............................................................................................................................................43

4
4.1 4.2 4.3 4.4

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVSxMONITORAMENTODEMATURIDADE..............................44
OBJETIVOS .....................................................................................................................................................................44 BENEFCIOS...................................................................................................................................................................44 PROCESSO.....................................................................................................................................................................44 FLUXODOPROCESSO ....................................................................................................................................................45

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1 GERENCIAMENTODEPROJETOS

O conhecimento em gerenciamento de projetos vem a cada dia sendo mais difundido e requisitado pelas empresas aos profissionais. Atualmente so raras as empresas que no utilizam Gerenciamento de Projetos e que conseguem fazer sucesso sem desperdciodetempoedinheiro. O conhecimento das tcnicas e melhores prticas existentes no PMBOK aliadas a ferramenta de gerenciamento de projetos e uma metodologia de implantao elaborada para atender as caractersticas dos projetos da empresa trazem a garantia de melhor qualidade no gerenciamentodosprojetos. Um gerenciamento de projetos adequado garante a satisfao do cliente atendendo o escopo, prazo e custos do projeto tornando osprojetosrentveis.

1.1

ProjetoDefinio
SegundooPMBOK: Umprojetoumesforotemporriorealizadoparacriarumprodutoouservionico. Temporriosignificaquetodoprojetotemumincioeumfimdefinidos. nico significa que o produto ou servio produzido de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou servios semelhantesjrealizados. SegundoNBRISO1.006(ABNT) Um projeto um processo que consiste de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para incio e trmino, empreendidoparaalcancedeumobjetivoconformerequisitosespecficos,incluindolimitaesdetempo,custoerecursos.

1.2

Estatsticas
EmumapesquisaconduzidapeloDr.WilliamIbbsem52empresasdediversasreasetamanhosnosEUA: Somente16%dosprojetossaemnotempoenocustoprevisto. 94%dosprojetosteroaomenosumreinicio 188%estourosemoramentos 222%deestourosemprazos Somente61%mantiveramoescopooriginal

1.3

Porqueosprojetosfalham
SegundooGartnerGrouposprojetosfalhampordiversosmotivosentreosmaisfreqentesesto: Metaseobjetivosmalestabelecidos Faltadeentendimentodasnecessidadesdoclienteedasposiesdosstakeholders Falhanodetalhamentodoescopo Prazosnorealistas Estimativasdecustosincorretas Oramentomalplanejado Processosdecontroleinadequados Inabilidadenagernciaderecursoshumanos Motivosexternosdaempresaqueafetamdiretamenteosucessodoprojeto

1.4

BenefciosdoGerenciamentodeProjetos
DeacordocomRicardoVargasumprocessodeGerenciamentodeProjetosgarantealgunsbenefcios.Mensuradosdeacordocomo grfico.

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1.5

PapeldoGerentedeProjetos
DentreosprincipaispapisdeumGerentedeProjetos,podemsercitados: Planejador o Deve ser capaz de assegurar a preparao do projeto, com garantia de qualidade tcnica, recursos aprovados e consensodetodososstakeholdersrelevantes Organizador o Deve prever e mobilizar os meios, especialmente as pessoas, para realizar o projeto. Deve trabalhar na montagemdaestruturaorganizacionaldoprojeto Administradordepessoas o Deve lidar com as competncias, coraes e mentes da equipe. o diretor de equipe, trabalhando nas dimenseshumanaecomportamental,lidandocomaspessoascomopessoasenocomorecursosdoprojeto. Administradordeinterfaces o Deve administrar e articular acordos. A administrao eficaz das interfaces, entre pessoas, departamentos ou organizaes,umadasmaneirasdeelevaraprobabilidadedexitodoprojeto. Administradordetecnologia o Deve fornecer conhecimentos tcnicos para a realizao do projeto e capacitao da equipe, orientar as atividades da equipe, manterse atualizado nas reas tecnolgicas relevantes para o projeto e conhecer a relaoentreoresultadofinaleastecnologiasnecessriasparaalcanlos. Implementador o Deve fazer acontecer, predominando tarefas de executar e corrigir planos, cuidar do suprimento de recursos, fornecerinformaes,avaliarodesempenhoecobrarprovidencias.Apesardeexigidonafasedeexecuo,este papeltambmdeextremaimportncianoplanejamentodoprojeto Formuladordemtodos o Deveformularmetodologias,procedimentos,estruturasesistemasdeadministraodeprojetos.

1.6

FatoresdeRiscosxGerenciamentodeProjetos
OsfatoresdeRiscosestoassociadosdiretamenteaosucessoouinsucessodeumprojeto. Riscoemprojetoscorrespondeaumeventooucondioincertaque,seefetivamenteocorrer,podeimplicaremefeitoPOSITIVOou NEGATIVOnosresultadosdosprojetos. Assimriscosemprojetosincluemtantooportunidadesquantoobstculosparaoatingimentodosresultadosdeprojetos. Os riscos que podem gerar problemas aos projetos foram classificados nas seguintes categorias: Equipe Cliente, Equipe de Implantao,Escopo,GernciadeProjetoeOrganizacionais.

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Noparticipativo Atitudesnegativasaoprojeto Resistenteamudanas Nocomprometido FaltadeexperinciaemsistemasdeGesto Baixacapacidadedosusuriosporfaltadematuridadeouconhecimento Equipedeinfraestruturainexistenteouinadequada

Conflitosentreclienteeequipe; Conflitosentreosmembrosdaequipe; Rotatividadenaequipedoprojeto; Nofamiliarizadoscomonegciodocliente; Nocomprometidos; Inexperientes; Atitudesnegativas. Faltadeboasprticas

Mudanasconstantesdeobjetivoeescopo Mudanasconstantesderequisitos Requisitosconflitantes Requisitosnodefinidosdeformaadequada Deficincianoentendimentodosusuriosquantoslimitaesoucapacidadesdosistema Noconfirmaodepremissasdoprojetoouproposta

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Recursosretiradosdoprojetoporalteraodeprioridades Alteraodagernciaduranteoprojeto Influnciapolticanoprojeto(externa) Reestruturaoorganizacionalduranteoprojeto Ausnciaouperdadocomprometimentoorganizacionalparaoprojeto Ausnciadesuportegerencialdealtonvelparaoprojeto IndisponibilidadedeRecursosTOTVSparaocliente Influnciadaspartesinteressadasdesfavorveisaoprojeto

Planejamentoinadequadodoprazo,custoerecursosnecessrios Faltadeexperinciaemprojetos Faltadeconhecimentodenegcioseprocesso Baixaprodutividade CoordenadordeProjetossemperfildeliderana Acompanhamentoinsuficientedoprojeto Faltadedefiniodemarcosdoprojeto Gerentedoprojetoineficiente,inexperiente f

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2 METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS

A metodologia de implantao TOTVS tem como objetivos servir de instrumento de orientao e controle do projeto de implantaodosprodutosdamarcaTOTVSatodososinteressadosnoprojeto.Suaefetivautilizaoassegurarmaiorqualidadeesucesso noprocessodeimplantao.Visatambmproporcionaratodososenvolvidosumpadrodetrabalhoecomunicaoduranteoprojeto. Esta metodologia dever ser aplicada para a implantao do ERP, em todas as situaes, podendo sofrer algumas adaptaes com relao s etapas a serem seguidas. Recomendase, no entanto, que no sejam feitas adaptaes profundas, para que seja mantido um padrodeconduoecontroleemtodososprojetoseemcasodenoatendimentodomaterialdeapoio,contateimediatamenteoComit daMetodologia. Sero realizadas auditorias peridicasparaidentificar possveis melhorias em todos os pontos tratados pela metodologia, bemcom identificar o grau de sua utilizao. As auditorias sero realizadas pelos membros designados pelo Comit da Metodologia e, ao final de cadalevantamento,asmelhoriassugeridasseroanalisadasesenecessrioametodologiaseralterada. A metodologia de implantao est dividida em5 fases, 7 etapas, subdivididas em 24 tarefas, detalhadas a seguir, onde cada etapa devesercuidadosamenteplanejadaedocumentadapelomaterialdeapoio,podendosofreradaptaesparacadatipodeprojeto.

2.1

EstruturadaMetodologiadeImplantaoTOTVS

2.2

MetodologiadeImplantaoTOTVSDesenvolvimento
Foi desenvolvida com base na necessidade de unificao das metodologias existentes para implantao anteriores e com base nos seguintespontos: Comaparticipaoderepresentantedosprincipaisenvolvidosdiretaouindiretamentepelosprojetos Comfoconamaiornecessidadedaorganizao(retornomaisrpido,menorcusto,maiorqualidade) Levantandoasmetodologiasatuais,revendoosprocessos,adequandosnecessidadesdaempresa Porpartes,atentoaofeedbackdosenvolvidos

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METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Deformapersonalizada.

2.3

MetodologiadeImplantaoTOTVSImplantao
AimplantaodametodologiadeimplantaoTOTVSobtersucesso: Comacolaboraodetodos,masnomeandoresponsveis Emetapas,atentosasreaesdosenvolvidos Piloto,rollout Medindoemostrandoosresultadosdosprojetoseasatisfaodosenvolvidos Comtreinamento,emdiferentesnveis Sofrendoajustes,flexibilizandodentrodopossvel Ganhandoaconfianaeointeressedosenvolvidos Tendoumplanodemigraoadequadoparaosnovosprojetos

2.4

MetodologiadeImplantaoTOTVSComooPMOeComitdeMetodologiapodemajudar
O PMO Global e o Comit de Metodologia podem contribuir na implantao da metodologia de implantao TOTVS da seguinte forma: Sendooguardiodametodologia Treinandoemotivandoosenvolvidos Apoiandocomferramentas Prestandosuporte Avaliandoosresultadoseajustandoametodologia Estandopertodosenvolvidoseouvindooseufeedback Garantindoaqualidadedosprojetos Garantindoumabasedeinformaesparaaempresa Melhoriacontnua

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2.5 FluxoeEtapasdaMetodologiadeImplantaoTOTVS

2.6

DESCRIODASFASESEATIVIDADESDAMETODOLOGIA F1FASEDEINICIAO
Estafasetemcomoobjetivocompreendertodososprocessosrelacionadosiniciaodostrabalhosdereconhecimentodeentrada doprojetojuntoreadeserviosecliente.

AReconhecimentoeEntradadoProjeto

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Comunicar a rea de servios sobre a entrada do projeto e da demanda por recursos que o projeto vai exigir da rea. Esta informao permite o planejamento e montagem de estratgia para atendimento, de forma a implementar o projeto no prazo e dentrodocronograma.Potenciaisvariaesdeprazoerecursosdeveroserestimadasparaposteriornegociaocomocliente. Obter junto rea comercial todas as bases do contrato firmado com o cliente onde dever existir o escopo do projeto: mdulos negociados, prazos de implantao, concesses comerciais, horas de Analistas a alocar e despesas relacionadas (deslocamento, hospedagem,quilometragem,alimentao,etc.). Caso no esteja previsto na negociao nenhum ressarcimento por parte do cliente para as despesas diversas de viagens dos Analistas,oCoordenadordeProjetosTOTVSdeverelaboraroramentoprviodosgastosnecessriosparaoprojetoemquestoe apresentar ao Gestor de Portflio. Este, por sua vez, dever indicar sobre a continuidade ou no do projeto ou qual o tipo de negociaooCoordenadordeProjetosTOTVSdeverefetuarcomocliente. OcoordenadordoprojetoTOTVSdevesecertificarqueosAnalistasestoutilizandoosdocumentosdametodologiaatualizados.

A1InclusodoProjeto
Envolvidos GestordePortflioTOTVS AnalistaPMO PMOLocal(quandonecessrio) Telemarketing Ouvidoria HelpDesk CPR Proposta/Contrato Estrutura TOTVS disponibilizada para apoiar a entrega doprojeto CoordenadordeProjetosdefinido ProjetoincludonossistemasCFPePMS

RecursosNecessrios Sadas

Comunicarparaasreasenvolvidasainclusodoclienteouprojetoeoinciodasatividadesligadasprestaodeservios. Sero iniciados os trabalhos de entrega de mdias, monitoramento da satisfao do cliente e comunicaes de realizao de eventos,novosconceitoseprodutos. OGestordePortflioTOTVSdeverdefinirquemseroCoordenadordeProjetosdestecliente,devertambmsolicitaraoAnalista PMOainclusodoprojetonossistemasCFPControlefinanceirodeprojetosePMS.

A2TransioComercial
Envolvidos GestordePortflioTOTVS CoordenadordeProjetosTOTVS ExecutivodeConta ArquitetodeSoluo PMOLocal(quandonecessrio) Proposta/Contrato GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 11

RecursosNecessrios

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Sadas MIT005AtadeReunio MIT010TermodeAbertura MIT011PlanodeAtividades

Em reunio, o Gestor de Portflio TOTVS, o Executivo de Conta,Arquiteto de Soluodevero analisar os aspectos da negociao efetuada com o cliente baseados na Proposta / Contrato e gerar o MIT010 Termo de Abertura de forma a definir o plano de abordagemaserseguidonaprximaetapa. Devero ser identificadas as premissas e restries organizacionais para o projeto, transferir as informaes obtidas no processo denegociao,levantamentodasnecessidadeseexpectativasgeraisdocliente. Caso existam customizaes previstas em contrato avaliar a necessidade de participao da equipe de Fbrica de Software na TransioComercial. O Coordenador de Projetos TOTVS deve providenciar a abertura da pasta do projeto, gerar o MIT011 Plano de Atividades com atividadesaseremrealizadasnafasedeplanejamentodoprojeto.

BAlinhamentodoProjeto

Contextualizar informaes, expectativas e conceitos de gesto de projetos junto ao cliente para inicio dos trabalhos de forma alinhadaesemdesvios.

B1AlinhamentodeExpectativacomoCliente
Envolvidos ClientePatrocinadordoProjeto CoordenadordeProjetosCliente ExecutivodeContaTOTVS GestordePortflioTOTVS CoordenadordeProjetosTOTVS Proposta/Contrato MIT001MetodologiadeImplantaoTOTVS MIT010TermodeAbertura

RecursosNecessrios

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MIT011PlanodeAtividades Sadas MIT010TermodeAbertura(atualizado) MIT005AtadeReunio MIT011PlanodeAtividades(atualizado)

EmreuniocomoClientedevemsealinharasexpectativaseestratgiasdoclienteemrelaoaoprojeto.Avaliarprazos,seqncia de implantao, disponibilidade de usurios, mdulos a serem implantados, interfaces, importaes. Revisar todos os pontos possveisdeduvidasemrelaoaocontratoatualizandooMIT010TermodeAbertura. EntregarCDsdoproduto,Hardlockesenhadeacessoaoprodutodeacordocomcaractersticadecadaproduto.

B2ApresentaodeGestodeProjetos
Envolvidos ClientePatrocinadordoProjeto CoordenadordeProjetosCliente GestordePortflioTOTVS CoordenadordeProjetosTOTVS PMOLocal(quandonecessrio) MIT012ApresentaodeGestodeProjetos MIT005AtadeReunio

RecursosNecessrios Sadas RealizarreuniocomoGerentedeProjetosdoclienteecontextualizarinformaesdegestodeprojetos(PMI,PMBOK,PMO,PMP, reasdeConhecimento,Projetos),metodologiadeimplantao(Fluxo,EtapaseAtividadesdaMetodologiadeImplantaoTOTVS), Comit do Projeto (Formalizar papel dos envolvidos) e Polticas de Atendimento TOTVS (Ordem de Servio, Sala de Treinamento, Backup,Atualizaes). Esta apresentao, quando possvel, pode ser realizada na TOTVS e aproveitar para apresentar a estrutura da TOTVS e os contatos dasreasemqueoclienteterenvolvimentodireto.

B3DefiniodaEquipedoProjeto
Envolvidos GestordePortflioTOTVS CoordenadordeProjetosTOTVS CoordenadordeProjetosCliente CentraldeRecursos Proposta/Contrato MIT010TermodeAbertura Recursosdisponibilizadosparaoprojeto

RecursosNecessrios Sadas Definir o perfil dos recursos necessrios avaliando o perfil em funo das exigncias das tarefas e abrir solicitaes para Central de Recursos. GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 13

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
OsrecursosseroidentificadospelaCentraldeRecursosedisponibilizadosparaoprojetodeacordocomagenda,perfildorecursoe projetoecaractersticasdastarefas. Estes profissionais trabalharo em conjunto com os Lderes e Usurios Chaves do cliente. Os Analistas indicados devem ter suas agendasplanejadasparatodooprojeto. OCoordenadordeProjetosdoclientetambmdeverdefinirosparticipantesdocomitdoprojetoqueserocoresponsveispela implantaodoprojeto.

B4ReuniodeAberturadoProjeto
Envolvidos RecursosNecessrios Sadas MIT013ApresentaodeAberturadoProjeto MIT005AtadeReunio MIT010TermodeAberturadoProjeto MIT011PlanodeAtividades ComitdoProjeto

Reunio de Kick off do projeto dever contribuir para o envolvimento motivacional do Comit do Projeto que se inicia, destacando sempreaimportnciadecadaparticipantenoprocesso. Ministrar uma apresentao metodologia de trabalho a ser adotada. Discutir cada etapa e as principais atividades, salientando a necessidade da participao de cada integrante nas atividades que lhes sero atribudas e no cumprimento dos prazos que sero definidos. Apresentar o MIT011 Plano de Atividades para que todos tenham conhecimento das prximas atividades a serem realizadas no projeto.

F2FASEDEPLANEJAMENTO
Esta fase tem como objetivo compreender todas as etapas e atividades relacionadas modelagem, levantamento e documentao dosprocessosatuaisdocliente,propostadeimplantaoedesenvolvimentodoplanodoprojeto. O planejamento deve representar cerca de 20% do tempo total do projeto e deve ser considerado como economia de tempo e investimentonaqualidadedoprojeto.

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CModelagemdosProcessos

Efetuar o levantamento dos processos existentes no cliente, coletando informaes e transformandoas em conhecimento. O resultado final um documento que servir de ajuda para a parametrizao do sistema. O levantamento permite a definio do escopodetalhadoparaaimplantaodecadaaplicativo. Fornecer a base de apoio a todos os envolvidos, para conhecer os processos do cliente durante a realizao do prottipo, deve atenderasseguintesexigncias: Tem que ser construdo com qualidade e ser entendido como a fase mais importante do planejamento para a implantao. Odocumentogeradotemqueseraprovadopeloclienteapsaapresentaoatodososparticipantesdocomit. Deve estar disponvel no local, onde os Analistas de implantao realizaro seus treinamentos, para que seja consultado emcadavisitaeseguidocomoroteirodeimplantao. Servir de apoio aos coordenadores como documento de verificao sobre as atividades executadas pelos Analistas de implantao. Olevantamentodeveseratualizadocadavezquesoidentificadasdiferenasemrelaoaodefinidooriginalmente,para planejarpotenciaismudanasnoescopodoprojeto. O Fluxograma dos processos deve destacar a importncia ou o peso que cada processo tem no contexto do cliente, de formaqueestepesopossaserindicadonaMIT042MatrizdeConhecimentoaseraplicadanasfasesdeprottipo. Nolevantamentodosprocessos,asnoadernciasdoprodutoaoprocessodoclientedevemserregistradasnoMIT006 ListadeTarefasePendncias.

C1Levantamento
Envolvidos AnalistasdeImplantao LderesdeProcesso UsuriosChave MIT010TermodeAbertura MIT011PlanodeAtividades MITQuestionrioaosEntrevistados MIT020DeclaraodeEscopodoProjeto Levantamentodoprocessoecaractersticasdocliente. GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 15

RecursosNecessrios

Sadas

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Consistenolevantamentoaserrealizadoqueserabasedeapoioparaoanalistadeimplantaoconheceroambientedoclientee paraarealizaodosprottipos. Caso sejam identificados itens de potencial no aderncia do produto ao processo do cliente devero ser detalhados. Para cada potencial no aderncia encontrada, o analista de implantao deve procurar apresentar uma soluo utilizando o produto, evitandopersonalizaes. Devem ser entendidas necessidades de personalizaes somente aqueles processos especficos do cliente e que todas as possibilidadeseformasdoprodutoatendlojtenhamsidoesgotadas. DeverseriniciadoopreenchimentodoMIT020DeclaraodoEscopodoProjeto. Dever ser realizada uma visita do Analista de Infra estrutura para realizar levantamento detalhado da atual estrutura a ser disponibilizadapelocliente(HardwareeSoftware)paraterodetalhamentoeanlisederequisitosbsicosdeinfraestrutura. Dever ser informada neste momento aocliente a necessidadeconfiguraoreferentecriao de bases de Teste, Homologaoe Produo.

C2Documentao
Envolvidos RecursosNecessrios MIT010TermodeAbertura MIT020DeclaraodeEscopodoProjeto MIT011PlanodeAtividades MITQuestionrioaosEntrevistados Levantamentodoprocessoecaractersticasdocliente. MIT021EspecificaodeProcesso MIT022FluxogramadeProcesso MIT023EspecificaodeParametrizao MIT024EspecificaodePersonalizao MIT006ListadeTarefasePendncias AnalistasdeImplantao

Sadas

Define as fases a serem executadas, fazendo com que somente os processos que interessam ao cliente sejam simulados, evitando ter que percorrer todas as funcionalidades que produto oferece. Devem atingir um nvel de detalhe que permita fornecer informaessobreograudecomplexidadedoprocesso,pontoscrticoseseqnciadeatividades. A documentao ser o roteiro de trabalho para toda a implantao. de extrema importncia que nesta documentao estejam consideradasasnecessidadesdedefiniesparaacorretaparametrizaodoprodutoequeestasdefiniesestejamdisponveisno momentorequeridopelaetapadeImplantao. Nestaatividadedeverosergeradososseguintesdocumentos: MIT021 Especificao de Processo: Dever registrar o processo proposto, tal como ser efetivamente implantado. Dever registrartambmoprocessoatualdocliente,pararegistraramudananoprocesso.

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MIT022 Fluxograma de Processo: Contm a representao grfica da descrio de cada processo. O Fluxograma indispensvel, poissubstituiadescriotextualdoprocessoefacilitaacompreensodousurioquantoaoprocessoqueserimplantado. MIT023 Especificao de parametrizao: Fornece ao analista de implantao as parametrizaes necessrias para que os processos levantados no cliente funcionem nos produtos que sero implantados. Este documento necessrio no caso de produto comaltonveldeparametrizao. MIT024Especificaodepersonalizao:Contmodetalhedepersonalizaoidentificadacomonecessrianocliente. MIT006ListadeTarefasePendnciasDocumentodeControlequepodeserabertonestaatividadepararegistraraspendncias deinformaesdoclienteetambmChamadoabertosparadesenvolvimentodepersonalizaesidentificadas. Precisaseterclaronestemomentoopapeldosseguintesdocumentos: MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias Tem como objetivo o registro das atividades e pendncias que servir como ferramenta nas reunies de acompanhamento do projeto para verificar prazos e responsveis das pendncias que esto impactandonoandamentodoprojeto.Terumnveldedetalhequenoprecisaserincludonocronograma. MIT030 Cronograma do Projeto Tem como objetivo o acompanhamento do andamento do projeto atravs da EstruturaAnalticadeProjetopadroparaanlisegerencialedetalhadanonveldepacotesdetrabalho,entregveispara anlise do coordenador de projetos TOTVS e cliente atravs dos apontamentos das horas aplicadas e progresso fsico das mesmas.

C3ValidaoeAprovao
Envolvidos RecursosNecessrios MIT010TermodeAbertura MIT020DeclaraodeEscopodoProjeto MIT021EspecificaodeProcesso MIT022FluxogramadeProcesso MIT023EspecificaodeParametrizao MIT024EspecificaodePersonalizao MIT006ListadeTarefasePendncias. MIT021EspecificaodeProcesso MIT022FluxogramadeProcesso MIT023EspecificaodeParametrizao MIT024EspecificaodePersonalizao MIT006ListadeTarefasePendncias MIT005AtadeReunio. AnalistasdeImplantao ComitdoProjeto

Sadas

Em reunio com a presena de todos os integrantes do Comit do Projeto e quando necessrio o Executivo da Conta TOTVS responsvel pelo cliente, devem ser apresentados os levantamentos de processos, processos propostos e relao de personalizaesparaqueoComitpromovasuaanliseeaprovao. Caso sejam aprovadas as personalizaes identificadas avaliar a necessidade de solicitar a participao da equipe da Fbrica de Softwareparaelaborarolevantamentodetalhadoeoramentoparaapresentaoaocliente. CasosejaaprovadoumprojetodedesenvolvimentojuntoaFbricadeSoftwareocoordenadordeprojetosTOTVSserresponsvel pelaintegraodosdoisprojetosatuandocomocanaldecomunicaojuntoaocliente. GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 17

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
DDesenvolvimentodoProjeto

Esta etapa abrange o detalhamento o planejamento de treinamento e elaborao do plano de projeto que compreende as 9 reas deconhecimentoestudadasnoPMBOK. Defineerefinaosobjetivoseplanejaaaonecessriaparaalcanarosobjetivosdoprojetoeaentregadoescopoparaosquaiso projetofoicontratado. Mudanassignificativasaprovadasquevenhamaocorrerdurantetodoociclodevidadoprojetoiroprovocaranecessidadedese reexaminarumoumaisprocessosdoplanejamentoedeseatualizaroplanodoprojeto. AconclusodafasedePlanejamentosedcomavalidaoeapresentaodoplanojuntoaocliente.

D1PlanejamentodoTreinamento
Envolvidos RecursosNecessrios Sadas Programaodostreinamentosrealizada. MIT005AtadeReunio Contrato/Proposta MIT010TermodeAbertura. CoordenadordeProjetosTOTVS CoordenadordeProjetosCliente

Devem ser definidos os usurios que iro participar do treinamento de cada aplicativo, estes usurios sero replicadores de conhecimentonocliente,assimcomoasdatasehorrios. Este treinamento realizado em sala de aula e prev treinamento das funcionalidades padro do produto. A atividade deve ser realizadaparaoprodutoquepredispeanecessidadedestetreinamento. GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 18

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
D2ElaboraodoPlanodoProjeto

Envolvidos GestordePortflioTOTVS CoordenadordeProjetoTOTVS CoordenadordeProjetoCliente AnalistasdeImplantao Contrato/Proposta MIT010TermodeAbertura. MIT020DeclaraodeEscopodoProjeto MIT021EspecificaodeProcesso MIT022FluxogramadeProcesso MIT023EspecificaodeParametrizao MIT024EspecificaodePersonalizao MIT006ListadeTarefasePendncias MIT025PlanodoProjeto MIT020DeclaraodoEscopodoProjeto MIT026EstruturaAnalticadoProjeto MIT027DicionriodaEAP MIT028SolicitaodeAlteraodeEscopo MIT029FluxodeAlteraodoEscopo MIT030CronogramadoProjeto(PMS) ApontamentodeProgresso(PMS) OramentodoProjeto(PMS) MIT031ListadeRequisitosdeEntrega MIT032OrganogramadoProjeto MIT033MatrizdeResponsabilidade MIT034PlanodeComunicaes MIT035MatrizdeRiscos GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 19

RecursosNecessrios

Sadas

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Solicitaoaquisies/emprstimos(PMS) O plano de projeto o documento que rene e organiza todos os documentos da fase de planejamento da metodologia, devendo serelaboradopelaequipedegerenciamentodoprojetoeaprovadopelopatrocinador. O plano de projeto define como o projeto ser executado, monitorado, controlado e encerrado e planeja a ao necessria para alcanarosobjetivoseoescopoparaosquaisoprojetofoiaprovado. Durante o planejamento, a equipe do projeto deve envolver todas as partes interessadas adequadas dependendo da influncia delasnoprojetoenosseusresultados,criandoumambientenoqualaspartesinteressadaspossamcontribuirdeformaadequada. Uma vez aprovado sempre que houver alteraes, dever ser amplamente divulgado as partes interessadas no projeto, gerando novasversesdodocumento. Para melhor aplicao as atividades de planejamento do plano de projeto foram separadas em reas de conhecimento: escopo, tempo,custo,qualidaderecursoshumanos,comunicaes,riscos,aquisieseintegrao.

D2.1Escopo
O gerenciamento do escopo visa garantir a entrega do que foi contratado, somente o que foi contratado, e que qualquer alterao serrenegociadacomocliente. Contempla tambm o papel do gerente de projetos de influenciar os fatores geradores de mudana, o processo para analisar impactoeintegrarmudanasdoescopoaoutrosprocessosdecontroleetambmoprocessoeregrasparaaaceitaodasentregas doprojeto. Osdocumentosgeradosparaplanejamentoecontroledeescoposo: MIT020DeclaraodoEscopodoProjeto:Opreenchimentofoiiniciadonaatividadedepreparaodoprojetocominformaese estratgiastrazidasdaequipecomercial. Deverserconcludoopreenchimentocominformaesclarasdeatividadeseresponsabilidadesqueestocontratadas. MIT026 Estrutura Analtica do Projeto: o desenho da estrutura do projeto com identificao dos pacotes de trabalho a serem entregues. A EAP deve existir para criar uma representao grfica das entregas dispostas hierarquicamente, organizadas e decompostas de formaafacilitaravisualizaodasentregasdoprojetopelaspartesinteressadaseauxiliarostrabalhosdeplanejamento. Deveconsiderartodasasentregasdoproduto(sistemas)eentregasdoprojeto(treinamento,testesedocumentao). MIT027DicionriodaEAP:adescriodasatividadesquecompemcadapacotedetrabalhodaestruturaanalticadoprojeto. MIT028 Solicitao de Alterao de Escopo: Este documento formaliza as regras para que todas as mudanas solicitadas, aes corretivasepreventivasrecomendadassejamprocessadaseaprovadaspelocliente. Asalteraesdeveroseridentificadascomoalteraodeescopodeprodutoquesereferesmudanasnecessriasnossistemase alteraesnoescopodeprojetoquesereferemsalteraesdeescoponosprocessosdefinidosnolevantamentodeprocessos.

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METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
As alteraes de no escopo de projeto podem demandar alteraes de quantidade de horas ou alteraes que no impactem em contratao demais horas, porm demandaro mais tempo para concluso do projeto as duas situaes devero ser identificadas, documentadaseaprovadas. Devepreverumprocessoparagerenciaraimplementaodasmudanasdepoisdeaprovadas. MIT029 Fluxo de Alterao de Escopo: Descreve de forma grfica o fluxo a ser seguido para aprovao e desenvolvimento das alteraessolicitadas. CasoexistaprojetodedesenvolvimentojuntoaFbricadeSoftwarecontemplareformalizaraalteraodeescopo.

D2.2Tempo
Ogerenciamentodotempovisagarantirqueoprojetoserentreguedentrodoprazoacordadocomocliente. O principal produto do gerenciamento de tempo o cronograma que dever identificar as atividades, seqncia das atividades, estimativaderecursos,estimativadedurao. O cronograma deve ser definido junto com o cliente, destacando as tarefas que sero executadas pelo cliente, de forma que seja efetuadooplanejamentodadisponibilidadedosseusrecursos. Dever ficar claro qual ser a carga de trabalho do cliente e qual ser a carga de trabalho da TOTVS. O coordenador de projeto TOTVS dever apresentar e explicar o cronograma aos Analistas de implantao que participaro do projeto. Este procedimento permitiraosAnalistasdeimplantaoumavisoglobaldoprojetoqueestoinseridosetomaremconhecimentoformaldosprazos queforamestabelecidosparaoseucumprimento. As regras de paralisao ou reduo das atividades em funo de atrasos ou no pagamento de faturas da TOTVS devero ser definidas. Decidir sobre a utilizao de tcnicas de compresso do cronograma por incluso de mais recursos (crashing) ou por realizar atividadesemparalelo(fasttracking). CasohajaprojetodeFbricadeSoftwaredeverseridentificadoeacompanhadopelocronogramadeimplantao. OcronogramasergeradoatravsdaferramentaPMSdeverocontemplar: Atividades de gerenciamento de projetos (reunies, eventos, preenchimento e coleta de validao da documentao do projeto) Checkpoints Tempogastoparagerenciamentoecontroledasmudanas Tempoaplicadonacomunicao Monitoramentoecontrolederiscos Controledequalidade Encerramentoadministrativo EntregadedocumentaoaoPMO Reuniodeencerramentoe Documentaodeliesaprendidas Monitoramentoecontrolederiscos

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METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Ogerenciamentodasatividadesserfeitoperiodicamenteatravsdocronogramaedorelatrioparaacompanhamentoetelapara apontamentodeprogressofsicodoprojeto. O analista de implantao dever seguir rigorosamente os prazos estabelecidos no cronograma e, em caso de divergncias, o gerentedoprojetodeversercomunicado. Osprazospoderoseralteradosquandoocorreremsseguintessituaes:Alteraodeescopo,solicitaodoclienteousolicitao dogerentedeprojeto. As reunies de avaliao do projeto sero utilizadas para anlise da necessidade de alterao de prazo e para a definio de novas datas.Ocronogramadeverseratualizadocomasnovasdataseencaminhadoaosenvolvidosnaexecuodoprojeto.necessrio avaliaroimpactodamudanadoprazonasdemaisvariveisdoprojeto.

D2.3Custo
O gerenciamento do custo visa garantir que o custo contratado com o cliente seja cumprido e que a TOTVS tenha o resultado esperado. Inicialmenteocontroledecustosserefetuadoapartirdaquantidadedehorasdeimplantaoestabelecidanocontrato.Casohaja divergnciaentreaquantidadedehorasdocontratoeanecessidadeapuradanolevantamentodedados,caberaodepartamento comercialrealizarnovanegociaojuntoaocliente. Deverserrealizadaumaestimativadecustosparacadaatividadedoprojetoeelaborarumoramentogeralparaoprojetodevese utilizardaferramentaPMSparaelaboraresteoramento. Paracontroledecustoprecisamseravaliadososseguintespontos: Regrasparaparalisaooureduodasatividadesdoprojetoemfunodelimitesdecustosemprojetosdeinvestimentoou projetosabertos. Processoparacompararandamentodoprojetocomopagamentodasfaturasdoprojeto. Avaliaodecustohoradetodososrecursosdisponveis. Custodeplanoderespostaaosriscosdoprojeto. Atividadesexternasequipedoprojetocomofbricadesoftwareoudeoutrasempresascontratadas Custos que no debitam o projeto como de analistas em treinamento e acompanhamento, horas de retrabalho, erros de produtoouhorasimprodutivasparaapurarocustototaldoprojeto. Custos das atividades e entregas de gerenciamento do projeto como reunies, preenchimento de documentos, coleta de validaes,comunicaodoprojetospartesinteressadas. Regrasparaaprovaodemudananoscustosdosprojetosdeinvestimentoouprojetosfechadosemqueopatrocinadora TOTVS. Regras para aprovao de mudanas nos custos dos projetos horas abertas ou banco de horas em que o patrocinador do projetoocliente. Reduodoscustosdeviagensoudespesasparaaumentarosrecursosparaasatividadesdoprojeto. ArentabilidadedoprojetoseracompanhadaeavaliadacomrelatrioderentabilidadeaserextradodaferramentaPMS.

D2.4Qualidade
Ogerenciamentodaqualidadevisagarantirformalmentequeosprocessoscontratadosforamefetivamenteimplantados. Aqualidadeseratestadaquandocadaprocessoforsimuladoevalidadojuntoaoclienteeosdocumentosdevalidaoassinados. Ser criado o documento MIT031 Lista de requisitos de entrega que dever conter a lista de entregas e requisitos para atender qualidadeeconsideraroprojetocomoentregue. GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 22

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Paracontroledaqualidadeprecisamseravaliadososseguintespontos: Padresdequalidaderelevantesparaasentregasedeterminarcomosatisfazlos. Auditorianosprocessosparagarantirqueametodologiaestsendoseguida Planodetreinamentoecapacitaodosusurioschave,planodetestespelosanalistas,planodetestespelosusurioschave etestesmnimosobrigatriosparaasrotinasdosistema. Custos da qualidade (investimento em preveno e em avaliao ou testes) devem ser inferiores aos benefcios, custos da noqualidade(retrabalhosatisfaodocliente,impactonasoperaesdocliente,impactonosnegciosdocliente) Listadeverificaoparamudanasdefase,viradadosistemaeparaaprovaodasentregas. Comunicaodapolticadequalidadeaspartesinteressadas. Documentaodasdecisesdoclientecomimpactonaqualidadedasentregasdoprojeto. Relatriodedesempenhodaqualidadedasentregasdoprojeto. Registrodetodososerroseproblemas,aescorretivasescolhidas,causasidentificadaseliesaprendidas. MonitoramentodaMaturidadeemProjetos Ser realizado o trabalho de Monitoramento de Maturidade em Projetos pela equipe do PMO atravs de anlise da documentaogeradaeaprovadapeloclienteeentrevistacomocoordenadordeprojetosTOTVSeclientequandonecessrio. As informaes obtidas atravs deste trabalho serviro para a constante evoluo da metodologia e as no conformidades detectadasseroregistradasatravsdeorientaeseplanodeaoaocoordenadordeprojetos. Reuniesnoclientepoderoserrealizadasdesdequesejamagendadascomaequipedeservioseaceitaspelocliente.

D2.5RecursosHumanos
O gerenciamento de recursos humanos visa garantir que a equipe do projeto seja alocada de forma otimizada, identificando e documentandoasresponsabilidadeseasrelaeshierrquicasentreosenvolvidosnoprojeto. O coordenador de projetos TOTVS e o coordenador de projetos cliente devem evitar a troca de integrantes da equipe evitando assimretrabalhoeretreinamento. Em caso desubstituio de recursos da TOTVS: ocoordenador deprojetos TOTVSdefinir o substituto e comunicar ao cliente. Em casodesubstituioderecursodocliente:ocoordenadordeprojetosTOTVSdeveravaliarimpactos(tempoecustos)quepodero ocorrernodesenvolvimentodoprojetoetambmcomunicarformalmenteaocliente. Deveroseratualizadososdocumentosaseremgeradosparagerenciamentoderecursoshumanos: MIT032OrganogramadoProjeto:Demonstrararelaohierrquicaentreosenvolvidosnoprojeto. MIT033 Matriz de Responsabilidades: Proporcionar entendimento claro de funes e responsabilidades por parte dos recursos humanosTOTVSecliente. Paragerenciamentoderecursoshumanosprecisamseravaliadososseguintespontos: Riscosdesadademembrosdaequipeoudepartesinteressadaschaveparaoprojeto Diretriocominformaessobreosmembrosdoprojeto(nome,empresa/cargo,telefoneeemail) Responsabilidadesjatribudasnosplanosderiscos,qualidadeecomunicao. Comprometimentodosusurioschavecomasatividadesagendadasparaoprojeto Necessidadesegraudeespecializaodosrecursosparaoprojeto Compartilhamentodeinformaesparaaumentaracoesoatravsdotrabalhoemequipe.

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METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Agruparosmembrosdaequipedoprojetoemumasalaoumesmolocalfsicoparaaumentarsuacapacidadedeatuarcomo equipe Acompanhamentododesempenhodosmembrosdaequipe,fornecerfeedback. Necessidadedetreinamentoparaosmembrosdaequipedoprojeto Planodereconhecimentoepremiao Avaliaesindividuaisouemgrupo.

D2.6Comunicao
O gerenciamento da comunicao visa garantir que todas as informaes relacionadas ao projeto cheguem s pessoas corretas no tempocerto. O principal produto do planejamento de comunicao e o MIT034 Plano de Comunicaes: Dever deixar claros os eventos de comunicaodoprojeto. Deveconstarnoplanodecomunicaoositensdecomunicao,objetivos,freqncia,prazos,formato,meio,nomedoresponsvel edestinatrio. Umdositensdecomunicaodoplanosoasreunies,todasasreuniesdevempossuirumaAtaealgumassodestacadasabaixo: ReuniodeTransioComercialtemcomoobjetivoatransiodasinformaesdenegociaocomercial. Reunio de Alinhamento de expectativas com o cliente tem como objetivo alinhar as expectativas do cliente no momento da aquisiodoprojetoepassarinformaesaconduodoprojeto. Reunio de Apresentao de Gesto de Projetos tem como objetivo contextualizar o gerente de projetos com as prticas de mercadoemrelaogestodeprojetos. Reunio de Abertura de Projetos tem como objetivo apresentar o plano de projeto concludo e buscar o comprometimento da equipecomoprojeto. ReuniodeValidaodoProttipotemcomoobjetivovalidaraconduoeosobjetivosalcanadosnarealizaodoprottipo. Reunio de Preparao para Entrada em Produo tem como objetivo acompanhar e validar as ultima atividades e aes necessriasparaentradadoprodutoemproduo. Reunies de Acompanhamento tem comoobjetivo registrar e acompanhar a evoluo do projeto, os resultados parciaisobtidos, aavaliaodocronogramaeaqualidadeobtida. ReuniodeEncerramentotemcomoobjetivoformalizaroencerramentodoprojeto,bemcomoapresentarosresultadosobtidos, discutirosdesviosocorridosfornecendodadoseexperinciassobreogerenciamentodeprojetos. Paragerenciamentodecomunicaoprecisamseravaliadososseguintespontos: Identificaodetodososinteressadosqueparticipamdoprojeto. Identificao das necessidades de informaes das partes interessadas e estabelecer formato e freqncia adequada para cadaparteinteressada. Definiodosmeiosdecomunicaoadequadosparaasituao(email,relatrioformal,pessoalmente,reunies,eventos) Previso de eventos de comunicao no cronograma (reunio de abertura, avaliao de equipe, avaliao dos planos do projeto,encerramento) Planejamentodecomunicaodosproblemasresolvidosaspartesinteressadas. GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 24

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
D2.7Riscos
O gerenciamento de riscos visa garantir que sejam identificados, qualificados e quantificados e definidos respostas para riscos identificadosnoprojeto. OMIT035MatrizdeRiscos:Estedocumentopermiteainclusodosriscosidentificados,aqualificao,quantificao,definiode resposta,gatilhoseresponsvelpeloriscoidentificado. Paragerenciamentoderiscosprecisamseravaliadososseguintespontos: Osriscosdevemseragrupadosemcategorias(tcnicos,gerencial,poltico,legal,externos,organizacional) Processo, freqncia e publico envolvido nos ciclos para identificao de novos riscos, mudanas nos riscos medida que as fasesdoprojetosoconcludas. Riscosdevidoaincertezasdaspremissas. RiscosNegativos:Definiodeaceitarporquenopodesereliminado. RiscosPositivos:Definiodeexplorareliminaraincertezaeaproveitaraoportunidade,compartilharatribuiraterceiros para utilizar a oportunidade em beneficio do projeto, melhorar aumentar o tamanho da oportunidade pela maximizao dosprincipaisacionadoresderisco. Riscosresiduaisouquepermanecemmesmoapsarealizaoderespostasplanejadas Riscossecundriosquesurgemcomoresultadodiretodaimplementaodeumarespostaariscos.

D2.8Aquisies
O gerenciamento de aquisies visa garantir que o projeto foi analisado e identificadas quais necessidades podem ser melhor atendidaspelacompraouaquisiodeprodutosouserviosdeterceirosoudereasinternasdaTOTVS. A solicitao deaquisies no projeto de implantao a contratao de terceiros para conduo de partes ou toda a implantao juntoaocliente,podesertambmacontrataodafabricadesoftwareparapersonalizaesidentificadasnoprocesso. ParasolicitaoeacompanhamentodetodooprocessodeaquisiesserutilizadaaferramentaPMS. Paragerenciamentodeaquisiesprecisamseravaliadososseguintespontos: Processoparacontatar,solicitarrespostaseselecionarfornecedores Processoparaadministrareencerraroscontratos Documentosderequisitosdosprodutoseserviosouresultadosesperados(relacionarcomosrequisitosdoprojeto) Nveldeformalizaoparacadaaquisio(pedido,proposta,contrato) Cronograma do projeto ajustado para considerar o cronograma de entregas do fornecedor ou negociar com o fornecedor prazoslimiteparaasentregas,emfunodemarcosdecronogramajassumidoscomocliente. Definirqualserarelaoentreclienteesubcontratado. Considerarfornecedorcontratadonaanlisedestakeholders Impactodacontrataodosfornecedoresnosplanosdeescopo,comunicao,riscos,custos,qualidade,cronograma. ParaEncerramentodoscontratosprecisamseravaliadososseguintespontos: Processo para gerenciar a execuo, monitoramento e encerramento dos servios prestados ou produtos adquiridos para o projeto. Requisitosdeentregaededesempenhoespecificadosdentrodoscontratos. Processoparagarantirqueodesempenhodofornecedoratendeaosrequisitoscontratuaisetermosdocontrato. Autorizaodotrabalhodacontratadanotempoadequado Monitoramentodocusto,cronogramaedesempenhotcnicodacontratada. Inspeoeverificaodaqualidadedasentregasdofornecedor Mudanasaprovadasdivulgadascorretamente Gerenciamentodospagamentospelosprodutoseserviosdocontrato(compararevoluodosservioscomospagamentos) GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 25

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Planodecomunicaoparacomunicaodoandamentodotrabalho. Anlisededesempenho,auditoriaeinspeodeacordocomoestabelecidonocontrato. Garantiaquetodasasentregasetrabalhosforamaceitosantesdoencerramentodoscontratos. Observaodetermosoucondiesnocontratoparaoseuencerramento. Resciso,casohouver,documentarosmotivos. Formalizaodoencerramentodocontrato.

D2.9Integrao
O gerenciamento das integraes visa garantir a integrao e coordenao de todos os planos auxiliares e possibilitar a orientao daequipeparaaexecuodasatividadesdoprojeto,paraomonitoramentoecontroledosresultados. Paragerenciamentodaintegraoprecisamseravaliadososseguintespontos: As mudanas de etapas do projeto devem ser encerradas atravs devalidaes do cliente.Os motivosquelevaram o cliente a no aceitar as entregas devem ser examinados e entendidos. Quanto mais cedo os problemas e reclamaes forem tratadoseresolvidos,menoresosimpactosnoresultadofinaldoprojeto. LiberaracessoevincularanalistasastarefasdoprojetonoPMS. O apontamento das horas no projeto para garantir a execuo das atividades com detalhes suficientes para o coordenador deprojetosavaliaroandamentofsico. Documentaodoprojetopreenchidaecomaassinaturaevalidaodocliente. Liesaprendidascoletadasdurantetodooprojeto. Metodologiadeimplantaoaplicada. Necessidadededocumentosqueousurioprecisaprovidenciarparaprottipos. Conscientizaodousuriochavedaimportnciadarealizaodesuasatividades. Avaliao do escopo, qualidade das entregas de requisitos e da situao de todas as mudanas solicitadas, aes corretivas, aespreventivas,listadetarefasependnciaseregistroderiscosantesdaentradaemproduo. Garantiadeaescorretivasoupreventivastomadasnomomentocerto. Avaliaodemedieseanlisedetendnciasparaterumavisoclaradasadedoprojeto. Comparao do desempenho real com as linhas de base e com o Plano de Projeto para determinar se so indicadas aes preventivasoucorretivaserecomendarestasaesconformenecessrio. Noimplementarmudanas,aescorretivasoupreventivassemformalizaoouaprovao. Nodeixardeimplementarmudanasaescorretivasoupreventivasjformalizadaseaprovadas. Avaliaoseasatividadesdoprojetoforamconcludas Requisitosdeaprovaoatendidoseentregasaceitas Documentaodoprojetopreenchida Documentarmotivoeatividadesrealizadasemcasodecancelamentoouinterrupodoprojeto. ReuniodeencerramentonoclienteeTOTVSeformalizaodasliesaprendidas. EntregadadocumentaodoprojetoaoPMOparaarquivamento Encerramentodoprojetosistemicamente(CFP,PMS) Encerramentodocontratoassociadoaoprojeto. Caso o cliente possua projetos de desenvolvimento junto rea de Fbrica de Software ou projeto de investimento em produto junto equipe de Inteligncia de Produto e estes projetos estejam integrados ao projeto de implantao do produto dever ser contempladonoprocessodegerenciamentodeintegraes. O coordenador de projetos TOTVS dever acompanhar o andamento dos diversos projetos no cliente, ajustar o cronograma de acordocomasintegraesdosprojetosegarantiraintegraodosprojetos.

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METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
D3ApresentaoInternadoProjeto
Envolvidos GestordePortflioTOTVS CoordenadordeProjetoTOTVS AnalistasdeImplantao MIT025PlanodoProjeto Equipedoprojetoalinhada. MIT005AtadeReunio

RecursosNecessrios Sadas

Aapresentaointernadoprojetotemcomoobjetivoalinhartodososparticipantesdaequipecomoplanodoprojetoparagarantir aqualidade,aplicabilidadeecomprometimentocomosobjetivostraados. Deveesclareceraequipetodadocumentaonecessriaeregrasestabelecidasparaconduodoprojeto.

D4ValidaodoPlanodoProjetocomoCliente
Envolvidos CoordenadordeProjetoTOTVS CoordenadordeProjetoCliente Patrocinadordoprojeto MIT025PlanodoProjeto MIT036ApresentaodoPlanodoProjeto MIT005AtadeReunio

RecursosNecessrios Sadas

Nesta validao com o cliente ser apresentado e validado todo o plano de projeto desenhado e os planos das reas do projeto (escopo,tempo,custo,qualidade,recursoshumanos,comunicao,riscos,aquisieseintegrao). Deveseapresentaraestruturadareadeserviosparaentendimentodaequipedeapoionoprocessodeimplantaodoprojeto. Deverserformalizadojuntoaocliente: Atividadesoqueserdesempenhadoeoresultadoesperadodecadaatividade RecursosquemestarenvolvidoemcadaatividadetantopelaTOTVScomopelocliente Responsabilidades definir os limites de atuao para cada funo do projeto. Esclarecer as atividades de cada recurso alocadoaoprojeto(Comitdiretivo,coordenadores,Tecnologiadainformao,Analistasdeimplantao,lideresdeprocesso eusurioschave) Utilizao de base de dados teste para a realizao de prottipos, reduzindo problemas com falhas de programas e parametrizaeserradasenoprejudicandoabasedeproduo. Instalaodoproduto. Dever ser alinhado com o coordenador de projeto do cliente que informaes devero ser apresentadas na reunio de abertura paratodoocomit. Poder ser apresentado o fluxo do processo de gerenciamento do projeto, o cronograma, o comit do projeto, matriz de responsabilidades, metodologia de implantao, plano de comunicaes, como ser efetuado o acompanhamento do progresso do projeto,reuniesdecomitexecutivo.

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METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
D5ReuniodeValidaodoPlano
Envolvidos RecursosNecessrios Sadas MIT025PlanodoProjeto(validado) MIT036ApresentaodoPlano(realizada) MIT005AtadeReunio MIT036ApresentaodoPlanodoProjeto ComitdoProjeto

Apresentaodoplanodoprojetoparatodoocomitdoprojetodeacordocomavalidaoefetuadajuntoaogerentedoprojeto. NestaatividaderealizadaaapresentaodoplanodoprojetoutilizandooMIT036ApresentaodoPlanodoprojetoaocomit do projeto. Apresentar a estratgia traada para o projeto envolvendo escopo, cronogramas, responsabilidades e resultados esperados. sugerido que esta reunio contribua para o envolvimento motivacional do Comit do Projeto que se inicia, destacando sempre a importncia de cada um no processo. Um dos recursos que deve ser buscado para esta apresentao entender qual a estratgia daempresacomautilizaodoprodutoedemonstraraimportnciaeopapeldecadaumnessecontexto.

F3FASEDEEXECUO
Nesta fase realizada a etapa de Implantao onde ocorre a instalao, parametrizao e capacitao no produto e tambm as atividadesdeprottiposdosprocessosdaempresa. Alm disso, efetuase a preparao para entrada em produo contemplando todas as atividades para entrada do produto em produoeprevosacompanhamentosdasatividadesiniciaisefechamentos.

EImplantao

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METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Na etapa de implantao a execuo de todo o planejamento realizado anteriormente. Nesta etapa instalado o produto, parametrizado,capacitadoerealizadososprottipos. O prottipo trata da simulao dos processos reais do cliente utilizando o produto adquirido. A etapa de implantao deve representar cerca de 40% de todo o tempo dedicado ao projeto e deve ser executado garantindo que o cliente obteve o conhecimentototaldecomotodososprocessosdaempresaserorealizadosnoprodutoadquirido.

E1InstalaodosProdutos
Envolvidos RecursosNecessrios MIT010TermodeAbertura MIT021Especificaodoprocesso MIT022Fluxogramadoprocesso MIT023Especificaodeparametrizao Mdiadoproduto MIT040Listadetarefasparainstalao AnalistadeInfraEstruturaTOTVS Equipetcnicadocliente.

Sadas Instalao do produto nos servidores e estaes do cliente. Devem existir dois bancos de dados em operao (um de produo e outroparafazerostestes)paraasseguraroprocessodeimplantaosemperdasdeinformao. Nesta atividade ser realizada a instalao e tambm o treinamento de um representante da equipe tcnica cliente na administrao do sistema e banco de dados. O representante da equipe tcnica do cliente j dever realizar a liberao de uma senhaparacadausuriochaveasertreinado. Aps a instalao o tcnico dever validar o MIT040 Lista de tarefas para instalao com o cliente e entregar uma cpia ao coordenadordoprojetoTOTVS. Devese avaliar se o cliente possui contrato com o Data Center TOTVS Infra e seguir o procedimento necessrio de autorizao do clienteparainstalaoeconfiguraodoproduto.

E2ParametrizaodoSistema
Envolvidos RecursosNecessrios MIT010TermodeAbertura MIT021Especificaodoprocesso MIT022Fluxogramadoprocesso MIT023Especificaodeparametrizao MIT041ManualdeOperaodoProttipo Produtoparametrizado AnalistasdeImplantao

Sadas

Caso o produto exija, cada analista de implantao de posse de suas especificaes de processos e das informaes passadas pelo coordenadordoprojetoTOTVS,comoacargahorriadisponvelaseraplicadaparatodooprojetoedasatividadesespecificadasno cronograma dever elaborar a construo do MIT041 Manual de Operao do Prottipo. Este manual dever conter copia de todasastelasdosprogramasaseremtreinadosepraticadosnoprottipo. GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 29

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Dever ser enviado ao cliente com antecedncia para que durante as visitas dos Analistas de implantao o cliente possa incrementlocomsuasobservaesedescriesdeprocedimentos. De acordo como o plano de projeto e especificaes de processos aprovados, efetuar parametrizao das funes e cadastro bsicosdoproduto,identificadospelosmodelosdasespecificaesdosprocessosaprovados. Ser a transformao das especificaes dos processos do cliente em parmetros respeitando estritamente o definido no plano do projeto. Os Analistas de implantao devero por fim orientar os lderes de processo e usurios chave a identificar e separar, num universo reduzido, documentos utilizados no diaadia e que reflitam as principais transaes da empresa. Tal documentao ser utilizada nosprottipos,tornandoosmaisprximosdarealidadedoclienteefacilitandooentendimentodosusuriosaseremtreinados.

E3Capacitao
Envolvidos AnalistasdeImplantao LderesdeProcessos UsuriosChave MIT021Especificaodoprocesso MIT022Fluxogramadoprocesso MIT041ManualdeOperaodoProttipo UsurioChavecapacitado. MIT008ValidaodeProcessos MIT042MatrizdeConhecimento

RecursosNecessrios

Sadas

Consolidaodosprocessosdefinidosedocumentadosanteriormente.Aequipedeprojetodeveproporcionaraosusurioschaveo entendimentodasrotinasimplantadaseosprocedimentosparautilizlas. Ousuriochavecapacitadonoseuprocessomonitoradopassoapassopeloanalistadeimplantao,queorientacomooproduto respondeacadaprocessodaespecificaodosprocessos.realizadodeformaindependentedosoutrosprocessos. Acapacitaoexige100%deenvolvimentodoanalistadeimplantaonasuaexecuo.

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METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
E4ExecuodosProttipos

Envolvidos AnalistasdeImplantao LderesdeProcessos UsuriosChave MIT021Especificaodoprocesso MIT022Fluxogramadoprocesso MIT041ManualdeOperaodoProttipo UsurioChavecapacitado. MIT008ValidaodeProcessos

RecursosNecessrios

Sadas

Simulao e validao dos processos com base nas informaes coletadas na etapa de levantamento. Nesta atividade podero existirprocessosdeimportaodedadosdeoutrossistemasoudigitaodecadastrospelosusurios. Durante o processo de execuo de prottipos, devese estar atento ao registro de potenciais no aderncias que, antes de serem registradasnoMIT006ListadeTarefasePendnciasdevemseranalisadasalternativasdisponveisnosistemaemrelaoforma decomooprocessoexistenterealizado. O prottipo pode ser realizado varias vezes a fim de garantir que tanto o analista de implantao quanto os lderes de processos e usurioschave,obtiveramoconsensototaldecomoosprocessossorealizadosaolongodasespecificaesdeprocesso. O MIT042 Matriz de Conhecimento deve ser aplicada aps cada tipo de prottipo concludo, para avaliar o conhecimento adquiridopelosusurioschaveseque,paracadadesviodeconhecimentoidentificadopossamsertomadasaescorretivas. Caso haja projeto em andamento com a Fbrica de Software dever ser avaliada a necessidade da entrega para execuo dos prottipos.

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METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
E4.1MigraoeDigitao
Envolvidos LderesdeProcessos UsuriosChave EquipeTcnicadoCliente MIT021Especificaodoprocesso Programasdemigraovalidados

RecursosNecessrios Sadas Processarosprogramasdesenvolvidosdeacordocomodefinidonoplanodoprojetoparamigraodedados. Paravalidaoemambientedetestenasatividadesdeprottipos.

E4.2ProttipoIsoladoIndependente
Envolvidos RecursosNecessrios MIT021Especificaodoprocesso MIT022Fluxogramadoprocesso MIT041ManualdeOperaodoProttipo MIT006ListadeTarefasePendncias Dadosparaprottipo UsurioChavecapacitado ProttipoIsoladoIndependente(realizado) MIT006ListadeTarefasePendncias(atualizado) MIT042MatrizdeConhecimento LderesdeProcessos UsuriosChave

Sadas

Aps a capacitao o usurio chave executa o prottipo de seu processo de forma independente, ou seja, sem a assessoria do analistadeimplantao,repetindoodiversasvezeseregistrandotodasasdvidasqueporventuraapaream.

E4.3RevisodoProttipoIsoladoIndependente
Envolvidos LderesdeProcessos UsuriosChave AnalistasdeImplantao MIT021Especificaodoprocesso MIT022Fluxogramadoprocesso MIT041ManualdeOperaodoProttipo MIT006ListadeTarefasePendncias Dadosparaprottipo UsurioChavecapacitado Revisodoprottipoisoladoindependente(realizada) MIT006ListadeTarefasePendncias(atualizado) MIT042MatrizdeConhecimento

RecursosNecessrios

Sadas

Ousuriochaveesclareceasdvidasregistradasnaexecuodosprottiposisoladosindependentescomoanalistadeimplantao. Estaatividadedeveserrealizadasomenteapsoprottipoisoladoindependentetenhasidorealizadopelousuriochave. GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 32

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
E4.4ElaboraodoPlanodeProttipoIntegrado
Envolvidos CoordenadordeprojetoTOTVS Analistasdeimplantao CoordenadordeprojetoCliente MIT021Especificaodoprocesso MIT022Fluxogramadoprocesso MIT006ListadeTarefasePendncias MIT043PlanodeProttipoIntegrado

RecursosNecessrios

Sadas Em reunio do coordenador do projeto TOTVS com os Analistas de implantao dever ser confeccionado o MIT043 Plano de Prottipo Integrado que servir como roteiro para o cliente e Analistas de implantao, quais as atividades importantes e necessriasaseremexecutadasnoprottipointegrado.

E4.5ProttipoIntegrado
Envolvidos Usurioschave Lderesdeprocesso Analistasdeimplantao CoordenadordoprojetoTOTVS Coordenadordoprojetocliente MIT041ManualdeOperaodoProttipo MIT043PlanodeProttipoIntegrado DadosparaProttipo ProttipoIntegrado(realizado) MIT042MatrizdeConhecimento MIT006ListadeTarefasePendncias Usuriochavetreinado

RecursosNecessrios

Sadas

Todos os usurios chave acompanhados dos respectivos Analistas de implantao e lderes de processo, executam seus prottipos efetuando todo o fluxo de seus processos e conferindo a integrao dos sistemas at a situao de gerao dos lotes para a Contabilidade,fechamentodeestoquesefechamentodecustos. Este prottipo executado na seqncia em que as transaes da empresa so executadas: Plano de Vendas, Plano de Produo, MRP, Aquisio deMateriais, Apontamento da Produo e Faturamento, com gerao de informaes fiscais, integrao contbil e financeira. Oprottipointegradoexige100%deenvolvimentodoanalistadeimplantaonasuaexecuo. Dever ser utilizado como roteiro o MIT043 Plano de Prottipo Integrado e ao final do prottipo dever ser preenchida a coluna desituao,confirmandoaexecuodetodasastarefasplanejadasevalidadaspelocliente.

E5ValidaodosProttipos
Envolvidos RecursosNecessrios MIT042MatrizdeConhecimento GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 33 ComitdoProjeto

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Sadas MIT005AtadeReunio Utilizar o MIT042 Matriz de Conhecimento ao termino de cada prottipo realizado, de forma que o Comit do Projeto possa avaliaroprocessodecapacitaodosusurioschavesemrelaoaoentendimentoeapraticanoproduto. Os itens a serem avaliados no MIT042 Matriz de Conhecimento devem coincidir com os principais processos relacionados nas especificaesdeprocesso. O resultado do MIT042 Matriz de Conhecimento deve ser analisada pelo Comit do Projeto, para juntos identificarem possveis desvios ou problemas nascapacitaese processos, e planejarem a correo destescom novascapacitaes dos usurios ou maior intensidadedeprottipos.

E6PreparaoparaEntradaemProduo

Envolvidos Equipetcnicadocliente Usurioschave Lderesdeprocesso AnalistasdeImplantao Permissesdeacessodosusurios MIT041ManualdeOperaodoProttipo MIT006ListadeTarefasePendncias MIT044ListadeTarefasparaentradaemproduo. Loginseacessoscadastrados Usuriosfinaistreinados Basededadoscarregada/validada MIT005AtadeReunio ComunicaodaEntradaemproduo

RecursosNecessrios

Sadas

GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 34

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Concluir o ciclo de implantao consistindo nos preparativos finais para entrada do sistema em produo. Devero ser realizados todos os preparativos finais para a desativao do sistema anterior e acompanhar os primeiros processamentos de cada funo do novosistema.

E6.1ValidarCadastrodeNveisdeAcessodeSegurana
Envolvidos RecursosNecessrios Sadas Loginseacessoscadastrados Dever ser validado o cadastramento dos usurios e seus acessos baseados nas transaes utilizadas no prottipo, como tambm dosacessosdeimpressoraspromovidopelaequipetcnicadocliente Permissesdeacessodosusurios Equipetcnicadocliente

E6.2ValidarTreinamentodosUsuriosFinais
Envolvidos RecursosNecessrios Sadas Usuriosfinaistreinados Validar o treinamento do usurio final que deve ter sido treinado pelo usurio chave conforme planejamento feito pelo coordenadordeprojetosdoclienteapoiadopelocoordenadordeprojetoTOTVS. MIT041ManualdeOperaodoProttipo Usurioschave Usuriosfinais

E6.3CarregarDadosparaBasedeDadosProduo
Envolvidos RecursosNecessrios Sadas Basededadoscarregada Definir recursose responsabilidades para aalimentao econverso de base dedados para o novo ambiente operacional. Detalhar todasasestruturasdedadosdossistemasenvolvidosnoprocessodeconversoedefinirtodososrecursosmateriais,humanosede softwarenecessriosasuaexecuo. Processar os programas desenvolvidos e testados em ambiente de converso. Estas converses devem ser executadas em conformidadecomaparametrizaoinseridanosistema.Seforocaso,transportartambmosdadoscadastradosmanualmenteno ambienteteste. Observao:Adefiniodasestruturasdedadosaseremmigradaspodeserrealizadaemparaleloaosprottipos. Tabelasasseremcarregadas EquipeTcnicadoCliente Usurioschave

E6.4ValidarConversodeDados
Envolvidos Analistasdeimplantao Usurioschave LderesdeProcesso GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 35

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
RecursosNecessrios Sadas Basededadosvalidada Os Analistas de implantao devero proceder validao minuciosa da qualidade das bases de dados convertidas automaticamenteecadastradasmanualmente.Efetuartestescomfunesdiversasdosistema,paraauxiliarnestavalidao. Basededadoscarregada

E6.5AesNecessriasparaImplementao
Envolvidos RecursosNecessrios Sadas MIT005AtadeReunio Comunicaodaentradaemproduo. MIT006ListadeTarefasePendncias MIT044ListadeTarefasparaentradaemproduo ComitdoProjeto

Revisar o MIT044 Lista de Tarefas para entrada em produo que dever conter as atividades necessrias para entrada do sistemaemproduo. Em reunio do Comit devem ser analisadas todas as pendncias de criticidade A registradas pelos Analistas de implantao no MIT006ListadeTarefasePendnciasefetuandoanlisedeimpactoesoluesdecontorno. Deverserconfirmadadataparaentradaemproduo,previstanocronogramadoprojeto,oudefinidanovadata. Emitiredistribuircomunicadoparatodososenvolvidosnoprojeto,inclusiveparaasreasdedesenvolvimentoesuportedaTOTVS, comunicandodata,horaeoutrosdetalhessobreaentradaemproduo. Senecessrio,incluirnestecomunicadoaescaladepessoas,comhorriosenumerodetelefone,alocadasparaoesclarecimentode duvidasduranteosprimeirosprocessamentoscomonovosistema.

FAcompanhamento

Prover ao cliente um apoio sistemtico de recursos da TOTVS permitindo uma utilizao inicial tranqila. Ser realizado um acompanhamentoaosusurioschavenastarefasdiriasconformeplanejadoemcronograma.

F1AcompanhamentodasAtividadesIniciais
Envolvidos AnalistasdeImplantao LderesdeProcesso

GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 36

MET TODOLO OGIADE EIMPLANTAO OTOTV VS


Usurioschave Recu ursosNecessri ios Sadas Prim meirosprocessa amentosvalidad dos. MIT008Validao odeProcessos Exec cuo dos pr rimeiros proce essamentos no novo siste ema.

Efetua ar o acompanh hamento e ava aliao dos resultados dos pr rimeiros processamentos das s diversas fun es do sistema. Neste acomp panhamento devemse orien ntar os usurio os para melho or operacionali izao do siste ema e esclare ecer eventuais dvidas reman nescentes da etapa de prott tipos. Depende endo da amplit tude do projet to e saldo de h horas disponveis ou negocia adas este acomp panhamentopo odeestenderse eporumperod dodeumahv vriassemanas. .

F2Acompanham A mentodosPrim meirosFecham mentos


Envo olvidos AnalistasdeImplan ntao eresdeProcesso o Lde Usurioschave Mov vimentaodoprimeiromse efetuada. Prim meirosfechame entosmensaisv validados. MIT008Validao odeProcessos

Recu ursosNecessri ios Sadas

Efetua ar o acompanhamento e av valiao dos resultados dos s primeiros fe echamentos. E Exemplo: fecha amento dos estoques, e fecham mentocontbilefechamentodecustos. Estefe echamentopod deserrealizado onoprimeiroms m oudemaism mesesdeacord docomosaldodehorasdisponveisounegoc ciadas.

F4FASE F DEENC CERRAMENT TO


Estafa aseformalizaaentregadopro ojeto,registrand dooaceitedocliente. c

GEn ncerramentodo d Projeto

Revisa araentregadoescopodoprod dutoeescopodo d projetoeoatendimento a ao osrequisitosdo oprojeto. odoprojetodev vemseobserva arosseguintespontos: Paraoencerramento Todasasativid dadesdoprojet toconcludas. rso10.0 GuiadeReferenciaTOTVSVer 37

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Todososrequisitosdeaprovaoforamatendidos Todasasmudanassolicitadasduranteoprojetoforamdevidamenteimplementadas. Documentaodoprojetopreenchida.

G1EncerramentoInternodoProjeto
Envolvidos GestordePortflioTOTVS CoordenadordeProjetoTOTVS AnalistasdeImplantao Documentaodoprojeto MIT050LiesAprendidas MIT052Avaliaoanalistaporprojeto MIT005Atadereunio

RecursosNecessrios Sadas

Realizar reunio interna com a equipe do projeto para formalizar o encerramento do projeto, bem como apresentar os resultados obtidos,pontospositivosedesviosocorridos.Oobjetivoregistrarasatisfaodoclienteetratarasliesaprendidas. DeveserrealizadatambmaavaliaodaequipedoprojetoeaentregadadocumentaodoprojetoaoPMOparaarquivamento. SolicitaroencerramentodoprojetonosistemaCFPePMS.

G2EncerramentocomoCliente
Envolvidos RecursosNecessrios Sadas MIT051TermodeEncerramento Aps a efetivao do primeiro fechamento dos estoques, custos e contabilidade devero ser preenchidos os MIT051 Termo de Encerramentoqueirregistrarqueaimplantaofoiconcludacomsucesso. Oclientedevervalidaradocumentaodeaceiteformaldaconclusodoprojeto. Caso o projeto tenha sido cancelado ou interrompido devero ser documentados os motivos, at que ponto as atividades foram realizadaseasatividadesquenoforamrealizadas. DocumentaodoProjeto ComitdoProjeto

G3TransiodoProjeto
Envolvidos RecursosNecessrios Sadas MIT005AtadeReunio MIT053TransiodoProjeto DocumentaodoProjeto ComitdoProjeto CoordenadordeAtendimentoeRelacionamento

Em reunio no cliente dever ser orientado sobre a transio do projeto para a rea de atendimento e relacionamento e como procederemcasodenovasdemandasdeimplantao.Deveroserreforadasaspolticasdeatendimentoeformalizadoonomedo gestordeatendimentoerelacionamentodocliente. GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 38

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
Dever ser liberado o atendimento de suporte telefnico aos usurios credenciados por mdulo, apresentando as opes de suporteexistentesaocliente.

F5FASEDECONTROLE
A fase de controle e acompanhamento acontece simultaneamente durante todo o processo de implantao. Esta fase caracterizadaprincipalmentepelotrabalhodocoordenadordeprojetosTOTVSecliente,deveserentendidacomoumafaseondea equipedegerenciamentodoprojetodeveatuardeformaintegradaecomprometidacomosobjetivosdoprojeto. Estafasepodeseridentificadaprincipalmenteporreuniesdeacompanhamentoeposicionamentodosprojetos. Comoferramentasparaestasreuniesdeveroserutilizadososseguintesdocumentos: PMSSistemadeGerenciamentodeProjetosparaacompanhamentode AndamentodoCronograma ProgressoFsico ProgressoFinanceiro MIT005AtadereunioPararegistrodosposicionamentosedecisestomadas. MIT007 Acompanhamento do Projeto Para apresentao executiva com painel visual sobre o andamento do projeto e pontoscrticosparadecisojuntoaocomit. MIT006ListadeTarefasePendnciasParaacompanhamentodeatividadeserecursoscrticoserespectivosprazos. MIT008ValidaodeProcessosParavalidaodoscheckpointsconcludosdoprojeto.

GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 39

MET TODOLO OGIADE EIMPLANTAO OTOTV VS


3 METO ODOLOGIADE D IMPLANT TAOTOT TVSxRISCO OS
Umfat toconhecidoqueumaltope ercentualdepr rojetosfalhana aentregadosse eusprojetoseatingimento a do osseusobjetivo os.Vrias soascausasdestasfalhas,emuitasdelasporrisc cosnoprevisto os. Porm m,umadascaus sasprincipaisafaltadeado odeumamet todologiadege erenciamentod deprojetos. Semumametodologiadegerenciam mentodeprojetos: oduzireentreg garosprodutos ssemconheceroescopoeobj jetivosdoproje eto, Asequipescomeamapro abilidadesecan naisdecomuni icaonosoclaros, Asresponsa Nohcritriosdequalidademensurve eisaserematin ngidos, Osclientesnoconhecem masituaorea aldeprogressodoprojetoe aticaenoestruturada. Asmudanasdepercursosoexecutadasdemaneiraca Uma metodologia m de e gerenciament to de projetos baseada em melhores m prtica as fornece proc cessos estrutur rados desde o incio do projeto e segue at o seu encerram mento, definindo os objetivo os de maneira mensurvel, m planejando como o estes objetiv vos sero dosecontrolan ndoaexecuodetodasasatividadesdopro ojeto. atingid Aaplic caodametod dologiadeimpl lantaoTOTVS Stemcomoum mdosobjetivosreduziralgunsriscosjidenti ificadosnospro ojetosde implan ntaodesoftw ware.

3.1 3.1.1

FASESDAMETOD DOLOGIAXRISCOS R sedeInicia o Fas

M Metaseobjetivo osmalestabele ecidos E Estimativasdecustos c incorreta as O Oramentosma aldimensionados T Transiocome ercialrealizadadeformasuper rficial

Expectativasno E oalinhadas C Compromisso daaltagernciabaixo P Prazos noreali istas O Oramento dehoras h insuficien nte In ndisponibilidad dederecursos E Equipe descomp prometida F Falta declarezanadefiniodo ospapisdosparticipantes p

GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 40

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS

3.1.2

FasedePlanejamento

Atrasosnoprojetopelocliente Definiodonveldecomplexidadedoprojeto Levantamentossemnveldedetalhamentonecessrio Requisitosdoprojetonorevisados Ambientedetcnicoinadequadooumaldimensionado

Faltadeentendimentodasnecessidadesdoclienteedasposiesdosstakeholders Detalhamentodoescopoincompleto Faltadecomprometimentocomocronogramadefinido. Cronogramanorevisado

GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 41

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
3.1.3 FasedeExecuo

TrocadeRecursos Treinamento / entendimento do sistema e processo no realizado ou realizado de formasuperficial. Replicaodostreinamentosnorealizadosourealizadosdeformasuperficial Faltadetestesevalidaesdosrequisitos Integraodesistemas Novastecnologias Migraodedados Planejamentodeaesparaimplementao

Avaliaoeacompanhamentodosusuriosinsuficientes Permissesdeacessosdosusuriosnodefinidos Papisnoacompanhamentodaentradaemproduonodefinidos.

GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 42

MET TODOLO OGIADE EIMPLANTAO OTOTV VS


3.1.4 Fas sedeEncerra amento

Identifica odeRequisito onoentregue

3.1.5

Fas sedeControl le

ReuniesdeComitnorealizadas Reunies s de comit se em posicionam mento ao patrocinadordoprojeto Faltadea acompanhamen ntodaspendn ncias Metodolo ogianoaplicad da

GuiadeReferenciaTOTVSVer rso10.0 43

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
4 METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVSxMONITORAMENTODEMATURIDADE
Para acompanhamento da aplicao da Metodologia de Implantao TOTVS e tambm avaliar a Maturidade em gerenciamento de projetosdasunidadesfoicriadoumtrabalhodeMonitoramentodeMaturidadeemGestodeProjetos.

4.1

OBJETIVOS
Avaliar o desempenho, progresso e tendncias dos projetos utilizandose das melhores prticas em gerenciamento de projetos. Orientaraequipedoprojetonaanlise,avaliaoderiscoseplanejamentodoprojeto,deformaorganizadaepreventiva. OrientarnautilizaodametodologiadeimplantaoTOTVS. Colherinformaesparaapresentaodiretoriaexecutiva Aumentaragilidadenapassagemdasinformaes Levarinformaescrticasdiretoparaadiretoriaparadecisoeresoluo. Doblechecktemmaisalgumacompanhandoosprojetos AvisibilidadedaAuditoria/PMOajudaaresolverdesviosantesquesejairrecupervel.

4.2

BENEFCIOS
Monitoramentoeacompanhamentoconstante Projetometodologicamenteorganizado. Experinciareaproveitada. Credibilidadeeconfianaemrelaoaosucessodoprojeto. Menordependnciadepessoasemfunodaaplicaodemetodologia. Imagemdareadeserviosmelhorada,sendoumdiferencialdevendafrenteconcorrncia GerentedeProjetocapacitadonospadresexigidospelaMetodologiaemelhoresprticasegerenciamentodeprojetos. Metodologiadeimplantaorevisadacomintercambiodeconhecimentos. Entregadeprojetosnoprazodentrodooramentoecomnveldequalidade. DiretoriaExecutivamunidadeinformaesreferenteaoportfliodeprojetos.

4.3

PROCESSO
OprocessodemonitoramentodamaturidadeemprojetosvisafecharumciclobaseadonocicloPDCAconformefiguraaseguir.

GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 44

METODOLOGIADEIMPLANTAOTOTVS
4.4 FLUXODOPROCESSO

Assolicitaesinternaspodemser: Projetoscomplexosoucrticos. RodziodeprojetonacarteiradosGestoresdePortflio SolicitaodoGestordePortfliooucoordenadordePortflio Solicitaodequalquerparteinteressadadoprojeto Avaliarinformaesapresentadasatravsdosindicadoresdeprojeto. Consumodehoras Rentabilidade Volumedechamadosabertos Nveldecustomizao

Seroavaliadasashorasaplicadasxoprogressofsicoapontado. Calculadasastendnciasdeconsumodehorasecustos. Serelaboradoumcronogramadeauditoriadeacordocomotipoaser realizado. PontualMensalcomparticipaodeauditoresinternos. InventrioSemestralnasunidades. CoordenadoresSemestralnasunidades. GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 45

MET TODOLO OGIADE EIMPLANTAO OTOTV VS

Sero analis sados os chama ados abertos ju unto ouvidori ia para avalia o danecessid dadedeauditor ria.

Encaminha adoemailpadrocom5diasdeantecednc ciainformando: : Datadavisita Dura odasatividad des Documentosnecessrios Visita aaocliente(pod deocorreroun no). A notifica o enviada ao Diretor de Servios, Gest tor de Portflio o e Coordenad dordoProjeto.

Monitoram mento Pontual uma anlis se de um projeto determina ado atravsda asentradasmen ncionadas. ode ser realiza ado pelos auditores internos s a Este Monitoramento po seremform madosnaequip pedecoordena adores.

Monitoram mentodeCoord denadorestemcomoobjetivo oavaliaroperfildos coordenad doresqueatuam memdetermin nadaunidade. Identificar r pontos de me elhoria, necessid dades de capac citao e apoio o nos projetosco oordenados.

Monitoram mento de Inve entrio tem c como objetivo o avaliar todos os projetosemandamentoemdeterminad daunidade. Sero rev visados todos s os projetos s junto aos coordenadore es e identificad dosalgunsproje etosaseremav valiadosnodetalhe.

GuiadeReferenciaTOTVSVerso10.0 46

Elaborado relatrio de monitoramento m por projeto ou u coordenador com asseguinte esinformaes s: Perfildocoordenado or Projetosemabertoxsaldosdehor ras Inform maescontrat tuais Mdu uloscontratado osximplantado os Custo omizaes Fases s/documentosdametodologia Come entriosgerais Orien ntaes.

MET TODOLO OGIADE EIMPLANTAO OTOTV VS


Ela aboradaumaapresentaoex xecutivacomce enrioglobalda aunidade: d statusdosprojetos p Inventriodos Saldodehorasdosprojeto os oordenadores Perfildosco Grficosdedesvios sprojetosauditadosemdetalh he. Cenriodos

Ge eradosindicado oresreferentes sauditoria: Notas por documentos d / atividades rea alizadas e valid dadas com o clientedistr ribudasnasfasesdeimplantaodosprojeto os. Co omo resultado as orientaes s efetuadas aos s coordenadore es e projetos s ogeradosevalidados: oparaunidade. Planodea Apresenta o do plano de d ao para a equipe de servios da unidade.

Ca aso seja realiza ada visita ao cl liente monitora ado gerado um u plano de a o para o c cliente que dever d ser re ealizado e cob brado pelos co oordenadoresda d Unidadeedo ocliente. realizado um acompanhamen a nto junto ao cli iente a respeito o da atuao no oplanodeao oproposto.

rso10.0 GuiadeReferenciaTOTVSVer 47